BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN ACARA 4.1 Proses dan perencanaan keamanan acara (perizinan dan regulasi) 4.1.1 Perijinan Untuk proses perijinan acara di Titan, kami menyerahkan semua kepada pihak pengelola tempat yaitu pihak Titan, karena tempat yang kami gunakan merupakan bagian dari gedung Titan. Untuk perizinan, kami melakukan perjanjian kepada pihak Titan untuk bisa masuk kedalam venue pada jam 8 pagi dan selesai pada jam 3 sore, sedangkan untuk di Binus, kami bekerjasama dengan pihak Building Management dan Dosen Hotel Management dalam pemakaian lab pastry, lab resto dan juga plaza untuk acara penutupan, sekaligus penyerahan dana sumbangan kepada pihak TFI. Kami juga membuat perijinan dengan pihak Lab untuk memasukan barang-barang yang kami gunakan pada saat H-1 sebelum acara kami berjalan.
4.1.2 Regulasi Untuk proses regulasi, kami selaku panitia memberitahu kepada para peserta BakeforFund with Terry Palmer untuk datang sesuai dengan schedule/rundown yang telah ditentukan oleh Panitia. Contoh Regulasi antara lain: -
Proses pembayaran paling lambat 5 hari sebelum acara
-
Uang Pendaftaran yang sudah masuk tidak dapat dikembalikan
-
Peserta yang tidak hadir pada saat acara dapat diwakilkan ke pihak lain
-
Peserta yang tidak hadir dan tidak memberikan perwakilan pengganti akan tetap diberikan goodie bag dan sertifikat
-
Peserta mendapat waktu istirahat siang pada jam yang sudah ditentukan 26
27 -
Seluruh bahan dan perlengkapan acara telah disediakan oleh panitia
-
Dengan melunasi biaya pendaftaran dan mengikuti acara Bake for Fund with Terry Palmer ini berarti peserta sudah menyetujui regulasi ini.
-
Jika Peserta dapat membawa 3 orang teman untuk mendaftar di acara Bake for Fund maka biaya pendaftaran akan di bebaskan.
4.2 Modal Investasi diperlukan Modal investasi yang dilakukan oleh tim BakeforFund adalah kami mengumpulkan uang kas / iuran sebesar Rp. 10.000.- yang dikumpulkan setiap minggunya, selama dari bulan April hingga minggu ke 2 Juni.
4.3 Rencana Pembiayaan acara Setelah acara kami berjalan dengan lancar, maka kami mulai menghitung jumlah pengeluaran yang telah kami lakukan, NO
KETERANGAN
1 2 3 4 5 6 7
Puff Pastry Coklat Stick Sosis Apple (Filling) Telur Sugar Tepung Terigu TOTAL I
8 9 10 11
Sewa Tempat Apron Bordir Goodie Bag Promotion: Design Fllyer
JUMLAH Bahan Makanan 50 x Rp. 50.000,3 x Rp. 100.000,3 x Rp. 60.000,3kg x Rp. 150.000,3kg x Rp. 25.000,3kg x Rp. 20.000,3kg x Rp 20.000,-
TOTAL Rp 2.500.000 Rp 300.000 Rp 180.000 Rp 450.000 Rp 75.000 Rp 60.000 Rp 60.000 Rp 3.625.000
Perlengkapan
12 13
Rp Rp Rp Rp
