ARCHIEF
INNOVATIE
VAN KETEN NAAR NETWERK: ANDERS DENKEN OVER INFORMATIE
GOED VOOR UW ORGANISATIE EN VOOR UW LOOPBAAN De Hogeschool van Amsterdam | Archiefschool is expert in het archiefonderwijs en -onderzoek. Wij verzorgen een langere opleiding met diploma Archivistiek B als resultaat. Daarnaast geven we diverse, actuele korte cursussen, als na- en bijscholing voor archiefprofessionals.
Hogeschool van Amsterdam | Archiefschool: onafhankelijk, professioneel en praktijkgericht
Onze expertise: archief- en informatiebeheer en digitaal depot openbaarheid en persoonsgegevens archiefrecht en auteursrecht duurzame toegankelijkheid
Specifieke wensen? Heeft u of uw organisatie behoefte aan een bedrijfstraining op maat of een advies over een opleiding of cursus? Neemt u dan gerust contact op.
Contact 06 - 211 58 210
[email protected] hva.nl/archiefschool
CREATING TOMORROW 2
HVA.NL/ARCHIEFSCHOOL
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
VOORWOORD
I
n de wereld van archieven, documentatie- en informatiemanagement merken we elke dag opnieuw dat de omgeving waarin we werken verandert. Digitale informatie wordt voortdurend op nieuwe manieren gemaakt, opgeslagen, gedeeld en van betekenis voorzien. Archief- en informatieprofessionals opereren in die snel veranderende context, samen met de makers van die informatie.
Digitale technologie lijkt de wereld te ontsluiten, maar dat is slechts deels waar. Wat overal en continu beschikbaar is, is de illusie van informatie door een overvloed aan data. Wat vandaag uitstekend bruikbaar en betrouwbaar is, hoeft dat morgen niet meer te zijn. Tegelijkertijd verwachten we dat wel.
MARENS ENGELHARD DIRECTEUR VAN HET NATIONAAL ARCHIEF EN ALGEMENE RIJKSARCHIVARIS
ANOUK BAVING
WAT VANDAAG BETROUWBAAR IS HOEFT DAT MORGEN NIET TE ZIJN Wetenschappers, burgers, overheden en bedrijven stellen verschillende vragen en zijn anders gaan denken over informatie. De wereld van ‘het archief’ innoveert om die vragen te kunnen blijven beantwoorden. Die vernieuwing kan worden gerealiseerd door samenwerking in een brede groep professionals.
PROGRAMMAMANAGER ARCHIEF 2020
COLOFON DIT IS EEN SPECIALE, EENMALIGE UITGAVE VAN HET VAKBLAD INFORMATIE PROFESSIONAL IN OPDRACHT VAN ARCHIEF 2020 WWW.ARCHIEF2020.NL
TEKSTEN RICHARD NEVE PETER DOORN HERRIËT HEERSINK ALLE ADVERTENTIES IN DEZE UITGAVE VALLEN ONDER DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE UITGEVER
De klassieke informatieketen is zo een informatienetwerk geworden. Dat vraagt om wezenlijk andere oplossingen en nieuwe manieren van werken. Via Archief 2020 gaan wij de dialoog hierover aan, om de toekomst van de archieffunctie vorm te geven. In deze IP-special komen verschillende mensen aan het woord die hun licht laten schijnen over die toekomst en de uitdagingen van vandaag en morgen. We hopen dat het u inspireert om te blijven innoveren.
UITGEVER PETER VAN GORSEL
DRUK SENEFELDER MISSET BV
VORMGEVING STUDIO RENE BAKKER AMSTERDAM
FOTOGRAFIE ANNE REITSMA AREND-JAN HERMSEN
© UITGEVERIJ IP, 2016
3
Archief
2020
KING
KOPLOPERS
Innovatienetwerk Waar en door wie wordt gewerkt aan innovatie? Dit is een schets van de omgeving waarin het innovatieprogramma Archief 2020 opereert. Een aantal verwante programma’s en projecten (geel) verbindt uiteenlopende partijen (blauw) en kernthema’s van Archief 2020. Dat is continu in beweging.
NORA NCDD
DIGITALE
Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid zorgt voor kennisdeling en samenwerking om digitale bestanden op lange termijn bruikbaar te houden .
Informatie over programmadoelen en projecten is te vinden op de website www.archief2020.nl. Kennisplatforms zijn bereikbaar via https://informatie2020.pleio.nl.
ICTU
DUURZAAMHEID
E-DEPOT NETWERK RIJKSARCHIEVEN
Gemeenten Provincies Waterschappen AIDO
Regionale Historische Centra DUTO / KIDO ECP PLATFORM INFORMATIE
DANS
Nationaal Archief
VIDEOTULEN / AV Dit project onderzoekt wat de randvoorwaarden zijn voor het duurzaam beschikbaar houden van audiovisuele verslaglegging van (raads)vergaderingen op de lange termijn.
4
OPEN CULTUUR DATA
TOEGANKELIJKHEID
RCE KNAW
APE Het Archieven Portaal Europa is een online zoekmachine die toegang biedt tot archief-informatie van Europese landen.
NIBG NDE
KB
Vijf sectoren werken in het Netwerk Digitaal Erfgoed samen aan de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van digitaal erfgoed.
APRIL
SOD BRAIN
2016
ARCHIEFINNOVATIE
KVAN NIOD
ARCHIEF 2020
universiteiten
Groep van archiefinstellingen en overheden die samen met Archief 2020 pilots uitvoeren en hun kennis en ervaringen delen.
KENNIS &
hogescholen
PROFESSIO-
archief onderwijs
NALISERING
PARTICULIER ARCHIEF OP DE KAART
Digicommissaris Waag Society
KENNISPLATFORMS
ARCHIEFATELIERS
DEN VOOR SAMENLEVING
IISG
Pilots voor een nieuwe vorm voor onderwijs en onderzoek. Starters, ervaren onderzoekers en praktijkdeskundigen werken samen aan vraagstukken in het archiefen informatiedomein.
Ministerie van BZK
NVBA
OPEN GOVERNMENT PARTNERSHIP
LEER- EN EXPERTISECENTRUM OPEN OVERHEID
Ministerie van OCW
Dit project zet in op afstemming, samenwerking en afspraken om particuliere archieven van landelijk belang veilig te stellen.
OPENBAARHEID
Brengt ideeën, kennis en leerervaringen in beeld op het gebied van Open Overheid.
Open State Foundation
5
6
INNOVATIENETWERK
HET MODERNE ARCHIEF: INNOVATIEF EN OOK AUTHENTIEK
OPEN WETENSCHAP EN DE WAARDE VAN HET DELEN VAN DATA VOOR HET ONDERZOEK
4
8
14
Waar en door wie wordt gewerkt aan innovatie?
Algemene rijksarchivaris Marens Engelhard ontvangt Gert-Jan van Bussel, Marleen Stikker en Lex Slaghuis voor een discussie aan de ronde tafel.
‘Open science’ kan niet zonder ‘open data’.
TOEGANKELIJKHEID CENTRAAL STELLEN
BESTE ... HOOGLERAREN ONDER ELKAAR
25
28
Samen bouwen Nationaal Archief en de RHC’s aan optimale toegankelijkheid.
Professor Paul Iske schrijſt professor Valerie Frissen, en zij schrijſt terug.
APRIL
OVER DE GESCHIEDENIS VAN DE TOEKOMST
OVERHEID EN BEDRIJFSLEVEN: INFORMATIE ALS BASIS VOOR STRATEGIE
2016
ARCHIEFINNOVATIE
MARC WITTEMAN
13
De kracht van 64.000 inwoners BAS EENHOORN
16
De app als kamerstuk
17
20 MARIA WIEBOSCH
Het belang van een duurzaam collectief geheugen.
Denkt ‘de overheid’ anders over informatie dan ‘het bedrijfsleven’? Een dubbelinterview.
24
- STEEMAN
Dicht de digitale kloof met jouw bestuurder WIM DE RIDDER
30
De stralende toekomst van de digitale informatievoorziening
CTO GEMEENTE AMSTERDAM: INFORMATIE GEEFT STOF TOT NADENKEN
KENNIS DELEN EN DE NETWERKORGANISATIE KENNIS DÉ DRIVER VOOR INNOVATIE
31
33
De gemeente is een dienstverlener met informatiestromen centraal in het proces.
Dé man achter TEDx Amsterdam over het belang van uitwisseling van kennis om te kunnen innoveren.
7
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
IS ER TOEKOMST VOOR DE ARCHIVARIS? In het kantoor van het Nationaal Archief in Den Haag nemen Marleen Stikker, Marens Engelhard,
HET MODERNE AR INNOVATIEF EN O
Gert-Jan van Bussel en Lex Slaghuis plaats rond de tafel. De centrale vraag: ‘Is er toekomst voor de archivaris?’.
DOOR RICHARD NEVE
MARLEEN STIKKER, DIRECTEUR VAN DE WAAG SOCIETY IN AMSTERDAM EN ONDER MEER OPRICHTER VAN DE DIGITALE STAD.
MARENS ENGELHARD, DIRECTEUR VAN HET NATIONAAL ARCHIEF EN ALGEMENE RIJKSARCHIVARIS.
GERT-JAN VAN BUSSEL, LECTOR DIGITAL ARCHIVING & COMPLIANCE BIJ DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM.
LEX SLAGHUIS, CTO VAN OPEN STATE FOUNDATION.
8
D
e algemene rijksarchivaris, Marens Engelhard, weet als geen ander dat de digitalisering de wereld op zijn kop heeft gezet. “Dat geldt voor het beroep, maar ook voor ons allemaal als consument,” stelt hij. “Zelfs bij instellingen waarvan je denkt dat die altijd al jouw informatie veilig in een digitale kluis hebben doe je er goed aan ook zelf je spullen te bewaren. Het blijkt lang niet altijd gemakkelijk te zijn de juiste documenten boven tafel te krijgen.” De vraag is, geldt dat dan ook voor de overheid? Engelhard: “De overheid maakt beleid en neemt beslissingen. Burgers hebben recht op inzicht in het handelen van de overheid. Dat de overheid verantwoording aflegt is een democratisch grondrecht waarin archieven een belangrijke rol spelen. Overheidsbeslissingen hebben invloed op het leven van mensen en dus moet je zeker zijn dat de data waar dat beleid, die beslissingen op zijn gebaseerd herleidbaar en controleerbaar zijn.” Gert-Jan van Bussel: “Om dan maar alles te bewaren is geen oplossing. Als het technisch en economisch al haalbaar is, wil dat nog niet zeggen dat je het moet willen. De data in je bezit geeft
MARENS ENGELHARD ook verantwoordelijkheid. Er is altijd meer informatie geweest dan opgeslagen kon worden. Dat was in het analoge tijdperk ook zo. Het gaat er om dat wordt bewaard wat nodig is om handelen te verantwoorden en gedrag te verklaren.” Van Bussel geeft aan dat de archivaris er voor is opgeleid om methodieken te ontwikkelen om informatie en documenten te waarderen, te selecteren en uiteindelijk ook te vernietigen. Engelhard: “Er zijn ook andere redenen om niet alles te bewaren. Dat heeft te maken met opvattingen over privacy en persoonlijke levenssfeer. En, om het complex te maken, de ideeën daarover veranderen door de tijd heen.” Een samenleving, en dat is van alle tijden, hecht er veel waarde aan welke informatie beschikbaar en zichtbaar is. Lex Slaghuis: “Het is niet eenvoudig om écht alles te bewaren en dat hoeft ook helemaal niet. De rol van de archivaris is en blijft de vraag stellen ‘bewaren we de juiste zaken en bewaren we die op een goede manier?’
