Bab 4 Hasil dan Pembahasan Pengukuran Risiko Manajemen Proyek 4.1
Latar Belakang Pembahasan Dalam mengumpulkan data–data yang dibutuhkan pada penelitian ini, maka telah
dilakukan wawancara dengan pihak yang terlibat dalam proyek TI, yaitu : Chief Technical Officer, Head of Creative and Designer, Head of Developer, dan Quality Analysis serta pengisian kuesioner oleh Bapak Sukoco Halim,
Bapak Riky, Bapak
Supiandi dan Ibu Rossa. Untuk melakukan pengukuran risiko terhadap manajemen proyek TI perusahaan, menyangkut proses umum yang berhubungan dengan manajemen proyek serta proses– proses manajemen risiko proyek TI berdasarkan PM BOK (Project Management Body of Knowledge). Seperti yang sebelumnya telah dibahas pada Bab II, penulis menggunakan proses manajemen risiko proyek TI menurut Schwalbe (2007), dimana proses tersebut terdiri dari beberapa langkah, yaitu : 1.
Perencanaan M anajemen Risiko Proyek Berdasarkan hasil pengumpulan data yang telah diperoleh, perusahaan belum
pernah melakukan perencanaan manajemen risiko proyek. Dalam penelitian ini, penulis ingin meninjau perencanaan proyek yang telah dibuat oleh perusahaan. Adapun hasil dari perencanaan manajemen risiko proyek yaitu dengan melakukan identifikasi risiko, menentukan probabilitas dan dampak terhadap risiko, serta menentukan strategi untuk merespon risiko yang berhubungan dengan proyek.
82
83
2.
Identifikasi Risiko Proses ini menentukan risiko yang mungkin dapat mempengaruhi proyek dan
mendokumentasikan tiap–tiap karakteristik risiko. 3.
Analisis Risiko Kualitatif Setelah mengidentifikasi risiko, proses selanjutnya adalah memprioritaskan
risiko berdasarkan probabilitas dan dampak yang terjadi dengan menggunakan teknik pemetaan risiko berdasarkan matrix analisis risiko kualitatif. 4.
Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko Pada proses ini dilakukan langkah–langkah untuk mengurangi ancaman terhadap
proyek dan merespon risiko yang telah diprioritaskan.
4.2
Overview Proyek
4.2.1
Proyek Yamaha Music Indonesia PT Yamaha M usic Indonesia ingin mengembangkan dan mengenalkan sekolah
musiknya ke masyarakat luas, namun website desain dan sistem yang dibangun oleh YM I masih dalam bentuk HTM L website. Untuk memenuhi keinginan YM I, maka Web Access memperbaharui desain dan sistem yang telah ada menjadi CM S website dengan halaman administrasi guna mempermudah dalam penambahan atau perubahan konten website dan membantu YM I agar lebih mudah mempromosikan sekolah–sekolah musiknya di seluruh Indonesia. 4.2.2
Proyek Pada S alah S atu Perusahaan Waralaba Perusahaan waralaba yang bergerak dibidang pelayanan jasa ini sudah
mempunyai sistem untuk setiap masing–masing usaha yang sudah berjalan, untuk
84
mendukung bisnis mereka. Namun sistem yang berjalan tersebut masih belum terintegrasi dari masing–masing sistem. Untuk itu, Web Access membangun sebuah aplikasi yang mengintegrasikan seluruh sistem yang sudah berjalan di perusahaan tersebut. Aplikasi yang ingin dikembangkan adalah aplikasi Point of Sales/POS.
4.3
Identifikasi Risiko Proyek Dalam identifikasi risiko, penulis menggunakan faktor–faktor risiko proyek TI
menurut Zhang dan Lee (2008), dimana faktor–faktor tersebut dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu risiko ekonomi, risiko organisasi, dan risiko teknologi.
4.3.1
Risiko Ekonomi (Economic Risk) 1.
Risiko Ukuran (Size Risk) a.
