ANALISIS SWOT PERPUSTAKAAN STKIP DOKTOR NUGROHO MAGETAN

NUGROHO – Jurnal Ilmiah Pendidikan ISSN : 2354 - 5968

(Hal :38 - 48 )

ANALISIS SWOT PERPUSTAKAAN STKIP DOKTOR NUGROHO MAGETAN

Dyka Andrian STKIP Doktor Nugroho Magetan Program Studi Bahasa Inggris Email: [email protected]

Abstrak Perpustakaan sebagai “jantung” perguruan tinggi haruslah dapat menjadi “penggerak” bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu lulusan dan sivitas akademikanya. Untuk itu perencanaan strategis terhadap pengembangan perpustakaan di masa yang akan datang perlu dilakukan agar perpustakaan dapat difungsikan sesuai dengan apa yang diharapkan sesuai dengan visi dan misi perpustakaan. Analisis SWOT salah satu cara untuk menganalisis lingkungan internal dan eksternal yang ada pada perpustakaan STKIP Doktor Nugroho Magetan serta untuk mengetahui gambaran kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki. Kata Kunci : Analisis SWOT Abstract Library as the "heart" of the college should be able to be the "driving force" for universities to improve the quality of graduates and the academic community. For the strategic planning of the development of libraries in the future needs to be done so that the library can be used in accordance with what is expected according to the vision and mission of the library. SWOT analysis one way to analyze the internal and external environment in a library STKIP Doktor Nugroho Magetan as well as to reveal the strengths, weaknesses, opportunities and threats owned. Keywords: SWOT Analysis

38 Volume 02, Number 01, Mei 2014


PENDAHULUAN Perencanaan strategis adalah hasil sistematis dari proses pemikiran yang memungkinkan organisasi perpustakaan dan pusat informasi untuk mengatur usahausaha yang diperlukan untuk menjalankan keputusankeputusannya dan untuk mengukur keputusan supaya mendapatkan harapan yang diinginkan melalui umpan balik yang terorganisir dan sistematis serta berbagai penyesuaian (Stueart & Moran,2002). Perencanaan strategis merupakan salah satu aspek manajemen yang sangat diperlukan oleh semua jenis organisasi termasuk organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan (nonprofit organization). Perencanaan strategis bagi organisasi non profit (Franklin,2011) merupakan taktik besar dengan beberapa keunggulan bila digunakan dengan tepat oleh organisasi non profit untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Organisasi non profit harus menggunakan pendekatan yang lebih strategis, lebih efisien dan lebih efektif dalam upaya mendorong kinerja organisasi yang lebih baik. Keputusan yang dibuat oleh organisasi non profit dalam mendorong kinerja organisasi harus merupakan keputusan strategis. Saat ini, organisasi non profit menggunakan pendekatan yang berbeda-beda dalam mengelola organisasi tersebut secara strategis. Pendekatan perencanaan strategis dapat membuat beberapa kontribusi bagi organisasi non profit untuk bersaing dalam arena bisnis dan era teknologi informasi saat ini. Selain itu, perencanaan strategis juga dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja organisasi menjadi lebih baik. Sedangkan, menurut Corrall sebagaimana dikutip oleh (Heery & Morgan,1996) bahwa perencanaan strategis dapat memenuhi dua peran ganda yaitu menghubungkan organisasi dan orang-orang dalam organisasi tersebut terhadap lingkungannya dan menyediakan kesatuan dan arah dari aktifitas-aktifitas organisasi tersebut. Perencanaan strategis membantu seorang manajer sebuah organisasi dalam menganalisa perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal yang terjadi di sekitar organisasinya. Perpustakaan sebagai “jantung” perguruan tinggi haruslah dapat menjadi “penggerak” bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu lulusan dan sivitas akademikanya. Untuk itu perencanaan strategis terhadap pengembangan perpustakaan di masa yang akan datang perlu dilakukan agar perpustakaan dapat difungsikan sesuai dengan apa yang diharapkan sesuai dengan visi dan misi perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dan memiliki peran serta yang besar dalam tercapainya visi Volume 02, Number 01, Mei 2014

(Hal :38 - 48 )

dan misi perguruan tinggi. (Wijayanti,2004). Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tujuan-tujuan antara lain : a. memenuhi keperluan informasi pengajar dan mahasiswa b. menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis c. menyedikan ruangan untuk pemakai; dan d. menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai. (Septiantono,2007) Kesuksesan kegiatan pendidikan dan penelitian di perguruan tinggi sangat bergantung pada bagaimana layanan perpustakaan dapat memberikan sumber-sumber atau bahan-bahan untuk proses pendidikan dan penelitian yang sesuai dan mencukupi. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk mampu membuat sebuah perencanaan dalam pengembangan organisasi demi tercapainya visi dan misi dari lembaga induknya. Secara umum perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia pada saat ini belum mengalami perkembangan yang signifikan, terutama dalam mewujudkan perpustakaan yang dapat selalu memenuhi kebutuhan penggunanya. Berbagai macam faktor baik internal maupun eksternal perpustakaan menjadi salah satu alasan yang mengemuka. Perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan Ilmu Pendidikan (STKIP Doktor Nugroho) sebagai salah satu perpustakaan Perguruan Tinggi Keguruan Ilmu Pendidikan dalam kegiatannya harus mendukung tercapainya visi dan misi STKIP Doktor Nugroho. Tahun 2011 adalah tahun lahirnya Kampus STKIP Doktor Nugroho Magetan yang diresmikan oleh anggota DPR-RI yakni Edhi Baskoro Yudhoyono, Bcomm, Msc tepatnya tanggal 27 Juli 2011 tepat 1 minggu setelah peresmiannya izin menteri pendidikan tentang pengusulan 4 program studi yakni Strata 1 Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini, Strata 1 Pendidikan Guru Sekolah Dasar, Strata 1 Pendidikan Jasmani Kesehatan Rekreasi dan Strata 1 Pendidikan Bahasa Inggris telah turun izinya bersamaan dengan nomor 159/E/O/2011 pada tanggal 03 Agustus 2011. Setelah izin MENDIKNAS itu di kantongi sivitas akademika STKIP DOKTOR NUGROHO Magetan mulai di awali. Salah satu unsur dalam sivitas akademika itu adalah perpustakaan STKIP DOKTOR NUGROHO. Berdasarkan beberapa uraian di atas maka perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dan dalam kasus ini adalah perpustakaan Sekolah Tinggi 39


