22
BAB 2 TINJAUAN TEORETIS DAN RERANGKA PEMIKIRAN 2.1
Tinjauan Teoretis
2.1.1
Pengertian Anggaran Penganggaran adalaha proses alokasi sumber-sumber yang terbatas kepada
aktivitas yang tidak terbatas. Sedangkan anggaran adalah sejumlah rupiah yang direncanakan untuk aktivitas yang dilakukan pada periode waktu tertentu. Menurut The National Comitte Govermental Accounting (NCGA) “A budget is a financial operation embodying an estimated of purposed expenditure for a given period time and the propose mean to financing them.” Artinya anggaran adalah rencana kegiatan yang diwujudkan dalam bentuk financial, yang meliputi usulan pengeluaran yang diperkirakan untuk suatu periode tertentu, beserta usulan cara-cara memenuhi pengeluaran tersebut. Secara umum anggaran adalah rencana kegiatan keuangan yang berisi perkiraan belanja dalam satu periode dan sumber pendapatan. Anggaran diperlukan karena adanya kebutuhan dan keinginan masyarakat yang tak terbatas. Anggaran merupakan titik focus dari persekutuan antara proses perencanaan dan pengendalian. Penganggaran (budgeting) adalah proses penerjemahan rencana aktivitas kedalam rencana keuangan. Dalam makna yang lebih luas, penganggaran meliputi penyiapan, pelaksanaan, pengendalian, dan pertanggungjawaban anggaran yang biasa dikenal dengan siklus akuntansi.
23
Dengan demikian, penganggaran perlu adanya standardisasi dalam berbagai formulir, dokumen, intruksi dan prosedur karena menyangkut dan terkait dengan operasional perusahaan sehari-hari (Yuwono, dkk, 2005:29). 2.1.2
Karakteristik Anggaran Karakteristik anggaran menurut Mulyadi (2001: 490) adalah sebagai
berikut: 1. Dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan 2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun. 3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen, yang berarti bahwa para manajer setuju untuk menerima tanggung jawab dalam mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran. 4. Usulan anggaran di-review dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusunan anggaran. 5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah di bawah kondisi tertentu. 6. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan selisihnya dianalisis juga dijelaskan. 2.1.3
Fungsi Anggaran Anggaran memiliki beberapa fungsi utama, diantaranya:
1. Anggaran merupakan hasil akhir proses penyusunan rencana kerja. Anggaran merupakan wujud komitmen dari budget holder (eksekutif) kepada pemberi wewenang. Kinerja eksekutif akan dinilai berdasarkan pencapaian target anggaran dan efisiensi pelaksanaan anggaran. Kinerja manajer public
24
dinilai bersadarkan berapa yang berhasil ia capai dikaitkan dengan anggaran yang telah ditetapkan. 2. Anggaran merupakan cetak biru aktivitas yang akan dilaksanakan di masa mendatang/pedoman bagi organisasi dalam mengelola untuk satu periode di masa yang akan datang. Anggaran merupakan alat perencanaan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Anggaran sebagai alat perencanaan digunakan untuk: a. merumuskan tujuan serta sasaran kebijakan agar sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan. b. Merencanakan berbagai program dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi serta merencakan alternative sumber pembiayaannya. c. Mengalokasikan dana pada berbagai program dan kegiatan yang telah disusun, dan. d. Menentukan indicator kinerja dan tingkat pencapaian strategi. 3. Anggaran sebagai alat komunikasi intern yang menghubungkan berbagai unit kerja dan mekanisme kerja antar atasan dan bawahan. Setiap unit kerja terlibat dalam proses penyusunan anggaran. 4. Anggaran sebagai alat pengendalian unit kerja. Sebagai alat pengendalian, anggaran memberikan rencana detail atas pendapatan dan pengeluaran di suatu organisasi agar pembelanjaan yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan kepada pemberi wewenang. Pengendalian anggaran dapat dilakukan dengan 4 cara: a. membandingkan kinerja actual dengan kinerja yang dianggarkan.
25
b. Menghitung selisih anggaran. c. Menemukan penyebab yang dapat dikendalikan (controllable) dan tidak dapat dikendalikan (uncontrollable) atas suatu virus. d. Merevisi standar biaya atau target anggaran untuk tahun/periode berikutnya. 5. Anggaran sebagai alat motivasi dan persuasi tindakan efektif dan efisien dalam pencapaian visi organisasi. Anggaran dapat digunakan sebagai alat untuk memotivasi manajer dan staffnya agar bekerja secara ekonomis, efektif dan efisien dalam mencapai target dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 6. Anggaran merupakan instrumen politik. 7. Anggaran merupakan instrumen kebijakan fiskal. Sementara itu, menurut UU 17/2003, anggaran adalah alat akuntabilitas, manajemen, dan kebijakan ekonomi. Sebagai instrumen kebijakan ekonomi, anggaran berfungsi untuk mewujudkan pertumbuhan dan stabilitas perekonomian serta pemerataan pendapatan dalam rangka mencapai tujuan bernegara. 2.1.4
Tujuan Anggaran Menurut Anthony et al. (dalam Wahyuningsih, 2012) bahwa empat tujuan
pokok dari penyusunan anggaran adalah: 1. Memperbaiki rencana strategis. 2. Mengkoordinasikan aktivitas berbagai bagian organisasi. 3. Menyerahkan tanggung jawab kepada manajer, memberikan otorisasi besarnya biaya yang boleh dikeluarkan, dan memberikan umpan balik kepada manajer atas kinerja mereka.
26
4. Sebagai perjanjian dan komitmen yang merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja manajer sesungguhnya. 2.1.5
Jenis-jenis Anggaran Sebagai alat bantu manajemen, anggaran perusahaan mempunyai lingkup
yang luas. Seluruh kegiatan yang ada di dalam perusahaan akan terkait dengan anggaran perusahaan tersebut. Oleh karena hal tersebut maka anggaran perusahaan ini akan terdiri dari berbagai macam anggaran yang mempunyai kegunaan sendiri-sendiri. Anggaran yang satu bisa berbeda baik dari segi isi, bentuk, maupun kegunaannya dengan anggaran yang lain. Agar tidak terkecoh oleh beragamnya jenis anggaran yang ada di dalam perusahaan, maka perlulah di ketahui bagaimana penggolongan anggaran yang benar sehingga tidak menimbulkan kerancuan di dalam memisahkan masing-masing anggaran yang ada di dalam perusahaan tersebut. 1.
