ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PIA KACANG HIJAU PADA USAHA KECIL MENENGAH PAPAPIA
LENY ARYANI
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013 i
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis Sistem Pengendalian Persedian Bahan Baku Pia Kacang Hijau Pada Usaha Kecil Menengah Papapia adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apapun kepada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor,
September 2013
Leny Aryani NIM H24114005
ABSTRAK LENY ARYANI. Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Pia Kacang Hijau Pada Usaha Kecil Menengah PapaPia. Dibimbing oleh ABDUL BASITH. Sistem pengendalian persediaan ialah salah satu hal penting dalam suatu perusahaan. Keseimbangan antara investasi persediaan dan pelayanan pelanggan dapat dicapai dengan sistem manajemen persediaan yang baik. Manajemen persediaan yang baik dapat membantu perusahaan untuk mengakomodir permintaan pelanggan dan mendapatkan biaya persediaan yang rendah.Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi manajemen pengendalian persediaan bahan baku di PapaPia, menganalisis bahan baku yang memiliki volume rupiah tahunan tertinggi, menganalisis tingkat persediaan yang optimal bagi bahan baku utama produk Papapia, dan menghitung total biaya persediaan yang optimal bagi produk Papapia. Dari hasil analisis ABC disimpulkan dari sembilan bahan baku produksi pia kacang hijau, kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir ialah bahan baku yang masuk dalam kategori A dengan persentase 25.94%, 19.76%, dan 14.86%. Berdasarkan hasil analisis EOQ, total biaya persediaan kacang hijau dapat dikurangi sebesar Rp 32.488, total biaya persediaan kotak kemasan dapat dikurangi sebesar Rp 225, dan total biaya persediaan gula pasir dapat dikurangi sebesar Rp 42.531. Kata kunci :
Analisis ABC, Economic Order Quantity, sistem pengendalian persediaan
ABSTRACT Leny aryani. Analysis of Raw Material Inventory Control System Pia Green Beans In Small and Medium Enterprises PapaPia. Supervised by ABDUL BASITH. Inventory control system is one of the important things in a company. Balance between inventory investment and customer service can be achieved with a good inventory management system. Good inventory management can help company to accommodate customer demand and get lower inventory costs. The purpose of this study is to identify the raw materials inventory control management in PapaPia, analyzing raw materials that have the highest annual rupiah volume, to analyze optimal inventory levels for raw materials Papapias main products, and calculates the optimal total inventory cost for product Papapia. Inferred from the results of the ABC analysis of nine raw materials pia green beans, green beans, white sugar and packaging boxes are raw materials in the category A with the percentage 25.94%, 19.76%, and 14.86%. Based on the analysis of EOQ, total inventory cost of green beans can be reduced by Rp 32
488, the total cost of inventory can be reduced packaging box of Rp 225, and the total inventory cost of sugar can be reduced by Rp 42 531. Keywords: ABC analysis, Economic Order Quantity, system inventory control
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PIA KACANG HIJAU PADA USAHA KECIL MENENGAH PAPAPIA
LENY ARYANI
Skripsi Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Departemen Manajemen
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013
Judul Skripsi : Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Pia Kacang Hijau Pada Usaha Kecil Menengah Papapia Nama : Leny Aryani NIM : H24114005
Disetujui oleh
Dr Ir Abdul Basith, MS Pembimbing I
Diketahui Oleh
Dr Ir Jono M Munandar, Msc Ketua Departemen
Tanggal lulus:
PRAKATA Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmatNya sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. Tidak lupa shalawat serta salam penulis panjatkan bagi Nabi kita Muhammad SAW. Tema skripsi penulis dalam penelitian yang dilaksanakan pada bulan April 2013 sampai Juli 2013 ini ialah pengendalian persediaan, dengan judul Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Pia Kacang Hijau Pada Usaha Kecil Menengah PapaPia. Penulis mengucapkan terimakasih kepada Bapak Dr Ir Abdul Basith, MS selaku pembimbing, serta Bapak/Ibu Penguji atas saran-sarannya. Selain itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada Bapak Bayu Reza selaku pemilik UKM PapaPia atas ketersediaan waktunya membantu penulis dalam pengumpulan data. Terima kasih penulis ucapkan juga kepada orang tua, keluarga, serta seluruh teman-teman atas doa dan kasih sayangnya. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.
Bogor, September 2013
Leny Aryani
DAFTAR ISI DAFTAR ISI
ix
DAFTAR TABEL
x
DAFTAR GAMBAR
x
DAFTAR LAMPIRAN
xi
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan Penelitian
2
Manfaat Penelitian
2
Ruang Lingkup Penelitian
2
TINJAUAN PUSTAKA
2
Definisi Persediaan
2
Fungsi dan Tujuan Persediaan
3
Jenis-Jenis Persediaan
3
Biaya Persediaan
4
Analisis ABC
4
Model-Model Persediaan
5
Sistem Permintaan Independen
5
Model Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity)
6
Model Kuantitas Pesanan Produksi
8
Model Diskon Kuantitas
9
Sistem Periode Tetap
9
Penelitian Terdahulu
10
METODE
11
Kerangka Pemikiran Penelitian
11
Metode
13
Lokasi dan Waktu Penelitian
13
Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data
13
Metode Pengolahan dan Analisis Data
13
Analisis ABC
13
Economic Order Quantity (EOQ)
14 ix
HASIL DAN PEMBAHASAN
15
Gambaran Umum Perusahaan
15
Proses Produksi
16
Perencanaan Bahan Baku
17
Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku
18
Perencanaan Produksi
18
Analisis ABC
19
Sumber : Data hasil olahan
20
Economic Order Quantity
20
Implikasi Manajerial
22
KESIMPULAN DAN SARAN
22
Kesimpulan
22
Saran
23
DAFTAR PUSTAKA
23
LAMPIRAN
24
DAFTAR TABEL 1 Bahan baku papapia kacang hijau
17
2 Kebutuhan bahan baku pia kacang hijau
19
3 Analisis ABC bahan baku pia kacang hijau
20
4 Parameter EOQ periode Januari 2012-Januari 2013
21
5 Perbandingan hasil analisis EOQ dan asumsi perusahaan
21
DAFTAR GAMBAR 1 Representasi grafik analisis ABC ......................................................................... 5 2 Penggunaan persediaan dalam waktu tertentu ...................................................... 6 3 Kerangka pemikiran penelitian........................................................................... 11 4 Diagram alir penelitian ....................................................................................... 12
DAFTAR LAMPIRAN 1 Peta aliran proses
24
2 Peta proses operasi
25
3 Rincian biaya pemesanan dan penyimpanan
27
4 Economic Order Quantity kacang hijau
29
5 Economic Order Quantity kotak kemasan
29
6 Economic Order Quantity gula pasir
29
PENDAHULUAN Latar Belakang UKM memiliki campur tangan yang cukup besar terhadap pembangunan dan pertumbuhan ekonomi. Menurut Tambunan (2009), di negara maju, UKM sangat penting tidak hanya karena kelompok usaha tersebut menyerap paling banyak tenaga kerja dibanding usaha besar, seperti pertumbuhan produk domestik bruto (PDB) paling besar dibandingkan kontribusi dari usaha besar. PapaPia ialah salah satu UKM yang memproduksi pia dengan lima varian rasa, diantaranya pia kacang hijau, pia coklat, pia keju, pia durian, dan pia kacang merah. Menurut pemilik UKM PapaPia, pia kacang hijau memiliki penjualan yang lebih tinggi dibandingkan pia dengan varian rasa lainnya. Ketidakjelasan kuantitas pesanan dan periode pesanan menjadi penyebab utama sering terjadinya rush order yang kemudian tidak dapat ditangani oleh pemasok. Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), manajemen persediaan (inventory control) atau disebut juga inventory management atau pengendalian tingkat persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di pihak lain investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal. Manajemen persediaan ini dapat mengantisipasi lonjakan permintaan yang mungkin akan terjadi, namun pemasok tidak dapat memenuhi permintaan akan sumber daya yang dibutuhkan. Dengan bertujuan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan, tidak lantas mengharuskan perusahaan untuk memiliki persediaan dalam jumlah yang besar, karena persediaan itu sendiri memiliki biaya khusus. Semakin banyak persediaan yang terdapat dalam gudang, semakin tinggi biaya yang harus dikeluarkan. Oleh karena itu, penulis berminat untuk menganalisis sistem pengendalian persediaan bahan baku dan total biaya persediaan yang optimal di PapaPia.
