29 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Latar Belakang Perusahaan
3.1.1
Sejarah PT. BSP didirikan pada tahun 2003 oleh Abdullah Alatas. Alamat Office: Jalan
Raya Pasar Minggu No.11, 12510 Jakarta Selatan, Indonesia. Quarry: Desa Rengasjajar Kecamatan Cigudeg Kabupaten Bogor. Bergerak dalam bidang pertambangan
yaitu
sebagai supplier batu andesit. Konsumen utamanya adalah betching plant, pabrik semen, kontraktor dan conblock plant. Dalam dunia pertambangan batu andesit dikenal ada dua jenis pertambangan yaitu pertambangan tradisional dan mekanikal. Pertambangan tradisional adalah serangkaian kegiatan untuk memproduksi batu andesit yang direncanakan dan diintegrasikan dengan menggunakan alat-alat berat. Contoh alat-alat berat tersebut adalah bulldozer untuk pengupasan, jack hammers dan kompresor untuk pengeboran, bahan peledak dan detonator untuk peledakan, backhoe untuk pengisian batu ke dalam truk. Pertambangan mekanikal adalah serangkaian kegiatan untuk memproduksi batu andesit yang direncanakan dan diintegrasikan dengan menggunakan perlengkapan mekanikal selain menggunakan bulldozer, bahan peledak dan backhoe. Pertambangan mekanik juga menggunakan mesin penghancur batu. Cara bekerjanya dengan menggiling batu besar lalu dikumpulkan serta dihancurkan kembali dan dipisahkan berdasarkan ukuran batu tersebut. Dalam pertambangan mekanikal, produk
30 yang dapat diproduksi lebih beragam seperti split, screening, makadam, abu batu, dan lainlain. Masing-masing dibedakan berdasarkan ukuran dan kegunaannya dalam pemakaian di dalam pembangunan. Perusahaan ini bergerak dalam usaha pertambangan mekanikal. Sejarah perusahaan akan menjadi salah satu potential knowledge yang dapat digunakan pada aplikasi KM yang dirancang, karena sejarah merupakan explicit knowledge yang akan digunakan pada knowledge identification secara structural. Structural knowledge merupakan explicit knowldege dan sudah terdokumentasi dalam bentuk kertas (hardcopy) maupun secara digital (softcopy) yang telah disebutkan pada bab sebelumnya. Structural knowledge yang ada dalam perusahaan ini yaitu hal-hal yang terkait dalam struktur organisasi seperti sejarah, visi misi, struktur organisasi beserta tugas wewenang dan tanggung jawab karyawan, serta peraturan yang dibuat oleh perusahaan dan.pemerintah. Berikut adalah penjabaran selanjutnya yang akan menghasilkan potential knowledge secara structural, yaitu visi misi.
3.1.2 Visi dan Misi Seperti yang dijabarkan pada poin diatas, visi misi perusahaan merupakan salah satu potential knowledge yang dapat digunakan dalam perancangan aplikasi KM ini. Visi misi merupakan explicit knowledge yang akan digunakan pada knowledge identification secara structural. Setiap karyawan wajib mengetahui visi misi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Hal ini dilakukan karena karyawan lah yang mampu mencapai visi misi perusahaan dengan bekerja keras. Berikut adalah visi misi perusahaan ini:
31 Visi menjadi perusahaan terdepan dalam bidang pertambangan batu andesit serta investasi dengan melalui peningkatan nilai kepuasan pelanggan, pemegang saham, dan karyawan
melalui
pengembangan
SDM,
teknologi,
dan
pertumbuhan
yang
berkesinambungan. Misi: •
Mengoptimalkan sumber daya batu andesit untuk pembangunan infrastructure.
•
Mengoptimalkan SDM perusahaan yang mampu untuk berkompetisi dalam persaingan nasional.
•
Menjadi perusahaan yang maju dan sehat serta memberikan kontribusi positif bagi stakeholders. Structural knowledge lainnya yang ada dalam perusahaan yaitu struktur organisasi.
Namun dalam ruang lingkup pembahasannya, aplikasi KM ini hanya dibuat khusus pada Divisi Operation. Sebelum membahas struktur Divisi Operation, terlebih dahulu akan dibahas struktur organisasi perusahaan secara keseluruhan sebagai pengantar. Berikut adalah struktur organisasi perusahaan ini.
3.1.3 Struktur Organisasi Sama halnya dengan sejarah dan visi misi perusahaan, struktur organisasi merupakan explicit knowledge yang akan digunakan pada knowledge identification secara structural. Knowledge mengenai struktur organisasi ini berhubungan dengan tugas wewenang dan tanggung jawab, sehingga diperoleh fungsi yaitu arahan yang baik mengenai tugas yang harus dilakukan karyawan.
32 Sebelum membahas struktur organisasi pada Divisi Operation, sebaiknya diketahui terlebih dahulu struktur organisasi secara keseluruhan. Perusahaan ini terdiri dari tiga Divisi yaitu Finance and Administration, Sales and Marketing dan Operation beserta bagian-bagiannya. Berikut adalah struktur organisasi secara menyeluruh perusahaan ini: Commisioner
Director
Finance and Administration
Accounting
Sales and Marketing
Finance and Tax
Administration
Manager of Corporate and Retail Sales
Operation
Mining
Blusting
Technical
Electrical
Mechanical
Warehouse
Stone Crusher
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
33 3.2
Divisi Operation Sebagaimana disebutkan sebelumnya, aplikasi KM yang dirancang dibatasi ruang
lingkupnya khusus untuk Divisi Operation. Untuk itu diperlukan pengenalan tentang divisi ini. Divisi Operation memiliki peran paling penting dalam perusahaan karena seluruh proses produksi berada di bawah naungan divisi ini. Proses pertambangan yang terjadi sepenuhnya menjadi tanggung jawabnya. Berikut adalah penjelasan mengenai struktur Divisi Operation pada perusahaan ini.