Kurangnya analisa kebutuhan user Kurangnya analisa kebutuhan user dapat disebabkan karena perolehan
data yang kurang lengkap. Dalam hal ini, Web Access sudah memahami kebutuhan user dengan sangat baik. b.
Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek Kurangnya anggota tim dalam proyek dapat menyebabkan pekerjaan
tiap anggota tim menjadi overload. Dalam hal ini, Web Access belum melakukan perencanaan dengan baik mengenai jumlah anggota tim untuk menangani proyek tersebut.
85
c.
Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek Kesalahan estimasi anggaran ini dapat terjadi karena adanya pengaruh
ekonomi yang tidak menentu yang dapat mengakibatkan perubahan dari estimasi yang telah dilakukan. Dalam hal ini, Web Access telah melakukan pendugaan keuntungan yang relevan dengan memperhitungkan estimasi biaya yang mungkin terjadi. d.
Jadwal proyek yang kurang realistis Jadwal proyek yang kurang realistis dapat disebabkan oleh pihak klien
ataupun pihak Web Access, sehingga dapat mengakibatkan mundurnya pengerjaan proyek yang dapat mempengaruhi penjadwalan proyek secara keseluruhan. 2.
Risiko Sumber Daya (Resource Risk) a.
Kurang tersedianya sumber daya manusia Kekurangan sumber daya manusia dapat menyebabkan proyek tidak
berjalan dengan baik, sehingga tiap anggota tim proyek mendapatkan pekerjaan yang overload. b.
Kerusakan hardware Kerusakan hardware dapat
terjadi sewaktu–waktu,
dikarenakan
penyusutan atas umur aset tersebut. Untuk mengatasi hal ini, Web Access sudah memperkirakan berapa lama hardware tersebut dapat digunakan.
86
4.3.2
Risiko Organisasi (Organization Risk) 1.
Risiko Luas Perubahan yang Terjadi (Extent of changes brought) a.
Terjadi perubahan tugas anggota tim Perubahan tugas anggota tim dapat disebabkan oleh kesalahan definisi
tugas yang diberikan oleh manajer proyek. Hal ini sangat jarang terjadi pada Web Access, karena sebelumnya tugas setiap anggota tim proyek telah terorganisir dan disusun sesuai dengan fungsinya masing–masing. b.
Turnover anggota tim dalam proyek Turnover anggota tim dapat berpengaruh pada produktivitas tim proyek
dan berdampak negatif bagi perkembangan proyek yang sedang berjalan. Web Access menetapkan kebijakan jika karyawan ingin resign maka karyawan tersebut dapat resign setelah proyek yang ia jalani selesai, apabila tidak maka karyawan akan dikenakan sanksi oleh perusahaan. 2.
Risiko Intensitas Terjadi Konflik (Intensity of Conflicts) a.
Konflik anggota tim proyek Konflik anggota tim dapat terjadi karena masalah personalitas, masalah
penugasan yang tidak jelas antara anggota tim proyek, ataupun perbedaan pendapat di antara anggota tim proyek. Dalam hal ini, manajer proyek Web Access belum memberikan definisi tugas dan tanggung jawab kepada anggota tim proyek secara jelas.
87
3.
Risiko Kompleksitas Lingkungan (Environmental Complexity) a.
Sulitnya mendapatkan informasi dari klien Informasi dari klien merupakan bagian penting dalam menentukan
pelaksanaan proyek. Informasi dibutuhkan agar pelaksanaan proyek lebih terarah, dalam hal ini Web Access telah merencanakan jadwal pertemuan terlebih dahulu dengan pihak klien. b.
Komunikasi yang tidak efektif Komunikasi yang tidak efektif dapat disebabkan karena adanya
kesalahan informasi yang diberikan atau kesalahpahaman yang terjadi antara klien dengan manajer proyek serta anggota tim proyek. Dalam hal ini, Web Access mengantisipasi dengan cara meminta informasi yang sejelas–jelasnya dan merespon setiap informasi yang diberikan. 4.
