Analisis Pengelolaan dan Pengendalian Persediaan Usaha Kecil Menengah Studi Kasus Toko Sinamar

Analisis Pengelolaan dan Pengendalian Persediaan Usaha Kecil Menengah – Studi Kasus Toko Sinamar Ratu Tika Bravani, Thomas H. Secokusumo Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Email: [email protected]

Abstrak Skripsi ini menganalisis pengendalian internal serta pengelolaan persediaan toko Sinamar yang masih manual. Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui kondisi pengendalian internal persediaan serta menganalisis pengelolaannya agar lebih efisien. Skripsi ini merupakan penelitian yang bersifat deskriptif. Hasil analisis yang mayoritas diperoleh melalui wawancara menyimpulkan bahwa Sinamar memerlukan sejumlah perbaikan untuk pengendalian internal. Kebijakan mengenai jumlah penyimpanan persediaan juga perlu diperbaiki. Dengan model EOQ, diketahui bahwa Sinamar dapat menghemat biaya penyimpanan persediaan. Model tersebut dapat diterapkan hanya jika Sinamar dapat memperoleh informasi akurat mengenai persediaan, salah satunya melalui komputerisasi atas sistem manualnya. Hasil analisis keuntungan biaya secara kuantitatif dan kualitatif menunjukkan bahwa komputerisasi tersebut perlu diwujudkan. Analysis of Management and Control Over Inventory of Case: Sinamar Store

Small Medium Enterprise – Study

Abstract

This study analyzes the internal control and inventory management over Sinamar store which is still in manual system. The purpose of this study is to understand the internal control condition of inventory and how to manage it due to efficiency improvement. This thesis is qualitative descriptive. The results, by which majority of the data collected from deep interview, shows that Sinamar needs to improve its internal control due to several lack. Procedure in determining amount of inventory carried should be resolved as well. According to EOQ model, Sinamar might be able to reduce the carrying cost of inventory. The model could be applied only if Sinamar could maintain the accurate information about inventory, which is done by computerizing its manual system. Results from benefit cost analysis through quantitative and qualitative shows that system computerization should be done. Keywords: Benefit and cost anaysis; Computerized accounting information system; Internal Control

Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013

Pendahuluan Industri besar seringkali dianggap sebagai penggerak pembangunan perekonomian. Namun, industri besar bukan merupakan satu-satunya cara yang efektif untuk membangun perekonomian negara berkembang. Sektor informal seperti usaha kecil menengah (UKM) atau usaha individu dapat menjadi solusi lainnya. Usahanya yang lebih mengutamakan padat karya dapat membantu mengatasi permasalahan negara dalam hal pengangguran. Semakin banyaknya unit UKM yang beroperasi secara tidak langsung dapat mendukung pertumbuhan ekonomi nasional. Menurut Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah, jumlah unit usaha kecil menengah di Indonesia mendominasi unit usaha keseluruhan dengan pangsa UKM sebanyak 99.99% dan mampu menampung sebanyak 97,24% tenaga kerja. Sementara itu, usaha besar hanya memiliki pangsa 0.01% dari usaha yang terdapat di Indonesia pada tahun 2011. Perkembangan jumlah unit usaha dari tahun 2006 sampai 2010 pun sektor UKM sedikit lebih pesat jika dibandingkan dengan usaha besar yaitu 9.8% sedangkan usaha besar hanya 5.69% (Perkembangan Data Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Tahun 2006-2010, 2012). Meskipun demikian jumlah perusahaan besar yang sangat minor itu mampu menyumbang PDB sebesar 43,47% sementara kontribusi dari UKM mencapai 57% pada tahun 2012. Perbedaan jumlah kontribusi PDB tidak terlalu signifikan jika berdasarkan angka tersebut. Unit UKM berpotensi untuk menyumbang PDB lebih besar mengingat jumlah unitnya yang jauh lebih banyak jika dibandingkan dengan perusahaan besar. UKM mendominasi perekonomian Indonesia sehingga pengembangan unit tersebut akan meningkatkan kinerja perekonomian secara keseluruhan. Semakin besar kontribusi usaha kecil dan menengah semakin kuat ekonomi negara tersebut (Astuti, 2007). Perlu perhatian lebih baik dari pemerintah maupun masyarakat dalam memajukan UKM terutama dalam menghadapi tantangan globalisasi. Semakin ketatnya persaingan antara UKM dengan perusahaan besar menuntut pelaku UKM harus mencari keunggulan kompetitif yang dapat membantu mereka dalam meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan. Pengembangan kegiatan operasional perlu dilakukan agar UKM tidak kalah bersaing sehingga usaha dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Beberapa hal perlu diperhatikan, salah satunya adalah perhatian terhadap persediaan barang dagang karena secara tidak langsung hal tersebut dapat


