BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Dasar atau Umum 2.1.1 Pengertian Perencanaan Menururt George R. Terry dan Leslie W. Rue (2009, p9), perencanaan adalah menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu. Menurut H.B. Siswanto (2007, p42) perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan
pencapaiannya.
Menurutnya,
merencanakan
berarti
mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan sebuah proses yang harus dilakukan manager dalam menganalisis, memikirkan, menetapkan sasaran, dan mengembangkan sebuah rencana kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan yang diinginkan. Suatu perencanaan juga menerangkan kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenail sasaran dan cara-cara yang akan dilakukan di masa depan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Di dalam perencanaan juga terdapat pemantauan dan penilaian suatu perkembangan yang dilakukan secara berkesinambungan.
9
10
2.1.2 Pengertian Strategi Menurut
David (2006, p16), strategi adalah alat untuk
mencapai tujuan jangka panjang, strategi merupakan tindakan potensial yang membutuhkan keputusan manajemen tingkat atas dan sumber daya organisasi dalam jumlah yang besar. Strategi juga mempengaruhi kemakmuran organisasi dalam jangka panjang. Strategi memilih konsekuensi yang multi fungsi dan multi dimensi serta perlu mempertimbangkan faktor – faktor eksternal dan internal yang dihadapi organisasi. Menurut Freddy Rangkuti (2006, p183), strategi adalah perencanaan induk yang komprenhensif yang menjelaskan tentang bagaimana perusahaan akan mencapai semua tujuan yang telah ditetapkan berdasarkan misi yang telah ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, strategi adalah suatu tindakan yang terstruktur dan terencana yang dilakukan oleh organisasi dalam meningkatkan kinerja, keuntungan, dan keunggulan kompetitif organisasi untuk jangka waktu yang panjang. Suatu strategi dapat meningkatkan nilai kompetitif perusahaan, karena jika strategi dapat terealisasikan dengan baik dapat menutupi atau menghilangkan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan.
2.1.3 Pengertian Bisnis Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian bisnis, antara lain :
11
•
Bisnis merupakan sekumpulan aktifitas yang dilakukan untuk menciptakan
dengan
cara
mengembangkan
dan
mentransformasikan berbagai sumber daya menjadi barang atau jasa yang diinginkan oleh konsumen. (Allan Afuah, 2004). •
Menurut Jeff Madura (2001, p2) bisnis atau organisasi adalah suatu badan hukum yang menghasilkan barang atau jasa yang diperlukan pelanggan. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, bisnis juga dapat
dikatakan sebagai suatu kegiatan yang terorganisir dengan baik yang mempunyai produk berupa barang dan jasa. Produk yang ada dalam suatu bisnis akan ditawarkan kepada para pelanggan. Bisnis yang sekarang ada di lingkungan masyarakat dapat membantu masyarakat dalam memenuhi keinginan dan kebutuhan mereka sehari-hari.
2.1.4 Pengertian Teknologi Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian teknologi, antara lain: •
Menurut O’Brien (2006, p9) teknologi merupakan konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yang meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis internet.
•
Menurut Iskandar Alisyahbana seperti dikutip Yusufhadi Miarso (2007, p131), teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal,
12
sehingga seakan-akan memperpanjang, memperkuat, atau mebuat lebih ampuh anggota tubuh, pancaindra, dan otak manusia. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, teknologi merupakan suatu alat yang dapat membantu manusia dalam melakukan hal-hal tertentu di dalam kehidupan sehari-hari. Bentuk dari teknologi dapat berupa hardware, software, jaringan, internet, dan lain-lain. Pada masa sekarang teknologi terus semakin berkembang dan di dalam perusahaan, suatu teknologi sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses bisnis perusahaan. Jika teknologi yang digunakan di suatu perusahaan semakin baik, maka nilai kompetitif perusahaan dengan pesaing pun semakin meningkat.
2.1.5 Pengertian Sistem Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian sistem, antara lain: •
Menurut O’Brien (2005, p29) sistem adalah sekelompok komponen yang saling
berhubungan, bekerja bersama untuk
mencapai tujuan bersama dengan menerima input, serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. •
Menurut Edgar F. Huse dan James L. Bowdict, sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan. Sistem memiliki tiga komponen atau fungsi yang berinteraksi :
13
1. Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses. 2. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output. 3. Output melibatkan pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ketujuan akhir. Berdasarkan
beberapa
pengertian
diatas,
maka
dapat
disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan atau sekelompok komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama meneriman input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Suatu sistem juga mempunyai boundary (batasan sistem) yang merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. Suatu sistem juga pasti mempunyai tujuan atau sasaran, suatu sistem dapat dikatakan berhasil jika berhasil mencapai tujuan atau sasarannya.
2.1.6 Pengertian Informasi Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi/perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil
14
keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya. Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian informasi, antara lain: •
Menurut O’Brien (2005,p38) informasi adalah data yang telah di ubah menjadi konteks yang lebih berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.
•
Menurut Ismail Solihin (2009, p164) informasi merupakan sekumpulan data yang telah di organisasi dan memberikan makna tertentu bagi para penggunanya untuk melakukan pengambilan keputusan. Dari berbagai definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan
bahwa informasi adalah semua data yang berguna untuk manajer dalam mengambil keputusan. Informasi yang beguna memiliki karateristik seperti mudah dan aman diperoleh/diakses, relevan, akurat, dan terorganisir dengan baik. Sebuah informasi saat ini sangat mudah untuk diperoleh atau diakses oleh user, selain itu informasi yang diambil oleh user juga dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Sebuah informasi bersifat akurat karena informasi sudah diolah secara tepat sehingga menjadi sesuatu yang bermanfaat. Suatu informasi yang didapatkan oleh user sudah pasti terorganisir dengan baik sehingga user dapat dengan mudah menemukan informasi yang diinginkan dan dapat langsung digunakan oleh user.
15
2.1.7 Pengertian Perencanaan Strategi Menurut David (2006, p5) didefinisikan
sebagai
seni
dan
perencanaan strategi dapat ilmu
untuk
memformulasi,
mengimplementasi, dan mengevaluasi keputusan lintas fungsi yang memungkinkan organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut Amrullah (2010, p4) perencanaan strategi adalah proses yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategi adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan, mengidentifikasi, menimplementasi, mengevaluasi tujuan-tujuan yang akan memberikan organisasi posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungan organisasi itu sendiri. Selain itu, perencanaan strategi juga merupakan perencanaan jangka panjang yang bersifat menyeluruh serta memberikan rumusan kemana perusahaan akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.
2.1.8 Pengertian Sistem Informasi Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian sistem informasi, antara lain: •
Menurut O’Brien (2005,p5) sistem informasi adalah merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan
16
komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. •
Menurut Kenneth C. dan Jane Price Laudon (2007, p14), dapat didefinisikan secara teknikal sebagai sekumpulan komponen yang saling terhubung yang mengumpulkan atau mendapatkan, proses, penyimpanan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan, koordinasi dan kontrol dalam organisasi. Selain itu, dapat juga membantu manajer dan karyawan lainnya untuk menganalisa masalah, memvisualisasikan subyek yang kompleks, dan membuat suatu produk baru. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, maka dapat dikatakan
bahwa sistem informasi tidak dapat dipisahkan dengan perusahaan. Hal tersebut dikarenakan dengan adanya sistem informasi yang terimplementasi dengan baik, maka perusahaan dapat dengan mudah mengakses dan mendapatkan informasi yang diinginkan oleh perusahaan. Selain itu sistem informasi juga dapat membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan.
2.1.9 Pengertian Strategi Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005, p17), Strategi Sistem Informasi adalah Sistem Informasi yang menyediakan perusahaan dengan produk yang kompetitif dan layanan yang memberikan suatu keuntungan strategis dari para pesaingnya di pasar. Selain itu, sistem informasi juga dapat mempromosikan inovasi bisnis, meningkatkan proses bisnis dan membangun sumber informasi strategi bagi organisasi.
17
Menurut Ward and Peppard (2003), Strategi Sistem Informasi adalah proses mengidentifikasi portofolio aplikasi komputer yang akan diimplementasikan dan selaras dengan strategi organisasi dan mampu menciptakan keunggulan kompetitif organisasi. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, strategi sistem informasi merupakan sekumpulan langkah-langkah jangka panjang yang memperlihatkan kebutuhan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan organisasi. Strategi sistem informasi ini sangatlah penting bagi perusahaan, karena sistem informasi merupakan komponen perusahaan yang sangat penting. Untuk itu dibutuhkan suatu strategi untuk sistem informasi perusahaan agar sistem dan arsitektur teknologi informasi dapat membantu untuk mencapai tujuan dari perusahaan.
