BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 3.1.1
Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Karya Mandiri Persada merupakan salah satu perusahaan yang bergerak
di bidang kontraktor (bahan konstruksi, mekanikal, elektrikal/elektronik), berdiri pada tanggal 30 Januari 2001, dengan NPWP 02.025.453.8-035. Sebagai pendiri perusahaan adalah Bapak Ridwan Sutanto. SE, sedangkan yang menjabat sebagai direktur adalah Bapak Rizal Effendie. PT. Karya Mandiri Persada yang beralamat di Rukan Puri Kencana Blok K7 no. 3Q Kembangan-Jakarta Barat ini telah membangun sejumlah rukan dan rumah di beberapa tempat khususnya di wilayah Jakarta Barat. PT. Karya Mandiri Persada memiliki beberapa tingkatan karyawan tetap yang dipilih melalui proses seleksi. Semua karyawan diberi gaji dan bonus sesuai dengan posisi dan tanggung jawab masing-masing karyawan.
3.1.2
Struktur Organisasi Organization chart (bagan organisasi) dalam suatu perusahaan dapat
menggambarkan kegiatan yang dilakukan perusahaan, strategi perusahaan untuk mencapai tujuan, pembagian kerja masing-masing bagian dalam suatu perusahaan, serta dapat menggambarkan ukuran organisasi tersebut. Bagan struktur organisasi pada PT. Karya Mandiri Persada dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut.
54
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan, setiap bagian atau fungsional dalam struktur organisasi tersebut secara garis besar memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
Tugas Direktur 1. Mengontrol seluruh kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian pada PT. Karya Mandiri Persada.
55 2. Bertanggung jawab penuh atas segala yang terjadi pada PT. Karya Mandiri Persada. 3. Menerima laporan dari setiap bagian yang akan digunakan untuk mengambil keputusan.
Tugas Purchasing Manager 1. Mengontrol seluruh kegiatan pembelian barang-barang yang dilakukan oleh PT. Karya Mandiri Persada. 2. Membuat laporan pembelian secara periodik untuk diserahkan kepada Direktur.
Tugas Technical Manager 1. Mengontrol seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan (procurement) dan perawatan atau pemeliharaan infrastruktur PT. Karya Mandiri Persada. 2. Bertanggung jawab terhadap pengadaan (procurement) dan perawatan atau pemeliharaan infrastruktur yang ada di PT. Karya Mandiri Persada. 3. Membuat laporan secara periodik terhadap segala bentuk pengadaan (procurement) dan perawatan atau pemeliharaan infrastruktur yang ada di PT. Karya Mandiri Persada.
Tugas Project Manager 1. Mengontrol seluruh kegiatan yang berkaitan dengan proyek. 2.
Bertanggung jawab terhadap kegiatan proyek yang berjalan.
56 3. Membuat laporan secara periodik terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan proyek.
Tugas Site Manager 1. Membantu Project Manager dalam kegiatan yang berkaitan dengan proyek. 2. Bertanggung jawab kepada Project Manager dalam kegiatan proyek yang berjalan.
Tugas Finance Manager 1. Mengontrol seluruh kegiatan keuangan PT. Karya Mandiri Persada. 2. Bertanggung jawab terhadap semua hal yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. 3. Mengumpulkan laporan dari bagian keuangan dan akuntansi untuk dilaporkan kepada Direktur.
Tugas Marketing 1. Bertanggung jawab untuk mencari proyek kepada para developer. 2. Bertanggung jawab dalam menjaga hubungan baik dengan para developer. 3. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran. 4. Membuat laporan mengenai seluruh kegiatan pemasaran yang dilakukan untuk diserahkan kepada Direktur.
57 Tugas Bagian Keuangan 1. Melakukan pengecekan terhadap seluruh transaksi keuangan. 2. Bertanggung jawab kepada Finance Manager tentang segala hal yang berkaitan dengan pengeluaran dan penerimaan uang / kas perusahaan.
Tugas Bagian Akuntansi 1. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pembukuan. 2. Membuat laporan keuangan secara periodik terhadap segala bentuk transaksi yang dilakukan oleh PT. Karya Mandiri Persada untuk diberikan kepada Finance Manager.
Tugas Quantity Surveyor 1. Melakukan pengecekan setiap permintaan pembelian barang agar sesuai dengan RAP (Rancangan Anggaran Proyek). 2. Bartanggung jawab dalam mendata supplier dan memilihnya untuk melakukan order pembelian.
