ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT. LEN RAILWAY SYSTEMS
ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL SYSTEM MATERIAL INVENTORY AT PT. LEN RAILWAY SYSTEMS
TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh Fachrie Ramadhan Kadarisman 105111044
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG BANDUNG 2013
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengendalian intern persediaan bahan baku yang diterapkan di PT. Len Railway Systems dan untuk mengetahui sistem tersebut sudah memadai atau belum untuk perusahaan.
Pengumpulan data dilakukan dengan cara studi observasi, wawancara, dan dokumentasi di Bagian Logistik dan Bagian Gudang. Persediaan bahan baku pada PT. Len Railway Systems dikelola melalui 3 tahap, yaitu penerimaan bahan baku di gudang, pemeliharaan bahan baku di gudang dan Pengeluaran bahan baku dari gudang.
Untuk mencegah atau mengantisipasi kemungkinan terjadinya risiko, perusahaan harus melakukan pengendalian dalam setiap pengelolaan persediaan bahan baku. Pengendalian tersebut dapat dilakukan dengan menerapkan 5 (lima) unsur pokok pengendalian internal menurut COSO, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Berdasarkan analisa atas teori tentang pengendalian intern persediaan bahan baku dan hasil tinjauan yang dilakukan di perusahaan, pelaksanaan pengendalian internal pada perusahaan secara keseluruhan sudah berjalan secara efektif, sesuai dengan unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal. Meskipun demikian masih terdapat sedikit kekurangan yang perlu mendapat perhatian dari perusahaan yaitu tidak terdapatnya pengarsipan dokumen yang baik serta tidak terdapatnya penerapan pengendalian akses fisik yang baik pada persediaan.
Kata kunci: Pengendalian Intern, COSO, Persediaan bahan baku
ABSTRACT
This study aimed to obtain a explicit illustration of internal control system for material inventory that applied at PT. Len Railway Systems and review internal control system for material inventory and to know whether the system adequate use not for the company.
The data was collected by observation studies, interviews, and documentation at Logistics Division and Inventory Division in PT. Len Railway Systems. Material inventory system at PT. Len Railway Systems is divided into three procedures, receiving material to warehouse, maintenance materials in warehouse, and release materials from warehouse. To prevent or anticipate the possibility of risk, companies must exercise control in any inventory management of raw materials. Control can be done by applying the five basic elements according to the COSO internal control, namely the control environment, risk assessment, control activities, information and communication, and monitoring. Based on theoretical analysis of internal control inventories of raw materials and the results of a review conducted at the company, implementation of internal control in the company as a whole has been effectively. accordance with the basic elements of the internal control system. Although there are few weaknesss that require attention from the company. There is no aplication for archiving documents and there is no application of physical access control for inventories.
Keywords: Internal Control, COSO, Material inventory
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat
rahmat, hidayah dan kasih sayang-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan
Tugas Akhir yang berjudul “Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Bahan Baku Pada PT. Len Railway Systems”. Tugas Akhir ini diajukan untuk melaporkan penelitian tugas akhir dalam menyelesaikan program perkuliahan Diploma III Program Studi Akuntansi. Dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir ini, penulis banyak memperoleh bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Mamah, Papah, Adik dan Nenekku yang selalu mendoakan dan memberikan dukungan moril dan materil serta kasih sayangnya kepada penulis. 2. Ibu Lili Indrawati, S.E., M.Si., Ak selaku dosen pembimbing penulis. Terima kasih atas segala bimbingan, dukungan dan waktu yang telah Ibu berikan untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan penelitian Tugas Akhir. 3. Ibu Cempaka dan staf-staf gudang PT. Len Railway Systems terima kasih atas bantuan yang telah diberikan selama penulis melakukan penelitian Tugas Akhir.
4. Bapak Dadang Hermawan, S.E., M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung.
5. Bapak Arry Irawan, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Politeknik Negeri Bandung. 6. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung yang telah memberikan ilmunya, saran dan masukan yang turut membantu dalam penulisan Tugas Akhir.
7. Vanya Ratna Putri Karsidi yang selalu ada mendampingi, membantu, memberikan semangat, perhatian dan doanya. 8. Muhammad Fitri, Mochamad Fachri Irfan, Taofik Muhamad Aziz, Yudi Indra, Arief Hambali sebagai rekan seperjuangan selama 3 tahun. Terima Kasih 9. Emir M. Wijaya, Gian Maulana dan rekan-rekan ARC terimakasih untuk momen touring bersama kalian. 10. Akuntansi B 2010 dan keluarga besar HMAK 2010 untuk setiap momen dan kebersamaan yang ada. Semoga kita bisa dipertemukan lagi dengan cerita sukses kita masing-masing. 11. Arjuna Crew untuk kost-kostan yang selalu penuh canda dan tawa. 12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan, terima kasih atas dukungan, semangat dan doanya. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Akhir kata, semoga laporan penelitian Tugas Akhir ini bermanfaat
sehingga menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi teman-teman yang
membaca dan menggunakannya.