memengaruhi laba secara keseluruhan. Dengan pengelolaan persediaan yang baik, efisiensi kegiatan operasional dapat ditingkatkan sehingga UKM mampu bersaing dengan perusahaan besar. Terlebih jika manajemen persediaan didukung oleh sistem terkomputerisasi yang memadai. Dengan didukung teknologi modern, penyimpanan persediaan dapat dilakukan secara online dan real-time, serta dapat diambil dan dilakukan analisis data untuk setiap unitnya (William, 1986). Namun untuk komputerisasi sistem informasi akuntansi, UKM memerlukan biaya investasi yang berpengaruh terhadap tingkat pengembalian di masa yang akan datang. Beberapa faktor utama seperti tingginya biaya serta kurangnya pengetahuan terkait penggunaan sistem yang semestinya membuat kontrol persediaan dilakukan secara manual berdasarkan intuisi. Faktor penghambat dalam mengelola persediaan tersebut harus dicari jalan keluar. Usaha kecil menengah tetap membutuhkan sistem komputer dan kontrol persediaan (William,1986). Selain mempertimbangkan manfaat dan biaya ketika merencanakan komputerisasi sistem informasi akuntansi, usaha juga perlu mengevaluasi penerapan pengendalian internalnya selama ini. Evaluasi pengendalian internal atas iklim usaha perlu turut dipertimbangkan agar perusahaan dapat mengantisipasi kekurangan kontrol sehingga keamanan aset dapat lebih terjamin. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi tidak mungkin optimal jika tidak didukung oleh pengendalian internal yang baik. Pengendalian internal mendukung efektivitas penggunaan sistem komputer. Penelitian ini akan membahas tentang toko Sinamar sebagai salah satu UKM yang seluruh kegiatannya berpusat di Pusat Grosir Metro Tanah Abang. Selama ini tidak terdapat pengkajian atas pengendalian internal persediaan dan pengelola mengawasi sendiri jalannya usaha sehingga seringkali terjadi kelalaian dalam pengamanan aset. Sinamar menggunakan metode pencatatan manual untuk mengelola seluruh aktivitas persediaan. Sistem pengelolaan persediaan yang tidak terkomputerisasi meningkatkan eror sehingga Sinamar diperkirakan membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu meningkatkan keakuratan pengelolaan persediaan. Dengan demikian, penulis berniat untuk menjabarkan bagaimana pengelolaan dan pengendalian persediaan barang dagangan toko Sinamar yang kegiatan operasionalnya bersifat manual. Kemudian, keputusan mengenai pengelolaan persediaan dianalisis dengan mempertimbangkan biaya serta keuntungannya (cost versus benefit).


Tinjauan Literatur Pengendalian internal merupakan sebuah proses yang diimplementasikan oleh manajemen dan disusun agar dapat memberikan keyakinan untuk informasi terkait keuangan dan kegiatan operasional secara handal, kepatuhan dengan peraturan, prosedur, rencana, hukum, dan ketetapan lainnya, melindungi aset, efisiensi kegiatan operasional, pencapaian misi dan tujuan yang telah dibangun perusahaan, serta integritas dan nilai etika (Moeller, 2009). Pengendalian internal memiliki beberapa kerangka kontrol. Kerangka yang berlaku internasional merupakan COSO. Konsep pengendalian internal berdasarkan COSO dijelaskan dari berbagai dimensi yang didefinisikan sebagai berikut: Internal control is a process, affected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories Berdasarkan definisi umum tersebut COSO menggunakan model tiga dimensi untuk mendeskripsikan sistem pengendalian internal suatu usaha. Model tersebut terdiri dari tiga komponen utama pengendalian internal, segmen pengendalian internal, dan tingkat kerangka pengendalian internal yang harus selalu berhubungan satu sama lain. Termasuk dalam tingkat kerangka pengendalian internal dimulai dari yang teratas sampai terbawah adalah sebagai berikut (Moeller,2009): 1. Lingkungan Pengendalian: Merupakan hal mendasar dari pengendalian internal, terdiri dari integritas dan etika, kompetensi, dewan direksi dan komite audit, filosofi dan gaya kepemimpinan, struktur organisasi, otoritas dan tanggung jawab, serta kebijakan sumber daya manusia. 2. Penilaian Risiko: COSO mengemukakan bahwa risiko harus dipertimbangkan dari tiga perspektif yaitu risiko usaha karena faktor eksternal, risiko usaha karena faktor internal, serta risiko karena aktivitas spesifik. 3. Aktivitas Pengandalian: merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi untuk menanggulangi suatu risiko telah dilaksanakan seperti pemisahan tanggung jawab serta pelaporan dan dokumentasi yang memadai. 4. Komunikasi dan Informasi: prosedur komunikasi yang efektif dibutuhkan untuk mempermudah komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal.


