BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN
4.1 Perizinan dan Regulasi Membuat surat perizinan adalah langkah pertama yang harus anda lakukan sebelum memulai usaha atau bisnis event organizer. Karena dengan surat – surat yang lengkap anda akan mengalami kemudahan ketika harus berhubungan dengan siapa pun nantinya (Fadhli, 2013). Perizinan yang dilakukan selama proses acara ini adalah: 1. Melakukan kerja sama dengan pihak PT. Gunung Slamat (Teh Poci). 2. Melakukan kerja sama dengan pihak De Kuyper (Royal Distilers). 3. Perizinan tempat atau lokasi di Lab Restaurant Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Jurusan Hotel management. 4. Perizinan pemakaian area Plaza food court untuk panggung dan tempat booth kepada pihak Building Management. 5. Perizinan untuk pemasangan x-banner di area Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Building Management. 6. Undangan kepada setiap universitas di Bandung, Jakarta dan sekitarnya. 7. Perizinan pemakaian ruangan kelas untuk Technical Meeting pada tanggal 6 Juni 2014 kepada pihak Hotel Management. 8. Perizinan untuk pemasangan poster di area Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Buliding Management. 9. Perizinan untuk loading barang bagi para tenant kami pada tanggal 5 Juni 2014 kepada pihak Building Management.
37
38 10. Perizinan untuk penggunaan ruang 203 yang akan dipakai untuk tempat panitia selama preparation sampai acara berlangsung kepada pihak Jurusan Hotel Management. 11. Perizinan untuk meminjam barang-barang yang diperlukan selama acara berlangsung kepada pihak Building Management. Regulasi yang adaselama proses acara ini berlangsung adalah beberapa macam peraturan yang kami berikan kepada peserta dan peraturan dari Bina Nusantara mengenai pemakaian ruangan. Berikut adalah contoh regulasi yang ada, yaitu: 1. Peraturan lomba yang kami terapkan: 1. Teaxology Competition 2014 merupakan kompetisi individu. 2. Technical meeting akan dilaksanakan pada tanggal 6 Juni 2014 pada pukul 14.00 – 16.00 di ruang 203 Bina Nusantara Anggrek. 3. Setiap peserta diwajibkan datang pada pukul 08.00 wib pada tanggal 7 Juni 2014 untuk melakukan registrasi ulang. 4. Hasil karya orisinil. 5. Bahan dasar yang dipergunakan adalah produk Teh Poci (Jasmine, Black, Vanilla) 6. Bahan dasar hanya menggunakan produk utama dan harus dituliskan dalam bentuk boldpada label resep hasil karya. 7. Para peserta dihimbau untuk mengenakan pakaian formal saat mengikuti kompetisi. 8. Resep harus dicantumkan pada meja display untuk penjurian, dengan ini para peserta perlu menyediakan tiga copy resep yang diserahkan kepada panitia pada saat technical meeting.
39 9. Waktu yang diberikan secara total adalah 10 menit, terbagi menjadi 3 menit preparation dan 7 menit pembuatan minuman. 10. Panitia berhak untuk mendiskualifikasi peserta apabila terdapat segala bentuk kecurangan. 11. Peserta diwajibkan untuk membuat 1 cocktail dan 1 mocktail yang akan disajikan dalam bentuk 1 gelas presentasi dan 3 gelas shooter per jenis minuman. 12. Pihak panitia akan menyediakan perlengkapan berikut: • Paring Knife • Peeler • Wine Opener • Blender • Cutting Board • Ice Crrusher 13. Untuk garnish: • Lime • Lemon • Strawberry 14. Panitia akan menyediakan premium ice. Selebihnya adalah tanggung jawab peserta untuk membawa perlengkapan sendiri. 15. Hak cipta melekat pada peserta, namun panitia berhak untuk mempergunakan dan atau mempublikasikan resep minuman yang telah diserahkan sewaktu – waktu.
