Analisis Penerapan Pengendalian Intern Kas Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) Di Bontang
Aulia Arnas (
[email protected]) Fakultas Ekonomi Universitas Mulawarman Yunus Tete Konde Fakultas Ekonomi Universitas Mulawarman Muhammad Ikbal Fakultas Ekonomi Universitas Mulawarman Abstrak Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur akuntansi dan pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) di Bontang. Dan mengevaluasi sistem pengendalian intern sehingga sistem akuntansi dilaksanakan sesuai dengan teori. Penelitian ini, menganalisis data dengan menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah metode pengumpulan data, pengaturan, interpretasi, dan data akan dianalisis untuk memberikan data yang lengkap untuk pemecahan masalah. Dan jenis data yang terdiri dari data primer yang dikumpulkan dengan metode dokumentasi dan wawancara kepada responden. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas dan prosedur akuntansi untuk PT Kaltim Nusa Etika (KNE) belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern, karena masih ada unsur pengendalian intern dalam perusahaan yang belum sepenuhnya dilaksanakan, antara lain penempatan kasir di ruangan yang sama dengan karyawan lain, uang tunai yang ada di tangan kasir dan tidak diasuransikan, tidak ada rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh penyelidikan internal, dan juga PT Kaltim Nusa Etika (KNE) tidak melakukan perputaran jabatan sehingga kemungkinan penipuan masih sangat besar. Kata kunci: Analisis, pengendalian intern, kas
Abstract The purpose of this study was to determine the accounting systems and procedures and internal controls cash receipts and disbursements at the PT Kaltim Nusa Etika (KNE) in Bontang. And an evaluation of internal control systems so that accounting systems are implemented in accordance with the theory. This research, analyze the data using the descriptive method. Descriptive method is a method by data collecting, arrangement, interpretation, and the data will analyzed to provide a complete data for problem solving. And the type of data consisted of primary data that collected by method by documentation and an interview to respondent. Based on the analysis has been done can be concluded that the system of internal controls cash receipts and disbursements and accounting procedures to PT Kaltim Nusa Etika (KNE) has not fully comply with the elements of internal control, because there are still elements of internal control within the company that has not been fully carried out, among others, the placement the cashier in the same room with other employees, existing cash on hand and cash register are not insured, no bank reconciliation performed by the internal investigation, and also PT Kaltim Nusa Etika (KNE) is not doing job rotation so that the possibility of fraud is still very large. Key word: Analysis, Internal Controls, cash.
1
I. Pendahuluan A. Latar Belakang Sistem dan prosedur pengendalian intern kas erat hubungannya dengan kelancaran penerimaan dan pengeluaran kas. Untuk menciptakan suatu pengendalian intern yang memuaskan dalam hal kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas maka perlu adanya sistem yang mampu menangani masalah-masalah yang ada pada aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas dan dikatakan memenuhi unsur-unsur pengendalian intern yang baik apabila didalamnya terdapat struktur organisasi yang memisahkan fungsi penerimaan uang, fungsi penyimpanan, fungsi penyetor uang ke bank, dan fungsi pembayaran, sistem otorisasi yang baik, adanya praktek yang sehat serta karyawan yang cakap. Sistem pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kemungkinan adanya penyimpangan atas penerimaan dan pengeluaran kas menjadi lebih besar, sehingga dapat mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya operasional. Adanya pemborosan biaya operasional akan dapat mengurangi kemampuan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal. Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) cenderung kurang baik. Bendahara yang berfungsi sebagai kasir dan juga penagih perusahaan tidak diasuransikan oleh perusahaan. Dalam praktik yang sehat seharusnya bagian kasa dan para penagih harus diasuransikan untuk menghadapi kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh bagian kasa dan penagih. Kas yang ada dalam perjalanan (baik yang ada di tangan bendahara maupun di tangan penagih) juga tidak diasuransikan. Hal ini menggambarkan adanya kelemahan dalam sistem organisasi, dan juga tidak terpenuhinya unsur praktik yang sehat dalam perusahaan. Selain itu kebijakan perusahaan yang tidak melakukan perputaran jabatan menimbulkan peluang bagi karyawan untuk mengetahui kelemahan prosedur yang dijalankan perusahaan sehingga karyawan dapat melakukan hal-hal yang tidak diinginkan seperti penggelapan dan lain-lain. B. Rumusan Masalah Dari uraian fenomena pada latar belakang di atas, maka dalam penelitan ini masalah dirumuskan sebagai berikut: “Apakah pengendalian intern kas terutama mengenai sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah dilaksanakan sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern?” C. Tujuan Dari uraian rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: “Untuk mengetahui dan menganalisis pengendalian intern kas terutama mengenai sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern”. II. Tinjauan Teoritis A. Dasar Teoritis 1. Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi diartikan sebagai jaringan-jaringan yang terdiri dari formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam keperluan pengawasan, operasi , maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis, bagi pihak-pihak yang berkepentingan. (Narko, 2007) Ikhtisar dari sifat-sifat sistem akuntansi itu adalah sebagai berikut : 1. Mempunyai tujuan Tujuan sistem akuntansi adalah penyediaan informasi akuntansi kepada pihakpihak yang memerlukan. Informasi akuntansi yang dimaksud adalah laporan rugi2
