BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem 2.1.1
Pengertian Sistem Menurut O’Brien (2005, p29) sistem adalah sekelompok komponen yang
saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. 2.1.2 Pengertian Informasi Menurut Laudon dan Laudon (2004, p8) informasi adalah sekumpulan data yang telah diubah menjadi form yang mempunyai arti dan berguna bagi manusia.
Sedangkan
data
adalah
kumpulan
dari
fakta-fakta
yang
merepresentasikan peristiwa-peristiwa yang terjadi dalam organisasi atau di lingkungan organisasi dimana fakta-fakta tersebut belum terorganisir dan tersusun dalam bentuk form yang dapat dimengeri dan digunakan oleh manusia. Menurut Mcleod (2001, p15) informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Informasi merupakan bagian yang penting dari suatu perusahaan. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Laudon dan Laudon (2004, p8) sistem informasi adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan antara komponen yang satu dengan komponen yang lainnya, dimana kumpulan tersebut digunakan
8
9 untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasiinformasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi berisi tentang informasi-informasi mengenai orang-orang, tempat-tempat atau barang-barang yang ada di dalam organisasi ataupun di lingkungan sekitar organisasi. Menurut O’Brien (2005, p5) sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Turban, Rainer, dan Potter (2003, p16) Computer Based Information System adalah suatu sistem informasi yang mengunakan teknologi komputer dan telekomunikasi untuk melakukan suatu pekerjaan. beberapa komponen dasar dari sitem informasi: 1. Hardware Perangkat keras. Beberapa macam alat seperti processor, monitor, keyboard, modem, dan lain-lain 2. Software Program komputer yang memungkinkan hardware untuk proses data. 3. Database Database adalah sistem penyimpanan data yang tersusun atas sekumpulan data yang secara logika saling berkaitan yang disimpan dalam tabel, tabel-tabel ini dapat saling berhubungan atau berdiri sendiri.
10 4. Network Sistem yang saling berhubungan sehingga memungkinkan untuk saling bertukar data dan berbagi sumber daya. 5. Prosedur Penggabungan yang mencakup strategi, metode dan rules untuk menggunakan suatu sistem informasi. 6. People Orang yang bekerja dengan menggunakan sistem informasi dan menggunakan output dari sistem tersebut. Mulyadi (2001, p165) berpendapat bahwa sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akutansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem keamanan komputer merupakan, sub sistem organisasi yang mengendalikan resiko-resiko khusus yang berkaian dengan sistem informasi berdasarkan komputer. Sistem keamanan komputer memiliki elemen-elemen dasar sistem informasi, seperti perangkat keras, basis data, prosedur, dan laporan. sebagai contoh, data yang berkaitan dengan pelanggaran, penggunaan dan keamanan komputer dapat dikumpulkan pada waktunya (real time), disimpan dalam basis data dan digunakan untuk menghasilkan laporan
11 2.1.4 Pengertian Manajemen Menurut Gibson, Donnelly, dan Ivacevich (1997, p4), manajemen ialah proses yang dilakukan oleh satu atau lebih individu untuk mengkoordinasikan berbagai aktivitas lain untuk mencapai hasil-hasil yang tidak bisa dicapai apabila satu individu bertindak sendiri. Pada organisasi terpusat, level dalam pembuatan keputusan terpusat pada suatu titik dalam organisasi. Organisasi dimana top manajer membuat semua keputusan dan pegawai pada level di bawahnya menjalankan perintah (Bout, 2004, p39). Menurut Bout (2004, p39), wewenang yang berkesinambungan ialah memperluas wewenang itu dari level atas sampai ke level terendah dalam organisasi itu dan menjelaskan siapa melaporkan kepada siapa. Menurut Gibson, Donnelly, dan Ivacevich (1997, p252), komputer telah mengubah cara penggunaan informasi. Melalui jaringan komputer, dengan cepat manajer dapat mengakses berbagai sumber informasi dan secara langsung melakukan komunikasi dengan manajer lain yang mempunyai informasi yang tepat. 2.1.5 Pengertian Persediaan Sebuah operasional perusahaan memiliki sistem untuk mengelola persediaan dan menurut Heizer (2000, p441), terdapat dua faktor penting pada sebuah sistem persediaan. 1. Bagaimana cara mengelompokkan barang-barang persediaan 2. Seberapa akurat data persediaan dapat dipertahankan (maintained)