5. Proses pengawasan: berfungsi untuk menilai efektivitas komponen pengendalian internal yang telah diterapkan sehingga dapat mengambil tindakan koreksi yang sesuai. Sementara itu, pengelolaan persediaan penting untuk diperhatikan perusahaan yang memiliki saldo persediaan besar seperti pada perusahaan retail atau manufaktur. Penerapan manajemen persediaan membutuhkan identifikasi serta pengaturan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dibagi ke dalam enam bagian besar (Horngren 2009) yaitu: 1. Biaya Pembelian (Purchasing Cost) Biaya ini merupakan biaya yang diperoleh dari pemasok termasuk biaya pengiriman. Biaya pembelian merupakan komponen pembentuk harga pokok penjulan paling besar. 2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost) Termasuk di dalam biaya pemesanan adalah biaya untuk menyiapkan dan menerbitkan permintaan pembelian (purchase orders), biaya yang dikeluarkan untuk menerima dan memeriksa barang yang dipesan, membandingkan tagihan yang diterima dengan permintaan pembelian dan bukti pengiriman ketika melakukan pembayaran. 3. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost) Biaya penyimpanan adalah biaya yang muncul akibat menahan persediaan. biaya penyimpanan dapat berupa biaya kesempatan (opportunity cost) atas modal yang ditanamkan pada suatu investasi dan biaya yang berhubungan dengan penyimpanan persediaan seperti sewa gudang, asuransi, barang yang usang, atau barang rusak. Biaya kesempatan didapat dari hasil perkalian biaya pembelian persediaan per unit dengan biaya modal (cost of capital). Biaya modal merupakan tingkat pengembalian minimum yang diharapkan atas modal yang ditanam pada suatu aset atau proyek (Ross, 2010). Biaya modal terdiri dari biaya ekuitas (cost of equity) dan biaya utang (cost of debt) yang komposisinya tergantung dari struktur pembiayaan yang dimiliki entitas. Biaya ekuitas dan biaya utang dapat dihitung menggunakan rumus SML (Security Market Line) E(Ri) = Rf + βi [ E(RM) – Rf )


(2.1)

Hasil tersebut merupakan capital asset pricing model (CAPM) yang menunjukkan bahwa pengembalian yang diharapkan untuk sebuah aset bergantung pada tiga hal yaitu (Ross, 2010): •

The pure time value of money: diukur dengan risk-free rate, Rf, merupakan pengembalian ketika menunggu uang yang diinvestasikan, tanpa mengambil risiko.

•

The reward for bearing systematic risk: diukur dengan market risk premium, E(RM) – Rf, merupakan pengembalian yang ditawarkan pasar karena telah menanggung risiko sistematis sekaligus menunggu.

•

The amount of systematic risk: diukur oleh beta (βi), merupakan besarnya systematic risk yang terdapat dalam aset tertentu, dibandingkan dengan rata-rata aset.

•

Cost of capital yang didapat dari perhitungan tersebut merupakan tingkat diskon minimum yang diharapkan dari sebuah investasi agar dapat menarik. Setelah tingkat diskon ditemukan, angka tersebut dikalikan dengan biaya pembelian persediaan per unit sehingga menghasilkan biaya peluang.

4. Biaya Kehabisan Persediaan (stockout cost) Biaya ini muncul saat perusahaan kehabisan persediaan yang diminta pelanggan sehingga perusahaan harus bereaksi cepat untuk memenuhinya sebelum mengalami kerugian. 5. Biaya Kualitas (quality cost) Biaya kualitas merupakan biaya yang muncul ketika karakteristik barang atau jasa tidak memenuhi spesifikasi yang diharapkan pelanggan. 6. Biaya Penyusutan (shrinkage cost) Biaya ini adalah biaya yang mungkin timbul karena adanya pencurian barang oleh orang luar, penggelapan barang oleh karyawan, kesalahan klasifikasi barang dan kesalahan pencatatan. Analisis dengan menggunakan EOQ mengabaikan biaya pembelian, biaya kualitas, biaya kehabisan persediaan, dan biaya penyusutan. Tujuan dari penerapan model persediaan adalah untuk meminimalkan biaya pemesanan (ordering cost) dan penyimpanan (carrying cost) yang relevan karena Relevant Total Cost (RTC)=Relevant Ordering Cost+Relevant Carrying Cost (2.2) Sehingga jumlah total biaya relevan untuk kuantitas yang dipesan dalam satu tahun adalah


RTC = Annual relevant ordering cost + Annual relevant carrying cost = (number of purchase orders per years x relevant ordering cost per purchase orders) + (average inventory in unit x annual relevant carrying cost per unit) =(

! !

xP)+(

! !

xC)

(2.3)

Sedangkan untuk menghitung EOQ dapat menggunakan rumus EOQ =

!!" !

