BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Riwayat Perusahaan Sejarah Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkit tenaga listrik yaitu NV. NIGM yang memperluas usahanya dari hanya di bidang gas ke bidang tenaga listrik. Selama Perang Dunia II berlangsung, perusahaan-perusahaan listrik tersebut dikuasai oleh Jepang dan setelah kemerdekaan Indonesia, tanggal 17 Agustus 1945, perusahaan-perusahaan listrik tersebut direbut oleh pemudapemuda Indonesia pada bulan September 1945 dan diserahkan kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas, dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik hanya sebesar 157,5 MW saja.
Tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPUPLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas.
Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan
47
48
di atas, pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero).
Dengan terbitnya Surat Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 257.K/010/DIR/2000 tanggal 2 November 2000, tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Bisnis Strategis Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali, maka PT PLN (Persero) P3B yang merupakan unit pusat laba (profit center) berubah menjadi unit pusat investasi (investment center) dengan nama Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali (P3B). Terhitung sejak 2 Nopember 2000 maka organisasi PT PLN (Persero) P3B sebagai unit pusat laba (profit center) berubah status menjadi unit pusat investasi (investment center). Perubahan status organisasi ini mengharuskan dilakukannya kajian ulang visi dan misi organisasi, rekayasa ulang atas proses bisnis organisasi ke arah yang lebih efisien, serta revitalisasi strategi organisasi dalam berbagai aspek. Peran dan tugas P3B sesuai Keputusan Direksi pembentukannya adalah mengelola operasi sistem tenaga listrik Jawa-Bali, mengelola operasi dan pemeliharaan sistem transmisi tegangan tinggi Jawa-Bali, serta mengelola pelaksanaan transaksi tenaga listrik antara PLN Pusat selaku Single Buyer dengan perusahaan pembangkit dan unit distribusi. Peran ini selaras dengan peran pada masa datang yang digambarkan pada Kebijakan Restrukturisasi Sektor Ketenagalistrikan yang diluncurkan Pemerintah
49
pada 25 Agustus 1998, kecuali bahwa pengelola transmisi juga merupakan Single Buyer, yang masih berada di PT PLN (Persero) Kantor Pusat.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi :
Diakui sebagai pengelola transmisi, operasi sistem dan transaksi tenaga listrik dengan kualitas pelayanan setara kelas dunia, yang mampu memenuhi harapan stakeholders, dan memberikan kontribusi dalam peningkatan kesejahteraan masyarakat.
Misi:
1. Melakukan usaha transmisi tenaga listrik yang efisien, andal, aman dan ramah lingkungan 2. Melaksanakan pengelolaan operasi sistem tenaga listrik yang handal, aman, bermutu dan ekonomis 3. Melaksanakan pengelolaan transaksi tenaga listrik yang transparan dan kredibel 4. Melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan suberdaya manusia (SDM) yang kompeten dan professional 5. Mengembangkan usaha di luar usaha pokok yang dapat memberikan kontribusi pada perolehan laba usaha.
50
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
GENERAL MANAGER KEPALA AUDIT INTERNAL
MANAJER BIDANG PERENCANAAN
MANAJER BIDANG SISTEM TRANSMISI
MANAJER BIDANG OPERASI SISTEM
MANAJER BIDANG SDM DAN ORGANISASI
MANAJER BIDANG KEUANGAN
MANAJER BIDANG UMUM
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN SISTEM
DEPUTI MANAJER ENJINIRING SISTEM TRANSMISI
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN DAN ANALISA OPERASI SISTEM
DEPUTI MANAJER PENGEMBANGAN ORGANISASI
DEPUTI MANAJER ANGGARAN
DEPUTI MANAJERHUKUM, KOMUNIKASI SI BINA LINGKUNGAN
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN PERUSAHAAN
DEPUTI MANAJER ENJINIRING PROTEKSI, KONTROL DAN SCADATEL
DEPUTI MANAJER PENGENDALIAN OPERASI SISTEM
DEPUTI MANAJER PENGEMBANGAN KOMPETENSI
DEPUTI MANAJER PERENCANAAN SCADATEL, METERING, DAN TI
DEPUTI MANAJER PEMBINAAN O& M
DEPUTI MANAJER TRANSAKSI TENAGA LISTRIK
DEPUTI MANAJER ADMINISTRASI SDM
DEPUTI MANAJER PENGADAAN DAN PENGENDALIAN INVESTASI
DEPUTI MANAJER FASILITAS OPERASI SISTEM
DEPUTI MANAJER PENGELOLAAN KEUANGAN
DEPUTI MANAJER AKUNTANSI
DEPUTI MANAJER KESELAMATAN KETENAGALISTRIKAN DAN LINGKUNGAN
MANAJER REGION JAKARTA DAN BANTEN
MANAJER REGION JAWA TENGAH DAN D.I.Y
MANAJER REGION JAWA BARAT
MANAJER REGION JAWA TIMUR DAN BALI
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali (Sumber: Uraian Jabatan Kantor Induk PT PLN (Persero) P3B JB Edisi 1 Tahun 2007)
DEPUTI MANAJER ADMISNISTRASI UMUM DAN FASILITAS DEPUTI MANAJER TEKNOLOGI INFORMASI
51
3.2.1 Wewenang dan Jabatan 3.2.1.1 General Manager (GM) General Manager membawahi dan mengkoordinasi beberapa manajer-manajer bidang berikut: 3.2.1.1.1 Manajer Bidang Perencanaan Manajer bidang perencanaan memiliki wewenang diseputar bidang perencanaan dan membawahi Deputi – Deputi Manager berikut: 3.2.1.1.1.1 Deputi Manajer Perencanaan Sistem Mengkoordinasi kegiatan di sub bidang Perencanaan Sisstem Agar menghasilkan rencana perluasan sistem penyaluran dan pembangkitan Jawa – Bali jangka panjang. Rinciannya: 1. Merekomendasikan kebutuhan investasi penyaluran. 2. Merekomendasikan investasi pada pembangkit untuk memenuhi pertumbuhanbeban. 3. Menerbitkan kajian teknis instalasi baru. 4.
