BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori –teori Dasar Teori-teori pokok yang merupakan teori-teori landasan bagi teori-teori lainnya yang terdapat dalam skripsi ini, yaitu :
2.1.1 Pengertian Data Data merupakan sekumpulan nilai yang tersimpan dalam basis data dan memiliki nilai seperti : angka, deretan karakter, atau simbol mengenai fakta suatu objek. Secara tradisional data memiliki hierarki sebagai berikut : 1. Elemen Data Satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lainnya adalah field, kolom item, atribut. 2. Record Gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait (tuple atau baris). 3. Berkas Himpunan seluruh record yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas adalah kumpulan rekaman data yang berkaitan dengan satu objek (tabel atau relasi)
6
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah sebuah sumber yang memungkinkan pengumpulan, pengaturan, pengontrolan, dan penyebaran informasi ke seluruh bagian organisasi.
2.1.3 Pengertian Database Menurut Connolly (2002, p.14) basis data adalah sekumpulan data yang terhubung satu sama lain secara logikal dan suatu deskripsi data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi. Tujuan utama pengelolaan data dalam basis data adalah agar kita dapat memperoleh data yang kita cari dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan seperti berikut ini : •
Kecepatan dan kemudahan (speed)
•
Efisiensi ruang penyimpanan (space)
•
Keakuratan (accuracy)
•
Ketersediaan (availability)
•
Kelengkapan (completeness)
•
Keamanan (security)
•
Kebersamaan pemakaian (sharability) Dalam penggunaannya pun basis data memiliki beberapa keuntungan yaitu: 1. Mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia. Tugas mekanis lebih baik dilaksanakan oleh mesin 2. Komputer dapat mengambil dan mengubah data lebih cepat dari manusia 3. Akurat dan informasi terbaru selalu tersedia setiap saat
7
4. Menghemat
ruangan
karena
tidak
perlu
menyediakan
ruangan
penyimpanan kertas file yang sangat banyak.
2.1.4 Perkembangan Database Pendekatan tradisional terhadap aplikasi perkembangan sistem terfokus pada proses yang dianggap bekerja secara sendiri-sendiri. Pendekatan tradisional melihat data terpadu dengan proses aplikasi. Pandangan ini memotivasi organisasi-organisasi untuk menuju ke pendekatan database. Hal-hal yang mendukung adalah : 1. Ketidakmampuan
untuk
mendapatkan
jawaban
secara
cepat
untuk
pertanyaan-pertanyaan sederhana 2. Biaya pengembangan yang mahal 3. Ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan perubahan. 4. Rendahnya integritas data 5. Ketidaksesuaian model database dengan kenyataan. DBMS dapat mengurangi kebutuhan pengembangan dan perawatan, menjadikan orang-orang lebih produktif, dan mengurangi efisiensi mesin. Perkembangan awal dari fasilitas database manjemen dimulai dengan menggeneralisasikan kegiatan input-output sehari-hari. Pertama-tama menjadi bagian dari user program dan kemudian berkembang menjadi bagian dari sistem operasi. Salah satu landasan utama pengembangan adalah untuk meningkatkan fasilitasfasilitas dalam sistem operasi untuk membantu programmer aplikasi. Landasan lainnya adalah untuk menyediakan fasilitas high-level language secara langsung kepada pengguna non-programmer. Hal ini menciptakan dikotomi dalam DBMS
8
yang harus dihilangkan karena melanggar empat tujuan utama database management dalam sebuah perusahaan, yaitu: 1. Pembagian resource data antara pemakai dan aplikasi. 2. Memungkinkan data tersedia pada setiap fungsi dari DBMS 3. Mempertahankan kemampuan berevolusi pada database dan DBMS un tuk merespon perubahan teknologi dan permintaan pemakai. 4. Memastikan integritas database.
