BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN

BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1

Pengumpulan Data

4.1.1

Master List Document ISO 9001:2008 Klausul 4.2.3 PT. Indovickers Furnitama Tabel 4.1 Master List Document No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Judul Dokumen Quality Manual Pengendalian Dokumen Prosedur Penyimpanan Dokumen Order Pengendalian Gambar Prosedur Pengendalian Catatan Mutu Tinjauan Manajemen Prosedur Penerimaan Karyawan Prosedur Pelatihan Proses Desain Prosedur Pembelian Barang Prosedur Seleksi & Evaluasi Vendor Prosedur Penerbitan AP Invoice Prosedur Purna Jual Prosedur Order Processing Prosedur Pengendalian Project Prosedur Proses Metal Work Shop Prosedur Proses PC Prosedur Proses Wet Painting Prosedur Pembuatan Komponen Produk Kayu Prosedur Proses Assembly Prosedur Proses Upholstery Prosedur Penanggulangan Gangguan / Perbaikan Prosedur Perawatan Mesin Prosedur Instalasi Prosedur 6 R Tinjauan Kontrak Prosedur Identifikasi dan Penelusuran Produk Prosedur Penerimaan & Pengeluaran Barang

62

Tabel 4.1 Master List Document Lanjutan No 29 30 31 32 33 34 35 36 37

Judul Dokumen Prosedur Delivery Prosedur Kalibrasi Alat Ukur Prosedur Kepuasan Pelanggan Internal Quality Audit Procedure Inspection Process Procedure Pengendalian Produk yang Menyimpang Prosedur Pengukuran Produktivitas Permintaan Tindakan Perbaikan Prosedur Tindakan Pencegahan

( Sumber : PT. Indovickers Furnitama, 2008 )

63

4.1.2

Flow chart Pembuatan Dokumen Saat ini Menurut ISO 9001 : 2008 pada PT. Indovickers Furnitama

PIC

DOKUMEN

Start

Pembuatan / Penggantian Dokumen

- Originator

Kepala Terkait

- Konsep Dokumen

Konsep Dokumen

Dept. No

Persetujuan

OK ? YES Yes - DCC

- Originator - DCC

-

No - Konsep Dokumen yang disetujui

Pengetikan Dokumen

Pemeriksaan Dokumen

Presdir Head Department MR Originator

Approval

- Dokumen yang disetujui

Yes - DCC

Registrasi Dokumen


- DCC

Menyetempel Dokumen Master Copy


- DCC

Membuat Copy Dokumen

- DCC

Menyetempel Copy Dokumen (Controlled Copy)

- Dokumen yang terkontrol

- DCC

Distribusi Dokumen


SELESA I End

Gambar 4.1 Flow chart Pembuatan Dokumen

- Master Dokumen

64

4.1.3

Flow chart Perbaikan Dokumen Saat ini Menurut ISO 9001 : 2008 pada PT. Indovickers Furnitama PIC

DOKUMEN

Start

Menerima Permintaan Perbaikan Dokumen

- Originator

- Dokumen Lama - Form BPPD

Perubahan Dokumen

- DCC

- Dokumen Lama No

-

Presdir Kepala Dept. Terkait Originator MR

- Check - Approval

- Dokumen Revisi

Yes

- DCC

Registrasi Dokumen

- Dokumen Revisi

- DCC

Menyetempel Dokumen Master Copy

- Dokumen Revisi

- DCC

Membuat Copy Dokumen

- DCC

Menyetempel Copy Dokumen (Controlled Copy)


- DCC

Distribusi Dokumen


- DCC

Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Lama

End

SELESAI - Master Dokumen

Gambar 4.2 Flow chart Perbaikan Dokumen

65

4.2

Sistem Pendokumentasian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Sistem pendokumentasian pada sistem manajemen mutu perusahaan atau lembaga terkait dengan dibuatnya standar berupa klausul-klausul yang terdapat pada ISO 9001:2008. Klausul pasti yang mengatur segala hal tentang pendokumentasian terdapat dalam klausul 4.2.3. Klausul tersebut mengatur dan membuat standar tentang bagaimana proses dokumentasi terjadi dan menjadi satu prosedur penting dalam penilaian ISO 9001:2008. Klausul 4.2.3 berbunyi : “Dokumen

yang

disyaratkan

oleh

sistem

manajemen

mutu

harus

dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman”. Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk : a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan d. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali

66

f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan g. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang tak disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.

4.2.1

Persyaratan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Sistem manajemen mutu harus memenuhi beberapa syarat seperti : •

Harus ditetapkan

•

Harus didokumentasikan

•

Harus diterapkan

•

Harus dipelihara

•

Secara terus menerus ditingkatkan keefektifannya

Selain syarat diatas, hal yang harus diperhatikan dalam hal sistem manajemen mutu adalah dasar pertimbangan yang harus diperhatikan dalam penyusunan SDM (Sumber Daya Manusia),dimana dasar pertimbangan tersebut adalah : •

Persyaratan

kontrak

dari

pelanggan

dan

pihak

berkepentingan •

Keberterimaan standar internasional dan standar nasional

•

Persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan

•

Keputusan dan kebutuhan di badan usaha

lain

yang

67

•

Sumber informasi eksternal yang relevan dengan perkembangan kompetensi badan usaha

•

Informasi tentang kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan

Adapun syarat umum yang juga harus diperhatikan dalam menjalankan sistem manajemen mutu, sebagai berikut •

Membuat peta proses bisnis yang diperlukan dalam badan usaha

•

Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses

•

Menjamin keefektifan operasi dan kendali proses

•

Menjamin tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan

•

Memantau, mengukur, dan menganalisis proses

•

Menerapkan

tindakan

yang

diperlukan

dan

perbaikan

yang

berkesinambungan.

4.2.2

Cakupan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Berikut adalah hal-hal yang harus dicakup persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu tersebut adalah: •

Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang terdokumentasi

•

Manual mutu

•

Prosedur yang disyaratkan (minimal 6 prosedur)

68

•

Dokumen lain yang diperlukan untuk menjamin perencanaan, operasi dan kendali proses misalnya instruksi kerja, checklist,formulir, dan gambar kerja

•

4.2.3

Rekaman yang disyaratkan.

Jenis-jenis Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Jenis-jenis dokumen yang dicakup oleh dokumen sistem manajemen mutu dibagi menjadi dua jenis yaitu : •

Dokumen internal : dokumen SDM, peraturan perusahaan, surat keputusan, rekaman kerja.

•

Dokumen eksternal : TOR, dokumen kontrak, spesifikasi teknik, referensi, peraturan pemerintah.

4.2.4 Hirarki Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Dibawah ini akan ditampilkan sebuah diagram atau hirarki dokumen sistem manajemen mutu

69

Gambar 4.3 Hirarki Dokumen Sistem Dokumentasi ( Sumber : modul pelajaran perancangan sistem manajemen mutu, 2007 ) Keterangan gambar •

Manual Mutu Dokumen induk yang berisi informasi yang bersifat umum badan usaha, meliputi : sejarah badan usaha, peta proses bisnis, visi misi, kebijakan mutu, sasaran mutu, keterkaitan persyaratan ISO terhadap proses di badan usaha, lingkup penerapan yang ditetapkan untuk SMM, pengecualian persyaratan yang tidak diterapkan,struktur organisasi,uraian tanggung jawab dan wewenang.

70

•

Prosedur Dokumen kerja yang berisi uraian tahapan atau proses kerja dalam badan usaha, meliputi : maksud dan tujuan pembuatan prosedur, lingkup, tugas dan wewenang, definisi dan referensi, diagram alir, uraian tahapan atau proses kerja, output rekaman, sejarah perubahan prosedur.

•

Instruksi kerja Dokumen kerja yang berisi uraian tahapan atau proses kerja yang bersifat teknis dan praktis untuk keperluan operasi suatu kegiatan di badan usaha, misal : instruksi kerja pengoperasian alat A, alat B, pengoperasian software A,B,C,dll. Meliputi : tujuan, lingkup, uraian instruksi kerja (flow chart, gambar,foto)

•

Rekaman Rekaman sebagai dokumen bukti kerja bahwa suatu proses dari sistem manajemen mutu telah dilaksanakan. Jenis rekaman antara lain berbentuk surat-menyurat, check list, formulir, gambar, laporan, dll.