Menerbitkan kajian periodik tentang kinerja sistem
tenaga listrik. 3.2.1.1.1.2 Deputi Manajer Perencanaan Perusahaan Mengkoordinasi kegiatan di sub Bidang Perencanaan Perusahaan dalam rangka penyusunan Rencana Jangka Panjang
52
Perusahaan (RJPP) yang merupakan arah danacuan PLN P3B Jawa Bali
dalam melaksanakan
kegiatannya; termasuk Rencana
SasaranKinerja Korporat (RSKK), Manajemen Risiko, Laporan Manajemen dan LaporanPenilaian Tingkat Kinerja Triwulan dan Tahunan. Rinciannya: 1.
Mempertanggung jawaban Strategis Jangka Panjang
Perusahaan (RSJPP) untuk kurun waktu 5 tahun dan diperbaharui secara periodik. 2.
Menyarankan pemanfaatan sumber daya perusahaan
yang potensial berdasar proyeksi terhadap sumber daya perusahaan. 3. Merekomendasikan kelayakan Anggaran Investasi dan Anggaran Operasi untuk peningkatan kinerja korporat. 4. Mempertanggung jawaban Rumusan Sasaran Kinerja Korporat. 5.
Mempertanggungjawaban
pembuatan
Laporan
Manajemen Risiko. 6.
Mempertanggungjawaban
Laporan
Manajemen
Triwulanan dan Tahunan. 7. Mempertanggungjawaban Laporan Tingkat Kinerja Korporat Triwulanan
53
3.2.1.1.1.3 Deputi Manager Perencanaan SCADATEL Metering & Teknologi Informasi Mengkoordinasi kegiatan di Sub Bidang Perencanaan SCADA & Telekomunikasi, Metering & TI dalam rangka penyusunan
Rencana
Perluasan
Sistem
SCADA
&
Telekomunikasi, Metering & TI Jawa Bali jangka panjang. Rinciannya: 1.
Mengevaluasi kebutuhan investasi sistem SCADA,
Telekomunikasi, metering dan TI dari Region / Bidang. 2. Merekomendasikan kebutuhan investasi sistem SCADA, Telekomunikasi, Metering dan TI. 3. Menerbitkan buku : •
Rencana
Perluasan
Sistem
SCADA
&
Telekomunikasi Jawa Bali jangka panjang. • Rencana Perluasan Sistem Metering & Teknologi Informasi Jawa Bali Jangka Panjang. 4.
Menerbitkan kajian teknis instalasi/produk teknologi
baru. 5.
Berkoordinasi langsung dengan Manajer Bidang
Perencanaan, Deputi Manager bidang lain, Region dan Unit untuk kelancaran tugasnya.
54
3.2.1.1.2 Manajer Bidang Sistem Transmisi Bertanggungjawab atas Enjiniring Transmisi & Gardu Induk, Proteksi / SCADA, Pengelolaan Asset & Pengendalian Konstruksi, pengembangkan Pembinaan O&M Transmisi & GI serta pengelolaan pelaksanaan K3 & Lingkungan Hidup untuk mendukung peningkatan efisiensi & keandalan sistem instalasi penyaluran dalam mencapai Target Kinerja P3B dengan sasaran Kecelakaan Kerja Nihil (Zero Accident) yang memenuhi kaidah–kaidah Lingkungan Hidup. Rinciannya: 1. Menentukan kebijakan organisasi bidang teknik. 2.
Mengambil keputusan dalam permasalahan kebijakan
managemen. 3. Menyetujui dan mengesahkan surat perintah kerja internal dan eksternal. 4. Menentukan dan mengesyahkan RAB dan HPS. 5. Mendelegasikan tugas ke Deputi Manager pada bidang teknik. 6.