12 Menurut Perum BULOG (2003, p2), persediaan adalah sejumlah barang yang secara riil berada di gudang, untuk mutasi penerimaan berdasarkan Laporan Penerimaan Barang dan mutasi penyerahan berdasarkan Laporan Pengeluaran Barang. Menurut Arnold (1996, p266), terdapat dua faktor penting dalam menentukan penambahan persediaan: 1. Order Point System Pada saat jumlah barang persediaan berada di bawah tingkat yang telah ditentukan sebelumnya, kondisi tersebut dengan order point dan pemesanan harus dilakukan. Untuk jumlah yang akan dipesan, umumnya telah diperhitungkan sebelumnya menggunakan konsep economic-order-quantity. 2. Menentukan Safety Stock Jumlah safety stock yang dibutuhkan tergantung dari hal berikut. a. Variasi tingkat permintaan selama periode lead time. b. Frekuensi pemesanan ulang. c. Tingkat layanan yang diharapkan. d. Lamanya lead time. Semakin lama sebuah lead time, semakin banyak pula jumlah safety stock yang dibutuhkan untuk memenuhi tingkat layanan yang diharapkan. Hal itu menjadi alasan penting mengapa lead time perlu dikurangi sebanyak mungkin.
13 e. Kemampuan untuk meramalkan atau mengendalikan lead times. Dikarenakan pada beberapa produk, lead time dapat sangat beragam dan sulit untuk dikendalikan.
2.1.6
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Persediaan Menurut Turban et al. (2003, p33), management information system
accessed, organized, summarized, and displayed information for supporting routine decision making in the functional areas. Menurut McLeod dan Schell yang diterjemahkan oleh Teguh, H.(2004, p259) Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Menurut Laudon (2004, p16) MIS combine the theoretical work of computer science, management science, and operations research with a practical orientation toward developing system solutions to real-world problems and managing information technology resources. Menurut Gibson, Donnelly, dan Ivacevich (1997, p253), dasar pemikiran bagi sistem pendukung keputusan adalah bahwa seluruh arus informasi haruslah menjadi bagian dari rencana induk dan tidak boleh berfungsi tanpa skema dan arahan formal. Tujuan dari rencana induk tersebut adalah untuk memutar informasi agar tiba pada orang yang tepat. Menurut Kumorotomo dan Margono (1994, p16-17), ada beberapa alasan mengapa komputer merupakan perkakas yang sangat penting di dalam SIM
14 modern. Alasan yang pertama berkenaan dengan kemampuan komputer untuk mengolah data. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia. Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Persediaan adalah suatu sistem yang bertujuan untuk mengakses, mengorganisir, menyimpulkan, dan memperlihatkan informasi persediaan bagi para pemakai dengan kebutuhan serupa di dalam suatu organisasi, untuk mendukung
proses
pengambilan
keputusan.
Sistem
Informasi
ini
mengkombinasikan pekerjaan teoritis dari ilmu computer, manajemen, dan riset operasional dengan orientasi praktis ke arah solusi pembangunan sistem yang berkaitan dengan masalah riil serta mengelola sumber daya teknologi informasi.
2.2
Rekayasa Perangkat Lunak Menurut Perssman (2002, p2), rekayasa perangkat lunak adalah suatu teknologi
yang meliputi sebuah proses, serangkaian metode, dan sederetan alat yang berperan sebagai sebuah produk dan kendaraan yang mengantarkan produk. Menurut Perssman (2002, p2), perangkat lunak mengubah data informasi sehingga data dapat menjadi lebih berguna.
15 2.3
Database Database merupakan suatu kumpulan yang terdiri data yang berhubungan secara
logika dan gambaran mengenai data, serta dirancang untuk mencari informasi yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan (Connoly dan Begg, 2002, p14). Tujuan dari database adalah untuk menyimpan dan mengambil atau mengakses informasi secara cepat dan efisien.