4.2.5 Pengendalian Dokumen ISO 9001:2008 Tujuan dari pengendalian dokumen adalah untuk menjamin agar semua dokumentasi sistem manajemen mutu yang diacu organisasi untuk melaksanakan kegiatannya adalah dokumentasi sistem manajemen mutu

71

termutakhir, dalam hal ini hal-hal yang diliputi oleh prosedur pengendalian dokumen adalah : •

Persetujuan dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan

•

Meninjau,

memutakhirkan,

dan

menyetujui

ulang

penerbitan

dokumen. •

Menjamin bahwa perubahan dokumen dan status revisi terakhir diidentifikasi.

•

Menjamin bahwa dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian.

•

Menjamin bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasi.

•

Menjamin bahwa dokumen eksternal diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan.

•

Mencegah pemakaian tak disengaja dan dokumen kadaluarsa dan mengidentifikasi bila disimpan untuk tujuan apapun.

72

4.3

Kelemahan Sistem Dokumentasi Sekarang

4.3.1 Tree Diagram KURANGNYA PETUNJUK DALAM PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI

KURANGNYA PERATURAN YANG DIBUAT UNTUK SISTEM DOKUMENTASI SEKARANG

MASIH MANUAL MACHINE KURANGNYA LAYANAN SERVER YANG HANYA MAMPU MELAYANI 15 KOMPUTER BERSAMA SAMA

PENEMPATAN DOKUMEN YANG TIDAK TERATUR KELEMAHAN SISTEM DOKUMENTASI SEKARANG PROSEDUR

PROSEDUR PELAYANAN SERVER MENUNDA PEKERJAAN PEKERJA

KURANGNYA PENGAWASAN UNTUK MENGAWASI PEKERJAAN DARI PENGGUNA SISTEM

TIDAK BISA MEMPRIORITASKAN PEKERJAAN

TIDAK FOKUS PADA PENGGUNAAN SISTEM MAN KURANG MENGERTI PENGGUNAAN SISTEM MALAS MENGIKUTI PROSEDUR STANDAR YANG TELAH DITETAPKAN PERUSAHAAN FLUKTUASI JENIS PEKERJAAN

Gambar 4.4 Tree Diagram

73

4.3.2

Analisa Tree Diagram Tree diagram diatas adalah suatu diagram yang dibuat untuk menggambarkan

kelemahan

atau

kekurangan

yang

dimiliki

sistem

dokumentasi yang saat ini sedang berjalan di PT. Indovickers Furnitama. Diagram ini dibuat berdasarkan hasil wawancara tidak terstruktur yang dilakukan peneliti kepada sejumlah karyawan atau staf yang terlibat langsung dengan sistem dokumentasi perusahaan. Dari hasil wawancara tersebut didapatkanlah sejumlah kekurangan yang diklasifikasikan menjadi empat penyebab utama yaitu : •

Informasi Kekurangan yang pertama adalah mengenai masalah informasi yang diberikan

oleh

perusahaan

kepada

karyawannya

seputar

sistem

dokumentasi yang dijalankan oleh perusahaan. Informasi menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan jika ingin menjalankan atau mengimplementasikan suatu sistem yang dtujukan untuk banyak pihak atau banyak karyawan. Dari hasil analisa yang dilakukan peneliti setelah melakukan wawancara (tidak terstruktur) kepada karyawan hal-hal yang menjadi masalah dari segi informasi yang pertama adalah masalah tidak adanya petunjuk yang membantu dalam penggunaan atau pengoperasian sistem saat ini, hal ini membuat karyawan harus mengingat dan konsentrasi penuh mengingat tahapan atau proses yang harus dilakukan

74

dalam melakukan pekerjaan mereka. Masalah yang terjadi selain diatas adalah kurang peraturan yang tegas dari perusahaan kepada karyawan yang malas atau lalai dalam hal menjalankan atau mengoperasikan sistem,salah satu penyebab hal ini terjadi dikarenakan perusahaan melihat hanya segelintir pihak atau karyawan yang masih kurang tanggung jawab dalam menjalankan pekerjaan yang bersinggungan dengan pengoperasian sistem. •

Machine Selain masalah informasi diatas, salah satu masalah teknisnya adalah mengenai mesin yang mendukung berjalannya sistem tersebut. Salah satu kekurangan sistem saat ini adalah dalam hal proses mesin atau server yang berjalan agak lambat. Lambatnya server ini dikarenakan jumlah server yang hanya berjumlah satu, dan satu server ini hanya mampu menjalankan pekerjaan 15 komputer sekaligus, dari keadaan ini terkadang server harus menyingkirkan satu pekerjaan jika server mengalami kepenuhan. Dari keadaan ini terkadang karyawan harus melakukan pekerjaan bergantian di saat server penuh atau melayani 15 komputer bersamaan. Pada sistem dokumentasi sekarang, staff masih menggunakan cara manual dalam

melakukan

kegiatan

penambahan

dokumen,

pembaharuan

dokumen, pencarian dokumen dan pendistribusian dokumen. Hal tersebut

75

mengakibatkan waktu proses setiap kegiatan menjadi lama karena tidak adanya sistem yang membantu proses kegiatan tersebut. •

Prosedur Kekurangan yang diakibatkan kurangnya kesadaran akan prosedur menjadi satu masalah yang membuat karyawan mengalami kesulitan dalam keseluruhan sistem dokumentasi saat ini, hal ini terlihat dari cara penyimpanan

dokumen

yang

dilakukan

karyawan

yaitu

masih

menggunakan cara menumpuk dokumen yang dihasilkan atau dapat dikatakan cara peletakan dokumen yang tidak teratur sehingga dapat membuat kesulitan dalam hal mencari dokumen, selain itu prosedur dari server yang hanya bisa melayani 15 komputer bersamaan membuat karyawan terkadang menunda pekerjaan dikarenakan server mengalami kepenuhan user. Prosedur dalam hal mengawasi karyawan juga menjadi kekurangan, hal ini dapat membuat karyawan sedikit lalai dan kurang tanggung jawab dalam mengoperasikan sistem dokumentasi •

Manusia Kesadaran atau psikologi pekerja dalam menjalankan sistem menjadi masalah utama PT. Indovickers Furnitama dalam hal pengimplementasian sistem dokumentasi. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dapat dilihat bahwa hal ini dikarenakan pekerja mengalami situasi sulit dalam memprioritaskan pekerjaan mana yang harus dikerjakan lebih dahulu, dan

76

mengesampingkan sejumlah pekerjaan, selain itu tingkat konsentrasi dan fokus pada sistempun

menjadi masalah penting, hal ini mungkin

disebabkan kurang pahamnya karyawan dalam menjalankan sistem dan mungkin kurangnya tingkat konsentrasi ini dikarenakan adanya fluktuasi pekerjaan dari karyawan tersebut

4.4

Urgensi Penggunaan UML Pada Rancang Bangun Sistem Dokumentasi ISO 9001:2008 Klausul 4.2.3 Dalam pembuatan sistem usulan dalam hal sistem pendokumentasian sistem manajemen mutu PT. Indovickers Furnitama, kelompok kami menggunakan UML (Unified Modeling Language). UML adalah bahasa yang berdasarkan pada grafik atau gambar untuk memvisualisasi, spesifikasi, membangun dan mendokumentasikan sebuah sistem pengembangan software atau piranti lunak yang berbasis OO (object oriented). UML meliputi konsep proses, penulisan kelas atau cluster yang spesifik, dan komponen yang diperlukan dalam sistem software. Berikut adalah alasan pemilihan UML dalam membuat sistem dokumentasi sistem manajemen mutu PT. Indovickers Furnitama : a. Scalability Objek lebih mudah dipakai untuk menggambarkan sistem yang besar dan bersifat kompleks b. Dynamic Modelling

77

Dapat dipakai untuk pemodelan sistem dinamis dan real time serta dapat menunjukkan internal behavior dan suatu sistem c. Detail dan Spesifik d. Bisa Mewakili atau Representative Dapat mewakili sesuatu yang nyata ataupun tidak nyata e. Robustness f. Aman g. Readability Memberikan kejelasan sehingga mudah untuk dipahami h. Standarisasi i. Menjangkau bidang kebutuhan (requirement), analisa dan perancangan j. Dapat digunakan secara incremental pada saat dibutuhkan k. Tidak memiliki ketergantungan pada teknologi dan bahasa manapun. l. Dapat menangkap elemen-elemen yang berbeda dari sebuah sistem secara keseluruhan. Dibangun dari diagram yang dapat digunakan untuk memodelkan sistem dari berbagai sudut pandang waktu yang berbeda dalam daur hidup software sebuah sistem Karena menyatukan prinsip perancangan dari masing-masing metodologi menjadi sebuah standar yang mudah diaplikasikan pada sistem berorientasi objek (object oriented).

