AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSÁNAK SOROS ELNÖKSÉGE ÉS AZ ELNÖKSÉGI RENDEVÉNYSZERVEZÉS

BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA  KÜLKERESKEDELMI KAR   NEMZETKÖZI GAZDÁLKODÁS SZAK   Nappali tagozat   Gazdaságdiplomácia szakirány  

AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSÁNAK SOROS ELNÖKSÉGE ÉS AZ ELNÖKSÉGI RENDEVÉNYSZERVEZÉS

Készítette: Győri Edina

Budapest, 2011

Tartalomjegyzék 1 Bevezetés ............................................................................................................................ 5 2 Az Európai Unió Tanácsa................................................................................................... 6 2.1

Az Európai Unió Tanácsának működése............................................................... 6

2.2

COREPER ............................................................................................................. 7

2.3

Tanácsi Munkacsoportok....................................................................................... 8

2.4

A tanácsi szavazás ................................................................................................. 8

3 Soros elnökség.................................................................................................................... 9 3.1

A soros elnökség rendszere ................................................................................... 9

3.2

Az elnökségi Trió ................................................................................................ 10

3.3

Spanyol – belga- magyar elnökségi trió .............................................................. 11

3.3.1

Elnökségi trió logója.................................................................................... 12

4 A soros elnök: Magyarország ........................................................................................... 13 4.1

Magyarországi elnökség ...................................................................................... 13

4.2

Prioritások............................................................................................................ 14

4.3

Az elnökségre való felkészülés............................................................................ 15

5 Elnökségi rendezvényszervezés ....................................................................................... 16 5.1

Elnökségi rendezvények csoportosítása .............................................................. 16

5.2

Az elnökségi helyszínek kiválasztása.................................................................. 17

5.3

A vendégek fogadása........................................................................................... 19

5.4

A meghívottak szállítása...................................................................................... 19

5.5

Az elnökségi rendezvények finanszírozása ......................................................... 20

5.6

Tolmácsolás ......................................................................................................... 22

5.7

Résztvevők szállodai elhelyezése........................................................................ 24

5.8

Meghívó............................................................................................................... 26

5.8.1

Meghívólevél ............................................................................................... 27

5.8.2

Előzetes programterv................................................................................... 27

5.8.3

Practical information ................................................................................... 28

5.9

Regisztráció ......................................................................................................... 30

5.9.1

Online regisztrációs rendszer....................................................................... 30

5.9.2

Helyszínen való regisztrálás ........................................................................ 33

5.10

Ültetés.................................................................................................................. 35

5.10.1

Színházsoros ültetés..................................................................................... 35

3

5.10.2 5.11

Karám asztalos ültetés ................................................................................. 37

Elnökségi arculat ................................................................................................. 38

5.11.1

Justus Lipsius épülete - Brüsszel ................................................................. 38

5.11.2

Elnökségi logó ............................................................................................. 39

5.11.3

Dekoráció .................................................................................................... 40

5.12

Elnökségi ajándékok............................................................................................ 42

5.12.1

VIP kategória............................................................................................... 43

5.12.2

Miniszteri kategória..................................................................................... 43

5.12.3

Vezetői kategória......................................................................................... 43

5.12.4

Szakértői kategória ...................................................................................... 44

5.13

Catering ............................................................................................................... 44

5.13.1

Étkezések ..................................................................................................... 45

5.13.2

Elnökségi borok........................................................................................... 45

5.14

Kulturális programok........................................................................................... 46

5.14.1 5.15

Hölgyprogram.............................................................................................. 47

Elnökséghez kapcsolódó események................................................................... 47

6 Keresztény- iszlám- zsidó párbeszéd konferencia............................................................ 48 6.1

A konferencia ...................................................................................................... 48

6.2

A rendezvényről általánosan ............................................................................... 55

6.3

Előkészítés ........................................................................................................... 56

6.4

Érkezés előtti szervezés ....................................................................................... 60

6.5

Lebonyolítás ........................................................................................................ 63

6.5.1

A rendezvény első napja.............................................................................. 64

6.5.2

A második nap ............................................................................................. 66

6.6

Utómunkálatok .................................................................................................... 67

7 Összefoglalás .................................................................................................................... 68 8 Irodalomjegyzék ............................................................................................................... 69 9 Mellékletek ....................................................................................................................... 74

4

1 Bevezetés Szakdolgozatom témája az Európai Unió Tanácsának magyarországi soros elnöksége, ezen belül is a rendezvényszervezésre fektettem a hangsúlyt. Gazdaságdiplomácia szakirányos hallgatóként a szakmai gyakorlatomat mindenféleképpen a diplomácia és a rendezvényszervezés területén szerettem volna eltölteni. 2010 végén lehetőségem nyílt részt venni egy interjún, amelyen a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) gyakornokokat keresett a 2011. első félévében megrendezett soros elnökség idejére. A lehetőséget megkaptam, így a KIM Kétoldalú kapcsolatok és protokoll osztályának munkáját segíthettem az elnökség ideje alatt valamint az azt követő hónapokban. Szakdolgozatom témája így teljesen egyértelmű volt számomra. Talán különlegesnek is számíthat a témakör, hiszen Magyarország történelmében most került először sor az elnökségi szerep betöltésére. Személyes

tapasztalataimat

felhasználva

írtam

meg

szakdolgozatomat,

melyben

törekedtem minél részletesebben és átláthatóbban bemutatni a soros elnökség működésének

jelentőségét.

Továbbá,

fontos

volt

számomra,

hogy

az

olvasó

megfigyelhesse milyen szintű felkészülésre, pontosságra és erőfeszítésekre volt szükségünk

a

rendezvények

problémamentes

lebonyolításához

és

ahhoz,

hogy

Magyarország hozzájárulhasson az Európai Unió tagállamaiban felmerülő problémák kezelésére. A konferenciák, ülések megszervezésénél minden apró részletre oda kellett figyelnünk, a protokoll

szabályainak

betartásával.

A

rendezvények

sikerességét

egy

stabil

rendezvényszervező stáb segítette, akik nélkül a rendezvények nem valósulhattak volna meg. Szakdolgozatom célja tehát, hogy az olvasó mélyebb betekintés nyerjen a soros elnökség működésébe illetve a rendezvények megszervezésének nehézségeibe. Mielőtt azonban rátérnénk a rendezvényekre, az Európai Unió Tanácsáról, működéséről és a soros elnökségek rendszeréről szeretnék pár szót ejteni. Ezek megemlítése nélkül nem érthetjük meg igazán a rendezvények fontosságát. 5

2 Az Európai Unió Tanácsa 2.1 Az Európai Unió Tanácsának működése Az Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union) az Európai Unió négy fő intézményének (Bizottság, Parlament, Bíróság, és a Tanács) egyike. Ez a fajta intézményi felépítés különlegesnek számít, hiszen ez teszi lehetővé a kormányközi és szupranacionális jelleg ötvözését. Az intézmények közül az Európai Unió Tanácsa (röviden: a Tanács) tölti be a kormányközi funkciót, hiszen itt a résztvevők (tagállamok) a saját érdekeik szerint alkothatnak véleményt, ami néha a közösség érdekeivel is szemben állhat. A Tanács az Európai Unió elsődleges döntéshozó, jogalkotó szerve. Székhelye Brüsszel illetve Luxemburg. Ezen két helyszínen kívül az éppen elnöklő országban is számos ülést tartanak. A Tanácsban a tagállamokat a saját kormányuk képviseli, melyek nemzeti érdekeiket figyelembe véve alakítják ki saját álláspontjukat. Éppen ezért gyakran nevezik a Tanácsot Miniszterek Tanácsának is (Council of Ministers). A Tanács összetétele változik, mivel a tagállamok az adott téma (napirend) szerint delegálják képviselőiket. A Tanács struktúrája szerint tíz szektorális Tanácsot különböztetünk meg (attól függően, hogy mely miniszterek megbeszéléséről beszélünk).1 Ezek: o Általános Ügyek Tanácsa (GAC) o Külügyek Tanácsa (FAC) o Gazdasági és Pénzügyek Tanácsa (ECOFIN) o Bel- és Igazságügyek Tanácsa (JHA) o Foglalkoztatási, Szociálpolitikai, Egészségügyi és Fogyasztóvédelmi Tanács (EPSCO) o Versenyképességi Tanács (COMP) o Közlekedési, Hírközlési és Energia Tanács (TTE) o Mezőgazdasági és Halászati Tanács (AGRI) o Környezetvédelmi Tanács (ENVI) o Oktatási, Ifjúsági és Kulturális Tanács (EYCS) 1

http://www.eu2011.hu/hu/az-europai-unio-tanacsa (letöltve: 2011. július 20.) 6

A tanácsok rendszeresen (havonta, évente 2-6 alkalommal) tartanak üléseket, a megoldandó feladatok fontosságától függően. A Tanács munkáját, illetve annak előkészítését a Főtitkárság segíti, mely élén a Főtitkár áll, aki a tagállamoktól független.

2.2 COREPER Mivel a Tanács szerepe a jogalkotás, az új közösségi jogszabályok bevezetésének kidolgozása illetve elfogadása, ezért a havonta-kéthavonta megtartott üléseken már csak az áttekintésre, a kivitelezéshez kapcsolódó kérdések megvitatása marad idő. Az ügyek bonyolultsága miatt hosszas és megfelelő előkészítésre illetve gyakoribb egyeztetésre van szükség. Ennek érdekében került létrehozásra a COREPER, vagyis az Állandó Képviselők Bizottsága. E testület tagjai az EU-hoz delegált, tagállamokat képviselők vezetői, illetve azok helyettesei. Működése egyre fontosabb, ezt mutatja az is, hogy a testület hetente ülésezik, és a jogalkotás egyik leghatékonyabb testületeként tartják számon.2 Elsődleges feladata a tagállamok álláspontjainak egymáshoz való közelítése, az egyezség létrehozása, már a szakértői, diplomáciai szinten. A miniszterek így már egy, a politikai döntésre előkészített javaslatot vitathatnak meg. Másodlagos feladatai közé tartozik a tagállamok és az Uniós intézmények közötti kapcsolattartás, a koordinálás illetve a közvetítés. Annak érdekében, hogy átlássuk a Tanács szerteágazó működését és feladatait, és azt, hogy döntéseinek meghozatalához milyen szintű előkészületekre és összehangolásra van szükség, szeretnék pár szót ejteni a COREPER-t segítő testületekről is. A COREPER előkészítő testületeinek létrehozása azért volt indokolt, mivel a testület gyakori ülései, leterheltsége illetve a megoldandó feladatok számának növekedése miatt a COREPER sem volt képes elég hatékonyan működni. Ennek elkerülése miatt további két csoportot hoztak létre.

2

Blahó András: Európai Integrációs Alapismeretek (Aula Kiadó, 2007), p.: 77. 7

2.3 Tanácsi Munkacsoportok A Tanácsi Munkacsoportok (Council working groups) száma eléri a 250-et. A munkacsoportok kialakítása témák szerint történik, ezért számuk és feladatuk állandóan változik, az aktuális, napirendi prioritásoknak megfelelően.3 Tevékenységük szintén azért indokolt, mert a bonyolultabb kérdésekben komoly szakmai előkészületekre van szükség, amelyet sem a COREPER, sem a Tanács nem képes az üléseken megvitatni. A munkacsoportok a tagállamok minisztériumaiban dolgozó- az adott szakterületről kiválasztott- munkatársakból állnak, akik egymást közvetlenül ismerve folyamatosan egyeztetnek, tárgyalnak. A folyamatos üléseknek, tárgyalásoknak köszönhetően akár már ezen a szinten is születhet közösen elfogadott megoldás, amelyet a COREPER felé küldenek tovább. Ha a javaslat a COREPER ülésein sem ütközik akadályba, az ügyet egyenesen a Tanács felé továbbítják. Így a Tanács ülésein gyakran már csak a politikai vetületekkel foglalkoznak. Lényegében ez a szervezeti felépítés és munkamegosztás teszi lehetővé a sikeres, gyors és folyamatos döntéshozatalt.

2.4 A tanácsi szavazás A Tanácsban az egyhangúság elvét, az egyszerű többségi szavazást (50% + 1) és a minősített többségi szavazást alkalmazzák. A hatályos alapszerződések mondják ki, hogy pontosan melyik területen milyen szavazási eljárást kell alkalmazni. Korábban az egyhangú döntést preferáltak (a legjelentősebb kérdésekben ma is így döntenek), napjainkban azonban a minősített szavazás a leggyakoribb eljárás, azokban az esetekben, amikor egyáltalán szükség van szavazásra. A szavazás akár elkerülhető is, abban az esetben, ha a soros elnöknek konszenzust sikerül elérnie. Ekkor megállapítja, hogy a kérdés elfogadott, ellenvetéssel nem találkozott. A minősített többségi szavazási formánál a tagállamok szavazatának súlya eltérő lehet, amely a tagállamok népességéből ered, azonban nincs egyenes arányban a lakosság nagyságával. Ezelőtt politikai alkuk során alakították ki a tagállamok szavazati súlyát (pl.: a kisebb népességű országoknak kedveztek).

3

Horváth Zoltán: Kézikönyv az Európai Unióról (HVG-ORAC Lap- és Könyvkiadó Kft. Budapest, 2007), p.:136 8

A 2003-ban hatályba lépő Nizzai Szerződés alapján bevezetett új minősített többségi szavazási rendszer (egyfajta hármas többség) viszont a következőkből áll: 1. A 27 tagú Európai Unióban összesen 345 szavazat van, amelyből 255 szavazattal lehet elérni a minősített többséget. 2. A 255 szavazaton kívül szükséges a tagállamok több mint felének támogatása (27 tagállamból tehát 14 tagállamnak a döntés mellett kell állnia). 3. Bármelyik tagállam kérésére felülvizsgálhatják, hogy a döntést meghozó tagállamok kiteszik-e az Unió népességének 62%-át.

3 Soros elnökség 3.1 A soros elnökség rendszere Az Európai Unió Tanácsának egyik kiemelkedő szerepét a soros elnökség adja. A soros elnökségi tisztséget minden tagállam félévenként felváltva töltheti be, rotációs rendszerben haladva. A tagállamok egymást egy előre meghatározott sorrend alapján követik. A tagállamok számára az előző soros elnök szerepe lehet a legmeghatározóbb. A „bevett szokások” átvételével ugyanis megkönnyíthetik a rendezvények lebonyolításának előkészületeit. Az elnöklő tagállam számára hatalmas felelősséget és egyben kihívást is jelent az elnökségi félév megszervezése. Az elnökséget viselő állam hívja össze a Tanácsot, elnököl a különböző tanácsokban (mint például a COREPER-ben, munkacsoportokban), ő hív fel szavazásra, és ő írja alá a megtárgyalt és elfogadott döntéseket.4 Fél éven keresztül a sorosan elnöklő országon van Európa szeme, ő biztosítja az Unió működésének folyamatosságát, és irányítja az EU-t. Továbbá, az adott ország töltheti be a levezető elnök szerepét is az üléseken, ő képviseli más intézményekben (Bizottság, Parlament) a Tanácsot. Az elnöklő tagállam így kulcsszerepet kap mind a külső képviseletben, mind pedig a napirendi pontok kitűzésében, amit saját prioritásainak megfelelően alakíthat ki.

4

Horváth Zoltán: Kézikönyv az Európai Unióról (HVG-ORAC Lap- és Könyvkiadó Kft. Budapest, 2007) p.:139. 9

Ebben az időszakban képes hatást gyakorolni a gazdasági, pénzügyi és politikai problémák megoldására. Az előző elnökségek alatt használt szokások mellett újításokat javasolhat, vezethet be, esetleg egy- egy témát kiemelt területként kezelhet. Fontos azonban, hogy az elnökség nem saját országát, hanem az egész Európai Uniót képviseli, így az üléseken a tagállam másik képviselőjének is részt kell vennie, aki már az ország érdekeiért, álláspontjaiért felelős. A Lisszaboni szerződésnek5 köszönhetően létrejött a két és fél évre megválasztott állandó elnök tisztsége, amely annyiban változtatta meg a soros elnökség rendszerét, hogy azokat a feladatokat, amelyeket eddig a soros elnökség miniszterelnöke látott el, azokat most az Európai Unió Tanácsának elnöke teszi. Az állandó elnöknek azonban így is folyamatos kapcsolatban kell lennie a soros elnökkel, mivel a Tanács üléseinek előkészítéséért még mindig az elnökség felügyel. Az elnöklő ország számára az elnökség megszervezése presztízst jelent. A szervezés azonban hosszas és fáradságos előkészületeket igényel a tagállamtól.

3.2 Az elnökségi Trió A 2009-ben hatályba lépő Lisszaboni Szerződés kimondja, hogy az Európai Unió Tanácsának elnöksége kiegészül az „elnökségi hármasok” rendszerével, annak érdekében, hogy az országok közötti együttműködés még szorosabb legyen. Az elnökségi triót három, egymást követő soros elnök tagállam alkotja, melyek csoportosítása 2020-ig előre meghatározott. Létrehozásuk célja, hogy közös munkatervvel, közösösen kialakított célkitűzésekkel hatékonyabbá tegyék a Tanács munkáját. A trió tagjai egymással megoszthatják tapasztalataikat, együttműködhetnek, saját logót alakíthatnak ki. Működésük fontossága leginkább a fél éves perióduson túlnyúló feladatoknál jelentős, hiszen ezen ügyeknél a fél éves időszak gyakran nem elegendő a döntés meghozatalára. Az álláspontok egyeztetésével azonban a másfél éves időtartam már alkalmas lehet alapos és pontos előkészületekre és a végső döntés meghozására.

5

Hatályba lépése: 2009. december 10

2007-ben a német- portugál- szlovén együttes alkothatta az első csoportosulást, ez a trió azonban kevés együttműködést mutatott. Őket a francia- cseh- svéd trió követte. Majd, őket követte a Magyarország részvételével kialakított elnökségi trió, amelyet Spanyolországgal és Belgiummal közösen alakítottunk ki. 1. sz. táblázat I. félév (január-június)

II. félév (július-december)

2005

Luxemburg

Egyesült Királyság

2006

Ausztria

Finnország

2007

Németország

Portugália

2008

Szlovénia

Franciaország

2009

Csehország

Svédország

2010

Spanyolország

Belgium

2011

Magyarország

Lengyelország

2012

Dánia

Ciprus

2013

Írország

Litvánia

2014

Görögország

Olaszország

2015

Lettország

Luxemburg

2016

Hollandia

Szlovákia

2017

Málta

Egyesült Királyság

2018

Észtország

Bulgária

2019

Ausztria

Románia

2020

Finnország

Elnökségi trió felosztása6

3.3 Spanyol – belga- magyar elnökségi trió A 2010 januárjától 2011 júliusáig tartó elnökségi trió az első csoportos szerveződés, amely a lisszaboni szerződést teljes egészében követte. Elsődleges szempont volt, hogy az első ilyen trió megfelelő példát mutasson a soron következő tagállamoknak, és az főleg az együttműködésről szóljon. A három ország közös programot dolgozott ki, a szakminisztériumok 18 hónapon keresztül közvetlen kapcsolatot építettek ki egymással.