Tugas Bagian Gudang 1. Melakukan Pengecekan secara berkala terhadap persediaan barang di gudang. 2. Bertanggung jawab terhadap seluruh persediaan barang yang ada. 3. Membuat laporan terhadap segala hal yang berkaitan dengan persediaan barang untuk diberikan kepada Site Manager. 4. Menerima barang dari suplier sesuai order (permintaan lapangan).
58 5. Mendata barang-barang masuk dan keluar pada buku gudang dan stok gudang. 6. membuat laporan material masuk dan keluar per hari. 7. membuat rekapitulasi material masuk dan copy surat jalan per 3 hari. 8. Mengkonfirmasikan barang yang keluar kepada mandor dan pelaksana. 9. Membuat laporan opname stok material di gudang / lapangan tiap tanggal 28 per bulan dan diserahkan ke kantor tanggal 29 per bulan. 10. Menjaga kerapihan gudang.
Tugas Pelaksana 1. Menyelenggarakan proses jalannya pembangunan yang harus sesuai gambar, spesifikasi, kualitas harus baik dan selesai tepat waktu. 2. Membuat laporan progress rutin / mingguan (direksi dan proyek manager). 3. Mengurus segala sesuatu yang diperlukan bagi terselenggaranya proyek. 4. Mengurus dokumen untuk proses tagihan termin : •
Foto lapangan
•
Progress
•
Lampiran
5. Mengatur / menghitung kebutuhan material yang dibutuhkan sesuai RAP dan mengorder ke Quantity Surveyor. 6. Mengontrol penggunaan material di lapangan. 7. Menghitung opname mandor sesuai dengan prestasi kerja yang dilakukan.
59 Tugas Mandor 1. Mengawasi jalannya proyek dilapangan 2. Mengawasi pemakaian barang material dilapangan. 3. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan jalannya proyek dilapangan. 4. Membuat laporan terhadap segala perkembangan proyek yang ada dan diserahkan kepada Pelaksana.
Barang-barang persediaan pada PT. Karya Mandiri Persada terdiri dari dua jenis barang, yaitu barang material dan barang finishing. Barang material adalah barang-barang yang digunakan pada saat tahap awal pendirian bangunan, sedangkan barang finishing adalah barang-barang yang digunakan pada saat tahap penyelesaian. Barang-barang yang
termasuk dalam kategori barang material adalah sebagai
berikut: Pasir
Keramik
Lem PVC
Semen
Paku
Batu kali
Batu Bata
Kawat beton
Batu split
Kaso
Papan cor
Besi
Balok
Pipa besi
Genteng
Pipa PVC
60 Sedangkan barang finishing terdiri dari : Alat-alat saniter, yaitu : wastafel, monoblok, tempat sabun, shower, kloset jongkok dan kloset duduk, bathtube, water heater, kran, stop valve wastafel, dll. Handle Pintu Handle Kusen Kunci Sakelar Stop Kontak Engsel Pintu
3.2 3.2.1
Sistem Yang Berjalan Prosedur Saat ini sistem persediaan yang sedang berjalan pada PT. Karya Mandiri
Persada membentuk 5 buah prosedur, yaitu prosedur pengeluaran barang, pengembalian barang, pemesanan barang, penerimaan barang dan retur barang. Untuk menyimpan dan mengelola persediaan perusahaan, pihak manajemen telah menetapkan bahwa barang-barang material disimpan pada lokasi proyek, sedangkan barang-barang material yang berfungsi sebagai finishing disimpan di gudang yang berlokasi di kantor PT. Karya Mandiri Persada. Berikut adalah penjelasan sistem yang sedang berjalan: Bila ada barang yang dibutuhkan oleh mandor untuk kegiatan proyek, maka mandor akan mengisi Bon Keluar Barang (BKB), kemudian mandor akan
