BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Tahun 2016, masyarakat ASEAN tidak terkecuali Indonesia dihadapkan oleh pasar bebas ASEAN atau yang biasa disebut MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN). Dengan bebasnya persaingan, maka industri farmasi nasional tidak hanya akan bersaing dengan sesamanya namun, juga akan bersaing dengan industri lain darinegara anggota ASEAN.Untuk menghadapi hal tersebut, Industri-industri farmasi nasional dituntut untuk berupaya melakukan pelayanan yang terbaik khususnya dalam penyediaan obat-obatan (Anggrainy, 2014). Selain itu, masalah efisiensi juga harus diperhatikan. Menurut pendapat Jusuf Kalla dalam sebuah artikel, MEA menyebabkan persaingan lebih ketat. Beliau mengatakan bahwa pelaksanaan MEA memang tidak akan membuat negara-negara ASEAN memiliki pergerakan yang sama karena ada yang tidak efisien (Sucipto, 2015). Maka dari itu, efisiensi terhadap
pengendalian
persediaan
dibutuhkan
demi
kelancaran
berlangsungnya proses produksi serta tercapainya kepuasan pelanggan khususnya dalam hal penyediaan obat. Kelangsungan proses produksi suatu perusahaan tidak akan terganggu apabila perusahaan mampu mengendalikan persediaan bahan baku. Bahan baku merupakan salah satu faktor yang sangat vital
2
bagiberlangsungnya suatu proses produksi dan persediaan adalah salah satu aset termahal dari perusahaan yang mencerminkan sebesar 50% dari total modal yang diinvestasikan (Heizer dan Render, 2015). Pengendalian pada persediaan bahan baku akan berpengaruh pada biaya persediaan dan jumlah keuntungan yang akan diterima oleh suatu perusahaan. Kebutuhan akan sistem pengendalian persediaan pada dasarnya muncul karena adanya permasalahan yang mungkin dihadapi oleh perusahaan berupa terjadinya kelebihan atau kekurangan persediaan (Sutarman, 2003). Persediaan bahan baku yang melebihi kebutuhan akan menimbulkan tinggi,sedangkan
biaya
ekstra
jumlah
berupa
persediaan
biaya yang
penyimpanan terlalu
sedikit
yang akan
menimbulkan kerugianyaitu terganggunya proses produksi dan juga berakibat hilangnya kesempatanuntuk memperoleh keuntungan apabila ternyata permintaan pada kondisi yangsebenarnya melebihi permintaan yang diperkirakan (Setyorini, 2008). Berdasarkan proses manufaktur yang dijalani, persediaan dapat dibagi menjadi empat kategori yaitu persediaan bahan baku, persediaan penolong, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan bahan jadi (Ristono, 2009). Fluktuasilead time dari pemasok bahan baku, terutama untuk bahan baku impor, dapat mempengaruhi kelancaran proses produksi. Oleh karena itu, Penelitian tentang manajemen pengendalian persediaan bahan baku sangat diperlukan.
3
Pengendalian persediaan yang baik dapat mengefisiensikan dan meminimalisasi biaya persediaan. Salah satu parameter efisiensi biaya adalah tingkat perputaran persediaan. Perputaran persediaan menunjukkan berapa kali persediaan barang dijual dan diganti selama satu periode (Soemarso, 2004). Peningkatan perputaran persediaan berpengaruh pada penurunan biaya persediaan yang secara langsung dapat meningkatkan laba perusahaan. PT. Kimia Farma (persero) Tbk. adalah salah satu perusahaan BUMN Farmasi terbesar di Indonesia yang saat ini memiliki 700 apotek dan 40 cabang distributor yang siap melayani konsumen di seluruh Indonesia. Namun, secara realita masih terjadi stock out dalam melayani permintaan konsumen (Triwartini, 2009). Berdasar pada alasan tersebut, PT. Kimia Farma (persero) Tbk. memerlukan suatu sistem manajemen persediaan yang efektif dan efisien guna
memenuhi
meningkatkan
permintaan
perputaran
pelanggan
persediaan
serta
tepat
pada
waktunya,
meminimalkan
biaya
persediaan.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, permasalahan yang dihadapiperusahaan saat ini dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengendalian persediaan bahan baku yang harus dilakukan olehPT. KimiaFarma (persero) Tbk.Plant Jakarta
4
sehingga
dapat
mengefisiensikan
dan
meminimalkanbiaya
persediaan? 2. Apakah metode peramalan perusahaan sudah mendekati realita, sehingga economic order quantity, reorder point, dan safety stock bahan baku menunjukkan nilai yang mendekati realita serta menghasilkan nilai perputaran persediaan yang baik?
C.
Batasan Masalah
Pembatasan masalah dalam penelitian perlu dilakukan agar hasil penelitian dapat lebih terarah, spesifik, dan tidak menyimpang dari tujuan yang ingin dicapai batasan masalahmeliputi: 1. Data yang digunakan yaitu Januari 2014 sampai dengan Desember2014 2. Obyek
penelitian
adalah
persediaan
bahan
baku
di
PT.
KimiaFarma(persero)Tbk. Plant Jakarta 3. Penelitian terbatas hanya pada bahan baku 3 produk obat teratas kelas A berdasarkan analisis ABC
D.
