BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
2.1.1
Pengertian Sistem Menurut James A. O’Brien ( 2005, p29 ), sistem adalah sekelompok komponen
yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.
2.1.2 Analisis sistem Menurut Jones dan Rama ( 2006, p528 ), analisis sistem adalah tahap lanjutan pada pembangunan sistem. Tugas dalam analisis sistem sama dengan investigasi sistem. Tetapi, tahap analisis sistem lebih detail dan membutuhkan informasi yang lebih banyak. Sedangkan, menurut James O’Brien ( 2006, p408 ) menjelaskan bahwa analisis sistem adalah penelitian secara mendalam mengenai kebutuhan informasi pengguna yang menghasilkan functional requirements yang digunakan sebagai dasar dalam mendesain sistem informasi. Analisis sistem biasanya mempelajari beberapa hal berikut : a. Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pengguna, b. Aktifitas, sumber daya dan produk yang dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan, c. Kemampuan sistem informasi yang harus dimiliki agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna dan stakeholder lain yang menggunakan sistem.
7
8 Jadi, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah penelitian terhadap sistem mengenai kebutuhan para pengguna sistem untuk merancang sebuah sistem informasi.
2.1.3
Perancangan Sistem Menurut James O’Brien ( 2005, p351 ), perancangan sistem terdiri dari 3
aktifitas yaitu : 1. Desain ‘User Interface’ yaitu merancang layar, formulir, dialog box. 2. Desain ‘Data’ yaitu menentukan entity ( objek ), atribut, relationship, kaidah integritas, dll. 3. Desain ‘Proses’ yaitu membuat program dan prosedur seperti user services, application services, dan data services. Menurut Jones dan Rama ( 2006, p571 ), perancangan sistem adalah tahap ketiga dari siklus hidup pengembangan sistem. Tugas dalam perancangan sistem sangat berbeda dari tugas sistem investigasi dan analisis. Maka, perancangan sistem adalah proses perancangan kebutuhan pemakai informasi berdasarkan rekomendasi analisis sistem sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik.
2.1.4 Pengertian Informasi Menurut James A. O’Brien ( 2005, p38 ), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Agar suatu informasi dapat berguna dalam suatu pengambilan keputusan maka informasi harus memiliki syarat – syarat sebagai berikut :
9 1. Reliable ( dapat dipercaya ) Berarti informasi harus lengkap dan mengandung kebenaran serta keamananya terjamin. 2 Timely ( tepat waktunya ) Berarti informasi yang diterima oleh user tidak boleh terlambat, karena informasi menjadi tidak berguna bila telah usang dan tidak memiliki nilai lagi. Informasi juga merupakan dasar dalam pengambilan keputusan, apabila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berdampak fatal bagi perusahaan 3. Relevan ( cocok dan sesuai ) Berarti informasi harus memiliki hubungan dengan persoalan yang sedang dihadapi.
Bila informasi tersebut tidak memiliki hubungan dengan persoalan yang
dihadapi maka informasi tersebut menjadi tidak berguna. 4. Complete ( lengkap ) Berarti informasi yang diterima oleh user harus lengkap agar dapat mendukung user dalam mengambil suatu keputusan. 5. Understandable ( dapat dimengerti ) Berarti informasi yang dihasilkan atau diperoleh haruslah dapat dimengerti oleh user, sehingga dapat dipergunakan untuk kepentingan pengambilan keputusan.
2.1.5
Pengertian sistem informasi Menurut James O’Brien ( 2005, p5 ), sistem informasi merupakan kombinasi
teratur apapun dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
10 Menurut Wikipedia ( http://id.wikipedia.org/wiki/sistem informasi ), sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Menurut Haag, Cummings, and McCubbrey ( 2005, p6 ), sistem informasi adalah data sederhana yang memiliki arti khusus dalam konteks yang spesifik. Maka, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah serangkaian data yang dikumpulkan dari informasi, orang, ataupun perangkat yang lainnya yang memiliki arti khusus untuk mendukung operasi dari suatu organisasi.
2.1.6
Object Oriented Analysis and Design ( OOAD )
2.1.6.1 UML ( Unified Modelling Language ) Menurut Jones dan Rama ( 2006, p87 ), UML merupakan sebuah bahasa yang digunakan menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sebuah sistem informasi. UML digunakan sebagai tool dalam OOAD, namun dapat juga untuk menjelaskan dan menggambarkan suatu sistem informasi. Menurut Larman ( 2005, p4 ), UML adalah notasi untuk membuat model sistem dengan menggunakan konsep object oriented. Jadi, kesimpulannya UML adalah sebuah bahasa yang menggunakan konsep object oriented untuk memspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sistem informasi.
11 2.1.6.2 UML Activity Diagram Menurut Jones dan Rama ( 2006, p60 ), activity diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan urutan aktivitas dalam sebuah proses. Activity diagram terbagi atas 2 bentuk ( Jones dan Rama, p61 ) : 1. Overview Activity Diagram ( OAD ), memperlihatkan secara garis besar gambaran suatu proses bisnis dengan cara mendokumentasikan event – event yang penting, urutan kejadian dalam event, dan arus informasi antar event. Menurut Jones dan Rama ( 2006, p65 ), dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah – langkah sebagai berikut: a. Membaca narasi dan mengindentifikasi event – event yang penting. b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengindentifikasi event – event yang terlibat didalamnya. c. Menggambarkan agent ( actor ) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi. d. Membuat diagram masing – masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi. e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut. f. Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut. 2. Detailed Activity Diagram ( DAD ), memberikan gambaran rinci atas hubungan aktivitas antar beberapa event yang terdapat dalam overview diagram. Langkah – langkah dalam membuat detailed activity diagram yaitu sebagai berikut ( Jones dan Rama, 2006, p80 ): a. Mencatat transaksi untuk menunjukkan aktifitas. b. Menyiapkan workflow table.
