BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Suatu sistem informasi berbasis komputer adalah kumpulan hardware dan software komputer yang didesain untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna. Pengertian sistem informasi menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan, menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Adapun menurut Bodnar dan Hopwood (1998, p3), “The term information system suggest the use of computer technology in an organization to provide information to users. A “computer-based” information system is a collection of computer hardware and software designed to transform data into useful information.”. M enurut Turban, Rainer, dan Potter (2003, p15), “An information system (IS) collects, process, stores, analyzes, and disseminates information for a spesific purpose. Like any other system, an information system includes inputs (data, instruction) and outputs (reports, calculations). It process the inputs and produces outputs that are / sent to the user or to other systems.” yang dapat diartikan sebagai berikut: “Sebuah sistem informasi (SI) mengumpulkan, memproses, menyimpan, 7
8
menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk keperluan spesifik. Seperti sistem lain, sebuah sistem informasi meliputi input (data, instruksi) dan output (laporan, perhitungan). Sistem memproses input dan memproduksi output yang dikirimkan kepada user atau sistem lain.” Definisi-definisi
lain
dari
sistem
informasi
yang
didapat
dari
http://id.wikipedia.org/wiki.Sistem_Informasi, antara lain: Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur, dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem Informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar,suara maupun tulisan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolahan informasi (data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi user). Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS)
9
merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manajemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan gabungan dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung operasi seharihari dalam suatu bisnis termasuk memecahkan masalah dan membuat keputusan bagi manajemen.
2.1.2 Pengertian Teknologi Informasi Teknologi informasi merupakan teknologi yang digunakan untuk mendukung end user dalam memperoleh informasi yang diperlukan. Pengertian teknologi informasi menurut O’Brien (2005, p704), hardware, software, telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2003,G10), “A particular component of a computer-based information system.” Yang berarti: “Komponen tertentu dari sistem informasi berbasis komputer.” Definisi-definisi
lain
teknologi
informasi
http://en.wikipedia.org/wiki/information_technology,
yang
antara
lain:
didapat
dari
“Information
technology (IT), as defined by the Information Technology Association of America
10
(ITAA), is “the study, design, development, implementation, support or management of computer-based information systems, particulary software applications and computer hardware.” Yang berarti: “Teknologi informasi (TI), seperti yang didefinisikan oleh Asosiasi Teknologi Informasi Amerika, adalah “pembelajaran, desain, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen dari sistem informasi berbasis komputer, terutama aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer.” dan “Information Technology (IT) is a general term that describes any technology that helps to produce, manipulate, store, communicate, and/or disseminate information.” Yang berarti: “Teknologi Informasi (TI) adalah istilah umum
yang
menggambarkan
teknologi
apapun
yang
membantu
untuk
memproduksi, memanipulasi, menyimpan, berkomunikasi, dan/atau menyebarkan informasi.” Dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi merupakan gabungan dari hardware, software dan jaringan yang saling terintegrasi dan bekerja sama untuk memproses data menjadi informasi yang berguna.
11
2.1.3 Komponen S istem Informasi dan Teknologi Informasi Komponen sistem informasi terdiri dari: 1. Hardware Alat-alat yang berfungsi untuk menerima dan memproses data untuk kemudian menampilkannya sebagai informasi. Contoh: keyboard, mouse, CPU, printer, monitor, dll. 2. Software M erupakan sarana pendukung hardware untuk melakukan proses data yang berupa program-program dalam komputer. 3. Network Jaringan yang menghubungkan antara sistem komputer lain dengan database sebagai sarana pertukaran data dan informasi. 4. Prosedur Aturan-aturan,
metode,
pedoman,
kebijakan,
serta
strategi
dalam
menggunakan sistem informasi. 5. Database / Data Suatu sistem manajemen data yang menampung kumpulan dari data yang terorganisir dan saling berhubungan. 6. Brainware / M anusia
12
Orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi. Brainware terdiri dari: •
End user / pemakai akhir: orang yang menggunakan sistem informasi.
•
Programmer: orang yang mengembangkan sistem informasi.
•
Operator : orang-orang yang menjadi pelaksana operasional sistem.
Komponen-komponen sistem informasi yang terdiri dari hardware, software, dan netware disebut teknologi informasi.
2.2 Investasi Sistem Informasi / Teknologi Informasi 2.2.1 Pengertian Investasi Sistem Informasi / Teknologi Informasi Investasi teknologi informasi merupakan pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk diinvestasikan pada sistem informasi, hardware, software, jaringan, dan pelatihan bagi end user agar perusahaan dapat bersaing dan meraih keunggulan kompetitif. Pengertian investasi TI menurut Schneiderians (2004), yang dimaksud dengan investasi teknologi informasi adalah suatu keputusan investasi dalam mengalokasikan seluruh tipe dari manajemen sistem informasi,
termasuk
diantaranya manusia dan uang. Adapun menurut Fitzpatrick, Edmund W (2005),
13
investasi teknologi informasi merupakan total biaya daur hidup (life cycle) dari keseluruhan proyek atau bagian proyek yang melibatkan teknologi informasi, termasuk biaya operasional setelah proyek berlangsung (post-project operating cost) dari sistem yang diimplementasikan. Investasi akan hilang eksistensinya ketika informasi tersebut digantikan atau dieliminasi dengan alasan apapun. Dapat dikatakan bahwa investasi TI merupakan keputusan yang diambil oleh organisasi untuk meningkatkan penggunaan TI dengan harapan mendapat manfaat dari penggunaan TI untuk meraih keunggulan kompetitif.