6

http://www.euractiv.hu/intezmenyek-jovo/linkdossziek/a-soros-elnkseg-intezmenye (letöltve: 2011. július 27.) 11

Továbbá, úgynevezett „összekötő diplomaták” biztosították a koordinációt. Ezen diplomaták a trió másik két tagállamának valamely szervezeti egységében dolgoztak. 7 A rendszeres találkozók közül (a trió időszakán belül) az európai ügyekért felelős államtitkároknak legalább három alkalommal egymás fővárosában kellett megtartaniuk üléseiket, ahol a trió fő feladataira, a lehetőségekre és a tennivalókra fókuszáltak, ezzel is elősegítve a trió hatékony működését. Gyakran előfordult, hogy egymás szakértőit hívták meg előadónak a saját országukba megrendezett eseményekre is. A trió programjában legnagyobb hangsúlyt kapott témák a következők:8 o Az EU bővítési folyamata, különösen Horvátországot tekintve o A pénzügyi keret felülvizsgálata, illetve a következő időszakra való meghatározása o Románia és Bulgária schengeni csatlakozása o Aktív állampolgárság o A lisszaboni stratégia felülvizsgálata, új stratégia elfogadása o Éghajlatváltozás elleni küzdelem, energiabiztonság o Közös agrár- és halászati politika reformja 3.3.1

Elnökségi trió logója

A másfél éves együttműködést szimbolizáló logó kiválasztása időigényes feladat volt. A három tagállam 2008-ban pályázatot hirdetett az elnökségi trió logójának megtervezésére. A pályázaton egyaránt vártak a spanyol, belga és magyar tehetségek műveire. A magyar művészek által beküldött logók közül egy héttagú zsűri választotta ki a legjobbakat. Azok közül pedig már a nagyközönség interneten keresztül (online) választhatta ki, hogy melyik műalkotás induljon a három ország közös versenyében. Végül, mindhárom országból 10-10 pályamű került kiválasztásra, melyeket 2009 februárjában egy nemzetközi kilenctagú zsűri értékelt, és hozta meg a végső döntést. A győztes logót egy 23 éves belga iparművészeti hallgató álmodta meg.

7

http://www.mfa.gov.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/korm_felkeszules_trio_egyuttm/egyuttmukodes_s panyol_belga_magy.htm (letöltve:2011. július 27.) 8

http://www.dalheur.hu/upload/dalheur.kisokos.I.pdf (letöltve: 2011. július 27.) 12

A pályázat meghirdetésénél azt „a megközelítést fogadták el, hogy az elnökségi logó az Európára utaló 18 hónapra szóló közös elemek mellett tartalmazzon egy változó, a hathónapos elnökséget adó tagállam nemzeti sajátosságait tükröző elemet” is.9 A trió tagállamainak saját elnökségi logói tehát formailag teljesen megegyeztek, azokat az adott ország nemzeti színei és a holnap címe különböztette csak meg. A logó az „e” és az „u” betű összekötését ábrázolja, ami kifejezi az Európai Unió állampolgárainak egységét, tükrözi a három ország együttműködését, és a szolidaritást. A karcsú és dőlt betűk a dinamizmusra utalnak. A hajlított vonalak az országok saját nemzeti zászlajának színeit viselik, így az országok sajátjuknak érezhették a logót. Az „e” és „u” betűk összekötve kézzel írott szöveg hatását mutatták, amely pedig azt a célt szolgálta, hogy az állampolgárok az európai folyamatokat magukénak érezhessék. Fontos azonban azt is megemlítenünk, hogy a logót csak az éppen elnökségét betöltő ország ideje alatt lehetett használni. A logó kizárólag az elnökséggel összefüggő eseményeken volt feltüntethető, a kísérő események alkalmával pedig engedélyre volt szükség. A magyarországi jogosultságot a Külügyminisztérium illetve Miniszterelnöki Hivatal határozta meg.10

4 A soros elnök: Magyarország 4.1 Magyarországi elnökség 2011 első féléve Magyarország számára óriási változásokat hozott. A 2011. január 1-től június 30-ig tartó félévben ugyanis hazánk adhatott otthont az Európai Unió Tanácsának elnökségének. Ez egyaránt kínált lehetőséget az ország számára ugyanakkor rengeteg kihívással is szembe kellett néznünk. Az elvárásoknak való megfelelés, és a kitűzött célok elérése motiválta országunkat. Ebben a félévben megmutathattuk Európának: Magyarország képes a többi tagállammal együttműködve színvonalas és eredményes elnökségi félévvel hozzájárulni az Európai 9

http://www.mfa.gov.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/korm_felkeszules_trio_egyuttm/egyuttmukodes_s panyol_belga_magy.htm (letöltve: 2011. július 25.) 10

http://www.kulugyminiszterium.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/korm_felkeszules_trio_egyuttm/kozos _logo.htm (letöltve: 2011. július 27.) 13

Unió működéséhez. Közös érdek volt, hogy sikeresen mutatkozzunk be mind a többi tagállam, mint a világ országai előtt. A féléves időszakban tudatosan kellett kihasználnunk az elnökség adta lehetőségeket és előnyöket, hiszen 2011 első felében Magyarország volt az uniós döntéshozatal egyik főszereplője. Annak érdekében, hogy az elnökségi félév alatt ne ütközzünk akadályokba, Magyarország számára elengedhetetlen volt az előkészülés, a triót alkotó másik két tagállammal való folyamatos egyeztetés illetve az események követése. A napirend megtervezéséhez figyelembe kellett vennünk a másfél éves periódusra kitűzött prioritásokat, a rendszeresen megrendezett ülések munkarendjét, illetve az országunk számára legfontosabb célokat egyaránt. Elsődleges céljaink között szerepelt a Magyarországról alkotott pozitív kép kialakítása is, hiszen ebben az időszakban rengeteg diplomata, szakértő és tudósító érkezett Magyarországra. A pontos adatokat tekintve az elnökség ideje alatt Magyarország 261 ülést szervezett meg, amelyből 26 informális miniszteri és miniszteri szintű, 92 főtisztviselői szintű és 117 szakértői szintű konferencia volt.11 Az üléseken, konferenciákon kívül számos kulturális, lakossági vagy az önkéntesség évéhez (2011) kapcsolódó rendezvénynek adott otthon Magyarország. Példának említeném a nyitó- és záró eseményeket, a Lengyel- Magyar Barátság Napját, az Európa Napot, a Liszt-év megnyitóját illetve az Együtt-lét kiállítást.

4.2 Prioritások Soros elnökként Magyarország feladata volt azon események megrendezésének biztosítása, ahol a tagállamok álláspontjaikat közelíthették, a konszenzust kialakíthatták majd meghozták a végső döntéseket. Mint már többször is említettem, az elnökségi trió célkitűzéseit nekünk is figyelembe kellett vennünk, saját prioritásaink felállításakor ezekkel számolnunk kellett.

11

Magyar bor Európa asztalán (A Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma, Budapest, 2011)

14

Magyarország négy fő témakörre összpontosított. Ezek:12 1. Növekedés és foglalkoztatás az európai szociális modell megőrzéséért (Európastratégia 2020.) 2. Erősebb Európa (Az élelmiszer, a víz és az energia, mint alapelemek kiemelése, a Duna-stratégia illetve a Közös Agrárpolitika felülvizsgálata.) 3. Polgárbarát Unió (A kulturális sokszínűség és alapvető jogok védelme.) 4. Bővítés és szomszédságpolitika (Annak érdekében, hogy a Horvátországgal folyamatban lévő folyamatok lezáruljanak.) Az elnökség hivatalos honlapján13 olvashattuk a következő állítást, amely Magyarország kötelezettségvállalására utalt. Magyarország „a tagállamok felé azt vállalta, elnöksége alatt azon fog munkálkodni, hogy Európa erősebb legyen a magyar félév végén, mint az elnökségi staféta átvételekor, s eközben mindvégig az emberi tényezőt tartja szem előtt, tehát a polgárok érdekeit állítja a középpontba (strong Europe with a human touch).”14

4.3 Az elnökségre való felkészülés Ahhoz, hogy 2011 első félévében minden az előre megtervezett úton haladhasson, az országnak hosszas egyeztetésekre, és a szükséges előkészületek pontos elvégzésére volt szüksége. Magyarország - ennek érdekében- megerősítette az Állandó Képviseletét Brüsszelben (számuk 160-ra növekedett), és a minisztériumokban dolgozó munkatársak számát is megnövelte - 225 fővel- erre az időszakra.15 A kormány két kormánybiztost nevezett ki: Barsiné Pataky Etelkát (aki az EU Duna Régió Stratégiájával foglalkozott) és Robák Ferencet (aki a szervezési, logisztikai és operatív irányításért felelős).

12

http://www.eu2011.hu/hu/magyar-elnokseg-prioritasai (letöltve: 2011. július 27.)

13

A hivatalos honlap címe: www.eu2011.hu http://www.eu2011.hu/files/bveu/documents/HUPRES_EREDMENYEK_HU_0.pdf (letöltve: 2011. július 27.)

14 15

http://www.kulugyminiszterium.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/korm_felkeszules_trio_egyuttm/a_felk eszules_iranyitoi.htm (letöltve: 2011. július 27.) 15

Az EU-elnökségi csapatot Győri Enikő, a Külügyminisztérium európai uniós ügyekért felelős államtitkára vezette, aki az Európai Parlament ülésein rendszeresen felszólalt a Tanács nevében, és számos egyéb ülésen, tárgyaláson képviselte Magyarországot. Az EU elnökségre való tekintettel a Külügyminisztérium három főosztályt hozott létre: a Rendezvényszervezési Főosztályt, a Gazdálkodási Főosztályt és a Kommunikációs Főosztályt.

5 Elnökségi rendezvényszervezés 5.1

Elnökségi rendezvények csoportosítása

Szakdolgozatom rendezvényszervezési oldalának részletezése előtt szeretnék kitérni arra, hogy a Magyarországon megrendezett eseményeket milyen szempontok szerint csoportosíthatjuk. A legfontosabb (és leginkább használatos) csoportosítás a rendezvény szintjei alapján történt. Ez a fajta besorolás azért fontos, mivel a továbbiakban valamennyi témakört ezen szintekre való csoportosítással szeretnék bemutatni. Az elnökség ideje alatt a szintek adták a főbb kereteket, mutatták a rendezvények fontosságát és tették lehetővé a megkülönböztetést. Az eseményeket 3 szintre bonthatjuk, melyeket a rendezvényen résztvevő vendégek és előadók beosztása határozott meg. Csoportosításuk a következő (legalsó szinttől felfelé haladva): 1. Szakértői szint: Ezen a szinten a nem vezetői szintű delegációs tagok, a tanácsi munkacsoportok résztvevői és a budapesti szemináriumok résztvevői üléseztek. 2. Vezetői szint: Más néven magas szintű vezetői kategória. A résztvevők között államtitkárok, helyettes államtitkárok, főigazgatók, főosztályvezetők, uniós intézmények középvezetői szerepeltek. 3. Miniszteri szint: A legmagasabb szint, amelyen miniszterek, uniós biztosok, az Európai Bizottság és az Európai Tanács főtitkára, az Európai Parlament bizottsági elnökei és a frakciók vezetői vettek részt.

16

A három fő kategórián kívül azonban külön csoportot alkottak a VIP (Very Important Person) személyek. A VIP csoportba való sorolást indokolni kellett, hiszen ez a kategória kapta a legnagyobb figyelmet és megkülönböztetést. Ide tartozhattak az állam- és kormányfők, a rendezvényeken előadóként szereplő személyek, magasabb szintű vezetők, valamint az EU intézmények felsővezetői. Ahogyan már korábban említettem, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) gyakornoka voltam, mely időszak során lehetőségem nyílt a KIM-hez tartozó elnökségi eseményeken részt venni és segédkezni. Számomra a legmeghatározóbb események azok voltak, amelyeken személyesen is volt alkalmam részt venni. Éppen ezért, a példákat többnyire ezen eseményekből állítom össze. A KIM által megrendezett események közül szeretnék néhányat felsorolni, a fent említett csoportosítás alapján. 1. Szakértői szint: Keresztény- iszlám- zsidó szakmai párbeszéd konferencia; EJustice konferencia 2. Vezetői szint: EUPAN DG Meeting; DISPA; Nemzetközi Adatvédelmi Konferencia 3. Miniszteri szint: Bel- és Igazságügyi Tanács Informális Ülése; EU-USA Miniszteri szintű találkozó Egy rendezvényszervező feladata a rendezvény megszervezése, és a helyszínen esetlegesen felmerülő problémák azonnali megoldása. Ahhoz, hogy egy rendezvény problémamentes és sikeres legyen, a legfontosabb, hogy már a szervezés mindegy egyes fázisában felkészüljünk minden apró részletre. 2011 első félévében a rendezvényszervező maga Magyarország volt.

5.2 Az elnökségi helyszínek kiválasztása Az elnökségre való felkészülés első legfontosabb fázisa az elnökségi helyszínek kiválasztása volt. Igen összetett feladat volt a rengeteg helyszín közötti döntés, hiszen a helyszíneknek több kritériumnak is meg kellett felelniük. 17

Elsőként figyelembe kellett venni a megtartandó események résztvevői létszámát, tehát a helyszínek

befogadóképességét.

Majd

azt,

hogy

az

épületek

rendelkeznek-e

szekciótárgyalásokra alkalmas termekkel, vagy esetleg a tolmácskabinoknak szükséges hellyel. A fent említett kritériumok mellett az ország hírnevének növelésének érdekében oda kellett figyelnünk arra, hogy a rendezvénynek otthont adó helyszínek bepillantást mutathassanak a magyar történelembe, hazánk kultúrájába, és építészeti remekműveinkbe. A miniszteri szintű (illetve a magas szintű) rendezvények helyszínének kiválasztása kiemelkedő fontossággal bírt. Így, ezen rendezvények többségét a nemzeti örökséghez tartozó Gödöllői kastélyban rendeztünk meg. Azonkívül, hogy a kastély minden kritériumnak megfelelt, Budapesthez és a Liszt Ferenc Nemzetközi repülőtérhez is közel található, ezáltal a külföldi résztvevők érkezése nem bénította meg a fővárosi közlekedést. A kastélyt Grassalkovich Antal gróf építette a 18. században, melyet az állam a kiegyezést követően felvásárolt és királyi pihenő rezidenciává alakított át. Ez az épület lett Erzsébet királyné (Sissi) kedvelt magyarországi tartózkodási helye. Később a kastély szociális otthonként, majd laktanyaként funkcionált. Annak érdekében, hogy a kastély alkalmas legyen az események megrendezésére, kivitelezésére, Európai Uniós pénzt használtak fel, mely során a kastély lovardája konferencia- és hangversenyteremmé alakult.16 A királyi kastélyon kívül több vidéki város is helyt adott elnökségi rendezvényeknek. Ezen rendezvények alkalmával a külföldi delegációk megismerhették hazánk környezeti, kulturális és gasztronómiai jellegzetességei. A félév során Debrecenben (agrárminiszterek találkozója), Balatonfüreden (távközlési miniszterek konferenciája), Visegrádon, Pápán, Siófokon, Egerben és Esztergomban is megrendezésre kerültek elnökségi konferenciák, ülések. A Budapesten kiválasztott elnökségi helyszínek: o Néprajzi Múzeum 16

http://www.euvonal.hu/index.php?op=kerdesvalasz_reszletes&kerdes_valasz_id=1643 (letöltve: 2011. július 25.) 18

o Vidékfejlesztési Minisztérium színházterme o Belügyminisztérium márványaulája o Honvédelmi Minisztérium Stefánia Palotája o Magyar Tudományos Akadémia o Budapesti Gazdasági Főiskola (Markó utcai épület) o Károlyi- Csekonics Rezidencia o Legfelsőbb Bíróság o Minisztériumok épülete Miután kiválasztásra kerültek a helyszínek, a következő feladat a rendezvények elosztása volt a különböző helyszínekre. Az elnökségi stáb előzetesen minden helyszínt bejárt, illetve felmérte, hogy az igényeknek megfelelően melyik rendezvényt melyik épületben ajánlatos megrendezni. Ezeket a felméréseket már az elnökség kezdete előtt el kellett végezni, és a napirendet figyelembe véve, a minisztériumoknak egymással egyeztetve kellett az általuk megrendezni kívánt események időpontját meghatározni.

5.3 A vendégek fogadása A rendezvények szervezésénél először meg kellett állapítanunk a résztvevők listáját, a körülbelüli létszámot. Ezt követően - a meghívók kiküldése után- visszajelzéseket kaptunk, amiből már pontos adatokat szűrhettünk le a résztvevők számáról, illetve az érkezésükről (a dátumról, érkezés helyéről). A delegációk érkezéséről kapott információk birtokában a vendéglátónak lehetősége volt felkészülni a vendégek fogadására.

5.4 A meghívottak szállítása A védett személyek esetében mind a reptéri-szállodai transzfer, mind pedig a rendezvény teljes egésze alatt szükséges transzfer (szálloda és helyszín közötti transzfer) biztosítva volt. Alacsonyabb szintű rendezvények alkalmával (vezetői, szakértői szinten), a reptérről való szállítást csak a VIP személynek minősülő résztvevőknek, előadóknak biztosítottak.

19

Ezeken a szinteken, a hivatalos álláspont szerint csak a rendezvény ideje alatti szállításról kellett gondoskodnia a szervezőnek, melyet a Külügyminisztérium és az adott rendezvényért felelős tárca finanszírozott. A gyakorlatban azonban (a KIM által rendezett események alkalmával) többször is alkalmaztunk köztes megoldásokat a résztvevők kényelme érdekében. Előzetesen egyeztetések alkalmával megkérdeztek minden résztvevőt, hogy kívánnak-e élni buszos szállítás lehetőségével a repülőtérről vagy esetleg saját maguk gondoskodnak a szállodához való eljutásról. Ha a válasz igen volt (tehát kérték a szállítást), akkor a pontos érkezésük időpontjait felmérve buszos szállítást biztosítottunk a repülőtérről a szállodákig.

5.5

Az elnökségi rendezvények finanszírozása

Hazánk történetében először került megrendezésre a soros elnökségi félév, melynek egyik keretét (határait) kétségkívül az anyagiak korlátozták. Az anyagi problémák elkerülése érdekében az ország már a 2009-es év végén előzetes felmérésekkel próbálta kideríteni, hogy mennyi, és milyen szintű rendezvényeknek szeretne otthont adni Magyarország. Számításba kellett vennünk a rendszeresen ismétlődő eseményeket valamint azokat is, amelyeket Magyarország prioritásként emelt ki és döntött megrendezése mellett. A minisztériumok a kérésnek eleget téve leadták a megrendezni kívánt események listáját, csatolva azok várható költségeit. Az elnökség honlapján17 olvashattuk: „Magyarország a soros elnökség ellátásával kapcsolatban 2007-2011 között összesen 23,78 milliárd forintot költ.” Hozzátették, ez „takarékos költségvetésnek” minősül, mivel az előző elnökségi félévek során ez az összeg akár a kétszeresét is elérte a magyarországinak.18 Az elnökségi időszak alatt alkalmazott finanszírozás három fajtáját különböztethettük meg, attól függően, hogy milyen intézmény és milyen arányban viselte a rendezvény költségeit.

