BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Sistem Sistem adalah merupakan sekelompok komponen yang saling
berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu: a. Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem yang bersangkutan. c. Unsur-unsur di dalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai
komponen-komponen
(component),
batas
sistem
(boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolahan (process), keluaran (output) dan sasaran (objektif) atau tujuan (goals).
10
11
1.
Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemenelemen.
2.
Batas Sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3.
Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dengan demikian
harus
dijaga
dan
dipelihara,
sedangkan
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan
kalau
tidak
maka
kelangsungan hidup dari sistem.
akan
mengganggu
12
4.
Penghubung Sistem Penghubung
merupakan
media
penghubung
antara
subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) pada sistem lainnya
dengan
penghubung
satu
subsistem
dapat
berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan. 5.
Masukan Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.
Masukan
(maintenance
dapat
input)
berupa
dan
masukan
masukan
perawatan
(signal
input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluarannya. 6.
Keluaran Sistem Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
13
7.
Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8.
Sasaran Sistem Sustu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran aturan tertentu.
2.2.
Informasi Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasi
atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu: a.
Informasi Strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dsb.
14
b.
Informasi Taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
c.
Informasi Teknis Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional seharihari, seperti informasi pensediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
Menurut Edhy Sutanta, 2003, 11 “Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi,antara lain”: 1.
Menambah pengetahuan
2.
Mengurangi ketidakpastian
3.
Mengurangi resiko kegagalan
4.
Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan
5.
Memberi
standar,
aturan-aturan,
ukuran-ukuran,
dan
keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu sebagai berikut: 1.
Kemudahan dalam memperoleh
2.
Sifat luas dan kelengkapannya
3.
Ketelitian (accuracy)
4.
Kecocokan dengan pengguna (relevance)
5.
Ketepatan waktu
15
2.3.
6.
Kejelasan (clarity)
7.
Fleksibilitas / Keluwesannya
8.
Dapat dibuktikan
9.
Tidak ada prasangka
10.
Dapat diukur
Sistem Informasi Terdapat banyak definisi mengenai sistem informasi, beberapa
diantaranya adalah sebagai berikut: Menurut Abdul Kadir “Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai”.
Menurut Tata Sutabri Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
16
2.4.
Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Inventory 2.4.1. Sistem Informasi Pembelian Sistem Informasi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi
pembelian
dapat
digolongkan
menjadi
dua:
pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut: 1. Pembelian Tunai Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual beli. 2. Pembelian Kredit Pembelian yang proses pelunasannya dilakukan secara berkala sesuai dengan kesepakatan pihak penjual dan pembeli. Informasi yang diperlukan oleh Perusahaan dalam sistem Informasi pembelian adalah : a.
Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder-point).
b.
Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
c.
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
d.
Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
17
e.
Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
f.
Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: 1.
Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2.
Fugnsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3.
Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4.
Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5.
Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6.
Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7.
Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8.
Fungsi
akuntansi
menerima faktur
tagihan
dari
pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut,
18
fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
2.4.2. Sistem Informasi Penjualan Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa dikategorikan sebagai berikut: 1. Penjualan Tunai Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. 2. Penjualan Kredit Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. 3. Penjualan Konsinyasi Penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang-barang ini tetap berada di tangan pemilik sampai barang-barang ini dijual oleh pihak agen penjual.
19
4. Penjualan Leasing (Sewa Beli) Jasa sewa barang yang menetapkan syarat-syarat pilihan pengalihan
hak
atas
barang
kepada
pemakai
oleh
pemiliknya di akhir masa sewa. Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan adalah sebagai berikut: a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. e. Kuantitas produk yang dijual. f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otoritas pejabat yang berwenang. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi penjualan adalah: 1. Fungsi kredit Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan terpilih. 2. Fungsi penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.
20
3. Fungsi gudang Fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 4. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan. 5. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi berdasarkan faktur penjualan. 6. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik.