Keguruan Ilmu Pendidikan Doktor Nugroho di tahun pertamanya ini harus selalu mengembangkan diri seiring kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi. Untuk itu perlu diadakan sebuah kegiatan analisis untuk mendiskripsikan potensi-potensi yang ada. Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho sebagai salah satu perpustakaan perguruan tinggi dalam rencana strategis pengembangannya dituntut untuk memperhatikan aspekaspek kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan yang ada sehingga penyusunan rencana strategis yang akan dibuat akan sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna. Berdasarkan definisi di atas dapat dikemukakan bahwa dalam penyusunan rencana strategis diperlukan proses pemikiran atau analisis terhadap faktor-faktor yang ada disekitar organisasi, kemudian menyusun perencanaan strategis sehingga keputusan yang diambil dapat memberikan hasil yang sesuai dengan harapan. Pengambilan keputusan terhadap program pengembangan perpustakaan yang akan dilaksanakan sangat ditentukan oleh perencanaan yang baik. Dalam menyusun rencana pengembangan perpustakaan diperlukan langkah-langkah pengumpulan data, penetapan tujuan dan analisis faktor lingkungan, untuk itu diperlukan model analisis fakor-faktor eksternal dan internal. Salah satu pendekatan strategi dalam pengembangan perpustakaan dapat dilakukan dengan analisis yaitu melalui analisis SWOT (Strength, weakness, opportunity and threath). Analisis SWOT akan menghasilkan rumusan rencana strategis pengembangan perpustakaan yang lebih realistik, sesuai kebutuhan dan sasaran. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana kondisi lingkungan internal dan eksternal perpustakaan STKIP Doktor Nugroho? 2. Bagaimana gambaran Kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki perpustakaan STKIP Doktor Nugroho? Tujuan dari penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Menganalisis kondisi lingkungan internal dan eksternal perpustakaan STKIP Doktor Nugroho. 2. Menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan acaman yang dihadapi perpustakaan STKIP Doktor Nugroho. METODE

(Hal :38 - 48 )

Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan Ilmu Pendidikan Doktor Nugroho Magetan. Dalam pelaksanaanya penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dan menggunakan pendekatan deskriftif untuk memperoleh gambaran terhadap lingkungan perpustakaan STKIP Doktor Nugroho Magetan. Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini bersifat induktif mengacu pada model Miles dan Huberman (Sugiyono, 2005) yang menyatakan bahwa aktifitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus. Aktifitas yang dilakukan dalam analisis ini terdiri dari tiga tahapan yaitu : pertama reduksi data (data reduction) yaitu dengan menulis atau mencatat data dalam bentuk laporan atau uraian yang rinci. Kedua penyajian data (data display) dilakukan dengan cara mensistematisasikan pokok-pokok informasi agar dapat melihat hubungan antara data-data yang diperoleh. Pada tahap ini data dianalisis dengan menggunakan analisis SWOT untuk menemukan aspek-aspek penting dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki perpustakaan STKIP Doktor Nugroho dalam pengembangannya. Analisis pada penelitian ini menggunakan analisis SWOT menurut metode yang dikemukakan oleh Wheelen dan Hunger (2003). Ketiga, conclusion drawing yaitu mengambil kesimpulan dan verifikasi untuk mencari makna dari data yang dikumpulkan. Kemudian menyusun konsep strategi bagi pengembangan perpustakaan STKIP Doktor Nugroho di masa yang akan datang. HASIL DAN PEMBAHASAN Lingkungan internal Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho adalah struktur organisasi, koleksi, staf, layanan, gedung, dan keuangan perpustakaan. Sedangkan lingkungan eksternal adalah populasi pengguna, kebutuhan pengguna, kebijakan STKIP Doktor Nugroho perkembangan program studi, teknologi informasi, dan alokasi anggaran untuk perpustakaan. Lingkungan Internal Perpustakaan 1. Struktur Oganisasi Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho adalah salah satu Unit Pelayan Teknis (UPT) yang bertugas mengumpulkan, mengelola, mengorganisasikan dan menyediakan informasi bagi sivitas akademika STKIP Doktor Nugroho dalam menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Secara fungsional perpustakaan bertanggungjawab kepada Kepala UPT STKIP Doktor 40