Jenis Anggaran Perusahaan Berdasar Ruang Lingkup Berdasarkan ruang lingkup/intensitas penyusunannya anggaran dibedakan menjadi anggaran komprehensif dan anggaran parsial. Di dalam praktek seringkali perusahaan dapat memilih antara dua alternatif di pandang dari segi ruang lingkup ataupun intensitas penyusunannya. Alternatif pertama menyusun budget dengan ruang lingkup yang menyeluruh. Anggaran jenis ini disebut anggaran komprehensif, karena jenis kegiatan yang dicakupnya meliputi seluruh aktivitas perusahaan bidang marketing, produksi, keuangan, personalia, dan tertib administrasi. Tetapi dalam kenyataannya seringkali perusahaan dengan sengaja tidak memilih cara ini karena berbagai
27
pertimbangan praktis. Misalnya perusahaan hanya menyusun perencanaan produksi saja, karena tidak ada masalah baik di dalam memasarkan hasil produksi maupun di dalam pembiayaannya. Ataupun membatasi perencanaan segi keuangan saja, karena perusahaan sedang mengalami kesulitan di bidang ini. Alasan lain yang sering tidak diakui yakni karena memang tidak memiliki kemampuan
(teknis
dan
pembiayaan)
untuk
menyusun
anggaran
komprehensif. 2.
Jenis Anggaran Perusahaan Berdasar Fleksibilitas Berdasarkan fleksibilitasnya, anggaran dapat dikelompokkan menjadi dua macam yaitu anggaran tetap (fixed budget) dan anggaran kontinyu (Continuous bubget). Fixed budget adalah budget yang disusun untuk periode waktu tertentu di mana volumenya sudah tersebut direncanakan revenue, cost dan expenses. Dalam fixed budget tidak diadakan reviewing secara periodik. Penyusunan budget dengan cara ini sangat jarang dilaksanakan oleh perusahaan-perusahaan. Cara ini baru mungkin dipakai apabila asumsi dasar yang dipakai oleh perusahaan dalam penyusunan anggaran tidak berubah sama sekali. Padahal dalam kenyataannya, asumsi dasar tersebut selalu harus diubah, karena harus selalu disesuaikan dengan perubahan-perubahan lingkungan yang ada. Penyusunan budget dengan cara continuos budget mempunyai karakteristikkarakteristik diantaranya : a. Penyusunannya
menurut
periode
tertentu,
volume
tertentu,
dan
berdasarkan volume tersebut disusun rencana revenue, cost dan expenses.
28
b. Untuk mengetahui apakah asumsi-asumsi dasar masih dapat dipakai atau tidak, maka secara periodik dilakukan penilaian kembali. Tentu saja bila sudah tidak reliable, maka asumsi harus dirubah. penilaian kembali, dalam pelaksanaannya dapat dilakukan setiap kwartal. apabila dalam satu kwartal tertentu ternyata telah terjadi ketidak sesuaian, maka perlu dibuat anggaran baru untuk kwartal berikutnya. penilaian kembali dapat juga dilakukan enam bulan sekali, tergantung dari kebijaksanaan masing-masing perusahaan. Perusahaan yang merasakan sering terjadinya perubahan lingkungan , merasa perlu untuk mengadakan penilaian kembali relatif lebih sering, upamanya setiap kwartal. Sedangkan perusahaan yang merasa jarang
menghadapi
perubahan-perubahan
lingkungan
yang
dapat
mempengaruhi kegiatannya, menganggap bahwa enam bulan sekali adalah jangka waktu paling tepat untuk mengadakan penilaian kembali. c. Ditambahkan anggaran untuk satu triwulan pada periode anggaran berikutnya dengan menggunakan data-data yang paling akhir dimiliki. Pemanfaatan budget continuous memiliki syarat sebagai berikut : a. Memerlukan perekaman data ekstern secara terus menerus. Hal ini diperlukan untuk mengetahui adanya perubahan lingkungan. b. memerlukan sistem dan personalia akuntansi yang cepat dapat merekam, menganalisa serta melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dalam realisasi. 3. Jenis Anggaran Perusahaan Berdasar Jangka Waktu
29
Jika anggaran perusahaan dipisahkan menurut jangka waktu anggaran, maka akan diperoleh beberapa jenis anggaran sebagai berikut. Anggaran strategis (Strategical budget) yang merupakan anggaran jangka panjang, anggaran yang berlaku untuk jangka panjang yaitu melebihi satu periode akuntansi (melebihi 1tahun), berisikan hal-hal yang bersifat umum seperti misalnya kebijakan perusahaan jangka panjang, gambaran perkembangan perusahaan dalam jangka waktu yang panjang dan lain sebagainya. Di samping anggaran jangka panjang ini terdapat anggaran jangka pendek atau anggaran operasional yang disebut sebagai anggaran taktis (tactical budget). Anggaran taktis (tactical budget) anggaran yang berlaku untuk jangka pendek, yaitu satu periode akuntansi atau kurang.Budget disusun oleh panitia penyusun anggaran (budgeting committee). Yang terdiri atas pemegang fungsi-fungsi utama (budget participative). Syarat Sifat Anggaran Perusahaan Untuk mengoptimalkan kegunaan anggaran, penyusunan anggaran perlu memperhatikan beberapa syarat sifat anggaran seperti berikut : a. Realistis. Artinya tidak terlalu optimis dan tidak pula terlalu pesimis. b. Luwes. Artinya tidak terlalu kaku, dan mempunyai peluang untuk disesuaikan dengan yang mungkin berubah. Untuk itu pihak manajemen perlu mengamati perubahan lingkungan yang terus menerus terjadi agar dapat melakukan penyesuaian bilamana diperlukan. c. Kontinyu. Artinya membutuhkan perhatian terus-menerus dan tidak merupakan suatu usaha yang insidentil.
30
2.1.6
Pengertian Akuntansi Pertanggungjawaban Semakin berkembangnya suatu perusahaan baik dalam aktivitas maupun
organisasinya maka semakin besar pula tanggung jawab pihak-pihak internal dalam mengelola manajemen. Karena pengendalian manajemen yang baik secara otomatis akan membawa perusahaan ke arah yang lebih baik. Sistem pengendalian manajemen ini hendaknya mampu mengukur dan mengevaluasi aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuannya. Akan tetapi kemajuan yang dicapai oleh perusahaan membuat pemilik atau pemimpin perusahaan tidak memungkinkan lagi untuk mengawasi perencanaan dan pengendalian dalam setiap aktivitas perusahaan secara langsung sehingga dalam hal ini biasanya manajemen puncak akan menciptakan berbagai wilayah tanggung jawab, yang dikenal sebagai pusat pertanggungjawaban, dan menugaskan manajer dibawahnya untuk menangani wilayah tersebut. Pusat pertanggungjawaban (responsibility center) merupakan suatu segmen bisnis yang manajernya bertanggung jawab terhadap peraturan kegiatan-kegiatan tertentu. Berikut ini beberapa definisi mengenai akuntansi pertanggungjawaban yang dikemukakan oleh para ahli, yaitu: 1.
Menurut Hansen dan Mowen (2004: 116), Akuntansi pertanggungjawaban adalah sistem yang mengukur berbagai hasil yang dicapai oleh setiap pusat pertanggungjawaban menurut informasi yang dibutuhkan oleh para manajer untuk mengoperasikan pusat pertanggungjawaban mereka.
2.