17 18

Az elnökség honlapja: www.eu2011.hu http://www.eu2011.hu/hu/az-elnokseg-koltsegvetese (letöltve: 2011. július 25.) 20

o Az első típusú finanszírozásnál az Európai Unió adott intézménye finanszírozta a rendezvénnyel járó valamennyi költséget. Ebben az esetben nem jött létre szerződéses jogviszony. Ilyenkor a magyar félnek minimális költségei merültek fel a rendezvénnyel kapcsolatban. (Ilyen költségnek minősült például a résztvevők ajándékának biztosítása.) o Egy másik finanszírozási forma volt társfinanszírozás. Ebben az esetben már szerződéses jogviszony jött létre. A magyarországi tárcák ugyanis korábban felmért igényeik alapján szerződést kötöttek az adott európai uniós intézménnyel vagy a Tanácsi munkacsoportokkal. A rendezvényt nem teljes egészében támogatták, azonban a szerződésben pontosan megfogalmazták a fizetési kötelezettségeket és az arányokat (például az adott minisztérium a rendezvény költségeinek 30%-át volt köteles finanszírozni, a 70%-át átvállalta a másik szerződő fél). A társfinanszírozott események közül példának említeném az Adatvédelmi Konferenciát illetve az Európai Igazságügyi Hálózat ülését. o A

harmadik

típusú

finanszírozási

formánál

Magyarország

központi

költségvetéséből különítettek el egy, csak az elnökségi feladatokkal kapcsolatban felmerülő költségekre fordítható pénzmennyiséget. Mivel ez a költségvetés igen szűk volt, a minisztériumoknak nagyon szorosan be kellett tartaniuk a szinteknek megfelelő korlátokat. A rendezvények minden egyes szintjén más-más pénzügyi keretek álltak rendelkezésre, amelyeket nem lehetett túllépni. Abban az esetben, ha az adott minisztérium mégis egy magasabb költségvetésű programot állított össze, azt saját költségvetéséből kellett fizetnie, a Külügyminisztérium jóváhagyására azonban még így szüksége volt. Az elnökségi honlapon olvashattuk a következőket is: „ Magyarország biztosítja a küldöttek utaztatását a szálláshelyek és a rendezvényszínhelyek között, az étkeztetést, a tanácskozásoknál szükséges informatikai eszközöket, a fordítást, tolmácsolást, a magyarországi rendezvényekhez kapcsolódó médiaszolgáltatást (host broadcasting), az elnökség hivatalos honlapjának üzemeltetését – ezeket a feladatokat mindig a soros elnök tagállam finanszírozza.”19

19

http://www.eu2011.hu/hu/az-elnokseg-koltsegvetese (letöltve: 2011. július 28.) 21

5.6 Tolmácsolás A tolmácsolás elengedhetetlen kelléke az elnökségi rendezvényeknek. A tolmácsolás mindkét típusa igen fárasztó, és nehéz foglalkozás. A tolmácsnak anyanyelvi szinten kell elsajátítania az adott nyelveket, valamint - főleg szakmai tárgyalások, értekezletek alkalmával- ismernie kell a szaknyelvet és a szakzsargont. Emellett, a tolmácsolás ideje alatt tartalmilag és formailag pontosan, saját kiegészítésektől mentesen kell átadnia az előadó beszédét a résztvevőknek. Alapelvárásnak számít, hogy tökéletesen képesek legyenek az adott feladatra aktívan koncentrálni, és rendkívül gyorsan, szinte folyamatosan, a megfelelő nyelvtani szerkezetben visszaadni az elhangzottakat. A tolmácsolás sikerességének elősegítéséhez nélkülözhetetlen a témában való jártasság, vagy a kellő ismeret megszerzése, áttanulmányozása még a rendezvényt megelőzően. A témakört részletekbe menően kell ismerniük. Ilyenkor cikkek, dokumentációk és tanulmányok olvasása segítheti a tolmács munkáját. Az elnökségi rendezvényeken gyakran megfigyelhettem, hogy az előadók gyakran saját maguk juttatták el a tolmácsokhoz az előre megírt beszédük anyagát. Ez a tolmácsok számára mindennél nagyobb segítséget jelentett. Így az előadó is biztosította önmagát, és leginkább azt, hogy beszédét hitelesen tolmácsolják a rendezvényen használt többi nyelven is. Az elnökségi rendezvények magas színvonala miatt a tolmácsok kiválasztása is meghatározó volt. A miniszteri szintű rendezvények alkalmával ezért az Európai Bizottság Tolmácsolási Főigazgatóságának (SCIC) munkatársai közül választották ki a tolmácsokat. A SCIC20 az Európai Bizottság tolmácsolásszolgáltatója és egyben konferenciaszervezője. Megfigyelhetjük, hogy az uniós intézmények többségének (Európai Parlament, Európai Bizottság, Európai Unió Bírósága) saját tolmácsszolgálata van, ennek oka nyílván a biztonság megalapozása. A SCIC-ben a tolmácsok kiválasztása alaposan felvételi alapján történik, a felvétel elnyeréséhez igen széleskörű szakmai tudásra van szükség. A

magyarországi

soros

elnökség

ideje

alatt

megrendezett

miniszteri

szintű

rendezvényekre a tolmácsokat a SCIC biztosította, illetve néhány magasabb szintű vezetői rendezvényen is találkozhattunk Bizottsági tolmácsokkal. 20

Directorate General for Interpretation 22

Az alacsonyabb szinteken (vezetői, szakértői) pedig az állami tulajdonban lévő Országos Fordító- és Fordításhitelesítő Iroda (OFFI) nyerte el a Külügyminisztérium által kiírt pályázatot. A soros magyar EU elnökség ideje alatti rendezvényeken tehát (amikor nem a SCIC biztosította a tolmácsokat) az OFFI munkatársai végezték a fordítási, tolmácsolási és lektorálási feladatokat. A Világgazdaság holnapján a félév lezárulását követően ezeket az adatokat olvashattuk: „A sokszínű nyelvi paletta és a sok rendezvény megkövetelte a professzionális és rugalmas munkát. Az első magyar fordítóiroda munkatársai száz rendezvényen dolgoztak, több mint 6000 oldalt fordítottak és 2000 órát tolmácsoltak. A különböző, sokszor párhuzamosan futó feladatokon több mint 50 szakember dolgozott.”21 Statisztikát felállítva megállapították, hogy a tolmácsolások 40%-a angolul, 23%-a pedig franciául történt. A két leggyakrabban használt nyelv mellett németül, spanyolul, olaszul, oroszul, lengyelül és arabul is tolmácsoltak. Az elnökség alatt – már bevett szokásként- két tolmácsolási eljárást alkalmaztak. o

Az egyik típus szerint a tolmácsolás 3/3-as rendszerét használták. Ekkor a tolmácsolás három nyelven/nyelvre történt: angolul, franciául, és az aktuális elnöklő ország nyelvén (esetünkben magyarul).

o

A második típusú tolmácsolást általában magasabb szintű rendezvényeken alkalmazták. Ez a 6/6-os rendszer, amikor a tolmácsolt nyelvek közé az angol, a francia, a német, az olasz, a spanyol, és az elnöklő ország nyelve (magyar) tartozik.

„A tolmácsolás leggyakoribb módja a szinkron vagy szimultán tolmácsolás, ami annyit jelent, hogy az élőbeszéddel egy időben történik a fordítás. A tolmács egy speciális helyiségben, a tolmácsfülkében vagy –kabinban ül, fülhallgatón keresztül hallja a szöveget, és annak fordítását mikrofonba mondja, amit a hallgatóság a saját fülhallgatóján keresztül hallgat.”22 21 22

http://www.vg.hu/kozelet/tarsadalom/olcso-volt-a-magyar-elnokseg-352803 (letöltve: 2011. július 30.) Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz (Athenaeum 2000 Kiadó, Budapest, 2005), p.:146. 23

Minden bizonnyal ez a típusú fordítás igényli a legnagyobb szellemi munkát és koncentráció-képességet. Az elnökségi rendezvények alkalmával az egész napos üléseken, konferenciákon általában egy tolmácskabinban két tolmács ült, akik felváltva dolgoztak, ezzel is biztosítva a kellő felkészülést és pihenési időt. A munkaebédeken, sajtótájékoztatókon illetve díszvacsorákon azonban kísérő, úgynevezett konszekutív tolmácsolást alkalmaztak. A tolmács szemszögéből ez a munka kicsit könnyebb, mivel itt az előadó tagolva, mondatokban beszél. Koncentrálást természetesen ez a tolmácsolás is igényel, hiszen, annak érdekében, hogy a tolmács pontosan tudja visszaadni az előadó szavait, jó emlékezőképességre van szüksége.

5.7 Résztvevők szállodai elhelyezése A meghívottak létszámának meghatározását követően a vendégek elhelyezéséről kell gondoskodnunk. Ez minden esetben a rendezvényszervezők feladata. A soros elnökség kapcsán rengeteg külföldi delegáció érkezett hazánkba, akiknek szállást kellett biztosítanunk. Ezáltal a magyar szállodák iránti kereslet megnövekedett, a szállodaipar felélénkült. A szállodák kiválasztásánál a szolgáltatások minősége volt az elsődleges szempont és csak ezután következett az ár. A felmerülő szállodák listájának megállapítását követően a szállodák árajánlatokat adtak, amelyek az elnökségi félév során érkező vendégek elszállásolására vonatkoztak. Végül meghozták a döntést. A kiválasztott szállodák tényleges listáját az elnökség honlapján tekinthetjük meg.23 Az elnökségi rendezvények szintjeinek megkülönböztetése fontos volt a vendégek elhelyezésénél is. A miniszteri szintű delegációk elszállásolása főleg a Duna- parti szállodákban történt, 5*-os szállodákban, mint például a Hotel Intercontinental vagy esetleg a Four Seasons Grasham Palace. A költségeket a Külügyminisztérium viselte ezen a szinten.

23

http://www.eu2011.hu/hu/szallas-0 (letöltve: 2011. július 28.) 24

A miniszteri szint alatti rendezvények alkalmával, a vendégek számára több szálloda is kiajánlásra került (ezt az ajánlást a meghívóhoz tartozó practical information tartalmazta), amelyek között szerepelt 4*-os (például: Best Western Hotel Parlament, Radisson Blu Béke Hotel) valamint 3*-os (Star Inn Hotel, Ibis Budapest Centrum) szálloda egyaránt. A szállások közül a vendég választhatta ki a számára legalkalmasabbat, a költségeit azonban saját magának kellett kifizetnie. A szobaárak azonban már az előző félévben leegyeztetett szobaárak voltak, melyeket csak az elnökségi rendezvényekre érkező vendégek vehettek igénybe (az átlagosnál alacsonyabb árak voltak). A szobafoglaláshoz a vendég egy kódszámot kapott, ezzel érvényesíthette az elnökségi szobaáron való foglalást. A vendégeknek természetesen nem volt kötelező a kiajánlott szállodák valamelyikében szobát foglalni, ez opcionális volt. Fontos tudnunk, hogy minden egyes rendezvény alkalmával más és más szálloda került kiajánlásra a résztvevők felé. Ennek természetesen oka volt, méghozzá az, hogy minden esetben azok a szállodák kerüljenek az ajánlottak listájába, amelyek a rendezvény helyszínéhez a legközelebb esnek. Ismét személyes példával élve elmondanám, volt olyan rendezvény is, amelyen a vendégeket a szállodától (Radisson Blu Béke Hotel) kisebb csoportokban, gyalogosan kísértük át a rendezvény helyszínéig (BGF Markó utcai épülete). Ezzel csökkenthettük a rendezvény kiadásait, mivel nem volt szükség a vendégek autóbuszos szállítására. Abban az esetben viszont, amikor a vendég egy, a kiajánlott szállodáktól eltérő szállodában kívánt szobát foglalni, számolnia kellett azzal a ténnyel, hogy a rendezvény helyszínére való eljutásról önmagának kellett gondoskodnia. A rendezvény helyszíne és a szállodák közötti szállítást ugyanis csak a kiajánlott szállodáktól vehettek igénybe a résztvevők. Sok esetben elő is fordult, hogy a vendégek vállalták ezt a feltételt és egy másik szállodában töltötték magyarországi ittlétüket. Mivel azonban Magyarország volt a vendéglátó - akinek egyik fő feladata az ideérkező vendégek kényelméről való gondoskodás-, ezen esetek többségében is a megoldásra törekedtünk. A vendég számára ilyenkor felajánlottuk: ha eljut a kiajánlott szállodák egyikéhez, ott igénybe veheti az autóbuszos szállítást.

25

Ennél a fejezetnél szeretném hozzátenni, hogy a rendezvények előtt szervezőként feladatunk volt még a szállodák aulájában kihelyezni egy hirdetőtáblát, melyen feltüntettük a rendezvény ideje alatti autóbuszos indulások pontos idejét valamint a programtervezetet. A vendégeknek így egyértelmű volt, hogy az indulást megelőzően hány órára kell elkészülniük és a recepciónál várakozniuk. A hirdetőtáblán szerepelt továbbá a hazainduláshoz elengedhetetlenül fontos repülőtéri transzferek indulási időpontjai is. A vendégek ezeket már az érkezésük napján ellenőrizhették, és a rendezvény során lehetőségük volt eldönteni, hogy melyik a számukra legalkalmasabb indulási időpont, annak érdekében, hogy időben kiérjenek a hazainduló járataikhoz.

5.8 Meghívó A meghívó és már maga a meghívás ténye is külön jelentéssel bír a diplomáciai életben. „A meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek.”24 Számít, hogy ki kapja a meghívót, mivel aki a vendéglistára felkerül bizonyára a társaság többi tagjával hasonló rangon, beosztásban van. A diplomáciai rendezvényekre kötelező a meghívó elkészítése. Az általános protokollal ellentétben itt kiemelném, hogy a soros elnökség rendezvényeinek meghívóit minden esetben elektronikus úton küldték el a résztvevőknek, szemben a hagyományos postai kézbesítéssel. Kivételek természetesen voltak, amikor az elektronikus meghívót követően papír formátumban is átadták a meghívottaknak a meghívót (ezen esetek száma azonban elenyésző volt). Miután a rendezvény szakmai területéért felelős részlege és adott Tanácsi munkacsoport együttesen elkészítette a pontos programtervet, a rendezvény maximális létszámának meghatározását követően vendéglistát készítettünk. A vendéglista tartalmazta az előadók és a résztvevők teljes nevét és országát. Ezt a meghívó összeállítása, elkészítése követi. A meghívót a rendezvények előtt több héttel küldtük el, annak érdekében, hogy a későbbi visszajelzésekből megállapíthassuk a pontos létszámot.

24

R. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó Rt, Budapest, 1994), p.:208 26

A nem félévente ismétlődő rendezvények alkalmával, a meghívókat a megszokottnál korábban igyekeztünk elküldeni. A résztvevőknek időt kellett biztosítanunk arra, hogy az eseménnyel kapcsolatos összes teendőkről (például a repülőjegy- és szállodafoglalásról) időben gondoskodhassanak. Az elnökségi rendezvényekre szóló meghívót delegációk és nem személyek részére küldték el. Kivételek természetesen itt is voltak, indokolt esetekben például személyre szabottan küldtük el a meghívókat (ilyen rendezvény volt a Keresztény- iszlám- zsidó párbeszéd konferencia). Az országokat külön-külön delegációk képviselték, ezért a meghívókat egységesen küldték ki minden meghívott delegációnak. A különbség köztük a megadott kódokban jelent meg. Az elnökségi meghívó három különböző elemből állt össze, melyek a következők: 1. Meghívólevél 2. Előzetes programterv 3. Practical information (hasznos tudnivalók) 5.8.1

Meghívólevél

A meghívónak tartalmaznia kellett a következő elemeket: o A „Meghívó” szót o A meghívó nevét és rangját o A megívott nevét o Az alkalmat, amely kapcsán megrendezik az eseményt o A rendezvény műfaját o A rendezvény helyét és pontos idejét 5.8.2

Előzetes programterv

Az előzetes programtervet csatolva küldtük a meghívólevéllel együtt. A programtervben (draft) még nem szerepeltek a rendezvény végleges részegységei, a pontos ütemterv, azonban nagyobb körvonalakban megmutatta, hogy a rendezvény egésze milyen napirenddel fog működni.

27

A résztvevők számára már ez is segítséget jelentett, mivel a rendezvényre a megadott témakörökből előzetesen felkészülhettek. A felkészülés pedig megkönnyítette a meghívott delegációk véleményének, álláspontjának közelítését. A programtervben gyakran feltüntették az előadók nevét, illetve a szekcióülések témaköreit. Mivel a szekcióülések egymással párhuzamosan (egy időben) zajlottak, a vendégeknek választaniuk kellett, melyiken kívánnak részt venni. Az előzetes programterv alapján így ezt már korábban eldönthették, és a szervező felé azt visszajelezték. Ennek köszönhetően kiszámíthatóbbá vált, hogy a különböző szekciókat mekkora befogadóképességű termekbe kell majd elosztanunk. 5.8.3 A

Practical information

hasznos

információkat

tartalmazó

szöveget

(practical

information)

is

a

meghívólevélhez csatoltuk, az előzetes programtervvel együtt. A practical information elkészítése (minden rendezvényre külön) elengedhetetlen volt a magyar elnökség féléves periódusa alatt, hiszen ez tartalmazta a leghasznosabb információkat a rendezvény körülményeiről. A külföldi delegációk számára - akik még esetleg sosem jártak még Magyarországon-, ez a fajta „útbaigazítás” tényleges segítséget nyújtott számukra, és a hazánkról alkotott pozitív véleményüket növelte. Lássuk is tehát, hogy ez az igen fontos szöveg milyen információkat tartalmazott. A practical information részei: 1. A delegációk regisztrálása Az első fontos információ: hogyan is tudják a delegációk regisztrálni magukat. A regisztrációs holnap pontos címét itt adtuk meg, valamint a bejelentkezéshez szükséges felhasználó nevet és jelszót. Előre értesítettük a résztvevőket, hogy a regisztrációhoz fényképfeltöltésre is szükségük lesz, melynek méretét és egyéb feltételeit is leírtuk. 2. A rendezvény helyszíne Tájékoztattuk a résztvevőket a rendezvény helyszínének legpontosabb címéről (gyakran egy térképet is csatoltunk, amelyen a helyszíneket színes körökkel jelöltük meg), esetleg a helyszín internetes elérhetőségéről (ha volt).

28

Itt tüntettük fel azt is, hogy a rendezvény ideje alatt a résztvevők rendelkezésére áll-e majd fénymásoló vagy nyomtató, esetleg lesz-e internethozzáférés. 3. Szállás A szinteknek megfelelően 3-4 szállodát is (3*,4* vagy 5*) felajánlottunk a vendégek részére (a rendezvény helyszínéhez legközelebbi szállodákat). Megadtuk a választható szobatípusokat és azok elnökségi árát is. Ebben a pontban még egyszer felhívtuk a figyelmüket arra, hogy az elszállásolás költségei kire hárulnak (ez szintektől függően eltért). Mivel a foglalást minden delegáció saját magának kezdeményezte, minden szálloda telefonszámát, internetes honlapját és az elnökségi árakhoz szükséges kódot is megadtunk. 4. Szállítás Ebben a pontban - rendezvénytől függően- leírtuk, hogy a szervező milyen szállítást biztosít a vendégek számára. 5. Tolmácsolás Megadtuk a rendezvény alatt alkalmazott tolmácsolás típusát. Ez 3/3-as illetve 6/6-os tolmácsolás lehetett. 6. Információk a közlekedésről Ebben

a

pontban

leggyakrabban

a

repülőtér-szálloda

útvonalra

legalkalmasabb közlekedési eszközöket mutattuk be. Majd megadtuk a repülőtér címét és telefonszámát; néhány taxi társaság elérhetőségét; a reptéri buszok gyakoriságát és tömegközlekedési útvonalakat. 7. Látnivalók, érdekességek Az utolsó pontban több, Magyarország és Budapest látnivalóiról szóló internetes honlapot tüntettünk fel.