12 c. Mengindentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan. d. Untuk setiap detailed diagram dibuat dengan mengikuti langkah – langkah yang mendetail. 3. Simbol Activity Diagram Simbol – simbol dalam activity diagram yaitu ( 2006, p88 ), yaitu: a. Solid circle “ start of a process in an activity diagram”, menggambarkan proses pertama kali dimulai dalam aktivitas diagram. b. Rounded Rectangle “ Event, activity, or trigger ”, menggambarkan event, aktivitas, atau penggerak yang terjadi dalam aktivitas diagram. c. Continuous line “Sequence from one event or activity to the next”, menggambarkan urutan perpindahan kegiatan dari satu aktivitas ke aktivitas yang lain. d. Dotted line “Flow of information between events”, menggambarkan aliran informasi antar event. e. Document “Represent a source document or report”, menggambarkan penyajian dokumen sumber atau laporan. f. Diamond “A branch”, menggambarkan suatu cabang.
13 g. Table “A computer file from which data may be read from or recorded during business events”, menggambarkan database dimana data bisa dibaca dari atau dicatat selama event – event bisnis. h. Note “Refers the reader to another diagram or document for detailed”, menggambarkan diagram atau dokumen lainnya sebagai detail. i. Bull’s-eye “End of process”, menggambarkan akhir dari sebuah proses.
2.1.6.3 UML Class Diagram 1.
Pengertian Class Menurut Simon, Steve dan Ray ( 2006, p4 ), “class is description for a collection
of objects that are logically similar in term of their behaviour and the structure of their data”. Yang artinya bahwa class adalah penggambaran dari suatu kumpulan objek yang secara logika sama dalam hal perilaku dan struktur datanya. 2.
Pengertian UML Class Diagram Menurut Jones dan Rama ( 2006, p181 ), UML Class diagram adalah sebuah
diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan : a. tabel dalam sistem informasi akuntansi b. hubungan antar tabel c. atribut dari tabel
14 3.
Pengertian Attribute Menurut Jones dan Rama ( 2006, p155 ), Attributes is the column in the table,
yang artinya atribut adalah kolom didalam tabel. 4.
Pengertian Event Menurut Jones dan Rama ( 2006, p18 ), event are things that happen at a
particular point in time, yang artinya even adalah kumpulan aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. 5.
Identifikasi Event Menurut Jones & Rama (2006, p21), Guidelines for recognized events :
a. Recognize the first event in a process when a person or departement within an organization becomes responsible for an activity. b. Ignore activities that do not require participation by an internal agent. c. Recognized a new event when responsibility is transferred from one internal agent to another. d. Recognized a new event when a process has been interrupted and resumed later by the same internal agent. After the interruption, someone outside the organization or the process may restart the process. Alternatively, the process may continue at a scheduled time. e. Use an event and description that reflects the broad nature of the event. Yang artinya petunjuk untuk menentukan sebuah event, yaitu: a. Kenali event pertama didalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen bertanggung jawab dalam suatu proses bisnis. b. Abaikan suatu kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari internal agent.
15 c. Kenali sebuah event baru pada saat bertanggung jawab berpindah dari satu internal agent ke yang lainnya. d. Kenali sebuah event baru ketika suatu proses terhenti dan dilanjutkan kembali oleh internal agen yang sama. Setelah berhenti, seseorang yang berada yang berada di luar organisasi akan mengulang proses. Setelah itu, proses akan dilanjutkan pada waktu yang telah dijadwalkan. e. Gunakan event nama dan gambaran event yang merefleksikan secara menyeluruh dari event tersebut. 6.
Hubungan – hubungan dalam Class Diagram Menurut Jones dan Rama ( 2006, p165 ), hubungan dalam class diagram ada 3,
yaitu: 1.
Multiplicity Hubungan ini adalah jumlah kejadian minimum dan maksimum dari satu objek
atau kelas untuk satu kejadian yang terkait. Hubungan ini digambarkan sebagai berikut: a. one to one Hubungan one to one diantara entiti tidak dekat seperti hubungan one to many, tetapi dapat terjadi dalam AIS (Accounting Information System). b. one to many / many to one Hubungan one to many atau hubungan many to one biasa digunakan dalam sistem akuntansi. c. many to many Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan menambahkan suatu tabel diantaranya.
16 2.
Agregation Hubungan ini merupakan hubungan dimana kelas yang lebih besar berisi satu
atau lebih kelas yang lebih kecil. Aggregation memiliki hubungan komposisi yaitu hubungan dimana aggregation bertanggung jawab atas pembuatan dan perusakan bagian-bagian. 3.
Generalization Sebuah teknik dimana attribute dan behavior yang umum pada beberapa tipe dari
class objek, dikelompokkan dalam classnya sendiri yang disebut supertype, sebuah entitas yang berisi atribut dan behavior yang umum bagi satu atau lebih supertype class. Atribut dan metode class objek yang supertype kemudian diwariskan oleh class objek yang mewarisi atribut dan behavior dari sebuah class supertype dan kemudian mengisi atribut dan behavior unik kedalamnya. 4.
