BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi 2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Rainer & Cegielski (2011, p29), Information System (IS) is the planning, development, management, and use of information technology tools to help people perform all tasks related to information processing and management. Dapat diartikan bahwa, “Sistem Informasi (SI) adalah perencanaan, pengembangan, manajemen, dan penggunaan dari alat teknologi informasi untuk membantu dalam melakukan semua tugas yang berkaitan dengan proses informasi dan manajemen.” Sedangkan menurut Turban, Leidner, Mclean, Wetherbe (2007, p16), Information System (IS) collects, processes,
stores,
analyzes,
and
disseminates information for a specific purpose. Dapat diartikan bahwa, “Sistem Informasi (SI) mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.” Jadi, Sistem Informasi (SI) adalah sebuah proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk membantu dalam melakukan semua tugas yang berkaitan dengan proses informasi dan manajemen.
7
2.1.1.2 Komponen Sistem Informasi Menurut Rainer & Cegielski (2011, p40) dan Turban, Rainer, dan Potter (2006, p49), komponen dasar Sistem Informasi (SI) dibagi menjadi 6 bagian, yaitu: 1. Hardware (Sumber Daya Perangkat Keras); 2. Software (Sumber Daya Perangkat Lunak); 3. Database (Sumber Data atau Kumpulan Data); 4. Network (Sumber Daya Jaringan); 5. People (Sumber Daya Manusia); 6. Procedures (Sumber Daya Prosedur). 2.1.1.2.1 Hardware (Sumber Daya Perangkat keras) Menurut Rainer & Cegielski (2011, p40), hardware is a device such as the processor, monitor, keyboard, and printer. Together these devices accept data and information, process it , and display it. Dapat diartikan bahwa, “Yang termasuk hardware atau perangkat keras yaitu seperti processor, monitor, keyboard, dan printer. Hardware atau perangkat keras merupakan suatu alat yang menerima data dan informasi, memproses, kemudian menampilkannya.” Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p49), hardware atau perangkat keras merupakan serangkaian peralatan seperti processor, monitor, keyboard, dan printer. Bersama-sama peralatan tersebut menerima data serta informasi, memprosesnya, dan menampilkannya. Adapun menurut Willams & Sawyer (2007, p25), hardware consist of all the machinery and equipment in a computer system. 8
Dapat diartikan bahwa, “Hardware atau perangkat keras terdiri dari semua mesin dan peralatan dalam sistem komputer.” Jadi, hardware atau perangkat keras terdapat di dalam sistem komputer yang dapat menerima, memproses, kemudian menampilkan data dan informasi. 2.1.1.2.2 Software (Sumber Daya Perangkat Lunak) Menurut Rainer & Cegielski (2011, p40), software is a programs that enablesthe hardware to process data. Dapat diartikan bahwa, “Software atau perangkat lunak adalah suatu program yang memungkinkan hardware atau perangkat keras untuk dapat mengolah data.” Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p49), software atau perangkat lunak merupakan sekumpulan program yang memungkinkan hardware atau perangkat keras untuk memproses data. Adapun menurut Willams & Sawyer (2007, p25), software or programs, consist of all the electronic instructions that tell the computer how to perform a task. Dapat diartikan bahwa, “Software atau program, yang terdiri dari Instruksi elektronik yang memberitahukan bagaimana komputer mengerjakan perintah.” Jadi, software atau perangkat lunak adalah suatu program yang memungkinkan hardware atau perangkat keras untuk dapat mengolah data sesuai dengan apa yang diperintahkan.
9
2.1.1.2.3 Database (Sumber Daya Data) Menurut Rainer & Cegielski (2011, p40), a database is a collection of related files or tables containing data. Dapat diartikan bahwa, “Database merupakan kumpulan dari file yang saling berkaitan atau tabel-tabel yang memuat suatu data.” Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p49), database merupakan kumpulan arsip, tabel, dan lain-lain yang saling berkaitan dan menyimpan data serta berbagai hubungan diantaranya. Adapun menurut Willams & Sawyer (2007, p25), data consist of the raw facts and figures that are processed into information. Dapat diartikan bahwa, “Data terdiri dari fakta-fakta mentah dan angka yang diolah menjadi informasi.” Jadi, data merupakan fakta-fakta mentah dan angka yang akan diolah menjadi suatu informasi, kemudian akan dikumpulkan menjadi satu dalam sebuah database yang merupakan kumpulan dari file data yang saling berkaitan atau tabel-tabel yang memuat suatu data. 2.1.1.2.4 Network (Sumber Daya Jaringan) Menurut Rainer & Cegielski (2011, p40), network is a connecting system (wireline or wireless) that permits diffrent computers to share resources. Dapat diartikan bahwa, “Jaringan adalah sebuah sistem yang saling berhubungan (wireline atau wireless) yang memungkinkan komputer yang berbeda untuk berbagi sumber daya.”