61 memberikan formulir tersebut kepada pelaksana untuk meminta persetujuan. Apabila pelaksana telah menyetujuinya maka BKB tersebut akan ditandatangani dan diserahkan kembali kepada mandor untuk kemudian diserahkan ke bagian gudang agar barang yang dibutuhkan dapat disiapkan. Bagian gudang yang menerima BKB akan memeriksa BKB dan persediaan barang. Apabila barang yang diminta tersedia maka bagian gudang akan membuat Bukti Pengambilan Barang (BPB) lalu mencatat pengeluaran barang dibuku stok dan segera memberikan barang kepada mandor beserta BPB. Setelah itu bagian gudang akan mengarsip BKB. Jika terdapat barang yang tidak jadi digunakan oleh mandor maka barang tersebut akan diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan kembali lalu bagian gudang akan mencatatnya ke dalam buku stok/buku keluar-masuk material. Jika barang yang diminta oleh mandor tidak tersedia maka bagian gudang akan menghubungi pelaksana untuk membuat Surat Permintaan Barang (SPB) lengkap, SPB tersebut berisi informasi nama barang, jumlah barang yang diminta, tanggal kirim dan keperluan. Setelah SPB selesai dibuat, pelaksana menyerahkannya kepada Quantity Surveyor untuk diperiksa apakah SPB tersebut sesuai dengan Rancangan Anggaran Proyek (RAP) atau tidak. Jika permintaan barang sesuai dengan RAP maka Quantity Surveyor akan membuat Surat Order Material berdasarkan SPB yang telah dibuat. Surat Order Material yang dibuat akan diserahkan kepada Site Manager untuk disetujui dan diotorisasi. Surat tersebut akan ditandatangani oleh Site Manager, setelah itu diserahkan kembali kepada Quantity Surveyor. Quantity Surveyor menerima Surat Order Material yang telah ditandatangani tersebut dan menyerahkannya kepada supplier untuk segera mengirim barang sesuai order.
62 Setelah menerima order dan menyiapkan barang yang dipesan, supplier mengantarkan barang yang dipesan ke lokasi yang tertera pada Surat Order Material, selain itu supplier juga menyertakan Surat Jalan dan Faktur. Bagian gudang memeriksa barang yang diterima dari supplier apakah telah sesuai dengan order yang diminta dan surat jalan yang diberikan oleh supplier. Bagian gudang juga akan memastikan kondisi barang dalam kondisi yang baik atau tidak ada kerusakan dan cacat pada barang yang diterima. Setelah itu bagian gudang menandatangani Surat Jalan (SJ) yang dibawa oleh supplier lalu mengembalikan copy surat jalan kepada supplier, sedangkan surat jalan yang asli akan disimpan sebagai arsip. Kemudian bagian gudang akan membuat laporan material masuk serta mencatatnya kedalam buku stok/buku keluar-masuk material. Secara periodik bagian gudang akan membuat laporan rekapitulasi penerimaan barang untuk diserahkan kepada site manager. Jika barang yang diterima dari supplier rusak atau tidak sesuai dengan permintaan maka bagian gudang melaporkannya kepada Quantity Surveyor untuk memberikan otorisasi atau izin pengembalian barang kepada supplier. Quantity Surveyor akan menghubungi pihak supplier bahwa barang yang telah diterima rusak atau tidak sesuai. Setelah supplier mengijinkan mengembalikan barang, maka Qunatity Surveyor akan memberitahu bagian gudang untuk mengembalikan barang yang rusak atau tidak sesuai tersebut kepada supplier.
63 3.2.2
Rich Picture (Prosedur Yang Sedang Berjalan)
Gambar 3.2 Rich Picture
64 3.2.3
Identifikasi Event Event
Mengisi BKB
Internal Agent Mandor
Start When
Activity
pekerja / kuli meminta
Mengisi BKB, meminta
barang
persetujuan pelaksana, menerima BKB yang telah ditandatangan pelaksana, memberikan BKB ke bagian gudang.
Mengisi BPB
B. Gudang
mandor memberikan BKB
Menerima BKB,
ke bagian gudang
memeriksa BKB memeriksa persediaan barang, mengisi BPB, mencatat pengeluaran barang di buku stok, menyerahkan barang dan BPB ke mandor, mengarsip BKB.
Mengembalikan
Mandor
Barang
Barang yang diambil tidak
Menyiapkan barang yang
jadi digunakan
ingin dikembalikan, Mengantarkan barang ke bagian gudang.
Menerima
B. Gudang
Pengembalian Barang
Mandor mengantarkan
Menerima barang yang
barang yang tidak jadi
dikembalikan oleh
digunakan
mandor, menyimpan barang ke gudang, mencatat pengembalian barang ke buku stok.
Mengisi SPB
Pelaksana
bagian gudang meminta
Mengisi SPB,
65 pembelian barang
menyerahkan SPB Kepada QS.