1.000.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000
Rp 250pcs x Rp. 1000,- Rp
500.000 250.000
50 x Rp. 30.000,50 x Rp. 30.000,50 x Rp. 30.000,-
28 50pcs x Rp. 15.000,2 x Rp. 200.000,10 x Rp. 50.000,2 x Rp. 500.000,-
14
Poster
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Banner Seragam Panitia Instruktur Proposal Box 60 x Rp. 10.000,Konsumsi 70 x Rp. 15.000,Perlengkapan Sertifikat 50 x Rp. 10.000,Administrasi Transportasi Biayatakterduga TOTAL II TOTAL ANGGARAN (I +II)
Rp
750.000
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
400.000 500.000 1.000.000 300.000 600.000 1.050.000 2.000.000 500.000 500.000 300.000 500.000 14.650.000 18.275.000
4.3.1 Target Sponsor: 1. Diamond : 1 2. Gold : 1 3. Silver : 2 Total Sponsor : Rp. 16.000.000,-
4.3.2 Target Pemasukan dari Peserta 35 peserta x Rp. 200.000,- = Rp. 7.000.000,- (70% dari 50 peserta)
4.3.3 Total Target Pemasukan Rp. 23.000.000,-
4.3.4 Target Profit (Target Pemasukan - Perkiraan Pengeluaran) Rp. 4.725.000,-
29 4.4 Laporan Keuangan
Acara
Tabel 4.1 Total Pengeluaran Acara 1 Sewa Tempat Titan 2 Pengajar / Instruktur 3 Technical Meeting Total Pengeluaran Acara
2 hari 3 hari 1 Hari
Rp Rp Rp
450.000 1.000.000 671.000
Proposal sponsor 30 pcs Proposal media 2 20 pcs partner 3 Design 4 Flyer 500pcs 5 Banner 2pcs 6 Poster 20 pcs 7 Sticker 4 lmbar 8 Sertifikat 50 pcs 9 Baju panitia 24 pcs 10 Apron peserta 90 pcs 11 Booklet Menu 140pcs Penambahan 12 12 pcs Sertifikat Total Pengeluaran Percetakan
Rp
7.000
Rp
210.000
Rp
6.000
Rp
120.000
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
1.500.000 1.000 80.000 7.500 17.500 3.500 55.000 17.500 9.000
Rp Rp Rp R Rp Rp R Rp Rp
1.500.000 500.000 160.000 150.000 70.000 175.000 1.320.000 1.575.000 1.260.000
Rp
5.000
Rp
60.000
Rp
7.100.000
Percetakan
1
Rp 900.000 Rp 3.000.000 Rp 671.000 Rp 4.571.000 Sumber : penulis
Peralatan
Sumber : penulis 1 2 3 4 5 6
Pisau Bambu Saringan Plastik Kuas Kayu Mika Tabung Dus Putih L Paper Doyle Putih Handuk Terry 7 palmer 8 Cetakan Bag kecil Total Pengeluaran Peralatan
36 pcs 8 pcs 36 pcs 60 pcs 60 pcs 2 Pack
Rp Rp Rp Rp Rp Rp
4.000 8.000 5.000 2.600 2.350 7.500
Rp Rp Rp Rp Rp Rp
144.000 64.000 180.000 156.000 141.000 15.000
80 pcs
Rp
10.100
Rp
808.000
1 bgkus
Rp
15.500
Rp 15.500 Rp 1.523.500 Sumber : penulis
Stationery
30 1 Faber pen grip 2 Stapler 3 Standard Pen 4 Bantex 6 Acara organizer 7 Shuter Zip Pocket Total Pengeluaran Stationery 1 2 3 4 5 6 7
Bahan makanan