10
Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p49), jaringan merupakan sistem koneksi yang memungkinkan adanya berbagai sumber daya antar berbagai komputer yang berbeda. Adapun menurut Willams & Sawyer (2007, p5), network is communications system connecting two or more computers; the internet is the large such network. Dapat diartikan bahwa, “Jaringan adalah sistem komunikasi yang menghubungkan dua komputer atau lebih; internet adalah suatu jaringan yang besar.” Jadi, network atau jaringan merupakan sumber daya dasar dari semua sistem informasi yang saling berhubungan dan memungkinkan komputer yang berbeda untuk berbagi sumber daya. 2.1.1.2.5 People (Sumber Daya Manusia) Menurut Rainer & Cegielski (2011, p40), people are those individuals who use the hardware and software, interface with it, or use it’s output. Dapat diartikan bahwa, “People atau pengguna adalah orang yang menggunakan hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), berinteraksi, atau menggunakan hasil dari hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) tersebut.” Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p50), people atau pengguna merupakan berbagai individu yang bekerja dengan sistem informasi, berinteraksi dengannya atau menggunakan hasilnya. Jadi, people atau pengguna merupakan elemen terpenting dalam sistem informasi, yang menggunakan hardware (perangkat keras) dan
11
software (perangkat lunak), berinteraksi, atau menggunakan hasil dari hardware dan software tersebut. 2.1.1.2.6 Procedures (Sumber Daya Prosedur) Menurut Rainer & Cegielski (2011, p40), procedures are set of introductions about how to combine the above components in order to process infromation and generate the desired output. Dapat diartikan bahwa, “Prosedur adalah satu set pengenalan mengenai bagaimana cara untuk menggabungkan komponen yang ada dengan tujuan untuk memproses informasi dan menghasilkan hasil yang diinginkan.” Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p50), Prosedur merupakan serangkaian instruksi mengenai bagaimana menggabungkan berbagai komponen agar dapat memproses informasi dan menciptakan hasil yang diinginkan. Jadi, prosedur merupakan strategi, kebijakan, metode, dan aturan untuk menggunakan sistem informasi dengan tujuan memproses informasi dan menghasilkan hasil yang diinginkan. 2.1.1.3 Fungsi dan Peran Sistem Informasi Fungsi sistem informasi, menurut O’Brien (2006, p26), yaitu: 1. Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan
bisnis,
seperti
fungsi
akuntansi,
keuangan,
manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia. 2. Kontributor terpenting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral karyawan, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
12
3. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis. 4. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa secara kompetitif yang akan memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global. 5. Peluang karier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita. 6. Komponen
penting dari sumber daya,
infrastruktur,
dan
kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan. Peran dasar sistem informasi dalam bisnis, menurut O’Brien (2006, p10), yaitu: 1. Mendukung proses dan operasi bisnis. 2. Mendukung pengambilan keputusan pegawai dan manajernya. 3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. 2.1.1.4 Pengertian Teknologi Informasi Menurut Rainer & Cegielski (2011, p7), Information Technology (IT) realates to any computer-based tool that people use to work with information and to support the information and information-processing needs of an organization. Dapat diartikan bahwa, “Teknologi Informasi (TI) berhubungan dengan beberapa alat berbasiskan komputer yang digunakan orang untuk bekerja dengan menggunakan dan mendukung informasi, serta pemrosesan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.”
13
Sedangkan menurut Williams & Sawyer (2007,p4), Information Technology (IT) is a general term that describe any technology that help to produce, manipulate, store, communicate, and disseminate information. Dapat diartikan bahwa, “Teknologi Informasi (TI) adalah sebuah istilah umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan,
memanipulasi,
menyimpan,
berkomunikasi,
dan
atau
menyebarkan informasi.” 2.1.2 Proses Bisnis Sedangkan menurut Willams & Sawyer (2007, p4), Information Technology (IT) is a general term that describe any technology that help to produce,manipulate, store, communicate, and/or disseminate information. Dapat diartikan bahwa, “Teknologi Informasi (TI) adalah sebuah istilah umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan,
memanipulasi,
menyimpan,
berkomunikasi,
dan/atau
menyebarkan informasi.” Menurut Rama & Jones (2006:p18), business process is a set of activities performed by a business for acquiring, producing, and selling goods and services. Dapat diartikan bahwa, proses bisnis adalah satu set aktivitas yang dilakukan dalam bisnis untuk memperoleh, memproduksi, serta menjual barang dan jasa. Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2009:p237), sebuah proses bisnis adalah seperangkat langkah-langkah atau prosedur yang dirancang untuk menghasilkan hasil tertentu.