Volume 02, Number 01, Mei 2014


Nugroho. Sebagaimana disebutkan dalam Statuta STKIP Doktor Nugroho tahun 2011 pada pasal 17 disebutkan bahwa : 1. Unit Pelaksana Teknis (UPT) merupakan unit-unit di lingkungan Perguruan Tinggi yang kegiatannya memberikan layanan sesuai bidang masingmasing. 2. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakan dipimpin oleh seorang Kepala yang bertanggung jawab kepada Kepala UPT. 3. Masa jabatan kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakan adalah 5 (lima) tahun dan setelah itu dapat diangkat kembali. 4. Perpustakaan merupakan unit kerja yang memberikan layanan sumber pustaka untuk kepentingan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Koleksi Perpustakaan Pada standarisasi perpustakaan perguruan tinggi oleh Badan Standarisasi Nasional SNI 7330:2009 disebutkan pada poin 5.2b bahwa Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan bahan bacaan mata kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masingmasing judul bahan bacaan tersebut di sediakan tiga eksemplar untuk tiap seratus mahasiswa, di mana satu eksemplar untuk pinjaman jangka pendek dan dua eksemplar lainnya untuk pinjaman jangka panjang. Koleksi yang dimiliki perpustakaan STKIP Doktor Nugroho masih belum dapat memenuhi kebutuhan pengguna jika dilihat dari mata kuliah yang harus didukungnya, terlebih jika STKIP Doktor Nugroho akan mengembangkan beberapa program studi yang baru. Meskipun demikian koleksi yang ada cukup membantu aktivitas perkuliahan karena setiap tahunnya perpustakaan mengembangkan koleksinya dengan bahan-bahan pustaka yang terbaru. Namun demikian pengadaan koleksi untuk perpustakaan sebenarnya masih sangat kurang jika mengacu kepada standarisasi koleksi perpustakaan perguruan tinggi yang dikeluarkan oleh Perpusnas. Dari pengamatan sepintas pada koleksi yang berhubungan dengan mata kuliah ditemukan bahwa ada banyak mata kuliah terutama mata kuliah pada Program Studi Pendidikan Guru Pendidikan anak Usia Dini, Pendidikan Guru Sekolah Dasar, Pendidikan Jasmani Kesehatan Rekreasi dan Pendidikan Bahasa Ingris ketersedian koleksi yang mendukung mata kuliah pada program studi tersebut belum sepenuhnya

(Hal :38 - 48 )

tercukupi. Hal ini dikarenakan 4 program studi di atas belum lama terbentuk. Sehingga koleksi yang ada masih terbatas. Jumlah judul juga belum memenuhi rasio jumlah mahasiswa dan buku yang ditetapkan Matriklasi Penilaian oleh BAN-PT yaitu 1:10 untuk judul. Untuk mengatasi hal tersebut perpustakaan STKIP Doktor Nugroho secara bertahap menambah koleksinya Berkenaan dengan pengembangan koleksi ini penulis memperoleh data bahwa dalam pelaksanaan tugas selama ini perpustakaan STKIP Doktor Nugroho belum mempunyai pengembangan koleksi tertulis maupun tidak tertulis. Kenyataan ini mengakibatkan proses pengembangan koleksi selama ini tidak terukur dan terencana dengan baik. 3. SDM Perpustakaan Dalam melaksanakan kegiatannya perpustakaan STKIP Doktor Nugroho dipimpin oleh seorang Kepala perpustakaan dibantu oleh 3 orang tenaga teknis. Jumlah tenaga yang ada ini masih sangat kurang sejak awal berdirinya perpustakaan, belum lagi kalau merujuk pada matrikulasi penilaian BAN-PT bahwa staf perpustakaan sekurang-kurangya berpendidikan magister di idang ilmu Perpustakaan atau mempunyai sertifikasi tentang pepustakaan, dimana SDM yang ada hanya Kepala perpustakaan yang mempuyai sertifikat pustakawan, belum lagi menurut Badan Standarisasi Nasional SNI 7330:2009 disebutkan pada poin 8.1b Kualifikasi kepala perpustakaan adalah tenaga berpendidikan sekurang-kurangnya magister di bidang ilmu perpustakaan dan informasi atau sarjana di bidang lain ditambah dengan pendidikan kesarjanaan ilmu perpustakaan dan informasi. Melihat kenyataan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan STKIP Doktor Nugroho saat ini mengalami kekurangan SDM profesional dalam menjalankan tugasnya. Berdasarkan standar perpustakaan perguruan tinggi yang dikeluarkan Perpustakaan Nasional (2001) SDM yang diperlukan dipengaruhi oleh sejumlah variabel antara lain : 1. Jumlah dan macam pemakai, seperti mahasiswa, dosen dan lain-lain 2. Variasi layanan yang diberikan di satu titik layanan 3. Jumlah dan variasi koleksi serta pertambahannya 4. Tata ruang gedung 5. Pemanfaatan komputer 6. Ketersediaan sarana dan prasarana 41



7. Pemanfaatan teknologi informasi Untuk keperluan jangka menengah jumlah SDM dihitung dengan rumus sebagai berikut : T=

𝑤+𝑤ℎ 2𝑤ℎ

𝑁

𝑥

T=

48+37,5

×

477

2(37,5) 150 +10 85.5 477 75

Jumlah Mahasiswa tahun akademik 2011/2012

𝑦

× 150 +𝑡 + 𝑛 + 1 + (2000 + 50000 )

T : Jumlah SDM yang dibutuhkan w : jumlah jam kerja nyata tiap minggu wh : jumlah jam kerja minimal tiap minggu (37,5 jam) N : Jumlah pengguna (mahasiswa dan dosen0 t : peubah otomasi pada titik layan dengan nilai konstan (t1=10 t2=20 t3=30) n : jumlah titik layan di setiap unit x : penambahan koleksi tiap tahun y : besarnya koleksi Maka berdasarkan kondisi yang ada di perpustakaan STKIP Doktor Nugroho SDM ideal yang dibutuhkan adalah : T=

(Hal :38 - 48 )

400

3.462

+ 1 + 1 + (2000 + 50000 ) 100

3.462

× 160 + 2 + (2000 + 50000 )

