BAB 4 HASIL PENELI TIAN
4.1 Penyajian Data Penelitian
4.1.1 Wawancara
4.1.1.1 Wawancara dengan Redaksi
M etode kualitatif yang digunakan peneliti dalam memperoleh data penelitian salah satunya dengan wawancara terhadap narasumber yaitu redaksi, kontributor, dan audience. Wawancara ini bertujuan untuk memperoleh pendapat dan sudut pandang terhadap tingkat efektifitas Media Indofood sebagai sarana komunikasi dan informasi karyawan yang efektif. Keseluruhan dari narasumber merupakan publik internal dari PT Indofood Sukses M akmur Tbk. Wawancara yang telah dilakukan peneliti akan dideskripsikan dengan urutan redaksi, kontributor, dan audience. Ketika peneliti mengajukan
pertanyaan
mengenai tingkat
efektifitas dari Media Indofood, narasumber Ibu PL selaku redaksi mengatakan bahwa “Cukup efektif, sebagai sarana media dalam bentuk berbagi informasi dan alat komunikasi antar sesama karyawan.” M enurut Ibu PB yang juga merupakan redaksi Media Indofood menyatakan, “Redaksi berusaha seefektif mungkin dalam menyampaikan pesan, 71
72 dengan harapan karyawan akan bertambah wawasannya baik tentang perusahaan maupun hal-hal yang terkait dengan perusahaan.” M enurut Ibu PL, Media Indofood menjadi media yang efektif sebagai penyampai informasi dan komunikasi karyawan dengan cara “M enyampaikan informasi selengkap mungkin.” Pernyataan ini di dukung oleh pernyataan rekan redaksi Ibu PB “Uptodate dalam menyampaikan informasi terbaru, menjadi sarana berbagi pengetahuan, melihat bentuk media ini di kemas dalam desain layout, menampilkan data yang relevan atas data terkini perusahaan dan setiap unit Indofood, juga memiliki tema di setiap terbitan.” Hambatan tentu saja dialami dalam setiap pekerjaan, dan dalam Media Indofood juga ditemui hambatan yang dirasakan Ibu PB “Pengumpulan materi dari unit-unit yang sangat banyak memerlukan waktu lama untuk mengumpulkannya.” Sedangkan bagi Ibu PL hambatan serupa juga dirasakan, “Keterlambatan menerima data atau berita.” Dalam hambatan tersebut redaksi melakukan berbagai upaya agar tetap menjadi Media Indofood manjadi media yang efektif dengan cara, “M enyampaikan berbagai kegiatan Indofood dengan angel cerita semenarik mungkin sehingga karyawan mau membaca dan menjadi tau mengenai kegiatan perusahaan.” Pernyataan yang di buat oleh Ibu PB tersebut ditambahkan oleh Ibu PL yang menyatakan upaya yang dilakukan meliputi, “Terbit tepat waktu (4 kali dalam setahun), menampilkan data atau informasi terkini atau tidak basi, dan distribusi tepat waktu.”
73 Ibu PB berpendapat bahwa “Media Indofood adalah salah satu media penyampaian info untuk karyawan yang praktis mudah dibawabawa untuk dibaca dimana saja, dan menghibur melalui hiburan seperti TTS, Sudoku, sampai lembar mewarnai.” Beliau juga berharap “Media Indofood
bisa
terus
menjadi
media
atau
sarana
untuk
mengkomunikasikan informasi kepada karyawan.” Peran Media Indofood bagi Ibu PL “Sangat penting dan berguna karena selain sebagai informasi, pengetahuan, sarana komunikas i antar karyawan,
antar
top
management
ke
karyawan
(mengetahui
perkembangan bisnis perusahaan terkini).” Ibu PL juga menyampaikan harapan kedepan terhadap Media Indofood, “Agar tetap terbit sesuai target, tepat waktu, berbobot, dan menjadi sumber informasi dan pengetahuan.”
4.1.1.2 Wawancara dengan Kontributor
Wawancara antara
penulis
dengan
narasumber
mengenai
efektifitas Media Indofood akan disajikan secara deskriptif. Ibu RM merupakan kontibutor yang berada di salah satu pabrik Indofood. Beliau juga merupakan salah satu perwakilan narasumber, menurut beliau Media Indofood cukup efektif sebagai penyampaian informasi kepada grup Indofood dan karyawan dan bahasa yang digunakan cukup baik.” Namun demikian ada beberapa saran yang diajukan oleh kontributor ini kepada redaksi yaitu “Informasikan kepada seluruh cabang kapan Media
74 Indofood akan terbit, gambaran mengenai berita yang mau diterbitkan, menambah space untuk berita di Media Indofood, memberikan schedule mengenai batasan waktu yang sudah ditetapkan jauh-jauh hari.” Ketika peneliti menanyakan mengenai hambatan mencapai efektifitas, beliau menjawab “Karena tidak ada target dalam isi berita Media Indofood maka tidak ada hambatan karena liputan yang diberitakan sebatas kegiatan perusahaan saja.” “M encari foto yang mampu berbicara mewakili kegiatan, memilih foto yang hanya 1 foto dalam 1 kegiatan untuk Media Indofood yang mampu mewakili kegiatan itu.” Jawaban beliau atas pertanyaan mengenai upaya yang dilakukan untuk efektifitas Media Indofood dalam penyampaian informasi dan komunikasi.
