BAB 3 METODOLOGI ANALISIS
3.1
Latar Belakang Perusahaan
PT. VDS, suatu perusahaan konsultan teknologi informasi yang menjadi cikal bakal VTS, berdiri di Jakarta pada tahun 1992. Pada awal berdirinya, VDS menjual produk-produk perangkat lunak dari Gupta Corp., Amerika. Produk Gupta Corp. yang berkonsentrasi pada segmen pasar client/server ini antara lain adalah: 1. SQLWindows, front-end application development tools 2. SQLBase, back-end Relational Database Management System (RDBMS) 3. SQLNetwork, network management tool
Selain menjual, VDS juga menerima jasa konsultasi pengembangan sistem informasi yang menggunakan produk Gupta Corp. Perkembangan bisnisnya yang pesat dalam waktu lima tahun terakhir akhirnya membuat pihak manajemen mendirikan dua perusahaan lagi: VCP, berdiri pada tahun 1996, khusus menangani bagian penjualan produk-produk perangkat lunak teknologi informasi, dan IFSI, berdiri pada tahun 1997, khusus menangani konsultasi paket aplikasi IFS. VDS sendiri berganti nama menjadi VTS pada tahun 1996 setelah sebagian sahamnya dibeli oleh IFS, sebuah perusahaan konsultan ERP (Enterprise Resource Planning)
21
22
dari Swedia.
Misi yang diemban oleh VTS adalah: To become extremely successful in the field of Information Technology through the synergy, collaboration and the development of the many well-respected, competent, focused and effective operational units where success is measured by customer satisfaction, employee satisfaction, profit and growth. (Menjadi sangat berhasil di bidang teknologi informasi melalui sinergi, kolaborasi
dan
pengembangan
dari
beberapa
unit
operasi
yang
dihormati, kompeten, fokus dan efektif, dimana keberhasilan diukur dari kepuasan
pelanggan,
kepuasan
karyawan,
keuntungan
dan
pertumbuhan.)
VTS yang sekarang ini memiliki karyawan lebih kurang dari 100 orang memfokuskan dirinya pada beberapa bidang jasa teknologi informasi sebagai berikut: 1.
Konsultasi Teknologi Informasi Menangani pengembangan sistem informasi berbasis client/server dengan menggunakan SQLwindows, Centura, Oracle, SQLServer, SQLBase, Erwin, Rational Rose dan Foundation1. Selain itu juga menangani konsultasi dalam bidang internet/intranet dengan menggunakan solusi dari Microsoft Corp.
2. Konsultasi dan Implementasi ERP (Enterprise Resource Planning)
23
Menangani berbagai enterprise-wide application yang meliputi finance, maintenance, manufacturing, logistics, distribution, dan human resources dengan menggunakan paket aplikasi IFS (Industrial and Financial Services). 3.
Training Teknologi Informasi Training yang diberikan meliputi OOP (Object Oriented Programming), OOAD (Object Oriented Analysis and Design), Object Modeling, Data Modeling, OSF Distributed Computing, RAD (Rapid Application Development), SQLWindows, Oracle, SQLServer, SQLBase, ERWin, Rational Rose dan Foundation1.
4.
Distributor Produk-produk Perangkat Lunak Teknologi Informasi Produk-produk perangkat lunak yang dijual berasal dari beberapa software vendor terkemuka di Amerika seperti: Centura Corp., Microsoft Corp., Logic Works Inc., SQA Inc., dan Rational Rose Corp.
Ringkasan milestones dari VTS dapat dilihat pada bagian di bawah ini: 1993
Memperoleh hak exclusive distribution dari Gupta Corp. untuk memasarkan produk-produk Gupta seperti SQLWindows dan SQLBase di Indonesia. Ditunjuk sebagai Gupta Authorized Support Centre di Indonesia.
1994
Ditunjuk sebagai Microsoft Solution Provider di Indonesia.
1995
Memperoleh hak distribusi untuk memasarkan ERWin CASE Tool dari LogicWorks Inc., Amerika di Indonesia. Memperoleh hak distribusi untuk memasarkan SQA Team Test dari SQA Inc., Amerika di Indonesia.
1996
Ditunjuk sebagai Centura Authorized Training Centre di Indonesia. Ditunjuk sebagai ERWin Authorized Training Centre di Indonesia.
