BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Perusahaan Pada pembahasan ini dijelaskan tentang proses bisnis, berikut gambaran proses bisnis di PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park:
Gambar 4.1 Proses Bisnis PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park Dari alur bisnis gambar di atas dijelaskan bahwa proses diawali dari penerimaan permintaan produk dan permintaan produk kosong, dari penerimaan dibuatlah surat SP ke supplier kemudian dikirimkan ke pemasok dan akan dikirimkan produk serta faktur. 56
57
Faktur diberikan kepada 3(tiga) bagian yaitu bagian supplier, EDP (Data Entry), dan ADM (Administrasi). Dari produk yang sudah dikirim diterima oleh penerimaan barang (Gudang) kemudian produk dicek fisik dan faktur. EDP (Data Entry) mencetak barcode berdasarkan receive order (RO) dan kemudian label barcode diberikan kepenerimaan barang (Gudang).
4.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit (SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal sebagai Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada tahun 1970. Toko Buku Gramedia Mall Central Park berdiri pada tanggal 20 Desember 2009, dengan luas tanah 3.300 meter/segi dan sebagai Toko Buku Gramedia Mall terbesar ke-3 (tiga) di Indonesia. PT. Gramedia Asri Media juga melakukan pengembangan usaha di bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan buku secara langsung ke konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor buku ke luar negeri, distribusi buku dan pengadaan stationery oleh Buana Ilmu Populer (BIP) maupun usaha lainnya di bidang eceran stationery maupun buku impor. Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku dan stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya, Toko Buku
58
ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk multi media, fancy, CD, peralatan musik/peralatan olahraga dan sebagainya. Dalam menjalankan Perusahaan, Manajemen PT. Gramedia Asri Media selalu mengedepankan kepentingan pihak yang terkait (stakeholders), yaitu Pelanggan, Pemasok, Pemilik Perusahaan (shareholders), Karyawan, dan Masyarakat sekitar. Kepada pelanggan, Manajemen selalu berusaha memberi layanan yang memuaskan.
4.1.2 Lokasi Perusahaan Lokasi perusahaan yang kami survei ber tempat di: PT. Gramedia Asri Media, Mall Central Park. Blok 28, lantai 3 No. 201-201A, Jl. S. Parman, Tanjung Duren Selatan, Grogol Petamburan, Jakarta- Indonesia.
4.1.3 Produk Produk perusahaan berupa Buku, Stationery, Counter, Peralatan Kantor, Peralatan Olahraga, dan produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audiovideo book, dan berbagai produk lain.
59
4.1.4 Komponen Perencanaan Bisnis Perusahaan Pada tahap ini dibahas beberapa komponen perencanaan bisnis perusahaan yang meliputi kegiatan visi dan misi perusahaan antara lain:
4.1.4.1 Visi Perusahaan Visi dari perusahaan dilihat dari tiga sisi sebagai berikut: Tabel 4.1 Visi Perusahaan pada PT. Gramedia Asri Media Aspect
Who ?
Word / Statement
Meaning
Asia Tenggara
Konsumen
di
Indonesia
dan
Asia
Tenggara (Target Customer)
What?
Mencerahkan
kehidupan Mencerahkan untuk bangsa Indonesia
bangsa
pada khususnya dan Asia Tenggara
(Value Proposition) pada umumnya
Among ?
Menjadi
jaringan
ritel
Terbesar
=
Kapitalisasi
terbesar,
tersebar
dan
Revenue, Jumlah Jaringan.
Aset,
(Competitive Set) terpadu
di
bidang Tersebar = Jumlah outlet yang
pengetahuan,
informasi, tersebar secara nasional & regional
multimedia dan bisnis ritel lain
Terpadu = sinergi antar outlet
60 penyediaan
How ?
produk
yang
Menyediakan
produk
buku,
berorientasi pasar, layanan
stationery, dsb yang berorientasi pada
unggul,
pasar Memberikan layanan unggul
(Capabilities) inovatif,
dan
perilaku bisnis yang bersih.
kepada pelanggan dan mitra kerja Melakukan inovasi bisnis Melakukan
kegiatan
bisnis
dengan perilaku yang bersih
4.1.4.2 Misi Perusahaan Adapun Misi dari perusahaan yaitu, berperan aktif di dalam upaya mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan ritel terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis ritel lainnya melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif, dan perilaku bisnis yang bersih . 4.1.5
Struktur Organisasi Perusahaan Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang terdiri dari berbagai macam fungsi dan memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda. Fungsi dan tanggung jawab yang jelas pada setiap bagian, mengakibatkan proses bisnis akan berjalan dengan baik. Toko Buku Gramedia Mall Central Park mempunyai struktur organisasi sebagai berikut:
61
KEPALA TOKO MR / SEKJEN
SPV ADMINISTRASI
KASIR BESAR
STAF KOMPUTER
ADMINISTRASI DATA ENTRY
SPV PEMBELIAN
PEMBELIAN
SPV PENJUALAN
PENERIMAAN
WIDIANIAGA
KEAMANAN
Gambar 4.2 Bagan Struktur Organisasi Toko Buku Mall Central Park
RUMAH TANGGA
62
4.1.6
Peran dan Tanggung Jawab 1. Store Manager Store Manager memiliki kekuasaan tertinggi dalam perusahaan. Store Manager mempunyai peran dan tanggung jawab: Pengontrolan Dok Dan Data Toko, Internal Audit Toko, Tindakan Koreksi dan Pencegahan, Inspeksi uji & kontrol Produk, Benchmarking. 2. SPV Administrasi Bertugas sebagai back-up dari kegiatan Kasir Besar maupun Administrasi di toko buku gramedia. 3. Kasir Besar Adapun kegiatan dan tanggung jawab dari Kasir Besar yaitu melakukan perhitungan pembelian buku ataupun perlengkapan lain yang dijual oleh toko buku gramedia. Seperti
kasir, yang akan
menyerahkan hasil masukan penjualan ke administrasi 4. Administrasi Administrasi
melakukan
perhitungan
pemasukan
pengeluaran dan mengatur keuangan di toko buku gramedia. 1. Pembayaran Hutang Buku JABODETABEK: a. Pembayaran Hutang Buku Kredit b. Pembayaran Hutang Buku Titipan c. Faktur Pembelian d. Surat Pesanan e. Bon Pembayaran Buku f. Buku Pembayaran Kredit
ataupun
63
g. Rekap Pembayaran h. Slip Pembayaran i. Cek Penjualan Faktur Kredit j. Nota Retur k. Rekap Retur 2. Pembayaran Hutang Counter JABODETABEK: a. Laporan Penjualan Counter b. Rekap Laporan Penjualan Counter c. Laporan Omzet Harian Counter d. Buku Pembayaran Counter e. Faktur Pajak f. Program Counter 3. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK: a.
Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan c. Faktur Pembelian d. Surat Pesanan e. Bon Pembayaran Buku f. Buku Pembayaran Kredit g. Laporan Penjualan h. Rekapitulasi Pembayaran i. Cek Penjualan Faktur Kredit j. Nota Retur k. Rekap Retur
64
4. Pembayaran Counter NON JABODETABEK: a.
Laporan Penjualan Counter
b. Rekap Laporan Penjualan Counter c. Laporan Omzet Harian Counter d. Buku Pembayaran Counter e. Faktur Pajak f. Program Counter 5. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK Pusat Pelayanan Regional: a.
Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan c. Faktur Pembelian d. Surat Pesanan e. Bon Pembayaran Buku f. Preliminary Payment Register g. Laporan Penjualan h. Rekapitulasi Pembayaran i. Nota Retur j. Rekap Retur k. Payment Voucher l. Payment Voucher Attachment 6. Pembayaran Counter NON JABODETABEK Pusat Pelayanan Regional: a.