29

5.9 Regisztráció Az elnökségi rendezvényszervezésben két hasonló, de mégis különböző jelentést párosíthatunk a regisztráció szóval. Az egyik fajta regisztráció a rendezvényen való megjelenéshez szükséges (körülbelül egy hónappal előtte), míg a regisztráció másik típusa a rendezvény napján történik, amely pedig a vendég belépéséhez elengedhetetlen. Időrendben haladva, először az online regisztrációs rendszert, majd a helyszíni regisztrálást mutatom be. 5.9.1

Online regisztrációs rendszer

Ezt a regisztrációs rendszert a félévenként váltakozó soros elnökségek ideje alatt tartják bevett szokásnak, eljárásnak. Azért került bevezetésre, hogy a rendezvények időpontjai előtt akár már több héttel lehetőségünk

legyen

a

vendégek

létszámának

meghatározása,

esetleg

azok

átvilágítására. Emellett, a szervezőknek hatalmas segítséget nyújtott a programok, étkezések, kulturális programok illetve a szállások kiválasztásánál is. A magyarországi regisztrációs rendszert a Köztársasági Őrezred üzemeltette és felügyelte. A regisztrációs rendszer alkalmazásának elsődleges szerepe a biztonság teljes körű megteremtése volt. Fontos volt azt is tudnunk, hogy a meghívottaknak milyen biztonsági védelemre volt szükségük. Ahogy azt a meghívóknál már említettem, a practical information tartalmazta (minden delegáció számára egyénileg) a regisztrációhoz szükséges felhasználónevet és jelszót. Ezzel regisztrálhatták magukat a vendégek, vagyis itt jelezhették, hogy a meghívottak közül pontosan mely személyek kívánnak majd részt venni a rendezvényen. Fontos volt odafigyelni a regisztrálásra, mivel előzetes regisztráció nélkül a rendezvényre belépni tilos volt. A regisztrált személyeket ugyanis –a regisztrációs űrlapok kitöltése utánátvizsgálták, ezzel megakadályozva az esetlegesen felmerülő problémákat. A regisztrációs rendszert a Köztársasági Őrezreden kívül a minisztériumok is kezelhették. Magasabb szintű rendezvényeknél ez természetesen főleg a Külügyminisztérium feladata

30

volt, alacsonyabb szinteken pedig a tárcák figyelték és irányították a rendezvényre meghívottak regisztrálásának folyamatait. A regisztrációt általában a rendezvény időpontja előtt 7-10 nappal zárták be, ennek köszönhetően a szervezők már a vendégek pontos létszámával fejezhették be az előkészületeket. A rendszernek kétféle megjelenése volt. Az egyiket a delegációk, a másikat pedig a szervezők használhatták. A regisztrációt mindkét oldaláról szeretném bemutatni. Résztvevői felület A résztvevők számára (ahogyan azt korábban kifejtettem) a meghívó tartalmazta a regisztráláshoz szükséges felhasználó nevet és a jelszót (minden delegáció számára egyéni). Miután a belépés sikerült, a vendégek oldalán először a kötelezően kitöltendő (*-gal jelölt) mezők jelentek meg. Itt a következő adatokat kellett megadniuk: név; születési hely és időpont; útlevélszám vagy személyigazolvány szám; nem; nemzetiség; fénykép. A fénykép feltöltése is kötelező volt, itt néha problémák jelentkeztek, mivel a rendszer sajátossága volt, hogy csak egyfajta képformátumot fogadott el. (Az elfogadott képformátum: jpeg/ 3 M/ 480x 640 pixel.) A kötelező mezők kitöltése után további (kiegészítő) adatokat adhattak meg magukról a résztvevők. Ha a szervezőket nézzük, számukra talán ezen adatok megadása jelentette a legnagyobb segítséget. Itt választhatta ki ugyanis a résztvevő például azt a szekciót, amelyiken részt kívánt venni; azt, hogy igényel-e reptéri szállítást; melyik szállodában foglalt magának szobát; melyik légitársasággal és mikor érkezik valamint hogy kíván-e valamelyik kulturális programon részt venni. Érdekességként kiemelném, hogy magasabb szinten a résztvevő gyakran kísérőt is hozott magával a rendezvényre. Ekkor, a regisztrálásnál mindenféleképpen fel kellett tüntetnie ezt a szándékát, illetve, ebben az esetben a kísérőre is vonatkozott a kötelező adatok megadása.

31

Mivel egy felhasználónév nem egy személyt, hanem egy egész delegációt jelölt, a regisztrációt a delegációtagok együttesen végezhették, vagy számos esetben a delegációs tagok regisztrálásáért egyetlen személy volt felelős. Miután az egyik résztvevő adatait sikerült kitölteni és lementeni, a következő résztvevő adatainak megadásával folytathatták a regisztrálást. A szervezők előzetesen pontosan megadták, hogy egy delegáció hány főből állhat. A már regisztrált személyek közül pedig kiválaszthatták, hogy ki delegációs tag illetve ki a delegációvezető. Szervezői felület A regisztrációs rendszer szervezői felülete eltér a résztvevői megjelenéstől, attól sokkal összetettebb, sokrétűbb. A szervezők mindegyikének egyéni felhasználó neve és jelszava van, amelyet kizárólagosan saját maga használhat. A szervezők feladata, hogy a kötelező mezőkön kívül eldöntsék, hogy milyen további kérdésekre adhassanak választ a résztvevők. A szervező hozta létre magát a rendezvényt is a rendszerben, ott megadta annak időpontját és helyszínét. A szervező adta meg a meghívott delegációk listáját, azok létszámát és minőségét (például: delegációvezető). Az opcionálisan kitölthető mezőket a rendezvénytől függően hozhatták létre. Minden rendezvény alkalmával változtak az opcionálisan megválaszolandó kérdések. Ezek közé tartozott például a szálloda kiválasztása. A szervező itt a kiajánlott szállodákat (4-5 szálloda) vitte fel lehetséges válaszoknak, melyek közül a résztvevő a legördülő menüben egyet kiválaszthatott. A szállodán, a repülőtéri érkezésen, a kulturális programom kívül válaszolhatott arra a kérdésre is például, hogy milyen nevet szeretne feltüntetni a névtábláján. Mivel szakdolgozatom írásakor a magyarországi elnökségi félév már befejeződött, a következőkben szeretnék a rendszer működéséről beszélni hazánkban. A rendszer alkalmazása során - saját tapasztalataimra is támaszkodva- találkozhattunk a rendszer előnyeivel és hibáival egyaránt. Egyértelműen a rendszer előnyei közé tartozott, hogy az egységes volt és minden tárca használhatta. Közösen megrendezett események szervezésénél ez hatalmas előnyt jelentett, 32

sok felesleges egyeztetést kerülhettünk el használatával. Továbbá, a rendezvényeket egy időben több szervező is megtekinthette, szerkeszthette. Mivel a szoftvert az előző elnöklő országtól átvettük, a rendszer automatikus volt, tehát ugyanazon sablonokat, sémákat használhattuk minden rendezvénynél. A rendezvények különbözősége szerint viszont más és más opcionálisan megválaszolható kérdéseket tehetett fel a szervező (mivel például a szállodák listája és a kulturális programok is minden eseményen eltérőek voltak). Ugyanakkor a szervező munkáját segítette az is, hogy az adatokat excel és pdf formátumba is lementhette, kinyomtathatta. Végül, szűrő használatával pillanatok alatt kideríthettük, hogy például hány fő számára szükséges vegetáriánus, liszt érzékeny vagy esetleg másfajta étkezést biztosítani. A rendszer használata során természetesen hibái is felszínre kerültek, ám azok száma nem volt számottevő. Hátránynak említeném meg azt, hogy míg a szervezői oldal három nyelven (angolul, franciául és magyarul) volt elérhető, a résztvevői oldalon csak az angol és magyar nyelvek álltak rendelkezésre. Emellett, a rendszer néhány alkalommal nem volt elérhető, vagy esetleg használat közben kiléptette a szervezőt a rendszerből. A magyar szervezők - véleményük szerint- megváltoztatták volna a kötelezően kitöltendő mezők listáját. Ennek oka, hogy több résztvevő sem vette figyelembe a többi mező kitöltését, amely talán a szervező szempontjából a legfontosabb információkat tartalmazta. Fontos lett volna például az érkezés dátumának, időpontjának megadása, hiszen azokon a rendezvényeken, amelyeken reptéri szállítást biztosítottak, ezen adatok hiányossága megnehezítette az előkészületeket.

5.9.2

Helyszínen való regisztrálás

Az elnökségi rendezvények alkalmával minden eseményen helyszíni regisztrálás is történt. A cél természetesen ekkor is a teljes körű biztonság megteremtése volt, hiszen a regisztrálás során csak azokat a személyeket engedtük be a rendezvényre, akik előzetesen már online regisztráltak, és adataikat leadták.

33

A regisztráció a bejáratnál történt, ahol több regisztrációs asztalt is kihelyeztünk. A munkatársak a regisztrációnál ellenőrizték az érkező vendégeket és számunkra útbaigazítást adtak. A bejárat mindkét oldalán voltak regisztrációs asztalok, melyeket az különböztette meg egymástól, hogy mialatt az egyik oldalon regisztrálták azokat a résztvevőket, akik vezetéknevének kezdőbetűje az abc első feléhez tartozott, addig a másik oldalon az abc másik feléhez tartozó kezdőbetűjű vendégeket regisztráltuk. Miután a vendég megtalálta a számára megfelelő regisztrációs asztalt, ott a nevét kikeresték, és ha az a regisztráló névlistáján szerepelt, azt aláírva bemehetett a rendezvény területére. Minden résztvevő névkitűzőt (badge) kapott, amelyen a nevén kívül szerepelt még az országa, delegációja, vagy esetleg az az intézmény, ahonnan ő a meghívottak közé került. A badge általában átlátszó műanyagból készült névkitűző, melyet az elnökségi rendezvényeken nyakba akasztva használtak. A badge használata kötelező volt, ezt hordaniuk kellett az épületben és csak ezt viselve engedték vissza őket a rendezvényre. A badge-n általában feltüntettük az adott rendezvény logóját is (abban az esetben, mikor a rendezvénynek volt). A badge szolgálta a szervezők és a résztvevők megkülönböztetését is. A szervezők névkitűző ugyanis csak a név és a staff/organizer (szervező) felirat állt. Több rendezvényen -a még egyszerűbb megkülönböztetés érdekében- a nyakba akasztó pánt színe is eltért a szervezőknek készített badge-től. A névkitűzőn kívül a vendégek a regisztrációs asztalnál kapták meg a pontos programtervet, az ajándékokat és kiadványokat is (ha a rendezvény témakörében volt ilyen). A Budapesten megrendezett eseményeken, a regisztrációs asztalokon egy Budapest térképet valamint a budapesti látnivalókat is tartalmazó programfüzetet is kaphatott a résztvevő, ha erre igényt tartott. A regisztrációt követően a házigazdák személyesen fogadhatták, üdvözölhették a vendégeket. Mivel a külföldi vendégek gyakran nem ismerték az elnökségi helyszíneket, az ő útbaigazításukat és a konferencia termekhez való kísérésüket több hostess is segítette.

34

A miniszteri szintű rendezvényeknél, a regisztrációnál is különösen oda kellett figyelnünk a részletekre. A miniszteri szintű rendezvények alkalmával, a vendégek online regisztrációja során igényelt képüket a névkitűzőre is kinyomtattuk, hiszen ezen a szinten a biztonsági elvárások ezt megkövetelték. A helyszíni regisztrálást követően a regisztrációs asztalok mellett biztonsági kapukat is felállítottak a vendégek táskáinak, ruháinak átvizsgálására. A miniszterek, védett személyek és a VIP vendégek belépése és regisztrációja is másik bejáratnál történt (Gödöllőn a lovardai bejáratnál). Ők kitüntetett figyelmet és biztonságot érdemeltek, tehát nem várakoztathatták meg őket a regisztrációs asztalnál esetlegesen felgyülemlő sorokban.

5.10 Ültetés Az ültetési rend sok mindent meghatározhat, ezért protokolláris rendezvényeknél nélkülözhetetlen odafigyelni, hogy milyen ültetési formát alkalmazunk. Az ültetés megmutatja a rangsorolási különbségeket, meghatározza a kényelmes elhelyezkedést és ezért segítséget is nyújthat az ismerkedésben. Az ültetési rendek közül a magyarországi elnökség alatt legtöbbször alkalmazott típusokat szeretném bemutatni.

A leggyakrabban a színházsoros és a karám- asztalos ültetési

rendeket használtuk a rendezvényeken. 5.10.1 Színházsoros ültetés Ezt az ültetést általában konferenciákon alkalmaztuk. Itt a hallgatóság egymás mögötti sorokban ül - akárcsak egy színházban- és egy elnökségi asztalt helyeztek el velük szemben. Ennél az ültetésnél, már az előkészületekben nagyon oda kellett figyelnünk a résztvevők pontos létszámára, ugyanis annyi széket kellett biztosítanunk, hogy minden résztvevő helyet tudjon foglalni. Gyakran több széket is elhelyeztünk, annak érdekében, hogy még kényelmesebben elférjenek a vendégek (például laptop használatakor több székre is szükségük volt). A színházsoros ültetésnél több helyen is biztosítani kellett az átjárást, vagyis a soroknak nem volt szabad túl hosszúnak lenniük. Abban az esetben, ha valakinek ki kellett jutnia a

35

teremből, a rövid sorok miatt nem kellett az egész hallgatóságon keresztül mennie, zavartalanul elhagyhatta a konferenciát. Több rendezvényen is számítanunk kellett arra is, hogy a résztvevők jegyzetelni fognak. Erre az esetre olyan székeket biztosítottunk, amelyek oldaláról egy kis asztalkát lehetett felhajtani, ha szükség volt rá. Az elnökségi asztal általában egy magasított emelvényen, pulpituson volt elhelyezve, és a hallgatóságtól körülbelül 2-3 méterre helyezkedett el. Az elnökségi asztal közepén minden esetben az elnökséget (Magyarországot) képviselő személy ült, aki egyben a levezető elnöke is volt a rendezvénynek. A levezető elnökön kívül a pulpituson általában 3-5 ember ült, ők a rendezvényen előadóként vettek részt. Az elnökségi asztal mellett gyakran úgynevezett szószéket is állítottunk, amely azt a célt szolgálta, hogy az éppen beszédet mondó előadó a legnagyobb figyelemben részesülhessen, a hallgatóság csak rá figyeljen. A szószék magassága általában 120-140cm, rajta mikrofont helyeztünk el. A szószéknek alkalmasnak kellett lennie papírok és egy pohár víz elhelyezésére is. Az elnökségi asztalt a földig el kellett takarnunk, ezt általában a magyarországi soros elnökség logójával tettük. Az asztalon ásványvizeket, poharakat, mikrofonokat és a névtáblákat helyeztünk el. A névtáblák szerepe is ugyanolyan jelentőséggel bírt, mint a névkitűzőké (badge). Az előadók nevét egy kétoldalú táblára írtuk ki. Így az előadó könnyen megtalálhatta a helyét illetve a közönség is megtudhatta az aktuálisan beszélő előadó nevét. Az előadók vezetéknevének minden betűjét nagybetűvel, míg keresztnevét - kezdőbetűje kivételével-, kisbetűvel írtunk. A név alatt az előadó országát tüntettük fel. Az Európai Unió és az adott rendezvény saját logója is szerepelt a névtáblákon. Abban az esetben, mikor a rendezvény napján több előadó is beszédet mondott, azokat témakörök alapján csoportosítottuk, az ülések közé pedig szüneteket iktattunk be (kávészünet, ebédszünet). Ekkor - a levezetőelnökön kívül- az előadók névtábláját ki kellett cserélnünk. A már beszédét elmondó előadók ilyenkor az első sorban foglalhattak helyet. Ezeket a székeket a 36

rendezvény kezdete előtt ugyanúgy – de kisebb névtáblákkal- meg kellett jelölnünk számukra. 5.10.2 Karám asztalos ültetés A karám asztalos ültetés lényegében egy olyan ültetési mód, amelynél a vendégek asztalai hosszúkás téglalapformát alkotnak, de köztük légüres belső tér van. Itt minden résztvevő láthatja egymást. A következőkben bemutatom az úgynevezett „tanácsi ültetést”, amelyet a soros elnökségek alatti rendezvényeken használnak, és amely külön szabályok alapján történik. Mivel ez az ültetés is az elnökségi rotációs rendszert követi, az országok képviselőinek helye félévenként egy székkel jobbra tolódik. A karám asztal egyik (keskenyebb) végén mindig az Európai Bizottság meghívott tagjai ülnek, a velük szemben lévő oldalon pedig mindig az éppen elnöklő ország (jelen esetben: Magyarország) képviselteti magát. Az elnökségtől balra ülnek az előző félévek soros elnökei időrendben. Ebben a félévben tehát Magyarország, - mint a soros elnök- foglalta el az asztal egyik keskenyebb felét (szemben a Bizottsággal), mellette baloldalt ült Belgium, mellette Spanyolország, Svédország és így tovább. Az elnökség melletti jobb oldalon ismét Magyarország foglalt helyet, mellette pedig a következő félévek elnökei. Ezen rendezvényeken a meghívottak magukkal hozhattak szakértőket. Mivel a szakértők a miniszter munkáját segítették, ők részt vettek az ülésen. Az ültetésnél megfigyelhettük, hogy a miniszter közvetlenül a névtáblája mögött ült. Az ő széke mögött pedig 2 sorban 2-2 széket elhelyezve ültek a szakértők és a meghívott vendég felesége. Éppen ezen tényezők miatt, a karám asztalos ültetésnél külön figyelmet kellett arra is fordítanunk, hogy a székek ne kerüljenek túl közel egymáshoz, hiszen akkor a miniszterek illetve segítőik egymást zavarták volna. Az asztal így viszont hatalmas nagyságúvá alakult, a résztvevők nem minden esetben láthatták a hozzászólókat. Ezt a problémát hatalmas tv képernyőkkel oldottuk meg,

37

melyeket az asztalok közötti üres térben helyeztünk el, és kamerák segítségével kivetítettük az éppen beszélő résztvevőt.

5.11 Elnökségi arculat Talán megemlíthetem, hogy számomra ez a fejezet a legkedveltebb. A szakmai gyakorlatom során ugyanis napról-napra találkozhattam az elnökségi arculattal, a logóval, a helyszíni dekorációkkal. A soros elnökségek arculata minden tagállam számára meghatározó. Először is azért, mivel ezek különböztetik meg (vagy például a trió elnökségében fűzik össze) az elnöklő országokat. Minden ország más és más dekorációt alkalmaz, ezért az arculat úgymond az adott ország védjegyévé válik. Mivel az elnökségi félév során rengeteg helyen megjelentek ezek az elemek, az emberek közelebb kerülhettek és magukénak érezhették az elnökségi rendezvényeket, eredményeket. Az arculat fontossága, hogy egy egységes vizuális megjelenést biztosítson a magyarországi elnökségnek, amely egyértelműen azonosítja azt és minőségével, kialakításával teljessé teszi. Annak érdekében, hogy 2011 első rendezvényein a dekorációt már használhassuk, a tervezések és kiválasztások már a 2010-es év folyamán megvalósultak. Magyarország minden egyes részletre gondosan odafigyelt, az arculati elemeket gondosan választotta ki. A kiválasztott elemeknek harmonizálniuk kellett mind színekben, mind pedig formailag. Az egyik mérvadó szempont a magyarság és a hagyományőrzés tükrözése volt. A következő alfejezetekben felsorolom és bemutatom azokat az elnökségi arculatunkhoz tartozó elemeket, melyek mind külföldön, mind pedig hazánkban képviselték országunkat 2011 első félévében. 5.11.1 Justus Lipsius épülete - Brüsszel A Tanács brüsszeli székházának átriumát – a hagyományok szerint- minden félévben az aktuális soros elnök díszíti fel.