Menurut Samryn (2001: 15-16), Akuntansi pertanggungjawaban merupakan suatu sistem akuntansi yang digunakan untuk mengukur kinerja setiap pusat
31
pertanggungjawaban sesuai dengan informasi yang dibutuhkan manajer untuk mengoperasikan pusat pertanggungjawaban mereka sebagai bagian dari sistem pengendalian manajemen. 3.
Menurut Mulyadi (2001: 218), Akuntansi pertanggungjawaban adalah suatu sistem yang disusun sedemikian rupa sehingga pengumpulan dan pelaporan biaya dan pendapatan dilakukan sesuai dengan pusat pertanggungjawaban dalam organisasi, dengan tujuan agar dapat ditunjuk orang atau kelompok yang bertanggung jawab atas penyimpangan biaya dan pendapatan yang dianggarkan. Dari beberapa definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa akuntansi
pertanggungjawaban adalah sistem pengumpulan data dan pelaporan informasi oleh manajer pusat pertanggungjawaban atas aktivitas yang terjadi di departemennya terbatas pada biaya dan atau pendapatan yang dapat dikendalikan dengan tujuan untuk mengendalikan kegiatan operasional perusahaan dan mengevaluasi kinerja. Menurut
Viyanti
dan
Se
Tin
(2010),
Sistem
Akuntansi
pertanggungjawaban dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu: a.
Sistem
akuntansi
pertanggungjawaban
tradisional
(traditionally
responcibility accounting), yaitu akuntansi pertanggungjawaban yang menfokuskan pengendalian terhadap konsumsi sumber daya oleh responsible manajer.
32
b.
Activity-based
responsibility
accounting,
yaitu
akuntansi
pertanggungjawaban yang memfokuskan pengendalian terhadap aktivitas yang mengkonsumsi sumber daya. c.
Sistem biaya standar yaitu akuntansi manajemen tradisional menekankan pengendalian terhadap harga pokok penjualan (product cost). Dalam akuntansi pertanggungjawaban, pihak yang diberi wewenang harus
melaporkan hasil kerja yang dicapainya yang disebut laporan pertanggungjawaban karena akuntansi pertanggungjawaban itu sendiri berawal dari adanya tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi. Pendelegasian wewenang itulah yang akan menimbulkan tanggung jawab kepada orang yang memberi wewenang. Akuntansi pertanggungjawaban mempermudah bagi pimpinan perusahaan dalam pendelegasian wewenang pengambilan keputusan. Setiap manajer pada tingkat menengah akan diberi kekuasaan atas suatu bagian yang lebih kecil dan dalam akuntansi pertanggungjawaban akan di evaluasi prestasinya. Jadi pimpinan perusahaan selain mendapat laporan mengenai informasi akuntansi, juga akan membantu memberikan motivasi bagi setiap manajer. Sistem akuntansi memainkan peranan penting dalam mengukur kegiatan dan hasilnya juga dalam menentukan imbalan yang dapat diterima seseorang. Peranan ini disebut dengan pertanggungjawaban dan merupakan hal utama dalam pengendalian manajerial. Model pertanggungjawaban didefinisikan oleh empat unsur utama, yaitu: 1. Memberikan tanggung jawab,
33
2. Menetapkan ukuran kinerja atau benchmark, 3. Mengevaluasi kinerja, 4. Memberikan imbalan. Akuntansi pertanggungjawaban banyak dipakai oleh perusahaan dan badan usaha lainnya karena memungkinkan perusahaan untuk merekam seluruh aktivitas usahanya, kemudian mengetahui unit yang bertanggungjawab atas aktivitas tersebut, dan menentukan unit usaha mana yang tidak berjalan secara efisien. Adapun empat karakteristik sistem akuntansi pertanggungjawaban menurut Mulyadi (2001: 191), yaitu: a. Adanya identifikasi pusat pertanggungjawaban. b. Standar yang ditetapkan sebagai tolak ukur kinerja manajer yang bertanggung jawab atas pusat pertanggungjawaban tertentu. c. Kinerja manajer diukur dengan membandingkan realisasi dan anggaran. d. Manajer secara individual diberi penghargaan atau hukuman berdasarkan kebijakan yang lebih tinggi. 2.1.7
Konsep Dasar Akuntansi Pertanggungjawaban Akuntansi pertanggungjawaban merupakan salah satu konsep dari
akuntansi manajemen dan sistem akuntansi yang dikaitkan dan disesuaikan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban yang ada dalam organisasi. Istilah akuntansi pertanggungjawaban ini akan mengarah pada proses akuntansi yang melaporkan sampai bagaimana baiknya manajer pusat pertanggungjawaban dapat mengatur pekerjaan yang merupakan tanggung jawabnya langsung dibawah pengawasannya.
34
Konsep dasar akuntansi pertanggungjawaban lebih menunjukkan pada syarat-syarat
yang
harus
dipenuhi
dalam
penerapan
akuntansi
pertanggungjawaban. Konsep dasar menurut Usry dan Hammer (1997: 454) adalah sebagai berikut: 1.
Akuntansi pertanggungjawaban didasarkan atas pengelompokan tanggung jawab (departemen-departemen) manajerial pada setiap tingkat dalam suatu organisasi, dengan tujuan membentuk anggaran bagi masing-masing departemen. Individu yang mengepalai pusat pertanggungjawaban harus bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan biaya-biaya menurut yang dapat atau tidak dapat dikendalikan oleh kepala departemen. Umumnya biaya-biaya yang secara langsung dapat dibebankan kepada departemen, kecuali biaya tetap, merupakan biaya yang dapat dikendalikan oleh manajer departemen tersebut.
2.
Titik awal dari sistem informasi akuntansi pertanggungjawaban terletak pada bagan organisasi dimana ruang lingkup wewenang telah ditentukan. Wewenang mendasari pertanggungjawaban biaya tertentu dan dengan pertimbangan serta kerjasama antar penyelia, kepala departemen atau manajer biaya tersebut dituangkan dalam anggaran perusahaan.
3.
Setiap anggaran harus secara jelas menunjukkan biaya-biaya yang terkendali oleh personel yang bersangkutan. Bagan perkiraan harus disesuaikan supaya dapat
dilakukan
pencatatan
atas
beban
terkendali
atau
yang
dipertanggungjawabkan berdasarkan dalam cakupan wewenang yang dilimpahkan.
35
Berdasarkan uraian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa konsep responsibility accounting (akuntansi pertanggungjawaban) mempunyai unsurunsur antara lain: a.
Authority (wewenang) Kekuasaan adalah suatu wewenang yang dipegang oleh seorang pimpinan kekuasaan dari laporan manajemen, kemudian mendelegasikan sebagian kekuasaannya kepada middle manajemen, begitupun middle manajemen juga mendelegasikan sebagian kekuasaannya kepada lower manajemen beserta wewenang dan tanggung jawabnya.
b.
Responsibility (tanggung jawab) Tanggung
jawab
adalah
tugas
atau
kewajiban
yang
harus
dipertanggungjawabkan baik input ataupun output. Dalam akuntansi pertanggungjawaban
harus
disusun
sebatas
biaya
yang
dapat
dikendalikan (controllable cost) oleh departemen yang bersangkutan, biaya-biaya langsung umumnya termasuk biaya terkendali, kecuali biaya tetap. c.