Perumusan Masalah Berikut ini beberapa rumusan masalah yang akan penulis bahas dalam penelitian ini : 1. Bagaimana manajemen pengendalian persediaan bahan baku yang sedang berjalan di Papapia? 2. Bahan baku apa yang masuk dalam kategori volume rupiah tahunan tertinggi menurut Analisis ABC? 3. Berapakah tingkat persediaan yang optimal bagi bahan baku dengan kategori A pada analisis ABC? 4. Berapakah total biaya persediaan yang optimal bagi persediaan kacang hijau di PapaPia?
2
Tujuan Penelitian Penulis memiliki beberapa tujuan yang akan dicapai pada penelitian ini, antara lain : 1. Mengidentifikasi manajemen pengendalian persediaan bahan baku di Papapia. 2. Menganalisis bahan baku yang memiliki volume rupiah tahunan tertinggi. 3. Menganalisis tingkat persediaan yang optimal bagi bahan baku utama produk Papapia. 4. Menghitung total biaya persediaan yang optimal bagi produk Papapia.
Manfaat Penelitian Penulis mengharapkan penelitian ini memiliki manfaat, antara lain : 1. Penulis berharap penelitian ini dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam pengambilan kebijakan manajemen persediaan bahan baku. 2. Penulis berharap penelitian ini dapat menjadi referensi bagi peneliti lain dalam melakukan penelitian yang lebih mendalam. 3. Penulis berharap penelitian ini dapat membantu penulis mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang didapatkan dari bangku perkuliahan.
Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini memiliki beberapa ruang lingkup, diantaranya: 1. Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis tingkat persediaan optimal dan total biaya persediaan bagi salah satu produk di UKM PapaPia yaitu pia kacang hijau. 2. Penelitian ini dilakukan selama empat bulan terhitung dari bulan April-Juli 2013. Segala data yang berhubungan dengan produk merupakan data primer yg bersumber dari pemilik UKM PapaPia. 3. Pada penelitian ini,analisis EOQ hanya digunakan untuk menganalisa bahan baku yang berkategori A dalam analisis ABC.
TINJAUAN PUSTAKA
Definisi Persediaan Barang persediaan atau disebut inventory adalah barang yang biasanya dapat dijumpai di gudang tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi,
3
barang-barang untuk keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan suatu proyek (Indrajit dan Djokopranoto 2003). Menurut Heizer dan Render (2010), Persediaan adalah salah satu aset termahal dari banyak perusahaan, mewakili sebanyak 50% dari keseluruhan modal yang diinvestasikan. Di satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi persediaan. Di sisi lain, produksi dapat berhenti dan pelanggan menjadi tidak puas ketika sebuah barang tidak tersedia. Menurut Prawirosentono (2007), terdapat beberapa faktor yang menentukan besarnya persediaan yang harus disediakan, dimana faktor-faktor tersebut saling bertautan satu sama lain. Faktor-faktor dominan yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Perkiraan pemakaian bahan 2. Harga bahan 3. Biaya persediaan 4. Waktu menunggu pesanan (lead time)
Fungsi dan Tujuan Persediaan Tujuan manajemen persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan (Heizer dan Render 2010). Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), tujuan mengadakan persediaan antara lain: 1. Memenuhi kebutuhan normal. 2. Memenuhi kebutuhan mendadak. 3. Memungkinkan pembelian atas dasar jumlah ekonomis. Menurut Heizer dan Render (2010), persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang menambah fleksibilitas bagi operasi perusahaan. Keempat fungsi persediaan adalah sebagai berikut: 1. “Decouple”atau memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi. Sebagai contoh, jika persediaan sebuah perusahaan berfluktuasi, persediaan tambahan mungkin diperlukan untuk melakukan decouple proses produksi dari pemasok. 2. Melakukan “decouple” perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan persediaan barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan. Persediaan seperti ini digunakan secara umum pada bisnis eceran. 3. Mengambil keuntungan dari diskon kuantitas karena pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya pengiriman barang. 4. Melindungi terhadap inflasi dan kenaikan harga. Jenis-Jenis Persediaan Menurut Heizer dan Render (2010), untuk mengakomodasi fungsi-fungsi persediaan, perusahaan harus memelihara empat jenis persediaan: 1. Persediaan bahan mentah (raw material inventory) telah dibeli, tetapi belum diproses. Persediaan ini dapat digunkan untuk melakukan decouple (memisahkan) pemasok dari proses produksi.
4
2. Persediaan barang setengah jadi (work in process-WIP inventory) adalah komponen-komponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan, tetapi belum selesai. 3. MRO adalah persediaan-persediaan yang disediakan untuk persediaan pemeliharaan, perbaikan, operasi (maintenance, repair, operating-MRO) yang dibutuhkan untuk menjaga agar mesin-mesin dan proses-proses tetap produktif. 4. Persediaan barang jadi adalah produk yang telah selesai dan tinggal menunggu pengiriman. Barang jadi dapat dimasukkan ke persediaan karena permintaan pelanggan di masa mendatang tidak diketahui. Biaya Persediaan Menurut Handoko (2008), biaya penyimpanan persediaan biasanya berkisar antara 12% - 40% dari biaya atau harga barang. Untuk perusahaan-perusahaan manufacturing biasanya biaya penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25%. Biaya dalam sistem persediaan secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Biaya penyimpanan (holding cost) 2. Biaya pemesanan (order cost atau procurement cost) 3. Biaya penyiapan (setup cost) 4. Biaya kekurangan persediaan (stockout cost) Biaya penyimpanan terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah biaya fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya keusangan, biaya perhitungan fisik dan konsiliasi laporan, biaya asuransi persediaan, biaya pajak persediaan, biaya pencurian, pengrusakan atau perampokan, biaya penanganan persediaan, dan sebagainya. Setiap kali suatu bahan dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan. Biaya-biaya pemesanan secara terperinci meliputi, pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi, upah, biaya telepon, pengeluaran surat-menyurat, biaya pengepakan dan penimbangan, biaya pemeriksaan penerimaan, biaya pengiriman ke gudang, biaya hutang lancar, dan sebagainya.
Analisis ABC Menurut Heizer dan Render (2010), analisis ABC membagi persediaan yang ada menjadi tiga klasifikasi dengan basis volume dollar tahunan. Gagasannya adalah untuk membuat kebijakan-kebijakan persediaan yang memfokuskan persediaan pada bagian-bagian persediaan kritis yang sedikit dan tidak pada yang banyak yang tidak terlalu penting.
5
Untuk menentukan volume dollar tahunan dari analisis ABC, kita mengukur permintaan tahunan dari setiap barang persediaan dikalikan biaya per unitnya. Barang-barang kelas A adalah barang-barang yang volume dollar tahunannya tinggi. Walaupun barang-barang ini mungkin hanya merepresentasikan 15% dari barang-barang persediaan total, mereka merepresentasikan 70% sampai 80% dari penggunaan uang secara keseluruhan. Barang-barang kelas B adalah barangbarang persediaan dengan volume dollar tahunan sedang. Barang-barang ini mungkin merepresentasikan sekitar 30% dari barang-barang persediaan dan 15% sampai 25% dari nilai total. Barang-barang dengan volume dollar tahunan yang kecil adalah kelas C yang mungkin hanya merepresentasikan 5% dari volume dollar tahunan, tetapi mereka mewakili 55% barang-barang persediaan total. Secara grafik, dapat digambarkan seperti pada Gambar 1. 100 80 60 40
20 0 Barang A
Barang B
Barang C
Gambar 1 Representasi grafik analisis ABC Model-Model Persediaan Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), secara garis besar sistem yang dikembangkan dibedakan menjadi sistem permintaan independen, sitem permintaan dependen, dan sistem permintaan dengan ciri tersendiri. Sistem Permintaan Independen Permintaan independen ialah jenis permintaan suatu barang yang bebas, artinya tidak tergantung pada waktu atau jumlah permintaan barang lain (Indrajit dan Djokopranoto 2003). Menurut Heizer dan Render (2010), ada tiga model persediaan yang menjawab dua pertanyaan penting: kapan harus memesan dan berapa pesanan yang harus dipesan. Berikut model-model permintaan independen tersebut: 1. Model kuantitas pesanan ekonomis (economic order quantity-EOQ) yang mendasar. 2. Model kuantitas pesanan produksi (production order quantity). 3. Model diskon kuantitas.