24
Ditunjuk sebagai SQA Authorized Training Centre di Indonesia. Memperoleh hak exclusive distribution and implementation paket aplikasi IFS di Indonesia. Ditunjuk sebagai IFS Client/server R&D Centre di Asia. R&D Centre ini merupakan yang pertama di luar Eropa. Ditunjuk sebagai Rational Rose Authorized Distributor di Indonesia. Ditunjuk sebagai Rational Rose Authorized Training Centre di Indonesia. Mendirikan VCP. 1997
Mendirikan IFSI.
Perkembangan yang begitu pesat, seperti yang terlihat pada milestones di atas, tentulah tidak terlepas dari peran dari para pelanggan. Pelanggan yang menggunakan jasa VTS sebagian besar merupakan perusahaan-perusahaan papan atas yang telah dikenal oleh masyarakat luas seperti: H.M. Sampoerna, Telkom, Indomobil, Bank Exim, Asuransi Astra, PLN, Ateja, Astra Daihatsu Mobil, dll. Oleh karena itu, pelayanan pelanggan merupakan hal yang sangat penting bagi dan telah ditetapkan sebagai salah satu Critical Success Factor (CSF).
Struktur organisasi VTS adalah sebagai berikut:
Managing Director
Finance & Accounting
Corporate Sales
Corporate Marketing
Education Services
Consulting
Human Resources
IT Resources
Research &
Operations
25
Gambar 3.1 Struktur Organisasi VTS
3.2
Metodologi Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang dilakukan di VTS dari Mei - Agustus 1997 bertujuan untuk menganalisis kebutuhan eksekutif atas informasi yang bernilai strategis. Teknik yang digunakan adalah wawancara langsung serta mengamati operasional perusahaan sehari-hari. Hasilnya akan disajikan dalam tiga bagian yaitu: 1. Top down classification 2. Bottom up evaluation 3. Inside-out innovation
3.2.1 Top-Down Classification
Sturktur Organisasi VTS seperti yang terlihat dalam Gambar 3.1 di atas terdiri dari:
26
1. Managing Director 2. Finance & Accounting 3. Corporate Marketing 4. Corporate Sales 5. Consulting 6. Education Services 7. IT (Information Technology) Resources 8. Human Resource 9. Research & Development 10. Operation
Area fungsional (functional area) dari VTS adalah: 1. Management Planning 2. Finance 3. Marketing 4. Sales 5. IT Consultation Services 6. Accounting 7. Personnel 8. Research & Development 9. Operations
27
Fungsi (function) yang diturunkan dari area fungsional (functional area) dapat dilihat pada tabel berikut: Functional Area 1. Management Planning
Functions 1. Corporate direction planning 2. Business planning
2. Finance
3. Capital Acquisition 4. Funds Management 5. Financial analysis & reporting
3. Marketing
6. Forecasting and sales analysis 7. Advertising
8. Corporate administration 4. Sales
9. Selling 10. Sales administration 11. Customer relations
5. IT Consultation Services
12. Project Planning & Scheduling 13. Organizing Project Team 14. User Requirements Study 15. Prototyping 16. System Analysis & Design 17. Programming 18. System Testing 19. System Installation 20. Customer Training 21. System Maintenance
28
6. Accounting
22. Tax 23. Payroll 24. Account Payables & Receivables 25. Cost Accounting
7. Personnel
26. Man power planning 27. Recruiting 28. Compensation administration
8. Research & Development
29. Exploring new technologies 30. Choosing the right technologies
9. Operations
31. Office Maintenance 32. Facilities 33. Security
29
Subjek data (data subject) yang dibutuhkan VTS adalah : 1. Corporate growth projection 2. Corporate plans, procedures and regulations 3. Long term and short term objectives 4. Financial plans, procedures and regulations 5. Sales targets 6. Sales forecast 7. Advertising budget 8. Reports and letters standard 9. Customers 10. Customer service procedures 11. Project Plan 12. Project Personnel Roles 13. Project Contract 14. Consulting skills and methodologies 15. Consulting tools set 16. Product features and specifications 17. Installation agreement and licencing 18. Training subjects specifications 19. Training materials & schedules 20. IT Resources qualifications 21. Projected IT Resources skills and trainings
30
22. Tax regulations 23. Accounting regulations and practices 24. Employee 25. Employee qualifications 26. HR staffing requirements and plans 27. HR compensation regulations and plans 28. Emerging technologies and their future prospects 29. Office Regulations 30. Facilities procedures and regulations 31. Security procedures and regulations
Tujuan (goal) yang akan menunjang misi VTS: 1. Enhance corporate image Bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kepercayaan masyarakat luas sebagai salah satu IT consulting firm yang bergengsi di Indonesia.