Tujuan Penelitian
Mengacu pada perumusan masalah yang telah dikemukakan, maka tujuan penelitian ini adalah untuk : 1. Mengetahui bagaimana pengendalian persediaan bahan baku yang harus dilakukan olehPT. KimiaFarma (persero) Tbk.Plant Jakarta sehingga dapat mengefisiensikan dan meminimalkanbiaya persediaan
5
2. Mengetahui apakah metode peramalan perusahaan sudah mendekati realita, sehingga economic order quantity, reorder point, dan safety stock bahan baku menunjukkan nilai yang mendekati realita serta menghasilkan nilai perputaran persediaan yang baik.
E.
Manfaat Penelitian
Hasil penelitian diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Bagi Perusahaan: Sebagai masukan dan evaluasi dalam upaya peningkatan sistem manajemen persediaan bahan baku di perusahaan 2. Bagi pihak lain: a. Memperkaya data dan informasi tentang sistem manajemen persediaan bahan baku di industri farmasi b. Sebagai acuan dalam pengembangan sistem manajemen persedian bahan baku yang efektif dan efisien 3. Bagi peneliti: Meningkatkan pengetahuan akan manajemen pengelolaan persediaan bahan baku sekaligus sebagai sarana untuk mengaplikasikan dan mengembangkan ilmu yang diperoleh selama kuliah di Fakultas Farmasi UGM.
6
F. Tinjauan Pustaka 1. Manajemen Persediaan Persediaan adalah salah satu aset termahal dari perusahaan yang mencerminkan sebanyak 50% dari total modal yang diinvestasikan (Heizer dan Render, 2015).Di satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi persediaan namun, di sisi lain produksi dapat berhenti dan pelanggan merasa tidak puas ketika suatu barang tidak tersedia. Maka dari itu, dengan adanya manajemen pengendalian persedian, kita dapat menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dan pelayanan terhadap pelanggan. 2. Persediaan A. Definisi Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatuperiode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam proses produksi ataupun menunggu penggunaannya dalamproses produksi (Alexandri, 2009). Persediaan juga dapat diartikan sebagai suatu aset yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aset yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual (Stice, Stice dan Skousen, 2011). Persediaan adalah stock barang. Secara umum, persediaan dapat diartikan sebagai sebuah sumber daya yang berhenti tetapi memiliki nilai ekonomis
7
(Smith, 1989). Selain itu, persediaan adalah sejumlah sumber daya yang digunakan dalam sebuah organisasi (Chase et al., 2001). B. Fungsi dan Tujuan Persediaan Persedian pada hakikatnya bertujuan untuk mempertahankan kontinuitas eksistensi suatu perusahaan dengan cara menyediakan jumlah material yang tepat, lead time yang tepat dan biaya yang rendah (Yamit, 2008). Adapun fungsi persediaan menurut Rangkuti (2004) adalah sebagai berikut: 1. Fungsi batch stock atau lot size inventory merupakan fungsi penyimpanan
persediaan
dalam
jumlah
besar
dengan
pertimbangan adanya potongan harga pada hargapembelian, efisiensi produksi karena proses produksi yang lama, danadanya penghematan di biaya angkutan. 2. Fungsi
decoupling
mengadakan
merupakan
persediaan
fungsi
decouple
perusahaan
atau
untuk
pengelompokan
operasionalsecara terpisah-pisah. 3. Fungsi antisipasi merupakan fungsi penyimpanan persediaan untuk
penyelamatan
jika
sampai
terjadi
keterlambatan
datangnyapesanan bahan dari pemasok agar proses produksi tetap berjalan dengan lancar.
8
C. Jenis Persediaan Guna menjalankan fungsi-fungsi persediaan, perusahaan harus dapat memelihara empat jenis persediaan, Keempat jenis persediaan menurut Heizer dan Render (2015) adalah: 1. Persediaan bahan mentah meliputi persediaan bahan-bahan yang biasanya dibeli, tetapi belum diproduksi. Persediaan ini dapat digunakan untuk menyaring pemasok dari proses produksi. 2. Persediaan barang dalam proses adalah persediaan dalam bentuk produk atau komponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan, tetapi belum selesai. Persediaan untuk barang ini ada karena untuk membuat suatu produk diperlukan waktu. 3. Persediaan pemeliharaan adalah persediaan yang disediakan untuk perlengkapan pemeliharaan yang dibutuhkan untuk menjaga agar mesin dan proses tetap produktif. Persediaan ini ada karena kebutuhan dan waktu untuk pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan tidak dapat diketahui. 4. Persediaan barang jadi adalah persediaan dari produk yang telah selesai dan tinggal menunggu pengiriman dan pendistribusian. Barang jadi dapat dimasukkan ke persediaan karena permintaan pelanggan pada masa mendatang tidak diketahui. D. Biaya Persediaan Inventory (persediaan) adalah biaya. Terdapat lima kategori biaya yang dikaitkan dengan keputusan perediaan menurut Priyambodo (2007), yaitu:
9
