ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UTAMA BISKUIT DI PT XYZ

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UTAMA BISKUIT DI PT XYZ

SKRIPSI

LIDWINA DIRGANTARA MP H34066071

DEPARTEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

1

RINGKASAN LIDWINA DIRGANTARA MP. Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Utama Biskuit di PT XYZ. Skripsi. Departemen Agribisnis, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor (Di bawah bimbingan POPONG NURHAYATI)

Industri biskuit bergerak dinamis seiring dengan kebutuhan masyarakat akan makanan ringan. PT XYZ adalah salah satu perusahaan yang memproduksi biskuit. Di perusahaan tersebut, ada dua jenis bahan baku yang digunakan untuk memproduksi biskuit, yaitu bahan baku mentah (raw material) dan bahan baku kemasan (packaging material). Dinamika permintaan akan biskuit berdampak pula pada proses penyediaan bahan baku pembuatan biskuit. PT XYZ memiliki kendala dalam pemenuhan kebutuhan tersebut terutama dikarenakan tren permintaan yang berubah-ubah. Atas masalah tersebut, penelitian ini bertujuan untuk (1) mengidentifikasi bahan baku kelas A di PT XYZ, (2) mengidentifikasi konsep-konsep persediaan yang dilakukan oleh PT XYZ, (3) mengidentifikasi kesenjangan antara rencana persediaan dengan realisasi, dan (4) menganalisis sistem pengendalian persediaan untuk menentukan cara terbaik dalam pengendalian persediaan. Penelitian ini dilakukan di PT XYZ untuk produk biskuit yang memiliki peramalan permintaan paling banyak sepanjang 2011, yaitu biskuit OR. Lebih sempit lagi, penelitian ini dibatasi hanya pada pengendalian persediaan bahan baku yang menurut analisis ABC berada di kelas A dalam produksi biskuit OR. Dasar penentuan bahan baku kelas A karena, bahan baku kelas A membutuhkan pengawasan yang lebih mendalam mengingat kesalahan dalam pengendalian persediaan bahan baku di kelas A ini akan dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar. Berdasarkan hasil analisis ABC, bahan baku yang berada di kelas A adalah gula, bubuk cokelat dan tepung terigu. Kesenjangan antara rencana produksi dengan realisasi produksi berkaitan erat dengan kesenjangan antara rencana pengadaan bahan baku dengan realisasi pengadaan bahan baku. Bias yang terjadi akibat perubahan permintaan produk yang menyebabkan realisasi produksi tidak sesuai dengan peramalan permintaan paling besar didapatkan dari produk OR Golden Vanilla yaitu sebesar 800 kg sedangkan yang terkecil yaitu pada produk OR DS sebesar 10 kg. Penalti berupa kerugian yang kemungkinan diterima oleh perusahaan akibat kesalahan tersebut paling besar disebabkan oleh kesalahan peramalan produk OR DD, yaitu senilai 840 kg dan paling kecil disebabkan oleh kesalahan peramalan produk OR DS senilai kurang dari 10 kg. Bias yang terjadi akibat Nilai kesalahan presentasi absolut rata-rata (Mean Absolute Percentage Error) yang terjadi akibat kesalahan peramalan permintaan paling tinggi pada produk OR Golden Chocolate sebesar 2.23 persen. Adapun kesalahan presentasi absolut rata-rata paling kecil pada produk OR Reg sebesar 0.01 persen. Dalam persediaan bahan baku, nilai bias yang diperoleh akibat kesalahan peramalan kebutuhan bahan baku kelas A paling tinggi adalah sebesar minus 490 kg gula hal ini menyebabkan perusahaan tidak dapat memproduksi 81 kg biskuit. Nilai bias paling kecil adalah sebesar kurang dari 1 kg bubuk cokelat yang

2

menyebabkan penalti berupa kerugian yang kemungkinan akan diterima perusahaan senilai kurang dari 5 kg biskuit. Nilai minus pada nilai bias menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kekurangan bahan baku yang menyebabkan perusahaan mengalami gagal produksi sebesar nilai MSE. Nilai kesalahan presentasi absolut rata-rata (Mean Absolute Percentage Error) yang terjadi akibat kesalahan peramalan paling besar pada bahan baku gula dan tepung terigu sebesar 9 persen dan paling sedikit pada bahan baku bubuk cokelat sebesar 5 persen. Bias tersebut terjadi tidak hanya dikarenakan faktor internal berupa perubahan jadwal produksi, tetapi juga dari faktor eksternal berupa gagal pasok oleh pemasok. Selama periode 2010, pengiriman bahan baku yang paling sesuai dengan rencana yaitu pada bahan baku tepung terigu. Sebanyak 88 persen dari jadwal penggunaan bahan baku terigu sesuai dengan rencana dan langsung dapat digunakan untuk produksi. Sedangkan 9 persen nya ditolak karena tidak sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan. Selanjutnya yaitu bahan baku bubuk cokelat. Sebesar 70 persen dari pengiriman langsung dapat digunakan. Sedangkan pengiriman bahan baku kelas A yang paling sering menemui masalah adalah pada bahan baku gula. Hanya 46 persen dari keseluruhan pengiriman di tahun 2010 yang langsung dapat digunakan untuk proses produksi. Bahan baku yang paling sering ditolak karena quality issue yaitu gula sebesar 18 persen dan tepung sebesar 9 persen. Berdasarkan hasil perhitungan total biaya yang dikeluarkan untuk persediaan bahan baku kelas A di PT XYZ dengan sistem EOQ klasik biaya total persediaan tepung terigu adalah sebesar Rp. 12.429.363,- per bulan. Biaya ini adalah yang paling tinggi bila dibandingkan dengan bahan baku gula sebesar Rp. 12.350.491,- dan bubuk cokelat sebesar Rp. 1.303.809,-. Berdasarkan sistem pengadaan bahan baku secara JIT dan VMI, perusahaan dapat melakukan penghematan sampai dengan Rp. 26.028.527,- yang berasal dari hilangnya biaya penyimpanan. Kesimpulan dari penelitian ini yaitu (1) bahan baku yang masuk kedalam kelas A di PT XYZ adalah gula (sugar), tepung terigu (cookie and wheat flour) dan bubuk coklat (black cocoa powder high flavoured); (2) konsep pengadaan persediaan yang diterapkan di PT XYZ yaitu JIT; (3) terjadi kesenjangan antara rencana pengadaan bahan baku dan realisasinya di PT XYZ dengan bias berkisar antara 5 persen bubuk cokelat dan 9 persen untuk tepung terigu; (4) sistem pengendalian persediaan bahan baku yang paling efektif adalah dengan sistem VMI. Sistem JIT yang saat ini diterapkan oleh PT XYZ tidak dapat dilakukan dalam optimalisasi pengendalian persediaan bahan baku. Hal tersebut dikarenakan oleh syarat-syarat penggunaan sistem JIT berupa (1) produk standar dengan sedikit varian; (2) produksi yang kontinu pada tingkat yang tetap; (3) pemasok yang handal; dan (4) kualitas persediaan yang konsisten dapat terpenuhi. Sistem pengadaan bahan baku secara VMI direkomendasikan untuk optimalisasi pengadaan bahan baku produksi di PT XYZ.

3

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UTAMA BISKUIT DI PT XYZ

LIDWINA DIRGANTARA MP H34066071

Skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk Memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Agribisnis

DEPARTEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

4

Judul Skripsi : Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Utama Biskuit di PT XYZ Nama

: Lidwina Dirgantara Mulyono Putri

NIM

: H34066071

Disetujui, Pembimbing

Ir. Popong Nurhayati, MM NIP. 19670211 199203 2 002

Diketahui, Ketua Departemen Agribisnis Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor

Dr. Ir. Nunung Kusnadi, MS NIP. 19580908 198403 1 002

Tanggal Lulus:

5

PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul ”Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Utama Biskuit di PT XYZ” adalah karya sendiri dan belum diajukan dalam bentuk apapun kepada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam bentuk daftar pustaka di bagian akhir skripsi ini.

Bogor, Agustus 2011

Lidwina Dirgantara MP H34066071

6

RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Magelang pada tanggal 8 Juli 1985. Penulis adalah anak pertama dari lima bersaudara pasangan Bapak Joko Mulyono dan Ibu Manggarsari Chandrasiah. Penulis menyelesaikan pendidikan dasar di SD Muhammadiyah 47 Bekasi pada tahun 1997 dan pendidikan menengah pertama diselesaikan pada tahun 2000 di SLTPN 1 Bekasi. Pendidikan lanjutan menengah atas di SMUN 4 Magelang diselesaikan pada tahun 2003. Penulis diterima pada Departemen Konservasi Sumberdaya Hutan dan Ekowisata, Fakultas Kehutanan, Institut Pertanian Bogor melalui jalur Undangan Seleksi masuk IPB (USMI) pada tahun 2003 dan lulus pada tahun 2006. Pada tahun yang sama, penulis melanjutkan studi di Program Sarjana Manajemen Agribisnis Penyelenggaraan Khusus, Departemen Agribisnis, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.

7

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang maha Esa atas segala berkat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ”Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Utama Biskuit di PT XYZ”. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi bahan Baku Kelas A di PT XYZ, mengidentifikasi konsep-konsep persediaan yang dilakukan oleh PT XYZ, mengidentifikasi kesenjangan antara rencana persediaan dengan realisasi untuk kemudian menganalisis sistem pengendalian persediaan untuk menentukan cara terbaik dalam pengendalian persediaan.

Bogor, Agustus 2011 Lidwina Dirgantara MP

8

UCAPAN TERIMAKASIH Penyelesaian skripsi ini juga tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Sebagai bentuk rasa syukur kepada Tuhan, penulis juga ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan kepada: 1. Ir. Popong Nurhayati, MM selaku dosen pembimbing atas bimbingan, arahan, waktu dan kesabaran yang telah diberikan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 2. Eva Yolynda Aviny, SP, MM atas bimbingan, arahan, waktu dan kesabaran yang juga telah diberikan kepada penulis selama penyusunan proposal skripsi. 3. Amzul Rifin, PhD dan Dra. Yusalina, MS, selaku dosen penguji pada ujian sidang penulis yang telah meluangkan waktunya serta memberikan saran dan kritik demi perbaikan skripsi ini. 4. Mama, Papa, Adik-adik dan Oba Penta Oktiman untuk setiap dukungan moral, materiil dan doa yang diberikan 5. Bapak Zaenal Abidin, Indra Lesmana, Kaswadi, Martin Simanjuntak dan Rudi Supitna di Cikarang Plant atas waktu, kesempatan, informasi dan dukungan yang diberikan 6. Teman-teman Agribisnis Angkatan 1 Mayor Minor, Jhon Sembiring dan Nuning Masruri atas semangat dan diskusi selama penelitian hingga penulisan skripsi, serta seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, terima kasih atas bantuannya.

Bogor, Agustus 2011 Lidwina Dirgantara MP

9

DAFTAR ISI Halaman DAFTAR TABEL ...................................................................................

xii

DAFTAR GAMBAR ...............................................................................

xiii

DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. I

xiv

PENDAHULUAN ................................................................................... 1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1.2 Perumusan Masalah ............................................................................ 1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................ 1.4 Manfaat Penelitian .............................................................................. 1.5 Ruang Lingkup Penelitian ....................................................................

1 1 3 5 5 5

II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 7 2.1 Gambaran Umum Biskuit dan Industri Biskuit ..................................... 7 2.2 Sistem Persediaan dan Pengendalian Persediaan ................................... 8 2.3 Tinjauan Studi Terdahulu .................................................................... 11 III KERANGKA PEMIKIRAN ................................................................. 3.1 Kerangka Pemikiran Teoritis .............................................................. 3.1.1 Prinsip Dasar Pengendalian Persediaan Barang ............................ 3.1.2 Klasifikasi Barang Persediaan ...................................................... 3.1.3 Akurasi Peramalan Permintaan Produk dan Perhitungan Forecast Error ............................................................................................ 3.1.4 Analisis ABC............................................................................... 3.1.5 Biaya Pengelolaan Barang ........................................................... 3.1.6 Sistem Just In Time (JIT) ............................................................. 3.1.7 Sistem Material Requirement Planning (MRP) Teknik Economic Order Quantity (EOQ) .................................................................. 3.1.8 Sistem Vendor Managed Inventory (VMI) ................................... 3.1.9 Sistem Produksi Tarik dan Sistem Produksi Dorong .................... 3.2 Kerangka Pemikiran Operasional ........................................................

14 14 14 14

IV METODE PENELITIAN ........................................................................ 4.1 Lokasi dan Waku Penelitian ............................................................... 4.2 Jenis dan Sumber Data ....................................................................... 4.3 Metode Pengolahan dan Analisis Data ................................................ 4.3.1 Identifikasi Peramalan Permintaan Produk dan Error Forecasting 4.3.2 Identifikasi Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku ............. 4.3.3 Penentuan Bahan Baku Pokok ..................................................... 4.3.4 Penentuan Volume Pemakaian Bahan Baku .................................. 4.3.5 Analisis Nilai Bahan Baku ............................................................ 4.3.6 Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kelas A .... 4.4 Definisi Operasional .............................................................................

21 21 21 21 22 23 23 24 24 24 25

15 15 15 16 17 18 18 19

V GAMBARAN UMUM ............................................................................. 26 5.1 Profil Perusahaan ................................................................................ 26 5.2 Lokasi dan Tata Letak ......................................................................... 26 10

5.3 Ketenagakerjaan ................................................................................... 5.4 Jenis Produk ........................................................................................ 5.5 Bahan Baku Biskuit .............................................................................. 5.6 Sistem Pengadaan dan Penanganan Persediaan Bahan Baku ................ 5.7 Proses Produksi Biskuit ........................................................................ 5.7.1 Pencampuran ............................................................................... 5.7.2 Pembentukan ............................................................................... 5.7.3 Pembakaran ................................................................................. 5.7.4 Pendinginan ................................................................................. 5.7.5 Pemberian Krim ........................................................................... 5.7.6 Pendinginan ................................................................................. 5.7.7 Pengemasan ................................................................................. 5.7.8 Penyimpanan ............................................................................... 5.8 Indikator Kinerja ..................................................................................

27 28 28 30 32 34 34 34 35 35 35 35 35 36

VI HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................ 6.1 Peramalan Penjualan dan Perencanaan Kapasitas Produksi ................... 6.2 Analisis ABC ..................................................................................... 6.3 Rencana Pengadaan Bahan Baku Kelas A dan Realisasinya .................. 6.4 Sistem Persediaan yang Optimal ......................................................... 6.4.1 Biaya – biaya persediaan .............................................................. 6.4.2 Sistem MRP (Material Requirement Planning) dengan Teknik EOQ (Economic Order Quantity) ................................................ 6.4.3 Model Just In Time (JIT) dan Vendor Managed Inventory (VMI) . 6.4.4 Sistem Produksi Tarik dan Sistem Produksi Dorong .....................

38 38 40 43 49 50 51 53 57

VII KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 59 7.1 Kesimpulan ........................................................................................ 59 7.2 Saran .................................................................................................... 59 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 60 LAMPIRAN .................................................................................................. 62

11

DAFTAR TABEL Nomor

Halaman

1.

Ekspor Biskuit Indonesia Tahun 2010 ............................................... 1

2.

Biaya Tenaga Kerja di PT XYZ Periode Januari – Juli 2010 ............... 4

3.

Pengendalian Persediaan Konvensional dengan JIT ........................... 17

4.

Komposisi Tenaga kerja di PT XYZ ................................................... 27

5.

Pengelompokan Bahan Baku di PT XYZ ............................................ 29

6.

Peruntukkan Silo di PT XYZ .............................................................. 31

7.

Penentuan Kelas ABC di PT XYZ Periode Produksi 2011 .................. 41

8.

Komponen Biaya Pemesanan per Pesanan Bahan Baku Kelas A di PT XYZ .................................................................................................. 50

9.

Hasil Perhitungan Total Biaya Persediaan Bahan Baku Kelas A Dengan Model EOQ Klasik di PT XYZ Periode Januari – Juni 2011 ............... 52

10.

Dampak Biaya Pada Pengadaan bahan Baku Kelas A di PT XYZ Dengan Sistem VMI dan JIT ............................................................................ 53

12

DAFTAR GAMBAR Nomor

Halaman

1.

Bagan Kerangka Pemikiran Operasional ........................................... 20

2.

Warehouse’s Racking di PT XYZ ....................................................... 31

3.

Material yang sudah ditimbang untuk produksi ................................... 34

4.

Proses Produksi Biskuit di PT XYZ .................................................... 36

5.

Tren Pengiriman Bahan Baku Kelas A di PT XYZ Periode 2010 ........ 45

13

DAFTAR LAMPIRAN Nomor

Halaman

1.

Perkiraan Volume Produksi Biskuit PT XYZ 2011 ............................. 63

2.

Bill Of Materials (BOM) .................................................................... 65

3.

Harga Bahan Baku Per Kilogram ........................................................ 68

4.

Analisis ABC ...................................................................................... 71

5.