MARLEEN STIKKER De archivaris moet daarin onafhankelijk kunnen beslissen wat relevant is en wat niet.” Engelhard: “Dat moet wel in interactie met het publiek, de consument. Als het gaat om de overheid dan zijn daar hele procedures voor. Ook andere organisaties zouden deze dialoog met hun stakeholders moeten aangaan rond hun archivering.” Marleen Stikker: “We hebben het nu vooral over documenten, maar we moeten het hebben over de hele dataset, dus de documenten én de context. Als je goed historisch, sociologisch onderzoek wilt doen, moet je meer bewaren dan het document alleen. Vroeger bewaarde je de brief, de envelop én de krant van die dag. Nu moet je niet alleen de webpagina bewaren, maar ook de chats, e-mails, twitter, noem maar op. In 1996 hebben we een ‘freeze’ gemaakt van de totale virtuele gemeenschap op dat
APRIL
RCHIEF: OOK AUTHENTIEK
2016
ARCHIEFINNOVATIE
“ARCHIVARIS MOET EEN HANDELAAR IN ZEKERHEID ZIJN”
derd zijn” Van Bussel vervolgt: “Dan gaan we terug naar de historische positie van de archivaris. Hij garandeerde dat de informatie die hij in beheer had betrouwbaar was.”
GERT-JAN VAN BUSSEL
LEX SLAGHUIS
moment binnen De Digitale Stad. Nu wordt dat materiaal gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek. Het is rijkdom dat we niet alleen de webpagina’s hebben, maar ook de nieuwsgroepen, e-mails, chats. Zo kan ook de context worden bepaald waarin een politicus tot een uitspraak kwam bijvoorbeeld.” Stikker vervolgt: “De context is echt van wezenlijk belang. Een document is ‘slechts’ een opbrengst van data. Nu is het wel zo dat het internet vooral denkt in pagina’s en die zijn ook nog eens dynamisch. Er wordt minder bewaard dan wordt gedacht. Er is vooral heel veel ‘nu’. Veel informatie staat niet op die pagina’s, maar in de databases daar achter.” Van Bussel: “Precies en ik vraag me oprecht af of we over honderd jaar al die PDF’s nog kunnen openen? De toegankelijkheid borgen, ook in de verre toekomst; daarover nadenken, dát is de rol van
de archivaris.” Engelhard: “Met die vraag worstelt niet alleen de overheid, maar ook de wetenschap en het bedrijfsleven. De nieuwe digitale werkelijkheid vereist een groeiende beheerinspanning. Dat je daarbij de archieffunctie nodig hebt, staat voor mij als een paal boven water. Maar of dat ook altijd een archiefinstelling moet zijn, weet ik niet. Helemaal omdat de hardware op verschillende locaties staat en er ook steeds meer relevante data worden bewaard bij en door partijen die helemaal geen archiefinstelling zijn, zoals het CBS, het KNMI of de uitvoeringsinstantie voor de studiefinanciering DUO. Dat wordt nu gezien als ‘slechts’ administratieve informatie en uitvoeringsgegevens, maar dat zouden in de toekomst data kunnen zijn die essentieel zijnvoor historisch of wetenschappelijk onderzoek. Of het is materiaal dat onmisbaar is om andere informatie te kunnen interpreteren.” “De archivaris van de toekomst moet een handelaar in zekerheid zijn,” stelt Engelhard, “zodat gebruikers ervan uit kunnen gaan dat gearchiveerde data onveran-
Daarin ligt ook de oorsprong van het ontstaan van het beroep archivaris. Niet het bewaren van informatie voor de toekomst, maar het beschikbaar hebben van gevalideerde informatie voor het heden. Het waren de politieke en bestuurlijke machthebbers die informatie produceerden én die de gegevens weer nodig hadden. Stikker: “Dus koning, keizer, admiraal bepaalden wat belangrijk was en gelukkig zijn archivarissen hun taakstelling steeds onafhankelijker gaan opvatten. Vandaag zijn het niet uitsluitend meer de machthebbers die over de data beschikken.” Stikker vervolgt: “Juist omdat informatie op allerlei manieren en overal ontstaat, is het zo belangrijk om de archieffunctie serieus in te vullen, dat brengt balans in de samenleving. Anders heeft de macht ook het monopolie op informatie.” Wanneer alleen de overheid archieven aanlegt, wordt alleen bewaard wat voor de overheid van belang is. Dat is nog niet hetzelfde als wat van belang is voor de samenleving als geheel. Slaghuis: “Doordat al die informatie nu beschikbaar is, omdat er nu allerlei andere bronnen van data zijn, is er een noodzaak om tot een nieuwe invulling van de rol van de archivaris te komen. Ook is dat een voedingsbodem voor innovatie. Innovatie die zal helpen om tech-
9
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
nisch én bestuurlijk met deze nieuwe situatie om te gaan.”
Het moderne archief: innovatief en ook authentiek vervolg
Van Bussel: “Zo’n innovatie is ‘personal digital archiving’; medewerkers in een organisatie leggen hun eigen archief aan en doen dat continu terwijl ze werken. Technologie helpt bij selecteren, preserveren en borgen van de toegankelijkheid.” Van Bussel: “In Scandinavische landen is er een veel grotere mate van openheid. Ging het bij het aanleggen van een archief om het bewaren van informatie. Nu zie je dat de maatschappij eist dat er een bredere taakopvatting is voor de archivaris. Het gaat over openbaar maken. Het gaat over het beheren van informatie uit verschillende bronnen. Het gaat veel vaker en veel meer over integriteit van die bronnen en of het document authentiek is. En dat in een realiteit waarbij iedereen denkt dat alles te vinden is op Google. En waarbij werknemers, consumenten en burgers in ieder geval verwachten dat informatie met een simpele zoekfunctie ‘at their fingertips’ is.” Slaghuis: “De authenticiteit beoordelen blijft digitaal natuurlijk een uitdaging. Er bestaan geen ‘magische lakzegels’ waarmee je online alles kan markeren dat authentiek
10
en betrouwbaar is. Het blijft ook nog eens lastig om honderd procent de koppeling te maken tussen het document in het archief en het document waar de besluiten op zijn gebaseerd. Aan de andere kant, als ik bij een instelling een PDF download dan vraag ik me niet af of het echt is. Daar ga ik gewoon van uit.” Engelhard: “Voor de rechtsgang is die zekerheid van het hebben van de juiste informatie wel van belang. Dat pleit ook voor een onafhankelijke positie van de archivaris. De technologie op het gebied van authenticatie wordt steeds beter; denk aan check sum, blockchain. De archivaris zal moeten waarborgen dat de technologie goed is toegepast. Het in beheer hebben van het document zelf wordt daarbij wellicht in de toekomst van minder van belang.”
daar werd me duidelijk dat juist in dit proces de notarissen een belangrijke rol willen spelen. Zij stellen dat authenticatie hún domein is en ze zijn erg gericht op expansie. Ook zij hebben te maken met een veranderende ‘core business’ op basis van alle nieuwe technologie.” Van Bussel: “Historisch werken notarissen en archivarissen goed samen. Er zijn van die onderzoeken waarin wordt voorspeld welke beroepen de komende tien jaar gaan verdwijnen en de bibliothecaris en archivaris staan er altijd bij. Dat klopt niet. Ik sluit me juist aan bij wat Marens Engelhard zegt. Juist nu informatie-infrastructuur steeds complexer wordt, zal het belang van de functie juist toenemen. Of het ook echt hetzelfde beroep is in de toekomst valt natuurlijk wel te bezien.”
Is de veranderende rol van de archivaris te vergelijken met die van de registeraccountant? Die stelt de cijfers niet samen, dat doet de administratie, maar hij valideert dat de financiële verslaglegging op de juiste manier tot stand is gekomen.
Alle gesprekspartners zien dat er kathedralen aan kennis worden opgebouwd; laag-over-laag data. Er zullen inderdaad specifieke vaardigheden nodig zijn om na bijvoorbeeld twintig jaar informatie weer terug te vinden. Van Bussel: “Dat gaat straks gebeuren met kunstmatige intelligentie en dan moet de archivaris de rol nemen van regisseur van dat proces en de uitkomsten valideren.”
Stikker: “Recent was ik op een bijeenkomst over de toekomst van DigiD en e-herkenning en
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
‘De beste Engelhard: “Hét archief bestaat ook eigenlijk niet meer. In de digitale wereld gaat het om interacties van dataverzamelingen. Informatie over verkeer, luchtkwaliteit, weer, demografie wordt op dynamische wijze met elkaar verbonden. Denk aan ‘smart cities’. Dat proces moet wel worden aangestuurd wil het rechtsgeldig blijven.” Slaghuis: “En een ‘Internet of things’, social media, big data maakt dat nóg groter. Het is één grote kluwen van data en daarmee omgaan in retrospectief dat wordt dé uitdaging.”
RECHTS AAN DE TAFEL LEX SLAGHUIS MET ACHTER HEM
manier om de
GERT-JAN VAN BUSSEL, DAARNAAST MARENS ENGELHARD EN MARLEEN STIKKER. VERDER NAAR LINKS RICHARD NEVE (JOURNALIST), PETER VAN GORSEL (UITGEVER IP) EN SANDRA LINSSEN (ARCHIEF 2020).
toekomst te voorspellen is deze te creëren’ Peter F. Drucker
Van Bussel: “We begonnen dit gesprek met de vraag: zullen we dan alles maar bewaren? Maar in het archief wordt eigenlijk geen dynamische informatie bewaard. Dat zijn operationele data en die zitten overal in de organisatie, maar niet in het archief. Marleen heeft wel gelijk door er op te wijzen dat zonder die operationele en contextuele data het heel erg lastig is achteraf beslissingen te verantwoorden of verklaren.” Stikker: “In iedere samenleving zijn informatie en macht met elkaar verweven. Dus is het van groot belang om op een professionele en onafhankelijker manier bronnen samen te stellen voor onderzoek en geschiedschrijving. En nu de aanwezigheid en het ontstaan van data steeds verder toeneemt, groeit dat belang dus ook.” Engelhard: “En anders dan met fysieke documentatie ‘liggen’ die digitale data overal. Laten we realistisch zijn, elk digitaal object bevindt zich op meerdere plekken. Vernietigen wordt dus ook lastig. Vroeger ging iets na de afgesproken termijn door de versnipperaar en dan was het écht weg. Sterker nog, de back-up wordt het archief. Ja, formeel is het document, zijn de data vernietigd. Echter op een of andere back-up staat het nog en wat is dan daar, afgezien van de cultuur-historische betekenis, de rechtsgeldigheid van? En dus is de organisatie er nog steeds op aan te spreken. Ook dit soort processen, allemaal nieuw, zijn het domein van de archivaris. Hoezo geen toekomst voor de beroepsgroep?”
