BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Sejarah Sekolah SMP
Strada
Santo
FransiskusXaverius2beradadibawahnaunganYayasanPerkumpulanStrada.Dimana perkumpulanStradamerupakanLembagaPendidikanKatolik memulaikaryanyasejaktanggal FransiskusXaverius2berdiripada
24 15
Mei
yang
1924.SMP
Juli
1963
Strada
yang
Santo
berdomisili
di
JalanBhayangkara No.38, yang secarageografisterletak di KelurahanTugu Utara, KecamatanKoja.Mudahdijangkaudarisegalaarahdengan darat.Melakukanperubahanbangunanpadatahun sekitar
85%
berbgaialattransportasi
1990.Kualifikasiuntuk
adalahlulusan
guru S1,
olehkarenaitukualitastenagapengajartidakdiragukanlagi.Sekolahdilengkapidenga nberbagaimacamfasilitas yang disediakanuntukkepentinganbersamabaik guru maupunsiswa,
sepertimisalnyaPerpustakaan,
laboratorium
IPA
danKomputer.SekolahmendapatdukungandariDinasPendidikanataskinerjadanjala nnyakegiatanbelajarmengajar, begitujugamasyarakatsekitarmemberikandukunganpenuhterhadapsekolahini.Ada jugakekurangandarisekolah
SMP
FransiskusXaverius2adalahkurangnyalapanganolahraga
Strada yang
Santo memadai,
ruanganuntukmurid SMP harusberbagidengan SMK, Belumadanyateknologi yang
baikdanmendukungkegiatanbelajarmengajardanjugamembantupara
untukkegiatanakademis. 49
guru
50
SekolahmemberikankesempatankepadapesertadidikuntukBerimandanTakwakepa daTuhan
Yang
MahaEsa,
Menyadaribahwapesertadidikadalahmahluksosialdalamtatanankemasyarakatanda nmeningkatkankesadaranuntukaktifmemeliharaataumelestarikanlingkungansekita r, meningkatkankedisiplinandankebersihanpribadidanlingkungan. 3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Manusia bagisesama yang utuh dan unggul dalam ilmu pengetahuan dan teknologi, kepribadian dan iman serta menjadikan SMP Strada St.FX 2 terbaik dan terdepan di Jakarta Utara. 3.2.1.1 Visi yang mencerminkan profil dan cita-cita sekolah -
Berorientasi ke depan dengan memperhatikan potensi-potensi yang dimiliki sekolah.
-
Sesuai dengan norma dan harapan masyarakat.
-
Ingin mencapai keunggulan.
-
Mendorong semangat dan komitmen seluruh warga sekolah sebagai komunitas pembelajaran yang berbasis nilai-nilai keutamaan hidup.
-
Mendorong adanya perubahan lebih baik (futuristik)
-
Mengarahkan langkah-langkah strategi (misi) sekolah.
51
3.2.2 Misi Misi SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 : -
Menanamkan keyakinan serta nilai-nilai humaniora kepada peserta didik terhadap kebesaran Tuhan Yang Maha Esa.
-
Meningkatkan kesadaran peserta didik sebagai makhluk sosial dalam tatanan
kemasyarakatan
dan
aktif
memelihara/melestarikan
lingkungan. -
Mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan melalui pengalaman langsung sesuai dengan minat dan bakat peserta didik sebagai bentuk implementasi sistem pembelajaran berpola Paradigma Pedagogik Reflektif (PPR).
-
Menanamkan nilai kedisiplinan dan kebersihan pribadi dan lingkungan sekitar.
52
3.3 Struktur Organisasi 3.3.1 Struktur Organisasi SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 3.3.2 Wewenang Dan Tanggung Jawab Kepala Sekolah Kepala sekolah berfungsi dan bertugas sebagai Edukator, Manajer, Administrator dan Supervisor, Pemimpin/Leader Inovator, Motivator. •
Kepala Sekolah Selaku Edukator Kepala sekolah sebagai edukator bertugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.