(2.4)

keterangan: D = permintaan dalam satuan untuk jangka waktu spesifik P = biaya pemesanan yang relevan untuk setiap pemesanan C = biaya penyimpanan yang relevan untuk setiap unit persediaan pada jangka waktu

yang

sama dengan D Sementara itu komputerisasi sistem informasi akuntansi berguna untuk mempermudah proses mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses akuntansi serta data lainnya agar dapat menghasilkan informasi untuk pembuat keputusan. Meski SIA berperan besar dalam menjalankan usaha, belum semua entitas menerapkan sistem informasi akuntansi yang teratur seperti dengan menggunakan bantuan IT. Untuk mengimplementasi sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi, entitas perlu mengikuti tahap dalam system development life cycle (SDLC). Tahapan tersebut terdiri dari lima langkah yaitu analisis sistem, perancangan konsep, perancangan fisik, implementasi dan konversi, serta operasional dan perawatan (Romney, 2012). Perlu dilakukan perencanaan yang matang sepanjang tahap dalam SDLC agar sistem yang dibangun terorganisir dengan baik. Romney berpendapat bahwa dengan perencanaan yang baik, tujuan penerapan sistem berkorespondensi dengan rencana strategis organisasi secara keseluruhan. Sistem akan lebih efisien, subsistem lebih terkoordinir, dan entitas memiliki dasar dalam memilih aplikasi yang sesuai untuk pengembangan. Terdapat dua perencanaan pengembangan sistem yang dibutuhkan yaitu project development plan dan master plan (Romney, 2012), dengan penjelasan sebagai berikut.


1. Project Development Plan Perencanaan ini meliputi analisis biaya dan keuntungan, penentuan kebutuhan pengembangan dan operasional (sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan), serta jadwal kegiatan yang dibutuhkan untuk membangun dan mengoperasikan sistem baru. Untuk analisis biaya dan keuntungan, Ryan dan Gates (2004) berpendapat bahwa analisis keputusan untuk berinvestasi IT dengan metode tradisional, seperti NPV, IRR, payback period, kurang tepat ketika terdapat banyak investasi IT yang tidak memiliki tingkat pengembalian sesuai (Rehesaar, 2005). Alternatif dari metode tradisional adalah menentukan benefit untuk bisnis terlebih dahulu baru kemudian menghitung biaya untuk mendapatkannya. Metode tersebut dikenal dengan Benefit Cost Analysis (BCA). 2. Master Plan Perencanaan ini menjelaskan apa saja komponen sistem, bagaimana pengembangannya, siapa yang

akan

mengembangkan,

bagaimana

cara

mendapatkan

sumber

daya

untuk

mengembangkan sistem, serta arah dan tujuan perkembangan sistem informasi akuntansi (Romney, 2012). Porter dan Millar (1985) mengatakan bahwa secara umum terdapat tiga cara IT mempengaruhi daya saing yaitu (1) dengan mengubah struktur industri; (2) dengan mendukung strategi biaya dan diferensiasi; serta (3) dengan menciptakan peluang untuk menghasilkan bisnis baru dari bisnis yang sudah ada (Qureshil, Kamal, dan Wolcott, 2009). Sementara usaha kecil menengah umumnya memiliki dua tujuan dalam mengaplikasikan IT yaitu untuk meningkatkan kegiatan operasional harian dan proses transaksi serta untuk meningkatkan interaksi dan hubungan dengan konsumen.

Gambar 2.4 Focus Dominance Model Sumber: Qureshil (2009)