Rekap laporan penjualan counter
65
b. Preliminary Payment Register c. Faktur pajak d. Program Sistem Administrasi Counter (SAC) e. Payment Voucher f. Payment Voucher Attachment 7. Staff Komputer Staff Komputer bertugas sebagai mentoring dari kegiatankegiatan yang dilakukan oleh data entry. 8. Data Entry Kegiatan dan tanggung jawab dari divisi data entry adalah sebagai berikut: 1. Perawatan Rutin Hardware: a. Jadwal Perawatan Rutin Hardware b. Kartu Perawatan Hardware c. Laporan Perawatan Hardware d. Hardware e. Jenis Hardware yang termasuk dalam prosedur ini f. Vendor Service Komputer 2. Perubahan Harga:
66
a. Perubahan Harga b. Retur Administrasi c. Stok d. Pendisplaian Buku e. Buku Perubahan Harga f. Katalog 3. Pengiriman Data Secara Elektronik Ke Kantor Pusat: a. Data b. E – mail c. Hardcopy d. Penerima g. Kantor Pusat h. FTP 4. Penyesuaian Stok: a. Penyesuaian Stok b. Deviasi Stok c. Hasil Stok Opname Berkala
67
d. Penyelesaian Faktur e. Daftar Deviasi Stok f. Formulir Selisih Stok 9. SPV Pembelian Kegiatan dari SPV Pembelian mengenai hal-hal yaitu: 1. Seleksi pemasok a. Pesan buku baru b. Pesan nonbuku c. Pesan buku repeat order d. Terima buku e. Terima non buku f. Retur produk non buku MA g. Retur buku 10. Pembelian Kegiatan dari Pembelian sebagai berikut: a. Order barang b. Memantau persediaan barang c. Meretur barang yang lebih/tidak laku
68
11. SPV Penjualan Adapun tanggung jawab dan kegiatan SPV Penjualan adalah sebagai berikut: 1. Penanganan Masukan Pelanggan a. Kepuasan Pelanggan b. Tindakan Koreksi c. Tindakan Pencegahan 2. Stok Opname Berkala a.
Stock Scan
b.
Up Load Data
c.
Down Load Data
d.
Deviasi Stock
e.
Laporan Unbalance
3. Evaluasi Counter a. Laporan Kinerja Bulanan b. Track Record Counter 12. Penerimaan Penerimaan memiliki kegiatan sebagai berikut: a. Mengecek produk).
produk
dari
pembilian
(fisik
69
b. Menginput kode nomer gudang dari supplier. c. Melakukan plebelan terhadap buku-buku.
13. Widianiaga Adapun kegiatan yang dilakukan widianiaga adalah sebagai berikut: a. Pendisplayan produk b. Memberikan pelayanan kepada pelanggan c. Mengecek barang retur d. Melakukan penjualan :
- active selling - cross selling - up selling
14. Keamanan Keamanan sangat dibutuhkan dalam toko buku gramedia sehingga kegiatan jual beli buku ataupun barang lain dapat terkontrol dan situasi di toko buku gramediapun dapat terkendali dan aman serta bertugas sebagai pengecek barang masuk dan keluar di lingkungan gramedia. 15. Rumah Tangga Rumah Tangga memiliki tanggung jawab sebagai berikut: a. Melakukan SPMB (Surat Permintaan Membeli Barang) b. Hardware c. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang
70
d. Informasi Berita Acara Penerimaan Hardware berisi spesifikasi dan kondisi
4.2 Menganalisis Permasalahan Analisis permasalahan diperoleh dari gambaran perusahaan
yang
digunakan untuk mengetahui kendala-kendala dan masalah-masalah yang ada di dalam perusahaan. Dengan menganalisis masalah yang ada maka akan dapat diperoleh keadaan dan kebutuhan pasar yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan penjualan, memenuhi kebutuhan pelanggan dan memuaskan para pelanggan. Adapun permasalahan yang dialami adalah: a. Sistem informasi yang ada pada Toko Buku Gramedia Mall Central Park saat ini kurang memaksimalkan kinerja perusahaan secara menyeluruh, saat ini sistem yang ada belum terintegrasi secara menyeluruh antar Pusat dan Toko. Sehingga menyebabkan pembuatan barcode yang berbeda-beda antar toko. b. Kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi sebagai sarana komersil seperti penjualan, maupun pelayanan didalam web yang tersedia. c. Management yang ada pada saat ini di Toko Buku Gramedia Mall Central Park belum tertata rapih.
71
4.3 Menganalisis Data Pada tahapan analisis data ini akan dijelaskan mengenai data-data yang diperlukan membantu dalam menganalisis kebutuhan perusahaan dengan cara melakukan pengumpulan data untuk dapat menganalisis perusahaan.
4.3.1 Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah: 1. Metode observasi. Melakukan
pengamatan
secara
langsung
untuk
mendapatkan informasi mengenai kegiatan bisnis perusahaan. Dalam
metode
informasi
yang
observasi bisa
ini
didapatkan
digunakan
untuk
informasimembantu
menganalisa perusahaan dengan cara: a. Mengamati kegiatan-kegiatan yang di lakukan karyawan. b. Mengamati proses bisnis yang berjalan. c. Mengamati produk-produk yang dijual. 2. Metode wawancara Melakukan Tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terlibat untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan
secara
real. Dalam
metode
wawancara ini didapatkan informasi-informasi yang bisa digunakan dengan cara:
untuk
membantu
menganalisa
perusahaan
72
a. Melakukan wawancara kepada bagian sales superintendent book
untuk
mendapatkan
informasi - informasi perusahaan. b. Melakukan wawancara kepada bagian HRD (Human
Resource
mendapatkan
Deveploment)
informasi
-
untuk
informasi
perusahaan. c. Melakukan wawancara kepada Bagian IT (information tehcnology) untuk mendapatkan informasi - informasi
perusahaan.
3. Metode studi kepustakan Penelitian dilakukan berdasarkan teori yang diperoleh dari hasil studi pustaka berupa buku-buku yang digunakan untuk mendukung pembahasan permasalahan.
4. Metode searching internet Mencari informasi-informasi perkembangan dunia bisnis dan juga SI/TI sekarang ini yang digunakan untuk melengkapi penulisan dan untuk mendukung pembahasan permasalahan.
.
73
4.4 Menganalisis Perusahaan Data-data dan informasi yang diperoleh dalam analisis data dan pengumpulan data yang dilakukan akan digunakan untuk menganalisis perusahaan. Analisis perusahaan ini mencakup dua hal, yaitu analisis internal perusahaan dan analisis eksternal perusahaan.
4.4.1 Analisis Bisnis Internal Analisis lingkungan internal bisnis perusahaan terdiri dari analisis CSF (Critical Success Factor), analisis rantai nilai perusahaan (Value Chain), dan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
4.4.1.1 CSF (Critical Success Factor) CSF merupakan batu loncatan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.CSF sangat penting dalam kesuksesan PT. Gramedia Asri Media saat ini. Berdasarkan hasil analisis maka CSF pada PT. Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut. 1. Mengutamakan kepuasan pelanggan Dalam memantau kepuasan pelanggan diperlukan dua tahap yaitu: Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan maintainance pelayanan kepada pelanggan dalam setiap bulannya. Perusahaan bisa lebih memuaskan pelanggan karena adanya perhatian khusus terhadap pelanggan dengan contoh: memberikan hadiah kepada pelanggan
74
yang
berulang
tahun,
memberikan
diskon
kepada
pelanggan. Dalam jangka Panjang, perusahaan melakukan promosi-promosi yang bersifat nasional memberikan diskon dan pelayanan yang menarik, dengan contoh: perusahaan menyesuaikan dengan event-event nasional seperti lebaran, natal, tahun baru, valentine, imlek, dan sebagainya. Maka dengan memantau kepuasan pelanggan dalam jangka Pendek maupun jangka Panjang membuat performance perusahaan dalam segi pelayanan dapat meningkat serta memberikan kepuasan bagi pelanggan. 2. Sumber Daya Manusia (SDM) SDM
juga
merupakan
salah
satu
faktor
keberhasilan perusahaan. Terdapat dua jangka waktu dalam mencapai SDM yang baik yaitu: Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan pengembangan karyawan dengan melakukan training dalam tiap bulannya. Sehingga karyawan PT. Gramedia Asri media memiliki kualitas yang lebih baik lagi Dalam jangka Panjang, perusahaan memberikan Hak-hak yang sudah menjadi keputusan bersama terhadap karyawan seperti tunjangan hari raya, bonus, serta gratifikasi. Dan juga perusahaan memberikan asuransi
75
kesehatan kepada karyawan serta biaya transportasi dan rumah tinggal. Dengan adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang diperhatikan oleh perusahaan dalam jangka panjang maupun jangka pendek membuat karyawan yang bekerja di Toko Buku Gramedia Mall Central Park lebih meningkatkan
kualitas
pribadi
dari
masing-masing
karyawan. 3. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana juga merupakan faktor terpenting dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Sarana yang dimiliki perusahaan seperti tempat parkir, gedung kantor, keamanan dan WC. Prasarana
yang
dimiliki
perusahaan
adalah,
seragam karyawan, alat bantu pekerjaan, alat komunikasi. Kedua hal di atas merupakan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh perusahaan untuk membantu karyawan dalam melakukan pekerjaanya, serta membuat kondisi kerja karyawan menjadi nyaman. Hal ini tentu berkaitan dengan faktor kesuksesan. Pada analisis CSF di atas, kami melihat bahwa perusahaan sudah memiliki keunggulan kompetitif pada pesaing-pesaingnya. Agar PT. Gramedia Asri Media dapat bertahan dalam persaingan yang ketat, PT. Gramedia Asri
76
Media harus meningkatkan keunggulan-keunggulan yang sudah dimiliki sekarang.
