BAB 3 Analisis Sistem Berjalan
3.1
Sejarah Perusahaan PT. Pardic Jaya Chemicals di dirikan pada tanggal 12 Mei 1976 dan produk pertama kali keluar tanggal 2 November 1977, dengan izin industry dan dapat dari Dinas Perindustrian No.199/M/SK/7/1988 pada tanggal 15 Juli 1988, investment juga koordinator Board No.518/T/INDUSTRI/1997, 21 Oktober 1997. PT. Pardic Jaya Chemicals adalah salah satu perusahaan penghasil resin sintetis di Indonesia dengan kapasitas produksi sekarang 46.110 ton / tahun, produksi yang dihasilkan merupakan bahan setengah jadi. Jenis-jenis produk yang dihasilkan tergolong delapan produk resin sintetis antara lain : 1. Alkyd Resin untuk Coanting dengan nama dagang Beckosol 2. Modified Alkyd Resin untuk Coating dengan nama dagang Beckolite, Styresol. 3. Acrylic Resin untuk Coating dengan nama Acrydic. 4. Amino Resin untuk Coanting dengan nama dagang Super Beckamine & Beckamine. 5. Textile Finishing Resmi dengan nama dagang Beackmine. 6. Unsaturated Polyester Resin dengan nama dagang Polylite. 7. Polyurethane Resin dengan nama dagang Crisvon. 8. Emulsion Resin untuk Coating, Adhesive dan Textile dengan nama dagang Voncoat. Bentuk badan hukum perusahaan atau status hukum dari PT. Pardic Jaya Chemicals adalah PMA dengan ijin dari pemerintah NPWP : 01.000.132.9-052.000
3.2
Visi dan Misi Perusahaan Memberikan kontribusi dan kesejahteraan kepada seluruh masyarakat sebagai bagian dari anggota DIC.
42
43 3.3
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pardic Jaya Chemicals
44 3.4.
Tugas dan Wewenang Dalam struktur organisasi PT. Pardic Jaya Chemicals dapat diterjemahkan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing divisi secara garis besar adalah sebagai berikut :
A. Presiden Direktur 1. President director bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang terjadi di perusahaan dan mempunyai wewenang terhadap perusahaan. 2. Membawahi direktur dan yang lain.
B. Direktur Membawahi dan mengawasi sistem kerja masing-masing divisi.
C. Manufacturing 1. Membawahi dan mengawasi sistem kerja PPIC, Facility/utility, produksi 1, dan produksi 2. 2. Menerima job-job dari para pelanggan. 3. Selalu memonitor barang yang diterima pelanggan dengan persediaan yang ada. 4. Melakukan memo agar segera memproses barang yang diminta pelanggan, apabila barang tersebut sifatnya segera minta dikirim ke customer.
D. HR/GA 1. Menangani bagian ketenaga kerjaan. 2. Mengadakan training maupun magang untuk meningkatkan keahlian karyawan. 3. Mengkoordinasi dan menyiapkan penerimaan dan seleksi pegawai. 4. Menilai dan mengevaluasi prestasi dan pelaksanaan kerja keryawan. 5. Melakukan pendataan terhadap kehadiran semua karyawan. 6. Membuat laporan absensi bulanan yang nantinya akan dipertanggung jawabkan kepada pimpinan divisi, accounting dan karyawan.
45 7. Memproses pinjaman karyawan, mengganti biaya pengobatan dan melakukan perhitungan dan pembayaran gaji karyawan. 8. Merekrut SDM yang handal, trampil dan siap pakai. 9. Mengusulkan promosi karyawan, pengakatan jabatan, mutasi karyawan dan PHK. 10. Mengkoordinasi dan menyiapkan perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
E. Accounting & finance 1. Membawahi dan mengawasi sistem kerja accounting, finance dan collection. 2. Bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengklasifikasi data akutansi. 3. Mengawasi penerapan sistem dan prosedur akutansi. 4. Mengulas dan mengevaluasi seluruh rekening dan pajak perusahaan. 5. Menyiapkan ketentuan keuangan, pengeluaaran, pajak dan laporan manajemen. 6. Mempertahankan hubungan kerja yang baik dengan para auditor.
3.5.
Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi di dalam data warehouse mempunyai peran penting dalam pengambilan keputusan karena laporan yang dihasilkan haruslah akurat dan tepat agar pihak eksekutif dapat memahami dan menentukan keputusan yang tepat bagi perusahaan. Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif PT. Pardic Jaya Chemicals : 1. Menampilkan produk terlaris berdasarkan masing – masing jenisnya per periode (tahunan, bulanan, harian) 2. Menampilkan 5 customer potensial per periode (tahunan, bulanan, harian) 3. Menampilkan total pendapatan perusahaan per periode ( tahunan, bulanan, harian) 4. Menampilkan total pendapatan per periode di masing-masing cabang 5. Menampilkan total pendapatan berdasarkan jenis produk per periode (tahunan, bulanan, harian)
46 3.6. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan metode pemodelan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada suatu database dan relasi atau hubungan dari masing-masing entitas. Dari entity relationship diagram kita dapat mengetahui hubungan antara tabel yang satu dengan tabel yang lainnya sehingga pihak ekseskutif mendapatkan informasi mengenai proses aliran data dari ERD yang berisi entitas dan atributnya, dan juga akan memudahkan pihak eksekutif untuk membuat suatu keputusan. 3.6.1.
ERD Cabang1 (Resin)
ERD Resin merupakan pemodelan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada database resin. Anak cabang pardic ini terletak pada Jl. Gatot Subroto Km 1. Kel. Cibodas Kec. Cibodas Kota Tangerang 15138, Banten – Indonesia
Bank surat_jalan PK PK
id_surat_jalan
FK1 FK2 FK3
id_karyawan id_faktur_penjualan id_pembayaran tgl_surat_jalan status_surat
karyawan
id_bank PK
pembayaran PK
id_pembayaran
FK1 FK2 FK3 FK4
id_faktur_penjualan id_faktur_pajak Id_customer id_bank total_pembayaran tgl_pembayaran atas_nama
nama_bank
faktur_pajak PK
id_faktur_pajak
FK1
id_faktur_penjualan tgl_faktur_pajak jenis_pajak total_pajak
Customer jenis_barang PK
id_jenis_barang jenis_barang
barang PK
id_barang
FK1
id_jenis_barang nama_barang harga stok
PK
Id_customer faktur_penjualan nama_customer alamat_customer telp
PK
id_faktur_penjualan
FK1 FK2
id_customer id_karyawan tgl_invoice tgl_jatuh_tempo jml_tagihan
detil_faktur_penjualan PK,FK1 PK,FK2
id_faktur_penjualan id_barang qty
Gambar 3.2 ERD Penjualan Resin PT. Pardic Jaya Chemicals.
id_karyawan nama_karyawan alamat_karyawan no_tlp_karyawan pendidikan_terakhir jabatan
47 3.6.2. ERD Cabang2 (Coating) ERD Coating merupakan pemodalan data yang menggambarkan entitas-entitas yang ada pada database coating. Anak perusahaan ini baru didirikan tahun 2006. Alamat cabang pardic ini terletak di Jl. Jend.Sudirman Kav.40 – 41, jakarta pusat, DKI Jakarta 10210.
Gambar 3.3 ERD Penjualan Coating PT. Pardic Jaya Chemicals
48 3.7. Spesifikasi Tabel Cabang Resin 3.7.1.
Master Customer
Nama Tabel
: Customer
Primary Key
: Id_Customer
Foreign Key
:-
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai pelanggan yang ingin melakukan orderan. Tabel 3.1 Master Customer
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Customer
Char
10
Kode pelanggan
Nama_Customer
Varchar
50
Nama pelanggan yang ingin melakukan order
Alamat
Varchar
100
Alamat pelanggan
Telp
Int
12
Nomor telepon pelanggan
49 3.7.2. Master Karyawan Nama Tabel
: Karyawan
Primary Key
: Id_Karyawan
Foreign_Key
:-
Deskripsi
: Tabel ini berisi mengenai karyawan. Tabel 3.2 Master Karyawan
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Karyawan
Char
10
Kode karyawan
Nama_Karyawan
Varchar
25
Nama karyawan
Alamat_Karyawan
Varchar
50
Alamat karyawan
No_tlp_karyawan
Int
12
Nomor tlp karyawan
Pendidikan_Terakhir
Varchar
10
Pendidikan terakhir karyawan
Jabatan
Varchar
50
Jabatan karyawan
3.7.3.