3.2.1 Struktur Organisasi Divisi Operation Rancangan aplikasi KM yang dibuat dikhususkan pada Divisi Operation. Untuk itu sangat diperlukan penjelasan mengenai struktur organisasi pada divisi ini agar diperoleh potential knowledge yang ada. Divisi Operation terdiri dari Bagian Divisi yaitu Mining, Technical dan Warehouse. Pada setiap Bagian Divisi tersebut terdapat para karyawan yang memiliki keahlian lebih atau menguasai suatu bidang tertentu yang disebut dengan para expertise. Expertise dapat dijadikan sumber knowledge untuk memberi solusi masalah yang dihadapi karyawan lain. Selanjutnya akan dibuat media pada perancangan aplikasi KM untuk memfasilitasi hubungan antara karyawan biasa dengan para expertise. Selain itu setiap Bagian Divisi memiliki potential knowledge yang berbeda dan akan digunakan pada rancangan aplikasi KM ini. Struktur Organisasi merupakan explicit knowledge yang akan digunakan pada knowledge identification secara structural. Sehingga sangat penting mempelajari perbedaan dari setiap Bagian Divisi yang ada yang pada akhirnya akan menghasilkan knowledge
34 identification secara functional. Bagian Technical terpecah lagi menjadi empat bagian yaitu Blasting, Electrical, Mechanical dan Stonecrusher. Berikut adalah strukur organisasi Divisi Operation:
Operation
Mining
Blusting
Technical
Electrical
Mechanical
Warehouse
Stone Crusher
Gambar 3.2 Struktur organisasi Divisi Operation
Keterangan Divisi Operation: Penjelasan atau keterangan mengenai struktur organisasi pada Divisi Operation ini bertujuan agar semakin mudah potential knowledge yang ada diperoleh. Berikut adalah keterangan dari divisi-divisi serta bagian-bagian yang ada pada Divisi Operation: •
Mining: bagian pada Divisi Operation terdiri dari para expert yang bertugas dalam menentukan lokasi pengeboran pada quarry untuk memperoleh bahan baku.
•
Technical: bagian pada Divisi Operation yang mengkoordinasikan ke-empat bagian, yaitu terdiri dari Blasting, Electrical, Mechanical dan Stonecrusher. Serta memberikan laporan pertanggungjawaban kepada kepala Divisi Operation. a. Blasting: merupakan Bagian Technical yang tugasnya berhubungan dengan melakukan pengeboman lokasi untuk memperoleh bahan baku batu andesit.
35 b. Electrical: merupakan Bagian Technical yang tugasnya berhubungan dengan kelistrikan dalam mendukung proses produksi. c. Mechanical: merupakan Bagian Technical yang tugasnya berhubungan dengan pemeliharaan dan perbaikan alat-alat berat. d. Stonecrusher: merupakan Bagian Technical yang tugasnya berhubungan dengan mesin stonecrusher yaitu alat pemecah batu untuk menghasilkan ukuran berbeda. •
Warehouse: merupakan Bagian Divisi Operation yang tugasnya berhubungan dengan penyimpanan serta persediaan sparepart dan bahan baku solar. Selain struktur organisasi beserta keterangannya, diperlukan penjabaran tugas,
wewenang, dan tanggung jawab untuk memperoleh potential knowledge yang ada.
3.2.2
Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Keseluruhan bagian pada Divisi Operation memiliki tugas yang berbeda dan saling
berkaitan dalam mendukung proses pertambangan perusahaan. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab adalah arahan bagi karyawan dalam mendukung pekerjaan yang harus dilakukan. Penjelasan ini merupakan explicit knowledge yang akan digunakan pada knowledge identification secara structural dalam aplikasi KM yang dirancang. Berikut gambaran umum tugas, wewenang dan tanggung jawab divisi ini: •
Mining: 9 Bertanggung jawab langsung kepada Divisi Operation. 9 Bertugas mengkoordinasi kegiatan yang berhubungan dengan penentuan lokasi pengeboman untuk memperoleh bahan baku batu andesit.
36 9 Mempunyai wewenang dalam menentukan lokasi yang tepat untuk melakukan pengeboman dan pengeboran. 9 Potential knowledge pada Bagian Divisi ini yaitu cadangan bahan baku, penentuan lokasi tambang, perencanaan jalan rintisan, pengukuran ketebalan tanah, dan topografi tanah.
•
Technical: 9 Bertanggung jawab pada Divisi Operation. 9 Bertugas dalam mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pada empat Bagian Technical, di antaranya: Blasting, Electrical, Mechanical, Stonecrusher. •
Blasting: 9 Bertanggung jawab kepada Bagian Technical. 9 Bertugas dan mempunyai wewenang dalam mengkoordinasikan kegiatan yang berhubungan dengan pengeboman di daerah quarry untuk memperoleh batu andesit. 9 Potential knowledge yang didapat yaitu tentang pengeboman dan pengeboran.
•
Electrical: 9 Bertanggungjawab kepada Bagian Technical. 9 Bertugas dan mempunyai wewenang dalam mengkoordinasikan kegiatankegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan listrik. Perusahaan ini menggunakan genset, berfungsi sebagai sumber utama penggerak alat-alat berat yang digunakan pada proses produksi.