4.4.1.2 Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan
Infrastruktur Perusahaan
Manajemen Perusahaan, lokasi strategis dan luas,di lengkapi cafe, fasilitas lengkap seperti: cctv,tempat penitipan barang dan tempat parkir karyawan Manajemen Sumber Daya Manusia Perekrutan, pelatihan/kontrak, pengembangan, karyawan tetap, dan pemecatan/pension Pengembangan Teknologi Mengembangkan sistem dan teknologi informasi serta mesin komputer info/ ellord. Pembelian Pembelian produk dari langsung jual pemasok Pemasaran Logistik ke Operasi Logistik Pelayanan dalam Keluar
Pemesanan Pembelian Pembelian produk ke (pemesanan) label supplier
Data pesanan
Faktur
Karyawan
Cek bag.gudang (faktur & fisik)
Promosi dan B: be friendly pameran And helpfull O:ownership to delight customer
Barang keluar
Proses data entry Barcode dan receive order
Gambar 4.3 Analisis Value Chain
O:outdo competition K:knowledgable S:selling
M A R G I N
77
Aktivitas Utama:
1. Logistik ke dalam Logistik ke dalam meliputi aktivitas-aktivitas pemesanan produk
ke
supplier,
penyimpanan
data
pesanan,
dan
penyimpanan data karyawan. Dalam tahap ini, perusahaan mengumpulkan
segala
resource
yang
diperlukan
untuk
melakukan tahap operasi. 2. Operasi Dalam aktivitas ini, segala resource yang didapatkan dari aktivitas pertama yang telah menjadi barang jadi yang didapatkan dari supplier. Aktivitas tersebut merupakan proses pembelian (pemesanan), faktur, pengecekan bagian gudang (faktur dan fisik), proses data entry, barcode dan receive order.
3. Logistik ke luar Dalam aktivitas ini, barang yang dihasilkan dilakukan, pemberian label, dan barang keluar/penjualan. 4. Pemasaran Aktivitas pemasaran dilakukan oleh divisi marketing. Aktivitasnya berupa promosi, dan pameran. Promosi dilakukan melalui selebaran yang disebarkan di lingkungan mall dan luar mall serta mengikuti pameran di dalam mall dan di luar mall.
78
5. Pelayanan PT. Gramedia
Asri
Media Selalu mengutamakan
pelayanan yang baik kepada pelanggan. Untuk mencapai kepuasan pelanggan, perusahaan ini mengedepankan: B
: be friendly and helpful
O
: ownership to delight customer
O
: outdo competition
K
: knowledgable
S
: selling
Aktivitas Pendukung:
1. Infrastruktur Perusahaan Aktivitas pendukung ini meliputi Manajemen Perusahaan supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik, lokasi yang strategis (di dalam mall), Toko Buku Gramedia Mall terbesar ke-3 (tiga) di Indonesia (luas tanah 3.300 meter/segi) ,di lengkapi cafe fasilitas lengkap seperti: cctv, tempat penitipan barang dan tempat parkir karyawan yang luas. 2. Manajemen Sumber Daya Manusia Aktivitas ini meliputi Perekrutan, pelatihan/kontrak kerja maksimal 2 tahun, pengembangan, karyawan tetap, dan pemecatan karyawan/pensiun. Karyawan yang dipekerjakan
79
diharuskan untuk memiliki kinerja yang baik agar dapat memenuhi target perusahaan.
3. Pengembangan Teknologi Perusahaan sudah memiliki sistem informasi yang terintegrasi dengan menggunakan aplikasi ERP komputer info/ellord
dan mesin
sistem yang membantu pelanggan
mencari buku-buku yang ingin dibeli secara otomatisasi.
4. Pembelian Dalam aktivitas ini, perusahaan melakukan pembelian produk langsung jual dari pemasok. Sehingga tidak ada proses pembelian bahan baku maupun proses produksi. Melalui
analisis
value
chain
perusahaan
dapat
disimpulkan bahwa sebagai perusahaan manufaktur, proses bisnis berjalan cukup baik. Tetapi terdapat kekurangan di aktivitas utama yaitu pada bagian pelayanan, dan diaktivitas pendukung yaitu infrastruktur perusahaan, manajemen sumber daya manusia, dan pengembangan teknologi. Pada aktivitas pendukung, infrastruktur perusahaan sebenarnya sudah cukup lengkap. Hanya saja ada kekurangan pada manajemen perusahaan yang kurang tertata rapi. Pada bagian sumber daya manusia, tidak terdapat aplikasi untuk menghitung absen karyawan, dan tidak ada sistem untuk
80
penilaian kinerja karyawan. Sedangkan pada bagian teknologi, aplikasi
belum
berjalan
secara
menyeluruh
dan
tidak
terintegrasi satu sama lain.
4.4.1.3 SWOT
Perusahaan juga melakukan analisis SWOT secara berkala untuk merumuskan strategi perusahaan. SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis SWOT perusahaan dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Analisis Faktor Internal A. Kekuatan (Strength) 1. Sebagai salah satu cabang toko buku yang sudah terkenal di Indonesia . 2. Dari segi produk sudah cukup lengkap. 3. Dari segi pelayanan bagus. 4. Memiliki rekan bisnis yang ternama. 5. Merupakan toko buku ketiga terbesar untuk ukuran di dalam mall. B. Kelemahan (weakness) 1. Retail toko baru yang masih belum diketahui oleh banyak pelanggan.
81
2. Manajemen yang belum tertata rapi. 3. sistem yang masih belum terintegrasi secara menyeluruh.
Tabel 4.2 Perhitungan IFAS
FAKTOR INTERNAL
STRATEGI BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
4
0,60
3
0,30
KOMENTAR
KEKUATAN
1).Sebagai salah satu toko buku yang sudah terkenal di 0,15 Indonesia 2).Dari segi produk sudah 0,10 cukup lengkap 0,10 3).Dari segi pelayanan 0,15 bagus 4). Memiliki rekan bisnis 0,15 yang ternama 5). Merupakan toko buku ketiga terbesar untuk 0,10 ukuran di dalam mall. 6). Pengalaman perusahaan yang sudah lama
Total Kekuatan
0,75
4 3
0,40 0,45
3
0,45
4
0,40
Mudah mencari customer
Bagus,di pertahankan dan terus melakukan inovasi Kinerja baik Penerbit ternama
Mendukung perusahaan Bisa mengatasi permasalahan dengan baik
2,55
82
KELEMAHAN
1).Ritel toko baru yang masih belum diketahui oleh banyak pelanggan 2).Manajemen yang belum tertata rapi 3).sistem yang masih belum terintegrasi secara menyeluruh (pembuatan barcode yang berbeda-beda antar toko.) Total Kelemahan TOTAL IFAS
0,10
3
0,30
0,15
3
0,45
0,10
3
0,30
0,25 1,00
Ritel baru yg perlu penyesuaian Manajemen kurang aktif Sistem yang belum terpadu
1,05 1,50
2. Analisis Faktor Eksternal A. Peluang (Opportunity) 1. Kualitas produk yang sudah dikenal masyarakat luas. 2. Produk
yang
ditawarkan
merupakan
suatu
kebutuhan hidup bagi masyarakat luas. 3. Pasar global dan lokal yang bisa menerima produk yang diberikan. 4. Kebijakan pemerintah untuk tidak membeli buku bajakan sangat membantu perusahaan. B. Ancaman (Threat) 1. Pasar global & lokal semakin luas, sehingga pendatang baru semakin bermunculan.