2.1.10 Pengertian Teknologi Informasi Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian teknologi informasi, antara lain: •
Menurut Brian, Sawyer dan Stacey (2007, p3), teknologi informasi adalah istilah yang umum untuk mendeskripsikan teknologi menyimpan,
yang
membantu
menghasilkan,
mengkomunikasikan
dan
atau
memanipulasi, menyebarkan
informasi. •
Menurut O’Brien (2005, p9), teknologi informasi adalah konsepkonsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen
18
teknologi informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis internet. Menurut Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse (2011, p1), pengembangan manajemen dan keorganisasian yang didukung dengan sistem informasi berbasis komputer merupakan instrumen strategis yang dibutuhkan dalam menghadapi era globalisasi. Hal ini karena dukungan teknologi informasi (TI) dapat memudahkan mekanisme pengambilan keputusan yang akurat, dapat dipercaya, cepat, dan ekonomis. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, teknologi informasi merupakan pemrosesan, pengolahan, dan penyebaran data yang didapat
dari
telekomunikasi.
mengkombinasikan Perkembangan
teknologi teknologi
komputer informasi
dengan saat
ini
memberikan pengaruh yang cukup besar bagi kebutuhan masyarakat akan informasi. Dampak bagi perusahaan tentu saja dengan berkembangnya teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya dan mempermudah perusahaan dalam mendapatkan informasi yang berguna bagi perusahaan.
2.1.11 Pengertian Strategi Teknologi Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi berkonsentrasi untuk mendukung bagaimana memenuhi permintaan organisai dengan menggunakan teknologi. Strategi teknologi informasi mengarah pada perlengkapan kemampuan teknologi informasi dan sumber daya serta layanan seperti operasi
19
teknologi informasi, pembangunan sistem dan dukungan terhadap pengguna. Menurut Ward dan Peppard (2003, p167), strategi teknologi informasi seharusnya tidak hanya meliputi tanggung jawab dari pusat fungsi sistem informasi tetapi juga tanggung jawab terhadap pengguna. Tujuan utamanya adalah untuk mendefinisikan bagaimana sumber daya dan teknologi akan diperoleh, diatur dan dibangun untuk memuaskan bisnis strategi-strategi sistem informasi. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, maka strategi teknologi informasi dapat dikatakan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah yang dilakukan oleh perusahaan tentang bagaimana teknologi informasi perusahaan dapat memenuhi permintaan perusahaan akan dukungan teknologi informasi. Jika tujuan dari strategi teknologi informasi dapat tercapai maka hal tersebut dapat meningkatkan operasi teknologi informasi perusahaan, meningkatkan pembangunan sistem dan terciptanya dukungan terhadap pengguna sistem.
2.1.12 Pengertian Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Menurut Martin, perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi adalah suatu proses membangun kesesuaian yang cocok antara sarana-sarana organisasi dan sumber-sumber dayanya dan perubahan pasarnya dan peluang-peluang dari pemanfaatan teknologi. Berdasarkan sub bab - sub bab diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan membutuhkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk:
20
1. Menyediakan pemahaman mengenai sistem dan teknologi informasi agar dapat digunakan secara efektif dan efisien kepada manajemen tingkat tinggi dan ahli-ahli dalam bidang teknologi informasi. 2. Dapat mengkomunikasikan masa depan perusahaan kepada pihakpihak yang berada dalam perusahaan tersebut. 3. Membantu para manajer tingkat atas dan para ahli dalam bidang teknologi informasi dalam perusahaan untuk membuat keputusan yang mendasar mengenai bagaimana sistem dan teknologi informasi akan diarahkan untuk membantu bisnis perusahaan. 4. Dapat membantu mengalokasikan sumber daya dan menentukan prioritas untuk proyek-proyek sistem dan teknologi informasi yang penting dan bermanfaat bagi organisasi.
2.1.13 Pengertian Strategi Bisnis Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian strategi bisnis, antara lain: •
Menurut Wheelen dan Hunger (2006, p15), strategi bisnis biasanya terjadi di setiap unit bisnis atau tingkatan produk. Strategi bisnis ini juga menekankan peningkatan posisi produk atau jasa perusahaan dalam industri khusus atau segmen pasar yang dilayani oleh unit bisnis tersebut.
•
Menurut Rangkuti (2006, p7), strategi bisnis adalah strategi fungsional
yang
berorientasi
pada
fungsi-fungsi
kegiatan
manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi produksi atau
21
operasional, strategi distribusi, strategi organisasi dan strategistrategi yang berhubungan dengan keuangan suatu bisnis. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, strategi bisnis merupakan perencanaan yang berkesinambungan untuk mencapai tujuan dari kegiatan-kegiatan manajemen perusahaan. Di dalam strategi bisnis juga
berisi
mengenai
kebijakan-kebijakan
tentang
bagaimana
perusahaan bersaing dengan para kompetitor dan juga untuk membentuk keunggulan bersaing perusahaan. Mengembangkan strategi bisnis harus bersifat efektif dan menggunakan pendekatan alternatif untul menanggapi event yang tidak pasti.
2.1.14 Pengertian Kendaraan Bermotor Menurut Herman Surya Panca (2012, p10), kendaraan bermotor adalah kendaraan yang digerakkan oleh peralatan teknik dan digunakan sebagai transportasi darat.
2.1.15 Pengertian Mobil Menurut Herman Surya Panca (2012, p10), kata mobil memiliki
arti
mudah
bergerak
(berpindah)
atau
digerakkan
(dipindahkan). Dengan demikian, mobil dapat kita maknai sebagai kendaraan darat yang digerakkan oleh tenaga mesin, beroda empat atau lebih, dan biasanya menggunakan bahan baka minyak untuk menghidupkan mesinnya.
22
2.2 Teori-Teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas Sub bab ini berisi teori pendukung yang di ambil dari buku Enterprise Architecture EA3 oleh Scott A.Bernard dalam penulisan skripsi perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Sub bab ini berisikan tentang teori pendukung dalam penulisan penulisan skripsi perencanaan strategi dan teknologi informasi. 2.2.1 Pengertian Enterprise Menurut Scott A. Bernard (2005, p31), Enterprise adalah suatu area dari aktifitas dan tujuan di dalam suatu organisasi atau di antara beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya lainnya ditukar. Menurut Lankhorst et al (2005), Enterprise adalah merupakan keseluruhan komponen pada suatu organisasi di bawah kepemilikan dan kontrol organisasi tunggal. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, enterprise merupakan suatu organisasi dimana di dalamnya terdapat aktifitas tukar-menukar informasi dan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Selain itu, di dalam enterprise juga terdapat aktifitas proses bisnis perusahaan yang didukung oleh perencanaan-perencanaan untuk mencapai tujuan dari proses bisnis perusahaan.
2.2.1.2 Enterprise Architecture Menurut Scott A. Bernard (2005, p31-36), Enterprise Architecture merupakan bagaimana cara membuat penglihatan abstrak sebuah organisasi (perusahaan) yang membantu orang
23
di dalam perusahaan tersebut untuk membuat perencanaan dan pengambilan
keputusan
architecture
melebihi
yang
lebih
perencanaan
baik.
Enterprise
teknologi,
dengan
menambahkan perencanaan strategis sebagai pendorong utama dari perusahaan. Menurut Gronlund (2009), Enterprise Architecture (EA) adalah satu praktek manajemen untuk memaksimalkan kontribusi dari sumber daya perusahaan, investasi TI, dan aktivitas
pembangunan
sistem
untuk
mencapai
tujuan
kinerjanya. Menurut Ali Ibrahim (2011), Enterprise Architecture adalah sebuah paradigma dalam merencanakan, merancang, dan mengelola sistem informasi.
Documentation of the Current Enterprise Architecture
Architecture Management and Transition Plan
Documentation of the Current Enterprise Architecture
Gambar 2.1 The Basic Enterprise Architecture Approach
2.2.1.3 Menghubungkan EA dan Strategi EA menyediakan strategi dan pendekatan bisnis kepada kebijakan, perencanaan, pengambilan keputusan dan pengembangan sumber daya yang berguna untuk para eksekutif, line manager dan support staff. Framework EA dan dokumentasi
metodologi
mengukur
EA
dengan
cara
24
mengizinkan
strategi
untuk
mempengaruhi
bisnis
dan
perencanaan teknologi, pembuatan keputusan tersebut penting khususnya dalam pendokumentasian EA dimasa depan. Dokumentasi strategi melibatkan identifikasi, tujuan, inisiatif, dan pengukuran outcome.
2.2.1.4 Menghubungkan EA dan Perencanaan Bisnis Di dalam perencanaan bisnis terdapat keterangan tentang bagaimana bisnis akan dijalankan, bagaimana rencana pemasaran, produksi, sumber daya manusia, serta analisis resiko dan output dari perusahaan. Selain itu di dalam perencanaan bisnis juga tedapat tentang bagaimana teknologi yang digunakan oleh perusahaan dan bagaimana lingkungan internal
dan
eksternal
perusahaan
dapat
mendukung
perencanaan bisnis yang telah ditentukan oleh perusahaan. Untuk mencapai apa yang telah ditetapkan pada perencanaan bisnis perusahaan, EA dapat memberikan perencanaan teknologi dengan menambahkan perencanaan strategis
sebagai arahan
utama
untuk
enterprise
dan
perencanaan bisnis sebagai sumber dari program dan kebutuhan sumber daya. Dokumentasi EA memiliki tiga isu utama pada level bisnis yaitu mendukung tujuan strategis, mendokumentasikan aktifitas bisnis, dan mengindentifikasi teknologi yang mendukung.