Komponen Biaya Pemesanan Bahan Baku Kelas A di PT XYZ Periode Januari-Juni 2011 ................................................................... 72

6.

Alur Proses Pengadaan Bahan Baku Kelas A di PT XYZ .................... 73

7.

Daftar SKU Produk Biskuit PT XYZ .................................................. 74

14

I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Makanan ringan pada dasarnya adalah makanan dengan porsi sedikit. Secara tradisional, makanan ringan biasanya dibuat dari bahan-bahan yang umum tersedia dalam sebuah rumah tangga seperti tepung, telur dan gula. Salah satu jenis makanan ringan adalah biskuit. Biskuit adalah produk makanan ringan yang renyah yang dibuat dengan cara dipanggang. Konsumsi biskuit mulai di kenal di Eropa sejak abad ke 16. Kata biskuit ini berasal dari bahasa latin, yaitu bis dan coctus yang artinya “dimasak dua kali” (cooked twice). Dengan semakin dikenalnya biskuit maka hal ini merangsang para pengusaha di Eropa dan Amerika untuk memproduksi biskuit secara masal atau besar-besaran. Semakin

berkembangnya

industri

biskuit

menyebabkan

tingkat

pemenuhan kebutuhan akan biskuit semakin tinggi sampai ke benua Asia. Benua Asia dinilai berpotensi menjadi pemasok bahan baku dengan biaya produksi yang lebih murah. Hal ini membuat banyaknya industri dari negara Eropa dan Amerika mengembangkan sayap bisnisnya di Asia dan menjadikan Asia sebagai eksportir biskuit ke Eropa, Amerika bahkan sampai ke Timur Tengah. Keterangan tersebut menunjukkan bahwa Asia adalah pengekspor biskuit yang potensial. Hal tersebut didukung dengan nilai ekspor biskuit Indonesia seperti data pada Tabel 1. Tabel 1. Ekspor Biskuit Indonesia Tahun 2010 Bulan

Nilai (USD)

Berat (Kg)

Januari

11.595.867.120

43.728.031.425

Februari

11.166. 450.436

34.365.506.564

Maret

12.774.365.884

42.805.393.284

April

12.035.247.591

37.246.261.411

Mei

12.619.125.277

39.517.382.367

Juni

12.330.114.499

39.882.450.381

Juli

12.486.972.905

36.176.018.308

Agustus

13.726.521.968

39.589.239.893

Total

98.734.665.680

313.310.283.623

Sumber : www.bps.go.id/exim.php [7 Desember 2010]

15

Tabel 1 menunjukkan bahwa ekspor biskuit Indonesia cukup dinamis. Dinamika ekspor tersebut menciptakan iklim industri yang bergerak di bidang produksi biskuit semakin bersaing ketat dalam merebut pangsa ekspor. Untuk memenuhi kebutuhan ekspor tersebut, perlu dibuat suatu standar dalam menyempurnakan proses produksi yang berkaitan erat dengan perkembangan teknologi, sumber daya manusia, dan produktifitas di setiap sektor. Untuk menjawab tantangan tersebut beberapa industri biskuit banyak melakukan perubahan-perubahan atau inovasi demi tercapainya produk unggulan yang diinginkan. Salah satu hal yang menjadi krusial terkait dengan produktifitas dan efisiensi adalah sistem persediaan. Industri melakukan beberapa tahapan dalam memproduksi biskuit. Tahap tersebut antara lain pembelian bahan baku, penjadwalan produksi, sesuai dengan permintaan pasar, proses pembuatan biskuit, sampai biskuit siap dipasarkan. Dari rangkaian sistem produksi tersebut, dapat dilihat bahwa persediaan merupakan titik awal dari pengendalian proses produksi yang efektif dan efisien. Dalam suatu sistem produksi, salah satu biaya produksi yang paling tinggi diakibatkan oleh keberadaan persediaan. Persediaan adalah sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut standar GWP (Good Warehousing Practice) dan GMP (Good Manufacturing Practice). Manajemen persediaan atau disebut juga inventory management atau pengendalian tingkat persediaan merupakan pengelolaan sejumlah bahan baku yang disimpan untuk memenuhi permintaan (Russel dan Taylor. 2005). Dalam pengendalian persediaan, terdapat beberapa fungsi, diantaranya: 1. Siklus persediaan (inventory control) Siklus persediaan berkaitan dengan membeli atau menyediakan dalam jumlah lebih besar dari yang dibutuhkan. Alasannya karena faktor ekonomis, dengan jumlah yang besar akan mendapatkan diskon besar pula. Disamping itu hambatan-hambatan berupa faktor teknologi, transportasi, dan lain-lain. 2. Persediaan pengaman (safety stock) Mencegah terhadap ketidaktentuan (uncertain) persediaan, artinya sebelum persediaan habis kita harus mempersiapkan sejumlah persediaan, jika di suatu saat ternyata persediaan habis sedangkan pemesanan kembali tidak bisa

16

tersedia seketika itu. Karena ketika ada permintaan dari pelanggan sedangkan persediaan habis, maka akan timbul stock out cost yang mungkin tidak kecil, yaitu biaya pengganti atau biaya karena kehabisan barang. Menyesuaikan permintaan pasar dengan jadwal pemenuhan kebutuhannya adalah suatu hal yang menantang. Salah satu cara untuk memenuhi tenggat waktu pemenuhan kebutuhan pasar adalah proses produksi yang berjalan lancar. Ketersediaan bahan baku merupakan syarat mutlak terlaksananya proses produksi. Pada PT XYZ, seperti pada umumnya Fast Moving Consumer Goods Company lainnya, seringkali permintaan maupun perkiraan permintaan akan barang berubah. Sementara perusahaan kesulitan dalam mengatur produksi sesuai dengan permintaan pasar apabila bahan baku tidak tersedia. PT XYZ sendiri adalah satu perusahaan yang bergerak di bidang produksi biskuit, dengan target utama pasar ekspor. PT XYZ memiliki produk andalan berupa biskuit cokelat dengan krim di tengahnya (sandwich). PT XYZ adalah salah satu entity dari perusahaan yang bergerak di industri snacktionery. Dikatakan sebagai snacktionery karena perusahaan ini bergerak di industri makanan ringan, permen dan cokelat. PT XYZ memiliki tujuh line produksi yang dimaksimalkan untuk memenuhi kebutuhan pasar baik di pasar lokal dan ekspor. Kontrol atas persediaan di PT XYZ sudah dikendalikan oleh sub divisi sendiri, yang berada dibawah departemen Customer Relation and Logistics. Bagian-bagian yang terlibat dengan proses pengadaan, penerimaan dan pengelolaan persediaan antara lain bagian Warehouse, Quality System, Logistic, PPIC (Production Planning and Inventory Control) dan Procurement. 1.2

Perumusan Masalah Perkembangan lingkungan industri yang dinamis pada era global seperti

sekarang ini menjadi pemicu bagi banyak organisasi perusahaan untuk menggali potensi yang dimiliki, serta mengidentifikasi faktor kunci sukses untuk unggul dalam persaingan yang semakin kompetitif. Teknologi yang juga berkembang pesat menjadi sebuah kekuatan untuk diterapkan dalam iklim persaingan. Usahausaha yang dilakukan pada akhirnya diarahkan untuk memberikan produk terbaik kepada konsumen.

17

Ketersediaan bahan baku sebagai syarat utama produksi barang selayaknya menjadi bagian yang cukup diprioritaskan dalam sebuah proses produksi. Namun, di PT XYZ masalah pengadaan persediaan bahan baku seringkali terlewatkan. Terutama dikarenakan perubahan production planning (yang sejalan dengan berubahnya demand), sehingga kebijaksanaan pengendalian persediaan bahan baku tidak diterapkan dengan efektif. Biaya produksi barang termasuk didalamnya biaya tenaga kerja. Pengadaan persediaan bahan baku yang bermasalah akan menimbulkan pembengkakan biaya produksi. Salah satu komponen biaya produksi adalah biaya tenaga kerja. Di PT XYZ, rasio antara gaji pokok dengan lembur tenaga kerja setiap bulannya pada periode Januari sampai dengan Juli 2010 rata-rata mendekati 1. Artinya, jam kerja lembur tenaga kerja hampir sama besar dengan jam kerja normal. Menurut

Undang

–

Undang

No.

13

Tahun

2003

mengenai

Ketenagakerjaan, jam kerja normal pekerja adalah delapan jam sehari atau 132 jam sebulan. Dengan rasio gaji pokok dengan lembur yang mencapai satu, berarti jam kerja karyawaan hampir mencapai dua kali jam kerja normal. Pada Tabel 2, dapat dilihat biaya tenaga kerja langsung yang dikeluarkan oleh PT XYZ dalam pengadaan tenaga kerja. Tabel 2. Biaya Tenaga Kerja di PT XYZ Periode Januari – Juli 2010 Bulan

Komponen Biaya Tenaga Kerja Gaji Pokok

Rasio

Lembur

Januari

1.025.279.641

1.007.333.479

0.98

Februari

1.166.951.314

1.155.735.436

0.99

Maret

1.086.536.148

1.052.240.956

0.97

April

1.025.071.264

979.204.519

0.96

Mei

926.054.570

973.623.657

1.05

Juni

718.154.451

472.300.432

0.66

Juli

1.090.198.416

1.124.258.027

1.03

Total

7.038.245.804

6.764.696.506

Sumber : PT XYZ, 2010

18

Setelah ditelusuri, pembengkakan biaya tenaga kerja karena adanya lembur, disebabkan oleh ketidak tersediaan atau keterlambatan dalam pengadaan bahan baku. Ketidak tersediaan maupun keterlambatan pengadaan bahan baku menyebabkan proses produksi tidak bisa berjalan dengan wajar. Waktu yang terbuang tersebut menyumbang tambahan biaya yang tidak sedikit. Tenaga kerja tetap berada di lokasi pabrik walaupun produksi tidak berjalan. Sementara, untuk memenuhi permintaan pasar, produk harus tetap tersedia. Sehingga, perusahaan terpaksa melemburkan tenaga kerjanya untuk dapat memenuhi kapasitas produksi yang diharapkan. Berdasarkan uraian diatas, rumusan masalah penelitian ini adalah: 1. Mengapa sering terjadi ketidak tersediaan bahan baku produksi pada saat dibutuhkan? 2. Bagaimana cara menghindari ketidak tersediaan bahan baku produksi tersebut? 1.3

Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah tersebut maka tujuan penelitian ini

adalah : 1. Mengidentifikasi bahan baku biskuit utama di PT XYZ 2. Mengidentifikasi konsep – konsep pengadaan persediaan yang dilakukan oleh PT XYZ 3. Mengidentifikasi kesenjangan antara rencana persediaan dengan realisasi 4. Menganalisis sistem pengendalian persediaan untuk menentukan cara terbaik dalam pengendalian persediaan

1.4

Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi perusahaan untuk

perumusan sistem pengendalian persediaan yang lebih baik.

1.5

Ruang Lingkup Penelitian Penelitian dilakukan pada PT XYZ yang terletak di salah satu kawasan

industri di Timur Jakarta. Pengamatan mengenai kegiatan pengendalian persediaan dilakukan pada tingkat manufaktur terutama pada sub divisi Logistik. 19

Penelitian ini dibatasi hanya pada pengendalian bahan baku mentah (raw material) yang berdasarkan klasifikasi ABC berada pada kelas A. Bahan baku kelas A di PT XYZ adalah bahan baku dengan volum penggunaan tinggi dengan nilai yang tinggi juga.

20

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1.

Gambaran Umum Biskuit dan Industri Biskuit Biskuit merupakan salah satu jenis makanan yang populer di masyarakat

karena selain disukai sebagai makanan ringan, biskuit juga merupakan bahan makanan yang cukup bergizi dan mempunyai masa simpan yang relatif lama. LPPOM-MUI mengkategorikan biskuit ke dalam kelompok produk makanan ringan, bakery dan bahan roti. Menurut Dirjen pengawas Obat dan Makanan Departemen Kesehatan,

biskuit

adalah produk

yang diperoleh dengan

memanggang terigu dan penambahan bahan makanan lain atau tanpa penambahan bahan tambahan yang diizinkan. Menurut Departemen Perindustrian dan Perdagangan (1992), biskuit dapat diklasifikasikan menjadi empat, yaitu: 1. Biskuit keras; yaitu jenis biskuit manis yang dibuat dari adonan keras, berbentuk pipih, jika dipatahkan penampang potongannya bertekstur padat dan dapat berkadar lemak tinggi atau rendah 2. Crackers; yaitu jenis biskuit yang dibuat dari adonan keras, melalui proses fermentasi atau pemeraman, berbentuk pipih yang rasanya lebih asin dan relatif renyah, serta bila patah penampang potongannya berlapis-lapis 3. Cookies; yaitu jenis biskuit yang dibuat dari adonan lunak, berkadar lemak tinggi, relatif renyah dan bila dipatahkan penampang potongannya bertekstur kurang padat 4. Wafer; yaitu jenis biskuit yang dibuat dari adonan cair, berpori-pori kasar, relatif renyah dan bila dipatahkan penampang potongannya berongga-rongga Bahan baku biskuit dikelompokkan menjadi tiga macam, yaitu: 1. Bahan baku utama, berupa tepung terigu dan gula 2. Bahan baku tambahan, berupa tepung jagung, tepung kentang, tepung beras, coklat susu, buah dan sayuran, telur, garam, minyak dan lemak nabati 3. Bahan penolong, berupa essence / flavor, bahan perasa, rempah-rempah dan seasoning, keju dan vitamin, soda dan asam sitrat, pewarna, lesitin, ragi, dll.

21

2.2.

Sistem Persediaan dan Pengendalian Persediaan Sistem persediaan menurut Assauri (1999) merupakan serangkaian

kebijakan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan harus dibeli dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Persedian memiliki arti penting bagi perusahaan karena keberadaan persediaan yang cukup dapat memperlancar jalannya operasi suatu perusahaan. Menurut Heizer dan Render (1999), persediaan merupakan semua sumberdaya yang disimpan untuk digunakan dan memberikan kepuasan baik pada kebutuhan sekarang maupun kebutuhan yang akan datang. Sedangkan Schroeder (1994) memberikan pengertian persediaan sebagai stock bahan baku yang digunakan untuk memudahkan produksi atau untuk memuaskan permintaan pelanggan. Menurut Sumayang (2003), penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut : a. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian. Untuk menghadapi ketidak pastian maka pada sistem diterapkan persediaan darurat yang dinamakan safety stock. jika sumber dari ketidakpastian dapat dihilangkan maka jumlah persediaan maupun safety stock dapat dikurangi. b. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian. Terkadang lebih ekonomis memproduksi barang dalam proses atau barang jadi dalam jumlah besar atau dalam jumlah paket yang kemudian disimpan sebagai persediaan. c. Untuk mengantisipasi perubahan pada demand dan supply. Persediaan disiapkan untuk menghadapi bila ada perkiraan perubahan harga dan persediaan bahan baku. Alasan diberlakukannya persediaan oleh suatu perusahaan manufaktur menurut Assauri (1999) adalah karena : a. Dibutuhkan waktu untuk menyelesaikan operasi produksi untuk memindahkan produk dari suatu tingkat ke tingkat proses lain, yang disebut persediaan dalam proses dan pembelian.

22

b. Adanya alasan organisasi untuk memungkinkan satu unit atau

bagian

membuat jadwal operasinya secara bebas tidak tergantung dari yang lain. Tujuan dilakukannya persediaan umumnya adalah untuk memenuhi kegiatan operasi yang tidak terputus dalam produksi barang jadi. Secara rinci, tujuan mengadakan persediaan antara lain: 1. Memenuhi kebutuhan normal 2. Memenuhi kebutuhan mendadak 3. Memungkinkan pembelian atas dasar jumlah ekonomis; Menurut Assauri (1999), persediaan dapat dibedakan berdasarkan beberapa cara. Persediaan dapat dilihat dari posisi barang dalam urutan pengerjaan produk, yaitu : 1.

Persediaan bahan baku (raw material stock) yaitu persediaan dari barangbarang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana yang dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli pemasok atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.

2.

Persediaan bagian produk yang dibeli (purchased parts atau component stock) yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen yang diterima dari perusahaan lain, yang secara langsung dirakit dengan komponen lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi bentuk barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan dalam operasi.

3.

Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies stock) yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang digunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.

4.

Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock) yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiaptiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. Mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu pabrik, merupakan barang

23

jadi bagi pabrik lain karena proses produksinya hanya memang sampai disitu saja. 5.

Persediaan barang jadi (finished goods stock) yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Biaya persediaan yang akan mempengaruhi besarnya jumlah persediaan

menurut Handoko (1992), yaitu : 1. Biaya Penyimpanan (holding cost atau carrying cost). Biaya penyimpanan terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi 2. Biaya pemesanan (biaya pembelian). Setiap kali suatu bahan dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan (order cost atau procurement cost) 3. Biaya penyiapan (manufacturing). Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik perusahaan, perusahaan akan menghadapi biaya-biaya penyiapan (setup cost) untuk memproduksi komponen tertentu 4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan. Dari semua biaya-biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan bahan (shortage cost) adalah yang paling sulit diperkirakan. Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan Tujuan dilakukannya pengendalian persediaan menurut Assauri (1999), adalah usaha untuk: 1.

Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya proses produksi

2.

Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul akibat persediaan bahan baku tidak terlalu besar

3.

Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena hal ini akan mengakibatkan biaya pemesanan menjadi besar.

24

2.3.

Tinjauan Studi Terdahulu Beberapa penelitian mengenai analisis pengendalian persediaan terutama

dilakukan karena pada umumnya perusahaan tidak melakukan perhitungan berdasarkan metode pengendalian bahan baku tertentu juga karena, perusahaan yang sudah menetapkan metode pengendalian persediaan, mengalami kendala terutama karena tidak sesuainya tingkat persediaan yang direncanakan dan tingkat persediaan di lapangan. Hal ini seperti ditemukan pada penelitian Pustakawati (2005) dengan judul Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Utama Produk Roti di Ajimas Bakery, Jakarta, penelitian Patmalasari (2005) dengan judul Kajian Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kecap Pada PT. Surabraja Food Industry, Cirebon, Jawa Barat dan penelitian yang dilakukan Sitompul (2005) dengan judul Analisis Pengendalian Bahan Baku Roti di Bogor Permai Bakery. Model MRP dipilih pada tiga penelitian tersebut karena dapat menunjukkan teknik alternatif pengendalian persediaan bahan baku yang dapat dipilih oleh perusahaan. Komoditas yang umumnya diteliti pada penelitian sebelumnya adalah bahan baku utama saja. Misalnya pada penelitian Patmalasari (2005), bahan baku yang dianalisis adalah kedelai hitam, gula merah dan garam. Pada penelitian Sitompul (2005), bahan baku yang diteliti adalah terigu, sedangkan pada penelitian Pustakawati (2005), bahan baku yang diteliti adalah tepung terigu, gula pasir, mentega putih dan margarin. Penelitian Pustakawati (2005) menyebutkan beberapa permasalahan dalam kegiatan pengendalian bahan baku dimana perusahaan tidak melakukan perhitungan berdasarkan metode pengendalian bahan baku tertentu dalam hal penentuan jumlah bahan baku yang dipesan, sehingga sering terjadi pesanan bahan baku yang lebih besar daripada yang seharusnya. Hal ini berakibat pada tingginya biaya persediaan yang dikeluarkan oleh perusahaan. Berpijak pada permasalahan tersebut, maka penelitian ini bertujuan untuk melakukan kajian terhadap sistem pengendalian bahan baku perusahaan dan menentukan teknik alternatif pengendalian persediaan bahan baku yang dapat dipilih oleh perusahaan. Model yang digunakan untuk menganalisis pengendalian persediaan bahan baku adalah Material Requirement Planning (MRP). Bahan baku yang dianalisis

25

yaitu terigu cakra, terigu segitiga, gula pasir, mentega putih dan margarin dengan pertimbangan bahan baku tersebut merupakan bahan baku utama. Hasil perhitungan menunjukkan bahwa MRP teknik POQ menghasilkan biaya persediaan terendah jika dibandingkan dengan kebijakan perusahaan. Dengan metode POQ perusahaan dapat memesan bahan baku dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan produksi dengan biaya minimal. Penelitian Sitompul (2005) bertujuan untuk (1) melakukan identifikasi terhadap sistem pengendalian persediaan bahan baku di Bogor Permai Bakery dan (2) mendapatkan model alternatif pengendalian persediaan bahan baku yang lebih efisien bagi perusahaan. Metode yang digunakan untuk menganalisis data pada penelitian ini adalah Material Requisition Planning (MRP) teknik Lot for Lot, teknik EOQ, teknik POQ dan teknik PPB. Berdasarkan perhitungan dengan metode MRP, diperoleh kesimpulan bahwa untuk keseluruhan bahan baku, penghematan terbesar didapatkan dengan menggunakan metode MRP teknik POQ sebesar 49,3% dan paling rendah dengan teknik POQ sebesar 17,1%. Penelitian lain mengenai sistem pengendalian persediaan dilakukan oleh Johnson & Pyke (1999) terhadap studi kasus di Acer America. Pada mulanya, Acer America memproduksi produk dengan konsep made to stock sampai mereka menyadari bahwa konsep tersebut membutuhkan biaya yang besar. Membuat product recovery lebih sulit dibandingkan dengan consumables product. Mereka selalu harus membeli bahan baku baru dari waktu ke waktu untuk membuat produk yang akan distok tersebut. Biaya yang dikeluarkan oleh Acer America otomatis menjadi lebih besar. Selain untuk biaya pembelian bahan baku yang parsiall juga biaya transportasi dan biaya penyimpanan dan pengelolaan barang. Sehingga pada tahun 1998, Acer America sudah beralih menggunakan sistem produksi tarik. Penerapannya secara umum adalah, pada saat ada permintaan dari konsumen, saat itu pula pabrik mulai memproduksi barang. Untuk pengadaan bahan baku produksinya, perusahaan menerapkan sistem VMI (Vendor Managed Inventory) dimana pemasok bahan baku melakukan persediaan sejumlah yang diperkirakan oleh perusahaan. Dengan beralih ke sistem VMI, perusahaan melakukan penghematan biaya sebesar USD

26

20 juta yang sebelumnya digunakan untuk biaya pengadaan dan pengelolaan persediaan baik barang jadi maupun bahan baku. Penelitian lain mengenai sistem pengendalian persediaan dilakukan secara terintegrasi oleh Greenleaf dari Hannaford Bros. Co, Donelon dari Quaker Food & Beverages dan Jensen dari University of Southern Maine (2002). Dalam penelitian tersebut dikemukakan bahwa diperlukan integrasi yang terpadu antara pemasok bahan baku (Hannaford Bros. Co) dengan perusahaan (Quaker Food & Beverages) untuk dapat menerapkan sistem VMI. Dalam hal tersebut, Quaker Food & Beverages memberikan perkiraan pemakaian bahan baku yang volumenya stabil. Sehingga tidak ada kesulitan bagi pemasok untuk dapat melakukan pasokan dengan lancar kepada perusahaan. Demikian pula dengan perusahaan, tidak pernah kekurangan bahan baku produksi. Kendala yang ditemukan dalam penelitian tersebut adalah bahwa walaupun ada integrasi antara kedua perusahaan tersebut tetapi jaraknya masih terlihat jelas. Hannaford Bros. Co hanya memasok satu jenis bahan baku saja, sementara potensi yang mereka miliki cukup tinggi. Padahal, kerjasama dengan Hannaford Bros. Co dapat dioptimalkan untuk memasok bukan hanya satu bahan baku. Saat Hannaford Bros. Co mampu memenuhi pasokan untuk satu bahan baku tetapi pemasok bahan baku yang lain tidak dapat memenuhinya, Quaker Food & Beverages tetap tidak dapat melakukan produksi. Penelitian ini menyarankan agar Quaker Food & Beverages menggunakan Hannaford Bros. Co untuk menjadi pemasok tunggal untuk seluruh bahan baku produksi yang mereka miliki. Hal tersebut sesuai dengan salah satu cara untuk menerapkan sistem VMI yang optimal dimana semakin sedikit pemasok yang digunakan, semakin mempermudah perusahaan untuk melakukan pengawasan.

27

III. KERANGKA PEMIKIRAN 3.1. Kerangka Pemikiran Teoritis Teori dan konsep yang digunakan untuk menjawab pertanyaan penelitian ini adalah konsep klasifikasi sistem barang ABC, konsep-konsep pergudangan dan logistik, teori rencana kebutuhan barang (Material Requirement Planning), dan teori akuntansi persediaan. 3.1.1. Prinsip Dasar Pengendalian Persediaan Barang Persediaan adalah bahan baku atau barang yang disimpan yang digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu. Persediaan dapat berupa bahan baku, bahan tambahan, barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang. Tujuan mengadakan persediaan antara lain: 1. Memenuhi kebutuhan normal; 2. Memenuhi kebutuhan mendadak; 3. Memungkinkan pembelian atas dasar jumlah ekonomis. Pengendalian persediaan adalah suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan baku yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektifitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan. Jika diperinci lagi penyediaan barang adalah suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari bagian bahan baku dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat

melindungi

kelancaran produksi dan

penjualan

serta

kebutuhan

pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien. Dalam pengertian tersebut, secara garis besar, tujuan dari dilakukannya pengendalian persediaan barang adalah: 1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasional; 2. Membatasi nilai seluruh investasi; 3. Membatasi jenis dan jumlah material; 4. Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada. 3.1.2. Klasifikasi Barang Persediaan Dalam penelitian ini, barang persediaan yang akan dianalisis pengadaan persediaannya hanya bahan baku mentah yang merupakan komponen utama

28

dalam pembuatan biskuit OR. Lebih sempit lagi, bahan baku mentah tersebut hanya bahan baku yang terletak pada kelas A menurut analisis ABC. 3.1.3. Akurasi Peramalan Permintaan Produk dan Perhitungan Forecast Error Dalam peramalan permintaan produk, nilai yang diramalkan tidak selalu sama dengan realisasi produk yang diproduksi. Karena berbagai hal, mungkin saja terjadi pengurangan atau penambahan volum produk yang diproduksi. Dalam penelitian ini akan dihitung forecast error yang menunjukkan pebedaan antara peramalan permintaan produk dengan realisasi produksinya. Empat perhitungan yang akan dilakukan adalah Average Error, Mean Square Error, Mean absolute Deviation of Forecast Error dan Mean Absolute Percentage Error. Keempatnya akan digunakan bukan hanya untuk menghitung bias antara peramalan produk jadi dengan realisasi produksinya tetapi juga peramalan pengadaan dan persediaan bahan baku kelas A beserta realisasi pengadaannya. 3.1.4. Analisis ABC Analisis ABC atau disebut juga sebagai klasifikasi ABC membagi persediaan bahan baku kedalam tiga kelas berdasarkan prinsip 80-20. Dalam kaitannya dengan penyediaan dan pengendalian bahan baku, dikenal istilah analisis ABC. Analisis ABC menunjukkan bahwa 80 persen nilai persediaan bahan baku dihasilkan dari bahan baku yang jumlahnya hanya 20 persen saja. Teori 80/20 tersebut bukanlah sesuatu yang mutlak, tetapi bisa disesuaikan dengan kondisi persediaan yang terjadi. 3.1.5. Biaya Pengelolaan Barang Biaya pengelolaan barang adalah semua biaya yang timbul atau dikeluarkan dalam seluruh kegiatan pengelolaan barang. Secara garis besar kegiatan pengelolaan barang tersebut meliputi hal-hal berikut ini: 1. Biaya penyimpanan Yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan bahan baku. Biaya yang termasuk kedalam biaya penyimpanan ini adalah biaya listrik (penerangan dan pendingin), biaya modal untuk pembelian bahan baku, biaya perhitungan

29

fisik dan konsiliasi laporan, biaya asuransi, biaya pajak, biaya pencurian, perusakan atau perampokan dan biaya penangan persediaan. 2. Biaya pemesanan Yaitu biaya yang dikeluarkan dalam proses pembelian bahan baku. Yang termasuk kedalam biaya pemesanan ini adalah biaya pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi, biaya telepon, biaya administrasi, pengeluaran surat menyurat, biaya pemeriksaan penerimaan,bea cukai, dan biaya hutang lancar. 3. Biaya persiapan Yang dimaksud dengan biaya persiapan yaitu segala macam biaya yang dikeluarkan dalam rangka mempersiapkan kedatangan bahan baku. Biaya tersebut adalah biaya mesin-mesin yang menganggur, biaya persiapan tenaga kerja langsung dan biaya penjadwalan (scheduling) 4. Biaya kehabisan / kekurangan barang Yang termasuk kedalam biaya kehabisan/kekurangan bahan baku antara lain biaya kehilangan penjualan, biaya pemesanan khusus, biaya ekspedisi, selisih harga beli, biaya terganggunya operasional dan tambahan pengeluaran yang dikarenakan kekurangan bahan baku tersebut. 3.1.6. Sistem Just in Time (JIT) Sistem pengadaan persediaan Just in Time (JIT) atau persediaan tepat waktu adalah sistem pengadaan persediaan dimana bahan baku produksi didatangkan saat akan digunakan. Sistem JIT ini berbeda sekali dengan sistem konvensional dimana bahan baku disediakan dalam lot besar. Sistem konvensional itu menimbulkan tertumpuknya bahan baku yang tidak (belum) berguna, dalam jumlah yang tidak (belum) berguna, dan pada waktu yang tidak (belum) berguna. Sistem JIT mendorong komitmen hubungan jangka panjang dan lebih erat dengan sedikit pemasok. Penggunaan pemasok yang sedikit dalam sistem JIT memungkinkan perusahaan melakukan pengawasan secara lebih intensif terhadap bahan baku yang dipasok oleh pemasok tersebut.

30

Tabel 3. Pengendalian Persediaan Konvensional dengan JIT Konvensional Beberapa kerusakan dapat diterima Lot besar dianggap efisien

JIT Tanpa kerusakan adalah keharusan Lot ideal adalah satu (makin kecil makin baik) Produksi yang cepat dianggap efisien Produksi yang seimbang dianggap efisien Persediaan dianggap pengaman Persediaan pengaman adalah pemborosan Persediaan melancarkan produksi Persediaan sebetulnya tidak diharapkan Persediaan adalah asset Persediaan adalah beban Antrean dianggap perlu Antrean harus dihilangkan Pemasok dianggap lawan Pemasok adalah mitra Pemasok banyak dianggap menjamin Pemasok sedikit memungkinkan keamanan pengawasan Pemeliharaan karena rusak dianggap Pemeliharaan preventif dianggap cukup penting Waktu pemesanan panjang dianggap Waktu pemesanan pendek dianggap lebih baik lebih baik Waktu pemasangan telah ditentukan Waktu pemasangan harus nol Tenaga kerja perlu spesialisasi Tenaga kerja harus multifungsi Manajemen dengan paksaan Manajemen dengan konsensus Sumber: Indrajit dan Djokopranoto (2003)

JIT memiliki syarat mutlak yang membatasi penggunaannya. Syarat JIT diantaranya adalah: (1) kondisi lingkungan yang stabil; (2) produk standar dengan sedikit varian; (3) produksi yang kontinu pada tingkat yang tetap; (4) otomatis, produksi menggunakan volume besar; (5) proses terpenuhi dengan sumberdaya yang cukup; (6) peralatan produksi yang handal; (7) persediaan minimum; (8) waktu tunggu yang pendek; (9) pemasok yang handal; (10) kualitas persediaan yang konsisten; (11) tenaga kerja fleksibel; (12) pelatihan dan penghargaan yang wajar dan adil bagi pekerja; dan (13) mampu mengatasi segala permasalahan. 3.1.7. Sistem Material Requirement Planning (MRP) Teknik Economic Order Quantity (EOQ) Pada teknik Economic Order Quantity (EOQ), besar pesanan yang dilakukan adalah sebesar EOQ-nya atau sebesar kelipatan dari EOQ tersebut (misalnya 2 x EOQ atau 3 x EOQ dan seterusnya). Besarnya EOQ dapat dihitung dengan rumus: EOQ = √2SD H

31

dimana: D = penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu; S = biaya pemesanan (persiapan pesanan dan penyiapan mesin) per pesanan; H = biaya penyimpanan per unit per periode 3.1.8. Sistem Vendor Managed Inventory (VMI) Sebagai realisasi dari sistem supply chain management (SCM), dimana untuk meminimalkan proses transfer informasi yang tidak efisien, dilakukanlah sistem VMI. Sistem VMI ini memungkinkan pemasok bahan baku mengelola persediaan bahan baku untuk sebuah perusahaan secara mandiri. Keuntungan yang didapat bagi pemasok tersebut terutama bahwa mereka memiliki konsumen tetap untuk penjualan produk. Sementara keuntungan bagi perusahaan adalah bahwa mereka tidak perlu khawatir akan kekurangan pasokan bahan baku, selain itu, VMI juga memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya terutama biaya pengelolaan bahan baku produksi. Bahan baku dalam sistem VMI tidak di kelola oleh perusahaan, tetapi langsung oleh pemasok. Perusahaan cukup memberikan peramalan kebutuhan bahan baku kepada pemasok beserta tanggal pengiriman yang diharapkan. Pemasok dapat memproduksi bahan baku tersebut dalam skala besar untuk menjaga persediaan. 3.1.9. Sistem Produksi Tarik dan Sistem Produksi Dorong PT XYZ merupakan salah satu industri yang menerapkan sistem produksi tarik dimana proses produksi barang ditarik dari satu bagian oleh bagian lain yang berada di depannya. Dalam hal persediaan bahan baku, sistem produksi tarik menerapkan, bahan baku baru akan didatangkan saat akan digunakan untuk proses produksi. Lebih jauh lagi, proses produksi baru akan dilakukan saat ada permintaan dari bagian pemasaran. Kebalikan dari sistem produksi tarik, sistem produksi dorong menerapkan proses pendorongan material dari satu bagian ke bagian lain. Pada PT XYZ, sistem produksi dorong berarti memproduksi barang untuk persediaan sehingga saat ada permintaan dari bagian pemasaran, barang yang diminta sudah tersedia dan siap kirim. Sejak penghilangan gudang barang jadi, sistem produksi demikian sudah tidak diterapkan lagi. 3.2