38

Ebben az épületben tartják a Tanács és a különféle munkacsoportok üléseit, ahol így minden ott dolgozó és odalátogató vendég bepillantást nyerhet az elnöklő ország történelmébe, kultúrájába. Az épület homlokzatára 2011 januárjában felkerült az elnökségi logó, és ezzel egyidejűleg egy 202 négyzetméteres kultúrtörténeti szőnyeget fektettek le a brüsszeli székházban.25 A szőnyegen végighaladva megismerkedhettünk Magyarország történelmével, kultúrájával és tudományával. A szőnyegen többek között megjelent Szent István, Mátyás király, Vasarely, Liszt Ferenc, egy Zsolnay kerámia, egy golyóstoll, egy légcsavar, a Mátyás templom, az Esterházy kastély, egy Sissit (Erzsébet királynét) lovaglás közben ábrázoló kép, a turulmadár, a kokárda és így tovább azok a pillanatok, események és tárgyak, amelyek Magyarországhoz kapcsolódnak. A szőnyegen kívül az épület halljában Olvasóligetet alakítottak ki. Volt itt Rubik kocka alakú könyvespolc (amelyen magyar szerzők idegen nyelvre lefordított alkotásait lehetett elolvasni) és zenélő fotel is. 5.11.2 Elnökségi logó A magyar elnökségi logóról már néhány szót említettem az elnökségi trió bemutatásakor. A spanyol- belga- magyar elnökökből álló trió 2009-ben közösen választotta ki az elnökségi logót, amely az „e” és „u” betű összekapcsolásából alakult ki. A közös logóból kiindulva a magyar logó csak színeiben tért el a másik két országban használttól. A két betű ugyanis Magyarországon a piros- fehér- zöld színösszeállításból formálódott ki, a nemzeti színeinket hangsúlyozva. A mindennapi életben talán ezzel a logóval találkozhattunk legtöbbször az elnökségi dekoráció más elemeivel ellentétben. A budapesti elnökségi épületek közül például (csak néhányat említve) a Stefánia Palota, a Budapesti Gazdasági Főiskola, a Néprajzi Múzeum illetve a Liszt Ferenc repülőtér homlokzatán is megjelent az elnökségi logó. Az

épületeken

kívül

azonban

minden

más

elnökséggel

kapcsolatos

témánál

megfigyelhettük a logó megjelenését. Az elnökségi meghívókon, a rendezvények alatt használt névkitűzőkön és névtáblákon, a programfüzetekben, a menüsoron, az elnökségi honlapon illetve a rendezvényi helyszínek belső épületeiben is feltüntették az elnökségi logót. 25

http://www.eu2011.hu/hu/hir/szonyegre-almodott-magyar-kulturtortenet (letöltve: 2011. augusztus 2.) 39

A

logó

használata

azonban

nem minden esetben volt engedélyezett, azt a

Külügyminisztérium a következőket figyelembe véve engedélyezhette: „A hivatalos magyar EU-elnökségi logó használatát csak olyan rendezvény esetében támogatja a Külügyminisztérium, amelynek tartalma, minősége, üzenete illeszkedik a magyar EUelnökség programjához és profiljához, továbbá megfelel a magyar EU-elnökség szellemiségének.”26 5.11.3 Dekoráció Roll-up A roll up (más néven háttértábla) minden rendezvényen megjelent és általában az elnökségi logót ábrázolta. Általában a bejáratnál vagy a regisztrációs asztalok mellett kerültek kiállításra, azonban több helyszínen a termekben is használták ezeket a táblákat. A roll up segítségünkre szolgált abban is, hogy a rendezvények helyszínén rajtuk keresztül a magyar történelmi alakok, helyszínek, épületek és esetleg gasztronómiai fogások is bemutatásra kerülhessenek a vendégek számára. A gödöllői kastély egyik folyosóján például a résztvevők 10-12 roll up mentén röviden megismerkedhettek hazánk múltjával és jelenével. Elnökségi szőnyeg A rendezvények másik kelléke az elnökségi szőnyeg volt. A résztvevők már belépésükkor találkozhattak a szőnyegekkel, céljuk itt is a magyar elnökségi arculat megjelenítése volt. A szőnyegek a magyar elnökségi logó betűit körvonalazták, a szőnyeg alapszíne pedig élénkzöld volt. Útbaigazító táblák Kihelyezésük nélkülözhetetlen volt az elnökségi rendezvények alatt. Feladatuk a vendégek útbaigazítása volt (a szervezők és hostessek segítségén kívül). A táblák mérete, formája, színe és betűtípusa is teljesen megegyezett minden elnökségi helyszínen. 26

http://www.euvonal.hu/index.php?op=kerdesvalasz_reszletes&kerdes_valasz_id=1637 (letöltve: 2011. augusztus 3.) 40

A táblákat követve a résztvevők egyszerűen megtalálhatták a regisztrációs asztalokat, a konferenciatermet, a szekcióülések termeit, a mosdókat, a technikai helyiségeket és a kijáratokat is. Az adott rendezvény saját logója Azért említeném meg ezeket a logókat is, mivel a rendezvények többsége rendelkezett saját logóval. A saját logókat általában több helyen is megjelenítettünk, a magyar elnökségi logóval együtt. Használtuk őket például a névkitűzőkön és névtáblákon, az épületek belső falán felfüggesztve és a programfüzetekben is. Zászlók Az épületek homlokzatán és belső termeiben általában kifüggesztésre került az Európai Unió és Magyarország zászlaja is. Voltak azonban olyan rendezvények is, amikor minden delegáció zászlaja megjelent az ülések, konferenciák alkalmával. Pulpitus A pulpitusról már szó került az ültetési rendek fejezeténél. A pulpitus feladata, hogy az elnökségi asztalt, illetve a szószéket kiemelje, ezáltal a közönség figyelmét a pulpituson ülő/álló személyekre vonja. A pulpitust általában az első soroktól (színházsoros elrendezésnél) 2-3 méterre helyezték el. A pulpituson lévő asztalokat, szószéket elölről eltakarták, melyek lehetőséget adtak a magyar elnökségi illetve a rendezvény saját logójának kihelyezésére. Virágok A virágdíszítés kiválasztása odafigyelő munkát igényelt, hiszen azoknak frissnek, igényesnek, ugyanakkor visszafogottnak és az elnökségi arculatba illeszkedőnek kellett lenniük. Az elnökségi asztalon nem helyezhettek el virágokat, hiszen azok akadályozták volna az előadók illetve névtábláik láthatóságát. Az asztal előtt illetve mellett azonban az elnökségi rendezvényeken a magyar színeket képviselő virágokból készült dekoráció.

41

5.12 Elnökségi ajándékok Az elnökségi szokásoknak megfelelően a Magyarországra érkező delegációknak ajándékcsomagokkal kedveskedtünk az elnökségi rendezvények alkalmával. Az ajándékokkal a külföldi vendégek közelebb kerülhettek a magyar kultúrához, hagyományokhoz és tudományokhoz. Az ajándékok kiválasztása hosszadalmas munkát igényelt, hiszen rengeteg, hazánkat jelképező ajándék ötlete merült fel. Az elnökségi arculat az ajándéktárgyakon is megjelent. A tárgyakat zöld alapszínnel és az elnökségi logóval látták el. Az ajándékok mindegyikének csomagolása pedig a környezetvédelem érdekében újrahasznosítható papírból készült. Az elnökségi ajándékok értéke és az ajándékozás gyakorisága is megváltozott az uniós gyakorlatok szerint, a világgazdasági válságra való tekintettel.27 Az ajándékozás gyakoriságát nézve tehát, minden vendég csupán egy alkalommal kaphatott ajándékcsomagot, abban az esetben is, ha az elnökség ideje alatt több rendezvényre is hivatalosan érkezett. A végső döntésnél praktikussági szempontokat is figyelembe vettek. Ennek jegyében a csomagok egyike sem tartalmazott például bort, melyet a vendégek repülőgéppel való utazása indokolt. Mivel a számos vendég csak kézipoggyászt hozott magyarországi utazására, a borokat nem tudták volna a repülőgép fedélzetére magukkal vinni. Az ajándékcsomagok átadása a vendég érkezésekor történt. Az ajándékcsomagok tartalma minden elnökségi szinten eltérő volt. Ennél a csoportosításnál maradva - szintek szerint- szeretném bemutatni az ajándékcsomagok tartalmát.28

27

http://napiaszonline.hu/aktualis/rubik_kockat_kap_ajandekba_a_hazankba_erkezo_delegacio_26288 (letöltve: 2011. augusztus 3.) 28 http://hir3.hu/index.php?hir=magazin&hirid=50448&kat=2 (letöltve: 2011. augusztus 4.) 42

5.12.1 VIP kategória Az ebbe a kategóriába tartozó vendégek ajándékai: o Egy pár –az elnökségre készült- herendi csészét alátéttel o Herendi kitűző o Zöld vagy piros selyem nyakkendő/ sál o Lézeres toll o Rubik kocka (logós díszdobozban) o Elnökségi dosszié és jegyzettömb o Post-it o Közép kategóriás toll logós díszdobozban o Nyakpánt o Papírtáska 5.12.2 Miniszteri kategória A résztvevők csomagjában hely került egy úgynevezett „magyar találmányok” dobozának is, melynek célja az innovatív Magyarország bemutatása volt. A csomag tartalma: o Herendi kitűző o Liszt Ferenc CD o Nyakkendő/sál o Rubik-kocka (logós díszdobozban) o Elnökségi dosszié és jegyzettömb o Post-it o Közép kategóriás toll díszdobozban o Nyakpánt o Logóval ellátott papírtáska 5.12.3 Vezetői kategória A vezetői rendezvények vendégeinek ajándéktárgyai:

43

o Rubik-kocka (logós díszdobozban) o Nyakkendő/ sál o Közép kategóriás toll díszdobozban o Elnökségi dosszié és jegyzettömb o Nyakpánt o Post-it o Fehér (logóval ellátott) vászontáska 5.12.4 Szakértői kategória A szakértői rendezvényeken átadott ajándékok listája a következő: o Nyakkendő/sál o Liszt Ferenc CD o Egyszerű (környezetbarát) toll o Elnökségi dosszié és jegyzettömb o Post-it o Nyakpánt o Fehér (logóval ellátott) vászontáska

5.13 Catering A catering szolgáltatók feladatai igen sokrétűek voltak az elnökség ideje alatt, hiszen teljes mértékig alkalmazkodniuk kellett az előre meghatározott programtervezetekhez. Minden étkezésnek pontosan, időben kellett rendelkezésre állnia. Továbbá, váratlan helyzetekre is fel kellett készülniük, hiszen több rendezvényen is előfordult, hogy az előre eltervezett szünetekhez képest a résztvevők korábban vagy esetleg később távoztak a konferencia termekből. Ezekben az esetekben rögtön reagálniuk kellett az eseményekre, mindig készenlétben kellett állniuk a pincéreknek. A személyzet létszámának meghatározásában sem lehetett hibázni, mivel elegendő felszolgáló nélkül az étkezések ideje is meghosszabbodott volna, és a vendégeknek a megszokottnál több időre lett volna szükségük étkezéseik elfogyasztásához. A felszolgálást és kiszolgálást tehát gyorsan és gördülékenyen kellett kivitelezni.

44

5.13.1 Étkezések Az ebédet javasolt volt a konferencia helyszínén vagy ahhoz nagyon közeli helyszínen lebonyolítani. A soros elnökség rendezvényein általában a helyszíneken alakították ki az álló illetve ültetett fogadásokra, ebédekre alkalmas termeket. Az ebéden kívül a rendezvények ideje alatt kávészüneteket is tartottunk a résztvevők számára. A kávészünetek időtartama általában 20-30 perc volt, amikor a vendégek kávéval, teával, üdítővel illetve aprósüteményekkel frissíthették fel magukat. A többnapos rendezvények alkalmával gyakran sor került díszvacsora megrendezésére. A vacsorán ültetési rendet használtunk, jellemző volt a többfogásos menü, a díszes menülap és az asztaldíszek is. A díszvacsora ünnepélyes hangulatú volt, a vendégeket a házigazdák a bejáratnál fogadták, és számukra pohárköszöntőt mondtak a vacsora kezdete előtt. Minden étkezésnél fel kellett tüntetnünk az ételek nevét (magyarul és angolul egyaránt). A svédasztalos étkezéseknél ezeket kártyák jelölték, míg a díszvacsorákon menükártyákon sorolták fel a vacsora fogásait. A magyarországi soros elnökség rendezvényeinek ételeiért egyetlen chef volt felelős, akit az elnökség idejére szerződtettek. A gasztronómiai tanácsadó posztot Ruprecht László nyerte el, pályázat útján. Az ő társaként említhetjük meg Gál Helgát, az első magyar női sommeliert, aki pedig a borok kiválasztásáért volt felelős az elnökségi rendezvényeken. Mindkettejük feladata volt, hogy a rendezvények alkalmával a magyar ételek és borok is főszerepbe kerülhessenek, ezáltal a gasztronómia területén keresztül is megmutathattuk Magyarország hagyományait, értékeit. 5.13.2 Elnökségi borok Az elnökségi borok kiválasztásánál nemcsak a borok minőségére figyeltek oda, hanem arra is, hogy a rendezvények asztalain az ország különböző borrégiói képviseltessék magukat.. A közel 250 borból a zsűri választotta ki a legjobb borokat, amelyeket 3 kategóriába soroltak (A, B és C csoport).

45

A csúcsminőségű borokat (C csoport) olyan borok közül választották ki, amelyek már elnyerték az „Év bortermelője/borásza” vagy az „Év pincészete” címet. Ezeket, a C kategóriába besorolt borokat szolgálták fel a legmagasabb szintű rendezvényeken.29 Végül 28 féle vörös-, és 31 féle fehérbor került kiválasztásra, melyek közül mindig az került felszolgálásra, amely az adott rendezvény menüsorával leginkább harmonizált.30 Érdekességként említeném meg, hogy a Magyarországot követő soros elnök – Lengyelország- közel 20 féle magyar bort választott ki, amelyeket a 2011 második félévében megrendezett eseményeken szolgálnak fel. Ennek köszönhetően a magyar borok népszerűsítése tovább folytatódhatott.

5.14 Kulturális programok A többnapos rendezvényeknél gyakran kulturális programokat is szerveztünk a vendégek részére, amelyek izgalmasabbá tették a rendezvényt. A konferenciák résztvevői gyakran kimerülnek a fárasztó tárgyalások után, ezért a fakultatív programok kikapcsolódást jelenthetnek számukra. Ezenkívül, a kulturális programokon való részvételkor a vendégek megismerhetik a vendéglátó ország látnivalóit, hagyományait is. A magyarországi elnökségi rendezvényeken sem történt ez másképp. A rendezvények általában 2-3 naposak voltak, amelyek szervezésénél figyelmet fordítottunk arra is, hogy kulturális programokon is részt vehessenek a vendégek. Természetesen fontos volt, hogy ezek a programok ne legyenek kötelező jellegűek, és ne legyenek fárasztóak sem. A résztvevőknek online regisztrációjuk során jelezniük kellett, hogy részt kívánnak-e venni a programokon vagy sem. A programok közül néhányat említve: volt Parlamentlátogatás; budapesti városnézés; táncbemutató (általában néptánc); zenés műsorok (például: Rajkó zenekar, Nyári Károly, Érdi Tamás) és divatbemutató is (Varga Erika divatbemutatója). A kulturális programok kiválasztásánál itt is a legfontosabb szempont az volt, hogy milyen közel esik a rendezvény helyszínéhez. Ezeken a programokon is biztosítottunk szállítást a 29

30

http://www.mindmegette.hu/magyar-borok-magyar-eu-elnokseg-46865 (letöltve: 2011. augusztus 16.) Az elnökségi rendezvényeken felszolgált borok teljes listája a következő honlapon tekinthető meg:

http://www.mfa.gov.hu/NR/rdonlyres/E829755D-0328-4DC2-94B7D6F8BA000010/0/elnoksegi_borok_listaja.pdf (letöltve: 2011. augusztus 16.)

46

vendégek számára, illetve a szervezők közül néhányan elkísérték a résztvevőket, a programokon azonban idegenvezető vezette körbe a vendégeket (leggyakrabban angol nyelven). 5.14.1 Hölgyprogram A vendégek több magas szintű rendezvénynél is magukkal hozhatták feleségüket, akik számára hölgyprogramot szerveztünk. A feleségeknek lehetőségük volt részt venni a konferenciákon, tárgyalásokon is, ha azonban ezzel nem kívántak élni, a számukra rendezett programokon kellemesen kikapcsolódhattak. A hölgyprogramot úgy kellett összeállítani, hogy az teljes mértékig össze legyen hangolva a férjek tárgyalásaival, így lehetőségük volt egymással találkozni a programok között. A hölgyprogram megszervezése is időigényes feladat volt, hiszen a feleségekről információkat

kellett

begyűjteni,

és

megtudni,

mely

programok

lennének

a

legszórakoztatóbbak számukra. Az elnökségi hölgyprogramok között szerepelt például hajózás Visegrádra, a Budai Vár látogatása, az Óváros látogatása, Parlamentlátogatás, Gellért-hegyi séta vagy esetleg a Nemzeti Múzeum. A hölgyek számára idegenvezetőt biztosítottunk, és gyakran egy-két szervező is velük tartott a programokra.

5.15 Elnökséghez kapcsolódó események A konferenciákon és tárgyalásokon kívül Magyarország több mint 300 kulturális programot szervezett meg az elnökségi félév alatt, amelyeket vagy külföldön (Brüsszel, Bécs, Párizs), vagy pedig hazánkban bonyolítottak le. Az elnökségi programok megszervezéséért elsődlegesen a Hungarofest Nonprofit Kft. felelt. A szervezésben részt vett ezenkívül a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium valamint a Balassi Intézet. A programok megszervezését az elnökség prioritásai határozták meg. A programok így kötődtek a Duna Stratégiához, a hagyományos kultúrák egymás mellett éléséhez, az Önkéntesség Évéhez és a Liszt Évhez. A külföldön megrendezett kulturális programok között szerepeltek például koncertek, színházi előadások és táncprodukciók is. A talán legjelentősebb külföldön megrendezett esemény a Nemzeti Filharmonikusok vatikáni koncertje volt, amelyen Liszt zenedarabokat adtak elő a pápa és a hatalmas közönség előtt.

47

További kiemelkedő elnökségi programnak említhetjük meg a Barcelonában kiállított, „Márai Sándor, a 20. század vándora” című kiállítást, vagy a Madridban megnyitott „Európai hagyományok Spanyolország-Magyarország” című fotókiállítást. A magyarországi rendezvények közül csak néhányat említenék meg, hiszen felsorolni is sok lenne az összeset. Megemlíteném az Európa Napot, a Liszt-maratont, a Múzeumkertben megrendezett „szecessziós pikniket”, a „Művészet a tavon” című vízi kiállítást valamint a „Dunaparty” című záróeseményt.