78

4.5

Unified Modeling Language

4.5.1

The Task Pada laporan ini penulis menggunakan sistem pemodelan UML untuk membuat sistem dokumentasi yang baru sebagai perbaikan dari sistem dokumentasi yang telah ada sekarang. Berikut ini akan dijelaskan tahapantahapan dalam pembuatan UML yang berhubungan dengan sistem : 1. Purpose Manajemen

Representatif

merupakan

suatu

divisi

yang

bertanggung jawab terhadap pengendalian dokumen dan berfungsi sebagai divisi yang mengendalikan dan memastikan bahwa dokumen tersebut telah diidentifikasi, diperiksa, disetujui, dan diperbaiki oleh yang berwenang. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu divisi Manajemen Representatif

dari PT.Indovickers

Furnitama dalam mengendalikan sistem dokumentasi yang ada sehingga divisi ini dapat meningkatkan kinerjanya dengan melakukan pembaharuan sistem dokumentasi yang ada sekarang.

2. Sistem Definition Sistem yang akan dikembangkan harus mendukung divisi Manajemen Representatif dalam mengatur sistem dokumentasi yang ada dan juga disesuaikan dengan keadaan perusahaan yang ada saat ini. Sistem yang dikembangkan bertujuan untuk memberikan kemudahan pada setiap

79

divisi yang berhubungan dengan dokumen yang ada. Sistem juga memberikan

kemudahan

untuk

menambah,

mengubah

pendistribusian dokumen pada seluruh staff yang membutuhkannya.

serta

80

Tabel 4.2 Kriteria FACTOR Sistem Informasi Usulan Kriteria Functionality

Keterangan Sistem berfungsi untuk mendukung kegiatan Manajemen

Representatif

dengan

mengendalikan dokumen dokumen yang ada pada perusahaan baik itu berupa penambahan dokumen, perubahan dokumen, pencetakkan dokumen, historis dokumen. Application Domain

Sistem digunakan untuk mendukung aktifitas staff Manajemen Representatif Dan staff secara keseluruhan.

Condition

Sistem ini harus dapat digunakan untuk distribusi dokumen sesuai dengan Sumber Daya Manusia yang ada dengan level otoritas sesuai dengan jabatan mereka

Technology

Sistem

berupa

program

aplikasi

yang

dijalankan pada PC untuk setiap client dengan

interface

yang

digunakan

dan

dikembangkan menggunakan Visual Basic 6.0 dan database Microsoft Access Object

MR, Staff, Fixed Document, Detail Fixed Document, Monthly Report, Audit Internal Report.

Responsibility

Sistem harus dapat mendukung aktifitas divisi

Manajemen

Representatif

yang

berkaitan dengan pengendalian dokumen dan juga pendistribusian dokumen perusahaan.

81

3. Context •

Problem Domain Untuk membuat dokumen baru, setiap staff yang berhubungan

dengan dokumen tersebut harus meminta persetujuan dari Kepala Departemen Terkait sebagai penyetuju dokumen kemudian dilaporkan kepada divisi Manajemen Representatif yang akan membuat dokumen tersebut. Dokumen tersebut akan dibaca oleh Manajemen Representatif untuk diketik. Selanjutnya dokumen akan tersimpan secara otomatis dalam historis dokumen sebagai Fixed Document dimana dokumen tersebut telah siap untuk dicetak yang selanjutnya akan dibawa kepada presiden direktur untuk dimintai persetujuannya. Pada akhirnya, dokumen yang telah disetuji, siap utnuk didistribusikan sesuai dengan keperluan dan divisi yang terkait. Jika terdapat pembaharuan dokumen, maka staff yang berusaha mengganti dokumen harus terlebih dahulu memilih dokumen apakah yang akan diubah dan tetap harus melalui prosedur persetujuan oleh General Manager sebagai penyetuju dokumen kemudian dilaporkan kepada divisi Manajemen Representatif yang akan mengubah dokumen tersebut dan akan disahkan juga oleh Presiden Direktur untuk disebarkan kepada pihak pihak yang terkait.

82

Untuk menambahkan dokumen harian yang akan digabungkan secara bulanan sebagai laporan bulanan, setiap staff harus melakukan beberapa tahapan sebelum laporan bulanan tersebut dikirim ke divisi MR. Tahapan tersebut terdiri dari pembuatan laporan harian, memperbaharui laporan harian dan kemudian digabungkan selama 1 bulan penuh serta disimpan menjadi laporan bulanan yang fixed. Setelah seluruh tahapan tersebut dilalui, maka laporan bulanan yang telah fixed akan dikirimkan ke divisi MR. Setiap periode 6 bulan sekali, dilakukan kegiatan Audit Internal yang akan dilakukan oleh divisi ISO perusahaan. Hasil dari pelaksanaan Audit Internal tersebut, selanjutnya akan diserahkan kepada divisi manajemen Representatif untuk di buat laporannya dimana laporan tersebut akan didistribusikan kepada seluruh staff yang terkait. Pengguna user juga dapat mencari dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan kepentingan dari divisinya. Proses untuk mencari dokumen tersebut dilakukan oleh pengguna user setelah login dalam sistem. User hanya perlu menuliskan dokumen yang dicari dalam text box kosong yang telah disediakan, lalu setelah itu, user harus menekan button search yang tertera dalam window main menu. Sebagai divisi MR, yang mengendalikan seluruh pergerakan dokumen, maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan MR. Apabila terdapat penambahan dan pembaharuan dokumen, maka MR

83

akan mengetahui perubahan dan penambahan dokumen tersebut dari sebuah window inbox.Setiap bulannya MR juga mendapat dokumen tentang monthly report dari setiap divisi. Laporan Bulanan tersebut dapat dilihat dalam window monthly report. Berikut ini adalah gambaran sistem dokumentasi usulan PT. Indovickers Furnitama.

84

Gambar 4.5 Rich Picture Sistem Dokumentasi Usulan PT.Indovickers Furnitama

85

4.5.2

Problem Domain 1. Cluster Terdapat lima buah cluster untuk mengelompokkan tiap-tiap class yang ada, yaitu cluster staff, cluster MR, cluster pembuatan dokumen, cluster fixed document, cluster perbaikan dokumen.

Gambar 4.6 Clusters

86

2. Classes

Gambar 4.7 Class Diagram

87

•

Class Manajemen Representatif Class ini merupakan kumpulan objek objek dari suatu divisi Manajemen representatif yang bekerja pada PT Indovickers Furnitama dan bertugas untuk membuat Audit Internal Report serta menyetujui dokumen yang baru dibuat dan menyetujui dokumen dokumen yang telah diperbaharui oleh staff yang terkait dengan pembuatan atau pembaharuan dokumen tersebut. Class MR mempunyai atribut sebagai berikut :

/membuat

/mendistribusikan aktif

aktif

/selesai

Gambar 4.8 State Chart Manajemen Representatif 1

Tabel 4.3 Event dan Atribut Manajemen Representatif 1 Event /membuat

Atribut Kode dokumen Tanggal Memulai Jam Memuali Laporan Audit

/mendistribusikan

Kode Dokumen Judul Dokumen Nama Divisi Kode Divisi

88


Tabel 4.4 Event dan Atribut Manajemen Representatif 2 Event /melihat

Atribut Kode dokumen User ID Password

/membutuhkan Pencetakkan

Kode Dokumen Judul Dokumen Jumlah cetak User Id Password


89

Tabel 4.5 Event dan Atribut Manajemen Representatif 3 Event /melihat


/mengalami Perubahan

Kode Dokumen Judul Dokumen Alasan pengubahan Tanggal Pengubahan Jam Pengubahan

/mengesahkan

Kode Dokumen User ID Password

•

Staff Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam divisi yang ada pada PT indovickers Furnitama, diantaranya ialah staff marketing, HRD, Finance, Quality Control dan lainnya diamana semua staff yang ada tersebut dapat menggunakan sistem dokumentasi ini untuk beberapa kegiatan, yaitu menambah, memperbaharui serta melihat dokumen yang telah ada. Class staff mempunyai atribut sebagai berikut :

