1 BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1 Sejarah Singkat. Badan usaha ini bernama Cipta Kreasi Furniture. Perusahaan ini merupakan perusahaan swas...
Sejarah Singkat. Badan usaha ini bernama Cipta Kreasi Furniture. Perusahaan ini merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang furniture dari berbagai merk. Perusahaan ini didirikan pada 11 maret 1991. tujuan dari pendirian perusahaan ini adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan jalan menjual dagangan berupa meja, kursi, tempat tidur, dan lemari dengan merk tertentu sehingga memuaskan pelanggan.
Sturktur Organisasi. Agar kegiatan pelayanan pada ini berjalan sesuai dengan yang diinginkan, tentu ada pengurus yang menjalankan fungsi-fungsi ataupun kegiatan-kegiatan tersebut. Adapun tugas-tugas dari masing-masing bagian meliputi, sebagai berikut: PIMPINAN
BAGIAN PENJUALAN
BAGIAN PENGIRIMAN
Gambar 3.1 Struktur Organisasi.
Fungsi Dan Tugas 1. Pimpinan Bertugas langsung sebagai pimpinan harian dan mengawasi jalannya operasional perusahaan secara continue, serta mengatasi masalah yang ada dari setiap bagian organisasi perusahaan, selain itu juga mengoreksi Laporan Akhir dari kegiatan akhir perusahaan yang telah diselesaikan.serta melakukan negosiasi dengan bagian keuangan dalam penyusunan perubahan Anggaran Belanja. Tugasnya : a. Setiap awal tahun menyusun anggaran atau rencana kegiatan usaha minimal untuk satu tahun mendatang. b. Mengkoordinasikan karyawan dibawahnya untuk menjalankan kegiatan usaha. c. Mengevaluasi dan menilai kinerja karyawan dibawahnya Menyetujui pengeluaran keuangan perusahaan dalam jumlah tertentu. 2. Bagian Penjualan Bertugas melakukan pencatatan transaksi keluar masuknya data keuangan, dan bertanggung jawab atas pengeluaran untuk keperluan perusahaan. a. Melaporkan realisasi program
penjualan
dan
pemasaran serta
analisanya kepada Pimpinan untuk dievaluasi. 3. Bagian Pengiriman Melakukan tugas sebagai pengirim barang apabila barang tersebut hendak diantar kepada pelanggan yang memesan. a. Melaksanakan pengiriman barang ke Pelanggan.
3.1.1
Prosedur Sistem yang berjalan Prosedur system yang sedang berjalan ini dapat terbagi menjadi beberapa
prosedur-prosedur tertentu yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan membentuk satu system, prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut : 1.
Proses Transaksi Penjualan Pelanggan memesan barang yang diinginkan secara langsung. Pelanggan melihat daftar harga dan dicatat ke daftar harga yang diinginkan, setelah itu catat data penjualan sebagai bukti pelunasan pembayaran barang secara tunai, maka penjual akan membuatkan tanda bukti pelunasan pembayaran yaitu berapa faktur penjual.
2.
Proses Faktur Setelah proses pemesanan barang dan pembayaran selesai, maka barang tersebut dikirimkan ke pelanggan berdasarkan Faktur.
3.
Proses Laporan Penjualan Bagian keuangan mencatat hasil penjualan secara tunai dan hasil pengiriman ke pelanggan. Selanjutnya catatan tersebut dijadikan laporan dan diberikan kepada Pimpinan.