Terdapat kerangka analitis dari Levy (2001) yang disebut focus-dominance model yang dapat memberi gambaran umum mengenai arah pengembangan sistem informasi akuntansi. Model focus-dominance meneliti potensi nilai yang dapat diperoleh UKM atas kapabilitas IT miliknya. Dua fokus strategi yang dijelaskan dalam model yaitu pilihan antara strategi cost reduction atau value added serta dominasi konsumen—sedikit konsumen atau banyak, yang terbagi dalam empat kuadran. Metode Penelitian Penelitian ini dilakukan terhadap Toko Sinamar yang merupakan salah satu usaha menengah tertua di Pusat Grosir Metro Tanah Abang yang bergerak sejak tahun 1959. Toko tekstil ini awalnya bergerak sebagai penjual grosir kain seperti belacu, sprei, dan selimut untuk memenuhi kebutuhan konsumen hulu. Usaha ini bermula ketika H. Nawawi Hamid berhijrah dari tanah kelahirannya, Sumatera Barat, untuk berdagang di Jakarta. Setelah tahun 2003, Toko Sinamar dipimpin oleh Dra. Aswita Dewi, Putri ke 4 H. Nawawi Hamid. Mayoritas pengumpulan data berasal dari wawancara langsung dengan Dra. Aswita Dewi dan penanggung jawab gudang serta tinjauan lokasi. Persediaan yang diteliti adalah produk belacu yang merupakan produk pertama sekaligus andalan yang dijual oleh Sinamar. Sinamar memiliki sepuluh jenis belacu, yang terdiri dari belacu L 155, belacu A1, belacu Rapel, belacu Kanvas, belacu L 120, belacu Kantong PE, belacu Cap Gajah, dan belacu Katun. Semua dibedakan berdasarkan kualitas serta ketebalannya. Pembelian dapat dilakukan secara meteran, per pis (1 pis sama dengan 40 meter), atau per yard (1 yard sama dengan 90 cm). Dari seluruh jenis produk, belacu memiliki permintaan stabil untuk dijadikan sebagai bahan penelitian. Hasil Analisis Dalam kurun beberapa minggu pengamatan ditemukan beberapa kasus serta risiko yang dihadapi Sinamar. Dengan demikian pengendalian internal yang diperlukan untuk mengantisipasi hal tersebut dibagi menurut beberapa aktivitas persediaan. Untuk aktivitas pemesanan, risiko yang dihadapi diantaranya kelalaian dalam pemesanan, luputnya catatan kebutuhan gudang karena human error, serta pemesanan stok yang kurang efektif. Salah satu pengendalian yang dapat dilakukan adalah melakukan pendokumentasian dengan cermat. Sinamar harus mengeluarkan


purchase order. Salinan purchase order tersebut akan dipegang oleh pengelola, bagian gudang, dan pemasok. Dengan adanya purchase order, Sinamar akan memperkuat proses verifikasi pemesanan. Bagian gudang akan turut mengawasi pelaksanaan pemesanan, apakah sudah dipesan dan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Pengendalian terhadap jumlah fisik persediaan yang dimiliki juga perlu dilakukan. Pengelola perlu mengetahui dengan pasti berapa jumlah pasti persediaan yang dimiliki sebelum mengotorisasi pemesanan agar tercapai pemesanan yang ekonomis. Sementara itu pengendalian untuk aktivitas penerimaan dan penyimpanan dengan risiko kesalahan penerimaan dan pencatatan serta kerusakan dan kehilangan barang dapat diterapkan. Pada saat penerimaan, sebaiknya Sinamar memiliki penanggung jawab yang menerima barang dari vendor. Tugasnya adalah memeriksa kesesuaian barang yang dikirim dengan purchase order. Penerimaan pemesanan dilakukan bila barang tersebut sesuai dengan purchase order. Penanggung jawab gudang yang telah ada harus diperjelas fungsi serta lingkup kerjanya Penambahan pegawai tidak diperlukan karena penanggung jawab gudang blok F dapat melakukan fungsi penerimaan apabila tugas didelegasikan dengan baik.Setelah diterima, barang disimpan di dalam gudang. Risiko terkait penyimpanan dapat diantisipasi Sinamar dengan kontrol fisik. Salah satunya menyimpan persediaan dengan baik untuk menghindarkan persediaan dari pencurian, kerusakan, atau karat. Sinamar setiap lima tahun telah melakukan penyemprotan anti rayap untuk menghindari risiko

kerusakan. Kemudian untuk keamanan Sinamar perlu

menciptakan sistem keamanan untuk meminimalisir akses terhadap gudang. Pemasangan CCTV juga dapat menjadi solusi. Kontrol fisik melalui stock opname telah dilakukan setahun sekali. Namun menurut pengakuan pemilik, selalu terdapat perbedaan signifikan antara persediaan tercatat dengan yang terdapat di gudang. Hal tersebut dapat terjadi karena pencurian atau sistem pencatatan yang kurang rapi dan cermat. Namun berdasarkan pengamatan, alasan kedua merupakan yang mungkin tejadi. Seringkali ketika terjadi transaksi, pengelola terlalu sibuk untuk mencatatnya. Secara umum Sinamar telah melakukan pemisahan tanggung jawab antara fungsi pemeliharaan aset dengan fungsi pencatatan. Hal tersebut sudah baik meskipun pada praktiknya ketika pengelola sedang tidak datang ke toko terdapat salah seorang pegawai Sinamar yang memiliki akses terhadap persediaan dan pencatatan. Sesekali orang kepercayaan tersebut menjaga gudang