Master Barang
Nama Tabel
: Barang
Primary Key
: Id_Barang,
Foreign Key
: Id_Jenis_Barang
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai barang.
50 Tabel 3.3 Master Barang Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Barang
Char
10
Kode barang
Id_Jenis_Barang
Varchar
7
Kode jenis barang
Nama_Barang
Varchar
50
Nama barang
Harga
Decimal
(8,2)
Harga Barang
Stock
Int
4
Stock Barang
Sub_Total
Decimal
(8,2)
Total Penjualan
3.7.4.
Master Jenis_Barang
Nama Tabel
: Jenis_Barang
Primary Key
: Id_Jenis_Barang
Foreign Key
:-
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai jenis barang. Tabel 3.4 Master Jenis_Barang
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Jenis_Barang
Char
7
Kode jenis barang
Jenis_Barang
Varchar
20
Nama jenis barang
51 3.7.5.
Master Faktur_Penjualan
Nama Tabel
: Faktur_Penjualan
Primary Key
: Id_Faktur_Penjualan
Foreign Key
: id_Customer, Id_Karyawan, Id_Cabang
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai rincian faktur penjualan. Tabel 3.5 Master Faktur_Penjualan
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Faktur_Penjualan
Char
10
Kode faktur penjualan
Id_Customer
Varchar
10
Kode pelanggan
Id_Karyawan
Varchar
10
Kode karyawan
Tgl_Invoice
Date
-
Tanggal pemesanan
Tgl_Jatuh_Tempo
Date
-
Tanggal jatuh tempo pembayaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan pardic selama 30 hari dari tanggal invoice.
Jml_Tagihan
3.7.6.
Tinyint
(4)
Total tagihan tanpa pajak
Master Surat_Jalan
Nama Tabel
: Surat_Jalan
Primary Key
: Id_Surat_Jalan
Foreign Key
: Id_Karyawan, Id_Faktur_Penjualan, Id_Pembayaran
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai surat jalan.
52 Tabel 3.6 Master Surat_Jalan Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Surat_Jalan
Char
10
Kode surat jalan
Id_Faktur_Penjualan
Varchar
10
Kode faktur penjualan
Id_Pembayaran
Varchar
10
Kode pembayaran
Tgl_Surat_Jalan
Date
-
Tanggal keluarnya barang dari Pardic
Status_surat
Tinyint
(1)
Status surat jalan sesuai dengan tanggal dibuat dan keluarnya atau tidak
3.7.7.
Master Bank
Nama Tabel
: Bank
Primary Key
: Id_Bank
Foreign Key
:-
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai bank. Tabel 3.7 Master Bank
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Bank
Char
10
Kode bank
Nama_Bank
Varchar
30
Nama bank
53 3.7.8.
Master Pembayaran
Nama Tabel
: Pembayaran
Primary Key
: Id_Pembayaran
Foreign Key
: Id_Faktur_Penjualan, Id_Faktur_Pajak, Id_Customer, Id_Bank
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai pembayaran berdasarkan order yang telah dipesan. Tabel 3.8 Master Pembayaran
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Pembayaran
Char
10
Kode pembayaran
Id_Faktur_Penjualan
Varchar
10
Kode faktur penjualan
Id_Faktur_Pajak
Varchar
10
Kode faktur pajak
Id_Customer
Varchar
10
Kode pelanggan
Id_Bank
Varchar
10
Kode bank
Total_Pembayaran
Decimal
(8,2)
Total pembayaran yang harus dibayar sudah termasuk PPn
Tgl_Pembayaran
Date
-
Tanggal pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo
Atas_Nama
String
20
Nama pelanggan sesuai dengan waktu pendaftaran
54 3.7.9.