Risiko Kurangnya Komitmen (Lack of Commitment) a.
Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek Komitmen dapat berupa kesepakatan antara klien dengan manajer
proyek mengenai segala hal yang berhubungan dengan proyek yang akan dilaksanakan. Kurangnya komitmen klien dapat mempengaruhi keberhasilan suatu proyek. Dalam hal ini, maka Web Access membuat persetujuan kontrak mengenai kesepakatan yang berhubungan dengan proyek tersebut. b.
Kurangnya dukungan manajer proyek dalam pelaksanaan proyek Kurangnya dukungan
manajer proyek dalam segi pengetahuan,
komunikasi, dan motivasi dapat berpengaruh pada hasil suatu proyek. Dalam
88
hal ini, Web Access memilih manajer proyek yang memenuhi kualifikasi pekerjaan yang baik. c.
Kurangnya dukungan diantara para anggota tim proyek Kurangnya dukungan antar anggota tim dapat dapat menyebabkan
keterlambatan pelaksanaan proyek, akibatnya penyelesaian sebuah proyek dapat menjadi terhambat. Untuk menghindari hal ini, maka manajer proyek membentuk struktur anggota tim yang memenuhi kualitas pekerjaan yang baik. 4.3.3
Risiko Teknologi (Technology Risk) 1.
Risiko Kurangnya Keahlian (Lack of Expertise) a.
Kurangnya keahlian manajer proyek Kurangnya keahlian
manajer
proyek
sangat
berpengaruh
pada
keberhasilan suatu proyek, karena manajer proyek memiliki tanggungjawab menyeluruh untuk mengelola suatu proyek. M anajer proyek Web Access adalah seseorang yang memiliki keahlian dalam manajemen proyek dan memiliki pengalaman dalam mengelola proyek. b.
Kurangnya keahlian managerial dan teknis Kurangnya keahlian dari tim proyek dapat menjadi salah satu kendala
dalam pengerjaan proyek. Untuk mengatasi hal ini, maka Web Access memilih orang–orang yang profesional yang dapat bekerja dengan baik.
89
c.
Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek Kurangnya pengetahuan berarti anggota tim proyek kurang memahami
apa yang harus dikerjakan dalam proyek. Dalam hal ini, Web Access telah memberikan training bagi anggota tim proyek. d.
Kurangnya pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek Kurangnya pengalaman anggota tim akan membawa risiko bagi
pelaksanaan proyek yang sedang berjalan. Dalam hal ini, proyek Web Access telah dikerjakan oleh tim proyek yang sudah berpengalaman. 2.
Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity Technology) a.
Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru Ketika sistem baru yang sudah diimplementasikan tidak berfungsi
dengan baik, maka dapat mengganggu aktivitas bisnis suatu organisasi. Untuk mengantisipasi hal ini, Web Access telah melakukan uji coba terhadap sistem yang baru sehingga sistem tersebut dapat berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b.
Kurangnya sistem keamanan teknologi Kurangnya sistem keamanan teknologi berarti tidak adanya sistem yang
baik untuk melindungi jaringan dari berbagai bentuk kejahatan komputer. Untuk mengatasi hal ini, maka Web Access menggunakan peralatan yang teruji dalam menjaga sistem keamanan jaringannya.
90
3.
Risiko Pengguna (User Risk) a.
Kurangnya pemahaman user Kurangnya pemahaman user biasanya mencakup masalah teknis.
Anggota tim yang mengerjakan proyek harus mampu mendeskripsikan kebutuhan user akan kebutuhan teknis secara rinci. Dalam hal ini, jika klien kurang memahami sistem yang akan dibangun, maka Web Access akan melakukan pertemuan berulang kali dengan klien sampai ada persamaan persepsi mengenai sistem yang akan dibangun tersebut. b.