6
Model Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity) Menurut Prawirosentono (2007), jumlah pesanan yang ekonomis atau economically order quantity disingkat EOQ adalah upaya menjawab pertanyaan sebagai berikut: 1. Apabila persediaan bahan banyak, manfaatnya adalah menjamin kelangsungan proses produksi, karena tidak akan terjadi kehabisan bahan (stock out). Namun, persediaan bahan yang banyak menimbulkan naiknya biaya penyimpanan bahan di gudang. Selain itu, apabila modal banyak terikat dalam persediaan berarti modal tersebut idle (nganggur). Hal ini tentunya tidak efisien untuk perusahaan. 2. Apabila persediaan bahan sedikit, berarti biaya penyediaan bahan cukup kecil, namun tidak akan cepat dapat mengantisipasi kebutuhan bahan, apabila tingkat produksi tiba-tiba naik. Apabila hal ini terjadi berarti proses produksi dapat terancam terhenti yang memberi akibat kerugian dan tidak efisien. Tidak efisien karena harus mengeluarkan biaya tetap walaupun perusahaan berhenti beroperasi. Kerugian lain, yakni terputusnya hubungan perusahaan dengan langganan (konsumen). Menurut Heizer dan Render (2010), teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi berdasarkan pada beberapa asumsi : 1. Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen. 2. Waktu tunggu, yakni waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan konstan. 3. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain, persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada suatu waktu. 4. Tidak tersedia diskon kuantitas 5. Biaya variabel hanya biaya untuk menyimpan atau melakukan pemesanan dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu. 6. Kehabisan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat Tingkat penggunaan Kuantitas pesanan = Q
Persediaan rata-rata
(Tingkat persediaan
yang tersedia (Q/2)
maksimum)
Persediaan minimum Waktu Gambar 2 Penggunaan persediaan dalam waktu tertentu Menurut Heizer dan Render (2010), Karena permintaan bersifat konstan sepanjang waktu, persediaan menurun pada laju yang sama sepanjang wkatu. Setiap kali persediaan mencapai 0, pesanan baru dibuat serta diterima, dan tingkat persediaan melompat lagi ke Q unit. Proses ini terus berlanjut sepanjang waktu.
7
Menurut Heizer dan Render (2010), dengan menggunakan variabel-variabel berikut, kita dapat menentukan biaya penyetelan dan penyimpanan dan menyelesaikan untuk Q*, dimana : Q = Jumlah unit per pesanan Q* = Jumlah optimum unit per pesanan D = Permintaan tahunan dalam unit untuk barang persediaan S = Biaya penyetelan atau pemesanan untuk setiap pesanan H = Biaya penyimpanan atau penyimpanan per unit per tahun 1. Biaya penyetelan tahunan
..............................................................................................(1) 2. Biaya penyimpanan tahunan
.............................................................................................(2) 3. Kuantitas pesanan optimal ditemukan saat biaya penyetelan tahunan sama dengan biaya penyimpanan tahunan, yakni: .....................................................................................................(3) 4. Untuk menyelesaikan Q*, kali silang persamaan dan pisahkan Q di sebelah kiri tanda sama dengan:
.......................................................................................................(4) Menurut Heizer dan Render (2010), kita juga dapat menentukan jumlah pemesanan yang diperkirakan selama tahun (N) dan waktu antara pesanan yang diperkirakan (T) berikut : Jumlah pesanan yang diperkirakan:
.......................................................................(5)
8
Waktu antara pesanan yang diperkirakan: ................................................................(6) Dengan menggunakan variable untuk modelnya, kita dapat menyatakan biaya tptal TC sebagai: .....................................................................................................(7) Menurut Heizer dan Render (2010), keputusan kapan harus memesan biasanya dinyatakan dengan menggunakan sebuah titik pemesanan ulang (reorder point-ROP), yaitu tingkat persediaan dimana ketika persediaan telah mencapai tingkat tersebutm pemesanan harus dilakukan. ROP diberikan sebagai berikut: ..................................................................................................(8) ...............................................................(9) Model Kuantitas Pesanan Produksi Menurut Heizer dan Render (2010), model kuantitas pesanan produksi dapat digunakan dalam dua situasi: 1. Ketika persediaan mengalir atau menumpuk secara berkelanjutan selama suatu waktu setelah sebuah pesanan ditempatkan. 2. Ketika unit-unit dihasilkan dan dijual secara bersamaan. Dalam kondisi ini, kita perhitungkan laju produksi harian dan laju permintaan harian. Model ini berguna ketika persediaan menumpuk secara berkelanjutan selama waktu tertentu, dan saat asumsi kuantitas pesanan ekonomi tradisional berlaku. Dengan menggunakan simbol-simbol berikut, kita dapat menentukan pernyataan untuk biaya penyimpanan persediaan tahunan untuk model kuantitas pesanan produksi: Q = jumlah unit per pesanan H = biaya penyimpanan per unit per tahun p = laju produksi harian d = laju permintaan harian atau laju penggunaan t = lamanya produksi berjalan dalam hari Dengan menggunakan pernyataan ini untuk biaya penyimpanan dan pernyataan untuk biaya penyetelan yang dikembangkan dalam model EOQ dasar, kita menyelesaikan jumlah optimalnya dari jumlah potongan per pesanan dengan membuat persamaan biaya penyetelan dan biaya penyimpanan: Biaya penyetelan: ...................................................................................................................(10) Biaya penyimpanan:
............................................................................................(11)
9
Biaya pemesanan dibuat sama dengan biaya penyimpanan untuk mendapatkan :
.........................................................................................(12) Model Diskon Kuantitas Menurut Heizer dan Render (2010), sebuah diskon kuantitas hanyalah pengurangan harga (P) untuk sebuah barang jika dibeli dalam kuantitas barang. Jadi pertukaran utama ketika mempertimbangkan diskon kuantitas adalah antara biaya produk yang berkurang dan biaya penyimpanan yang bertambah. Ketika kita menyertakan biaya produknya, persamaannya untuk biaya tahunan total dapat dihitung sebagai berikut. ........................................................................................(13) Q = kuantitas yang dipesan D = permintaan tahunan dalam unit S = biaya pemesanan atau penyetelan per pesanan atau per penyetelan P = biaya per unit H = biaya penyimpanan per unit per tahun Menurut Heizer dan Render (2010), karena ada beberapa diskon, proses ini melibatkan empat langkah: 1. Untuk setiap diskon, hitunglah nilai untuk ukuran pesanan optimal Q* dengan menggunakan persamaan berikut.
..........................................................................................................(14) 2. Untuk diskon berapapun, jika kuantitas pesanannya terlalu renddah untuk mendapatkan diskon, sesuaikan kuantitas pesanan ke atas ke kuantitas terendah yang akan memenuhi diskonnya. 3. Dengan menggunakan persamaan biaya total sebelumnya, hitung biaya total untuk setiap Q optimal yang ditentukan pada langkah 1 dan 2 4. Pilih Q optimal yang menghasilkan biaya total terendah yang telah dihitung pada langkah 3. Ini adalah kuantitas yang akan meminimalkan biaya persediaan totalnya. Sistem Periode Tetap Menurut Heizer dan Render (2010), pada sistem periode tetap (fixed period system) atau sistem P (P system), di lain pihak, persediaan dipesan pada akhir periode tertentu. Barulah dan hanya jika demikian, persediaan yang ada akan dihitung. Jumlah yang dipesan hanyalah sebanyak yang diperlukan untuk mencapai tingkat target yang telah ditentukan.