Mengisi Surat Order
Quantity Surveyor
Material (SOM)
Menerima SPB dari
Menyesuaikan SPB
pelaksana
Dengan RAP, membuat SOM, meminta persetujuan kepada Site Manager atas SOM tersebut, Menyerahkan SOM kepada supplier.
Membuat laporan
B. Gudang
supplier mengirim barang
material masuk
memeriksa kondisi dan kesesuaian barang yang diterima dengan order dan SJ, menandatangani SJ asli, memberikan copy SJ kepada supplier, mengarsip SJ asli, membuat laporan material masuk, mencatat penerimaan ke dalam buku stok, membuat rekapitulasi penerimaan barang secara periodik.
Meretur Barang
B. Gudang
Barang yang diterima rusak
Menghubungi supplier,
atau tidak sesuai dengan PO
mengembalikan barang
Tabel 3.1 Event Table
66 3.2.4
Formulir Dan Laporan Pada Sistem Yang Berjalan Formulir yang digunakan oleh perusahaan, diantaranya sebagai berikut :
1. Bon Keluar Barang (BKB) Bon Keluar Barang (BKB) berisi data tentang nama barang, dan jumlah barang yang dibutuhkan, formulir ini berfungsi untuk memberikan perintah kepada bagian gudang untuk mengeluarkan barang. Bon Keluar barang (BKB) diisi oleh mandor dan disetujui oleh pelaksana, kemudian BKB ini diserahkan kepada bagian gudang untuk mengambil barang. BKB disimpan oleh bagian gudang untuk digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan di buku stok. 2. Bukti Pengambilan Barang (BPB) Bukti Pengambilan Barang (BPB) berisi data tentang nama dan jumlah barang yang diambil, Bukti ini diserahkan beserta barang kepada mandor sebagai bukti bahwa mandor telah menerima barang dari bagian gudang. 3. Surat Permintaan Barang (SPB) Surat permintaan barang (SPB) berisi data tentang nama barang, jumlah barang yang diminta, tanggal kirim, dan keperluan, formulir ini dibuat oleh bagian gudang untuk meminta Quantity Surveyor memesan barang yang dibutuhkan proyek kepada supplier. Quantity Surveyor terlebih dahulu memeriksa kesesuaian surat permintaan barang (SPB) dengan RAP, untuk mengetahui apakah barang yang diminta telah sesuai dengan anggaran proyek yang ada. Quantity Surveyor akan membuat surat order material dan mengirimkan surat order material tersebut kepada supplier bila surat permintaan barang yang diberikan telah sesuai dengan RAP.
67 4. Surat Order Material Surat Order Material berisi data tentang jumlah barang, nama barang, dan harga, formulir ini dibuat oleh Quantity Surveyor dengan persetujuan dari site manager, untuk meminta supplier mengirim barang ke bagian gudang. Pada saat supplier mengirim barang ke gudang, surat ini digunakan dalam mencocokan barang yang diterima oleh bagian gudang. 5. Surat Jalan Surat jalan adalah dokumen yang digunakan oleh bagian gudang sebagai bukti penerimaan barang dari supplier. Bagian gudang membandingkan surat jalan dan surat order material dengan barang yang diterima dari pemasok untuk mencocokan jumlah barang yang diterima.
Adapun laporan-laporan yang dihasilkan perusahaan, yaitu : 1. Laporan Rekapitulasi Penerimaan Barang Laporan rekapitulasi penerimaan barang dibuat oleh bagian gudang, dokumen sumber yang digunakan adalah laporan material masuk yang berisi data-data barang yang diterima oleh supplier. Laporan rekapitulasi penerimaan barang berisi daftar barang yang diterima dari supplier, total volume barang yang masuk, pertambahan persediaan barang akibat penerimaan barang. 2. Buku Stock/Buku Keluar-Masuk Material Buku stock/buku keluar-masuk material dibuat oleh bagian gudang, buku ini berisi informasi tentang barang masuk dan barang keluar
68 3. Laporan Material Masuk Laporan material masuk dibuat oleh bagian gudang yang datanya bersumber dari surat jalan. Data yang terdapat pada laporan material masuk adalah data tentang jenis barang, tanggal penerimaan barang, nama supplier yang mengirim barang, plat nomor mobil yang mengantarkan barang, jumlah barang, dan satuan.