Kurangnya keterlibatan user Kurangnya keterlibatan user berarti user tidak sepenuhnya memantau
suatu proyek. Dalam hal ini, Web Access meminta klien untuk tetap memantau perkembangan proyek yang sedang berjalan. c.
Klien yang tidak puas dengan hasil proyek Klien yang tidak puas dengan hasil proyek akan berpengaruh pada
kualitas perusahaan. Untuk menghindari hal itu, maka Web Access melakukan pengujian terhadap sistem, dimana pengujian ini secara langsung dilakukan oleh user untuk memutuskan apakah sistem sudah memenuhi kriteria klien.
91
4.4
Analisis Risiko Kualitatif
4.4.1
Proyek Yamaha Music Indonesia Berdasarkan dari hasil kuisioner yang telah dilampirkan pada lampiran L9 , maka
pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek YM I, sebagai berikut : Proyek Yamaha M usic Indonesia No
Risiko
A1
Kurangnya analisa kebutuhan user
A2
Kurangnya
anggota
Probability
Impact
1
3
dalam
2
3
terhadap
1
2
2
3
tim
menjalankan proyek A3
Kesalahan
estimasi
biaya
anggaran proyek A4
Jadwal proyek yang kurang realistis Risiko ukuran
A5
Kurang tersedianya sumber daya manusia
3
4
A6
Kerusakan hardware
2
3
Risiko sumber daya A7
Terjadi perubahan tugas anggota tim
1
1
A8
Turnover anggota tim dalam proyek
3
3
3
5
2
3
Risiko luas perubahan yang terjadi A9
Konflik anggota tim proyek Risiko intensitas terjadi konflik
A10
Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
92
A11
Komunikasi yang tidak efektif
1
5
Risiko kompleksitas lingkungan A12
Kurangnya
komitmen
klien
dalam
2
3
manajer
proyek
2
3
para
1
3
pelaksanaan proyek A13
Kurangnya dukungan
dalam pelaksanaan proyek A14
Kurangnya
dukungan
diantara
anggota tim proyek Risiko kurangnya komitmen A15
Kurangnya keahlian manajer proyek
1
4
A16
Kurangnya keahlian managerial dan teknis
1
2
A17
Kurangnya
tim
2
4
Kurangnya pengalaman anggota tim dalam
1
4
1
4
1
3
pengetahuan
anggota
proyek A18
pengerjaan proyek Risiko kurangnya keahlian A19
Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
A20
Kurangnya sistem keamanan teknologi Risiko kompleksitas teknologi
A21
Kurangnya pemahaman user
2
3
A22
Kurangnya keterlibatan user
2
3
93
A23
Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
1
3
Risiko Pengguna
Tabel 4.1 Tabel Identifikasi Risiko Proyek YM I
Probability
Impact Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
(1)
Very High (5)
Very High (5)
High (4)
M edium (3) A5
Low (2)
A2 A6 A4
Very Low (1)
A3
A1
Tabel 4.2 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek YM I Keterangan : : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Ukuran (Size Risk) : Risiko Sumber Daya (Resource Risk)
94
Probability
Impact Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
(1)
Very High (5)
Very High (5)
High (4)
M edium (3) A9
A8
Low (2)
A10 A12 A13
Very Low (1) A7
A14
Tabel 4.3 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek YM I Keterangan : : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Luas Perubahan yang Terjadi (Extent of Changes Brought) : Risiko Intensitas Terjadi Konflik (Intensity of Conflicts) : Risiko Kompleksitas Lingkungan (Environmental Complexity) : Risiko Kurangnya Komitmen (Lack of Commitment)
A11
95
Probability
Impact
Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
Very High
(1)
(5)
Very High (5)
High (4) A15
M edium (3)
Low (2)
A21
A17
A22
Very Low (1)
A20
A16
A19
A23
A18
Tabel 4.4 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek YM I Keterangan : : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Kurangnya Keahlian (Lack of Expertise) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity Technology) : Risiko Pengguna (User Risk)
96
Probability
Impact Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
Very High