53
•
Kepala Sekolah Selaku Manajer -
Menyusun perencanaan
-
Menorganisasikan kegiatan
-
Mengarahkan kegiatan
-
Mengkoordinasikan kegiatan
-
Melaksanakan pengawasan
-
Melakukan evaluasi terhadap kegiatan
-
Menentukan kebijaksanaan
-
Mengadakan rapat
-
Mengambil keputusan
-
Mengatur proses belajar mengajar
-
Mengatur
administrasi,
ketatausahaan,
siswa,
ketenagaan, sarana, prasarana dan keuangan (RAPBS) -
Mengatur organisasi siswa intra sekolah (OSIS)
-
Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi terkait
•
Kepala Sekolah Selaku Supervisor -
Proses Belajar Mengajar ( PBM )
-
Kegiatan bimbingan dan konseling
-
Kegiatan ekstrakurikuler
-
Kegiatan ketatausahaan
-
Kegiatan kerja sama dengan masyarakat dan instansi terkait
-
Sarana dan prasarana
54
•
-
Kegiatan OSIS
-
Kegiatan 7 K
Kepala Sekolah Selaku Pemimpin/Leader -
Dapat dipercaya, jujur dan bertanggung jawab
-
Memahami kondisi guru, karyawan dan siswa
-
Memiliki visi dan memahami misi sekolah
-
Mengambil keputusan urusan intern dan ekstern sekolah
•
Membuat, mencari dan memilih gagasan baru
Kepala Sekolah Selaku Inovator -
Melakukan pembaharuan dibidang : ¾ KBM ¾ BK ¾ Ektrakurikuler ¾ Pengadaan
-
Melaksanakan pembinaan guru dan karyawan
-
Melakukan pembaharuan dalam menggali sumberdaya di KOMITE SEKOLAH dan masyarakat
•
Kepala Sekolah Selaku Motivator -
Mengatur ruang kantor yang konduktif untuk bekerja
-
Mengatur KBM/BK
ruang
kantor
yang
konduktif
untuk
55
-
Mengatur ruang laboratorium yang konduktif untuk praktikum
-
Mengatur ruang perpustakaan yangkonduktif untuk belajar
-
Mengatur halaman / lingkungan sekolah yang sejuk dan teratur
-
Menciptakan lingkungan sekolah yang harmonis sesama guru dan karyawan
-
Menciptakan hubungan kerja yang harmonis antar sekolah dan lingkungan
-
Menerapkan prinsip penghargaan dan hukuman dalam melaksanakan
tugasnya.Kepala
sekolah
dapat
mendelegasikan kepada Wakil Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah •
Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : -
Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan program
-
Pengorganisasian
-
Pengarahan
-
Ketenagaan
-
Pengkoordinasian
-
Pengawasan
-
Penilaian
56
•
-
Identifikasidan pengumpulan data
-
Penyusunan laporan
Wakil Kepala Sekolah bertugas membantu Kepala Sekolah dalam urusan-urusan sebagai berikut :
Kurikulum -
Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan
-
Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran
-
Mengatur penyusunan program pengajaran ( program Semester). Program satuan pelajaran, dan persiapan mengajar penjabaran dan penyesuaian kurukulum.