T = (1.14 X 2.9812) + 2 + 0.05 + 0.06294 T = 5.5115 Di bulatkan menjadi 6 Jadi SDM yang dibutuhkan perpustakaan STKIP Doktor Nugroho adalah 6 orang. Untuk itu keberadaan SDM yang ada sekarang perlu ditingkatkan. Jumlah SDM yang ada juga harus diimbangi dengan kualitas yang baik sesuai dengan standar yang diinginkan sebuah perpustakaan perguruan tinggi. 4. Pengguna Perpustakaan Dengan berbagai upaya sosialisasi kepada masyarakat tentang keberadaan STKIP Doktor Nugroho, maka jumlah mahasiswa STKIP Doktor Nugroho di awal tahun berdirinya di semua program studi adalah. (Lihat Gambar)

16

PGPAUD

52 177 142

PGSD PENJASKESRE K

(Sumber : BAAK STKIP Doktor Nugroho Magetan). Jumlah mahasiswa STKIP Doktor Nugroho secara langsung akan berpengaruh kepada jumlah pengguna di perpustakaan STKIP Doktor Nugroho , karena secara otomatis semua mahasiswa adalah anggota perpustakaan. Dengan jumlah mahasiswa STKIP Doktor Nugroho di tahun pertamanya setelah berdiri ini maka potensial pengguna semakin bertambah. Hal ini dapat berimbas pada perhatian pimpinan perguruan tinggi terhadap kebutuhan perpustakaan. Penambahan pengguna akan meningkatkan keterpakaian koleksi sehingga kebutuhan akan perkembangan layanan menjadi penting dan dengan meningkatnya pengguna maka akan menambah kebutuhan bahan pustaka. Jika penambahan koleksi tidak dapat mengimbangi kebutuhan maka kondisi tidak seimbang terjadi. 5. Gedung Perpustakaan Gedung yang digunakan perpustakaan STKIP Doktor Nugroho terletak di bagian kiri belakang wilayah kampus STKIP Doktor Nugroho. Gedung perpustakaan STKIP Doktor Nugroho sekarang adalah gedung yang aslinya adalah ruang kelas dan lab komputer. Gedung yang digunakan untuk Unit Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho terdiri dari 1 lantai, yang terbagi menjadi ruang pengolahan, ruang koleksi dan ruang baca sementara pada ruang 1 digunakan sebagai ruang layanan sirkulasi, layanan referensi dan ruang tata usaha serta ruang kepala. Hal ini berkaitan dengan jenis layanan perpustakaan yang belum bervariasi, dan jumlah koleksi yang masih relatif sedikit. Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho mengembangkan pelayanan berbasis komputer dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan dengan menggunakan program Senayan sebuah program open 42



source yang untuk sekarang ini masih dalam proses komputerisasi. Luas ruang perpustakaan yang ada saat ini adalah 112 m2. Jika dibandingkan dengan koleksi dan layanan yang ada seharusnya ruang ini mencukupi namun prakteknya petugas mengalami kesulitan dalam menata ruang yang ada di gedung perpustakaan. Hasil observasi peneliti menunjukkan bahwa gedung perpustakaan STKIP Doktor Nugroho saat ini memang sudah tidak memadai lagi antara jumlah koleksi dibandingkan dengan luas ruangan sudah tidak ideal. Menurut standar perpustakaan perguruan tinggi dikeluarkan Badan Standarisasi Nasional (BSN) SNI 7330:2009 perihal luas gedung perpustakaan pada poin 11 disebutkan bahwa perpustakaan harus menyediakan ruang sekurang-kurangnya 0,5 meter persegi untuk setiap pengguna, dimana pengguna tersebut adalah pengguna yang secara serentak masuk ke perpustakaan yang diasumsikan 20% dari total mahasiswa. Berdasarkan standar ini maka dapat kita hitung luas ruang baca ideal yang harus dimiliki perpustakaan STKIP Doktor Nugroho sebagai berikut : Jumlah mahasiswa x 20% x 0.5 m2 = 387 x 20% x 0.5 m2 = 123.84 m2 = 124 m2 Jadi total ruang baca yang harus dimiliki perpustakaan STKIP Doktor Nugroho idealnya adalah seluas 124 m2 . Gedung perpustakan yang dibutuhkan adalah gedung yang memiliki beberapa ruang penting antara lain: ruang ketua unit, ruang untuk tamu, ruang pengolahan, ruang koleksi sirkulasi, ruang koleksi referensi, ruang koleksi terber, ruang koleksi tandon, ruang koleksi skripsi/thesis/desertasi/karya ilmiah, ruang untuk layanan khusus, ruang TU dan bagian Rumah Tangga, ruang pertemuan, ruang untuk kebersihan dan ruang untuk layanan penitipan. Yang paling penting dapat memenuhi kebutuhan rasa aman dan nyaman bagi pengguna. Keuangan Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho Magetan adalah keuangan yang dihasilkan dari aktifitas internal perpustakaan sehari-hari. Sumber keuangan tersebut adalah berasal dari uang denda, uang iuran anggota perpustakaan, dan uang bebas pustaka. Sedangkan penggunaanya adalah untuk