90

Gambar 4.11 State Chart staff 1

Tabel 4.6 Event dan Atribut Staff 1 Event /melihat


/mengetik

Kode Dokumen Judul Dokumen

/mengirim

Tanggal pengubahan Jam Pengubahan Alasan Pengubahan dokumen


91

Tabel 4.7 Event dan Atribut Staff 2 Event /melihat


/mengetik

Kode Dokumen Judul Dokumen

/mengirim

Tanggal pengubahan Jam Pengubahan Alasan Pengubahan dokumen


92

Tabel 4.8 Event dan Atribut Staff 3 Event /mencari

Atribut User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen

/melihat

•

Judul Dokumen

Fixed Document Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam dokumen yang ada pada PT indovickers Furnitama,diantaranya yaitu Work Instruction, Prosedur, Quality Assurance, Monthly Report, dan lain lain. Class Fixed Document mempunyai atribut sebagai berikut : ¾ Kode dokumen ¾ Nama dokumen ¾ Deskripsi dokumen.

•

Pembuatan Dokumen Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam proses pembuatan dokumen yang melibatkan banyak staff pada

93

PT.Indovickers Furnitama dalam pembuatannya. Pembuatan dokumen ini memiliki event dan atribut sebagai berikut :

Gambar 4.14 State Chart Pembuatan Dokumen

Tabel 4.9 Event dan Atribut Pembuatan Dokumen Event /dibuat

Atribut User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal dibuat Jam dibuat

•

Perbaikan Dokumen Class ini merupakan kumpulan objek objek dari berbagai macam proses perbaikan dokumen yang melibatkan banyak staff pada PT.Indovickers Furnitama dalam pembuatannya. Pembuatan dokumen ini memiliki event dan atribut sebagai berikut :

94

Gambar 4.15 State Chart Pembaharuan Dokumen

Tabel 4.10 Event dan Atribut Perbaikan Dokumen Event /diperbaiki

Atribut User ID Password Nama Dokumen Kode Dokumen Judul Dokumen Tanggal diperbaiki Jam diperbaiki

95

4.5.3

Application Domain 1. Usage Didalam sistem Informasi dokumentasi yang terdapat pada PT.Indovickers Furnitama, terdapat 2 buah actor yaitu MR dan juga Staff. Berikut ini adalah penjelasan mengenai aktor aktor yang terlibat dalam sistem ini : •

Staff Purpose Orang yang merupakan sekumpulan pekerja yang bertugas untuk memasukkan data dan juga melakukan pekerjaan sesuai dengan job desk masing masing Karakteristik Setiap staff harus memahami prosedur untuk menggunakan sistem pendokumentasian dan juga memahami bahasa bahasa atau istilah istilah tentang proses \pendokumentasian dan mampu mengaplikasikan pengetahuannya tersebut dalam memanfaatkan sistem pendokumentasian yang ada.

•

Manajemen Representatif Purpose Orang yang mengatur seluruh alur pendistribusian dokumen pada PT.Indovickers Furnitama.

96

Karakteristik Setiap MR harus dapat mengerti tentang dokumen dokumen yang ada pada perusahaan serta dapat memahami istilah istilah yang dipakai dalam penggunaan sistem dokumentasi sehingga dapat memanfaatkan sistem pendokumentasian yang ada.

Membuat Dokumen

Memperbaiki Dokumen

Menampilkan Audit Internal Report STAFF

Mencari Dokumen

Membuat Laporan

Gambar 4.16 Use Case Diagram Staff

97

Tabel 4.11 Use Case Spesification Membuat Dokumen User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow

Sub Flow

Alternative Flow Pre Condition Post Condition

Membuat Dokumen Use Case ini menjelaskan proses pembuatan dokumen sampai masuk ke dalam sistem Staff 1. User yang ingin membuat dokumen, mengklik tombol add document (Sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke main menu staff, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Selawqnjutntya masukkan subject dan from pada kotak isian yang sudah tertera 4. User memasukkan data yang ingin di tambah 5. User menyimpan data yang telah diketik dengan menekan tombol save (Sub flow s.5) 6. User menekan tombol send untuk mengirim kepada MR (sub flow s.6) 7. Use Case Selesai s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan staff s.2 Window akan kembali pada Window Login s.5 text field kembali kosong s.6 User keluar dari window ini a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen di tambah dan sudah disimpan ke dalam sistem

98

Tabel 4.12 Use Case Spesification Memperbaiki Dokumen User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow

Sub Flow


Memperbaiki Dokumen Use Case ini menjelaskan proses pembaharuan dokumen sampai masuk ke dalam sistem Staff 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin memperbaharui dokumen, mengklik tombol edit dokcument (Sub flow s.2) 3. Untuk kembali ke main menu staff, user menekan tombol back (Sub flow s.3) 4. Selanjutntya masukkan subject dan from pada kotak isian yang sudah tertera 5. User memasukkan data yang ingin di ubah 6. User menyimpan data yang telah diketik dengan menekan tombol save (Sub flow s.6) 7. User menekan tombol send untuk mengirim kepada MR (sub flow s.7) 8. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 Text field akan muncul s.3 akan muncul window main menu staff s.6 text field kembali kosong s.7 User keluar dari window ini a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen di perbaharui dan sudah disimpan ke dalam sistem

99

Tabel 4.13 Use Case Spesification Menampilkan Audit Internal Report User Case Name Brief Description

Primary Actor Basic Flow

Sub Flow


Membuat Dokumen Use Case ini menjelaskan proses staff yang ingin melihat Audit Internal Report yang telah dikirimkan oleh MR Staff 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin melihat Audit Internal Report, mengklik tombol Audit Internal Report (Sub flow s.2) 3. Untuk kembali ke main menu staff, klik back (Sub flow s.3) 4. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 Audit Internal Report yang ingin dilihat telah tampil pada window tersebut s.3 akan muncul window main menu staff a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

100

Tabel 4.14 Use Case Spesification Mencari dokumen User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow

Sub Flow


Mencari Dokumen Use Case ini menjelaskan proses staff yang ingin mencari dokumen yang telah tersimpan pada sistem Staff 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin mencari dokumen, mengisi dokumen yang akan di cari pada text field, setelah itu menekan tombol search (Sub flow s.2) 3. Untuk kembali ke main menu staff, klik back (Sub flow s.3) 4. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 User akan melihat tampilan dokumen yang dicari sesuai dengan kepentingannya s.4 akan muncul a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen yang akan dicari sudah disimpan ke dalam sistem

101

Tabel 4.15 Use Case Spesification Membuat Laporan Bulanan User Case Name Brief Description


Sub Flow

Membuat Laporan Bulanan Use Case ini menjelaskan proses staff yang ingin membuat Laporan Bulanan yang selanjutnya akan dikirimkan kepada MR Staff 1. User yang ingin membuat Laporan Bulanan harus mengklik tombol monthly report (Sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke main menu staff, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Selanjutntya user menekan tombol new untuk membuat monthly report yang baru (Sub flow s.3) 4. User juga dapat menekan tombol on progress untuk melanjutkan monthly report yang telah dibuat sebelumnya (Sub flow s.4) 5. Jika user ingin melihat monthly report dari bulan bulan sebelumnya, maka user harus menekan tombol history (Sub flow s.5) 6. Untuk menyimpan data laporan bulanan yang telah dibuat , user harus menekan tombol save (Sub flow s.6) 7. Selanjutnya, user yang telah selesai membuat laporan bulanan harus menekan tombol send agar laporan bulanan yang telah dibuatnya dapat dibaca oleh MR (Sub flow s.7) 8. Use Case Selesai s.1 Akan muncul pilihan new, on progress atau history s.2 Akan muncul ke main menu staff s.3 Akan muncul tampilan yang harus diisi oleh staff untuk memasukkan data s.4 Akan muncul window on progress dimana laporan yang telah dibuat sebelumnya telah tersedia dan siap untuk dilanjutkan. s.5 Akan muncul tampilan berupa pilihan pilihan bulan dan jenis dokumen laporan bulanan yang akan dilihat s.6 text field kembali kosong s.7 user keluar dari layar ini.