Konsolidasi dengan unit kerja PLN, PEMDA, dan instansi
terkait. Manajer bidang transmisi membawahi dan mengkoordinir DeputiDeputi Manajer berikut
55
3.2.1.1.2.1Deputi Manajer Enjiniring Sistem Transmisi Mengkoordinir dan mengevaluasi serta mengendalikan hasil pelaksanaan tugas-tugas sub bidang fungsi enjiniring Transmisi & GI, yang terdiri atas perencanaan, survey, penyusunan spesifikasi, teknik panduan rancang bangun dan anggaran serta pekerjaanpekerjaan korektif, agar diperoleh hasil yang memenuhi terhadap standar dan mutu yang telah ditetapkan serta memonitor kinerja Unit/Region. Rinciannya: 1.
Mengesahkan penetapan standar desain, Instalasi
penyaluran spesifikasi teknik transmisi dan Gardu Induk serta Kinerja teknik. 2.
Menetapkan hasil evaluasi program kerja yang
diusulkan oleh unit-unit/Region P3B.
3.2.1.1.2.2 Deputi Manajer Enjiniring Proteksi, Kontrol & Scadatel Mengkoordinir dan mengevaluasi kegiatan engineering sistem proteksi & kontrol serta SCADA dan telekomunikasi untuk transmisi Jawa Bali dan connection point dengan unit lain (PLN Proyek, Pembangkit, Distribusi, Icon, konsumen TT, Kontraktor dan Pabrikan) yang berupa sistem disain, problem solving dan sistem pengembangan.
56
A. Internal Perusahaan : 1. Melakukan koordinasi kegiatan enjiniring proteksi dan scadatel dengan Bidang lain P3B dan Unit-Unit P3B. 2.
Mengesahkan
penetapan
pola/kaidah/setting/spesifikasi/disain proteksi dan scadatel yang akan diterapkan di sistem Jawa Bali. 3. Menetapkan hasil evaluasi program kerja proteksi dan scadatel usulan unit-unit P3B Jawa Bali. B. Eksternal Perusahaan : 1. Melakukan koordinasi kegiatan enjiniring proteksi dan scadatel dengan PLN Distribusi, Icon+, Unit Pembangkit dan Konsumen Tegangan Tinggi, dan pihak ke 3. 2.
Mengesahkan
pola/kaidah/setting/spesifikasi/desain
penetapan proteksi
dan
SCADATEL yang diusulkan PLN Distribusi, PLN Proyek, Kontraktor, Icon, Unit Pembangkit dan Konsumen Tegangan Tinggi. 3.
Menetapkan hasil evaluasi kelaikan penggunaan
peralatan proteksi danSCADATEL jenis baru atau yang baru pertama kali dipasang di sistem Jawa Bali.
57
3.2.1.1.2.3 Deputi Manager Pembinaan O & M Melaksanaan
pengembangan
dan
pembinaan
O&M
peralatan transmisi, gardu induk, Relai Proteksi dan scada telekomunikasi dengan sasaran optimalisasi /peningkatan kesiapan dan keandalan peralatan dengan memperhatikan aspek efisiensi biaya dan kemampuan kompetensi SDM. Merumuskan metode dan penerapan pelaksanaan O&M berdasarkan hasil evaluasi dan kajian pelaksanaan kegiatan O&M GI & Transmisi sebagai pengembangan dan perbaikan pelaksanaan O&M peralatan sehingga keandalan dan kesiapan peralatan dicapai secara optimal yang memenuhi standar dan mutu O&M setara perusahaan sejenis di negara maju. Rinciannya: 1.
Mengusulkan rekomendasi hasil kajian pelaksanaan
O&M. 2.
Mengusulkan kebutuhan pengembangan pelaksanaan
O&M termasuk kebutuhan pelatihan petugas O&M untuk peningkatan kompetensi SDM. 3.
Menetapkan
kondisi
pengusahaan
peralatan
GI&Transmisi termasuk termasuk relai proteksi dan SCADA Telekomunikai. 4. Mengorganisir dan berkoordinasi langsung dengan unit internal PLN P3B dan ekternal terkait dalam hal O&M dan permasalahannya.
58
3.2.1.1.4 Deputi Manager Pengadaan dan Pengendalian Investasi Transmisi Mengendalikan Pelaksanaan Pekerjaan Investasi (SKI), pengembangan aset Region dan PLN Proyek serta melaksanakan proses serah terima proyek agar semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan jadwal, biaya dan mutu yang ditetapkan. Rinciannya: 1.
Bertanggung
jawab
kepada
Manager
Teknik,
berkoordinasi dengan semua Bidang dan Sub Bidang yang terkait dengan konstruksi, logistik dan aset PT PLN (Persero) P3B. 2. Melakukan pembinaan tentang pengendalian konstruksi kepada Region. 3. Melakukan koordinasi masalah kebutuhan material baik dengan intern (Region) maupun ekstern (PLN Proyek dan PLN Unit lainnya). 4.