laba, laporan perubahan modal, neraca, laporan sumber dan penggunaan dana, serta laporan-laporan lain. 2. Mempunyai input-proces-output Input dalam sistem akuntansi adalah bukti-bukti transaksi yang merekam transaksi-transaksi untuk pertama kalinya pada saat terjadinya transaksi itu. Dalam sistem akuntansi ecara manual, bukti transaksi yang digunakan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data kedalam sistem pengelolahan data. Yang merupakan process dalam sistem akuntansi adalah upaya mengubah bukti ttransaksi menjadi laporan. Dalam sistem akuntansi manual, media proses berupa buku jurnal, buku besar, dan buku pembantu. Sedangkan yang dimaksud output dalam sistem akuntansi adalah berupa laporan-laporan seperti yang telah disebutkan diatas. 3. Mempunyai Lingkungan Lingkungan dalam sistem akuntansi adalah sistem-sistem lain yang bersama-sama dengan sistem akuntansi membentuk sistem informasi manajemen. 4. Mempunyai Elemen-elemen Elemen-elemen sistem akuntansi adalah: a. Sistem akuntansi pokok (the accounting system proper), yang terdiri dari: bukti-bukti transaksi, buku-buku jurnal, rekening-rekening buku besar dan buku pembantu, serta laporan keuangan dan laporan –laporan lainnya. b. Sistem-sistem dan prosedur-prosedur akuntansi (system and procedur), yang dapat dibagi kedalam beberapa sistem dan prosedur akuntansi. Pembagian kedalam sistem dan prosedur akuntansi tergantung jenis perusahaan. 5. Mempunyai pengendalian Elemen sistem akuntansi berupa sistem dan prosedur haru dikoordinasikan sedemikian rupa agar tujun sistem dapat tercapai 6. Mempunyai pengguna Pengguna sistem akuntansi adalah pihak intern, yaitu manajemen, dan juga pihak ekstern, yaitu para pemegang saham, kreditur, pemerintah, dan serikat buruh. 2. Sistem dan Prosedur Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun dan sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi yang utama dari perusahaan. (Baridwan, 2006). Prosedur adalah urutan-urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang, yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang berulang-ulang.(Narko, 2007). 3. Pengendalian Intern Pengertian pengendalian intern menurut IAI, yang dikutip oleh Agoes (2004 : 75) yaitu merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut: keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sistem pengendalian intern yang baik meliputi hal-hal sebagai berikut (Baridwan, 2006): a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi. d. Tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya. 3
Pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pemeriksaan oleh akuntan publik. karena baik buruknya pengendalian intern akan memberikan pengaruh yang besar terhadap (Agoes, 2004:79): a. Keamanan harta perusahaan. b. Dapat dipercaya atau tidaknya laporan keuangan perusahaan. c. Lama atau cepatnya proses pemeriksaan akuntan. d. Tinggi rendahnya audit fee. e. Jenis opini yang akan diberikan akuntan publik. Struktur pengendalian intern menurut Sunarto (2003:126-136) mencakup lima kategori yang terdiri dari : a. Lingkungan Pengendalian. Lingkungan pengendalian dalam suatu perusahaan terdiri dari berbagai faktor sebagai berikut: 1) Integritas dan nilai-nilai etika. 2) Komitmen tehadap kompetensi. 3) Dewan komisaris dan komite audit. 4) Falsafah manajemen dan gaya operasi. 5) Struktur organisasi. 6) Perumusan kewenangan dan tanggung jawab. 7) Kebijakan dan praktik tentang sumber daya manusia. b. Perhitungan Resiko. c. Informasi dan Komunikasi. d. Aktivitas Pengendalian. 1) Pengendalian Pengolahan Informasi. 2) Pembagian Tugas. 3) Pengawasan Fisik. 4) Review Kinerja. e. Pemonitoran. 4. Kas Dari segi akuntansi, yang dimaksud dengan kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagian pelunasan kewajiban pada nilai nominal. (Soemarso, 2010) Fungsi uang dapat diklasifikasi sebagai berikut (Baridwan, 2008) : 1. Sebagai Alat Tukar Uang kas dapat ditukar dengan barang atau jasa yang terdiri dari : a. Uang Kertas b. Uang Logam c. Cek 2. Uang kas dapat setiap waktu digunakan untuk membayar utang, biaya-biaya baik untuk kegiatan operasional maupun non operasional dan segala macam pengeluaran. 5. Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama perusahaan, yaitu: penjualan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang (Mulyadi, 2010:455). 1. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan : a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check . 4
b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan dengan menggunakan transaksi kartu kredit yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Fungsi yang terkait dalam penerimaan kas dari penjualan tunai, yaitu: 1) Fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran barang ke fungsi kas. 2) Fungsi kas. Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3) Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan keuangan. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a. Faktur penjualan tunai b. Pita register kas c. Credit Card sales slip d. Bill of leading e. Faktur penjualan COD f. Bukti setor bank g. Rekapitulasi harga pokok penjualan 2. Prosedur penerimaan kas dari piutang Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, prosedur penerimaan kas dari piutang mengharuskan: a. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). b. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi yang terkait dalam prosedur penerimaan kas dari piutang yaitu: 1) Fungsi sekretariat Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remitance advice) melalui pos dari para debitur perusahaan serta membuat daftar surat pemberitahuan yang telah diterima. 2) Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dan fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan serta menyetorkan kas yang telah diterima tersebut ke bank dalam jumlah penuh. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5) Fungsi Pemeriksaan Intern
5
Fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik serta melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas dari piutang yaitu : a. Surat pemberitahuan b. Daftar surat pemberitahuan c. Bukti setor bank d. Kuitansi Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu : Organisasi : 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. Sistem otorisasi dan prosedur Pencatatan : 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 3. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 4. Penyerahan barang diotorisasi fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 5. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. Praktek yang Sehat : 1. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 3. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : Organisasi : 1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. 2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan : 1. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan (girobilyet). 2. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. Praktek yang Sehat : 1. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. 2. Para penagih kasir harus diasuransikan. 3. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan bagian kasa maupun ditangan penagih perusahaan) harus diasuransiakan. 6
Prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek, pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. 2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenanag terlebih dahulu. 3. Adanya pemisahan tugas. Tujuan dilakukannya pemisahan fungsi adalah untuk mencegah seseorang secara penuh melakukan sebuah transaksi dan yang efektif harus menciptakan kondisi yang sulit atau tidak memungkinkan bagi seseorang untuk mencuri kas atau aktiva lainnya. Menurut Mulyadi (2010:513) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas menggunakan cek adalah sebagai berikut: 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas 2. Fungsi kas. 3. Fungsi akuntansi. 4. Fungsi pemeriksa intern. Dokumen yang biasa digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Bukti kas keluar. 2. Cek. 3. Permintaan Cek (check request) Unsur-unsur pengendalian intern yang baik dalam pengeluaran kas adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2010: 516-522) : 1. Organisasi a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian keuangan sejak awal hingga akhir, tanpa campur tangan pihak lain. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwewenang. b. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwewenang. c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan dilampirkan dengan dokumen lengkap. 3. Praktik yang Sehat a. Saldo kas harus dilindungi dari kemungkinan penggunaan yang tidak semestinya. b. Dokumen dasar dari pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “LUNAS” oleh bagian keuangan setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. c. Penggunaan rekening Koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penerimaan kas. 7
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahan bukuan. e. Jika pengeluaran hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini melalui sistem dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system. f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. g. Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kasa dalam perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. h. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance). i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin registrasi kas, almari besi, dan strong room). j. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. 4. Karyawan yang Berpotensi a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama karyawan menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. B. Kerangka Konsep Dasar Teori : 1. Sistem Akuntansi 2. Unsur-Unsur Pengendalian Intern 3. Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Analisis Penerapan Pengendalian Intern Kas Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) di Bontang
RUMUSAN MASALAH Apakah pengendalian intern kas terutama mengenai sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah dilaksanakan sesuai dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern ALAT ANALISIS YANG DIGUNAKAN : Unsur-unsur pengendalian intern HASIL PENELITIAN Evaluasi pengendalian intern atas sistem dan prosedur akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE)
Gambar 2.1 Kerangka Konsep
III. Metode Penelitian Penelitian dilakukan dengan mendatangi secara langsung objek penelitian yaitu PT Kaltim Nusa Etika (KNE) di Bontang guna memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan melalui pihak-pihak yang terkait dalam penerimaan dan pengeluaran kas, khususnya 8
mengenai sistem pengendalian internal atas penerimaan dan pengeluaran kas. Jenis data yang dikumpulkan adalah berupa data yang terdiri dari data primer yaitu data yang belum diolah yang diperoleh langsung dari PT Kaltim Nusa Etika (KNE), seperti hasil tanya jawab langsung kepada pihak yang berhubungan dengan bagian penerimaan dan pengeluaran kas. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penilitian ini adalah penelitian lapangan yang terdiri dari interview dan review document. Serta penelitian kepustakaan yang berasal dari buku, literature, jurnal ilmiah, serta artikel yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. Pengendalian intern meliputi pengendalian akuntansi yang merupakan peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE). Penerimaan kas adalah uang yang diterima oleh PT Kaltim Nusa Etika baik tunai maupun kredit yang berasal dari setoran tunai maupun pelunasan piutang atau dari pinjaman. Pengeluaran kas yang digunakan yaitu pengeluaran uang tunai baik menggunakan cek maupun uang tunai untuk pembayaran atas pembelian yang dilakukan secara tunai, pelunasan hutang-hutang dan biaya operasional dalam pengoprasian sehari-hari. Alat analisis yang digunakan dalam pembahasan dan pengelolaan data yaitu, unsurunsur pengendalian intern yang meliputi Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapat dan biaya, Praktik yang sehat dalam melakukan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, dan Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. IV. Analisis