1. Biaya pemesanan adalah biaya yang dikaitkan dengan usaha untuk mendapatkan bahan dari luar. Biaya pemesanan dapat berupa: biaya penulisan pemesanan, biaya proses pemesanan, biaya materai, biaya pengawasan dan biaya transportasi. Sifat biaya ini adalah semakin besar frekuensi pembelian maka semakin besar biaya pemesanannya. 2. Biaya penyimpanan terdiri dari tiga komponen utama, yaitu biaya modal yang diinvestasikan dalam persediaan, gedung, dan peralatan yang diperlukan untuk mengadakan dan memelihara persediaan, biaya simpan yang meliputi biaya sewa gudang, perawatan dan perbaikan bangunan, listrik, gaji, dan lainnya, serta biaya risiko yang meliputi biaya asuransi persediaan, biaya susut secara fisik, dan risiko kehilangan. Sifat biaya ini adalah semakin besar frekuensi pembelian bahan, semakin kecil nilainya. 3. Biaya kekurangan persediaan (stock out) adalah biaya yang terjadi apabila persediaan tidak tersedia di gudang ketika dibutuhkan untuk produksi atau ketika pelanggan memintanya. Biaya yang dikaitkan dengan stock out meliputi: biaya penjualan yang hilang, biaya pemesanan kembali, penanganan khusus, biaya penjadwalan kembali produksi, biaya penundaan, dan biaya bahan pengganti. 4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas. Biaya ini terjadi karena perubahan kapasitas produksi dalam memenuhi fluktuasi permintaan pasar. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas dapat berupa biaya
10
kerja lembur, biaya pelatihan tenaga kerja baru, dan biaya perputaran tenaga kerja. 5. Biaya bahan adalah biaya yang harus dibayar atas item yang dibeli. Biaya ini akan dipengaruhi oleh besarnya diskon yang diberikan oleh pemasok. Oleh karena itu, biaya bahan bermanfaat dalam menentukan apakah perusahaan tersebut sebaiknya menggunakan harga diskon atau tidak. 3. Persediaan Bahan Baku Persediaan bahan baku di dalam perusahaan merupakan hal yang harus dikendalikan dengan baik. Setiap perusahaan manufaktur akan memerlukan persediaan bahan baku untuk menunjang jalannya proses produksi agar berjalan seefisien mungkin. Selain itu, menurut Ahyari (1986) terdapat beberapa hal yang menyebabkan sebuah perusahaan harus menyelenggarakan persediaan bahan baku antara lain: 1. Bahan baku yang akan dipergunakan tidak dapat dibeli atau didatangkan secara satu persatu dalam jumlah unit yang diperlukan serta pada saat bahan akan dipergunakan saat itu juga untuk proses produksi. Bahan baku tersebut umumnya dibeli dalam suatu jumlah unit tertentu yang dapat dipergunakan untuk menunjang pelaksanaan proses produksi dalam beberapa waktu tertentu pula. Dengan keadaan semacam ini, maka bahan baku yang sudah dibeli namun belum dipergunakan akan masuk sebagai persediaan bahan baku serta
11
perusahaan harus menanggung risiko-risiko karena adanya persediaan bahan baku tersebut. 2. Bahan baku yang diperlukan tidak ada di dalam perusahaan sedangkan bahan baku yang dipesan belum datang maka pelaksanaan kegiatan proses produksi dalam perusahaan tersebut akan terganggu. 3. Persediaan bahan baku yang terlalu banyak akan membawa berbagai macam akibat yang akan merugikan perusahaan. Persediaan bahan baku dalam jumlah yang cukup besar mengakibatkan biaya penyimpanan bahan menjadi besar pula. Hal ini dapat mengurangi keuntungan yang seharusnya dapat dicapai oleh perusahaan. Disamping itu risiko kerusakan bahan juga akan menjadi semakin tinggi. 4. EOQ (Economic Order Quantity) Model kuantitas ekonomi dasar atau EOQ adalah salah satu teknik pengendalian persediaan yang meminimalkan total biaya pemesanan dan penyimpanan (Heizer dan Render, 2015). Teknik ini relatif mudah dan paling sering digunakan, tetapi didasarkan pada beberapa asumsi sebagai berikut: 1. Jumlah permintaan diketahui, cukup konstan, dan independen. 2. Waktu tunggu telah diketahui dan bersifat konstan. 3. Persediaan segera diterima dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain, persediaan yang dipesan tiba dalam satu kelompok dalam suatu waktu. 4. Tidak tersedia diskon kuantitas.
12
5. Biay ya variabel hanya h biayaa untuk mem mesan dan m menyimpan persediaan dalam m waktu terttentu. 6. Kehaabisan perssediaan dappat sepenuhhnya dihinddari jika pemesanan p dilakkukan pada waktuyang w teepat. Dengaan asumsi-asumsi ini, grafik pengggunaan perrsediaan dallam waktu tertentuu memiliki beentuk gigi geergaji sepertti pada gambbar 1 berikutt:
Gam mbar 1. Grafik Penggunaaan Persediaaan dalam ani et al., 20113) Waktu Terttentu (Sibara
Padaa gambar terrsebut, Perm mintaan berssifat konstann di sepanjaang waktu, persediaaan menuruun dengan tingkat yang sama di seppanjang wak ktu. Setiap kali perrsediaan ditterima, tingkkat persediaaan melomppat lagi ke titik awal. Proses ini i akan teru us berlanjut di d sepanjang g waktu (Riyyanto, 2010). Econ nomic Orderr Quantity (EOQ) berffungsi untukk menentuk kan jumlah pesanann persediaan n yang dapatt meminimuumkan biayaa pemesanann dan biaya penyim mpanan. Nilaii EOQ dapatt ditentukan melalui perssamaan berikkut:
……………. (1.1) ……… K Keterangan:
13