2.2.2 Tujuan Investasi Sistem Informasi / Teknologi Informasi Adapun tujuan perusahaan mengadakan investasi SI /TI diantaranya adalah: 1. M endukung proses bisnis Bagi perusahaan dagang, SI / TI dapat membantu mencatat transaksi, menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli barang dagangan baru serta untuk mengevaluasi tren penjualan. 2. M endukung pengambilan keputusan SI / TI dapat membantu para manajer untuk pengambilan keputusan dari hasil analisa. M isalnya keputusan mengenai barang dagangan apa saja yang perlu ditambah atau dihentikan, atau jenis investasi apa yang dibutuhkan. 3. M endukung keunggulan kompetitif
14
Penerapan SI / TI dapat memperoleh keunggulan strategis atas para pesaing, dan memperoleh pelanggan baru dikarenakan peningkatan layanan setelah diterapkannya SI / TI.
2.2.3 Metode-Metode Evaluasi Investasi TI M etode-metode evaluasi investasi TI antara lain: 1. Strategic Match Analysis and Evaluation. Berupa rangkaian dari teknik ranking dan scoring
yang memerlukan
keseluruhan sistem utama TI untuk dilakukan penilaian, apakah TI telah mendukung strategi utama dalam organisasi. Dua strategi yang paling utama adalah diferensiasi dan pengurangan biaya. 2. Value Chain Assessment. M erupakan sistem ranking dan scoring lainnya. Pada metode ini, valueadded chain milik M ichael Porter digunakan sebagai dasar pengkajian berkenaan dengan sistem aplikasi apa saja yang dibandingkan. Sistem aplikasi yang mencapai sasaran akan diberi nilai yang lebih tinggi. 3. Financial Cost Benefit Analysis. M erupakan analisa yang mengukur keuntungan dari biaya-biaya yang telah dikeluarkan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan keuntungan sebesarbesarnya dari biaya yang dikeluarkan dan mengurangi biaya yang terkait dalam usaha mendapatkan keuntungan tersebut.
15
2.3 Metode Evaluasi S I/ TI dengan Information Economics 2.3.1 Pengertian Information Economics M enurut Parker (1996, p101), Information economics adalah sebuah metode untuk mengevaluasi investasi teknologi informasi dalam sebuah perusahaan dan untuk mengkuantifikasikan biaya (cost) dan manfaat (benefit) pada proyek-proyek TI yang hasilnya diharapkan dapat memberikan manfaat pada perushaan. Information Economics (IE) adalah sebuah proses pembentukkan keputusan. Setiap investasi (pemrograman, aplikasi, hardware) harus dijustifikasikan, tetapi setiap investasi yang potensial memiliki karakteristik yang unik dan berbeda terhadap nilai, biaya, dan resikonya. Proses pengambilan keputusan tersebut memisahkan justifikasi bisnis untuk teknologi informasi dari elemen-elemen teknologi untuk aplikasi yang hendak diinvestasikan. Dalam model metode evaluasi investasi TI pada perusahaan dengan pendekatan metode Information Economics, secara garis besar model ini dirancang dengan memperhatikan tiga sisi penilaian, yaitu: 1. Justifikasi keuangan, yang dilakukan dengan perhitungan perputaran investasi sederhana (simple ROI). 2. Penilaian manfaat (Business Domain). 3. Penilaian resiko (Technology Domain).
16 Weighted Simple + ROI (Quantification)
Weighted Business Domain (Assessment)
Weighted + Technology = PROJECT SCORE Domain (Assessment)
Gambar 2.1 M odel Information Economics Sumber: Parker (1996, p102)
Keterangan Gambar 2.1:
Cost Benefit + Value Linking + Value Acceleration + Value Restructuring + Inovation Valuation = Input Simple ROI
Category Strategic Value
Organizational Risk and Uncertainty
Business Domain • • • • •
Technology Domain
Strategic Match Competitive Advantage Competitive Response Management Information Project or Organization Risk
•
Strategic IS Architecture
• • •
Definitional uncertainty Technical uncertainty IS infrastructure Risk
Dari semua metode yang ada, information economics dinilai sebagai satu-satunya cara yang paling komprehensif dan dinilai dapat menjawab sejumlah faktor dan karakteristik unik-serta berbagai isu dan tantangan yang dihadapi dalam mengevaluasi proyek investasi teknologi informasi (Parker , 1996).
