25
BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1
Sejarah Singkat. UD. Mandiri didirikan oleh Bapak Rana Gunawan pada tahun 2002 yang berlokasi di Jalan. Pertanian Raya No.134 Lebak Bulus - Jakarta Selatan. Adapun tujuan didirikannya UD. Mandiri adalah untuk membuka lapangan pekerjaan baru, mengembangkan dan membangun potensi dan mempermudah masyarakat untuk mendapatkan peralatan bahan-bahan bangunan dengan kwalitas yang sangat baik dan berharga yang terjangkau. UD. Mandiri sangat bermutu tinggi dan siap bersaing dipasarkan karena bahan-bahan bangunan yang dipasarkan mempunyai kwalitas yang sangat baik dan mutunya terjamin. Sampai saat ini sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual dan kurang sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Diperkirakan laju pertumbuhan akan terus meningkat dari tahun ketahun untuk mencapai tujuan perusahaan dan hasil yang memuaskan, maka haruslah mulai menciptakan sistem yang cepat dan akurat dalam mengantisipasi permasalahan yang akan datang. Struktur Organisasi.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
26
Fungsi Dan Tugas 1. Pimpinan a. Memimpin,
mengatur,
merencanakan
dan
mengkoordinasikan
serta
mengawasi kegiatan agar dapat tercapai sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. b. Menandatangani segala perjanjian dengan pihak lain dalam hubungan kerjasama. c. Memimpin rapat kerja perusahaan. d. Memberikan otoritas dan menentukan pengeluaran yang ditetapkan oleh perusahaan serta kebijaksanaan-kebijaksanaan lain yang digariskan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. e. Menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan dalam usaha untuk mencapai tujuan. f. Bertanggung jawab atas kelangsungan kegiatan perusahaan. g. Mengkoordinasikan terhadap kegiatan karyawan agar dapat bekerja secara efisien. 2. Staff Pembelian a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Mengatur kegiatan pembelian perusahaan. c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Pembelian. d. Membuat laporan pembelian untuk pimpinan.
3. Staff Penjualan a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Mengatur kegiatan Penjualan perusahaan. c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Penjualan. d. Membuat laporan Penjualan untuk pimpinan.
27
4. Operasional a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Bertanggung jawab atas barang yang dikirim sampai ketujuan. c. Fungsinya mengirim barang pembelian. d. Meminta tanda pengesahan bahwa pada saat barang dikirim dalam keadaan baik. 3.1.1 Uraian Prosedur Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur dalam melakukan berbagai kegiatan dan dalam penyusunan laporan pada sistem Pembelian, penulis mengelompokan prosedur tersebut dalam lima proses yang akan dijelaskan sebagai berikut : a. Pemesanan Barang Staff pembelian mengecek persediaan barang yang hampir habis dan memesan barang tersebut ke supplier. b. Penerimaan Barang Sesuai dengan pesanan yang diterima, maka supplier mengirim barang yang disertai dengan surat jalan. Dan dilakukan pengecekan. c. Pembayaran Pembayaran dilakukan berdasarkan faktur yang diberi oleh supplier, setelah barang diterima dalam keadaan baik, lalu dilakukan pembayaran sesuai harga yang tertera di faktur dan mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran barang. d. Laporan pembelian Laporan dibuat setiap bulan untuk diserahkan kepada pimpinan
28
3.1.2 Flow Of Document yang berjalan
Gambar 3.2 FOD yang berjalan
29
3.1.3 Kendala system yang dihadapi Berdasarkan analisa diatas penulis menemukan masalah yang timbul dan kelemahan yang dihadapi pada Sistem Pembelian Stock Barang UD. Mandiri, antara lain : 1. Jenis barang yang beragam dan banyak membuat sulitnya mengetahui jumlah stock yang ada di persediaan material. 2. Dalam pengolahan data masih menggunakan cara yang manual maka sering terjadi ketidaktelitian dalam pencatatan pembelian barang sesuai dengan tanggal pesanan, barang yang dipesan, no. faktur, no. surat jalan, no. kwitansi dan total biaya pemesanan dan laporan yang tidak tepat waktu karena memerlukan waktu dalam penyusunannya, apabila terjadi kesalahan 3. Banyak transaksi yang tidak tertata rapih, sehingga untuk mencarinya kembali cukup sulit dan membutuhkan waktu untuk diperoleh. 3.2
Prosedur Sistem yang diusulkan
3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan System pembelian dan pengembalian yang sedang berjalan sekarang masih memiliki procedure yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah Rancangan Sistem Informasi untuk Pembelian Stock Barang yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Staff Bagian Pembelian Material 3.2.2 Tujuan Sistem yang diusulkan Adapun Sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh pihak Staff bagian Pembelian Material. Tujuan yang diharapkan dapat dirasakan oleh Staff bagian Pembelian Material adalah 1. meningkatkan efektivitas dan efisien kerja bagian administrasi dalam mengelola informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam mengalami pengolahan informasi. 2. ketelitian dan kecepatan pencarian data pembelian yang telah tersusun rapih.