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Vla Instant Puff pastry ( Alia Bakery) Whipping Cream (elle&vire) Telur Susu Ecaporated 380 Ml ColdFil Strawberry Flake Pastry shortening Tepung Cakra Kembar Garam Meja Refina Cream of Tar Tar Gulaku Premium Susu UHT Putih Anchor 1 L Prochiz Cheddar 2 kg Whipping Cream(Rosele) Tepung Terigu (Sgitiga biru) Icing Sugar Fiesta Margarin Blue Band Maw Seed / Poppy Jamaica Rum 250 ml Koepoe Rhum Jamaica Farmhouse Beef Frank400gr
2 pcs 1 pcs 50 pcs 1 pcs 1 pcs 1 pcs
Rp Rp Rp Rp Rp Rp
9.700 24.500 3.000 8.000 42.500 5.700
Rp 19.400 Rp 24.500 Rp 150.000 Rp 8.000 Rp 42.500 Rp 5.700 Rp 250.100 Sumber : penulis Rp 93.000
1,5 kg
Rp
62.000
13 box
Rp
350.000
Rp
4.550.000
2 pack
Rp
50.000
Rp
100.000
3 kg
Rp
19.500
Rp
58.500
3 kaleng
Rp
10.300
Rp
30.900
2,3 kg
Rp
28.100
Rp
64.300
1 kg
Rp
28.000
Rp
28.000
2 bgkus
Rp
10.500
Rp
21.000
1 pcs 0,22 kg 2 bgkus
Rp Rp Rp
1.900 75.000 8.500
Rp Rp Rp
1.900 16.800 17.000
1 Pcs
Rp
21.700
Rp
21.700
2 pak
Rp
120.500
Rp
241.000
1 pcs
Rp
38.000
Rp
38.000
1 bgkus
Rp
9.700
Rp
9.700
1 kg 1 Cup 0,16 kg
Rp Rp Rp
24.000 9.500 122.000
Rp Rp Rp
24.000 9.500 19.800
1 pcs
Rp
62.500
Rp
62.500
1 pcs
Rp
10.100
Rp
10.100
1 pcs
Rp
37.700
Rp
37.700
31 StrawberrySweethea 1 bgkus rt250gr 23 Strawberry Local 47 pack 24 Sosis Hotel Sapi 13 pack Coklat Blok Tulip 25 1 kg Comp 26 Kismis sun maid 0,25 kg Total Pengeluaran Bahan Makanan 22
Trans portasi
1
Bensin
140 liter
16.300
Rp
16.300
Rp Rp
7.000 55.000
Rp Rp
329.000 715.000
Rp
39.000
Rp
39.000
Rp
52.000
Rp
5.000
Rp 13.000 Rp 6.567.700 Sumber : penulis Rp 700.000
Total Pengeluaran Transportasi
1
Konsumsi
Rp
Lunch box acara 160 dus Konsumsi panitia 2 1 hari (Aw) 3 Air mineral 3 dus Total Pengeluaran Konsumsi
Keber 1 Tips helper 2 Hari sihTotal Pengeluaran Kebersihan an
Rp
Rp
25.000
Rp
222.000
Rp
25.000
Rp
30.000
700.000
Sumber : penulis Rp 4.000.000 Rp
222.000
Rp 75.000 Rp 4.297.000 Sumber : penulis Rp 60.000 Rp
60.000
Sumber : penulis Total pengeluaran yang dikeluarkan oleh adalah Rp 25.069.300,-
32 4.5 Sumber Dana acara
A. Sponsor
Tabel 4.2Total PemasukanAcara 1 2
Terry Palmer Futami Pisang Goreng Madu Bu 3 Nanik 4 Sambal Goreng Bu Rudy Total Pendapatan Sponsor
Rp 10.000.000 Rp 5.760.000 Rp 2.000.000 Rp 2.000.000 Rp 19.760.000 Sumber : penulis
C. Iuran Panitia
48 1 Pendaftaran peserta B. peserta Pendaftaran Total Pendapatan pendaftaran Peserta
1 Annissa Kurnianingtyas 2 Christian Suryadi 3 DoronaSelvanieHuliselan 4 Jessica Oktaviani Young 5 Michelle Kristarto 6 Otto Suwarno Total Pendapatan Iuran Panitia
10 mgg 10 mgg 10 mgg 10 mgg 10 mgg 10 mgg
Rp 200.000
Rp 9.600.000
Rp 9.600.000 Sumber : penulis Rp Rp Rp Rp Rp Rp
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Sumber : penulis