102

Tabel 4.15 Use Case Spesification Membuat Laporan Bulanan (lanjutan) User Case Name Alternative Flow Pre Condition Post Condition

Membuat Laporan Bulanan a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan Staff harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen laporan bulanan yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

Gambar 4.17 Use Case Diagram MR

103

Tabel 4.16 Use Case Spesification Melihat Fixed Dokumen User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow

Sub Flow


Melihat fixed Dokumen Use Case ini menjelaskan proses untuk melihat fixed document Manajemen Representatif 1. MR menekan tombol fixed Document pada layar yang terdiri dari berbagai macam button (sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke window Login, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Untuk mencetak fixed document, maka user dapat menekan tombol print (sub flow s.3) 4. Use Case Selesai s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan MR s.2 Window akan kembali pada Window Login s.3 Window akan menampilkan dokumen yang akan di print a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan MR harus sudah login ke dalam sistem Data fixed document harus sudah dimasukkan kedalam sistem

104

Tabel 4.17 Use Case Spesification Menampilkan Monthly report User Case Name Brief Description


Sub Flow


Menampilkan Monthly Report Use Case ini menjelaskan proses MR yang ingin melihat Monthly Report yang telah dikirimkan oleh Staff MR 1. Untuk kembali ke form login, user mengklik back (Sub flow s.1) 2. User yang ingin melihat Monthly Report, mengklik tombol Monthly Report (Sub flow s.2) 3. Setelah itu pilih bulan dan juga divisi yang ingin dilihat monthly reportnya. 4. Untuk mencetak dokumen, maka user hanya perlu menekan tombol print pada window (sub flow s.4) 5. Untuk kembali ke main menu MR, klik back (Sub flow s.5) 6. Use Case Selesai s.1 Window akan kembali pada Window Login s.2 akan muncul pilihan divisi serta bulan dari laporan yang akan dilihat oleh MR s.4 akan muncul window pesan untuk proses print s.3 akan muncul window main menu MR a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan MR harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen yang akan dilihat sudah disimpan ke dalam sistem

105

Tabel 4.18 Use Case Spesification Membuat Audit Internal Report User Case Name Brief Description Primary Actor Basic Flow

Sub Flow


Membuat Audit Internal Report Use Case ini menjelaskan proses pembuatan laporan Audit Internal sampai masuk ke dalam sistem MR 1. User yang ingin membuat dokumen, mengklik tombol Audit Internal Report (Sub flow s.1) 2. Untuk kembali ke main menu MR, user menekan tombol back (Sub flow s.2) 3. Selanjutntya masukkan tanggal pembuatan pada kotak isian yang sudah tertera 4. User memasukkan data yang ingin di buat 5. User menyimpan data yang telah diketik dengan menekan tombol save (Sub flow s.5) 6. User menekan tombol send untuk mengirim kepada divisi terkait (sub flow s.6) 7. Use Case Selesai s.1 Muncul button button yang sesuai dengan kepentingan staff s.2 Window akan kembali pada Window Login s.5 text field kembali kosong s.6 User keluar dari window ini a.1 semua field harus diisi jika tidak, sistem akan menampilkan pesan kesalahan MR harus sudah login ke dalam sistem Data dokumen di tambah dan sudah disimpan ke dalam sistem

106

2. Function Tabel 4.19 Function List No 1

2

3

4

Function

Complexity

Type

Mendata dokumen

Simple

Update

Menambah dokumen

Simple

Update

Memperbaharui dokumen

Simple

Update

Menampilkan daftar dokumen

Simple

Read

Mengirim dokumen

Simple

Update

Menampilkan dokumen

Simple

Read

Mencetak dokumen

Simple

Read

Menyimpan dokumen

Simple

Update

Mendata audit internal report

Simple

Update

Menampilkan audit internal report

Simple

Read

Membuat audit internal report

Simple

Update

Memperbaharui audit internal report

Simple

Update

Mencetak audit internal report

Simple

Read

Mendata Monthly Report

Simple

Update

Menambah data monthly report

Simple

Update

Mengirim data monthly report

Simple

Update

Mencari monthly report

Simple

Read

Menampilkan monthly report

Simple

Read

Mencetak monthly report

Simple

Read

Menyimpan monthly report

Simple

Update

Mendata fixed document

Simple

Update

Menampilkan daftar fixed document

Simple

Read

Menampilkan fixed document

Simple

Read

Mencetak fixed document

Simple

Read

107

3. User Interface •

Dialogue Style Dialogue style menunjukkan form-form apa saja yang terdapat dalam sistem dokumentasi dan printout dari masing-masing form, berikut ini ditampilkan dialogue style dari sistem dokumentasi usulan : Tabel 4.20 Dialogue Style Window

UI Login UI Main Menu Staf UI Add Document UI Edit Document UI Monthly Report (input) UI Audit Internal Report UI Main Menu MR UI Monthly Report (output) UI Inbox UI Fixed Document UI Pesan UI View Document MR UI On Progress (Lanjutan) UI View Document Staf UI Save to UI New UI On Progress UI History

Printouts

Audit Internal Report Monthly Report

Document

108

Navigation Diagram

Gambar 4.18 Navigation Diagram

109

•

Example Berikut ini akan dijelaskan gambaran mengenai layar-layar user interface yang terdapat dalam sistem.

Gambar 4.19 UI Login Pada window login, user diharuskan untuk memasukkan nomor identitas pribadi beserta kata kunci ditempat yang telah disediakan. Tombol Staff membawa user ke layar yang diperuntukkan hanya untuk staff. Sedangkan tombol MR, akan membawa user ke layar yang diperuntukan hanya untuk MR.

110

Gambar 4.20 UI main menu MR Pada layar ini terdapat beberapa tombol-tombol. Tombol audit internal report akan membawa user pada layar audit internal report. Tombol monthly report akan membawa user pada layar monthly report dimana user dapat melihat laporan bulanan dari setiap divisi. Tombol inbox akan membawa user pada layar inbox dimana berisikan pesan-pesan untuk MR. Tombol fixed document akan membawa user pada layar tersebut.

111

Gambar 4.21 UI main menu staff Pada layar ini terdapat tombol edit document, add document, dan audit internal report. Tombol edit document akan membawa user ke layar edit document dimana user dapat memperbaharui dokumen yang sudah ada. Tombol add document akan membawa user ke layar add document dimana user dapat mengajukan pembuatan dokumen baru. Tombol audit internal report akan membawa user pada layar audit internal report dimana user dapat melihat audit internal report. Selain itu terdapat text box dimana user dapat mengetik dokumen yang ingin dilihat oleh user.

112

Gambar 4.22 UI add document staff

113

Layar ini akan berisikan layar seperti layar kosong dimana user dapat mengetik dokumen baru yang akan diajukan oleh user. Selain itu juga terdapat text toolbar untuk pengaturan penulisan dokumen. Tombol send berisikan perintah untuk mengirim dokumen yang bersangkutan kepada MR. Tombol back akan membawa user ke layar main menu. Sebelum mengirim dokumen user diharuskan untuk mengisi kolom from dan subject.

114

Gambar 4.23 UI view document staff Layar ini berisikan tombol print dan juga tombol back. Tombol print berfungsi untuk mencetak dokumen yang telah dilihat dan akan beralih ke window selanjutnya yaitu window pesan. Tombol selanjutnya ialah tombol back, dimana tombol ini berfungsi untuk kembali ke window sebelumnya.

115

Gambar 4.24 UI view document MR Layar ini berisikan tombol print dan juga tombol back. Tombol print berfungsi untuk mencetak dokumen yang telah dilihat dan akan beralih ke window selanjutnya yaitu window pesan. Tombol selanjutnya ialah tombol back, dimana tombol ini berfungsi untuk kembali ke window sebelumnya.

116

Gambar 4.25 UI edit document staff Pada layar ini terdapat text box kosong dimana user diharuskan mengisi kolom tersebut mengenai apakah dokumen yang ingin diganti, alasan penggantian, dan bagian mana dari dokumen tersebut yang ingin di perbaharui. Tombol send berfungsi untuk mengirimkan dokumen kepada MR. Tombol back akan membawa user ke layar sebelumnya.