37 9 Potential knowledge yang didapat yaitu tentang accu dan genset. •
Mechanical: 9 Bertanggungjawab kepada Bagian Technical. 9 Bertugas dan mempunyai wewenang dalam melakukan pemeliharaan dan perbaikan pada alat-alat berat seperti: dumb truck, bulldozer, kompresor, beckhoe, wheel loader, dan lain-lain. 9 Potential knowledge yang didapat yaitu tentang peralatan pertambangan dan kompresor.
•
Stonecrusher: 9 Bertanggungjawab kepada Bagian Technical. 9 Bertugas dan mempunyai wewenang dalam mengkoordinasikan kegiatankegiatan yang berhubungan dengan proses pemecahan ukuran batu andesit menjadi beberapa jenis seperti makadam, split, screening, abu bata dan sirdam dan melakukan pengiriman produk ke pelanggan. 9 Potential knowledge yang didapat yaitu tentang klasifikasi bahan baku dan maintanace mesin.
•
Warehouse: 9 Bertanggungjawab kepada Divisi Operation. 9 Bertugas mengkoordinasikan kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan serta pemeliharaan sparepart dan bahan bakar solar. 9 Mempunyai wewenang dalam melaporkan kebutuhan sparepart dan bahan bakar solar dalam mendukung proses produksi.
38 9 Potential knowledge yang didapat yaitu tentang bahan bakar dan sparepart. Dari tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang telah dijabarkan di atas, diperoleh potential knowledge yang akan dijadikan dasar untuk identification knowledge dan selanjutnya akan menghasilkan fitur pada aplikasi KM yang dirancang. Untuk memperkuat analisis dalam memperoleh potential knowledge tersebut, perlu dijelaskan kegiatan pada Divisi Operation.
3.2.3
Kegiatan Pada Divisi Operation Kegiatan umum divisi ini akan memperkuat potential knowledge yang didapat
diatas. Kegiatan pada Divisi Operation merupakan rencana pertambangan secara umum meliputi dua tahap pekerjaan, yaitu tahap persiapan dan penambangan. Bagian-bagian yang ada dalam divisi ini memiliki tugasnya masing-masing dalam mendukung proses pertambangan dan saling berkaitan satu dengan lainnya. Berikut adalah kegiatan umum dari Divisi Operation perusahaan: •
Sebagai langkah awal dalam tahap persiapan, hal yang perlu dilakukan adalah melakukan analisis dan penelitian pada areal pegunungan (lokasi tambang), ini dilakukan oleh Bagian Mining. Hasil analisis dan penelitian tersebut, meliputi: bahan galian, bentuk, ukuran, letak, ketebalan tanah penutup (over bourden) dan topografi. Maka akan ditemukan cadangan bahan baku dan umur tambang baru.
•
Selanjutnya akan di mulai tahap penambangan yaitu pembongkaran (pemboman dan pemboran) yang akan dilakukan oleh Bagian Blasting. Hal ini dilakukan sebagai persiapan pembukaan tambang (pengupasan lapisan penutup).
•
Bagian Mechanical akan membawa peralatan untuk pembukaan tambang tersebut,
39 terlebih dahulu akan dibuat jalan rintisan dengan bulldozer, backhoe, eksavator , alat bor (jack hammer dan kompresor). Untuk bagian yang tidak dapat dikerjakan bulldozer, maka akan diserahkan pada Bagian Blasting menggunakan bahan peledak dan perangkatnya. Jalan rintisan ini dibuat mengikuti rencana pembuatan jalan angkut utama. Hasil pengupasan tanah didorong kearah lereng dengan memanfaatkan gaya gravitasi. •
Setelah tahap tersebut selesai maka bahan baku didapat dan dilanjutkan oleh Bagian Stonecrusher. Bahan baku batu andesit diambil dan diangkut dengan menggunakan backhoe dan dumb truck. Kapasitas dumb truck adalah 20 ton. Selanjutnya batu dipecahkan dan diklasifikasikan sesuai dengan ukurannya yaitu makadam, split 3-5, split 2-3, split 1-2, screening, abu batu dan sirdam. Pemecahan batu tersebut menggunakan alat yang disebut stonecrusher.
•
Masalah kelistrikan atau elektrikal ditangani oleh Bagian Electrical. Dalam area pertambangan ini listrik yang digunakan adalah genset.
•
Kegiatan lain di luar proses pertambangan adalah rapat mingguan yang terbagi dari dua jenis, yaitu rapat per satu minggu sekali yang dilakukan oleh staf, dan rapat per dua minggu sekali yang dilakukan oleh manajer. Rapat kerja staf membahas masalahmasalah yang dihadapi di lapangan atau quarry dari setiap Bagian Divisi. Hasil dari rapat ini adalah notulen yang selanjutnya akan diserahkan kepada para manajer. Manajer akan membahas permasalahan tersebut dengan para manajer disetiap Bagian Divisi pada Divisi Operation. Hasil yang diperoleh merupakan notulen rapat manajer. Kegiatan ini merupakan proses konversi knowledge dari tacit ke explicit. Hasil explicit tersebut adalah notulen rapat yang merupakan potential knowledge dan dapat
40 digunakan pada knowledge identification secara behavioral. Selanjutnya untuk melengkapi potential knowledge yang akan digunakan pada identification knowledge secara behavioral maka akan dijelaskan peraturan.