Asosiation Hubungan yang menggambarkan antara kelas yang satu dengan yang lainnya.
2.1.6.4 UML Use Case Diagram 1.
Pengertian Use Case Menurut Bennett ( 2006, p145 ), use case adalah gambaran dari fungsionalitas
sistem dari perspektif penggunanya. Menurut Jones dan Rama ( 2006, p267 ), use case is a sequence of steps that occur when an “actor” is interacting with the system for a particular purpose, yang artinya use case adalah urutan dari tahap – tahap yang melibatkan interaksi antara actor dan sistem untuk tujuan yang nyata.
17 Maka, dapat disimpulkan Use case adalah urutan dari tahap – tahap gambaran fungsionalitas sistem yang melibatkan interaksi antara actor dan sistemnya dari perspektif pengguna. 2.
Pengertian Actor Menurut Bennett ( 2006, p146 ), actor merupakan perputaran dimana manusia,
sistem atau hubungan termasuk didalamnya ketika terjadi komunikasi dengan bagian use case dalam sistem. 3.
Pengertian Use Case Diagram Menurut Jones dan Rama ( 2006, p267 ), use case diagram is graphical
presentation that can provide a list of use cases that occur in an application, yang artinya usecase diagram adalah daftar use case yang terjadi di dalam suatu aplikasi dan menunjukkan actor yang bertanggungjawab dari setiap use case. 4.
Simbol Use case Diagram Menurut Mathiassen ( 2005, p343 ), simbol – simbol yang digunakan dalam use
case diagram yaitu: a. Actor Yaitu menggambarkan simbol alternatif untuk actor b. Use case Yaitu menggambarkan use case c. Participation Yaitu menggambarkan hubungan antara aktor dengan use case d. Use Case Group Yaitu menggambarkan kelompok use case
18 2.1.6.5 Workflow Table Menurut Jones & Rama ( 2006, p73 ), ”Workflow table is a two-column table that indentifies the actors and action in the process”. Yang artinya “Workflow table adalah tabel dua kolom yang mengidentifikasi aktor dan aktivitas yang dilakukan dalam proses”.
2.1.6.6 Event Table Event Table merupakan suatu table yang terdiri dari event, internal agent assuming responsibility, start when, activities ( Jones dan Rama, p62 ). 2.1.6.7 Navigation Diagram Menurut Satzinger and Jackson (2004, p504), “navigation is the process of accessing an object by extracting its object identifier from another ( related ) object”. Yang berarti navigation adalah proses dalam mengakses suatu objek dengan mengextract yang mengidentifikasi objeknya dari objek yang lain (berhubungan). Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah suatu diagram khusus atas statechart diagram yang menggambarkan objek-objek yang memiliki nilai dan berfokus pada kedinamisan atas user interface.
2.1.6.8 Rancangan Database 1.
Pengertian Database Menurut Williams ( 2005, p346 ) dalam bukunya “Using Information
Technology” menjelaskan bahwa database adalah
sekumpulan data yang saling
berhubungan dan terorganisir yang didesain dan dibuat untuk tujuan tertentu.
19 Menurut Jones dan Rama ( 2006, p156 ), database adalah kumpulan dari data yang saling terkait dan diatur oleh sebuah program yang bernama Database Management System ( DBMS ), dimana program ini berfungsi untuk menyimpan, merubah dan memperoleh informasi dari database. Jadi, dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan dan diatur program DBMS untuk meyimpan, merubah dan memperoleh informasi untuk tujuan tertentu. 2. Pengertian Rancangan Database Menurut Connolly dan Begg ( 2005, p291 ) Perancangan Database adalah proses pembuatan sebuah rancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan dari perusahaan. 3. Tahapan Rancangan Database Dalam perancangan database memiliki enam tahapan yaitu: 1. Requirements collection and analysis. Sebelum menghasilkan desain sebuah database, kita harus tahu dan menganalisa dugaan-dugaan dari user dan maksud penggunakan dari database selengkap mungkin. Proses ini disebut dengan requirement collection and analysis ( keperluan mengumpulkan dan menganalisa ). Untuk menetapkan keperluan, kita pertama harus mengidentifikasi bagian lainnya dari sistem informasi yang berinteraksi dengan sistem database. Ini meliputi user baru dan user yang ada dan aplikasi-aplikasi yang kemudian dikumpulkan dan dianalisa. 2. Conceptual database design. Pada tahap ini, sangat penting menggunakan model konsep data tingkat tinggi dengan karakteristik :
20 a. Expressiveness : data model harus cukup ekspresif untuk membedakan perbedaan tipe data, hubungan, dan batasan. b. Simplicity and understandability : model harus cukup sederhana untuk semua pengguna agar mengerti dan menggunakan konsep ini. c. Minimality : model harus memiliki sedikit konsep dasar yang jelas dan tidak selalu mengulang arti. d. Diagrammatic representation : model harus memiliki angka-angka diagram untuk menampilkan sebuah konsep skema yang mudah diartikan. f. Formality : sebuah konsep skema yang menyatakan dalam model data harus menggambarkan sebuah spesifikasi data formal yang jelas. Oleh karena itu, konsep model harus memberi definisi dengan tepat dan jelas. 3. Choice of a DBMS. Pemilihan DBMS ditetapkan dengan beberapa faktor yaitu teknik, ekonomi, dan perhatian pada organisasi politik. Faktor teknik diperhatikan dalam DBMS ( relasi, relasi objek, objek) struktur penyimpanan dan akses yang mendukung DBMS tampilan pengguna dan programmer yang tersedia, macam macam bahasa query tingkat tinggi, dan tersedianya alat-alat perkembangan. 4. Data model mopping ( also called logical database design ). Tahap selanjutnya dari desain database adalah membuat konsep skema dan skema eksternal dalam model data yang dipilih DBMS dengan membuat hasil skema tersebut pada tahap kedua. 5. Physical database design. Tahap selanjutnya adalah proses pemilihan struktur penyimpanan khusus dan akses pada file database untuk mencapai hasil yang baik dalam berbagai macam aplikasi
21 database. Proses pemeriksaan desain database dibatasi untuk memilih struktur yang tepat bagi file database dari antara pilihan yang diberikan oleh DBMS. 6. Database system implementation and tuning Setelah memerikasa sistem database, maka kita akan mengimplementasikan sistem database tersebut.
