BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Persaingan Bisnis Analisis gambaran umum persaingan bisnis yang dihadapi oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha dapat dijelaskan sebagai berikut : 3.1.1 Analisis Porter Gambar 3.1 mendeskripsikan hasil analisis Porter untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha.
PENDATANG BARU POTENSIAL perusahaan asuransi yang baru saja masuk ke bidang bisnis asuransi marine hull. Misal: asuransi Jasindo.
PEMASOK Bank Mandiri Bank BRI Bank Mega Bukopin Bank Perkreditan Rakyat - PT. Indomobil Finance - PT. ORIX Indonesia Finance - Armada Finance -
PARA PESAING INDUSTRI - Berdikari Insurance - Asuransi Parolamas - Asuransi Bringin Sejahtera Artamakmur - Asuransi Tokio Marine Indonesia - Asuransi Raksa Pratikara - Asuransi Mitsui Sumitomo Indonesia
NASABAH - Perusahaan yang memiliki kapal laut. (mis: PELNI). - Perorangan yang memiliki kapal laut
PRODUK PENGGANTI - Self insurance
Gambar 3.1 Analisis Porter untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha
39 Hasil analisis pada gambar 3.1 tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Kekuatan tawar menawar dari nasabah. Nasabah memiliki arti penting bagi PT. Asuransi Purna Artanugraha dan memegang posisi yang krusial bagi perkembangan dan kelangsungan bisnis PT. Asuransi Purna Artanugraha. Sebagai sebuah perusahaan jasa, yang dijual adalah layanan yang prima kepada nasabah sehingga kepuasan dan kesan yang baik dari nasabah merupakan faktor yang sangat menentukan. Selain itu pada perusahaan jasa seperti perusahaan asuransi, nasabah memiliki fleksibilitas yang tinggi dalam menentukan pilihan. Artinya bahwa seberapa banyak nasabah perusahaan asuransi sangat tergantung pada bagaimana perusahaan itu menjaga dan memelihara hubungan dengan para nasabahnya. Nasabah yang dimiliki oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha yaitu: -
Perusahaan yang memiliki kapal laut (contoh: PT. PELNI)
-
Perorangan/individu yang memiliki kapal laut.
2. Persaingan dengan perusahaan sejenis Mengetahui kekuatan pesaing sangatlah penting bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan keberadaan pesaing akan mempengaruhi kekuatan permintaan dan penawaran pasar sehingga secara tidak langsung akan mengurangi peluang perusahaan untuk meraih pasar dan nasabah yang baru sekaligus mempertahan nasabah yang sudah ada.
40 PT. Asuransi Purna Artanugraha termasuk di dalam perusahaan asuransi umum menengah (premi bruto Rp 50 Miliar sampai dengan di bawah Rp 200 Miliar). Pesaing PT Asuransi Purna Artanugraha meliputi perusahaan asuransi yang memiliki premi bruto : -
Di bawah Rp 50 Miliar, contohnya Berdikari Insurance.
-
Rp 50 Miliar s.d di bawah Rp 200 Miliar, contohnya Asuransi Parolamas dan Asuransi Bringin Sejahtera Artamakmur.
-
Di atas Rp 200 Miliar, contohnya Asuransi Tokio Marine Indonesia, Asuransi Sinar Mas, Asuransi Raksa Pratikara dan Asuransi Mitsui Sumitomo Indonesia.
3. Ancaman Pendatang Baru Perusahaan sebaiknya mengetahui kekuatan ancaman yang ditimbulkan oleh pendatang baru. Hal ini dikarenakan perusahaan harus mengantisipasi masuknya pendatang baru, agar pasar yang sudah dimiliki perusahaan tidak direbut oleh pendatang baru. Karena para pendatang baru akan mencoba merebut pasar dengan menawarkan keunggulan-keunggulan dan keunikan yang belum ada pada perusahaan yang sudah ada. Yang termasuk pendatang baru adalah perusahaan-perusahaan asuransi yang baru saja masuk ke bidang bisnis asuransi marine hull. Salah satunya adalah asuransi Jasindo.
41 4. Ancaman Produk pengganti Keberadaan produk pengganti sangatlah penting untuk diwaspadai oleh perusahaan karena dapat menggantikan fungsi produk-produk perusahaan. Hal ini akan menyebabkan berkurangnya pangsa pasar yang dimiliki perusahaan. Produk pengganti disini adalah produk yang dapat menggantikan fungsi asuransi kerugian komersil. Salah satunya berupa self insurance. Self insurance adalah suatu produk asuransi yang dibentuk oleh perusahaan yang bermodal besar untuk mengasuransikan aset perusahaan di perusahaannya sendiri secara internal, sehingga kecenderungan untuk menggunakan asuransi luar akan turun.
5. Kekuatan tawar menawar dari pemasok Pemasok sangatlah penting bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan pemasok merupakan rekanan yang memberikan sumber-sumber daya yang dibutuhkan perusahaan. Jumlah pemasok akan berdampak pada kekuatan menawarnya. Bila jumlah pemasok hanya sedikit maka akan membuat perusahaan menjadi sangat tergantung pada pemasok tersebut. Sedangkan bila jumlah pemasok cukup banyak, maka perusahaan tidak terlalu bergantung pada pemasok. Asuransi Purna Artanugraha bekerjasama dengan beberapa pemasok untuk mendukung kegiatan bisnisnya. PT. Asuransi Purna Artanugraha sudah menjadi rekanan dari Bank Mandiri, Bank BRI, Bank Mega, Bukopin, dan beberapa Bank Perkreditan Rakyat di daerah-daerah, serta lembaga keuangan seperti PT. Indomobil Finance, PT. ORIX Indonesia Finance, Armada Finance dan lembaga keuangan lainnya.
42 3.1.2 Analisis Value Chain Value Chain PT. Asuransi Purna Artanugraha yang merupakan perusahaan asuransi dapat kita tinjau dari sudut pandang value shop yang terdapat pada gambar 3.2.
Support Activities Infrastructure, technology, human resources, administration, etc. External resources Knowledge application
Problem specification
Business acquisition
C L I
Marketing the capability
E N
External resources
Allocation of resources Resources value management
Configure solution
Execute solution Relationship value management
T Client value chain
Primary activities
Gambar 3.2 Value Chain untuk bisnis jasa (“Value Shop”)
Sebagai perusahaan asuransi, PT. Asuransi Purna Artanugraha dituntut untuk mengikuti kebutuhan nasabahnya dengan menyediakan produk-produk yang sesuai dengan “keinginan” nasabah. Dalam value shops, PT. Asuransi Purna Artanugraha yang didukung oleh aktifitas dan infrastruktur pendukung mencoba untuk lebih memahami nasabahnya. Dari gambar value shop dapat dilihat bahwa perusahaan didukung oleh infrastruktur, teknologi, SDM, administrasi dan sebagainya saat menjalankan aktifitas utamanya misalnya 56 PC yang didukung 3 server, kendaraan dinas, pusat pelatihan pegawai dan sebagainya. Tanpa dukungan faktorfaktor tersebut maka pelayanan pada nasabah tidak akan maksimal dan itu berarti
43 menurunkan daya saing perusahaan. Namun pada saat ini penguasaan teknologi oleh karyawan masih tergolong rendah ditambah lagi kesulitan yang muncul pada aplikasi sehingga menyulitkan untuk memaksimalkan pemanfaatannya. Sebagai imbasnya PT. Asuransi Purna Artanugraha akan perlahan kalah dalam persaingan pasar dan akhirnya dapat berujung pada kebangkrutan. Aktifitas primer pada PT. Asuransi Purna Artanugraha dijabarkan sebagai berikut. Pada tahap awal proses bisnis (business acquisition), PT. Asuransi Purna Artanugraha menggunakan sumber daya dari internal maupun eksternal untuk mencari tahu dan memberikan pelayanan yang maksimal pada para nasabahnya. Sumber daya informasi internal dapat berupa data dan informasi dari dalam PT. Asuransi Purna Artanugraha sendiri sedangkan sumber eksternal dapat berbentuk hasil analisis pasar, perubahan tren, informasi mengenai produk pesaing dan sebagainya. Pada proses ini juga semua fungsi bisnis perusahaan dijalankan dan kegiatan operasional perusahaan berlangsung. Sebagai sebuah perusahaan jasa maka PT. Asuransi Purna Artanugraha sudah seharusnya menggunakan prinsip customer-oriented. Nasabah harus dilibatkan dalam menentukan dan menjual sebuah produk, menggali informasi dari nasabah misalnya mengenai prosedur pelayanan dan tingkat kepuasan serta harapan nasabah. Dalam pencapaian hal ini, sebenarnya PT. Asuransi Purna Artanugraha telah memiliki situs web. Namun fitur-fitur yang ada pada situsnya saat ini dirasa masih kurang maksimal dalam memenuhi kebutuhan dan kepuasan nasabah baik dari segi pelayanan maupun penyediaan informasi. Fungsi pemasaran yang seharusnya dapat dimaksimalkan pada situs justru kurang diberdayakan dan
44 diperburuk oleh kinerja pemasaran konvensional yang pasif dan ketergantungan yang besar pada PT. PELNI sebagai induk perusahaan. Pada kegiatan selanjutnya (problem specification), dilakukan penyimpulan masalah. Dari kegiatan pelayanan kepada nasabah dan proses-proses bisnis perusahaan maka PT. Asuransi Purna Artanugraha akan menspesifikasi dan mengidentifikasi permasalahan yang ditemui saat memberikan pelayanan kepada nasabah. Misalnya apa saja yang terjadi pada bisnis ini berikut masalah yang dialami nasabah sampai pendapat nasabah terhadap proses yang dijalankan perusahaan. Setelah masalah diidentifikasi maka selanjutnya pada knowledge application dan allocation of resources PT. Asuransi Purna Artanugraha akan mencari jalan keluar untuk mengatasi masalah tersebut dengan melakukan pertimbangan pada sumber-sumber yang telah dikumpulkan. Knowledge application merupakan bagaimana sebuah sistem dibangun untuk menyelesaikan masalah dengan membantu dalam menemukan solusi dalam mengatasi masalah yang muncul. Hal-hal yang harus dipertimbangkan PT. Asuransi Purna Artanugraha misalnya kondisi moneter, regulasi pemerintah sampai perkiraan tren di masa mendatang. Sedangkan pada allocation of resources ditentukan seberapa kemampuan perusahaan untuk mengatasi masalah yang muncul atau melakukan inovasi terhadap produk yang baru. Dengan kondisi keuangan yang sehat dan meraih laba tiap tahunnya maka PT. Asuransi Purna Artanugraha memiliki kekuatan dalam finansial. PT. Asuransi Purna Artanugraha juga memiliki image dan reputasi yang baik dalam bidang asuransi sebagai nilai tambah bagi perusahaan itu sendiri.