3.2.4 •
Peraturan
Terhadap SO (Sales Order): 1. Mengerjakan / memproduksi order apapun tanpa Sales Order (SO) asli yang sudah ditanda tangani oleh Direktur Utama. 2. Mengerjakan/memproduksi order apapun dengan SPK yang diphotocopy. 3. Mengerjakan /memproduksi order apapun diluar waktu kerja atau waktu lembur yang ditetapkan oleh pimpinan produksi. 4. Mengerjakan/memproduksi dengan jumlah barang jadi yang dikurangi atau dilebihkan, sehingga tidak sesuai dengan jumlah yang ditulis pada SO asli.
•
Terhadap Surat Jalan Pengiriman Barang: 1. Mengeluarkan barang apapun dari dalam quarry PT. Batu Sarana Persada tanpa dilengkapi dengan surat jalan asli yang sudah ditandatangani oleh Direktur Utama. 2. Mengeluarkan barang dengan jumlah tidak sesuai dengan jumlah yang tertulis pada surat jalan asli. 3. Mengeluarkan barang tidak menggunakan mobil ekspedisi resmi milik perusahaan tanpa ijin/persetujuan tertulis dari Direktur Utama atau perwakilannya. 4. Mengeluarkan barang apapun diluar jam kerja lembur tanpa persetujan tertulis dari Direktur Utama.
41 •
Terhadap Penerimaan Barang: 1
Menerima barang apapun tanpa dilengkapi bukti PO dari bagian Pembelian terlebih dahulu.
2
Menerima barang yang spesifikasi tidak sesuai pesanan, tanpa persetujuan pimpinan/bagian pembelian.
3
Menerima barang apapun yang jumlah fisiknya tidak sama dengan yang tertulis pada surat jalan.
4
Menerima barang apapun diluar jam kerja atau jam lembur yang sudah ditetapkan oleh pimpinan.
Jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan diatas, maka dianggap tidak sah dan bagi karyawan yang melakukannya baik secara sengaja maupun tidak sengaja, akan dikenakan sanksi administrasi dan dianggap telah melakukan pencurian serta akan diproses sesuai dengan hukum yang berlaku.
3.3
Analisis SWOT Analisis SWOT adalah analisis yang melihat tentang dua lingkungan berpengaruh
di dalam perusahaan. Adapun ke-dua lingkungan tersebut adalah lingkungan internal dan eksternal perusahaan. Lingkungan internal perusahaan meliputi potensi kekuatan dan kelemahan yang ada di dalam perusahaan. Sedangkan lingkungan eksternal perusahaan berkaitan dengan potensi akan peluang dan ancaman yang ada bagi perusahaan. Berikut adalah analisis yang informasinya diperoleh dari hasil observasi dan wawancara secara langsung kepada pihak perusahaan. Daftar pertanyaan yang diajukan
42 beserta jawaban akan dimasukan pada lampiran.
3.3.1
Lingkungan Internal
A. Kekuatan •
Lokasi Pertambangan Strategis. Lokasi yang sangat tepat karena di area ini banyak bahan baku yang diprediksi sampai 30 tahun tidak akan habis dibanding dengan area milik pesaing.
•
SDM Berkualitas. Tenaga kerja yang profesional dan expert dibidangnya masing-masing. Sehingga proses produksi dapat berjalan dengan baik karena ditangani oleh orang-orang yang tepat.
•
Peralatan Yang Ada Mendukung Kualitas Produksi. Perusahaan ini memiliki peralatan yang cukup memadai dalam membantu proses produksi pertambangan. Peralatan tersebut mencakup alat-alat berat yang digunakan dalam proses pertambangan.
•
Manajemen Yang Handal. Manajemen dalam perusahaan ini cukup handal dalam quality control. Pada umumnya dalam proses pendistribusian hasil batu andesit kepada pembeli, sering terjadi penyusutan jumlah batu tersebut akibat keadaan jalan yang sangat buruk, penyimpanan batu dalam truck tidak tersimpan dengan baik, atau kecelakaan pada saat pengiriman. Dalam hal ini perusahaan mampu menjaga kualitas dan kuantitas produk dengan baik sehingga penyusutan tersebut jarang terjadi.
43 B. Kelemahan •
Biaya Pemeliharaan Yang Besar. Membutuhkan dana yang besar untuk pengadaan alat berat dan pembayaran pajak alat berat kepada pemerintah. Serta belum memiliki kekuatan financial cukup untuk membeli alat berat yang lebih banyak.
•
Loyalitas Karyawan Rendah. Loyalitas karyawan yang rendah, sehingga sering terjadinya turnover karyawan. Loyalitas disini dimaksudkan tingkat intensitas keluar masuknya karyawan yang cukup tinggi.
•
Kesulitan Dalam Ekspansi Lahan Tambang. Sulitnya melakukan ekspansi dalam memperoleh bahan baku tambang terjadi karena lokasi yang dimiliki perusahaan sekarang ini dikelilingi oleh lahan-lahan milik perusahaan lain.
3.3.2
Lingkungan Eksternal
A. Peluang •
Trend Permintaan Pasar Sangat Besar. Pasar untuk batu andesit sangat cerah. Hal ini dikarenakan sampai saat ini kapasitas produksi pertambangan yang ada masih belum bisa memenuhi kebutuhan pasar sangat besar, khususnya di Jabodetabek. Selama pembangunan masih dilaksanakan maka pasar untuk batu andesit ini masih terbuka lebar.