Accountability (tanggung gugat) Setiap budget (anggaran) yang dibuat oleh tiap-tiap departemen harus jelas, biaya-biaya mana yang dapat dikendalikan oleh departemen yang bersangkutan karena akan dipakai oleh tiap-tiap departemen untuk menyusun laporan pelaksanaan yang akan digunakan untuk menilai prestasi sesuai dengan garis wewenang dan tanggung jawab.
36
2.1.8
Manfaat Akuntansi Pertanggungjawaban Setiap unit organisasi merupakan pusat pertanggungjawaban maka setiap
pimpinan pusat pertanggungjawaban akan memberikan informasi baik berupa anggaran maupun laporan manajemen. Adapun yang menjadi manfaat informasi akuntansi pertanggungjawaban adalah informasi akuntansi pertanggungjawaban yang berupa informasi yang akan datang bermanfaat untuk penyusunan anggaran, sedangkan informasi masa lalu bermanfaat sebagai penilai kinerja manajer pusat pertanggungjawaban dan alat pemotivasi manajer (Mulyadi, 2001: 174-175). Akuntansi pertanggungjawaban sangat diperlukan dan bermanfaat bagi perusahaan besar yang kegiatan usahanya memerlukan pembagian tugas dan tanggung jawab. Manfaat akuntansi pertanggungjawaban menurut Soekarno (2002: 35) adalah: 1. Mutu berbagai keputusan lebih baik, sebab dibuat oleh pimpinan yang berada di tempat terjadinya isu-isu yang relevan. 2. Berkurangnya beban manajemen puncak sehingga bisa lebih memfokuskan pada konsep pengendalian manajemen yang lebih strategis. 3. Bagi pimpinan pusat pertanggungjawaban, pendelegasian wewenang dapat dimanfaatkan untuk pengembangan inovasi dan kreativitasnya. Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa manfaat informasi akuntansi pertanggungjawaban adalah sebagai berikut (Soekarno, 2002: 38): a. Sebagai dasar penyusunan anggaran
37
Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penetapan peran (role setting) dalam usaha pencapaian sasaran perusahaan. Dalam proses penyusunan
anggaran
ditetapkan
siapa
yang
akan
berperan
dalam
melaksanakan sebagian aktivitas pencapaian sasaran perusahaan dan ditetapkan pula sumber daya yang disediakan bagi pemegang peran tersebut untuk memungkinkan pelaksanaan perannya. Sumber daya yang disediakan untuk memungkinkan manajer berperan dalam usaha pencapaian sasaran perusahaan tersebut diukur dengan satuan moneter standar yang berupa informasi akuntansi. b. Alat penilai kinerja manajer pusat pertanggungjawaban Informasi akuntansi pertanggungjawaban merupakan informasi yang penting dalam proses perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi karena informasi tersebut menekankan hubungan antara informasi dengan manajer yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan realisasinya. Pengendalian dapat dilakukan dengan cara memberikan peran bagi setiap manajer untuk merencanakan pendapatan dan/ atau biaya yang menjadi tanggung jawabnya, dan kemudian menyajikan informasi realisasi pendapatan dan/ atau biaya tersebut menurut manajer yang bertanggung jawab mencerminkan skor (score) yang dibuat oleh setiap manajer dalam menggunakan berbagai sumber daya untuk melaksanakan peran manajer tersebut dalam mencapai sasaran perusahaan. c. Untuk memotivasi manajer
38
Motivasi adalah proses prakarsa dilakukannya suatu tindakan secara sadar dan bertujuan. Pemotivasi adalah sesuatu yang digunakan untuk mendorong timbulnya prakarsa seseorang untuk melaksanakan tindakan secara sadar dan bertujuan. Dalam sistem penghargaan perusahaan, informasi akuntansi merupakan bagian yang penting, maka informasi akuntansi ini akan berdampak terhadap motivasi manajer melalui dua jalur berikut ini: 1) Menimbulkan pengaruh langsung terhadap motivasi manajer dengan mempengaruhi kemungkinan usaha diberi penghargaan. Struktur penghargaan sebagian didasarkan atas informasi akuntansi, maka manajer akan berkeyakinan bahwa prestasinya yang diukur dengan informasi akuntansi pertanggungjawaban akan diberi penghargaan yang sebagian besar didasarkan pada informasi akuntansi. 2)
Informasi pertanggungjawaban berdampak terhadap motivasi melalui nilai penghargaan. Informasi akuntansi pertanggungjawaban digunakan untuk mengukur prestasi manajer. Jika struktur penghargaan sebagian besar didasarkan pada informasi akuntansi, manajer akan memperoleh kepuasan.
2.1.9
Penerapan Akuntansi Pertanggungjawaban Berdasarkan
definisi-definisi
para
pakar
tentang
akuntansi
pertanggungjawaban yang telah diuraikan sebelumnya, agar suatu penerapan akuntansi pertanggungjawaban dapat digunakan untuk menilai kinerja manajer maka harus memenuhi beberapa unsur sebagai berikut: 1. Struktur Organisasi dan Pusat Pertanggungjawaban
39
a. Struktur Organisasi Struktur organisasi mencerminkan pembagian dan wewenang dalam perusahaan. Melalui struktur organisasi, manajemen melaksanakan pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas khusus kepada lower manager agar pembagian kerja yang bermanfaat. Supomo (dalam Wahyuningsih, 2012) mengemukakan bahwa struktur organisasi merupakan alat pengendalian organisasi yang menunjukkan tingkat pendelegasian wewenang manajemen puncak dalam pembuatan keputusan kepada senior manajer dan manajer level menengah yang secara ekstrem dikelompokkan menjadi dua: Sentralisasi dan Desentralisasi. Menurut Handoko (1993: 169), struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap diantara fungsi-fungsi, atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak yang dihubungkan satu dengan lainnya dengan garis yang menunjukkan rantai perintah atau jalur komunikasi formal. Apabila dalam suatu organisasi terlihat adanya pendelegasian wewenang yang semakin besar kepada tingkat manajerial yang rendah maka struktur organisasi tersebut adalah desentralisasi serta kondisi sebaliknya disebut sentralisasi. Struktur organisasi memang erat kaitannya dengan pelimpahan wewenang. Sebagian besar wewenang pembuatan keputusan pada struktur organisasi yang tersentralisasi, dilakukan secara terpusat oleh manajemen puncak. Struktur desentralisasi, di pihak lain menunjukkan adanya pendelegasian wewenang
40
pembuatan keputusan dari manajemen puncak pada manajer tingkat yang lebih rendah. Dengan demikian wewenang pembuatan keputusan yang dilakukan oleh bawahan relatif lebih besar kepada struktur desentralisasi daripada struktur sentralisasi. Desentralisasi
ditandai
dengan
sistem
pendelegasian
wewenang
pengambilan keputusan dalam lingkungan organisasi dengan memberikan kesempatan kepada para manajer diberbagai jenjang operasi untuk membuat keputusan-keputusan
kunci
yang
berhubungan
dengan
bidang
pertanggungjawaban mereka (Samryn, 2001: 15). Struktur
organisasi
yang
sesuai
dengan
konsep
akuntansi
pertanggungjawaban adalah struktur yang memberikan peluang bagi bawahan untuk menjalankan otonomi (desentralisasi) dan dengan jelas memisahkan tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Selain
merupakan
salah
satu
karakteristik
dari
akuntansi
pertanggungjawaban, pusat pertanggungjawaban juga merupakan dasar untuk seluruh
sistem
akuntansi
pertanggungjawaban.