-
Mengatur
pelaksanaan
kegiatan
kurikuler
dan
ekstrakurikuler -
Mengatur pelaksanaan perogram penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa, serta pembagian raport dan STTB
-
Mengatur
pelaksanaan
program
perbaikan
dan
pengajaran -
Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar
-
Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator mata pelajaran
-
Mengatur mutasi siswa
-
Melakukan supervisi administrasi dan akademis
-
Menyusun laporan
57
Kesiswaan
Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling
Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K, yaitu : -
Keamanan
-
Kebersihan
-
Ketertiban
-
Keindahan
-
Kekeluargaan
-
Kesehatan
-
Kerindangan
Mengatur dan membina program kegiatan OSIS, meliputi : -
Kepramukaan
-
PMR ( Palang Merah Remaja )
-
KIR ( Kelompok Kerja Ilmiah )
-
UKS ( Usaha Kesehatan Sekolah )
-
Paskibra
-
PKS ( Patroli Keamanan Sekolah ), dll
-
Mengatur program bina iman
-
Menyusun dan mengatur pelaksanaan
pemilihan siswa teladan sekolah
Menyelenggarakan cerdas cermat, olahraga prestasi
58
-
Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapatkan beasiswa
Sarana Prasarana -
Merencanakan
kebutuhan
prasarana
untuk
menunjang Proses Belajar Mengajar
-
Merencanakan program pengadaannya
-
Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana
-
Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian
-
Mengatur pembukuannya
-
Menyusun laporan
Hubungan Dengan Masyarakat -
Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan KOMITE
SEKOLAH
dan
peran
KOMITE
SEKOLAH -
Menyelenggarakan bakti sosial, karya wisata
-
Menyelenggarakan
pameran
hasil
pendidikan
sekolah ( gebyar pendidikan ) -
Menyusun laporan
Guru Guru bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan tanggung jawab seorang Guru meliputi : •
Membuat perangkat pengajaran
59
-
Silabus
-
Program tahunan / Semester
-
Program satuan pelajaran
-
Program rencana pengajaran
-
Program mingguan Guru
-
LKS
•
Melaksanakan kegiatan pembelajaran
•
Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, ulangan umum, ujian akhir
•
Melaksanakan analisis hasil ulangan harian
•
Menyusun dan melaksanakan Program perbaikan dan pengayaan
•
Mengisi daftar nilai siswa
•
Melaksanakan
kegiatan
membimbing
(
pengimbasan
Pengetahuan ) kepada guru lain dalam proses belajar mengajar •
Membuat alat pelajaran / alat peraga
•
Menumbuhkembangkan sikap menghargai karya seni
•
Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum
•
Melaksanakan tugas tertentu di sekolah
•
Mengadakan
pengembangan
menjadi tanggung jawabnya
program
pengajaran
yang
60
•
Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa
•
Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran
•
Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum
•
Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya
Wali Kelas Wali kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : •
Mengelola kelas
•
Menyelenggarakan administrasi kelas, meliputi : -
Denah tempat duduk
-
Papan absensi siswa
-
Daftar pelajaran kelas
-
Daftar piket kelas
-
Buku absensi siswa
-
Buku pembelajaran / buku kelas
-
Tata tertib siswa
•
Menyusun / membuat stasistik bulanan siswa
•
Mengisi daftar kumpulan nilai siswa ( ledger )
•
Membuat catatan khusus tentang siswa
•
Mencatat mutasi siswa
•
Mengisi buku laporan penilaian hasil belajar
61
•
Membagi buku laporan penilaian hasil belajar
Guru Bimbingan dan Konseling Bimbingan konseling membantu Kepala Sekolah dalam kegiatankegiatan sebagai berikut : -
Menyusun program dan melaksanakan bimbingan konseling
-
Berkoordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar
-
Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebhih berprestasi dalam kegiatan belajar
-
Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai
-
Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling
-
Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konseling
-
Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar
-
Menyusun
dan
melaksanakan
program
tindak
lanjut
bimbingan dan konseling -
Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling
Pustakawati Pustakawati sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatankegiatan sebagai berikut : -
Merencanakan pengadaan buku-buku / bahan pustaka / media elektronika
-
Mengurus pelayanan perpustakaan
62
-
Merencanakan pengembangan perpustakaan
-
Memelihara dan memperbaiki buku-buku / bahan pustaka media elektronika
-
Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku dan bahan pustaka / media elektronika
-
Melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya serta masyarakat
-
Menyimpan buku-buku perpustakaan / media elektronika
-
Menyusun tata tertib perpustakaan
-
Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala
Laboratorium Pengelola Laboratorium membantu kepala sekolah dalam kegiatan sebagai berikut : -
Merencanakan pengadaan alat dan bahan laboratorium
-
Menyusun jadwal dan daftar alat-alat laboratorium
-
Memelihara dan memberbaiki alat laboratorium
-
Inventarisasi
dan
pengadministrasian
peminjam
laboratorium -
Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan laboratorium
alat
63
Kepala Tata Usaha Kepala Tata Usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan sebagai berikut : -
Menyusun program kerja tata usaha sekolah
-
Mengelola keuangan sekolah
-
Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa
-
Membina dan mengembangkan kasir pegawai tata usaha sekolah
-
Menyusun administrasi perlengkapan sekolah
-
Menyusun dan menyajikan data / statistik sekolah
-
Mengkoordinasi dan melaksanakan 7 K
-
Menyusun
laporan
pelaksanaan
kegiatan
pengurusan
ketatausahaan secara berkala. Teknisi Media Teknisi media mempunyaitugasmeliputiberbagaimacamalatalat
media
danbertanggungjawabatassegalaperawatan,
penggunaan, danpenjadwalannya. -
Merencanakan pengadaan alat-alat media
-
Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan media
-
Menyusun program teknisi media
-
Mengatur penyimpanan, pemeliharaan dan perbaikan alat-alat media
-
Inventarisasi dan keadministrasian alat-alat media
64
-
Penyusun laporan pemanfaatan alat-alat media
Satuan Pengamanan/Security SatuanPengamanan/Securitybertugasmenjagakeamananlin gkungansekolah.Sistemkerjanyabergantianberdasarkanjadwal yang sudahditentukan. -
Mengisi buku catatan kejadian
-
Mengantar / memberi petunjuk tamu sekolah
-
Mengamankan pelaksanaan kegiatan-kegiatan sekolah
-
Menjaga kebersihan pos jaga
-
Menjaga ketenangan dan keamanan siang dan malam
-
Melaporkan setiap kejadian di sekolah secepatnya
Pembantu Sekolah PembantuSekolahberperanpentingdalammenjagakebersiha nsekolahselainkesadarandariparaseluruhanggotasekolah.Berikutle bihlengkaplagitugasdaripembantusekolah : -
Mengusulkan keperluan alat-alat kebersihan
-
Merencanakan pemeliharaan dan kebersihan sekolah
-
Menjaga kebersihan dan kerapian sekolah dan lingkungan
-
Menjaga keindahan taman serta lingkungan sekolah
-
Merawat tanaman sekolah dan infrastrukturnya
-
Menjaga dan memperbaiki perlengkangkapan dan peralatan sekolah
65
3.4 Analisis Sistem Yang Berjalan Proses
bisnis
yang
berjalan
di
SMP
Strada
Santo
Fransiskus2terincisangatjelassebagaiberikut, pertama kali calonsiswa yang
inginmasukke
SMP
Strada
Santo
FransiskusXaverius2membeliformulirkepihaksekolah, dalamformulirtersebutsiswaberhakmengisi
data-data
yang
Strada
Santo
harusdilengkapi, setelahsemuaselesai diisi. Kegiatanpenerimaansiswabarupada
SMP
FransiskusXaverius2 : Pada tahap ini calon siswa akan melakukan pendaftaran di tata usaha untuk dapat bersekolah di SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 dan siswa memberika semua data pribadinya beserta data orang tua dari calon siswa tersebut dan data tersebut akan disimpan dalam lembar fomulir yang selanjutnya akan diinput oleh tata usaha kedalam komputer dalam bentuk excel, dan tata usaha akan segera membuat rekap data yang akan dilaporkan kepada kepala sekolah, lalu ketika calon siswa sudah mengembalikan fomulir, maka calon siswa dapat melanjutkan ke tahap pembayaran uang pangkal yang dimana penentuan nominal pembayaran uang pangkal dilakukan dengan cara mewawancarai orang tua dari calon siswa, sehinggan tata usaha dapat memberikan nominal uang pangkal kepada calon siswa tersebut untuk dibayarkan saat pembayaran uang pangkal, setalah itu calon siswa menjadi siswa di sekolah. Kegiatanadministrasipada SMP Strada Santo FransiskusXaverius2 :