(Hal :38 - 48 )

membayar insentif penyusunan buku (shelving), membayar honor petugas kebersihan perpustakaan, membayar konsumsi rapat internal perpustakaan setiap bulan, pembelian perangkat/hardware seperti printer yang bersifat mendesak, dan juga untuk biaya-biaya tak terduga lainnya. Keberadaan keuangan internal ini sangat membantu sekali bagi Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho Magetan dalam menunjang kegiatan rutinnya karena keuangan tersebut dikelola dengan baik dan terbuka oleh bendahara Perpustakaan. Dengan demikian, setiap kali keuangan tersebut dibutuhkan untuk kegiatan perpustakaan dapat langsung dicairkan oleh bendahara perpustakaan. Inilah potensi kekuatan yang terdapat pada keuangan Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho Magetan. Lingkungan Eksternal 1. Kebutuhan Pengguna Salah satu tahapan yang harus dilalui dalam proses perencanan strategis adalah dengan mengevaluasi kebutuhan pengguna (needs assessment). Sebagaimana yang dikemukakan oleh Bryson (2003). Yakni dengan cara mengidentifikasi kebutuhan pengguna, mengidentifikasi layanan yang ada dan layanan yang diharapkan dimasa yang akan datang serta menyusun rencana kebutuhan dimasa yang akan datang. Dari beberapa pernyataan diatas berdasarkan wawancara pada bab paparan data sebelumnya dapat disimpulkan pengguna menginginkan perpustakaan STKIP Doktor Nugroho menambah koleksi karena untuk beberapa program studi ketersediaan buku-buku masih terbatas, menambah jenis layanan terutama layanan yang berbasis teknologi informasi dan pembangunan gedung yang lebih luas. 2. Kebijakan Pemerintah Sejak beberapa tahun terakhir ini telah muncul beberapa kebijakan pemerintah bagi tumbuh kembang perpustakaan di Indonesia. Salah satu kebijakan yang sangat penting adalah dengan dikeluarkannya Undangundang perpustakaan pada tahun 2007. Dengan adanya undang-undang no 43 tahun 2007 tentang perpustakaan ini, jaminan pemerintah terhadap pengembangan perpustakaan menjadi lebih jelas, karena undang-undang perpustakaan telah mengatur tentang kewajiban dan kewenangan pemerintah seperti yang tertera dalam undang-undang sebagai berikut : Kewajiban pemerintah : 43



1. Menjamin kelangsungan dan pengelolaan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat. 2. Menjamin ketersediaan layanan perpustakaan 3. Menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan 4. Membina dan mengembangankan kompetensi Profesionalitas pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan Kewenangan pemerintah : 1. Menetapkan kebijakan dalam pembinaan dan pengembangan perpustakaan 2. Mengatur mengawasi dan mengevaluasi penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan. Dengan adanya kewajiban dan kewenangan pemerintah di atas, keberlangsungan perpustakaan di jamin oleh pemerintah. Disamping itu pemerintah juga menjamin ketersediaan, koleksi, menjamin karir pustakawan, sehingga membuat perpustakaan akan lebih maju di masa yang akan datang. 3. Kebijakan STKIP Doktor Nugroho Berdasarkan hasil wawancara dengan Ketua dan Pembantu Ketua I STKIP Doktor Nugroho disimpulkan bahwa saat ini paling tidak terdapat dua kebijakan yang mendukung upaya pengembangan Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho ke depan. Pertama, kebijakan mutasi pegawai baik dari maupun ke Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho Perpustakaan. Perpustakaan tidak lagi dipandang sebagai tempat pembuangan pegawai-pegawai yang bermasalah. Pemberdayaan terhadap profesionalisme pustakawan di STKIP Doktor Nugroho juga masih kurang diperhatikan. Hal ini dibuktikan antara lain dengan tidak adanya kebijakan pengembangan koleksi tertulis. Berdasarkan wawancara dengan salah satu pustakawan, diketahui bahwa sistem pengadaan barang dan jasa yang selama ini dilaksanakan tidak memungkinkan keterlibatan pustakawan dalam perencanaan dan pemanfaatan anggaran. Masalah kebijakan penentuan besaran anggaran perpustakaan yang terjadi di perpustakaan STKIP Doktor Nugroho lebih banyak terjadi akibat miskomunikasi antara pihak perpustakaan dan pimpinan. Pada dasarnya pimpinan sudah menyusun kebijakan untuk mengalokasi anggaran untuk perpustakaan. Hanya saja pengusulannya harus

(Hal :38 - 48 )

melalui prosedur dan usulan yang disusun harus disertai dengan data-data yang terukur. Perkembangan Program Studi STKIP Doktor Nugroho Magetan terdiri dari 4 program studi yaitu Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD), Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini (PGPAUD), Pendidikan Jasmani Kesehatan dan Rekreasi (PENJASKESREK) dan Pendidikan Bahasa inggris. Ke depan, menurut Ketua STKIP DOKTOR NUGROHO berdasarkan wawancara yang terekam pada bab paparan data pengusulan untuk membuka program studi baru akan terus dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan yang ada baik di dalam maupun di luar STKIP Doktor Nugroho yakni masyarakat Magetan khususnya dan masyarakat daerah Sekaresidenan Madiun pada umumnya. Berdasarkan pernyataan Ketua STKIP Doktor Nugroho tersebut dapat dipahami bahwa rencana perkembangan program studi sesungguhnya akan berdampak secara langsung terhadap pengembangan Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho. Perpustakaan harus menyediakan koleksi bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan setiap program studi sehingga proses belajar mengajar dapat berlangsung secara efektif. Semakin banyak program studi yang dibuka di STKIP Doktor Nugroho maka seharusnya semakin banyak pula jumlah koleksi bahan pustaka yang berkaitan dengan program studi tersebut. Dengan demikian, perkembangan program studi yang terjadi di STKIP Doktor Nugroho akan memberi peluang yang besar bagi Perpustakaan untuk meningkatkan jumlah judul dan eksemplar koleksi yang berkaitan dengan program studi tersebut, dan untuk meningkatkan penguatan terhadap koleksi bidang studi tertentu. Perpustakaan juga semakin berpeluang untuk menjadi acuan atau barometer bagi mahasiswa dan tenaga pengajar dalam pemenuhan kebutuhan informasi mereka yang berkaitan dengan program studi-program studi tertentu. Namun sebaliknya, perubahan kurikulum bidang studi yang bisa saja terjadi sewaktu-waktu dan pengadaan jumlah koleksi Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho yang terbatas setiap tahun merupakan ancaman yang dihadapi dan harus diantisipasi oleh perpustakaan