45 Selanjutnya PT. Asuransi Purna Artanugraha mencari pemecahan atas masalah yang dihadapi. Dalam tahap ini akan dapat terjadi kemungkinan-kemungkinan yang akan dikembalikan pada nasabah. Kemungkinan pertama, dari masalah yang berhasil dipecahkan dapat ditemukan solusi yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah. Pada kegiatan configure the solution, solusi ini setelah dirancang dengan tepat melalui manajemen nilai sumber daya (resources value management) akan dikembalikan kepada nasabah misalnya dalam bentuk perbaikan waktu pelayanan atau penyederhanaan prosedur melalui manajemen nilai hubungan (relationship value management) Kemungkinan yang lain adalah melalui kajian masalah yang berhasil dihimpun tidak tertutup kemungkinan pada kegiatan marketing the capability akan menghasilkan ide bagi PT. Asuransi Purna Artanugraha untuk menciptakan produk baru atau memberikan sentuhan yang khusus pada produk yang sudah ada untuk lebih memenuhi minat nasabah. Misalnya dengan memberikan layanan khusus bagi nasabah yang dinilai loyal. Selanjutnya hal baru ini dapat dijual untuk kemudian memberikan nilai tambah bagi PT. Asuransi Purna Artanugraha sekaligus membuka peluang baru meraih calon nasabah yang potensial. Intinya adalah inovasi PT. Asuransi Purna Artanugraha agar memberikan produk dan layanan yang lebih baik. Dan kegiatan akhir adalah execute solution dimana solusi yang diperoleh dieksekusi kepada para nasabah melalui berbagai prosedur yang dijalankan. Misalnya dengan membuat jaringan, membuat departemen IT yang baru dan sebagainya. Hasilnya adalah meningkatnya kepuasan nasabah yang antara lain
46 dapat ditunjukkan dengan meningkatnya pendapatan premi pada tahun 2004 sebesar 20%. Namun yang perlu diperhatikan dalam value shops ini adalah bagaimana perusahaan menghimpun dan mengolah informasi yang tepat. Pemanfaatan teknologi informasi mutlak diperlukan bila PT. Asuransi Purna Artanugraha ingin meningkatkan efisiensi dan memperbaiki akurasi data dan informasi.
47 3.1.3 Analisis SWOT Tabel 3.1 menjelaskan analisis SWOT untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha. Tabel 3.1. Analisis SWOT untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha IFAS
Kekuatan (S) 1. Kondisi keuangan yang baik. 2. Peringkat 3 pada perusahaan asuransi umum menengah dengan predikat sangat bagus. 3. Menduduki 5 besar dalam produksi premi untuk marine hull insurance. 4. Pertumbuhan produksi premi meningkat 20% pada tahun 2004 dibandingkan produksi premi pada tahun 2003. 5. Image perusahaan yang baik.
Peluang (O) 1. Jumlah populasi di Indonesia yang sangat banyak sedangkan produk asuransi masih sedikit di gunakan oleh masyarakat di Indonesia. 2. Inpres No.5 tahun 2005 tentang pemberdayaan industri pelayaran Indonesia yang mewajibkan kapal, muatan barang dan penumpang harus diasuransikan. 3. Meningkatnya kesadaran masyarakat Indonesia untuk berasuransi. 4. Banyaknya bank syariah yang bermunculan akhir-akhir ini. 5. Adanya perusahaan asuransi umum yang ingin merger. Ancaman (T) 1. Susahnya meningkatkan premi karena rate yang terus turun akibat persaingan. 2. Diskriminasi oleh bank-bank asing terhadap perusahaan nasional pribumi. 3. Masih adanya faktor kekuasaan untuk mendapatkan bisnis. 4. Banyak nasabah yang menggunakan kesempatan persaingan antar perusahaan asuransi untuk menunda-nunda pembayaran premi, sedangkan bila terjadi klaim minta cepat dibayar. 5. Terlalu banyak perusahaan asuransi yang beroperasi, yang cenderung melakukan persaingan tidak sehat.
STRATEGI SO Bekerjasama dengan bank syariah untuk memasarkan produk asuransi Aspan. Membuka cabang di daerahdaerah yang berpotensi agar market share meningkat.
EFAS
STRATEGI ST Memanfaatkan kondisi peringkat Aspan untuk dapat bekerjasama dengan bankbank asing. Memanfaatkan kondisi keuangan yang baik untuk mengatasi nasabah yang menunda pembayaran premi.
Kelemahan (W) 1. Kurangnya staff yang professional. 2. Pemanfaatan teknologi informasi yang kurang maksimal untuk back office. 3. Aktifitas pemasaran yang kurang aktif. 4. Website tidak dimanfaatkan secara baik sebagai sarana promosi. 5. Ketergantungan kepada captive market (PT PELNI sebagai induk perusahaan dari PT ASPAN).
STRATEGI WO Memanfaatkan inpres No.5 tahun 2005 untuk meraih pangsa pasar yang lebih luas agar bisa memperoleh non-captive market. Memperluas kerjasama dengan rekanan seperti bank konvensional dan bank syariah agar penetrasi pasar bisa lebih mudah untuk konsumen individu.
STRATEGI WT Rate premi harus tetap kompetitif. Mempekerjakan staff yang profesional.
48 Tabel 3.1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: Kekuatan (Strengths) 1. Kondisi keuangan yang baik. 2. Peringkat 3 pada perusahaan asuransi umum menengah dengan predikat sangat bagus. 3. Menduduki 5 besar dalam produksi premi untuk marine hull insurance. 4. Pertumbuhan produksi premi meningkat 20% pada tahun 2004 dibandingkan produksi premi pada tahun 2003. 5. Image perusahaan yang baik
Kelemahan (Weaknesses) 1. Kurangnya staff yang professional. 2. Pemanfaatan teknologi informasi yang kurang maksimal untuk back office. 3. Aktifitas pemasaran yang kurang aktif. 4. Website tidak dimanfaatkan secara baik sebagai sarana promosi. 5. Ketergantungan kepada captive market (PT PELNI adalah induk perusahaan dari PT ASPAN).
Peluang (Opportunities) 1. Jumlah populasi di Indonesia yang sangat banyak sedangkan produk asuransi masih sedikit di gunakan oleh masyarakat di Indonesia. 2. Inpres No.5 tahun 2005 tentang pemberdayaan industri pelayaran Indonesia yang mewajibkan kapal, muatan barang dan penumpang harus diasuransikan. 3. Meningkatnya kesadaran masyarakat Indonesia untuk berasuransi.
49 4. Banyaknya bank syariah yang bermunculan akhir-akhir ini. 5. Adanya perusahaan asuransi umum yang ingin merger.
Ancaman (Threats) 1. Susahnya meningkatkan premi karena rate yang terus turun akibat persaingan 2. Diskriminasi oleh bank-bank asing terhadap perusahaan nasional pribumi. 3. Masih adanya faktor kekuasaan untuk mendapatkan bisnis. 4. Banyak nasabah yang menggunakan kesempatan persaingan antar perusahaan asuransi untuk menunda-nunda pembayaran premi, sedangkan bila terjadi klaim minta cepat dibayar. 5. Terlalu banyak perusahaan asuransi yang beroperasi, yang cenderung melakukan persaingan tidak sehat.
50 Tabel IFAS Tabel 3.2 mendeskripsikan tabel IFAS yang didapat dari hasil analisis SWOT yang sudah dijelaskan sebelumnya. Pada tabel ini, faktor-faktor strategi internal yang sudah didapat diberi bobot serta rating.
Tabel 3.2 Tabel IFAS untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha Faktor-faktor strategi internal Kekuatan (S) 1. Kondisi keuangan yang baik. 2. Peringkat 3 pada perusahaan asuransi umum menengah dengan predikat sangat bagus. 3. Menduduki 5 besar dalam produksi premi untuk marine hull insurance. 4. Pertumbuhan produksi premi meningkat 20% pada tahun 2004 dibandingkan produksi premi pada tahun 2003. 5. Image perusahaan yang baik.
Bobot
Rating
Bobot X Rating
0.10 0.04
4 2
0.40 0.08
0.09
2
0.18
0.10
4
0.40
0.07
2
0.14
0.40 Kelemahan (W) 1. Kurangnya staff yang professional. 2. Pemanfaatan teknologi informasi yang kurang maksimal untuk back office. 3. Aktifitas pemasaran yang kurang aktif. 4. Website tidak dimanfaatkan secara baik sebagai sarana promosi. 5. Ketergantungan kepada captive market (PT PELNI sebagai induk perusahaan dari PT ASPAN).
TOTAL
1.20
0.10 0.12
3 2
0.30 0.24
0.11 0.14
3 3
0.33 0.42
0.13
2
0.26
0.60 1.00
1.55 2.75
51 Tabel EFAS Tabel 3.3 mendeskripsikan tabel EFAS yang didapat dari hasil analisis SWOT yang sudah dijelaskan sebelumnya. Pada tabel ini, faktor-faktor strategi eksternal yang sudah didapat diberi bobot serta rating.
Tabel 3.3 Tabel EFAS untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha Faktor-faktor strategi eksternal Peluang (O) 1. Jumlah populasi di Indonesia yang sangat banyak sedangkan produk asuransi masih sedikit di gunakan oleh masyarakat di Indonesia. 2. Inpres No.5 tahun 2005 tentang pemberdayaan industri pelayaran Indonesia yang mewajibkan kapal, muatan barang dan penumpang harus diasuransikan. 3. Meningkatnya kesadaran masyarakat Indonesia untuk berasuransi. 4. Banyaknya bank syariah yang bermunculan akhir-akhir ini. 5. Adanya perusahaan asuransi umum yang ingin merger.