2. Increase growth by 100% per year Bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan market share dalam bidang teknologi informasi.
3. Increase sales Bertujuan untuk menghasilkan dana yang dapat digunakan untuk pertumbuhan perusahaan dan menyehatkan cash flow perusahaan.
4. Enhance customer support Bertujuan untuk memaksimalkan repeat order dari pelanggan dengan membantu pelanggan
31
memanfaatkan produk dan jasa yang telah diperolehnya secara optimal.
5. Improve corporate cash flow Bertujuan untuk memastikan bahwa cash yang tersedia mencukupi kebutuhan operasional sehari-hari dan biaya-biaya tak terduga lainnya.
6. Enhance IT infrastructure via Internet and Intranet Bertujuan untuk mengoptimalkan infrastruktur teknologi informasi supaya dapat menunjang komunikasi inter dan/atau intra perusahaan dengan efektif dan efisien.
7. Improve corporate information systems Bertujuan untuk menjamin bahwa semua informasi strategis yang dibutuhkan dapat dipenuhi oleh sistem informasi yang akan dibangun berdasarkan perancangan strategis sistem informasi .
8. Increase employee productivity Bertujuan untuk meningkatkan utilization rate dari tiap karyawan dan menambah “jam terbang” karyawan.
9. Enhance employee training Bertujuan untuk menjamin bahwa pelanggan mendapatkan pelayanan dari karyawan yang memiliki skill yang baik sesuai dengan harga yang telah dibayarkan.
Masalah (problem) yang dihadapi VTS sehingga merintangi pencapaian tujuan (goal) perusahaan adalah sbb: 1. Unclear corporate system, procedures and policies Sistem, prosedur dan kebijakan perusahaan sering tidak jelas dan terus mengalami perubahan, dimana perubahan-perubahan tersebut tidak memiliki arah yang jelas.
2. Uneffective market research Perkiraan pelanggan prospek sering tidak akurat karena bagian penjualan belum memiliki konsep dan implementasi market research yang jelas dan sistematis.
32
3. Insufficient sales force Kurangnya tenaga penjualan baik dari segi kuantitas maupun segi kualitas sehingga mengakibatkan hilangnya banyak kesempatan bisnis.
4. Unregulated financial & accounting system and procedures Sistem dan prosedur keuangan dan akunting banyak yang belum memiliki acuan yang jelas sehingga administrasi dalam bidang ini menjadi kacau dan kurang efisien.
5. Unpredictable cash flow Pemasukan dan pengeluaran perusahaan tidak dapat diatur dan dikontrol dengan baik sehingga perencanaan keuangan menjadi sulit dilakukan.
6. Unproper plan of information system development Pengembangan sistem informasi dilakukan dengan tidak serius karena keterbatasan orang dan dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang paling mendesak saja.
7. No training plan for all employees Tidak ada rencana dan anggaran pelatihan bagi seluruh karyawan sehingga skill antara satu karyawan dengan yang lain menjadi begitu bervariasi sesuai dengan kemampuan self-study masing-masing karyawan.
8. High employee turnover rate Angka keluar-masuk karyawan cukup tinggi sehingga mengganggu kelangsungan proyek dan pertumbuhan perusahaan.