3.1.2
Flow Of Document yang berjalan
Gambar 3.2 FOD yang berjalan
3.1.3
Kendala Sistem yang dihadapi Berdasarkan analisa penulis menemukan beberapa beberapa masalah dan
kelemahan yang dihadapi pada Sistem Penjualan Tunai pada CV. Cipta Kreasi Furniture, antara lain : a. Pencatatan dan Proses yang dilakukan masih dilakukan secara manual sehingga akan memakan waktu sehingga pelayanan penjualan pada CV. Cipta Kreasi Furniture kepada pelanggan menjadi lambat. b. Dengan keadaan system manual, laporan tidak tersedia secara tepat waktu karena perlu waktu yang cukup lama dalam penyusunannya, jika terjadi kesalahan akibat tidak telitinya perhitungan maka penyusunan laporan harus diulang. c. Banyak data transaksi yang tidak tersusun secara rapih, sehingga cukup sulit untuk mencarinya kembali.
3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan 3.2.1
Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan Sistem penjualan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur
yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan Sistem Informasi untuk Penjualan Tunai yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada CV. Cipta Kreasi Furniture 3.2.2
Tujuan Sistem yang diusulkan Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah
pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian penjualan, pelanggan maupun pimpinan 1. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian penjualan dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam menangani pengolahan informasi
2. ketelitian dan ketepatan pencarian data penjualan yang telah tersusun rapih.
3.2.3
Flow Of Document yang diusulkan
Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
3.3
Data Flow Diagram
3.3.1
Diagram Konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks
3.3.2
Diagram Zero Data Pesanan Data Pelanggan Pelangan
Input Data Pelanggan & Input Pesanan 1.0
Data Pelanggan
Pelanggan
Barang Data Barang Pesanan
Data Pesanan
Faktur
Bayar 2.0
Data Pesanan
Faktur
Cetak Laporan 3.0
Data Pelanggan Data Pesanan Data Barang Laporan
Gambar 3.5 Diagram Zero
Pimpinan
Level 1 Proses 1 Data Pesanan Data Pelanggan Pelangan
Input Data Pelanggan 1.1
Data Pelanggan
Data Barang
Pelanggan
Barang
Input Pesanan 1.2 Data Pesanan
Gambar 3.6 Level 1 Proses 1
Level 1 Proses 3
Gambar 3.7 Level 1 Proses 3
Pesanan
3.3.3
Entity Relationship Diagram
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram
3.3.4
Normalisasi
A. Unnormalized Form (Bentuk Tidak Normal) / Normalisasi 1NF Kd_Plg Nm_Plg Almt_Plg No_Telp No_Psnan Tgl_Psn Kd_Plg Kd_Brg Harga_Psn Jml Kd_Brg Nm_Brg Jns_Brg Hrg_Brg Stock
Gambar 3.9 Normalisasi 1NF
B. Normalisasi 2NF Data Pelanggan Kd_Plg* Nm_Plg Almt_Plg No_Telp Kd_Brg* Nm_Brg Jns_Brg Hrg_Brg Stock
Data Pesan No_Psnan* Tgl_Psn Kd_Plg** Kd_Brg** Harga_Psn Jml
Gambar 3.10 Normalisasi 2NF
C. Normalisasi 3NF
Gambar 3.11 Normalisasi 3NF
3.4 Sistem Pengkodean Sistem Pengkodean Pelanggan System ini digunakan untuk mempermudah mencari pelanggan dengan cara pembuatan pengkodean pelanggan.
Gambar 3.12 Kode Pelanggan Sistem Pengkodean Barang System ini digunakan untuk mempermudah mencari barang dengan cara pembuatan pengkodean barang.
Gambar 3.13 Kode Barang Sistem Pengkodean Pesanan System ini digunakan untuk mempermudah mencari pesanan dengan cara pembuatan pengkodean pesanan.