Schrijf toekomst met VHIC VHIC doet dit samen met haar klanten i-match – toont aan of iemand geschikt is voor bepaalde functies nu of in de toekomst en welke ontwikkelingsmogelijkheden er zijn i-rendement – bepaal waar uw informatiebeheer staat t.o.v. andere organisaties en hoe u dit op efficiënte en praktische wijze naar een hoger niveau kunt tillen e-depot – inrichting van een functioneel e-depot op basis van de Antwerpse methode (eDAVID) maatwerk en open opleidingen – o.a. de leergangen digitale informatiebeheerder en (aankomend) recordmanager
-Faculty 070-319 41 84| www.vhic.nl |
[email protected] 11
12
APRIL
COLUMN
De kracht van 64.000 inwoners MARC WITTEMAN BURGEMEESTER VAN DE GEMEENTE STICHTSE VECHT @mwitteman
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Mijn kennismaking met digitale informatievoorziening dateert van de jaren negentig in de vorige eeuw. Nadat ik bij de KLM daarmee aan de slag ging was ik direct verkocht. Als bestuurder duurde het even voordat ik mijn weg langs de digitale informatievoorziening kon vervolgen. Er moesten enkele hobbels worden genomen. Inmiddels is de digitale verspreiding van nieuws en informatie gemeengoed geworden. Ik werk volledig digitaal. Mijn i-Phone en i-Pad heb ik altijd bij me en wanneer dat nodig is pak ik mijn Surface Pro 3 tablet die de gemeente beschikbaar stelde. Ik zit op Facebook en heb inmiddels 600 trouwe volgers. De gemiddelde foto van de burgemeester tussen een 60 jarig huwelijkspaar wordt al snel 1.500 keer bekeken. De foto waar ik voor het avondeten aanschoof bij een familie met 10 kinderen kreeg 6.000 hits. Ook ben ik alweer een jaar of vijf actief op Twitter, met ruim 3.000 volgers. Een paar keer per dag vertel ik wat ik aan het doen ben. Zelf volg ik natuurlijk de leden van m’n eigen gemeenteraad en college. Maar ook mijn collega-burgemeesters en ministers en kamerleden die actief zijn op de voor mij belangrijke beleidsterreinen. Met enige regelmaat levert me dat interessante informatie op die ik voor mijn werk goed kan gebruiken. Binnen het college hebben we een actieve Whatsapp-groep. Een andere actieve groep is voor de deelnemers aan het Veiligheidspiket maar er zijn er nog veel meer. Via Whatsapp is het mogelijk om de historie van een bepaalde groep zichtbaar te maken. Leuk om zo af en toe eens terug te lezen wat we bijvoorbeeld binnen het college hebben uitgewisseld. De ontwikkelingen op het terrein van digitale informatievoorziening gaan de komende jaren door. Ik loop met plannen voor een digitaal burgemeesterspanel waarop ik onze inwoners kan vragen mee te denken over de dilemma’s waar ik in mijn werk tegenaan loop. Binnenkort ga ik aan de slag met een nieuwe horecanota. Dankzij digitale techniek kunnen we zo’n nota tegenwoordig ook door de horecaondernemers laten schrijven. Ik vind het een uitdaging om de kracht van 64.000 inwoners in te zetten om moderne vraagstukken op te lossen met behulp van digitale informatietechnologie.
13
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
OPEN WETENSCHAP WAARDE VAN HET DE DATA VOOR HET OND In de eerste helſt van 2016 is Nederland
belangrijke bron voor de sociale wetenschappen en humaniora.
voorzitter van de Europese Unie. Het ministerie van OCW heeſt ‘Open Science’ tot thema voor het Nederlandse voorzitterschap uitgeroepen. Open toegang tot wetenschappelijke kennis maakt het onderzoek efficiënter en beter, en vormt ook een motor voor maatschappelijke en economische ontwikkeling. DOOR PETER DOORN
A
anvankelijk ging het bij ‘open wetenschap’ vooral om ‘open access’, gratis en onbelemmerde toegang tot publicaties in wetenschappelijke tijdschriften. Maar toegang tot de onderliggende onderzoeksdata is minstens zo belangrijk. Bij het delen van een fysiek object wordt de spoeling dunner naarmate er meer gegadigden zijn. Maar het delen van digitale data maakt juist rijker, omdat dezelfde datasets dan vanuit meer perspectieven kunnen worden geanalyseerd. Onderzoeksdata worden voor een deel door onderzoekers zelf verzameld, gemeten of gegenereerd, en ook digitale overheidsdata (uit bijvoorbeeld registraties) vormen een
14
De wetenschap heeft een groeiend aantal bewaarplaatsen voor het toegankelijk maken van digitale onderzoeksdata. Voorbeelden daarvan zijn DANS (Data Archiving and Networked Services) en 3TU Datacentrum (het elektronisch archief van de Technische Universiteiten). Deze en andere organisaties werken landelijk en internationaal samen, zodat geleidelijk een gedistribueerde, digitale data-infrastructuur ontstaat met spelers op vele niveaus en toegespitst op verschillende gebruikersgroepen. Het DANS-archief bevat nu ruim 30.000 datasets, grotendeels afkomstig uit de sociale en geesteswetenschappen. Een groot deel van de collectie betreft archeologische data: gegevens over opgravingen en ander bodemonderzoek in Nederland. Dat juist deze tak van wetenschap zo goed is vertegenwoordigd in het archief, komt omdat de archeologie is ingebed in Europese en nationale wet- en regelgeving*. Als ergens in Europa nieuwbouw wordt gepleegd of een weg of spoorlijn wordt aangelegd, moet er eerst worden nagegaan of er niet iets waardevols in de grond zit. De Rijksdienst Cultureel Erfgoed is zo’n 10 jaar geleden met DANS in zee gegaan als digi-
taal archief. Archeologisch onderzoek kan nooit opnieuw worden uitgevoerd. De archeoloog vernietigt als het ware het bodemarchief door een opgraving te doen. Het is daarom van groot belang dat alles wat wordt opgegraven nauwkeurig wordt gedocumenteerd. Dat gebeurt vrijwel volledig digitaal: de plattegrond wordt opgeslagen in een geografisch informatiesysteem, de vondsten worden geregistreerd in databases, digitaal gefotografeerd, getekend met een tekenprogramma. 3D-modellen en opgravingsverslagen maken ook vaak deel uit van de digitale neerslag van een opgraving. In feite vormt de digitale collectie het surrogaat van het origineel in de bodem, die de fysieke vondsten in hun context plaatsen. Zonder digitale data is archeologisch onderzoek ondenkbaar geworden. Digitale data vormen zo geheugen van ons verre verleden. Een groot deel van deze en andere informatie is direct, open en gratis toegankelijk. Hoewel wetenschappelijke data-archieven zoals DANS in de eerste plaats het onderzoek dienen, is er ook belangstelling voor bij het algemene publiek, bijvoorbeeld amateur-historici of hobby-archeologen. Niet alle data zijn voor iedereen open toegankelijk. Sociaal-wetenschappelijke data zijn vaak gebaseerd op enquête-onderzoek en interviews,
APRIL
DR. PETER DOORN IS DIRECTEUR
EN DE ELEN VAN DERZOEK en die gegevens zijn om de privacy te beschermen alleen onder bepaalde voorwaarden toegankelijk. En ook een deel van de archeologische data vergt bescherming, bijvoorbeeld om te voorkomen dat amateurs met metaal-detectors op rooftocht gaan en het bodemarchief verstoren. Toch is ongeveer tweederde van de datasets bij DANS publiekstoegankelijk. In de discussie over ‘open data’ wordt ernaar gestreefd barrières voor toegang tot publiek gefinancierde informatie steeds verder te slechten. Zowel de overheid in het algemeen als wetenschapsorganisaties stimuleren dat. De financieringsorganisatie NWO (Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek), de Akademie van Wetenschappen (KNAW) en de universiteiten stellen steeds vaker als eis dat de onderzoekers die zij betalen ‘hun’ onderzoeksgegevens op een controleerbare manier beheren en open toegankelijk maken. Niet alle onderzoekers zijn daar gelukkig mee, bijvoorbeeld omdat zij vrezen dat anderen dan eerder over de door hen verzamelde gegevens zullen publiceren dan zijzelf. Het open beschikbaar maken van onderzoeksdata is niet alleen bedoeld om een hoger rendement uit de investering in dataverzameling te halen, maar ook om gesjoe-
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Wet hergebruik van overheidsinformatie
VAN DATA ARCHIVING AND NETWORKED SERVICES (DANS), ONDERDEEL VAN KNAW.
EN VOOR DE TOEGANG GELDT “OPEN ALS HET KAN, BESCHERMD ALS HET MOET”.
mel met data tegen te gaan. Immers, als data niet toegankelijk zijn voor collega-onderzoekers, kunnen wetenschappelijke beweringen die op grond van die data worden gedaan, niet worden gecontroleerd. Het is in het verleden al enkele keren voorgekomen dat er met data is geknoeid, en in een enkel geval bleken de gegevens zelfs volledig aan de fantasie van de onderzoeker te zijn ontsproten. Hierdoor wordt niet alleen de reputatie van de wetenschap geschaad, maar kunnen ook onjuiste conclusies of inzichten jarenlang voortleven. Een uitgangspunt is daarom, dat data waarover gepubliceerd is bewaard moeten worden, zeker als de verzameling of meting niet herhaalbaar is. En voor de toegang geldt het principe: “open als het kan, beschermd als het moet”.
* Het betreft het ‘Verdrag van Malta’ uit 1992 https://nl.wikipedia.org/wiki/Verdrag_van_Malta; de Erfgoedwet (die in de loop van dit jaar wordt vernieuwd, zie: http://cultureelerfgoed.nl/ dossiers/erfgoedwet) en de SIKB richtlijnen en protocollen voor bodembeheer, waaronder de
In juli 2015 trad de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) in werking. De wet is een implementatie van een gewijzigde Europese richtlijn. Hergebruik was al geregeld, maar nu zijn ook musea, bibliotheken en archieven onder het bereik van de richtlijn gebracht. Onderwijs- en onderzoeksinstellingen zijn vrijgesteld van verzoeken om hergebruik volgens de Who. De Who heeft als doel meer transparantie, meer mogelijkheden voor economisch en maatschappelijk hergebruik en het stimuleren van publiek-private samenwerking. Het regelt de voorwaarden voor beschikbaarstelling en gebruik. Overheidsinformatie kan zowel voor commerciële als nietcommerciële doeleinden gebruikt worden. De Who biedt burgers en bedrijven de mogelijkheid een verzoek in te dienen tot het hergebruiken van overheidsinformatie. De overheid heeft een inspanningsverplichting om de data machineleesbaar en in een open formaat beschikbaar te stellen. Dat betekent niet dat instellingen tot digitalisering worden gedwongen, maar wel dat men zich inspant om systemen dusdanig in te richten dat de gevraagde informatie digitaal geleverd kan worden. En dat de organisaties hun best doen om te voldoen aan de formele, open standaarden van digitale gegevensverstrekking, vrij van rechten, beschikbaar is, overeenkomstig de regels van de privacywetgeving. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een uitgebreide handleiding Wet hergebruik van overheidsinformatie ontwikkeld. Deze is te vinden op www.open-overheid.nl
Kwaliteitsnorm Nederlandse Archelogie http:// www.sikb.nl/ protocollen.