2.4.3. Metode Economic Order Quantity (EOQ) Setiap pemsahaan selalu bemsaha untuk menentukan policy penyediaan bahan dasar yang tepat, dalam arti tidak menganggu proses produksi dan disamping itu biaya yang ditanggung tidak terlalu tinggi. Untuk keperluan itu terdapat suatu metode EOQ (Economic Order Quantity). Menurut
Gitosudarmo
EOQ
sebenarnya
adalah
merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling
21
ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Untuk memenuhi kebutuhan itu maka dapat diperhitungkan pemenuhan
kebutuhan
(pembeliannya)
yang
paling
ekonomis yaitu sejumlah barang yang akan dapat diperoleh dengan
pembelian
dengan
menggunakan
biaya
yang
minimal. Menurut Ahyari untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka pemsahaan hams memenuhi beberapa faktor tentang persediaan bahan baku. Adapun faktor-faktor tersebut adalah: a. Perkiraan pemakaian Sebelum kegiatan pembelian bahan baku dilaksanakan, maka manajemen hams dapat membuat perkiraan bahan baku yang akan dipergunakan didalam proses produksi pada suatu periode. Perkiraan bahan bake ini mempakan perkiraan tentang berapa besar jumlahnya bahan baku yang akan dipergunakan oleh pemsahaan untuk keperluan produksi pada periode yang akan datang. Perkiraan kebutuhan bahan baku tersebut dapat diketahui dari perencanaan
produksi
pemsahaan
berikut
tingkat
persediaan bahan jadi yang dikehendaki oleh manajemen.
22
b. Harga dari bahan Harga bahan bake yang akan dibeli menjadi salah satu faktor penentu pula dalam kebijaksanaan persediaan bahan. Harga bahan baku ini merupakan dasar penyusunan perhitungan berapa besar dana peresahaan yang hams disediakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku tersebut. Sehubungan dengan masalah ini, maka biaya modal (cost of capital) yang dipergunakan dalam persediaan bahan baku tersebut hams pula diperhitungkan. c. Biaya-biaya persediaan Biaya-biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku ini sudah selayaknya diperhitungkan pula didalam penentuan besarnya persediaan bahan baku. d. Pemakaian senyatanya Pemakaian bahan bake senyatanya dari periode-periode yang lalu (actual demand) merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan karena untek keperluan proses produksi akan dipergunakan sebagai salah satu dasar pertimbangan dalam pengadaan bahan bake pada periode berikutnya. Seberapa besar penyerapan bahan bake oleh proses produksi perusahaan serta bagaimana hubungannya dengan perkiraan pemakaian yang sudah disusun hams
23
senantiasa dianalisa. Dengan demikian maka dapat disusun perkiraan bahan bake mendekati pada kenyataan. e. Waktu tunggu Waktu tunggu (lead time) adalah tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara scat pemesanan bahan bake dengan datangnya bahan bake itu sendiri. Waktu tunggu
ini
perlu
diperhatikan
karena
sangat
erat
hubungannya dengan penentuan saat pemesanan kembali (reorder point). Dengan waktu tunggu yang tepat maka pemsahaan akan dapat membeli pada scat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin. f. Model pembelian bahan Manajemen perusahaan hams dapat menentukan model pembelian yang paling sesuai dengan situasi dan kondisi bahan bake yang dibeli. Model pembelian yang optimal atau Economic Order Quantity (EOQ). g. Persediaan bahan pengaman (safety stock) Persediaan pengamanan adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekuranga
24
Adapun persamaan Economi Order Quantity (EOQ) adalah Sebagai Berikut :
EOQ = √ 2PD/C Dimana ; P : Biaya pesanan per unit D : Jumlah penjualan barang Tahun lalu EOQ : Jumlah unit yang harus dipesan C : Biaya penyimpanan satu unit persediaan Contoh 1: Sebuah usaha reparasi lemari kayu (dimana komponen dibeli dari pemasok eksternal) Diketahui D = 10.000 unit
P = Rp. 25.000 perpesanan