30
3.2.3 Flow Of Document yang diusulkan
Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
31
3.3
Data Flow Diagram (DFD)
3.3.1 Diagram konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks
32
3.3.2 Diagram Zero
Gambar 3.5 Diagram Zero
33
3.3.3 Entity Relationship Diagram(ERD) M Supplier
N Pesanan
Kd_Supp* Nm_Supp Almt_Supp No_Telp
Barang
Kd_Brg* No_Psnan* Nm_Brg Tgl_Psn Jns_Brg Kd_Supp** Satuan Kd_Brg** Hrg_Brg Jml_Psn Stock Hrg_Psn No_Faktur Tgl_Faktur No_SJ Tgl_SJ
Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram
34
3.3.4 Normalisasi a. Unnormal / Normalisasi 1 NF
Gambar 3.7 Normalisasi 1NF
b. Normalisasi 2NF
Gambar 3.8 Normalisasi 2NF
35
c. Normalisasi 3NF
Gambar 3.9 Normalisasi 3NF
36
3.4
Struktur File Database
Penulis menggunakan file database untuk perancangan program yaitu dengan file PembelianUDMandiri.mdb yang berisikan tabel-tabel sebagai berikut : a. Spesifikasi File Supplier Nama File
: PembelianUDMandiri.mdb
Nama Tabel
: Supplier
Primary Key : Kd_Supp No
Nama Field
Tipe
Width
Keterangan
1
Kd_Supp
Text
5
Kode Supplier
2
Nm_Supp
Text
20
Nama Supplier
3
Almt_Supp
Text
35
Alamat Supplier
4
No_Telp
Text
12
Telpon Supplier
Tabel 3.1 Tabel Supplier
b. Spesifikasi File Barang Nama File
: PembelianUDMandiri.mdb
Nama Tabel
: Barang
Primary Key : Kd_Brg No
Nama Field
Tipe
Width
Keterangan
1
Kd_Brg
Text
5
Kode Barang
2
Nm_Brg
Text
20
Nama Barang
3
Jns_Brg
Text
20
Jenis Barang
4
Satuan
Text
10
Satuan Barang
5
Hrg_Brg
Currency
6
Stock
Number
Harga Barang Integer Jumlah Stock Barang
Table 3.2 Tabel Barang
37
c. Spesifikasi File Pesanan Nama File
: PembelianUDMandiri.mdb
Nama Tabel
: Pesanan
Primary Key : No_Psnan Foreign Key : Kd_Supp Kd_Brg No
Nama Field
Tipe
Width
Text
8
Keterangan
1
No_Psnan
2
Tgl_Psn
Date/Time
3
Kd_Supp
Text
5
Kode Supplier
4
Kd_Brg
Text
5
Kode Barang
5
Jml_Psn
Number
Integer Jumlah barang yang dipesan
6
Hrg_Psn
Currency
Harga pada saat pemesanan
7
No_Faktur
Text
8
Tgl_Faktur
Date/Time
9
No_SJ
Text
Nomor Pesanan Tanggal Pesanan
8
Nomor Faktur yang diterima Tanggal Faktur
8
Nomor Surat Jalan yang diterima
10
Tgl_SJ
Date/Time
Tanggal Surat Jalan
Tabel 3.3 Tabel Pesanan
38
3.5
Perancangan Input Output
3.5.1 Perancangan Input 3.5.1.1 Struktur Menu Utama
Gambar 3.10 Struktur Menu Tampilan
39
3.5.1.2 Menu Utama
Gambar 3.11 Form Menu Utama
40
3.5.1.3 Input Supplier SUPPLIER
X
SUPPLIER KODE
Kd_Supp
NAMA
Nm_Supp
ALAMAT
Almt_Supp
NO. TELPON
No_Telp
SIMPAN
KODE
UBAH
HAPUS
BATAL
KELUAR
NAMA
ALAMAT
Data Grid
Gambar 3.12 Form Supplier
NO. TELPON
41
3.5.1.4 Input Barang BARANG