15
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
COLUMN
De app als kamerstuk? BAS EENHOORN NATIONAAL COMMISSARIS DIGITALE OVERHEID SINDS MEI 2014
“When information is cheap, attention becomes expensive” stelde de Amerikaanse wetenschapsjournalist en meervoudig winnaar van de Pulitzerprijs, James Gleick, in het boek The Information: a history, a theory a flood. Een waarheid als een koe. In de digitale wereld wordt informatie op allerlei moderne, goedkope manieren gedeeld. Zo ook binnen de overheid, waar ik regie mag voeren op de (door)ontwikkeling van de generieke digitale infrastructuur (GDI) van Nederland. Ambtenaren werken steeds minder op papier, maar ze e-mailen, twitteren en what’s appen. Elkaar informeren via ‘papieren’ ambtelijke lijnen is niet meer van deze tijd. Dit werd onlangs onderstreept door onze staatssecretaris van Veiligheid & Justitie Klaas Dijkhoff. In een recent interview met NRC Handelsblad gaf hij aan dat het zijn voorkeur zou hebben als ambtenaren ‘even appen’ als ze iets geregeld willen hebben, in plaats van dat zij de lange hiërarchische weg binnen het ministerie afleggen. Een werkwijze die lastig is te documenteren omdat de Tweede Kamer waarschijnlijk geen app-conversaties als dossiermateriaal accepteert, denkt Dijkhoff. Dit zet mij aan het denken: waarom zou dit in de huidige tijd, midden in de vierde revolutie, niet kunnen? Omdat het ‘nu eenmaal’ op papier moet? Als de informatie in de app-conversatie een bewijsvoerend en reconstruerend karakter heeft, dan kan het toch worden bestempeld als archiefwaardig? Het lijkt mij dat de drager ondergeschikt moet zijn aan de waarde van de informatie. Zolang het materiaal maar op een digitaal duurzame, goed geordende en toegankelijke staat wordt opgeslagen. Om terug te komen op het citaat van Gleick. Het beheren van al die verschillende, digitale datastromen is een taaie klus. Dit is niet een taak en zorg van alleen de archivarissen, DIV’ers en recordmanagers; maar van iedereen! (Digitaal) archiveren wordt nog te vaak gezien als een wettelijke verplichting, als een last. En dat terwijl archivering een aspect is van een groter geheel. Namelijk, het hebben van een correcte en toegankelijke informatiehuishouding. Die is zeker voor een overheid van het grootste belang. Hierbij hoort een visie op die overheidsinformatie. Daarom wordt onder mijn regie onder meer gewerkt aan een dergelijke visie. Dit stelsel omvat basisregistraties, maar ook sectorregistraties en informatieknooppunten. Bovendien komen aspecten als duurzame toegankelijkheid aan de orde. Het op orde hebben van informatie is een belangrijke zaak. De overheid kan immers alleen de goede beslissingen nemen, het juiste beleid ontwikkelen en betrouwbare overheidsdienstverlening leveren als deze is gebaseerd op een correcte, duurzame en toegankelijke informatiehuishouding!
16
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
OVER DE GESCHIEDENIS
VAN DE TOEKOMST Oſtewel het belang van een duurzaam collectief geheugen voor een slimme overheid. Dit klinkt logisch, hier kun je niet tegen zijn … Maar wat staat er echt? De ervaring leert dat een begrip als ‘collectief’ pas echt betekenis krijgt wanneer er sprake is van urgentie. Én wanneer de voorwaarden zijn geschapen óm samen op te kunnen trekken.
DOOR HERRIËT HEERSINK
ZIJ IS VERBONDEN AAN STICHTING ICTU EN PROJECTLEIDER NORA.
T
ot in het recente verleden waren fysieke dossiers, flink gevulde archiefkasten, blauwe mappen en wat dies meer zij, onze garantie dat gemaakte keuzes in het verleden altijd op enigerlei wijze achterhaald en geanalyseerd konden worden. Die tijd is voorbij. Dat wil niet zeggen dat de content verdwenen is, integendeel, het internet en de ict-servers zouden
inmiddels overbelast zijn, ware het niet dat technologie voortschrijdt en we voldoende ruimte hebben om gegevens en documenten ongebreideld op te blijven slaan. Echter, komt dit de kwaliteit van het openbaar bestuur ten goede? Wat is de waarde van eindeloze opslag wanneer gegevens niet (meer) vindbaar zijn of toegankelijk voor ons, of volgende generaties? Wie tussen kunst en kitsch volgt (ik wel) weet dat soms kleine diamantjes worden gevonden in de vorm van dagboeken en aantekeningen waardoor we een prachtig kijkje krijgen van het leven in vorige eeuwen. Hoe zou dit programma er in 2025 uit zien? Zijn het dan de verborgen usb sticks, of emails op een server die van zolder zijn gehaald? Kunnen we dat dan nog ontcijferen, heeft het nog waarde? Of een parlementaire enquête anno 2025, zijn de ‘bonnetjes’ ook dan nog vindbaar en leesbaar?
Zonder voorbehoud Dit overziend durf ik zonder voorbehoud te spreken van een urgente situatie: nu afspraken maken is kritisch om te kunnen borgen dat de inhoud ook over tien jaar nog beschikbaar is. Ster-
ker nog, dat we met elkaar de inhoud kunnen lezen en delen. Maar hoe realiseer je dat? Hoe kom je tot relevante afspraken om de digitale overheid met een goed werkend digitaal geheugen uit te rusten? Een collectief geheugen bovendien… Voor een deel ligt de oplossing in het maken van overheidsbrede afspraken over onderwerpen als ‘semantiek’ (definities) en ‘interconnectiviteit’ (verbindingen). Dat is het delen van informatie en gegevens over organisatiegrenzen heen en niet belemmerd door ICTsystemen die andere talen spreken. Dit vereist de wil op bestuurlijk niveau om afspraken te maken dát je op die manier wilt samenwerken en dat je daarvoor de juiste voorwaarden wilt invullen. Op een hoog-over niveau, overheidsbreed, zijn dergelijke afspraken vastgelegd in de NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur). Afspraken die niet willekeurig zijn gemaakt. Ze zijn na een proces van zorgvuldige afstemming en gezamenlijk overleg bevestigd door de Tweede Kamer
17
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Over de geschiedenis van de toekomst
en vastgelegd in beleidsafspraken en wetgeving. Dit zijn afspraken die één ding gemeenschappelijk hebben, dat is het doel om de dienstverlening tussen overheid en burgers en bedrijven te verbeteren. Deze afspraken vormen met elkaar de architectuurprincipes van de (digitale) overheid.
vervolg Eenvoudig vinden In de NORA zijn tien basisprincipes vastgelegd en vervolgens uitgewerkt in afgeleide principes. Een voorbeeld van een dergelijk basisprincipe is “Vindbaarheid”: de overheid zorgt ervoor dat burgers, bedrijven en medeoverheden diensten van de overheid eenvoudig kunnen vinden. Dit basisprincipe is opgesteld omdat de overheid verandert van een overheid die zorgt voor naar een overheid die zorgt dat. Meer en meer nemen burgers en bedrijven het heft en eigen hand en willen zelf, op basis van goed vindbare informatie, zaken doen met de overheid. Dit kan een portal zijn waar op één plek informatie beschikbaar is en zaken met de overheid geregeld kunnen worden. Voorbeelden hiervan zijn overheid.nl (voor burgers en bedrijven), digitaleoverheid.nl (voor professionals binnen de digitale overheid), startstuderen.nl (voor jongeren die – gaan – studeren)
18
en het ondernemersplein.nl (waar voor ondernemers relevante informatie uit verschillende overheidsbronnen samenkomt). In de NORA zijn deze principes op hoofdlijnen vastgelegd (www.digi taleoverheid.nl/nora). In de NORA wiki (www.noraonline.nl) zijn de principes uitgediept en aangevuld met relevante standaarden, zowel nationale* als Europese. Overheden stemmen via NORA hun interpretatie van afspraken af en delen ervaringen met elkaar. Dit geldt voor de gehele overheid, ook voor gemeenten, waterschappen, sociaal domein en het zorgdomein. Een ieder vertaalt de principes naar afspraken op maat voor het eigen domein. Dankzij de afstemming in de NORA wordt het zo gemakkelijker om over de eigen grenzen heen informatie te delen en ketens soepel in te richten: op begripsniveau (semantiek) en op verbindingenniveau (interconnectiviteit). Een bijzondere set afspraken heeft betrekking op digitale duurzaamheid. Immers, het gaat niet alleen over gegevensuitwisseling op de korte termijn, maar ook over het behoud en de toegankelijkheid van ons collectief digitaal geheugen op de lange termijn.
Ook dit vraagt om afspraken en standaarden… Zoals eigenaarschap van data, of juist afspraken over het openbaar maken van data (‘open data’). Over het beheer van die data, over eigenaarschap, over authenticiteit en over verantwoordelijkheid voor het behoud van informatie.
Overheid breed Volgens het gezegde ‘schoenmaker blijf bij je leest…’ hebben we het Nationaal Archief gevraagd om deze categorie afspraken in de NORA te onderhouden, in afstemming met de overheidsbrede Gebruikersraad. Het Nationaal Archief is eind 2015 begonnen om de NORA pagina’s over digitale duurzame toegankelijkheid te actualiseren. Op die manier werken architecten, beleidmakers en archivarissen samen aan het digitale geheugen van de digitale overheid. Of we nu via apps, mobieltjes, i-pads of op computers gegevens uitwisselen, door goede afspraken te maken over het behoud van content en context kunnen we hopelijk ook in de toekomst een compleet beeld van ons rijke verleden na de 20ste eeuw behouden. Of het nu om een bonnetje gaat, om contracten, visualisaties of…
* Forum standaardisatie
Zichtbaar, bruikbaar, houdbaar Ook in het erfgoedveld zijn afspraken en principes nodig. Met name om de digitale collecties beter zichtbaar te maken en meer met elkaar te kunnen verbinden. Veel musea, bibliotheken, wetenschappelijke instituten en archieven digitaliseren (een deel van) hun collecties. Toch kent het huidige online aanbod zijn beperkingen. Zo zijn collecties vaak nog geïsoleerde databases. Alleen goed te vinden voor mensen die weten waar ze moeten zoeken en daardoor beperkt bruikbaar. Dat kan en moet anders, maar hoe? De oplossing ligt in het koppelen van informatie uit verschillende digitale collecties. Om dat te bereiken presenteerde het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) in 2015 haar Nationale strategie digitaal erfgoed. Het NDE is een samenwerkingsverband tussen de nationale ‘knooppunten’ Beeld en Geluid, Koninklijke Bibliotheek, Nationaal Archief, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en de Koninklijke Nederlandse Academie voor Wetenschappen, samen met DEN en het ministerie van OCW. Zij werken aan één landelijke, sector overstijgende infrastructuur voor zichtbaar, bruikbaar en houdbaar digitaal erfgoed. Basis van de infrastructuur zijn ICT-voorzieningen die steeds opnieuw kunnen worden gekoppeld, uitgebreid en hergebruikt. Om die te kunnen maken, ontwikkelde het NDE het drielagenmodel, een doelarchitectuur voor de erfgoedsector: CONTENTLAAG; bevat de digitale collecties van de individuele instellingen, inclusief de autonome oplossingen (bijvoorbeeld collectieregistraties) en gedeelde diensten voor duurzame opslag en toegang; VERBINDINGSLAAG; in deze laag wordt informatie uit en over collecties met elkaar verbonden en gekoppeld aan nieuwe techniek; DIENSTENLAAG; in deze laag worden toepassingen ontwikkeld die collecties beter zichtbaar maken, (bijvoorbeeld views, apps en portals) en zijn toegesneden op de vraag van bedrijven, instellingen en eindgebruikers.