3.2.5
Workflow Table
Workflow Table ‘Prosedur Pengeluaran Barang’ Actor
Activity Mengisi BKB
Mandor
Mengisi BKB Menyerah BKB untuk meminta persetujuan dari pelaksana
Pelaksana
Menerima BKB Menandatangani BKB Menyerahkan BKB kepada mandor
Mandor
Menerima BKB yang telah ditandatangan Memberikan BKB ke bagian gudang Mengisi BPB
Bagian Gudang
Menerima BKB dari mandor Memeriksa BKB Memeriksa persediaan barang Apabila barang tersedia kemudian membuat BPB Mencatat pengeluaran dibuku stok Memberikan barang dan BPB
Mandor
Menerima barang dan BPB
69 Bagian Gudang
Mengarsip BKB
Tabel 3.2 Workflow Table Prosedur Pengeluaran Barang
Workflow Table ‘Prosedur Pengembalian Barang’ Actor
Activity Mengembalikan Barang
Mandor
Menyiapkan barang yang ingin dikembalikan Mengantar barang ke bagian gudang Menerima Pengembalian Barang
Bagian Gudang
Menerima barang dari mandor Menyimpan Barang ke gudang Mencatat pengembalian barang ke dalam buku stok
Tabel 3.3 Workflow Table Prosedur Pengembalian Barang
Workflow Table ‘Prosedur Pemesanan Barang’ Actor
Activity Mengisi SPB
Bagian Gudang
Meminta pembelian barang kepada pelaksana
Pelaksana
Mengisi SPB Menyerahkan SPB pada QS Mengisi SOM
Quantity surveyor
Menerima SPB dari pelaksana Menyesuaikan SPB dengan RAP
70 Mengisi SOM Memberikan SOM kepada Site Manager untuk disejui Site Manager
Menerima SOM Menyetujui dan menandatangani SOM Menyerahkan SOM kepada QS
Quantity Surveyor
Menerima SOM yang telah ditandatangan Mengirim SOM kepada Supplier
Tabel 3.4 Workflow Table Prosedur Pemesanan Barang
Workflow Table ‘Prosedur Penerimaan Barang’ Actor
Activity Membuat Laporan Material Masuk
Supplier
Menerima SOM dari QS Menyiapkan barang Mengantar barang ke gudang Menyerahkan barang dan SJ kepada bagian gudang
Bagian Gudang
Menerima barang dan SJ Mencocokan jumlah barang dengan order dan SJ Menandatangani SJ Menyerahkan copy SJ kepada Supplier
Supplier
Menerima Copy SJ yang telah ditandatangan
Bagian Gudang
Menyimpan SJ asli Membuat laporan material masuk Mencatat penerimaan ke dalam buku stok Membuat laporan rekapitulasi penerimaan barang secara periodik
Tabel 3.5 Workflow Table Prosedur Penerimaan Barang
71 WorkFlow Table ‘Prosedur Retur Barang’ Actor
Activity Meretur Barang
Bagian gudang
Melaporkan kerusakan barang kepada QS
Quantity Surveyor
Menerima laporan kerusakan barang Memberitahu kerusakan barang kepada supplier Memberi izin pengembalian barang
Bagian Gudang
Mengembalikan barang yang rusak kepada supplier
Tabel 3.6 Workflow Table Prosedur Retur Barang
3.3
Analisis Temuan Hasil Survey 1. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan pada bagian gudang tidak terpisah. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan harus dilakukan oleh karyawan yang berbeda karena untuk mencegah kecurangan yang dapat terjadi seperti pengurangan jumlah barang yang dicatat dengan yang diterima. Akibat dari belum terpisahnya fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan adalah besarnya kemungkinan kecurangan dan kesalahan seperti kurang telitinya pencatatan persediaan dalam kegiatan operasional gudang, sehingga informasi yang diberikan menjadi tidak akurat dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Saran kami adalah, supaya PT. Karya Mandiri Persada melakukan perekrutan karyawan baru untuk ditempatkan pada fungsi penerimaan barang atau fungsi penyimpanan barang.
72 2. Tidak adanya informasi jika barang sudah mulai menipis sehingga terjadi kekosongan
barang.