4. Metodologi Perancangan Database Menurut Connolly dan Begg (2005,p438), metodologi perancangan basis data adalah suatu pendekatan terstruktur yang menggunakan prosedur, teknik, alat-alat, dan bantuan dokumentasi untuk mendukung dan menfasilitasi proses perancangan. Menurut Connoly dan Begg (2005,p439) proses perancangan terdiri dari tiga bagian, yaitu: 1. Perancangan Basis Data konseptual Perancangan basis data konseptual adalah proses membangun suatu model informasi yang digunakan suatu perusahaan, yang berdiri sendiri terhadap semua pertimbangan fisikal.
2. Perancangan Basis Data Logikal Perancangan basis data logical adalah proses membangun model informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan berdasarkan pada spesifik data model, tetapi berdiri sendiri terhadap semua fakta-fakta DBMS dan pertimbangan fisikal lainnya.
3. Perancangan Basis Data Fisikal Perancangan basis data fisikal adalah proses menghasilkan satu deskripsi mengenai implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder, dia
22 menggambarkan dasar relasi, file organisasi, dan indeks-indeks yang digunakan untuk mencapai efisiensi akses terhadap data, dan semua integritas constraint dan pengukuran keamanan.
5. Pengkodean Dalam Database Pengertian Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam perancangan logical sebuah basis data, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik ( tanpa redundansi ). Menurut Connolly dan Begg ( 2005, p388 ), pengertian normalisasi adalah teknik untuk menghasilkan sejumlah relasi table dengan karakteristik yang diinginkan, sesuai dengan kebutuhan data dari perusahaan. Dengan kata lain normalisasi merupakan proses mengubah relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut. Masalah yang dimaksud itu sering dengan istilah anomaly. Bentuk Normal Normalisasi sering dieksekusi sebagai langkah-langkah yang berangkai / berseri. Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada tingkatan normalisasi. Suatu relasi dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu jika memenuhi kondisi - kondisi tertentu. Beberapa tingkatan yang biasa digunakan pada normalisasi adalah : 1.UNF Sebelum membahas bentuk normal pertama, kita mendefinisikan normal form awal yaitu Unnormalized Form ( UNF ).
23 UNF adalah sebuah tabel yang berisi satu atau lebih kelompok data yang berulang. 2. Bentuk normal pertama ( 1NF ) Bentuk normal pertama adalah hubungan dimana persimpangan dari setiap baris dan kolom berisi satu dan hanya satu nilai. Atau dengan kata lain, pada 1NF kita menghilangkan repetisi dan data yang merupakan hasil kalkulasi. 3. Bentuk normal kedua ( 2NF ) Bentuk normal kedua didefinisikan berdasarkan ketergantungan fungsional penuh ( Full Functional Dependency ). Full Functional Dependency menandai bahwa jika A dan B adalah atribut dari sebuah relasi, B adalah penuh secara fungsional tergantung pada A jika B adalah secara fungsional tergantung pada A, tetapi tidak pada semua subset dari A. Sedangkan 2NF adalah sebuah relasi antara bentuk normal pertama, dan setiap atribut bukan primary key adalah penuh secara fungsional bergantung pada primary key. Atau dengan kata lain, pada 2NF kita menghilangkan ketergantungan partial. 4. Bentuk normal ketiga ( 3NF ) Bentuk normal ketiga didefinisikan berdasarkan ketergantungan transitif
(
Transitive Dependency ). Transitive Dependency adalah sebuah kondisi dimana A, B, dan C adalah atributatribut dari relasi seperti jika A → B dan B → C, maka C secara transitif bergantung pada A melalui B. ( Dengan ketentuan bahwa A tidak secara fungsional bergantung pada B atau C ). Sedangkan 3NF adalah sebuah relasi antara bentuk dan bentuk kedua, dan dimana tidak ada atribut yang bukan primary key secara transitif bergantung pada primary key.
24 5. Bentuk normal Boyce-Codd ( BCNF ) Bentuk normal pertama hingga ketiga merupakan bentuk normal yang umum dipakai. Artinya, bahwa pada kebanyakan relasi bila ketiga bentuk normal tersebut telah dipenuhi maka persoalan anomali tidak akan muncul lagi. Bentuk normal Boyce-Codd merupakan revisi terhadap bentuk normal ketiga. Bentuk normal keempat ( 4NF ) dan kelima ( 5NF ) hanya dipakai pada kasus - kasus khusus, yakni pada relasi yang mengandung banyak ketergantungan nilai.