14
Jadi, Teknologi Informasi (TI) adalah sebuah alat berbasis komputer yang digunakan untuk membantu menghasilkan, memproses, memanipulasi, menyimpan, berkomunikasi, dan/atau menyebarkan informasi perusahaan. 2.1.3 Evaluasi Dalam kamus besar Bahasa Indonesia (2008, p384), evaluasi adalah proses, cara, perbuatan memberikan penilain (mengevaluasi). Sedangkan dalam kasus Oxford (2008, p183) evalaution is a procedure that uses in domain knowledge to deternine a perceived of a situation during a search process. Dapat diartikan bahwa, fungsi evaluasi merupakan sebuah prosedur yang digunakan dalam pengetahuan utama untuk menentukan nilai yang dirasakan dari situasi selama proses pencarian. Jadi, evaluasi adalah suatu proses, cara, dan perbuatan untuk memberikan penilaian / menentukan nilai yang dirasakan dari situasi selama proses pencarian. 2.1.4 Investasi Menurut Bodie, Kane, dan M arcus (2009, p1), an investment is the current commitment of money or other resources in the expectation of reaping future benefit. Dapat diartikan bahwa, “Sebuah investasi adalah komitmen saat ini mengenai uang atau sumber daya lain dalam harapan untuk mencapai manfaat dimasa yang akan datang.” Sedangkan menurut Reily & Brown (2006, p6), An investment is the current commitment of dollars for a period of time in order to derive future payments that will compensate the investor for (1) the time the
15
funds are commited, (2) the expected rate of inflation, and (3) the uncertainty of the future payment.
Dapat diartikan bahwa, “Investasi adalah komitmen nilai uang saat ini untuk suatu periode waktu dengan tujuan untuk memperoleh pembayaran masa depan yang akan memberikan kompensasi kepada investor untuk (1) waktu dan uang yang telah dikeluarkan, (2) tingkat inflasi yang diharapkan, dan (3) pembayaran di masa depan yang tidak menentu.” Jadi, investasi adalah komitmen nilai uang saat ini dan sumber daya lain dengan tujuan untuk memperoleh manfaat dan pembayaran masa depan yang diharapkan. 2.1.4.1 Jenis Investasi Menurut Bodie, Kane, Marcus (2009, p2), investasi dibagi menjadi 2 jenis, yaitu: 1. Real Assets, the land, buildings, machines, and knowledge that can be used to produced goods and service. Dapat diartikan bahwa, “Yang termasuk dalam aset nyata adalah tanah, bangunan, mesin,
dan
pengetahuan
yang
dapat
digunakan
untuk
memproduksi barang dan jasa.” 2. Financial Assets, such as stocks and bonds are claims to the income generated by real assets or claims on income from the goverment. Dapat diartikan bahwa, “Aset keuangan seperti saham dan hubungan yang menuntut pendapatan yang dihasilkan oleh aset nyata atau menuntut pada pendapatan dari pemerintah.”
16
2.1.4.2 Investasi Teknologi Informasi Menurut Schniederjans (2010, p9), the definition of IT investment can be defined as the investment decisions of allocating all types (i.e., human, monetary, physical) of resource to an Management Information System (MIS). Dapat diartikan bahwa, “Investasi teknologi informasi adalah suatu keputusan investasi dalam mengalokasikan seluruh tipe dari Sistem Informasi Manajemen (SIM ), termasuk diantaranya manusia dan uang.” Sedangkan menurut Fitzpatrick (2005, p28), an IT investment consists of the total life cycle cost of an entire project or project chunk that involves IT, including the post-project operating cost of the system that was implemented. Dapat diartikan bahwa, “Investasi teknologi informasi terdiri dari biaya total lifecycle dari keseluruhan proyek atau potongan proyek yang melibatkan teknologi informasi termasuk didalamnya biaya operasi setelah proyek dari sistem yang telah diimplementasikan.” Jadi, investasi teknologi informasi adalah suatu keputusan investasi dalam mengalokasikan seluruh tipe dari Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang terdiri dari biaya total lifecycle dari keseluruhan proyek atau potongan proyek yang melibatkan teknologi informasi termasuk didalamnya biaya operasi setelah proyek dari sistem yang telah diimplementasikan. Karakteristik khusus dari investasi menurut Remenyi (2001) dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut :
17
1. Teknologi informasi membawa resiko dan biaya yang tinggi, tetapi memungkinkan membawa keuntungan yang besar, jadi kita tidak perlu mengesampingkannya. 2. Pengeluaran dalam teknologi informasi merupakan sebuah proporsi yang signifikan terhadap pengeluaran modal organisasi. 3. Laju
dari
perubahan
teknologi,
dan
macam-macam
penggunaannya, mendatangkan kesulitan bagi para manajer untuk menggunakannya dalam semua aspek pengambilan keputusan. 4. Dalam kebanyakan organisasi tidak ada kepercayaan terhadap pencatatan
dalam
anggaran
belanja,
ukuran
biaya,
dan
keuntungan. 2.1.4.3 Alasan Perlunya Investasi Teknologi Informasi Ada 3 alasan mengapa perusahaan perlu menerapkan investasi teknologi informasi adalah : 1. Sebuah infrastruktur yang keberadaannya tidak dapat dihindari di era global ini. 2. Meningkatkan daya saing kompetitif antar perusahaan. 3. Memperbaiki efektivitas dan efisiensi dalam perusahaan. 2.1.4.4 Tujuan dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi Tujuan dilakukan investasi dalam bidang teknologi informasi (Indrajit, 2004, p30) adalah : 1. Adanya kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri dalam arti kata, perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. 2. Memperbaiki efisiensi dan efektivitas perusahaan.