Kekosongan
barang
pada
persediaan
dapat
mengakibatkan tertundanya kegiatan proyek, karena barang material yang ada di gudang telah habis terpakai, sehingga mandor harus menunggu sampai barang material tiba digudang. Saran kami adalah agar PT. Karya Mandiri Persada membuat fitur pengingat tentang barang yang sudah menipis pada sistem persediaannya, sehingga tidak terjadi kekosongan barang pada gudang. 3. Belum disediakan informasi mengenai retur yang terjadi kepada pihak manajemen. Barang yang diterima dari supplier kadang tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order material dan adakalanya barang yang diterima dari pemasok mengalami cacat atau kerusakan. Tidak adanya informasi mengenai retur barang mengakibatkan tidak tersedianya informasi kepada pihak manajemen bahwa ada barang yang dikembalikan atau ditukar kepada pemasok. Pihak manajemen juga tidak mengetahui supplier mana yang kualitas barangnya bagus atau tidak. Untuk mengatasi pengendalian terhadap informasi retur ini kami menyarankan agar PT. Karya Mandiri Persada memiliki laporan retur barang. 4. Tidak adanya kegiatan perhitungan fisik persediaan. Perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, mengetahui kuantitas persediaan, dan sebagai pengecek catatan yang ada dibuku stok. Saran kami adalah agar PT. Karya Mandiri
73 Persada mengadakannya perhitungan fisik persediaan oleh karyawan diluar fungsi gudang untuk melakukan pengecekan selisih antara laporan perhitungan fisik persediaan dengan buku stok. 5. Belum ada nomor urut tercetak pada formulir yang digunakan pada sistem persediaan perusahaan. Nomor urut digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dalam catatan akuntansi, sehingga nomor urut tercetak dapat mempermudah pencarian kembali dokumen yang digunakan dalam pencatatan. Saran kami adalah agar PT. Karya Mandiri Persada memiliki formulir dengan
nomor urut
tercetak
untuk
memudahkan
dalam
mendokumentasi suatu transaksi. 6. Belum ada pengkodean pada setiap barang yang ada dalam persediaan PT. Karya Mandiri Persada, kode barang berguna untuk memudahkan dalam mengidentifikasi barang-barang yang ada dalam persediaan, sehingga memudahkan dalam mengingat barang-barang yang ada dalam persediaan pada saat pencatatan suatu transaksi. Saran kami adalah agar PT. Karya Mandiri Persada memiliki kode pada setiap barang-barang persediaannya agar mempermudah dalam pencatatan transaksi persediaan. 7. Belum ada rangkap/tembusan pada dokumen yang digunakan pada sistem persediaan
perusahaan.
Rangkapan
pada
dokumen
berguna
untuk
mempermudah dalam memberikan informasi kepada bagian lain yang membutuhkan informasi yang sama. Saran kami adalah agar PT. Karya Mandiri Persada membuat rangkap/tembusan formulir agar setiap bagian yang membutuhkan informasi dalam dokumen tersebut dapat dengan mudah memperolehnya.
74 3.4
Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan rekomendasi dari analisis temuan hasil survei di atas, maka dapat
ditemukan identifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja pada PT. Karya Mandiri Persada, antara lain : 1. Kebutuhan akan adanya penentuan minimum stock dan reorder point (ROP) yang digunakan untuk memesan barang kepada supplier pada saat jumlah persediaan telah mencapai titik tertentu. 2. Kebutuhan akan adanya laporan persediaan barang untuk mengetahui informasi mengenai persediaan barang yang ada di gudang. 3. Kebutuhan akan adanya laporan penerimaan barang untuk mengetahui informasi mengenai jumlah barang yang diterima dari supplier. 4. Kebutuhan akan adanya laporan pengembalian barang karena retur untuk mengetahui informasi mengenai jumlah barang yang dikembalikan kepada pemasok. 5. Kebutuhan akan adanya laporan pengembalian barang kegudang karena tidak terpakai dilokasi proyek. 6. Kebutuhan akan adanya laporan penggunaan barang untuk mengetahui informasi mengenai jumlah pengeluaran barang selama proyek berjalan. 7. Kebutuhan akan adanya laporan perhitungan fisik persediaan yang digunakan sebagai kontrol pengendalian terhadap kegiatan pencatatan persediaan yang dilakukan oleh fungsi gudang. 8. Kebutuhan akan adanya laporan penerimaan barang yang berselisih dengan permintaan pembelian sebagai pengendalian terhadap kegiatan permintaan pembelian dan penerimaan barang.