17
Singkatnya, metode ini bertujuan untuk mengidentifikasikan, mengukur, dan me-ranking dampak ekonomis yang timbul akibat diimplementasikannya sistem baru (perubahan kinerja organisasi). IE bertujuan untuk menjembatani aspek kuantitatif dan kualitatif dari manfaat teknologi informasi, isu tangible dan intangible, hal-hal yang penuh ketidakpastiaan baik secara strategis maupun operasional, dan terutama yang berkaitan dengan resiko yang dihadapi. Kelemahannya adalah bahwa untuk menggunakan metode ini diperlukan keahlian spesifik karena sifatnya yang kompleks dan cukup memakan waktu.
2.3.2 Aspek-Aspek yang Dinilai Aspek-aspek yang dinilai dalam model IE adalah meliputi: domain keuangan, domain bisnis, dan domain teknologi. Domain keuangan terdiri dari: cost/benefit analysis, value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation valuation. Domain bisnis terdiri dari: strategic match, competitive advantage, competitive response, management information system, dan project risk. Sedangkan Domain Teknologi terdiri dari: strategic architecture, definitional uncertainty, technical uncertainty, dan infrastructure risk.
18
2.3.2.1 Domain Keuangan Lima teknik justifikasi finansial yang digunakan untuk mengukur dan menilai kekuatan aplikasi teknologi informasi: 1. Traditional Cost Benefit Analysis 2. Value Linking 3. Value Acceleration 4. Value Restructuring 5. Innovation Valuation
2.3.2.1.1 Cost / Benefit Analysis 2.3.2.1.1.1 Cost M enurut Parker (1996, p90) biaya atau cost merupakan suatu pengukuran atas sejumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk memperoleh sebuah produk. Dalam IE terdapat dua jenis biaya pengembangan (development cost) dan biaya berjalan (ongoing cost). Biaya pemeliharaan (maintanance cost) termasuk dalam biaya berjalan. 2.3.2.1.1.2 Benefit M enurut Remenyi (1995, p40) manfaat atau benefit dari teknologi informasi merupakan suatu keuntungan atau kelebihan yang diperoleh dengan teknologi informasi terhadap suatu perusahaan yang
19
bersedia untuk membayar dana atas penggunaan teknologi informasi tersebut. Klasifikasi manfaat (Parker, 1996, p92): 1. Tangible Benefits M erupakan keuntungan nyata yang dapat dikalkulasikan secara keuangan, lebih mengarah pada isi bisnis perusahaan. 2. Quasi-tangible Benefits M erupakan
keuntungan
yang
lebih
mengacu
kepada
peningkatan efisiensi proses kerja yang sudah diterapkan dalam perusahaan. 3. Intangible Benefits M erupakan keuntungan yang lebih mengacu kepada efektivitas dalam sebuah perusahaan. Lebih lanjut Remenyi (1995, p41), mengelompkan kedua kategori manfaat ke dalam IT Benefit Matrix seperti pada gambar dibawah ini:
20
High
Tangible Measurable
Tangible Unmeasurable
Intangible Measurable
Intangible Unmeasurable
Tangible Low
Measurable
High
Low
Gambar 2.2 IT Benefit Matrix Sumber: Remenyi (1995, p41)
Pengelompokkan tersebut mengembangkan 2 jenis manfaat menjadi 4 jenis yaitu: 1. Tangible Measurable M erupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan dan dampak tersebut dapat diukur secara objektif, misalnya peningkatan penjualan dan pengurangan tenaga kerja. 2. Tangible Unmeasurable M erupakan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan namun sulit diukur secara langsung, misalnya informasi yang lebih baik, pengurangan resiko, dan pemulihan keamanan. 3. Intangible Measurable M erupakan manfaat yang dapat diukur namun dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi profitabilitas perusahaan, misalnya informasi yang lebih cepat dan respon positif dari staf.
21
4. Intangible Unmeasurable M erupakan manfaat yang sulit diukur dan dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi profitabilitas perusahaan, misalnya terhadap perusahaan pasar, persepsi dari konsumen, dan calon karyawan terhadap produk perusahaan.
2.3.2.1.1.3 Value Nilai (Value) didasarkan atas manfaat yang diperoleh dari kompetisi, yang direfleksikan pada kinerja bisnis saat ini dan di masa mendatang, yang akan meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan dari kompetitornya, yang mana akan membuat pihak manajemen melakukan investasi (Parker, 1996, p64).
2.3.2.1.1.4 Teknik Cost Benefit Analysis Teknik analisis manfaat dan biaya merupakan langkah awal memeriksa dampak ekonomis untuk mencapai Information Economics. Adapun menurut Remenyi (2001, p296) CBA didefinisikan sebagai “The process of comparing the various costs associated with an investment with the benefits and profits that it returns”. Definisi CBA di atas diterjemahkan sebagai proses yang membandingkan bermacam-macam biaya yang berhubungan dengan investasi dengan manfaat dan keuntungan yang dikembalikan.