10
Sistem-sistem periode tetap memiliki beberapa asumsi yang sama seperti system kuantitas tetap EOQ dasar (Heizer dan Render 2010). 1. Biaya-biaya yang relevan hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan 2. Waktu tunggu diketahui dan konstan 3. Barang-barang saling independen
Penelitian Terdahulu Penelitian yang berhubungan dengan pengendalian persediaan bahan baku pada sebuah perusahaan manufaktur atau jasa telah banyak dilakukan. Hal ini menunjukan bukti bahwa pentingnya suatu sistem yang baik untuk pengendalian persediaan bahan baku. Juliet Resisca (2009) dalam penelitiannya yang berjudul Mempelajari Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Mie Instan di PT. Jakarana Tama. Hasil dari penelitian ini, ialah bahwa penerapan metode EOQ pada perusahaan menghasilkan biaya yang lebih murah jika dibandingkan dengan metode yang selama ini diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan mampu menghemat sebesar Rp 11.282.508 jika menerapkan metode ini. Yusi Saragi dalam penelitiannya (2010) yang berjudul Analisis Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Pada UKM Waroeng Coklat, Bogor menyatakan bahwa EOQ dengan jumlah pemesanan bahan baku terbesar menghasilkan jumlah pemesanan dan jarak antar pemesanan yang sama pada bahan baku, yaitu mengikuti jumlah (N) terbesar pada cokelat, sehingga jumlah pemesanan sebanyak 39 kali dengan jarak waktu antar pemesanan depalan hari total biaya yang dikeluarkan pada EOQ dengan jumlah pemesanan bahan baku coklat, yaitu sebesar Rp 2.521. 909 dan dengan metode perusahaan sebesar Rp 2.587.800 sehingga menghasilkan penghematan sebesar Rp 65.891 Tri Utami (2012) dalam penelitiannya yang berjudul analisis persediaan bahan baku pada PT XYZ, Jakarta (Studi kasus pada painting plastic part Honda OEM) bertujuan untuk mengoptimalkan persediaan bahan baku pada PT XYZ menggunakan analisis ABC dan menganalisis efisiensi total biaya persediaan bahan baku pada PT XYZ menggunakan metode EOQ. Berdasarkan analisis ABC dapat disimpulkan terdapat lima jenis bahan baku yang termasuk kedalam kategori A. Total biaya metode EOQ lebih hemat dibandingkan total biaya perusahaan. Hasil total biaya selama satu tahun dengan menggunakan metode EOQ adalah Rp 1.298.380.800, sedangkan total biaya perusahaan Rp 1.663.849.400,.Dengan menggunakan metode EOQ dapat menghemat biaya perusahaan sebesar Rp 365.468.600 atau sekitar 21,96% per tahun.
11
METODE
Kerangka Pemikiran Penelitian Makanan ringan kini sedang menjadi trend bagi ide bisnis di kalangan masyarakat. Berbagai Usaha Kecil Menengah yang memproduksi makanan ringan pun bermunculan, khususnya di Kota Bogor yang kini seringkali menjadi objek rekreasi akhir pekan bagi masyarakat dari kota sekitarnya. Dalam menghadapi persaingan semacam ini, setiap perusahaan diharapkan dapat meningkatkan daya saing dengan berbagai keunggulan yang diharapkan ada pada produknya. Selain itu, dengan melakukan perbaikan sistem pengendalian persediaan bahan baku. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat menjaga ketersediaan bahan baku, mengoptimalkan kegiatan operasionalnya, dan meminimalkan biaya persediaan. Pada Gambar 3 dibawah ini, kerangka pemikiran dalam penelitian dapat digambarkan. Persaingan usaha makanan ringan pada UKM di Kota Bogor
Papapia dituntut untuk meningkatkan daya saing
Perbaikan sistem pengendalian persediaan bahan baku
Menjaga ketersediaan bahan baku
Mengoptimalkan kegiatan operasional
Meminimalkan biaya persediaan
Gambar 3 Kerangka pemikiran penelitian Diagram alir penelitian ialah diagram yang akan meringkas mengenai kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah yang akan dilakukan dalam melakukan penelitian mengenai manajemen pengendalian persediaan bahan baku di Papapia. Diagram alir penelitian dapat dilihat pada Gambar 4
12
Identifikasi bahan baku
Identifikasi karakter bahan baku: 1. Tingkat kebutuhan bahan baku 2. Harga bahan baku 3. Tata cara pemesanan dan pembelian bahan baku
Analisis sistem ABC
Identifikasi biaya persediaan
Analisis sistem bahan baku
Model pengendalian persediaan bahan baku di perusahaan
persediaan
Model pengendalian persediaan bahan baku secara teoritis
Perbandingan total biaya model atau sistem pengendalian persediaan bahan baku
Kebijakan pengendalian persediaan bahan baku yang optimal Gambar 4 Diagram alir penelitian Identifikasi bahan baku dan karakter bahan baku dilakukan untuk dapat melakukan analisis ABC, agar kita mengetahui klasifikasi bahan baku berdasarkan volume dollar tahunannya. Bahan baku dengan kelas A ialah bahan baku yang menggunakan sebagian besar uang, meskipun tingkat persediaannya sedikit. Setelah mendapatkan klasifikasinya, dilakukan identifikasi biaya persediaan bagi bahan baku dengan kelas A sebagai langkah awal menganalisis
13
sistem pengendalian persediaan bahan baku secara teoritis. Tidak hanya menganalisa sistem pengendalian persediaan bahan baku secara teoritis saja, mengidentifikasi sistem pengendalian persediaan bahan baku yang telah dilakukan oleh perusahaan pun menjadi penting untuk mengambil kebijakan pengendalian persediaan bahan baku yang optimal dan total biaya persediaan yang efisien.
Metode Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di UKM PapaPia, yang berlokasi di Jl. Kol. Achmad Syams Komplek IPB Baranangsiang IVB/2. PapaPia menjadi objek penelitian dikarenakan PapaPia merupakan salah satu UKM yang sedang berkembang di wilayah Bogor. Penelitian ini dilakukan pada bulan April 2013 sampai dengan bulan Juli 2013. Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data Data yang didapatkan dalam penelitian ini bersumber dari data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang didapatkan langsung dari UKM Papapia dengan berbagai metode. Metode yang dilakukan dalam pengumpulan data primer ialah dengan observasi langsung dan wawancara bersama pemilik UKM PapaPia serta beberapa karyawan produksi, Data sekunder ialah data-data yang berbentuk dokumen tertulis. Data sekunder dari penelitian ini dikumpulkan dengan cara studi literatur, bahan pustaka, hasil penelitian terdahulu, internet, serta dokumen-dokumen yang dimiliki oleh perusahaan, Metode Pengolahan dan Analisis Data Penelitian ini bertujuan untuk melakukan perbandingan biaya pengendalian persediaan bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan dengan yang dilakukan oleh peneliti. Dalam mencapai tujuan ini, digunakan dua alat analisis yaitu analisis ABC dan analisis model Economic Order Quantity (EOQ). Analisis ABC Analisis ABC ialah suatu metode analisis yang mengklasifikasikan persediaan kedalam tiga kategori. Persediaan diklasifikasikan berdasarkan volume dollar tahunan. Analisis ABC digunakan untuk lebih memfokuskan pengendalian persediaan pada jenis persediaan yang kritis. Analisis ABC dihitung dengan mengalikan jumlah permintaan dengan biaya per unit nya. Kemudian ditentukan persentasenya berdasarkan jumlah biayanya.