Total pemasukan yang didapatkan adalah Rp 29.960.000,-
10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000
100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 600.000
33 4.6 Proyeksi Rugi-Laba & Arus Kas acara 4.6.1 Arus kas acara
Laporan arus kas BFF Organizer Periode Bulan April 2013 Tabel 4.3 Arus Kas April No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Total
Tgl 01Apr 05Apr 12Apr 12Apr 17Apr 17Apr 19Apr 22Apr 22Apr 26Apr 30Apr 30Apr
Keterangan
Pemasukan
Anggaran yang dimiliki Iuran anggaran minggu ke 1
Rp60.000
Proposal sponsor 15 pcs Iuran anggaran minggu ke 2
Rp60.000
Pendaftaran 5 peserta
(Rp45.000) Rp15.000
Rp35.000
(Rp20.000)
Rp30.000
(Rp50.000)
Rp60.000
Proposal sponsor 5 pcs Proposal media partner 5 pcs Iuran anggaran minggu ke 4
Rp60.000 Rp105.000
Proposal sponsor 5 pcs Proposal media partner 5 pcs Iuran anggaran minggu ke 3
Pengeluaran Kas Rp -
Rp10.000 Rp35.000
(Rp25.000)
Rp30.000
(Rp55.000)
Rp60.000
Rp5.000
Rp1.000.000
Rp1.005.000
Isi Bensin
Rp250.000 Rp1.240.000
Rp755.000
Rp485.000
Sumber : penulis
34 Laporan arus kas BFF Organizer Periode Bulan Mei 2013 Tabel 4.4 Arus Kas Mei No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Tan ggal 01Mei 01Mei 01Mei 03Mei 10Mei 12Mei 12Mei 16Mei 16Mei 17Mei 17Mei 17Mei 17Mei 19Mei 20Mei 20Mei 22Mei
Keterangan
Pemasukan
Pengeluaran
Anggaran yang dimiliki
Rp 755.000
Proposal sponsor 5 pcs Proposal media partner 10 pcs Iuran anggaran minggu ke 5 Iuran anggaran minggu ke 6
Rp 720.000
Rp 60.000
Rp 660.000 Rp 720.000
Rp 60.000
Rp 80.000 Rp 500.000
Rp 280.000
Rp 70.000
Rp 210.000
Rp 10.000.000
Membeli Mika Tabung Iuran anggaran minggu ke 7 Cetak poster BakeforFund Cetak x Banner BakeforFund
Rp 35.000
Rp 60.000
Cetak Flyer BakeforFund Cetak Sticker BakeforFund Sponsor dari Terry Palmer
Kas
Rp10.210.000 Rp 156.000
Rp 60.000
Rp10.054.000 Rp10.114.000
Rp 150.000
Rp9.964.000
Rp 160.000
Rp9.804.000
Isi bensin
Rp 150.000
Rp9.654.000
Membayar uang design
Rp 1.500.000
Rp8.154.000
Membeli Paper Doyle & dus putih
Rp 156.000
Rp7.998.000
Membayar DP Titan
Rp 400.000
Rp7.598.000
Membeli peralatan( pisau bambu, saringan plastik,
Rp 388.000
Rp7.210.000
35 kuas kayu 18 19 20 21 22 23 24 25 26 28 29 30 31
22Mei 22Mei 24Mei 24Mei 24Mei 24Mei 24Mei 25Mei 27Mei 30Mei 30Mei 31Mei 31Mei
Membeli stationery Membayar Invoice Terry Palmer Iuran anggaran minggu ke 8
Rp 250.100
Rp6.959.900
Rp 808.000
Rp6.151.900
Rp 60.000
Rp6.211.900
Membeli bahan Makanan
Rp 327.100
Rp5.884.800
Membeli bahan Makanan
Rp 64.100
Rp 5.820.700
Rp1.320.000
Rp 4.500.700
Rp1.575.000
Rp 2.925.700
Technical Meeting
Rp 671.000