44 Volume 02, Number 01, Mei 2014


4. Teknologi Informasi Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho sampai saat ini masih menerapkan sistem manual baik untuk kegiatan layanan teknis maupun untuk kegiatan layanan pengguna. Beberapa kegiatan teknis yang masih dilakukan secara manual adalah pencatatan bahan pustaka atau registrasi, katalogisasi, klasifikasi, menentukan tajuk subyek, dan pembuatan kartu anggota. Akibatnya semua kegiatan tersebut membutuhkan waktu yang relatif lama dalam penyelesaiannya. Sedangkan kegiatan layanan pengguna yang dilakukan secara manual adalah antara lain peminjaman dan pengembalian yang masih menerapkan proses catat mencatat pada kartu peminjaman sehingga tidak efektif dan efesien. Kegiatan lain adalah penelusuran buku (book searching). Dalam menelusur buku, pengunjung perpustakaan tidak mempergunakan katalog kartu maupun katalog buku atau katalog tercetak lainnya karena memang semua jenis katalog itu tidak ada di Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho. Pengunjung langsung melihat kesusunan buku di rak buku yang telah diberi kode khusus. Untuk itu mereka harus melihat buku satu persatu dengan teliti. Sehubungan dengan itu, penggunaan teknologi informasi termasuk aplikasi-aplikasi automasi perpustakaan yang dapat diperoleh secara gratis seperti SENAYAN, Ganesha Digital Library, dan lainlain adalah solusi bagi persoalan pengelolaan perpustakaan tersebut di atas. Menurut Saleh (2001) ada beberapa alasan mengapa teknologi informasi ini menjadi tuntutan untuk segera digunakan di perpustakaan, yaitu (1) Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing), (2) Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia, (3) Tuntutan terhadap efisiensi waktu, (4) Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi, dan (5) Keragaman informasi yang dikelola. Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho banyak mempunyai peluang yang dapat dimanfaatkan dengan penggunaan teknologi informasi seperti pengolahan bahan pustaka maupun membantu layanan informasi, khususnya dalam mempercepat sistem temu balik (retrieval) dan penyebaran informasi. Dalam kegiatan pelestarian bahan pustaka, pemanfaatan teknologi informasi dapat digunakan untuk menyimpan informasi ke dalam media elektronik berupa CD yang

(Hal :38 - 48 )

mempunyai kapasitas penyimpanan yang besar sehingga menghemat penggunaan ruang, murah dan mudah dalam penelusurannya. Selain itu, pemanfaatan teknologi informasi juga berpeluang untuk mendukung kelancaran arus informasi melalui pemanfaatan internet dalam mengakses sumber informasi secara global, meningkatkan jenis dan mutu layanan perpustakaan. Hal ini sejalan dengan amanat Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 24 ayat 3 yang menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Namun demikian, ancaman dari pemanfaatan teknologi informasi adalah belum terjaminnya keamanan jaringan informasi sehingga sikap hati-hati dan antisipatif mutlak diperlukan. Beralihnya pengguna dari kebutuhan akan koleksi bahan pustaka tercetak ke informasi digital di internet merupakan ancaman lain yang harus dihadapi oleh Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho. Penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan sebetulya tidak hanya pada sistem otomasi saja. Ada banyak konsep yang bisa diterapkan yang memanfaatkan teknologi informasi yang berkembang saat ini. Seperti perpustakaan digital (digital library) atau juga disebut perpustakaan elektronik, yang memiliki e-services, e-journals atau e-resources serta pemanfaatan teknologi informasi untuk kerjasama dalam bentuk saling tukar menukar koleksi melalui akses yang diatur sedemikian rupa. Berdasarkan penilaian lingkungan yang dilakukan terhadap lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho maka dapat diketahui bahwa Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho secara internal memiliki banyak potensi kelemahan jika dibandingkan dengan potensi kekuatan yang ada. Sedangkan secara eksternal terdapat beberapa potensi peluang yang dapat diraih dan dipergunakan di masa mendatang disamping sejumlah potensi ancaman atau kendala yang mesti dihadapi dan diantisipasi. Menurut Bryson (2004) potensi kekuatan dan kelemahan tersebut dapat dikendalikan oleh organisasi sedangkan potensi peluang dan ancaman merupakan sesuatu yang berada diluar kendali organisasi. Peluang dan ancaman berkaitan dengan sesuatu yang akan dihadapi di masa mendatang 45