18
3. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnis dengan pengembang teknologi yang perusahaan lain belum miliki. Manfaat dilakukan investasi dalam bidang teknologi informasi (Indrajit, 2004, p41) adalah : 1. Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. 2. Menghindari biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. 3. Memperbaiki kualitas keputusan yang diambil. 4. Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaaan. 2.1.2.5 Alasan pentingnya Evaluasi Investasi Menurut Hendarti (2011,p6), evaluasi investasi teknologi informasi harus dilakukan secara cermat dan teliti dikarenakan: 1. Jumlah data investasi yang dikeluarkan cukup besar. 2. Investasi teknologi informasi merubah pola kerja perusahaan. 3. Investasi teknologi informasi membawa perubahan proses bisnis perusahaan. 4. Adanya pengeluaran biaya langsung dan tidak langsung. 5. Adanya manfaat tangible dan intangible yang diperoleh perusahaan.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menurut Rama & Jones (2006,p4) a management infromation system (MIS) is a system that capture data about an orngazation, stores and maintain the data, and provides meaningful information for management.
19
Dapat diartikan bahwa, “Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menangkap data mengenai organisasi, menyimpan dan merawat data, dan menyediakan informasi yang berguna bagi perusahaan.” SIM terdiri dari beberapa subsistem yang mendukung
informasi
seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia, akuntansi, dan keuangan. Sedangkan menurut William & Sawyer (2007.p436), Management Information System (MIS) is a computer based information system that uses data recorded by a TPS as input into programs that produce routine reports as output. Dapat diartikan bahwa, “Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu komputer berbasis sistem informasi yang menggunakan rekaman data dari TPS sebagai input untuk program yang menghasilkan laporan rutin sebagai output.” Jadi Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu komputer berbasis sistem informasi yang menggunakan rekaman data dari TPS untuk menangkap data, menyimpan, dan merawat data, kemudian menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. 2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Menurut Rama & Jones (2006, p5), the Accounting Information System (AIS) is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction. Dapat diartikan bahwa, “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan,
20
seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi.” Sedangkan menurut Gelinas & Dull (2008,p633), the Accounting Information System (AIS) is a specialized subsystem of the IS that collects, processes, and report information related to the financial aspects of business events. Dapat diartikan bahwa, “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah subsistem khusus dari SI yang mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi terkait dengan aspek keuangan peristiwa bisnis.” Jadi, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah subsistem dari SIM yang mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi terkait dengan aspek keuangan peristiwa bisnis. Menurut Rama & Jones (2006, p6), manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah: 1. Membuat Laporan Eksternal Perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, dan badan-badan pemerintah. Laporanlaporan ini mencangkup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas. 2. Mendukung Aktivitas Rutin Para manajer memerlukan satu Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan.
21
3. Mendukung Pengambilan Keputusan Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. 4. Sebagai Bahan Perencanaan dan Pengendalian Sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. 5. Penerapan pengendalian internal termasuk kebijakan, prosedur, dan pengunaan SI untuk menjaga asset perusahaan dari kehilangan atau penggelapan dan untuk memelihara ketepatan data keuangan. 2.2.2 Overview Activity Diagram (OAD) Menurut Jones & Rama (2006, p69) “Overview Activity Diagram presenst a high – level view of the busibess process by documenting the key events”. Dapat diartikan bahwa, OAD menampilkan tampilan level – tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event – event tersebut, urutan aktivitas event – event tersebut, dan arus informasi antara event – event tersebut. Dalam mempersiapkan Overview Activity Diagram (OAD) terdapat langkah-langkah yang dapat diikuti, yaitu sebagai berikut: 1. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting. 2. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang terlibat didalamnya.
22
3. Menggambarkan agen/actor yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi. 4. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi. 5. Menggambarkan dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut. 2.2.3 Detailed Activity Diagram (DAD) Menurut Jones & Rama (2006, p69) “Detailed Activity Diagram is an activity diagram has provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview diagram”. Dapat dikatakan bahwa, DAD adalah diagram aktivitas yang menyediakan representasi secara terperinci tentang aktivitas – aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua dari aktivitas – aktivitas yang ditampilkan pada overview diagram. Tabel 2.1 Simbol – simbol aktivitas diagram Simbol
Keterangan Mulai
/
Berakhir
(terminal)
Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumenatau sebagai simbol untuk syarat yang dibutuhkan. Proses Simbol ini untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir
23
keluar. Manual Simbol ini untuk menunjukkan tempat-tempat kegiatan yang dilakukan secara manual. Input Simbol ini menunjukkan tempat-tempat kegiatan dimana selama kegiatannya berhubungan dengan komputer tetapi dilakukan secara manual. Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang diambil dalam proses, tergantung pada kondisi. Konektor Simbol ini menggambarkan urutan langkah dan arah aliran.