Rp 2.254.700
Cetak Booklet BakeforFund
Rp1.260.000
Rp
994.700
Cetak Sertifikat peserta
Rp 175.000
Rp
819.700
Cetak penambahan sertifikat
Rp
Rp
759.700
Membeli baju dan dicetak Membeli apron dan dicetak
Pendaftaran 15 peserta
Rp 3.000.000
Isi bensin Total
60.000
Rp 3.759.700 Rp 200.000
Rp 13.240.000
Rp 3.559.700
Rp 10.435.300 Sumber : penulis
36 Laporan arus kas BFF Organizer Periode Bulan Juni 2013 Tabel 4.5 Arus Kas Juni No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Tang gal 01Jun 01Jun 01Jun 02Jun 02Jun 02Jun 02Jun 02Jun 02Jun 02Jun 06Jun 07Jun 08Jun 08Jun 08Jun 09Jun 09Jun 09Jun 09Jun
Keterangan
Pemasukan
Anggaran yang dimiliki Membeli strawberry lokal Membeli sosis Sponsor dari Pisang Goreng Madu Bu Nanik Pelunasan Tempat hari pertama
Pengeluaran
Kas Rp 3.559.700
Rp
119.000
Rp 3.440.700
Rp
715.000
Rp 2.725.700
Rp 2.000.000
Rp 4.725.700 Rp
50.000
Rp 4.675.700
Membeli bahan Makanan
Rp
426.800
Rp 4.248.900
Membeli Air Mineral dus
Rp
25.000
Rp 4.223.900
Membeli Puff pastry Konsumsi peserta & panitia
Rp 1.750.000
Rp 2.473.900
Rp 1.500.000
Rp
973.900
Rp
Rp
943.900
Tips helper Sponsor dari Futami Iuran anggaran minggu ke 9 Membeli strawberry lokal
Rp 6.703.900
Rp 60.000
Rp 6.763.900
isi bensin Pendaftaran 19 peserta Sponsor dari Sambal Goreng Bu Rudy Pelunasan Tempat hari kedua
Rp
119.000
Rp
100.000
Rp 3.800.000 Rp 2.000.000 Rp
Membeli bahan Makanan
Rp
Membeli Air Mineral dus
Rp
09- Membeli Puff pastry
30.000
Rp 5.760.000
Rp 6.644.900
Rp 6.544.900 Rp 10.344.900 Rp 12.344.900 Rp 450.000 11.894.900 Rp 171.200 11.723.700 Rp 25.000 11.698.700
Rp 1.750.000
Rp 9.948.700
37 Jun 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
09Jun 09Jun 09Jun 11Jun 13Jun 13Jun 14Jun 14Jun 14Jun 14Jun 14Jun
Konsumsi peserta & panitia Tips helper Membayar jasa Instruktur Pendaftaran 9 peserta Membeli strawberry lokal konsumsi panitia Iuran anggaran minggu ke 10
Rp 1.500.000
Rp 8.448.700
Rp
30.000
Rp 8.418.700
Rp 2.000.000
Rp 6.418.700
Rp 1.800.000
Rp 8.218.700 Rp
91.000
Rp 8.127.700
Rp
222.000
Rp 7.905.700
Rp 60.000
Rp 7.965.700
Membeli Air Mineral dus
Rp
25.000
Rp 7.940.700
Membeli Puff pastry Konsumsi peserta & panitia Membayar jasa Instruktur
Rp 1.050.000
Rp 6.890.700
Rp 1.000.000
Rp 5.890.700
Rp 1.000.000 Rp 14.149.000
Rp 4.890.700
Total
Rp 15.480.000
Sumber : penulis
38 4.6.2 Proyeksi Rugi-Laba Tabel 4.6 Proyeksi Rugi Lama Total pemasukan
Rp 29.960.000
Total pengeluaran
Rp 25.069.300
Laba yang didapatkan
Rp
4.890.700
Profit yang diserahkan kepada TFI
Rp
3.423.490
Profit yang diserahkan kepada Bina Nusantara University
Rp
1.467.210
Sumber : Penulis