sedangkan kekuatan dan kelemahan adalah sesuatu yang dihadapi saat ini oleh organisasi. Analisis SWOT Setelah menguraikan tentang lingkungan internal dan lingkungan eksternal perpustakaan STKIP Doktor Nugroho, tahap berikutnya adalah menganalisis lingkungan internal dan eksternal perpustakaan untuk menentukan faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang mempengaruhi perkembangan perpustakaan. Analisis lingkungan internal menghasilkan kekuatan dan kelemahan sedangkan analisis terhadap lingkungan eksternal menghasilkan faktor peluang dan ancaman. Proses ini menghasilkan isu-isu strategis yang disusun berdasarkan kombinasi faktor internal dan eksternal Perpustakaan. Menurut Bryson (2004) isu strategis adalah persoalan kebijakan yang fundamental atau tantangan-tantangan kritis yang berdampak pada mandat organisasi, misi dan nilai, tingkat produk atau jasa, klien atau nasabah, biaya, keuangan, struktur, proses, dan manajemen organisasi. Sedangkan menurut Johnson (1994) Isu strategis adalah isu-isu yang paling berpengaruh terhadap jasa atau layanan. Isu strategis biasanya mencakup keuangan, teknologi, koleksi, staf, kelompok pemakai, dan pemasaran. Dengan kata lain, isu strategis adalah isu-isu yang berkaitan langsung dengan kinerja dan keberlangsungan suatu organisasi. Oleh sebab itu, dalam perencanaan strategis identifikasi isu-isu strategis menjadi bagian yang sangat penting. Berdasarkan analisis matriks SWOT , dapat diidentifikasi sejumlah isu strategis yang merupakan kombinasi dasar yang dihasilkan matriks ini yaitu, SO (Strengths – Opportunities), ST (Strengths – Threats), WO (Weaknesses – Opportunities), WT (Weaknesses – Threats). Isu-isu strategis tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kekuatan Kekuatan yang dimiliki sebuah perpustakaan adalah sesuatu yang telah diraih, dimiliki atau dilaksanakan dengan baik perpustakaan selama ini. Adapun kekuatan yang dimiliki perpustakaan STKIP Doktor Nugroho untuk memanfaatkan peluang yang ada. 1. Melakukan penambahan koleksi yang dimiliki sekarang yakni sebesar 3.462 judul, perpustakaan STKIP Doktor Nugroho telah memiliki kekuatan untuk mengembangkan dirinya sesuai dengan kebutuhan pengguna di masa yang akan datang.

(Hal :38 - 48 )

2. Melakukan pembinaan, pelatihan dan pendidikan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki, berapapun besarnya SDM yang ada baik kualitas maupun kuantitasnya adalah aset dan kekuatan yang dimiliki perpustakaan. 3. Gedung yang ada saat ini merupakan modal dasar bagi pengembangan prasarana di masa yang akan datang. 4. Dengan jumlah pengguna yang ada di tahun pertamanya, perpustakaan harus mengembangkan dirinya. Hal ini ditunjang dengan sistem anggaran yang mengalokasikan anggaran perguruan tinggi berdasarkan rasio jumlah mahasiswa yang ada. Maka pengguna yang terus bertambah adalah kekuatan bagi perpustakaan. 5. Meningkakan layanan dan teknologi informasi yang ada saat ini adalah kekuatan untuk dikembangkan di masa yang akan datang. 2. Kelemahan. Kelemahan adalah situasi yang tidak menguntungkan bagi organisasi perpustakaan selama ini. Beberapa hal yang menjadi kelemahan perpustakaan STKIP Doktor Nugroho dengan cara memanfaatkan peluang yang ada untuk menanggulangi kelemahan internal yang ada. 1. Kinerja SDM yang rendah pada perpustakaan STKIP Doktor Nugroho ini disebabkan oleh kurangnya tenaga profesional khususnya pustakawan. Saat ini jumlah pustakawan di perpustakaan STKIP Doktor Nugroho hanya 4 orang. Dari 4 orang hanya 1 yang memperoleh sertifikat pelatihan pustakawan,. Beban kerja yang terlalu tinggi kemudian mengakibatkan SDM memiliki kinerja yang kurang. Hal ini adalah merupakan kelemahan bagi perpustakaan dan harus segera diperbaiki dengan menambah jumlah staf sesuai dengan kompetensi dan beban kerja. 2. Tujuan utama perpustakaan perguruan tingi adalah memenuhi kebutuhan informasi bagi sivitas akedemikanya. Untuk itu koleksi menjadi penting. Koleksi yang belum memenuhi rasio ideal menjadi kelemahan bagi perpustakaan dengan Menjalin komunikasi dengan pimpinan dan unit terkait di STKIP Doktor Nugroho dalam upaya penambahan koleksi bahan pustaka baik dari segi bentuk, format, maupun jumlah judul yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 46



3.

4.

3. Ruangan perpustakaan yang terlalu sempit akan mengakibatkan kenyamanan pengguna menjadi berkurang. Kondisi ini merupakan salah satu kelemahan bagi perpustakaan dengan memprogramkan rencana kerja jangka pendek, menengah maupun jangka panjang sesuai kebutuhan. 4. Layanan yang ada masih kurang, Jenis dan variasi layanan yang ada saat ini masih terbatas. Sehingga beberapa fungsi perpustakaan tidak dapat dijalankan dengan menyediakan layananlayanan baru di Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho . Peluang / kesempatan Peluang adalah sesuatu yang bisa diraih, dicapai atau kesempatan yang bisa dimanfaatkan oleh perpustakaan STKIP Doktor Nugroho dalam mengembangkan dirinya. Beberapa peluang yang dapat diraih dan dimanfaatkan perpustakaan STKIP Doktor Nugroho diantaranya adalah : Kebijakan pemerintah dengan adanya Undangundang No. 43 tahun 2007. Banyak perubahan mendasar yang terjadi dalam manajemen perpustakaan di Indonesia dengan dikeluarkannya UU No. 43 tahun 2007 ini. Diantaranya adalah : Jaminan pemerintah terhadap pengembangan perpustakaan, Jaminan pemerintah terhadap karir dan kesejahteraan pustakawan, Jaminan pemerintah dalam penyediaan koleksi dan layanan. Perkembangan teknologi informasi memiliki peranan yang besar bagi peningkatan mutu layanan perpustakaan. Dengan adanya perkembangan teknologi yang pesat perpustakaan memiliki peluang yang besar untuk meningkatkan jenis dan kualitas layanannya. Meningkatkan mutu koleksi dan layanan perpustakaan untuk mengantiipasi beralihnya pengguna ke penyedia sumber informasi lain. Memanfaatkan keuangan perpustakaan dengan efektif dan efesien dalam menunjang kegiatan operasional perpustakaan. Kendala / Ancaman Kendala atau ancaman adalah sesuatu yang dapat menggangu aktivitas perpustakaan dalam melaksanakan kegiatannya. Ancaman juga bisa diartikan sebagai sesuatu yang datang dari luar yang dapat memperburuk keadaan perpustakaan di masa yang akan datang (Schulz, 1998). Beberapa kendala