C = Rp. 2000 perunit Di Tanya Q = ? Di jawab Q = √ 2PD/C √ (2 x 25.000 X 10.000) : 2000 √ 250.000 Q = 500 Unit
25
Jadi Jumlah Pesanan Tiap Bulan yang ekonomis adalah sebesar 500 Unit perbulan. Contoh 2: Sebuah pabrik minuman memerlukan bahan baku “essen” penyedap sebesar 120 ton per tahun. Biaya pemesanan Rp. 1.500,- dan biaya penyimpanan Rp. 100,- per ton. Diketahui: D = 120 Ton
P = Rp. 1.500,- perpesanan
C = Rp. 1000 perton Di Tanya Q = ? Q = √ 2PD/C √ (2 x 1.500 X 120) : 1000 √ 360.000 Q = 19 Ton Jadi Jumlah Pesanan Tiap Bulan yang ekonomis adalah sebesar 19 Ton perbulan. Sehingga keuntungan dari metode ini adalah dapat memperkecil biaya penyimpanan di gudang.
2.5.
Konsep Permodelan Sistem Untuk mendapatkan suatu definisi yang dapat dipahami dengan baik
dari pengertian Pemodelan Sistem, maka kita harus mengetahui secara mendalam apa arti sebenarnya dari dua kata tersebut, yakni Pemodelan (Model) dan Sistem. Model adalah adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem atau konsep yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik
26
(maket, bentuk prototipe), model citra (gambar, komputerisasi, grafis dll), atau rumusan matematis. Sedangkan Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi
atau energi. Menurut Anatol
Rapoport Sistem adalah “satu kesatuan yang berfungsi sebagai satu kesatuan karena bagian-bagian yang saling bergantung dan sebuah metode yang bertujuan menemukan bagaimana sistem ini menyebabkan sistem yang lebih luas yang disebut sistem teori umum”. Jadi Pemodelan Sistem adalah suatu bentuk penyederhanaan dari sebuah elemen dan komponen yang sangat komplek untuk memudahkan pemahaman dari informasi yang dibutuhkan. Pada penyusunan skripsi ini penulis menggunakan alat-alat sebagai berikut : a.
Bagan Alir Informasi Bagan Alir Informasi merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan atau urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
b.
Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan arus data didalam sebuah sistem dengan terstruktur dan jelas. Pada Diagram Arus Data terdapat tingkatan, yaitu : 1. Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level 0 (nol) yang
27
menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Setiap sistem dibatasi boundary, diagram arus data menggambarkan jaringan masukan dan keluaran dari sistem, level ini hanya ada satu proses dan tidak ada data store. 2. Diagram Zero (Overview Diagram) Diagram zero adalah diagram yang menggambarkan proses dari Data Flow Diagram atau diagram yang berada pada level 1 yang menggambarkan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar sumber, aliran data dan simpanan data. 3. Diagram Rinci Merupakan diagram yang menggambarkan proses secara lebih rinci lagi dan sudah tidak dapat diuraikan lagi.
c.
Entity Relationship Diagram Adapun komponen ERD sebagai berikut : 1. Entity (Entitas) merupakan objek didalam sistem nyata atau abstrak dimana terdapat data entity (entitas) diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokan dalam empat jenis nama adalah orang, benda,
lokasi
didalamnya).
kejadian
(terdapat
unsur
waktu
28
2.
Relationship (relasi) menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
3.
Atribut secara umum sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap relationship. Atribut disimbolkan dengan sebuah lingkaran atau elips.
d.
Database Relational Database Relational menunjukkan hubungan dari file–file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relational dilakukan setelah proses normalisasi. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu : 4.
Relasi satu ke satu (one to one) Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
5.
Relasi satu ke banyak (one to many)
Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
29
6.