117

Gambar 4.26 UI monthly report staff Pada layar monthly report, terdapat beberapa tombol-tombol yaitu : tombol new, history, dan on progress. Ketiga tombol-tombol tersebut akan membawa user ke layar yang lainnya.

118

Gambar 4.27 UI new Pada layar ini terdapat format form standar bagi user. Form tersebut tersedia sebagai tempat bagi user untuk memasukkan laporan harian, mingguan atau bahkan bulanan. Selain itu pada layar ini juga terdapat tomboltombol. Tombol save akan membawa user kepada layar save to. Tombol back akan membawa user ke layar monthly report staff.

119

Gambar 4.28 UI on progress Pada layar ini terdapat beberapa folder-folder laporan bulanan yang sudah di kelompokkan berdasarkan tipe laporan. Dimana setiap tombol akan membawa user ke layar folder tersebut

120

Gambar 4.29 UI on progress lanjutan Pada layar ini akan terlihat laporan yang sedang dalam pengerjaan dimana user dapat meneruskan kembali laporan tersebut. Pada layar ini juga terdapat tombol-tombol. Tombol save akan membawa user ke layar save to. Tombol send berfungsi untuk mengirimkan dokumen atau laporan tersebut kepada MR. Dan yang terakhit terdapat tombol back yang akan membawa user ke layar sebelumnya

121

Gambar 4.30 UI history Pada layar ini terdapat folder-folder laporan bulanan histori. Laporanlaporan ini akan dikategorikan berdasarkan tahun dimana di dalam folder tersebut juga terdapat folder-folder laporan yang dikelompokkan per bulan.

122

Gambar 4.31 UI audit internal report Pada layar ini terdapat kolom-kolom kosong yang disediakan untuk MR membuat audit internal report. Tombol save akan membawa user ke layar save to. User dapat mengirimkan dokumen ini kepada semua staff yang terkait hanya dengan meng-klik tombol send. Tombol back akan membawa user ke layar main menu.

123

Gambar 4.32 UI fixed document Pada layar ini terdapat beberapa kategori dokumen, yaitu : prosedur, quality manual, work instruction, formulir, logo perusahaan, dan flow chart. Pada setiap kategori dokumen akan membawa user ke layar masing-masing setiap kategori. Selain itu terdapat tombol back yang akan membawa user ke layar main menu.

124

Gambar 4.33 UI monthly report Pada layar monthly report MR, terdapat beberapa drop down. Drop down month berisikan daftar monthly report yang sudah dikategorikan bulanan. Pada drop down divisi berisikan daftar divisi apa saja yang terdapat di PT. Indovickers Furnitama. Selain drop down, pada layar ini juga terdapat tombol-tombol. Tombol ok akan membawa user ke layar yang berbeda yaitu layar monthly report yang ingin ditampilkan oleh user. Tombol back akan membawa user kembali ke layar main menu MR.

125

Gambar 4.34 UI inbox Pada layar ini berisikan informasi mengenai pesan baru bagi MR berupa darimana asal pesan, apa subyeknya, dan kapan tanggal pengirimannya. Selain itu terdapat tombol back yang akan membawa user kembali ke layar main menu.

126

Gambar 4.35 UI save to Pada layar ini terdapat menu tombol browse yang akan membantu user dalam mencari tempat atau folder penyimpanan yang dikehendaki oleh user. Tombol save pada layar ini merupakan command button yang akan menyimpan dokumen di tempat atau folder yang telah ditentukan sebelumnya. Tombol cancel akan membawa user pada layar sebelumnya.

127

Gambar 4.36 UI Pesan Layar ini berisikan pesan atau pertanyaan kepada user apakah user sudah yakin untuk memprint dokumen. Tombol yes berisikan perintah untuk mencetak dokumen yang diinginkan dan tombol no akan membawa user ke layar main menu.

4.6

Desain Dokumen Perancangan Sistem Dokumentasi PT. Indovickers Furnitama

4.6.1

The Task •

Purpose Sistem dokumentasi ini dikembangkan untuk membantu divisi MR dan staf dalam memelihara dokumen dan pendistribusiannya yang semula masih dengan cara manual menjadi berbasis sistem informasi. Sistem membantu dalam membuat dan memperbaharui dokumen, mencari

128

dokumen, membuat laporan (audit internal dan monthly report), mencetak dokumen dan mendistribusikan dokumen. •

Quality Goals Berikut ini adalah table criteria dari sistem pendokumentasian PT Indovickers Furnitama setelah menggunakan UML :

Tabel 4.21 Prioritas Desain Kriteria Criteria

Very

Important

Important

Less

Irrelevant

Important

Easyly Fullfiled

9

Usable

9

Secure Efficient

9 9

Correct Reliable

9

Maintainable

9

Testable

9

Flexible

9

Reuseable

9

Penentuan Untuk Kriteria pada sistem dokumentasi PT.Indovickers Furnitama ini ditekankan pada usable, efficient, serta reliable. Karena harus dapat beradaptasi dengan sistem yang telah ada dan memenuhi sistem

kerja

serta

menefisiensikan

waktu

pengerjaan

dalam

pendistribusian serta kegiatan yang berhubungan dengan dokumen

129

lainnya. Kritreria Secure dan Correct diletakkan pada kolom Important karena sangat penting bagi tiap karyawan yang mengaplikasikan program tersebut untuk menjaga kerahasiaan dokumen dokumen yang penting dari orang orang yang tidak bertanggung jawab atas document tersebut sehingga penyaluran/pendistribusian dokumen lebih terarah. Ketepattan dalam pembuatan, pembaharuan serta pengiriman dokumen juga penting untuk menjaga dokumen tersebut tetap sesuai dengan format dan prosedur yang telah ada dari perusahaan.

4.6.2

Technical Platform

Pada sistem dokumentasi usulan, jaringan computer yang cocok untuk digunakan adalah jaringan LAN dengan bentuk topologi bintang atau star. Server yang digunakan untuk sistem dokumentasi usulan ini cukup satu saja dimana server akan menjadi koneksi antara divisi di PT. Indovickers Furnitama. Berikut ini adalah gambar jaringan untuk sistem dokumentasi usulan :

130

Gambar 4.37 Jaringan Komputer Usulan

4.6.3

Recommendation 1. The Sistem’s Usefulness Sistem dokumentasi ISO 9001 : 2008 yang dirancang harus memenuhi criteria yang sangat penting dan penting, yaitu: •

Useable Kriteria ini dievaluasi pada saat analisa agar sistem dapat memenuhi kebutuhan sistem pendokumentasian yang ada pada PT.Indovickers Furnitama.

131

•

Secure Sistem ini harus memiliki perbedaan otoritas kepada User-nya untuk membedakan perannya. Pada sistem ini, user dibedakan menjadi 2 yaitu MR dan staff dimana setiap staff juga tidak berwenang terhadap data dokumentasi staff lainnya. Mereka hanya mempunyai otoritas terhadap divisinya masing masing.

•

Correct dan reliable Sistem ini digunakan untuk mengatur pendokumentasian pada PT indovickers furnitama yang mementingkan segi ketepatan dan dapat diandalkan dalam situasi dan keadaan apapun agar bisa menunjang

kinerja

perusahaan

dalam

menjalankan

sistem

operasionalnya.

•

Efficient Sistem ini harus memperhatikan efisiensi dari segi waktu dimana waktu yang dibutuhkan untuk sistem pendokumentasian yang lama harus dapat di efisienkan dengan sistem dokumentasi yang baru.

2. Plan For Initiating Use Perencanaan pada tahap awal penggunaan sistem ini ialah melakukan persiapan berupa training kepada User yang terlibat. Selain itu menyiapkan

kebijakan

perusahaan

terkait

penggunaan

sistem

132

pendokumentasian ISO 9001 : 2008 berbasis UML sebagai metode pendokumentasian yang baru. Selanjutnya menyiapkan infrastruktur sistem informasi berupa jaringan, software, hardware, dan data yang diperlukan oleh sistem. 3. Implementation Plan Sistem pendokumentasian ini dikembangkan oleh seorang programmer dan sistem analis yang didukung oleh orang memiliki pengetahuan mengenai hardware. Selanjutnya, mempersiapkan technical platform, instalasi sistem, dan setting jaringan. Pengujian dan pengawasan sistem berjalan untuk User akan dilakukan setelah sistem selesai dibangun. Penjelasan Gantt Chart tahap analisa, perancangan, dan implementasi sistem pendokumentasian ISO 9001 : 2008 berbasis UML akan dijelaskan pada tabel berikut.