Informatie over de Nationale strategie digitaal erfgoed en de werkprogramma’s is te vinden op de website www.den.nl
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
BIJ OVERHEID EN BEDRIJFSLEVEN
INFORMATIE ALS BASIS Wordt er bij de overheid echt heel anders gedacht over informatieprocessen dan in het bedrijfsleven? Steven Luitjens van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Erik Elgersma van FrieslandCampina in gesprek.
DOOR RICHARD NEVE
“DOOR ALLES OP TE SLAAN WORDT DATA NOG STEEDS GEEN INFORMATIE”
H STEVEN LUITJENS Steven Luitjens heeft vrijwel zijn hele carrière binnen de overheid functies vervuld met een innovatie doelstelling. “ICT heeft altijd een grote rol gespeeld,” aldus Luitjens. Hij zet nu een directie op binnen het ministerie van BZK om de relatie tussen de digitalisering van de samenleving en de IT van de overheid tegen het licht te houden. Luitjens: “Waar liggen welke verantwoordelijkheden? Hoe verhouden organisaties zich tot elkaar en hoe zit het bijvoorbeeld met privacy?
20
oewel het technisch mogelijk is en door de continue daling van de prijs van opslag het ook financieel kan, is alles opslaan geen optie. Aan de andere kant is het vandaag lastig of onmogelijk om te bepalen welke informatie over tien jaar essentieel is voor de organisatie. Steven Luitjens: “Het gaat dan niet alleen om geschiedschrijving. Wanneer de organisatie zich moet verantwoorden, moet verklaren hoe het tot bepaalde keuzes is gekomen, is het essentieel de juiste informatie beschikbaar te hebben.” Alles bewaren is verleidelijk, maar voor de uiteindelijke beheersbaarheid en vooral ook het kunnen terugvinden van relevante informatie is het zeker geen oplossing. Erik Elgersma: “Geheugen is het probleem inderdaad niet. Essentieel is hoe de informatie wordt opgeslagen. Soms kan informatie, een krantenknipseltje zelfs, van twintig jaar geleden heel relevant zijn. Bij FrieslandCampina bewaren we al zestien jaar op een gestructureerde manier marktinformatie. Dat zijn zo’n 110.000 verschillende documenten in PDF die ‘full text’ doorzoekbaar zijn. Met
metadata zorgen we dat al die data goed te doorzoeken is door alle 8.000 medewerkers. Op basis van profielen worden medewerkers ook geattendeerd op nieuwe informatie die voor hen relevant is.” Luitjens: “De volumes liggen bij de overheid hoger, maar daar zit het probleem niet. De overheid heeft, in tegenstelling tot bedrijven, te maken met wettelijke eisen die worden gesteld aan het archiveren van informatie ongeacht of het op papier of digitaal is. Digitaliseren is voor de doorzoekbaarheid juist een goede keuze, maar de inrichting is complex. Ik weet wel dat de ‘wereld van archief’ continu moet knokken om beslissers in de organisatie te overtuigen van het belang van een goede informatiehuishouding.” Het tempo van technologische ontwikkelingen zorgt ervoor dat de functie van de archivaris ook sterk verandert en zal blijven veranderen. Luitjens: “Een floppy disk kan je niet meer uitlezen. Een USB-stick van meer dan een jaar geleden wordt ook al lastig of zelfs onmogelijk. Alles staat op de harde schijf van de laptop of ergens op een server. De archivaris wordt wat mij betreft een specialist die vanaf
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
GELDT HETZELFDE:
VOOR STRATEGIE
“HET BELANG VAN DE CONTEXT VAN DE INFORMATIE GROEIT EN DAT KAN ALLEEN WORDEN GEBODEN OP BASIS VAN METADATA.”
het moment dat wordt nagedacht over nieuwe IT-systemen moet meedenken over hoe uit de stroom aan data en informatie die de gemiddelde medewerker produceert, de relevante informatie over twintig jaar nog beschikbaar is.” De kwaliteit van data vraagt al aandacht bij de vorming. Daarbij komt volgens Luitjens dat functies rond beheer van informatie steeds gespecialiseerder worden. “Het is dus logisch dat er ‘shared services centers’ ontstaan. Organisaties willen op specifieke functies ontzorging. Belangrijk is wel om voldoende gevoel te houden met de eindgebruiker.” Hij vervolgt met: “Er is inmiddels zo veel informatie beschikbaar. Je kunt wel zeggen dat er sprake is van ‘datasmog’. Voor veel leidinggevenden en bestuurders is het essentieel de competentie te hebben om uit al die data de juiste conclusies te trekken. Dus groeit het belang van de historische context van de informatie en dat kan alleen worden geboden op basis van de juiste metadata. In het betrouwbaar en toegankelijk houden hiervan ligt duidelijk een toegevoegde waarde voor de archivaris.” Elgersma: “Na de fusie tussen Friesland Foods en Campina is er bewust voor
gekozen om marktinformatie te gaan verzamelen die essentieel is om de juiste strategie te ontwikkelen. Dat hebben we gedaan door in kaart te brengen welke informatie voor het nemen van beslissingen nodig was. Zorgen voor goede metadatering heeft tien jaar geduurd en dat in een omgeving waar de doelstellingen vrijwel hetzelfde bleven.” Overheidsinstellingen moeten vaak hun doelstellingen en positie aanpassen naar aanleiding van maatschappelijke ontwikkelingen. Dat heeft invloed op de informatievragen. Luitjens: “Ach, die veranderlijkheid speelt vandaag de dag eigenlijk voor alle organisaties; overheid én bedrijfsleven. En dat betekent concreet dat het de context is die bepaalt wat de informatiewaarde van data is. Dus moet je als organisatie ook externe informatie kunnen toevoegen aan de eigen data. Een archief is dus steeds minder een statische plek waar oude documenten te ruste worden gelegd, maar steeds meer een bron van data om, telkens in een nieuwe context, informatie te bieden zowel voor beslistrajecten als verantwoording achteraf.”
ERIK ELGERSMA Erik Elgersma kwam in 1999 terecht bij wat vandaag FrieslandCampina is. “Mijn aandachtsgebied is altijd op het snijvlak van informatie en strategievorming geweest,” aldus Elgersma. “Hoe kan de leiding van de organisatie over die informatie beschikken die nodig is om tot de juiste beslissingen te komen?”
In de informatiesamenleving is de nood-
21
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Bij overheid en bedrijfsleven geldt hetzelfde: Informatie als basis voor strategie vervolg
“DE VERREGAANDE DIGITALISERING DWINGT DE ARCHIVARIS SAMEN MET DE INFORMATIEMANAGER IN BEWEGING TE KOMEN.”
22
zaak voor archivering groeiende. Luitjens: “Dat het een beroep zou zijn uit de vorige eeuw en geen toekomst zou hebben, is dus onzin. Bedrijven fuseren, ministeries splitsen, organisaties veranderen en wil je besluiten kunnen nemen en jezelf achteraf kunnen verantwoorden dan is het structureel goed vastleggen van informatie essentieel.” Elgersma: “Als ervaringsdeskundige kan ik aangeven dat het bij elkaar brengen van archiveringstradities in een fuserende organisatie een vak apart is, maar belangrijk is het; zeker nu. Medewerkers verwachten vandaag de dag dat alle informatie, ook historische, continu beschikbaar is. Ook informatie die ooit als niet-relevant werd beoordeeld of data die slechts extern verkrijgbaar is.” Zowel Luitjens als Elgersma zien dat de snelheid waarmee informatie ‘blijft komen’ alleen maar hoger wordt. Ook de dynamiek wordt groter, want steeds vaker en steeds meer is er ook interactie tussen verschillende datasets. Luitjens: “Een organisatie die het archief niet op orde heeft, gaat zich bij het nemen van beslissingen baseren op Google. Dat is natuurlijk onwenselijk, want betrouwbaarheid is dubieus en je kan je afvragen of er voldoende context wordt geboden.” Het gaat hier niet alleen over opslag, maar juist ook over de toegang tot de informatie. Luitjens: “Als de decentrale locaties van de organisatie niet op het centrale systeem kunnen aanhaken, heb je misschien een prachtig systeem, maar ‘zwem’ je lokaal en moet daar een eigen oplossing worden verzonnen. Voor de mensen in het veld geldt dan ‘iets is beter dan niets’. Elgersma onderstreept de uitspraak van Luitjens: “En het is de uitdaging dat de eindverantwoordelijke van de organisatie beseft dat het beschikbaar hebben van de historische én de actuele data, van essentieel belang is voor het nemen van de juiste beslissingen.” De leiding van een organisatie mag best wat vaker het oor laten hangen naar ‘de wereld van het archief’, maar de realiteit
is ook dat de archivaris moet snappen dat de verregaande digitalisering dwingt om samen met de informatiemanager in beweging te komen. Luitjens; “In de wereld van IT en ‘start-ups’ wordt veel gesproken over ‘disruptors’. Kwajongens als Uber en AirBnB. Voor de wereld van het archief, documentatie en informatiemanagement is Google een disruptor, maar in tegenstelling tot wat wordt gedacht heeft het de archivaris niet brodeloos gemaakt. Eerder is het belang van een goede ‘poortwachter’ tussen de bedrijfsprocessen en de data die worden geproduceerd relevanter geworden.” Elgersma: “Juist de dominantie van zoekmachines was voor FrieslandCampina in het jaar 2000 reden om de investering te doen in de manier waarop wij nu werken. Zoekmachines bieden heel veel resultaten, maar bronnen zijn vaak niet te verifiëren en informatie is ook niet per sé betrouwbaar. Dus bestaat het gevaar dat je een strategie ontwikkelt op basis van onvolledige of zelfs onjuiste informatie. Binnen FrieslandCampina sturen wij op het ‘ont-googlen’. Zorgen dat er informatie beschikbaar is die betrouwbaar en relevant is. Uiteindelijk is dat niet alleen betrouwbaarder, maar betekent het ook tijdwinst.”