Relasi banyak ke banyak (many to many) Tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
e. Kamus Data (Data Dictionary) “Kamus data (Data Dictionary) merupakan suatu metadata (superdata) yang mendeskripsikan data sesungguhnya”
2.6.
Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam
komputer secara sistematis sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk menperoleh informasi dari basis data tersebut. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena database menyediakan informasi bagi para pemakai. Konsep dari database yaitu kumpulan catatan-catatan atau potongan dari pengetahuan. Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil query database disebut DBMS (Database Management System), yaitu pengelolaan sekumpulan file yang saling berkaitan antara file yang satu dengan yang lainnya. Kesulitan yang dapat ditemui dalam merancang suatu basis data adalah bagaimana cara merancang suatu basis data yang dapat memuaskan
30
keperluan saat ini dan masa yang akan datang. Elemen-elemen data dalam suatu basis data harus dapat dipergunakan untuk pembuatan keluaran (output) dan masukan (input) yang baik. Hasil pemasukan data ini akan disimpan atau direkam dalam pemasukan data. 1.
Field Adalah data yang menunjukan sifat-sifat tertentu.
2.
Record Adalah segala sesuatu yang kita simpan sebagai informasi dan kumpulan dari berbagai beberapa field.
3.
Database Adalah kumpulan dari berbagai rekaman yang memiliki relasi antara rekaman maupun data.
4.
Database Sistem Adalah kumpulan dari basis data yang saling terpisah tapi dikelola secara bersama-sama.
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi, ada beberapa konsep yang perlu diketahui, yaitu : 1. Atribut Key Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field yang mewakili record. 2. Candidate Key
31
Adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity dan candidate key tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain. 3. Primary Key Adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari entity. 4. Alternative Key Setiap atribut dan candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternative key. 5.
Foreign Key Merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardanalitas one to many (satu ke banyak) atau many to many (banyak ke banyak). Foreign key biasanya selalu diletakkan pada tabel atau relasi mengarah ke banyak.
32
2.7.
Perangkat Lunak Yang Di Butuhkan
Dalam pembuatan program ini penyusun menggunakan bahasa pemrograman Boorland Delphi.7.0 adalah perangkat lunak untuk menyusun program aplikasi yang bekerja dalam lingkungan sistem operasi windows. Adapun cara penggunaannya adalah drag and drop (tarik lepas) dan dalam pembuatan aplikasi tidak memerlukan satu baris kode program apapun. 2.7.1. Boorland Delphi 7.0 Borland Delphi 7 adalah salah satu bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup Microsoft windows. Borland Delphi 7 dapat memanfaatkan kemampuan yang dimilikinya untuk dapat bekerja dalam lingkungan windows dengan baik dan kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis Microsoft windows. Borland
Delphi
7
dapat
memanfaatkan
fasilitas
dan
kecanggihan yang ada pada sistem operasi Microsoft windows. Kemampuan Borland Delphi 7 ditunjang dengan ketersediaan komponen yang lengkap baik komponen yang umum maupun komponen khusus yang dapat di gunakan setelah diinstalasi sehingga membuat program aplikasi yang dibuat lebih menarik baik dari segi tampilan maupun kehandalanya terutama pada lingkungan system operasi Microsoft windows. Delphi merupakan perangkat lunak untuk menyusun program aplikasi yang berdasarkan bahasa pemrogaman PASCAL dan bekerja dalam lingkungan sistem operasi Windows. Delphi
33
menerapkan metode pemrograman berorientasi objek OOP (Object Oriented Programming). OOP adalah perluasan dari pemrograman terstruktur yang mengutamakan pemakaian ulang program dan enkapsulasi data berdasarkan fungsinya. Enkapsulasi adalah kombinasi data dan fungsionalitas ke dalam sebuah unit tunggal. Sekali objek (class) dibuat, siapapun pemrogram dapat memakainya di aplikasi berbeda sehingga dapat mengurangi waktu yang diperlukan
untuk
mengembangkan
sebuah
perangkat
lunak,
sekaligus meningkatkan produktivitas. Objek (class) adalah tipe data yang mengenkapsulasi data dan operasi di dalam sebuah unit tunggal. Sebelum ada OOP, data dan operasi (function) dianggap sebagai elemen-elemen yang terpisah. Delphi memilah program menjadi dua bagian utama yaitu bagian primer dan bagian sekunder. Bagian primer berupa file program yang mengkoordinasi seluruh program. File ini disebut file proyek dan dicirikan dengan ekstensi *.dpr. Sedangkan bagian sekunder program berfungsi untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu, file ini dicirikan dengan ekstensi *.pas. Bagian ini lebih dikenal dengan unit, yaitu suatu kumpulan konstanta, tipe-tipe data, variabel, prosedur, maupun fungsi.