14
Kategori A adalah barang dengan biaya tinggi namun hanya mewakilkan sekitar 15% dari total jumlah persediaan total. Kategori B adalah barang dengan biaya sedang namun mewakilkan 30% dari total jumlah persediaan. Kategori C adalah barang dengan biaya rendah namun mewakilkan jumlah persediaan total yang paling banyak. Economic Order Quantity (EOQ) Analisis EOQ dilakukan untuk dapat menganalisis kuantitas pemesanan optimal, periode pesanan optimal dan total biaya persediaan yang optimal. Parameter yang digunakan dalam menganalis EOQ ialah jumlah permintaan, harga per unit permintaan, biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. a. Biaya penyimpanan Biaya penyimpanan ialah biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan dalam waktu tertentu. Contoh dari biaya penyimpanan ialah gaji pegawai gudang, biaya listrik gudang dan biaya penanganan bahan. Biaya penyimpanan bahan baku dapat dihitung dengan cara:
...................................................................................................(1) Keterangan: D = permintaan tahunan Q = kuantitas pesanan S = biaya pemesanan per pesanan b. Biaya pemesanan Biaya pemesanan ialah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pemesanan bahan baku dalam satu kali pesanan.
..................................................................................................(2) Keterangan: Q = kuantitas pesanan H = biaya penyimpanan Kuantitas pesanan optimal terjadi saat biaya pemesanan per pesanan sama dengan biaya penyimpanan tahunan, yakni: .....................................................................................................(3) Untuk menyelesaikan Q*, kali silang persamaan dan pisahkan Q di sebelah kiri tanda sama dengan:
15
.......................................................................................................(4) Kuantitas pemesanan yang diperkirakan (N) , periode per pesanan (T), dan total biaya (TC) dapat dihitung dengan cara dibawah ini: ..................................................................(5)
............................................................(6)
.......................................................................................(7) Keterangan: Q = Jumlah unit per pesanan Q* = Jumlah optimum unit per pesanan D = Permintaan tahunan dalam unit untuk barang persediaan S = Biaya penyetelan atau pemesanan untuk setiap pesanan H = Biaya penyimpanan atau penyimpanan per unit per tahun N = banyaknya pesanan per tahun T = periode per pesanan
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan PapaPia merupakan salah satu Usaha Kecil Menengah yang sedang berkembang di Kota Bogor. Berawal dari kejenuhan pemilik menjadi seorang karyawan di salah satu perusahaan swasta, membulatkan tekad pemilik bersama keluarga merintis usaha ini. Motivasi untuk membuka usaha ini dikuatkan dengan warisan resep pia dari orang tua pemilik. Lokasi usaha PapaPia kini berada di Jl. Kol. Achmad Syams Komplek IPB Baranangsiang IVB/2. Pemilik usaha memutuskan untuk membeli sebuah rumah yang dapat digunakan untuk proses produksi dan outlet penjualan produk Papapia di lokasi yang sangat strategis. Menurut Reza (2013) , visi dari Usaha Kecil Menengah ini ialah menjadi bagian dari citra positif pariwisata kota Bogor khususnya dan menjadi bagian citra positif pariwisata Indonesia. Misi yang diusung oleh pemilik ialah konsisten memperkenalkan PapaPia sebagai oleh-oleh khas Bogor masa kini kepada
16
masyarakat kota Bogor maupun wisatawan domestik dan asing yang berkunjung ke Kota Bogor. Manajemen dalam Usaha Kecil Menengah PapaPia ini masih sangat sederhana. Dikatakan sederhana, karena setiap fungsi manajemen yang terdiri dari keuangan, pemasaran, produksi&operasi, serta sumber daya manusia masih dikelola oleh keluarga. Namun, hal ini tidak menimbulkan masalah besar bagi pengelola karena eksistensi PapaPia masih dapat berjalan dengan baik sampai saat ini. Proses Produksi PapaPia kacang hijau memiliki proses produksi yang sederhana. Selain itu alat yang digunakan untuk memproduksi PapaPia kacang hijau ini pun terbilang sederhana dan biasa digunakan oleh masyarakat untuk membuat kue. Berikut ini tahapan proses produksi PapaPia kacang hijau : 1. Pencampuran bahan kulit Pia Bahan baku untuk pembuatan kulit yaitu tepung terigu, gula, minyak dan mentega. Bahan-bahan tersebut dimasukan kedalam mixer sesuai kapasitas mixer tersebut. 2. Pencampuran bahan isi pia Kacang hijau sebagai bahan baku utama pia ini menggunakan kacang hijau kupas. Sebelum diproses kacang hijau dicuci bersih kemudian kacang hijau yang sudah bersih mengalami proses pengukusan. Kacang hijau yang telah lunak disatukan dengan gula pasir dan butter yang kemudian dimasak selama dua jam. Jika adonan isi kacang hijau ini telah kalis, produsen menimbang kacang hijau tersebut sesuai dengan ukuran untuk satu buah PapaPia kacang hijau untuk memudahkan proses pencetakan. 3. Mengolah kulit Pia Adonan kulit pia yang sudah tercampur kemudian digiling agar lebih pipih. Tidak hanya adonan isi pia saja yang ditimbang, namun adonan kulit pia pun ditimbang sesuai ukuran untuk satu buah PapaPia kacang hijau. Ketika adonan telah menjadi lempengan per satuan pia, adonan tersebut di giling kembali untuk memudahkan proses penggabungan dengan adonan isi pia. Setelah adonan kulit digiling, adonan isi pia diletakan di atasnya untuk kemudian pia tersebut dicetak dengan sebuah cetakan yang berbentuk bulat. 4. Finishing Pada proses finishing pia diolesi telur secukupnya sebelum dipanggang beberapa menit dalam oven. Sebelum dikemas, pia tersebut harus didinginkan dahulu dengan menggunakan kipas angin. Sementara pia yang sudah dingin dimasukan ke dalam kemasan, produsen melakukan inspeksi untuk ukuran dan kelayakan pia tersebut. Proses produksi pia kacang hijau pun dijelaskan dalam bentuk Peta Aliran Produksi pada Lampiran 1 dan Peta Proses Operasi pada Lampiran 2.
17
Perencanaan Bahan Baku Bahan baku berperan penting dalam kegiatan produksi. Untuk mendapatkan output produksi yang berkualitas, hal yang penting ialah pemilihan bahan baku. Bahan baku yang berkualitas ialah salah satu cara untuk meminimalisir kegagalan pada proses produksi dan menjadi salah satu faktor penting dalam menciptakan kepuasan konsumen. PapaPia kacang hijau memiliki dua jenis bahan baku, yaitu bahan baku produksi pia, dan bahan baku pelengkap. Bahan baku produksi pia ialah bahanbahan baku yang digunakan untuk memproduksi kue pia itu sendiri. Bahan baku produksi ini mutlak diperlukan dan tidak dapat digantikan dengan bahan baku lainnya baik dalam segi kualitas maupun kuantitas. Sedangkan bahan baku pelengkap yaitu bahan baku yang hanya diperlukan untuk melengkapi proses penjualan PapaPia kacang hijau. Bahan baku produksi dan bahan baku pelengkap ini, tercantum dalam Tabel 1. Tabel 1 Bahan baku papapia kacang hijau Bahan Baku Produksi Bahan Baku Pelengkap 1. Kacang hijau 1. Kotak kemasan 2. Gula pasir 2. Kotak kemasan 3. Tepung terigu 3. Plastik kemasan 4. Telur 5. Minyak sayur 6. Butter Mentega Sumber : Pengelola UKM PapaPia Proses pembuatan PapaPia kacang hijau, hampir sebagian besar bahan baku yang digunakan sama dengan pembuatan PapaPia dengan varian rasa yang lain. Perbedaan hanya terdapat pada varian rasa saja. PapaPia kacang hijau menggunakan bahan baku kacang hijau yang sudah dikupas. Pemilihan kacang hijau kupas ini atas dasar keefektifan waktu, biaya, dan kualitas. Ketersediaan sebagian besar bahan-bahan baku PapaPia kacang hijau ini tidak pernah menjadi masalah bagi kegiatan produksi. Tetapi lain halnya dengan ketersediaan kacang hijau kupas. Ketersediaan kacang hijau kupas ini selalu menjadi perhatian lebih untuk bagian produksi. Kacang hijau kupas memang bukan menjadi barang yang langka, tetapi ketersediaannya seringkali mengganggu kegiatan produksi. Bagian produksi terkadang sulit untuk mengestimasi berapa kuantitas kacang hijau yang harus tersedia di gudang agar kualitas serta kuantitasnya dapat memenuhi kebutuhan produksi setiap harinya. Karena berdasarkan pengalaman, kacang hijau kupas yang terlalu lama disimpan di gudang pun akan mengurangi kualitas dari kacang hijau itu sendiri. Pada periode 2011-2012, pia kacang hijau diproduksi 7800 kotak kemasan. Dalam satu kotak kemasan terdapat delapan buah pia. Perencanaan produksi dirancang kedalam rencana produksi harian. Dalam satu hari kerja, bagian produksi memproduksi berbagai varian pia. Khusus untuk pia kacang hijau diproduksi sebanyak 23 kotak kemasan per hari kerjanya.