sekaligus melayani pelanggan. Apabila pengelola tidak ada, pegawai itulah yang memberikan keputusan penjualan apabila ada pemesanan besar sekaligus melakukan pencatatan di meja kasir. Hal tersebut memperbesar risiko penyalahgunaan meskipun mayoritas pegawai dipercaya oleh pengelola karena sudah dianggap saudara. Seharusnya fungsi gudang dengan fungsi pencatatan benar-benar dipisahkan. Pengelola harus memiliki cadangan pegawai yang bertanggung jawab secara jelas untuk menangani pencatatan transaksi. Sinamar khususnya blok F memerlukan tambahan pegawai untuk melakukan input data agar total persediaan di gudang dapat diketahui secara akurat. Volume transaksi di blok F lebih besar jika dibandingkan dengan blok A dan B sehingga penambahan pegawai diperlukan untuk menangani fungsi kasir dan pembukuan. Sedangkan untuk blok A dan B tidak memerlukan penambahan pegawai karena koordinator operasional masih mampu melakukan fungsi tersebut dengan sejumlah pembenahan prosedur pencatatan. Dengan penambahan pegawai serta pembenahan prosedur pencatatan diharapkan risiko terjadinya kesalahan perhitungan persediaan seperti kasus sebelumnya dapat diminimalisir. Untuk menghindari kasus kurangnya tempat penyimpanan persediaan, sebaiknya Sinamar menyimpan persediaan dengan jumlah cukup. Penyimpanan dengan jumlah cukup memberikan peluang bagi pengelola untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Luas gudang yang terbatas dapat dimanfaatkan untuk menyimpan jenis persediaan lain, misalnya handuk pakistan dalam kasus Sinamar, yang berpotensi untuk lebih laku apabila jumlah persediaan lain tidak menumpuk dan memenuhi gudang. Pada aktivitas penyaluran persediaan terdapat beberapa pengendalian yang dapat dilakukan untuk mengurangi ketidakjelasan total persediaan yang dimiliki. Sinamar harus menegakkan sistem otorisasi sebelum melakukan pembelian persediaan. Apabila blok A maupun B membutuhkan persediaan, maka sebaiknya pembelian diotorisasi terlebih dahulu oleh pengelola. Persediaan harus masuk ke gudang blok F agar didata untuk kemudian disalurkan ke masing-masing blok. Rekonsilisasi seluruh data barang masuk dan keluar dari setiap blok dengan blok F mengurangi risiko perbedaan jumlah yang tercatat dengan jumlah fisik. Sementara itu untuk risiko dalam aktivitas penjualan sebagian besar berkaitan dengan verifikasi data. Terdapat dua verifikasi data yang perlu ditingkatkan oleh Sinamar yaitu verifikasi data ketika pengiriman barang dan verifikasi data ketika penjualan. Verifikasi pengiriman barang


merupakan prosedur pengecekan yang dimulai ketika awak gudang mengambil barang hingga akhirnya diserahan kepada ekspedisi. Pengelola mengakui bahwa Sinamar cukup sering mengalami kesalahan penghitungan yang disebabkan oleh human error, seperti misalnya kasus ketidaksesuaian jumlah barang yang diterima pelanggan. Cara untuk mengurangi kesalahan tersebut adalah melakukan pengendalian dengan memperbanyak proses verifikasi. Pegawai gudang yang mengambil barang berbeda dengan yang akan membawanya ke jasa pengiriman dan prosedur penghitungan ulang selalu dilakukan. Sementara itu, verifikasi data ketika penjualan dilakukan kepada para pelanggan retail maupun grosir yang beli di tempat. Sinamar sebaiknya selalu memberikan bukti pembayaran yang sederhana namun dapat memperinci transaksi secara jelas. Salinan bukti juga disimpan oleh Sinamar. Proses verifikasi memberikan keamanan bertransaksi bagi kedua belah pihak. Sedangkan untuk risiko terkait aktivitas pembayaran, seluruhnya cukup diatasi dengan pemisahan tanggung jawab. Pengelola lebih berisiko melakukan kesalahan ketimbang kecurangan mengingat penyimpanan dokumen serta pencatatan terkait utang dengan pemasok tidak tersusun rapi. Beban kerja yang terlalu banyak sebaiknya mendorong pengelola untuk memiliki kasir sendiri. Selain pengendalian internal, didapatkan

beberapa hasil mengenai pengelolaan persediaan.

Untuk penyederhanaan, jenis produk yang diteliti hanya jenis belacu karena pemesanan per tahun cenderung tetap. Meskipun begitu, selama ini Sinamar tidak menggunakan model apapun dalam menentukan kuantitas pemesanan persediaan sehingga jumlahnya selalu overstock. Pengelola tidak mengetahui kondisi persediaan sebenarnya sebab tidak ada sistem informasi akuntansi yang mengolah hasil pencatatan setiap transaksi sebagai tren. Pemesanan persediaan tidak dalam jumlah ekonomis sehingga Sinamar mengeluarkan biaya implisit seperti biaya penyimpanan. Berdasarkan model EOQ, Sinamar telah melakukan inefisiensi kuantitas penyimpanan terhadap sepuluh jenis produk belacu seperti terlihat pada tabel 1 Sinamar mengalami sejumlah biaya penyimpanan. Terdapat peluang penggunaan sumber daya finansial yang hilang karena tersimpan dalam sejumlah persediaan. Dari tabel 2.2 untuk alternatif antara kuantitas pemesanan lama dengan yang menggunakan model EOQ, didapatkan bahwa terdapat perbedaan biaya yang cukup besar sejumlah Rp157,287,647. Perbedaan paling signifikan antar kedua alternatif berasal dari biaya penyimpanan yang terdiri dari biaya peluang dan sewa gudang. Apabila Sinamar menyimpan barang sesuai kapasitas EOQ maka biaya penyimpanan


