ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN PADA TOKO WULAN SALATIGA OLEH : SITI NURJANAH (B12.2009.01468)
ABSTRACT Supply security problems become major problems experienced by any type of retail business . This type of business investing the greatest modal in the inventory . The inventories that so large makes the risk of loss and damage to goods inventory becomes larger. A good Internal control system of inventory is needed by retail companies because it is able to minimize those risks. Internal control system of inventory which applied before the development effort is not necessarily effective when applied at this time, the business has great experienced development . Based on these descriptions , this study took the title " Analysis of the Internal Control System of Inventory on Wulan Store Salatiga” . The object of this research is Wulan Stores, Salatiga . The store is located at Taman Pahlawan street, No. 17C, Salatiga. Wulan store is one of the retail stores that are experiencing fairly rapid business development . From year to year these stores continue to experience the development of a variety of both sides of the building , the system used and the scale of its business . The greater the effort the greater the risk of damage and loss of supplies experienced by the store . This study focuses on the parts that relate to inventory. Results showed that the system of internal control in Wulan stores Salatiga is weak. There are still many weaknesses in each section so it is necessary to repair the system to overcome the losses that had been suffered by Wulan Store . These parts include the organizational structure , inventory purchasing system flow chart , the documents are used and also the physical handling of their inventory.
Keywords : system of internal control , inventory , retail , flow charts , and documents. PENDAHULUAN Dalam sebuah bisnis retail, persediaan menjadi suatu investasi yang sangat besar. Manajemen persediaan yang baik penting dilakukan agar bisnis retail menjadi produktif dan menguntungkan. Persediaan adalah aset perusahaan yang sangat besar dan rawan dari segala risiko kerusakan dan pencurian, oleh karena itu sangat dibutuhkan pengendalian internal yang tepat dalam penanganan persediaan (Vinci, 2009). Pengelolaan retail modern membutuhkan infrastruktur yang memadai, terutama kebutuhan terhadap tersedianya tehnologi tinggi khususnya dalam bidang informasi dan komunikasi. Dengan adanya sistem yang baik, maka pengelola mampu mengatur persediaan di gudang retail sehingga sistem pasokan dan persediaan semakin terintegrasi terhadap berbagai kebutuhan semua gerai atau toko-toko retail yang dimilikinya (Utami, 2009).
Salah satu usaha retail yang sedang mengalami pengembangan adalah Toko Wulan. Toko Wulan adalah salah satu toko retail yang berada di Jl. Taman Pahlawan 17C Salatiga. Aktivitas utama toko ini adalah melakukan penjualan barang-barang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sekitar. Jenis barang yang dijual adalah barang-barang kebutuhan sehari-hari seperti bahan makanan, perlengkapan rumah tangga, makanan ringan, peralatan rumah tangga, minuman, kosmetik, kebutuhan bayi dan masih banyak lainnya. Setelah adanya pengembangan, berbagai usaha perbaikan sistem dan peralatan usaha mulai dilakukan. Hal ini dilakukan demi kenyamanan pelanggan saat berbelanja dan juga untuk melindungi aset terbesar mereka yaitu persediaan. Toko Wulan mulai merubah tampilan toko dan juga berbagai peralatan yang dianggap sudah tidak layak lagi. Selain itu, toko ini juga sudah menggunakan sistem terkomputerisasi dalam penanganan persediaannya. Semua persediaan yang masuk dan keluar harus dicatat dalam sebuah database. Hal ini dilakukan untuk melindungi persediaan dan juga mempermudah pencatatannya. Permasalah keamanan persediaan menjadi masalah utama yang dialami Toko Wulan setelah adanya pengembangan. Peningkatan jumlah persediaan yang begitu pesat membuat risiko kehilangan dan kerusakan barang-barang persediaan menjadi lebih besar. Untuk menghindari adanya kerusakan barang persediaan, toko ini mulai menyusun barang persediaannya dengan rapi dan disesuaikan dengan jenis barangnya. Barang-barang digudang disusun dalam rak besi agar tumpukan kardusnya tidak terlalu tinggi dan menghindari kerusakan pada barang persediaan yang ada di bawah. Setelah berbagai usaha yang telah dilakukan oleh Toko Wulan dalam menjaga barang-barang persediaan mereka, masih saja ditemukan barang-barang yang masuk ke dalam pencatatan persediaan akan tetapi setelah diakukan pengecekan ternyata barang tersebut tidak ada di gudang maupun di toko. Permasalahan ini sudah berlangsung lama dan