18
Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku Proses pembelian bahan baku produksi pada PapaPia dilakukan langsung oleh pemilik usaha ini. Pemilik menerima langsung permintaan untuk pembelian bahan baku dari karyawan yang bertugas mengecek ketersediaan barang di gudang. Karyawan tersebut melaporkan kepada pemilik usaha mengenai ketersediaan bahan baku produksi telah menipis dan diharapkan segera melakukan pembelian bahan baku berikutnya untuk menunjang kegiatan produksi. Pemilik menghitung rencana kebutuhan bahan baku produksi untuk keperluan produksi berikutnya. Pemilik usaha melakukan pembelian kebutuhan bahan baku produksi dengan datang langsung ke pemasok bahan baku yang telah bekerjasama dengan Papapia sejak awal berdirinya usaha ini. Papapia memilih Yoeks sebagai pemasok bahan baku karena kualitas, harga dan letak nya yang tidak jauh dari outlet PapaPia. Proses penerimaan bahan baku yang dilakukan oleh Papapia cukup sederhana. Berikut ini langkah-langkah proses penerimaan bahan baku: 1. Pemasok menyediakan bahan baku yang diminta oleh pengelola PapaPia sesuai rencana kebutuhan bahan-baku. 2. Pengelola PapaPia memeriksa ulang kuantitas dan kualitas bahan baku yang diberikan agar tidak terjadi kesalahan. 3. Setelah bahan baku dikemas, pengelola PapaPia membawa bahan baku tersebut ke outlet. 4. Pengelola PapaPia menginformasikan kepada pengelola lainnya bahwa bahan baku dengan kuantitas tertentu telah datang. Kemudian beberapa karyawan membantu pengelola untuk proses penyimpanan bahan baku di gudang. Perencanaan Produksi Perencanaan produksi dapat diibaratkan sebagai pedoman kegiatan produksi. Perencanaan produksi pun dilakukan agar pemakaian bahan baku, mesin, tenaga kerja dan biaya pun lebih optimal. Perencanaan produksi yang tersusun dengan baik akan membantu terpenuhinya permintaan konsumen dan peraihan keuntungan bagi PapaPia yang maksimal. Perencanaan produksi harian ini disusun berdasarkan jam kerja, kapasitas mesin, kapasitas tenaga kerja, jumlah varian yang harus diproduksi serta permintaan konsumen. Kegiatan produksi terbagi menjadi dua shift. Dalam satu hari kerja PapaPia mentargetkan memproduksi 180 kotak kemasan PapaPia yang terbagi menjadi lima varian rasa. Perencanaan kuantitas produksi untuk PapaPia kacang hijau disusun berdasarkan target tahunan produksi dan permintaan konsumen. Target produksi dan penjualan PapaPia kacang hijau per tahun yaitu sebanyak 7800 kotak kemasan. Produksi PapaPia kacang hijau diproduksi setiap harinya sebanyak 22 kotak kemasan. Kebutuhan bahan baku PapaPia kacang hijau pada tahun 20112012 terperinci dalam Tabel 2.
19
Tabel 2 Kebutuhan bahan baku pia kacang hijau No Bahan Baku Kebutuhan Bahan Baku 1 Kacang hijau 800 Kg 2 Gula pasir 800 Kg 3 Tepung terigu 1000 Kg 4 Telur 280 Kg 5 Minyak sayur 375 Liter/300 Kg 6 Butter 120 Kg 7 Mentega 120 Kg 8 Plastik kemasan 62400 Pcs 9 Kotak kemasan 7800 Kotak Sumber : Pengelola UKM PapaPia Perencanaan produksi ditangani langsung oleh pemilik PapaPia. Pada periode awal produksi, perencanaan produksi ini sudah disusun dan diinformasikan kepada karyawan guna mempermudah kegiatan produksi yang akan berjalan. Analisis ABC Analisis ABC ialah salah satu metode yang membagi persediaan menjadi tiga kategori berdasarkan volume rupiah tahunan. Analisis ABC mengelola persediaan kritis yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk. Analisis ABC untuk produk PapaPia kacang hijau memasukan sembilan bahan baku yang digunakan. Dengan menggunakan Analisis ABC, kita dapat mengetahui klasifikasi bahan baku PapaPia kacang hijau yang memiliki sifat kritis. Sifat kritis disini berarti bahan baku yang merepresentasikan penggunaan biaya paling tinggi. Pada tahun 2012-2013 PapaPia mentargetkan untuk memproduksi 7800 kotak kemasan pia kacang hijau. Kebutuhan bahan baku telah disampaikan sebelumnya pada Tabel 2. Seperti yang terlampir pada Tabel 3, kategori A dimiliki oleh kacang hijau, kotak kemasan, dan gula pasir dengan persentase masing-masing 25.94%, 19.76%, dan 14.86%. Tiga bahan baku yang berkategori B masing-masing dengan persentasenya ialah tepung terigu sebesar 11.14%, telur sebesar 8.44%, dan minyak sayur sebesar 6.75%. Ketiga bahan baku lainnya berkategori C ialah plastik kemasan dengan persentase sebesar 5.27%, butter dengan persentase sebesar 4.05%, mentega dengan persentase sebesar 3.78%.
20
Tabel 3 Analisis ABC bahan baku pia kacang hijau Nama Permintaan bahan (D) baku Kacang 800 kg hijau Kotak 7800 kemasan Gula 800 kg pasir Tepung 1000 kg terigu Telur 280 kg Minyak 300 kg sayur Plastik 52400 kemasan Butter 120 kg Mentega 120 kg Jumlah Sumber : Data hasil olahan
Harga (Rp)
Persentase (%)
19.200
Biaya bahan baku (Rp) 15.360.000
Kategori
25.94
Persentase kumulatif (%) 25.94
1500
11.700.000
19.76
45.69
A
11.000
8.800.000
14.86
60.55
A
6600
6.600.000
11.14
71.7
B
17.857 13.333
4.999.960 3.999.960
8.44 6.75
80.14 86.9
B B
50
3.120.000
5.27
92.16
C
20.000 18.667
2.400.000 2.240.040 59.219.900
4.05 3.78
96.22 100
C C
A
Economic Order Quantity Analisis Economic Order Quantity pada pia kacang hijau di UKM PapaPia ini dipakai untuk menganalisa kuantitas ekonomis pemesanan bahan baku kacang hijau serta menganalisa total biaya optimum pengendalian persediaan kacang hijau pada bahan baku kritis. Alat analisis Economic Order Quantity membutuhkan beberapa parameter. Parameter tersebut ialah permintaan tahunan, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya per unit barang. Komponen yang terlibat ke dalam biaya pemesanan untuk persediaan bahan baku kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir ialah biaya transportasi dan biaya telepon untuk kartu Simpati sebesar Rp 755 (Siska.2013). Biaya transportasi ialah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pemesanan atau pembelian bahan baku. Sedangkan komponen yang terlibat dalam biaya penyimpanan untuk persediaan kacang hijau dan gula pasir ialah gaji pegawai dan biaya listrik. Sedangkan, biaya penyimpanan untuk persediaan kotak kemasan hanya biaya listrik dengan tarif listrik Rp 795/kwh (Nias.2013). Karena dalam penanganan persediaan kotak kemasan tidak memakai jasa khusus karyawan. Rincian cara perhitungan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan terdapat di lampiran 3. Pada periode Januari 2012-Januari 2013, produksi pia kacang hijau di UKM PapaPia mencapai 7800 kotak kemasan. Setiap kotak kemasan berisi delapan buah pia kacang hijau. Kebutuhan bahan baku berkategori A menurut analisis ABC untuk memproduksi 7800 kotak kemasan dalam satu tahun ialah 800 Kg kacang hijau, 7800 kotak kemasan, dan 800 Kg gula pasir. Ringkasan parameter untuk keperluan analisis ABC terdapat pada tabel 4.