4.1.1.3 Wawancara dengan Audience Wawancara berikutnya adalah wawancara yang dilakukan antara penulis dengan beberapa audience dari Media Indofood yang juga merupakan publik internal. Peneliti mewawancarai tiga audience, diantaranya Bapak BN, Bapak RT, dan Ibu VN. Pertanyaan diawali dengan tingkat efektifitas Media Indofood sebagai penyampaian informasi dan komunikasi untuk karyawan Indofood, menurut Bapak BN “Sebagai media informasi karyawan bagus tetapi terlalu banyak aktifitas Indofood dan komposisi karyawan kurang karena tidak ada pembekalan bagi karyawan.” Bapak RT pun memiliki pendapat yang serupa “Efektif bagi
75 level manager, tetapi tidak cukup efektif bagi level dibawah manager karena permasalahan distribusi terbatas.” Namun, jawaban singkat dan berbeda diutarakan oleh Ibu VN “Cukup baik dan menarik.” Pendapat mereka tentang Media Indofood juga menimbulkan tindakan pada saat menerima Media Indofood, bagi Bapak BN “Tidak langsung, karena tidak ada yang ingin dipelajari.” Katanya sambil tersenyum. Sedangkan “M embaca sekilas untuk tau isinya, kemudian melihat judul dan foto. Tetapi bila ada yang menarik akan langsung di baca” adalah tindakan dari Bapak RT, berbeda lagi dengan Ibu VN yang menyatakan “Hanya melihat-lihat sekilas daftar isi dihalaman depan dan terkadang head line disetiap halaman, berikutnya melihat foto dan gambar yang ada di dalamnya, menunggu moment yang tepat biasanya setelah dirumah baru membaca isinya” tambah Ibu VN. M endengar pertanyaan narasumber, peneliti mencoba mencari tau rublik kesenangan para pembaca atau terkadang langsung di buka. “Rublik Consistent, Laporan Khusus, Laporan Utama” tiga rublik dari Bapak BN, dan Ibu VN menyukai “Laporan Utama dan Santai.” Bapak RT menyatakan jawaban berbeda yaitu “Perkembangan perusahaan seperti RUPS, namun tidak ada rublik khusus.” Hambatan juga dirasakan oleh audience, yang dirasakan audience dalam tingkat efektifitas Media Indofood dalam komunikasi dan informasi bagi Bapak BN yaitu “Tidak ada masalah untuk distribusi, namun tidak ada ketertarikan dalam membaca Media Indofood karena fokusnya tidak ada.” Bapak RT membuat pendapat berbeda menyatakan “Distribusi, dan isi berita yang terkadang tidak informatif dan baru.” Ibu VN menyatakan pendapat yang mewakili banyak suara
76 dengan pernyataan, “Waktu kerja yang terbatas, karena biasanya karyawan tidak sempat untuk membaca majalah pada saat jam kerja” ungkap nya. Audience juga memiliki harapan dan saran yang katakan kepada peneliti saat wawancara agar Media Indofood mampu mencapai efektivitas dalam komunikasi dan informasi karyawan. Saran dan harapan yang disampaikan oleh Bapak RT, “Lebih menjangkau ke karyawan dan membuat informasi korporasi yang terbaru, memperbanyak komunikasi unit, menjadikan Media Indofood dalam bentuk tabloid yang dapat di pasang di papan pengumuman (majalah dinding) apabila bermasalah dengan jumlah distibusi.” Bapak BN menambahkan bahwa, “Harus ada informasi pengetahuan untuk karyawan, berita yang uptodate, dan harus mampu mengarahkan karyawan.” Ibu VN menyatakan saran bagi Media Indofood yaitu “Lebih kreatif dan inovatif dalam menyampaikan informasi serta karya-karya yang lebih menarik untuk dibaca, kuis diperbanyak, dan hadiah hiburan yang ditawarkan lebih banyak supaya makin banyak karyawan yang berkesempatan mendapat hadiah.” Harapan kedepannya adalah “Semoga media semakin sukses, diminati, dan setiap edisi selalu ditunggu oleh karyawan dan anak perusahaan” tambahnya. Saran dan harapan yang sangat membangun bagi Media Indofood tentu nya.
