BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Sekilas Tentang Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta Gedung Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta pada awalnya didirikan tahun 1980. Bangunan hanya bagian belakang untuk asrama karyawan, sebagian lagi untuk rawat inap pasca bersalin, sebagian lagi untuk rawat jalan, klinik gigi, klinik umum dan KIA (Kesehatan Ibu dan Anak). Pada tahun 1986, gedung Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta mendapatkan sumbangan dana dari AUSSI, yang kemudian digunakan untuk mendirikan gedung di depan dan diresmikan pada tanggal 8 Februari 1986 oleh Uskup Agung Jakarta Mgr. Leo Sukoto S. J., yang akhirnya gedung tersebut digunakan untuk asrama, ruang rawat inap kelas 2 dan kelas 3, serta rumah dinas Bidan Kepala yang berjalan sampai sekarang.
Falsafah dari Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta adalah:
1. Melaksanakan pelayanan kesehatan berdasarkan cinta kasih atas karunia Tuhan Yang Maha Esa. 2. Mengembangkan profesi guna meningkatkan pelayanan. 3. Mewujudkan kesejahteraan berasama.
Visi dari Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta adalah: “Klinik yang berorientasi pada kepuasan pasien”
Misi dari Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta adalah”
1. Melaksanakan pelayanan cepat, tepat, aman dan nyaman serta terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. 2. Mengamban tugas pengabdian masyarakat.
29
30
3.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Orgaisasi merupakan suatu bentuk dari hubungan yang mempunyai sifat dinamis, dapat menyesuaikan diri pada perubahan serta diciptakan oleh manusia untuk mencapai tujuan yang sudah diperhitungkan. Adapun struktur organisasi pada Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta adalah sebagai berikut: Badan Pengawasan Yayasan Panti Nugeraha
Kepala Unit
PJ. Administrasi & Umum
PJ. Pencatatan & Pelaporan
PJ. Perawatan Ibu & Anak (Bidan Kepala)
PJ. Rawat Jalan
Poliklinik Umum
Rawat Inap
Poli KIA & KB
Poliklinik Gigi
Kamar Obat
Laboraturium
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta
31
Tugas dan Fungsi dari masing-masing bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut: 1. Badan Pengawas Yayasan Panti Nugeraha Jakarta Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengontrol tugas-tugas yang dikerjakan oleh bawahan-bawahannya. 2. Kepala Unit (Direktur) a. Bertanggung jawab langsung kepada B.P.Yayasan Panti Nugeraha. Membawahi : 1. Penanggung jawab Administrasi dan Umum. 2. Penanggung jawab Pencatatan dan Pelaporan. 3. Penanggung jawab Pelayanan Ibu dan Anak (Bidan Kepala). 4. Penanggung jawab Bidan Rawat Jalan. b. Mewujudkan citra pelayanan poli Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta. c. Memberikan kejelasan sistem, metode dan prosedur. d. Memastikan adanya imbalan bagi karyawan Poli Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta. e. Membina dan membimbing bawahannya untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. f. Menyelenggarakan dan memimpin pertemuan dengan seluruh penanggung jawab pelaksana. g. Mengawasi seluruh pelaksanaan kegiatan pelayanan dari bawahannya. h. Menandatangani dan mengawasi pelaksanaan kegiatan. i. Menyampaikan laporan bulanan dan tahunan kepada Yayasan Panti Nugeraha. 3. Penanggung jawab Administrasi dan Umum Adalah karyawan yang diberi tanggung jawab mengelola administrasi, personalia dan keuangan. a. Bertanggung jawab langsung kepada kepala unit.
32
b. Mengelola pelaksanaan kegiatan di lingkungan pelayanan tata usaha, keuangan dan kepegawaian. c. Merencanakan pengembangan dibidang administrasi umum dan mengendalikan tingkat persediaan material di lingkungan Poli Umum Klinik Panti Nugeraha Jakarta. d. Membantu kepala unit dalam pengawasan tata tertib dan kebijakan Poli Umum Klinik Panti Nugeraha Jakarta. e. Mengadakan komunikasi teratur dengan kepala unit. 4. Penanggung jawab Pencatatan dan Laporan Adalah karyawan yang diberi tanggung jawab pencatatan dan pelaporan rawat inap, rawat jalan Poliklinik umum dan Gigi, Obygen, KIA, KB). a. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Unit Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta. b. Membantu dalam merencanakan sistem pencatatan dan pelaporan rawat inap dan rawat jalan. c. Mengadakan komunikasi teratur dengan Kepala Unit Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta. d. Membantu Kepala Unit membuat laporan tahunan Klinik Umum Panti Nugeraha Jakarta. e. Menerima dan memeriksa kembali pencatatan dan pelaporan. 5. Penanggung jawab Rawat Jalan Adalah suatu tenaga kerja kesehatan diberi tanggung jawab poliklinik umum dan gigi, poli klinik spesialis, kamar obat. a. Membantu Kepala Unit merencanakan program rawat jalan dan kebutuhan sarana / perawatan yang dibutuhkan guna pelayanan rawat jalan serta pengendalian untuk perawatan rawat jalan. b. Ikut merencanakan program pengembangan kemampuan professional seluruh karyawan di lingkungan rawat jalan.