Bobot
Rating
Bobot X Rating
0.09
2
0.18
0.12
4
0.48
0.10
3
0.30
0.08 0.10
2 3
0.16 0.30
0.49 Ancaman (T) 1. Susahnya meningkatkan premi karena rate yang terus turun akibat persaingan. 2. Diskriminasi oleh bank-bank asing terhadap perusahaan nasional pribumi. 3. Masih adanya faktor kekuasaan untuk mendapatkan bisnis. 4. Banyak nasabah yang menggunakan kesempatan persaingan antar perusahaan asuransi untuk menunda-nunda pembayaran premi, sedangkan bila terjadi klaim minta cepat dibayar. 5. Terlalu banyak perusahaan asuransi yang beroperasi, yang cenderung melakukan persaingan tidak sehat.
TOTAL
1.42
0.10
2
0.2
0.10
3
0.3
0.07 0.13
3 1
0.21 0.13
0.11
2
0.22
0.51 1.00
1.06 2.48
52 Diagram Analisis SWOT Dari tabel IFAS dan EFAS diatas, maka dibuatlah diagram analisis SWOT. Berikut ini adalah cara penghitungan titik koordinat diagram analisis SWOT: a. Jumlah dari hasil perkalian bobot dan rating pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan (S) = 1.20 Kelemahan (W) = 1.55 Titik X = S - W = 1.20 - 1.55 = -0.35 b. Jumlah dari hasil perkalian bobot dan rating pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Peluang (O) = 1.42 Ancaman (T) = 1.06 Titik Y = Peluang - Ancaman = 1.42 - 1.06 = 0.36 c. Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik (X ; Y) = (-0.35 ; 0.36)
53 Untuk lebih jelasnya, diagram hasil analisis SWOT dapat dilihat pada gambar 3.3. Berdasarkan diagram analisis SWOT tersebut, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada dalam kuadran 3 (tiga), yang berarti perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak menghadapi beberapa kendala atau kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
O 0.5 (-0.35 ; 0.36)
0.36
Kuadran 3
Kuadran 1
0.5 W
-0.5
-0.35
Kuadran 2
Kuadran 4
-0.5
T
Gambar 3.3 Diagram hasil analisis SWOT untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha
S
54 3.2 Gambaran Umum Perusahaan PT. Asuransi Purna Artanugraha yang berlokasi di Gedung PELNI Kemayoran Lantai 9, Jalan Angkasa No. 18 Jakarta merupakan perusahaan lokal yang bergerak dalam bidang asuransi kerugian. PT. Asuransi Purna Artanugraha memiliki beberapa produk asuransi yaitu asuransi kebakaran, asuransi kendaraan bermotor, asuransi pengangkutan, asuransi kapal, asuransi konstruksi, asuransi pemasangan, asuransi mesin, asuransi alat berat, asuransi kebongkaran, asuransi uang, asuransi uang dalam lemari besi, asuransi kecelakaan diri, asuransi peralatan elektronik, asuransi kejujuran dan lainlain. PT. Asuransi Purna Artanugraha telah menjalin kerjasama dengan bank pemerintah dan kelompok perusahaan yang bergerak dalam berbagai kegiatan seperti perbankan, keuangan, investasi serta industri-industri lainnya. Kepercayaan pemakai jasa asuransi merupakan kunci sukses perusahaan, oleh karena itu pelayanan dalam memberikan jaminan dan perlindungan atas kepentingan harta benda nasabah dari tahun ke tahun terus ditingkatkan. PT. Asuransi Purna Artanugraha didirikan berdasarkan Akta No. 7 tanggal 10 Juni 1991 Jo. Akta No.13 tanggal 25 Oktober 1991 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dan Pasal 4 (Modal), Jo. Akta No. 5 tanggal 30 April 1992 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dibuat di hadapan L. Siregar, SH, Notaris di Jakarta. Anggaran Dasar perusahaan telah melalui beberapa kali perubahan dan terakhir melalui Notaris Roesnastiti Prayitno, SH, MA, Akta No.1 tanggal 2 Januari 1997 tentang perubahan susunan manajemen, Akta No. 30 tanggal 26 Desember 1997 tentang perubahan Modal Dasar dan Modal Disetor perusahaan dan terakhir Akte No.3 tanggal 5 Juli 1999 tentang perubahan modal disetor. Ijin usaha PT Asuransi ASPAN dikeluarkan
55 oleh Departemen Keuangan RI melalui surat keputusan No. 155/KM.13/1992 tanggal 23 Mei 1992 dengan kegiatan usaha di bidang Asuransi Kerugian. Di bidang reasuransi dan asuransi, PT. Asuransi Purna Artanugraha didukung oleh perusahaan terkemuka yang memiliki reputasi internasional di luar negeri yang mendukung operasional perusahaan sebagai rekanan yang memiliki peran strategis.
3.2.1 Visi Menjadikan asuransi ASPAN sebagai perusahaan asuransi yang terpercaya yang memberikan kepuasan pelayanan secara prima kepada seluruh stakeholders dalam pasar global.
3.2.2 Misi Menyelenggarakan perusahaan asuransi kerugian secara professional dalam memberikan rasa aman dan nyaman secara berkesinambungan kepada seluruh stakeholders.
3.2.3 Goal Tujuan perusahaan yang hendak dicapai dalam 5 tahun mendatang adalah pemenuhan modal disetor pada tahun 2010 sebesar Rp 50 Milyar.
3.2.4 Analisis Critical Success Factors dan Key Performance Indicator Critical Success Factors dan Key Performance Indicator yang dimiliki oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha dijabarkan pada tabel 3.4 sebagai berikut :
56 Tabel 3.4 Critical Success Factors dan Key Performance Indicator PT. Asuransi Purna Artanugraha. Critical Success Factors Pertumbuhan produksi premi
Key Performance Indicator Produksi premi bertumbuh minimal 20% per tahun
Pendapatan premi non captive
Pendapatan
premi
non
captive
mencapai 86% pada tahun 2009 Pendapatan premi bruto
Pendapatan premi bruto mencapai Rp 187 Milyar pada tahun 2009
Underwriting result
Tercapainya underwriting result ratarata 35% per tahun
Tingkat Risk Based Capital (RBC)
RBC
mencapai
tingkat
sebesar
261,24% pada tahun 2009 Pertumbuhan laba
Laba meningkat rata-rata 22,82% per tahun
Tingkat investasi
Investasi meningkat rata-rata 25% per tahun
Bertambahnya tenaga ahli asuransi
Bertambahnya
jumlah
tenaga
ahli
asuransi bergelar AAIK sebanyak 2 orang dan AAAIK sebanyak 12 orang pada tahun 2009
57 3.3 Organisasi Perusahaan 3.3.1 Struktur Organisasi Gambar 3.4 mendeskripsikan stuktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha. Dewan Komisaris
Direktur Utama Auditor Internal
Hukum Direktur Operasi
Kadiv. Pemasaran
Kadiv. Underwriting
Kabag. Kabag. Kabag. R & D Corpora Retail / te Promosi
S t a f f
S t a f f
S t a f f
Kadiv. Klaim
Kabag. Kabag. Kabag Underw Underw Reasura riting riting nsi Marine Non & marine Avia tion
S t a f f
S t a f f
Direktur Keuangan & SDM
S t a f f
Kadiv. Keuangan & Akuntansi
Kabag. Kabag. Klaim Klaim Marine Non & Marine Avia tion
S t a f f
S t a f f
Kadiv. SDM & Umum
Kabag. Keuang an
Kabag. Akun tansi
Kabag. Sistem Informa si
Kabag. SDM
Kabag. Kesekre tariatan & Umum
S t a f f
S t a f f
S t a f f
S t a f f
S t a f f
Kepala Cabang Gambar 3.4 stuktur organisasi PT. Asuransi Purna Artanugraha.
58 3.3.2 Uraian Jabatan Direktur Utama : 1. Menetapkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan termasuk di dalamnya visi, misi, sasaran dan strategi perusahaan 2. Menetapkan kebijakan dan peraturan perusahaan yang strategik meliputi kebijakan pengembangan usaha, pengembangan cabang dan pengembangan kerjasama dengan pihak lain 3. Mengintegrasikan kegiatan Direktur Operasi dan Direktur Keuangan & SDM agar tercapai sinergi yang optimal dalam mengembangkan bisnis inti PT. Asuransi Purna Artanugraha. 4. Melakukan koordinasi seluruh cabang dalam pencapaian target dan pengembangan usaha cabang. 5. Memberi data kepada Dewan Komisaris atas realisasi kebijaksanaan yang dilakukan. 6. Membina dan mengembangkan relasi lama 7. Merintis dan mengembangkan relasi baru 8. Menelaah masukan yang diberikan Auditor Internal dan memberikan pengarahan untuk menindaklanjuti temuan untuk dilakukan perbaikan 9. Menelaah masukan yang diberikan Staf Ahli Hukum dalam penyelesaian masalah bidang hukum 10. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja Kepala Divisi, Kepala Cabang, Auditor Internal dan Staf Ahli Hukum
59 11. Mengendalikan kegiatan perusahaan yang strategik yang dapat memberikan dampak bagi perusahaan secara keseluruhan dan mengarahkan untuk perbaikan serta pengembangan perusahaan 12. Mengkoordinir penyusunan laporan keuangan dan menyerahkan kepada Direktur Jenderal Lembaga Keuangan
Direktur Operasi : 1. Menetapkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan bidang pemasaran, underwriting dan klaim termasuk bersama Direktur Utama di dalamnya visi, misi, sasaran dan strategi perusahaan 2. Menetapkan kebijakan dan peraturan perusahaan yang strategik bidang marketing, underwriting dan klaim 3. Mengintegrasikan kegiatan Divisi-Divisi Pemasaran, Underwriting dan Klaim sehingga tercapai sinergi yang optimal 4. Melakukan koordinasi seluruh Cabang bidang teknik dan komersial dalam rangka mencapai target yang ditetapkan 5. Melakukan kerjasama dengan Direktur Keuangan & SDM dalam menyelesaikan tugas 6. Membina dan mengembangkan relasi lama 7. Merintis dan mengembangkan relasi baru 8. Memberi data kepada Dewan Komisaris atas realisasi kebijaksanaan bidang marketing, underwriting dan klaim yang dilakukan 9. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja para Kepala Divisi yang menjadi tanggung jawabnya
60 10. Mengendalikan kegiatan yang strategik dan mengarahkan untuk perbaikan serta pengembangan perusahaan bidang marketing, underwriting dan klaim 11. Mengkoordinir penyusunan laporan Divisi Pemasaran, Underwriting dan Klaim secara berkala
Direktur Keuangan & SDM 1. Menetapkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan bidang keuangan, akuntansi, sistem informasi, SDM dan kesekretariatan & umum termasuk di dalamnya visi, misi, sasaran dan strategi perusahaan 2. Menetapkan kebijakan dan peraturan perusahaan yang strategik bidang keuangan, akuntansi, sistem informasi, SDM dan kesekretariatan & umum 3. Mengintegrasikan kegiatan Divisi-Divisi Keuangan, Akuntansi, Sistem Informasi, SDM dan kesekretariatan & umum agar tercapai sinergi yang optimal 4. Melakukan koordinasi seluruh Cabang bidang keuangan, akuntansi, sistem informasi, SDM dan kesekretariatan & umum 5. Menetapkan penempatan investasi perusahaan 6. Melakukan kerjasama dengan Direktur Operasi dalam menyelesaikan tugas 7. Memberi data kepada Dewan Komisaris atas realisasi kebijaksanaan bidang keuangan, akuntansi, sistem informasi, SDM dan kesekretariatan & umum 8. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja para Kepala Divisi di Direktorat Keuangan & SDM dan para Kepala Cabang
61 9. Mengendalikan kegiatan yang strategik dan mengarahkan untuk perbaikan serta pengembangan perusahaan bidang keuangan, akuntansi, sistem informasi, SDM dan kesekretariatan & umum 10. Mengkoordinir penyusunan Laporan Keuangan secara berkala untuk diserahkan ke Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan dan Dewan Komisaris.