Kerangka Pemikiran Operasional

32

Usaha optimalisasi persediaan bahan baku di PT XYZ sudah dilakukan sejak berdirinya perusahaan ini. Namun, masalah terus saja muncul terutama berkaitan dengan keterbatasan lokasi penyimpanan (warehouse) dan biaya yang akan timbul dari pencadangan bahan baku. PT XYZ sendiri seringkali menemukan masalah berkaitan dengan ketidaktersediaan bahan baku. Selain karena beberapa bahan baku diimpor dari negara lain, dimana berpotensi mengalami kendala dalam pengiriman dan proses masuk nya barang. Melihat deadline produksi yang begitu ketat, seringkali terjadi kekacauan dalam proses pengiriman dan penyediaan bahan baku di gudang. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku impor, seringkali perusahaan meminjam dulu dari entity lain, yang terkadang spesifikasi bahan bakunya tidak sama persis dengan yang biasa digunakan. Ketidaktersediaan bahan baku tersebut seringkali menimbulkan konflik internal. Produksi terpaksa berhenti saat bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia. Departemen Quality juga tidak dengan mudah meloloskan penggunaan bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi. Hal ini menyebabkan, timbulnya biaya yang lebih besar. Saat produksi berhenti, pekerja tidak melakukan kegiatan apa-apa yang berdampak pada peningkatan biaya tenaga kerja. Sistem pengendalian persediaan bahan baku utama biskuit di PT XYZ pada mulanya dikelola sendiri oleh perusahaan. Namun, seiring dengan tuntutan produktifitas dan efisiensi, perusahaan kemudian melakukan berbagai macam cara untuk meminimalkan persediaan karena, persediaan dianggap sebagai biaya. Dalam satu tahun terakhir, perusahaan menerapkan sistem produksi tarik dimana produk baru akan diproduksi saat ada permintaan dari bagian penjualan. Sistem produksi tarik ini dianggap lebih efisien karena perusahaan tidak perlu mengadakan persediaan barang jadi. Bahan

baku

yang

akan

diteliti

disini,

diklasifikasikan

dengan

menggunakan analisis ABC. Nilai yang digunakan adalah harga pemakaian barang tersebut pada satu satuan periode waktu. Dalam penelitian ini, periode waktu yang digunakan adalah satu tahun. Bahan baku yang berada di kelas A berarti bahan baku yang memiliki nilai barang cukup tinggi dengan jumlah yang sedikit. Persentase nilai barangnya mencapai 70 persen dengan pemakaian sampai

33

dengan 10persen. Bahan baku yang berada di kelas B adalah bahan baku yang persentase nilainya mencapai 20 persen dengan jumlah pemakaian mencapai 20 persen juga. Sedangkan bahan baku yang berada di kelas C adalah bahan baku yang jumlahnya banyak, persentasenya sampai dengan 70 persen dengan persentase nilai hanya 10 persen. PT XYZ memiliki 19 varian rasa dari 4 produk dengan 64 SKU (Stock Keeping Unit). Dari 4 produk tersebut, yang menjadi fokus dalam penelitian ini adalah produk OR karena berdasarkan peramalan penjualan 2011, produk OR tersebut adalah produk dengan volum permintaan paling tinggi. Bahan baku yang diteliti yaitu hanya dibatasi pada bahan baku kelas A yang digunakan untuk memproduksi produk OR. Kesenjangan antara rencana tingkat inventory dengan realisasi di PT XYZ

Identifikasi semua bahan baku yang digunakan untuk produksi biskuit XYZ

Klasifikasi barang menurut konsep ABC

Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku

Sistem Pengendalian Persediaan EOQ

Sistem Pengendalian Persediaan VMI dan JIT

Kebijakan Perusahaan Sistem produksi tarik Sistem produksi dorong

Perbandingan antar kondisi ideal dengan kebijakan perusahaan

Kondisi persediaan yang optimal

Gambar 1. Bagan Kerangka Pemikiran Operasional Analisis Sitem Pengadaan Persediaan Bahan Baku Biskuit Utama di PT XYZ

34

IV. METODE PENELITIAN 4.1.

Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di PT XYZ, sebuah perusahaan biskuit

multinasional yang pabriknya terletak di sebuah kawasan industri di Timur Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan terlebih karena masalah seringkali terjadi dalam pengendalian persediaan bahan baku, selain itu pertimbangan bahwa perusahaan ini merupakan salah satu industri manufaktur biskuit yang memproduksi biskuit untuk pasar lokal dan ekspor dan menjadi pemegang market share nomor dua di Indonesia. Pengumpulan data dilaksanakan bulan Januari 2011 sampai dengan Juni 2011. 4.2.

Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data

sekunder. Data primer, berupa bahan baku apa saja yang diperlukan untuk memproduksi biskuit, komposisi bahan baku, bill of materials (BOM), sales forecast, lead time pengiriman bahan baku dan MPS (Master Production Schedule). Sedangkan data sekunder yang dibutuhkan adalah kapasitas gudang dan proses pengadaan bahan baku yang diterapkan di perusahaan. Informasi tersebut diperoleh melalui wawancara terstruktur kepada manajemen PT XYZ dan hasil pengamatan langsung di lapangan, sedangkan data sekunder dikumpulkan dari literatur-literatur yang relevan seperti buku manajemen operasional, internet, Badan Pusat Statistika, perpustakaan IPB dan instansi lainnya yang dapat membantu untuk ketersediaan data. 4.3.

Metode Pengolahan dan Analisis Data Sistem pengadaaan bahan baku yang meliputi perencanaan dan

pelaksanaannya akan dianalisis secara kualitatif dalam bentuk uraian. Dalam merumuskan suatu model pengendalian persediaan bahan baku, data ditabulasikan dan diolah dengan menggunakan program Microsoft Excel. Data kuantitatif tersebut akan di analisis berdasarkan kualifikasi ABC untuk kemudian dipilih bahan baku yang berada di kelas A. Selanjutnya, bahan baku Kelas A tersebut akan dihitung nilai kebutuhan nya. Setelah mengetahui jumlah yang dibutuhkan

35

dan kapan akan dibutuhkan, sistem MRP akan ditetapkan untuk bahan baku tersebut. Dalam sistem MRP, jadwal pengiriman barang sudah ditetapkan, sehingga sistm JIT juga ikut diterapkan sebagai sistem untuk memindahkan barang dari pemasok ke pabrik. Selain sistem MRP dan JIT, satu sistem dalam pengadaan persediaan bahan baku yaitu sistem VMI. Sistem VMI dihitung dengan memberikan jadwal pemenuhan kebutuhan bahan baku kelas A kepada pemasok. Dalam penelitian ini, akan dianalisis biaya yang akan timbul sebagai ekses dari penggunaan sistem VMI bagi perusahaan. Setelah diketahui biaya-biaya dalam sistem MRP, JIT serta VMI, data kemudian dibandingkan secara kualitatif dengan kebijakan perusahaan untuk menentukan sistem persediaan yang bagaimana yang lebih efektif dan efisien untuk diterapkan. Kebijakan perusahaan dalam pengadaan persediaan bahan baku ada dua macam, yaitu sistem produksi tarik dan sistem produksi dorong. 4.3.1. Identifikasi Peramalan Permintaan Produk dan Error Forecasting Data peramalan permintaan produk didapat dari PT XYZ.

Error

forecasting dihitung bukan hanya untuk mengetahui perbedaan antara jumlah produk yang diramalkan dengan realisasi produksinya tetapi juga jumlah bahan baku yang diramalkan akan digunakan dengan realisasi pengadaannya. Cara menghitung forecast error yaitu sebagai berikut: 1. average error, untuk mengetahui rata-rata error dapat diketahui

dengan

menggunakan rumus berikut: Ē = Σet n dimana, Ē = Average error, Σet = jumlah error yang dihasilkan, dan n = jumlah bulan yang dihitung 2. Hitung jumlah Mean Square Error (MSE) atau rata-rata forecast error yang dikuadratkan. Digunakan untuk mengubah erorr negative menjadi positif sehingga tidak akan mengurangi jumlah error. 3. MAD atau Mean Absolute Deviation digunakan untuk mengetahui perbedaan absolut antara peramalan permintaan dengan realisasi.

36

4. MAPE atau Mean Absolute Percentage Errors, yaitu cara menghitung error absolut dalam persen. 4.3.2. Identifikasi Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Identifikasi awal ini meliputi identifikasi proses produksi dalam perusahaan dan kebijakan-kebijakan dalam proses produksi. Di samping itu juga identifikasi manajemen persediaan bahan baku yang ada di perusahaan, meliputi jenis-jenis persediaan bahan baku yang dimiliki perusahaan, kebijakan-kebijakan dalam pengendalian persediaan bahan baku, cara perusahaan mengatur stok persediaan cara pembelian bahan baku ke pemasok, harga bahan baku, fasilitas penyimpanan bahan baku, dan cara pemeliharaan bahan baku yang tersedia. Dalam tahap ini juga ditentukan jenis bahan baku yang diteliti berdasarkan bahan baku yang biasa digunakan perusahaan dan mempunyai harga relatif mahal. Kemudian ditentukan volum dan frekuensi pembelian tiap bahan baku per periode, dan waktu tunggu pengadaan bahan baku. Data-data tersebut diperoleh dari catatan historis perusahaan dan dengan wawancara langsung dengan pihak perusahaaan. 4.3.3. Penentuan Bahan Baku Pokok Penentuan bahan baku dalam pembuatan biskuit dilakukan dengan memfokuskan pengendalian persediaan kepada bahan baku yang bernilai tinggi daripada yang bernilai rendah. PT XYZ menggunakan beberapa jenis bahan baku dalam proses produksinya. Penentuan bahan baku yang bernilai tinggi dilakukan dengan melakukan analisis ABC (pareto analysis). Seluruh bahan baku produksi biskuit OR di analisis, dan dihitung nilai dan kebutuhannya untuk kemudian di klasifikasikan kedalam kelas A, B atau C berdasarkan tabel klasifikasi nilai barang. Langkah – langkah yang dilakukan untuk menentukan bahan baku pokok perusahaan adalah: 1. Menentukan tujuan melakukan analisis dan kriteria yang digunakan 2. Mengumpulkan data bahan baku yang akan dianalisis 3. Melakukan sortir berdasarkan nilai barang dalam satu periode dari yang paling besar ke yang paling kecil 4. Mengakumulasikan nilai barang dan menghitung persentasenya

37

5. Mengelompokkan bahan baku kedalam kelas A (bahan baku dengan nilai kumulatif sampai dengan 70%), B (bahan baku dengan nilai kumulatif sampai dengan 20%) dan C (bahan baku dengan nilai kumulatif sampai dengan 10%) sesuai dengan persentase nilai barang 6. Menganalisis kelas bahan baku dan menentukan sistem pengendalian persediaannya. 4.3.4. Penentuan Volum Pemakaian Bahan Baku Volum pemakaian bahan baku merupakan faktor yang sangat penting dan akan banyak digunakan dalam analisa ini, sebab volum pemakaian bahan baku dapat menunjukkan besar permintaan akan bahan baku yang termasuk salah satu variabel penentu dalam kuantitas pesanan optimal. Volum pemakaian bahan baku didasarkan atas catatan perusahaan berupa peramalan penjualan. Dari Peramalan penjualan tersebut, dianalisis kebutuhan bahan baku dari produk yang volum penjualannya diperkirakan paling tinggi. 4.3.5. Analisis Nilai Bahan Baku Nilai yang dimaksud dalam analisis nilai bahan baku ini hanya dibatasi pada nilai rupiah per periode bahan baku yang digunakan untuk memproduksi produk dengan volum penjualan paling tinggi. Hal ini digunakan saat melakukan analisis ABC. Nilai yang dihitung adalah nilai pemakaian dalam satu tahun. 4.3.6. Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kelas A Langkah selanjutnya dalam menemukan kondisi persediaan yang optimal yaitu melakukan analisis atas sistem pengendalian persediaan bahan baku kelas A di PT XYZ. Dalam analisis ini, akan terlihat bagaimana kondisi ideal pengendalian bahan baku kelas A dan bagaimana kebijakan perusahaan dalam pengendaliannya. Dari perbandingan tersebut, dapat dilihat apakah sistem pengendaliannya sudah sesuai dengan kondisi ideal atau belum. Saat kondisinya belum ideal, berarti ada kesempatan bagi PT XYZ memperbaiki kebijakan pengendalian persediannya untuk mendapatkan kondisi persediaan yang optimal. 4.4.

Definisi Operasional

38

1. Bahan baku, yaitu bahan yang secara terintegrasi disusun menjadi bagian dari produk jadi berupa biskuit. Bahan baku yang diteliti adalah bahan baku yang berdasarkan analisis ABC berada di kelas A, yaitu bahan baku yang volum sedikit tetapi memiliki nilai rupiah yang besar. 2. Persediaan, yaitu sumberdaya yang diadakan untuk digunakan dalam proses produksi biskuit. 3. Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang timbul karena adanya investasi persediaan, dan besarnya dipengaruhi oleh kuantitas persediaan yang dipegang. Untuk itu, biaya-biaya yang tidak berubah seiring dengan perubahan kuantitas persediaan tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan dihitung dalam satuan rupiah (Rp) 4. Waktu tunggu, yaitu tenggang waktu antara pemesanan bahan baku sampai bahan tersebut diterima oleh perusahaan. Waktu tunggu dihitung dalam satuan hari 5. Harga bahan baku, yaitu harga rata-rata bahan baku saat perusahaan membelinya dari pemasok dan harga bahan baku saat akan digunakan dalam proses produksi biskuit. Harga bahan baku dihitung dalam satuan rupiah per kilogram (Rp/Kg)

39

V. GAMBARAN UMUM PT XYZ

5.1.

Profil Perusahaan PT XYZ, Cikarang Plant merupakan sebuah industri makanan yang

menjadi bagian dari XYZ Internasional. XYZ Internasional sendiri merupakan perusahaan multinasional yang berasal dari Amerika Serikat yang saat ini telah memiliki pabrik pengolahan di 47 negara dan telah memasarkan produknya ke 150 negara. PT XYZ menghasilkan berbagai jenis makanan dengan cita rasa dan penamaan yang disesuaikan dengan selera konsumen. XYZ Internasional berpusat di Northfield, Illinois, Amerika Serikat. Perusahaan ini membagi daerah operasionalnya ke dalam lima bagian, yaitu: Amerika Utara, Amerika Latin, Asia Pasifik, Eropa dan Timur Tengah serta Afrika. XYZ Internasional merupakan perusahaan yang cukup besar. Pada tahun 2008, XYZ Internasional mempekerjakan sekitar 98.000 tenaga kerja dan mencatat pemasukan senilai USD 41,9 milyar. PT XYZ Cikarang Plant memproduksi beberapa jenis produk, baik untuk pasar lokal maupun untuk pasar di luar negeri. Merek makanan yang paling terkenal di pasar lokal adalah biskuit OR dan biskuit RZ. Saat dilakukannya penelitian ini, operasional PT XYZ didukung oleh 989 tenaga kerja. 5.2.

Lokasi dan Tata Letak PT XYZ Cikarang Plant terletak di sebuah kawasan industri sekitar 35 km

di Timur Jakarta. Bangunan pabrik seluas 20.878 m2 berdiri diatas tanah seluas 43.500 m2. Saat berlangsungnya penelitian, terdapat 4 line produksi yang beroperasi, yaitu Line 2, Line 4, Line 6 dan Line 7 serta dua line yang sedang dibangun (Line 3 dan Line 5).

40

5.3

Ketenagakerjaan Pada Januari 2011, PT XYZ memiliki 989 tenaga kerja. Tenaga kerja di

PT XYZ dibedakan menjadi dua jenis, yaitu blue collar (untuk tenaga kerja yang bekerja di tingkat operatif) dan white collar (untuk tenaga kerja yang bekerja di tingkat staff). Perinciannya dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4. Komposisi Tenaga Kerja di PT XYZ Jumlah (orang)

Status Ketenagakerjaan

58

White Collar

300

Blue Collar Permanen

147

Blue Collar Direct Hire

484

Blue Collar Outsourcing

Sumber: PT XYZ, Maret 2011

Karyawan Blue Collar sejumlah 931 orang sebesar 93,02 persen berlatar pendidikan SMU. Sebagian besar ada di area produksi sejumlah 851 orang. Sisanya sebanyak 43 orang dipekerjakan di gudang, di bagian Central Maintenance & Reliability sebanyak 25 orang, dan di General Affairs sebanyak 12 orang. Hari kerja normal yang diberlakukan di PT XYZ adalah lima hari kerja mulai dari hari Senin sampai dengan hari Jum’at. Jumlah jam kerja per hari sebanyak delapan jam, atau 132 jam kerja per bulan. Kelebihan jam kerja, untuk level Blue Collar diperhitungkan sebagai jam kerja lembur. PT XYZ sangat memperhatikan kesejahteraan karyawan dan melibatkan karyawan dalam berbagai kegiatan melalui program Employee Engagement. Program ini bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan meningkatkan keseimbangan antara kehidupan profesional dan pribadi (work life balance). Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam rangka employee engagement program antara lain: 1.