Master Faktur_Pajak
Nama Tabel
: Faktur_Pajak
Primary Key
: Id_Faktur_Pajak
Foreign Key
: Id_Faktur_Penjualan
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai pajak yang ditanggung oleh pelanggan. Tabel 3.9 Master Faktur_Pajak
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Faktur_Pajak
Char
10
Kode faktur pajak sama dengan nomor pajak
Id_Faktur_Penjualan
Varchar
10
Tgl_Faktur_Pajak
Date
-
Kode faktur penjualan Tanggal pembuatan faktur pajak
Jenis_Pajak
Char
(1)
Jenis yang digunakan adalah PPn
Total_Pajak
Decimal
(8,2)
Total_pajak didapat dari pajak yang ditanggung ditambah dengan total penjualan
55 3.7.10.
Master Detail_Faktur_Penjualan
Nama Tabel
: Detail_Faktur_Penjualan
Primary Key
: Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Foreign Key
: Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai detail dari faktur penjualan.
Tabel 3.10 Master Detail_Faktur_Penjualan Nama Field
3.8
Type
Length Keterangan
Id_Faktur_Penjualan
Varchar
10
Kode faktur penjualan
Id_Barang
Varchar
10
Kode barang
Qty
Int
4
Jumlah pemesanan penjualan
Sub_Total
Decimal
(8,2)
Total penjualan
Spesifikasi Tabel Cabang2 (Coating) 3.8.1 Master Customer Nama Tabel
: Customer
Primary Key
: Id_Customer
Foreign Key
:-
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai pelanggan yang ingin melakukan orderan.
56 Tabel 3.11 Master Customer Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Customer
Char
10
Kode pelanggan
50
Nama pelanggan yang ingin
Nama_Customer Varchar
melakukan order Alamat
Varchar
100
Alamat pelanggan
Telp
Int
12
Nomor telepon pelanggan
3.8.2 Master Karyawan Nama Tabel
: Karyawan
Primary Key
: Id_Karyawan
Foreign_Key
:-
Deskripsi
: Tabel ini berisi mengenai karyawan. Tabel 3.12 Master Karyawan
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Karyawan
Char
10
Kode karyawan
Nama_Karyawan
Varchar
25
Nama karyawan
Alamat_Karyawan
Varchar
50
Alamat karyawan
No_tlp_karyawan
Int
12
Nomor tlp karyawan
10
Pendidikan terakhir karyawan
50
Jabatan karyawan
Pendidikan_Terakhir Varchar Jabatan
Varchar
57 3.8.3 Master Barang Nama Tabel
: Barang
Primary Key
: Id_Barang,
Foreign Key
: Id_Jenis_Barang
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai barang. Tabel 3.13 Master Barang
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Barang
Char
10
Kode barang
Id_Jenis_Barang
Varchar
7
Kode jenis barang
Nama_Barang
Varchar
50
Nama barang
Harga
Decimal
(8,2)
Harga Barang
Stock
Int
4
Stock Barang
3.8.4 Master Jenis_Barang Nama Tabel
: Jenis_Barang
Primary Key
: Id_Jenis_Barang
Foreign Key
:-
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai jenis barang. Tabel 3.14 Master Jenis_Barang
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Jenis_Barang
Char
7
Kode jenis barang
Jenis_Barang
Varchar
20
Nama jenis barang
58 3.8.5 Master Faktur_Penjualan Nama Tabel
: Faktur_Penjualan
Primary Key
: Id_Faktur_Penjualan
Foreign Key
: id_Customer, Id_Karyawan, Id_Cabang
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai rincian faktur penjualan. Tabel 3.15 Master Faktur_Penjualan
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Faktur_
Char
10
Kode faktur penjualan
Id_Customer
Varchar
10
Kode pelanggan
Id_Karyawan
Varchar
10
Kode karyawan
Tgl_Invoice
Date
-
Tanggal pemesanan
Tgl_Jatuh_Tempo
Date
-
Tanggal jatuh tempo
Penjualan
pembayaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan selam 30 hari dari tanggal invoice Jml_Tagihan
Tinyint
(4)
Total tagihan tanpa pajak.
3.8.6 Master Bank Nama Tabel
: Bank
Primary Key
: Id_Bank
Foreign Key
:-
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai bank.