4.1.1.4 Wawancara Media Indofood dalam Portal Media Indofood memiliki jumlah yang tidak seimbang antara jumlah karyawan keseluruhan dengan jumlah media yang di cetak, peneliti mencoba memperoleh pendapat mengenai Media Indofood disampaikan dalam bentuk soft
77 copy yang dapat diakses di portal. Wawancara ini diajukan kepada seluruh narasumber dan menghasilkan pendapat yang seluruhnya hampir senada. M enurut redaksi Media Indofood yaitu Ibu PB mengatakan, “Boleh, tapi tidak 100% karena ada karyawan yang tidak bisa akses komputer.” Pendapat yang beralasan dikemukakan oleh Ibu PL, “M ungkin belum bisa dijalankan karena sebagian besar karyawan Indofood bekerja di pabrik apalagi yang di daerahdaerah tidak dilengkapi dengan perangkat komputer, jadi tentu saja harus dengan bentuk fisik dalam bentuk fisik lebih memiliki keinginan untuk membaca, dengan perangkat komputer yang terbatas pembaca tidak menikmati karena hanya melihat gambar menjadi tidak efektif dan efisien” tambahnya. Pernyataan yang penuh semangat diutarakan oleh Ibu RM , “Bagus, karena keterbatasan hardcopy jadi karyawan yang tidak mendapatkan Media Indofood bisa mengakses di portal. M ampu menjadi efisien bila yang mempunyai komputer tidak perlu lagi mendapatkan hardcopy media.” M enurut audience yaitu Bapak BN “Tetap harus ada media printing, karena media printing lebih nyaman.” Pendapat Ibu VN “Setuju, sehingga dapat diakses sewaktu-waktu oleh karyawan di portal”, sedangkan Bapak RT menyatakan “Bagus!” jawaban yang singkat dan memiliki banyak makna.
78 4.2 Pengolahan Data Hasil Penelitian
4.2.1 Sirkulasi Media Indofood
M ajalah perusahaan, newsletter, dan buletin bisa menjadi elemen berguna dalam program komunikasi internal public relation. Hanya saja memerlukan kepastian bahwa tujuan publikasi semacam ini memiliki kebijakan editorial yang jelas. Nilai publikasi terhadap proses komunikasi internal tergantung pada struktur organisasi, akses yang dimiliki karyawan berita di internet dan efisiensi dari sistem pengarahan bertingkat internal perusahaan. Dalam komunikasi internal melalui media internal yang disebarkan kepada publik internal perusahaan yang memiliki banyak lokasi akan kesulitan menentukan human interest,
karena disamping tidak saling mengenal juga
memiliki ketertarikan yang berbeda. Dikutip dari Beard dalam bukunya yang berjudul Manajemen Departemen Public Relations, dalam pembuatan media internal sebagai sarana komunikasi yang bersifat informatif perlu menghindari adanya kebiasaan umum yang terjadi yaitu memproduksi publikasi periodik yang didesain dengan hebat namun telah kadaluarsa pada saat diterbitkan. Sebelum mencanangkan publikasi yang mahal, pertimbangkan dahulu apakah kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan buletin sederhana yang dibuat secara internal dengan keuntungan yang jelas yaitu kecepatan dan biaya yang rendah (2001,hal43-45). Liputan dalam Media Indofood memiliki proses yang panjang, oleh karena itu penulis mencoba mencari data tentang sirkulasi dalam peliputan
79 Media Indofood melalui wawancara dengan redaksi Media Indofood. Hasil dalam wawancara itu menghasilkan data seperti yang akan dijelaskan dibawah ini. Peliputan dimulai ketika perusahaan merancang sebuah aktifitas yang bersosialisasi pada publik nya. Segala sesuatu aktifitas perusahaan yang dilakukan di cabang perusahaan diliput oleh bagian Corporate Public Relations yang bertugas ataupun bila tidak tersedia maka tugas itu akan digantikan oleh seorang karyawan yang diserahkan tanggung jawab oleh kantor pusat, yang bertindak sebagai redaktur lapangan. Liputan akan dikirimkan berupa tulisan seputar aktifitas dan harus dilengkapi dengan foto yang memiliki kualitas 800x600 piksel atau minimal 500kb dengan format JPEG (Joint Photographic Experts Group), dan pada tulisan artikel akan disertai dengan format penulisan yang mengacu pada 5W+1H (What, Where, When, Why, Who, dan How). Setelah syarat peliputan yang akan dikirimkan sudah terlengkapi, setiap hasil liputan dari masing-masing cabang akan mengirimkan kepada perusahaan pusat yang terletak di Indofood Tower Lantai 27, Jakarta. Pengiriman dapat berupa kiriman paket CD (compact disc), maupun dalam Flash Disk yang diserahkan langsung kepada Corporate Public Relations. Format pengiriman lain untuk mengefektifitaskan waktu pengiriman adalah dengan melalui email CPR (Corporate Public Relations). Pengiriman memiliki batas waktu yang telah diinformasikan sebelumnya, biasa nya memiliki jangka waktu satu bulan dari tanggal penerbitan berikutnya. Hasil liputan yang masuk akan mengalami proses editing oleh CPR yang bertindak sebagai redaktur pelaksana atau yang dikenal dengan gatekeeper.