25
2.2.2 EA Sebagai Program Manajemen EA adalah Program manajemen yang menyediakan strategi serta pendekatan yang terintegrasi kepada perencanaan sumber daya. Program EA merupakan bagian dari keseluruhan proses yang berhubungan dengan pemerintahan yang menentukan resource alignment,
mengembangkan
standarized
policy,
meningkatkan
dukungan terhadap pengambilan keputusan, dan mengawasi aktifitas pengembangan sumber daya perusahaan. Selain itu, EA juga dapat membantu mengidentifikasi jarak di dalam performa dari aktifitas bisnis dan kemampuan dari dukungan service IT, sistem dan jaringan. 2.2.2.1 Resource Alignment EA mendukung perencanaan strategis dan proses perencanaan sumber daya oprasional dengan menyediakan pandangan makro dan mikro tentang bagaimana sumber daya mempengaruhi dalam mencapai tujuan dari organisasi. Ini membantu untuk memaksimalkan efesiensi dan efektifitas sumber
daya,
dimana
hal
tersebut
akan
membantu
meningkatkan kemampuan kompetitif organisasi. Gambar 2.2 menunjukkan bagaimana proyek IT sejajar dengan goals dari sub-enterprise, dan dengan keseluruhan goals dan initiatives organisasi.
26
Gambar 2.2 Resource Alignment
2.2.2.2 Standarized Policy EA mendukung implementasi dari standar kebijakan manajemen untuk mengembangkan dan pemanfaatan IT serta sumber daya lainnya. Dengan menyediakan holistik dan hierarki view dari sumber daya masa sekarang dan masa depan, EA mendukung pembuatan kebijakan untuk: •
Mengidentifikasi
strategi
dan
kebutuhan
operasional. Pembuatan
strategi
suatu
perusahaan
harus
memiliki suatu pijakan agar strategi sejalan dengan visi dan misi perusahaan, oleh karena itu EA dapat mendukung
pembuatan
kebijakan
mendukung pembuatan strategi perusahaan.
untuk
27
•
Menentukan strategi dari aktifitas dan sumber daya. EA dapat mendukung pembuatan suatu kebijakan untuk strategi dari aktifitas sumber daya yang dimiliki perusahaan agar sumber daya perusahaan dapat digunakan dengan benar untuk kemajuan perusahaan.
•
Mengembangkan bisnis dan sumber daya teknolgi perusahaan. Penggunaan
teknologi
di
perusahaan
akan
diperlukan suatu kebijakan di dalam penggunaan teknologi agar penggunaan teknologi di perusahaan dapat digunakan secara maksimal dan tidak berlebihan. •
Memprioritaskan
pembiayaan
program
dan
mengawasi manajemen program serta proyek. Adanya kebijakan dalam pembiayaan proyek merupakan hal penting agar pembiayaan yang dikeluarkan untuk suatu program dapat seimbang dengan outputnya. •
Mengidentifikasi metrics performa dari program dan proyek. Dengan adanya EA yang membantu dalam pembuatan
kebijakan
untuk
mengidentifikasi
metrics performa suatu proyek/program, maka
28
perusahaan akan dapat lebih mudah dalam melakukan pengevaluasian performa program atau proyek yang dilakukan perusahaan. •
Identifikasi
dan
menjalankan
standard
dan
manajemen konfigurasi. Di dalam menjalankan standard dan manajemen konfigurasi akan diperlukan suatu kebijakan yang mengatur dan membatasi standard dan manajemen konfigurasi.
2.2.2.3 Decision Support EA
menyediakan
dukungan
untuk
pengambilan
keputusan sumber daya IT kepada eksekutif, manajemen, dan staff level dari perusahaan. pada level eksekutif, EA menyediakan visi untuk inisiatif
IT dan dukungan dalam
menetapkan strategi. Pada level manajemen, EA mendukung desain dan keputusan konfigurasi manajemen, serta inisiatif IT dengan standart teknik seperti suara, data, video, dan security. Pada level staff, EA mendukung keputusan yang berhubungan dengan operasi, maintenance, dengan pengembangan sumber daya dan service IT. Contoh dari decision support yaitu berupa decision support system (DSS), sedangkan contoh dari DSS yaitu seperti Objectives Matrix (OMAX) yang digunakan untuk
29
melakukan pengukuran produktivitas yang dimiliki oleh perusahaan.
2.2.2.4 Resource Development EA mendukung pendekatan yang terstandarisasi untuk pengembangan IT dan sumber daya lainnya. Selanjutnya EA mendukung standarisasi, pendekatan untuk project manajemen yang mempromosikan komprehensif dan penglihatan yang efektif pada program yang sedang berjalan dan pengembangan proyek baru. Selanjutnya, EA mendukung penggunaan proses yang terstandarisasi untuk mengevaluasi dan menyeleksi investasi pada sumber daya IT berdasarkan perspektif bisnis dan finansial. Contoh program yang mendukung pengembangan sumber daya perusahaan yaitu program VB6 HRMS (Human Resource Management System), program ini dapat digunakan untuk mengelola data yang ada pada bagian HRD (Human Resource Development).
2.2.3 EA Sebagai Metode Dokumentasi Konsep dari dokumentasi arsitektur enterprise mulai muncul pada tahun 1990 dan sekarang berkembang menjadi strategic goals, business service, information flows, system and application, networks, dan
supporting
infrastructure.
Pendekatan
dokumentasi
EA
30
berdasarkan
pada
framework
dokumentasi
dan
metodologi
implementasi yang digunakan.
Gambar 2.3 Elemen dari Dokumentasi EA Berdasarkan gambar 2.3 dapat dilihat bahwa EA sebagai metode dokumentasi menyediakan: •
EA
Approach:
adalah
suatu
framework
pemodelan
dan
metodologi implementasi yang digunakan oleh perusahaan. •
Current Views: terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan saat ini, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan saat ini. Current views terdiri atas goals & initiatives, products & services, data & information, system & application, dan networks & infrastructures. a. Goals & Initiatives Menurut Bernard (2005, p181), bagian ini menerangkan tentang bagaimana program EA dan spesifikasi dari
31
komponen EA dapat mendukung strategi goal and initiative perusahaan yang diinginkan. b. System & Application Menurut Bernard (2005, p184), pada bagian ini menerangkan bagaimana komponen current EA dan artifacts pada sistem dan aplikasi pada setiap level yang ada pada framework EA dapat mendukung alur informasi dan setiap line of business. c. Networks & Infrastructures Menurut Bernard (2005, p184), pada bagian ini menerangkan tentang suara, data, dan video komponen EA dan artifacts yang membentuk teknologi infrastruktur dari setiap tingkatan EA framework. Menurut Turban et al (2005, p37) “A network is a connecting system ( wireline aor wire,ess ) that permits the shareing of resource by differrent computer” ( Jaringan adalah sistem penguhung yang memperbolehkan bagian informasi antar computer). Ada 2 ukuran jaringan yang umum, yaitu: LAN (Local Area Networks) dan WAN (Wide Area Networks). MAN (Metropolitan Area Network) berada diantara dua ukuran tersebut. LAN menghubungkan dua atau lebih alat komunikasi sampai 2000 kaki (biasanya dalam gedung yang sama). Jadi,setiap pengguna alat dalam memiliki potensi untuk berkomunikasi dengan alat lainnya. WAN termasuk jaringan regional yang terdiri atas kumpulan telephone atau
32
jaringan internasional seperti penyedia layanan komunikasi global, mungkin milik komersial,swasta , atau publik. Dalam artikel yang ditulis oleh Nurwajianto (2005), dijelaskan bahwa jaringan merupakan suatu kondisi dimana tiap computer dalam perusahaam atau organisasi terhubung satu sama lainnya dan dapat saling berbagi data serta resources sehingga tercapai suatu efisiensi dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam perusahaan. •
Future Views: terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan, proses bisnis perusahaan yang akan berjalan pada masa depan, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan. Future views terdiri atas updated strategic goals & initiatives, improved business products & services, enhanced data & information flows, integrated system & applications, dan optimized networks & infrastructure.
•
EA Management Plan: adalah suatu perencanaan tentang bagaimana perusahaan berpindah dari current EA ke future EA.
2.2.3.1 EA Documentation Framework EA Documentation Framework mengidentifikasi ruang lingkup
dari
arsitektur
untuk
didokumentasikan
dan
menetapkan hubungan diantara area arsitektur. Framework membuat suatu kumpulan abstrak view dari enterprise melalui bagaimana perusahaan mengumpulkan arsitektur informasi
33
perusahaan. Untuk mengurangi resiko dan meningkatkan efektifitas, fase metode implementasi pada EA framework dibagi menjadi ke suatu segmen aktifitas yang berbeda yang disebut dengan Line of Business (LOB). Menurut Scott A. Bernard (2005,p39), Line of Business (LOB) adalah suatu area yang terpisah dalam aktifitas didalam perusahaan. Hal tersebut dapat melibatkan pembuatan produk, ketentuan suatu service, atau fungsi administratif internal. Gambar 2.4 mengilustrasikan ketiga dimensi yang mengkaitkan
aspek-aspek
yang
berbeda
mendokumentasikan perusahaan.
Gambar 2.4 The EA3 Cube Documentation Framework
didalam
34
2.2.3.2 EA Component EA Component merupakan tujuan, proses, standar, dan sumber daya yang dapat memperluas perusahaan atau dapat berisi alur bisnis yang spesifik. Contoh komponen meliputi tujuan strategis dan inisiatif, bisnis produk dan service, alur informasi,
knowledge
warehouse
dan
data
objects,
informations systems, software applications, enterprises resource program dan website, voice, data dan jaringan video, dan dukungan infrastruktur meliputi bangunan, ruang server, wiring runs/ closets, dan capital equipment.