Gambar 3.14 Kode Pesanan
3.5 Struktur File Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhn sesuai struktur file. File database terdiri dari 3 file terpisah yaitu : 1. Struktur File Pelanggan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File
: CiptaPenjualan.mdb
Nama Table : Pelanggan Primary Key : Kd_Plg No
Nama Field
Type
Width
Description
1
Kd_Plg*
Text
5
Kode Pelanggan
2
Nm_Plg
Text
20
Nama Pelanggan
3
Almt_Plg
Text
30
Alamat Pelanggan
4
No_Telp
Text
12
Nomer Telpon Pelanggan
Table 3.1 File Pelanggan
2. Struktur File Barang, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File
: CiptaPenjualan.mdb
Nama Table : Barang Primary Key : Kd_Brg No
Nama Field
Type
Width
Description
1
Kd_Brg*
Text
5
Kode Barang
2
Nm_Brg
Text
15
Nama Barang
3
Jns_Brg
Text
10
Jenis Barang
4
Hrg_Brg
Currency
5
Stock
Number
Harga Barang Integer Jumlah Stock Barang
Table 3.2 File Barang
3. Struktur File Pesan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File
: CiptaPenjualan.mdb
Nama Table : Pesan Primary Key : No_Psnan Foreign Key : Kd_Plg Kd_Brg Tgl_Psn No
Nama Field
Type
Width
Description
1
No_Psnan *
Text
8
2
Tgl_Psn
Date/Time
3
Kd_Plg
Text
5
Kode Pelanggan
4
Kd_Brg
text
5
Kode Barang
5
Hrg_Psn
Currency
6
Jml
Number
Nomer Pesanan
Short Date Tanggal Pesanan
Harga Barang yang DIpesan Integer
Jumlah Barang yang Dipesan
Table 3.1 File Pesanan
3.6 Rancangan Input / Output 3.6.1
Rancangan Input
3.6.1.1 STRUKTUR MENU
Gambar 3.15 Sturktur Menu
3.6.1.2 MENU UTAMA
Gambar 3.16 Menu Utama
3.6.1.3 INPUT DATA PELANGGAN
Gambar 3.17 Input Data Pelanggan
3.6.1.4 INPUT DATA BARANG
Gambar 3.18 Input Data Barang
3.6.1.5 INPUT PESANAN
Gambar 3.19 Input Pasanan
3.6.1.6 CETAK FAKTUR
Gambar 3.20 Cetak Faktur
3.6.1.7 CETAK LAPORAN PENJUALAN
Laporan Penjualan
X
PENJUALAN PERIODE TANGGAL Tgl_Psn
CETAK
TANGGAL V
RESET
S/D
Tgl_Psn
V
KELUAR
Gambar 3.21 Cetak Laporan Penjualan
3.6.1.8 CETAK LAPORAN STOCK BARANG
Gambar 3.22 Cetak Laporan Stock Barang
3.6.2Rancangan Output 3.6.2.1 Faktur CIPTA KREASI FURNITURE LOGO
LARANGAN UTARA CILEDUG ( Samping Bank Mandiri ) TELP : (021) 73446689
NO PESANAN
Tanggal : dd/mm/yyyy
: XXXXXXXX
Kode Pelanggan : XXXXX Nama
: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
BARANG
Faktur / JS : Kode
X-5-X
Harga
Nama
X – 15 - X
999999999
Pembeli
PERHATIAN !!! Barang2 yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan / ditukar
(
jumlah
Sub Total
9999
999999999
Total
999999999
Hormat Kami
)
Gambar 3.23 Faktur
(
)
3.6.2.2 Laporan Penjualan CIPTA KREASI FURNITURE LOGO
LARANGAN UTARA CILEDUG ( Samping Bank Mandiri ) TELP : (021) 73446689
NO PESANAN
Tanggal : dd/mm/yyyy
: XXXXXXXX
Kode Pelanggan : XXXXX Nama
: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Kode
Nama
Harga
jumlah
Sub Total
X-5-X
X – 15 - X
999999999
9999
999999999
Total
999999999
Bagian Penjualan
(
Pimpinan
)
(
Gambar 3.24 Laporan Penjualan
)
3.6.2.3 Laporan Stock Barang CIPTA KREASI FURNITURE LOGO
LARANGAN UTARA CILEDUG ( Samping Bank Mandiri ) TELP : (021) 73446689