Oleh
karena
itu,
pusat
pertanggungjawaban harus dirancang dengan seksama. Struktur organisasi harus dianalisis
untuk
mengetahui
kemungkinan
adanya
kelemahan
dalam
pendelegasian wewenang. Pusat pertanggungjawaban dapat menjadi alat yang efektif untuk mengendalikan organisasi jika strukturnya disusun secara rasional. Dengan kata lain, struktur organisasi merupakan syarat utama dalam penerapan konsep akuntansi pertanggungjawaban. Dua tipe struktur organisasi berkaitan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban, yaitu:
41
1) Organisasi Fungsional Organisasi fungsional merupakan bentuk organisasi yang biasanya dipakai oleh perusahaan besar yang ditandai dengan adanya jumlah karyawan yang sangat besar, spesialisasi kerja tinggi, wilayah kerja luas, serta komando yang tidak lagi berada pada suatu tangan pimpinan. Sistem
akuntansi
pertanggungjawaban
fungsional
menekankan
pertanggungjawaban pada unit organisasi dan ukuran kinerja merupakan ukuran keuangan, Hansen dan Mowen (2004: 149). Hal ini menekankan perspektif keuangan. Sistem berdasarkan fungsi dikembangkan ketika kebanyakan perusahaan beroperasi dalam lingkungan yang relatif stabil. Yang menjadi keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi. Sebagai contoh seorang manajer yang terampil dengan membawahi salah satu divisi dalam perusahaan akan lebih baik dan mampu dalam pengambilan
suatu
keputusan
dibidangnya
daripada
manajer
yang
bertanggung jawab terhadap dua atau lebih divisi sekaligus. 2) Organisasi Unit Bisnis (Divisonal) Dalam organisasi divisional, pembagian organisasi didasarkan pada divisidivisi, dibawah setiap divisi dibagi atas dasar fungsi. Manajer perusahaan bertanggungjawab atas perusahaan secara keseluruhan dan berwenang penuh mengambil keputusan investasi, selanjutnya kepala divisi bertanggungjawab hanya
untuk
divisinya masing-masing. Pengukuran hasil
berdasarkan biaya masing-masing divisi. b. Pusat Pertanggungjawaban
kinerjanya
42
Atkinson, et al (2001: 521) mengemukakan: “A responsibility center is an organization unit for which a manager is made responsible”. Adalah seorang manajer bertanggung jawab atas sebuah unit organisasi yang didelegasikan kepadanya. Jadi, seorang manajer wajib bertanggung jawab penuh atas unit organisasi yang dia pimpin terhadap aktivitas unit organisasinya serta terhadap penyiapan laporan kinerja. Pusat pertanggungjawaban menurut Sriwidodo (2010) ialah setiap unit kerja dalam organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab atas aktivitas yang dilakukan atau unit organisasi yang dipimpinnya. Pusat pertanggungjawaban dapat dipandang sebagai suatu sistem yang mengelola masukan (input) menjadi keluaran (output). Input dapat berupa bahan baku, tenaga kerja, atau berbagai jenis jasa lain. Semua bahan masukan diproses dalam pusat-pusat pertanggungjawaban. Dalam pemrosesan biasanya diperlukan tambahan masukan lain berupa modal kerja, peralatan, atau harta lainnya. Sebagai hasil proses tersebut akan di dapat suatu keluaran berupa produk atau jasa yang akan ditransfer ke pusat pertanggungjawaban yang lain atau langsung dijual ke konsumen. Masukan suatu pusat pertanggungjawaban yang di ukur dalam satuan uang disebut biaya, sedangkan keluaran suatu pusat pertanggungjawaban yang berupa produk atau jasa dan dalam satuan uang yang di sebut pendapatan. Ada empat jenis pusat pertanggungjawaban, yaitu sebagai berikut: 1) Pusat Biaya (Cost Center)
43
Pusat biaya merupakan segmen atau subdivisi dari suatu organisasi dimana manajernya hanya bertanggung jawab terhadap segala pengeluaran pada segmen tersebut. Pusat biaya merupakan pusat pertanggungjawaban yang mengolah masukan (input) yang diukur dalam nilai uang, namun output tidak diukur dengan cara yang sama. Berdasarkan hubungan masukan dan keluaran, pusat biaya dapat dibagi menjadi dua, yaitu: a) Pusat biaya tehnik (engineered cost center) Pusat biaya tehnik adalah pusat biaya yang sebagian besar biayanya dapat ditentukan dengan pasti karena biaya tersebut berhubungan erat dengan volume kegiatan pusat biaya tersebut. Salah satu contoh adalah departemen produksi dan departemen pengiriman. Jika keluaran dinaikkan jumlahnya akan menyebabkan bertambahnya jumlah masukan (biaya produksi) departemen tersebut. Prestasi manajer pusat biaya tehnik diukur berdasarkan kemampuan mempertahankan efisiensi kerja. b) Pusat biaya kebijakan (discreationary cost center). Pusat biaya kebijakan adalah pusat biaya yang sebagian besar biayanya tidak mempunyai hubungan yang erat dengan volume kegiatan pusat biaya tersebut. Jumlah biaya yang tepat untuk kegiatan pusat biaya kebijakan ditentukan berdasarkan kebijakan manajemen. Salah satu contoh dari pusat biaya ini adalah departemen akuntansi, personalia, dan bagian penelitian pengembangan. Tujuan dari pusat biaya kebijakan bukanlah untuk meminimumkan jumlah pengeluaran, tetapi
44
untuk mengusahakan bagaimana menggunakan dana yang dianggarkan dengan cara yang seefektif mungkin. Itulah sebabnya prestasi manajer dalam pusat biaya ini tidak dapat diukur dari sudut efisiensi. 2) Pusat Pendapatan (Revenue Center) Pusat pendapatan yaitu suatu pusat pertanggungjawaban dimana manajernya hanya bertanggung jawab untuk penjualan atau perolehan pendapatan. Prestasi manajer pusat pertanggungjawaban diukur berdasarkan jumlah penjualan atau pendapatan yang dicapai dibandingkan dengan penjualan yang dianggarkan, dan biaya pemasaran aktual dibandingkan dengan biaya pemasaran yang dianggarkan. 3) Pusat Laba (Profit Center) Pusat laba adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu organisasi yang kinerja manajemennya dinilai atas dasar selisih pendapatan dengan biaya dalam pusat pertanggungjawaban tersebut. Adapun yang menjadi perhatian dalam pusat pertanggungjawaban itu adalah besar laba yang diperoleh, yaitu dengan membandingkan biaya sebagai input dengan pendapatan sebagai output. Contoh: unit bisnis sebagai pusat laba biasanya ditetapkan pada perusahaan yang menghasilkan lebih dari satu macam produk atau jasa. Dalam hal ini manajer divisi bertanggung jawab untuk mengendalikan atas pengembangan produk, proses produksi dan strategi pemasaran. Para manajer tersebut berperan untuk mempengaruhi pendapatan dan beban sedemikian rupa sehingga dapat dapat dianggap bertanggung jawab atas laba bersih.