2.1.5 Daur Hidup Database Daur hidup database terdiri atas beberapa tingkat yang masing-masing mengandung beberapa kegiatan utama, yaitu : 1. Perencanaan basis data Merencanakan bagaimana tingkatan-tingkatan siklus kehidupan basis data dapat disadari secara efisien dan efektif. 2. Pendefinisian sistem Menetapkan spesifikasi ruang lingkup, batasan-batasan penerapan basis data, cara penggunaannya, dan area pengaplikasiannya. 3. Pengumpulan dan analisis kebutuhan Mengumpulkan dan menganalisa persyaratan-persyaratan yang diberikan oleh pemakai dan area-area aplikasi penerapan. 4. Perancangan basis data Perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisik. 5. Pemilihan DBMS
9
Memilih DBMS yang sesuai untuk penerapan basis data 6. Perancangan aplikasi Membuat rancangan halaman muka untuk pengguna dan programprogram aplikasi yang memakai dan memproses basis data. 7. Prototyping Membangun sebuah contoh model kerja dari aplikasi basis data, yang dapat digunakan perancang dan pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem final akan terlihat dan bagaimana sistem tersebut akan berfungsi. 8. Implementasi Menciptakan pengertian-pengertian basis data secara eksternal, konseptual, dan internal, dan meciptakan program aplikasi. 9. Konversi data dan loading Memindahkan data-data dari sistem yang lama ke sistem yang baru. 10. Testing Melakukan pengujian terhadap aplikasi basis data untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang ada dan mencocokkan dengan persyaratan yang diminta oleh pemakai. 11. Perawatan operasional Aplikasi basis data telah secara penuh diimplementasikan. Sistem ini terus dimonitor dan dipertahankan. Bila perlu, persyaratan baru ditambahkan ke dalam aplikasi basis data melalui tingkat-tingkat dari siklus hidup sebelumnya.
10
Hal ini dapat digambarkan sebagai berikut :
2.1.6 Keys Primary key adalah satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan suatu kejadian spesifik secara unik dan mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Foreign key adalah satu set attribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke induknya. Candidate key adalah satu set minimal atributte yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.
11
Kunci Sederhana (simple key) adalah suatu kunci yang dibentuk oleh satu attribute Kunci komposit (Composite key) adalah kunci yang disusun berdasarkan lebih dari satu atributte. Kunci alternative (alternate key) adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer.
2.1.7 Normalisasi Normalisasi menurut Connolly (2002,p376) adalah suatu teknik untuk menghasilkan sekumpulan relations dengan property yang diinginkan memberikan kebutuhan data suatu perusahaan.
Tujuan dilakukannya normalisasi : 1. untuk mencegah kemungkinan terjadinya update anomalies (redundansi data) Ada 3 macam update anomalies, yaitu : a. Insertion Anomalies Penambahan data pada satu table akan mempengaruhi table lain yang berasosiasi dengan table yang diubah. b. Deletion Anomalies Anomali yang berakibat jika kita men delete sebuah tupple pada satu table
maka akan mempengaruhi perubahan pada table yang
berasosiasi dengannya.
12
c. Modification Anomalies Jika kita ingin mengubah nilai satu attributes dari sebuah tupple pada satu table maka kita juga harus mengubah informasi tersebut yang ada di table lain agar database tetap konsisten. 2. untuk menentukan apakah relation itu sesuai atau berlawanan dengan kebutuhan akan bentuk normal. Sedangkan proses normalisasi menurut Connolly (2002, P377) adalah suatu metode formal yang mengidentifikasikan relasi – relasi berdasarkan primary key / candidate key dan functional dependencies diantara atribut – atribut. Salah satu konsep utama yang berhubungan erat dengan normalisasi adalah Functional Dependecies. Functional dependencies mendeskripsikan hubungan antara attributes dalam sebuah relasi. Misalnya, jika A dan B adalah attributes dari relasi R, maka B akan sangat bergantung secara fungsional pada A (ditunjukkan A
B) jika tiap nilai dari A diasosiasikan dengan tepat 1 dari
nilai B ( A dan B dapat terdiri dari 1 atau lebih attributes).
Proses normalisasi : 1. First Normal Form (1NF) adalah suatu relation yang merupakan perpotongan dari setiap baris dan kolom yang terdiri dari satu dan hanya satu nilai. Untuk mentransformasi suatu unnormalized table ke dalam bentuk normal pertama dilakukan dengan cara mengidentifikasikan dan menghilangkan repeating group (grup yang berulang) yang terdapat dalam table.
13
2. Second Normal Form (2NF) adalah suatu relation dalam bentuk normal pertama (1NF) dan setiap attribute non-primary-key sangat bergantung secara funsional (fully functional dependency) terhadap primary key. 3. Third Normal Form (3NF) adalah suatu relation dalam bentuk normal pertama (1NF) dan kedua (2NF) yang didalamnya tidak terdapat nonprimary-key attribute yang bergantung secara transitif (transitive dependent) terhadap primary key. Transitive dependencies terjadi bila kondisi A dimana A, B dan C merupakan attribute dari suatu relation jika AÆB dan BÆC, maka C bergantung secara transitif terhadap A melalui B (asalkan A tidak bergantung secara fungsional terhadap B atau C)
2.1.8
Tahapan Perancangan Basis Data Menurut Connolly dan Begg(2002,p.419), proses perancangan basis data dibagi menjadi 3 tahap utama.