Kepala Divisi Pemasaran 1. Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan bidang penelitian & pengembangan pasar dan produk, promosi, serta pengembangan bisnis korporat dan ritel 2. Menetapkan kebijakan operasional bidang penelitian & pengembangan pasar dan produk, promosi, serta pengembangan bisnis korporat dan ritel dalam rangka melaksanakan Rencana Jangka Panjang Perusahaan. 3. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan bidang penelitian & pengembangan pasar dan produk, promosi, serta pengembangan bisnis korporat dan ritel 4. Mengkoordinasikan
kegiatan
para
Kepala
Bagian
R&D/Promosi,
Corporate, dan Retail 5. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja para Kepala Bagian R&D/Promosi, Corporate, dan Retail 6. Mengawasi para Kepala Bagian yang menjadi bawahannya 7. Melakukan kerja sama dengan Kepala Divisi Underwriting dan Kepala Divisi Klaim dalam rangka koordinasi kegiatan
62 8. Melaksanakan tugas mengembangkan relasi bisnis dan kerja sama dengan pihak lain 9. Membina para Kepala Bagian dan Cabang dalam pengembangan agen dan broker 10. Membina para Kepala Bagian dan Cabang dalam melakukan identifikasi terhadap nasabah (KYC) 11. Membina bawahan dalam melakukan kegiatan promosi dan pengembangan produk 12. Memberikan persetujuan pengembangan pasar dan produk asuransi baru 13. Memberikan persetujuan kerja sama dengan instansi / lembaga lain yang terkait dengan kegiatan bisnis asuransi 14. Mengkoordinir pelaksanaan penyusunan laporan berkala di Divisi Pemasaran 15. Menyusun laporan manajemen dan laporan lain yang diminta Direksi 16. Melakukan kegiatan lain yang berkaitan dengan tugasnya.
Kepala Divisi Underwriting 1. Mengusulkan rencana jangka panjang perusahaan bidang underwriting marine & aviation, non marine dan reasuransi 2. Menetapkan kebijakan operasional bidang underwriting marine & aviation, non marine dan reasuransi dalam rangka melaksanakan Rencana Jangka Panjang Perusahaan. 3. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan bidang underwriting marine & aviation, non marine dan reasuransi.
63 4. Mengkoordinasikan kegiatan para Kepala Bagian Underwriting Marine & Aviation, Non Marine dan Reasuransi. 5. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja para Kepala Bagian Underwriting Marine & Aviation, Non Marine dan Reasuransi. 6. Mengawasi kegiatan para Kepala Bagian yang menjadi bawahannya. 7. Melakukan kerjasama dengan Kepala Divisi Pemasaran dan Kepala Divisi Klaim dalam rangka koordinasi kegiatan. 8. Menetapkan pedoman tarif dan petunjuk pelaksanaannya. 9. Menetapkan Manual Akseptasi setiap jenis asuransi. 10. Menetapkan Manual reasuransi, koasuransi dan survey risiko 11. Menetapkan Pejabat penandatanganan polis 12. Memberikan persetujuan penutupan asuransi di dalam limit wewenang yang telah ditetapkan perusahaan. 13. Memberikan persetujuan penempatan penyebaran risiko di atas limit (own retention) perusahaan baik dalam bentuk treaty, fakultatif maupun caracara lain yang lazim dan diakui. 14. Melakukan pembinaan cabang di bidang underwriting. 15. Mengkoordinir
pelaksanaan
penyusunan
laporan
berkala
divisi
underwriting 16. Menyusun laporan-laporan manajemen dan laporan lainnya yang diminta Direksi. 17. Melakukan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan tugasnya
64 Kepala Divisi Klaim 1. Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan bidang klaim marine & aviation, dan non marine 2. Menetapkan kebijakan operasional bidang klaim marine & aviation, dan non marine dalam rangka melaksanakan Rencana Jangka Panjang Perusahaan 3. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan bidang klaim marine & aviation, dan non marine 4. Mengkoordinasikan kegiatan para Kepala Bagian klaim Marine & Aviation, dan Non Marine 5. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja para Kepala Bagian klaim Marine & Aviation, dan Non Marine 6. Mengawasi kegiatan para Kepala Bagian yang menjadi bawahannya 7. Melakukan kerjasama dengan Kepala Divisi Pemasaran dan Kepala Divisi Underwriting dalam rangka koordinasi kegiatan 8. Menentukan surveyor, baik intern maupun ekstern 9. Memberikan persetujuan keputusan penyelesaian klaim sesuai limit yang ditetapkan Direksi 10. Mengkoordinir pelaksanaan penyusunan laporan berkala di bidang klaim 11. Membantu Direksi dalam rangka pembinaan cabang di bidang klaim 12. Menyusun laporan berkala bidang klaim dan laporan manajemen yang diminta Direksi 13. Melakukan kegiatan lain yang berkaitan dengan tugasnya
65 Kepala Divisi Keuangan & Akuntansi 1. Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan bidang keuangan, akuntansi dan sistem informasi. 2. Menetapkan kebijakan operasional dalam rangka pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan bidang keuangan, akuntansi dan sistem informasi. 3. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan bidang keuangan, akuntansi dan sistem informasi. 4. Mengkoordinasikan kegiatan para Kepala Bagian Keuangan, Kepala Bagian Akuntansi dan Kepala Bagian Sistem Informasi. 5. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja para Kepala Bagian Keuangan, Kepala Bagian Akuntansi dan Kepala Bagian Sistem Informasi. 6. Melakukan kerjasama dengan seluruh Kepala Divisi terkait dalam rangka koordinasi kegiatan. 7. Mengembangkan
pengelolaan
keuangan
perusahaan
agar
dapat
meningkatkan value bagi perusahaan. 8. Melakukan investasi sesuai dengan batas wewenang yang ditetapkan dalam kebijakan perusahaan. 9. Mengendalikan sistem dan prosedur keuangan yang ada pada perusahaan. 10. Menetapkan kebijakan akuntansi yang akan dipakai dalam pembuatan laporan keuangan. 11. Mengembangkan
sistem
tax
manajemen keuangan perusahaan.
planning
dalam
rangka
mendukung
66 12. Menetapkan
kebijakan
operasional
mengenai
pengembangan
dan
pemeliharaan sistem informasi. 13. Membantu Direksi dalam melaksanakan pembinaan cabang untuk bidang keuangan, akuntansi dan sistem informasi. 14. Mengkoordinasikan penyusunan laporan kegiatan para Kepala Bagian Keuangan, Akuntansi dan Sistem Informasi. 15. Menyusun laporan berkala Bidang Keuangan, Akuntansi dan Sistem Informasi serta laporan manajemen yang diminta oleh Direksi.
Kepala Divisi SDM & Umum 1. Mengusulkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan Divisi SDM & Umum termasuk di dalamnya visi, misi, sasaran dan strategi perusahaan 2. Menetapkan kebijakan operasional bidang SDM dan umum dalam rangka pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perusahaan 3. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan bidang SDM dan Umum 4. Mengkoordinir kegiatan para Kepala Bagian SDM dan Kepala Bagian Kesekretariatan dan Umum dalam rangka operasional divisi 5. Membina, mengarahkan dan menilai kinerja para bawahan 6. Melakukan kerjasama dengan Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi dalam rangka koordinasi pelaksanaan tugas 7. Membantu direksi dalam melaksanakan pembinaan cabang di bidang SDM dan umum
67 8. Menyusun Sistem SDM perusahaan. (Perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi, pelatihan & pengembangan, karir, dan penilaian kinerja) 9. Menyusun peraturan/ketentuan sehubungan dengan kebijakan perusahaan dalam pengelolaan SDM 10. Mengusulkan pegawai yang akan promosi, mutasi dan demosi dalam rangka pengembangan SDM 11. Mewakili perusahaan dalam penyelesaian masalah SDM baik internal maupun eksternal 12. Bertanggung jawab terhadap penegakan disiplin kerja karyawan 13. Mengawasi pelaksanaan penilaian kinerja pegawai di lingkungan PT. Asuransi Purna Artanugraha 14. Mengkoordinir pelaksanaan penyusunan laporan berkala bidang SDM dan umum 15. Menyusun laporan manajemen dan laporan lain yang diminta direksi 16. Melaksanakan kegiatan lain yang berkaitan dengan tugasnya
3.3.3 Analisis Fungsi Area, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis Tabel 3.5 menjelaskan fungsi area, fungsi bisnis dan proses bisnis pada PT. Asuransi Purna Artanugraha. Tabel 3.5 Fungsi area, fungsi bisnis dan proses bisnis pada PT. Asuransi Purna Artanugraha. Area Fungsi Pemasaran
Fungsi Bisnis Research
Proses Bisnis and 1. Menyusun
development / Promosi
Anggaran
Rencana
Kerja
Perusahaan
dan bidang
68 penelitian & pengembangan pasar dan produk, promosi. 2. Mengembangkan pasar 3. Mengembangkan produk 4. Melakukan promosi 5. Melakukan
identifikasi
terhadap
nasabah. 6. Melayani nasabah. Corporate
1. Menyusun Anggaran
Rencana
Kerja
Perusahaan
dan
bidang
pengembangan bisnis corporate. 2. Mencari nasabah corporate. 3. Pencatatan dan pemeliharaan data nasabah corporate. 4. Melakukan
pengawasan
terhadap
agen-agen corporate di lapangan. 5. Pelayanan nasabah corporate. 6. Penagihan dan pengumpulan premi dari nasabah corporate.