(Hal :38 - 48 )

yang dihadapi perpustakaan STKIP Doktor Nugroho pada saat ini adalah : citra perpustakaan yang kurang baik, kesadaran pengguna rendah, minat baca rendah, dampak teknologi informasi, keamanan. Dan cara memperkecil atau meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman yang dihadapi yaitu : Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho , Menjalin hubungan kerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi lain (resource sharing), Pemanfaatan teknologi informasi sesuai dengan kepentingan yang ada. SIMPULAN Lingkungan internal yang ada di perpustakaan STKIP Doktor Nugroho adalah faktor-faktor yang ada dalam organisasi perpustakaan yang dapat dikendalikan dan dapat mempengaruhi keputusan organisasi. Faktorfaktor tersebut berupa struktur organisasi, koleksi perpustakaan, sumber daya manusia, pengguna perpustakaan, gedung perpustakaan dan keuangan perpustakaan. Sedangkan lingkungan eksternal perpustakaan STKIP Doktor Nugroho adalah faktorfaktor yang berada di luar perpustakaan yang tidak dapat dikendalikan oleh organisasi dan dapat mepengaruhi keputusan organisasi. Lingkungan eksternal terdiri dari kebutuhan pengguna, kebijakan pemerintah, anggaran, budaya dan teknologi. Dari analisis yang dilakukan terhadap lingkungan internal dan eksternal perpustakaan STKIP Doktor Nugroho dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho secara internal memiliki banyak kelemahan daripada kekuatan. Sedangkan secara eksternal sendiri terdapat beberapa peluang yang dapat diraih dan dipergunakan di masa mendatang disamping sejumlah ancaman atau kendala yang mesti dihadapi dan diantisipasi. 2. Kelemahan yang dimiliki perpustakaan STKIP Doktor Nugroho selama ini adalah sebagian SDM memiliki tidak linear dengan latar belakang pendidikannya, sistem informasi yang kurang baik, pelayanan yang belum maksimal, gedung yang kurang memadai serta koleksi yang kurang memenuhi rasio akibat sistem pengadaan Banyaknya kelemahan yang terdapat pada Perpustakaan STKIP Doktor Nugroho menunjukkan bahwa perpustakaan tersebut selama ini belum memiliki arah pengembangan perpustakaan yang jelas dan terukur yang tertuang dalam suatu rencana 47



strategis perpustakaan. Adapun ancaman dan kendala yang dihadapi perpustakaan STKIP Doktor Nugroho adalah diantaranya citra terhadap perpustakaan yang kurang baik, kesadaran pengguna dalam menjaga koleksi yang rendah, minat baca pengguna yang masih rendah, teknologi informasi serta sistem keamanan yang belum dimiliki oleh perpustakaan. Sementara itu peluang yang dimiliki dan mungkin diraih oleh perpustakaan STKIP Doktor Nugroho adalah adanya UU perpustakaan yang mengatur tentang penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi, program Diklat yang dilaksanakan Perpusnas untuk SDM perpustakaan STKIP, pemanfaatan teknologi informasi, peluang untuk bekerjasama dengan perpustakaan-perpustakaan lain, serta beberapa kebijakan STKIP Doktor Nugroho dalam pengembangan perpustakaan di masa yang akan datang.

(Hal :38 - 48 )

2010. ABI/INFORM Global (Proquest) database, 1994. Septiantono, Tri, Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas ADAB UIN SUKA, 2007. Stueart, Robert D. & Moran, Barbara B, Library and information center management. 6th ed. Colorado: Libraries Unlimited, 2002. Sugiyono, Memahami penelitian kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2005. Wheelen, Thomas and David Hunger, Strategic management. New Jersey : Prentice Hall, 2006. Wijayanti, Luki, Perpustakaan perguruan tinggi : buku pedoman. Jakarta : Depdiknas, 2004.

DAFTAR PUSTAKA Bryson, John M, Strategic planning for public and nonprofit organizations: a guide to strengthening and sustaining organizational achievement. San Francisco: Jossey-Bass, 2004. Bryson, Jo, Effective library and information centre management. Burlington : Ashgate, 2003. Franklin, Pamela W, Relationship between strategic planning and nonprofit organizational performance. (Disertasi). Minneapolis: Capella University, The School of Public Service Leadership, 2011. Heery, Mike & Morgan, Steve, Practical strategies for the modern academic library. london : Aslib, 1996. -----, Perpustakaan perguruan tinggi: buku pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004. -----, Undang-Undang nomor 43 tahun 2007 Republik Indonesia tentang Perpustakaan. Jakarta. Soft copy diakses pada tanggal 17 Mei 2012. http://www.perpusnas.go.id, 2007. Johnson, Heather, Strategic planning for modern libraries. Library Management, 15, 7-12. Juni 15, 48 Volume 02, Number 01, Mei 2014

ANALISIS SWOT PERPUSTAKAAN STKIP DOKTOR NUGROHO MAGETAN

Recommend Documents