45
4) Pusat Investasi (Investment Center) Pusat investasi adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu organisasi yang kinerjanya dinilai atas dasar pendapatan, biaya, dan sekaligus investasi (aktiva dan modal) pada pusat pertanggungjawaban tersebut. Prestasi pusat invetasi diukur dengan menghubungkan laba yang diperoleh pusat pertanggungjawaban tersebut dengan investasi yang bersangkutan. Ukuran prestasi yang sering dipakai adalah Return on Investment (ROI). 2. Klasifikasi Biaya Akuntansi Pertanggungjawaban Menurut Mulyadi (1992: 8) pengertian biaya dalam arti luas adalah pengorbanan sumber ekonomi, yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu. Ada empat unsur pokok dalam definisi biaya tersebut: 1. Biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomi 2. Diukur dalam satuan uang 3. Yang telah terjadi atau yang secara potensial akan terjadi 4. Pengorbanan tersebut untuk tujuan tertentu Dalam akuntansi pertanggungjawaban pihak manajemen membutuhkan informasi tentang biaya dari masing-masing pusat pertanggungjawaban untuk proses pengendalian dan penilaian prestasi. Informasi biaya yang dibutuhkan pihak manajemen hanya sebatas biaya yang terjadi dan berada dalam batasan tanggung jawab manajer pusat pertanggungjawaban. Karena tanggung jawab manajer pusat pertanggungjawaban hanya sebatas biaya yang dapat dikendalikan,
46
maka harus ada pemisahan biaya atas dasar dapat tidaknya suatu biaya dikendalikan oleh manajer. Pemisahan biaya menjadi terkendali dan tidak terkendali bagi seseorang sejak penetapan anggaran adalah sangat penting agar tidak terjadi tanggung jawab ganda terhadap biaya tertentu dan agar setiap pimpinan pusat biaya dapat mengetahui dengan jelas batas-batas tanggung jawabnya. Demikian pula menurut Blocher dan Lin (2000: 96), biaya untuk pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi: a. Biaya terkendali (controllable cost) Biaya dikatakan terkendali jika manajer atau pekerja mempunyai kebijakan dalam keputusan terjadinya biaya atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam suatu periode tertentu yang biasanya jangka pendek. b. Biaya tak terkendali (uncontrollable cost) Biaya dikatakan tak terkendali jika manajer atau pekerja tidak mempunyai kebijakan dalam keputusan terjadinya biaya atau secara signifikan tidak dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam satu periode tertentu yang biasanya jangka pendek. Seluruh biaya terkendali adalah biaya langsung, namun tidak seluruh biaya langsung merupakan biaya terkendali. Sebagai contoh biaya bahan baku merupakan biaya terkendali manajer produksi, tetapi dalam situasi tertentu biaya tersebut dapat diluar pengaruh manajer produksi. Terkendalinya suatu biaya pada dasarnya dipengaruhi oleh dua hal, yaitu tingkatan manajemen dan jangka waktu tertentu. Makin tinggi tingkatan
47
manajemen maka makin banyak biaya yang dapat dikendalikan karena manajer memiliki wewenang yang lebih luas. Dalam jangka waktu relatif panjang, semua biaya dapat dikendalikan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi. Menurut Mulyadi (2001: 169) dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi Manajemen” mengatakan bahwa suatu biaya tak terkendali dapat dirubah menjadi biaya yang terkendali melalui 2 (dua) cara, yaitu: 1) Dengan mengubah dasar pembebanan dari alokasi ke pembebanan langsung.
Biaya
yang
dialokasikan
kepada
suatu
pusat
pertanggungjawaban dengan dasar yang sembarangan, tidak dapat dimintakan pertanggungjawaban kepada manajer yang bersangkutan sehingga biaya tersebut merupakan biaya yang tidak terkendali baginya. Untuk mengubahnya menjadi biaya yang terkendali, biaya tersebut harus dibebankan sedemikian rupa kepada pusat pertanggungjawaban tertentu sehingga dapat dipengaruhi secara signifikan oleh manajer yang bersangkutan. 2) Dengan mengubah letak tanggung jawab pengambilan keputusan. Yaitu dengan mendelegasikan wewenang untuk pengambilan keputusan dari manajemen puncak kepada manajer pusat pertanggungjawaban, sehingga manajer tersebut yang tadinya tidak berwenang untuk mempengaruhi biaya tertentu kini dapat mempengaruhi biaya tersebut secara signifikan. Dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban, semua biaya yang terkendalikan oleh manajer tingkat bawah akan dipandang terkendalikan juga oleh manajer pusat pertanggungjawaban yang membawahinya.
48
4. Kode Rekening Biaya Akuntansi Pertanggungjawaban Akuntansi pertanggungjawaban menghendaki adanya pengumpulan dan pelaporan biaya yang berada dibawah kendali tiap-tiap tingkatan manajemen. Biaya yang terjadi harus diklasifikasikan dan diberi kode rekening sesuai dengan pusat-pusat pertanggungjawaban. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan, dan mengambil data keuangan. Kode adalah suatu rerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Pemberian kode dapat memudahkan
proses
pencarian
perkiraan
yang
dibutuhkan,
pencatatan,
pengklasifikasian, dan pelaporan data akuntansi. Dengan adanya kode akan memudahkan identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada dalam suatu klasifikasi. Untuk dapat segera mengetahui dan membedakan perkiraan-perkiraan dalam proses pencarian, maka kode yang digunakan harus disusun secara konsisten. Ada beberapa cara yang digunakan dalam proses pengkodean antara lain dengan menggunakan angka, huruf atau kombinasi keduanya oleh karena biaya yang terjadi dikumpulkan untuk setiap tingkat manajemen, maka biaya-biaya tersebut harus digolongkan dan diberi kode sesuai dengan tingkat-tingkat manajemen yang terdapat dalam struktur organisasi. Setiap tingkatan manajemen merupakan pusat pertanggungjawaban dan akan dibebani dengan biaya-biaya yang terjadi didalamnya yang dipisahkan antara biaya terkendali dan tidak terkendali. Dua cara yang dapat dilaksanakan dalam pemberian kode:
49
a. Metode kelompok (group code method) Sifat-sifat khusus dalam metode ini adalah sebagai berikut: 1) Posisi masing-masing angka mempunyai arti, dimana angka yang paling kiri adalah kode golongan perkiraan dan angka paling kanan adalah kode jenis rekening.