69 1. Mencari nasabah retail.
Retail
2. Menyusun
Rencana
Anggaran
Kerja
Perusahaan
dan
bidang
pengembangan bisnis retail. 3. Pencatatan dan pemeliharaan catatan nasabah retail. 4. Melakukan
pengawasan
terhadap
agen-agen retail di lapangan. 5. Pelayanan nasabah retail. 6. Penagihan dan pengumpulan premi dari nasabah retail. Underwriting
Underwriting marine 1. Menyusun Anggaran
and aviation Underwriting marine
Rencana
non
Kerja
Perusahaan
dan
bidang
underwriting marine & aviation dan underwriting non marine. 2. Mengkaji
permohonan
pengajuan
polis 3. Survey resiko. 4. Menetapkan tarif. 5. Menentukan
kelayakan
calon
nasabah 6. Melakukan persetujuan penutupan asuransi.
70 Reasuransi
1. Menyusun Anggaran
Rencana
Kerja
Perusahaan
dan
bidang
reasuransi 2. Membagi resiko kepada perusahaan reasuransi. 3. Menegosiasikan penempatan penyebaran risiko di atas limit (own retention) perusahaan baik dalam bentuk treaty, maupun fakultatif. Klaim
Klaim marine and 1. Menyusun
Rencana
Kerja
dan
aviation
Anggaran Perusahaan bidang klaim
Klaim non marine
marine
and
aviation,
dan
non
marine. 2. Pencatatan data klaim. 3. Memverifikasi kontrak. 4. Memastikan bukti-bukti tertulis dan dokumen-dokumen kerugian 5. Menginvestigasi klaim 6. Memperkirakan jumlah kerugian 7. Menyetujui penyelesaian klaim 8. Evaluasi klaim
71 Keuangan dan
Keuangan
1. Menyusun Anggaran
akuntansi
Rencana
Kerja
Perusahaan
dan
bidang
keuangan dan akuntansi. 2. Menghitung produksi premi. 3. Menghitung pembayaran klaim 4. Pengawasan penggunaan dana 5. Menghitung RBC 6. Menegosiasikan
alokasi
modal
dengan Direktur Keuangan 7. Alokasi biaya-biaya 8. Layanan pembayaran klaim 9. Analisis laporan keuangan. Akuntansi
1. Akuntansi inventaris 2. Admininistrasi
jurnal-jurnal
dan
buku-buku besar 3. Auditing 4. Menyusun
laporan
-
laporan
akuntansi. 5. Pelaksanaan Akuntansi Reasuransi. Sistem Informasi
1. Menyusun
Rencana
Kerja
dan
Anggaran Perusahaan bidang sistem informasi. 2. Pelaksanaan Pengelolaan Sistem
72 3. Pelaksanaan Pengelolaan Jaringan SDM dan umum Sumber daya manusia
1. Menyusun
Rencana
Kerja
dan
Anggaran Perusahaan bidang SDM 2. Menseleksi
dan
mempekerjakan
calon pegawai 3. Pelatihan & pengembangan SDM 4. Evaluasi pegawai 5. Promosi,
mutasi,
dan
demosi
pegawai 6. Administrasi personalia. Kesekretariatan umum
dan 1. Menyusun Anggaran
Rencana
Kerja
Perusahaan
bidang
Kesekretariatan dan umum 2. Pelaksana umum & kendaraan 3. Pelaksana Kesekretariatan 4. Pelaksana hubungan masyarakat. 5. Dukungan operasional
dan
73 3.4 Menentukan Ruang Lingkup Perencanaan Strategi Informasi PT. Asuransi Purna Artanugraha 3.4.1 Fase 0 : Konteks dan Ruang Lingkup Dari Suatu Rencana Strategis Sistem Informasi Fase ini menentukan penempatan, persyaratan dan lingkup relatif dari bisnis terkait dan proyek strategi sistem informasi. Fase ini terdiri dari tahap 0.1 yang akan dijabarkan sebagai berikut. Tahap 0.1 : Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup. Ruang lingkup penulisan skripsi ini meliputi perencanaan strategi informasi pada PT. Asuransi Purna Artanugraha khususnya pada produk asuransi marine hull (asuransi kerugian pada kapal laut). PT. Asuransi Purna Artanugraha memiliki seorang Direktur Utama yang membawahi Direktur Operasi serta Direktur Keuangan dan SDM. Strategi yang akan diterapkan adalah meningkatkan nasabah non-captive agar PT. Asuransi Purna Artanugraha tidak memiliki ketergantungan terhadap induk perusahaan. Untuk mencapai strategi ini, PT. Asuransi Purna Artanugraha harus menerapkan metode yang berorientasi kepada nasabah. PT. Asuransi Purna Artanugraha memiliki produk unggulan yaitu asuransi Marine Hull. PT. Asuransi Purna Artanugraha memiliki lima divisi yaitu Divisi Pemasaran, Divisi Underwriting, Divisi Klaim, Divisi Keuangan dan Akuntansi, serta Divisi SDM dan Umum. Strategi yang digunakan oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha saat ini adalah mengembangkan kekuatan perusahaan, dimana PT. Asuransi Purna Artanugraha
74 memiliki corporate image sebagai perusahaan asuransi yang konsisten di bidang bisnis Marine Hull, dan meningkatkan kerjasama dalam hal reasuransi. Permasalahan yang teridentifikasi dan terkait dengan topik perencanaan strategi informasi adalah belum dimanfaatkannya secara optimal teknologi informasi guna mendukung perusahaan dalam memenangkan persaingan dengan perusahaan sejenis. Solusi untuk masalah ini adalah dengan menerapkan strategi informasi yang mengoptimalkan penggunaan sistem dan teknologi informasi untuk memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan. PT. Asuransi Purna Artanugraha memiliki sasaran yang harus dicapai. Kondisi keuangan yang baik adalah salah satu sasarannya. Untuk mencapai sasaran ini, PT. Asuransi Purna Artanugraha akan berusaha untuk meningkatkan pendapatan premi dan laba pertahun. Namun, persaingan antar perusahaan asuransi yang semakin ketat dapat menghambat pencapaian sasaran ini. Analisis terhadap kompetitor dan pasar dengan menggunakan aplikasi-aplikasi pendukung keputusan seperti DSS (Decision Support System) dan EIS (Executive Information System) dapat membantu dalam pembuatan keputusan yang signifikan untuk mencapai sasaran ini. Sasaran PT. Asuransi Purna Artanugraha berikutnya adalah meningkatkan efisiensi dan kinerja perusahaan. Solusinya adalah dengan memperbaiki sistem informasi dan teknologi informasi yang dimiliki saat ini. Langkah-langkah pencapaiannya adalah dengan menganalisa dan merencanakan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan PT. Asuransi Purna Artanugraha. Setelah itu aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan PT. Asuransi Purna Artanugraha akan diterapkan.
75 Selain sasaran diatas, PT. Asuransi Purna Artanugraha juga ingin meningkatkan jumlah nasabah non-captive. Untuk mencapainya, PT. Asuransi Purna Artanugraha akan melakukan kegiatan pemasaran secara aktif untuk menarik minat nasabah non-captive dan menerapkan strategi yang berorientasi pada konsumen. Namun, dalam pencapaiannya PT. Asuransi Purna Artanugraha menemui kendala dimana sumber-sumber daya yang dimiliki kurang memadai seperti sumber daya manusia dan sumber daya keuangannya. Salah satu solusi yang dapat dipakai adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi seperti website untuk membantu aktivitas pemasaran.
3.4.2 Fase 1 : Menentukan Kebutuhan Informasi Bisnis dan Dukungan Bisnis Tujuan dari fase ini adalah untuk mendirikan dasar fakta untuk membangun sebuah strategi. Fase ini terdiri dari tahap 1.2 dan 1.3 yang akan dijabarkan sebagai berikut.
Tahap 1.2 : Persiapan Pengumpulan Informasi. Visi dari PT. Asuransi Purna Artanugraha adalah menjadikan asuransi PT. Asuransi Purna Artanugraha sebagai perusahaan asuransi yang terpercaya yang memberikan kepuasan pelayanan secara prima kepada seluruh stakeholders dalam pasar global. Sedangkan misinya adalah menyelenggarakan perusahaan asuransi kerugian secara professional dalam memberikan rasa aman dan nyaman secara berkesinambungan kepada seluruh stakeholders. Tujuan perusahaan yang hendak dicapai dalam 5 tahun mendatang adalah pemenuhan modal disetor pada tahun 2010 sebesar Rp. 50 Milyar.
76 PT. Asuransi Purna Artanugraha sudah menggunakan komputer dalam menjalankan bisnisnya sehari-hari. Aplikasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis adalah ICH yang dibangun dengan menggunakan program Foxpro. Aplikasi ICH ini mengintegrasikan seluruh divisi perusahaan, yang memungkinkan pegawai pada divisi underwriting, klaim, dan keuangan untuk melakukan manajemen informasi. Sedangkan pegawai pada divisi pemasaran dan SDM, hanya dapat melihat data yang sudah dientry oleh pegawai bagian lainnya. Laporan yang dibuat oleh pegawai bagian pemasaran, akan dientry oleh pegawai bagian underwriting. Dan laporan yang dibuat oleh pegawai bagian SDM, akan dientry oleh bagian keuangan.