dan Pembahasan Prosedur penerimaan kas PT Kaltim Nusa Etika (KNE) melalui transfer yaitu: a. Dimulai dengan bagian bendahara yang menerima nota kredit dari bank, kemudian bendahara mencocokkan antar arsip invoice lembar ke 2 dengan nota kredit yang diterima, setelah cocok, invoice dan nota kredit dicatat di dalam buku besar dan buku bank, kemudian nota kredit dikirim ke bagian akuntansi. b. Bagian akuntansi menerima nota kredit dari bendahara. Setelah itu bagian akuntansi mencocokkan nota kredit dengan arsip invoice lembar ke 3, setelah diverifikasi benar lalu dibuat memo perincian penerimaan dua rangkap. Bagian akuntansi mengajukan memo perincian penerimaan dua rangkap beserta dengan nota kredit ke kepala bagian akuntansi untuk diotorisasi. c. Kepala bagian akuntansi menerima memo perincian penerimaan dua rangkap beserta dengan nota kredit, kemudian memeriksa jurnal memo perincian penerimaan dan data yang diterima, dan menandatangani memo perincian penerimaan. d. Direksi menerima memo perincian penerimaan dua rangkap dan nota kredit yang dilengkapi dengan referensi jurnal invoice yang telah diverifikasi bagian akuntansi selanjutnya untuk ditandatangani. e. Bagian akuntansi menerima kembali memo perincian penerimaan rangkap 2 dan nota kredit dari direksi, memasukkan data ke komputer untuk mencatat ke dalam sub-ledger, ledger dan untuk pelaporan. Mencatat pembayaran piutang ke kartu piutang, mengirim memo perincian penerimaan dan nota kredit ke bagian keuangan untuk disimpan sesuai nomor urut. Untuk prosedur pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) dengan menggunakan check/tunai adalah sebagai berikut: a. Bagian akuntansi menerima invoice dan data pendukung penagihan, kemudian memeriksa data yang diterima, mencocokkan dengan arsip purchase order dan data pendukung pembelian lainnya. Jika tidak benar, mengembalikan data yang diterima. 9
b. Setelah diverifikasi benar, melakukan input data komputer untuk mencatat jurnal yang ada ke dalam sub-ledger, ledger, dan pelaporan. Membuat memo perincian pembayaran, menandatangani memo perincian pembayaran, menyerahkan memo perincian pembayaran, invoice, dan data pendukung kepada kabag. akuntansi. c. Kepala bagian akuntansi menerima memo perincian pembayaran, invoice, dan data pendukung dari bagian akuntansi, melakukan verifikasi kembali dan menandatangani memo perincian pembayaran, menyerahkan kepada kabag. keuangan. d. Kepala bagian keuangan menerima memo perincian pembayaran, invoice, dan data pendukung dari kabag. akuntansi, menandatangani memo perincian pembayaran, dan menyerahkan kepada direksi. e. Direksi menerima memo perincian pembayaran, invoice, dan data pendukung dari kabag. keuangan, menandatangani memo perincian pembayaran, dan menyerahkan kepada bendahara. f. Bendahara menerima memo perincian pengeluaran rangkap 2, invoice, dan data pendukung, memeriksa validitas data yang diterima meliputi otoritas dan kelengkapan data pendukungnya. Menganalisa pembayaran yang dilakukan dengan pembayaran transfer atau cheque tunai. g. Pembayaran yang dilakukan dengan transfer payment dilanjutkan dengan sistem operating procedure pengeluaran kas-bank melalui transfer. Pembayaran dengan cheque tunai, bendahara akan menyiapkan form voucher pembayaran, cheque, mengajukan cheque, memo perincian pembayaran rangkap 2, invoice, data pendukung ke direksi untuk diotorisasi. h. Direksi menerima cheque, memo perincian pembayaran rangkap 2, invoice, dan data pendukung sesuai dengan kewenangannya, memberikan otorisasi (paraf/tandatangan), menyerahkan kembali data yang diterima ke bendahara. i. Bendahara menerima kembali cheque dan lampirannya dari Direksi, kemudian menyerahkan cheque ke vendor/supplier, dan mencatat pengeluaran kas-bank ke buku bank. Sedangkan prosedur pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) dengan menggunakan transfer melalui bank adalah sebagai berikut: a. Bendahara menerima memo perincian pembayaran rangkap 3, invoice, dan data pendukung. Kemudian bendahara membuat bukti transfer bank rangkap 3, mengajukan bukti transfer, memo perincian pembayaran rangkap 3, invoice, dan data pendukung ke Direksi untuk disetujui. b. Direksi menerima bukti transfer bank rangkap 3 dan back-upnya, menganalisa data yang diterima, menandatangani bukti transfer bank rangkap 3, kemudian mengembalikan dokumen yang diterima ke bendahara. c. Menerima kembali bukti transfer bank dan back-upnya dari direksi, mengirim lembar 1 ke bank, menyimpan sementara bukti transfer bank lembar 2, memo perincian pembayaran rangkap 2, invoice, dan data pendukung, kemudian mencatat ke buku bank. d. Bank menerima bukti transfer bank dari PT Kaltim Nusa Etika (KNE), kemudian mengirim kembali bukti transfer bank ke bendahara PT Kaltim Nusa Etika (KNE). e. Bendahara perusahaan menerima bukti transfer bank dari bank, memo perincian pembayaran, invoice, dan data pendukung, kemudian membuat fotocopy bukti transfer bank rangkap 2, mengirim fotocopy bukti transfer bank ke vendor, menyimpan memo perincian pembayaran rangkap 2, bukti transfer bank, invoice, dan data pendukung. Mencatat pengeluaran kas-bank melalui transfer ke buku bank. 10
Untuk menunjang penelitian maka digunakan alat analisis yang mengacu pada standar penerapan sistem pengendalian intern yang baik berdasarkan teori sistem akuntansi menurut mulyadi dan membandingkan dengan sistem pengendalian intern yang dilaksanakan oleh PT Kaltim Nusa Etika (KNE), yaitu sebagai berikut: Tabel 4.1. Perbandingan Unsur-unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas Menurut Teori dengan Unsur-unsur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE). Menurut Teori A. Struktur Organisasi 1. Memisahkan antara fungsi operasional, fungsi pencatatan dan fungsi penyimpanan. 2. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir , tanpa campur tangan dari fungsi lain. B. Sistem Otorisasi dan Pencatatan 3. Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi pejabat yang berwenang.
4. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
Menurut Perusahaan 1. Fungsi penyimpanan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) dilakukan oleh bagian bendahara, sedangkan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi. 2. Transaksi pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) melibatkan lebih dari satu fungsi yaitu: Fungsi yang membutuhkan dana, bendahara, bagian akuntansi, kepala bagian keuangan, dan direksi. 3. Dokumen-dokumen yang digunakan pada PT Katim Nusa Etika harus diotorisasi seperti pada dokumen memo perincian pembayaran yang dibuat oleh bagian akuntansi, form voucher pembayaran, invoice, dan cheque harus mendapat otorisasi oleh kepala bagian keuangan, kepala bagian akuntansi, dan direksi. 4. Pencatatan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) dilakukan berdasarkan memo perincian pembayaran dan cheque beserta data pendukung yang telah diotorisasi oleh kepala bagian keuangan, kepala bagian akuntansi, dan direksi pada pengeluaran kas dengan melalui check atau tunai. Sedangkan pengeluaran kas dengan menggunakan dana kas kecil pencatatan dilakukan berdasarkan kasbon dan order pembelian 11
Sesuai / Tidak Sesuai
Sesuai
Sesuai
Sesuai
Sesuai
barang beserta data pendukung pembelian yang telah diotorisasi oleh kepala bagian umum, kepala bagian dan kepala bagian keuangan. C. Praktik yang Sehat 5. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. Kasir dilengkapi dengan alat-alat mencegah terjadinya pencurian terhadap kas 6. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. 7. Penggunaan rekening Koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (internal audit function)I yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 8. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
9. Cek mengunakan nomor urut dan semua nomor cek harus dipertangungjawabkan oleh bagian kasa. Cek yang dibatalkan diletakkan pada buku cek dan dirusak untuk menghindari penyalah gunaan.
5. Saldo kas yang ada di tangan pada PT Kaltim Nusa Etika di simpan di dalam brangkas yang berada satu ruangan dengan karyawan lainnya. Brangkas tersebut merupakan tanggung jawab bendahara dan jika terjadi kehilangan merupakan tangung jawab bendahara. 6. Memo perincian pembayaran, cheque, kasbon, order pembelian barang, dan dokumen pendukung dicap “lunas” setelah dilakukan pengeluaran kas oleh bendahara. 7. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) rekonsiliasi dibuat sebulan sekali oleh bagian akuntansi. Rekonsiliasi bank tersebut akan direview oleh kepala bagian akuntansi.
8. Pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika untuk pembayaraan hutang dan pengeluaran diatas Rp1.000.000,00 dilakukan mengunakan cheque. Cheque yang digunakan merupakan cheque atas nama perusahaan yang menerima. Cek kosong disimpan oleh bagian bendahara. 9. Cheque yang digunakan mengunakan nomor urut dan bagian bendahara harus mempertangungjawabkan nomor urut cheque untuk menghindari penggunaan cheque yang tidak semestinya. Cheque yang dibatalkan di letakkan kembali pada buku cek. 12
Tidak Sesuai
Sesuai
Tidak Sesuai
Sesuai
Sesuai
10. Stempel cek yang digunakan disimpan oleh pihak yang berhak menandatangani cek. 11. Pengeluaran kas yang relatif kecil, pengeluaran ini dilakukan mengunakan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system.
12. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertangungjawabkan oleh yang berwewenang. 13. Kas yang ada di tangan harus disetor ke bank pada hari penerimaan. 14. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 15. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada diperjalanan disuransikan dari kerugian.