6 Keresztény- iszlám- zsidó párbeszéd konferencia 6.1 A konferencia A magyarországi soros elnökség programjában a Keresztény- iszlám- zsidó vallási párbeszéd konferencia 2011. június 2-3-án került megrendezésre. Ezt a rendezvény Magyarország rendezte meg először, és remélhetőleg a lengyel elnökség ideje alatt ez a kezdeményezés folytatódik. A rendezvényt több hasonló vallási konferencia előzte meg (mint például az olaszországi és spanyolországi konferenciák).31 A 2 napos rendezvény célkitűzése a következő volt: „ a keresztény- zsidó- iszlám vallásközi párbeszéd erősítése, a szabad vallásgyakorlás tagállami tapasztalatainak bemutatása, az egyház-állam közötti párbeszéd, a tagországokban a növekvő számú arab, illetve muszlim betelepült lakosság helyzetének áttekintése.” 32 A konferencia megszervezéséért a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium felelt, a programot az egyházügyi államtitkárság állította össze. A résztvevőket a keresztény, iszlám és zsidó közösségek képviselői közül választották ki. A rendezvényen így képviseltették magukat az Európai unió tagállamai, Szerbia, Bosznia Hercegovina, Ukrajna, az Amerikai Egyesült Államok, Törökország és Oroszország is. Az előadók között szerepelt például Erdő Péter bíboros, Hilarion metropolita (Orosz Ortodox Egyház képviseletében), Emmanuel metropolita, Eleni Tsakopoulos Kounalakis amerikai és Ali el-Hefni egyiptomi nagykövet.

A konferenciát Semjén Zsolt, miniszterelnök-

31

http://www.magyarkurir.hu/hirek/eu-s-kereszteny-iszlam-zsido-vallaskoezi-konferenciat-rendez-kormany (letöltve: 2011. augusztus 1.) 32 http://www.eu2011.hu/hu/esemeny/kereszteny-zsido-iszlam-parbeszed-konferencia (letöltve: 2011. augusztus 1.) 48

helyettes és Szászfalvi László (a KIM egyházi, nemzetiségi és civil társadalomi kapcsolatokért felelős államtitkára) nyitotta meg. A rendezvény programját teljes egészében a KIM egyházi, nemzetiségi és civil társadalomi kapcsolatokért felelős államtitkársága állította össze, a meghívottak kiválasztásáért is ők voltak felelősek. A rendezvény lebonyolításáért, szervezéséért pedig a KIM Kétoldalú kapcsolatok és protokoll osztálya felelt, ahol szerencsém volt szakmai gyakorlatomat tölteni, és így személyes figyelhettem meg a rendezvény szervezésének előzményeit, a lebonyolítást, és végül az utómunkálatokat is. A következőkben a 2 napos konferencia hivatalos programjának teljes egésze következik. Ezt követően pedig az elnökségi rendezvényszervezést szeretném bemutatni ezen eseményen keresztül, minden egyes részletével, és fázisával.

49

Keresztény – zsidó – iszlám párbeszéd konferencia Gödöllő, 2011. június 1-3.   2011. június 1. szerda  Vendégek érkezése    2011. június 2. csütörtök    08:00‐09:00  Regisztráció  09:00‐9:40  Megnyitó beszédek, a konferencia résztvevőinek köszöntése  Szászfalvi László  államtitkár  Semjén Zsolt  miniszterelnök‐helyettes  Aliza Bin‐Noun  izraeli nagykövet  09:00‐9:50  Eleni Tsakopoulos Kounalakis  amerikai nagykövet  Kumari Selja  indiai kulturális miniszter  (felkérés folyamatban)  09:50‐10:30  Vallásszabadság  az Európai Unióban  Európai Bizottság  (felkérés folyamatban) 

09:50‐10:00 

Tőkés László püspök  alelnök  Európai Parlament  Marc Scheuer  igazgató  ENSZ Civilizációk Szövetsége  (felkérés folyamatban)  Cole Durham  Európai Biztonsági és Együttműködési  Szervezet  (felkérés folyamatban) 

10:00‐10:10 

10:10‐10:20 

10:20‐10:30 

50

10:30‐11:00  Kávészünet  11:00‐12:15  Vallási sokszínűség az Európai Unióban  11:00‐11:15 

Emmanuel metropolita  elnök  Európai Egyházak Konferenciája 

11:15‐11:30 

Stein Willumstad  főtitkár‐helyettes  Vallások a Békéért Világkonferencia  Moshe Kantor  igazgató  Európai Zsidó Kongresszus  Erdő Péter bíboros, érsek  elnök  Európai Püspöki Konferenciák Tanácsa  Yahya Pallavicini  alelnök   Olaszországi Iszlám Vallási Közösség 

11:30‐11:45 

11:45:12:00 

12:00‐ 12:15 

12:15‐13:30  Ebéd  13:30‐15:10  Szimmetria és aszimmetria: a vallási  sokszínűség kérdései 

13:30‐15:10  Közös értékeink –  a migráció társadalmi és vallási vetülete 

13:30‐13:50 

Angelika Günzel  professzor  Trieri Egyetem  Németország 

13:30‐13:50 

13:50‐14:10 

Elizabeta Kitanovic  főtitkár  Európai Egyházak  Konferenciája, Egyház és  Társadalom Bizottsága   (CEC‐CSC) 

13:50‐14:10 

51

Andrew Stunell   államtitkár  Közösségi Kohéziós  Politikáért Felelős  Minisztérium  Nagy‐Britannia  Simon Dufeigneux  kabinetfőnök  Bevándorlásügyi,  Integrációs, Nemzeti  Identitásért és  Szolidáris  Fejlesztésért Felelős  Minisztérium  Franciaország 

14:10‐14:30 

Massimo Introvigne  vallásszociológus  Európai Biztonsági és  Együttműködési  Szervezet 

14:30‐14:50 

Maróth Miklós  alelnök  Magyar Tudományos  Akadémia 

14:10‐14:30 

Juan Carlos Campo  Moreno  államtitkár  Igazságügyi  Minisztérium  Spanyolország 

14:30‐14:50 

Miniszterelnöki  Hivatal  Olaszország 

14:50‐15:30  Kávészünet  15:30‐17:30  Szimmetria és aszimmetria: a vallási  sokszínűség kérdései 

15:30‐15:50 

15:30‐17:30  Közös értékeink –  a migráció társadalmi és vallási vetülete 

Guy Wilkinson  szakértő  Anglikán Egyház‐  Társadalmi Felelősség  Bizottsága 

15:30‐15:50 

 

15:50‐16:10 

16:10‐16:30 

16:30‐16:50 

16:50‐17:30 

Rima Barsoum  programigazgató  Egyházak Világtanácsa

15:50‐16:10 

Kovács Ábrahám  főtitkár  Magyar  Vallástudományi  Társaság  Gonda S. László  Egyházak Világtanácsa  Misszió és  Evangelizációs  Végrehajtó Bizottság 

16:10‐16:30 

16:30‐16:50 

Kérdések és válaszok 

16:50‐17:30 

17:45‐tól indulás Budapestre    52

Mons. Antonio  Maria Veglio érsek  elnök  Vándorlók és Úton  Lévők Lelki  Gondozása  Pápai Tanácsa   Vatikán  Fr. Pierbattista  Pizzaballa   ferences elöljáró  Ferencesek Szentföldi  Rendtartománya   Izrael Állam  Yakov Margi   miniszter  Vallásügyi  Minisztérium  Izrael Állam  Adel Al Falah  államtitkár  Iszlámügyi  Minisztérium  Kuvait Állam  Kérdések és  válaszok 

2011. június 3. csütörtök    08:00‐09:00  Regisztráció  09:00‐ 10:40  Szimmetria és aszimmetria: a vallási  sokszínűség kérdései 

09:00‐09:20 

09:20‐09:40 

09:40‐10:00 

10:00‐10:20 

10:20‐10:40 

09:00‐ 10:40  Közös értékeink –  a migráció társadalmi és vallási vetülete 

Mons. Jean Louis  Tauran kardinális   elnök  Vallások Közötti  Párbeszéd Pápai  Tanácsa  Vatikán 

 

09:00‐09:20 

Nahyan bin Mubarak  Al Nahyan sejk  miniszter  Felsőoktatási és  Tudományos Kutatási  Minisztérium  Egyesült Arab  Emírségek Joseph Sitruk  elnök  Európai Rabbik  Konferenciája  Saliba Özmen   Mardin érseke  Szír Orthodox Egyház  Törökország 

Mirnes Kovac  Újjáéledés‐Iszlám  Információs  Magazin,  Bosznia és  Hercegovina 

 

09:20‐09:40 

09:40‐10:00 

10:00‐10:20 

Őszentsége  Bartolomeos  konstantinápolyi  pátriárka  Törökország 

Yona Metzger  askenázi főrabbi  Izrael Állam  Bechara Raï   antióchiai  maronita  pátriárka Libanon

 

 

Mihail Staikos  érsek  bécsi görög ortodox  metropolita, közép‐ európai exarcha 

Hilarion   metropolita  Moszkvai  Patriarchátus  Külügyi  Osztályának  vezetője 

10:20‐10:40 

10:40‐11:20  Kávészünet 

53

11:20‐11:40 

11:40‐12:00 

12:00‐12:20 

12:20‐12:40 

  12:40‐13:00 

 

Miodrag Jaksic  államtitkár  Egyházért és  Diaszpóráért Felelős  Minisztérium  Szerbia  Yurii Bohutskyi  miniszter‐helyettes  Kulturális Minisztérium Ukrajna 

Nicolae Adrian Lemeni államtitkár  Kulturális és Nemzeti  Örökségvédelmi  Minisztérium  Románia  Natália Cehlarikova   államtitkár  Kulturális Minisztérium Szlovákia  Sir Sigmund Sternberg  alapító   Három Vallás Fóruma 

11:20‐11:40 

11:40‐12:00 

12:00‐12:20 

12:20‐12:40 

  12:40‐13:00 

 

Ahmed al‐Tayeb  nagysejk  Al‐Azhar  Egyetem és  Mecset   Egyiptom  Ekmeleddin  Ihsanoglu   főtitkár  Iszlám  Konferencia  Szervezete   Szaúd‐Arábia  Abdul Amir  Kabalan sejk  elnök‐helyettes  Libanoni  Legfelsőbb Síita  Tanács   Tariq Ramadan  elnök  Európai  Muszlimok  Hálózata  Nadeem Elyas  Zsidó‐Keresztény  és Iszlám Tanács  (Németország) 

13:00‐14:30   Ebéd 

  14:30‐16:00 

Összefoglaló  Kérdések és válaszok 

14:30‐16:00 

  16:00‐16:15  Kávészünet  16:15‐17:30  Az együttélés lehetőségei‐plenáris összefoglaló  17:30  A konferencia lezárása  Záródokumentum elfogadása  18:00  Büfévacsora  20:00‐tól   indulás Budapestre 

54

Összefoglaló  Kérdések és  válaszok 

6.2 A rendezvényről általánosan A fent leírt hivatalos programot tehát az úgynevezett „szakmai terület” állította össze, hiszen a rendezvény megszervezését ők kezdeményezték, és a meghívottak listáját is ők állították össze. A Kétoldalú kapcsolatok és protokoll osztály a már kész programtervet és a vendégek listáját kapta meg az államtitkárságtól. Ezután, a megadott információkkal láttunk neki az esemény megszervezésének. Az előkészületi

fázisokban

természetesen

többször

tartottunk

megbeszéléseket

az

államtitkársággal, annak érdekében, hogy a felmerülő kérdéseket, igényeket még idejében megbeszélhessük, esetleg változtassunk a programon. A Keresztény- Iszlám- Zsidó párbeszéd konferencia egy államtitkári szintű rendezvény volt, ahol azonban a résztvevők rangja és az előadók tisztsége is megkívánta a magasabb fokú biztonságot. Ennek érdekében, a rendezvény előkészítési szakaszaiban is oda kellett figyelnünk minden apró részletre, és elsődleges szempontnak a biztonságot tartottuk. A konferenciát így a gödöllői Grassalkovich Kastélyban rendezték meg, melyet a magasabb szintű rendezvények helyszínéül választottak, és ahol lehetőségünk volt a magasabb szintű biztonsági előírások betartására is. A kastélyban például lehetőségünk volt a VIP személyek külön bejáraton való érkeztetésére, regisztrálására és távozására is. Ennek fontossága abban rejlett, hogy miközben a majdnem 200 meghívott egyszerre –buszokkal- érkezett meg a helyszínre és ezért a regisztrációnál sorokban vártak, addig a magas rangú előadók, vendégek sorban állás nélkül, védett körülmények között regisztrálhatták magukat és vehették át ajándékaikat. Gödöllő mellett szólt továbbá a tény, hogy a rendezvény létszáma elérte a 200 főt, így fontos volt, hogy a konferenciatermek, és az étkezésekre szolgáló helyiségek képesek legyenek a vendégek befogadására. A rendezvény típusa konferencia volt, amely lényegében azt jelentette, hogy az első napon plenáris ülést tartottak, majd ezt követően szekcióüléseken tárgyalták meg a szakmai témákat. A programban megfigyelhettük, hogy a szekcióüléseket egy időben tartották, különböző termekben. A második nap délelőtti óráiban ismét szekcióülésekkel tartottak,

55

később összegezték az addig elhangzottakat, és végül, a záró plenáris ülésen fogadták el a záródokumentumot. Egy rendezvény szervezésének szempontjából négy fázist különböztetünk meg. Ezek a következőek: az előkészítés, az érkezés előtti szervezés, a lebonyolítás és az utólagos feladatok. A konferencia megrendezését ezen fázisok alapján szeretném elemezni, főként a szervezői oldalról.

6.3 Előkészítés Miután a helyszín kiválasztásra került, fontos volt megismernünk a vendégek listáját, és azt, hogy ki melyik országot képviseli, tehát, hogy milyen delegációk fognak részt venni a rendezvényen. Ilyenkor a rendezvény szakmai oldaláért felelős államtitkársággal egyeztetve kellett megállapodnunk abban, hogy igény esetén meddig növelhető a létszám. A keresztényiszlám- zsidó konferencián egy-egy delegáció körülbelül 6-8 főből állt, a teljes létszám pedig elérte a 200 főt. A vendégek létszámán kívül meg kellett határoznunk, hogy mely vendégeket, előadókat tekintjük VIP személyeknek. Ez azért volt fontos, mivel az ő szállításukról, elhelyezésükről a vendégektől eltérő módon kellett gondoskodnunk. Továbbá, az ő jelenlétüket kiemelt figyelem kísérte az események során, illetve számukra az ajándékcsomag is más ajándékokat tartalmazott. Itt tennék említést arról a szervezői feladatról is, amikor az előadókat értesítenünk kellett arról, hogy körülbelül mennyi idejük lesz beszédük elmondására. A tájékoztatást azonban csak a program „menetrendjének” elkészítése után tehettük meg. A rendezvényünk kapcsán felmerült a kérdés, hogy mely szállodák kerüljenek kiajánlásra a vendégek és előadók számára. Kiválasztásuk után azonban rögtön meg kellett győződnünk arról, hogy az adott szállodák rendelkeznek-e elegendő szabad férőhellyel a rendezvény időpontjára. A vendégeknek ugyanis nem ajánlhattunk ki olyan szállodákat, amelyeknél később kiderülhetett volna, hogy nincs elegendő férőhely a vendégek számára. Végül 4 szálloda került ajánlásra a meghívottaknak, melyek négy illetve 5 csillagos besorolással rendelkeztek. Ezek a következők voltak: Danubius Grand Hotel Margitsziget, Danubius Health Spa Resort Margitsziget, Sofitel Budapest Chain Bridge illetve Intercontinental Budapest Hotel. 56

A szállodai szobák foglalását minden résztvevő saját magának intézte, a meghívóban elküldött egyéni kódjuk felhasználásával. Az elszállásolás költségeiért is – a VIP személyeken kívül- a meghívottak feleltek. Továbbá, fontos volt tudunk, hogy a rendezvény milyen finanszírozású, illetve, hogy pontosan milyen keretösszeg áll rendelkezésünkre a lebonyolításához. Mivel a rendezvény magyar kezdeményezés hatására került megrendezésre, az anyagiak teljes egészét a magyar kormány soros EU-s elnökségre elkülönített költségvetése finanszírozta. A vendégek szállítása a szállodák és a rendezvény helyszíne között illetve a díszvacsora helyszíne és a szállodák között volt biztosítva. A rendezvény színvonala miatt azonban felajánlottuk vendégeinknek az utolsó napi reptéri transzfert is (Gödöllőről), abban az esetben, ha a reggeli induláskor már magukkal hozták csomagjaikat Gödöllőre. A VIP személyek szállítása teljes körű volt, azaz, az érkezésükkor a reptéren személyautók várták őket, és az egész konferencia alatt ezen autók biztosították számukra a teljes körű, biztonságos szállítást, egészen az elutazásukig. Miután a vendégek számára kiajánlott szállodákat kiválasztottuk és a vendégek szállításának menetét eldöntöttük, a meghívó elkészítése következett. A vallási konferencia meghívója eltért az elnökség alatt megszokottól. A meghívót ugyanis nem delegációk számára, hanem személyeknek, névre szólóan küldtük el. A meghívó online formában került elküldésre, amelyhez csatoltunk egy előzetes programtervezetet, és egy practical information-t. A programtervezet összeállítása előtt természetesen már egyeztetnünk kellett az előadókkal, hiszen azoknak jóval a meghívó elküldése előtt igent kellett mondaniuk a felkérésre. Abban az esetben, ha az előadó nem tudta elvállalni a megjelenést, más résztvevőket kellett felkérnünk a szerepre. A programot már az előkészületi fázisban le kellett fordítani angol nyelvre, hogy a rendezvény előtt azokat már csak sokszorosítani kelljen. A practical information elkészítését pedig a szállodák kiválasztása előzte meg, hiszen abban a szállodák nevét, címét, elérhetőségét, és a vendégek egyéni kódját is feltüntettük. A practical information tartalmazta ezenkívül azt, hogy a vendégek számára milyen szállítás biztosított.

57

A meghívó maga pedig tartalmazta a rendezvény címét, a rendezvény nevét, a megvitatni kívánt témaköröket és talán a legfontosabbat is: a résztvevő regisztrációs kódját (a regisztrációs kóddal tudta magát regisztrálni a rendezvényre). A meghívó megérkezését egy visszaigazoló üzenet jelezte a szervezőknek, így figyelemmel kísérhettük a meghívókat célba érését, és visszaigazoló üzenet hiányakor más módón próbáltuk elérni a meghívottat. Miután az előbbi témakörök részleteiben megegyezés született, a szervezők feladata volt létrehozni magát az eseményt az internetes regisztrációs felületen is, mivel a meghívók elküldése után a vendégek elkezdték regisztrációjukat. Az internetes regisztráció során, a keresztény- iszlám- zsidó rendezvénynél a kötelező adatokon kívül a meghívottak jelezhették, hogy melyik szállodában kívánnak lakni; azt, hogy milyen szállításra tartanak igényt; hogy részt kívánnak-e venni a díszvacsorán, valamint, hogy milyen étrendet folytatnak. (Az étkezések megszervezésénél ez igen jelentős információ volt, hiszen az iszlám vallás törvénye szerint néhány vendég nem fogyaszthatott állati eredetű ételt és bort, valamint a zsidó vallású résztvevők számára biztosítanunk kellett a kóser ételeket.) A vendégek regisztrációját a rendezvény időpontja előtt 2 héttel zártuk le. Az előkészületi fázisban kellett figyelembe vennünk a tolmácsolást rendszerét is. A döntés meghozatalakor figyelembe kellett vennünk a résztvevők és az előadók nyelvtudását, illetve a rendezvény szintjét. Így, a rendezvényen a tolmácsolás 3/3-as típusát alkalmazták, amikor angol, arab és magyar nyelvekre történt fordítás. A rendezvény különlegessége volt, hogy a 3/3-as tolmácsolás kiegészült egy negyedik nyelvvel (a franciával), mivel az egyik (bulgár) előadó csak franciául tudta magabiztosan elmondani beszédét, és ezért kérte a szervezőket, hogy francia tolmácsolás is legyen a beszéde idejében. A rendezvény tolmácsait az Offi (Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda Zrt.) biztosította. Mivel a rendezvény „házigazdáinak” feladatuk volt a résztvevők ajándékairól gondoskodni, ez nem történt másképp a vallási konferenciánkon sem.