2.1.6.9 Rancangan Formulir Menurut Jones and Rama ( 2006, p261 ), “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer sceen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data table”, yang artinya form adalah suatu dokumen yang telah terformat dan berisi field kosong yang dapat diisi data oleh para pemakai. Ketika form ditampilkan pada layar komputer, data yang masuk ke dalam field yang kosong disimpan ke dalam satu atau lebih table data. Menurut Jones and Rama ( 2006, p262 - 263 ), terdapat 3 jenis input formulir, yaitu: 1.
Single-Record Entry Form “A single record entry form show only one record at a time. This form is used to
add, delete, or modify data in single record in a particulartable”, yang artinya single record menunjukkan hanya ada satu catatan dalam satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam catatan tunggal dalam tabel yang nyata.
25 2.
Tabular Entry Forms “The tabular entry form provides a spreadsheet like design for entering multiple
record in a single table. This type of form is frequently used to record a batch of events”, yang artinya formulir ini membagi design kertas kerja seperti untuk mengentry catatan ganda dalam table tunggal. Tipe form ini biasanya digunakan untuk mencatat sekumpulan atas event. 3.
Multi-Table Entry Forms “The multi table entry form is used to add data to more than one table”, yang
artinya multi table entry form ini digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel.
2.1.6.10 Rancangan Layar Menurut Jones and Rama ( 2006, p271 ), “Form interface elements are objects on form used for entering information of performing actions. All aspects of the form are control by the interface elements. Some of these objects provide or opportunity to improve internal controlover data elements”, yang artinya elemen interface adalah object – object pada form yang digunakan untuk memasukkan informasi atau menjalankan perintah segala aspek dari form dikontrol dengan elemen interface. Beberapa objek tersebut menyediakan kesempatan untuk mengembangkan internal control. Berikut ini ada beberapa elemen yang biasa ada pada tampilan layar : a. Text Box
26 Text Box adalah tempat kosong didalam dorm yang digunakan untuk memasukkan informasi yang akan dimasukkan ke dalam tabel atau tempat untuk menghasilkan informasi yang diambil dari tabel. b. Label Label berfungsi membantu user untuk mengetahui informasi yang harus dimasukkan. c. Look – up Feature Look – up Feature biasanya ditambahkan pada text box yang digunakan untuk memasukkan foreign key. d. Command Button Command Button digunakan untuk mengeksekusi sebuah tindakan. e. Radio Button Radio Button digunakan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan. f. Check Box Check Box hampir sama dengan radio button, namun dengan check box, user dapat memilih lebih dari satu.
2.1.6.11 Rancangan Laporan Menurut Jones dan Rama ( 2006, p201 ), “Report is a formatted and organized presentation of data”, yang artinya laporan adalah penyajian data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. Menurut Jones dan Rama ( 2006, p212 ), tipe – tipe laporan terdiri dari:
27 1. Simple List Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokkan. 2. Grouped Detail Report Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokkan atas produk, layanan ataupun agent. 3.
Summary Report
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya: bulan, customer. 4.
Single Entity Report
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu. Contohnya: laporan faktur dan PO ( purchase order ). Menurut Jones and Rama ( 2006, p.214 - 215 ), elemen – elemen yang terdapat dalam merancang laporan adalah : 1.
Label Box and Text Box
“To important elements of any report are labels and data. In Microsoft Access, these elements are reffered to as label box and text box”, yang artinya dua elemen penting dari setiap laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen ini ditawarkan sebagai Label Boxes and Text Boxes. 2.
Grouping attribute
“Grouped report are groupped by something. In a group detail report, 3 section pertain to a group : the group header, the group detail, and the group footer”, yang artinya Grouped
Reports
dikelompokkan
oleh
sesuatu.
Dalam
detail laporan yang
28 dikelompokkan, tiga bagian menyinggung ke group : group header, group detail dan group footer. 3.
Group Header
“The group header can be used to present information get is common to the group. Separating this information, in the group header eliminates the need for it to precede every transactions, thus, enhancing the presentation of the report”, yang artinya Group Header dapat digunakan untuk memberikan informasi yang biasa ke group. Salinan informasi ini kedalam Group Header mengelimininasi kebutuhan untuk mendahului setiap transaksi, jadi, mempertinggi nilai persentasi atas laporan. 4.
Group Detail
“Transaction pertaining to the group are listed in the group detail section. For every product in the group header, many transactions are reported in the detail section”, yang artinya Transaksi – transaksi menyinggung ke group yang disusun dalam bagian Group Detail. Setiap produk dalam Group Header, banyak transaksi dilaporkan dalam bagian detail. 5.
Group Footer
“Group Footers can also be used to provide useful information in grouped reports. The footer is often used to present summary information about the group”, yang artinya Group Footer dapat juga digunakan untuk membagi informasi yang berguna dalam kumpulan laporan. Footer sering digunakan untuk memberikan rangkuman informasi tentang Group.
29 2.2
Import Barang Menurut
Syahyunan,
(
http://digilib.usu.ac.id/download/fe/manajemen-
syahyunan7.pdf ) dalam teori barang terdapat hal – hal yang terkait seperti : 1.