Q* = nilai EOQ (unit) C = biaya pemesanan per pesanan R = permintaan per tahun (unit) h = biaya penyimpanan 5. Persediaan Pengaman (Safety Stock) Pada umumnya untuk menanggulangi adanya keadaan kehabisan bahan baku dalam perusahaan maka perusahaan yang bersangkutan akan mengadakan persediaan pengaman. Safety stock atau persediaan pengaman merupakan persediaan tambahan yang berfungsi sebagai penyangga apabila terdapat kemungkinkan terjadinya perbedaan permintaan selama waktu tunggu. (Heizer dan Render, 2015). Dengan adanya persediaan pengaman ini maka proses produksi di dalamperusahaan yang bersangkutan akan dapat berjalan tanpa adanya gangguan ketiadaan bahan baku, walaupun bahan baku yang dibeli atau yang dipesan oleh perusahaan tersebut terlambat dari waktu yang telah diperhitungkan. Persediaan pengaman ini akan disediakan dalam suatu jumlah tertentu, dimana jumlah ini merupakan suatu jumlah tetap di dalam suatu periode yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam hal persediaan pengaman untuk bahan baku di perusahaan, maka perlu diketahui bahwa jumlah yang tetap dari persediaan ini hanyalah di dalam nilainya saja. Dengan demikian secara fisik persediaan pengaman tersebut dapat segera dipergunakan untuk kelangsungan proses produksi. Namun di dalam gudang, bahan baku tersebut akan ditukar dengan bahan
14
baku yang y baru, sehingga juumlah perseediaan penggaman ini tetap t tidak berubahh di dalam keadaan k norrmal (Ahyarri, 1986). Nilai N safety stock s dapat ditentukkan melalui persamaan p bberikut: SS = ZσdLT…… 1.2) ………………. (1 Keteerangan: Z = jumlah j stand dar deviasi normal n σDlt = standar devviasi dari peermintaan sellama waktu tunggu 6. Titik Pemesanan Kembali K (Reeorder Pointt) Di dalam d pelakssanaan operrasi perusahaan, bahan baku yang diperlukan untuk proses p produuksi tidak akkan cukup ap pabila dilakksanakan denngan sekali pembeliian saja. Dengan deemikian secara berkala perusahaaan harus mengad dakan pembbelian kembali terhadapp bahan bakku yang dippergunakan (Ahyarii, 1986). ROP P (Reorder Point) P atau titik t pemesaanan kembali menghend daki jumlah persediaaan yang tettap setiap kaali melakukaan pemesanaan. Apabila persediaan telah mencapai m jum mlah tertentuu, maka pem mesanan kem mbali harus dilakukan, seperti terlihat t padaa gambar 2 berikut: b
G Gambar 2. Grafik G Titik Pemesanan P K Kembali Sua atu Bahan (Ik khwan, 2012))
15
Gambar diatas menunjukkan bahwa ROP dilakukan apabila persediaan cukup untuk memenuhi kebutuhan selama lead time (waktu tunggu).Jumlah yang harus dipesan berdasar pada Economic Order Quantity (EOQ) (Ikhwan, 2012). Pendekatan ROP juga menghendaki pengecekan secara fisik ataupun penggunaan kartu catatan stock secara teratur untuk menentukan apakah pemesanan kembali harus dilakukan (Priyambodo, 2007). Nilai reorder point dapat ditentukan melalui persamaan berikut: ROP= đ x L + SS = ZσdLT………… (1.3) Keterangan: ROP = nilai reorder point đ = pemakaian rata-rata dalam periode tertentu L = lead time Z = jumlah standar deviasi normal σDlt = standar deviasi dari permintaan selama waktu tunggu 7. Analisis ABC Analisis ABC merupakan suatu metode untuk membagi persediaan ke dalam tigakelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Untuk menentukan volume uang tahunan dalam analisis ABC, Kita mengukur permintaan tahunan dari setiap barang persediaan dikalikan biaya per unit (Heizer dan Render, 2015). Menurut sistem ABC, semua obat dalam persediaan digolongkan menjadi salah satu dari ketiga kategori sebagai berikut: 1. Kelompok A: mewakili 20% obat dalam persediaan dan 70% total penjualan
16
2. Kelompok B: mewakili 30% obat dalam persediaan dan 20% total penjualan 3. Kelompok C: mewakili 50% obat dalam persediaan dan 10% total penjualan Kelompok A merupakan kelompok obat yang tertinggi permintaannya dan termasuk obat yang mahal sedangkan kelompok B dan C merupakan kelompok obat yang perputarannya termasuk lambat karena rendahnya permintaan terhadap obat kelompok ini. Maka dari itu, kelompok A seharusnya lebih dimonitor dengan hati-hati persediaannya dibanding kelompok B dan C (Seto et al., 2012). Keuntungan membagi barang-barang persediaan ke dalam kelas-kelas adalah berbagai kebijakan dan pengendalian dapat ditetapkan pada setiap kelas. Kebijakan-kebijakan yang dapat didasarkan pada analisis ABC menurut Seto et al. (2012) mencakup hal-hal di bawah ini: 1. Membeli sumber daya yang ditujukan pada pengembangan pemasok
harus
jauh
lebihtinggi
untuk
barang-barang
A
dibandingkan dengan barang-barang C. 2. Barang-barang A harus memilikipengendalian persediaan fisik yang lebih ketat; barang-barang tersebut ditempatkan di bagian yang lebih aman, dan keakuratan catatan persediaannyauntuk barang-barang A harus lebih sering diverifikasi. 3. Meramalkan barang-barang A memerlukan perhatian lebih dibandingkan barang-barang lainnya.