33
c. Membuat pencatatan, pelaporan dan penyusunan laporan kegiatan tahunan rawat jalan. d. Melaksanakan rujukan bagi penderita yang memerlukan pengobatan atau perawatan lebih lanjut. 1. Poli Umum dan Gigi. a. Bertanggung jawab langsung kepada Pj. Bidan Rawat Jalan. b. Melaksanakan tugas dengan sistem, metode dan prosedur secara baik. c. Menyiapkan ruangan alat-alat yang diperlukan poli klinik umum dan gigi (kebersihan dan kerapihan poli klinik), d. Membuat dan menyusun laporan bulanan poli klinik umum dan gigi. 2. Poliklinik Spesialis. a. Bertanggung jawab langsung kepada Pj. Bidan Rawat Jalan. b. Melaksanakan tugas dengan sistem, metode, prosedur dengan baik. c. Menyiapkan ruangan, alat-alat yang diperlukan poliklinik spesialis. d. Membuat dan menyusun laporan bulanan poliklinik spesialis.membina hubungan kerjasama yang baik dengan dokter spesialis, perawat, di lingkungan pelayanan rawat jalan. 3. Kamar Obat. a. Bertanggung jawab langsung kepada Pj. Bidan Rawat Jalan. b. Membuat laporan tiap bulan. c. Menyusun rencana pemakaian obat tiap bulannya di lingkungan Klinik Panti Nugeraha Jakarta. d. Menyiapkan obat harian dan membuat laporan pengeluaran obat di kamar obat.
34
3.2.1 Analisa Sistem Yang Berjalan Analisa sistem yang digunakan oleh Klinik Panti Nugeraha Jakarta sudah cukup berjalan. Prosedur kerja yang dari sistem administrasi dan registrasi menceritakan tentang kegiatan yang terjadi dalam pembahasan sistem dengan menjelaskan prosedur yang ada pada klinik tersebut. Sistem kerja yang biasa digunakan adalah pasien yang ingin berobat di klinik tersebut terlabih dahulu memberikan data calon pasien kepada bagian pendaftaran. Setelah bagian pendaftaran menerima data calon pasien, maka pasien dapat menerima kartu berobat yang diberikan bagian pendaftaran. Apabila pasien telah menerima kartu berobat, maka pasien dapat berobat sesuai dengan poli yang dibutuhkan. Setelah pasien melakukan pengobatan, kartu berobat yang dimiliki pasien diserahkan kepada bagian kasir untuk melakukan pembayaran. Apabila transaksi pembayaran telah dilakukan, pasien dapat menerima kembali kartu berobat yang dimilikinya dan sebuah kwitansi sebagai tanda bukti pembayaran. Dari data yang telah didapat dari kartu berobat pasien dan kwitansi pembayaran, bagian kasir membuat laporan pendapatan perbulan berdasarkan data tersebut yang selanjutnya dikirimkan kepada bagian pimpinan.
35
3.2.2
Flow Of Document Yang Berjalan
Gambar 3.2. Flow Of Document yang sedang berjalan
36
3.2.3 Kendala system yang dihadapi Berdasarkan analisa diatas penulis menemukan beberapa masalah yang timbul dan kelemahan yang dihadapi pada Sistem Registrasi dan Administrasi pada Klinik Gigi Panti Nugeraha Jakarat, antara lain : 1. Pencatatan dan proses yang dilakukan masih secara manual sehingga akan memakan waktu yang lama, dan menjadikan pelayanan registrasi dan administrasi pada Klinik Gigi Panti Nugeraha menjadi lambat. 2. Dengan keadaan sistem manual, laporan tidak tersedia secara tepat waktu karena perlu waktu yang cukup lama dalam penyusunannya. Jika terjadi kesalahan akibat tidak telitinya pendataan dan perhitungan maka penyusunan laporan harus diulang. 3. Banyak data pasien yang tidak tersusun rapi, sehingga cukup sulit untuk mencarinya kembali.
3.3
Prosedur Sistem yang diusulkan
3.3.1 Dasar Pemikiran Sistem yang Diusulkan Sistem registrasi dan administrasi yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan sistem informasi untuk registrasi dan administrasi yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi keseluruhan sistem pada Klinik Gigi Panti Nugeraha.
37
3.3.2
Tujuan Sistem yang Diusulkan Adapun sistem yang diusulkan ini daharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian pendaftaran, pasien, pembayaran dan pimpinan. 1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian pendaftaran dan pembayaran dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan dalam menangani pengolahan informasi. 2. Ketelitian dan kecepatan pencarian data pasien yang telah tersusun rapi.