21
Tabel 4 Parameter EOQ periode Januari 2012-Januari 2013 Permintaan Harga Total biaya Biaya (Rp) (Rp) pemesanan (Rp) D P DxP S Kacang hijau 19.200 15.360.000 6000 Kotak kemasan 1500 1.700.000 755 Gula pasir 11.000 8.800.000 6000 Sumber : Data hasil olahan
Biaya penyimpanan (Rp) H 4822.8 3.24 3617.3
Analisis Economic Order Quantity dilakukan dengan bantuan software POM for Windows 3. Input untuk perhitungan EOQ dengan POM for Windows 3 ialah parameter-parameter EOQ diantaranya permintaan, biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan harga/unit. Berdasarkan hasil perhitungan EOQ dengan menggunakan software POM for Windows 3, dapat diketahui kuantitas pesanan optimal, frekuensi waktu pemesanan dan total biaya persediaan yg bermanfaat untuk pengendalian persediaan kacang hijau, kotak kemasan, dan gula pasir untuk bahan baku pia kacang hijau pada UKM PapaPia. Hasil perhitungan EOQ dengan menggunakan software POM for Windows 3 dapat dilihat pada lampiran 4, lampiran 5, dan lampiran 6. Hasil analisis EOQ berbeda dengan perhitungan yang selama ini dipakai oleh perusahaan. UKM PapaPia tidak menerapkan teori khusus untuk melakukan pengendalian persediaan bahan baku kacang hijau. Analisis EOQ terbukti dapat menghemat biaya pengendalian persediaan bahan baku kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir. Perbandingan hasil analisis EOQ dan asumsi perusahaan dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5 Perbandingan hasil analisis EOQ dan asumsi perusahaan Bahan Parameter Hasil Analisis EOQ Asumsi Perusahaan Baku Kuantitas pesanan 44 Kg 75 Kg Periode pesanan 18 kali/tahun 11 kali/tahun Kacang hijau Total biaya Rp 15.579.200 Rp 15.611.688 Selisih biaya Rp 32.488 Kuantitas pesanan 1910 kotak 2500 kotak Periode pesanan 4 kali/tahun 4 kali/tahun Kotak kemasan Total biaya Rp 11.706.180 Rp 11.706.405 Selisih biaya Rp 225 Kuantitas pesanan 52 Kg 100 Kg Periode pesanan 16 kali/tahun 8 kali/tahun Gula Pasir Total biaya Rp 8.986.349 Rp 9.028.880 Selisih biaya Rp 42.531 Sumber : Data hasil olahan Berdasarkan keterangan dari pengelola UKM PapaPia, hasil analisis EOQ berupa kuantitas pemesanan per pesanan dan periode per pesanan dapat diterapkan pada sistem pengendalian bahan baku kacang hijau. Dengan
22
mengetahui kuantitas pemesanan dan periode pemesanan, pengelola UKM PapaPia dapat berkoordinasi dengan Yoeks selaku pemasok kacang hijau untuk menyediakan kebutuhan bahan baku pia kacang tiap periodenya.
Implikasi Manajerial
Implikasi manajerial yang dapat diberikan dari hasil penelitian ini ialah: 1. Menurut analisis ABC, pia kacang hijau memiliki tiga jenis bahan baku yang tergolong bahan baku kritis. Bahan baku kritis ialah bahan baku yang harus diperhatikan kondisinya karena merupakan bahan baku yang memiliki volume rupiah tahunan tertinggi. Bahan baku berkategori A ini diantaranya kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir. 2. Hasil analisis EOQ pada PapaPia menjelaskan bahwa metode analisis ini dapat membantu dalam mengurangi biaya persediaan. Meskipun selisih biaya persediaan relatif tidak signifikan pada kasus ini, tetapi metode analisis ini membantu PapaPia untuk menjalin kerjasama yang lebih formal dengan pemasok. Rush order dapat sepenuhnya dipenuhi karena kuantitas pesanan dan periode pesanan optimal dapat diketahui sejak awal periode.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Penelitian yang berlangsung selama kurang lebih empat bulan ini berjalan dengan baik sesuai dengan beberapa tujuan yang telah dirancang sebelumnya. Berikut ini kesimpulan yang didapatkan dari hasil penelitian sistem pengendalian persediaan bahan baku kacang hijau di UKM PapaPia 1. UKM PapaPia tidak melakukan sistem pengendalian persediaan bahan baku dengan teori khusus. 2. Dari hasil analisis ABC, diketahui kacang hijau, kotak kemasan dan gula pasir memiliki kategori A. Kacang hijau memiliki persentase sebesar 25.94%, kotak kemasan sebesar 19.76%, dan gula pasir sebesar 14.86% 3. Dari hasil analisis EOQ, kuantitas pesanan optimal untuk kacang hijau selama satu periode yaitu sebanyak 44 kg dan periode pesanan 9 kali per tahun, untuk kotak kemasan kuantitas pesanan dan periode pesanan optimal masing-masing sebesar 1910 kotak kemasan dan empat kali pesanan per tahun, serta gula pasir optimum pada kuantitas pesanan 52 kg dan periode pesanan 16 kali per tahun. 4. Pada pengendalian persediaan kacang hijau analisis EOQ dapat menghemat biaya persediaan sebesar Rp 32.488, analisis EOQ menghemat biaya persediaan kotak kemasan sebesar Rp 225, serta analisis EOQ menghemat biaya persediaan gula pasir sebesar Rp 42.531. UKM PapaPia sudah melakukan pengendalian persediaan yang baik wlalupun tanpa menerapkan
23
analisis EOQ ditunjukan dengan selisih biaya antara hasil analisis EOQ dan asumsi perusahaan tidak signifikan. Saran PapaPia telah menjalankan sistem pengendalian persediaan yang baik. Meskipun PapaPia tidak menggunakan teori khusus dalam sistem pengendalian persediaan bahan baku, kuantitas pesanan yang hampir mendekati angka optimal telah dicapai. Hal ini dapat dibuktikan dari perbandingan biaya persediaan hasil analisis EOQ dan asumsi PapaPia yang menunjukan angka yang relatif kecil. PapaPia dapat menerapkan metode analisis EOQ jika skala produksi ditingkatkan dalam jumlah yang lebih besar. Metode analisis EOQ dapat membantu PapaPia menentukan kuantitas pesanan optimal dan periode pesanan. Hal ini dapat menghindari terjadinya rush order dan mempermudah pemasok untuk memenuhi kebutuhan bahan baku PapaPia.
DAFTAR PUSTAKA 8]. Reza, B. 2012. Visi dan Misi PapaPia [Internet]. [diunduh 2013 Juni Tersedia pada: www.papapiaid.wordpress.com Handoko TH.2008. Dasar-dasar manajemen produksi dan operasi. Yogyakarta (ID): BPFE-Yogyakarta Heizer J, Render B. 2010. Manajemen Operasi. Chriswan S, penerjemah; Alfial L, editor. Jakarta (ID): Salemba Empat. Terjemahan dari: Operation Management 9th Ed. Indrajit RE, Djokopranoto R. 2003. Manajemen persediaan barang umum dan suku cadang untuk keperluan pemeliharaan perbaikan dan operasi. Jakarta (ID): PT. Grasindo. Nias.2013. Tarif Tenaga Listrik Untuk Periode 1 April-30 Juni 2013 [Internet]. [diunduh 2013 Juni 28]. Tersedia pada: http://niasonline.net/2013/04/05/Tarif-tenaga-listrik-untuk-periode-1-April30-Juni-2013/ Prawirosentono, S. 2007. Manajemen operasi (Operation Management). Jakarta (ID): PT Bumi Aksara Siska. 2013. Tarif telepon simpati 2013 [Internet].[diunduh 2013 Juni 28]. Tersedia pada: www.telkomsel.com Resisca J. 2009. Mempelajari sistem pengendalian persediaan bahan baku mie instan di PT. Jakarana Tama. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor. Saragi Y. 2010. Analisis perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku pada UKM Waroeng Coklat Bogor. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor. Tambunan T.2009. UMKM di Indonesia. Bogor (ID): Ghalia Indonesia Wahyu TU. 2010. Analisis persediaan bahan baku pada PT.XYZ Jakarta (studi kasus pada painting plastic part Honda OEM). Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.