selama ini barang-barang yang tidak diketahui keberadaannya tersebut dimasukkan ke dalam pencatatan kerugian. Ibu Wulan selaku pemilik toko mengungkapkan bahwa kemungkinan terbesar yang menjadi penyebab kehilangan barang-barang persediaannya adalah lemahnya sistem pengendalian internal persediaan yang diterapkan. Toko ini masih menggunakan sistem pengendalian internal persediaan yang lama bahkan setelah adanya pengembangan usaha. Di dalam sebuah retail modern, sistem pengendalian internal pada persediaan yang baik sangat dibutuhkan. Hal ini bertujuan untuk meminimalkan kecurangan pada persediaan yang terjadi dalam toko tersebut. Apabila sebuah toko mengalami sebuah pengembangan yang cukup besar maka dibutuhkan sebuah analisis sistem pengendalian internal persediaan yang diterapkan oleh toko tersebut. Mungkin sistem pengendalian internal persediaan sebelum adanya pengembangan sudah efektif diterapkan dalam toko tersebut, akan tetapi seiring dengan perkembangan sebuah toko maka akan timbul kemungkinan bahwa sistem tersebut tidak efektif lagi. Dari uraian tersebut, dapat lebih dirinci perumusan masalah yaitu sebagai berikut : 1. Bagaimanakah sistem pengendalian internal persediaan yang diterapkan pada Toko Wulan saat ini? 2. Apakah kelemahan dari sistem pengendalian internal persediaan yang diterapkan oleh Toko Wulan saat ini yang menjadi penyebab permasalahan pada persediaan? 3. Bagaimanakah sistem pengendalian internal persediaan yang sesuai untuk diterapkan pada Toko Wulan setelah adanya pengembangan usaha?
TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Retail Bisnis retail atau eceran sering diartikan sebagai kegiatan penjualan barang dan jasa kepada konsumen yang digunakan secara pribadi maupun rumah tangga, bukan untuk diperjualbelikan kembali. Bisnis retail juga sering disebut sebagai suatu aktivitas yang mencakup penjualan barang dan jasa kepada konsumen akhir (Vinci, 2009). Pengertian Sistem Sistem merupakan rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem selalu mempunyai subsistem yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk mendukung sistem yang lebih besar (Romney dan Steinbart, 2006). Pengendalian Internal Pengendalian merupakan suatu sistematis manajemen untuk mencapai suatu tujuan. Aktivitas dimonitor secara terus menerus untuk memastikan bahwa hasilnya akan berada dalam batasan yang diinginkan. Hasil aktual dari setiap aktivitas harus dibandingkan dengan rencana, dan jika terdapat perbedaan yang signifikan maka perlu diadakan tindakan perbaikan. Konsep pengendalian dalam bisnis tentu saja berbeda dengan konsep pengendalian dalam tehnik. Pengendalian dalam bisnis didesain untuk bekerja secara terus menerus, menggunakan ukuran-ukuran fisik sebagai masukan informasi dan bekerja secara independen tanpa intervensi manusia (Carter, 2009). Pengertian Persediaan Persediaan merupakan sejumlah barang jadi, bahan baku, maupun barang dalam proses yang dimiliki pleh perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut. Perusahaan dagang adalah perusahaan yang aktivitas utamanya adalah membeli dan menjual barang jadi sehingga memiliki persediaan dalam bentuk barang jadi atau barang dagangan. Sedangkan perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang harus memproses bahan baku menjadi barang jadi (Rudianto, 2009). Sistem Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Beberapa tujuan pokok sistem pengendalian internal, yaitu (Mulyadi, 2008) : a. b. c. d.
Menjaga kekayaan organisasi. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Mendorong efisiensi. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Bagan Alir (Flowchart) Bagan Alir atau flowchart merupakan tehnik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Aturan Dasar Membuat Flowchart (Krismiaji, 2010) : 1. Aliran data dimulai dari sudut kiri atas kertas dan umumnya bergerak dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah. 2. Setiap langkah disajikan secara berurutan atau serangkaian urutan. 3. Simbol digunakan secara konsisten. Simbol yang sering digunakan adalah: Simbol
Nama
Penjelasan
Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat dibuat dengan tangan
atau
dicetak
oleh
komputer. Operasi
Digunakan untuk menggambarkan
Input/output berbagai media inputdan output dalam
sebuah
bagan
alir
program.nMenggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen. Pemrosesan
Sebuah fungsi pemrosesan yang
komputer
dilaksanakan
oleh
komputer
biasanya menghasilkan perubahan terhadap data atau informasi. Pemasukan
Entry data oleh alat on-line seperti
data on-line
terminal pribadi.
CRT
atau
komputer
Kegiatan
Sebuah kegiatan pemrosesan yang
manual
dilaksanakan secara manual.