Bertanggung jawab atas penyerapan SKI dan
melaporkannya kepada PLN Pusat. 3.2.1.1.5 Deputi Manajer Keselamatan Ketenagalistrikan & Lingkungan Mengkoordinasikan strategi dan kebijakan di bidang K3 agar K3 dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan, serta target kinerja perusahaan & kecelakaan
59
kerja nihil (zero accident) dapat tercapai. Mengkoordinasikan strategi dan kebijakan di bidang Lingkungan Hidup agar pelaksanaan pengelolaan dan pemantauan lingkungan ( RKL / RPL – UKL / UPL ) serta kerawanan sosial di wilayah kerja PLN P3B dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang undangan dan target kinerja perusahaan dapat tercapai. 1.
Bertanggung jawab kepada Manager Bidang Sistem
Transmisi, berkonsultasi dengan Ahli Utama Transmisi dan GI, serta berkoordinasi dengan semua Bidang dan Sub Bidang yang terkait di lingkungan PT PLN (Persero) P3B. 2. Malakukan pembinaan tentang K3 & Lingkungan Hidup kepada Region. 3. Melakukan Koordinasi dengan Instansi di luar PLN yang berkaitan dengan K3 seperti Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi atau yang berkaitan dengan Lingkungan Hidup seperti Departemen kementerian Lingkungan Hidup dan BAPEDAL / BAPEDALDA. 4. Melaporkan permasalahan K3 & LH kepada DDLKL PLN Pusat
60
3.2.1.1.3 Manajer Bidang Operasi Sistem Manajer bidang operasi sistem memiliki wewenang di seputar bidang operasi sistem, mengkoordinasi dan membawahi deputi-deputi manager berikut: 3.2.1.1.3.1 Deputi Manajer Pengendalian Operasi Sistem Wewenang jabatan : 1. Melakukan negosiasi dengan pihak-pihak terkait baik internal maupun eksternal BOPS, dan memutuskan penyelesaian permasalahan bidding dan perencanaan operasi mingguan serta operasi real time. 2. Mengembangkan prosedur kerja yang terkait dengan pelaksanaan tugas bidding dan perencanaan operasi mingguan serta perencanan operasi harian dan pelaksanan real time-nya. 3. Mengusulkan parkiraan mingguan dan harian beban dan energi. 4. Mengusulkan penjadwalan mingguan outage unit-unit pembangkit. 5. Mengusulkan rencana operasi mingguan waduk PLTA. 6. Mengusulkan prakiraan pasokan daya mingguan dan harian. 7. Mengusulkan alokasi mingguan pembelian energi dari pusat pembangkit. 8. Mengusulkan SOP Hari Khusus, Strategi Operasi.
61
9.
Mengusulkan hasil studi, hasil perhitungan, layanan
informasi di bidang tugas dan tanggungjawabnya sesuai hubungan kerja. 10.
Mengesahkan database yang dipergunakan dalam
bidang tugas dan tanggungjawabnya. 11.
Mengusulkan pelatihan, studi banding, seminar,
pengadaan buku untuk pengembangan personel di bidang tugas dan tanggung jawabnya. 12. Mengusulkan perbaikan atau alternatif bagi program aplikasi dan pemilihan program paket di bidang tugas dan tanggungjawabnya. 13. Mengusulkan surat dan dokumen di bidang tugas dan tanggungjawabnya. 14. Melakukan tindakan yang diperlukan sesuai lingkup tugas dan tanggungjawabnya. 3.2.1.1.3.2Deputi Manajer Transaksi Tenaga Listrik Mengendalikan fungsi transaksi tenaga listrik di sistem Jawa Bali terkait dengan kontrak PPA, PSA, dan jasa penggunaan transmisi (TSA) agar tercapai hasil transaksi yang cepat, akurat, akuntabel dan transparan, serta mengelola analisa dan evaluasi pembangkit yang akurat dan tepat waktu untuk mendukung keandalan dan keekonomian operasi sistem Jawa Bali.
62
1. Menyusun rencana pengembangan sistem transaksi tenaga listrik untuk mendukung kebutuhan transaksi yang sesuai dengan pasar listrik. 2. Mengelola sistem dan proses transaksi tenaga listrik antara pihak-pihak yang bertransaksi terkait dengan kontrak PPA, PSA dan TSA untuk memperoleh Berita Acara transaksi yang akuran dan valid. 3. Menyelesaikan permasalahan transaksi terkait dengan kontrak PPA, PSA dan TSA untuk dicapainya kesepakatan dengan pihak-pihak terkait. 4. Mengevaluasi penyusunan tata laksana proses transaksi terkait dengan kontrak PPA, PSA dan TSA bersama para pihak untuk pedoman transaksi secara transparan dan akuntabel sesuai kontrak. 5. Mengevaluasi aturan-aturan transaksi dalam Bidding Rules, Market Rules, Grid Code dan aturan lainnya untuk mendukung penerapan proses transaksi berdasarkan regulasi dan aturan yang adil, transparan dan akuntabel. 6. Menetapkan laporan transaksi tenaga listrik dan neraca energi serta laporan sesuai bidangnya untuk mendukung laporan kinerja bidang dan korporat. 7. Menetapkan realisasi kinerja sub bidang transaksi tenaga listrik untuk mengetahui unjuk kerja transaksi.