40 4.2 Modal Investasi yang diperlukan Dalam membuat acara perlombaan ini, diperlukan dana awal atau investasi yang digunakan untuk menjalankan perencanaan acara. Dari tim kami, dana awal yang didapatkan adalah berasal dari iuran bersama. Iuran bersama kami dikumpulkan kepada divisi bendahara kami dengan jumlah uang sebesar Rp 2.000.000 per orang. Dengan modal awal sebesar Rp 6.000.000, kami dapat menjalankan acara ini. Modal awal ini digunakan untuk: 1.
Pembiayaan pembuatan proposal sponsorship, pembuatan proposal sponsorship ini adalah langkah awal dalam setiap pembuatan event untuk mencari pihak – pihak yang berminat untuk mendanai acara ini.
2.
Biaya transportasi yang digunakan untuk menemui calon sponsor.
3.
Pembelian booth kepada pihak Young Entrepreneur Day yang menjadi pihak yang berwenang penuh terhadap bazaar pada tanggal 5 – 6 Juni 2014.
4.
Pembayaran kepada pihak vendor untuk membangun booth di balkon lantai 4 Bina Nusantara Anggrek.
Setelah keempat hal di atas terpenuhi, maka dana selanjutnya akan didapatkan dari sponsor, untuk melakukan hal – hal selanjutnya sesuai dengan perencanaan.
41 4.3 Rencana Pembiayaan Event Tabel 4.1 Rencana Anggaran Event “Teaxology Competition 2014” No
Keterangan
Unit/Qty Jumlah
Total
1
Hadiah Pemenang Juara I
1
Rp. 1.500.000
Rp. 1.500.000
2
Hadiah Pemenang Juara II
1
Rp. 1.000.000
Rp. 1.000.000
No
Kererangan
Unit/Qty Jumlah
Total
3
Hadiah Pemenang Juara III
1
Rp. 500.000
Rp. 500.000
4
Goodie Bag
6 Bags
Rp. 100.000
Rp. 600.000
5
Medali / Plakat
4 Pcs
Rp. 150.000
Rp. 600.000
6
Tag Peserta, Pembina, Panitia
50 Pcs
Rp. 3.500
Rp. 175.000
7
Baju Panitia
30 Pcs
Rp. 50.000
Rp. 1.500.000
8
Spirit
4 Btl
Rp. 600.000
Rp. 2.400.000
9
Fruit for Garnish
2 basket
Rp. 100.000
Rp. 200.000
10
Paper Clip
1 Box
Rp. 5.000
Rp. 5.000
11
Tissue
5 Pack
Rp. 12.000
Rp. 60.000
12
Sedotan
3 Pack
Rp. 3.000
Rp. 9.000
13
Napkin
5 Pcs
Rp. 15.000
Rp. 75.000
14
Biaya Tidak Terduga
Rp. 1.000.000
Rp. 1.000.000
15
Snack
10 Pcs
Rp. 5.000
Rp. 50.000
16
Nasi Box
50 Pcs
Rp. 15.000
Rp. 750.000
17
Transportasi
Rp. 500.000
Rp. 500.000
18
Flyer
250
Rp. 1.000
Rp. 250.000
19
Backdrop
1 Pcs
Rp. 600.000
Rp. 600.000
20
Proposal
10 Paket
Rp. 60.000
Rp. 600.000
42 26
Juri 1
Rp. 2.000.000
Rp. 2.000.000
27
Juri 2
Rp. 2.000.000
Rp. 2.000.000
28
Dj Performance Stamanara Dancer Performance
Rp. 1.500.000
Rp. 1.500.000
Rp. 1.500.000
Rp. 1.500.000
29
21
Sertifikat
35
Rp. 10.000
Rp. 350.000
22
Form Registrasi
30
Rp. 5.000
Rp. 150.000
23
Poster
25
Rp. 15.000
Rp. 325.000
24
Form Penilaian
30
Rp. 5000
Rp. 150.000
25
X-Banner
5 Pcs
Rp. 200.000
Rp. 1.000.000
Sumber: Penulis, 2014
Tabel 4.2 Rencana Pendapatan No 1 2 3
Keterangan Pendaftaran Sponsor Penjualan booth Total Sumber: Penulis, 2014