22
Ada 2 standar untuk mengevaluasi keuntungan ekonomis dari beberapa proyek dalam Cost Benefit Analysis terdiri dari 2 langkah: 1.
M engidentifikasikan dan mengestimasikan seluruh biaya dan manfaat dari alokasi proyek dan operasi. Hal ini meliputi biaya pengembangan, biaya operasi, dan manfaat tambahan yang diharapkan dari sistem yang baru.
2.
M enyatakan biaya dan manfaat tersebut dalam unit umum. Perlu evaluasi jumlah manfaat, dengan perbedaan antara total keuntungan dan total bcoiaya dari pembuatan dan operasi sistem. Sedangkan Garrison dan Noreen (2003), mengkategorikan keputusan
penganggaran modal kedalam 2 kategori besar yaitu keputusan screening dan keputusan pemilihan. Keputusan screening berkaitan dengan apakah proyek yang diusulkan memnuhi standar penerimaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sebagai contoh, suatu perusahaan mempunyai kebijakan menerima proyek jika proyek tersebut menjanjikan pengembalian sekian persen dari suatu investasi. Tingkat pengembalian yang disyaratkan adalah tingkat pengembalian minimum suatu proyek yang harus dihasilkan dapat diterima. Keputusan pemilihan, sebaiknya berkaitan dengan seleksi diantara beberapa bagian tindakan yang memiliki daya saing. Sebagai contoh, suatu perusahaan mempertimbangkan lima aplikasi sistem yang berbeda untuk menggantikan sistem
23
aplikasi yang digunakan saat ini. Pilihan aplikasi yang mana untuk dibeli adalah keputusan pemilihan.
2.3.2.1.2 Value Linking and Value Acceleration Value Linking dan Value Acceleration merupakan teknik dan konsep yang sangat berkaitan erat. Value Linking digunakan untuk mengevaluasi secara keuangan kombinasi dampak dan fungsi peningkatan kinerja dan hasil yang tetap dari fungsifungsi yang terpisah. Hal tersebut menunjukkan dampak perubahan dalam suatu fungsi atau proses. (Parker, 1996, p111). Value Acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara keuangan akselarasi dari manfaat dan biaya tepat waktu, karena terhubungnya dua departemen atau fungsi dalam hubungan sebab-akibatnya. Teknik ini merujuk pada masalah ketergantungan waktu, seperti menyebabkan pendapatan manfaat lebih awal. (Parker, 1996, p111).
2.3.2.1.3 Value Restructuring Value Restructuring mengevaluasi nilai yang berhubungan
dengan
restrukturisasi sebuah tugas atau fungsi sebuah departemen (Parker, 1996, p122-123). Value Restructuring mengukur peningkatan produktifitas yang dihasilkan dari perubahan organisasi dan berkaitan dengan dampak teknologi informasi untuk menghasilkan pengukuran melalui peningkatan produktivitas. Value Restructuring
24
memperkirakan pergerakan dari kegiatan dari nilai fungsi terendah ke nilai fungsi tertinggi. Value Restructuring membutuhkan teknologi informasi dan perubahan organisasi untuk mencapai efektivitas maksimal.
2.3.2.1.4 Inovation Value Teknik Inovation Value dilakukan untuk menilai terciptanya fungsi-fungsi baru dalam domain bisnis organisasi. Dengan adanya fungsi baru tersebut menyebabkan berubahnya tata cara organisasi melakukan bisnisnya. Teknik penilaian inovasi berfokus pada biaya dan resiko dari sisi organisasi daripada teknologi (Parker, 1996, p134). Untuk menghitung keuntungan bersih dengan adanya inovasi melalui investasi TI digunakan sebuah lembar kerja baru. Sedangkan untuk menghitung biaya digunakan lembar kerja biaya pengembangan dan lembar kerja biaya berjalan. Nilai inovasi ini dikuantifikasikan dari area bisnis dan ditambahkan kepada lembar kerja economic impact.
2.3.2.2 Domain Bisnis Faktor-faktor yang dapat diperkirakan dalam domain bisnis meliputi: Strategic Match, Competitive Advantage, Competitive Response, Management Information System (MIS), dan Project Risk.
25
2.3.2.2.1 Strategic Match Evaluasi Strategic Match adalah evaluasi yang memfokuskan pada pengkajian apakah teknologi informasi atau M IS project mendukung atau sejalan dengan tujuan strategi perusahaan (Parker, 1996, p145). Strategic Match meyediakan metode untuk meningkatkan skor dari aplikasi yang inovatif dan secara langsung memberikan dukungan bagi pencapaian tujuan bisnis. Penekanan terdapat juga pada hubungan yang erat antara TI dan perencanaan bisnis. Skor dari strategic match mempunyai rentang dr 0 (tidak ada hubungan dengan strategi bisnis) sampai 5 (mempunyai hubungan langsung dengan strategi bisnis). Semakin besar sumbangan proyek terhadap strategi bisnis, semakin besar skor yang didapat.