•
Ekspansi Pasar Ke Luar Daerah. Kebutuhan besar akan batu andesit tidak hanya terdapat di Jabodetabek. Perusahaaan
44 ini hanya melayani konsumen dari Jabodetabek, maka untuk memperluas pangsa pasar keluar daerah atau pulau dapat menjadi peluang yang sangat baik bagi perkembangan perusahaan ini. •
Pemanfaatan Teknologi Yang Terkomputerisasi. Teknologi terus berkembang dan semakin canggih. Teknologi di sini berupa aplikasiaplikasi yang
dapat mendukung pencapaian peluang meningkatnya hasil produksi
perusahaan. Seperti contohnya pembangunan aplikasi KM yang berguna dalam menyimpan dan mendistribusikan pengetahuan dalam perusahaan agar merata.
B. Ancaman •
Pesaing. Banyaknya perusahaan-perusahaan pertambangan batu andesit
yang semakin
bermunculan. Sehingga ancaman yang terjadi adalah besarnya tingkat persaingan dalam mendapatkan konsumen. •
Usia Sumber Daya Alam (SDA). Prediksi akan habisnya bahan baku setelah tiga puluh tahun dan semakin sulitnya mencari area atau lokasi pertambangan menjadi ancaman yang cukup serius. Hal ini dapat menyebabkan perusahaan kehabisan bahan baku dan berhenti produksi.
•
Harga Yang Ditawarkan Pesaing Kompetitif. Seluruh perusahaan tambang batu andesit memiliki kualitas produk yang sama. Maka seluruh perusahaan melakukan persaingan harga untuk dapat memperoleh pembeli.
45 3.3.3
SWOT Matrix SWOT matrix menggambarkan berbagai alternatif strategi yang dapat dilakukan
oleh perusahaan yang didapatkan dari hasil analisis SWOT. Empat alternatif strategi yang didapatkan yaitu strategi SO, strategi WO, strategi ST dan strategi WT. Data dan informasi yang digunakan oleh masing-masing strategi diperoleh dari EFAS dan IFAS matrix. Berikut adalah tabel SWOT matrix yang terdapat pada perusahaan ini:
46
Lingkungan Internal
Lingkungan Eksternal Peluang (O) 1. Trend permintaan pasar sangat besar. 2. Ekspansi pasar ke luar daerah. 3. Pemanfaatan teknologi yang terkomputerisasi.
Ancaman (T) 1. Pesaing. 2. Usia SDA. 3.Harga yang ditawarkan pesaing kompetitif.
Kekuatan (S) 1. Lokasi pertambangan strategis. 2. SDM berkualitas. 3. Peralatan yang mendukung kualitas produksi. 4. Manajemen yang handal.
Kelemahan (W) 1. Biaya pemeliharaan yang besar. 2. Loyalitas karyawan. 3. Kesulitan dalam ekspansi lahan tambang. .
Strategi SO 1. Penggunaan teknologi yang tepat guna dan terkomputerisasi agar membantu SDM dalam menghasilkan produk yang berkualitas yaitu dengan merancang aplikasi KM untuk membantu SDM dalam memenuhi kebutuhan knowledge dan informasi serta dalam mengupayakan pendistribusian knowledge yang merata(S2,O3). 2. Manajemen yang handal memungkinkan perusahaan dalam melakukan ekspansi ke luar daerah (S4,O3). 3. Peralatan yang ada mendukung kualitas produksi sehingga mampu memenuhi trend permintaan pasar yang sangat besar (S3,O1).
Strategi WO 1. Merancang aplikasi KM agar knowledge yang dimilliki karyawan terdokumentasi dengan baik dan tidak hilang akibat loyalitas karyawan rendah, sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pasar yang sangat besar(W2,O1). 2. Melakukan ekspansi lahan tambang di luar daerah dalam memenuhi peluang untuk melakukan ekspansi pasar ke luar daerah(W3,O2).
Strategi ST 1.Memperluas lokasi pertambangan yang strategis untuk menghindari ancaman kehabisan bahan baku (S1,T2). 2. Meningkatkan kualitas SDM agar unggul dalam bersaing dengan para pesaing (S2,T1). 3.Manajemen yang handal mampu menghasilkan produk berkualitas dengan harga kompetitif(S4,T3).
Strategi WT 1. Merancangan aplikasi KM untuk mencegah hilangnya knowledge akibat minimnya loyalitas karyawan dan menjadi unggul dalam bersaing dengan para pesaing(W2,T1). 2. Melakukan ekspansi lahan tambang dalam menghindari kurangnya SDA sehingga perusahaan mampu terus berkompetitif dengan para pesaing(W3,T1). 3. Melakukan ekspansi lahan tambang di area lain untuk mencegah terjadinya kehabisan bahan baku akibat usia SDA yang terbatas(W3,T2).
Tabel 3.1 SWOT Matrix
47 3.3.4 IFAS dan EFAS 3.3.4.1 IFAS Matrix IFAS Matrix Digunakan untuk meringkas dan mengevaluasi strengths dan weakness pada perusahaan. A. Strengths • Lokasi pertambangan strategis
Bobot 0,33
Rating 4
Jumlah 1,32
• SDM Berkualitas
0,08
2
0,16
• Peralatan yang mendukung
0,19
3
0,57
0,07
2
0,67 Bobot 0,10
Rating 2
0,14 2,19 Jumlah 0,20
0,18
3
0,54
0,01
1
0,01
• Manajemen yang professional Sub total B. Weakness • Biaya pemeliharaan yang besar • Loyalitas Karyawan • Kesulitan dalam ekspansi bahan tambang Sub total Total
0,29 1,00 Tabel 3.2 IFAS Matrix
0,75 1,44
Perhitungan IFAS: Strength: 2,19 Weakness: 0,75 Titik X (internal) = Strength - Weakness = 2,19 – 0,75 = 1,44
Berdasarkan Tabel 3.2 IFAS matrix diperoleh kesimpulan bahwa perusahaan memiliki total IFAS sebesar 1,44 yang berarti perusahaan dapat menggunakan strength yang dimiliki dengan baik dan meminimalisir weakness. Perusahaan ini memiliki internal kuat.