X
BARANG KODE
Kd_Brg
NAMA
Nm_Brg
JENIS
Jns_Brg
SATUAN
Satuan
HARGA
Hrg_Brg
STOCK
Stock
SIMPAN
KODE
UBAH
HAPUS
BATAL
NAMA
KELUAR
JENIS
Data Grid
Gambar 3.13 Form Barang
SATUAN
HARGA
STOCK
42
3.5.1.5 Pesanan PESANAN
X
PESANAN PESANAN NO. PESANAN
No_Psnan
TANGGAL
Tgl_Psn
SUPPLIER
V
KODE
Kd_Supp
NAMA
Nm_Supp
ALAMAT
Almt_Supp
NO. TELPON
No_Telp
V
BARANG KODE Kd_Brg
NAMA V
Nm_Brg
JENIS Jns_Brg
JUMLAH Jml_Psn
HARGA Hrg_Psn
SUB TOTAL Sub_Total
Data Grid
TOTAL
SIMPAN
UBAH
HAPUS
TOTAL
CETAK
Gambar 3.14 Form Pesanan
KELUAR
43
3.5.1.6 Terima Faktur TERIMA FAKTUR
X
TERIMA FAKTUR PESANAN NO. PESANAN
No_Psnan
TANGGAL PESANAN
Tgl_Psn
V
FAKTUR NO. FAKTUR
No_Fatur
TANGGAL FAKTUR
Tgl_Faktur
V
BARANG KODE
NAMA
JENIS
JUMLAH
HARGA
SUB TOTAL
Data Grid
TOTAL
SIMPAN
TOTAL
KELUAR
Gambar 3.15 Form Terima Faktur
44
3.5.1.7 Terima Surat Jalan
Gambar 3.16 Form Terima Surat Jalan
45
3.5.1.8 Cetak Laporan Pembelian Stock LAPORAN PEMBELIAN
X
CETAK LAPORAN PEMBELIAN STOCK TANGGAL PERIODE Tgl_Awal
CETAK
KELUAR
V
S/D PERIODE Tgl_Akhir
V
Gambar 3.17 Form Cetak Laporan Pembelian Stock
3.5.1.9 Cetak Laporan Stock barang LAPORAN STOCK BARANG
X
CETAK LAPORAN STOCK BARANG BARANG KODE BARANG Kode_Brg_Awal
CETAK
KELUAR
V
S/D KODE BARANG Kode_Brg_Akhir
V
Gambar 3.18 Form Cetak Laporan Stock Barang
46
3.5.2 Perancangan Output 3.5.2.1 Pesanan
M A N D I R I LOGO
JUAL BAHAN BANGUNAN PASIR, BATU BATA, SEMEN, DLL JASA PENGANGKUTAN BARANG Jl. Pertanian Raya (Samping bengkel Steam Mobil) Telp. : (021)75916021
NO. PESANAN
:X–8-X
TANGGAL
: DD/MM/YYYY
SUPPLIER KODE
:X–5-X
NAMA
: X – 20 - X
ALAMAT
: X - 35 - X
NO. TELPON
: X – 12 - X
BARANG KODE
NAMA
JENIS
SATUAN
JUMLAH
X-5-X
X - 20 - X
X – 20 - X
X – 10 - X
999
HARGA
SUB TOTAL
9.999.999.999 9.999.999.999
TOTAL
:
9.999.999.999
STAFF PEMBELIAN
(
Gambar 3.19 Pesanan
)
:X–8-X
: X - 35 - X
: X – 12 - X
ALAMAT
NO. TELPON
TANGGAL
DD/MM/YYYY
NO. FAKTUR
X–8-X
X–8-X
DD/MM/YYYY
TANGGAL
SURAT JALAN NO. SURAT JALAN
: X – 20 - X
NAMA
FAKTUR
:X–5-X
SUPPLIER
KODE
X-5-X
KODE
JUAL BAHAN BANGUNAN PASIR, BATU BATA, SEMEN, DLL JASA PENGANGKUTAN BARANG Jl. Pertanian Raya (Samping bengkel Steam Mobil) Telp. : (021)75916021
TANGGAL PESANAN : DD/MM/YYYY
NO. PESANAN
LOGO
M A N D I R I
X - 20 - X
NAMA
X – 20 - X
JENIS
(
SATUAN
Gambar 3.20 Laporan Pembelian Stock PIMPINAN
X – 10 - X
BARANG
)
999
JUMLAH
(
HARGA
SUB TOTAL
: DD/MM/YYYY
:
)
9.999.999.999
STAFF PEMBELIAN
TOTAL
9.999.999.999 9.999.999.999
TANGGAL
47
3.5.2.2 Laporan Pembelian Stock
48
3.5.2.3 Laporan Stock Barang
Gambar 3.21 Laporan Stock Barang