34
2.7.1.1. IDE Delphi Lingkungan Delphi ditata dalam bentuk yang sangat menarik. IDE (Integrated Development Environment) adalah sebuah lingkungan yang berisi tool-tool yang diperlukan untuk desain, menjalankan dan melakukan tes pada sebuah aplikasi, disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan pengembangan program. Pada Delphi, IDE terdiri atas Main Window, Component Palette, Form Designer, Code Editor, Explorer dan Object reeView. Lingkungan
IDE
yang
terintegrasi
ini
memberikan
kemudahan dalam mengembangkanaplikasi yang komplek.
Gambar 2.1 Jendela Aplikasi Borland Delphi 7
35
2.7.1.2. Main Windows Main Window adalah bagian utama dari IDE. Main Window mempunyai fungsi utama dari program-program windows lainnya. Main Window dibagi menjadi tiga bagian yaitu Main Menu, Tools Panel dan omponent Palette. Main Menu berisi semua menu yang terdapat dalam Delphi. Main Menu misalnya dipakai untuk membuka atau menyimpan file, memanggil wizard, menampilkan jedela Install Component, mengubah option dan lain sebagainya. Berbeda dengan Main Menu, Tools Panel ini hanya berisi menu-menu yang sering digunakan dan ditampilkan dalam bentuk icon. Menu-menu semacam ini dikenal dengan Toolbar. Sementara Component Pallete berfungsi untuk menyimpan komponen-komponen Delphi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi. Komponen-komponen yang terdapat pada bagian Component Pallete ini dipisahkan berdasarkan fungsinya, yaitu dalam bentuk tab-page. Tab-tab tersebut antara lain tab Standard, sebagainya.
Additional,
Win32,
System
dan lain
36
2.7.1.3. Form Form adalah objek yang dipakai sebagai tempat bekerja dalam membuat sebuah program aplikasi. Form dapat diibaratkan sebagai kertas atau meja kerja yang dapat dilukis atau diletakkan ke dalamnya objek-objek lain. Dengan kata lain untuk setiap pembuatan aplikasi visual dengan Delphi, bagian inilah yang akan menjadi induk untuk pengaturan komponen-komponen yang ditempatkan. Pada saat program aplikasi Delphi dibuka, secara otomatis telah tersedia satu form yang secara default-nya diberi nama “Form1”. Nama ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan melalui Object Inspector. Informasi mengenai form disimpan di dalam dua file, yaitu file .dfm dan file .pas.
2.7.1.4. Object Inspector Bagian ini digunakan untuk mengatur dan melakukan pengesetan terhadap property dan event suatu objek dari Delphi. Berikut ini adalah gambar yang menunjukkan bagian Object Inspector beserta keteranganketerangan yang terdapat di dalamnya:
37
Gambar 2.2 Object Inspector
2.7.1.5. Code Editor
Code Editor adalah bagian yang berfungsi untuk menyunting atau menuliskan kode-kode program yang akan digunakan
sebagai
pengontrol
aplikasi
memudahkan
menemukan kesalahan dalam pembuatan kode program. Pada bagian atas Code Editor terdapat Title bar yang berisi informasi nama file yang sedang disunting.