59 Tabel 3.16 Master Bank Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Bank
Char
10
Kode bank
Nama_Bank
Varchar
30
Nama bank
3.8.7 Master Pembayaran Nama Tabel
: Pembayaran
Primary Key
: Id_Pembayaran
Foreign Key
: Id_Faktur_Penjualan, Id_Faktur_Pajak, Id_Customer, Id_Bank
Deskripsi Tabel
: Tabel ini menjelaskan tentang pembayaran berdasarkan order yang telah dipesan. Tabel 3.17 Master Pembayaran
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Pembayaran
Char
10
Kode pembayaran
Id_Faktur_Penjualan
Varchar
10
Kode faktur penjualan
Id_Faktur_Pajak
Varchar
10
Kode faktur pajak
Id_Customer
Varchar
10
Kode pelanggan
Id_Bank
Varchar
10
Kode bank
Total_Pembayaran
Decimal
(8,2)
Total pembayaran yang harus dibayar dan sudah termasuk PPn
Tgl_Pembayaran
Date
-
Tanggal pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo
60 Atas_Nama
String
20
Nama customer sesuai dengan waktu pendaftran
3.8.8 Master Faktur_Pajak Nama Tabel
: Faktur_Pajak
Primary Key
: Id_Faktur_Pajak
Foreign Key
: Id_Faktur_Penjualan
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai pajak yang ditanggung oleh pelanggan.
Tabel 3.18 Master Faktur_Pajak Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Faktur_Pajak
Char
10
Kode faktur pajak sama dengan nomor pajak
Id_Faktur_Penjualan
Varchar
10
Kode faktur penjualan
Tgl_Faktur_Pajak
Date
-
Tanggal pembuatan faktur pajak
Jenis_Pajak
Char
(1)
Jenis pajak yang digunakan adalah PPn
Total_Pajak
Decimal
(8,2)
Total_pajak didapat dari pajak yang ditanggung ditambah dengan total penjualan
61 3.8.9 Master Detail_Faktur_Penjualan Nama Tabel
: Detail_Faktur_Penjualan
Primary Key
: Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Foreign Key
: Id_Faktur_Penjualan, Id_Barang
Deskripsi Tabel
: Tabel ini berisi mengenai detail dari faktur penjualan. Tabel 3.19 Master Detail_Faktur_Penjualan
Nama Field
Type
Length
Keterangan
Id_Faktur_Penjualan
Char
10
Kode faktur penjualan
Id_Barang
Varchar
10
Kode barang
Qty
Int
4
Jumlah pemesanan penjualan
Sub_Total
Decimal
(8,2)
Total tagihan yang didapat dari berapa banyak barang terpesan
62 3.9
Rich Picture
Gambar 3.4 Rich Picture PT. Pardic Jaya Chemicals
63 3.10
Masalah Sebagai perusahaan yang sudah lama bergerak dibidang manufaktur, PT. Pardic Jaya Chemicals perlu meningkatkan usahanya untuk lebih memaksimalkan produktivitas pengambilan keputusan dengan membangun database yang terintegrasi yang konsisten dan dapat meningkatkan inovasi yang membuat meningkatnya keuntungan untuk perusahaan. Dalam meningkatkan dan memaksimalkan usaha tersebut, terdapat masalah yang dihadapi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pardic Jaya Chemicals. Masalah yang dihadapi oleh PT.Pardic Jaya Chemicals sebagai berikut: 1. Top Management mengalami kesulitan untuk memperoleh laporan yang bersifat summary dan dapat dilihat secara multidimensional yang dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, khususnya laporan penjualan. 2. Belum adanya tools yang dapat mengolah data dan memberikan informasi secara optimal tentang penjualan. 3. Data yang ada masih belum terintegrasi dengan baik, sehingga pihak eksekutif sulit mendapatkan data dan informasi dengan tepat untuk menentukan keputusan yang tepat dan optimal.
3.11
Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang ada, maka usulan pemecahan yang akan diberikan adalah sebagai berikut : 1. Merancang data warehouse yang akan mengintegrasikan data dengan proses extract, transform, loading. 2. Merancang sebuah data warehouse yang dapat menyediakan summary data yang dibutuhkan dalam waktu tertentu yang dapat menunjang keputusan dalam pengambilan keputusan khususnya laporan penjualan pada PT. Pardic Jaya Chemicals. Merancang laporan yang berasal dari aplikasi data warehouse dalam bentuk pivot tabel dan grafik yang sesuai dengan kebutuhan informasi pihak top management.