17
Peramalan, pengendalian fisik, keandalan pemasok dan pengurangan persediaan pengaman yang lebih baik dapat dihasilkan dari sistem-sistem klasifikasi persediaan seperti analisis ABC (Heizer dan Render, 2015). 8. Tingkat Perputaran Persediaan (Inventory Turnover Ratio) Suatu ukuran yang dapat digunakan untuk menilai pengelolaan persediaan barang dalam suatu perusahaan adalah dengan melihat tingkat perputaran persediaannya (Novriyadi dan Wahyuni, 2012).Perputaran persediaan adalah suatu ukuran yang menunjukkan berapa kali persediaan terjual atau terpakai dan digantikan kembali oleh persediaan baru selama periode setahun (Gerrison dan Noreen, 2001).Perputaran persediaan merupakan aktivitas perusahaan yang jelas diperlukan dan diperhitungkan, karena dapat mengetahui efisiensi biaya, juga berguna untuk memperoleh laba yang besar (Novriyadi dan Wahyuni, 2012). Semakin tinggi nilai InventoryTurnover Ratio (ITOR)menandakansemakin cepat perputarannya, yang berartisemakin pendek waktu terkaitnya modal dalam inventory sehingga untuk memenuhi kebutuhan produksi, besarnya persediaan bahan baku harus direncanakandengan tepat agar tidak terjadi over stock. Suatu perusahaan yang memiliki sistem manajemen persediaan yang baik umumnya mengalami delapan kali perputaran dalam setahun (Pasaribu, 2010). Perhitungan perputaran persediaan bahan baku dilakukan dengan cara membagi harga pokok barang yang terjual dalam waktu satu tahun dengan rata-rata nilai persediaan bahan baku sehingga didapatkan nilai ITOR nya.
18
Dimana nilai persediaan rata-rata bahan baku tersebut didapat dari persediaan bahan baku awal ditambah persediaan bahan baku akhir lalu dirata-rata. Sebagaimana ditunjukkan dalam persamaan berikut ini: ITOR =
………………. (1.4)
9. Peramalan (Forecasting) A. Teori Peramalan Setiap periode tertentu, perusahaan membuat keputusan tanpa mengetahui apa yang akan terjadi di masa mendatang. Perusahaan memesan persediaan tanpa mengetahui apa yang akan terjadi pada penjualan dan permintaan produk. Perusahaan juga selalu berupaya untuk membuat estimasi akan apa yang terjadi di masa mendatang dengan lebih baik. Membuat estimasi yang baik merupakan tujuan utama dari peramalan. Peramalan adalah suatu seni dan ilmu pengetahuan dalam memprediksi peristiwa pada masa mendatang yang melibatkan pengambilan data historis penjualan dan atau data permintaan produk dari konsumen (Schroeder, 2008).Peramalan juga merupakan aktivitas fungsi bisnis yang memperkirakan penjualan dan penggunaan produk sehingga produk-produk tersebut dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat. Peramalan merupakan dugaan terhadap permintaan yang akan datang berdasarkan pada beberapa variabel, seringkali berdasarkan data deret waktu historis (Heizer dan Render, 2015). Peramalan diklasifikasikan berdasarkan future time horizon yang terbagi dalam tiga kategori (Heizer dan Render, 2015), yaitu:
19
1. Peramalan jangka pendek Tipe peramalan ini memiliki rentang waktu sampai dengan 1 tahun, tetapi umumnya kurang dari 3 bulan. Peramalan jangka pendek biasanya digunakan untuk perencanaan pembelian, penjadwalan pekerjaan, dan penugasan pekerjaan 2. Peramalan jangka menengah Tipe ini memiliki rentang waktu dari 3 bulan hingga 3 tahun dan digunakan dalam perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan penganggaran. 3. Peramalan jangka panjang Peramalan tipe ini memiliki rentang waktu 3 tahun atau lebih dan digunakan dalam perencanaan untuk produk baru, pengeluaran modal, perluasan perusahaan, dan penelitian serta pengembangan. B.Metode Peramalan Metode peramalan memiliki dua pendekatan umum, yaitu metode kuantitatif dan metode kualitatif. Metode kuantitatif dapat dibagi menjadi metode time series dan metode kausal, metode time series adalah metode yang menguraikan data tahun-tahun yang lalu ke dalam komponen, dan kemudian memproyeksikan data tersebut untuk masa mendatang. Sedangkan metode kualitatif adalah metode yang menggabungkan beberapa faktor misalnya intuisi yang berasal dari pengalaman pribadi, emosi dan sistem nilai dalam mencapai peramalan (Heizer dan Render, 2015). Beberapa perusahaan menggunakan salah
20
satu dari dua pendekatan ini namun ada juga yang menggunakan kombinasi dari keduanya. Terdapat 3 cara peramalan dalam model time seriesdan 1 cara peramalan dalam model kausal diantaranya adalah: 1. Simple moving average Simple moving average (pergerakan rata-rata) adalah sebuah metode peramalan yang menggunakan rata-rata dari periode yang terkini terhadap data untuk meramal periode selanjutnya. Peramalan ini menggunakan sejumlah nilai data aktual hitoris dan bermanfaat jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan tetap selama bertahuntahun. Secara matematis, pergerakan rata-rata dapat dirumuskan sebagai berikut:
……. (1.5)
Dimana n adalah jumlah periode dalam pergerakan rata-rata. Namun pergerakan rata-rata memiliki kelemahan yaitu tidak dapat mengambil kecendrungan dengan baik karena akan selalu tetap ada di dalam level sebelumnya dan tidak dapat memprediksi perubahan pada level yang lebih tinggi atau lebih rendah (Heizer dan Render, 2015).