83
2. Perekonomian internasional dan nasional yang tidak stabil. 3. Resesi global menyebabkan harga tidak stabil & daya beli berkurang. 4. Harga kertas yang semakin melambung tinggi, sehingga harga yang diberikan oleh pemasok lebih tinggi pula.
Tabel 4.3 Perhitungan EFAS FAKTOR EKSTERNAL
STRATEGI BOBOT
PELUANG 1).Kualitas produk yang sudah dikenal masyarakat luas
RATING
BOBOT X RATING
0,15
4
0,60
Perusahaan sudah di kenal akan kualitas produknya.
0,10
3
0,30
Kebutuhan penduduk luas.
2).produk yang ditawarkan merupakan suatu kebutuhan hidup bagi masyarakat luas 3).Pasar global dan lokal yang bisa menerima produk yang diberikan 4)Kebijakan pemerintah untuk tidak membeli buku bajakan sangat membantu perusahaan. Total Peluang ANCAMAN 1).Pasar global & lokal semakin luas, sehingga pendatang baru semakin bermunculan. 2).Perekonomian internasional dan nasional
0,15
0,10
4
3
0,50
0,60
0,30
KOMENTAR
produk perusahaan dapat diterima. Berkurangnya pembajakan,sehing ga penjualan buku asli dapat meningkat.
1,80
0,15
3
0,45
Pesaing toko
0,10
3
0,30
Daya beli menurun
0,15
3
0,45
Harga produk yang
84
yang tidak stabil 3).Resesi global menyebabkan harga tidak stabil & daya beli 0,10 berkurang 4). harga kertas yang semakin melambung tinggi.sehingga harga yang diberikan oleh pemasok lebih tinggi pula Total Ancaman 0,50 TOTAL EFAS 1,00
semakin meningkat
3
0,30
Bahan baku utama
1,50 0,30
Dari analisis diatas, dapat digambarkan posisi PT. Gramedia Asri Media dalam persaingan pasar saat ini melalui diagram analisis SWOT berikut: d. Titik X = Kekuatan (Strength) – Kelemahan (Weakness) Total bobot rating kekuatan
= 2,55
Total bobot rating kelemahan
= 1,05 1,50
e. Titik Y = Peluang (Opportunity) – Ancaman (Threat) Total bobot rating peluang
= 1,80
Total bobot rating ancaman
= 1,50 0,30
85
Peluang (Opportunity) X ( 1,50 : 0,30 ) ....
3,0 0,3 0,2 0.1
Kelemahan (Weakness)
0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 .... 1,5 .... 4,0
Kekuatan (Strength)
Ancaman (Threat)
Gambar 4.4 Diagram SWOT
Penjelasan Gambar: X menunjukkan bahwa PT. Gramedia Asri Media berada pada kuadran I dimana perusahaan dapat menggunakan strategi SO (Strength - Opportunity), yang maksudnya adalah perusahaan menggunakan Strength untuk menjawab Opportunity yang ada. Berikut adalah gambar matrik SWOT:
86
Tabel 4.4 Matrik SWOT pada PT. Gramedia Asri Media IFAS Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness) 1).Cabang baru 1).Sebagai salah satu yang masih cabang toko buku yang belum diketahui sudah terkenal di oleh banyak Indonesia pelanggan 2).Dari segi produk 2).Manajemen sudah cukup lengkap yang belum 3).Dari segi pelayanan tertata rapi bagus 3).sistem yang 4). Memiliki rekan bisnis masih belum yang ternama EFAS terintegrasi secara 5). Merupakan toko buku menyeluruh ketiga terbesar untuk ukuran di dalam mall. Peluang Strategi SO Strategi WO 1).Menjaga nama baik 1).Memanfaatkan (Opportunity) perusahaan di mata kebijakan 1).Kualitas dunia.(S1,O1) pemerintah yang produk yang 2).Memanfaatkan bisa membantu sudah dikenal pengalaman perusahaan meningkatkan masyarakat luas yang cukup lama untuk penjualan terhadap 2.)Produk yang menjangkau seluruh pasar cabang baru ditawarkan baik global maupun sekalipun (W1,O4) merupakan suatu lokal.(S2,O3) kebutuhan hidup bagi masyarakat luas
3).Pasar global dan lokal yang bisa menerima produk yang diberikan 4).Kebijakan pemerintah untuk tidak membeli buku bajakan sangat membantu perusahaan.
87
Ancaman (Threats) Strategi ST 1).Pasar global & 1).Menjaga hubungan yang lokal baik dengan rekan bisnis semakin (penerbit)agar produk tetap luas, sehingga terjaga.(S4,T4) pendatang baru Agar customer tidak semakin bermunculan. meninggalkan perusahaan 2).Perekonomian dan lari ke pesaing baru internasional dan maka,pelayanan harus terus nasional yang di tingkatkan (S3,T1) tidak stabil 3).Resesi global menyebabkan harga tidak stabil & daya beli berkurang 4).harga kertas yang semakin melambung tinggi.sehingga harga yang diberikan oleh pemasok lebih tinggi pula
Strategi WT 1.) Memperbaiki manajemen agar bisa mengatasi pesaing baru (W2,T1)
Strategi-strategi SO perusahaan adalah sebagai berikut: a. Menjaga nama baik perusahaan di mata dunia. (S1,O1) b. Memanfaatkan
pengalaman
perusahaan
yang
cukup lama untuk menjangkau seluruh pasar baik global maupun lokal. (S2,O3)
Hal ini menandakan perusahaan memiliki kekuatan yang cukup untuk menjawab tantangan kedepan dan memiliki peluang yang besar. Dari Weakness yang dimiliki perusahaan, dapat disimpulkan bahwa terdapat 2 (dua) masalah utama, yaitu:
88
a. Manajemen yang belum tertata rapi. b. Sistem yang masih belum terintegrasi secara menyeluruh.
4.4.2 Analisis Bisnis Eksternal
Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan analisis PEST.
4.4.2.1 5 Daya Persaingan Porter
Dalam analisis lima daya persaingan Porter, kita dapat mengetahui lima faktor eksternal yang dapat mempengaruhi perusahaan yang berasal dari Intraindustry Rivalry (Pesaing), Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Tawar-Menawar Supplier), Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Tawar-
Menawar Pembeli), Potential New Entrants (Pendatang Baru yang Potensial), dan Substitute Product (Produk Pengganti). Berdasarkan hasil analisis maka lima kekuatan Porter yang ada pada Potential New Entrants (Pendatang Baru yang Potensial) Toko Buku Gramedia mulai merasa khawatir terhadap para pendatang baru yang potensial, terlebih lagi dengan pendatang
baru
yang
berbasis toko
buku online yang
terselubung toko buku berbasis online atau toko
buku
89
terselubung yang
sedang banyak di
dunia online, karena
transaksi online yang mudah dan praktis membuat pelanggan lebih tertarik untuk memesan buku melalui online. Ada beberapa pendatang baru potensial yang muncul, Contoh pendatang baru yang potensial adalah www.kutukutubuku.com yang mulai diminati oleh para konsumen. Melihat minimnya potensi toko buku baru yang
muncul
di karenakan besarnya biaya yang harus di keluarkan untuk modal dan kesulitan pendatang baru untuk di kenal oleh para konsumen, maka orang lebih banyak memilih membuka toko buku online yang jangkaunya lebih luas dengan modal yang lebih rendah
1. Intraindustry Rivalry (Pesaing) PT. Gramedia Asri
Media kurang mengkhawatirkan
pesaing yang berasal dari dalam negeri karena perusahaan ini sudah memulai usahanya dari tahun 1970, sehingga toko buku Gramedia Central Park tidak terlalu mengkhawatirkan para pesaing. Adapaun pesaing-pesaing yang muncul adalah pesaing-pesaing dalam negeri yang juga sudah memiliki nama dan memulai usahanya sejak lama sama seperti halnya PT. Gramedia Asri Media. Perusahaan-perusahaan pesaing kuat tersebut adalah Toko Buku Gunung Agung, Toko Buku Peri Plus, Toko Buku Times (khusus buku import), PT.