Critical Success Factor (CSF) untuk menunjang tujuan perusahaan adalah: Tujuan (Goal)
1. Enhance corporate image
Critical Success Factor
CSF
(CSF)
Priority
1. To be one of the early adopters in the latest IT, especially in client/server area
6
33
latest IT, especially in client/server area
2. Increase growth by 100% per year
2. Complete all projects successfully
1
3. Able to keep on increasing net profit
4
4. Able to improve facilities & equipment
12
needed to support business 3. Increase sales
5. Increase quantity and rupiah amount of
5
products and services 4. Enhance customer support
6. Improve response time and able to solve
2
customer’s problems 7. Distribute relevant information to
15
customers periodically 5. Improve corporate cash flow
8. Able to forecast corporate earnings and
11
expenses per period 9. Choose the best investment alternatives for
17
the company 6. Enhance IT infrastructure via Internet and Intranet
10. Hardware, software and network
13
reliability 11. Employee participation rate in using the
16
infrastructure 7. Improve corporate information systems
12. Satisfy executive information needs
3
13. Support daily operational needs
14
34
8. Increase employee productivity
14. Increase employee utilization rate
8
15. Improve employee effectiveness and
7
efficiency 9. Enhance employee training
16. Identify training needs for each employee
9
17. Provide training budget for each
10
employee
35
3.2.2 Bottom-Up Evaluation
Bottom-up evaluation dimulai dengan melakukan inventarisasi terhadap perangkat keras yang dimiliki perusahaan pada saat ini.
Inventarisasi perangkat keras adalah sebagai berikut: Struktur
Spesifikasi Hardware
Organisasi Finance &
1 buah Workstation P133, 1,6 GB hardisk, 16 MB RAM
Accounting
1 buah Workstation P133, 850 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation P100, 800 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation 486, 800 MB hardisk, 16 MB RAM
Consulting
1 buah server P200, dual hardisk: 2 GB & 2 GB, 128 MB RAM 1 buah server P133, dual hardisk: 1 GB & 2 GB, 128 MB RAM 1 buah server P133, dual hardisk: 1 GB & 1 GB, 64 MB RAM 1 buah server P200, 1,7 GB hardisk, 128 MB RAM 2 buah server P133, 2 GB hardisk, 64 MB RAM 1 buah server P133, 1,6 GB hardisk, 64 MB RAM 1 buah server P100, 2 GB hardisk, 32 MB RAM 1 buah Workstation P133, 1,7 GB hardisk, 32 MB RAM 8 buah Workstation P133, 1,7 GB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation P133, 1,6 GB hardisk, 32 MB RAM
36
9 buah Workstation P133, 1,6 GB hardisk, 16 MB RAM 2 buah Workstation P133, 1,2 GB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation P133, 1 GB hardisk, 32 MB RAM 3 buah Workstation P133, 850 MB hardisk, 16 MB RAM 2 buah Workstation 486, 800 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Notebook P133, 2,1GB hardisk, 64 MB RAM 1 buah Notebook P120, 1,3 MB hardisk, 48 MB RAM 2 buah Notebook P100, 810 MB hardisk, 40 MB RAM 3 buah Notebook P100, 810 MB hardisk, 24 MB RAM 1 buah Notebook P100, 810 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Notebook P100, 800 MB hardisk, 24 MB RAM 1 buah Notebook P75, 800 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Notebook P75, 400 MB hardisk, 8 MB RAM Education
1 buah Workstation P133, dual hardisk: 600 MB & 600 MB, 32 MB
Services
RAM 1 buah Workstation P133, dual hardisk: 600 MB & 400 MB, 32 MB RAM 1 buah Workstation P133, dual hardisk: 600 MB & 400 MB, 16 MB RAM 6 buah Workstation P133, 1,7 GB hardisk, 16 MB RAM 5 buah Workstation P133, 1,6 GB hardisk, 16 MB RAM 3 buah Workstation P133, 600 MB hardisk, 32 MB RAM
37
3 buah Workstation P133, 600 MB hardisk, 16 MB RAM 5 buah Workstation P133, 400 MB hardisk, 32 MB RAM 1 buah Workstation P60, 400 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Notebook 486, 300 MB hardisk, 20 MB RAM Human
1 buah Workstation P133, 850 MB hardisk, 16 MB RAM
Resources IT Resources
3 buah Workstation P133, 1,7 GB hardisk, 16 MB RAM 2 buah Workstation P133, 1,6 GB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation P133, 1,2 GB hardisk, 16 MB RAM
Operations
1 buah Workstation P133, 400 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation 486, 600 MB hardisk, 16 MB RAM
Corporate
1 buah Workstation P133, 1,7 GB hardisk, 16 MB RAM
Marketing
1 buah Workstation P133, 850 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation P133, 600 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Notebook 486, 300 MB hardisk, 20 MB RAM
Corporate
2 buah Workstation P133, 1,7 GB hardisk, 16 MB RAM
Sales
3 buah Workstation P133, 1,6 GB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation P133, 600 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation 486, 400 MB hardisk, 16 MB RAM 1 buah Workstation 486, 400 MB hardisk, 8 MB RAM 1 buah Notebook P100, 800 MB hardisk, 40 MB RAM
38
1 buah Notebook P75, 500 MB hardisk, 8 MB RAM 1 buah Notebook 486, 500 MB hardisk, 20 MB RAM 1 buah Notebook 486, 500 MB hardisk, 8 MB RAM 2 buah Notebook 486, 300 MB hardisk, 8 MB RAM Research &
1 buah Workstation P133, dual hardisk: 1,7 GB & 400 MB, 16 MB RAM
Development
1 buah Workstation P133, 800 MB hardisk, 16 MB RAM
Jadi secara total terdapat 8 (delapan) server yang dimanfaatkan untuk homepage VTS, internal training, administrasi proyek, demo (kegiatan pre-sales) dan electronic mail. Sedangkan total client (notebook/workstation) adalah 98 buah. Untuk
menghubungkan
antara
workstation/notebook
dengan
server,
maka
disediakan 10 (sepuluh) buah hub yang masing-masing memiliki 10 (sepuluh) connection.