80 Setelah redaktur pelaksana menyelesaikan pemilihan berita yang dilakukan meliputi pemilihan foto yang kualitasnya baik dan telah sesuai prosedur, penataan kembali letak dan format penulisan, dan hasil liputan yang paling mendukung dengan rublik yang tersedia pada Media Indofood. Setelah itu liputan dapat langsung menuju proses layout, tetapi dapat langsung diserahkan kepada board of editorial yang juga berada dalam struktur Corporate Public Relations. Editor dalam liputan ini terdiri dari tiga orang yang harus mendapat persetujuan mereka sebelum memasukin proses berikutnya. Liputan yang telah mendapat persetujuan dari editor akan sampai pada proses persetujuan dari BOD (Board of Directors). Apabila dalam proses persetujuan diminta untuk melakukan revisi, maka revisi akan dilakukan. Kemudian setelah semua hasil liputan mendapat persetujuan akan langsung menuju proses pencetakan yang dilakukan oleh pihak yang telah ditentukan. Ketika proses pencetakan telah selesai akan dikirimkan ke kantor pusat dengan masing-masing telah mengalami proses pemisahan percabang perusahaan sesuai jumlah dan permintaan yang total hasil pencetakan mencapai 10.000 (sepuluh ribu) cetakan. M edia yang telah dicetak dan telah disesuaikan dengan jumlah percabang perusahaan akan didistribusikan melalui kiriman paket dan diberikan kepada masing-masing karyawan yang bertindak sebagai audience sesuai dengan ketentuan.
81
4.2.2 Portal Indofood
Berdasarkan hasil observasi peneliti terhadap data dan arsip perusahaan diperoleh informasi mengenai Portal Indofood (Gambar 16) yang juga menjadi alternative pemecahan masalah guna mengingkatkan efektifitas komunikasi dan penyampaian informasi kepada karyawan. Portal internet untuk karyawan Indofood sudah diluncurkan beberapa waktu lalu. M elalui portal ini, karyawan dapat melihat informasi terbaru seputar kegiatan perusahaan, divisi, maupun anak perusahaan. Adapun beberapa fitur yang ditawarkan dalam portal Indofood antara lain:
82 1. •
Home Pada bagian Home, pengunjung dapat membaca berita terbaru mengenai kegiatan perusahaan, divisi, maupun anak perusahaan. Hal ini terkait penghargaan yang baru saja diterima perusahaan atau pengumuman yang menyangkut kepentingan karyawan. Dalam fitur home juga terdapat Daily News Summary, yang berisi ringkasan pemberitaan seputar Indofood yang diupdate setiap hari dan isu terkait pangan yang dimuat di media massa
2. •
Corporate dan Division Pada bagian Corporate dan Division, pengunjung dapat melihat informasi yang lebih mendalam mengenai divisi perusahaan, seperti Corporate Human Resources (CHR) atau Corporate Information Technology (CIT). Pada fitur ini juga dilengkapi dengan berbagai macam formulir yang dapat di download seperti formulir cuti, perbaikan waktu kehadiran, ataupun penilaian kerja. Pada bagian ini juga dilengkapi dengan Media Indofood dalam versi soft copy. Dalam portal ini terdapat dua fitur yang digunakan sebagai petunjuk dan
bantuan penggunaan seperti fitur Community dan Support. Bagi karyawan yang memiliki keinginan untuk menjadi contributor dapat mengirimkan karya tulis melalui administrator divisi masing-masing. Syaratnya, material yang dimuat berupa informasi yang berguna, menarik, dan layak dibaca oleh karyawan. Tentunya setiap karya tulis yang dikirim akan melalui proses sunting oleh editor divisi dan harus mendapat persetujuan kepala divisi masing-masing.
4.2.3 Daftar Liputan Daerah untuk Media Indofood
83
Tabel 4.1 Sumber Liputan No PT / Divisi 1 Bogasari Pabrik Jakarta & Surabaya 2 PT Salim Ivomas Pratama Cooking Oil & Fats Division Plantation Division 3 PT PP London Sumatra Indonesia Tbk 4 Divisi CHR - Training 5 Divisi International Operation PT Indofood CBP S ukses Makmur 6 Divisi Noodle HO 7 Divisi Noodle Pabrik Cibitung 8 Divisi Noodle Pabrik DKI / Ancol 9 Divisi Noodle Pabrik Bandung 10 Divisi Noodle Pabrik M anado 11 Divisi Noodle Pabrik Palembang 12 Divisi Noodle Pabrik Surabaya (Beji) 13 Divisi Noodle Pabrik Banjarmasin 14 Divisi Noodle Pabrik Lampung 15 Divisi Noodle Pabrik M edan 16 Divisi Noodle Pabrik Pekanbaru 17 Divisi Noodle Pabrik Tanggerang 18 Divisi Noodle Pabrik Pontianak 19 Divisi Noodle Pabrik M akassar 20 Divisi Noodle Pabrik Semarang 21 Divisi Noodle Pabrik Jambi 22 Divisi Food Ingredients Pabrik Gempol/SBY 23 Divisi Food Ingredients Pabrik Semarang 24 Divisi Food Ingredients Pabrik Purwakarta 25 Divisi Nutrition & Special Foods HO & Bandung 26 Divisi Packaging Pabrik Cikupa 27 Divisi Food Seasonings Pabrik Cibitung 28 Divisi Food Seasonings Pabrik Semarang
No PT / Divisi 29 Divisi Biscuits HO & Pabrik Purwakarta
84 30 PT Indofood Fritolay M akmur HO 31 PT Indofood Fritolay M akmur Pabrik Semarang 32 PT Nestle Indofood Citarasa Indonesia 33 PT Indolakto 34 PT Surya Rengo Containers Sumber: Kompilasi pemikiran penulis dengan data observasi perusahaan Berdasarkan data diatas, menurut penulis data tersebut dapat menunjukan bahwa sebuah perusahaan besar seperti Indofood sangat membutuhkan peranan media internal seperti Media Indofood yang berguna sebagai sarana informasi dan komunikasi segala kegiatan dan aktifitas perusahaan.