(1) Very High (5) High (4) M edium (3) Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4.5 M atrix Analisis Risiko Kualitatif Keseluruhan Proyek YM I Keterangan : : Risiko Ukuran (Size Risk) : Risiko Sumber Daya (Resource Risk) : Risiko Luas Perubahan yang Terjadi (Extent of Changes Brought) : Risiko Intensitas Terjadi Konflik (Intensity of Conflicts) : Risiko Kompleksitas Lingkungan (Environmental Complexity) : Risiko Kurangnya Komitmen (Lack of Commitment) : Risiko Kurangnya Keahlian (Lack of Expertise) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity Technology) : Risiko Pengguna (User Risk)
(5)
97
4.4.2
Proyek Pada S alah S atu Perusahaan Waralaba Berdasarkan dari hasil kuesioner yang telah dilampirkan pada lampiran L11,
maka pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek perusahaan waralaba, sebagai berikut: Proyek Perusahaan Waralaba No
Risiko
Probability
Impact
A1
Kurangnya analisa kebutuhan user
3
4
A2
Kurangnya angota tim dalam menjalankan
5
5
1
1
3
5
proyek A3
Kesalahan
estimasi
biaya
terhadap
anggaran proyek A4
Jadwal proyek yang kurang realistis Risiko ukuran
A5
Kurang tersedianya sumber daya manusia
3
4
A6
Kerusakan hardware
1
1
Risiko sumber daya A7
Terjadi perubahan tugas anggota tim
2
3
A8
Turnover anggota tim dalam proyek
2
3
1
2
1
3
Risiko luas perubahan yang terjadi A9
Konflik anggota tim proyek Risiko intensitas terjadi konflik
A10
Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
98
A11
Komunikasi yang tidak efektif
1
3
Risiko kompleksitas lingkungan A12
Kurangnya
komitmen
klien
dalam
3
3
manajer
proyek
1
3
para
1
3
pelaksanaan proyek A13
Kurangnya dukungan
dalam pelaksanaan proyek A14
Kurangnya
dukungan
diantara
anggota tim proyek Risiko kurangnya komitmen A15
Kurangnya keahlian manajer proyek
2
3
A16
Kurangnya keahlian managerial dan teknis
2
3
A17
Kurangnya
tim
3
3
Kurangnya pengalaman anggota tim dalam
3
3
2
2
1
2
pengetahuan
anggota
proyek A18
pengerjaan proyek Risiko kurangnya keahlian A19
Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
A20
Kurangnya sistem keamanan teknologi Risiko kompleksitas teknologi
A21
Kurangnya pemahaman user
3
4
A22
Kurangnya keterlibatan user
3
4
99
A23
Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
2
4
Risiko Pengguna
Tabel 4.6 Tabel Identifikasi Risiko Proyek Perusahaan Waralaba Probability
Impact Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
(1)
Very High (5)
Very High (5) A2
High (4) M edium (3)
A5
A4 A1
Low (2)
Very Low (1) A3 A6
Tabel 4.7 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek Perusahaan Waralaba Keterangan : : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Ukuran (Size Risk) : Risiko Sumber Daya (Resource Risk)
100
Probability
Impact Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
(1)
Very High (5)
Very High (5)
High (4)
M edium (3) A12
Low (2)
A7 A8
Very Low (1) A9
A10 A13 A14 A11
Tabel 4.8 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek Perusahaan Waralaba Keterangan : : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Luas Perubahan yang Terjadi (Extent of Changes Brought) : Risiko Intensitas Terjadi Konflik (Intensity of Conflicts) : Risiko Kompleksitas Lingkungan (Environmental Complexity) : Risiko Kurangnya Komitmen (Lack of Commitment)
101
Probability
Impact Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
(1)
Very High (5)
Very High (5)
High (4)
M edium (3) A17
A21
A18
A22
Low (2) A19
A15
A23 A16
Very Low (1)
A20
Tabel 4.9 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek Perusahaan Waralaba Keterangan : : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Kurangnya Keahlian (Lack of Expertise) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity Technology) : Risiko Pengguna (User Risk)
102
Probability