Gambar 2.5 Contoh EA Components
2.2.3.3 EA Current Architecture EA Current Architecture berisi EA komponen yang sekarang berada pada perusahaan di setiap level framework. Pandangan sekarang dari server EA untuk membuat inventaris
35
dasar dari sumber daya dan aktivitas sekarang yang mendokumentasikan kedalam jalur yang konsisten dengan pandangan masa depan EA sehingga analis dapat melihat jarak performa
diantara
rencana
masa
depan
kemampuan
perusahaan yang sekarang. 2.2.3.4 EA Future Architecture EA Future Architecture menggerakkan strategi dan level taktikal kedalam 3 cara yaitu new direction and goal, changing business priorities dan emerging technogy. EA tidak bisa merefleksikan perubahan diatas pada arsitektur masa depan kecuali: •
Tim kepemimpinan perusahan menyediakan perubahan pada strategic direction and goal
•
Line of business of manager dan program manager menyediakan perubahan pada bisnis proses dan prioritas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang baru
•
Support staff/delivery staff mengidentifikasi teknologi yang berjalan dan solusi untuk kebutuhan bisnis baru.
Gambar 2.6 Driver of Change
36
2.2.3.5 EA Management Plan EA Management Plan mengartikulasikan pendekatan EA program dan dokumentasi. EA Management Plan juga menyediakan deskripsi dari current dan future view dari arsitektur, dan mengurutkan rencana untuk mengatur transisi ke lingkungan operasi bisnis/teknologi masa depan. EA Management Plan adalah dokumen yang dapat memberikan informasi mengenai keuntungan dari EA sebagai program manajemen.
2.2.3.6 Planning Threads Dokumentasi EA termasuk ‘threads’ dari aktifitas yang ada pada semua level freamwork. Ancaman tersebut yaitu: •
IT security Security
sangat efektif
pada
bagian
integral dari
metodologi EA program manajemen dan dokumentasi. Program security IT yang komprehensif memiliki area focal seperti informasi, personal, operasi dan fasilitas. Agar IT security ini efektif, maka IT security tersebut harus bekerja dengan baik di semua level framework EA dan juga sekaligus pada komponen-komponen EA. •
IT standard Fungsi yang paling penting dalam EA yaitu menyediakan standar teknologi pada semua level framework EA. EA harus dapat menggambarkan penerimaan dari standar
37
industri
internasional
dan
nasional
dalam
rangka
mempromosikan penggunaan solusi non-proprietary pada komponen-komponen EA. •
IT workforce Sumber daya paling besar pada perusahaan yaitu adalah manusia.
Sangat
kemampuan
dan
penting
untuk
mengerti
bahwa
training
untuk
karyawan
dapat
diidentifikasi untuk LOB dan aktifitas support service pada setiap level EA framework.
2.2.4 EA Repository Menyediakan akses yang mudah ke dokumentasi EA sangatlah berguna pada perencanaan dan pengambilan keputusan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan membuat online EA Repository untuk mendapatkan dokumentasi komponen EA pada bermacam-macam area dari EA framework. EA Repository merupakan sebuah website dan database yang menyimpan informasi dan menyediakan hubungan ke EA tools dan program sumber daya EA lainnya.
38
Gambar 2.7 Contoh Desain EA Repository – Living EnterpriseTM
2.2.5 The Structure and Culture Struktur dan kebudayaan sangat penting untuk di masukkan ke dalam EA agar secara akurat merefleksikan tujuan organisasi, proses, dan struktur informal yang mempengaruhi penglihatan masa sekarang dan masa depan dari arsitektur. Memahami struktur dan budaya juga sangat penting didalam bekerja dengan para stakeholder untuk mendapatkan dukungan dan mengatur espektasi untuk pengembangan dan implementasi program EA. 2.2.5.1 The Structure Of Enterprise Konsep dari teori organisasi juga digunakan perusahaan karena hal itu merupakan tipe dari organisasi sosial. Pada dasarnya, organisasi dan perusahaan merupakan sistem sosial yang kompleks,
39
terlepas dari misi mereka ataupun berbagi banyak kesamaan pada struktur dan fungsi dasar mereka. Di bawah ini merupakan beberapa model organisasi: •
The Parsons/Thompson Model Salah satu mature model dari struktur umum organisasi adalah three-level view yang dicetuskan oleh sosiologis Talcott Parsons di tahun 1950-an yang selanjutnya dikembangkan oleh sosiologis bernama James Thomson di tahun 1960-an. Penelitian Parson mengidentifikasikan tiga level umum yang biasanya ada pada organisasi sosial (teknikal, manajerial, dan institusional), berdasarkan observasi pada tipe aktifitas yang berbeda yang muncul pada setiap level. Ide Parson tersebut kemudian dilanjutkan oleh Thompson dengan mengidentifikasi tipe aktifitas yang berbeda yang muncul pada setiap level. Tabel 2.1 Parson/Thompson Modelof Enterprises
Organizational
Structure
Function
Level
Parson’s Purpose of Each
Thompson’s Level Activities
Level Institutional
Dimana organisasi menetapkan
Organisasi tersebut sangat terbuka
aturan dan menghubungkannya
dengan lingkungan dalam rangka
dengan masyarakat luas seperti
untuk menentukan domain yang,
memperoleh legitimasi, makna,
menetapkan batas, dan menjamin
dan dukungan tingkat tinggi,
keabsahan.
sehingga memungkinkan pelaksanaan tujuan organisasi.
40
Managerial
Dimana mediasi antara
Suatu dinamika mediasi yang
organisasi dan tugas
muncul dimana dinamika mediasi
lingkungan terjadi, dimana
itu tidak begitu formal dan lebih
urusan internal organisasi
banyak aktifitas politik yang
diberikan, dan dimana produk
muncul.
organisasi dikonsumsi dan sumber daya disediakan. Technical
Dimana produk aktual
Organisasi adalah rational karena
organisasi diproses.
membawa fungsi produksi (input/output) dan mencoba untuk menutup fungsi-fungsi tersebut dari luar untuk melindungi mereka dari ketidakpastian eksternal sebanyak mungkin.
Pada tabel 2.1 menunjukkan versi spherical dari model Parson/Thompson yang juga lebih terlihat tentang bagaimana EA framework dapat mendokumentasikan fungsi-fungsi organisasi.
Gambar 2.8 Mengkaitkan Model Dari Struktur dan Fungsi Organisasi
41
•
The Organization Network Model (ONM) Perbedaan
Organization
Network
Model
dengan
model
Parsons/Thompson yaitu struktur organisasi/perusahaan berdasar pada team dan karyawan yang tujuan dan fungsinya dapat berubah tergantung pada pengaruh internal dan eksternal. Tim eksekutif menentukan kebijakan dan tujuan, menyetujui sumber daya, dan mengevaluasi hasil, dimana semi-autonomi tim fungsional dan karyawan
independen
mengatur
program
yang
sedang
berjalan/line of business, pengembangan proyek baru dan tim spesifik sumber daya. Tim fungsional dan karyawan independen menerima kebijakan, tujuan, dan arahan umum dari tim eksekutif. Organization Network Model tidak begitu bersifat hierarki dan lebih fleksibel sehingga organisasi dapat merespon perubahan lebih cepat dengan membuat, memodifikasi, atau mengeleminasi tim fungsional dan/atau menyesuaikan tipe dan jumlah dari karyawan independen. Tipe organisasi ONM ini dapat memperluas supply chains atau jaringan tim dari dalam dan luar batasan tradisional organisasi.
Gambar 2.9 Organization Network Model
42
2.2.5.2 Understanding Culture Mengerti tentang kebudayaan suatu perusahaan penting untuk mengmbangkan penglihatan yang realistis tentang bagaimana tujuan strategi ditetapkan, bagaimana proses fungsi, dan bagaimana sumber daya digunakan. Setiap perusahaan berbeda dari berbagai cara, hal ini karena budaya perusahaan yang menjadi sebuah penggabungan dari nilainilai, kepercayaan, kebiasaan dan preferensi dari semua orang di seluruh perusahaan atau sub-perusahaan. Perubahan dalam perusahaan akan terjadi terlepas ada atau tidaknya
EA
program, namun perubahan akan terjadi dalam cara yang terputus-putus atau benar-benar independen tanpa EA. Efek dari EA program adalah untuk mengkoordinasikan perubahan sedemikian rupa sehingga jauh lebih didorong oleh strategi baru dan kebutuhan bisnis, dan oleh teknologi baru. Manusia
dapat
tahan
terhadap
perubahan
dalam
lingkungan mereka, baik itu di rumah atau tempat kerja. Apabila EA program mengakibatkan suatu perubahan di dalam perusahaan, dan para karyawannya tidak memiliki tingkat kontrol, maka EA program mungkin dapat meningkatkan tingkat kontrol mereka. Meningkatkan tingkat kontrol mereka membantu untuk sukses mengelola perubahan, dan dapat dicapai dalam beberapa cara, yaitu: •
Melibatkan
para
stakeholder
estabilishment and management.
dalam
EA
program
43
•
Mengkomunikasi EA secara teratur dan efektif untuk para stakeholder.