2.3.2.2.2 Competitive Advantage Competitive Advantage mengevaluasi apakah TI mendukung pertukaran data antara organisasi dengan pemasok, distributor atau unit kerja lain dalam kaitannya dengan meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan/organisasi. (Parker, 1996, p147). Nilai tersebut dapat diperoleh dengan adanya kesediaan dari organisasi untuk mengubah struktur industri atau sistem, meningkatkan posisi organisasi dalam bisnis yang ada, dan menciptakan kesempatan bisnis yang baru. Dalam melakukan penilaian competitive advantage, maka terdapat tiga strategi utama yang harus dipertimbangkan implementasinya, pertama, cost leadership,
26
termasuk didalamnya cost avoidance, pengurangan biaya, serta identifikasi dan eksploitasi sumber yang ada sebagai cost advantage; kedua, diferensiasi (keunikan produk); dan ketiga, fokus yang jelas, meliputi penentuan segmentasi target dari pasar potensial. Skor yang dihasilkan tergantung dari derajat nilai yang disumbangkan proyek terhadap organisasi dengan peningkatan kemampuan berkompetisi. Dengan kata lain memusatkan perhatian pada manfaat kompetitif yang dihasilkan proyek.
2.3.2.2.3 Competitive Response Competitive Response mengukur derajat kegagalan dalam memenuhi keberhasilan yang diharapkan diawal dapat menyebabkan kegagalan persaingan terhadap usaha. (Parker, 1996, p152). Competitive response meliputi resiko kehilangan pasar karena para pesaing telah menyediakan jasa, produk, atau pertukaran data (data exchange) maupun kemampuan yang dibutuhkan industri serta otoritas yang diberikan sebagai kondisi aktivitas bisnis yang berkelanjutan.
2.3.2.2.4 Management Information (MI) Faktor ketiga yang diukur dalam domain bisnis ini adalah apakah proyek mampu menyediakan informasi kepada manajemen dalam aktivitas inti perusahaan maupun bagi bidang bisnis khususnya untuk perencanaan dan pengambilan keputusan. Contoh-contoh informasi manajemen untuk aktivitas inti, meliputi:
27
1.
Perencanaan strategis : pelayanan, pemasaran, kapasitas perencanaan produk, dan penaksiran fasilitas.
2.
Kontrol manajemen : budget, target penjualan, kinerja pelayanan, kapasitas, dan penjadwalan fasilitas.
3.
Kontrol operasional : customer service, informasi, klaim, kapasitas, dan penjadwalan fasilitas. Faktor ini memberikan kesempatan untuk mempengaruhi aplikasi secara
positif dengan penyediaan informasi manajemen yang lebih baik dan sistem untuk mendukung strategi bisnis. (Parker, 1996, p150).
2.3.2.2.5 Project Risk Evalusi resiko
proyek maupun organisasi memfokuskan evaluasi pada
tingkat kemampuan organisasi dalam memenuhi perubahan yang dibutuhkan dalam suatu proyek. (Parker, 1996, p153). Evaluasi berhubungan dengan user maupun organisasi domain bisnis, bukan organisasi teknik. Hal ini memberikan kesempatan untuk mengekspresikan resiko proyek yang dibutuhkan oleh produk, pelanggan, atau perubahan pasar, misalnya dampak proyek. Resiko proyek maupun organisasi ini adalah faktor negatif yang berarti penilaian tertinggi mempresentasikan resiko terbesar dan mungkin saja akan mengurangi keinginan akan proyek tersebut.
28
2.3.2.3 Domain Teknologi Faktor-faktor yang terdapat dalma domain teknologi membahas resiko dan keuntungan yang bisa didapat dari penerapan teknologi dalam sebuah perusahaan.
2.3.2.3.1 Strategic Architectu re Strategi Architecture mengevaluasi tingkat untuk proyek yang diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi. (Parker, 1996, p158). Penyelarasan ini direfleksikan dalam perencanaan sistem informasi (blueprint). Blueprint ini menghasilkan prioritas pengembangan sistem yang dibutuhkan untuk menyelesaikan rencana.
2.3.2.3.2 Definitional Uncertainty Dengan adanya perubahan, maka timbul ketidakpastian. Teknologi berubah seiring dengan kemampuan perusahaan dalam bermanifestasi dalam berbagai cara. Defitional uncertainty menilai sejauh mana tingkat suatu persyaratan atau spesifikasi yang dikenal, dan juga menilai kompleksitas dari suatu area dan kemampuan perubahan yang tidak rutin. (Parker, 1996, p162).
29
2.3.2.3.3 Technical Uncertainty Resiko lainnya yang dapat dikenali dalam domain teknologi adalah technical uncertainty, yang menilai kesiapan domain teknologi dalam menjalankan proyek. Penilaian terbagi menjadi empat bagian yang terpisah, yaitu dibutuhkan keahlian, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan perangkat lunak, dan aplikasi perangkat lunak. (Parker, 1996, p164). Tujuan dari penilaian ini bukan untuk menekan perencanaan penolakan resiko, tetapi lebih kepada mengenali resiko dan menekan kesiapan dan persiapan yang dibutuhkan untuk keberhasilan proyek.