Impact Very Low
Low (2)
M edium (3)
High (4)
(1)
Very High (5)
Very High (5) High (4) M edium (3)
Low (2)
Very Low (1)
Tabel 4.10 M atrix Analisis Risiko Kualitatif Keseluruhan Proyek Perusahaan Waralaba Keterangan : : Risiko Ukuran (Size Risk) : Risiko Sumber Daya (Resource Risk) : Risiko Luas Perubahan yang Terjadi (Extent of Changes Brought) : Risiko Intensitas Terjadi Konflik (Intensity of Conflicts) : Risiko Kompleksitas Lingkungan (Environmental Complexity) : Risiko Kurangnya Komitmen (Lack of Commitment) : Risiko Kurangnya Keahlian (Lack of Expertise) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity Technology) : Risiko Pengguna (User Risk)
103
4.5
Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko Bedasarkan matrix Analisis Risiko Qualitative, dapat diketahui risiko yang perlu
dimitigasi oleh perusahaan, yaitu risiko yang berada di area high risk (warna merah). Sehingga perusahaan dapat menyiapkan rencana untuk memitigasi risiko di daerah ini, yaitu : 1.
Proyek YM I a.
Konflik anggota tim Konflik anggota tim tergolong dalam level tinggi, hal ini disebabkan karena
banyak hal, salah satunya karena adanya penugasan atau pembagian tugas yang tidak jelas antara anggota tim proyek. Selain itu bisa juga dikarenakan masalah personalitas dari masing-masing anggota tim yang kurang. Hal ini dapat memicu konflik anggota tim proyek yang secara tidak langsung akan memberikan dampak yang besar terhadap pelaksanaan proyek yang sedang dijalankan oleh tim proyek seperti proyek yang dilakukan tidak sesuai dengan yang diinginkan dan juga jadwal kerja yang pelaksanaan yang dapat tertunda. Respon yang dapat dilakukan adalah melakukan mitigasi risiko dengan memberikan definisi pembagian tugas dan tanggung jawab kepada masingmasing anggota tim proyek dengan jelas. Personalitas dari masing-masin g anggota tim juga harus ditingkatkan dengan melakukan sharing antar anggota tim dan saling terbuka untuk menyampaikan ide–ide atau saran yang ingin dilakukan selama proses pelaksanaan proyek yang sedang dilakukan. Selain keterbukaan dapat juga dilakukan mitigasi risiko dengan saling mendukung antar anggota tim proyek.
104
b.
Komunikasi yang tidak efektif Selain dibutuhkannya kerja sama yang baik antar anggota tim, dibutuhkan
juga komunikasi yang efektif, agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan masing–masing tugas yang dijalankan. Komunikasi yang tidak efektif ini tergolong dalam level yang tinggi karena apabila dalam pelaksanaan proyek komunikasi yang dilakukan tidak efektif akan menghambat pelaksanaan proyek. Proyek YM I mengalami risiko tersebut karena terkadang antar anggota tim kurang melakukan konfirmasi atau komunikasi, serta kurangnya informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek sehingga menyebabkan munculnya komunikasi yang tidak efektif. Respon yang dapat dilakukan adalah melakukan mitigasi risiko yaitu dengan selalu melakukan konfirmasi–konfirmasi mengenai pengerjaan tugas masing–masing termasuk perubahan–perubahan yang dilakukan serta mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai proyek yang akan dijalankan dan dibutuhkan dalam pengerjaan proyek. 2.
Proyek Perusahaan Waralaba a.
Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek Kurangnya anggota tim mempengaruhi kinerja dari jalan sebuah proyek
memiliki level risiko yang tinggi. Dalam proyek ini memiliki kekurangaan anggota tim sehingga proyek tersebut tidak dapat segera terealisasikan dengan baik sehingga mengalami kekurangan. Untuk menghadapi risiko ini perusahaaan dapat melakukan mitigasi risiko dengan melakukan perekrutan karyawan serta pembagian tugas yang jelas dan terperinci bagi tiap anggota tim yang ingin melakukan atau menjalankan proyek.