4.2.4 Daftar Distribusi Media Indofood
Berikut penulis sajikan data distribusi Media Indofood kepada seluruh cabang PT Indofood Sukses M akmur Tbk; Tabel 4.2 Distribusi M edia No A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 No 12 13
Corporate HO / Divisi Corporate / HO ( PT ISM ) M C Office Corporate Personnel Training Center Cibodas Corporate Public Relation Investor Realtions Purchasing Controller Tax Internal Audit Accounting Corporate Legal Corporate HO / Divisi Inf. Tecnology/SAP Treasury
Total Distribusi 13 18 3 6 5 19 23 5 16 7 4 Total Distribusi 27 17
85 14 15 16 B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 C 1 2 3 4 5 6 D 1 2 3 E 1 2 F No G 1
PDCS M arketing CM SD Reserch Development Noodles (PT ICBP) Head Office Pabrik DKI / Ancol Pabrik Tanggerang Pabrik Botabek Pabrik Bandung Pabrik Semarang Pabrik Surabaya (Beji) Pabrik M edan Pabrik Pekanbaru Pabrik Palembang Pabrik Lampung Pabrik Banjarmasin Pabrik Pontianak Pabrik M akassar Pabrik M anado Pabrik Jambi Food Ingredients (PT ICBP) Head Office Cikampek - BP Cikampek - Premix Semarang Wonosobo Surabaya M alang Bogasari Flour M ill Bogasari Flour M ill Biscuit - PT IMM M aritim - PT SSM Snack Food (PT IFL) Tanggerang Semarang Nutrition & Special Foods (PT ICBP) Corporate HO / Divisi Food Seasoning ( PT ICBP) Indosentra Pelangi - Cibitung
3 8 17 59 180 106 281 209 179 221 129 147 159 45 151 91 131 58 41 20 206 51 126 2 105 1 696 88 17 135 89 186 Total Distribusi 136
86 2 H 1 2 3 I 1 2 J 1 2 3 4 K 1 2 3 4 L 1 2 M
Indosentra Pelangi - Semarang 97 Packaging (PT ICBP) Cakung 33 Cikupa 118 Cikampek 86 Distribution Putridaya Usahatama (BDG) 119 PT Indomarco 1539 PT Salim Ivomas Pratama - Refinery PT SIM P - Jakarta 222 PT SIM P - Surabaya 209 PT Bitung M enado Oil 199 PT SIM P - M edan 35 Plantation PT Salim Ivomas Pratama 1196 PT London Sumatra Indonesia Tbk 1197 PT Gunta Samba 98 PT LPI 75 International - Export PT ISM IOD 17 PT PIPS 7 Surya Rengo Containers Jakarta 79 Surabaya I,II 50 Semarang 45 N PT Indolakto Factory - Jakarta 299 Factory - Sukabumi 84 Factory - Ice Cream 36 Factory - Pandaan 33 Unconsolidated 1 PT NICI 36 Grand Total 10145 Sumber : Kompilasi pemikiran penulis dengan data observasi perusahaan Berdasarkan data di atas penulis berpendapat bahwa Media Indofood yang digunakan sebagai sarana komunikasi internal memiliki jumlah terbitan sebanyak 10.145 ekspemplar di setiap edisi yang terbit sebanyak 4 kali selama
87 satu tahun dan Media Indofood digunakan sebagai sarana komunikasi yang disebarkan kepada seluruh cabang PT Indofood Sukses M akmur Tbk.