2.3.2.3.4 Infrastructure Risk Faktor ini menilai tingkat investasi non-proyek yang penting untuk mengakomodasi proyek. Ini merupakan penilaian lingkungan yang melibatkan faktorfaktor deperti data administration, komunikasi, dan sistem terdistribusi. (Parker, 1996, p164). Penekanan dalam hal ini adalah keseluruhan organisasi sistem informasi, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, dan staff dalam bentuk investasi penting yang diperlukan untuk mengakomodasi proyek yang diusulkan. 2.3.4 Value Chain Kegunaan value chain dapat membantu perusahaan dalam memahami dengan jelas perbandingan antara rantai nilai sendiri dengan pesaing sehingga memberikan pilihan yang menguntungkan dalam menghadapi persaingan bisnis.
30
Value Chain secara garis besar dibagi menjadi dua bagian yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama adalah bagian yang dapat memenuhi aturan dari value chain itu sendiri dan meningkatkan kepuasan pelanggan, yang akan berdampak langsung kepada aktivitas yang berhubungan. Tidak hanya setiap aktivitas harus berjalan dengan baik tetapi juga harus berhubungan satu sama lain secara efektif jika menginginkan kemampuan seluruh bisnis dioptimalkan. Aktivitas utama ini terdiri dari: 1.
Inbound Logistic: Penerimaan, penyimpanan, mendapatkan, dan menentukan input dan sumber daya dan kualitas dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini mungkin meliputi perekrutan staff yang baik, pembelian material, komponen dan jasa.
2.
Operation: M elakukan perubahan dari input menjadi produk dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen.
3.
Outbound Logistic: M endistribusikan produk ke konsumen baik secara langsung atau melalui perantara jalur distribusi.
4.
Sales and Marketing: M enentukan cara bagaimana agar konsumen peduli terhadap produk dan jasa serta menerimanya, termasuk bagaimana caranya membujuk mereka untuk membeli dan menggunakan produk dan jasa.
5.
Services: M enambahkan nilai dengan memastikan konsumen mendapatkan keuntungan atau nilai dari produk yang dibelinya secara penuh.
31 Infrastructure → Legal, accounting, finansial, management Human Resource Management → Personal, recruitment training, manpower planning Product and Tecnology Development → Product and process design, producting engineering, market testing, research and development Procurement → Supplier management, funding, subcontracting, specification Inbound Logistic
Operations
Example:
Example:
Outbound logistic Example:
Quality control, receiving, material control
Manufacturing, packaging, production control, maintenance
Finishing good order handling, delivery, invoicing
Sales
and
Services
Marketing
Value Added – Cost = Profit
Example: Example: Customer management, order taking,promotion, sales and analysis, market research
Warranty, maintenance, Upgrade
Gambar 2.3 Value Chain Sumber: Parker (1996, p101)
Sedangkan aktivitas pendukung merupakan bagian yang memungkinkan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis sepanjang waktu dan menambah nilai secara tidak langsung. Nilai akan terwujud jika aktivitas utama dijalankan dengan sukses. Aktivitas pendukung terdiri dari beberapa bagian, antara lain: 1.
Infrastructure : Seperti bangunan fisik, fasilitas, dan legal.
2.
Human Resources Management : Terdiri dari karyawan atau personel, proses perekrutan, training, dan payroll.
32
3.
Product and Technology Development: M elakukan riset dan pengembangan, serta mendesain produk dan prosesnya.
4.
Procurement: M elakukan pembelian dan pendanaan untuk kebutuhan aktivitas bisnis.
2.3.5 Corporate Value Corporate Value digunakan perusahaan untuk menilai kekuatan nilai yang relatif dalam investasi teknologi informasi.
2.3.5.1 Value Based on Corporate Culture Adapun menurut Parker (1996, p180) hal ini dilakukan untuk dapat mengerti bagaimana menguraikan nilai atau bobot yang tepat untuk dikontribusikan sebagai value dan risk dalam teknologi informasi dan kebiasaan perusahaan merupakan sistem kepercayaan yang meliputi sejarah perusahaan, kepercayaan, dan nilai-nilai termasuk juga pandangan dan nilai dari manajemen yang menanyakan pihak yang berkepentingan dalam perusahaan. Kebiasaan perusahaan mewakili semangat dan kemauan keras dari suatu organisasi. M anajer sistem informasi harus mengerti perusahaan sebelum dapat bersaing untuk sumber daya yang ada dalam perushaan,
33
dahulu keputusan dibuat berdasarkan pada aspek kebiasaan perusahaan dan sistem kepercayaan bersama.