Fase 1.3 : Menentukan Prioritas dan Kebutuhan Informasi Bisnis dan Dukungan Bisnis Fase ini berisi hasil wawancara yang berupa dua buah tabel yaitu tabel hasil wawancara bisnis yang dijabarkan pada tabel 3.6 dan tabel pernyataan konsolidasi (rangkuman wawancara bisnis) mengenai kebutuhan informasi dan dukungan bisnis yang dijabarkan pada tabel 3.7
77 3.5 Penilaian Sistem yang Berjalan 3.5.1 Fase 2.1 : Analisis Terhadap Aplikasi dan Aspek Teknis Berikut ini adalah hasil analisis terhadap aplikasi dan aspek teknis yang dimiliki PT. Asuransi Purna Artanugraha. Aspek teknis yang dimiliki oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha adalah: •
3 unit server Compaq Proliant 370 dengan spesifikasi sebagai berikut:
•
- CPU
: Intel pentium III 1 GHz.
- Memory
: 512 Mb RAM
- Hardisk
: 20 Gigabyte
56 unit komputer client dengan spesifikasi sebagai berikut:
•
- CPU
: Intel pentium III 700 MHz.
- Memory
: 128 Mb RAM
- Hardisk
: 20 Gigabyte
Alat-alat pendukung lainnya sebagai berikut: - 6 printer Epson LQ-2180 - 4 hub Tricom 24 port. - 1 modem Dial-Up Prolink 56,6 Kbps.
Sedangkan aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung proses bisnis perusahaan adalah: -
Windows NT untuk sistem operasi server.
-
Windows 2000 untuk sistem operasi client.
-
Microsoft Office 2000
-
McAfee Viruscan untuk anti virus
78 Selain aplikasi perangkat lunak diatas, PT. Asuransi Purna Artanugraha juga menggunakan aplikasi ICH untuk mendukung kegiatan bisnis asuransi yang dibangun dengan menggunakan program Foxpro. Penjelasan yang lebih rinci, dapat dilihat pada tabel 3.8 yang menjelaskan modul-modul dari software aplikasi ICH yang dimiliki PT. Asuransi Purna Artanugraha.
Tabel 3.8 Aplikasi yang dimiliki PT. Asuransi Purna Artanugraha. Application
Akuntansi
Status Date P = Plan First D = Dev’t Live L = Live L 1999
Keuangan
L
1999
Penggajian
L
1999
Underwriting
L
1999
Claims Management
L
1999
Policy Management
L
1999
Hardware & Software Environtment
User Interface Mode
Comments
Compaq Proliant 370 Interactive Aplikasi yang cukup baik, PC Pentium 3 namun agak sulit dalam hal Windows 2000/NT penggunaan serta Foxpro pemeliharaan sehingga perlu diperbaharui. Compaq Proliant 370 Interactive Aplikasi yang sangat PC Pentium 3 berpengaruh pada kegiatan Windows 2000/NT operasional namun belum Foxpro dapat memenuhi kebutuhan dan sudah kurang sesuai dengan kondisi saat ini sehingga perlu diperbaharui. Compaq Proliant 370 Interactive Aplikasi yang dapat PC Pentium 3 memberikan output yang Windows 2000/NT tergolong baik namun perlu Foxpro dikembangkan agar sesuai dengan kondisi saat ini. Compaq Proliant 370 Interactive Aplikasi yang berdampak PC Pentium 3 besar pada kegiatan Windows 2000/NT operasional namun Foxpro berkualitas teknis rendah sehingga harus perbaharui Compaq Proliant 370 Interactive Aplikasi yang tergolong PC Pentium 3 baik, namun sebaiknya Windows 2000/NT dikembangkan agar sesuai Foxpro dengan kondisi saat ini. Compaq Proliant 370 Interactive Aplikasi yang dapat PC Pentium 3 memberikan output yang Windows 2000/NT tergolong baik, namun sulit Foxpro dalam penggunaan serta pemeliharaan sehingga perlu diperbaharui agar dapat memenuhi tuntutan bisnis.
79 Audit Grid Untuk mengetahui hasil implementasi aplikasi yang ada, maka dilakukan analisis terhadap sistem aplikasi yang berjalan. Analisis terhadap sistem aplikasi yang berjalan ini dilakukan dengan menggunakan audit grid. Hasil analisis yang diperoleh dijabarkan pada tabel 3.9a sampai dengan tabel 3.14b sebagai berikut: Akuntansi Tabel 3.9a Kualitas teknis untuk aplikasi Akuntansi Kualitas Teknis Kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi Kepuasan terhadap output aplikasi Kemudahan pemeliharaan aplikasi Kemampuan aplikasi untuk jangka panjang Penghematan biaya operasional oleh aplikasi.
3
2
1
2 3 1 1 2
1 2 0 1 2
2 0 4 3 1
Jumlah Nilai RataResponden rata 5 10 2.00 5 13 2.60 5 7 1.40 5 8 1.60 5 11 2.20 Total 49 9.80 Rata-rata 1.96
Tabel 3.9b Nilai bisnis untuk aplikasi Akuntansi 3
2
1
3 2 1 1 4
2 2 1 1 1
0 1 3 3 0
Nilai Bisnis Dampak aplikasi terhadap kegiatan operasional Peningkatan efisiensi waktu Kebutuhan pengembangan aplikasi Kemudahan penggunaan aplikasi Intensitas penggunaan aplikasi
Jumlah Nilai RataResponden rata 5 5 5 5 5 Total Rata-rata
13 2.60 11 2.20 8 1.60 8 1.60 14 2.80 54 10.80 2.16
Keuangan Tabel 3.10a Kualitas teknis untuk aplikasi Keuangan Kualitas Teknis Kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi Kepuasan terhadap output aplikasi Kemudahan pemeliharaan aplikasi Kemampuan aplikasi untuk jangka panjang Penghematan biaya operasional oleh aplikasi.
3
2
1
1 2 1 1 2
1 2 1 2 2
3 1 3 2 1
Jumlah Nilai RataResponden Rata 5 8 1.60 5 11 2.20 5 8 1.60 5 9 1.80 5 11 2.20 Total 47 9.40 Rata-rata 1.88
80 Tabel 3.10b Nilai bisnis untuk aplikasi Keuangan 3
2
1
3 2 1 1 4
2 2 1 0 1
0 1 3 4 0
Nilai Bisnis Dampak aplikasi terhadap kegiatan operasional Peningkatan efisiensi waktu Kebutuhan pengembangan aplikasi Kemudahan penggunaan aplikasi Intensitas penggunaan aplikasi
Jumlah Nilai RataResponden rata 5 5 5 5 5 Total Rata-rata
13 2.60 11 2.20 8 1.60 7 1.40 14 2.80 53 10.60 2.12
Penggajian Tabel 3.11a Kualitas teknis untuk aplikasi Penggajian Kualitas Teknis Kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi Kepuasan terhadap output aplikasi Kemudahan pemeliharaan aplikasi Kemampuan aplikasi untuk jangka panjang Penghematan biaya operasional oleh aplikasi.
3
2
1
2 3 1 1 2
3 2 1 1 2
0 0 3 3 1
Jumlah Nilai RataResponden Rata 5 12 2.40 5 13 2.60 5 8 1.60 5 8 1.60 5 11 2.20 Total 52 10.40 Rata-rata 2.08
Tabel 3.11b Nilai bisnis untuk aplikasi Penggajian Nilai Bisnis Dampak aplikasi terhadap kegiatan operasional Peningkatan efisiensi waktu Kebutuhan pengembangan aplikasi Kemudahan penggunaan aplikasi Intensitas penggunaan aplikasi
3
2
1
2 2 1 1 4
2 2 1 1 1
1 1 3 3 0
Jumlah Nilai RataResponden rata 5 5 5 5 5 Total Rata-rata
11 2.20 11 2.20 8 1.60 8 1.60 14 2.80 52 10.40 2.08
81 Underwriting Tabel 3.12a Kualitas teknis untuk aplikasi Underwriting Kualitas Teknis Kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi Kepuasan terhadap output aplikasi Kemudahan pemeliharaan aplikasi Kemampuan aplikasi untuk jangka panjang Penghematan biaya operasional oleh aplikasi.
3
2
1
3 2 0 0 3
1 1 2 1 0
1 2 3 4 2
Jumlah Nilai RataResponden Rata 5 12 2.40 5 10 2.00 5 7 1.40 5 6 1.20 5 11 2.20 Total 46 9.20 Rata-rata 1.84
Tabel 3.12b Nilai bisnis untuk aplikasi Underwriting Nilai Bisnis Dampak aplikasi terhadap kegiatan operasional Peningkatan efisiensi waktu Kebutuhan pengembangan aplikasi Kemudahan penggunaan aplikasi Intensitas penggunaan aplikasi
3
2
1
5 4 0 1 4
0 1 1 1 1
0 0 4 3 0
Jumlah Nilai RataResponden rata 5 5 5 5 5 Total Rata-rata
15 3.00 14 2.80 6 1.20 8 1.60 14 2.80 57 11.40 2.28
Claims Management Tabel 3.13a Kualitas teknis untuk aplikasi Claims Management Kualitas Teknis Kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi Kepuasan terhadap output aplikasi Kemudahan pemeliharaan aplikasi Kemampuan aplikasi untuk jangka panjang Penghematan biaya operasional oleh aplikasi.
3
2
1
3 2 1 0 3
2 2 1 1 2
0 1 3 4 0
Jumlah Nilai RataResponden Rata 5 13 2.60 5 11 2.20 5 8 1.60 5 6 1.20 5 13 2.60 Total 51 10.20 Rata-rata 2.04
82 Tabel 3.13b Nilai bisnis untuk aplikasi Claims Management 3
2
1
5 3 1 0 4
0 2 1 2 1
0 0 3 3 0
Nilai Bisnis Dampak aplikasi terhadap kegiatan operasional Peningkatan efisiensi waktu Kebutuhan pengembangan aplikasi Kemudahan penggunaan aplikasi Intensitas penggunaan aplikasi
Jumlah Nilai RataResponden rata 5 5 5 5 5 Total Rata-rata
15 3.00 13 2.60 8 1.60 7 1.40 14 2.80 57 11.40 2.28
Policy Management Tabel 3.14a Kualitas teknis untuk aplikasi Policy Management Kualitas Teknis Kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi Kepuasan terhadap output aplikasi Kemudahan pemeliharaan aplikasi Kemampuan aplikasi untuk jangka panjang Penghematan biaya operasional oleh aplikasi.