Kegiatan
Sebuah fungsi pemrosesan yang
campuran
dilaksanakan
dengan
menggunakan
alat
selain
komputer. Kegiatan
Sebuah kegiatan yang dilakukan
pemasukan
dengan menggunakan sebuah alat
data off-line
pemasukan data off-line (entri data ke disket,register kas)
Disk
Data disimpan secara permanen
bermagnit
pada disk bermagnit, digunakan untuk menyimbolkan file induk (master file).
Arsip
Arsip dokumen disimpan dan diambil secara manual. Huruf didalamnya
menunjukkan
cara
pengurutan arsip : N = Nomor urut A = Urut Abjad T = Urut tanggal
Arus
Arah
arus
dokumen
atau
dokumen
pemrosesan, arus normal adalah
atau
ke kanan atau ke bawah.
pemrosesan Penghubung Menghubungkan bagan alir pada dalam
halaman yang sama. Simbol ini
sebuah
digunakan
halaman
terlalu banyak anak panah yang saling
untuk
menghindari
melintang
dan
membingungkan. Keputusan
Sebuah
tahap
pembuatan
keputusan,
digunakan
bagan
program komputer
alir
dalam
untuk menunjukkan cabang bagi alternatif
METODE PENELITIAN Objek penelitian Objek penelitian dalam penelitian ini adalah Toko Wulan yang terletak di Jl. Taman Pahlawan 17C Salatiga. Toko Wulan sudah mempunyai Surat Ijin Usaha Perdagangan dengan Nomor: 5033/82/PK/V/2009. Toko ini merupakan salah satu toko retail di Salatiga yang mulai berkembang dengan baik sejak tahun 2008. Hal yang memacu perkembangan toko ini adalah adanya persaingan yang kuat yang ditimbulkan oleh pesaing-pesaingnya. Sejak akhir tahun 2007 usaha retail di Salatiga mulai mengalami perkembangan yang sangat pesat. Permasalahan pada persediaan menjadi masalah utama yang dialami oleh Toko Wulan setelah adanya pengembangan. Banyak persediaan yang tidak diketahui keberadaannya setelah dilakukan pengecekan ulang. Selain permasalahan kadaluarsa pada persediaan, masalah kehilangan persediaan menjadi permasalahan yang belum terselesaiakan hingga saat ini. Berbagai usaha pengamanan persediaan telah dilakukan seperti pencatatan persediaan secara terkomputerisasi maupun dengan pengadaan CCTV. Pada kenyataannya berbagai usaha tersebut belum mampu mengatasi permasalahan persediaan pada toko tersebut.
Jenis dan Sumber Data Dalam penelitian ini jenis data yang penulis gunakan adalah data primer dan
sekunder.
1. Data primer adalah data yang diperoleh dengan cara terjun langsung ke tempat penelitian dan mengamati secara langsung keadaan disana. Data yang penulis dapatkan bersumber dari wawancara kepada pemilik toko secara langsung. 2. Data sekunder adalah data-data yang bersumber dari data-data yang penulis dapatkan dari tempat penelitian dalam kasus ini adalah data dari Toko Wulan. Data-data sekunder tersebut akan menunjang analisis yang akan penulis lakukan nantinya. Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data tersebut antara lain : 1. Metode observasi 2. Metode wawancara 3. Metode studi pustaka Analisis Data Pada saat melakukan penelitian kualitatif, peneliti harus menentukan objek penelian dan permasalahannya terlebih dalulu. Setelah menemukan objek penelitian dan permasalahannya maka dilakukan pengumpulan data dan mempelajari permasalahan yang akan diteliti. Setelah data terkumpul maka dilakukan reduksi data. Reduksi data adalah suatu bentuk analisis data yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan mengorganisasi data yang diperoleh dari proses pengumpulan data sehingga dapat digunakan untuk menarik sebuah kesimpulan (edukasi.kompasiana.com). HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Identifikasi Masalah dan Sumber Masalah Setelah dilakukan identifikasi masalah, dapat diuraikan bahwa permasalahan terjadi pada proses pembelian barang persediaan. Pada saat pemasok mengirimkan barang persediaan, bagian persediaan adalah bagian yang bertanggung jawab penuh terhadap persediaan tersebut. Bagian persediaan menerima, mengecek, menyimpan dan juga mengawasi seluruh persediaan tersebut. Satu bagian melakukan begitu banyak tugas sehingga memperbesar risiko kesalahan dalam melakukan tugasnya. Hanya satu pegawai yang bertanggung jawab pada bagian persediaan di Toko Wulan sehingga risiko kesalahan tersebut semakin besar. Karena banyaknya pekerjaan yang harus ditangani oleh bagian persediaan, maka bagian ini tidak mempunyai waktu untuk mengecek secara teliti kualitas dan kuantitas barang persediaan yang dikirim oleh pemasok. Bagian persediaan hanya mengecek faktur yang dikirimkan oleh pemasok. Sehingga kerusakan barang maupun ketidaklengkapan barang yang dikirim oleh pemasok menjadi risiko yang harus ditanggung oleh toko karena bagian persediaan akan mengetahui hal ini setelah barang itu keluar dari gudang.
Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Persediaan Toko Wulan
Perbaikan Sistem Pengendalian Internaal Persediaan Toko Wulan
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi di Toko Wulan sudah bagus karena sudah ada pemisahan yang jelas antara tugas dan kewajiban dari setiap bagiannya. Akan tetapi masih ada bagianbagian yang belum terisi seperti bagian pembelian dan penerimaan barang persediaan sehingga pada bagian persediaan masih merangkap tugas mereka. 2. Bagian persediaan dan bagian akuntansi adalah bagian yang memiliki risiko paling besar untuk melakukan kesalahan dalam melakukan tugasnya, hal ini disebabkan oleh lemahnya prosedur dalam sistem pengendalian internal persediaan yang mereka gunakan. Hal ini juga dapat dilihat dari Job description Toko Wulan yang sudah dijelaskan di bab sebelumnya. 3. Tidak ada penghitungan fisik, jumlah dan kualitas barang yang dikirimkan oleh pemasok sebelum barang persediaan tersebut masuk gudang, bagian persediaan hanya mengecek faktur saja. Barang-barang tersebut terbungkus rapi dalam kardus sehingga apabila ada kerusakan, barang kadaluarsa maupun jumlah fisik pemesanan tidak sesuai dengan catatan pembelian barang, maka hal itu tidak akan diketahui oleh bagian persediaan secara langsung. 4. Tidak adanya kegiatan stock opname yang seharusnya dilakukan oleh pemilik toko sehingga pemilik toko tidak tahu pasti apakah jumlah persediaan yang tercatat sesuai dengan fisik persediaan tersebut atau tidak. 5. Kurangnya dokumen-dokumen yang seharusnya digunakan dalam sistem pembelian barang persediaan. Hal ini menambah lemahnya sistem pengendalian dikarenakan sokumen-dokumen tersebut seharusnya bisa menjadi alat pengendalian internal. 6. Tidak ada aturan baku dalam pemilihan supplier, hal ini memperbesar risiko kemungkinan kesalahan dalam pemilihan supplier. Kerugian yang diakibatkan oleh pemilihan supplier yang tidak bertanggung jawab sepenuhnya ditanggung oleh Toko Wulan. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis dapat memberikan saran atas kelemahankelemahan yang terjadi di Toko Wulan, yaitu: 1. Apabila penambahan pegawai tidak dimungkinkan karena cost yang lebih besar dari manfaat, maka risiko yang ditimbulkan karena adanya perangkapan tugas dan wewenang dapat diminimalkan dengan adanya prosedur yang baik dalam setiap tugas dan juga pengawasan dari pemilik toko itu sendiri. 2. Penghitungan barang persediaan yang dikirimkan oleh supplier atau pemasok tidak hanya dengan mencocokkan faktur dan surat order pembelian, akan tetapi juga dengan penghitungan fisik mengingat barang-barang persediaan yang terdapat di Toko Wulan sebagian besar adalah barang-barang yang mudah rusak. 3. Pemilik toko seharusnya melakukan stock opname terhadap barang persediaannya sehingga dapat diketahui dengan pasti jumlah barang persediaan yang dimiliki oleh Toko Wulan.
4. Melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pengadaan barang persediaan sehingga mudah mengendalikan barang-barang persediaan yang dimiliki oleh Toko Wulan. Dokumen-dokumen yang dimaksud sudah dijelaskan dalam bab sebelumnya. 5. Membuat aturan baku atau kriteria khusus dalam pemilihan supplier, sehingga lebih selektif dalam pemilihan supplier. Hal ini dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam pemilihan supplier yang selama ini menimbulkan kerugian bagi Toko Wulan itu sendiri. 6. Terdapat banyak kelemahan pada bagan alir sistem pembelian barang persediaan di Toko Wulan yang sudah dijelaskan di bab sebelumnya sehingga sangat dibutuhkan bagan alir sistem pembelian barang persediaan yang baru yang mampu meminimalkan risiko tersebut. 7. Menggunakan bagan alir yang telah direkomendasikan penulis dalam bab sebelumnya. Penggunaan bagan alir tersebut akan meningkatkan sistem pengendalian internal persediaan di Toko Wulan tersebut. Hal tersebut akan meminimalkan risiko kehilangan maupun kerusakan barang persediaan yang dimiliki oleh Toko Wulan. 8. Memaksimalkan penggunaan CCTV pada toko yaitu dengan meletakkan CCTV tersebut di tempat yang strategis dan menjangkau seluruh ruangan toko.