2.2.4 Cost Benefit Analysis (CBA) Menurut Fitzpatrick (2005, p505), “This Approach analyzes a proposed IT investment to identify and evaluate its benefits, cost, and risks. While theoretically both financial and non-financial benefits are considered, traditionakky kittke attention is given to the non-financial factors. Moreover, cost-benefit analysis has tended to place greater emphasis on efficiency (e.g., cost savings) than on effectiveness or creating value, and certain types of risk hvae generally been ignored.”
Dapat dikatakan bahwa, Pendekatan ini menganalisis keuntungan, biaya, dan resiko. Walau secara teoritis keuntungan finansial dan nonfinansial dipertimbangkan, secara tradisional hanya sedikit perhatian diberikan pada faktor non-finansial. Terlebih lagi, cost-benefit analysis lebih cenderung untuk memberikan penekanan lebih pada efisiensi dari pada
24
keefektifan atau penciptaan nilai, dan tipe tipe tertentu dari resiko yang secara umum telah diabaikan. Sedangkan menurut Remenyi (2004,p296), Cost Benefit Analysis (CBA) is the procesess of comparing the various costs associated with an investment with the benefits and profits that it returns. Dapat diartikan bahwa, “Cost Benefit Analysis (CBA) atau Analisa manfaat dan Biaya merupakan suatu proses membandingkan biaya-biaya yang terkait investasi dengan manfaat dan keuntungan yang akan didapatkan.” Menurut Schniederjans (2010,p140), Cost / Benefits Analysis (CBA) involves the estimation and evaluation of the benefits associated with alternatives courses of action. This technique often entails comparing the present value of benefits associated with an investment to the present value of the costs of the same investment. Dapat diartikan bahwa, “Cost Benefits Analysis (CBA) atau analisis manfaat dan biaya melibatkan perhitungan dan evaluasi dari keuntungan bersih yang terhubung dengan program alternatif. Teknik ini sering memerlukan perbandingan nilai sekarang dari keuntungan yang terkait dengan investasi nilai sekarang dari biaya dalam investasi yang sama.” Menurut Schniederjans (2010, p145), ada 4 tahapan yang dilakukan dalam Cost Benefit Analysis (CBA), yaitu: 1. Mengidentifikasikan Masalah (Define Problem) Mendefinisikan masalah mencakup pada spesifikasi tujuan untuk investasi TI dan rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Sebelum melakukan pengambilan keputusan investasi TI, terlebih dahulu harus
25
menganalisa atau mendefinisikan masalah-masalah apa saja yang terkait Setelah itu, dilakukan identifikasi dengan membuat beberapa solusi alternatif untuk menangani masalah tersebut. 2. Mengidentifikasi dan Menghitung dari Biaya dan Manfaat (Identify and Quantify Costs and Benefits) Setelah masalah didefinisikan dan memilih alternatif yang cocok, maka langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah dengan melakukan identifikasi serta menghitung seluruh biaya yang relevan dan manfaat/keuntungan yang akan diperoleh apabila melakukan investasi TI tersebut. Ada 2 jenis manfaat/keuntungan yang dapat diperoleh organisasi, yaitu: a. Tangible benefit : manfaat/keuntungan yang dapat dilihat nilainya. b. Intangible benefit : manfaat/keuntungan yang tidak dapat dilihat nilainya dengan uang, tetapi dapat dirasakan manfaatnya oleh organisasi. Ada 2 jenis biaya yang dikeluarkan olah organisasi, yaitu : a. Tangible cost, biaya nyata yang berhubungan langsung dengan sistem. b. Intangible cost, biaya yang tidak dapat diprediksikan nilai dan kapan akan dikeluarkan. 3.
Membandingkan Alternatif (Compare Alternative) Setelah semua biaya dan manfaat teridentifikasikan dan terukur menjadi satu unit umum pengukuran, maka langkah selanjutnya adalah menggunakan alternatif yang kemudian dibandingkan satu
26
sama lain berdasarkan kriteria umum. Berikut ini merupakan beberapa metode yang digunakan dalam melakukan evaluasi dengan metode Cost Benefit Analysis (CBA), diantaranya yaitu: a. Cost Benefit Ratio (CBR); b. Return on Investment (ROI); c. Net Present Value (NPV); d. Payback Period (PP). 4. Melakukan Sensitifitas (Perform Sensitify) Analisa sensitifitas merupakan salah satu cara yang dapat digunakan untuk menentukan tingkat kesalahan yang ada dalam perkiraan. Tahap ini termasuk kegiatan dalam memilih biaya, manfaat/keuntungan, atau parameter lainnya dalam perhitungan NPV dengan jumlah kesalahan yang besar dan menentukan efeknya. Sehingga dapat disimpulkan, bahwa CBA merupakan teknik
yang
paling
umum
untuk
menilai
biaya
dan
manfaat/keuntungan dari suatu proyek investasi Teknologi Informasi (TI). Jadi, Cost Benefits Analysis (CBA) atau analisis manfaat dan biaya adalah proses mengumpulkan, membandingkan, kemudian mengevaluasi biaya yang terkait dengan investasi, apakah telah sesuai dengan manfaat dan keuntungan yang akan kembali. 2.2.4.1 Cost Benefit Ratio (CBR) Menurut Schniederjans (2010, p153), Cost/Benefit Ratio (CBR) is the present value of benefits divided by the present value of costs.