63
8. Mengevaluasi operasi sistem pembangkitan untuk perencanaan operasi sistem pembangkitan yang handal dan ekonomis. 9. Mengkoordinir analisa dan evaluasi neraca daya dan neraca energi sistem Jawa Bali untuk perencanan operasi sistem pembangkitan. 10. Mengkoordinir analisa dan evaluasi kinerja pembangkit untuk perbaikan dalam pengoperasian sistem pembangkitan. 11. Mengkoordinir analisa dan evaluasi pengoperasian pembangkit kaskade untuk perencanaan pengoperasian PLTA yang aman dan ekonomis terhadap sistem. 12. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan tanggung jawabnya untuk pencapaian kinerja bidang dan korporat.
3.2.1.1.3.3 Deputi Manajer fasilitas Operasi Sistem Melaksanakan
koordinasi
dan
pengendalian
fungsi,
pengoperasian & pemeliharaan (O&M) serta pengembangan sistem SCADATEL dan meter transaksi untuk meningkatkan ketersediaan Master station, Telekomunikasi dan meter transaksi Jawa Bali. 1. Mengesahkan prosedur, instruksi kerja, rencana kerja, dan laporan hasil evaluasi/analisis.
64
2.
Memerintahkan pemilik instalasi untuk segera
memperbaiki gangguan SCADA, Telekomunikasi, dan meter transaksi yang mempengaruhi kelancaran operasi sistem Jawa Bali. 3. Memutuskan penyelesaian permasalahan pemeliharaan dan pengembangan Master station, Telekomunikasi, RTU dan meter transaksi. 4.
Menetapkan rancangan spesifikasi pengembangan
Master station, Telekomunikasi, RTU dan meter transaksi. 5.
Menyusun Rencana Kerja Anggaran Master station,
Telekomunikasi, RTU dan meter transaksi. 6. Mengusulkan kenaikan jenjang karier bawahan. 7. Mengusulkan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi SDM.
3.2.1.1.4 Manajer Bidang Sumber Daya Manusia Bertanggung jawab atas tersedianya SDM yang berkualitas serta memiliki kompetensi sesuai bidang tugasnya meliputi penempatan, pembinaan dan pengembangan SDM secara komprehensif dan terencana, mengelola kegiatan administrasi kepegawaian berbasis sistem informasi kepegawaian yang terpadu, meyelenggarakan hubungan industrial, serta pengembangan organisasi sesuai kebutuhan dan penyempurnaan tata laksananya termasuk penyelenggaraan analisa dan evaluasi jabatan,
65
perencanaan tenaga kerja, manajemen karir dan kinerja SDM untuk mendukung pencapaian sasaran kinerja korporat. 1. Merekomendasikan pengembangan & penyempurnaan struktur organisasi, proses manajemen, serta tatalaksananya. 2.
Merekomendasikan standarisasi dan penyempurnaan proses
bisnis unit pelaksana dan bidang di kantor induk. 3.
Merekomendasikan Formasi Jabatan, Uraian Jabatan, dan
Formasi Tenaga Kerja. 4. Merekomendasikan sistem pengembangan karir dan jalur karir, serta peringkat unit pelaksana & sub unit pelaksana. 5. Mengembangkan SDM dilingkungan unit kerjanya. Manajer
SDM
membawahi
beberapa
Deputi-deputi
manajer berikut : 3.2.1.1.4.1 Deputi Manajer Pengembangan Organisasi Melakukan pengembangan dan penyempurnaan struktur organisasi, proses bisnis, serta pengembangan kompetensi teknik & non teknik dan pengembangan sistem karir agar mampu mencapai efektivitas dan efisiensi proses manajemen dalam mendukung tercapainya kinerja PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali. 1. Merekomendasikan pengembangan & penyempurnaan struktur organisasi, proses manajemen, serta tatalaksananya. 2.
Merekomendasikan standarisasi dan penyempurnaan
proses bisnis unit pelaksana dan bidang di kantor induk.