X
X
X
X
X
Kode Rekening Biaya Pusat Pertanggungjawaban Direksi Pusat Pertanggungjawaban Departemen Pusat Pertanggungjawaban Bagian Jenis Biaya Gambar 1 Arti Posisi Angka Dalam Kode Rekening
Sumber: Mulyadi. Akuntansi Manajemen: Konsep, manfaat, dan rekayasa. Edisi Ketiga. Cetakan Pertama. Salemba Empat. Jakarta. 2001. Hal 198 2) Setiap kode dalam perkiraan terdiri dari angka-angka yang sudah ditetapkan terlebih dahulu, dimana masing-masing angka mewakili jenis rekening. Rekening buku besar diberi kode angka dengan metode kode kelompok. Dalam keadaan yang ideal, kode rekening pembantu biaya terdiri dari tujuan angka sehingga cara pemberian kodenya dapat digambarkan sebagai berikut: b. Kode Blok (Block Code)
50
Kode yang diberikan kepada setiap klasifikasi tidak menggunakan urutanurutan digit tetapi dengan memberikan satu blok nomer untuk setiap kelompok. Jadi disini, kode diberikan pada setiap kelompok yang dimulai dengan angka-angka tertentu juga merupakan satu blok nomer kode. Contoh: Tabel 1 Nomer Rekening Kode Blok
a.
Golongan Perkiraan Aktiva
Nomor Rekening 100-109
b.
Utang
200-299
c.
Modal
300-399
d.
Pendapatan
400-499
e.
Biaya
500-599
Sumber: Mulyadi. Akuntansi Manajemen: Konsep, manfaat, dan rekayasa. Edisi Ketiga. Cetakan Pertama. Salemba Empat. Jakarta. 2001. Hal 198 c. Setsel Rekening Desimal Melalui cara ini, perkiraan ini diklasifikasikan menjadi golongan, kelompok, dan jenis rekening. Masing-masing berjumlah maksimal 10. Seperti kelompok golongan maupun jenis perkiraan diberi nomer kode mulai dari 0 sampai 9. 5. Laporan Pertanggungjawaban Sistem pelaporan diperlukan dalam penilaian prestasi karena dapat memantau kinerja masing-masing pusat pertanggungjawaban. Biasa disebut juga sebagai laporan kinerja atas perannya dalam penilaian kinerja manajer. Informasi
51
akuntansi sangat berguna, baik untuk pihak intern organisasi perusahaan maupun untuk pihak ekstern perusahaan. Bagi pihan intern, Informasi akuntansi sangat diperlukan untuk mengetahui hasil kerja dari para manajer. Untuk itu sangat penting menetapkan sejak awal tentang informasi apa yang perlu dilaporkan, mekanisme pelaporan dan bagaimana sistem pelaporan perusahaan disusun untuk kepentingan pihak luar maupun untuk kepentingan pihak dalam. Pada sejumlah perusahaan di Indonesia, sistem pelaporan ini banyak menimbulkan persoalan. Kurangnya komitmen atasan terhadap pentingnya laporan tertulis merupakan salah satu kendala yang seringkali menghambat berjalannya sistem pelaporan tanggung jawab. Laporan pertanggungjawaban merupakan produk akhir yang dihasilkan oleh
sistem
akuntansi
pertanggungjawaban
pertanggungjawaban.
menurut
Mulyadi
(2001:
Pengertian 182)
:
laporan “Laporan
pertanggungjawaban merupakan suatu alat yang merunut informasi pendapatan dan atau biaya ke manajer yang memiliki posisi terbaik untuk menjelaskan penyebab terjadinya penyimpangan dan mampu merencanakan tindakan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi”. Laporan pertanggungjawaban berisi perbandingan antara rencana kerja yang tertuang dalam anggaran dengan pelaksanaan sesungguhnya. Dengan laporan pertanggungjawaban, atasan dapat mengetahui sampai seberapa jauh pelaksanaan
tugas-tugas
yang
didelegasikan
kepada
bawahan
dengan
membandingkannya dengan anggaran. Laporan pertanggungjawaban dalam akuntansi pertanggungjawaban disusun secara periodik dan lebih terarah pada
52
kemampuan para manajer dalam mengendalikan biaya sesuai dengan wewenang dan tingkatan manajemen dalam rangka penilaian kinerja. Untuk meningkatkan efisisensi, sistem akuntansi pertanggungjawaban haruslah didasarkan pada apa yang disebut dengan “pelaporan piramid”. Hal ini berarti masing-masing manajer pertanggungjawaban berkewajiban menyiapkan laporan pertanggungjawaban sendiri dan ringkasan laporan pertanggungjawaban manajemen yang berada pada level bawahnya. Selanjutnya hanya jumlah total dari laporan-laporan itu sajalah yang akan disajikan kepada tingkatan pelaporan yang lebih tinggi berikutnya. Dapat diambil kesimpulan bahwa semakin tinggi tingkatan tanggung jawabnya, maka semakin terkonsentrasi pula laporan yang disajikan kepadanya. 2.1.10 Penilaian Kinerja Manajemen 1. Pengertian Penilaian Kinerja Mulyadi (2001:415) mengutip pendapat dari Siegel et al yang mengemukakan bahwa “Penilaian kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi, dan karyawannya berdasarkan sasaran, standar, dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya”. Karena organisasi pada dasarnya dijalankan oleh manusia, maka penilaian kinerja sesungguhnya merupakan penilaian atas perilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan di dalam organisasi. Oleh karena itu, jika informasi akuntansi dipakai sebagai salah satu dasar penilaian kinerja, maka informasi akuntansi yang memenuhi kebutuhan tersebut adalah informasi akuntansi
53
manajemen yang dihubungkan dengan individu yang memiliki peran tertentu dalam organisasi. Tipe akuntansi manajemen yang memiliki karakteristik semacam itu disebut dengan informasi akuntansi pertanggungjawaban. Penilaian kinerja dilakukan untuk menekan perilaku yang tidak semestinya dan untuk merangsang dan menegakkan perilaku yang semestinya diinginkan melalui umpan balik hasil kinerja pada waktunya serta penghargaan, baik yang bersifat intrinsik maupun ekstrinsik. Penilaian kinerja menurut Anderson dan Sollenberger (1992: 5) yaitu: “Performance evaluation is comparing actual performance with plans and providing feedback for future planning and control”. Evaluasi kinerja adalah membandingkan antara kinerja aktual (sesungguhnya) dengan perancanaan dan sasaran awal perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya dan dapat menyediakan umpan balik bagi perusahaan yang berguna untuk perencanaan dan kontrol di masa depan. Jadi dapat dikatakan bahwa penilaian kinerja yang dilakukan manajemen adalah menilai atau mengevaluasi hasil kerja para karyawannya dengan membandingkan hasil aktual dengan rencana dan sasaran yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi sebatas wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan. 2. Tujuan dan Manfaat Penilaian Kinerja Prestasi kerja atau yang biasa juga disebut kinerja adalah kontribusi yang dapat diberikan oleh suatu bagian pencapaian tujuan perusahaan (Sriwidodo, 2010).