4.3 Pembahasan Hasil Penelitian
Berdasarkan data hasil wawancara dengan berbagai narasumber dan hasil observasi yang diperoleh selama penelitian, maka peneliti mencoba untuk menjadikan sebagai penuntun terhadap teori yang digunakan dengan hasil observasi dan wawancara guna meneliti hasil dari tujuan diadakannya penelitian ini. Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. PR membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik internal melalui berbagai sarana komunikasi dengan tujuan untuk menciptakan pemahaman dan kecukupan informasi mengenai visi misi perusahaan dan segala informasi yang dibutuhkan karyawan serta manajemen juga menjaga opini publik yang favourable sehingga mampu membentuk goodwill untuk menanamkan saling pengertian dan kepercayaan dengan publik. PR internal berfungsi menciptakan komunikasi yang bersifat persuasif dan informatif agar terjalin komunikasi dua arah, maka PT Indofood Sukses M akmur Tbk menerbitkan newsletter sebagai salah satu sarana komunikasi internal berbentuk media printing yang mampu menghubungkan antara
88 perusahaan dengan karyawan sehingga informasi didapatkan dengan baik yang mempengaruhi tingkat kinerja dan kepuasan karyawan. Newsletter juga dikenal dengan in house magazine atau house journal, diterbitkan secara berkala dan diperuntukan bagi kalangan internal. Newsletter merupakan karya jurnalistik berisikan informasi berkaitan dengan aktifitas perusahaan. Dalam wawancara dengan narasumber yang merupakan redaksi dari Media Indofood, tingkat efektifitas Media Indofood sebagai penyampaian informasi dan komunikasi untuk karyawan cukup efektif selain sebagai sarana berbagi pengetahuan dan informasi juga sebagai alat komunikasi antar sesama karyawan, redaksi berusaha seefektif mungkin menyampaikan pesan dengan harapan karyawan akan bertambah wawasannya baik mengenai perusahaan maupun hal-hal yang terkait dengan perusahaan. Media Indofood berusaha menjadi media internal yang efektif sebagai penyampai informasi dan komunikasi karyawan Indofood maka redaksi berusaha uptodate dalam menyampaikan informasi, menjadi sarana berbagi pengetahuan, melihat bentuk media ini di kemas dalam desain layout dengan menampilkan data yang relevan atas data terkini perusahaan dan setiap unit Indofood, juga memiliki tema di setiap terbitan, dan tentu saja redaksi berusaha menyampaikan informasi selengkap mungkin. Tingkat efektifitas menurut kontributor lapangan tentu saja sama dengan redaksi yang beranggapan bahwa Media Indofood cukup efektif dan kontributor yang di tunjuk juga menambahkan bahasa yang digunakan cukup baik dalam setiap terbitan nya. Hal senada juga diungkapkan oleh salah seorang audience yang menyatakan cukup baik dan menarik. Namun berbeda dengan dua orang
89 audience lainnya yang salah satunya menyatakan bahwa Media Indofood cukup efektif bagi tingkat manager sedangkan bagi karyawan level dibawah manager tentu tidak demikian karena distribusi yang terbatas dan pendapat lain mengemukaan bahwa sebagai media informasi karyawan bagus seperti pada rublik laporan utama tetapi komposisi pengetahuan bagi karyawan kurang karena tidak ada pembekalan bagi karyawan di dalam setiap edisinya sedangkan pada rublik lainnya terlalu banyak aktifitas Indofood. Dalam newsletter juga harus memuat mengenai aktifitas perusahaan dan aktifitas Indofood merupakan salah satu kriteria newsletter. Hal ini mempengaruhi perilaku audience pada saat menerima media yang tidak langsung membaca dalam arti diletakan begitu saja karena tidak ada hal yang ingin dipelajari dari media, hanya melihat-lihat sekilas daftar isi dihalaman depan dan terkadang head line disetiap halaman, berikutnya melihat foto dan gambar yang ada didalamnya, membaca sekilas untuk tau isinya, kemudian melihat judul dan foto. Tetapi bila ada yang menarik akan langsung di baca, menunggu moment yang tepat baru membaca. Berdasarkan hasil wawancara dengan berbagai narasumber baik redaksi, kontributor, dan audience mengenai tingkat efektifitas newsletter sebagai penyampai informasi dan komunikasi untuk karyawan dapat dikatakan bahwa komunikasi internal yang diperankan oleh PR cukup baik berusaha membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik melalui media internal yang menimbulkan sejumlah perilaku dalam penerimaan media baik menyatakan efektif, maupun berpandangan cukup efektif. Newsletter yang