66
3. Merekomendasikan Formasi Jabatan, Uraian Jabatan, dan Formasi Tenaga Kerja. 4.
Merekomendasikan sistem pengembangan karir dan
jalur karir, serta peringkat unit pelaksana & sub unit pelaksana. 5. Mengembangkan SDM di lingkungan unit kerjanya. 3.2.1.1.4.2 Deputi Manajer Administrasi SDM Bertanggungjawab atas pengelolaan perencanaan dan pengembangan sistem SDM, pengembangan SDM, layanan administrasi personil, hubungan karyawan sehingga mampu mencapai efektivitas dan efisiensi proses manajemen SDM dalam memberikan kontribusi terhadap peningkatan produktivitas dan nilai tambah SDM untuk tercapainya kinerja. 1. Merekomendasikan strategi pengembangan SDM sesuai dengan kesesuaian sasaran P3B 2. Merekomendasikan pengelolaan perubahan manajemen SDM P3B 3. Merekomendasikan anggaran biaya SDM termasuk anggaran pendidikan dan pelatihan 4. Merekomendasikan penetapan pengembangan pola jenjang karir SDM termasuk reward dan punishment
67
5. Merekomendasikan dukungan infrastuktur sistem informasi layanan SDM 6. Merekomendasikan kebijakan layanan pemeliharaan kesehatan bagi pegawai beserta keluarga dan pensiun beserta keluarga 7. Memberikan layanan administrasi pengembangan SDM meliputi promosi, rotasi dan demosi di lingkungan P3B 8. Memberikan layanan administrasi personil, layanan pemeliharaan kesehatan dan layanan informasi tentang kebijakan perseroan.
3.2.1.1.5 Manajer Bidang Keuangan Manajer bidang keuangan memiliki wewenang di
bidang keugangan,
membawahi dan mengkoordinasi Deputi Manajer berikut: 3.2.1.1.5.1 Deputi Manajer Akuntansi Mengkonsolidasikan, mendelegasikan, dan mengendalikan fungsi akuntansi termasuk unit-unit meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi aktiva tetap, Akuntansi pekerjaan dalam pelaksanaan dan akuntansi persediaan sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku. Rinciannya:
1. Mengembangkan sistem akuntansi berkaitan dengan sistem akuntansi biaya berbasis aktivitas
68
2. Mengkonsolidasikan penyusunan laporan keuangan secara akurat sesuai dengan standar akuntansi keuangan 3. Merekomendasikan usulan kepada atasan untuk kelancaran fungsi akuntansi akibat adanya ketentuan baru.
3.2.1.1.6 Manajer Bidang Umum Bertanggung jawab atas sistem perencanaan dan pengendalian Teknologi Informasi, Administrasi Umum dan Fasilitas & Sarana Kantor, serta Komunikasi, Hukum & R.O.W, guna mendukung pencapaian sasaran kinerja P3B JB. 1. Menentukan kebijakan Organisasi Bidang Umum 2. Mengambil keputusan dalam permasalahan kebijakan Manajemen. 3. Menyetujui dan mengesahkan surat perintah kerja Internal dan Eksternal 4. Menentukan dan mengesyahkan Rencana pengadaan Barang/Jasa, RAB dan HPS. 5. Mendelegasikan tugas ke Deputi Manager pada Bidang Umum 6. Konsolidasi dengan unit kerja PLN, PEMDA, dan instansi terkait 7. Mengesahkan SPK/Surat perjanjian sesuai batas kewenangannya.
69
Manajer bidang umum membawahi dan mengkoordinasi deputi-deputi manajer berikut :
3.2.1.1.6.1 Deputi Manajer Hukum, Komunikasi, Bina Lingkungan dan ROW Melaksanakan koordinasi dan mengendalikan fungsi Hukum dan Komunikasi, Bina Lingkungan dan ROW untuk meningkatkan kinerja bidang umum. 1.
Mengkoordinir staf fungsi hukum untuk mengikuti proses
persidangan yang berkaitan dengan permasalahan perusahaan. 2. Mengelola kontinuitas majalah PLN P3B Jawa Bali. 3. Mensyahkan usulan-usulan pekerjaan dari AMA HUMAS dan Protokol, AMA Bina Lingkungan dan ROW, AMA Bantuan Hukum, AMA Produk Hukum. 4. Memberikan informasi kepada publik untuk temu wicara dalam rangka menyampaikan permasalahan hukum, komunikasi, bina Lingkungan dan ROW.
3.2.1.1.6.2 Deputi Manajer Administrasi Umum & Fasilitas Mengkoordinir dan mengendalikan Layanan Fasilitas Kantor, pada fungsi Kesekretariatan, dan Keamanan & ketertiban dan fungsi Administrasi Umum untuk mendukung pencapaian kinerja Bidang Umum. Rinciannya:
70
1. Mengesahkan SPK/surat perjanjian sesuai batas kewenangannya 2. Mengelola anggaran pos 54 & 5.3 TU 3. Mengesyahkan laporan bulanan dan triwulan untuk pemakaian barang-barang perabot kantor dan alat tulis kantor pada fungsi pengelolaan Extra Comtable. 4. Mengendalikan pemakaian dan sarana fasilitas kantor sesuai batas kewenangannya 5. Mengesahkan rencana pengadaan barang/jasa
3.2.1.1.6.3 Deputi Manager Teknologi Informasi Mengendalikan fungsi pengelolaan data base, fungsi pembuatan program dan fungsi. jaringan komputer agar diperoleh sistem teknologi informasi yang handal. Merencanakan pembuatan RKS, RAB, HPS dan spesifikasi teknik.