Tabel 1 Perbandingan Kuantitas Pemesanan Jenis Belacu

EOQ

Spesial

6

Tanpa EOQ 50

L 155

4

25

A1

3

25

Rapel

107

2,000

Kanvas

96

2,000

L120

388

4,500

Kantong PE

415

5,000

Cap Gajah

12

60

Katun

85

1,800

dapat dihemat sampai dengan Rp78,959,090 meskipun terdapat peningkatan biaya pemesanan sebesar Rp800,000. Apabila kuantitas pemesanan sesuai EOQ maka tidak diperlukan ruang yang terlalu banyak untuk menyimpan persediaan sehingga terdapat penghematan penggunaan gudang sebesar Rp21,492,601. Penghematan tersebut dapat terjadi dengan asumsi ruang dalam gudang dapat digunakan untuk menampung jenis persediaan lain. Tabel 2 Perbandingan Alternatif Pemesanan Persediaan Biaya Peluang Pembelian Penyimpanan Pemesanan Gudang Total

Alternatif A 183,985,935 80,016,809 148,000 23,958,332 288,109,078

Alternatif B 126,349,979 1,057,720 948,000 2,465,731 130,821,431

Perbedaan 57,635,956 78,959,089 (800,000) 21,492,601 157,287,647

Sementara itu kurangnya perhatian pengelola terhadap persediaan juga menimbulkan sejumlah jenis persediaan mengalami perputaran rendah, yaitu jenis bulu import, kelambu, handuk polyster, dan kain putih cap koi yang perputarannya lebih dari satu tahun. Dengan tingkat pengembalian sebesar 12.97% maka Sinamar mengalami kerugian dari biaya penyimpanan sebesar Rp23,929,650. Untuk itu Sinamar memerlukan peningkatan kontrol persediaan dengan memperbaiki sistem informasi akuntansinya melalui proses komputerisasi. Tahap komputerisasi toko Sinamar


berdasarkan focus dominance model hanya untuk efisiensi kegiatan operasional dalam jangka pendek. Sementara untuk ke depannya komputerisasi diharapkan dapat meningkatkan inovasi dalam melayani pelanggan misalnya transaksi online. Karena untuk peningkatan efisiensi, investasi yang dibutuhkan untuk komputerisasi tidak terlalu besar. Namun komputerisasi tersebut tetap memerlukan sejumlah dana. Biaya yang tergolong pengeluaran awal terdiri dari PC, mesin kasir, CCTV online, pelatihan pegawai, konseptor, AC, exhaust fan, dan sekat ruangan dengan total keseluruhan sebesar Rp67,162,000. Sementara estimasi biaya operasional yang akan rutin dikeluarkan Sinamar per tahunnya terdiri dari staf ahli komputer, biaya perlengkapan, serta biaya perawatan dan cadangan dengan total sebesar Rp53,080,000. Dalam tabel tersebut tidak terdaftar harga untuk perangkat lunak karena diasumsikan untuk tujuan efisiensi operasional Sinamar hanya menggunakan aplikasi Ms. Excel yang sudah termasuk dalam PC. Meskipun terdapat sejumlah dana yang harus dikeluarkan untuk komputerisasi, perhitungan NPV untuk jangka waktu lima tahun dengan tingkat diskonto sebesar 12.97% menunjukkan bahwa Sinamar dapat menghemat biaya penyimpanan persediaan. Penghematan yang dapat dilakukan terhadap total biaya penyimpanan berjumlah Rp181,217,297 yang terdiri dari Rp157,287,647 untuk biaya penyimpanan persediaan yang disimpan berlebih dan Rp23,929,650 untuk biaya persediaan dengan perputaran rendah. Sementara itu, estimasi biaya apabila Sinamar akan melakukan komputerisasi sistem informasi akuntansi terdiri dari investasi awal Rp67,162,000 dan biaya operasional per tahunnya sebesar Rp53,080,000. Hasil perhitungan NPV atas hasil investasi dalam kurun lima tahun, didapatkan bahwa Sinamar dapat melakukan penghematan sebesar Rp404,975,000. Penghematan tersebut merupakan biaya implisit. Diasumsikan dengan menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi serta perbaikan pengendalian internal, pengelola dapat mengetahui dengan pasti kondisi serta tren persediaan sehingga sumber finansial dapat digunakan secukupnya dan tepat sasaran. Kesimpulan Sinamar memiliki sejumlah risiko dalam mengelola persediaan. Risiko tersebut terdapat dalam setiap aktivitas mulai dari pemesanan, penerimaan, penyimpanan, distribusi antartoko, penjualan, dan pembayaran. Perbaikan terhadap pengendalian persediaan diperlukan baik secara umum maupun spesifik setiap aktivitas. Sinamar perlu memperjelas wewenang dan tanggung jawab masing-masing personil. Selain itu kegiatan pendokumentasian dan verifikasi perlu diperketat