•
Memungkinkan para stakeholder untuk memberikan masukan
pada
perencanaan
EA
dan
pengambilan
keputusan. •
Mengelola harapan para stakeholder untuk program EA apa yang dapat dilakukan.
2.2.6 EA Artifact Menurut Scott A. Bernard (2005, p111), EA Artifacts adalah suatu dokumentasi produk, seperti dokumentasi teks, diagram, spreadsheet,
briefing
slides,
atau
klip
video.
EA
artifacts
mendokumentasikan EA components. EA Artifacts merupakan suatu tipe dokumentasi yang mendeskripsikan
komponen
seperti
laporan,
diagram,
charts,
spreadsheets, arsip video, dan tipe pengumpulan informasi lainnya. High-level EA Artifacts biasanya berupa dokumentasi teks atau diagram yang mendeskripsikan strategi keseluruhan, programprogram, dan hasil yang diinginkan. Mid-level EA Artifacts yaitu berupa dokumen-dokumen, diagram, charts, spreadsheets, dan yang mendeskripsikan proses organisasi, proyek yang sedang berjalan, supply chains, large system, alur informasi, jaringan dan website. Low-level EA Artifacts mendeskripsikan aplikasi yang spesifik, kamus data, standar teknik, interfaces, komponen jaringan, dan cable plants.
44
2.2.6.1 Goals and Initiatives S-1 strategic plan S-2 SWOT analysis S-3 CONOPS scenario S-4 operation diagram S-5 balanced scorecard
Gambar 2.10 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Goals & Initiatives) S-1
Strategic Plan Perencanaan Strategi yang membutuhkan kebijakan tingkat
tinggi dan dokumen perencanaan perusahaan yang menggunakan arah strategi kompetitif, dan tujuan terpenting mengadakan programprogram proyek (inisiatif strategis) yang menjadi rencana strategis dalam mencakup periode masa depan perusahaan untuk 3-5 tahun mendatang. Deskripsi: Rencana strategi dibutuhkan artefak EA komposit yang saling berkaitan dan mengarahkan tujuan (goals) perusahaan selama periode 3-5 tahun di masa datang dengan membuat beberapa perencanaan seperti: •
Memberikan pernyataan visi dan misi yang singkat yang mengarah pada tujuan dan arah perusahaan.
45
•
Mengembangkan pernyataan arah strategis yang sesuai dengan tujuan perusahaan, memastikan perusahaan dapat bertahan dalam persaingan bisnis, memungkinkan untuk fleksiblitas dalam menjalankan
bisnis,
dan
mempromosikan
keberhasilan
kompetitif. •
Merangkum hasil dari analisis SWOT yang didasarkan pada pernyataan arah tujuan strategis dan mengidentifikasi kekuatan perusahaan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Hal ini akan lebih rinci dibahas pada S-2 SWOT analysis.
•
Merangkum asumsi situasi dan perencanaan untuk “konsep operasi” yang terdapat di dalam skenario CONOPS yang mendukung pada arah strategi perusahaan. Ringkasan ini harus mencakup kegiatan perusahaan saat ini yang menggambarkan pada tingkat tinggi koordinasi kegiatan yang sedang berlangsung.
S-2
SWOT Analysis Menurut
adalah
Freddy Rangkuti (2006, p18), Analisis SWOT
identifikasi
berbagai
faktor
secara
sistematis
untuk
merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada faktorfaktor kekuatan (strengths), kelemahan (weakness) perusahaan serta meminimalkan peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dalam lingkungan yang dihadapi perusahaan. • Kekuatan (Strength) Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya atau kompetensi khusus yang terdapat
46
dalam organisasi berakibat pada pemilikan keunggulan atau kelebihan komperatif. Dikatakan demikian karena satuan organisasi memiliki sumber, ketrampilan, produk andalan dan sebagainya yang membuatnya lebih kuat dari pesaing dalam memuaskan kebutuhan. Contoh: kekuatan pada sumber keuangan, citra positif, keunggulan kedudukan, lembaga dengan unit pemasok input, loyalitas pengguna produk dan kepercayaan berbagai pihak yang berkepentingan. • Kelemahan (weakness) Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Dengan mengetahui ini maka disusun suatu strategi untuk menutupi / menghilangkan kelemahan perusahaan. Keterbatasan / kekurangan dalam hal sumber, ketrampilan dan kemampuan menjadi penghalang serius bagi penampilan kinerja organisasi. Berbagai keterbatasan dan kekurangan kemampuan tersebut bisa terlihat dari sarana prasarana yang dimiliki, kemampuan manajerial yang rendah, produk yang tidak/kurang diminati, perolehan keuntungan kurang memadai. • Peluang (opportunities) Kesempatan
yang dimiliki perusahaan untuk membuat lebih
banyak pelanggan dibandingkan dengan pesaingnya. Berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi satuan organisasi. Yang dimaksud dengan berbagai situasi disini antara lain
47
kecenderungan penting terjadi di kalangan pengguna produk, perubahan dalam kondisi persaingan, perubahan dalam peraturan perundang-undangan yang membuka berbagai kesempatan baru dalam kegiatan organisasi. • Ancaman (threats) Threats merupakan kebalikan dari pengertian peluang yakni faktor-faktor lingkungan yang tidak menguntungkan suatu organisasi.
Jika
tidak
segera
diatasi
akan
menjadi
ganjalan/halangan/hambatan laju aktivitas satuan organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa depan. Berbagai contoh antara lain: masuknya pesaing baru, pertumbuhan yang lamban, meningkatnya posisi tawar pemakai produk yang dihasilkan, menguatnya posisi tawar input yang diperlukan untuk proses menjadi output/produk tertentu, perkembangan dan teknologi yang belum dikuasai. Analisis ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang dan secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Jadi, analisis ini memungkinkan perencana perusahaan dapat menata kembali informasi yang ada dan merumuskan masalah yang nantinya akan mendasari penentuan strategi alternatif dan rencana yang harus diambil untuk mengatasi masalah tersebut dan membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Umumnya yang sering digunakan adalah sebagai kerangka atau panduan sistematis dalam diskusi
48
untuk membahas kondisi alternatif dasar yang mungkin menjadi pertimbangan perusahaan.
S-3
CONOPS Scenario Menurut Scott A. Bernard (2005, p294) CONOPS Scenario
atau Konsep Skenario Operasi berisikan narasi dokumen yang menjelaskan bagaimana kegiatan perusahaan beroperasi saat ini atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan datang dengan beberapa faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang di identifikasi dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan.
S-4
Concept of Operations (CONOPS) Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p295) CONOPS Diagram
merupakan penggambaran secara grafikal dengan gambaran tingkat tinggi yang mendetail tentang bagaimana perusahaan tersebut menjalankan bisnisnya atau beroperasi, baik itu secara menyeluruh ataupun hanya dari beberapa wilayah tertentu. Di dalam CONOPS diagram kita dapat melihat keseluruhan aktifitas dari CONOPS scenario. Selain itu, CONOPS diagram juga dapat menggambarkan bagaimana sistem digunakan dan bagaimana proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan pada masa sekarang.
49
Gambar 2.11 Contoh CONOPS Diagram S-5
Balanced scorecard Menurut Scott A. Bernard (2005, p296) Balanced scorecard
merupakan suatu ukuran langkah-langkah sukses keuangan untuk perusahaan dan menetapkan tujuan dan langkah2 dalam mencapai 4 kunci sukses bisnis: 1. Pelanggan. Perusahaan selalu akan terhubung langsung dengan pelanggan karena pelanggan yang menentukan produk dan pelayannan berkualitas atau tidak. 2. Finansial. Keuangan merupakan salah satu faktor yang menetukan perusahaan sukses atau tidak , dengan cara menetapkan sasaran strategy.
50
3. Proses bisnis internal. Suatu proses yang meningkatkan kecepatan dan kelengkapan pelayanan yang ada di perusahaan. 4. Pembelajaran dan pertumbuhan. Pembelajaran yang akan meningkatkan suatu keahlian dan meningkatkan kedisiplinan sumber daya manusian yang dimiliki perusahaan. Sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan komprehensif dan memberikan pemahaman kepada manajer tentang kinerja bisnis. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard
ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan
hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial saja tetapi juga harus ditambahkan dengan ukuran-ukuran dari perspektif lainnya seperti
tingkat
kepuasan
pelanggan,
proses
kemampuan melakukan inovasi.
Gambar 2.12 Analisis Balanced Scorecard
internal
dan
51
Balanced Scorecard
lebih dari sekedar sistem pengukuran
taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan Balanced Scorecard sebagai sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti: •
Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategis.
•
Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.
•
Merencanakan, menetapkan sasaran dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.