2.3.5.2 Establishing Corporate Value M etode ini digunakan untuk menguraikan corporate value dengan menentukan bobot relatif sebagai sesuatu yang penting untuk setiap kategori dan risk. 1. Kuadran A: Investment. Perusahaan yang memiliki organisasi atau kegiatan bisnis yang kuat tetapi belum didukung dengan sistem komputer yang baik dapat dikategorikan kuadran A, Investment. Hal ini tidak dapat mendukung dalam melakukan pengembangan kemajuan perusahaan, maka dari itu perusahaan perlu meningkatkan invesrtasi IT untuk mendukung proses bisnis yang baik. 2. Kuadran B: Strategic. Organisasi bisnis yang memiliki dasar bisnis yang kuat dengan dukungan komputer yang kuat. Dengan begitu perusahaan ini mempunyai kesempatan menginvestasi dalam competitive advantage dan rintangan competitive aplication. 3. Kuadran C: Infrastructue.
34
Organisasi bisnis yang lemah dengan dukungan komputer yang lemah. Interpretasinya bahwa bisnis yang dijalankan kurang baik tetapi tetap ada dukungan komputer untuk bisnis. Jadi keputusan untuk investasi TI, berhubungan dengan pengembangan infrastruktur. 4. Kuadran D: Breakthrough. Organisasi yang lemah dengan dukungan sistem informasi yang kuat. Dengan
adanya dukungan
SI
yang baik
dalam penggunaan
komputerisasi dapat memberikan kesempatan dalam investasi dan pengembangan yang secara signifikan serta dapat memperkuat potensial bisnis.
35 Strong
Weak
Quadrant A:
Quadrant B:
Investment
Strategic
Quadrant C:
Quadrant D:
Infrastructure
Breakthru or Management
Weak
Strong
Gambar 2.4 Establishing Corporate Values Sumber: Parker (1996, p180)
1.3.6 Information Economics Scorecard Scorecard adalah tahap akhir dari kerangka kerja Information Economics dengan memasukkan masing-masing nilai dari perhitungan Simple ROI yang diperoleh, dari ke-4 faktor domain teknologi dan nilai ke-5 pada faktor domain bisnis ke dalam scorecard (lembar penilaian) tersebut. Dapat dilihat pada tabel 2.5, keseluruhan nilai-nilai tersebut dicantumkan pada masing-masing kolom yang telah disediakan, lalu dikalikan dengan niilai relatif korporat untuk mendapatkan bobot nilai. Kemudian bobot nilai ini dijumlahkan (dalam bentuk nilai + atau - ) untuk mendapatkan total nilai proyek.
36
Evaluator Factor Business Domain Technology Domain Weighted S core
ROI ROI +
Business Domain S M CA MI CR OR + + + -
Technology Domain SA DU TU IR -
where: ROI = Return of Investment Business Domain Assessment SM = Strategic M atch CA = Competitive Advantage M I = M anagement Information CR = Competitive Response OR = Organizational Risk Technology Domain SA = Strategic IS Architecture DU = Definitional Uncertainty TU = Technology Uncertainty IR = Infrastructure Risk Gambar 2.5 The Information Economic Scorecard Sumber: Parker (1996, p145)
Weighted S core
37
2.4 Lembar Kerja Menghitung ROI M enurut Parker (1996, p95), untuk menghitung nilai pengembalian atau ROI (Return on Investment) digunakan tiga macam lembar kerja yaitu: lembar kerja biaya pengembangan (Development Cost Worksheet), lembar kerja beban yang sedang berjalan (Ongoing Expenses Worksheet), dan lembar kerja dampak ekonomis (Economic Impact Worksheet). 1.
Lembar kerja biaya pengembangan Lembar kerja ini terdiri dari lima kategori yaitu: a. Development effort (usaha pengembangan) M encakup
biaya peningkatan
sistem
dan
pemrograman,
biaya
peningkatan adanya penambahan karyawan, seperti administrasi data. b. New purchased hardware (pembelian piranti keras baru) M encakup biaya-biaya tambahan untuk berbagai peralatan komputer misalnya terminal, printer, monitor, jaringan komunikasi, dan sebagainya. c. New purchased software (pembelian piranti lunak baru) M encakup semua biaya yang berkaitan dengan adanya software baru dalam perusahaan termasuk setiap pembelian atau penyewaan piranti lunak yang baru. d. User training (pelatihan pemakai)
38
M encakup keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk memberikan pelatihan bagi karyawan dengan adanya sistem baru. Terdiri dari biaya pengajaran dan pembelajaran. e. Other cost (biaya lainnya) M encakup semua biaya yang dikeluarkan, termasuk juga didalamnya sistem pengujian sistem baru pada saat implementasi.