71
3.3 Prosedur sistem berjalan Berikut ini akan dibahas tahap-tahap yang perlu dilakukan di dalam prosedur – prosedur yang berjalan di bagian kendaraan dan excomptable di dalam PT (Persero) P3B PLN Cinere Jawa Bali 3.3.1 Prosedur sistem kendaraan Prosedur ini dimulai saat ada user yang meminta permohonan perminjaman kendaraan.Berikut ini adalah prosedur-prosedur yang terjadi di dalam bagian kendaraan: 1. User memulai dengan mengisi surat permohonan peminjaman kendaraan,yang berisi nama, kepentingan, tujuan. user akan menentukan apakah dia perjalanan dalam kota atau luar kota. apabila dalam kota, user melakukan pengisisan Surat permohonan. tetapi bila luar kota, user akan melakukan pengisian SPPD. Apabila user meminjam kendaraan untuk kepentingan pribadi, maka user akan mengisi surat peminjaman social. 2. Lalu Surat itu akan diberikan kepada atasan user tersebut,dan atasan itu akan melihat surat tersebut, dan memberikan persetujuan atau tidak. 3. Bila atasan user setuju, maka surat permohonan itu akan di berikan kepada bagian kendaraan 4. Setelah surat-surat itu dibuat,maka bagian kendaraan akan memeriksa suratsurat tersebut kembali. mulai dari memeriksa alasan peminjaman, tujuan, dan
72
persetujuan
dari
atasan.lalu
bila
surat
tersebut
disetujui
oleh
bagian
kendaraan,maka bagian kendaraan akan memeriksa apakah kendaraan tersedia untuk perjalanan yang akan dilakukan. 5. bila kendaraan tidak tersedia, maka permintaan itu akan dipending terlebih dahulu.dan akan diproses lagi apabila sudah tersedia. Atau bisa saja user memakai kendaraan pribadi untuk perjalanan dinas nya, maka bagian kendaraan akan membuat surat BBM menurut tujuan nya. Bila kendaraan tersedia,unutk social maka bagian kendaraan akan mengkonfirmasi user bahwa ia boleh meminjam kendaraan tersebut.unutk dalam kota dan luar kota, bagian kendaraan akan membuat letter c (surat jalan) rangkap 3 yang berisi kan No mobil yang digunakan.nama supir,jenis kendaraan,tujuan,pemakaian BBM. 6. Surat jalan tersebut, 1 disimpan oleh bagian kendaraan,1 diberikan kepada supir, dan 1 lage diberikan kepada security. apabila semua tersebut telah dilakukan,mobil dapat keluar dari kompleks PT (Persero) P3B PLN Cinere Jawa Bali 7. Saat mobil kembali dari perjalanan, Apabila ada keluhan terhadap mobil tersebut,maka mobil tersebut dapat diminta untuk diservis ( untuk mobil dinas ), membuat keluhan kepada vendor ( untuk mobil koperasi ) 8. Untuk mobil koperasi, setelah membuat keluhan kepada vendor,bagian kendaraan akan mengirim keluhan tersebut dan menunggu balasan tindakan servis dari vendor. sedangkan untuk mobil dinas, bagian kendaraan akan memasukan
73
nya ke bengkel dengan membuat surat permintaan servis yang berisi keluhan dan masalah nya. 9. di bengkel, mobil akan diservis sesuai dengan surat permintaan servis.Setelah diservis,maka bengkel akan membuat surat penanggung jawaban yang berisi pekerjaan apa saja yang telah dilakukan, apakah mobil sudah dapat diperbaiki, spare part apa saja yang dipakai.
3.3.2 Prosedur sistem excomptable Menurut PT (Persero) P3B PLN Cinere Jawa Bali,berikut ini adalah prosedur-prosedur yang berjalan di bagian excomptable: 1. User melakukan pengisian form permintaan, lalu di serahkan pada atasan user 2. Atasan user akan memeriksa dan bila sudah disetujui maka akan diserahkan kepada bagian excomptable. 3. Bagian excomptable akan memeriksa formulir, lalu memeriksa apakah barang yang diminta ada atau tidak. Bila tidak ada, maka bagian excomptable akan membuat form SPK untuk meminta pembelian barang-barang tersebut lalu diserahkan pada bagian pengadaan barang 4. Setelah bagian pengadaan barang membeli barang-barang tersebut,maka bagian excomptable akan mencatat barang-barang tersebut menurut SPK ke dalam catatan stok barang
74
5. Untuk permintaan rutin, setelah barang ada, maka barang yang diminta tersebut akan langsung diserahkan kepada user yang meminta. 6. Untuk permintaan non-rutin, maka bagian excomptable akan membuat Form penarikan untuk menarik barang di user tersebut yang ingin diganti.Setelah itu akan bagian excomptable akan membuat Form penempatan,untuk meletakan atau memposisikan barang baru tersebut kepada user yang meminta.