Pengertian Barang Barang adalah “Suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba maupun tidak dapat
diraba, termasuk bungkus, warna, nama perusahaan dan pengecer, jasa perusahaan dan pengecer, yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan dan kebutuhannya”.
2.
Jenis Barang Jenis barang dibagi berdasarkan :
1. Tujuan pemakai oleh si pemakai, yaitu barang konsumsi dan barang industri. 2. Tingkat konsumsi dan kekongkritannya, yaitu barang tahan lama dan barang tidak tahan lama dan jasa. 3. Pengaruh psikologisnya, yaitu barang fungsional dan barang hedonis dan barang anxiety. 4. Karakteristiknya. Barang-barang konsumsi dibagi menjadi : 1. Penggolongan berdasarkan kecepatan konsumsi ( rate of consumption ) dan kekongkritannya ( tangibility ). a. Barang tahan lama, yaitu barang kongkrit yang dapat dipergunakaan berulang-ulang misalnya TV, sepatu, mobil dan lain sebagainya. b. Barang tidak tahan lama, yaitu barang kongkrit yang hanya dapat digunakan satu atau beberapa kali, misalnya: daging, sabun, ikan, beras dan lain sebaginya.
30 c. Jasa, yaitu kegiatan manfaat atau kepuasan yang dijual, misalnya : pangkas rambut, kusuk, dokter dan lain sebagainya. 2. Penggolongan selanjutnya yaitu berdasarkan,: a. Kebiasaan membeli, konsumen dengan mengorbankan waktu dan tenaga seminim mungkin, misalnya kebutuhan dapur dan lain sebagainya. b. Barang shopping, yaitu barang-barang yang dibeli setelah terlebih dahulu membanding-bandingkan kecocokan, kualitas, harga dan modal antara barang-barang sejenis, misalnya pakaian jadi, sepatu, perabot rumah tangga, dan lain-lainnya. c. Barang Speciality, yaitu barang-barang yang mempunyai karaktristik yang unik, untuk kelompok pembeli tertentu bersedia melakukan usaha-usaha istimewa untuk mendapatkannya, misalnya benda-benda kolektor, antik dan lainnya.
3.
Impor Menurut
Direktorat
Jenderal
Bea
dan
http://www.ieca.or.id/download/Impor%20Sementara%20-%20140.pdf
Cukai )
(
pengertian
Impor yaitu memasukkan barang ke dalam daerah pabean. Jenis impor ada 2 macam yaitu : 1. Impor untuk dipakai a. Memasukkan barang ke dalam daerah pabean dengan tujuan untuk dipakai, atau b. Memasukkan barang ke dalam daerah pabean untuk dimiliki atau dikuasai oleh orang yang berdomisili di Indonesia. 2. Impor sementara a. Memasukkan barang ke dalam daerah pabean dan benar – benar dimaksudkan untuk untuk diekspor kembali paling lama 3 tahun.
31 Prosedur Import Barang Importir mengajukan permohonan dengan menyebutkan : a. Rincian jenis, jumlah, spesifikasi, indentitas dan perkiraan nilai pabean. b. Pelabuhan tempat pemasukan barang impor. c. Tujuan penggunaan barang impor. d. Lokasi penggunaan barang impor. e. Jangka waktu impor.
Tata Cara Import Barang a. Langkah 1 : Nomor Bisnis ( Business Number ) Dapatkan nomor bisnis dan identitas impor. b. Langkah 2 : Identifikasi Identifikasikan produk yang ingin diimpor dengan memberikan deskripsi mendetail dari masing-masing produk dan jumlah keseluruhannya. c. Langkah 3 : Negara Asal Dapatkan informasi dari negara mana produk tersebut berasal dan di kota mana produk tersebut diproduksi. Contoh: Indonesia - Jakarta. d. Langkah 4 : Perijinan Masuk Pastikan bahwa produk yang ingin diimpor ke Indonesia bukan termasuk di dalam daftar barang yang dilarang masuk ke Indonesia. e. Langkah 5 : Persyaratan Dapatkan informasi tentang persyaratan apa saja yang diperlukan yang menyangkut dengan produk yang akan diimpor. f. Langkah 6 : Penandaan
32 Ada beberapa peraturan yang harus dipenuhi bagi produk yang diimpor dari negara-negara non NAFTA, yang bertujuan untuk mengetahui apakah produk tersebut perlu penandaan atau tidak g. Langkah 8 : HS Code Nomor klasifikasi cukai 10 angka harus didapatkan sebelum produk bisa diimpor. Nomor klasifikasi dan negara asal akan menentukan tarif dari pajak yang harus dibayar oleh importir. h. Langkah 9 : GST Good and Servies Tax ( GST ) dipungut pada saat proses impor dilakukan. i. Langkah 10 : Nilai untuk pajak Tentukan berapa nilai dari produk untuk keperluan pajak dengan menghitung nilai satuan dari produk dan biaya - biaya terkait lainnya. j. Langkah 11 : Penghitungan bea dan cukai Konversikan nilai pada langkah 10 ke dalam mata uang Indonesia dengan menggunakan nilai tukar pada saat pengiriman langsung ke Indonesia dilakukan. k. Langkah 12 : Kelengkapan dokumen Serahkan dan perlihatkan ke CBSA dokumen-dokumen yang telah dilengkapi, yang terdiri dari: a. 2 salinan dari dokumen pengontrolan kargo yang berisi bar-code yang harus diperlihatkan kepada CBSA pada saat produk tersebut tiba di pelabuhan Indonesia untuk pertama kalinya. b. 2 salinan dari nota pembayaran. c. 2 salinan Form B3. d. Dokumen lain yang terkait, seperti ijin impor, sertifikat dan lain-lain.