27
Dapat diartikan bahwa, ”Cost/Benefit Ratio (CBR) adalah nilai sekarang (present value) dari manfaat dibagi dengan nilai sekarang (present value) dari biaya.” Rumus yang digunakan untuk menghitung CBR, yaitu:
Keterangan : B : manfaat dalam jangka waktu t C : biaya dalam jangka waktu t t : jangka waktu r : tingkat suku bunga Kriteria CBR suatu proyek investasi teknologi informasi, yaitu: a. Jika hasil perhitungan CBR lebih dari 1 ( > 1), maka proyek tersebut dapat diterima oleh organisasi. b. Tetapi jika hasil perhitungan CBR kurang dari 1 ( < 1), maka proyek tersebut tidak dapat diterima/ditolak oleh organisasi. 2.2.4.2 Return On Investment Menurut Schniederjans (2010, p129), Return on Investment (ROI) methodology is another technique traditionally used in capital budgeting where the rate of return of an investment is compared to the opportunity cost of capital. Dapat diartikan bahwa, ”Metodologi Return on Investment (ROI) adalah teknik lain yang digunakan dalam keputusan penganggaran modal, dimana tingkat pengembalian investasi akan dibandingkan dengan biaya peluang modal.”
28
Dalam dunia keuangan, Return on Investment (ROI), atau terkadang biasa disebut dengan return, adalah suatu ratio untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh suatu proyek dibandingkan dikeluarkannya. Jumlah perolehan ataupun pengeluaran uang mengarah kepada bunga, profit/loss, gain/loss atau net income, sedangkan uang yang telah diinvestasikan mengarah kepada asset, modal/capital, uang pokok/principal atau basis biaya/cost basis dari investasi tersebut. Kebanyakan organisasi menggunakan ROI untuk membandingkan hasil investasi dimana uang yang telah diinvestasikan, apakah telah sebanding dengan manfaat/keuntungan yang diperoleh organisasi tersebut. ROI dari suatu proyek dapat dihitung dengan rumus:
Kriteria ROI untuk suatu proyek TI, adalah : a. Jika hasil perhitungan ROI lebih dari 1 ( > 1), maka proyek tersebutdapat diterima oleh organisasi. b. Tetapi jika hasil perhitungan ROI kurang dari 1 ( < 1), maka proyek tersebut tidak dapat diterima/ditolak oleh organisasi. 2.2.4.3 Net Present Value (NPV) Menurut Schniederjans (2010, p123), Net Present Value (NPV) Is another way of carrying out present value analysis. NPV is the present value of cash flows minus the initial investment cost. Dapat diartikan bahwa, “Net Present Value (NPV) merupakan sebuah metode yang melibatkan present value analysis. NPV adalah nilai masa arus kas saat ini setelah dikurangi dengan arus kas keluarnya (biaya awal investasi).” 29
Sedangkan menurut Reily & Brown (2006, p1140), Net Present Value (NPV) is a masure of the excess cash flows expected form an investment proposal. Dapat diartikan bahwa, “Net Present Value (NPV) adalah suatu metode pengukuran kelebihan arus kas yang diharapkan dari suatu proposal investasi.” Jadi, Net Present Value (NPV) suatu proyek menunjukkan manfaat bersih yang diterima proyek selama umur proyek pada tingkat suku bunga tertentu. NPV juga dapat diartikan sebagai nilai sekarang dari arus kas yang ditimbulkan oleh investasi. Dalam menghitung NPV perlu ditentukan tingkat suku bunga yang relevan. Rumus untuk menghitung NPV adalah :
Keterangan : B : manfaat dalam jangka waktu n C : biaya dalam jangka waktu n n : jangka waktu r : tingkat suku bunga Kriteria untuk menerima dan menolak rencana investasi dengan metode NPV adalah sebagai berikut : a. Proyek akan diterima, jika NPV lebih besar dari nol(> 0). b. Proyek akan ditolak, jika NPV kurang dari nol (< 0). c. Kemungkinan untuk suatu proyek diterima, jika NPV sama dengan nol (= 0).
30
Jika NPV > 0, berarti projek tersebut akan menciptakan cash inflow dengan persentase lebih besar dibandingkan oppurtunity cost modal yang ditanamkan. Apabila NPV = 0, projek kemungkinan dapat diterima karena cash inflow yang akan diperoleh sama dengan oppurtunity cost dari modal yang ditanamkan. Jadi semakin besar nilai NPV, semakin baik bagi projek tersebut untuk dilanjutkan. 2.2.4.4 Payback Period Menurut Schniederjans (2010, p111), payback period is a simple technique in which the time period necessary to recoup the initial investment is calculated and used to evaluate an investment. Dapat diartikan bahwa, “Payback period adalah suatu teknik sederhana dimana periode waktu yang diperlukan untuk dapat menutup investasi awal, dihitung dan digunakan untuk mengevaluasi investasi.” Payback period adalah suatu periode yang menunjukkan berapa lama modal yang ditanamkan dalam proyek tersebut dapat kembali. Semakin pendek waktu yang diperlukan untuk pengembalian biaya investasi, rencana investasi tersebut semakin menguntungkan. Rumus yang dapat digunakan untuk menghitung payback period suatu proyek TI, yaitu:
2.2.5 Cost, Benefit, and Risk 2.2.5.1 Konsep Biaya (cost) Menurut Schniederjans (2010, p146), a cost is any expenditure that must be incurred to procure, install, and maintain an IT.