48 3.3.4.2 EFAS Matrix EFAS matrix digunakan untuk meringkas dan mengevaluasi oppurtunities dan threats utama dalam perusahaan ini. Berikut adalah tabel: A. Opportunities • Kebutuhan pasar sangat besar. • Pangsa pasar luas. • Penggunaan teknologi Sub total
Bobot 0,37 0,15 0,18 0,70
Rating 4 2 3
Jumlah 1,48 0,30 0,54 2,32
B. Threats • Pesaing • Kehabisan bahan baku • Bagian yang ditawarkan pesaing bersaing Sub total
Bobot 0,12 0,12 0,06
Rating 2 2 1
Jumlah 0,24 0,24 0,06
Total
0,30
1,00 Tabel 3.3 EFAS Matrix
0,54 1,78
Perhitungan EFAS: Opportunities: 2,32 Threats: 0,54 Titik Y (internal)= Opportunities – Threats = 2,32 – 0,54 = 1,78 Berdasakan tabel 3.3 EFAS matrix diperoleh kesimpulan bahwa perusahaan memiliki total EFAS sebesar 1,78 berarti perusahaan dapat menggunakan opportunities dengan baik dan dapat menghindari threats yang ada.
49 3.4.4.3 Kurva IFAS – EFAS Analisis SWOT S
(1,44 ; 1,78) SO
T
O
W
Gambar 3.3 Posisi SWOT Perusahaan
Berdasarkan gambar 3.3 posisi SWOT perusahaan ini terletak pada strategi SO yaitu merancang aplikasi KM agar knowledge yang dimilliki karyawan terdokumentasi dengan baik dan tidak hilang akibat loyalitas karyawan rendah, sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pasar yang sangat besar. Hal ini didapat dari hasil analisis perhitungan SWOT matrix berdasarkan hasil IFAS (X)= 1,44 dan EFAS(Y)= 1,78.
50 Dari hasil analisis SWOT yang telah dibuat, dapat diidentifikasikan potential knowledge yang dijelaskan pada tabel berikut: Strategi SWOT
Potential Knowledge
Strategi SO
.Pengetahuan informasi produk.
1. Penggunaan teknologi yang lebih tepat guna dan terkomputerisasi agar membantu SDM dalam menghasilkan produk yang berkualitas yaitu dengan merancang aplikasi KM untuk membantu SDM dalam memenuhi kebutuhan knowledge dan informasi serta dalam mengupayakan pendistribusian knowledge yang merata. 2. Manajemen yang handal memungkinkan perusahaan dalam melakukan ekspansi ke luar daerah. 3. Peralatan yang ada mendukung kualitas produksi sehingga mampu memenuhi trend permintaan pasar yang sangat besar .
Pengetahuan tugas, wewenang, dan
Strategi WO
Skill dan knowledge karyawan per Bagian
1. Merancang aplikasi KM agar knowledge yang dimilliki karyawan terdokumentasi dengan baik dan tidak hilang akibat loyalitas karyawan rendah, sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pasar yang sangat besar. 2. Melakukan ekspansi lahan tambang di luar daerah dalam memenuhi peluang untuk melakukan ekspansi pasar ke luar daerah.
Divisi.
Strategi ST
Pengetahuan area pertambangan.
tanggung jawab per Bagian Divisi.. Pengetahuan peralatan pertambangan.
Pengetahuan area pertambangan. Pengetahuan peralatan pertambangan.
1.Memperluas lokasi pertambangan yang strategis untuk menghindari ancaman kehabisan bahan baku. 2. Meningkatkan kualitas SDM agar unggul dalam bersaing dengan para pesaing. 3.Manajemen yang handal mampu menghasilkan produk berkualitas dengan harga kompetitif.
Strategi WT
Pengetahuan area pertambangan.
1. Merancangan aplikasi KM untuk mencegah hilangnya knowledge akibat minimnya loyalitas karyawan dan menjadi unggul dalam bersaing dengan para pesaing. 2. Melakukan ekspansi lahan tambang dalam menghindari kurangnya SDA sehingga perusahaan mampu terus berkompetitif dengan para pesaing. 3. Melakukan ekspansi lahan tambang di area lain untuk mencegah terjadinya kehabisan bahan baku akibat usia SDA yang terbatas.
Knowledge dan skill yang dimiliki karyawan per bagian Divisi..
Tabel 3.4 Potential Knowledge Pada Matriks SWOT
51 Dari seluruh analisis yang ada dilakukan diatas diperoleh potential-potential knowledge yang dapat digunakan pada perancangan aplikasi KM. Selanjutnya akan ditentukan Knowledge goals.
3.4
Knowledge Goal Knowledge goals merupakan pengukuran sejauh mana pembelajaran dalam
perusahaan dapat dinilai berhasil sehingga perusahaan dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan para eksekutif dan meningkatkan ketrampilan karyawan. Knowledge goals ini ditentukan berdasarkan sejarah, visi misi, struktur organisasi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab karyawan, kegiatan pada Divisi Operation serta hasil analisis lainnya yang telah dibahas diatas. Berikut adalah knowledge goals yang ingin dicapai oleh perusahaan ini:
3.4.1 Normative •
Menciptakan budaya self-learning kepada karyawan agar pengembangan terhadap kemampuan, pengetahuan serta keterampilan individu dapat ditingkatkan.