2. Weighted moving average
21
Weighted moving average merupakan perbaikan dari simple moving average. Penambahan bobot tertentu dilakukan untuk menempatkan penekanan lebih pada nilai saat ini. Pergerakan rata-rata dengan bobot membuat teknik peramalan menjadi lebih responsif pada perubahan karena periode yang lebih baru akan lebih banyak tertimbang (Heizer dan Render, 2015). Tidak terdapat rumus apapun dalam hal menentukan bobot. Weighted moving average dapat dirumuskan sebagai berikut:
……. (1.6)
Bobot yang diberikan semakin berat terhadap data yang semakin baru, terutama pada data terakhir. 3. Exponential smoothing Penghalusan eksponensial (exponential smoothing) adalah suatu metode peramalan dimana poin-poin data ditimbang oleh sebuah fungsi eksponensial. Keuntungan dari metode ini adalah hanya melibatkan sedikit data historis masa sebelumnya dan mudah untuk digunakan (Heizer dan Render, 2015). Penghalusan eksponensial dapat dirumuskan sebagai berikut:
…….. (1.7)
X = peramalan periode sebelumnya Y= permintaan aktual periode sebelumnya α = penghalusan (atau bobot) konstan (0 ≤ α ≤ 1) 4. Trend projection
22
Trend projection (proyeksi kecenderungan) adalah sebuah metode peramalan kausal yang mencocokkan sebuah garis kecenderungan untuk urutan data historis dan kemudian diproyeksikan dalam bentuk garis untuk peramalan pada masa mendatang (Heizer dan Render, 2015). Proyeksi kecenderungan dapat dirumuskan sebagai berikut:
y = a + bx ……………. (1.8) b= a=
…… (1.9)
– b ̅ ………….. (1.10)
y = harga terhitung dari variabel pada forecast a = titik persilangan sumbu y b = kemiringan garis regresi x = nilai variable bebas diketahui y = nilai variable terikat diketahui n = jumlah data ̅ = rata-rata dari nilai x = rata-rata dari nilai y C. Pengukuran Keakuratan Hasil Peramalan Keakuratan
dari
model
peramalan
dapat
ditentukan
dengan
membandingkan nilai-nilai yang diramalkan dengan nilai-nilai aktual. Kesalahan peramalan adalah selisih dari nilai forecast dengan nilai sebenarnya. Maka untuk dapat memberikan gambaran tentang kemungkinan adanya tingkat kesalahan
23
dalam peramalan, terdapat 3 cara perhitungan diantaranya: (Heizer dan Render, 2015). 1. MAD MAD (Mean Absolute Deviation) adalah metode pengukuran pertama atas keseluruhan kesalahan dalam model peramalan. Nilai MAD dihitung dengan mengambil jumlah deviasi dan membaginya dengan jumlah periode data (n) seperti yang terlihat pada rumus berikut:
MAD
|
|
…….. (1.11)
2. MSE MSE (Mean Squared Error) merupakan cara lain untuk mengukur kesalahan pada peramalan. MSE adalah rata-rata perbedaan kuadrat antara nilai peramalan dan pengamatan (Heizer dan Render, 2015). MSE dapat dirumuskan sebagai berikut:
MSE
|
|
…….. (1.12)
3. MAPE MAPE (Mean Absolute Percent Error) adalah cara untuk mengukur kesalahan peramalan barang terutama untuk barang yang berjumlah ribuan. Nilai MAPE dapat ditentukan dengan menghitung rata-rata dari perbedaan absolut antara nilai peramalan dan aktual yang diekspresikan dalam bentuk persentase nilai yang aktual. MAPE dapat dirumuskan sebagai berikut:
MAPE
…….. (1.13)
24
Metode peramalan yang paling sesuai umumnya adalah metode yang memiliki nilai MAD dan MSE terkecil. 10. Profil PT. Kimia Farma (persero)Tbk. A. Visi dan Misi PT. Kimia Farma (persero) Tbk. sebagai salah satu perusahaan BUMN Farmasi terbesar di Indonesia memiliki visi dan misi sebagai berikut: 1.VISI Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan pertumbuhan nilai yang berkesinambungan melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis. 2. MISI Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha di bidang-bidang: 1. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang inovatif. 2. Perdagangan dan jaringan distribusi. 3. Pelayanan kesehatan yang berbasis jaringan ritel farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan lainnya. 4. Pengelolaan aset-aset yang dikaitkan dengan pengembangan usaha perusahaan B. Sejarah Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1817. Nama
25
perusahaan ini pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Pada tahun 1958, Pemerintah Republik Indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT), sehingga nama perusahaan berubah menjadi PT Kimia Farma (Persero). Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah statusnya menjadi perusahaan publik, PT Kimia Farma (Persero) Tbk (Anonim, 2015). C. Struktur Organisasi PT Kimia Farma (Persero) Tbk mempunyai lima orang dewan komisaris, meliputi komisaris utama, komisaris dan komisaris independen yang masingmasing dijabat oleh dua orang, serta dipimpin oleh lima orang direksi, meliputi Direktur Utama, Direktur Keuangan, Direktur Pengembangan Bisnis, Direktur Operasi dan Supply Chain dan Direktur Umum Human Capital (Anonim, 2015). D. Paradigma Baru 1. Pabrik Manufaktur Kegiatan usaha manufaktur dikelola oleh perusahaan induk yang memproduksi obat jadi dan obat herbal, yodium, kina serta produk-produk turunannya dan minyak nabati. Terdapat lima fasilitas produksi (Plant) yang tersebar di beberapa kota di Indonesia, yaitu: 1. Plant Jakarta merupakan pabrik untuk memproduksi obat golongan narkotika dan ARV (Anti Retro Viral).