33 l. Langkah 13 : Pintu masuk Tentukan pintu masuk yang akan digunakan untuk masuk ke Indonesia m. Langkah 14 : Pelaporan Cargo Perusahaan angkutan harus menjelaskan semua produk komersial pada saat tiba di pelabuhan masuk. n. Langkah 15 : Pemeriksaaan Pengiriman mungkin akan diperiksa oleh petugas dari CBSA pada saat barang tersebut tiba untuk memastikan semua persyaratan terpenuhi dan tidak ada produk terlarang yang masuk ke Indonesia.Petugas tidak memungut biaya untuk pemeriksaan, namun jika produk tersebut harus dibongkar terlebih dahulu, ongkos pembongkaran akan dikenakan ke perusahaan pengangkut. o. Langkah 16 : Pelepasan Semua pengiriman komersial harus dilaporkan dengan menyerahkan Form B3 dan bukti pembayaran bea cukai kepada petugas perbatasan sebelum barang bisa dilepaskan. Setelah syarat-syarat ini diserahkan, pengimpor akan mendapatkan 14 angka nomor transaksi yang bisa digunakan untuk pengisian dokumen pelaporan B3 untuk masing-masing pengiriman. p. Langkah 17 : Pembayaran tarif dan pajak. 4.
Pemilihan Saluran Distribusi Fisik Dan Kegiatan Setelah mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan saluran
distribusi, dapat ditentukan saluran distribusi yang maksimal. Saluran distribusi yang maksimal yaitu terdapatnya keseimbangan antara penggunaan penyalur ( perantara ) yang lebih besar atau lebih kecil dengan pendapatan yang dihasilkan oleh metode distribusinya.
34 Proses dan siklus dari distribusi fisik atau logistik sebagaimana telah diuraikan pada dasarnya merupakan atau menimbulkan kegiatan-kegiatan aliran arus gerak barang yang dikembangkan untuk menuju efisiensi dan efektivitas. Dengan demikian. kegiatan-kegiatan yang ada dalam distribusi fisik atau logistik ini meliputi arus barang yang secara fisik dan pengembangannya secara operasi sistem aliran yang efisien. Bagi produsen, kegiatan distribusi fisik atau logistik ini tidak hanya meliputi pemindahan barang jadi dari akhir proses produksi sampai ke konsumen akhir, tetapi juga menyangkut arus bahan baku dari suatu sumber pada akhir proses produksi. Secara lebih rinci, kegiatan-kegiatan yang ada dalam proses distribusi fisik atau logistik, dapat dibagi kedalam lima macam kegiatan, yaitu : 1. Lokasi persediaan barang dan penggudangan. 2. Penanganan barang ( Material Handling ). 3. Pengendalian persediaan ( Inventory Control ). 4. Pemrosesan pemesanan. Kegiatan-kegiatan dari distribusi fisik tersebut jelas menunjukkan adanya suatu siklus terhadap penanganan atau pengelolaan dari gerak barang, sejak dari pemilik menuju lokasi penyimpanan, penanganan, pengendalian, pemrosesan dan sampai barang-barang tersebut disalurkan kembali kepada pemilik. Basu Swastha mengemukakan kegiatan-kegiatan dalam distribusi fisik atau logistik ada lima macam, yaitu : 1. Penentuan lokasi persediaan dan sistem penyimpanannya. Penentuan lokasi persediaan dalam mengambil keputusan-keputusan perlu dikembangkan dan direncanakan sedemikian rupa sehingga lokasi persediaan tidak
35 menimbulkan kerugian-kerugian yang berkepanjangan. Penentuan lokasi persediaan ini akan menimbulkan permasalahan bagi manajemen seperti : a. Jumlah dan ukuran persediaan; b. Penanganan persediaan; c. Pengangkutannya Disamping timbulnya permasalahan diatas, penentuan permasalahan dipengaruhi juga oleh faktor-faktor seperti : a. Sifat pasar, termasuk jumlah dan lokasinya; b. Sifat barang; c. Posisi keuangan dan penjualan. 2. Penentuan sistem penanganan barang. Kebijaksanaan dalam menentukan sistem penanganan barang juga tidak kalah pentingnya dalam keputusan manajemen, karena penentuan ini juga mengorbankan pengeluaran atau biaya yang besar. Kebijaksanaan ini dimaksudkan dalam penentuan peralatan dalam penanganan barang menuju tempat penyimpanan, seperti : truk, derek dan sebagainya. Secara umum, sistem penanganan barang yang dapat digunakan antara lain: 1. Paletisasi; 2. Pengemasan; 3. Penggunaan sistem pengawasan barang. Sistem pengawasan barang bertujuan untuk meminimumkan jumlah investasi yang diperlukan dan meminimumkan fluktuasi dalam persediaan sambil menjalani pesanan dan pembeli. Besarnya persediaan sangat ditentukan oleh keseimbangan kebutuhan pasar dengan faktor biaya. Permintaan pasar dapat diukur dengan menggunakan analisis ramalan penjualan dan faktor biaya harus dipertimbangkan, yaitu ongkos penyimpanannya.