16. Perputaran jabatan untuk menjaga indenpendensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. 17. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya 18. Seleksi karyawan
10. Stempel cek pada PT Kaltim Nusa Etika disimpan oleh bagian bendahara yang bertugas membuat cek. 11. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) pengeluaran kas dengan relatif kecil telah menggunakan sistem dana kas kecil (petty cash). Untuk pengeluaranyang dibawah Rp 150.000,00 harus menggunakan petty cash atau dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) yaitu bagian bendahara. 12. Formulir atau dokumen yang digunakan pada pengeluaran kas PT Kaltim Nusa Etika seperti pembuatan memo perincian pembayaran, cheque, kasbon telah menggunakan nomor urut tercetak. 13. Kas yang ada ditangan akan langsung disetor oleh bendahara perusahaan pada hari penerimaan kas terjadi. 14. Pencocokan fisik kas yang ada di tangan yang di pegang oleh bagian bendahara dilakukan oleh perusahaan setiap hari. Jumlah yang ada pada bendahara harus sama dengan catatan perusahaan. 15. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada diperjalanan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) tidak disuransikan. Jika terjadi kehilangan maka pihak yang terkait harus bertanggung jawab. 16. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) tidak dilakukan perputaran jabatan (job rotation) secara rutin. 17. Cuti karyawan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah diatur oleh perusahaan sehingga tidak terjadi kekosongan jabatan.
18. Seleksi calon karyawan dilakukan 13
Tidak Sesuai
Sesuai
Sesuai
Sesuai
Sesuai
Tidak Sesuai
Tidak Sesuai
Sesuai
berdasarkan pesyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. 19. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
oleh bagian personalia disesuaikan syarat-syarat yang telah ditetapkan PT Kaltim Nusa Etika sesuai dengan jabatan. 19. Pengembangan pendidikan karyawan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) dilakukan melalui training dan seminar-seminar.
Sesuai
Sesuai
Tabel 4.2. Perbandingan Unsur-unsur Pengendalian Intern Penerimaan Kas Menurut Teori dengan Unsur-unsur Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE). Menurut Teori
Menurut Perusahaan
Sesuai / Tidak Sesuai
A. Struktur Organisasi 1.
2.
Memisahkan antara fungsi akuntansi, fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
1.
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2.
B. Sistem Otorisasi dan Pencatatan 3. Debitur melakukan 3. pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan (Giro Bilyet) 4. Fungsi penagihan 4. melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 5. 5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh
Fungsi akuntansi pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) dilakukan oleh bagian akuntansi, fungsi penagihan dilakukan oleh penagih perusahaan dan fungsi penerimaan kas dilakukan oleh bagian bendahara. Transaksi penerimaan kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah dilakukan terpisah dari fungsi akuntansi. Secara garis besar terdapat empat fungsi yang terlibat dalam akitivitas penerimaan kas yaitu bendahara, bagian keuangan, bagian akuntansi, kabag akuntansi, dan direksi. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE), pembayaran dilakukan oleh vendor atau supplier dalam bentuk cek atas nama perusahaan dan giro bilyet. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE), fungsi penagihan melakukan penagihan piutang hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Pengurangan terhadap piutang yang dilakukan oleh bagian akuntansi akan dilakukan apabila 14
Sesuai
Sesuai
Sesuai
Sesuai
Sesuai
fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur
bagian akuntansi telah menerima dokumen yang berisi surat pemberitahuan beserta dengan cheque.
C. Praktik yang Sehat 6.
7.
8.
Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
6.
Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance)
7.
Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-transit insurance)
8.
Hasil perhitungan kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) dicatat langsung oleh bendahara pada buku kas-bank, buku back up dan bila merupakan pembayaran piutang akan dicatat di kartu piutang dan bagian akuntansi akan menginput jurnal yang diperlukan sebagai input data komputer. Untuk penerimaan tunai akan segera disetor penuh ke bank. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE), bendahara yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan tidak di asuransikan. Kas dalam perjalanan atau uang yang ada di tangan bendahara perusahaan tidak diasuransikan. Hal ini dikarenakan jumlah kas dari hasil penerimaan tunai PT Kaltim Nusa Etika (KNE) tidak sebanyak penerimaan transfer melalui bank.