90
Kharisma dll. Tetapi perusahaan tersebut tidak menjadi pesaing yang besar bagi perusahaan. Menurut analisis, perusahaan harus pandai-pandai bermanuver untuk menghadapi pesaing-pesaing yang kuat yang
berasal dari luar negeri yaitu Toko Buku Times. Solusi yang dapat dihadirkan untuk pesaing-pesaing yang kuat adalah lebih mengedepankan IT sebagai proses kerja yang lebih tepat dan cepat. 2. Substitute Product (Produk Pengganti) Selain menjual buku ,toko buku gramedia juga memiliki produk pengganti
sebagai pilihan
kedua dari buku berupa
counter dan stationary dimana dari counter menjual sebagai
contoh tas, dompet, elektronik, dll. Dan stationary menjual sebagai contoh alat-alat tulis, keperluan kantor, dll. 3. Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli) PT. Gramedia
Asri
media mengutamakan kepuasan
pelanggan yang didasarkan pada kuantitas yang tepat, kualitas barang yang baik, misalnya
dengan
menyediakan
produk
yang lengkap, kasir yang banyak, suasana yang nyaman, dan menyediakan café yang bisa di gunakan oleh pelanggan. Dari hasil analisis, selain mengutamakan kepuasan pelanggan, perusahaan juga harus membuat supaya pelanggan bisa setia dengan perusahaan. Dengan cara memberikan diskon dengan
91
minimal pembelian RP 500.000,-untuk pembelian di tempat, jika ada pembelian memalui
telepon/delivery
pengiriman
gratis. Dan untuk pelanggan yang juga merupakan karyawan mendapatkan diskon 20%.
4. Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Tawar-Menawar Supplier)
PT. Gramedia
Asri
Media menggunakan hubungan
bagi hasil terhadap para pemasoknya. Hubungan bagi hasil tersebut bersifat mutlak yaitu: hasil 70% di berikan kepada pemasok dan 30% untuk PT. Gramedia Asri Media (tidak bisa kurang dari 30%). Menurut analisis, perusahaan sudah cukup baik menjaga hubungannya dengan supplier dan melihat perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat mempercepat arus .
92
Gambar 4.5 Analisis Lima Daya Persaingan Porter
93
4.4.2.2 PEST (Politic, Economic, Social, Technology) a) Faktor Politik
Faktor
politik
dalam
negeri
lebih
banyak
berpengaruh daripada politik luar negeri, Kebijakankebijakan baru yang datang dari pemerintahan yang baru akan memberikan peluang bagi perusahaan sebaliknya kebijakan yang sudah ditetapkan pemerintah masih kurang ditekankan kepada masyarakat sehingga menyebabkan kerugian bagi perusahaan seperti pembajakan hak cipta contoh masih banyaknya penjualan buku-buku bajakan yang dijual lebih murah dibandingkan harga buku yang asli. Sehingga kerugian ditimbulkan kepada pencipta buku dan toko-toko buku yang menjual buku asli seperti Gramedia. Menurut analisis, pembajakan berdampak negatif dalam penjualan karena dilihat dari kondisi masyarakat Indonesia saat ini buku hasil bajakan akan lebih diminati karena harga yang relatif lebih murah dan terjangkau.
b) Faktor Ekonomi
Faktor ekonomi memberikan pengaruh yang cukup kuat bagi perusahaan. Bisa dikatakan sangat bergantung pada ekonomi pasar. Contohnya untuk supply kertas harga
94
terus berubah-ubah di perdagangan. Resesi global juga berpengaruh
bagi
perusahaan.
Perekonomian
yang
menurun akan membuat harga produk menjadi turun dan daya beli berkurang. Nilai mata uang dollar juga berpengaruh bagi perusahaan karena dollar merupakan mata uang dunia yang menjadi alat tukar internasional. Nilai mata uang dollar yang naik dan turun secara tajam otomatis membuat
harga produk naik turun. Menurut analisis, faktor ekonomi adalah faktor dalam PEST yang paling berpengaruh bagi perusahaan, karena PT. Gramedia Asri Media merupakan perusahaan retail buku terbesar di Indonesia.
c) Faktor Sosial
Masalah sosial berpengaruh terhadap perusahaan. Kondisi lingkungan yang tidak kondusif di sekitar perusahaan akan berujung pada masyarakat yang banyak menuntut pada perusahaan, pemblokiran akses perusahaan, intimidasi karyawan, kriminalitas tinggi. Sedangkan
hubungan
dengan
karyawan,
manajemen perusahaan selalu berusaha menjaga hubungan baik dengan adanya serikat pekerja. Serikat pekerja ini
95
akan
menampung
semua
keluhan
karyawan
dan
menyampaikan ke manajemen untuk diberikan tanggapan. Hasil dari analisis terhadap lingkungan sosial di atas adalah masalah yang cenderung muncul dari lingkungan sekitar perusahaan dan karyawan. Saat ini, perusahaan memiliki serikat pekerja untuk membantu mengatasi segala keluhan dari karyawan dan berusaha untuk menjaga hubungan baik antara karyawan dan manajemen sekitar,
perusahaan.
perusahaan
Untuk
harus
masalah
lingkungan
pandai-pandai
membuat
kebijakan yang dapat menguntungkan perusahaan dan masyarakat sekitar.
d) Faktor Teknologi
Untuk saat ini dalam teknologi perusahaan sudah memiliki komputer info/ellord (sistem) yang membantu pelanggan mencari buku-buku yang ingin dibeli secara efektif dan efisien. Perusahaan
terus
mengamati
perkembangan
teknologi dunia. Misalnya jika ada mesin baru yang dapat menghasilkan
pelayanan
yang
lebih
baik,
maka
perusahaan akan mempertimbangkan untuk membelinya.
96
4.4.3 Analisis SI/TI Internal
Bagian TI perusahaan saat ini sudah menerapkan sistem informasi dan teknologi informasi dalam setiap bagian perusahaan. Bagian-bagian tersebut antara lain: bagian pemesanan, penerimaan, penjualan, pembayaran, retur, kasir besar, counter, administrasi, serta eksekutif.
4.4.4 Analisis SI/TI Eksternal
PT. Gramedia Asri Media menyadari pentingnya sistem informasi dan teknologi informasi dalam era global saat ini. Perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk memasarkan produknya. Oleh karena itu perusahaan menggunakan media Website
sebagai
sarana
promosi.
Web
tersebut
adalah
www.Gramediabooks.com. Terdapat kekurangan dalam website Gramediabooks, website hanya digunakan untuk media promosi. Seharusnya bisa lebih dimaksimalkan seperti fasilitas pemesanan secara online yang tersambung dengan web www.gramediaonline.com, tidak hanya terpusat dengan toko buku gramedia mall taman anggrek saja tetapi ke toko buku gramedia menyeluruh, disediakannya forum untuk feedback customer. Menurut
analisis,
perusahaan
harus
lebih
pandai
dalam
menggunakan SI/TI yang sedang berkembang dengan pesat. Hal ini akan mempercepat proses bisnis perusahaan dan perusahaan memiliki keunggulan kompetitif.