105
b.
Jadwal proyek yang kurang realistis Dalam pelaksanaan proyek perusahaan waralaba memiliki risiko pada level
yang tinggi yakni jadwal proyek yang dijalankan atau dilakukan kurang realistis. Dimana proyek yang dilakukan tidak sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang telah disusun sebelumnya. Hal ini dikarenakan penjadwalan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan yang ada. Risiko ini dapat diatasi perusahaan dengan melakukan mitigasi risiko yaitu dengan membuat rincian kerja dan aktivitas yang jelas dan terperinci sehingga proyek dapat berjalan dengan baik dan tidak memiliki hambatan dalam hal penetapan jadwal proyek.
106
4.6
Perbandingan Proyek YMI dengan Proyek Perusahaan Waralaba
Gambar 4.1 M atrix Perbandingan Risiko Proyek YM I dengan Proyek Waralaba
Berdasarkan hasil analisis risiko terhadap dua sampel proyek yang berbeda, yaitu proyek YM I dan proyek perusahaan waralaba, dimana proyek YM I ini telah selesai dijalankan, sedangkan proyek perusahaan waralaba belum selesai atau sedang dalam proses penyelesaian, maka dapat diketahui bahwa dari mas ing–masing proyek yang dijalankan tersebut memiliki tingkat dan jenis risiko yang berbeda. Hal ini ditunjukkan pada tabel sebagai berikut :
107 Uraian
Proyek YMI
Proyek Waralaba
- Kurangnya analisa kebutuhan user
Medium
Medium
- Kurangnya anggota tim dalam proyek
Medium
Very High
Low
Very Low
Medium
Very High
High
High
Medium
Very Low
- Terjadi perubahan tugas anggota tim
Very Low
Low
- Turnover anggota tim dalam proyek
Medium
Low
Very High
Low
Medium
Medium
Very High
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
Medium
1) Risiko Ekonomi a. Risiko Ukuran
- Kurangnya
estimasi
biaya
terhadap
anggaran proyek - Jadwal proyek yang kurang realistis b. Risiko Sumber Daya - Kurang tersedianya sumber daya manusia - Kerusakan hardware 2) Risiko Organisasi a. Luas perubahan yang terjadi
b. Intensitas terjadi konflik - Konflik anggota tim proyek c. Kompleksitas lingkungan - Sulitnya mendapatkan informasi dari klien - Komunikasi yang tidak efektif d. Kurangnya komitmen - Kurangnya
komitmen
klien
dalam
pelaksanaan proyek - Kurangnya
dukungan
manajer
proyek
dalam pelaksanaan proyek - Kurangnya
dukungan
anggota tim proyek
diantara
para
108 3) Risiko teknologi a. Risiko kurangnya keahlian - Kurangnya keahlian manajer proyek
High
Medium
- Kurangnya keahlian manajerial dan teknis
Low
Medium
High
Medium
High
Medium
High
Low
Medium
Low
- Kurangnya pemahaman user
Medium
High
- Kurangnya keterlibatan user
Medium
High
- Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
Medium
High
- Kurangnya
pengetahuan
anggota
tim
proyek - Kurangnya pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek b. Risiko kompleksitas teknologi - Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru - Kurangnya sistem keamanan teknologi c. Risiko pengguna
Tabel 4.11 Tabel Perbandingan Risiko Proyek YM I dengan Proyek Waralaba
Dalam proyek YM I, risiko yang perlu dimitigasi adalah risiko organisas i sedangkan dalam proyek perusahaan waralaba, risiko yang perlu dimitigasi adalah risiko ekonomi, maka dari itu perusahaan harus lebih memperhatikan kemungkinan risiko yang terjadi pada golongan risiko ekonomi dan risiko organisasi. A gar pengerjaan proyek– proyek selanjutnya dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