DE TOEKOMST O VAN UW VA W DAT TA BEGINT VA TA ANDAAG
D ATA M AT T E R S
23
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
COLUMN
Dicht de digitale kloof met jouw bestuurder MARIA WIEBOSCH-STEEMAN ARCHIEFAMBASSADEUR VOOR DE DECENTRALE OVERHEDEN
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de stuurgroep Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO - Laurens Vellekoop, 06 - 12 79 33 99 /
[email protected]) of kijk op www.archief2020.nl/activiteiten-aido
24
Hillary Clinton die als minister van Buitenlandse Zaken haar privémail in plaats van werkmail gebruikte. Oude plattegronden van de Amsterdamse metro die verdwenen waren. Of het beruchte bonnetje van Teeven dat nergens te vinden was of misschien toch weer wel. Voor veel bestuurders van decentrale overheden is het de dagelijkse realiteit. Informatie is zoek, niet toegankelijk, vernietigd of niet goed opgeslagen, met alle gevolgen van dien. Sinds een jaar reis ik als ambassadeur door het land om met bestuurders te praten over het belang van digitale duurzaamheid. Waar de gemiddelde informatieprofessional hiervan niet overtuigd hoeft te worden, ligt dat bij bestuurders anders. Zij vragen zich af hoe realistisch het digitale gat is. Wat het hun kost om er iets aan te doen. En wat dat dan oplevert. Terechte vragen waarop ik het antwoord soms nog niet kan geven. Ik wijs bestuurders op de kansen die digitalisering biedt om een transparante en dienstverlenende overheid te zijn. Op de stroom aan wob-verzoeken die wellicht ingeperkt kan worden. En op de eindeloze mogelijkheden van Big Data zodra je je gegevens op orde hebt en de juiste mensen bij elkaar zet. Dat investeren in digitale duurzaamheid geld kost, maar als je het samen doet minder dan alleen. Het is mooi te zien dat door het hele land initiatieven ontstaan op het gebied van digitale duurzaamheid. Zo werken gemeente, provincie en waterschap in onder meer Zeeland en Overijssel samen aan een e-Depot. Maar ook in Alkmaar, Maastricht en de Achterhoek wordt hard gewerkt aan een gezonde informatiehuishouding. Door Archief 2020 en AIDO zijn producten en standaarden ontwikkeld die het mogelijk maken binnen je eigen organisatie met het thema aan de slag te gaan. Om dit succesvol te doen is het belangrijk om archivarissen en informatieprofessionals bij elkaar te brengen. Beschouw het archief als integraal onderdeel van de informatiehuishouding. Digitalisering biedt ook een enorme kans om informatie actief beschikbaar te stellen. Werken aan de open overheid vanuit moderne archivering – hoe mooi is dat? Krijg daarnaast je bestuurder enthousiast, geef een mooie presentatie voor de raad of klop eens aan bij de verantwoordelijk wethouder. Als oud-bestuurder weet ik dat het niet meevalt bestuurders voor het onderwerp te interesseren. Daarom hebben wij van AIDO in april 2015 een brandbrief opgesteld waarin we wijzen op de gevaren en kansen van digitalisering. Ook hebben we een bestuurlijk handelingsperspectief ontwikkeld waarmee we bestuurders op weg helpen. Breng het eens onder hun aandacht. En heeft u daarbij hulp nodig, dan kom ik graag bij u langs!
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
DIANA TEUNISSEN IS
De overheid werkt in 2017 volledig digitaal. Voor het
DIRECTEUR DIGITALE
Nationaal Archief (NA) ligt de uitdaging in het duur-
INFRASTRUCTUUR EN ADVIES BIJ HET NATIO-
zaam archiveren en ontsluiten van al deze digitale
NAAL ARCHIEF EN VANUIT DIE POSITIE
informatie. Zodat dit over honderd jaar ook nog lees-
IS ZIJ PROGRAMMA-
baar en vindbaar is. Maar met goed beheer alleen zijn
MANAGER ‘DIGITALE TAKEN RIJK’. ZE WERKTE
we er niet. Willen we digitale informatie toegankelijk
EERDER BIJ ONDER MEER DE ONDERWIJS-
houden, dan vraagt dat al aandacht vanaf de creatie
INSPECTIE ALS DIREC-
van de informatie.
TEUR BEDRIJFSVOERING.
TOEGANKELIJKHEID CENTRAAL STELLEN DOOR RICHARD NEVE
B
urgers hebben recht op overheidsinformatie. Niet alleen om het handelen van de overheid te reconstrueren, maar ook om inzicht te krijgen in het verleden van ons land. Wetenschappers, burgers en bedrijven willen op basis van de data onderzoek doen of diensten verlenen. Diana Teunissen: “Bij het Nationaal Archief beheren we zo’n 130 kilometer papieren archieven en bij de elf Regionale Historische Centra (RHC’s) samen ligt er nog eens dezelfde hoeveelheid. Al die informatie, plus de nieuwe data die er digitaal bij komt, moet duurzaam worden bewaard en vooral toegankelijk worden gemaakt.” Een gemeenschappelijke infrastructuur is hierin heel belangrijk. Het groeiende digitale archief
vraagt om een andere aanpak: meer samenwerken en meer generieke toepassingen. Diana Teunissen: “Dat gaat zeker niet alleen over duurzaam bewaren van informatie, maar vooral over het gezamenlijk realiseren van toegankelijkheid voor iedereen die informatie uit deze archieven wil inzien en gebruiken. Ook daarin moeten we gezamenlijk leren. Tot nu toe halen we de papieren stukken op uit het depot. Maar hoe haal je digitale stukken op? Hoe zorg je dat ze vindbaar en bruikbaar zijn. En geordend en leesbaar op elk scherm. Dat betekent ook dat we al moeten nadenken over toegankelijkheid op het moment dat digitale informatie ontstaat. Hierbij is het werken met algemeen geaccepteerde standaarden heel belangrijk. Zeker omdat de gebruikers van de
informatie liefst naadloos van de ene bron naar het andere willen bewegen.”
Gemeenschappelijke infrastructuur Het Nationaal Archief is drie jaar geleden in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap begonnen met het opbouwen van een infrastructuur om rijksarchieven klaar te maken voor een digitale toekomst. Een elektronisch depot (e-Depot) is daar onderdeel van. In het e-Depot komt informatie terecht van de ministeries en organisaties binnen de (Rijks)overheid die landelijk opereren, zoals zelfstandige bestuursorganen, uitvoeringsorganisaties en Hoge colleges van Staat.
25
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Toegankelijkheid centraal stellen vervolg
De elf RHC’s in ons land hebben ook een deel van de rijkscollectie in huis, onder andere documenten van Rijkswaterstaat en van de Rechterlijke Macht (de rechtbanken). Daarom bouwen ook de RHC’s mee aan de infrastructuur en maken zij daar ook gebruik van. Samen hebben de RHC’s en het NA hiermee een gemeenschappelijke infrastructuur voor het beheren van digitale overheidsinformatie.
RHC als klant Teunissen: “De RHC’s zijn niet alleen partners, maar ook klanten van het Nationaal Archief. Wij bieden een serviceorganisatie waar
Duurzame toegankelijke informatie Het Nationaal Archief heeft veel kennis over het toegankelijk maken van informatie. Ook digitale informatie. In opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap worden eisen ontwikkeld: het ‘Normenkader duurzaam toegankelijke overheidsinformatie’ (DUTO). DUTO helpt organisaties om digitale overheidsinformatie vindbaar en bruikbaar te maken vanaf het moment van ontstaan, voor zolang als nodig en voor iedereen die daar recht op heeft. De eisen moeten een rol spelen bij de creatie van informatie en worden zo opgesteld dat ze voor alle overheidsorganisaties bruikbaar zijn. Ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten, waterschappen: allemaal kunnen ze ermee aan de slag. De eisen gaan over alle soorten digitale informatie en raken daarmee de hele organisatie. Van softwareprogramma’s en werkprocessen tot Excelbestanden, websites, apps, video’s en tweets. Er is een bètaversie van DUTO gereed. Behalve eisen ontwikkelt het Nationaal Archief ook instrumenten, zoals de DUTO-scan als evaluatie- en implementatietool voor overheidsorganisaties. Professionals die functioneel betrokken zijn bij de digitale informatiehuishouding van overheden kunnen reageren op en meewerken aan DUTO. Alle informatie is te vinden op http://duto.wiki/
26
zij diensten van afnemen. In die situatie hebben wij geen beheerfunctie of zeggenschap over het archief waar een RHC verantwoordelijk voor is, maar bieden wij medegebruik van de ontwikkelde en geteste infrastructuur. Een infrastructuur die ook zo is ontwikkeld, dat het aangaan van allianties met andere partijen eenvoudiger wordt. Decentrale overheden en hun archiefdiensten kunnen kiezen om via een RHC aan te sluiten op de rijksinfrastructuur, of om elders een e-depot-voorziening te regelen. Die keuzevrijheid is goed in dit stadium. E-depot-voorzieningen zijn nog volop in ontwikkeling. En
overheden zijn nog bezig om hun informatie op orde te krijgen. Elk archief moet een eigen afweging maken over de te gebruiken infrastructuur.”
Kennis delen Ons uiteindelijke doel is optimale toegankelijkheid en duurzame opslag te realiseren. Dat doel kunnen we alleen samen bereiken en vereist dus een open houding en samenwerking. Het innovatieprogramma Archief 2020, het Europese platform APE, de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid en de recente e-depot ontwikkelingen stimuleren de archiefsector om afspraken te
APRIL
maken over beheer en beschikbaarheid van informatie. Teunissen: “In toenemende mate wordt kennis gedeeld en wordt in verschillende projecten samengewerkt. Met als concreet resultaat dat er steeds meer data steeds gemakkelijker toegankelijk is over organisatiegrenzen heen.”
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Chantal Keijsper: Garanderen van optimale toegankelijkheid
Tot slot Op de vraag of het nu al echt werkt, antwoordt Teunissen: “Ons e-Depot bevat op dit moment ongeveer 365 terabyte digitale informatie. Dat zijn meer dan 10 miljoen documenten, kaarten, databases, foto’s en afbeeldingen.
“De focus ligt op optimale digitale ontsluiting.” Aan het woord is Chantal Keijsper, niet alleen directeur van Het Utrechts Archief, maar ook voorzitter van BRAIN, de branchevereniging van archiefinstellingen. “Dat houdt in dat de archieven en collecties niet alleen goed vindbaar en zichtbaar moeten zijn op het internet, maar ook door andere partijen gebruikt kunnen worden voor verrijking, contextualisering en het maken van nieuwe verbindingen met andere digitale bronnen. Optimale ontsluiting betekent niet dat alle analoge documenten ook direct als scans digitaal beschikbaar moeten zijn. In Utrecht gaat het om bijna dertig kilometer ‘papieren’ archief en daar komt nog steeds elk jaar een flinke hoeveelheid bij. Meteen alles digitaal beschikbaar hebben, is een utopie.” Keijsper vervolgt: “Daarbovenop komt een groeiende stroom digitale informatie waar nieuwe oplossingen voor moeten worden gevonden. Voor het digitaal beheer werkt Het Utrechts Archief samen met de andere Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief aan de ontwikkeling van het e-Depot. Keijsper: “Onze beperkte middelen willen we slim inzetten. E-Depot is niet het enige project waarbij wij samenwerking zoeken. Het Utrechts Archief heeft allianties met meer partijen. We doen actief mee met verschillende pilots voor innovatieve projecten op het gebied van digitaal
beheer en toegankelijkheid. Onze doelstelling is dat zoveel mogelijk gebruikers - burgers, ambtenaren, onderzoekers, bedrijven - gebruik kunnen maken van de data die wij beheren. We werken graag mee aan relevante initiatieven om dit te realiseren.” Keijsper ziet dat het Nationaal Archief vaak de rol van ‘trekker’ neemt in projecten die de sector helpt om zich voor te bereiden op de toekomst. “Logisch, want op landelijk niveau is dat veel beter te initiëren en te borgen. Het innovatieprogramma Archief 2020 heeft de afgelopen jaren veel in beweging gebracht en een belangrijke bijdrage geleverd aan de innovatie van de sector. De sector heeft ook echt een vliegwiel nodig als het om vernieuwing gaat.” Voor Keijsper en haar organisatie is dat zeker geen reden om passief te zijn of te worden. “Juist samen ontwikkel je nieuwe methoden en processen en beoordeel je technologie. Ook het opleiden van medewerkers is een taak waarbij het logisch is om samen te werken. Veel archieven worstelen met de uitdaging om medewerkers de juiste begeleiding te geven binnen het proces van alle veranderingen. Terwijl het juist de medewerkers zijn die de koppeling maken tussen de collectie en hoe daar gebruik van kan worden gemaakt, zodat die collectie van waarde is voor de samenleving.”