97
4.5 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Gambar 4.6 Penyelarasan Strategi Bisnis dan Usulan Strategi SI/TI pada PT. Gramedia Asri Media
98
4.6 Strategi Bisnis Perusahaan
Agar dapat menjadi pemain bisnis terkemuka di dunia, PT. Gramedia Asri Media menerapkan strategi bisnis sebagai berikut: 1. Perusahaan mengikuti pangsa pasar/pelanggan Perusahaan terus menganalisis pangsa pasar, apa yang dibutuhkan pelanggan saat ini dan apa yang akan dibutuhkan pelanggan dimasa mendatang. Hal ini menciptakan peluang-peluang bagi perusahaan supaya perusahaan tetap mampu bersaing di pasar lokal maupun internasional. 2. Analisis pesaing PT. Gramedia Asri Media mengarah pada pasar lokal dan sedang merambah asia, perusahaan ini mempunyai banyak pesaing-pesaing kuat, misalnya toko buku Gunung Agung. Perusahaan berusaha menghindari pesaing-pesaing tersebut dengan cara lebih unggul dalam sistem, teknologi, aplikasi dan konsep. 3. Produk Unggul Untuk bermain dipasar toko buku pangsa menengah ke atas, PT. Gramedia Asri Media selalu memberikan produk-produk yang berkualitas. Hal ini mempengaruhi target pasar yaitu pelanggan menengah ke atas. 4. Mutu PT. Gramedia Asri Dalam Perusahaan mutu berarti bukan hanya memuaskan keinginan pelanggan semata tetapi secara konsisten adalah proses yang sistematis (harus) dalam usaha mencapai sasaran
99
organisasi
yang
ditetapkan
melalui
upaya
perubahan
yang
berkelanjutan, efektif dan efisien. 5. Meningkatkan Kinerja Karyawan Penilaian kinerja karyawan bisa berdasarkan prestasi kerja karyawan tersebut. Untuk mendapatkan kinerja karyawan yang baik, perusahaan harus meningkatkan kinerja karyawan dengan cara memanfaatkan sistem informasi yang ada. Pemberian training, sarana dan prasarana, dan tunjangan harus diperhatikan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
4.7 Usulan Strategi SI/TI
1. Perancangan ulang arsitektur jaringan dan aplikasi pada PT.Gramedia Asri Media Mall Central Park. Melihat adanya kekurangan pada arsitektur jaringan dan aplikasi pada PT. Gramedia Asri Media. Arsitektur jaringan yang ada saat ini masih bersifat hubungan antar internal perusahaan saja dan kurangnya bagian untuk pengembangan TI. Aplikasi yang ada pada saat ini adalah aplikasi Sistem Informasi RBS (Retail Bisnis Sistem). Aplikasi ini melakukan hampir seluruh proses yang ada pada perusahaan yaitu proses pemesanan, penerimaan, penjualan, pembayaran, dan retur. Pertukaran data sudah dilakukan secara internal (online). Adapun
kekurangan
dari
sistem RBS
terintegrasi dengan aplikasi lainnya.
adalah
tidak
100
2. Penerapan Sistem Informasi Melihat dari sistem informasi yang ada pada Toko Buku Gramedia Mall Central Park saat ini kurang memaksimalkan kinerja perusahaan secara menyeluruh, saat ini sistem yang ada belum terintegrasi secara menyeluruh antar Pusat dan Toko. Sehingga menyebabkan pembuatan barcode yang berbeda-beda antar toko dan kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi sebagai sarana komersil seperti penjualan, maupun pelayanan didalam web yang tersedia. Hasil analisis mengusulkan 2 (dua) sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah dan dapat mendukung strategi bisnis perusahaan. 1. Diantaranya aplikasi E-Business yaitu: a.
Electronic Commerce (E-Commerce)
b. Electronic Supply Chain Management (E-SCM) 2. Dan aplikasi lainnya, yaitu:
a. HRIS (Human Resource Information System)
4.7.1 Strategi SI 4.7.1.1 E-Commerce E-Business sudah dikenal luas pada saat ini. EBusiness lebih luas cakupannya dari E-Commerce. E-Business
merupakan bentuk kegiatan bisnis yang dilakukan dengan
101
menggunakan teknologi internet. E-Business memungkinkan suatu
perusahaan
untuk
berhubungan
dengan
sistem
pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih efisien dan fleksibel. E-Business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan supplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik. Komponen Sistem Informasi terdiri dari 6 (enam) elemen
yaitu
networking,
hardware,
dan
software,
procedure.
brainware,
Menurut
analisis,
data,
akan
menggunakan enam elemen tersebut untuk menjelaskan usulan Sistem Informasi terhadap perusahaan.
1. Electronic Commerce E-Commerce
pada
dasarnya
merupakan
proses
pembelian, penjualan, pengiriman, atau pertukaran produk, jasa, atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet. Website merupakan media utama dalam menjalankan E-Commerce, melalui website perusahaan dapat menawarkan
produk sekaligus melayani pelanggan. Dalam analisis portfolio, website perusahaan sekarang masuk kedalam kategori High Potential karena saat ini perusahaan hanya menggunakanya untuk memperkenalkan perusahaan ke masyarakat. PT. Gramedia Asri Media telah
102
memiliki website tetapi masih kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi sebagai sarana komersil. Hasil analisis mengusulkan pengembangan E-Commerce, agar perusahaan dapat lebih memaksimalkan penggunaan website yang tidak hanya untuk media promosi dan juga dapat terakses dengan semua jaringan E-Commerce PT. Gramedia Asri Media disemua wilayah, dimana selama ini E-Commerce hanya diterapkan di Toko Buku Gramedia Mall Taman Anggrek, dengan pengembangan E-Commerce tersebut perusahaan dapat memanfaatkannya dengan maksimal. PT. Gramedia Asri Media merupakan perusahaan yang bergerak dibidang bisnis retail, maka diusulkan menggunakan tipe B2C (Business to Customer). Tipe ini diusulkan karena perusahaan menjual buku dan alat-alat tulis kepada pelanggan. Pembeli bisa menentukan sendiri menurut kebutuhannya. Manfaat E-Commerce bagi perusahaan: 1. Pelanggan dapat melakukan pemesanan langsung di website dan pemesanan online berdasarkan wilayah
yang di inginkan, hal ini dapat membuat transaksi manjadi lebih cepat. 2. Perusahaan dapat memberikan informasi produk ke pelanggan. Perusahaan juga dapat memberikan informasi mengenai buku-buku lama dan buku-buku
103
baru yang dijual di toko, serta ketersediaan produk di setiap wilayah. 3. Perusahaan dapat memberikan layanan ke pelanggan seperti layanan tanya jawab, serta kritik dan saran di website.
4. Perusahaan
mengikuti
pangsa
pasar/pelanggan
Perusahaan terus menganalisis pangsa pasar, apa yang dibutuhkan pelanggan saat ini dan apa yang akan dibutuhkan pelanggan dimasa mendatang.
Langkah-langkah pengembangan E-Commerce adalah sebagai berikut: 1.
Mengembangkan E-Commerce. E-Commerce yang sudah ada dikembangkan
disemua Toko Buku Gramedia disetiap wilayah. 2.
Merancang ulang website. Menentukan tampilan website dan menu-menu yang
dibutuhkan
untuk
pengembangan
E-
Commerce.
3.
Menghubungkan jaringan E-Commerce. Menghubungkan jaringan E-Commerce disemua wilayah Toko Buku Gramedia.
4.
Start simple
104
Mengimplementasikan E-Commerce yang sudah dikembangkan.
Tabel 4.5 Impelemtasi E-Commerce Hardware
Server, Modem, PC
Software
E-Commerce,
Web
Browser,
Operating System, Web Editor People
Web Developer
Data
Produk, pelanggan, perusahaan.
Networking
Internet
Procedure
Manual, kriteria, aturan
4.7.1.2 Electronic Supplay Chain Management (E-SCM)
Persaingan yang semakin ketat akibat perubahanperubahan lingkungan bisnis memaksa pelaku-pelaku industri, baik sektor industri maupun jasa, untuk memikirkan
cara-cara
baru
dalam
memenangkan
persaingan. Strategi logistik dan Electronic
Chain
Management yang tepat merupakan salah satu cara untuk
memenangkan persaingan. Tujuan dari Manajemen Rantai supply
ini
adalah
meningkatkan
kepercayaan
dan
kolaborasi diantara supplier, perusahaan dan pelanggan akhir, untuk meningkatkan percepatan inventory, untuk
105
memastikan material terus mengalir dari sumber ke konsumen
akhir,
mencegah
terjadinya
penumpukan
inventory dalam satu lokasi. Supplay Chain Management (SCM) adalah suatu
pendekatan
yang
digunakan
untuk
mencapai
pengintegrasian yang baik dari supplier, manufacturer, distributor, retailer, dan customer. Artinya barang
diproduksi dalam jumlah yang tepat, pada saat yang tepat, dan pada tempat yang tepat dengan tujuan mencapai suatu biaya dari sistem secara keseluruhan yang minimum dan juga mencapai service level yang diingingkan. Selain itu, SCM dapat juga diartikan sebagai sebuah jaringan supplier, manufaktur, perakitan, distribusi, dan fasilitas
logistik yang membentuk fungsi pembelian dari material, transformasi material menjadi barang setengah jadi maupun produk jadi, dan proses distribusi dari unit-unit tersebut ke konsumen. Dalam SCM, dijelaskan arus material, arus informasi,
dan
arus
keuangan.