Krolympics (pertandingan olahraga, yang diadaptasi dari olimpiade, diikuti oleh seluruh entitas)

2.

Penyediaan sarana bermusik dan berolahraga oleh perusahaan, yang dimanfaatkan oleh karyawan PT XYZ secara bergantian

41

3.

Penyediaan Ruang Asi, beserta dengan sofa dan kulkas untuk menyimpan ASI

4.

Kegiatan nonton bersama, untuk beberapa pertandingan olahraga

5.

Birthday celebration, setiap bulan, untuk seluruh karyawan yang berulang tahun di bulan tersebut.

5.4. Jenis Produk Produk yang diproduksi di pabrik ini termasuk kue, biskuit, biskuit sandwich, flute wafer, wire cut cookie, dan crumb. Produk unggulannya adalah biskuit sandwich OR, biskuit sandwich RZ dan CA!. Pengadaan bahan baku dan pengendalian persediaannya didasarkan pada peramalan penjualan produk. Produk yang dihasilkan PT XYZ adalah biskuit OR, RZ, CA! dan OS. Keempat jenis produk tersebut diproduksi dengan berbagai kemasan dan varian rasa yang disebut dengan SKU (Stock Keeping Unit). Pada Lampiran 7 ditampilkan 64 SKU yang dimiliki oleh PT XYZ. Untuk menyederhanakan perhitungan bahan baku, yang diambil hanya biskuit yang dibagi per varian rasa. Ada 19 varian rasa yang diproduksi, yaitu (1) OR Reg; (2) OR Stw; (3) OR DD; (4) OR DS; (5) OR Star; (6) OR Golden Vanilla; (7) OR Golden Chocolate; (8) OR Mildly Sweet; (9) OR Blueberry; (10) OR Chocolate; (11) RZ Chocolate; (12) RZ Lemon; (13) RZ Peanut; (14) RZ Cheese; (15) RZ Vanilla; (16) RZ Crackers; (17) OS Chocolate; (18) OS Lemon; dan (19) CA!. 5.5. Bahan Baku Biskuit Bahan baku yang digunakan oleh PT XYZ dalam pembuatan biskuit OR adalah tepung terigu (wheat flour), bubuk cokelat (black cocoa powder), dan gula yang sudah dihaluskan (icing sugar). Sedangkan bahan baku tambahannya adalah sodium bikarbonat, garam, vanili, sirup fruktosa, amonium bikarbonat, minyak sayur, air, lecithin, dan perasa (flavor). Umumnya bahan baku dibeli dari beberapa pemasok. Untuk tepung terigu misalnya, dibeli dari tiga pemasok dengan harga yang berbeda. Hal ini dilakukan untuk mencegah kemungkinan terjadinya gagal pasok oleh satu pemasok, sehingga ketika salah satu pemasok tidak dapat memenuhi kebutuhan tepung, perusahaan dapat membeli dari pemasok yang lain. Perbedaan harga oleh pemasok terutama diakibatkan oleh perbedaan lokasi pasokan, yang menyebabkan

42

biaya transportasi yang ditanggung pemasok jadi berbeda antara pemasok yang satu dengan yang lainnya. Terdapat 31 jenis bahan baku yang digunakan dalam memproduksi biskuit OR. Bahan baku tersebut dikelompokkan menjadi tiga bagian. Pengelompokkan bahan baku di PT XYZ dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5. Pengelompokan bahan baku di PT XYZ No 1

Kelompok Bahan baku utama

Jenis Bahan Baku Tepung terigu, bubuk cokelat, gula minyak sayur, air, sirup fruktosa, cokelat

2

Bahan baku tambahan

putih, shortening, whey powder, tepung jagung, garam lecithin, sodium bicarbonate, maltose,

3

Bahan baku penolong

maltodextrine, ammonium bicarbonate, dextrose monohydrate, asam sitrat, pewarna perasa.

Sumber: PT XYZ, 2011

Ketiga kelompok bahan baku tersebut memiliki karakteristiknya masingmasing. Setiap bahan baku yang digunakan oleh PT XYZ memiliki standar global khusus yang selalu di awasi penggunanya. Hal tersebut dilakukan untuk menjaga kualitas produk dan untuk menghindari kemungkinan adanya cacat produk. Apabila ada pergantian pemasok atau pergantian bahan baku, sebelumnya dilakukan dulu beberapa tes untuk memastikan bahwa perubahan tersebut tidak akan merubah kualitas produk jadi. Bahan baku diminta contohnya dari pemasok, untuk kemudian dilakukan tes adonan. Beberapa jenis bahan baku, terutama bahan baku utama dan bahan baku yang berada di Kelas A, dipasok dari beberapa distributor. Walaupun berasal dari beberapa distributor yang berbeda, tetapi karakteristiknya tetap sama karena diambil dari produsen yang sama. Dengan karakteristik yang berbeda, bahan baku tersebut juga ditempatkan di lokasi yang berbeda. PT XYZ memiliki 3 jenis ruang penyimpanan yaitu ambient room, cool room, dan cold room atau lebih sering disebut dengan chiller. 5.6

Sistem Pengadaan dan Penanganan Persediaan Bahan Baku 43

Pengendalian persediaan bahan baku dimaksudkan untuk menghindari timbulnya kekurangan atau ketidak tersediaan bahan baku produksi saat dibutuhkan. Departemen yang bertangung jawab dalam hal persediaan bahan baku yaitu Departemen PPIC (Production Planning and Inventory Control) melalui sub divisi Gudang. Gudang PT XYZ dibagi menjadi dua bagian, yaitu gudang bahan baku (raw material incoming) dan gudang packaging material. Bahan baku dikeluarkan dari gudang dengan sistem FEFO (First Expired First Out), dimana bahan baku yang masa pakainya lebih cepat harus menjadi bahan baku yang pertama kali keluar. Untuk itu, Semua bahan baku diurutkan berdasarkan masa pakainya. Penggunaan sistem FEFO berhubungan erat dengan kebijakan pembelian bahan baku yang diterapkan perusahaan. Perusahaan membeli persediaan bahan baku dari beberapa pemasok yang berbeda. Dengan demikian, masa pakainya juga tidak sama. Gudang penyimpanan persediaan bahan baku terdiri dari empat bagian sesuai dengan peruntukannya sebagai berikut: 1. Cold Storage (Chiller), adalah ruangan dengan suhu 100 C – 180 C. 2. Cool Storage, adalah ruangan dengan suhu 180 C – 280 C. 3. Ambient Room, adalah ruangan dengan suhu 280 C – 340 C. 4. Silo, adalah tabung besar tempat menyimpan terigu, minyak, dan bahan baku bersifat cair lainnya. Berdasarkan ke empat bagian ruang penyimpanan tersebut, cool storage dan ambient room menggunakan rak untuk meletakkan bahan baku. Sistem penyimpanan di rak (racking system) diatur sedemikian rupa dengan label dan petunjuk yang jelas, termasuk informasi masa pakai dan informasi kandungan bahan baku tersebut yang dapat menyebabkan alergi. Karena menggunakan pencatatan barang secara FEFO, maka rak pun diatur agar mempermudah arus bahan baku yang masuk dan yang keluar sesuai dengan masa pakai yang paling cepat. Bahan baku dengan masa pakai paling lama diletakkan di rak paling atas, semakin ke bawah, masa pakainya semakin singkat.

44

Gambar 2. Warehouse’s Racking di PT XYZ tahun 2011 Sumber: PT XYZ, 2011

Silo adalah tabung besar yang digunakan untuk menyimpan bahan baku bersifat cair dan tepung. PT XYZ memiliki sembilan tank silo dengan peruntukkan seperti dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6. Peruntukkan Silo di PT XYZ Jumlah tank (buah) 1 2 1 1 4

Bahan baku yang disimpan

Kapasitas (ton)

Tepung terigu Tepung terigu Fruktosa Liquid shortening Minyak sayur

60 30 12 22 22

Sumber: PT XYZ, 2011

Selain silo, PT XYZ juga menggunakan water tank untuk menyimpan air yang akan digunakan untuk proses produksi. Water tank ini sudah dilengkapi dengan pengatur suhu. Tujuannya adalah untuk memungkinkan bagian produksi mengatur suhu air yang dibutuhkan dalam proses pembuatan biskuit. Cold storage atau disebut juga chiller adalah ruang penyimpanan untuk bahan baku yang mudah rusak. Bahan baku yang disimpan di chiller antara lain beta carotene, carmine colour, menthol dan tartaric acid. Model penyimpanan di chiller berbeda dengan di cool storage dan ambient room. Chiller berbentuk kotak seperti kontainer besar yang dilengkapi dengan freezer. Chiller yang dimiliki oleh PT XYZ berjumlah satu buah dengan kapasitas 17 palet ukuran 1,2 X 1 m2. Pencatatan pengadaan dan pengendalian persediaan menggunakan perangkat lunak SAP yang digunakan juga untuk mengawasi jumlah bahan baku

45

yang keluar dan masuk gudang. Selain itu, catatan mengenai persediaan awal, jumlah bahan baku yang keluar dan masuk, dan persediaan akhir yang ada di gudang juga disimpan dalam SAP. Perhitungan atas persediaan bahan baku tersebut dilakukan setiap bulan. Pencatatan ini selain berguna untuk mengontrol persediaan bahan baku, juga digunakan untuk mengetahui biaya penyimpanan bahan baku setiap periodenya. Biaya persediaan bahan baku yang timbul dalam penyediaan bahan baku di PT XYZ adalah biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya persiapan dan biaya

kehabisan/kekurangan

barang

(material

shortage).

Tetapi,

yang

diperhitungkan dalam penelitian ini hanya biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. 5.7

Proses Produksi Biskuit Sebelum memproduksi biskuit, hal pertama yang dilakukan yaitu

menghitung peramalan penjualan. PT XYZ dibagi kedalam dua divisi besar, operational yang melakukan produksi dan commercial yang menjual produk. Peramalan penjualan baik lokal maupun ekspor dilakukan oleh divisi commercial untuk kemudian dikomunikasikan kepada divisi operational. Peramalan penjualan tersebut diolah kembali oleh departemen PPIC (Production Planning and Inventory Control) untuk kemudian dibuatkan jadwal produksi (MPS – Master Production Schedule). Setelah MPS dibuat, barulah departemen PPIC mendistribusikan tugas. Mulai dari persediaan bahan baku, menyetel mesin, menyediakan tenaga kerja sampai dengan memproses biskuit. Hal pertama yang dilakukan yaitu menyediakan bahan baku. Bahan baku yang digunakan untuk produksi biskuit di PT XYZ dibagi menjadi tiga macam, yaitu: 1. Bahan baku utama, berupa bubuk cokelat dan gula 2. Bahan baku tambahan, berupa sirup fruktosa, minyak sayur, shortening, tepung terigu 3. Bahan penolong, berupa butter flavor, vanilla flavor, whey powder, dough salt, ammonium bicarbonate, sodium bicarbonate, air, vanillin crystal, lecithin. Di PT XYZ, yang bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku adalah departemen purchasing. PPIC cukup membuat PR (Purchase Requisition) untuk

46

kemudian diproses menjadi PO (Purchase Order) oleh departemen Purchasing. Setelah Purchasing menghubungi pemasok, pemasok akan berhubungan dengan Vendor Scheduler untuk menentukan tanggal pengiriman bahan baku. Sebelum bahan baku dimuat di gudang, bagian Quality akan melakukan sampling atas bahan baku tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengecek apakah bahan baku yang dikirim sesuai dengan spesifikasi dan kriteria yang diinginkan perusahaan. Setelah Quality menyatakan rilis, maka material tersebut siap untuk di bongkar dan dimuat kedalam gudang.

Gambar 3. Material yang sudah ditimbang untuk produksi di PT XYZ Sumber: PT XYZ, 2011

Stock keeper kemudian menghitung kebutuhan material sesuai dengan rencana produksi. Secara garis besar, proses produksi dapat dibagi ke dalam beberapa tahapan sebagai berikut: 5.7.1 Pencampuran Pada tahapan ini, bahan-bahan mentah yang telah ditentukan takarannya akan dicampur dan diaduk dalam sebuah wadah bernama mixer. 5.7.2. Pembentukan Bahan mentah yang telah diaduk tersebut akan menjadi adonan yang siap dibentuk. Adonan ini akan dibentuk pada tahapan forming dengan menggunakan alat bernama rotary moulder yang telah diberi cetakan sesuai dengan jenis produk. Pada beberapa produk, adonan dibentuk terlebih dahulu menjadi lembaranlembaran adonan dengan menggunakan laminator yang kemudian akan dipadatkan, hal ini dilakukan untuk meningkatkan kegurihan produk. 5.7.3. Pembakaran

47

Adonan yang sudah berbentuk produk akan dimasukkan ke dalam oven. Oven yang digunakan PT XYZ menggunakan conveyor sebagai tempat produk. Baking time produk berkisar 3,5 sampai 6 menit, dapat disesuaikan dengan perencanaan kecepatan produksi. 5.7.4. Pendinginan Produk yang baru keluar dari oven harus didinginkan terlebih dahulu sebelum diproses lebih lanjut. Pendinginan dilakukan dengan menggunakan conveyor. Produk yang baru keluar dari oven akan dibawa conveyor agar panasnya berpindah ke udara. 5.7.5. Pemberian Krim Tahap pemberian krim (sandwiching) tidak dialami oleh semua produk, terbatas pada produk biskuit sandwich. Proses sandwiching sendiri terdiri dari dua tahap, yaitu pembuatan krim dan penempelan dua keping biskuit dengan krim ditengahnya. 5.7.6. Pendinginan Setelah tahap sandwiching, produk akan didinginkan sekali lagi. Proses pendinginan dilakukan dengan melewatkan produk pada cooling tunnel, sebuah conveyor tertutup dengan suhu 5-70C. Proses ini dilakukan untuk memadatkan krim yang melekat pada biskuit. 5.7.7. Pengemasan Selepasnya dari cooling tunnel, produk siap untuk dikemas ke dalam berbagai ukuran kemasan. Proses pengemasan produk pada PT XYZ masih banyak menggunakan tenaga manusia, walaupun pada beberapa elemen kegiatan telah dilakukan secara otomatis. 5.7.8. Penyimpanan Produk yang sudah dikemas akan disimpan di warehouse untuk dikirimkan sesuai dengan permintaan. PT XYZ tidak menangani proses distribusi produk, sehingga setelah produk selesai dikemas, tidak ada penanganan produk jadi di pabrik. Produk yang sudah jadi langsung dibawa ke National Distribution Center yang dilakukan oleh pihak ketiga.