Bandung, Juli 2013
Penulis
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK ..........................................................................................................
i
KATA PENGANTAR ........................................................................................
iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................
vi
DAFTAR GAMBAR ..........................................................................................
ix
DAFTAR TABEL ...............................................................................................
xi
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................
xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..........................................................................................
1
1.2. Identifikasi Masalah ..................................................................................
4
1.3. Pembatasan Masalah..................................................................................
4
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................
5
1.4.1 Tujuan Penelitian ............................................................................
5
1.4.2 Manfaat Penelitian ..........................................................................
5
1.5. Pendekatan Masalah..................................................................................
6
1.6. Metodologi Penelitian ..............................................................................
7
1.6.1 Metode Penelitian ...........................................................................
7
1.6.2 Data Penelitian .................................................................................
8
1.6.2.1 Jenis Data .............................................................................
8
1.6.2.2 Sumber Data ........................................................................
9
1.6.2.3 Teknik Pengumpulan Data ...................................................
10
1.7. Lokasi dan Waktu Penelitian ...................................................................
11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengendalian Intern ...................................................................................
12
2.1.1. Pengertian Pengendalian Intern .......................................................
12
2.1.2. Unsur-unsur Pengendalian Intern ....................................................
13
2.1.3. Tujuan Pengendalian Intern…………………………………..........
16
2.1.4. Keterbatasan Pengendalian Internal……………………………….
17
2.2. Persediaan ...............................................................................................
19
19
2.2.2. Fungsi Persediaan ..........................................................................
20
2.2.3. Jenis Persediaan………………….. ...............................................
21
2.2.4. Biaya Persediaan............................................................................
23
2.2.5. Metode Pencatatan Persediaan...................................................... .
24
2.3 Pengendalian Intern Atas Persediaan .........................................................
25
2.2.1. Pengertian Persediaan ....................................................................
2.3.1 Unsur-unsur Pengendalian Intern Persediaan....................................
29
2.3.2 Tujuan Pengendalian Intern Persediaan ............................................
34
2.3.2.1 Tujuan Sistem Operasi ..........................................................
34
2.3.2.2 Tujuan Sistem Informasi........................................................
35
BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan ...................................................................
39
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................... ...............
39
3.1.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan......................... ...............
43
3.1.3 Kegiatan perusahaan .......................................................... ...............
50
3.1.3.1 Produk Persinyalan..................................................................
51
3.1.3.2 Produk Traksi..........................................................................
51
3.1.3.3 Pelanggan dan Mitra Kerja.....................................................
52
3.1.4 Kebijakan Prosedur Persediaan Bahan Baku PT. Len Railway Systems............................................................................... ...............
53
3.1.4.1 Fungsi yang terkait................................................. ...............
53
3.1.4.2 Dokumen yang Digunakan .................................... ...............
54
3.1.5 Prosedur Persediaan ………………………………...........................
56
3.1.5.1 Prosedur Penerimaan Barang Di Gudang..............................
56
3.1.5.2 Prosedur Pemeliharaan Barang Di Gudang.........................
57
3.1.5.3 Prosedur Pengeluaran Barang Dari Gudang……................. 58 3.2 Pembahasan................................................................................................
70
3.2.1 Penerapan Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Pada PT. Len Railway Systems……….................................
70
3.2.2 Analisis Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku
Menurut COSO Pada PT. Len Railway Systems…………………
75
BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ................................................................................................
85
4.2 Saran ..........................................................................................................
87
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1
Bahan Baku PT. Len Railway Systems…………………..
Control Matrix Pengendalian Intern Persediaan 82
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Len Railway Systems ..................... .
Gambar 3.2
Data Flow Diagram (DFD) Context Prosedur Penerimaan
Gambar 3.3
Barang di Gudang…………………………………………...
Gambar 3.4
63
Data Flow Diagram (DFD) Logic level 0 Prosedur Pemeliharaan Barang di Gudang…………………………………………...
Gambar 3.9
63
Data Flow Diagram (DFD) Physics Prosedur Pemeliharaan Barang di Gudang…………………………………………...
Gambar 3.8
62
Data Flow Diagram (DFD) Context Prosedur Pemeliharaan Barang di Gudang…………………………………………...
Gambar 3.7
61
Bagan Arus/Flowchart Prosedur Penerimaan Barang di Gudang…………………………………………...
Gambar 3.6
60
Data Flow Diagram (DFD) Logic level 0 Prosedur Penerimaan Barang di Gudang…………………………………………...
Gambar 3.5
60
Data Flow Diagram (DFD) Physics Prosedur Penerimaan Barang di Gudang…………………………………………...