109
4.7
Perbandingan dengan Penelitian Sebelumnya
Gambar 4.2 M atrix Analisis Risiko Penelitian Sebelumnya
Dari hasil pengukuran risiko terhadap dua perusahaan yang berbeda yaitu PT Web Access yang bergerak dalam bidang pengembangan aplikasi software berbasis web (Gambar 4.1), sedangkan PT M itra Solusi Infokom bergerak dalam bidang computer network & system integrator (Gambar 4.2), maka dapat dikatakan bahwa masing– masing perusahaan memiliki tingkat dan jenis risiko yang berbeda–beda. Hal ini ditunjukkan pada tabel sebagai berikut :
110 Uraian
Web Access Global
Mitra Solusi Infokom
Indo Proyek
Proyek
Proyek
Proyek
Yamaha
Waralaba
Jardiknas
RSJPDHK
Medium
Medium
High
High
Medium
Very High
Low
Low
Low
Very Low
High
High
Medium
Very High
High
High
High
High
High
High
Medium
Very Low
Medium
Medium
- Terjadi perubahan tugas anggota tim
Very Low
Low
Very Low
Very Low
- Turnover anggota tim dalam proyek
Medium
Low
Low
Low
Very High
Low
High
High
Medium
Medium
Medium
Medium
Very High
Medium
Medium
Medium
1) Risiko Ekonomi a. Risiko Ukuran - Kurangnya analisa kebutuhan user - Kurangnya
anggota
tim
dalam
proyek - Kurangnya estimasi biaya terhadap anggaran proyek - Jadwal proyek yang kurang realistis b. Risiko Sumber Daya - Kurang tersedianya sumber daya manusia
- Kerusakan hardware 2) Risiko Organisasi a. Luas perubahan yang terjadi
b. Intensitas terjadi konflik - Konflik anggota tim proyek c. Kompleksitas lingkungan - Sulitnya mendapatkan informasi dari klien - Komunikasi yang tidak efektif d. Kurangnya komitmen
111 - Kurangnya komitmen klien dalam Medium
Medium
Very High
Very High
Medium
Medium
High
High
Medium
Medium
High
High
High
Medium
High
High
Low
Medium
High
High
High
Medium
High
High
High
Medium
High
High
High
Low
Medium
Medium
Medium
Low
Medium
Medium
- Kurangnya pemahaman user
Medium
High
Medium
Medium
- Kurangnya keterlibatan user
Medium
High
High
High
Medium
High
High
High
pelaksanaan proyek - Kurangnya
dukungan
manajer
proyek dalam pelaksanaan proyek
- Kurangnya dukungan diantara para anggota tim proyek 3) Risiko teknologi a. Risiko kurangnya keahlian - Kurangnya keahlian manajer proyek - Kurangnya keahlian manajerial dan teknis - Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek - Kurangnya pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek b. Risiko kompleksitas teknologi - Kesulitan
dalam
konversi
sistem
lama ke sistem baru - Kurangnya
sistem
keamanan
teknologi c. Risiko pengguna
- Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
Tabel 4.12 Tabel Perbandingan Risiko dengan Penelitian Sebelumnya
112
Dalam dua sampel proyek pada Web Access, risiko yang perlu dimitigasi adalah risiko ekonomi dan risiko organisasi, sedangkan dua sampel proyek pada M itra Solusi Infokom, risiko yang perlu di mitigasi adalah risiko organisasi, maka dari itu dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan memiliki tingkat dan jenis risiko yang berbeda pada setiap proyek yang dijalankan. Dari kesimpulan tersebut diharapkan setiap perusahaan yang ingin menjalankan suatu proyek lebih memperhatikan kemungkinan risiko–risiko yang akan terjadi dengan melakukan manajemen risiko proyek teknologi informasi terhadap setiap proyek yang akan dijalankan sehingga dapat meminimalisasi risiko yang akan terjadi.