•
Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
2.2.6.2 Products and Services
B-1 business plan B-2 node connectivity diagram B-3 swim lane process diagram B-4 business process diagram B-5 product matrix B-6 use case narrative B-7 investment business case
Gambar 2.13 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Products & Services) 2.2.6.2.1 Business Plan Menurut Scott A. Bernard (2005, p297) perencanaan bisnis merupakan rencana bisnis yang dituntut untuk memiliki deskripsi tingkat tinggi dari
52
garis kunci dan fungsi bisnis dengan strategi keuangan yang akan mencapai tujuan strategis dan inisiatif. Ada beberapa hal yang biasa ditemui pada analisis perencanaan bisnis ini: 1. Kegiatan bisnis: Menjelaskan tentang bagaimana gambaran umum mengenai perusahaan. 2. Profil tim eksekutif: Menjelaskan profil dari top management serta tugasnya. 3. Hubungan kegiatan usaha dengan tujuan strategi: Menjelaskan tentang hubungan bagaimana kegiatan – kegiatan bisnis yang terjadi pada perusahaan bisa membantu
perusahaan
untuk
mencapai
tujuan
strategisnya. 4. Struktur organisasi: Menjelaskan tentang susunan organisasi yang ada pada perusahaan. 5. Prospek pasar dan strategi kompetitif: Menjelaskan mengenai prospek pasar dan bagaimana caranya agar bisa mengungguli pesaing. 6. Siklus bisnis: Menjelaskan mengenai daur hidup bisnis perusahaan dari awal hingga kembali ke awal. 7. Ringkasan
kapitalisasi
perusahaan:
Merupakan
ringkasan mengenai perusahaan dan sejauh mana perusahaan tersebut sudah berjalan dan berkembang. 8. Strategi keuangan: Menjelaskan tentang bagaimana mengatur keuangan perusahaan agar pengeluaraan
53
perusahaan tidak terlalu besar dan pengontrolannya jelas sehingga menjadi keunggulan tersendiri untuk bisa
menunjang
agar
mencapai
tujuan
utama
perusahaan. 9. Status keuangan: Menjelaskan tentang bagaimana keadaan keuangan perusahaan saat ini dan sejauh mana keadaan keuangan yang sekarang dapat menunjang untuk mencapai tujuan perusahaan. 10. Bisnis kemitraan dan aliansi: Menjelaskan tentang kerja sama antara perusahaan dengan pihak lain untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan dengan memanfaatkan pihak lain sebagai pendukungnya.
2.2.6.2.2 Business Process Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p300) Diagram proses bisnis yang menunjukkan mengenai rincian atau detail dari setiap aktivitas bisnis yang ada, termasuk bagaimana setiap aktivitas-aktivitas ini bisa saling berhubungan. Diagram B-4 mengikuti diagram IDEF-0 untuk menunjukan input, control, output dan mekanismenya untuk setiap langkah pada prosesnya. Ada beberapa hal yang dapat dilihat dari diagram proses bisnis ini, diantaranya:
54
1. Input Input adalah sesuatu yang men-trigger suatu aktifitas dan mampu merubah, menggunakan atau bahkan menjadi bagian dari sistem. 2. Controls Controls disini adalah regulasi dari suatu aktifitas biasanya mengindikasikan kapan atau bagaimana suatu proses akan dilaksanakan atau terjadi. 3. Output Output adalah hasil yang telah diproduksi oleh serangkaian
aktifitas
atau
suatu
alasan
untuk
menjalankan proses. 4. Mechanism Mechanism adalah sistem, orang dan peralatan yang digunakan untuk melakukan suatu aktifitas.
2.2.6.2.3 Swimlane Process Diagram Stakeholder menunjukkan bagaimana diagram aktivitas para bagian divisi (orang-orang dengan kepentingan dalam perusahaan) yang terlibat dengan lini
proses
bisnis,
dan
waktu
interaksi
yang
diperlihatkan pada diagram dengan menggunakan format
“swim
lanes”
untuk
mengatur
barisan
stakeholder, dan jangka waktu menurut kolom serta overlay kegiatan dengan simbology flowchart.
55
Gambar 2.14 Template Swimlane Diagram
2.2.6.2.4 Usecase Narrative Diagram Use
case
narrative
mengikuti
format
bahasa
pemodelan yang terpadu (UML) (Unified Modeling Language) untuk
mengidentifikasi
keperluan
bisnis,
keadaan,
stakeholders, dan peraturan bisnis untuk interaksi dengan sistem, layanan dan aplikasi yang mengidentifikasi solusi teknologi yang dibutuhkan untuk pengembangan. Use case narrative diagram juga dapat dikatakan dapat mengidentifikasi bagaimana sistem akan digunakan dan actor mana yang akan terlibat dengan use case. Actor adalah seseorang atau sesuatu yang secara langsung bersentuhan dan berinteraksi dengan sistem. Actor dapat mempunyai peranan lebih didalam satu use case narrative diagram. Contohnya, bagian
penjualan
mempunyai
peranan
dalam
sistem
56
pemesanan yaitu mencatat pemesanan baru dan mengupdate pemesanan. Di dalam use case narrative diagram juga terdapat garis batas yang digambarkan disekitar keseluruhan use case. Batasan ini disebut dengan automation boundary, hal ini menandai batas antara lingkungan, di mana aktor melakukan tugasnya, dan komponen internal sistem komputer. Berikut ini adalah notasi yang digunakan pada usecase narrative diagram: •
Boundary Garis batas yang digambarkan disekitar keseluruhan use case. Hal ini menandai batas antara lingkungan, di mana aktor melakukan tugasnya, dan komponen internal sistem komputer.
•
Actor Seseorang
atau
sesuatu
yang
secara
langsung
bersentuhan dan berinteraksi dengan sistem. Actor dapat mempunyai peranan lebih didalam satu use case diagram. •
Business Event Suatu event bisnis yang terjadi di dalam proses bisnis perusahaan dan berhubungan dengan sistem.
57
Gambar 2.15 Contoh Usecase Narrative Diagram
58
2.2.6.3 Data and Information D-1 knowledge management plan D-2 information exchange matrix D-3 object state transition diagram D-4 object event trace diagram D-5 logical data model D-6 physical data model D-7 activity/entity matrix D-8 data dictionary
Gambar 2.16 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Data & Information)
2.2.6.3.1 Object State Transition Diagram Diagram keadaan transisi yang menggunakan notasi
dari
bahasa
pemodelan
terpadu
untuk
menunjukkan bagaimana siklus hidup objek data tertentu. Diagram ini menunjukkan perubahan atribut, link, dan perilaku dari objek “on-line order” yang merupakan hasil dari aktivitas sistem internal atau eksternal. Object state transition diagram juga merupakan sebuah diagram yang menunjukkan daur hidup suatu objek dalam bentuk state dan transisi. Object state transition diagram terdiri dari sebuah oval yang mewakili status objek dan panah yang mewakili transisinya. Di bawah ini adalah notasi
59
yang digunakan di dalam object state transition diagram: •
Initial State/Pseudostate Initial State adalah suatu lingkaran titik hitam tebal yang merupakan awal dari sebuah proses di dalam object state transaction diagram.
•
Transition Transition adalah pergerakan objek dari satu state ke state yang lain.
•
Message Event Message Event adalah pemicu dari suatu transisi, dimana menyebabkan objek untuk meninggalkan original statenya.
•
Final State Final state adalah suatu lingkaran berisi titik tebal yang merupakan tanda akhir sebuah proses di dalam object state transition diagram.
60
Gambar 2.17 Contoh Object State Transition Diagram
2.1.4.1.2
Logical Data Model Model data semantik dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbology (diagram hubungan entitas) atau dapat menggunakan metode object-oriented dan simbology dari bahasa pemodelan (UML) yang menghasilkan diagram kelas atau diagram object. Di dalam logical data model, objek berinteraksi dengan mengirimkan messages ke objek lain untuk mengaktifkan methods mereka. Messages adalah komunikasi yang terjadi diantara objek dimana objek yang satu akan memberikan objek yang lain untuk menjalankan
61
methods mereka. Selain itu, objek-objek tersebut juga akan menjaga hubungan asosiasi diantara mereka. Hubungan asosiasi adalah suatu hubungan yang secara natural diantara objek. Terdapat juga suatu multiplicity di dalam logical data model, multiplicity adalah jumlah asosiasi diantara objek. Terdapat 4 macam multiplicity didalam class diagram: • One – to – one • One – to – many • Many – to – many • Zero – to – many
Gambar 2.18 Contoh Logical Data Model
62
2.2.6.3.3 Activity/Entity Matrix (CRUD) Matriks kegiatan entitas adalah pemetaan yang dikembangkan oleh entitas data yang terkait dengan kegiatan usaha. Sering disebut “CRUD” Matrix karena mengidentifikasi jenis dasar dari transformasi yang dilakukan pada data (create, read, update, delete) melalui proses bisnis.
Gambar 2.19 Activity/Entity Matrix(CRUD) (Bernard, 2005, p310)
63
2.2.6.4 EA System and Application SA-1 : System Interface Diagram SA-2 : System Communication Description SA-3 : System Interface Matrix SA-4 : System Data Flow Diagram SA-5 : System/Operations Matrix SA-6 : System Data Exchange Matrix SA-7 : System Performance Matrix SA-8 : System Evolution Diagram SA-9 : Web Application Diagram
Gambar 2.20 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Systems and Applications) 2.2.6.4.1 System Communication Description Artefak S-2 tampilan diagram pada S-1 Sistem dengan memberikan deskripsi tentang bagaimana data dikomunikasikan antara sistem di seluruh perusahaan, dan termasuk spesifik tentang link, jalan, jaringan, dan media.
