15
BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Singkat Berdirinya Apotek Apotek medicine shoppe merupakan usaha yang bergerak dalam bidang pelayanan masyarakat. Apotek ini berdiri pada tanggal 14 Desember 2005 yang beralamat di Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 61 Jakarta Selatan. Mengingat usianya yang masih muda apotek ini hanya mempunyai 8 orang karyawan dan banyak karyawan yang mempunyai tugas rangkap misalnya kasir merangkap penjualan dan pembayaran, pimpinanan perusahaan merangkap pembelian dan lain-lain.
3.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur Organisasi adalah susunan hubungan antara atasan dengan para staff dan aktivitas satu sama lain serta terhadap ke seluruh pertanggung jawaban, wewenang melalui tujuan perusahaan pada pencapaian sasarannya, untuk itu struktur pengorganisasian tiap-tiap organisasi atau perusahaan dibuat agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan memperjelas tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terkait, maka diperlukan bagian organisasi. Bagan organisasi adalah suatu gambaran dari struktur organisasi yang menunjukkan satuan-satuan organisasi. Berikut ini bagan struktur organisasi dari Apotek The Medicine Shoppe.
15
16
Pimpinan
Apoteker
Ass. Apoteker
Administrasi
Juru Resep
Bag. Pelayanan Obat
Kasir
Dalam struktur diatas dijelaskan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab secara bertingkat adalah sebagai berikut : a. Pimpinan dalam hal ini orang yang mempunyai Apotek yang memberikan perlindungan baik secara hukum maupun secara teknik. b. Apoteker
bertugas
sebagai
penanggung
jawab
segala
hal
yang
berhubungan dengan obat-obatan dan segala kegiatan apotek. c. Asisten Apoteker bertugas menarik obat-obatan yang dipesan melalui resep dan penanggung jawab yang berhubungan dengan obat. d. Juru resep bekerja membantu asisten apoteker meracik obat-obat dan mencatat daftar obat yang telah habis. e. Administrasi bertugas mengolah seluruh kegiatan manajemen di apotek dan membuat laporan penjualan bulanan dan juga laporan keuangan. f. Kasir bertugas melayani pembaran dari pembeli pasien dan juga melayani pembeli dari luar. g. Bagian pelayanan obat bertugas memberi pelayanan kepada pembeli dan membuat laporan penjualan harian.
3.3 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang berjalan pada Apotek The Medicine Shoppe adalah sebagai berikut : 1. Bagian persediaan obat mengambil dokumen kartu persediaan obat, kemudian mengecek obat yang habis.
17
2. Kartu persediaan obat yang sudah dicek disimpan oleh bagian persediaan obat setelah itu dibuatkan daftar obat yagn habis oleh bagian persediaan obat. 3. Buat daftar obat yang dipesan lalu dibuat kartu persediaan obat dan daftar obat yang dipesan juga dibuatkan PO (Purchase Order) sebanyak 2 lembar. 4. Dimana lembar PO yang 1 dan yang 2 diserahkan oleh bagian supplier. 5. Oleh supplier setelah menerima lembar PO1 dan lembar PO2 kemudian dibuatkan proses permohonan. Dimana PO yang ke2 diasimpan sedangkan PO1 diserahkan kembali kepada bagian persediaan obat. Disamping hal tersebut bagian supplier juga membuat faktur sebanyak 2 lembar, dimana faktur yang ke2 disimpan dan faktur yang1 diserahkan kepada persediaan obat begitu juga daftar obat baru yang dipesan oleh bagian supplier. 6. Oleh bagian persediaan obat setelah menerima PO1 dan faktur 1, beserta daftar obat yang dipesan daftar obat yang baru tersebut oleh bagian persediaan obat. Kemudian mengecek daftar obat yang dipesan dan buat laporan daftar obat yang dipesan. 7. Sedangkan PO1 dan faktur 1 oleh bagian persediaan obat dibuatkan laporan sebanyak 2 lembar. 8. Dimana PO1 dan faktur 1 beserta laporan 1 dibuatkan arsip (disimpan) sedangkan laporan yang ke2 diserahkan kepada pimpinan. 9. Oleh pimpinan laporan tersebut diperiksa dan ditandatangani kemudian disimpan (diarsipkan).
3.4 Masalah Yang Dihadapi Bagian setiap kegiatan usaha apapun, didalam mewujudkan tujuan tentu akan menghadapi atau menemui masalah. Pada Apotek The Medicine Shoppe masalah yang dihadapi berkaitan dengan pengelolaan data persediaan obat untuk itu diperlukan persediaan obat karena untuk mempertahankan
18
stabilitas operasional, menghindari resiko keterlambatan barang yang diperlukan, dan memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan baik. Lebih jelasnya yang dihadapi Apotek The Medicine Shoppe adalah : 1. Lambatnya pelayanan kepada konsumen karena harus mengecek obat yang dibutuhkan oleh konsumen dengan melihat daftar kartu persediaan obat. 2. Sering terjadi kerangkapan data yang ada pada kartu persediaan sehingga harus kembali dicek oleh bagian persediaan obat yang mana dibutuhkan waktu yang cukup yang akan merugikan Apotek itu sendiri.
19
3.4.1 Flow Of Document (FOD) Yang Berjalan
Bagian Persediaan Obat
Kartu Persediaan Obat
Supplier Daftar obat yang dipesan PO 2 PO 1
Cek Obat
Kartu Persediaan Obat Daftar Obat yang habis
Proses Permohonan
PO 2 buat daftar obat yang dipesan Kartu Persediaan Obat Daftar obat yang dipesan PO 2 PO 1
PO 1 Faktur Daftar obat yang dipesan
Cek daftar obat yang dipesan dan buat laporan Daftar obat yang dipesan PO 1 Faktur 1 Laporan
PO 1 Faktur 2 Faktur 1 Daftar Obat dipesan
Supplier
Laporan 1
20
3.5 Sistem Yang Diusulkan Dalam sistem yang penulis usulkan terdapat beberapa perbedaan yang mendasar
dibandingkan
dengan
sistem
yang
sedang
berlangsung,
perbedaannya yaitu pada pemakaian sistem komputer dalam mengelola data baik pada bagian administrasi, maupun pada bagian persediaan barang. Tujuan dari sistem yang diusulkan yaitu antara lain : 1. Meningkatkan efesiensi kerja dalam menghasilkan informasi mengenai persediaan obat secara tepat. 2. Mengatasi masalah saat perhitungan terhadap stock obat dan mencegah penumpukan
pekerjaan-pekerjaan
yang
ada
sehingga
tak
terjadi
keterlambatan dalam pemrosesan data. 3. Meningkatkan pemakai komputer yang ada dengan menggunakan visual basic 6.0. 4. Laporan yang dihasilkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penyediaan obat.
21
3.5.1 Flow Of Document (FOD) Yang Diusulkan
Bagian Persediaan Obat
Kartu Persediaan Obat
Supplier Daftar obat yang dipesan PO 2 PO 1
Cek Obat
Kartu Persediaan Obat Daftar Obat yang habis
Proses Permohonan
PO 2 Buat daftar obat yang dipesan Kartu Persediaan Obat Daftar obat yang dipesan PO 2 PO 1
PO 1 Faktur Daftar obat yang dipesan Cek daftar obat yang dipesan dan buat laporan
Daftar obat yang dipesan PO 1 Faktur 1 Laporan
PO 1 Faktur 2 Faktur 1 Daftar Obat dipesan
Supplier
Laporan 1