48

Di PT XYZ, satu line produksi tidak menghasilkan satu produk yang spesifik. Satu line produksi bisa saja menghasilkan beberapa jenis produk. Proses penggantian produk di setiap line membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Hal ini dikarenakan terjadinya proses penyetelan mesin dan proses pembersihan yang harus dilakukan dengan sangat hati-hati mengingat industri makanan sangat peka terhadap isu kontaminasi. Normalnya, produksi dilakukan lima hari dalam seminggu (Senin sampai dengan Jum’at), namun seringkali produksi juga dilakukan di hari Sabtu dan Minggu. Penambahan waktu produksi ini disebabkan oleh meningkatnya permintaan akan produk jadi atau jika target produksi belum terpenuhi. Jadwal produksi (Master Production Schedule) disosialisasikan pada setiap hari Jum’at, untuk produksi satu minggu ke depan (periode Jum’at – Kamis). Raw Material

Mixing

Storage

Forming

Packing

Packing

Packing

Packing

Baking

Cooling Tunnel

Cooling

Sandwiching

Conveyor Sandwiching

ng

Gambar 4. Proses Produksi Biskuit di PT XYZ tahun 2011 Sumber: PT XYZ, 2011

5.8

Indikator Kinerja Dalam proses produksi, seringkali hal-hal yang tidak diperkirakan yang

dapat menghambat proses produksi itu sendiri. Salah satunya adalah kegagalan mesin. PT XYZ menggambarkan dua jenis kegagalan mesin tersebut sebagai down time (dt) dan speed losses (sl). Down time adalah kegagalan pada salah satu mesin yang menyebabkan satu line produksi tidak dapat dijalankan. Contohnya adalah kerusakan rotary moulder yang digunakan untuk mencetak adonan biskuit. Jika mesin ini rusak, seluruh produk yang berada di alur belakangnya tidak dapat 49

dilanjutkan prosesnya dan terjadi kekosongan untuk alur di depannya. Sementara speed losses adalah kegagalan pada salah satu mesin yang dampaknya tidak sampai menghentikan kegiatan satu line produksi tetapi dapat mengurangi laju produksi atau menumpuknya produk di satu line (work in process). Contoh kegagalan jenis ini adalah rusaknya mesin sandwiching. Pada line 1, terdapat dua mesin sandwiching saat satu mesin rusak, proses produksi masih dapat berjalan, tetapi kecepatannya berkurang. Atas dua jenis kegagalan mesin tersebut, PT XYZ menggunakan tiga jenis indikator yang dibuat untuk mengukur tingkat keberhasilan proses produksi, yaitu: 1. GE (Global Efficiency) GE merupakan perbandingan antara durasi mesin dengan kecepatan normal terhadap waktu yang tersedia untuk operasional produksi. GE ini akan menjadi indikator terhadap kemampuan seluruh departemen untuk mendukung berjalannya proses produksi dengan mengurangi aktivitas yang tidak memberi nilai tambah. 2. OEE (Overall Equipment Effectiveness) OEE merupakan perbandingan antara durasi operasi mesin dengan kecepatan normal terhadap waktu yang dialokasikan untuk melakukan proses produksi. Komponen yang digunakan untuk menghitung OEE hanya unpredictable downtime. Unpredictable downtime yaitu kehilangan waktu yang seharusnya digunakan untuk produksi dikarenakan hal-hal yang tidak disangka. OEE menjadi indikator yang sangat spesifik dalam menggambarkan kapabilitas dari tim produksi dalam memproduksi biskuit. 3. Yield Yield merupakan perbandingan antara produk akhir yang bisa dihasilkan terhadap produk akhir yang seharusnya bisa dihasilkan dari bahan mentah yang diolah. Yield merupakan indikator terhadap ketepatan setting mesin dan keterampilan para operator dalam menjalankan pekerjaannya.

50

VI. HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam supply chain management, bisa saja terjadi ketidak pastian. Baik dalam hal perencanaan maupun aktualisasi dari perencanaan itu sendiri. Untuk meminimalkan dampak yang timbul akibat ketidak pastian tersebut, dilakukanlah proses persediaan. Persediaan yang akan dibahas adalah persediaan bahan baku produksi biskuit. Persediaan yang dimaksud yaitu sejumlah barang yang disediakan dan disimpan oleh perusahaan untuk melakukan proses produksi baik yang dibutuhkan dalam proses internal berupa bahan baku produksi dan untuk pemenuhan kebutuhan eksternal berupa produk jadi. 6.1.

Peramalan Penjualan dan Perencanaan Kapasitas Produksi Perencanaan kapasitas produksi didapat dari peramalan permintaan produk

atau sering disebut juga sebagai peramalan penjualan. Oleh departemen PPIC peramalan penjulan dibuatkan MPS (Master Production Schedule) atau jadwal produksi sesuai dengan kapasitas mesin dan sumberdaya lain di pabrik. MPS ini kemudian diturunkan menjadi MRP (Material Requirement Planning). Salah satu kendala yang sering dihadapi oleh PT XYZ adalah permintaan produk yang berubah-ubah, terutama perubahan volum, varian rasa dan SKU. Masalah yang seringkali timbul dalam kaitannya dengan bahan baku misalnya adalah saat yang sesuai jadwal yang diproduksi adalah OR Stw untuk diekspor ke Hongkong, tiba-tiba ada permintaan mendadak dari Taiwan untuk produksi OR Reg. Hal tersebut menjadi masalah, karena bahan baku yang digunakan untuk memproduksi OR Stw dengan OR Reg berbeda. Solusi yang biasanya diambil adalah memproduksi pada minggu yang bersamaan sehingga kebutuhan konsumen bisa dipenuhi sesuai dengan tenggat waktu yang diinginkan. Untuk memproduksi dengan volum yang lebih besar, secara langsung akan menimbulkan biaya tambahan, misalnya untuk listrik dan tenaga kerja. Dalam skala yang lebih besar, PT XYZ mempertimbangkan kebutuhan konsumen, terutama untuk pasar ekspor. Karena untuk pasar ekspor, waktu yang dibutuhkan agar produk sampai kepada konsumen lebih lama karena adanya waktu untuk pengiriman. Hal yang dikhawatirkan adalah, saat perusahaan tidak

51

mampu memenuhi kebutuhan tersebut, konsumen akan mencari produsen dari negara lain dengan biaya yang tidak jauh beda. Atas pertimbangan tersebut, selama kapasitas produksi masih mencukupi, perusahaan akan melakukan berbagai upaya untuk menghasilkan produk sesuai dengan yang diharapkan konsumen. Permintaan akan produk biskuit OR, berdasarkan peramalan penjualan yang dimiliki oleh PT XYZ memiliki volum yang lebih tinggi dibandingkan dengan empat produk lain yang diproduksi. Peramalan penjualan biskuit OR selama tahun 2011 dapat dilihat pada Lampiran 1. Peramalan penjualan seringkali tidak sesuai dengan realisasinya. Pengukuran perbedaan dalam peramalan permintaan dengan realisasi produksi untuk berbagai varian rasa produk biskuit OR periode Januari sampai dengan Juni 2011 dapat dilihat pada Lampiran 2. Kesalahan peramalan terutama disebabkan oleh perubahan permintaan akan produk. Bias yang terjadi akibat perubahan permintaan produk yang menyebabkan realisasi produksi tidak sesuai dengan peramalan permintaan paling besar didapatkan dari produk OR Golden Vanilla dengan eror sebesar 0,80 atau sebesar 800 kg sedangkan yang terkecil yaitu pada produk OR DS dengan eror sebesar 0,01 atau sebesar 10 kg biskuit. Penalti yang berupa kerugian yang kemungkinan diterima oleh perusahaan akibat kesalahan tersebut paling besar disebabkan oleh kesalahan peramalan produk OR DD yaitu kekurangan produksi biskuit sebesar 840 kg dan paling kecil disebabkan oleh kesalahan peramalan produk OR DS yang menyebabkan pabrik kelebihan produksi biskuit sebanyak kurang dari 10 kg. Nilai kesalahan presentasi absolut rata-rata (Mean Absolute Percentage Error) yang terjadi akibat kesalahan peramalan permintaan paling tinggi pada produk OR Golden Chocolate sebesar 2,2 persen. Sedangkan kesalahan presentasi absolut rata-rata paling kecil pada produk OR Reg sebesar 0,01 persen. Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa ketidakpastian permintaan produk merupakan salah satu faktor yang menyebabkan ketidak tersediaan bahan baku produksi. Bahan baku kelas A yang paling sering mengalami ketidaktersediaan yaitu gula dan yang paling baik pengadaannya yaitu bubuk cokelat.

52

6.2.

Analisis ABC Analisis ABC membagi persediaan bahan baku kedalam tiga kelas

berdasarkan jumlah pemakaian dan nilai rupiah kuantitatifnya. Tujuan membuat analisis ABC adalah untuk membuat kebijakan pengadaan dan pengelolaan persediaan yang berpusat pada bahan baku di kelas A, yaitu persediaan bahan baku dengan volum pemakaian dan nilai rupiah paling tinggi. PT XYZ seringkali menyebutkan masalah cost saving menjadi topik utama dalam pengendalian persediaan bahan baku. Terutama untuk bahan baku yang memiliki nilai yang sangat tinggi. Selain cost saving, terbatasnya lokasi penyimpanan juga menjadi kendala. Peningkatan produksi di PT XYZ tidak diimbangi dengan ekstensifikasi lokasi gudang. Baik gudang untuk bahan baku, bahan pembungkus maupun produk jadi. Dalam kegiatan operasionalnya, PT XYZ mengandalkan pemasok untuk selalu siap memasok bahan baku yang diperlukan. Pada kenyataannya, seringkali pemasok mengalami gagal pasok yang menyebabkan tertundanya proses produksi karena tidak ada bahan baku. Gagal pasok ini disebabkan oleh tidak tersedianya bahan baku karena belum diproduksi dan juga karena perubahan jadwal yang mendadak yang tidak diperhitungkan oleh pemasok. Menurut klasifikasi ABC, bahan baku kelas A adalah bahan baku dengan jumlah penggunaan paling sedikit dengan nilai yang paling tinggi. Berdasarkan uraian tersebut, maka pengelolaan persediaan atas bahan baku kelas A harus dikontrol dengan ketat dalam rangka meminimalisir biaya persediaan dan biaya penyimpanan. Tabel 7. Penentuan Kelas ABC di PT XYZ Periode Produksi 2011 No

1

Bahan Baku

Penggunaan Per Tahun (Kg)

Biaya (Rp) Per Tahun

Persentasi Volum pemakaian per tahun

Persentasi Biaya per tahun

Kumulatif Persentasi Volum pemakaian

Kumulatif Persentasi Biaya

10,895.34

93,263,051.27

34.35%

30.59%

34.35%

30.59%

A

10,961.78

60,289,806.87

34.56%

19.78%

68.91%

50.37%

A

1,116.67

59,353,073.24

3.52%

19.47%

72.43%

69.83%

A

3,186.12

38,233,493.89

10.04%

12.54%

82.47%

82.37%

B

Kelas

4

Sugar Cookie & Wafer Wheat Flour Black Cocoa Powder High Flavored Non Hydrogenated Shortening

5

Palm Olein

2,625.88

24,846,402.34

8.28%

8.15%

90.75%

90.52%

B

6

Ambeint Water

1,316.08

7,875,435.23

4.15%

2.58%

94.90%

93.11%

C

7

High Fructose Syrup

694.47

4,069,109.00

2.19%

1.33%

97.09%

94.44%

C

8

White Compound

167.95

3,862,809.88

0.53%

1.27%

97.62%

95.71%

C

2 3

53

9

Lecithin unbleached

72.85

2,406,121.73

0.23%

0.79%

97.85%

96.50%

C

10

Peanut Butter

68.59

1,962,591.65

0.22%

0.64%

98.07%

97.14%

C

11

Flavor 563534 A Carmine Colour (CC500-WS)

3.56

1,525,230.72

0.01%

0.50%

98.08%

97.64%

C

2.29

1,484,258.50

0.01%

0.49%

98.08%

98.13%

C

Vanillin Crystal Red Dutched Cocoa Powder

6.12

1,142,325.31

0.02%

0.37%

98.10%

98.50%

C

15.97

713,381.42

0.05%

0.23%

98.15%

98.74%

C

186.75

680,300.35

0.59%

0.22%

98.74%

98.96%

C

55.98

503,844.77

0.18%

0.17%

98.92%

99.13%

C

12 13 14 15 16

Sodium Bicarbonate Non Hydrogenated PO-P41 Liquid

17

Whey Powder

26.78

402,440.50

0.08%

0.13%

99.00%

99.26%

C

18

High Maltose Powder

30.19

326,049.98

0.10%

0.11%

99.10%

99.37%

C

19

Stw FLV F-6332

2.53

304,409.15

0.01%

0.10%

99.11%

99.47%

C

20

Flavor F-3628

2.13

268,168.90

0.01%

0.09%

99.11%

99.55%

C

21

Stw Powder

0.70

230,554.20

0.00%

0.08%

99.12%

99.63%

C

22

Maltodextrine

20.28

229,997.94

0.06%

0.08%

99.18%

99.70%

C

23

Corn Starch Maizena Ammonium Bicarbonate

42.03

211,632.81

0.13%

0.07%

99.31%

99.77%

C

46.62

202,017.88

0.15%

0.07%

99.46%

99.84%

C

142.18

194,070.19

0.45%

0.06%

99.91%

99.90%

C

24.43

117,302.89

0.08%

0.04%

99.98%

99.94%

C

24 25 26

Dough salt Dextrose Monohydrate

27

Flavor F-6542

0.71

54,272.28

0.00%

0.02%

99.99%

99.96%

C

28

Citric Acid Vanilla Flavor F6826 Lake Blilliant Blue FCF C.I No 42090:2 Butter Flavor R0928406

3.71

51,687.55

0.01%

0.02%

100.00%

99.98%

C

0.22

39,567.11

0.00%

0.01%

100.00%

99.99%

C

0.05

17,083.54

0.00%

0.01%

100.00%

100.00%

C

0.11

13,846.50

0.00%

0.00%

100.00%

100.00%

C

31,719.07

304,874,337.58

100%

100%

29 30 31

Jumlah

54

Tabel 7 merupakan hasil analisis ABC atas bahan baku, dimana penentuan tersebut didasarkan pada penggunaan bahan baku yang paling banyak dalam proses produksi dan mengeluarkan biaya dalam jumlah yang tinggi. Bahan baku yang termasuk kedalam kategori penting dengan persentasi kumulatif biaya yang digunakan mencapai 70 persen agar mendapatkan perhatian lebih dalam pengendalian persediaannya. Berdasarkan hasil analisis pada Tabel 7, bahan baku yang berada di kelas A yaitu gula, tepung terigu dan bubuk cokelat yang secara berurutan memiliki persentase biaya kumulatif sebesar 30,59 persen, 50,37 persen dan 69,83 persen. Di kelas B, setelah bubuk cokelat adalah shortening dengan presentase kumulatif biaya sebesar 82,37 persen. Di kelas C, menggenapi presentase biaya sampai dengan 100 persen yaitu pewarna berupa lake brilliant blue dan perasa berupa butter flavor dengan jumlah penggunaan per tahun sebesar 0,05 ton dan 0,11 ton. Dalam produksi biskuit OR, ada 31 jenis bahan baku yang harus diperhitungkan untuk persediaannya. Namun dalam penelitian ini yang dianalisis yaitu bahan baku yang memiliki volum paling besar dengan biaya yang paling besar untuk menekan persediaan dalam jumlah yang terlalu besar. Hal ini bertentangan dengan teori, yang mengatakan bahwa bahan baku dengan volum paling sedikit justru berada pada kelas A. Dalam teori analisis ABC disebutkan bahwa sekitar 80 persen dari nilai total persediaan bahan baku dipresentasikan oleh 20 persen persediaan bahan baku. Pada kenyataannya di PT XYZ, bahan baku yang berada di kelas A, justru merupakan bahan baku yang baik nilai total persediaan dan nilai total penggunaannya paling besar. Bahan baku gula memiliki nilai total penggunan sebesar 34,35 persen, selanjutnya bahan baku dengan total kumulatif penggunaan sebesar 68,91 persen yaitu tepung terigu. Bahan baku bubuk cokelat menggenapkan volum total penggunaan bahan baku sebesar 72,43 persen. Hal tersebut terjadi karena pada dasarnya, bahan baku utama dalam pembuatan biskuit di PT XYZ memang hanya pada bahan baku kelas A, dan bahan baku lain hanya bahan baku tambahan yang tidak berkontribusi banyak terhadap bentuk biskuit jadi. Bahan baku lain, sebagai bahan baku tambahan hanya digunakan untuk memberikan cita rasa tertentu dalam biskuit.

55

6.3.