66
Pada kegiatan administrasi yang ada di SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 akan ditangani oleh bagian tata usaha, dan pada tahap ini akan menangani semua hal tentang pengolahan dari data siswa, orang tua siswa, guru, dan karyawan yang dimana data-data tersebut akan diminta saat diperlukan oleh kepala sekolah yang berkenaan masalah administrasi , dan dalam tahap ini mencakup pembayaran uang SPP yang dibayarkan oleh siswa setiap bulannya kepada tata usaha, dan tata usaha akan membuat laporan perbulan yang ditujukan kepada kepala sekolah untuk mengetahui apakah semua siswa membayar tempat waktu,atau ada yang menunggak pembayaran SPP. Kegiatanakademispada SMP Strada Santo FransiskusXaverius2 : Dalam kegiatan akademis yang ada di SMP Strada Santo Fransiskus Xaverius 2 akan mengatur semua kegiatan akedemis yang ada seperti absensi dari siswa yang ada dan mengolah dan menyimpan data absensi siswa kedalam data mereka, dan nilai-nilai dari para siswa akan juga diolah dan disimpan oleh tata usaha, dan tata usaha akan melakukan penyimpanan dan pengolahan jadwal siswa
67
3.5 Diagram Aliran Data 3.5.1 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks
68
3.5.2 Diagram Nol
Calon Siswa
Data_Siswa_Baru Data_Test_Ujian
Dewan Guru
Data_Pemetaan_kelas
1.0 Pendaftaran
Calon Siswa
2.0 Membuat Pemetaan kelas
Nilai Ujian
Data_Jadwal_Pelajaran
Data_Jadwal_Pelajaran Tata Usaha
3.0 Mencatat Jadwal Pelajaran
4.0 Mencatat Absensi
Data_Absensi_Siswa
Jadwal Pelajaran
Nilai
Data_Absesi_Siswa Data_Nilai_Siswa
Wali Kelas
Data_Pembayaran 5.0 Data_Jadwal_Pelajaran Mencatat nilai Data_Nilai_Siswa
Absensi
Data_Jadwal Membuat_Rekap_Data
6.0 Menyusun Raport
Raport
Data_raport
Siswa Data_Pembayaran
7.0 Melayani Pembayaran
8.0 Membuat Rekap Data
Laporan_data_nilai Kepala Sekolah
Laporan_Data_Absensi Laporan_Raport
9.0 Membuat Laporan
Laporan_Jadwal_Pelajaran
Gambar 3.3 Diagram Nol
Pembayaran SPP
Rekap Data
69
3.6 Permasalahan yang Dihadapi Sekarang ini permasalahan yang sedang dihadapi oleh SMP Strada Santo FransiskusXaverius2 : -
Semua proses seperti penerimaan siswa baru, memasukan data absen, nilai dan penjadwalan dikerjakan oleh bagian tata usaha setiap harinya sehingga bagian tata usaha mengalami kesulitan untuk mencari data, mengolah data, dan menyajikan data.
-
Laporan – laporan seperti laporan keuangan, laporan nilai, laporan absen, laporan siswa dan karyawan yang dibuat masih secara manual sehingga tidak menjamin ketepatan atas data yang dihasilkan karena mungkin saja terjadi kelalaian pada saat membuat laporan tersebut.
-
Saat ini penyimpanan data masih menggunakan file based yang dapat menyebabkan durasi pencarian data memakan banyak waktu dikarenakan jumlah data yang sangat banyak dan untuk membuat keputusan oleh kepala sekolah harus menunggu sampai datanya lengkap dan dimana data yang diperlukan bisa hilang.
-
Saat ini terdapat duplikasi dan redudansi data pada penyimpanan data saat sekarang sehingga data menjadi tidak konsisten.
70
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah •
Menambahkan sistem prosedur baru untuk mengolah data siswa agar lebih mudah dalam melakukan pencarian data – data siswa dan juga mudah dalam melakukan pendataan.
•
Membuat sistem basis data yang dapat menghasilkan laporan terinci setiap periode yang ditentukan untuk menghasilkan informasi atas segala proses yang berjalan selama periode tersebut.
•
Membuat sistem basis data yang dapat membantu karyawan untuk menginput data secara lebih efektif dengan tampilan yang sederhana dan mudah dipahami sehingga pada suatu saat data tersebut dapat digunakan secara cepat oleh kepala sekolah untuk mengambil keputusan yang tepat yang didukung data yang akurat. .