31
Dapat diartikan bahwa, “Biaya adalah setiap pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan, menginstal, dan memelihara TI.” Schniederians (2010, p65), membagi biaya TI ke dalam 2 kategori, yaitu: 1. Cost by Activity: Development; Maintenance; Operating; User Support; Administration. 2. Cost by Resource:Technology; Personnel; Outside Service. Secara umum biaya dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu : a. Tangible Cost, dilihat dan dapat langsung dihubungkan dengan sistem. b. Intangible Cost, adalah biaya yang tidak dapat diprediksikan nilai dan kapan akan dikeluarkannya, serta tidak secara langsung dikaitkan dengan TI Tabel 2.2 Tangible Costs and Intagible Costs. Tangible Cost
Intangible Cost
Perangkat keras (hardware)
Perlawanan terhadap perubahan
Perangkat lunak (software)
Ketidak
mampuan
untuk
mengubah
restrukturisasi organisasi Kebutuhan spesifikasi dan update
Integrasi sistem baru ke dalam situasi saat ini
Service, install, pemograman, dan lainsebagainya
Hilangnya sementara produktivitas
Personel, penerimaan karyawan, pelatihan dan
Forumulasi dari kebijakan TI dan pengawasan
sebagainya Biaya berjalan
Gangguan
terhadap
praktek-praktek
kerja
normal Furniture
Penghentian (downtime)
32
2.2.5.2 Kategori biaya Menurut Remenyi (2001, p15) dalam analisis biaya manfaat, biaya dikategorikan sebagai 3 macam, yaitu: 1. Biaya Investasi, merupakan modal pembayaran yang tidak diulangulang untuk mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru, software baru, fasilitas baru dan lain lain. Contoh : computer, storage, network, software, training. 2. Biaya Implementasi, adalah pemabayaran satu kali untuk membuat atau meng-install kemampuan baru. Sama seperti investasi, dimana satu kali biaya implementasi dapat diubah ke biaya operasional tahunan (Annual Operating Cost) ketika peralatan dan personalia di kontrakkan. Contoh: baaya pemindahan perlatan dan personalia perusahaan, biaya penempatan saluran listrik dan telepon, biaya penghapusan sistem sekarang, refurbishing Cost/ biaya pembaharuan ulang. 3. Biaya Operasi Tahunan, adalah biaya bila pembayaran berulang dibutuhkan. Ini dibutuhkan operasi dasar dari hari ke hari atau bulang ke bulan. Contoh: biaya penyewaan peralatan atau fasilitas spesial, biaya perawatan peralatan dan software, gaji tambahan personalia, biaya perbedaan persediaan dan biaya asuransi. 2.2.5.3 Definisi Manfaat Menurut remenyi (1995, p40) , manfaat (benefit) dari teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah perusahaan akan
33
bersedia untuk membayar atas penggunaan semua itu. Menurut Dan Remenyi (2001, p295) dalam bukunya The effective Measurement and Management of IT Cost and Benefit, arti dari benefit adalah suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau keuntungan yang didapat oleh perorangan maupun organisasi. 2.2.5.4 Jenis-jenis mafaat Menurut parker (1998, p92) ada 3 jenis mafaat, yaitu tangible benefit, quasitangible benefit, yang bertitik berat pada peningnkatan efisiensi organisasi dan intangible benefit yang bertitik berat pada peningkatan efektivitas organisasi. Menurut Dan Remenyi (2001, p7) , ada 2 jenis manfaat yaitu: 1. Tangible Benefits, disebut juga dengan Hard Benefits, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diindentifikasi atau diukur secara langsung dari segi finansial. Contohnya adalah penurunan total biaya produksi, peningkatan laba. 2. Intangible Benefits, disebut juga dengan Soft Benefit, adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung
diindentifikasi
peningkatan
lingkungan
atau kerja
diukur. bagi
Contohnya karyawan
adalah sehingga
menciptakan suasana kerja yang lebih baik. Intangible benefit akan memberikan kontribusi yang penting terhadap keberhasilan perusahaan. Hasil dari penelitian dan penilaian finansial suatu proyek yang akan dibangun memberikan gambaran atas 2 faktor penting sebagai pedoman untuk mengambil keputusan apakah
34
investasi teknologi yang berbasiskan sistem komputer ini dilakukan atau tidak yaitu Benefit Cost Ratio (BCR) dan Payback Period (PP). Mengacu pada pendapat Schniederjans et al. (2010, p149) , manfaat potensial dari investasi teknologi informasi adalah: Tabel 2.3 Tangible & Intangible Tangible
Intangible
Peningkatan produktivitas