26
Plant Jakarta telah memperoleh sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk semua jenis sediaan yang diproduksi, serta telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008. 2. Plant Bandung memproduksi bahan baku kina dan turunannya, serta Alat Kontrasepsi Dalam Rahim (AKDR). Plant Bandung telah memperoleh sertifikat CPOB untuk produksi tablet, tablet salut, sirup, serbuk, Pil KB serta bahan baku kina & turunannya, serta telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008. 3. Plant Semarang dikhususkan untuk memproduksi minyak jarak, minyak nabati, dan kosmetika. Saat ini, Plant Semarang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008 dan mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik (CPKB). 4. Plant Watudakon merupakan satu-satunya pabrik pengolah tambang yodium di Indonesia. Selain itu Plant Watudakon juga memproduksi bahan baku ferro sulfat sebagai bahan utama pembuatan tablet besi untuk obat penambah darah. Plant Watudakon telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008 dan ISO-14001 serta mendapatkan sertifikat CPOB
27
dalam memproduksi sediaan kapsul lunak, tablet, tablet salut, salep dan cairan obat luar. 5. Plant Medan memproduksi obat dalam sediaan tablet, krim dan kapsul. Plant Medan telah mendapatkan sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) untuk seluruh jenis sediaan yang diproduksi serta menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001:2008. 2.Pemasaran PT Kimia Farma (Persero) Tbktidak hanya memasarkan produk di dalam negeri saja, namun juga melakukan ekspor guna memenuhi permintaan obat-obatan di negara-negara Asia, Eropa, dan Afrika. Kegiatan pemasaran didukung oleh sekitar 453 field forces untuk seluruh lini yang tersebar di wilayah Indonesia, terdiri dari Product Manager, Regional Sales Manager dan Area Supervisor. Pada tahun 2012, PT Kimia Farma (Persero) Tbk berhasil menjaring lebih dari 13.497 orang dokter dan 1.304 buah rumah sakit serta ikut mensukseskan gerakan pemerintah dalam pelayanan obat BPJS melalui program e-catalogue (Anonim, 2015). 3. Distribusi Kegiatan distribusi dilaksanakan PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD), anak perusahaan yang berperan penting dalam upaya peningkatan penjualan produk-produk perseroan. PT Kimia Farma Trading & Distribution memiliki jaringan sebanyak 45 cabang dan tenaga salesman sejumlah 338 orang untuk melayani 18.672 outlet terdaftar di seluruh wilayah
28
Indonesia. Di samping mendistribusikan produk-produk perusahaan, KFTD juga bertindak sebagai distributor untuk produk-produk principal dari dalam dan luar negeri 4. Ritel Farmasi 1. Apotek Melalui anak perusahaannya yaitu PT Kimia Farma Apotek (KFA), perseroan menjadi pemimpin di pasar ritel farmasi dengan jumlah apotek lebih dari500 apotek. Penambahan outlet apotek menjadi salah satu strategi KFA untuk meningkatkan penetrasi pasar, diantaranya melalui program franchise. Di tahun 2012, KFA berhasil membuka 29 apotek baru, di mana 5 apotek diantaranya merupakan apotek franchise sehingga keseluruhan apotek franchiseKFA adalah sebanyak 10 apotek. 2. Klinik Kesehatan Sebagai perwujudan visi menjadi korporasi di bidang kesehatan terintegrasi, perseroan mengembangkan produk layanan klinik kesehatan terintegrasi dengan apotek dan laboratorium klinik. Unit usaha yang sejak Maret 2009 dikelola oleh KFA ini menyediakan jasa pengobatan kuratif, penanganan gawat darurat tingkat pertama, bedah minor, pelayanan imunisasi, pemeriksaan kesehatan berkala, tumbuh kembang dan pemeriksaan kehamilan, keluarga berencana, deteksi dini, rehabilitasi medik terbatas, penyuluhan kesehatan, pelayanan K3 tingkat primer, kunjungan ke rumah (home care service) dan rujukan. Pada tahun 2012
29
terdapat 64 klinik yang tersebar di seluruh Indonesia dalam bentuk klinik pratama dan utama. 3. Laboratorium Klinik Laboratorium klinik yang dibangun untuk melengkapi portofolio bisnis perseroan ini, bergerak dalam bidang jasa layanan pemeriksaan kesehatan (medical check up). Sejak Januari 2010 pengelolaannya telah diserahkan kepada KFA dalam bentuk anak perusahaan bernama PT Kimia Farma Diagnostika (KFD). Pada tahun 2012 KFD memiliki 33 cabang yang terdiri dari 2 laboratorium kelas utama dan 31 laboratorium kelas madya yang tersebar di beberapa kota di Indonesia. 5. Perdagangan Internasional PT. Kimia Farma juga telah melakukan ekspansi bisnisnya tidak hanya di tingkat nasional tapi juga mulai memasuki tingkat perdagangan internasional sesuai dengan visi dan misi perusahaan ke depan menjadi pemain di tingkat global. Produk-produk Kimia Farma yang mencakup produk obat jadi dan sediaan farmasi serta bahan baku obat seperti Iodine dan Quinine telah memasuki pasar dinegara: Eropa, India, Jepang, Taiwan dan Selandia Baru. Produk Jadi dan Kosmetik telah dipasarkan ke Yaman, Korea Selatan, Singapura, Malaysia, Vietnam, Sudan, dan Papua Nugini. Demikian juga untuk produk-produk herbal yang berasal dari bahan alami juga telah dipersiapkan proses registrasinya untuk memasuki pasar baru