38
Gambar 2.3. Code Editor
2.7.2. Microsof Acces Microsoft Access adalah program database unggulan dari Microsoft Office yang dibuat untuk membantu user yang sama sekali kurang mendalami tentang pemrograman database, dimana di Microsoft Access tersebut biasa menggunakan fasilitas Wizard untuk membantu pembuatan table, query, form, report maupun page. Microsoft Access dapat terdiri dari satu atau beberapa table, query, form, report, page, macro dan module. Sebuah database tidak harus memiliki ketujuh elemen yang disebutkan. Kita dapat menyebutkan kumpulan data kita sebuah database kendati hanya ada sebuah tabel didalamnya. Namun, tidak jarang pula database sebuah perusahaan besar memiliki ratusan tabel, ratusan form, dan ratusan objek lainnya. Yang pasti, dalam sebuah database haruslah terdapat sebuah tabel karena tabel atau entiti dalam model relasional
39
digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan para pengguna komputer. Dalam tabel tersebut merupakan matriks dari item-item data yang diorganisasikan dalam bentuk baris dan kolom. Elemen layar pada Access 2003 dapat dilihat pada gambar 2.30 terdiri dari : 1. Title bar : menampilkan nama program. 2. Menu bar : kumpulan menu dan sub menu yang ada pada Access 3. Toolbar database : merupakan deretan icon yang berfungsi untuk memformat dokumen 4. Status bar : berfungsi untuk mengetahui kesiapan lembar kerja dan aktif tidaknya tombol Num Lock 5. Database window : merupakan tempat utama bekerja dalam Access yang terdiri dari : a.
Table merupakan komponen utama dari sebuah database sekaligus obyek pertama yang harus dibuat.
b.
Queries digunakan untuk mengatur data mana saja dari suatu table yang perlu ditampilkan sesuai dengan syarat/kriteria yang diberi serta untuk mengurutkan data.
c.
Form digunakan untuk mengatur tampilan data di layar monitor, dengan form bisa menyunting atau mengisi data.
d.
Report digunakan untuk mengatur tampilan data yang akan dicetak dengan printer, dengan report tidak bisa memasukan data atau menyunting data.
40
e.
Macro
digunakan
untuk
mengotomatisasi
sekaligus
menghemat waktu yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi database. Macro adalah kumpulan beberapa perintah yang terekam dalam sebuah daftar. Biasanya digunakan untuk menggantikan sekumpulan perintah yang sering digunakan. f.
Modules digunakan untuk pembuatan aplikasi database tingkat lanjut. Penggunaannya menentukan penguasaan mendalam tentang pemrograman dengan bahasa Visual Basic for Aplications (VBA).