Arus
material
menggambarkan arus produk secara fisik dari pemasok sampai dengan konsumen dan arus balik dari retur produk karena adanya claim terhadap produk, layanan yang dilakukan Product Support setelah proses penjualan, daur
106
ulang yang diantaranya proses remanufacturing dan welding, dan pembuangan yang dilakukan pada sejumlah
produk. Arus informasi meliputi kegiatan peramalan terhadap permintaan produk yang memang sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang mempunyai hambatan dalam pemenuhan seluruh permintaan dari para pelanggan yang
melebihi
kemampuan
perusahaan
dalam
memenuhinya dikarenakan kurang akuratnya peramalan yang dilakukan, proses pemesanan, dan pelaporan status pesanan, arus ini akan berjalan dua arah, antara konsumen akhir dan penyedia bahan baku mentah dan sebaliknya. Arus keuangan meliputi informasi syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran, dan pengiriman. Terdapat tiga macam komponen pada
Chain,
yaitu: Upstream
Chain atau Rantai Supply Hulu yang
menggambarkan
aktifitas
suppliernya,
Internal
perusahaan Chain
dengan
para
Management
atau
Manajemen Rantai Supply Internal yang meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang, dan aktifitas utama dalam
Manajemen
Rantai
Supply
Internal
adalah
manajemen produksi, pengendalian persediaan, dan Downstream Chain Management atau Rantai Supply Hilir
107
yang meliputi semua proses pengiriman produk ke pelanggan akhir, sehingga yang menjadi perhatian utama adalah proses distribusi, pergudangan, transportasi, dan layanan aftersales. Beberapa fungsi yang dapat dipenuhi dengan penerapan Chain Management: a. Keputusan dimana apa yang akan dibeli b. Menghubungkan startegi organisasional dengan strategi supply c. Pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan competitor dan implementasi dari cara terbaik dalam perusahaan d. Menganalisis
pesaing-pesaing
yang
mempunyai produk serupa. e. Menghasilkan produk unggul yang berkualitas f. Menghasilkan produk dengan mutu yang baik Perencanaan
permintaan
dan
prediksi,
mengkoordinasi prediksi permintaan dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok
108
4.7.1.3 Human Resource Information System (HRIS)
Kami mengusulkan pengunaan Aplikasi HRIS untuk mengatasi masalah ketenagakerjaan di perusahaan. Selama ini perusahaan belum pernah menilai kinerja karyawan. Perusahaan melakukan penggajian hanya berdasarkan jabatan, bukan berdasarkan prestasi karyawan tersebut. Hal ini tentu
akan
menimbulkan
kesenjangan
antar
karyawan.
Gambar 4.7 Model HRIS
109
Manfaat bagi perusahaan : 1. Dengan mengetahui kinerja karyawan, perusahaan dapat mengambil tindakan terhadap karyawanya. 2. Membantu proses umum HRD seperti perekrutan, pemecatan, sangsi, dan tunjangan. 3. Perusahaan
dapat
menganalisa
karyawan
perusahaan lain.
Memulai
proses
implementasi
HRIS
melibatkan beberapa atau bahkan semua tingkat organisasi. Proses implementasi HRIS tersebut berupa: 1.
Kerjasama Divisi HR dengan Divisi IT Manager HR bertugas menentukan jenisjenis kebutuhan yang berhaitan dengan human resource kemudian bekerja sama
dengan
pihak
Divisi
mengintegrasikan
IT
database,
untuk serta
perpindahan data dari sistem lama ke sistem baru. 2.
Data Management Dalam
tahap
ini
data-data
tersebut
diperbaharui. Contoh seperti data gaji, data
110
tunjangan untuk memastikan data tersebut benar dan up-to-date. 3.
Pelatihan Pada tahap ini pemakai sistem di training dan di sosialisasikan mengenai bagaimana cara mengunakan sistem HRIS. Manajer SDM
harus
ikut
aktif
dalam
mensosialisasikan sistem baru tersebut. Hardware
Computer, Server, Modem, Hub
Software
HRIS, Operating System, Web Browser
People
Divisi HRD
Data
Karyawan, karyawan luar, masyarakat
Network
Internet, jaringan komputer
Procedure
Manual, kriteria, aturan
4.8.2 Strategi Management SI/TI
Strategi manajemen SI/TI adalah strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan diimplementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi dengan
111
sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.
4.7.2.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
Kepala Toko MR/ SEKJEN
SPVADMINISTRASI
KASIRBESAR
STAFKOMPUTER
DATAENTRY
ADMINISTRASI
TEKNISI TI
SPVPEMBELIAN
PEMBELIAN
HRD
PENERIMAAN
WIDIANIAGA
DIVISI TI
WEB DEVELOPMENT
SPVPENJUALAN
KEAMANAN
RUMAHTANGGA
Gambar 4.8 Rekomendasi struktur organisasi PT. Gramedia Asri Media
112
4.7.2.2 Penjelasan Rekomendasi Struktur Organisasi
PT. Gramedia Asri Media harus melakukan perubahan pada struktur organisasinya dengan tujuan agar sistem yang diusulkan dapat diimplementasikan dengan baik. Perbaikan pada struktur organisasi juga dapat memperjelas fungsi dan tanggung jawab antar divisi.
1. Bagian teknisi (Teknisi TI) Dengan perkembangan teknologi TI yang semakin pesat menyebabkan inovasi teknologi yang terus menerus di kembangkan sehingga, dibutuhkan Teknisi TI untuk membantu memantau serta mengembangkan TI. Adapun tugas dari Teknisi TI adalah: a. Mempelajari Hardware computer dan sistem operasi
dengan
target
pegawai
mampu
mengatasi kerusakan komputer. b. Perakitan komputer. c. Penyelamatan data.
2. Bagian pengembangan website (Web Development) Dengan khususnya
terbuka
teknologi
teknologi internet
komunikasi yang
dapat
memberikan pelayanan secara online, perusahaan
113
harus tanggap melihat tren yang berkembang khususnya dalam trend penggunaan internet saat ini,
untuk
itu
perusahaan
harus
lebih
memperhatikan pembentukan unit khusus yang bertujuan
untuk
melakukan
pengembangan
terhadap website perusahaan yang nantinya tidak lagi hanya sekedar sarana promosi serta periklanan semata, tapi melangkah ke perdagangan Ecommerce. Web Development memiliki tugas:
a. Bertugas
untuk
mengembangkan
website
perusahaan. b. Bertanggung jawab atas ketersediaan Informasi dari perusahaan untuk pelanggan. c. Bertanggung jawab agar sistem informasi berbasis web dapat berjalan dengan baik.
3. HRD (Human Resource Development)
Merupakan bagian yang bertugas dalam perekrutan karyawan
baru,
training
karyawan,
penggajian,
tunjangan, penghentian dan penilaian kinerja.
114
4.7.2.3 Rekomendasi Kualifikasi dan Jumlah Personil SI/TI yang dibutuhkan
Keberhasilan
dari
pengembangan
sistem
dan
teknologi informasi pada perusahaan bergantung pada kualitas dari personil SI/TI pada perusahaan tersebut. Penambahan divisi yang terkait dengan SI/TI tentu membutuhkan orangorang khusus dalam posisinya. Berikut adalah persyaratan kualifikasi personil yang akan direkrut oleh perusahaan: 1. Web Development (1 orang) a. Pria / Wanita b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi dari universitas terkemuka c. Memiliki minimal IPK 3.00 d. Mengerti
dan
memahami
berbagai
bahasa
pemrograman seperti PHP, VB.net e. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun f. Memiliki integritas serta profesionalisme yang tinggi untuk menyelesaikan tugas 2. Teknisi IT (1 orang) a. Pria / Wanita b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi dari universitas terkemuka c. Memiliki IPK minimal 2.75
115
d. Mengerti
dan
memahami
mengenai
troubleshooting komputer
e. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun f. Memiliki integritas serta profesionalisme yang tinggi untuk menyelesaikan tugas 3. HRD (Human Resource Development) (1 orang) a. Pria / Wanita b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau Teknologi Informasi dari universitas terkemuka c. Memiliki IPK minimal 3.00 d. Mengerti dan memahami mengenai jaringan komputer e. Dapat bekerja dalam kelompok f. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun g. Memiliki integritas serta profesionalisme yang tinggi untuk menyelesaikan tugas
4.7.3 Strategi TI
Strategi TI akan membahas mengenai teknologi informasi yang akan berubah dan apa yang menyebabkan dasar perubahan tersebut. Saat ini, PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park sudah menggunakan jaringan komputer di perusahaan, tetapi kami melihat bahwa masih adanya kekurangan dalam arsitekur jaringan yang ada kekurangan tersebut sangat mempengaruhi perkembangan perusahaan tersebut.