30
seperti: Filipina, Myanmar, Pakistan, Uni Emirat Arab, Oman, Bahrain dan Bangladesh. Produk herbal merupakan target utama korporasi untuk periode mendatang mengingat banyaknya peminat dan pembeli potensial yang telah menunjukkan minat untuk melakukan hubungan bisnis dengan perusahaan. E. Anak Perusahaan PT. Kimia Farma (persero)Tbk. memiliki enam anak perusahaan yaitu: 1. PT Kimia Farma Trading and Distribution PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak perusahaan perseroan yang didirikan pada tanggal 4 Januari 2003, bergerak di bidang layanan distribusi dan perdagangan produk kesehatan dan memiliki wilayah layanan yang luas mencakup 34 propinsi dan 511 kabupaten atau kota. 2. PT Kimia Farma Apotek PT Kimia Farma Apotek (KFA) adalah anak perusahaan perseroan yang didirikan berdasarkan akta pendirian tanggal 4 Januari 2003.Sejak tahun 2011. KFA menyediakan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi layanan farmasi (apotek), klinik kesehatan, laboratorium klinik dan optik, dengan konsep One Stop Health Care Solution (OSHCS) 3. PT Sinkona Indonesia Lestari PT Sinkona Indonesia Lestari adalah perusahaan yang memproduksi kina garam dan turunannya bagi banyak industriterutama obat-obatan,
31
minuman, dan industri kimia. PT. SIL didirikan pada 25 Oktober 1986 dan sebagai satu-satunya perusahaan di Indonesia yang memproduksi kina. 4. PT Kimia Farma Diagnostika (KFD) PT Kimia Farma Diagnostika (KFD) dibentuk sejak tahun 2008 dan mulai beroperasi secara mandiri pada awal tahun 2010. Ruang lingkup bisnis usaha KFD meliputi pengelolaan dan pengembangan laboratorium klinik. 5. KF Averroes Perseroan bekerja sama dengan Averroes Pharmaceutical, Sdn, Bhd. mendirikan Apotek KF-Averroes di Malaysia. Apotek Kimia FarmaAverroes sudah beroperasi sejak 4 Juli 2013. 6. PT Asuransi InHealth PT Asuransi InHealth memiliki usaha di bidang asuransi dan membagi bidang usahanya menjadi tiga bagian yaitu Asuransi Kesehatan InHealth, Managed Care, Asuransi Kesehatan InHealth Indemnnitydan Asuransi Jiwa. F.Sistem Manajemen Persediaan Production Planning and Inventory Control (PPIC) adalah suatu departemen yang menangani masalah persediaan dan produksi di PT. Kimia Farma (persero)Tbk. Plant Jakarta, departemen tersebut dipimpin oleh seorang manajer, dua asisten manajer, dan enam supervisor. Manajer PPIC mempertanggungjawabkan kegiatannya langsung kepada manajer plant. Struktur Organisasi PPIC Plant Jakarta adalah sebagai berikut:
32
SUB UNIT PERENCANAAN PRODUKSI & PENGENDALIAN INVENTORI BAGIAN PERENCANAAN & PENGENDALIAN BAHAN & PROSES PRODUKSI
SUB BAGIAN EVALUASI DATA &
SUB BAGIAN PERENCANAAN BAHAN & PROSES PRODUKSI
PELAPORAN
BAGIAN PENYIMPANAN
SUB BAGIAN PENGENDALIAN BAHAN & PROSES PRODUKSI
SUB BAGIAN GUDANG BAHAN BAKU
SUB BAGIAN GUDANG BAHAN PENGEMAS
SUB BAGIAN PENIMBANGAN SENTRAL
Gambar 3. Struktur Organisasi Sub Unit Perencanaan Produksi & Pengendalian Inventori PT. Kimia Farma (persero) Tbk Plant Jakarta(Anonim, 2014 a)
G.
Keterangan Empiris
Penelitian dilakukan untuk mengetahui efisiensi sistem manajemen persediaan
di
PT.
Kimia
Farma
(persero)
Tbk.
Plant
Jakarta
berdasarkanevaluasi perbandingan hasil peramalan perusahaan dan hasil peramalan teoritis terhadap data realita, sehingga parameter pengendalian persediaan sepertieconomic order quantity, reorder point, dan safety stock bahan baku menunjukkan nilai yang mendekati realita serta menghasilkan nilai perputaran persediaan yang baik.
33
H.
Kerangka Konsep Data produk jadi tahun 2014
Analisis ABC data produk jadi tahun 2014
Breakdown bahan baku 3 produk jadi teratas kelas A Data forecasting produk jadi perusahaan th 2014
Penentuan Economic Order Quantity (EOQ) yang sesuai
Data forecasting produk jadi secara teoritis
Penentuan Reorder Point (ROP) yang tepat
Nilai Inventory Turnover Ratio (ITOR) tinggi
Efisiensi biaya persediaan
Gambar 4. Kerangka Konsep Penelitian
Data realita pemakaian bahan baku th 2014
Pengendalian jumlah Safety Stock (SS)