Peningkatan pemanfaatan aktiva
Penurunan biaya operasional
Peningkatan sumber daya kontrol
Mengurangi tenaga kerja
Peningkatan perencanaan organisasi
Menurunkan biaya vendor luar
Informasi lebih tepat waktu
Biaya administrasi dan profesional lebih rendah
Kualitas informasi lebih tinggi
Biaya pengembangan in-house lebih rendah
Peningkatan pembelajaran organisasi
Mengurangi tingkat pertumbuhan biaya
Peningkatan pengambilan keuputsan
Mengurangi biaya perangkat lunak
Tingkat kesalahan yang lebih rendah
2.2.5.5 Risk Menurut
Schniederjans
(2010,
p12),
pada
umumnya
resiko
diklasifikasikan ke dalam 2 jenis, yaitu: 1. Physical risks (resiko fisik), Resiko fisik berkaitan dengan kerentanan hardware, software, dan data dari pencurian, sabotase, pembajakan, kehilangan, serta keamanan. 2. Managerial Risks (Risiko Manajemen), Resiko manajemen dapat berupa kegagalan mencapai target manfaat yang diinginkan, pengurangan biaya, ketepatan waktu penyelesaian proyek, resistensi end-user, ketidak mampuan sistem untuk mendukung
35
pertumbuhan perusahaan dari waktu ke waktu, serta masalah ketidak cocokan pengembangan yang dijalankan. Sedangkan menurut pendapat Ward & Daniel (2006, p201), ada tiga tipe risiko yang berkaitan dengan investasi TI dan SI, yaitu: 1. Technical Risk (Risiko Teknikal) Technical risk berkaitan dengan teknologi dan supplier yang dipilih, serta kemampuan perusahaan dalam memberikan fungsi keamanan dan kinerja yang diperlukan. Faktor yang mempengaruhi tehcnical risk diantaranya adalah: a. Kemampuan teknis dari tim proyek b. Pengetahuan internal, keterampilan dan infrastruktur yang dibutuhkan. c. Penggunaan proses yang paling tepat dalam menerapkan teknologi. 2. Financial Risk ( Resiko Keuangan) financial risk berkaitan dengan perkiraan biaya dan keuntungan yang akan diperoleh. Risiko
tersebut
pemeriksaan
dapat
sensitivitas
diperkirakan pada
kasus
dengan
melakukan
keuangan
dengan
mengasumsikan biaya lebih tinggi sedangkan keuntungannya berkurang atau tertunda. Faktor yang mempengaruhi risiko keuangan, diantaranya yaitu: a. Lama proyek. b. Besarnya investasi. c. Kesesuaian mekanisme pengendalian biaya proyek. d. Perubahan lingkungan luar.
36
3. Business Change and Organizational Risk (Resiko Perubahan Bisnis dan Organisasi), Business change and organizational risk merupakan resiko yang berkaitan dengan kemampuan organisasi, manajemen,
pegawai
serta
stakeholder
eksternal
yang
memungkinkan perubahan bisnis mencapai keuntungan. Faktor yang mempengaruhi risiko
perubahan
bisnis dan
organisasi: a. Komitmen manajemen. b. Sejauh mana perubahan organisasi diperlukan untuk mencapai keuntungan. c.
Perubahaan pengetahuan dan pengalaman manajemen yang ada.
2.3 Kriteria Aspek Keuangan Aspek keuangan adalah aspek yang paling penting dalam mengukur optimasi suatu studi kelayakan investasi. Menurut Keown, Martin, Petty dan Scott, ada 5 aspek keuangan yang perlu di perhitungkan: 1. Payback Period (PP), investasi dikatakan layak jika payback period lebih dari satu ( >1)
2. Net Present Value (NPV), investasi dikatakan layak jika net present value lebih dari satu (>1)
3. Profitability Index (PI), Profitability index dapat dihitung dengan membagi PV of future cash flows project dengan biaya awal.
37
Project akan diterima apabila mempunyai profitability index lebih besar dari 1 (>1)
4. Average / Accounting Rate of Return (ARR), rasio financial yang digunakan
dalam
capital
budgeting.
Rasio
ini
tidak
mempertimbangkan mengenai time value of money. Project akan diterima apabila ARR lebih besar dari rate of return yang diharapkan
5. Internal Rate of Return (IRR), discount rate yang disamakan dengan present value dari future cash keluar dan masuk yang diharapkan. IRR mengukur return rate atas project.
2.4 Electronic Data Capture Electronic data Capture (EDC) adalah sebuah sistem terkomputerisasi yang dibuat untuk mengumpulkan data dalam bentuk data elektronik. Penggunaan EDC saat ini lebih sering digunakan untuk pembayaran menggunakan kartu baik kartu debit maupun kartu kredit. Ketika kartu digesekkan atau dihubungkan dengan Electronic Card reader atau terminal penerima data dari kartu yang ada dalam EDC maka informasi yang tersimpan dalam kartu dimasukkan / ditangkap oleh EDC.
38