58

Az ajándékcsomagok tartalma a rendezvény szintjétől függött, és mivel a rendezvény vezetői szintű besorolást kapott, a vendégek is ennek a szintnek megfelelő ajándékokban részesülhettek. Az ajándékokat közvetlenül a regisztráció lezárása után rendelhettük meg, miután a pontos résztvevői lista már összeállt. Szintén az előkészületi szakaszban tennék említést a technikai elemek kiválasztásáról és azok megrendeléséről. Ide sorolhatjuk a világítást; a hangosítást; a kivetítők és monitorok elhelyezését; a mobil- és fix mikrofonok számát illetve a tolmácsoláshoz szükséges kabinokat és fülhallgatókat is. Megrendelésükhöz az elnökségi félév idejére szerződtetett technikai cégekkel kellett beszélnünk, és számukra a legfontosabb információkkal szolgálnunk. (Lényeges információnak tekinthettük a tolmácskabinok és résztvevők számát, a rendezvény ideje alatt igénybevett termeket vagy esetleg a szükséges kivetítők számát.) A következő szakasz részletezése előtt még szót ejtenék a sajtótájékoztatókról, mivel ez is része a rendezvények megszervezésének. A magyarországi elnökségi rendezvények többségén különbözően történt a sajtó előtti nyilvánosság. A sajtó előtti nyilvánosság nem minden rendezvényen volt egységes, hiszen annak mértékét a szervezők és adott tárca közösen dönthették el. A keresztény- iszlám- zsidó konferencia többnyire zárt ajtók mögött zajlott, egy sajtótájékoztatón kívül, melyet Szászfalvi László adott a kastély közelében elhelyezkedő sajtóközpont épületében. A sajtótájékoztató körülbelül fél órás volt, amikor a riportereknek lehetőségük volt az államtitkárúrtól kérdezni. A következő szakasz a vendégek érkezése előtti 1-2 hetet jelentette, amikor a szervezők teendői megsokszorozódtak. Ez a fázis szolgált a program részleteinek lefixálására, pontosítására vagy esetleg módosítására. Lássuk is tehát rendezvényünk szervezésének talán legfontosabb részét.

59

6.4 Érkezés előtti szervezés A felsorolás előtt hozzátenném, hogy a következő néhány területet már megemlítettem az előkészületi szakaszban, hiszen a fontosabb körvonalakat jóval az esemény időpontja előtt el kellett döntenünk. Az utolsó 2 hétben azonban ezeket pontosítanunk és véglegesítenünk kellett, ezért ismét néhány szót szólnék ezekről is, most azonban részletekbe menően. Elsőként említeném a szállodákat, amelyek ebben az időben már rendelkeztek egy névsorral, ami a rendezvényre bejelentkezett résztvevők neveit tartalmazta. A szállodák az egyéni kód alapján tudták elkülöníteni az elnökségi rendezvényre szobát foglalóakat a többi vendégüktől. Ekkor a szállodákkal fel kellett vennünk a kapcsolatot, és egyeztetnünk velük, hogy a mi névlistánk megegyezik-e az ő listájukkal. (A vendégek ugyanis az online regisztrációs felületen bejelölhették a kiválasztott szállodát, ezért a szervezők láthatták a résztvevők szállodai elosztását.) Az egyeztetésnek azért volt jelentősége, mert ezen listák alapján került meghatározásra, hogy a szállodákhoz mennyi és mekkora nagyságú buszokat rendeltünk a rendezvény idejére. A keresztény- iszlám- zsidó konferencia kapcsán könnyebb dolgunk volt, hiszen az összes meghívott a négy ajánlott szálloda valamelyikét választotta. Ezáltal nem kellett azokra a vendégekre is odafigyelnünk, akik esetleg más szállodát választottak, és így a szállításuk nem lett volna biztosítva. A szállodákat értesítenünk kellett még a rendezvény kimeneteléről is, arról, hogy milyen időpontokban indultak és érkeztek a vendégek. A rendezvény napján minden szállodához egy-egy szervező volt kirendelve. Az ő feladatuk volt a bejáratnál várni és a névlista alapján „kipipálni” a megjelent vendégeket. Abban az esetben, ha valamelyik vendég nem érkezett meg időben a bejárathoz, a recepción keresztül telefonáltunk fel a szobájába, és értesítettük, hogy a busz nemsokára indul. A vendégeket tehát minden buszon egy-egy szervező kísérte, és az érkezésnél elkísérte a csoportot a regisztrációhoz. Részletként említeném meg, hogy a vendégek kényelme érdekében már a rendezvény előtti napon egy-egy hirdetőtáblát helyeztünk ki a szálloda halljában. A hirdetőtáblán kifüggesztettük a rendezvény hivatalos programját, a buszok indulását, a gála vacsora

60

időpontját, valamint a reptéri transzferek időpontjait, amelyeket később egyeztethettek a szervezőkkel. Miután a szállodákkal egyeztettünk, a szállításról kellett gondoskodnunk. Az utolsó napokban kellett kiderítenünk, hogy mely személyautók, és autóbuszok állnak majd rendelkezésünkre a kétnapos konferencia során. Ezt valóban csak az utolsó napokban tudtuk lefixálni, hiszen az elnökség utolsó hónapjában több rendezvényt is tartottat egy időben, viszont a rendelkezésre álló autók és buszok száma véges volt. Miután megrendeltük a járműveket, azokról visszaigazolást kaptunk, valamint megkaptuk az autók és buszok rendszámát, és a sofőrök telefonszámát is. Minden szervező számára elengedhetetlen volt ezen információk birtoklása, hiszen a buszok érkezését össze kellett hangolnunk, annak érdekében, hogy a regisztrációnál ne legyen fennakadás. A VIP személyeket szállító járműveknek pedig külön kódot adtunk, amivel a kastély lovardai bejáratához parkolhattak, és amit a Köztársasági Őrezrednek előre lejelentettünk. Az autóbuszok viszont csak a kastély előtti megállóban állhattak meg, majd onnan a szervezők kísérték fel a résztvevőket a bejárathoz. A biztonsági szabályok miatt őrezredes felügyelet alatt tartották a kastélyt, oda csak megfelelő badge-el rendelkező résztvevőket engedték be. A gépjárművek biztosítása után értesítenünk kellett a Liszt Ferenc repülőteret az elnökségi rendezvényre érkező VIP személyekről, majd a szállításukra szolgáló autóknak biztosítani kellett a parkolóhelyet a repülőtér előtt. A VIP személyeket a szakterületért felelős szervezők fogadták és köszöntötték Magyarországon. A rendezvény előtt körülbelül 2 héttel kellett megadnunk a pontos résztvevői létszámot az ételekkel, italokkal (catering) kapcsolatban is, hiszen a leadott létszám alapján készítették el az ételeket, és rendelték meg az italokat. Már itt leszögezném, hogy azon rendezvények közül, amelyeken volt szerencsém részt venni, ezt a rendezvényt találtam a legérdekesebbnek, és a szervezési oldaláról tekintve talán a legbonyolultabbnak is. Ennek egyik oka volt például az, hogy a különböző vallás képviselői teljesen más étrendet követtek, melyet nekünk feladatunk volt tiszteletben tartani, és biztosítani a számukra megfelelő ételeket. A zsidó vallásúak számára biztosítanunk kellett az úgynevezett kóser ételeket. Vallásuk szabályai szerint a zsidók nem fogyaszthatnak olyan ételt, amely húst és tejterméket is 61

tartalmaz egyszerre. Továbbá, az ételek elkészítése, és fogyasztása is meghatározott szabályok alapján történik. Az állatok közül pedig csak néhányat fogyaszthatnak (marha, bárány, kecske), amelyeket teljes mértékig vérteleníteni kell. A zsidó vallás képviselőinek tehát előre elkészített kóser ételeket kellett biztosítanunk. A másik fő vallás, az iszlám vallás képviselőinek szokásait szintén figyelembe kellett vennünk. Az iszlám szabályai is tiltják néhány állat húsának fogyasztását, valamint teljes egészében ellenzik az alkoholfogyasztást. Az ételek kiválasztásánál, megrendelésénél tehát ezeket a szempontokat is figyelembe kellett vennünk, és összehangolnunk a magyar tradicionális ételek bemutatásával. A rendezvény kávé- és ebédszüneteit több teremben tartottuk, melyről a kastélyban dolgozó felszolgáló személyzetet értesítenünk kellett, hiszen nekik már az előző napon fel kellett készülniük a terítéssel, a poharakkal, tányérokkal valamint evőeszközökkel. Mivel a termek igen messze helyezkedtek el egymástól, az épület két külön bejáratánál hordták be az étkezésekhez szükséges eszközöket. Tudatnunk kellett velük azt is, hogy a szünetek pontosan mikor lesznek megtartva, azt, hogy mikorra várjuk az ételek kiszolgálását, az ebéd esetében pedig a melegítést. Ebben a szakaszban kellett azt is eldöntenünk, hogy a szervezők munkáját ki fogja segíteni, hiszen mind a regisztrációnál és mind a terelésnél szükség volt néhány hostess munkájára. A keresztény- iszlám- zsidó rendezvényen hat hostess lány segítette a szervezők munkáját, akik számára elnökségi sálat kellett biztosítanunk, melyek jelezték a résztvevőknek, hogy kihez fordulhatnak segítségért. A rendezvényt megelőzően kellett megrendelnünk azokat a szórólapokat, kiadványokat, amelyeket a regisztrációs asztalnál vehettek el a résztvevők. Ezeket angol nyelvű változatban is megrendeltük. A konferencián a KIM által kiadott kiadvány, és a vallásokkal kapcsolatos szórólapok kerültek kihelyezésre. Még a rendezvény lebonyolítása előtti szakaszba sorolhatjuk a dekorációs és elnökségi eszközök megrendelését is. Itt gondolhatunk az elnökségi arculatot tükröző elemekre (elnökségi szőnyeg, pulpitus, elnökségi asztal, roll-up, logó, zászlók), a dekorációra (virágokra), valamint az útbaigazító táblákra is. A megrendelésük után a szervezők feladata

62

volt ezek kiszállítása a helyszínre illetve ezek elhelyezése a rendezvényt megelőző napokban. A következő tennivalókat közvetlenül a konferencia előtt egy-két nappal kellett végrehajtanunk. Ilyen volt például a megrendelt ajándékok kiválogatása és csomagokba helyezése, vagy a badge-k és névtáblák kinyomtatása. A rendezvényt megelőző napon kellett elhelyeznünk a regisztrációs asztalokat, a bejárat két oldalára. Az egyik oldalon az A-K kezdőbetűvel kezdődő vendégek regisztrálhatták magukat, míg a másik oldalon a L-ZS kezdőbetűjű vendégek regisztrációját segítettük. A regisztrációnál összesen négy ember segítette a rendezvényre való gyorsabb bejutást. Ők ellenőrizték, hogy a vendégek szerepeltek-e a vendéglistán, aláíratták velük a jelenléti ívet, és az ajándékcsomagokat is átadták a résztvevőknek. Ezen a napon kellett az elnökségi szőnyegeket is elhelyeznünk a gödöllői kastélyban. Az elnökségi szőnyegek a plenáris terembe, és a regisztrációs asztalokhoz kerültek, míg az imaszőnyegnek külön termet biztosítottunk. Mivel a vendégek közül többen is a repülőtérről érkeztek a rendezvényre, ruhatárat kellett biztosítanunk a bőröndök biztonságos elhelyezésére. A keresztény-iszlám- zsidó konferencián a ruhatárban 3 alkalmazott dolgozott, mivel a rendezvény létszáma ezt megkívánta. A szervezői csapat számára talán a rendezvény napja tekinthető munkájuk gyümölcsének, hiszen erre a napra készültünk már több hete, és ha mindent sikerült időben megszerveznünk, akkor a rendezvény a napirend szerint haladhatott. A vallási konferencia ideje alatt szerencsére nem történt olyan szituáció, amely felkészületlenül érintette volna a szervezőket. Váratlan események azonban minden rendezvényen történhetnek, ezért a szervezőknek erre fel kellett készülniük. A következő részben a rendezvény lebonyolításának folyamatát mutatom be.

6.5 Lebonyolítás A rendezvény előtti napon (0.nap) vártuk a vendégek többségének érkezését hazánkba. Mivel a rendezvény szintje alapján reptéri szállítást csak a kiemelt (VIP) személyek számára biztosítottunk, ezért csak őket kellett fogadni a reptéren. A VIP személyek 63

üdvözlésére a KIM azon államtitkárságának munkatársai voltak hivatottak, akik a vendégek listáját és a napirendet összeállították, vagyis azok, akik velük személyes kapcsolatban voltak. Ezután a vendégeket a szállodákba kísérték. 6.5.1

A rendezvény első napja

A rendezvény napján (Június 2.) a szervezők egy része a gödöllői kastélyba indult, a másik részük pedig (köztük jómagam is) a szállodákhoz ment. Így minden szállodánál volt olyan ember, aki a vendégeket feljegyezte, a kérdésekre válaszolt, illetve a buszt elindította. A kastélyba érkezéskor a mi feladatunk volt a vendégeket leszállítani a buszról, és őket a megfelelő bejárathoz elkísérni. A kísérésre azért volt szükség, mivel a Köztársasági Őrezred munkatársai nem engedték a buszokat a lehető legközelebbi bejárathoz parkolni, csak a kastély területén kívül lehetett megállniuk. Ezután a szervezők listáját megnézve engedték fel a vendégeket a kastély bejáratához vezető úthoz. A VIP személyek esetében ez természetesen másként volt, számukra külön autókat biztosítottunk, és a rendszámokat előzetesen leadtuk a Köztársasági Őrezrednek, így azok a hátsó, lovardai bejárathoz szállíthatták az előadókat. Azok a szervezők, akik a helyszínre mentek, előkészítették az ajándékokat (a női és a férfi csomagokat külön választották, a badge-ket abc sorrendbe rakták) és kihelyezték a névtáblákat a plenáris és szekciótermekben. Mindkét bejáratnál szervezők fogadták a vendégeket, akik segítségével a vendégek regisztrálhatták magukat, és megkaphatták a névre szóló, fényképes badge-ket, amellyel már szabadon közlekedhettek az épület területén kívül és belül egyaránt. A regisztráció után a vendégeknek szükségük volt a biztonsági kapuk alatti áthaladásra illetve csomagjaik és táskáik átvilágítására, amelyet a Köztársasági Őrezred munkatársai kísértek figyelemmel. Ez az intézkedés is a teljes biztonság érdekében történt. A regisztráció után a hostessek segítettek a vendégeket a plenáris teremhez kísérni (a kastély nagysága miatt erre kiemelt szükség volt). Ezután, a plenáris terembe terelték őket, és a konferencia elkezdődött. A konferencia kezdete előtt közvetlenül pedig a tolmácsoknak biztosítanunk kellett a beszédek szövegének sokszorosítását.

64

A sokszorosításnál megemlíteném, hogy a helyszínen lehetőség volt nyomtató és fénymásoló használatára, melyet mind a szervezők, mind pedig a vendégek használhattak. A konferencia során több kávészünetre is sor került, melynek hossza körülbelül 15-20 perc volt. Ez idő alatt a résztvevők kávét, teát, üdítőket valamint pogácsát és aprósüteményt fogyaszthattak el. A kávészünethez szükséges hely a lovarda melletti termekben került kialakításra, így nem volt szükség a kastély egyik épületéből a bejáratig való gyaloglásra, mellesleg a mosdók, és a dohányzásra kijelölt helyek is a plenáris terem közelében helyezkedtek el. Az ebédeket a főbejárathoz és udvarkijárathoz közeli termekben szolgálták ki, így –mivel az idő alkalmas volt rá- a vendégek az udvaron is elfogyaszthatták ebédjüket. A vendégek többfogásos ebédet választhattak maguknak, vallásuk és ízlésük alapján, melyet svédasztalos módon kínáltak, és erre egy-másfél órájuk volt a vendégeknek. Ez az idő elegendő volt egy-egy beszélgetés lebonyolítására, esetleg ismerkedésre. Az étkezések kapcsán a szervezők feladata volt még a „terelés”, vagyis az a feladat, hogy a szünetek végén jelezzenek a vendégeknek, hogy a konferencia vagy szekcióülés nemsokára folytatódik. Ennek köszönhetően a program időkereteit könnyebben lehetett betartani. A plenáris ülésen és a szekcióülésen úgymond „mobil mikrofonokat” készítettünk a termekbe, arra az esetre, amikor a vendégek is hozzászólni kívántak az elhangzottakhoz. A termek mindkét oldalán egy-egy munkatárs állt, akik azonnal odavitték a mikrofonokat a kézzel jelző vendégekhez. A termekben ezenkívül több hosszabbítót is biztosítottunk, ami a laptopot használók számára jelentett előnyt. A rendezvényünk első napja zökkenőmentesen folyt le, mely végén a vendégeket a kijáratokhoz tereltük, csomagjaikat kiadtuk majd lekísértük őket a megfelelő buszokhoz, amelyek visszavitték őket a szállodákba. Minden buszon utazott kísérő, aki elmondta a meghívottaknak, hogy a díszvacsorára a szállítás biztosított illetve azt a pontos időt, amikor a busz indulni fog. A vacsora előtt körülbelül egy órájuk volt a vendégeknek a pihenésre és elkészülésre. A díszvacsorát a Szépművészeti Múzeumban tartottuk meg, ahol a belépéshez feltétlen szükség volt a fényképes badge-re. A Köztársasági Őrezred ugyanis itt is figyelemmel 65

kísérte a program akadálymentes lebonyolítását, a bejáratnál szintén biztonsági kapukat helyeztek ki, és a múzeum területén is munkatársaik őrködtek. Miután a buszok megérkeztek a vacsora helyszínére és a vendégek áthaladtak a biztonsági kapuk alatt, elfogyaszthattak néhány italt, míg az összes vendég meg nem érkezett. Ezután a kulturális programot tekinthették meg, mely egy zenekar előadását foglalta magába. Az előadás után helyet foglaltak az asztaloknál, végighallgatták a köszöntő beszédet, valamint elfogyasztották vacsorájukat. A köszöntő beszédet tolmács segítségével (konszekutív tolmácsolással) fordították le angol nyelvre. A díszvacsora után a vendégeket a szállodákba szállítottuk, és felhívtuk még egyszer figyelmüket a másnapi indulás pontos idejére. 6.5.2

A második nap

A második nap szintén buszos szállítással kezdődött Gödöllőre. A bejáratoknál azonban már nem volt szükséges regisztrálniuk magukat a meghívottaknak, elegendő volt felmutatniuk a fényképes badge-eiket, majd áthaladni a biztonsági kapukon. A konferencia ott folytatódott, ahol előző nap befejeződött. A szervezők feladata is hasonló volt az első napihoz, a terelés és információnyújtás volt a leggyakrabb feladatunk. Feladataink talán annyival egészültek ki, hogy a reptéri transzfereket összesítenünk kellett, amelyet már előző nap igényeltek a vendégek. Az autók, kisbuszok jobb kihasználása érdekében több azonos időben induló járathoz indítottunk egy-egy autót. Ezután a vendégeket és a sofőröket is értesítenünk kellett az indulás időpontjáról. A rendezvény zárásaként egy nyilatkozatot fogadtak el a meghívottak, melyet sokszorosítanunk kellett, majd a konferencia utolsó részében kiosztanunk azokat. A rendezvény lezárása után azokat a vendégeket, akik nem a repülőtérre mentek, a szállodákba szállítottuk vissza, megköszönve nekik részvételüket, és további jó utat kívánva. A rendezvényünk utolsó fázisára már a rendezvény lebonyolítása után kerül sor. Nem mehetünk el mellette, hiszen mi értelme lett volna a rendezvénynek, ha nem vontunk volna le belőle következtetéséket, és nem hoztuk volna nyilvánosságra az elért sikereket? A következő részben ennek elemeiről beszélnék.