Gambar 2.4. Layar Pada Microsoft Access
41
Gambar 2.5. Tool Bar Form Design Bagan toolbar form design terdiri dari : 1. View : menampilkan form view design atau datasheet 2. Save : menyimpan form aktif 3. Print : mencetak form aktif 4. Print preview : menampilkan gambar form sebelum mencetak 5. Spelling : fasilitas untuk memeriksa tatabahasa Inggrisnya 6. Cut : memotong data 7. Copy : menyalin data 8. Paste : memindahkan hasil cut/copy 9. Format painter : untuk mengambil bentuk format data yang dipilih 10. Undo : untuk membatalkan perintah yang baru saja dilakukan 11. Insert hyperlink : untuk melink dengan file lain 12. Field list : menampilkan daftar field-field yang tersedia 13. Toolbox : membuka atau menutup toolbox yang digunakan untuk membuat kendali objek 14. Autoformat : memakai bentuk form yang belum didefinisikan 15. Code : membuka atau menutup window modul yang mengandung kode access basic 16. Properties : menampilkan lembar property
42
17. Build : memulai ekspresi, macro, atau pembangkit kode program 18. Database window : untuk menampilkan database window 19. New object : untuk memulai sumber object baru 20. Help : untuk menampilkan kotak dialog pertolongan yang disediakan access
Gambar 2.6 Toolbox pada Access Keterangan Gambar 1. select objects (pointer) 2. control wizards 3. label 4. text box 5. option group 6. toggle button 7. option button 8. command button 9. image 10. unbound object frame 11. bound object frame 12. page break 13. tab control 14. subform/subreport
43
2.7.3. Microsoft Windows XP Sistem Operasi (Operating System Software) merupakan perangkat lunak yang berfungsi untuk mengkonfigurasi komputer agar dapat menerima berbagai perintah dasar yang diberikan sebagai masukan1. Microsoft Windows XP ini merupakan salah satu produk unggulan dari Microsoft Corporation yang secara resmi dikeluarkan pada tanggal 25 Oktober 2001. Microsoft Windows XP selanjutnya disingkat menjadi Windows XP ini merupakan kelanjutan dari Windows versi sebelumnya dengan berbagai fasilitas yang ada di dalamnya. Definisi lain dari Microsoft Windows XP ini adalah Microsoft Windows XP Profesional kependekatan dari Microsoft Windows Experience Profesional merupakan sistem operasi berbasis grafis (gambar)
dengan
berbagai
fasilitas,
dan
kemudahan
dalam
pengoperasiannya2. Berdasarkan pengertian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa Microsoft Windows XP adalah sistem operasi yang dilengkapi berbagai fasilitas serta mudah dalam pengoperasiannya.
1
Daulay Syafrizal, M, Mengenal Hardware-Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer, 2007. hal 22 2 Rajaq, Microsoft Windows XP, 2002, hal 9.
44
Gambar 2.8 Tampilan Sistem Operasi Windows XP
2.8.
Sejarah Perusahaan
Toko King Meubel adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan futniture yang didirikan pada tahun 2005 yang beralamat di JL. DI. Panjaitan Km 8 Blok B No. 10-11 Tanjungpinang. Toko King Meubel dalam penentuan penjualan, pembelian dan Inventory Meubel dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan informasi yang tepat tidak dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu, diperlukan sistem yang akurat, relevan dan tepat waktu.
45
Gambar struktur Organisasi
PIMPINAN
BAGIAN PEMASARAN
BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN
BAGIAN GUDANG
Keterangan Struktur Organisasi Adapun fungsi dan tugas dari Organisasi adalah sebagai berikut : 1. Pimpinan b. Bertugas menetapkan prosedur kegiatan perusahaan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan. c. Menyusun perencanaan. d. Mengarahkan kegiatan. e. Melaksanakan pengawasan. f. Mengambil keputusan. g. Melakukan Evaluasi terhadap kegiatan. h. Menentukan kebijakan.
2. Bagian Administrasi Keuangan a. Bertugas mencatat keuangan baik yang berasal dari penjualan maupun pembelian. b. Membuat laporan penjualan maupun pembelian c. Membuat penggajian karyawan
46
3. Bagian Gudang a. Mencatat keluar masuk barang sesuai dengan surat penjualan dan pembelian b. Membuat laporan ketersediaan barang c. Membuat surat pembelian barang d. Mengantar barang jika di perlukan
4. Bagian Pemasaran a. Melayani pelanggan. b. Menjaga Toko. c. Membuat surat penjualan.
Unit yang Menggunakan Sistem
Sistem informasi Penjualan, Pembelian dan Persediaan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) yang dirancang ini khusus untuk mencatat Penjualan, Pembelian dan Persediaan di Toko King Meubel. Sistem informasi ini digunakan oleh Bagian Administrasi Keuangan, Pimpinan yang menjadi user.