2.1.8.1 Perancangan Basis Data Konseptual Merupakan proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah organisasi. Tahap ini diawali dengan pembuatan data model konseptual organisasi yang bebas mengimplementasikan rincian-rincian seperti sasaran dari manajemen sistem basis data, program-program aplikasi, bahasa pemrograman, platform perangkat keras, persoalan kinerja, atau pertimbangan-pertimbangan fisik lainnya. Proses pembuatan model informasi ini terlepas dari semua pertimbangan fisikal.
14
Langkah-langkahnya adalah : Langkah 1 Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view 1.1 Mengidentifikasi tipe entity 1.2 Mengidentifikasi tipe relationship 1.3 Mengidentifikasikan dan mengasosiasikan attributes dengan suatu entity atau tipe relationship 1.4 Menentukan domain attribute 1.5 Menentukan attribute candidate dan primary key 1.6 Mempertimbangkan penggunaan konsep permodelan yang lebih tinggi 1.7 Memeriksa model akan kemungkinan redundansi 1.8 Memvalidasikan model konseptual lokal dengan transaksi user 1.9 Membahas ulang model data konseptual lokal dengan user
2.1.8.2 Perancangan Basis Data logikal Perancangan basis data logikal adalah proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah perusahan berdasarkan sebuah model yang spesifik, tetapi bebas dari fakta – fakta DBMS dan pertimbangan – pertimbangan fisik lainnya. Fase perancangan basis data secara logikal memetakan model perancangan konseptual pada sebuah model logikal, yang dipengaruhi oleh model data untuk target basis data. Model data logikal adalah sumber informasi bagi fase perancangan fisik, menyediakan perancangan fisik dengan wahana untuk pembuatan penjualan yang sangat penting untuk sebuah perancangan basis data yang efisien. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
15
Langkah 2 Buat dan validasikan model data logikal lokal untuk setiap gambaran 2.1 Menghilangkan fitur-fitur yang tidak sesuai dengan model relasional 2.2 Membuat relations untuk model data logikal local 2.3 Memvalidasikan relations menggunakan normalisasi 2.4 Memvalidasikan relations pada transaksi-transaksi user 2.5 Mendefinisikan integrity constraints 2.6 Meninjau ulang model data logikal local dengan user Langkah 3 Buat dan validasikan model data logikal global 3.1 Menggabungkan model-model data logikal lokal ke dalam model data global 3.2 Memvalidasikan model data logikal global 3.3 Memeriksa pertumbuhan masa depan 3.4 Meninjau ulang model data logikal global dengan user 2.1.8.3 Perancangan Basis Data Fisik Perancangan basis data secara fisik merupakan proses pembuatan deskripsi dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder, fase ini menggambarkan dasar relasi, berkas organisasi, dan indeks untuk mencapai akses data yang efisien, dan beberapa batasan hubungan yang utuh dan tingkatan keamanan. Fase perancangan basis data secara fisik memungkinkan perancang membuat keputusan – keputusan berdasarkan terhadap bagaimana basis data diimplementasikan. Agar perancangan fisikal ditoleransi pada sebuah manajemen sistem basis data yang spesifik. Ada timbal balik antara
16
perancangan logikal dan fisikal, karena keputusan – keputusan diambil selama
perancangan
fisikal
mengembangkan
kinerja
yang
bisa
mempengaruhi model data logikal. Langkah-langkahnya sebagai berikut : Langkah 4 Menerjemahkan model data logikal global ke DBMS 4.1 Merancang base relations 4.2 Merancang representasi derived data 4.3 Merancang enterprise constraints Langkah 5 Merancang representasi fisikal 5.1 Menganalisa transaksi 5.2 Memilih organisasi file 5.3 Memilih indeks 5.4 Estimasi kebutuhan ruang disk Langkah 6 Merancang user views Langkah 7 Merancang mekanisme keamanan
2.1.9
DBMS
2.1.9.1 Pengertian DBMS Menurut Connolly & Begg (2002, p.16), DBMS adalah sebuah sistem piranti lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol pengaksesan basis data. DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut:
17
•
Data Definition Languange (DDL) memungkinkan pemakai untuk membuat spesifikasi tipe data, mendefinisikan basis data, struktur data dan constraint data untuk disiman dalam basis data.
•
Data Manipulation Languange (DML) memungkinkan pemakai memasukkan, memperbarui, menghapus dan mengirim atau mengambil data dari basis data.
2.1.9.2 Komponen Utama DBMS Menurut Connolly dan Begg (2002, p.18) DBMS memiliki 5 komponen, yaitu : •
Perangkat keras Dibutuhkan untuk menjalankan DBMS dan aplikasi-aplikasi. contohnya : single personal computer, single mainframe
•
Perangkat lunak Terdiri dari perangkat lunak DBMS itu sendiri dan program-program aplikasi, bersama dengan sistem operasi, termasuk perangkat lunak jaringan jika DBMS menggunakan jaringan.