44
64
Bagan Arus/Flowchart Prosedur Pemeliharaan Barang di Gudang.......……………………………………….
65
Gambar 3.10 Data Flow Diagram (DFD) Context Prosedur Pengeluaran Barang di Gudang…………………………………………...
67
Gambar 3.11 Data Flow Diagram (DFD) Physics Prosedur Pengeluaran Barang di Gudang…………………………………………...
67
Gambar 3.12 Data Flow Diagram (DFD) Logic level 0 Prosedur Pengeluaran
Barang di Gudang…………………………………………...
68
Gambar 3.13 Bagan Arus/Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang..... …………………..………………….
69
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Permohonan Riset Data (POLBAN)
Lampiran 2 : Daftar Permintaan Barang (DPB)
Lampiran 3 : Incoming Inspection Lampiran 4 : Berita Acara Peneimaan Barang (BAPB) Lampiran 5 : Bukti Penyerahan Barang (BPB)
Lampiran 6 : Kartu Barang Lampiran 7 : Kartu Bimbingan
DAFTAR PUSTAKA
Midjan La, Azhar Sutanto. 2001, Sistem Informasi Akuntansi I (Pendekatan
Manual Penyusunan Metode dan Prosedur) – Edisi Kedelapan. Bandung:
Lingga Jaya.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Jakarta : Salemba
Empat.
Arens, Alvin A and Loebbecke. 2000, Auditing An Integrated Approach, Eight Edition, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall International Inc Gelinas, Ulric J., Steve J. Sutton. 2002. Accounting Information Systems 5th Edition. United States of America : South-Western. Gelinas, Ulric J., Steve G.Sutton. 2005. Accounting Information System. 6th Edition. United States of America: South Western Bodnar, George H. Dan William S. Hopwood.2006. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Penerbit Andi Rangkuti, Freddy. 2004. Manajemen Persediaan (Aplikasi di Bidang Bisnis). Jakarta: PT. Raga Grafindo Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Manajemen Persediaan. Jakarta: Grasindo Assauri, Sofjan. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Lembaga Penerbit FEUI Sugiyono. 2009. Metodelogi Penelitian Bisnis. Bandung: ALFABETA.
CURRICULUM VITAE
I. Biodata : Nama
:
Fachrie Ramadhan Kadarisman
Tempat/ tanggal lahir
:
Bandung, 11 Maret 1993
Alamat
:
Jl. Denki Selatan II No.102/203 A, Mohamad Toha, Bandung
Agama
:
Islam
Jenis Kelamin
:
Laki-laki
Golongan Darah
:
O
E-mail
:
[email protected]
II. Pendidikan Formal : SD Negeri Mohamad Toha 3 (1998-2004) SMP Negeri 3 Bandung (2004-2007) SMA Negeri 8 Bandung (2007-2010) Politeknik Negeri Bandung Program Studi Diploma III Akuntansi (20102013) III. Organisasi : Wakil Ketua Departemen PSDM Himpunan Mahasiswa Akuntansi Politeknik Negeri Bandung Masa Bakti 2011
Ketua Pelaksana Kaderisasi Himpunan Mahasiswa Akuntansi Politeknik Negeri Bandung 2011
IV. Sertifikat :
Peserta Program pengenalan Kehidupan Kampus (PPKK) Orientasi Mahasiswa Ekspresi Garuda Bangsa (OMEGA) (2010) Peserta Latihan Dasar Kepemimpinan (LDK) Outbound Training
Mahasiswa Baru Politeknik Negeri Bandung (2010)
Peserta Kegiatan KSEP ITB – Studium General I (2010)
Peserta Kegiatan KSEP ITB – Studium General II “Introduction of Fundamental and Technical Analysis in Capital Market” (2010) Peserta Seminar Nasional Akuntansi “Implementasi Standar Akuntansi Pemerintahan Akrual Paripurna Strategi dan Pentahapan di Indonesia” (2010) Panitia Program Pengenalan Kehidupan Kampus (PPKK) Polban Orientasi Ramadhan Mahasiswa Berprestasi (PORMASI) (2011) Panitia Lomba Cepat Tangkas Akuntansi Himpunan Mahasiswa Akuntansi Politeknik Negeri Bandung (2012) Panitia Rangkaian Acara Accounting Ledger Festival Himpunan Mahasiswa Akuntansi Politeknik Negeri Bandung (2012) Peserta Seminar Nasional Akuntansi “Implementasi SAK ETAP Terhadap Pelaporan Keuangan Tanpa Akuntabilitas Publik Untuk Menunjang Perkembangan Pelaku Bisnis di Indonesia” (2012) Sertifikat Kompetensi Teknisi Akuntansi Pelaksana Badan Nasional Sertifikat Profesi (2012) V. Kemampuan Software : Myob MS Visio MS Office MS Acces