2.2.6.4.2 System Data Flow Diagram Data Flow Diagram lebih dikenal sebagai "Diagram Data
Flow" dan dimaksudkan untuk
menunjukkan proses dalam suatu sistem pertukaran data, dan bagaimana pertukaran terjadi. DFD terdiri dari context diagram dan diagram rinci (DFD Levelled). Context diagram berfungsi memetakan
64
model lingkungan (menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili
keseluruhan
sistem.
DFD
leveled
menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi. Langkah – langkah dalam membuat Data Flow Diagram : 1. Menangkap dan menggambarkan fungsi sistem dan aliran data antara mereka. 2. Sistem dokumen hieraki fungsional. 3. Tujuan utama adalah untuk: - Mengembangkan gambaran yang jelas dari arus data sistem yang diperlukan yang di input dan output oleh masing-masing sistem. - Memastikan konektivitas fungsional selesai. - Mendukung dari dekomposisi fungsional untuk detail tambahan. Di bawah ini adalah notasi yang digunakan pada system data flow diagram: 1. Entitas: dapat berupa orang atau unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi berada diluar
65
sistem yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Proses: kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data
yang
masuk
ke
dalam
proses
untuk
menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
3. Data Store: suatu penyimpanan data atau suatu tempat dimana data diolah oleh proses.
4. Aliran Data: merupakan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain.
66
Gambar 2.21 Contoh System Data Flow Diagram
2.2.6.5 EA Network and Infrastructure NI-1 : Network Connectivity Diagram NI-2 : Network Inventory NI-3 : Capital Equipment Inventory NI-4 : Building Blueprints NI-5 : Network Center Diagram
NI-6 : Cable Plant Diagram NI-7 : Rack Elevation Diagram
Gambar 2.22 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Networks and Infrastructure)
67
2.2.6.5.1 Network Connectivity Diagram Konektivitas Jaringan Diagram menunjukkan koneksi fisik antara suara perusahaan, data, dan jaringan video termasuk eksternal Wide Area Network (WAN) dan Local Area Network (LAN) juga disebut "extranet" dan "intranet". Network Connectivity Diagram dapat menunjukkan bagaimana gambaran dari jaringan yang dimiliki oleh perusahaan.
Gambar 2.23 Contoh Network Connectivity Diagram
2.2.7 Diagram SWOT Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal yaitu peluang dan ancaman dengan faktor internal yaitu kekuatan dan kelemahan. • Kekuatan (Strength) Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya atau kompetensi khusus yang terdapat
68
dalam organisasi berakibat pada pemilikan keunggulan atau kelebihan komperatif. • Kelemahan (weakness) Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Dengan mengetahui ini maka disusun suatu strategi untuk menutupi / menghilangkan kelemahan perusahaan. Keterbatasan / kekurangan dalam hal sumber, ketrampilan dan kemampuan menjadi penghalang serius bagi penampilan kinerja organisasi. Berbagai keterbatasan dan kekurangan kemampuan tersebut bisa terlihat dari sarana prasarana yang dimiliki, kemampuan manajerial yang rendah, produk yang tidak/kurang diminati, perolehan keuntungan kurang memadai. • Peluang (opportunities) Kesempatan
yang dimiliki perusahaan untuk membuat lebih
banyak pelanggan dibandingkan dengan pesaingnya. Berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi satuan organisasi. Yang dimaksud dengan berbagai situasi disini antara lain kecenderungan penting terjadi di kalangan pengguna produk, perubahan dalam kondisi persaingan, perubahan dalam peraturan perundang-undangan yang membuka berbagai kesempatan baru dalam kegiatan organisasi.
69
• Ancaman (threats) Threats merupakan kebalikan dari pengertian peluang yakni faktor-faktor lingkungan yang tidak menguntungkan suatu organisasi.
Jika
tidak
segera
diatasi
akan
menjadi
ganjalan/halangan/hambatan laju aktivitas satuan organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa depan. Berbagai contoh antara lain: masuknya pesaing baru, pertumbuhan yang lamban, meningkatnya posisi tawar pemakai produk yang dihasilkan, menguatnya posisi tawar input yang diperlukan untuk proses menjadi output/produk tertentu, perkembangan dan teknologi yang belum dikuasai. Diagram analisis SWOT menunjuk titik kordinat dari posisi SWOT seperti yang ditujukan pada:
Gambar 2.24 Diagram Analisis SWOT
70
Deskripsi: •
Kuadran
Pertama
merupakan
situasi
yang
sangat
menguntungkan. Perusahaan memiliki kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan yang agresif (Growth Oriental Strategy). •
Kuadran Kedua meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk pasar).
•
Kuadran Ketiga dimana perusahaan menghadapi peluang yang besar, tetapi di lain pihak perusahaan terdapat beberapa kendala atau kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan adalah meminimalkan masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
•
Kuadran Keempat merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
2.2.8 Matrix SWOT Matrix SWOT adalah alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategi perusahaan.
Matrix
ini
menggambarkan
bagaimana kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan secara internal serta peluang dan ancaman dari faktor eksternal.
71
Matrix ini dapat menghasilkan empat bagian kemungkinan alternatif strategis seperti yang diperlihatkan pada tabel 2.1 yaitu strategi SO, strategi ST, strategi WO, strategi WT. •
Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu memanfaatkan
seluruh
kekuatan
untuk
merebut
dan
memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. •
Strategi ST Strategi ini menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk ancaman yang ada.
•
Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan.
•
Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat bertahan dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada dan menghindari ancaman. Tabel 2.2 Matriks SWOT IFAS Strength (S)
Weakness (W)
Tentukan 5-10 faktor-
Tentukan 5-10 faktor-
faktor kekuatan internal
faktor kelemahan internal
Oppurtunity (O)
Strategi SO
Strategi WO
Tentukan 5-10 faktor
Ciptakan strategi yang
Ciptakan strategi yang
EFAS
72
peluang eksternal
menggunakan kekuatan
meminimalkan
untuk memanfaatkan
kelemahan untuk
peluang.
memanfaatkan peluang.
Threats (T)
Strategi ST
Strategi WT
Tentukan 5-10 faktor
Ciptakan strategi yang
Ciptakan strategi yang
ancaman eksternal
menggunakan kekuatan
meminimalkan
untuk mengatasi ancaman kelemahan dan menghindari ancaman.
Pada lingkungan eksternal dan internal bisnis serta SI/TI perusahaan, dapat disimpulkan bahwa terdapat persaingan yang cukup ketat antar industri, pengaruh lingkungan luar terhadap perusahaan, performa aktivitas dan SI/TI yang belum optimal, adanya kelemahan maupun ancaman yang dapat mempengaruhi kemajuan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Untuk mengatasi dan meminimalisasi permasalahan-permasalahan tersebut secara bersamaan meningkatkan kekuatan dan peluang yang ada, perlu merencanakan dan menerapkan strategi bisnis, strategi sistem dan teknologi informasi yang tepat guna disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar efisiensi dan efektivitas proses bisnis serta keunggulan dalam bersaing dapat tercapai sehingga tujuan dan sasaran bisnis perusahaan dapat terpenuhi secara optimal. (Dewan Pelawi; Franky; Charles Willy; Bobby Irwanza, 2011 ) 2.2.9 Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Sebelum membuat matriks faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal, EFAS (External
73
Factors Analysis summary). Berikut ini adalah cara-cara penentuan faktor strategi eksternal (EFAS): 1. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman) 2. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 0,0 (tidak penting) sampai 1,0 (sangat tertutup). Faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategi. 3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil dalam rating +1) pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya jika ancamannya sangat besar, ratingnya adalah 1 sebaliknya jika nilai ancamannya sedikit ratingnya. 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4 hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembuatannya dihitung. 6. Jumlahkan
skor
pembobotannya
(pada
kolom
4),
untuk
memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang
74
bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dengan kelompok industri yang sama.
Gambar 2.25 Contoh Tabel EFAS 2.2.10 Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS) Setelah faktor-faktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi suatu tabel IFAS (Interval Strategic Factors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength dan Weakness perusahaan. Tahapnya adalah sebagai berikut: 1. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. 2. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1.0 (paling penting) sampai 0.0 (tidak penting) berdasarkan
75
pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap proses strategis perusahaan (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1.0). 3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkan dengan rata-rata nilai industri atau pesaing utama. Sedangkan, variabel yang bersifat negatif kebalikannya contohnya,
jika
kelemahan
perusahaan
besar
sekali
dibandingkan dengan rata-rata industri nilainya adalah 1 sedangkan jika kelemahan perusahaan dibawah rata-rata industri nilainya adalah 4. 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4 hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembuatannya dihitung. 6. Jumlahkan
skor
pembobotan
(pada
kolom
4),
untuk
memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang
76
bersangkutan
nilai
total
ini
menunjukkan
bagaimana
perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor internalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dengan kelompok industri yang sama.
Gambar 2.26 Contoh Tabel IFAS 2.2.11 Analisis PEST (Political, Economy, Social, Technology) Menurut Ward dan Preppard (2002, p70-72) analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
77
a. Faktor Politik Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum, serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan kegiatan. b. Faktor Ekonomi Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya pembelian dari pelanggan dan mempengaruhi iklim dari bisnis suatu perusahaan. c. Faktor Sosial Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. d. Faktor Teknologi Faktor teknologi meliputi semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. Tabel 2.3 Analisis PEST Politik
Sosial
•
Pajak/Tarif
•
Tren gaya hidup
•
Perundang-undangan
•
Tingkah laku konsumen
•
Tekanan atau adanya lobby
•
Tingkat pendidikan
group tertentu.