36 3. Penetapan prosedur untuk memproses pesanan. Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk memproses pesanan tersebut antara lain menyelenggarakan kegiatan kantor secara teratur, membuat barang-barang dengan baik serta menyampaikannya kepada pembeli, karena dalam hal ini perusahaan kemungkinan akan mengalami ketidakmampuan untuk melakukan pesanan yang disebabkan oleh faktor, seperti : a.
Pendeknya waktu yang diminta oleh pembeli dalam penyelesaian pesanannya
b.
Kemampuan tehnis perusahaan tidak memadai
c.
Kerbatasannya sumber dana yang dimiliki perusahaan, dan sebagainya
4. Pemilihan metode pengangkutan. Pemilihan pengangkutan ini tergantung dari jenis dan jumlah barang-barang yang akan disalurkan menuju lokasi atau tempat tujuan. Dalam hal ini rute dan rit pengangkutan merupakan faktor yang penting dan mempunyai hubungan erat dengan pasar atau daerah penjualan, serta lokasi persediannya, sehingga faktor pengangkutan merupakan faktor penentu. Dalam penyediaan pengangkutan, terdapat lembaga-lembaga yang menyediakan jenis pengangkutan ini, yaitu : a. Agen pengangkutan yang memiliki alat-alat angkut sendiri, seperti kereta api milik PJKA. b. Perantara angkutan ( Freight Forwarder ) yang tidak memiliki alat angkut sendiri.
5.
Transportasi Menurut Yunarto ( 2006, p176 - 180 ), Transportation adalah elemen rantai
persediaan yang berfungsi untuk memindahkan barang dari suatu tempat ke tempat lain.
37 Ada beberapa macam mode Transportation, seperti : 1. Railroad Railroad adalah mode transportasi dengan menggunakan kereta api. Kereta api terutama digunakan untuk transportasi barang yang nilainya tidak mahal dan dalam jumlah yang besar. 2. Trucking Trucking adalah mode transportasi dengan menggunakan truk. Truk mempunyai keuntungan karena dapat memindahkan barang dari tempat asal langsung ke tujuan, baik dalam jarak yang dekat ataupun jarak yang jauh untuk semua area geografis. 3. Water Water ( Air ) adalah mode transportasi dengan menggunakan kapal, baik di laut ataupun di sungai. Mode transportasi ini memiliki karakteristik biaya ongkos angkut yang murah, dapat mengangkut dalam volume yang besar, tetapi lambat dalam waktu pengiriman. 4. Air Air ( Udara ) adalah mode transportation dengan menggunakan pesawat terbang. Biaya ongkos angkut mode transportasi ini paling mahal tetapi merupakan mode transportasi tercepat. 5. Package Carrier Package Carrier adalah perusahaan jasa yang mengirimkan jasa paket seperti UPS, FedEx dan lain-lain. Biaya mode transportasi ini mahal tetapi mampu mendistribusikan barang dengan cepat.
38 6. Intermodal Intermodal transportasi adalah menggabungkan beberapa mode transportasi untuk mengirimkan barang dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam pengiriman intermodal biayanya selalu digunakan Container dengan ukuran standar sehingga dapat dengan mudah di angkat ke truk dan di bongkar muat ke kapal. 7. Pipeline Pipeline ( Saluran Pipa ) adalah mode transportasi dengan mengalirkan produk dengan menggunakan pipa. Hal ini sering di pakai untuk mengalirkan minyak dan gas dari satu tempat ke tempat lain. Beberapa pengertian penting yang berhubungan dengan pengiriman barang : a. Shipping / Shipment adalah kegiatan pengiriman barang yang melibatkan Shipper, penyedia jasa, consignee dan armada pengangkutan mitra bisnis penyedia jasa pengiriman barang. b. Shipping Instruction ( Si ) adalah surat perintah pengiriman barang yang diberikan oleh shipper kepada pihak penyedia jasa pengiriman barang. Shipper adalah pelanggan retail atau korporat yang memanfaatkan jasa layanan pengiriman barang. c. Consignee adalah penerima barang dari shipper melalui penyedia jasa layanan pengiriman barang. d. Agent adalah pihak penyedia jasa layanan pengiriman barang yang bertanggung jawab atas pengiriman barang setelah barang berangkat dari bandara atau pelabuhan untuk selanjutnya dikirimkan kepada Consignee. e. Notify party adalah pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang.
39 f. Airway bill adalah surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang dan armada pengangkutan udara mitra bisnisnya. Airway bill muatan udara juga dikenal surat muatan udara ( SMU ). g. Bill of lading (B/L) adalah surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang dan armada pengangkutan laut mitra bisnisnya. h. House bill of lading adalah surat bukti pengiriman barang yang telah dibuat oleh pihak mitra cargo dan telah dikirm ke pihak agent dan shipper. i. Tracking adalah kegiatan menampilkan informasi barang shipper melalui suatu daerah tertentu. Tujuannya adalah memberikan status informasi pengiriman barang yang dibutuhkan shipper mengenai barang kirimannya. Kegiatan tracking ini dilakukan oleh shipper, bukan oleh pihak penyediaan jasa pengiriman barang. Pihak penyediaan jasa hanya menyediakan status informasi pengiriman barang. j. Invoice adalah surat tagihan jasa pengiriman barang yng dikeluarkan oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang kepada shipper.