90 disebut Media Indofood memiliki fungsi sarana komunikasi manajemen dan karyawan yang telah dijalankan PR dengan cukup baik. Newsletter memiliki isi yang bervariasi sebagai daya tarik media internal perusahaan maka dari itu terdapat beberapa rublik yang disajikan dalam Media Indofood, yang paling menarik bagi beberapa audience yang mewakili penelitian adalah consistent, laporan khusus, laporan utama, santai, namun ada pula yang tidak secara subjektif menyukai suatu rublik tetapi lebih kepada informasi mengenai perkembangan perusahaan dan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Dalam setiap kegiatan tentu saja memiliki beberapa hambatan dalam mencapai suatu hal, demikian pula hambatan dalam penyampaian informasi dan komunikasi untuk karyawan secara efektif seperti yang dipaparkan redaksi terhadap keterlambatan menerima data atau berita karena secara teknis Indofood memiliki banyak divisi di setiap cabangnya. Keterlambatan itu membuat berita yang disampaikan kepada redaksi hanya dapat diterbitkan di edisi berikutnya, sehingga berita yang ditampilkan menjadi basi padahal redaksi berupaya menyajikan data atau informasi terkini atau tidak basi. Dalam penulisan newsletter apabila deadline selalu bermasalah maka akan kehilangan wibawa nya. Hambatan lainnya adalah dalam memilih berita yang sesuai dengan kriteria redaksi baik dalam resolusi ukuran foto dan keterangan dalam foto yang mencangkup 5W + 1H dan menyajikan keterangan waktu kegiatan yang dilakukan, redaksi beredukasi dengan mengirimkan email dengan menjelaskan apa yang diinginkan oleh redaksi baik kekurangan dalam liputan. dan juga
91 terbatasnya jumlah eksemplar yang terbit dengan jumlah seluruh karyawan Indofood redaksi berharap dapat dilakukan sistem share dalam Media Indofood dengan membaca secara bergantian. Redaksi berusaha menerbitkan tepat waktu dengan target 4 kali dalam setahun. Bagi kontributor tidak memiliki hambatan yang berarti karena tidak adanya target dalam isi berita Media Indofood yang disampaikan redaksi maka tidak ada hambatan dalam peliputan yang terasa karena liputan yang diberitakan sebatas kegiatan perusahaan di cabang, dalam peliputan Media Indofood sebagai penyampai informasi dan komunikasi untuk karyawan Indofood yang efektif. Hambatan bagi audience adalah tidak ada ketertarikan dalam membaca Media Indofood karena di rasa tidak menemukan fokus pada media ini, distribusi, isi berita yang terkadang tidak informatif dan baru, waktu kerja yang terbatas karena biasanya karyawan tidak sempat untuk membaca majalah pada saat jam kerja. Redaksi berharap media ini tetap terbit sesuai target, tepat waktu, sumber informasi dan pengetahuan yang berbobot sesuai dengan karyawan dan agar Media Indofood bisa terus menjadi jembatan informasi karyawan dengan tampilan semenarik juga sebaik mungkin agar terus berguna bagi hati karyawan. Harapan dan saran yang berguna bagi edisi yang akan datang yang dituturkan oleh audience adalah harus menyajikan informasi pengetahuan bagi karyawan, berita yang uptodate, dan harus mampu mengarahkan karyawan melalui hasil liputan juga menjangkau karyawan dan membuat informasi korporasi yang terbaru, memperbanyak komunikasi unit. Harapan dan saran bagi Media Indofood yang disampaikan oleh kontributor adalah menginformasikan kepada seluruh cabang waktu terbit, agar
92 memiliki gambaran dan bahan berita yang mau dikirimkan sehingga tidak terburu-buru mengejar deadline, juga dengan menambah space untuk berita di Media Indofood bagi cabang dengan liputan khusus kegiatan yang menarik di cabang sehingga menjadi inspirasi dicabang lain, memberikan schedule mengenai batasan waktu yang telah ditetapkan jauh-jauh hari. Dalam kriteria penulisan newsletter terdapat hal penting salah satunya adalah memberi foto atau gambar yang menarik, kontributor berusaha mencari foto yang mampu berbicara mewakili kegiatan yang dilakukan karena keterbatasan space maka benar-benar harus mampu memilih foto dalam suatu kegiatan yang hanya diwakili oleh satu foto yang paling tepat dengan selalu mengingat bahwa kegiatan yang diwakili oleh foto itu akan diterbitkan di Media Indofood berguna sebagai informasi karyawan dan agar hasil liputan menarik. Newsletter sangat penting fungsinya dalam perusahaan baik sebagai komitmen memberi yang terbaik bagi perusahaan juga sebagai sarana komunikasi, informasi, dan publikasi tentang kegiatan perusahaan dan wadah menjalin hubungan internal. Fungsu ini dikuatkan melalui pernyataan redaksi bahwa Media Indofood sangat penting dan berguna mengingat Media Indofood merupakan salah satu media penyampai informasi untuk karyawan kepada perusahaan yang praktis juga sebagai informasi, sumber pengetahuan, sarana komunikasi antar karyawan, antar top management dengan karyawan agar perkembangan bisnis perusahaan terkini dapat diketahui. Dalam era teknologi yang terus berkembang, PT Indofood Sukses M akmur Tbk juga memiliki portal internal yang berfungsi sebagai wadah informasi internal karyawan dan management. Pada dasarnya home page atau