Aplikasi yang digunakan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan adalah: 1.
Inventory Aplikasi ini digunakan untuk memantau persediaan perangkat keras maupun perangkat lunak yang tersedia di gudang. Aplikasi tersebut dibangun dengan query tool Quest 3.0 dan menggunakan RDBMS SQLBase 6.0 dan dapat diakses secara multi-user.
2.
Account Payable (AP) Aplikasi ini digunakan untuk mengatur hutang perusahaan. Aplikasi tersebut dibangun dengan IFS Finance dari IFS dan dapat diakses secara multi-user.
39
3.
Account Receivable (AR) Aplikasi ini digunakan untuk mengatur piutang perusahaan. Aplikasi tersebut dibangun dengan IFS Finance dari IFS dan dapat diakses secara multi-user.
4.
General Ledger (GL) Aplikasi ini digunakan untuk memantau posisi keuangan perusahaan. Aplikasi tersebut dibangun dengan IFS Finance dari IFS dan dapat diakses secara multi-user.
5.
Personnel Aplikasi ini digunakan untuk mencatat data karyawan memonitor alokasi waktu kerja karyawan. Aplikasi tersebut dibangun dengan Foundation1 dan RDBMS Oracle 7.3. Aplikasi ini dapat diakses secara multi-user.
Kelima aplikasi yang disebutkan di atas tidak dikembangkan secara terintegrasi, struktur data dan arsitektur aplikasi tersebut juga tidak saling terkait. Hal ini menyebabkan tidak adanya data sharing sehingga terjadi banyak redundansi data.
40
3.2.3 Inside-Out Innovation
Inside-out innovation dapat dilakukan dengan melakukan Analisa Dampak Teknologi (Technology Impact Analysis). Untuk itu, diperlukan inventarisasi dari perkembangan teknologi yang telah mungkin dapat dimanfaatkan oleh VTS.
Teknologi yang dapat digunakan VTS dalam mencapai CSF dan misinya adalah: 1. Internet & Intranet 2. DSS (Decision Support System) / EIS (Executive Information System) 3. Datawarehousing 4. Client/server 5. 4th Generation Language 6. Database Engine 7. Network Computing 8. OOAD (Object Oriented Analysis and Design) 9. OOP (Object Oriented Programming) 10. CASE (Computer Aided Software Engineering) Tool
Dengan dukungan teknologi tadi, maka VTS dapat merancang beberapa sistem aplikasi yang dapat menciptakan peluang bisnis baru. Sistem aplikasi tersebut meliputi:
41
1. Financial Intelligence Business System 2. Customer Support System 3. Tele-marketing 4. On-line Catalog 5. Marketing Information System 6. Inventory Information System 7. FIIS (Financial Integrated Information System), yang mencakup: •
GL (General Ledger) System
•
AR (Account Receivables) System
•
AP (Account Payable) System
•
Fixed Assets System
•
Cash Management System
8. HRIS (Human Resource Information System), yang mencakup: •
Company Profile
•
Personnel Profile
•
Payroll
•
Benefits
•
Training & Development
•
Appraisal
•
Recruitment
•
Employee position matching