•
Data Merupakan komponen paling penting DBMS dari sudut pandang pemakai akhir.
•
Prosedur
18
Merupakan cara untuk menjalankan sistem ( masuk ke dalam DBMS, memulai, dan menghentikan DBMS) bagaimana membuat data backup dari basis data. •
People Manusia yang terlibat dengan sistem, termasuk dalamnya adalah ; Database Administrator, perancang basis data, pengembang aplikasi dan pemakai akhir.
2.1.10 Data Flow Diagram (DFD) Menurut Mulyadi (2001, p57), diagram aliran data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Alat ini digunakan dalam tahap analisis dan menggambarkan proses secara logik. Komponen-komponen dalam DFD yaitu :
1.
Pemakai
Eksternal Entiti
2. Konektor
19
3. Sistem Informasi PT KLI
Proses
4. DataStore1
Data store
2.1.11 Entity Relationship Diagram(ERD) Diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entitas dalam suatu sistem. Komponen-komponen dalam ERD yaitu : 1. Entity adalah objek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Entity disimbolkan dengan persegi panjang Contoh : Staff staffNo 2. Relationship adalah asosiasi antara satu atau beberapa entitas. Relationship disimbolkan garis.
20
Contoh : PropertyForRent
PrivateOwner
POwns
propertyNo
ownerNo
3. Cardinality merupakan hubungan antara entity satu dengan entity lainnya. PropertyForRent propertyNo
PrivateOwner
POwns 1..*
0..1
ownerNo
Jenis-jenis cardinality yaitu : a. One to One Contoh : Hubungan antara Staff dan Branch, yang memiliki asosiasi manages dimana tiap relationship menggambarkan hubungan antara satu Staff dan satu branch Staff staffNo
Branch
Manages 1..1
0..1
branchNo
Dari diagram di atas maka arti dari 1..1 adalah tiap cabang dikelola oleh seorang staff. Sedangkan 0..1 adalah tiap staff mengelola 1 cabang atau tidak mengelola satu pun cabang. b. One to Many / Many to One Contoh : hubungan antara Staff dan PropertyForRent yang memiliki asosiasi Oversees Oversees
Staff staffNo
0..1
PropertyForRent 0..*
21
propertyNo
Dari diagram di atas maka arti dari 0..1 adalah tiap PropertyForRent diawasi oleh satu Staff atau sama sekali tidak diawasi oleh satu orang Staff pun. Sedangkan arti dari 0..* adalah tiap Staff mengawasi paling sedikit nol dan dapat lebih dari satu PropertyForRent. c. Many to Many Contoh : hubungan antara Newspaper dan PropertyForRentyang memiliki asosiasi Advertises Newspaper
Advertises
newspaperName 0..*
PropertForRent 1..*
propertyNo
Dari diagram di atas maka arti dari 0..* adalah tiap PropertyForRent diiklankan dalam paling sedikit 0 atau lebih dari satu Koran. Sedangkan arti dari 1..* adalah tiap koran mengiklankan paling sedikit 1 atau lebih dari satu PropertyForRent.
2.1.12 State Transition Diagram (STD) State Transition Diagram (STD) merupakan suatu modeling tools yang menggambarkan alur proses yang ada dari suatu sistem. Ada 2 format yang berbeda dari STD yaitu Bubble Form dan Rectangular Form. 1. Bubble Form Bubble Form dikenal juga sebagai Diagram Moore. Bubble Form terdiri dari lingkungan atau bubble yang menyatakan suatu keadaan atau state. Jika
22
terjadi ransisi dari suatu state a ke state b, maka dari lingkungan a ke lingkungan b harus diberi anak panah. Di anak panah tersebut kita tuliskan kondisi atau aliran data yang masuk yang menyebabkan terjadinya transisi tersebut juga dituliskan aksi atau output responds. 2. Rectangular Form Rectangular Form adalah STD yang menggambarkan proses dengan menggunakan kotak yang menggambarkan state dan garis vertical yang menghubungkan 2 state bila terjadi transisi. Pada garis vertikal tersebut harus dicantumkan aliran masukan data yang mengakibatkan terjadinya transaksi dari state satu ke state lain dan aliran keluaran data atau reaksi yang terjadi sebagai akibat dari aksi yang dilakukan. Notasi yangdigunakan dalam STD Rectangular Form yaitu : •
State, disimbolkan dengan segi empat State adalah kumpulan keadaan atau atribut yang mencirikan suatu benda pada waktu tertentu atatu kondisi tertentu. Misalnya menunggu pemakai mengisi password, menunggu instruksi berikutnya atau menunggu nada panggilan.