39 T abel 2.1 Lembar Kerja Biaya Pengembangan Sumber: Parker (1996, p95) Year 1
a. Development effort b. Incremental system and programming (eg. Estimate days times $xxx/day) _______________________ c. Incremental staff support (eg data administration at $xxx/day)
_______________________
d. New hardware e. Terminal, printer, communication _______________________ f. Other_____________________ g. New (purchase) software h. Package application software _______________________ i. Other_____________________ _______________________ j. User training k. Other_____________________ _______________________ Total _______________________
40
2. Lembar kerja beban yang sedang berjalan M enurut Parker (1996, p95), lembar kerja saat ini mencakup enam kategori, yaitu: a. Application software maintanance (biaya pemeliharaan aplikasi piranti lunak). Biaya pemeliharaan aplikasi piranti lunak diperoleh dari memperkirakan jumlah hari
pengembangan
(dari
lembar
kerja
biaya pengembangan). Rasio
pemeliharaan diaplikasikan terhadap hari pengembangan dan dikalikan dengan tarif pemeliharaan sehari-hari. Hasilnya adalah biaya pemeliharaan aplikasi piranti lunak. b. Incremental data storage expense (biaya penyimpanan data tambahan). Biaya penyimpanan data tambahan didapat dari perkiraan jumlah megabyte terhadap perkiraan biaya per megabyte. c. Incremental communication (biaya komunikasi tambahan). Biaya komunikasi tambahan adalah biaya yang berhubungan dengan kabel, pesan, dan sebagainya. d. New software and hardware lease (biaya peningkatan perangkat lunak dan keras yang baru). Biaya penyewaan perangkat keras dan piranti lunak baru dapat sama mudahnya dengan persediaan dan biaya-biaya lainnya. e. Supplies (perlengkapan). f. Other (lainnya).
diidentifikasi
41 T abel 2.2 Lembar Kerja Biaya Saat Ini Sumber: Parker (1996, p96) Year 1-5
A. Application softeware maintenance Development effort days
____________ ____________
Ratio of maintenance to development
____________
Resulting annual maintenance days
____________
Daily maintenance rate
____________
Total application software maintenance ____________
B. Incremental data storage required: ____ MBx____ (eg, estimated MB at $xxx)
____________
C. Incremental communication (lines, messages,etc) (eg, estimated MB at $ xxx)
____________
D. New Software leases or hardware leases E. Supplies F. Other
____________ ____________ ____________
Total Ongoing Expenses
____________
42 3. Lembar kerja dampak ekonomis Menurut Parker (1996, p97) dalam lembar kerja ini berisi ringkasan dampak ekonomis dari proyek teknologi informasi. Skor (nilai) diperoleh dari adanya hubungan garis lurus untuk menghitung Return on Investment (ROI) dari periode aliran kas bersih selama masa waktu lima tahun. Bagian-bagian utama dari lembar kerja ini adalah investasi bersih yang dibutuhkan (net investment required) yang diambil langsung dari lembar kerja pengembangan. Arus kas tahunan (yearly cash flow) didapat dari manfaat ekonomis bersih (net economic impact) ditambah dengan pengurangan biaya operasi (operating cost reduction) menghasilkan pendapatan yang belum kena pajak (pre tax income), kemudian dikurangi lagi dengan yang sedang berjalan. Simple return on investment (ROI) dikalkulasikan rata-rata lima tahun arus kas bersih yang dibagi dengan investasi bersih. Setelah simple ROI didapat, maka dampak ekonomis dapat ditentukan. Berikut ini adalah contoh lembar kerja dampak ekonomis menurut Parker (1996, p97):
43 T abel 2.3 Lembar Kerja Dampak Ekonomis Sumber: Parker (1996, p97) Net Investment Required (from development cost worksheet) Yearly Cash Flows: based on five twelve month period following implementation of the proposed system Cash Flow can be negative Total Year 1
Year 2
Year 3
Year 4
Year 5
Net economic benefit
0
0
0
0
0
Operation cost reduction
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
Pre-tax income
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
On-going expense from worksheet
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
cash XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
Net flow
Simple ROI calculation as B/# YRS / A Scoring economic impact Score Simple ROI 0 Zero to less 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 Over
XXX
44
2.5 Analisis SWOT pada IE Peranan SWOT pada Information Economics adalah untuk membantu menentukan strategi bisnis pada perusahaan. M enurut Robins dan Coulter (2002, p229) analisis SWOT adalah analisis dari kekuatan-kekuatan dan kelemahankelemahan suatu organisasi dan kesempatan-kesempatan serta ancaman-ancaman dari lingkungannya. SWOT terdiri dari: 1. Strength (kekuatan). Kekuatan adalah kegiatan-kegiatan perusahaan yang berjalan baik atau sumberdaya yang dikendalikan. 2. Weakness (kelemahan). Kelemahan adalah kegiatan-kegiatan perusahaan yang tidak berjalan dengan baik atau sumberdaya yang dibutuhkan oleh perusahaan tetapi tidak dimiliki oleh perusahaan. 3. Opportunity (peluang). Peluang adalah faktor-faktor lingkungan luar yang positif. 4. Threat (ancaman). Ancaman adalah faktor-faktor lingkungan luar yang negatif.