Dalam
mengevaluasi
pengukuran
kinerja
manajer
pusat
pertanggungjawaban ada tiga kriteria yang digunakan yaitu efisiensi, efektivitas
54
dan ekonomis. Efisiensi adalah perbandingan, antara output yang dihasilkan dengan besarnya input yang digunakan. Sedangkan efektivitas adalah hubungan antara output suatu pusat pertanggungjawaban yang sasarannya harus dicapai. Dan ekonomis dimaksudkan sebagai penggunaan sumber dana yang seminimal mungkin. Tujuan pokok penilaian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan dalam mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya, agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan. Standar perilaku dapat berupa kebijakan manajemen atau rencana formal yang dituangkan dalam anggaran. Manfaat penilaian kinerja bagi manajemen menurut Mulyadi (2001: 416) adalah untuk: a. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian karyawan secara maksimum. Maksimisasi motivasi karyawan berarti membangkitkan dorongan dalam diri setiap karyawan untuk mengerahkan usahanya dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh organisasi. Jika setiap karyawan memahami sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan setiap karyawan melaksanakan internalisasi sasaran perusahaan sebagai sasaran pribadinya, maka kesesuaian tujuan individu karyawan dengan sasaran perusahaan secara keseluruhan akan terjadi. Kesesuaian sasaran individu karyawan dengan sasaran perusahaan inilah yang akan memotivasi karyawan untuk mencapai sasaran organisasi. Maksimisasi motivasi karyawan dalam mencapai sasaran perusahaan inilah yang merupakan tujuan pokok penilaian kinerja.
55
b. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Penilaian kinerja akan menghasilkan data yang dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan yang dinilai kinerjanya. Jika manajemen puncak akan memutuskan promosi manajer ke jabatan yang lebih tinggi, data hasil evaluasi kinerja yang diselenggarakan secara periodik akan sangat membantu manajemen puncak dalam memilih manajer yang memiliki kepantasan untuk dipromosikan. Begitupun dalam pengambilan keputusan penghentian kerja sementara, transfer, dan pemutusan hubungan kerja permanen. c. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan. Jika manajemen perusahaan tidak mengenal kekuatan dan kelemahan karyawan yang dimilikinya, sulit bagi manajemen untuk mengevaluasi dan memilih program pelatihan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. Oleh karena itu dalam masa kerjanya, perusahaan mempunyai kewajiban untuk mengembangkan karyawannya agar mereka selalu dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis perusahaan yang senantiasa berubah dan berkembang. Hasil penilaian kinerja dapat digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan karyawan dan untuk mengantisipasi keahlian dan ketrampilan yang dituntut oleh pekerjaan, agar dapat memberikan respon yang memadai terhadap perubahan lingkungan bisnis di masa yang akan datang.
56
d. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka. Dalam organisasi perusahaan, manajemen puncak mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada manajemen di bawah mereka. Pendelegasian wewenang ini disertai dengan alokasi sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan wewenang tersebut. Manajer bawah melaksanakan wewenang dengan mengkonsumsi sumber daya yang dialokasikan kepada mereka. Penggunaan wewenang dan konsumsi sumber daya dalam pelaksanaan wewenang ini dipertanggungjawabkan dalam bentuk pengukuran kinerja. Dengan pengukuran kinerja ini, manajemen puncak memperoleh umpan balik mengenai pelaksanaan wewenang dan penggunaan sumber daya dalam pelaksanaan wewenang yang dilakukan oleh manajemen bawah. Berdasarkan hasil penilaian kinerja ini, manajemen puncak memberikan penilaian terhadap kinerja manajemen bawah. Di lain pihak, penilaian kinerja ini memberikan umpan balik bagi manajemen bawah mengenai bagaimana manajemen puncak menilai kinerja mereka. e. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan. Penghargaan dapat digolongkan ke dalam dua kelompok yaitu penghargaan intrinsik dan penghargaan ekstrinsik. Penghargaan intrinsik berupa rasa puas diri yang diperoleh seseorang yang telah berhasil menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan telah mencapai sasaran tertentu. Untuk meningkatkan penghargaan intrinsik, manajemen dapat menggunakan berbagai teknik seperti pengayaan pekerjaan, penambahan tanggung jawab,
57
partisipasi dalam pengambilan keputusan, dan usaha lain yang meningkatkan harga diri seseorang dan yang mendorong orang untuk menjadi yang terbaik. Penghargaan ekstrinsik terdiri dari kompensasi yang diberikan kepada karyawan, baik berupa kompensasi langsung, tidak langsung maupun berupa kompensasi non keuangan. Kompensasi langsung yaitu pembayaran langsung seperti gaji atau upah pokok, honorarium lembur dan hari libur, pembagian laba, pembagian saham, dan berbagai bonus lain yang didasarkan atas kinerja karyawan. Penghargaan
tidak
langsung
adalah
semua
pembayaran
untuk
kesejahteraan karyawan seperti asuransi kecelakaan, asuransi hari tua, honorarium liburan, dan tunjangan masa sakit. Kompensasi ini tidak mempunyai dampak terhadap motivasi individu dalam mencapai sasaran organisasi, karena kompensasi ini diberikan kepada siapa saja yang bekerja dalam organisasi perusahaan. Penghargaan non keuangan dapat berupa sesuatu yang ekstra yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan seperti ruang kerja istimewa, peralatan kantor istimewa, tempat parkir khusus, gelar istimewa, dan sekretaris pribadi. 3. Tahapan Penilaian Kinerja Tahapan penilaian kinerja manajemen menurut Mulyadi (2001: 420) ada dua tahapan, yaitu: a. Tahapan persiapan, terdiri dari tiga tahap:
58
1) Penentuan daerah pertanggungjawaban dan manajer yang bertanggung jawab. 2) Penetapan kriteria yang dipakai untuk mengukur kinerja. 3) Pengukuran kinerja sesungguhnya. b. Tahapan penilaian, terdiri dari tiga tahap: 1) Pembandingan kinerja sesungguhnya dengan suatu sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. 2) Penentuan penyebab timbulnya penyimpangan kinerja sesungguhnya dari yang ditetapkan dalam standar. 3) Penegakkan perilaku yang diinginkan dan tindakan yang digunakan untuk mencegah perilaku yang tidak diinginkan. 2.2
Rerangka Pemikiran ANGGARAN
Sistem Penyusunan Anggaran
Persediaan4) Stok Gudang
Forecast Produksi
Anggaran Biaya Operasional
Pelaporan Anggaran
Analisis Kinerja
Penilaian Kinerja
Anggaran Investasi
Persediaan Komponen Critical Part