75
3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Flow chart 3.4.1.Flow chart Bagian kendaraan Dibawah ini adalah diagram aliran data dari bagian kendaraan pada sistem berjalan.
76
Gambar 3.2 Diagram Alur Data Bagian Kendaraan PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali
77
3.4.1.2 Flow chart bagian Excomptable Flowchart pada bagian excomptable terdiri dari :
Gambar 3.3 Diagram alur data Bagian Extracomptable PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali
78
3.4.2 Diagram konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks sistem berjalan Bagian Kendaraan dan Excomp PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali
79
3.4.3 Diagram Nol
Gambar 3.5 Diagram nol sistem berjalan Bagian Kendaraan dan Excomp PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali
80
3.5 Hasil Wawancara Proses wawancara dilakukan penulis terhadap salah satu user yang menjabat sebagai Deputi Manajer Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) P3B Jawa-Bali yaitu bapak Wiyono. Proses wawancara dilakukan tanggal 21 september 2009. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mendapatkan informasi tentang permasalahan dan kekurangan sistem berjalan pada bagian kendaraan dan extracomptable. 3.5.1 Wawancara Pertanyaan 1: Apakah dalam proses berjalannya terdapat permasalahan yang terjadi pada bagian kendaraan dan extracomptable? Jawab: Permasalahan biasanya terjadi karena belum di handel oleh sistem yang berjalan secara terintegrasi. Sehingga karyawan yang ingin meminjam kendaraan harus pergi ke bagian kendaraan untuk menyerahkan permohonan. Begitu juga dengan bagian extracomptable. Lalu pada bagian kendaraan konsumsi Bahan bakar tidak terdapat standar dan tidak dikontrol sehingga memungkinkan dana keluar bisa tidak sesuai atau melebihi dengan yang dibutuhkan. Selain itu datadata yang ada belum memiliki database yang terintegrasi sehingga data menjadi double. Pertanyaan 2: apakah sebelumnya ada rencana untuk membangun sistem dan database untuk bagian kendaraan dan extracomptable ini? Jawab: Sebelum ini sudah pernah ada software house yang menawarkan untuk merancang sistem untuk bagian kendaraan dan extracomptable. Mereka sudah
81
melakukan survei dan analisis, namun mereka tidak pernah kembali lagi setelah menyerahkan proposal. Pertanyaan 3: Apakah memang perlu dirancang sebuah sistem dan database bagi bagian kendaraan dan bagian extra comptable? Jawab: itu pasti. Karena begini, transaksi-transaksi apabila tidak terkontrol oleh sistem tentu ada kemungkinan akan keluar tidak sesuai dengan tujuannya. Sebagai contoh adalah Permintaan dana untuk BBM tidak berdasarkan konsumsi melainkan masih menggunanaka perkiraan. Begitu juga bila tidak memilki database, data akan berpotensi untuk rusak, hilang dan double di tempat yang berbeda. Pertanyaan 4: Perlukah dibuatnya laporan akhir periode untuk kendaraan dan extracomptable? Jawab: tentu perlu. Hal itu biasanya untuk mengetahui apakah dibutuhkan penambahan kendaraan apabila permintaan peminjaman bertambah dan berapa kali mutasi, permintaan barang dan permintaan pembelian kendaraan dilakukan. Pertanyaan 5: Kami merencanakan akan membuat sistem basis datanya. Kirakira bapak ada masukan untuk kami mengenai pemilihan DBMSnya? Menggunakan Oracle atau SQL server? Jawab: sebenarnya PLN memakai keduanya. Oracle untuk core process seperti penggajian dan lain lain. SQL server kami juga sudah ada. Jadi silahkan kalau mau menggunakan SQL Server.
82
3.6 Permasalahan yang dihadapi Setelah melihat prosedur berjalan, Diagram Alur Data dan wawancara yang telah kami lakukan dengan user di PT. PLN (Persero) P3B, kami dapat melihat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh sistem berjalan saat ini adalah: •
Berdasarkan prosedur dan Diagram alur data yang sudah ada dapat di lihat bahwa transaksi peminjaman, servis kendaraan dan permintaan barang perlengkapan masih berjalan secara manual dengan mengisi formulir-formulir yang tersedia lalu diketik ulang untuk dimasukkan ke dalam excel. sehingga menghasilkan pekerjaan dua kali yang sama.
•
Basis data yang ada sekarang ini masih terdapat redudansi seperti surat permohonan peminjaman kendaraan yang masih rangkap 3 dan surat perintah jalan yang masih rangkap 2, dan lalu setelahnya dientri kembali kedalam excel.
3.7 Usulan Pemecahan masalah Setelah kami melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan.menurut kami usulan yang terbaik adalah membangun suatu aplikasi sistem terintegrasi yang berbasis data yang menghubungkan bagian kendaraan, extracomptable dan user. tentu saja basis data yang kami rancang ini diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang ada. Tujuannya adalah untuk melakukan perubahan menjadi sistem terintegrasi untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada saat sistem berjalan.