2.4
Diagram 2.4.1 Diagram Aliran Data (DAD) Menurut Mulyadi (2001, p58-63), diagram aliran dokumen adalah suatu model yang menggambarkan aliran dokumen dan proses untuk mengolah dokumen dalam suatu proses. Berikut ini adalah tabel yang menjelaskan komponen-komponen dari diagram aliran dokumen : Tabel 2.1 Simbol-simbol Diagram Aliran Dokumen Simbol
Keterangan Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol. Garis Alir Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.
16 Simbol
Keterangan Persimpangan Garis Alir Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing
garis,
salah
satu
garis
dibuat
sedikit
melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Pertemuan Garis Alir Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya. Proses Simbol ini untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar. Nama pengolahan data ditulis didalam simbol. Mulai / Berakhir (terminal) Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
2.4.2
State Transition Diagram (STD) Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2001, p673), state transition
diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi dari layar, yang dapat muncul selama user session. Ada beberapa hal yang perlu diketahui dalam pembuatan sebuah STD, yaitu : 1. State Adalah sebuah kondisi dari keadaan atau form yang dapat digunakan oleh komponen suatu sistem.
17 Disimbolkan dengan Ada dua macam state, yaitu: a. Current state Keadaan terkini dari suatu sistem atau pada state mana suatu sistem berada pada saat ini disebut current state. b. Final state Final state adalah keadaan terakhir yang dapat dicapai oleh suatu sistem. Contohnya : on atau off. 2. Transition Merupakan simbol yang menyatakan suatu perubahan dari suatu keadaan ke keadaan lain. Disimbolkan dengan 3. Event Adalah suatu kejadian pada lingkungan eksternal yang dapat dideteksi oleh sistem. Kejadian tersebut dapat menyebabkan perubahan dari satu state ke state lainnya. 4. Action Saat event muncul, terjadi transisi sehingga komponen sistem menerima perubahan state. Untuk itu dibutuhkan sebuah aksi untuk berpindah state. Aksi disini akan menghasilkan sebuah output atau tampilan. 5. Output Merupakan hasil keluaran dari kalkulasi dan lain sebagainya.
18 2.4.3
Entitiy Relationship Diagram (ERD) Menurut Perssman (2002, p353-360), Eentity relationship diagram (ERD)
menggambarkan hubungan antara objek data. ERD adalah notasi yang digunakan untuk melakukan aktivitas pemodelan data. Atribut dari masing-masing objek data yang ditulis pada ERD dapat digambarkan dengan menggunakan deskripsi objek data. Notasi pada ERD yaitu: 1. Objek Data Representasi dari hamper semua informasi gabungan yang harus dipahami oleh perangkat lunak. LABEL
Disimbolkan dengan: 2. Atribut.
Menentukan property suatu objek data. 3. Hubungan Objek data disambungkan satu dengan lainnya dengan berbagai macam cara. Disimbolkan dengan: ERD sangat berguna bagi aplikasi di mana data dan hubungan yang mengatur data sangatlah kompleks. Menurut
Silberschatz,
Korth,
Sudarshan
(2002,
p33),
Mapping
Cardinalities atau cardinality ratio adalah mengekspresikan jumlah entity yang terhuung dengan entity lainnya yang dapat diasosiasikan dengan relationship set. Mapping Cardinalities sangat berguna dalam menjelaskan binary relationship set.
19 Tipe-tipe Mapping Cardinalities: 1. One to one: sebuah entity di A diasosiasikan memiliki hubungan tepat satu dengan entity di B, dan sebaliknya A
B
W X Y Z
1 2 3 4 e
2. One to many: sebuah entity di A diasosiasikan memiliki nol atau banyak hubungan dengan entity di B, dan entity di B diasosiasikan memiliki hubungan tepat satu dengan entity di A. A
B
W X Y Z
1 2 3 4
3. Many to one: sebuah entity di A diasosiasikan memiliki hubungan tepat satu dengan entity di B, dan entity di B diasosiasikan memiliki banyak hubungan dengan entity di A. A
B
W X Y Z
1 2 3 4
20
4. Many to many: sebuah entity di A diasosiasikan memiliki nol atau banyak hubungan dengan entity di B, dan sebaliknya. A
B
W X Y Z
1 2 3 4