•
Menciptakan suatu keadaan di dalam perusahaan di mana karyawan yang ada, dapat dengan mudah menyampaikan aspirasi sehingga kreativitas dapat ditingkatkan.
3.4.2 •
Strategic
Mendayagunakan semua knowledge yang ada dalam perusahaan, untuk digunakan dalam menunjang strategi perusahaan di dalam mencapai visi dan misi.
52 •
Membuat suatu sistem pendokumentasian yang baik agar dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja.
3.4.3 •
Operational
Pendistribusian knowledge, agar semua karyawan mendapatkan hasil kerja yang merata dan seimbang.
•
Menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh staff dan manager sehari-hari serta jangka panjang.
3.4.4
Pemetaan Knowledge Goal Berikut adalah pemetaan strategi perusahaan yang didapat dari analisa SWOT
dengan Knowledge Goals yang telah ditentukan melalui hasil dari visi misi perusahaan, strategi perusahaan, dan proses bisnis yang berjalan.
53
Strategi Perusahaan
Knowledge Goals
1. Penggunaan teknologi yang lebih canggih dan terkomputerisasi agar membantu SDM dalam menghasilkan produk yang berkualitas yaitu dengan merancang aplikasi KM untuk membantu SDM dalam memenuhi kebutuhan knowledge dan informasi serta dalam mengupayakan pendistribusian knowledge yang merata.
1. Normative Knowledge Goals a. Menciptakan budaya selflearning kepada karyawan agar pengembangan terhadap kemampuan, pengetahuan serta keterampilan individu dapat ditingkatkan. b. Menciptakan suatu keadaan di dalam perusahaan dimana karyawan yang ada, dapat dengan mudah menyampaikan aspirasi sehingga kreatifitas dapat ditingkatkan.
2. Manajemen yang handal memungkinkan perusahaan dalam melakukan ekspansi ke luar daerah. 3. Peralatan yang ada mendukung kualitas produksi sehingga mampu memenuhi trend permintaan pasar yang sangat besar. 4. Merancang aplikasi KM agar knowledge yang dimilliki karyawan terdokumentasi dengan baik dan tidak hilang akibat loyalitas karyawan rendah, sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pasar yang sangat besar. 5. Melakukan ekspansi lahan tambang di luar daerah dalam memenuhi peluang untuk melakukan ekspansi pasar ke luar daerah. 6. Memperluas lokasi pertambangan yang strategis untuk menghindari ancaman kehabisan bahan baku. 7. Meningkatkan kualitas SDM agar unggul dalam bersaing dengan para pesaing. 8. Manajemen yang handal mampu menghasilkan produk berkualitas dengan harga kompetitif. 9. Merancangan aplikasi KM untuk mencegah hilangnya knowledge akibat minimnya loyalitas karyawan dan menjadi unggul dalam bersaing dengan para pesaing . 10. Melakukan ekspansi lahan tambang dalam menghindari kurangnya SDA sehingga perusahaan mampu terus berkompetitif dengan para pesaing.
2. Strategie Knowledge Goals a. Mendayagunakan semua knowledge yang ada di dalam perusahaan, untuk digunakan dalam menunjang strategi perusahaan di dalam mencapai visi dan misi. b. Membuat suatu sistem pendokumentasian yang baik agar dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja.
3. Operational Knowledge Goals a. Pendistribusian knowledge, agar semua karyawan mendapatkan hasil kerja yang merata dan seimbang. 11. Melakukan ekspansi lahan tambang di area lain untuk b. Menyelesaikan masalah yang mencegah terjadinya kehabisan bahan baku akibat usia dihadapi oleh staff dan SDA yang terbatas. manager sehari-hari serta jangka panjang. Tabel 3.5 Pemetaan Knowledge Goals Dengan Strategi Perusahaan
54 3.5
Identifikasi Knowledge Mengidentifikasikan pengetahuan yang bersifat tacit atau explicit knowledge,
structural, functional dan behaviour yang dimiliki oleh perusahaan ini. Knowledge ini didapat dari hasil analisa dan pembahasan-pembahasan diatas, yaitu visi misi perusahaan, kegiatan umum perusahaan dan Divisi Operation, penjelasan struktur organisasi atau job description serta analisis SWOT.
3.5.1 Struktural Identifikasi knowledge ini berhubungan dengan segala sesuatu hal yang berhubungan dengan struktural perusahaan, yaitu didapat dari visi misi serta peraturan perusahaan, tugas wewenang dan tanggung jawab karyawan. Tediri dari: •
Sejarah Menjelaskan sejarah perusahaan secara lengkap, meliputi pendiri, tahun berdiri dan informasi lainnya. Fungsinya agar karyawan mengetahui secara lengkap sejarah tersebut. Sejarah ini bersifat tacit.
•
Visi misi Menjelaskan visi dan misin perusahaan. Dengan adanya penjelasan ini karyawan dapat mengetahui visi dan misi yang ingin dicapai. Visi dan misi ini bersifat explicit.