3
2
1
4 1 1 0 3
1 1 0 0 2
0 3 4 5 0
Jumlah Nilai RataResponden Rata 5 14 2.80 5 8 1.60 5 7 1.40 5 5 1.00 5 13 2.60 Total 47 9.40 Rata-rata 1.88
Tabel 3.14b Nilai bisnis untuk aplikasi Policy Management Nilai Bisnis Dampak aplikasi terhadap kegiatan operasional Peningkatan efisiensi waktu Kebutuhan pengembangan aplikasi Kemudahan penggunaan aplikasi Intensitas penggunaan aplikasi
3
2
1
3 3 0 0 4
2 2 0 1 1
0 0 5 4 0
Jumlah Nilai RataResponden rata 5 5 5 5 5 Total Rata-rata
13 2.60 13 2.60 5 1.00 6 1.20 14 2.80 51 10.20 2.04
83 Hasil-hasil analisis yang terdapat pada tabel-tabel diatas disimpulkan pada tabel 3.15 sebagai berikut:
Tabel 3.15 Hasil analisis audit grid Aplikasi A. Akuntansi B. Keuangan C. Penggajian D. Underwriting E. Claims Management F. Policy Management
Nilai Teknis Nilai Bisnis (x) (y) 1.96 2.16 1.88 2.12 2.08 2.08 1.84 2.28 2.04 2.28 1.88 2.04
Keterangan Perbaharui Perbaharui Pelihara dan kembangkan Perbaharui Pelihara dan kembangkan Perbaharui
84 Berdasarkan hasil analisis yang didapat pada tabel-tabel diatas maka dibuatlah matriks audit grid untuk aplikasi-aplikasi yang dimiliki oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha. Matriks audit grid ini digambarkan pada gambar 3.5 Kualitas Teknis
Rendah
Rendah
1
1.2
1.4
1.6
2
1.8
Tinggi 2.2
2.4
2.6
1.2
1.4
Hapuskan
Kaji Kembali
1.6
Nilai Bisnis
1.8
2 F. C.
B. A. 2.2 D.
E.
2.4
Perbaharui
Pelihara dan Kembangkan
2.6
Tinggi
2.8
3 Gambar 3.5 Diagram hasil analisis audit grid untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha
2.8
3
85 3.5.2 Fase 2.2 : Analisis Arsitektur Informasi Pada fase ini akan dijabarkan konsep arsitektur informasi pada PT. Asuransi Purna Artanugraha. Konsep arsitektur informasi yang dijabarkan adalah analisis subjek data, ERD, skema proses bisnis, serta peta sistem aplikasi yang dimiliki oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha. Analisis Subjek Data Subject databases lebih berkaitan kepada subjek-subjek organisasional daripada aplikasi komputer konvensional. Subjek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber atau masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Subjek data yang dimiliki oleh PT. Asuransi Purna Artanugraha adalah sebagai berikut: Agen
Polis
Anggaran
Premi
Gaji
Produk Asuransi
Inventaris
Promosi
Klaim
Rancangan Produk
Nasabah
Reasuransi
Objek Tertanggung
Rekanan
Pegawai
Underwriting
Pembayaran
86 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 3.6 mendeskripsikan hubungan relasi antar entitas pada PT. Asuransi Purna Artanugraha atau yang sering disebut sebagai ERD. Rekanan
Gaji
Reasuransi
Pegawai
Underwriting
SDM dan Umum
Agen
Anggaran
Pemasaran
Klaim
Keuangan dan Akuntansi
Promosi
Inventaris
Rancangan Produk
Underwriting
Produk Asuransi
Klaim
Objek Tertanggung
Nasabah
Pembayaran
Polis
Gambar 3.6 ERD untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha
Premi
87 Skema Proses Bisnis Skema proses bisnis adalah representasi bentuk diagram dari layer-layer struktur fungsi bisnis yang diidentifikasikan dalam hirarki fungsi bisnis, tetapi dengan ditambahkan perspektif aliran bisnis ‘horisontal’. Aliran - aliran ini termasuk hubungan dengan nasabah eksternal dan rantai pemasok, serta padanan internalnya. Tabel 3.16 menggambarkan skema proses bisnis pada PT. Asuransi Purna Artanugraha. Peta Sistem Aplikasi Skema proses bisnis diatas menjadi dasar dalam pembuatan peta sistem aplikasi. Peta sistem aplikasi adalah representasi bentuk diagram dari set aplikasi yang ideal untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis yang telah diidentifikasi. Peta sistem aplikasi untuk PT. Asuransi Purna Artanugraha terdapat pada gambar 3.7.
88 3.5.3 Analisis Arsitektur Jaringan Gambar 3.8 dibawah, mendeskripsikan jaringan komputer PT. Asuransi Purna Artanugraha.
Printer
PC
PC
PC
Printer
PC
PC
Div isiPemasaran (13 PC)
Printer
PC
PC
PC
PC
Div isiSDM&Umum (8 PC)
Div isiKlaim (7 PC)
Printer
Printer
Printer PC
PC
PC Direksi (3 PC)
PC PC Div isi Underwriting (11 PC)
PC
PC Div isiKeuangan (14 PC)
PC
PC Hub 24 Port
Hub 24 Port
Hub 24 Port
Modem Dial-Up
Hub 24 Port
ISP
Serv er
Modem Dial-Up
Serv er
Serv er
Modem Dial-Up
Modem Dial-Up
Modem Dial-Up
Modem Dial-Up
PC PC PC PC PC CabangJakarta Cabang Bandung Cabang Surabay a CabangY ogy akarta Cabang Solo
Printer
Printer
Printer
Printer
Gambar 3.8 Jaringan Komputer PT. Asuransi Purna Artanugraha.
Printer
R&D dan Promosi
Underwriting Underwriting Marine & Aviation Non marine
Retail
Pengawasan pendapatan
Pengawasan pendapatan
Reasuransi
Klaim marine and aviation
Klaim non marine
Pengawasan anggaran pembayaran klaim
Pengawasan anggaran pembayaran klaim
Keuangan
Akuntansi
Sistem informasi
SDM
Auditing
Pengawasan sistem
Pengawasan kinerja pegawai
Administrasi buku besar
Pengawasan jaringan
Kontrol administrasi personalia
Kesekretariatan dan umum
Strategik
Corporate
Analisis & Perencanaan Pengawasan & Pengendalian
Pengawasan persetujuan polis
Kontrol promosi Kontrol agen lapangan
Transaksi
Belanja promosi
Transaksi asuransi
Pengawasan persetujuan polis
Kontrol agen lapangan
Transaksi asuransi
Penutupan polis
Penutupan polis
Penetapan tarif
Penetapan tarif
Dukungan operasional
Penyetujuan pengajuan polis
Penyetujuan pengajuan polis
Pengumpulan bukti verifikasi
Pengumpulan bukti verifikasi
Pengawasan penggunaan dana perusahaan
Kontrol reasuransi dan rekanan
Investigasi klaim
Investigasi klaim
Verifikasi kontrak
Verifikasi kontrak
Perjanjian reasuransi Pembayaran klaim
Pembayaran klaim
Data dan dukungan investigasi
Data dan dukungan investigasi
Penerimaan dan pengeluaran polis dan pembayaran
Penggajian dan kompensasi
Pencatatan transaksi polis dan keuangan Belanja IT
Identifikasi pelanggan Dukungan data nasabah
Dukungan data nasabah
Dukungan data rekanan dan perjanjian
Data dan bukti pendukung akuntansi dan keuangan
Dukungan data pasar
Office automation, communication, email, operational decision support, dll. Kualitas pemenuhan kebutuhan:
Poor
OK
Tactical
Gambar 3.7 Peta Sistem Aplikasi PT. Asuransi Purna Artanugraha.
Data aset TI
Data dan dukungan personalia
Dukungan data operasional perusahaan
Tabel 3.6 Hasil wawancara bisnis pada PT. Asuransi Purna Artanugraha Function
Riset pasar
Promosi produk kepada nasabah/calon nasabah
Objective/Goal
CSF
Ext/ Able Performance Measures Business information Int to & support needs infl Y Indeks kepuasan pelanggan meningkat Jumlah nasabah E aktif ykuisioner Masukan yang bersifat membangun ymetode diterapkan pengumpulan sampel nasabah
Mengetahui tren pasar
Analisis yang akurat terhadap kebutuhan pasar
Mengetahui produk pesaing
Perbandingan keunikan dan keunggulan produk pesaing
E
Y
Survei kepuasan nasabah Perolehan indeks kepuasan
E
Y
Penampungan masukan dan saran dari konsumen
E
Y
Pengenalan produkproduk lama dan baru
Penggunaan media promosi yang baik
I
Y
Produksi premi bertambah 20% per tahun
Kemampuan menarik pelanggan yang potensial
I
Y
Media yang efektif dan murah
I
Y
Memperkirakan Analisa media promosi anggaran promosi
Prty
H
Jumlah pelanggan baru bertambah
Penyediaan media promosi yang efektif dan layanan produk terhadap nasabah dijalankan dengan baik.
H
Produk asuransi ASPAN dikenal luas
Keputusan terhadap media yang digunakan dan biaya secara umum
M
Penyimpanan dan Penyimpanan dan pemeliharaan dokumentasi data catatan nasabah nasabah
Keakuratan dan detail data nasabah
I
Y
Fokus penjualan produk pada nasabah non-captive
I
Y
Pendapatan premi bruto Kelancaran penagihan premi mencapai Rp 187 Milyar pada tahun 2009
I
Y
Penilaian potensi nasabah Penyetujuan polis dengan kapabilitas yang baik
I
Y
Penelusuran histori nasabah Pelayanan Pendapatan premi non nasabah corporate captive mencapai 86% dan retail pada tahun 2009
Analisis dan pertimbangan permohonan pengajuan asuransi
Tercapainya underwriting result ratarata 35% per tahun
Analisis calon nasabah
Kemudahan untuk mengakses kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan nasabah
Tingkat polis bermasalah berkurang
Media penyimpanan data dan metode akses
M
Perluasan promosi dan pemberian kemudahan bagi calon nasabah serta manajemen premi yang efektif untuk menghindari premi macet
H
Informasi mengenai data calon nasabah dan investigasi awal objek tertanggung
H
Underwriting Mengkaji kelayakan objek tertanggung persetujuan polis
Isi perjanjian dan kondisi calon nasabah
I
Y
Jumlah polis yang memenuhi syarat Resiko yang kecil pada objek
Analisa resiko terhadap Kondisi objek dan dokumen objek tertanggung terkait Penutupan asuransi
Pengumpulan dan verifikasi M dokumen-dokumen dan analisa objek.