Rencana Pengadaan Bahan Baku Kelas A dan Realisasinya Sistem pengadaan dan pengelolaan persediaan bahan baku ditentukan oleh

jumlah produk yang ingin dihasilkan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Cakupan dalam sistem pengelolaan persediaan bahan baku, meliputi peramalan permintaan produk, perencanaan kapasitas produksi dan proses pengadaan bahan baku. Dalam hal pengadaan bahan baku beserta pengelolaan persediaannya, PT XYZ menggunakan sistem MRP dalam perencanaan penggunaan dan JIT (Just in Time) untuk pengadaan bahan baku. Sistem JIT menerapkan proses produksi tarik dimana saat barang diperlukan, saat itu juga dimintakan kepada pemasok dengan mempertimbangkan faktor waktu transportasi, quality inspection, proses bongkar muat serta penimbangan bahan baku. Masalah akan muncul saat bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia di pemasok atau saat bahan baku tidak memenuhi standar saat dilakukan first quality inspection. Sebelum menggunakan sistem pengadaan bahan baku secara JIT, perusahaan mengelola sendiri persedian bahan baku di pabrik. Namun seiring dengan perkembangan teknologi dan tuntutan akan penghematan, keberadaan gudang diperkecil bahkan untuk gudang barang jadi sudah tidak ada lagi. Keterbatasan lokasi penyimpanan atas dasar penghematan biaya tersebut menuntut perusahaan untuk semakin mengetatkan pengawasan terhadap persediaan. Pertimbangan yang menjadi dasar dalam penggunaan sistem JIT bagi perusahaan adalah bahwa sistem tersebut tidak memerlukan penggunaan lokasi penyimpanan yang besar oleh perusahaan. Bahan baku didatangkan saat akan diperlukan. Selain lokasi, pertimbangan yang juga menjadi penting adalah mengenai biaya. JIT dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan terutama dalam bentuk pengurangan biaya penyimpanan bahan baku, biaya transportasi dan biaya yang disebabkan oleh waktu tunggu. Kendala akan muncul saat terjadi perubahan mendadak pada MPS. Apabila terjadi perubahan volum produksi atau perubahan varian yang akan diproduksi secara mendadak, dan pemasok tidak dapat memenuhi kuota bahan baku yang diperlukan, akan terjadi downtime produksi. Selain itu, kemungkinan terjadinya bahan baku yang ditolak

56

oleh departemen quality karena tidak sesuai dengan spesifikasi juga perlu dipertimbangkan. Seperti sudah dibahas pada sub bab sebelumnya bahwa terjadi kesalahan peramalan permintaan produk biskuit yang menyebabkan bias pada penggunaan bahan baku produksi. Akibat kesalahan peramalan permintaan tersebut, jumlah bahan baku produksi yang telah direncanakan untuk proses produksi juga mengalami perbedaan dengan jumlah aktual yang digunakan untuk proses produksi. Pada Lampiran 4 dapat dilihat perbandingan antara bahan baku kelas A yang telah direncanakan untuk proses produksi dengan realisasi penggunannya. Nilai bias yang diperoleh akibat kesalahan peramalan kebutuhan bahan baku kelas A paling tinggi adalah ketidaktersediaan gula sebesar 490 kg yang menyebabkan perusahaan tidak dapat memproduksi 81 kg biskuit. Sedangkan nilai bias paling kecil adalah sebesar kurang dari 1 kg bubuk cokelat yang menyebabkan penalti berupa kerugian yang kemungkinan akan diterima perusahaan senilai kurang dari 5 kg biskuit. Nilai minus pada nilai bias menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kekurangan bahan baku yang menyebabkan perusahaan mengalami gagal produksi sebesar nilai MSE. Nilai kesalahan persentase absolut rata-rata (Mean Absolute Percentage Error) yang terjadi akibat kesalahan peramalan paling besar pada bahan baku gula dan tepung terigu sebesar 9 persen dan paling sedikit pada bahan baku bubuk cokelat sebesar 5 persen. Ketidaktersediaan bahan baku di PT XYZ tidak sepenuhnya disebabkan oleh kesalahan perencanaan permintaan produk. Terkadang, ketidak tersediaan bahan baku juga disebabkan oleh beberapa kendala eksternal dalam pengiriman dan kendala internal dalam quality inspection. Selama periode 2010, terjadi beberapa kali penolakan bahan baku karena quality issue. Tren pengiriman bahan baku dapat dilihat pada gambar dibawah ini

57

Gambar 5. Tren Pengiriman Bahan Baku Kelas A di PT XYZ Periode 2010 Sumber: PT XYZ, 2010

Dari Gambar 5 diatas, dapat dilihat bahwa pengiriman bahan baku yang paling sesuai dengan rencana yaitu pada bahan baku tepung terigu. Sebanyak 88 persen dari jadwal penggunaan bahan baku terigu sesuai dengan rencana dan langsung dapat digunakan untuk produksi. Sedangkan 9 persennya ditolak karena tidak sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan. Selanjutnya yaitu bahan baku bubuk cokelat. Sebesar 70 persen dari pengiriman langsung dapat digunakan. Sedangkan pengiriman bahan baku kelas A yang paling sering menemui masalah adalah pada bahan baku gula. Hanya 46 persen dari keseluruhan pengiriman di tahun 2010 yang langsung dapat dirilis untuk proses produksi. Bahan baku yang paling sering di tolak karena quality issue yaitu gula sebesar 18 persen dan tepung sebesar 9 persen. Quality issue yang sering ditemukan ada 3 macam, yaitu: 1. Kesegarannya kurang dari 40 persen 2. Masa pakainya kurang dari 40 persen 3. Ditemukan serangga pada bahan baku Bahan baku bubuk cokelat tidak pernah mengalami penolakan akibat quality issue. Hal ini dikarenakan pemasok bahan baku bubuk cokelat adalah pemasok tunggal yang digunakan di seluruh pabrik biskuit OR dan secara berkala tim quality dari Global XYZ Inspection mengadakan inspeksi ke pabrik bubuk cokelat tersebut. Yang menjadi kendala dalam pemenuhan kebutuhan akan bubuk cokelat yaitu masalah pengiriman. Sebesar 30% dari total rencana pengiriman bahan baku bubuk cokelat mengalami keterlambatan. Keterlambatan tersebut terutama dikarenakan proses transportasi dan administrasi di pabean. Bahan baku bubuk cokelat diimpor dari Amerika Serikat, dengan waktu pengiriman lewat laut selama kurang lebih 2-3 bulan. Proses pabean yang dilakukan untuk mengeluarkan barang tersebut memakan waktu 3-7 hari kerja efektif. Keterlambatan juga sering dialami oleh gula, yaitu sebesar 36 persen dari total rencana pengiriman. Untuk bahan baku gula, keterlambatan pengiriman terutama disebabkan oleh ketidak tersediaan gula di tingkat pemasok. Bahan baku

58

kelas A yang paling jarang mengalami keterlambatan yaitu tepung. Hanya 3 persen dari total rencana pengiriman yang mengalami keterlambatan. Sebelum melakukan pembelian bahan baku, terlebih dahulu perusahaan melakukan sampling terhadap bahan baku. Sampling ini dilakukan untuk memastikan bahwa bahan baku tersebut sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Pemilihan pemasok dilakukan oleh bagian pembelian dengan berkoordinasi dengan bagian produksi dan quality. Pada dasarnya, pemasok hanyalah distributor dari suatu produsen. Bagian quality sudah menentukan produsen-produsen mana saja yang barangnya bisa digunakan untuk proses produksi, sehingga bagian pembelian cukup mencari distributor dari produsen tersebut. Setelah MPS dan MRP disusun, bagian pembelian melakukan perincian mengenai kapan waktu pemesanan, dan kapan barang tersebut harus masuk ke gudang untuk kemudian digunakan untuk proses pembuatan biskuit. Rencana produksi tersebut juga diberikan kepada pemasok, beserta tanggal pengiriman bahan baku yang direncanakan, dengan harapan pemasok juga dapat mempersiapkan persediannya di gudang mereka. Keikutsertaan pemasok dalam proses produksi dilakukan sebagai integrasi terpadu dari konsep supply chain management. Dalam manajemen logistik, pengurusan bahan baku termasuk distribusi hanya pada tingkat internal saja. Tetapi pada supply chain management, pengurusan menyangkut arus barang sejak masih dalam tahap bahan baku sampai dengan barang jadi diterima konsumen akhir. Proses penerimaan bahan baku dilakukan setelah departemen quality menyatakan bahan baku tersebut sesuai dengan standar dan bisa digunakan untuk proses produksi. Bahan baku diterima oleh bagian incoming di gudang. Bagian incoming melakukan pengecekan. Pengecekan tersebut meliputi cek fisik, perhitungan, pemberian label, dan lokasi peletakkan bahan baku. Hasilnya, langsung diinput kedalam sistem SAP, sehingga bagian produksi dan bagianbagian lain yang berkepentingan dapat langsung mengetahui bahwa bahan baku tersebut sudah ada di gudang dan siap digunakan. 1. Cek fisik; pengecekan fisik yang dilakukan yaitu kesesuaian antara lot yang tertera di surat jalan dengan lot yang dikirim

59

2. Perhitungan; yang dilakukan dalam proses perhitungan yaitu jumlah bahan baku yang dipesan dan dikirim, serta tingkat persediaan bahan baku yang ada di gudang 3. Pemberian label; proses pemberian label pada bahan baku meliputi pencatatan mengenai nama bahan baku, tanggal terima bahan baku, tanggal kadaluarsa bahan baku, dan posisi penempatan bahan baku 4. Lokasi peletakkan bahan baku; setelah diberi label, bahan baku disimpan di lokasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Sistem warehousing

atau pergudangan yaitu sistem tata letak dan

penyimpanan bahan baku. Di PT XYZ, bahan baku disimpan dalam rak. Hal ini dimaksudkan untuk menghemat lokasi penyimpanan. Karena kapasitas gudang yang tidak terlalu besar dengan jumlah kebutuhan bahan baku yang cukup tinggi. Tujuan pengadaan sistem pergudangan di PT XYZ adalah sebagai berikut: 1. Untuk pergerakan bahan baku. Pergerakan bahan baku yang dimaksud disini adalah penerimaan bahan baku, persiapan dan pemisahan bahan baku produksi serta pengeluaran barang jadi. 2. Untuk penyimpanan. Dalam kapasitasnya sebagai tempat penyimpanan bahan baku, secara teori, ada dua jenis penyimpanan. Penyimpanan tersebut yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan semi permanen. Yang dimaksud dengan lokasi penyimpanan sementara yaitu bahwa gudang hanya digunakan untuk lokasi penyimpanan sementara ketika bahan baku tersebut diterima dari pemasok sampai dengan bahan baku tersebut digunakan dalam proses produksi. Sedangkan tujuan penyimpanan semi permanen lebih menekankan pada pengendalian persediaan pengaman (safety stock). Gudang dijadikan lokasi untuk menyimpan bahan baku yang digunakan untuk cadangan pengaman. Dengan tujuan tersebut, maka tidak akan ada produksi yang didelay karena ketidak tersediaan bahan baku. Dalam kenyataannya di PT XYZ, gudang tidak ditujukan untuk fungsi kedua tersebut. Selain karena masalah penghematan biaya, juga karena keterbatasan lokasi gudang. 3. Untuk persiapan bahan baku dan dispatching. Gudang dijadikan lokasi untuk mempersiapkan bahan baku, termasuk proses penimbangannya dan persiapan komposisi yang dibutuhkan untuk setiap batch produk jadi. Dalam tahap

60

persiapan ini, PT XYZ menggunakan sistem Kanban atau sistem produksi tarik. Maksudnya adalah bahan baku baru akan di ambil lagi ke bagian produksi apabila bahan baku yang sebelumnya sudah habis digunakan, sehingga tidak ada penumpukan bahan baku di produksi. Fungsi dispatching maksudnya adalah pelepasan bahan baku. Posisi

rak

diatur

berdasarkan

tipe

bahan

baku

dan

kapasitas

penggunannya. PT XYZ memberikan perhatian khusus pada bahan baku kelas A, bahwa rak yang digunakan untuk menyimpan bahan baku kelas A berjumlah lebih banyak daripada bahan baku lain. Hal ini dikarenakan arus keluar-masuk barang yang cukup tinggi dan cepat. Untuk bahan baku tepung, penyimpanannya diletakkan di silo berkapasitas maksimum 100 ton, sedangkan bubuk cokelat dan gula diletakkan dalam rak di ruang ambient dengan kapasitas masing-masing 58,5 ton dan 196 ton. Kapasitas rak yang digunakan untuk gula lebih besar karena, sebelum dipakai pada proses produksi biskuit, gula terlebih dahulu digiling menjadi gula halus. Bahan baku di gudang, dicatat dengan sistem FEFO (first expired first out) karena bahkan seandainya bahan baku berasal dari satu pemasok, belum tentu bahan baku tersebut berasal dari lot produksi yang sama. Bahan baku dikelompokkan berdasarkan lot produksinya kemudian dipisah berdasarkan masa pakai paling singkat. Bahan baku yang masa pakainya paling pendek diletakkan di rak yang paling bawah, semakin ke atas, masa pakainya semakin lama. Sistem FEFO terkadang menimbulkan masalah di bagian akunting. Terutama karena harga bahan baku saat dibeli berbeda dengan harga bahan baku saat akan digunakan untuk produksi, yang akan merubah biaya pembuatan produk. PT XYZ menggunakan perhitungan biaya rata-rata dimana, nilai barang dihitung dari rata-rata nilai pembelian bahan baku saat dibeli dengan saat digunakan. Nilai rata-rata tersebut juga yang digunakan dalam analisis biaya dan analisis ABC dalam penelitian ini. Sistem FEFO dilanjutkan dengan sistem FIFO (first in first out). Bahan baku yang sudah dirutkan menurut masa pakainya, kemudian diurutkan lagi berdasarkan yang pertama kali masuk dengan yang terakhir dengan masa pakai

61

yang sama. Bahan baku yang datang lebih dulu, diletakkan di rak bagian depan, semakin ke belakang bahan baku adalah bahan baku yang datang paling akhir. 6.4.

Sistem Persediaan yang Optimal Sistem persediaan yang dibahas pada penelitian ini terdiri dari 3 macam,

yaitu sistem MRP (Material Requirement Planning) dengan teknik EOQ (Economic Order Quantity) yang dikombinasikan dengan sistem JIT dan sistem VMI (Vendor Managed Inventory). 6.4.1. Biaya – biaya Persediaan Biaya yang dianalisis dalam penelitian ini yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan bahan baku. Biaya penyimpanan yaitu biaya yang dikeluarkan dalam rangka menyimpan dan mengelola bahan baku di lokasi PT XYZ. Yang termasuk kedalam biaya penyimpanan yaitu biaya listrik dan pendingin, asuransi persediaan, upah tenaga kerja bagian gudang, biaya tenaga bongkar muat, dan opportunity cost. Sedangkan biaya pemesanan adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pemesanan atas suatu bahan baku. Tabel 8. Komponen Biaya Pemesanan per Pesanan Bahan Baku Kelas A Di PT XYZ Periode Januari – Juni 2011 No 1

Jenis Biaya

84,467

84,467

84,467

18,000

48,000

18,000

Total Biaya Pemesanan 99,467 Sumber: Departemen Purchasing PT XYZ, 2011

129,467

99,467

2

Biaya Administrasi Biaya Penempatan Pemesanan

Biaya Pemesanan Per Pesanan (Rp/pesanan) Tepung Bubuk Terigu Cokelat Gula

Komponen yang menyusun biaya pemesanan total pada PT XYZ selama tahun 2010 terdiri dari biaya administrasi dan biaya telepon. Biaya administrasi sebesar Rp. 84.467,- per pesanan mencakup biaya pembuatan purchase order dan biaya faksimili. Sedangkan yang dicakup dalam biaya penempatan order sebesar Rp. 18.000,- untuk pemesanan tepung terigu dan gula serta Rp. 48.000,- untuk pemesanan bubuk cokelat per pesanan yaitu biaya telepon dan surat menyurat (email) serta biaya pemeliharaan sistem operasi. Selain biaya pemesanan, biaya lain yang dihitung dalam penelitian ini yaitu biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan 62

dalam kaitannya dengan proses penyimpanan barang. Biaya penyimpanan yang dikeluarkan oleh PT XYZ dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9. Komponen Biaya Penyimpanan per Bulan Bahan Baku Kelas A Di PT XYZ Periode Januari – Juni 2011 No

Jenis Biaya

1 2 3 4

Opportunity Cost Biaya Listrik dan pemeliharaan gudang Upah tenaga kerja bagian gudang Asuransi persediaan Total Biaya Penyimpanan Sumber: Departemen PPIC PT XYZ, 2011

Biaya Penyimpanan per bulan (Rp) 1,043,740 2,940,000 12,508,020 860,412 17,352,172

Pada periode Januari sampai dengan Juni 2011, PT XYZ mengeluarkan biaya penyimpanan bahan baku per bulan sebesar Rp. 17.352.172,-. Biaya paling besar dialokasikan untuk upah tenaga kerja bagian gudang. Termasuk di dalamnya tenaga kerja harian yang dipekerjakan untuk membongkar barang. Setelah biaya upah tenaga kerja, selanjutnya pengeluaran untuk biaya listrik dan pemeliharaan gudang sebesar Rp. 3.000.000, dan yang paling kecil yaitu opportunity cost. Opportunity cost atau biasa disebut sebagai biaya bunga investasi adalah biaya yang terjadi karena kehilangan pendapatan berupa bunga bank yang seharusnya diperoleh tetapi akhirnya tidak diperoleh oleh perusahaan karena uang yang ada digunakan untuk persediaan bahan baku. 6.4.2. Sistem MRP (Material Requirement Planning) dengan Teknik EOQ (Economic Order Quantity) Sistem MRP dengan teknik EOQ mensyaratkan beberapa asumsi sebagai berikut: 1. Permintaan bersifat pasti dan konstan 2. Persediaan bahan baku dapat dipenuhi saat itu juga (Just in Time) 3. Waktu pengiriman bahan baku (delivery schedule) bersifat konstan Ketiga asumsi dasar tersebut secara berkala ditinjau ulang oleh manajemen PT XYZ dimana, seringkali ditemukan kondisi yang tidak sesuai. Misalnya, saat bubuk cokelat sudah ada siap untuk dikeluarkan dari pelabuhan, ternyata tertahan di pabean karena satu dan lain hal. Oleh karena itu, proses masuknya bubuk cokelat ke pabrik terhambat. Contoh lain adalah terjadi perubahan dalam permintaan produk, walaupun jumlahnya sedikit, tetapi hal tersebut menunjukkan

63

bahwa permintaan akan biskuit OR di PT XYZ sifatnya tidak konstan melainkan berubah setiap waktu. Kondisi yang terjadi di PT XYZ saat ini adalah bahwa perusahaan mengupayakan untuk mengintegrasikan sistem EOQ dengan sistem JIT. Tujuan dilakukannya sistem JIT ini terutama adalah untuk mengurangi ongkos produksi dan meningkatkan produktivitas total industri secara keseluruhan dengan cara menghilangkan on hand inventory. Kendala yang terjadi adalah, apabila ada perubahan rencana produksi secara mendadak, dan pemasok tidak memiliki cadangan bahan baku yang diperlukan, maka perusahaan akan mengalami keterlambatan pemenuhan produk jadi. Dampak biaya yang ditimbulkan dari penerapan sistem EOQ ini adalah bahwa pengelolaan bahan baku pada sistem EOQ masih dilakukan on site. Sementara kondisi aktual adalah PT XYZ tidak memiliki cukup ruangan untuk mengadakan persediaan on site. Hasil perhitungan total biaya persediaan bahan baku kelas A dengan metode EOQ klasik dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10. Hasil Perhitungan Total Biaya Persediaan Bahan Baku Kelas A Dengan Model EOQ Klasik di PT XYZ Periode Januari – Juni 2011 Bahan Baku Tepung Terigu Gula Bubuk Cokelat Total

Biaya Total Persediaan (Rupiah) 12,429,363 12,350,491 1,303,809 26,083,663

Persentase (%) 48% 47% 5% 100%

Berdasarkan Tabel 10, biaya total persediaan tepung terigu menurut teknik perhitungan EOQ klasik adalah sebesar Rp. 12.429.363,- per bulan. Biaya ini adalah yang paling tinggi bila dibandingkan dengan bahan baku gula sebesar Rp. 12.350.491,- dan bubuk cokelat sebesar Rp. 1.303.809,-. Model EOQ kurang tepat dilakukan dalam pengelolaan persediaan bahan baku kelas A di PT XYZ, terutama karena asumsi yang dikemukakan di awal tidak terpenuhi. 1. Model EOQ mengasumsikan bahwa permintaan bersifat pasti dan konstan, sementara pada produksi biskuit OR, permintaannya tidak bersifat pasti. Sedangkan perusahaan tidak memiliki kebijakan untuk mengadakan persediaan produk jadi. 2. Waktu pengiriman bahan baku yang bersifat konstan juga seringkali tidak dapat dipenuhi oleh pemasok. Seperti dijelaskan pada Gambar 5, dimana

64

sepanjang tahun 2010 jadwal pengiriman bahan baku tidak 100 persen sesuai dengan jadwal yang ditentukan oleh PT XYZ baik dikarenakan faktor internal maupun eksternal.