24
LAMPIRAN Lampiran 1 Peta aliran proses Uraian kegiatan Bahan baku dibawa dari gudang Menyiapkan kuantitas bahan baku sesuai dengan kapasitas mesin Tepung terigu, gula, minyak, dan mentega dicampur ke dalam mixer untuk membuat adonan kulit Kacang hijau dibersihkan dahulu dengan air kemudian kacang hijau dikukus. Setelah kacang hijau dikukus, disatukan dengan gula pasir dan butter ke dalam mixer untuk membuat adonan isi Pengecekan kualitas adonan isi Menimbang adonan isi untuk kuantitas per satuan pia Menggiling adonan kulit, kemudian menimbang adonan kulit untuk kuantitas per satuan pia Pengecekan ukuran adonan kulit Penggilingan adonan kulit yang sudah menjadi adonan per satuan pia Menyatukan satu-satuan adonan isi dan adonan kulit kemudian dicetak menggunakan cetakan berbentuk bulat Adonan pia yang sudah jadi diolesi telur Pengecekan kualitas adonan pia Memanggang adonan pia Menunggu pia matang Mengecek kualitas kematangan pia Pia yang sudah matang, didinginkan dengan menggunakan kipas angin Pengecekan kualitas pia Pengemasan Penyimpanan produk jadi
O O O
O
O O O
O O O
O O O O O O O O O
25
Lampiran 2 Peta proses operasi
26
Peta Proses Operasi PAPAPIA Nama Produk Dipetakan Oleh Tanggal Dipetakan
: PIA Kacang Hijau : Leny Aryani : Juli 2013
TEPUNG TERIGU
Kacang Hijau
GULA PASIR MINYAK SAYUR
0-2
Dicuci
MENTEGA
0-1
Mixing
0-3
Dikukus
0-4
mixing
I-1
Cek Kualitas
0-5
Ditimbang
0-9
Pencetakan
0-10
Dioles Telur
Gula Pasir 0-6
Digiling
Butter
Ditimbang
0-7
Dicek
I-2
0-8
Digiling
Kegiatan
Jumlah
Operasi
13
Pemeriksaan
5
Pengemasan
0-11
I-3
Dicek Ukuran &Kualitas
Cek Kualitas
I-5
0-11
Dipanggang
Pendinginan
0-12
I-4
Cek kualitas kematangan
27
Lampiran 3 Rincian biaya pemesanan dan penyimpanan Biaya Penyimpanan kacang hijau 1. Gaji pegawai gudang/bulan =Rp 300.000 Gaji pegawai gudang/tahun = Rp 3.600.000 Gaji pegawai gudang/tahun untuk kacang hijau = Rp 3.600.000 10 = Rp 360.000 Gaji pegawai gudang/kg kacang hijau/tahun = Rp 960.000 persediaan rata-rata kacang hijau 75 Kg = Rp 4800/kg/tahun 2. Biaya listrik Ruangan gudang menggunakan lampu 14 watt Jumlah pemakaian listrik/bulan = 14w x 12 jam x 30 hari = 5.04 kwh Biaya listrik/bulan (1 kwh = Rp 795) = 5.04 kwh x Rp 795 = Rp 4006.8 Biaya listrik /meter /bulan = biaya listrik/bulan luas gudang = Rp 4006.8/bulan 9 meter = Rp 445.2/meter/bulan Luas tempat penyimpanan kacang hijau = 0.32 meter Biaya listrik penyimpanan kacang hijau = 0.32 meter x Rp 445.2/meter/bulan = Rp 142.5/bulan Biaya listrik/bulan = Rp 142.5/bulan Persediaan rata-rata kacang hijau 75 Kg Biaya listrik/bulan/Kg = Rp 1.9/kg/bulan Biaya listrik/tahun/Kg = Rp 1.9/kg/bulan x 12 = Rp 22.8/kg/tahun Total biaya penyimpanan : Rp 4800/kg/tahun 1. Gaji pegawai gudang 2. Biaya listrik Rp 22.8/kg/tahun Rp 4822.8/kg/tahun Biaya pemesanan kacang hijau Tarif angkutan umum pulang-pergi Rp 6000/pesanan Biaya penyimpanan kotak kemasan 1. Biaya listrik Ruangan gudang menggunakan lampu 14 watt Jumlah pemakaian listrik/bulan = 14w x 12 jam x 30 hari = 5.04 kwh Biaya listrik/bulan (1 kwh = Rp 795) = 5.04 kwh x Rp 795 = Rp 4006.8 Biaya listrik /meter /bulan = biaya listrik/bulan luas gudang = Rp 4006.8/bulan 6 meter = Rp 667.8/meter/bulan
28
Lanjutan lampiran 3 Biaya listrik/bulan Persediaan rata-rata kotak kemasan Biaya listrik/bulan/kotak kemasan Biaya listrik/tahun/kotak kemasan
= Rp 667.8/meter/bulan 2500 kotak = Rp 0.27/kotak kemasan/bulan = Rp 0.27/kotak/bulan x 12 = Rp 3.24/kotak/tahun
Biaya pemesanan kotak kemasan Tarif telepon lokal provider simpati Jabodetabek Rp 8/detik untuk 90 detik awal Kemudian Rp 10/menit berikutnya Rata-rata pemakaian telepon = 5 menit Biaya telepon = (Rp 8 x 90detik)+ (Rp 10x 3.5 menit) = Rp 755 Biaya penyimpanan gula pasir =Rp 300.000 1. Gaji pegawai gudang/bulan Gaji pegawai gudang/tahun = Rp 3.600.000 Gaji pegawai gudang/tahun untuk gula pasir = Rp 3.600.000 10 = Rp 360.000 Gaji pegawai gudang/kg gula pasir/tahun = Rp 360.000 persediaan rata-rata kacang hijau 100 Kg = Rp 3600/kg/tahun 2. Biaya listrik Ruangan gudang menggunakan lampu 14 watt Jumlah pemakaian listrik/bulan = 14w x 12 jam x 30 hari = 5.04 kwh Biaya listrik/bulan (1 kwh = Rp 795) = 5.04 kwh x Rp 795 = Rp 4006.8 Biaya listrik /meter /bulan = biaya listrik/bulan luas gudang = Rp 4006.8/bulan 9 meter = Rp 445.2/meter/bulan Luas tempat penyimpanan gula pasir = 0.32 meter Biaya listrik penyimpanan gula pasir = 0.32 meter x Rp 445.2/meter/bulan = Rp 142.5/bulan Biaya listrik/bulan = Rp 142.5/bulan Persediaan rata-rata gula pasir 100 Kg Biaya listrik/bulan/Kg = Rp 1.425/kg/bulan Biaya listrik/tahun/Kg = Rp 1.425/kg/bulan x 12 = Rp 17.4/kg/tahun Total biaya penyimpanan : Rp 3600/kg/tahun 3. Gaji pegawai gudang 4. Biaya listrik Rp 17.4/kg/tahun Rp 3617.4/kg/tahun Biaya pemesanan gula pasir Tarif angkutan umum pulang-pergi Rp 6000/pesanan
29
Lampiran 4 Economic Order Quantity kacang hijau
Lampiran 5 Economic Order Quantity kotak kemasan
Lampiran 6 Economic Order Quantity gula pasir