I
Y
I
Y
E
Y
Pembayaran terhadap klaim yang tepat Data investigasi dan aspek hukum
H
E
Y
Jumlah rekanan bereputasi baik bertambah
Pembagian dan metode tanggungan terhadap polis berikut pembagian resiko Perusahaan menanggung resiko sesuai yang ideal. kemampuan
M
Rasio yang sesuai
E
Y
Laporan keuangan yang akurat
I
Y
Pertumbuhan kondisi keuangan yang sehat
H
Kondisi dan pemenuhan syarat
Penyetujuan dan investasi klaim
Pembayaran klaim sesuai isi kontrak
Validitas nasabah dan objek tertanggung
Negosiasi dan kerjasama reasuransi
Memperkuat permodalan Kerjasama dengan perusahaan reasuransi bereputasi baik perusahaan
Mengurangi resiko perusahaan Negosiasi penempatan resiko Manajemen biaya Menganalisa laporan dan keuangan keuangan
Efisiensi dan efektifitas anggaran Alokasi biaya dan aliran dana Layanan pembayaran
Kecepatan penanganan pembayaran
I
Y
Laporan keuangan dan prediksi pertumbuhan biaya dan inflasi.
Penyusunan Admininistrasi jurnal laporan keuangan dan buku besar
Gambaran yang jelas mengenai keuangan perusahaan
I
Y
Tersusunnya laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu
Pencatatan semua transaksi di dalam perusahaan secara detail.
H
Perolehan hasil tingkat RBC yang akurat
Penyesuaian biaya operasional dengan target laba yang telah ditetapkan.
M
Penelusuran kerusakan yang terjadi dan pembenahan sistem
M
Penyusunan laporan keuangan Perhitungan RBC Mengetahui perkembangan RBC
RBC mencapai tingkat sebesar 261,24% pada tahun 2009
Pertumbuhan laba tahunan
I
Y
Likuiditas aliran dana perusahaan meningkat
Perawatan dan pengembangan sistem yang berjalan
Pengelolaan sistem dan jaringan
I
Y
Penanganan kerusakan dan dukungan pengguna
Manajemen sumber daya manusia
Jumlah ahli asuransi Perekrutan karyawan yang mencapai 2 orang untuk berkualifikasi tinggi gelar AAIK dan 12 dengan gelar AAAIK
I
Y
Sistem perekrutan yang dilakukan dengan pertimbangan pengalaman dan kompetensi
H
I
Y
Pencatatan dan evaluasi kinerja karyawan
H
Pelatihan karyawan yang terprogram Promosi, mutasi dan demosi pegawai
Keterangan: Ext/Int : E = External, I = Internal Able to infl: Y = Yes, N = No Priority: H=High, M=Medium, L=Low
Kompensasi yang layak bagi pegawai
Tabel 3.7 Hasil konsolidasi kebutuhan informasi dan dukungan bisnis Short title
INFORMATION / SUPPORT NEED Description
Joint Prty
POTENTIAL BUSINESS BENEFIT SOURCE AND BASIS
STRATEGIC Analisa pasar
Menganalisa perkembangan pasar terhadap produk-produk asuransi -perubahan tren pasar
H
Media penelusuran keadaan pasar diperluas
Analisa produk pesaing
Mengetahui keunggulan dan perbedaan produk pesaing -adanya produk baru -fitur produk-produk pesaing
M
Respon terhadap pasar dan kebutuhan produk
Perolehan indeks kepuasan pelanggan
Menghitung indeks dengan faktor-faktor tertentu yang menggambarkan keadaan sebenarnya.
H
Penyimpanan dan pengolahan hasil pengumpulan data perlu dikembangkan
Analisa resiko polis
Menghitung indikator yang berpotensi menimbulkan kerugian perusahaan
H
Penentuan indikator penentu yang tepat
PLANNING AND ANALYSIS Perkiraan arus uang
Perkiraan terhadap biaya dan pendapatan
H
Analisa arus uang dan kondisi ekonomi yang disesuaikan dengan keuangan perusahaan
Penyusunan laporan keuangan
Merangkum semua transaksi ke dalam satu laporan keuangan termasuk laporan keuntungan dan produktifitas masingmasing cabang
M
Mempermudah pembuatan strategi keuangan
Analisa jalur promosi produk
Biaya promosi produk-produk perusahaan melalui berbagai jenis promosi.
M
Perolehan jangkauan promosi yang luas dan efektif
Perencanaan anggaran
Memperkirakan biaya yang dibutuhkan maupun potensi pendapatan
H
Perencanaan SDM
Promosi, mutasi, demosi, penggajian pegawai
H
Manajemen SDM untuk menunjang produktifitas perusahaan
MONITORING AND CONTROL NEEDS Laporan kinerja bisnis
Gambaran kondisi operasi perusahaan secara keseluruhan
H
Penyusunan laporan beradasar faktor-faktor penentu
Analisis laporan keuangan
Menelusuri kondisi keuangan perusahaan
H
Analis yang kompeten
Perhitungan RBC
Menghitung kecukupan modal perusahaan saat ini untuk menuju target
H
Akurasi penghitungan dan audit internal
Spesifikasi nasabah
Kelayakan nasabah, pemenuhan kewajiban, aspek hukum
H
Kelengkapan data nasabah
Penilaian nasabah dan polis
Verifikasi penentuan premi dan kelayakan nasabah
H
Sistem yang menunjang persetujuan permohonan polis
Pencatatan transaksi yang akurat
Pencatatan penerimaan premi, pembayaran klaim dan pengeluaran
H
Sistem akuntansi dibenahi dan ditingkatkan akurasinya
Hubungan antarcabang dan rekan
Komunikasi efektif dengan cabang dan rekanan seperti -Bank -Perusahaan reasuransi -Agen
H
Pengaturan persyaratan polis yang saling menguntungkan
Penyimpanan data pembayaran klaim
Dokumentasi pembayaran klaim nasabah sesuai dengan isi kontrak dan kerugian
H
TRANSACTION
SUPPORT Penyimpanan data keuangan
Penyimpanan transaksi, laporan keuangan, dan sebagainya
H
Sistem untuk pencatatan dan pengawasan keuangan
Penyimpanan dan pemeliharaan catatan nasabah
Pencatatan data nasabah dan metode peyimpanan dan akses termasuk isi polis, premi dan klaim
M
Sistem yang mudah digunakan untuk menelusuri histori nasabah
Dokumentasi kontrak
Menyimpan kontrak dengan nasabah maupun kontrak dengan rekanan
H
Sistem penyimpanan dengan keamanan tinggi
Perawatan dan pengembangan sistem informasi yang berjalan
Menangani kerusakan dan kesulitan pegawai dalam menggunakan sistem
M
Sistem yang terstruktur dan arsitektur sistem yang tersusun dan terekam dengan baik
Keterangan: Joint Priority: H=High M=Medium L=Low.
Tabel 3.16 Skema Proses Bisnis PT. Asuransi Purna Artanugraha R&D dan Promosi
Under Under Reasuransi writing writing Marine & Non marine Aviation Strategi Strategi Strategi Strategi Strategi Strategik Strategi pengembang penjualan penjualan underwriting underwriting kerjasama an produk produk produk reasuransi dan promosi dan rekanan Analisis & Perancangan Perencanaan Perencanaan Analisis polis Analisis polis Perencanaan dan anggaran anggaran own retention Peren pengembang pengembang pengembanga Penyusunan Penyusunan canaan an produk an n rencana dan rencana dan anggaran anggaran underwriting underwriting Perencanaan anggaran Pengawasan Pengawasan Pengawasan Pengawasan Kontrol Pengawasan Kontrol promosi pendapatan pendapatan persetujuan persetujuan reasuransi dan polis polis dan rekanan Pengen Kontrol agen Kontrol agen dalian lapangan lapangan
Transaksi Belanja promosi
Dukungan Dukungan operasional data pasar Identifikasi pelanggan
Corporate
Transaksi asuransi
Retail
Transaksi asuransi
Penyetujuan Penyetujuan Pengadaan pengajuan pengajuan perjanjian polis polis dengan rekanan Penetapan Penetapan tarif tarif
Penutupan polis Dukungan Dukungan Pengumpulan data nasabah data nasabah bukti verifikasi
Klaim Klaim marine non marine and aviation Strategi manajemen klaim
Strategi manajemen klaim
Keuangan
Strategi keuangan
Perencanaan Perencanaan Perencanaan anggaran anggaran anggaran klaim klaim keuangan Evaluasi klaim
Evaluasi klaim
Investigasi klaim
Investigasi klaim
Analisis keuangan
Akuntansi
Sistem informasi
Strategi teknologi informasi
SDM
Kesekre tariatan dan umum
Strategi pengembang an SDM
Perencanaan Perencanaan Perencanaan pengembang kompensasi anggaran an sistem karyawan dukungan operasional Perencanaan SDM
Pengawasan Administrasi Pengawasan penggunaan buku besar sistem dana Pengawasan Pengawasan perusahaan Auditing Pengawasan anggaran anggaran jaringan pembayaran pembayaran klaim klaim Pembayaran Pembayaran Penerimaan Pencatatan Belanja IT klaim klaim dan transaksi pembayaran premi dan pembayaran Verifikasi Verifikasi kontrak kontrak
Pengawasan Kontrol kinerja hubungan pegawai eksternal Kontrol administrasi personalia Penggajian Kompensasi pegawai
Penutupan polis Pengumpulan Dukungan Data dan Data dan Data dan bukti pendukung Data Aset TI Data dan bukti data rekanan dukungan dukungan akuntansi dan keuangan dukungan verifikasi dan investigasi investigasi personalia perjanjian
Dukungan data operasional perusahaan