6.4.3. Model Just In Time (JIT) dan Vendor Managed Inventory (VMI) Model Just In Time (JIT) dan Vendor Managed Inventory (VMI) merupakan model pergerakan pengadaan bahan baku produksi. Setelah dihitung EOQnya, bahan baku dapat didatangkan ke pabrik dengan menggunakan sistem JIT maupun VMI. Salah satu biaya yang akan hilang saat penerapan sistem VMI maupun JIT adalah pengurangan biaya penyimpanan. Secara kuantitatif, cost impact dalam penerapan kedua model ini dapat dilihat di Tabel 11. Tabel 11. Dampak Biaya Pada Pengadaan Bahan Baku Kelas A di PT XYZ Dengan Sistem VMI dan JIT Variabel

Notasi

Nilai Gula

Nilai Tepung Terigu

Nilai Bubuk Cokelat

Waktu pemesanan (hari)

-

14

10

40

Frekuensi (kali)

(1)

58

117

26

Jumlah Pesanan Rata-Rata (kg/pesanan)

(2)

905

910

93

Biaya pesanan (Rp/pesanan/kg)

(3)

110

109

1,394

Biaya total pesanan

(5) = (1) x (3)

6,377

12,790

36,238

Biaya total persediaan

(7) = (5) + (6)

6,377

12,790

36,238

Tabel 11 menunjukkan bahwa notasi yang hilang apabila perusahaan meneapkan sistem JIT atau VMI yaitu notasi (6) berupa biaya penyimpanan persediaan. Biaya total persediaan paling sedikit dari gula sebesar Rp. 6.377,- dan biaya yang paling mahal dari bubuk cokelat sebesar Rp. 36.238,-. Selisih biaya yang terjadi yaitu hilangnya biaya penyimpanan sebesar Rp. 26.028.527,- untuk semua bahan baku yang berada di kelas A. Untuk dapat melakukan sistem VMI, hubungan yang baik dengan pemasok sangatlah diperlukan. PT XYZ sendiri sudah melakukan VMI terhadap dua bahan baku kemasan berupa packaging film dan boks (master box dan carton box). Syarat yang sekiranya dapat diajukan oleh PT XYZ adalah sebagai berikut: 1. Kesemua jenis bahan baku yang di VMI kan sudah melewati proses inspeksi dan dinyatakan released pada first class inspection (100 persen barang lolos pada inspeksi yang pertama kali dilakukan). Untuk selanjutnya, monitoring 65

terhadap persediaan bahan baku tersebut dilakukan secara berkala pada persediaan di gudang pemasok oleh tim quality dari PT XYZ. 2. Apabila ada barang yang rusak saat masih jadi persediaan baik di gudang pemasok maupun saat dalam proses persiapan di PT XYZ, barang tersebut akan diretur dan seluruh biaya (biaya transportasi dan down time yang diakibatkan atas ketidaktersediaannya) menjadi resiko dari pemasok Sistem VMI yang diterapkan untuk dua jenis packaging material dan sudah berlangsung selama satu periode (satu tahun). Selama periode tersebut terjadi satu masalah dimana PT XYZ mengubah desain kemasan saat pemasok sudah melakukan persediaan untuk beberapa lot produksi. Kerugian yang timbul akibat perubahan desain kemasan tersebut, seluruhnya ditanggung oleh PT XYZ. Penggantian yang dilakukan berupa biaya produksi, biaya transportasi, biaya penyimpanan dan pengelolaannya serta biaya pemusnahan. Sementara, untuk bahan baku yang berada di kelas A, belum ada yang di VMI kan. Bahkan sebelum dilakukan VMI pun, baik pemasok maupun PT XYZ menemui kesulitan yang disebabkan production planning yang sering berubah. PT XYZ mendapatkan kesulitan saat pemasok tidak dapat memenuhi tenggat jadwal pengiriman, baik dikarenakan ketidak tersediaan produk pada mereka maupun proses transportasi yang jauh. Terutama untuk black cocoa powder yang dibeli secara impor. Padahal, pemasok black cocoa powder sudah dipilih secara global dan merupakan single supplier dimana PT XYZ sudah memiliki kontrak global dengan pemasok tersebut dan berdasarkan global quality policy hanya black cocoa powder yang diproduksi oleh pemasok tersebut saja yang boleh digunakan untuk proses produksi biskuit OR di PT XYZ. Pemasok tersebut, menjadi pemasok tunggal black cocoa powder untuk semua pabrik PT XYZ di kawasan Asia Pasifik. Berdasarkan ketentuan tersebut, seharusnya PT XYZ dapat memVMIkan black cocoa powder. Bahan baku gula dan tepung terigu memiliki kendala yang menyangkut sering timbulnya rencana produksi yang berubah. Selain itu, sifat kedua bahan baku tersebut yang organoletik, dianggap tidak memungkinkan bagi PT XYZ dan pemasok untuk melakukan sistem VMI. Agar bahan baku tersebut tetap tersedia

66

saat akan dibutuhkan, melalui sistem VMI, dua hal berikut dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi PT XYZ dan pemasok: 1. Departemen PPIC sebaiknya membuat tren yang berisi, SKU yang mana saja yang volumnya tetap selama tenggang waktu tertentu. Untuk SKU tersebut, kemudian dihitung

keperluan gula

dan tepungnya

beserta

rencana

produksinya. Nilai kebutuhan tersebutlah yang kemudian diberikan kepada pemasok untuk diproduksi dan diatur persediannya di gudang mereka. 2. PT XYZ dapat menyarankan kepada pemasok untuk memproduksi dalam jumlah yang sekaligus besar. Produksi besar dalam satu lot tersebut dapat mempersingkat proses incoming inspection oleh departemen quality. Kendala yang sekiranya akan dihadapi oleh pemasok adalah, apabila bahan baku tersebut tidak lolos dalam first class inspection, maka seluruh produk yang sudah diproduksi banyak dalam satu lot tersebut akan direject. Untuk mengatasinya, bisa saja pemasok memberikan contoh produk yang diproduksi dalam satu lot tersebut kepada PT XYZ, saat bagian quality sudah mengkonfirmasi bahwa lot tersebut lolos inspeksi, baru kemudian proses produksi dilanjutkan. Sistem JIT yang saat ini diterapkan oleh PT XYZ tidak dapat dilakukan dalam optimalisasi pengendalian persediaan bahan baku. Hal tersebut dikarenakan oleh syarat-syarat penggunaan sistem JIT berdasarkan konsep tidak dapat terpenuhi. Syarat tersebut yaitu: 1. Produk standar dengan sedikit varian Produk biskuit OR yang dihasilkan oleh PT XYZ memiliki banyak varian yang otomatis akan menimbulkan banyak jenis bahan baku yang digunakan. 2. Produksi yang kontinu pada tingkat yang tetap Produksi biskuit OR di PT XYZ berlangsung secara kontinu tetapi volumnya berubah-ubah setiap bulannya tergantung pada permintaan akan produk tersebut. 3. Pemasok yang handal Pemasok yang dimiliki oleh PT XYZ, berdasarkan hasil tren pengiriman bahan baku di tahun 2010 belum mampu untuk mengakomodir total kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi dengan tepat.

67

4. Kualitas persediaan yang konsisten Kualitas persediaan bahan baku belum konsisten terutama dalam hal quality issue. Selain menerapkan sistem VMI dalam pengadaan persediaan bahan baku produksi, PT XYZ juga sudah harus mempertimbangkan penggunaan lebih dari satu pemasok dalam pengadaan bahan baku kelas A. Hal ini dilakukan untuk dapat meminimalisir risiko yang mungkin timbul akibat salah satu pemasok tidak dapat memenuhi kebutuhan produksi. Selama produsen bahan baku tersebut masih sama, kemungkinan terjadinya perbedaan spesifikasi bahan baku tidak akan terlalu besar. Pada dasarnya, produsen mungkin saja memiliki beberapa distributor produk yang bisa dijadikan pemasok oleh PT XYZ. Hal terakhir yang bisa dilakukan oleh PT XYZ adalah melakukan ekstensifikasi gudang persediaan bahan baku. Dengan sumberdaya lokasi yang lebih besar, rotasi dan pergerakan bahan baku akan lebih baik. Ketersediaan bahan baku pun akan lebih optimal. Yang menjadi pertimbangan PT XYZ belum memperbesar lokasi penyimpanan bahan bakunya terutama adalah cost saving. Dengan gudang yang lebih besar, tentu akan membutuhkan man power yang lebih banyak dan biaya penanganan bahan baku yang lebih besar pula. 6.4.4. Sistem Produksi Tarik dan Sistem Produksi Dorong Sistem produksi konvensional belakangan ini sudah mulai beralih kepada sistem produksi yang lebih modern dimana dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi. Pada sistem produksi dorong, sebuah industri akan memindahkan material dari satu bagian ke bagian lainnya dan membuat produk dengan cara mendorong material tersebut sepanjang proses sampai dengan menjadi barang jadi. Akan sulit menghentikan sebuah proses produksi dorong karena satu bagian akan selalu mendorong bagian di depannya untuk terus berproses. Sistem produksi seperti ini disebut akan menghasilkan industri yang memproduksi barang untuk cadangan (made to stock). Berbeda dengan sistem produksi dorong, sistem produksi tarik lebih menekankan kepada pengambilan material produksi sesuai dengan permintaan. Bekerja dengan sistem produksi tarik akan menyebabkan satu bagian menarik ke belakang material yang dibutuhkan untuk melakukan proses di bagian tersebut. 68

Dalam sistem produksi tarik, suatu bagian tidak akan mengeluarkan material sebelum bagian di depannya meminta. Sistem produksi seperti ini akan menghasilkan industri yang memproduksi barang sesuai pesanan (made to order). PT XYZ baru saja menerapkan kebijakan sistem produksi tarik. Hal ini jelas terlihat saat pabrik PT XYZ tidak lagi memiliki gudang penyimpanan produk jadi. Semua produk yang selesai diproses langsung dibawa ke distributor PT XYZ. Hal ini tentu berkaitan dengan sistem pengadaan bahan baku yang artinya juga menarik kebelakang. Maksudnya adalah bahwa bahan baku yang diperlukan baru akan didatangkan saat akan digunakan dalam proses produksi. Dari pemaparan sistem produksi tarik dan sistem produksi dorong diatas, sistem pengadaan persediaan bahan baku secara VMI layak diterapkan untuk mengakomodir kebutuhan bahan baku perusahaan.

69

VII KESIMPULAN DAN SARAN 7.1.

Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian mengenai Analisis Sistem

Pengendalian Persediaan Bahan Baku Utama Biskuit di PT XYZ, sebagai berikut. 1. Bahan baku yang berdasarkan analisis ABC masuk kedalam kelas A di PT XYZ adalah gula (sugar), tepung terigu (cookie & wafer wheat flour) dan bubuk cokelat (black cocoa powder high flavoured). 2. Konsep persediaan yang dilakukan oleh PT XYZ adalah Just In Time, dimana bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi di datangkan saat diperlukan dalam rangka efisiensi biaya penyimpanan bahan baku. 3. Terjadi kesenjangan antara rencana pengadaan persediaan bahan baku kelas A dengan realisasinya dengan bias berkisar antara 5 persen untuk bubuk cokelat sampai dengan 9 persen untuk tepung terigu yang disebabkan oleh perubahan planning produksi yang mendadak terutama perubahan volum produksi. 4. Sistem pengendalian bahan baku yang paling efektif dalam pengendalian persediaan bahan baku kelas A di PT XYZ salah satunya adalah menggunakan sistem VMI (Vendor Managed Inventory) dimana perusahaan melakukan perjanjian dengan pemasok tertentu untuk menyediakan bahan baku sesuai dengan planning produksi yang disusun. 7. 2

Saran Berdasarkan hasil analisis ABC terhadap penggunaan bahan baku produksi

biskuit di PT XYZ, sistem VMI (Vendor Managed Inventory) merupakan sistem yang paling optimal dalam pengendalian bahan baku kelas A. Mempertimbangan sifat bahan baku tersebut yang voluminous sementara lokasi gudang penyimpanan bahan baku yang dimiliki PT XYZ terbatas. Untuk dapat memenuhi kebutuhan semua pihak baik internal maupun eksternal, PT XYZ perlu melakukan analisis baik oleh departemen penjualan maupun departemen PPIC mengenai tren SKU apa saja yang volumnya cenderung tetap, sehingga dapat mempermudah pemasok dalam pengadaan persediaan terhadap bahan baku tesebut.

70

DAFTAR PUSTAKA Assauri, S. 1999. Manajemen Produksi. Edisi Pertama. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta [BPS] Badan Pusat Statistik. 2010. Tabel Ekspor Biskuit Indonesia 2010. http://www.bps.go.id/exim.php. [7 Desember 2010] Buffa, ES dan Sarin, R. K. 1996. Manajemen Operasi dan Produksi Modern. Edisi 8. Jilid 1. Binarupa Aksara. Jakarta. Departemen Perindustrian dan Perdagangan.1992. Syarat Baku Mutu Biskuit Standar Biskuit Indonesia. Departemen Perindustrian dan Perdagangan. Jakarta. Lembaran Negara Republik Indonesia.2003. Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. Jakarta. Handoko, H. 1984. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi 1. BPFE. Yogyakarta. Heizer J dan Render B. 2004. Principles of Operations Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Indrajit RE dan Djokopranoto R. 2003. Manajemen Persediaan. Jakarta: Grasindo Lambert DM dan Stock JR. 1992. Strategic Logistic Management. Florida: Richard D. Irwin, Inc. Patmalasari, Irma. 2005. Kajian Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kecap Pada PT. Surabraja Food Industry, Cirebon, Jawa Barat [skripsi]. Bogor. Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Pustakawati, Nenden. 2005. Kajian Pengendalian Persediaan Bahan Baku Utama Produk Roti di Ajimas Bakery, Jakarta [skripsi]. Bogor. Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Russell SR dan Taylor III BW. 2003. Operations Management Fourth Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc. Sitompul, FRS. 2005. Analisis Pengendalian Bahan Baku di Bogor Permai Bakery [skripsi]. Bogor. Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor. SNI (Standar Nasional Indonesia). 1992. Mutu dan Cara Uji Biskuit. Dewan Standarisasi Nasional. Jakarta. Sumayang, L. 2003. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Salemba Empat. Jakarta. The Tuck School of Business. 1999. Supply Chain Management. Hannover: Darthmouth College.

71

University of Southern Maine. 2002. Supply Chain Management: An Investigation of Collaboration in the Grocery Industry. Southern Maine: University of Southern Maine.

72