•
Struktur organisasi beserta tugas, wewenang dan tanggung jawab karyawan. Menjelaskan secara terperinci tugas, wewenang serta tanggung jawab di dalam Divisi Operation dilengkapi dengan gambaran struktur organisasi. Dengan adanya penjelasan ini para karyawan dapat mengetahui secara jelas tugas, wewenang serta tanggung
55 jawabnya sehingga pekerjaan dilakukan lebih terarah dan teratur. Tugas, wewenang dan tanggung jawab ini bersifat explicit. •
Peraturan perusahaaan dan pemerintah. Menjelaskan tentang peraturan yang berlaku di perusahaan bagi karyawan dan peraturan umum tenaga kerja. Peraturan perusahaan dibuat oleh perusahaan itu sendiri, sedangkan peraturan umum tenaga kerja dibuat oleh pemerintah berdasarkan perundang-undangan yang berlaku di Negara Indonesia. Hal ini dilakukan agar para karyawan dapat mengetahui serta mematuhi peraturan yang berlaku sehingga jika terjadi pelanggaran maka karyawan dapat mengetahui sanksi yang akan diterima. Peraturan ini bersifat explicit.
3.5.2 Functional Identifikasi ini didapat dari knowledge yang memilliki sifat functional atau memiliki kegunaan. Dari hasil analisis yang didapat dari pembahasan sebelumnya, knowledge yang bersifat functional dalam perusahaan ini terdiri dari: •
Pembagian kategori knowledge berdasarkan Bagian Divisi yaitu Mining, Technical, dan Warehouse. Meliputi pengetahuan, inspirasi atau ide yang dimiliki karyawan untuk dapat didokumentasikan dan didistribusikan sehingga dapat bermanfaat serta merata ke seluruh karyawan. Pengetahuan ini dibagi per Bagian dalam Divisi Operation yaitu Mining, Technical, dan Warehouse, yang dikategorikan menjadi: Mining: Cadangan bahan baku, penentuan lokasi tambang, pengetahuan area pertambangan, perencanaan jalan rintisan, pengukuran ketebalan tanah, topografi tanah. Technical: blusting:
56 pengeboman dan pengeboran, electrical: accu dan genset., mechanical: Alat berat dan kompresor, stone crusher: klasifikasi bahan baku dan maintanace mesin.Warehouse: bahan bakar dan sparepart. Pengetahuan ini bersifat explicit. •
Pengetahuan product. Menjelaskan secara rinci spesifikasi data produk batu andesit yang dihasilkan perusahaan. Penjelasan ini dapat berguna bagi karyawan baru dalam pemenuhan kebutuhan informasi mengenai jenis-jenis produk perusahaan. Data ini bersifat explicit.
•
Tentang expertise. Menjelaskan keahlian atau skill yang miliki para expertise. Hal ini dilakukan agar para karyawan mendapatkan jawaban atas kesulitan yang dihadapi. Skill para expertise dapat dilihat melalui level skala 1-5 yang diberikan langsung oleh atasan. Seperti telah disebutkan pada poin keterangan struktur organisasi di atas, setiap Bagian Divisi masing-masing memiliki expertise yang dikategorikan menjadi beberapa potential knowledge hasil dari struktur organisasi, tugas,wewenang dan tanggung jawab serta kegiatan pada Divisi Operation.
•
Pertanyaan dan jawaban mengenai penggunaan aplikasi KM. Berisikan pertanyaan umum beserta jawaban yang berkaitan dengan standar penggunaan aplikasi KM. digunakan untuk mempermudah karyawan dalam menggunakan aplikasii KM yang dibuat. Pertanyaan dan jawaban ini bersifat explicit.
•
Pengetahuan yang dimiliki karyawan. Meliputi pengetahuan inspirasi atau ide yang dimiliki karyawan untuk dapat di dokumentasikan dan di distribusikan sehingga dapat bermanfaat serta merata keseluruh
57 karyawan. Pengetahuan ini dibagi sesuai dengan kategori yang telah dijabarkan pada pembagian kategori knowledge berdasarkan pada Bagian Divisi di atas. Pengetahuan ini bersifat tacit.
3.5.3 Behavioral Identifikasi ini didapat dari kegiatan perusahaan yang bersifat rutin dan menghasilkan knowledge. Berikut adalah identifikasi knowledge secara behavioral: •
Informasi meeting.
Informasi ini berisikan agenda rapat yaitu tanggal, subjek dan hasil rapat yang diperoleh dari: 9 Rapat staf Divisi Operation. Rapat ini dilakukan setiap satu minggu sekali dan diikuti oleh staf Divisi Operation meliputi Bagian Blasting, Stonecrusher, Mechanical dan Electrical. Pembahasan dalam rapat ini meliputi keluhan-keluhan atau masalah-masalah serta review kebutuhan-kebutuhan pekerja dalam quarry yang dialami selama proses pertambangan. Selanjutnya hasil rapat ini akan diteruskan kepada para manajer Divisi Operation. Bentuknya berupa notulen kerja staf. Rapat yang dilakukan ini bersifat tacit dan menghasilkan notulen yang bersifat explicit. 9 Rapat Manajer Divisi Operation. Rapat ini dilakukan setiap dua minggu sekali dan hanya diikuti oleh para manajer Divisi Operation. Pembahasan dalam rapat ini merupakan proses pemecahan masalah dan pencarian solusi atau merupakan kelanjutan dari notulen kerja staf dari hasil rapat staf yang dilakukan seminggu sekali. Selain itu akan dilakukan
58 pembahasan mengenai masalah-masalah yang dialami manajer dan akan dilaporkan kepada kepala Divisi Operation di office. Masalah tersebut misalnya penurunan produksi pertambangan, loyalitas karyawan atau sering terjadinya turnover pada Divisi Operation. Bentuknya adalah notulen kerja manajer. Rapat yang dilakukan ini bersifat tacit dan menghasilkan notulen yang bersifat explicit.