•
Angka kelahiran dan kematian
Situasi politik dan keamanan
•
Tingkat penghasilan
•
Pengelompokkan unsur
•
78
Ekonomi
Teknologi
•
Situasi ekonomi dalam negeri
•
•
Bunga pinjaman
•
Tingkat inflasi
•
Penemuan teknologi baru
•
Upah regional
•
Teknologi informasi
•
Nilai tukar mata asing
•
Hak paten teknologi
•
Transfer teknologi
Industri yang menggunakan R&D
2.2.12 Analisis Lima Daya Saing Porter Menurut Ward (2006, p62) persaingan yang ada bergantung pada lima kekuatan. Kekuatan tersebut digunakan untuk memahami dan mengevaluasi struktur dari lingkungan. Bisnis industri dan ancaman kompetisi terhadap perusahaan serta menentukan potensi keuntungan dalam indutri yang diukur berdasarkan pengendalian jangka panjang tehadap modal yang diinvestasikan dalam penentuan kinerja perusahaan. Kelima kekuatan pesaing tersebut bersamaan menentukan intensitas persaingan dan kemampuan dalam industri. Kekuatan yang paling besar akan sangat menentukan sesuatu yang sangat penting.
79
Gambar 2.27 Lima Daya Saing Porter Model ini merupakan metode analisis yang digunakan oleh orang-orang yang menjalankan bisnis atau fungsi-fungsi utama bisnis, untuk mendapatkan posisi kompetitif. Paradigma seperti ini sangat penting untuk mendapatkan peran kompetitif sistem informasi, dimana strategi yang menentukan bagaimana sistem informasi harus dijalankan. Pada waktu yang sama, sistem informasi membuat strategi dan cara baru untuk dapat berkompetisi dalam industri. Lima kekuatan persaingan tersebut antara lain: a. The threat of the entry of new competitors Pendatang baru dalam suatu industri membawa kapasitas yang baru, keinginan untuk memperoleh pangsa pasar dan sumber daya yang substansial. Keseriusan ancaman pendatang baru tergantung pada hambatan yang ada pada reaksi dari pesaing yang ada pada pendatang baru agar dapat diperkirakan.
80
b. The bargaining power of suppliers Pemasok dapat mempergunakan kekuatan daya tawar untuk peserta dalam industri dengan meningkatkan harga atau mengurangi mutu barang atau jasa yang dibeli. Dengan demikian, pemasok yang berpengaruh dapat menekan suatu industri yang tidak dapat menuntut kenaikan biaya melalui harga jualnya. c. The bargaining power of customers Kekuatan pembeli atau pelanggan juga dapat menekan harga menurut kualitas lebih tinggi atau layanan lebih banyak dan mengadu
domba
semua
anggota
industri.
Faktor
yang
mempengaruhi kekuatan daya saing pembeli apabila : •
Pembeli melakukan pembelian dalam jumlah yang besar. Denngan adanya pembelian dalam jumlah besar yang dilakukan oleh pelanggan , hal ini membuktikan bahwa produk dan pelayanan yang di miliki sangat berkualitas dan dapat meingkatkan daya saing perusahaan.
•
Pembeli memperoleh laba yang rendah, yang menciptakan insentif yang besar untuk mengurangi biaya pembelian. Karena pelanggan melakukan pembelian maka dapat meciptakan insentive sehingga mengurangi biaya pembelian bahan baku
•
Produk industri tidak menghemat uang pembeli Dengan menciptakan produk yang bekualitas sehingga perushaan menjual dengan harga tinggi yang sesuai dengan
81
kualitas produk sehingga pembeli harus mengeluarkan nomninal yang besar. d. The threat of a substitute product Produk perusahaan sering menghadapi persaingan yang ketat dengan produk dari industri lain yang dapat menjadi alternatif bagi konsumen untuk memilih. Suatu produk dapat menjadi substitusi atau pengganti bagi produk lain jika konsumen menganggap produk-produk tersebut mempunyai fungsi yang serupa. Tekanan persaingan dari produk substitusi akan mendorong suatu perusahaan menjalankan strategi untuk meyakinkan pelanggan bahwa produk mereka berbeda daripada produk substitusi melalui berbagai bentuk strategi diferensiasi seperti harga yang bersaing, kualitas yang berbeda, pelayanan yang lebih baik, dan kinerja yang lebih sesuai dengan keinginan konsumen atau kombinasi. e. The intensity of competitive rivalry Persaingan industri merupakan kompetisi yang sama antara perusahaan yang memiliki pengaruh besar terhadap para pesaingnya yang dapat mendorong perlawanan untuk menjadi lebih baik. Untuk mendalami persaingan industri ini, diperlukan adanya suatu pemahaman. Pemahaman yang dimaksud antara lain: •
Ukuran industri Mengetahui siklus perkembangan dunia industri saat ini.
•
Pasar dan kinerja keuangan
82
Mengetahui pangsa pasar dan kinerja keuangan untuk dapat mengurangi terjadinya resiko kegagalan dalam persaingan bisnis. •
Perusahaan yang dominan Perusahaan Harus memiliki keahlian dan kreatifitas agar produk atau jasa dikenal selalu diingat dan yang pertama dipilih oleh para pelanggan.
•
Strategi kompetitif yang bisa digunakan Perusahan harus memiliki sasaran strategy yang kompetitif agar meningkatkan daya saing perusahaan didalam persaingan industri.
•
Kompetisi yang diperlukan Perusahaan harus mengetahui cara berkompetisi didalam dunia persaingan yang baik.
•
Implikasi global Dengan
dikenalnya
perusahaan
secara
global
dapat
meningktakan daya saing perusahaan. •
Trend saat ini atau yang akan datang Perusahaan harus mengelurkan produk sesuai dengan tren saat ini.
Persaingan diantara pesaing yang ada mengambil bentuk yang sama dalam memperebutkan posisi dengan menggunakan cara seperti kompetisi harga, pengenalan produk, dan persaingan.
83
2.2.13 Analisis CSF dan Analisis KPI Menurut Ward dan Preppard (2002, p209), mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana “sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar”. Sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. Manfaat dari analisis CSF menurut Ward dan Preppard (2002, p209) adalah sebagai berikut: •
Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif
dalam
melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis. •
Analisis
CSF
menghubungkan
proyek
SI
yang
akan
diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. •
Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu.
•
Dengan
menyediakan
suatu
hubungan
dengan
kebutuhan
informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.
84
•
Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfocuskan pada masalah- masalah tertentu yang paling kritis.
•
Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value shop dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan focus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.
2.2.14 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis ini digunakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keadaan dan perkembangan SI/TI di luar lingkungan perusahaan, yang memberikan dampak dan pengaruh bagi perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk mendapatkan pengetahuan tentang peluangpeluang baru dalam penggunaan SI/TI, dan ini tidak terbatas hanya pada peluang untuk mengimplementasikan teknologi yang termutahir namun juga dapat berupa peluang untuk menggunakan teknologi yang sudah ada dengan cara yang lebih hemat dan tepat dalam penggunaannya atau peluang untuk menggunakan teknologi dengan cara lain yang tidak terpikirkan sebelumnya. Bagian dari analisis ini juga meliputi pengetahuan tentang SI/TI yang digunakan oleh pihak eksternal seperti pesaing, pemasok, atau perusahaan-perusahaan lain yang memiliki hubungan dan mempengaruhi bisnis perusahaan. Salah satu aspek dari analisis ini
85
adalah untuk dapat mengkategorikan elemen-elemen yang potensial dan berharga dari tekhnologi untuk dapat dievaluasi dan dimanfaatkan oleh perusahaan. Inti dari analisis ini adalah untuk dapat menyediakan informasi yang menyeluruh tentang lingkungan eksternal SI/TI untuk digunakan sebagai salah satu bentuk masukan dalam proses perencanaan SI/TI (Ward dan Preppard, p203-204).
2.2.15 Analisis Lingkungan Internal SI/TI Analisis ini akan menyediakan informasi yang menyeluruh tentang lingkungan internal SI/TI perusahaan saat ini, yang dapat digunakan sebagai salah satu bentuk masukan dalam proses perencanaan strategi SI/TI (Ward dan Preppard, 2002, p198). Analisis lingkungan internal SI/TI memungkinkan untuk mengetahui pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang ini, pengalaman
perusahaan
dalam
bisnis,
cakupan
bisnis,
dan
kontribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya dalam perusahaan dan infrastruktur teknologi yang digunakan. Analisis ini bertujuan menghasilkan pengetahuan tentang jarak antara kondisi SI/TI yang ada saat ini dengan tujuan yang ingin dicapai. Analisis ini dari lingkungan internal SI/TI meliputi beberapa hal sebagai berikut: •
Evaluasi terhadap portofolio aplikasi saat ini (dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dalam pengembangan).
•
Evaluasi terhadap sumber daya informasi saat ini dan evaluasi terhadap infrastruktur, pelayanan dan sumber daya TI saat ini.