Jumlah Rp 1.000.000 Rp 17.000.000 Rp 6.500.000 Rp24.500.000
Presentase 4,08% 69,39% 26,53% 100%
Tabel 4.3 Rencana Keuntungan Keterangan
Jumlah
Presentase
Rencana Pendapatan
Rp 24.500.000
100%
Rencana Anggaran
Rp 21.349.000
87,14%
Rencana Keuntungan
Rp 3.151.000
12,86%
43 Total Pengeluaran
Rp. 21.349.000
Sumber: Penulis, 2014 4.4 Sumber Dana atau Pendanaan Event Tabel 4.4 Sumber Dana Event No 1 2 3 4 5
% Jumlah Kategori Request Pihak ke-3 Booth, Logo PT. Gunung Slamat Rp 5.000.000 Platinum Sponsor PT. Mayora Indah Tbk Rp 1.000.000 Penjualan Booth Pencantuman logo Optik Samudera Rp 4.250.000 Gold Sponsor Booth, Logo SCOT Rp 1.500.000 Partisipasi Perncantuman logo Orchard Rp. 600.000 Penjualan Booth Total Rp10.850.000 79,48 Keterangan
STP Bandung (2 Peserta) STP Sahid (6 Peserta) STP Trisakti (3 Peserta) Bina Nusantara (2 Peserta) Total TOTAL Sumber pendanaan Sumber: Penulis, 2014
%
Pendaftaran Rp. 200.000 Rp. 600.000 Rp. 300.000 Rp. 200.000 Rp. 1.300.000 Rp. 13.650.000
100
4.5 Laporan Arus Kas Tabel 4.5 Laporan Arus Kas Bulan Maret Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Maret Keterangan
Jumlah Arus Kas Masuk
Saldo awal Penerimaan iuran bersama Jumlah penerimaan kas bulan Maret Total arus kas masuk
Rp
-
Rp 6.000.000
Arus Kas Keluar
Rp 6.000.000 Rp 6.000.000
44 Biaya pembuatan proposal sponsorship Rp Jumlah pengeluaran kas bulan Maret Saldo akhir Sumber: Penulis, 2014
228.000 Rp 228.000 Rp 5.772.000
Tabel 4.6 Laporan Arus Kas Bulan April Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan April Keterangan
Jumlah Arus Kas Masuk Rp 5.772.000 -
Saldo awal Jumlah penerimaan kas bulan April Total arus kas masuk
Rp 5.772.000
Arus Kas Keluar Rp 60.000 Biaya pembuatan proposal undangan Rp 100.000 Biaya transportasi Jumlah pengeluaran kas bulan April Saldoa khir Sumber: Penulis, 2014
Rp Rp
160.000 5.612.000
Rp
5.612.000
Rp Rp
3.732.000 1.880.000
Tabel 4.7 Laporan Arus Kas Bulan Mei Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Mei Keterangan
Jumlah Arus Kas Masuk Rp 5.612.000 -
Saldo awal Jumlah penerimaan kas bulan Mei Total arus kas masuk Biaya cetak poster Biaya cetak flyer Pembayaran pembelian booth Biaya print dan fotokopi surat perijinan Jumlah pengeluaran kas bulan Mei Saldo akhir Sumber: Penulis, 2014
Arus Kas Keluar Rp 32.000 Rp 350.000 Rp 3.330.000 Rp
20.000
45 Tabel 4.8 Laporan Arus Kas Bulan Juni Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Juni Keterangan
Jumlah Arus Kas Masuk