27
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Brief van Paul Isken aan Valerie Frissen
Betreft: DE ‘VALUE CASE’ VOOR EEN NATIONAAL DIGITAAL ARCHIEF februari 2016 Beste Valerie, PROF. DR. PAUL ISKE IS HOOGLERAAR OPEN INNOVATION & BUSINESS VENTURING BIJ MAASTRICHT UNIVERSITY EN DAARNAAST VOORZITTER VAN HET INSTITUUT VOOR BRILJANTE
Ik hoef jou natuurlijk niet te vertellen dat er met het digitaliseren van ons nationaal archiefmateriaal een groot aantal nieuwe mogelijkheden voor het beter benutten van deze kennis gaan ontstaan. En daar komt steeds meer ‘digital born’ informatie bij. Zelf ben ik geïnteresseerd in het fenomeen ‘Combinatorische Innovatie’, ofwel welke nieuwe mogelijkheden ontstaan er wanneer nieuwe combinaties worden gemaakt. Door digitalisering van informatie wordt de toegankelijkheid vergroot en kunnen koppelingen worden gerealiseerd naar nieuwe toepassingsgebieden. Ik neem aan dat jij daar zelf wel een aantal voorbeelden voor hebt en ben benieuwd waar je dan aan denkt!
MISLUKKINGEN.
Zelf lijkt het me interessant om, in navolging van de aanpak bij Smart Cities, en ook bij sommige bedrijven, een ‘API-challenge’ te organiseren. Een soort innovatie-competitie waarbij partijen worden uitgedaagd om koppelingen met de gedigitaliseerde informatie te maken en daarmee relevante toepassingen te ontwikkelen. Dan wordt mooi gebruik gemaakt van het creatieve vermogen van een grote groep en leren we gelijk waar en hoe de informatiewaarde kan worden gecreëerd. Open standaarden en interoperabiliteit van de informatie zijn daarbij wel essentieel. Dat zou eigenlijk ook wel een interessante ontwikkeling kunnen zijn voor de professionals in de organisaties van de archieven: op deze manier wordt het ook voor hen duidelijk hoe en waar de informatie waardevol is. Je zou het enigszins kunnen vergelijken met de rol van het Centraal Bureau voor Statistiek, waar de toepassing en relevantie van de informatie altijd een leidende rol speelt, overigens zonder zelf over te gaan tot interpretatie of advisering. Het CBS beheert en geeft toegang tot ons grootste nationale Big Data Center, met inachtneming uiteraard van heel veel spelregels op het gebied van privacy. Ook hier zoekt men voortdurend naar nieuwe toepassingen en nieuwe koppelingen naar omgevingen waar de informatie gebruikt kan worden. Dat zou toch een mooie volgende stap kunnen zijn voor de informatieprofessionals? Gezien jouw rol en ervaring op de gebieden van digitalisering, creativiteit en sociale innovatie, ben ik zeer benieuwd naar jouw duiding van deze ontwikkeling. Waar vinden we de grootste kansen? Maar ook: is de ‘value case’ wel helemaal doordacht? Ik neem aan dat er ook kosten mee gemoeid zijn om al het materiaal te scannen, OCR’en, op te slaan en toegankelijk te maken. Ook moet natuurlijk de betrouwbaarheid gewaarborgd worden: het lijkt me niet de bedoeling dat onbevoegden de archieven kunnen herschrijven… Ik zou het boeiend vinden om met jou verder van gedachten te wisselen over het belang van een Nationaal Digitaal Archief en de kansen voor innovatie die het kan bieden voor zowel de gebruikers als de beheerders van de informatie.
Met collegiale groet, Paul
28
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Brief van Valerie Frissen aan Paul Isken
Betreft: DE ‘VALUE CASE’ VOOR EEN NATIONAAL DIGITAAL ARCHIEF maart 2016 Beste Paul, Steeds meer informatie is voor steeds meer mensen beschikbaar en dat is natuurlijk prachtig! Maar met al die informatie ‘at our fingertips’ ontstaat er ook steeds meer een informatiejungle. Daarmee groeit in mijn ogen het belang van professionals die deze data toegankelijk kunnen maken, valideren, beheren, die intermediair kunnen zijn zodat informatie in de juiste context wordt aangeboden. Vragen leiden immers altijd weer tot nieuwe vragen. Dat is toch een mooi vooruitzicht voor de archiefwereld! Maar het gaat in wezen nog verder.
PROF. DR. VALERIE FRISSEN IS CEO BIJ SIDN FONDS EN ALS BIJZONDER HOOGLERAAR ICT & SOCIALE VERANDERING VERBONDEN AAN DE ERASMUS UNIVERSITEIT ROTTERDAM.
Door die overvloed aan data zijn al veel business modellen gekanteld en daarmee ook veel organisaties op hun kop komen te staan. Dat zal allemaal nog versnellen wanneer die beschikbaarheid van data twee kanten op gaat. Er gaat nu veel aandacht naar het toegankelijk maken van informatie die al in de verschillende systemen in de archieven zit, maar bedenk eens wat er allemaal nog meer kan ontstaan als wij allemaal informatie aan die databases zouden kunnen toevoegen? Denk bijvoorbeeld eens aan de zorg. Als patiënten zelf informatiesystemen als EPD’s zouden kunnen voeden met hun ervaringen over bijvoorbeeld bijwerkingen of behandelingservaringen? Of zelfs met direct en realtime via hun Fitbit gemeten gegevens over hun lichamelijke conditie? En stel dat die kennis dan ook internationaal beschikbaar zou zijn? We googlen nu al allemaal voordat we naar de dokter gaan, maar wat als medische systemen al die latente, collectieve kennis zouden kunnen aanboren? We staan eigenlijk nog maar aan het begin van al die mogelijkheden. Archieven moeten zich dus niet alleen aanpassen aan een wereld die verlangt dat informatie steeds beter toegankelijk is , maar ook aan een wereld die daaraan zelf een actieve bijdrage wil en kan leveren: zo ontstaat er een dynamisch archief dat continu wordt verrijkt met kennis uit allerlei niet-traditionele bronnen. Een mooie uitdaging voor de archiefwereld!
Met collegiale groet, Valerie Frissen
29
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
COLUMN
De stralende toekomst van de digitale informatievoorziening PROF. WIM DE RIDDER FUTUROLOOG DIRECTEUR FUTURES STUDIES
Digitalisering van informatie is een paard van Troje. Voor sommigen is er niets aan de hand: informatie wordt op een andere manier opgeslagen. Archieven kunnen gemakkelijker worden doorzocht en ook het beschikbaar stellen van informatie wordt gestroomlijnd. Maar wie verder kijkt ziet dat digitalisering een revolutie veroorzaakt. De middelen waarover onze traditionele hoeders van waardevolle informatie beschikken, komen steeds vaker in handen van degenen die om welke reden dan ook in deze informatie zijn geïnteresseerd. Steeds meer burgers zijn in de gelegenheid om zelf databanken aan te leggen en historische gegevens te raadplegen. Wat zou mooier zijn als informatie van de overheid wordt gekoppeld aan de data van maatschappelijke organisaties, bedrijven en particulieren. Het kan tegen marginale kosten als de protocollen voor openbaarmaking van publieke en private archieven op elkaar worden afgestemd. De druk op deze ontwikkeling wordt steeds groter. Er is steeds meer apparatuur beschikbaar waarmee ongestructureerde data op relevante informatie kunnen worden onderzocht. Apple heeft daartoe Siri in de aanbieding, IBM verovert de wereld met Watson. De zoektochten naar historische ontwikkelingen worden daardoor nog interessanter, niet in de laatste plaats omdat de overheid wordt geplaatst in de context van organisaties waarvoor zij dienstbaar is. Voor andere toeleveranciers van digitale data geldt uiteraard hetzelfde. Tegelijkertijd ontstaat de situatie dat de velen die in de digitale documenten voor eigen rekening speuren naar de onderwerpen die hen interesseren, deze kennis aan een ieder beschikbaar kunnen stellen die daarvoor belangstelling hebben. Deze kennis is doorgaans gratis. Wikipedia is niet voor niets uitgegroeid tot een fenomeen waaraan zeer velen met genoegen informatie ontlenen. De tijd is rijp om een uniek platform te bouwen waar digitale onderzoekers kennis uitwisselen zowel met betrekking tot de gegenereerde informatie als ten aanzien van de technieken die zij hanteren om op een efficiënte wijze de data te ontleden. Als het een open platform is waar niemand voor informatie en advies betaalt, komt unieke informatie uit de haarvaten van de Nederlandse samenleving beschikbaar. We kunnen er niet op wachten.
30
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
CTO GEMEENTE AMSTERDAM OVER DIGITALISERING EN OPEN DATA:
‘INFORMATIE GEEFT STOF TOT NADENKEN’ “E-healthcare, big data, digitaal aangestuurde mobiliteit; het gaat eigenlijk niet om de technologie, maar om hoe optimaal gebruik kan worden gemaakt van die technologie.” Aan het woord Ger Baron, Chief Technology Officer (CTO)van de Gemeente Amsterdam. DOOR RICHARD NEVE
D
e Gemeente Amsterdam is geen ‘start-up’ in de ICT, maar heeft een CTO. “Logisch,” volgens Ger Baron zelf: “Informatietechnologie is zo essentieel geworden voor de dienstverlening van de lokale overheid, dat je structureel moet nadenken over de inzet daarvan.”
manieren om persoonsgegevens op te slaan, moet soms regelgeving worden aangepast of moet kunnen worden gewerkt in een tijdelijk lab. Dat tot stand brengen is écht een taak van de CTO. Tenslotte informeer ik het College van B&W over hoe technologie de samenleving beïnvloedt.”