mengingat banyaknya kasus kelalaian. Sementara itu untuk pengelolaan persediaan sepuluh jenis belacu yang dimiliki Sinamar, kuantitas pemesanan perlu diperhatikan karena apabila terlalu banyak yang disimpan Sinamar akan mengalami biaya penyimpanan yang tidak sedikit karena peluang yang hilang. Penyimpanan yang terlalu banyak merupakan akibat ketidaktahuan pengelola atas tren permintaan. Data transaksi yang selama ini dimiliki bersifat manual dan tidak dapat menentukan pemesanan secara ekonomis. Pengelola juga berisiko untuk mengabaikan jenis persediaan dengan perputaran rendah karena tidak mengetahui total fisik barang yang dimilki. Sinamar membutuhkan komputerisasi sistem informasi akuntansi karena dengan begitu Sinamar dapat melakukan penghematan sebesar Rp404,975,000. Penghematan tersebut merupakan efisiensi kegiatan operasional Sinamar yang berasal dari pengurangan biaya penyimpanan. Daftar Referensi Astuti, Era. Pengaruh Karakteristik Internal Perusahaan Terhadap Penyiapan Dan Penggunaan Informasi Akuntansi Perusahaan Kecil dan Menengah di Kabupaten Kudus. Semarang: Universitas Diponegoro, 2007. “Computer and Gadget.” diposting pada Mei 2013 Damodaran, Aswath. “Country Default Spreads and Risk Premiums.” Diposting pada Januari 2013. < http://pages.stern.nyu.edu/~adamodar/New_Home_ Page/datafile/ctryprem.html> Dewi, Aswita. Direct interview. Jakarta: April 2013 Frensidy, Budi. Matematika Keuangan. Jakarta: Salemba Empat, 2010 Fuerst, William L. (1986). “Small Business Get A New Look at ABC Analysis for Inventory Control”. Journal of Small Business Management, 39. Hidayat, Taufik. Membuat Aplikasi Excel Untuk UKM. Jakarta: Media Kita, 2013. Horngren, Datar, et al., ed. Cost Accounting: A Managerial Emphasis. New Jersey: Prentice Hall, 2009.


Horngren, Harrison, et al. Akuntansi di Indonesia: Buku Satu. Jakarta: Salemba Empat, 1997. Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. Data Usaha Mikro, Kecil, Menengah (UMKM)

dan

Usaha

Besar

(UB)

Tahun

2006-2010.

27

Januari

2012.

<

http://www.depkop.go.id/index.php?option=com_phocadownload &view=file&id=257:data-usaha-mikro-kecil-menengah-umkm-dan-usaha-besar-ub-tahun2006-2010&Itemid=93> Kieso, Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield. Intermediate Accounting: Volume 1. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2011. Moeller, Robert R. Brink’s Modern Internal Auditing: A Common Body of Knowledge. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2009. Mohammad BS, A. “UKM Pun Pantas Pakai ERP.” Diposting pada 20 Januari 2011. < http://swa.co.id/technology/ukm-pun-pantas-pakai-erp> Pembukuan Toko Sinamar periode tahun 2012. Qureshil, Mehruz Kamal, Peter Wolcott. (2009). “Information Technology Interventions for Growth and Competitiveness in Micro-Enterprises”. Journal of E-Business Research. Vol 5, Issue 1. Rehesaar, Amanda Mead. (2005). “An Extension of Benefit Cost Analysis to IS/IT Investments”. The Business Review. 2005: p.89. Romney, Paul J. Steinbart. Accounting Information Systems. Essex: Pearson, 2012. Ross, Randolph W. Westerfield, and Bradford D. Jordan. Fundamentals of Corporate Finance. New York: Mc Graw-Hill, 2010. Sekaran, Uma. Research Method for Business (4th ed.). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2003. Starr, David W. Miller. Inventory Control: Theory and Practice. New Delhi: Prentice Hall, 1981.


Trisula

International

Tbk

PT

(TRIS.JK)

Key

Developments.

Universitas Indonesia – Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa. Yunhar. Direct interview. Jakarta: April 2013


April

2013.

Analisis Pengelolaan dan Pengendalian Persediaan Usaha Kecil Menengah Studi Kasus Toko Sinamar

Recommend Documents