Saldo awal Penerimaan Platinum Sponsor PT. Gunung Slamat Penerimaan Gold Sponsor Optik Samudra Penerimaan pembayaran booth PT. Mayora Indah Tbk Penerimaan pembayaran partisipasi SCOT Penerimaan pembayaran booth Orchard Penerimaan pembayaran registrasi peserta lomba (13 peserta) Jumlah penerimaan kas bulan Juni Total arus kas masuk Biaya cetak backdrop Keterangan Biaya cetak x – banner Biaya konsumsi (30 x Rp 10.000) Biaya minuman Pencetakan sertifikat (60 x Rp 4.416) Pembayaran juri Pembelian buah dan es a. Jeruk nipis (1 kg x Rp 9.639) b. Gula (3 kg x Rp 12.000) c. Lemon import (1 kg x Rp62.486) d. Strawberry (1 kg x Rp 24.900) e. Premium Ice (4 x Rp 15.000) Pembelian perlengkapan bar: Tissue Towel Cocktail Napkin (2 x Rp 4.900) Tusuk Gigi Paper Clip Straw Spons
Rp 1.880.000 Rp 5.000.000 Rp 4.250.000 Rp 1.000.000 Rp 1.500.000 Rp
600.000
Rp 1.300.000 Rp 13.650.000 Rp 15.530.000 Arus Kas Keluar Rp 168.000 Jumlah Rp Rp Rp
100.000 300.000 25.000
Rp
265.000
Rp
1.500.000
Rp Rp Rp Rp Rp
9.639 36.000 62.486 24.900 60.000
Rp Rp Rp Rp Rp Rp
22.000 9.800 2.500 15.500 5.500 6.500
46 Biaya print kuesioner dan testimoni Biaya name tag peserta, pembina, dan panitia (50 x Rp 2.200) Pembayaran kaos panitia Hadiah uang tunai peserta pemenang: a. Juara 1 b. Juara 2 c. Juara 3 Pengembalian saldo awal panitia utama Jumlah pengeluaran kas bulan Juni Saldo akhir/ ProfitUNITY Organizer Sumber: Penulis, 2014
Rp
25.000
Rp
110.000
Rp
1.500.000
Rp Rp Rp
1.500.000 1.000.000 500.000
Rp
6.000.000 Rp 13.247.825 Rp 2.282.175
4.6 Laporan Laba Rugi Tabel 4.9 Laporan Laba Rugi Acara “Teaxology Competition 2014” Laporan Laba Rugi UNITY Organizer Per Juni 2013
Pendapatan
Jumlah (Rp)
Penjualan booth:
1.600.000
Registrasi peserta (13 x Rp. 100.000)
1.300.000
Partisipasi SCOT
1.500.000
Sponsorship:
9.250.000
1. PT. Gunung Slamat
5.000.000
2. Optik Samudra
4.250.000 Total Pendapatan
%
13.650.000
100
47 Pengeluaran
Jumlah (Rp)
Biaya pembelian booth
3.330.000
Biaya pemasaran: 1. Backdrop
650.000 168.000
2. Poster
32.000
3. Flyer
350.000
4. X – banner
100.000
Hadiah peserta: 1. Uang tunai
3.000.000 3.000.000
Pembelian buah, gula dan es:
193.025
Pengeluaran 1. Jeruk nipis (1 x Rp 9.639)
Jumlah (Rp) 9.639
2. Lemon import (1 x Rp 62.486)
62.486
3. Strawberry (1 x Rp 24.900)
24.900
4. Gula (3 x Rp 12.000)
36.000
5. Premium Ice (4 x Rp 15.000)
60.000
Pembelian perlengkapan bar: 1. Tissue Towel 2. Cocktail Napkin (2 x Rp 4.900) 3. Tusuk Gigi 4. Papper Clip 5. Straw 6. Spons
Biaya juri
%
55.300 22.000 9.800 2.500 15.500 5.500 6.500 1.500.000
%
48 Biaya konsumsi:
325.000
1. Makanan
300.000
2. Minuman (Aqua gelas)
25.000
Biaya kaos panitia
1.500.000
Biaya pembuatan proposal
228.000
Biaya cetak sertifikat (60x Rp 4.416)
265.000
Biaya tag peserta, pembina dan panitia
110.000
Biaya pembuatan proposal undangan
60.000
Biaya print dan fotocopy perizinan
20.000
Biaya print kuisioner dan testimoni
25.000
Pengeluaran
Jumlah (Rp)
Biaya transportasi
%
100.000 Total Pengeluaran
11.367.825
83,28
Saldo akhir / Profit Unity Organizer
2.282.175
16,72
Sumber: Penulis, 2014