93 yang di kenal dengan web portal mampu menggantikan peran newsletter karena mampu dikolaborasikan dengan desain dan beragam tampilan yang konsisten disetiap halamannya, namun memerlukan waktu yang perlahan karena media printing newsletter masih sangat diminati dalam penggunaannya. Di samping penggunaannya yang mudah di bawa kemana pun, media printing lebih menarik karena dapat di akses kapan saja. Media Indofood memiliki bentuk soft copy dalam portal Indofood. Penulis mencoba meneliti pendapat berbagai narasumber bila media printing dialihkan sebagian distibusi dan pemanfaatan maksimal dalam Media Indofood versi soft copy, menurut redaksi belum bisa dijalankan karena sebagian besar karyawan Indofood bekerja di pabrik apalagi yang di daerah-daerah tidak dilengkapi dengan perangkat komputer jadi tentu saja harus dengan bentuk fisik, dalam bentuk fisik lebih ada keinginan untuk membaca sedangkan dengan perangkat komputer yang terbatas pembaca tidak menikmati, karena hanya dengan melihat gambar menjadi tidak efektif dan efisien karena tidak 100% karyawan dapat mengakses komputer dan internet. M enurut kontributor sangat bagus,
karena
keterbatasan hardcopy
sehingga karyawan
yang
tidak
mendapatkan Media Indofood bisa mengakses melalui portal, namun akan menjadi efisien bila karyawan yang mempunyai komputer tidak perlu lagi mendapatkan
media
printing
sehingga
tidak
menjadi
double
dalam
penerimaannya. Terkait dengan portal Indofood, berikut adalah beberapa teori tentang media berupa portal. Donald K. Wright and Michelle Drifka Hinson dalam Public Relations Journal Vol. 4, No. 3, Summer 2010, menyatakan “Electronic Internet Forums or Message Boards are online discussion sites that
94 some might describe as the modern equivalent of a traditional bulletin board. They are web applications that involve user-generated content. Those who participate in Internet forums are able to build relationships with others while discussing various topics” (2010,P 4). Teknologi baru telah
mendorong pendekatan dalam komunikasi
karyawan guna memperoleh informasi tentang perusahaan dan menerima masukan dari karyawan dan mendorong karyawan untuk saling bertukar pendapat dan kepedulian. Home page merupakan media control yang cepat pertumbuhannya dengan kemampuan grafis dan suaranya melebihi penggunaan e-mail, media ini mampu menggantikan peran newsletter sebagai pilihan alat komunikasi karyawan. (Lattimore, 2010, hal 247) M enurut
Ilham
Maulana
dalam
http://belajar-
sendiri.com/2009/07/definisi-dan-pengertian-web-portal/, pengertian dari portal web adalah sebuah situs yang berfungsi untuk meletakkan informasi di World Wide Web (WWW). Sebuah portal web pastinya akan menampilkan informasi yang terkolaborasi dengan desain dan beragam tampilan. Tampilan sebuah web portal akan lebih konsisten di halaman-halamannya, dan juga memiliki struktur kontrol dan prosedur untuk berbagai aplikasi web. Portal Web dikatakan penting karena sebuah perusahaan atau individu, biasanya memiliki berbagai macam informasi yang ingin ditampilkan dalam sebuah tempat yang terintegrasi. (2009)
Berikut ini merupakan keuntungan penggunaan web portal dibandingkan halaman website biasa yang terpisah-pisah :
95 •
Adanya integrasi aplikasi dan pengaksesan ke isi portal maupun aplikasi sesuai dengan kewenangan pengunjung.
•
Komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik.
•
Data yang diakses akan menjadi satu kesatuan dan aksesnya real time.
•
Lebih mudah memodifikasi isi dan melakukan maintenance portal.
Sebuah portal memiliki ciri-ciri khusus sebagai berikut : •
M emiliki tampilan look dan feel yang seragam.
•
Adanya header dan footer, dan tampilan header dan footer tersebut umumnya seragam di seluruh halaman yang ada di portal. Ada juga skema warna, icon, logo, dan sebagainya yang memberikan kesan dan tampilan yang seragam dan sama.
•
Adanya blog-blog yang menampilkan informasi dalam bagianbagian tertentu di halaman, atau dengan kata lain menggunakan layout yang baik.
•
Kotak-kotak blog tersebut diletakkan dalam tampilan yang saling berkaitan antara waktu dan eksistensinya.
Dari penelitian penulis, saat ini sudah sangat banyak website yang berbasis web portal, dan pada perusahaan tempat penulis melakukan penelitian juga memiliki portal internal yang berbasis web yang hanya dapat diakses oleh internal perusahaan dengan alamat http://portal.indofood.corp:55200/irj/portal/
96 anonymous, portal ini berisikan Summary News, Media Indofood, corporate, divisi, komunitas, dan petunjuk-petunjuk lainnya.
Audience setuju tetapi media printing harus tetap ada, karena pada saat tertentu memang membaca media printing lebih nyaman terutama dalam waktu tertentu dan juga akan mudah di akses sewaktu-waktu oleh karyawan. M aka berdasarkan tujuan dari penelitian yang dilakukan yaitu untuk menganalisis efektifitas media internal Media Indofood sebagai penyampaian informasi dan komunikasi untuk karyawan PT Indofood Sukses M akmur Tbk maka peneliti menyimpulkan bahwa Media Indofood yang merupakan media internal penyampai informasi dan komunikasi untuk karyawan PT Indofood Sukses M akmur Tbk cukup efektif yang didasarkan atas tujuan Media Indofood dan hasil penelitian berupa observasi dan wawancara dengan narasumber.