•
Transition State, perubahan state disimbolkan dengan panah berarah.
Tiap panah diberi label dengan ekspresi aturan dimana label menunjukkan kejadian yang menyebabkan transisi terjadi. •
Condition
23
Adalah suatu kejadian pada lingkungan eksternal yang dapat dideteksi oleh sistem. Misalnya sebuah sinyal interupsi. Hal ini akan menyebabkan perubahan terhadap state dari state menunggu X ke state menunggu Y atau memindahkan aktivitas X ke aktivitas Y. •
Action Adalah sesuatu yang dilakukan oleh sistem bila terjadi perubahan state atau merupakan reaksi terhadap kondisi aksi yang akan menghasilkan keluaran dan message.
2.1.13 User View Menurut Connolly (2002, p.422) definisi user view adalah pandangan user terhadap basis data. User view bagi tiap user berbeda-beda dan harus disatukan untuk membentuk sebuah collective view. Perbedaan tiap user view disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing user yang berbeda-beda.
24
2.2
Teori-teori Pendukung Teori yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam skripsi ini, terdiri
dari :
2.2.1 Persediaan Menurut Handoko (2000, p.333) definisi dari persediaan adalah istilah umum yang menunjuk kepada segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan untuk mengantisipasi terhadap pemenuhan permintaan. Dalam hal ini permintaan sumber daya dapat berasal dari internal dan eksternal. Persediaan meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi (produk akhir), bahan pembantu, komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan dan bahan-bahan onderdil yang dibutuhkan dalam proses produksi. Menurut Mulyadi (2001,p553), sistem persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan barang jadi, persedian produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang akan dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali.
25
Menurut Mulyadi (2001, p556), ada 2 macam metode pencatatan persediaan, yaitu metode mutasi persediaan dan metode persediaan fisik. Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Menurut Mulyadi (2001, p579), fungsi yang terkait dalam sistem perhitungan fisik persediaan, yaitu : 1. Panitia perhitungan fisik persediaan berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2. Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk : a. mencantumkan harga pokok sistem persediaan yang dihitung dalam daftar hasil perhitungan fisik. b. mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam hasil perhitungan fisik. c. Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik. d. Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan. e. Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
26
3. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
Menurut Mulyadi (2001, p559), sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem persediaan adalah : 1. Prosedur pencatatan produk jadi Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan kedalam rekening persedian produk jadi dan dikreditkan ke dalam rekening barang dalam proses. 2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan di samping prosedur lainnya seperti prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, dll. 3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur barang. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi. 4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses
27
pencatatan persediaan produk dalam proses biasanya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. 5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan barang yang dibeli prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. 6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur pembelian. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan. 7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan non produksi. 8. prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang prosedur ini melakukan transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. 9. Sistem perhitungan fisik persediaan
28
sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban bagian kartu
persediaan
mengenai
keandalan
catatan
persediaan
yang
diselenggarakan, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan.
2.2.2 Pembelian Menurut Mulyadi (2001, p.299) pembelian adalah suatu usaha yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Usaha pengadaan barang tersebut dapat digunakan untuk kepentingan proses produksi maupun untuk dijual kembali, baik dengan atau tanpa proses. Dalam kaitan pembelian dengan fungsi gudang maka fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2.2.3 Inventory Control Menurut Spencer.B.Smith (2000, p2) definisi inventory control adalah semua kegiatan dan teknik-teknik yang digunakan untuk menjaga persediaan barang agar
29
tetap berada pada level yang diinginkan, baik berupa bahan mentah, barang setengah jadi maupun barang jadi.
2.2.4 EOQ (Economic Order Quantity) Menurut Spencer.B.Smith (2000, p119), EOQ merupakan kuantitas untuk memproduksi per pesanan yang mampu meminimisasi jumlah biaya pemesanan dan persediaan. Tujuan dari EOQ adalah : untuk menentukan jumlah pesanan yang akan meminimalisasi jumlah pemesanan dan biaya pengangkutan persediaan tiap unit per waktu.
2.2.5 Safety Level Safety level adalah titik aman persediaan sehingga walaupun tidak mendapat pasokan persediaan selama beberapa waktu proses produksi perusahaan dapat terus berlangsung tanpa terganggu.
2.2.6 Minimum Stock Minimum stock adalah jumlah minimum persediaan yang harus tersedia, jika kurang dari jumlah yang ditentukan maka perusahaan akan berhenti berproduksi.
30