133

Tabel 4.22 Gantt Chart Perancangan & Pembangunan Sistem Time (Month) Activity

Durasi

PIC

1 1 2

Analisa Sistem

2 3 4

1 2

3 3 4

1

2 3

Total

4 4 1 2

3 4

System 2 weeks

Analyst

Perancangan

System

Sistem

Analyst, 4 weeks

Program mer

Pembuatan

4weeks

Program

Program

mer

Testing and

Tester

Evaluating

3 weeks

,program mer

Instalasi

Teknisi

Hardware, Software, pendukung

2 weeks

dan pengaturan jaringan Implementasi

2 weeks

Sistem Pelatihan User

Program mer

2weeks

Trainner

4 months

134

4.7

Verifikasi dan Validasi Sistem Dokumentasi Usulan •

Kasus 1 MR setiap bulannya akan menerima laporan bulanan dari setiap divisi di PT. Indovickers Furnitama. MR dapat melihat laporan dari setiap divisi dengan beberapa langkah, yaitu : ¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR. ¾ Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. ¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. ¾ Klik tombol monthly report yang terdapat pada layar main menu. ¾ Pilih laporan bulan apa dan divisi apa yang user kehendaki. ¾ Kemudian klik ok ¾ Setelah itu akan muncul layar view document yang berisikan laporan bulanan yang ingin di lihat oleh user. ¾ Klik tombol print apabila user ingin mencetak dokumen tersebut dan akan muncul layar pesan baru sebagai konfirmasi apakah user ingin meneruskan mencetak dokumen.

135

¾ Tombol back akan membawa user kembali pada layar main menu. Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dari kasus diatas sebagai verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan.

Gambar 4.38 alur proses kasus 1

136

•

Kasus 2 User dalam kasus ini adalah MR yang ingin melihat dokumen berupa diagram aliran pembuatan dokumen baru yang sudah tersimpan pada fixed document. Berikut ini merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh MR, yaitu : ¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR. ¾ Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. ¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. ¾ Klik tombol fixed document. ¾ Klik tombol flow chart yang tertera pada layar fixed document. ¾ Kemudian akan muncul secara otomatis diagram alir yang dikehendaki. ¾ Klik print untuk mencetak dokumen yang kemudian akan muncul layar pesan untuk konfirmasi proses pencetakan. ¾ Klik back untuk kembali pada layar main menu MR.

137

Berikut ini akan ditampilkan diagram alir dari kasus diatas sebagai verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan.

PRINTER


138

•

Kasus 3 Pada kasus 3 kegiatan yang sedang berlangsung adalah kegiatan MR ingin melihat dokumen manual mutu yang sudah tersimpan pada fixed document. Berikut ini langkah-langkah yang harus dilakukan MR : ¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol MR. ¾ Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. ¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu MR dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. ¾ Klik tombol fixed document. ¾ Akan muncul sebuah layar baru yang berisikan manual mutu PT. Indovickers Furnitama. ¾ Klik next untuk melihat halaman berikutnya. ¾ Klik back untuk kembali ke halaman sebelumnya. ¾ Klik print untuk mencetak dokumen. ¾ Klik yes apabila ingin melanjutkan proses mencetak.

139


•

Kasus 4 Kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan dimana staff ingin mencari dokumen flow chart pada kolom search. ¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol staff. ¾ Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. ¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan

140

layar main menu staff dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. ¾ Isi kolom kosong yang sudah disediakan dengan nama dokumen yang ingin dicari. ¾ Klik tombol search. ¾ Maka akan muncul layar dokumen yang di inginkan. ¾ Klik print untuk mencetak. ¾ Klik yes apabila ingin melanjutkan proses mencetak.

Gambar 4.41 alur proses kasus

141

•

Kasus 5 Kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan dimana staff ingin melihat laporan audit internal yang sudah dikirim oleh MR. Berikut ini tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh staff. ¾ Masukan user name dan password pada layar login kemudian klik tombol staff. ¾ Apabila user salah memasukan user name dan password maka akan muncul layar baru berupa layar pesan yang berisikan informasi bahwa user name dan password salah. ¾ Kemudian apabila user telah benar dalam mengisi user name dan password maka layar login akan hilang digantikan dengan layar main menu staff dimana pada layar ini terdapat beberapa tombol. ¾ Klik tombol audit internal report. ¾ Kemudian akan muncul layar baru ¾ Klik next untuk melihat halaman berikutnya ¾ Klik back untuk kembali pada halaman sebelumnya. ¾ Klik print untuk mencetak dokumen. ¾ Klik yes apabila ingin melanjutkan proses mencetak.

142

Gambar 4.42 UI Alur Proses Kasus 5

4.5.1

Analisa Verifikasi dan Validasi Sistem Dokumentasi Usulan Verifikasi dilakukan untuk memastikan atau memeriksa apakah coding yang diberikan sudah tepat atau belum untuk menjalankan sistem yang sesuai dengan keinginan user. Sedangkan validasi dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat sudah memberikan keluaran atau output yang diharapkan terjadi oleh user. Penulis melakukan verifikasi dan validasi dengan memberikan masukan kepada sistem usulan yang sudah dibuat dengan cara memberikan coding atau bahasa pemrograman dengan menggunakan software Visual Basic.

143

Pada

kasus

pertama

input

diberikan

pada

komponen

yang

berhubungan dengan kegiatan MR dalam melihat laporan bulanan dengan cara menuliskan coding yang tepat dengan harapan bahwa sistem akan berjalan sesuai dengan keinginan dari user. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan MR dalam melihat laporan bulanan, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memberikan laporan bulanan yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user. Pada kasus kedua dimana input diberikan pada komponen yang berhubungan dengan kegiatan MR dalam melihat dokumen yang termasuk dalam fixed document dengan cara menuliskan coding yang tepat dengan harapan bahwa sistem akan berjalan sesuai dengan keinginan dari user. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada layar fixed document. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan pada kegiatan melihat fixed document untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memperlihatkan dokumen diagram alir pembuatan dokumen baru yang

144

ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user. Pada kasus ketiga dimana input diberikan pada komponen yang berhubungan dengan kegiatan MR dalam melihat dokumen manual mutu dengan cara menuliskan coding yang tepat dengan harapan bahwa sistem akan berjalan sesuai dengan keinginan dari user. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada layar fixed document. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan pada kegiatan melihat manual mutu untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memperlihatkan dokumen manual mutu yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user. Pada kasus keempat dimana kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan staff mencari diagram alir dengan menggunakan tombol search. Pertama-tama penulis memberikan input berupa coding kepada komponen yang berhubungan dengan kegiatan ini. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada tombol search pada main menu. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan

145

pada kegiatan melihat staff dalam mencari dokumen flow chart untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem ini telah berjalan dengan semestinya yaitu sistem dapat memperlihatkan dokumen flow chart yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user. Pada kasus kelima dimana kegiatan yang di simulasikan adalah kegiatan staff melihat audit internal report. Pertama-tama penulis memberikan input berupa coding kepada komponen yang berhubungan dengan kegiatan ini. Penulis melakukan coding mulai dari layar login, main menu sampai pada tombol search pada main menu. Setelah memberikan coding, penulis melakukan simulasi sistem dokumentasi usulan pada kegiatan melihat staff dalam mencari dokumen Audit Internal Report untuk mengetahui apakah sistem ini sudah memberikan keluaran yang diharapkan oleh user. Dari simulasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut, dapat dilihat bahwa sistem

ini

telah

berjalan

dengan

semestinya

yaitu

sistem

dapat

memperlihatkan dokumen Audit Internal Report yang ingin dilihat oleh user. Hal ini dapat memastikan bahwa sistem telah terverifikasi dan tervalidasi karena telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh user.