66

6.6 Utómunkálatok Egy rendezvényszervező mindig akkor érzi magát a legjobban, amikor a vendégek hazamennek és a rendezvény problémamentes és sikeres volt. Fontos azonban megemlítenünk, hogy az eseményeket (különös az elnökségi rendezvényeket) mindig értékelnünk kell. Meg kell néznünk, hogy melyek voltak azok az elvárások, amelyeket feltétlenül szerettünk volna elérni, és ezekből mennyi valósult meg. Lényeges, hogy történt-e változás a rendezvényen elhangzottak után, hoztak-e új szabályokat. A keresztény- iszlám- zsidó rendezvényen elfogadtak egy zárónyilatkozatot, amelyben új célokat állítottak fel a vallások diszkriminálása ellen és a vallások kölcsönös tisztelete érdekében. A résztvevők mindegyike egyetértett ezzel, tehát a közös célok azonos irányba terelik a különböző vallások képviselőit. A Kétoldalú kapcsolatok és protokoll osztály munkatársainak azonban a rendezvényt más szemszögből is lezártnak kellett tekintenie. A rendezvény után leltárt kellett készítenünk az ajándékokról valamint a számlákat is rendeznünk kellett. Továbbá, összefoglaló anyagokat kellett készítenünk, amelyeket a vendégek számára is elküldtünk. Több vendég is kérte a konferencia résztvevőinek névlistáját, hiszen ott megismerkedtek egymással és a további kapcsolatok fenntartása érdekében a nevekre szükségük volt. A szervezők így a vendégek pontos névlistáját is elküldték a résztvevőknek. Végeredményben, a rendezvényünknek igen kellemes visszhangja volt, a médiában is többet beszéltek róla, valamint az elnökség rendezvényei közül is kiemelkedő szereppel bírt. A konferencia résztvevői azonos célokkal folytatták tovább munkájukat, és remélték, hogy a következő elnökségen is megrendeznek hasonló témájú eseményt, eseményeket.

67

7 Összefoglalás Szakdolgozatom elkészítésénél a logikai felépítést tekintettem mérvadónak. Így az Európai Unió Tanácsának felépítését és működését mutattam be elsőként, hiszen a soros elnökségről nem beszélhetünk ezen testület megemlítése nélkül. A magyarországi elnökség ideje alatt az állampolgárok közelebbről megismerhették az Európai Unió Tanácsát. Később, az eddigi soros elnökségek rendszeréről illetve az elnökségi trióról beszéltem. Nemcsak érdekességként említettem meg, hiszen az előző elnökségektől sokat tanulhattunk, átvehettük bevett rendszereiket, vagy esetleg azokból tanulva új rendszereket vezethettünk be. A következő fejezetekben pontról-pontra bemutattam az elnökségi rendezvényszervezés minden egyes részletét, melyeknél saját tapasztalataimat is megemlítettem. Többször kiemeltem, hogy a rendezvények mindegyike újabb és újabb kihívásokat jelentett a szervezők számára, és azt is bemutattam, hogy ezeket hogyan kezeltük. Az utolsó fejezet egy – a számomra talán legérdekesebb- rendezvény teljes körű bemutatását és elemzését tartalmazza. Mivel személyesen is volt lehetőségem részt venni az esemény megszervezésében és lebonyolításában, a Keresztény- iszlám- zsidó konferenciát teljes egészében magaménak éreztem. Az elnökség ideje alatt Magyarország megtanulhatta hogyan kell ilyen, magas szintű rendezvényeknek otthont adni, és az Európai Unió számára eredményeket felmutatni. Az elért eredmények közül talán a legfontosabbaknak említhetjük meg a Duna-stratégiát, a gazdasági kormányzás reformját jelentő hat jogszabályt, a horvát csatlakozási tárgyalások lezárását valamint a schengeni külső határok megerősítését.33 Magyarország 2011. július 1-én átadta az elnökségi posztot Lengyelországnak, amely idő alatt várhatóan hasonlóan pozitív eredmények születnek. Magyarország mindent megtesz, hogy ebben segítséget nyújtson a következő elnökségi trió első országának.

33

http://www.eu2011.hu/hu/hir/orban-az-europai-parlamentben-0705 (letöltve: 2011. augusztus 11.) 68

8 Irodalomjegyzék Könyvek: 1. Blahó András: Európai Integrációs Alapismeretek (Aula Kiadó, 2007) 2. Horváth Zoltán: Kézikönyv az Európai Unióról (HVG-ORAC Lap- és Könyvkiadó Kft. Budapest, 2007) 3. Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági Akadémia, Budapest, 2001) 4. Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz (Athenaeum 2000 Kiadó, Budapest, 2005) 5. R. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó Rt, Budapest, 1994) 6. Görög Ibolya: Protokoll- az életem (Athenaeum Kiadó, 1999) Kiadványok: 1. Az Európai Unió Tanácsának Magyar Elnöksége (A Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma, Budapest, 2011) 2. Magyar bor Európa asztalán (A Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma, Budapest, 2011) 3. Információk az Európai Unióról (Külügyminisztérium, Kommunikációs és Közkapcsolati Főosztály Eu Tájékoztató Szolgálat, Budapest, 2009) Internetes oldalak: Letöltve: 2011. július 20-án: o http://www.euroinfo.hu/hirek/belyeget-bocsatott-ki-a-magyar-posta.html (10:12) o http://www.euroinfo.hu/hirek/magyarorszag-atvette-az-eu-soros-elnoekitisztet.html (10:25) o http://www.euroinfo.hu/hirek/herendi-rubik-kocka-c-vitamin-es-magyarospendrive-ajandekba.html (11:40) o http://www.euroinfo.hu/hirek/teljes-jogu-tagsagot-hoz-az-elnoekseg.html (13:10)

69

o http://www.euroinfo.hu/hirek/77-millio-euroba-keruel-magyarorszagnak-az-euelnoekseg.html (15:30) o http://www.euroinfo.hu/hirek/megkezdte-munkajat-a-soros-elnoek-trio.html (16:32) o http://mediaasz.hu/cikkek/23_1.htm (16:47) o http://www.eu2011.hu/hu/az-europai-unio-tanacsa (18:54) Letöltve: 2011. július 25-én: o http://eu.mti.hu/szervezetek/2078582/europai_unio-europai_unio_tanacsa-tanacs (11:32) o http://www.dalheur.hu/upload/dalheur.kisokos.I.pdf (11:47) o http://www.euractiv.hu/intezmenyek-jovo/linkdossziek/a-soros-elnkseg-intezmenye (11:56) o http://www.mfa.gov.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/korm_felkeszules_trio_e gyuttm/kozos_logo.htm (15:12) o http://www.euvonal.hu/index.php?op=tenyek_intezmenyrendszer&id=33 (17:21) o http://www.eu2011.hu/hu/partnerek (17:52) o http://www.eu2011.hu/hu/az-elnokseg-koltsegvetese (18:12) o http://www.eu2011.hu/hu/soros-elnokseg (18:50) o http://hu.wikipedia.org/wiki/Lisszaboni_szerz%C5%91d%C3%A9s (18:55) o http://www.euvonal.hu/index.php?op=kerdesvalasz_reszletes&kerdes_valasz_id=1 621 (20:22) o http://www.euvonal.hu/index.php?op=kerdesvalasz_reszletes&kerdes_valasz_id=1 616 (20:32) o http://www.euvonal.hu/index.php?op=kerdesvalasz_reszletes&kerdes_valasz_id=1 643 (20:45) Letöltve: 2011. július 27-én: o http://www.mfa.gov.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/elnoksegi_borok.htm (09:43) o http://www.euractiv.hu/intezmenyek-jovo/linkdossziek/a-soros-elnkseg-intezmenye (10:02) o http://www.kulugyminiszterium.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/sajto/ (10:23) o http://euelnokseg.euvonal.hu/ (10:43) 70

o http://www.eu2011.hu/hu/magyar-elnokseg-prioritasai (11:32) o http://www.eu2011.hu/files/bveu/documents/HUPRES_EREDMENYEK_HU_0.pd f (15:20) o http://www.kulugyminiszterium.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/korm_felkes zules_trio_egyuttm/a_felkeszules_iranyitoi.htm (16:03) o http://www.eu2011.hu/files/bveu/documents/HUPRES_EREDMENYEK_HU_0.pd f (18:02) Letöltve: 2011. július 28-án: o http://www.muhely.com/cikk/253 (08:30) o http://www.lokalpatriotaklub.hu/hir/102-godollon-az-eu-tagallamok-nagykovetei (09:13) o http://www.mfa.gov.hu/kum/hu/bal/eu/2011_eu_elnokseg/sajto/kozlemenyek/opera tiv_elokeszuletek.htm?/kum2005/Templates/HirSablon.aspx?NRMODE=Published &NRORIGINALURL=%2Fkum%2Fhu%2Fbal%2Feu%2F2011_eu_elnokseg%2F sajto%2Fkozlemenyek%2Foperativ_elokeszuletek.htm&NRNODEGUID={1F5869 C0-462E-46FF-9499BBEF588AB5EB}&NRCACHEHINT=NoModifyGuest&printable=true (10:14) Letöltve: 2011. július 29-én: o http://www.offi.hu/index.php/hu/component/content/article/229-ejjel-nappaltolmacsoltunk-es-forditottunk (14:20) o http://www.huterm.com/commission_interpreters.html (15:24) o http://offi.hu/index.php/hu/cegbemutato/aktualis/archivum/65-az-offi-zrt-nyerte-azeu-elnoekseg-esemenyeinek-forditasi-lektoralasi-es-tolmacsolasi-feladatait-honiszolgaltatatokent (15:04) o http://scic.ec.europa.eu/europa/jcms/j_8/kezdlap (15:15) o http://www.eu2011.hu/hu/szallas-0 (15:50) o http://www.delmagyar.hu/belfold_hirek/magyarorszag_az_europai_unio_soros_eln oke/2196480/ (16:20) Letöltve: 2011. augusztus 1-én: o http://www.magyarkurir.hu/hirek/eu-s-kereszteny-iszlam-zsido-vallaskoezikonferenciat-rendez-kormany (13:34) 71

o http://www.eu2011.hu/hu/esemeny/kereszteny-zsido-iszlam-parbeszed-konferencia (16:43) Letöltve: 2011. augusztus 2-án: o http://www.eu2011.hu/hu/hir/diszvacsora-szepmuveszeti-muzeumban (10:34) o http://www.eu2011.hu/hu/elnokseg-arcai/gasztronomus (10:43) o http://www.eu2011.hu/hu/hir/magyar-kulturat-emeli-ki-az-elnoksegi-dekoracio (12:21) o http://www.eu2011.hu/hu/hir/szonyegre-almodott-magyar-kulturtortenet (13:32) o http://www.hungarianculture.be/index.php?lang=HU&p=view.news&id=12940649 59.2611 (13: 45) o http://www.hungarofest.hu/content/1641 (15:43) o http://www.euvonal.hu/index.php?op=kerdesvalasz_reszletes&kerdes_valasz_id=1 637 (16:20) o http://szegedma.hu/hir/szeged/2011/04/eu-elnokseg-szecesszios-kincsvadaszat-esliszt-maraton.html (17:32) Letöltve: 2011. augusztus 3-án: o http://napiaszonline.hu/aktualis/rubik_kockat_kap_ajandekba_a_hazankba_erkezo_ delegacio_26288 (13:30) Letöltve: 2011. augusztus 4-én: o http://www.eu2011.hu/hu/hir/rubik-kocka-hologram-es-himes-pendrivenepszerusiti-magyarorszagot (11:10) o http://hir3.hu/index.php?hir=magazin&hirid=50448&kat=2 (14:23) o http://www.haon.hu/unios-eln246ksegi-ajandekok---himes-pendrive-es-egyebborzadalyok/news-20110201-05350723 (14:32) Letöltve: 2011. augusztus 11-én: o http://www.eu2011.hu/hu/hir/orban-az-europai-parlamentben-0705 (16:10) Letöltve: 2011. augusztus 15-én: o http://www.stop.hu/articles/article.php?id=843643 (11:30)

72

o http://www.foodandwine.hu/2011/01/06/gal-helga-es-ruprecht-laszlo-eu2011-hu/ (14:20) o http://www.akademiaklub.hu/eu-elnokseg/eredmenyek-tapasztalatokvisszajelzesek/ (14:55) o http://www.nepszava.hu/articles/article.php?id=381057 (17:15) Letöltve: 2011. augusztus 16-án: o http://www.mindmegette.hu/magyar-borok-magyar-eu-elnokseg-46865 (10:20) o http://www.mfa.gov.hu/NR/rdonlyres/E829755D-0328-4DC2-94B7D6F8BA000010/0/elnoksegi_borok_listaja.pdf (11:10) o http://www.borutazo.hu/hirek/megtortent_a_magyar_borok_kivalasztasa_a_lengyel _eu_elnokseg_idoszakara_2011_05_31-h1555.html (11:45) o http://www.eu2011.hu/hu/hir/tovabbra-szines-kulturalis-programokkal-keszul-azelnokseg (13:32) o http://szegedma.hu/hir/szeged/2011/06/kozel-300-kulturalis-program-volt-az-euelnokseg-alatt.html (14:50) o http://www.hungarofest.hu/content/1641 (15:25) Letöltve: 2011. augusztus 22-én: o http://os.mti.hu/hirek/68833/os-a_kereszteny-iszlamzsido_vallaskozi_parbeszed_konferencia_zarodokumentuma (10:55) o http://www.eu2011.hu/hu/esemeny/kereszteny-zsido-iszlam-parbeszed-konferencia o http://www.jogiforum.hu/hirek/25499 (14:12) angol nyelvű források o Ministry of Public Administration and Justice (Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó, Budapest, 2011) Letöltve: 2011. július 25-én o http://www.europatarsasag.hu/20070811tol_fajlok_itt/2011Jan/Batory%20Puetter% 20-%20The%20trio%20presidency%20-%20working%20paper%2001-2011_1.pdf (14:25)

73

9 Mellékletek 1. sz. melléklet Practical information

Practical information Justice and Home Affairs Informal Meeting 20-21 January 2011 Registration of delegations Participants in this event are kindly requested to complete their registration online from 23 December 2010 to 13 January 2011 at 16:00 (GMT+1). To facilitate registration, we request your Ministry to appoint one contact person to register the entire delegation. Further instructions can be found on the login page. Please note, that the format of this Informal Meeting is 1+3; i.e. minister (possibly with partner) and three delegates. For practical and security reasons we request not to exceed the number of delegates (security officer not included). Please note that for this meeting we require photographs of the delegation members. Photos must be attached to the online registration form. The heads of delegations and their partners will receive a pin. Badges and pins will be distributed upon arrival by the respective liaison officers. After completing registration, the contact person will receive a confirmation. The website of the registration as well as the login name and password will be sent to each Permanent Representations on the 22th December 2010. Meeting venue The meeting sessions will take place in the Royal Palace of Gödöllő (Szabadság square 1, 2100 Gödöllő, Hungary www.kiralyikastely.hu/index.php?l=english). A work space, including computers and WIFI, will be availabe for the delegates. A limited number of rooms will be available for bilateral meetings. They can be reserved through your liaison officer. Accommodation: Hotel rooms have been reserved for the delegations (HoD+3). The cost of the accommodation of heads of delegations and their partners will be covered by the

74

Hungarian Presidency. Other members of the delegation have to cover the costs of their own accommodation. Press centre The press centre is located in the “House of Arts of Gödöllő”, which is only 200 m away from the Royal Palace. The press centre is equipped with PCs, WIFI, printer, fax, and equipment for journalists. The press conference will also take place here. During the press conference, simultaneous interpretation will be available for English, French and Hungarian. Interpretation: Interpretation will be provided at the Justice and Home Affairs Informal Meeting in the 22/6 system (EN, FR, DE, ES, IT, HU). Liaison officers There is one liaison officer per delegation. Liaison officers will be at the disposal of the head of delegation to provide information and resolve practical matters. They are in close contact with the embassy of the delegation’s country that they were assigned to and they assist their delegation during the Justice and Home Affairs Informal Meeting. Transportation Upon their arrival in Budapest, the Hungarian Presidency will provide a limousine for the head of delegation, and a minivan for the rest of the delegation arriving with their minister. The presidency will only provide transportation in connection with the programme and for arrivals and departures. Delegation members arriving separately from their head of delegation are kindly requested to come to Budapest by their own means. Airport Budapest Airport Zrt. Budapest-Ferihegy, H-1185 Budapest Telephone: +36 (1) 296-9696 E-mail: [email protected]

75

By public transport Budapest Airport is relatively well accessible also by Public Transportation means. Passengers are taken by a direct bus service from (and between) Terminals 1 and 2, called the Bus 200E to Kőbánya-Kispest metro terminal. This service adjusts much better to the passenger traffic at the airport: it is larger so bigger luggage can be transported; it operates more frequently; and it operates for longer hours providing a link between the city and the airport even after midnight and at early dawn. Bus 93 operates from Terminal 1 to Kőbánya-Kispest Metro Station. By the 'blue’ (3) Metro you can reach Deák Ferenc Square in the City in 20 minutes. For more information about the public transportation of Budapest and the timetable of buses, see www.bkv.hu By minibus The AirportShuttle-Minibus operates as a shared-ride service, which means that passengers travelling to/from the same/ closely situated address are escorted in the same vehicle. The travelling time is optimized and supervised by a GPS-based fleet-monitoring system, which is capable of displaying the actual position of all vehicles in real-time. Every vehicle is equipped with dual-air conditioning systems and free Wi-Fi hotspots for gratis internet access, further increasing the passenger comfort during the journey. The AirportShuttle-Minibus Desks are to be found at every terminal (Terminal 1, Terminal 2A and 2B) and welcome the arriving guests to Hungary at the „Gates of the Country”. All Minibuses arrive to and depart from the Terminals’ Main Entrance. Reservations can be made in person at the AirportShuttle-Minibus Desks or 24 hours before your flight departure via online reservation system (www.airportshuttle.hu), through travel agencies or by calling the Call Center by dialing the number (+36-1) 296-8555. The online reservation can be made and the payment is done in a few seconds. If you have succeeded in paying with your credit card, you will be sent a Confirmation E-Mail and a text message (SMS) with your Reservation Code and Invoice in it. With the Reservation Code the passenger is authorized to register at the AirportShuttle-Minibus Desk at a separate e-Ticket Lane with no queue.

76

Contacts: Telephone (24 hours a day) (+36-1) 296 8555 (+36-1) 999 8555 Fax: (+36-1) 296 8993 [email protected] Booking:[email protected] About Hungary and Budapest: You can find more information on Hungary on www.hungary.com You can find more information on Budapest on www.budapestinfo.hu/en The official website of the Hungarian Presidency is www.eutrio.hu Currency: Hungarian Forint (HUF) Power voltage: 220-230 Volts

77

2. sz. melléklet Tanácsi ültetés

78

3. sz. melléklet Menüsor

79