The Bigger Picture Ger Baron heeft vier basisopdrachten binnen de gemeentelijke organisatie. Allereerst het beschouwen van alle technologische ontwikkelingen in de wereld en zien hoe en waar die inzetbaar zijn voor de organisatie. Ten tweede heeft Baron de ‘lead’ bij het aangaan van samenwerkingen met partners uit het bedrijfsleven namens de Gemeente Amsterdam. Hij zorgt dat die bedrijven een ‘single point of contact’ hebben en hij faciliteert zo innovatieve initiatieven. Baron: “Ten derde moet ik zorgen voor de ruimte om te experimenteren met nieuwe technologie. Om in de toekomst gebruik te kunnen maken van bijvoorbeeld zelfrijdende auto’s of nieuwe
De ‘gemeentelijke CTO’ is niet eindverantwoordelijk voor hoe IT binnen de organisatie van de Gemeente Amsterdam wordt ingezet. Daarvoor is er een operationeel IT-team met een eigen management. Baron legt de focus op ‘the bigger picture’: “We hebben meer en meer data om mee te werken. Er is inmiddels ook een infrastructuur om die data te verwerken. Dat geeft kansen, maar ook verantwoordelijkheden. Het team moet bewust omgaan met al die data. Dan heb ik het over authenticiteit van data, maar ook over duurzame opslag en de mogelijkheid om data nóg waardevoller te maken door ze te gebruiken samen met commerciële partners.” Dat laatste werkt in de visie van
Baron ook twee kanten op. Niet alleen moet de lokale overheid open staan voor derden die commercieel of niet - met de data van de gemeente iets willen, maar moet de overheid ook open staan om data van commerciële partijen te gebruiken om beleid te maken. Baron: “TomTom, aanbieders van mobiele telecomnetwerken en Google kunnen veel vertellen over hoe gebruik wordt gemaakt van de wegen. Zelf data gaan verzamelen is niet nodig als er al eerste klas gegevens beschikbaar zijn. Onmiddellijk komt ‘archivering’ om de hoek. Je moet in zo’n situatie vragen durven stellen als ‘Wie bewaart de brondata?’, ‘Wat mag ik zelf bewaren?’, ‘Wat moet ik bewaren?’ en ‘Wie is eigenaar van de data?’.”
GER BARON IS CHIEF TECHNOLOGY OFFICER VAN DE GEMEENTE AMSTERDAM. HIJ WERKTE EERDER VOOR DE AMSTERDAM ECONOMIC BOARD EN ACCENTURE.
Beheer van de datastroom De CTO van de Gemeente Amsterdam stelt dat het beheren en beheersen van de datastromen één van de uitdagingen wordt in de nabije toekomst. “Er is steeds meer data beschikbaar. En het aantal partijen dat daar gebruik van wil maken, wordt steeds groter.
31
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
‘Informatie geeft stof tot nadenken’ vervolg
Die samenwerkingen zijn heel waardevol, maar hoe de datastroom moet worden beheerd én wie verantwoordelijk is voor het archiveren van de data, moet aandacht krijgen voor je enthousiast met al die informatie aan de gang gaat. Technologie biedt de overheid kansen om zich opnieuw uit te vinden, maar omdat binnen de overheid ‘continuïteit’ juist zo belangrijk is, zal dat niet makkelijk gaan.” De Gemeente Amsterdam heeft qua digitalisatie van de archieven flinke slagen gemaakt de laatste jaren. Baron: “Dat wil niet zeggen dat je alles moet opslaan. Er ontstaan nu datasets waarmee je nu niets kunt, maar die je wilt bewaren voor onderzoek later. Dat is in sommige gevallen wel een
dilemma, want ga je dat allemaal bewaren?”
Actueler dan ooit Een dilemma dat niet is opgelost met digitalisering is het eigendom van documenten. “Mensen hebben nog heel vaak het idee dat de data van hen persoonlijk is. Ook ambtenaren hebben daar last van,” aldus Baron. “Maar de data is natuurlijk van de organisatie en die mag niet blijven staan op een harde schijf! Nu kan ik dat wel makkelijk zeggen, maar ik snap dat dit binnen het IT-systeem moet worden gefaciliteerd. En wanneer sprake is van vertrouwelijke informatie of persoonlijke data is het ook niet goed als iedereen overal bij kan, maar voor de brandweer is het van vitaal belang om online in de Gemeen-
telijke Basis Administratie te kunnen zien hoeveel mensen op een adres zijn ingeschreven en of op dat adres politie-meldingen zijn.” Alle initiatieven rond ‘open data’ kunnen op de steun van Ger Baron rekenen, maar hij geeft aan dat bij de overheid specifieke verantwoordelijkheden er voor zorgen dat niet alle informatie vrijgegeven kan worden. “‘Open data’ is meer dan alleen zorgen dat iedereen overal bij kan. Al die data moet ook worden gebruikt om processen te verbeteren. Daarbij is historische data, de ontwikkeling in de tijd, heel belangrijk en dus is het goed gestructureerd bewaren van relevante data actueler dan ooit.”
MAIS-Flexis Het veelzijdige en complete archief- en collectiebeheersysteem
DE REE archiefsystemen | de-ree.nl | archieven.nl | 050 311 26 00
Erg goed in Erfgoed 32
JIM STOLZE VAN TEDXAMSTERDAM OVER KENNIS DELEN EN DE NETWERKORGANISATIE
“KENNIS DÉ DRIVER VOOR INNOVATIE” Op een moderne manier samenwerken, betekent kennisdelen. Hoe organiseer je dat? Hoe doet TEDx Amsterdam dat? Jim Stolze is man achter TEDx Amsterdam en ambassadeur namens TED.com.
DOOR RICHARD NEVE
Waarom is informatie dé ‘driver’ voor innovatie? “De website TED.com haalde vorig jaar de mijlpaal van twee miljard pageviews! Dat is gigantisch. Het zijn mini-colleges van professoren, ondernemers, kunstenaars en andere vrije denkers. Ook de Nederlandse website is populair. We zien pieken in de website-statistieken tijdens de lunch vooral vanaf kantooradressen en tussen 23.00 – 00.00 blijkbaar als inspiratie voor het slapengaan.” “Een verklaring voor die populari-
teit is niet zo moeilijk. De wereld lijkt steeds sneller te draaien en verandering komt uit alle hoeken. Iedereen is op zoek naar mentaal gereedschap om daarmee om te gaan. TED biedt korte lezingen die niet commercieel, religieus of politiek zijn. Stuk voor stuk mensen met een visie. “Ik heb TED eerder het ultieme tegengif voor cynisme genoemd. De verhalen geven hoop en werken aanstekelijk. Veel mensen zeggen dat ze na het kijken van een TED-filmpje hebben besloten om een grote stap te
zetten in hun leven.” Hoe ziet dat netwerk rond TEDx Amsterdam er uit? Hoe wisselt dat netwerk informatie uit? “Doordat ik in mijn reclametijd een aantal ‘network tools’ had opgebouwd, zoals een eigen blog, eigen podcast en ik veel contacten met marketeers van grote bedrijven had, was het niet moeilijk om een coalitie te vormen van gelijkgestemden.”
33
APRIL
2016
ARCHIEFINNOVATIE
Kennis dé driver voor innovatie vervolg
“Het team bestaat uit vrijwilligers. Stuk voor stuk toppers in hun vakgebied die in TEDxAmsterdam een welkome uitdaging vinden in hun dagelijkse werk. Mijn rol is vooral die van barkeeper; ik stel mensen aan elkaar voor, houd het grotere plan in de gaten en bied troost en complimenten waar nodig. In 2016 is aan die opzet niet veel veranderd. We hebben geen kantoor, we trekken van plek naar plek, als digitale nomaden. Kennis is gecentraliseerd door middel van software. We gebruiken onder meer Basecamp (project management), Slack (communicatie) en Google drive (bestandsuitwisseling). Maandelijks komt het kernteam bij elkaar om te praten over thema, programma, productie, sponsoring, creatie, catering en communicatie. Dit zijn de opperhoofden die op hun beurt weer eigen teammeetings hebben met hun crew.” Hoe blijf je elkaar inspireren? “De kern van wat we doen is niet veranderd, wel de schaal. We begonnen met 14 teamleden voor 500 gasten. Nu zijn het 115 teamleden voor 1000 gasten met een wachtlijst van 15.000 mensen. De vrijwilligers zijn extra gemotiveerd, omdat TEDxAmsterdam inmiddels een bekende naam is. Ze winnen prijzen (voor hun creatieve werk) of zetten het vol trots op hun CV. Het is voor velen een opstapje naar een nieuwe baan. Of de start om te gaan ondernemen, vaak met andere teamleden.” Hoe wordt die informatie gedistribueerd en gearchiveerd? “Het zou vreemd zijn als wij zo’n grote organisatie bouwen om slechts één dag in het jaar 20 filmpjes op te nemen. Daarom organiseren we het hele jaar ook kleinere bijeenkomsten. We kijken met publiek live mee met TEDx events in andere steden, of organiseren kennismakingsbijeenkom-
34
sten voor onze partners. Verder is alles online en dus gaan de talks een eigen leven leiden op Youtube en houdt de discussie op social media nooit op.” In hoeverre is live communicatie nog nodig vandaag de dag, in de toekomst? Is het feit dat je alle speeches terug kan kijken een archief? “Live communicatie is nodig vanwege urgentie. Niets werkt beter voor een creatief brein. Daarnaast is het hele event terug te kijken via verschillende kanalen; sinds kort ook met doventolk en in Virtual Reality.” Wat is de waarde van het ‘TEDx Amsterdam archief’? Hoe kan je daarin zoeken? “Zoeken is chaos. We zijn slecht te spreken over Youtube als videoarchief. Dit is een doorn in mijn oog. Veel initiatieven om hier iets mee te doen zijn gesneuveld; geen aandacht voor uiteindelijk. TED heeft zelf een aardige app, maar ook daar is de gebruiksvriendelijkheid en vindbaarheid ver te zoeken.” TEDx Amsterdam is een platform waar functioneel kennis wordt gedeeld. Wie ‘deelt’ er dan; de sprekers met de toeschouwers of heeft TEDx ook een functie om de toeschouwers met elkaar te verbinden? “Het publiek heeft een belangrijke functie bij TEDxAmsterdam. Zij zijn het die de ideeën van onze sprekers verder kunnen brengen. Ook wordt er in de pauzes aandacht besteed aan ‘match making’. Mensen kunnen in speciale foyers praten over thema’s of onderwerpen waar ze zelf voor kiezen.” “Afgelopen jaar zijn we ook begonnen met een app waarin bezoekers vooraf aan elkaar worden gekoppeld. Ook hiermee lukt het ons om complexe relaties simpel te maken.” De spreker zendt. De aanwezigen
luisteren. Wat gebeurt er met hun reacties, kunnen zij ook reageren op die inhoud? Hoe wordt die dialoog vastgelegd? “We monitoren de eerste rijen van de zaal met facial recognition. Zo zien we precies wat de impact is. Deze technologie is een samenwerking tussen Dell en een Nederlandse startup. We meten ook het Twitter-sentiment. Dat doen we in samenwerking met de Nederlandse startup SAAM.” Hoe houdt je alle data beschikbaar terwijl platforms continu veranderen? Hoe houd je het schaalbaar en beheersbaar? “Ik pretendeer niet dat wij dit op een juiste manier doen. Het komt er op neer dat we de bewegende beelden, op Youtube, centraliseren en verder de boel ‘open’ gooien zodat elke partij die dat wil er API’s, data analytics en andere tools op los kunnen laten. Wij blijven dus bij door vaak te wisselen van partners.” Hoe is - vanuit jouw netwerk TEDx Amsterdam ontstaan? “Oorspronkelijk kom ik uit de reclamewereld. Op zoek naar inspiratie kwam ik filmpjes tegen van TED.com. Dat mediamerk had in korte tijd een ‘global community’ gebouwd. Ik was gefascineerd en wilde er alles over weten. Wonder boven wonder werd ik in 2009 uitgenodigd als gast op het grote TED-congres in de Verenigde Staten. Mijn wereld stond op zijn kop! Daar in Californië vond ik mijn nieuwe missie. Niet lang daarna heb ik het reclamebureau aan mijn compagnon verkocht voor 1 euro en ging ik aan de slag om het TED-gevoel naar Nederland te brengen.”
35