146

4.8

Analisa Komparasi Sistem Dokumentasi ISO 9001:2008 Sekarang dan Usulan Tabel 4.23 Komparasi Sistem Dokumentasi ISO 9001:2008 Kriteria

Sekarang

Usulan

Teknologi

Menggunakan manual

Menggunakan komputer

Waktu

Lebih lama

Lebih Cepat

Cara Penggunaan

Rumit

Mudah

Keamanan

Terjamin

Lebih terjamin

•

Teknologi Tabel 2.24 Komparasi Kriteria Teknologi Proses

Menambah Dokumen

Sekarang Pada

Usulan proses Pada

sistem

usulan,

penambahan dokumen, seorang staff hanya perlu seorang

staff

mengisi

harus megetik

dokumen

formulir tersebut pada form yang

penambahan dokumen telah tersedia di sistem yang

telah

tersedia, dimana

untuk

kemudian

mengirimkan

mengirimkannya

tersebut kepada MR, staff

kepada

MR

dengan hanya

perlu

dokumen

menekan

cara berjalan kaki dari tombol send pada sistem tempatnya

bekerja yang telah tersedia dan

menuju meja tempat secara otomatis dokumen MR bekerja.

tersebut akan terkirim ke MR.

147

Tabel 4.24 Komparasi Kriteria Teknologi (Lanjutan) Proses

Sekarang

Memperbaharui

Pada

Dokumen

pembaharuan

Usulan proses Pada

sistem

seorang staff hanya perlu

dokumen, seorang staff megetik harus

usulan,

dokumen

menyerahkan tersebut pada form Edit

secara

langsung Document

yang

telah

formulir pembaharuan tersedia di sistem dimana dokumen kepada MR untuk

mengirimkan

dengan cara berjalan dokumen tersebut kepada kaki

dari

tempatnya MR, staff hanya perlu

bekerja menuju meja menekan tempat MR bekerja.

tombol

send

pada sistem yang telah tersedia

dan

otomatis

secara dokumen

tersebut akan terkirim ke MR. Mencari Dokumen

Pada proses mencari Pada

sistem

usulan,

dokumen, seorang staff proses

pencarian

atau MR harus mencari dokumen

dilakukan

dokumen

yang dengan

diinginkannya pada rak judul rak yang tersedia.

cara

mengetik

dokumen

yang

ingin dicari pada kotak isian yang terdapat pada sistem pendokumentasian yang baru.

148

Tabel 4.24 Komparasi Kriteria Teknologi (Lanjutan) Proses Mengirim Report

Sekarang

Usulan

Monthly Pada proses pengiriman Pada

sistem

Monthly Report, seorang proses

usulan,

pengiriman

staff harus menyerahkan monthly report dilakukan secara

langsung secara otomatis kepada

mengeprint

dokumen MR tanpa harus berjalan

dan

mengirimkannya kaki. Proses ini juga

kepada MR dengan cara dilakukan berjalan

kaki

tanpa

dari mengeprint

harus terlebih

tempatnya

bekerja dahulu dokumen monthly

menuju

tempat report tersebut.

meja

MR bekerja. Mendistribusikan Audit Pada Internal Report

proses Pada

sistem

pendistribusian Internal proses

usulan,

pendistribusian

Audit Report, seorang Audit

Internal

MR

perlu

harus

mencetak tidak

Report

dilakukan

dokumen tersebut dalam secara manual dantidak jumlah yang disesuaikan perlu dengan

seluruh

di

staff disebar

yang ada, selanjutnya hanya

print

untuk

luaskan, perlu

MR

membuat

dokumen yang telah di dokumen tersebut sampai cetak

tersebut

didistribusikan berjalan

kaki

harus selesai dan setelah itu dengan MR dari menekan

hanya

perlu

tombol

tempat MR bekerja ke untuk tempat bekerja

para

Staff mendistribusikannya kepada staff terkait.

send

149

Waktu

LANGKAH

•

Gambar 4.43 Peta Proses Pembuatan Dokumen Sekarang

PETA PROSES NAMA KEGIATAN :

PEMBUATAN DOKUMEN USULAN

URAIAN PROSES :

MENYALAKAN, MENGISI, MENGIRIM

PABRIK

:

PT. INDOVICKERS FURNITAMA

DICATAT OLEH

:

PENULIS

TANGGAL

: 11 Juni 2009

Operasi, Pengangkutan, Pemeriksaan, Penundaan, Penyimpanan

URAIAN

RINGKASAN

D

PENYIMPANAN TOTAL WAKTU

KETERANGAN ALAT

WAKTU

1

1

D

Menyalakan komputer

Menggunakan tangan

60 detik

2

2

D D

Mengisi form

Menggunakan tangan

30 detik

Diberikan ke MR


D1

Di MR

3 4

1

OPERASI PENGANGKUTAN PEMERIKSAAN PENUNDAAN

Jml 2 1

1 93

3 detik

Gambar 4.44 Peta Proses Pembuatan Dokumen Usulan

LANGKAH

150

Gambar 4.45 Peta Proses Perbaikan Dokumen Sekarang

PETA PROSES NAMA KEGIATAN :

PERBAIKAN DOKUMEN USULAN

URAIAN PROSES :

MENYALAKAN, MENGISI, MENGIRIM

PABRIK

:

PT. INDOVICKERS FURNITAMA

DICATAT OLEH

:

PENULIS

TANGGAL

:

11 Juni 2009

Operasi, Pengangkutan, Pemeriksaan, Penundaan, Penyimpanan

URAIAN

RINGKASAN

D

PENYIMPANAN TOTAL WAKTU

KETERANGAN ALAT

WAKTU

1

1

D

Menyalakan komputer

Menggunakan tangan

60 detik

2

2

D D

Mengisi form

Menggunakan tangan

15 detik

Diberikan ke MR


D1

Di MR

3 4

1

OPERASI PENGANGKUTAN PEMERIKSAAN PENUNDAAN

3 detik

Gambar 4.46 Peta Proses Perbaikan Dokumen Usulan

Jml 2 1

1 78

LANGKAH

151

LANGKAH

Gambar 4.47 Peta Proses Pencarian Dokumen Sekarang

Gambar 4.48 Peta Proses Pencarian Dokumen Usulan

LANGKAH

152

Gambar 4.49 Peta Proses Pengiriman Monthly Report Sekarang

LANGKAH

Gambar 4.50 Peta Proses Pengiriman Monthly Report Usulan

LANGKAH

153

Gambar 4.51 Peta Proses Pendistribusian Audit Internal Report Sekarang

LANGKAH

Gambar 4.52 Peta Proses Pendistribusian Audit Internal Report Usulan

154

Tabel 4. 25 Rekap Efisiensi Waktu Waktu Sekarang Waktu Usulan

Kegiatan

Efisiensi (%)

Pembuatan dokumen

240 detik

93 detik

61,25 %

Perbaikan dokumen

195 detik

78 detik

60 %

Pencarian dokumen

90 detik

63 detik

30 %

Pengiriman monthly report

120 detik

63 detik

47,50 %

Pendistribusian audit internal report

120 detik

63 detik

47,50 %

•

Cara Penggunaan Sistem dokumentasi sekarang teremasuk sulit untuk digunakan karena tidak adanya ketentuan yang dibakukan untuk mengatur sistem ini sehingga para pengguna sistem terkadang masih bingung dalam penggunaan sistem tersebut. Pada sistem dokumentasi usulan, cara penggunaan yang berbasis komputer memudahkan para pengguna dalam menggunakan sistem ini. Para pengguna hanya perlu masuk dalam sistem dan menggunakan sistem tersebut dengan mudah karena sistem dokumentasi ISO 9001 : 2008 ini dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan para penggunanya untuk menjalankan sistem ini.

155

•

Keamanan Sistem dokumentasi ISO 9001 : 2008 yang diterapkan sekarang pada PT.Indovickers Furnitama

belum menjaga keamanan dari para

penggunanya dikarenakan para pengguna dapat melihat dokumen siapa saja tanpa memperdulikan kepentingan masing masing pengguna. Pada sistem dokumentasi ISO 9001 : 2008 usulan, sistem dibuat dengan memperhatikan keamanan dari para penggunanya. Keamanan sistem ini terjamin karena setiap user memiliki user name dan password masing masing sehingga penggunaan sistem dibatasi hanya sesuai dengan kebutuhannya masing masing.

156

4.7

Diagram Alir Pemecahan Masalah

Gambar 4.42 Diagram Alir Pemecahan Masalah

BAB 4 ANALISA DAN PEMBAHASAN

Recommend Documents