116
Hasil analisis mengusulkan untuk menambahkan divisi TI untuk memaksimalkan proses perusahaan dan juga jaringan bisa go public sehingga tidak hanya menjadi media promosi semata. Hal ini sangat penting untuk mencapai visi dan misi perusahaan. 4.7.3.1 Arsitektur Jaringan
Arsitektur jaringan pada PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park adalah:
Gambar 4.9 Arsitektur jaringan PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park
117
4.7.3.1.1 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
Adapun rekomendasi arsitektur jaringan pada PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park adalah:
Gambar 4.10 Rekomendasi arsitektur jaringan PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park
118
4.7.3.2 Dukungan Hardware
Melalui
hasil
analisis
PEST
perusahaan,
maka
menyarankan perusahaan untuk penambahan beberapa unit komputer untuk unit struktur organisasi yang baru agar sesuai dengan aplikasi yang diusulkan dan kebutuhan dimasa mendatang. Tabel 4.6 Rekomendasi Hardware Divisi IT
Spesifikasi Rekomendasi Processor Min P4-2,4Ghz
Jumlah 3
Motherboard HDD 160Gb Ram 1Gb VGA Onboard LAN card Monitor 17” HRD
Processor Min P4-2,4Ghz Motherboard HDD 160Gb Ram 1Gb VGA Onboard LAN card Monitor 17”
1
119
4.7.3.3 Perencanaan Biaya
Berikut adalah rincian mengenai biaya pengadaan dan upgrade PC / desktop, server, dan aplikasi. Harga kurs yang
dipakai yaitu mata uang dollar dengan harga rata-rata pada periode desember 2009 sebesar $1 = Rp9550,00. A. Perkiraan Biaya Usulan Hardware Table 4.7 Perkiraan Pembelian Hardware Spesifikasi Hardware
Processor Min P4-3 Ghz
Jumlah
Harga($)
Biaya($)
2
400
4600
3
280
840
Motherboard HDD 20Gb Ram 2Gb VGA Onboard LAN card Monitor 15” Processor Min P4-3Ghz Motherboard HDD 80Gb Ram 1Gb VGA Onboard LAN card Monitor 15” Total Biaya
5440
120
Tabel 4.8 Perkiraan Pembelian Hardware Server Spesifikasi hardware
Jumlah
Harga($)
Biaya($)
3
1400
4200
Processor Min Intel Xeon 5430 2,66Ghz Motherboard HDD SAS 2*300Gb Ram 2*2GB ECC VGA Onboard LAN card Monitor 17” Total biaya
4200
B. Perkiraan Biaya Usulan Software Tabel 4.9 Perkiraan Pembelian Software Software
Biaya
Electronic Commerce (E-Commerce)
$1500
Electronic Supply Chain Management (E-SCM)
$1800
Human Resource Information System (HRIS)
$1700
Total Pembelian Software
$40000
121
4.7.3.4 Rencana Implementasi
Berikut merupakan tabel rencana implementasi Strategi bisnis SI, Strategi manajemen SI/TI, dan Strategi TI.
Tabel 4.10 Rekomendasi Jadwal Implementasi
Output Perencanaan
Tahun ke-1 Tahun ke-2 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Strategi Bisnis SI - Pengembangan Website - Pengembangan E-Commerce - Penerapan E-SCM - Penerapan HRIS Strategi Manajemen SI/TI - Pengembangan Struktur organisasi - Perekrutan staff SI/TI Strategi TI - Pembelian hardware komputer - Pengembangan Jaringan
Tahap pertama adalah pengembangan Struktur Organisasi. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memperinci serta menata struktur organisasi yang telah diubah. Pengembangan ini dapat dilakukan selama 1 (satu) bulan. Pada tahun pertama juga dilakukan pembelian hardware komputer, serta pengembangan jaringan. Pada tahun pertama lebih diutamakan segala requirement untuk pengembangan aplikasi pada tahap selanjutnya. Tahap selanjutnya adalah pengembangan website, karena kebanyakan dari aplikasi yang kami usulkan berbasis web. Setelah
122
website telah siap, E-Commerce mulai dibangun dengan asumsi
selesai dalam 6 bulan. Pada tahun ke 2 (dua), implementasi berikutnya adalah ESCM untuk mendukung aktivitas dalam suplai bahan baku.
Perusahaan ini bersifat manufaktur, karena suplai merupakan salah satu faktor utama dalam kegiatan produksi. Kami asumsikan akan selesai dalam setengah tahun. Pada tahun ke 2 (dua), implementasi berjalan bersamaan dengan E-SCM yaitu HRIS dimana HRIS diterapkan untuk mendukung kesejahteraan karyawan.
4.7.3.5 Aplikasi Portfolio
Adapun isi dari aplikasi portfolio dilihat dari 2 (dua) sisi yaitu: 4.7.3.5.1 Aplikasi Portfolio Perusahaan
Analisis aplikasi yang digunakan perusahaan bermanfaat untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut masuk dalam kategori high potential, strategic, key operational atau support. Kategori yang diberikan
tergantung dengan kontribusi yang diberikan masingmasing aplikasi tersebut dalam perusahaan. Aplikasi portfolio pada PT. Gramedia Asri Media Mall Central
Park adalah sebagai berikut:
123
Tabel 4.11 Analisis Aplikasi Portfolio saat ini pada Toko Buku Gramedia Mall Central Park Strategic EIS
(Executive
High Potential
Information Website:
System)
gramediabooks.com, gramediaonline.com
Key Operational
RBS (Retail Bisnis Sistem)
Support
POS (Point of Sales), AR (Account
Receivable),
SAC (Sistem Administrasi Counter),
KAS
(Sistem
Keuangan)
Melalui analisis portfolio pada sistem yang sedang berjalan di perusahaan, aplikasi yang sekarang dimiliki masuk ke dalam ke-empat kategori portfolio diatas. Dalam ke-empat kriteria diatas dapat dilihat adanya kekurangan di dalam High Potential dimana Website belum memaksimalkan kinerja
perusahaan sehingga perlunya pengembangan di dalam High Potential tersebut.
124
4.7.3.5.2 Aplikasi Portfolio Masa Mendatang
Berikut adalah gambaran Aplikasi masa mendatang pada PT. Gramedia Asri Media.
Tabel 4.12 Portofolio Aplikasi Masa Mendatang pada Toko Buku Gramedia Mall Central Park Strategic
High Potential
EIS (Executive Information Website:
gramediabooks.com,
System)
gramediaonline.com, E-Commerce, E-SCM, dan HRIS
Key Operational
RBS
(Retail
Sistem).
Support
Bisnis POS (Point of Sales), AR (Account Receivable),
SAC
(Sistem
Administrasi Counter), KAS (Sistem Keuangan)
Aplikasi
E-Commerce,
E-SCM
(Supply
Chain
Management), dan HRIS masuk ke dalam kategori High Potential. E-Commerce dan E-SCM merupakan bagian dari E-Busines, dan HRIS masuk dalam aplikasi lainnya. Sistem Aplikasi E-Business
termasuk High Potential dikarenakan perusahan masih sangat
125
memperlukan pengembangan untuk mencapai Goal perusahaan. Serta aplikasi HRIS tremasuk high potential dikarenakan untuk membantu menyusun management yang belum tertata rapih.