Sesuai
Tidak Sesuai
Tidak Sesuai
Adapun yang termasuk dalam unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas yang menjadi dasar terhadap pembahasan dan penilaian pengendalian intern yaitu : 1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka kerja pembagian tugas fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk PT Kaltim Nusa Etika (KNE) untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pada Kaltim Nusa Etika (KNE) telah digambarkan adanya struktur kepegawaian beserta uraian tugas masing-masing dari struktur organisasi tersebut. Untuk sistem akuntansi penerimaan kas perusahaan, secara umum PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah menetapkan pemisahan secara struktural maupun organisasional antara fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan. Fungsi penagihan yang dilakukan oleh penagih perusahaan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang telah dibuat oleh bagian akuntansi . Sedangkan fungsi kas yang dilakukan oleh bagian bendahara bertanggung jawab atas penerimaan cek/tunai dari fungsi penagihan. Bagian bendahara bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dengan segera ke bank dalam jumlah penuh. 15
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal yang diperlukan sebagai input data komputer unutk mencatat ke dalam buku besar dan buku besar pembantu untuk pelaporan dan mencatat penerimaan pembayaran piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi PT Kaltim Nusa Etika (KNE), fungsi akuntansi berada di tangan bagian akuntansi di bawah kendali Kepala Bagian Akuntansi. Dengan terpisahnya organisasi fungsi akuntansi secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan akan mempersulit ruang gerak karyawan untuk memanipulasi data karena akan melibatkan banyak pihak. Dengan demikian maka pengendalian intern secara organisasional dapat dikatakan efektif untuk mencegah penyimpangan dan manipulasi data keuangan. Namun demikian terpisahnya organisasi fungsi tersebut justru akan mengurangi efisiensi, meskipun hal ini jauh akan lebih efisien daripada terjadi penyimpangan dan manipulasi data keuangan yang dapat merugikan perusahaan 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Dalam hal unsur pengendalian intern perusahaan berupa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE), fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dengan kondisi yang demikian maka otorisasi penagihan dari fungsi penagihan akan ada karena adanya otorisasi fungsi akuntansi. Fungsi penagihan tidak dapat menyelewengkan sejumlah dana dari hasil penagihan karena harus mempertanggungjawabkannya pada fungsi akuntansi. Demikian pula sebaliknya fungsi akuntansi tidak dapat melakukan penagihan tanpa fungsi penagihan. Penyelewengan mungkin akan muncul apabila ada kerjasama antara fungsi akuntansi dan fungsi penagihan. Kondisi ini harus segera dicermati secara lebih seksama dengan melibatkan pihak lain dalam pemeriksaan dan pengawasan yang memiliki otorisasi yang kuat. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) setiap dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas harus ditotorisasi oleh pejabat yang berwewenang. Nota kredit yang diterima bendahara dari bank akan dicocokkan dengan arsip invoice, apabila cocok bendahara akan mencatat invoice dan nota kredit ke dalam buku back up dan buku kas-bank. Setelah itu bagian akuntansi menerima nota kredit dari bendahara dan melakukan verifikasi, apabila benar selanjutnya dibuat memo perincian penerimaan rangkap 2 dan jurnal yang diperlukan sebagai input data komputer untuk mencatat ke dalam buku besar dan buku besar pembantu. Bagian akuntansi mencatat pembayaran piutang ke dalam kartu piutang berdasarkan atas pemberitahuan dari debitur. Direksi dan kepala bagian akuntansi akan memberi otorisasi apabila dokumen yang akan diotorisasi telah diverifikasi oleh bagian akuntansi. 3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi. Dari hasil observasi mengenai sistem dan prosedur penerimaan kas terlihat bahwa hasil penghitungan kas yang dicatat langsung oleh bagian bendahara perusahaan pada buku kas-bank, buku back up dan bila merupakan pembayaran piutang akan dicatat dalam kartu piutang dan bagian akuntansi akan menginput jurnal yang akan diperlukan sebagai input data komputer, mencatat ke dalam subledger, ledger untuk pelaporan dan untuk penerimaan tunai akan disetor penuh ke bank dengan segera.
16
Para penagih dan bendahara perusahaan tidak diasuransikan oleh perusahaam. Hal ini memungkinkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan bagian bendahara dan penagih, karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut melakukan kecurangan, asuransi akan menanggung risiko kerugian yang timbul. Kas dalam perjalanan juga tidak diasuransikan keberadaannya. Seharusnya asuransi diperlukan untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang ada di tangan bagian bendahara, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe. Dengan dilaksanakannya praktik akuntansi yang sehat tersebut, maka akan mendukung efektivitas dan efisiensi perusahaan, di mana pada intinya perusahaan tidak akan dirugikan karena adanya penyelewengan yang dilakukan karyawan. Untuk unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yang menjadi dasar terhadap pembahasan dan penilaian pengendalian intern yaitu : 1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas. Sebagai unsur pengendalian intern perusahaan, struktur organisasi dalam sistem pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah menetapkan pemisahan antara fungsi akuntansi dan fungsi peyimpanan kas. Fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi yang bertugas melakukan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan bulananan dan laporan keuangan tahunan. Sedangkan fungsi penyimpanan kas dilakukan oleh bagian bendahara yang bertugas menerima, mengeluarkan dan menyimpan kas. Struktur organisasi pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) menetapkan bahwa sistem pengeluaran kas tidak boleh dilakukan oleh bagian kasir yang di pegang oleh bendahara perusahaan dari awal sampai akhir. Untuk pengeluran kas dengan check/tunai melibatkan bagian akuntansi, bendahara, kepala bagian keuangan, kepala bagian akuntansi dan direksi. Sedangkan untuk pengeluaran kas dengan bank melalui transfer melibatkan bendahara, bank, vendor, dan direksi. Pengeluaran kas dengan dana kas kecil (petty cash) melibatkan fungsi yang memerlukan dana, kepala bagian umum, kepala bagian keuangan, dan bendahara. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) setiap dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas harus diotorisasi oleh pejabat yang berwewenang. Seperti untuk pengeluaran kas dengan check/tunai maka untuk memo perincian pembayaran, invoice, data pendukung, dan cheque harus diotorisasi oleh direksi, kepala bagian keuangan, dan kepala bagian akuntansi. Pencatatan oleh bagian akuntansi dilakukan berdasarkan memo perincian pembayaran yang telah dibuat, invoice, data pendukung, cheque yang telah diotorisasi oleh kabag akuntansi, kabag keuangan, dan direksi pada pengeluaran kas dengan check atau tunai. Sedangkan untuk pengeluaran kas dengan dana kas kecil berdasarkan kas bon dan order pembelian barang beserta data pendukung pembelian yang telah diotorisasi oleh ketua bagian umum dan ketua bagian keuangan. 3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi. Berdasarkan hasil penelitian didapatkan bahwa PT Kaltim Nusa Etika (KNE) melakukan penyetoran kas ke bank oleh bendahara pada dilakukan segera pada hari 17
yang sama dalam jumlah penuh. Untuk kas yang ada di tangan di simpan di dalam brangkas besi yang berada satu ruangan dengan karyawan lainnya. Penempatan bendahara dan brangkas satu ruangan dengan karyawan lainnya tidak efektif. Melihat jumlah uang yang di simpan cukup besar seharusnya bendahara diberikan ruangan sendiri dan hanya pihak yang berkepentingan saja yang boleh memasuki ruangan tersebut. Hal ini untuk melindungi bendahara dari kehilangan dan pencurian. Selain itu sebaiknya bagian bendahara diasuransikan untuk menghindari kerugiaan akibat penyelewengan dana oleh bendahara. Stempel yang digunakan pada pengeluaran kas menggunakan cek seharusnya disimpan oleh bagian yang bertanggung jawab menandatangani cek dalam hal ini direksi untuk menghindari penyalahgunaan. Selama ini cek stempel untuk cek disimpan oleh bagian bendahara yang bertugas membuat cek. Rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan oleh fungsi pemeriksaan intern yang tidak ikut dalam penyelenggaraan catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas, mengingat rekonsiliasi bank digunakan sebagai alat untuk mengawasi catatan perusahaan. Hal ini untuk memastikan keandalan dan ketelitian data akuntansi yang dicatat. Pengeluaran kas dengan jumlah kecil yang dilaksanakan oleh PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah menggunakan sistem dana kas kecil yang penyelenggaraannya dilakukan dengan imperst system. Pengeluaran kas kecil dilakukan dengan pengajuan kasbon dan pengisian formulir order permintaan barang oleh pemakai dana. Setiap pengajuan kasbon akan dicatat sebagai pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran tersebut merupakan pengeluaran perusahaan untuk kegiatan operasional perusahaan. Formulir atau dokumen yang digunakan pada pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah menggunakan nomor urut tercetak. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak tujuannya agar dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi sehingga pertanggungjawabannya lebih mudah dilakukan. Job rotation pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) tidak dilakukan sehingga timbul kejenuhan pada karyawan perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya. Selain itu juga akibat tidak adanya job rotation ini akan menimbulkan peluang bagi karyawan untuk mengetahui kelemahan prosedur yang dijalankan perusahaan sehingga karyawan tersebut dapat melakukan hal-hal yang tidak diinginkan seperti penggelapan dan lain-lain. Hal ini perlu diperhatikan agar pimpinan perusahaan melakukan job rotation minimal satu tahun sekali sehingga prestasi kerja karyawan dapat ditingkatkan. PT Kaltim Nusa Etika (KNE) mempunyai kebijaksanaan untuk dapat membantu tercapainya tujuan pengendalian intern yakni mengeluarkan buku pedoman kerja, buku pedoman prosedur akuntansi, dan memorandum pelaksanaan prosedur operasi serta instruksi intern lainnya oleh pihak manajemen. Dengan adanya hal tersebut, karyawan dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan dan apa yang diharapkan dari pekerjaan mereka. Perusahaan ini juga sudah menggunakan cek atas nama perusahaan penerima dan nomor urut cek dipertanggungjawabkan oleh bagian bendahara, dokumen yang digunakan dalam pengeluaran kas bernomor urut, pemeriksaan fisik atas kas yang ada di tangan dilakukan setiap hari pada sore hari dan pemberian cuti karyawan bagi yang berhak. 4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Dalam organisasi yang memenuhi syarat ditambah dengan metode-metode maupun prosedur yang baik dalam memperkuat pengendalian intern belumlah menjamin tercapainya tujuan pengendalian intern tersebut, tetapi tergantung pada 18
kemampuan dan pengalaman karyawan tersebut dalam menjalankan tugasnya serta kejujuran yang ada pada dirinya merupakan faktor yang menentukan keberhasilan pengendalian intern tersebut. Setiap penerimaan karyawan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) diadakan seleksi secara objektif untuk mendapatkan karyawan yang bermutu, yang memiliki pengetahuan dan kecakapan yang sesuai dengan bidang masing-masing, kemudian dilatih dan dikembangkan agar menjadi pegawai yang cakap melaksanakan tugas yang dipercayakan kepadanya. Pengadaan traning dan seminar-seminar diharapkan dapat meningkatkan mutu karyawan. pemberian kredit V. Penutup A. Simpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) di Bontang, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan yang dapat dikemukakan dari serangkaian hasil penelitian di PT Kaltim Nusa Etika (KNE), yaitu sistem dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) belum sepenuhnya memenuhi unsurunsur pengendalian intern. Untuk prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi. Sedangkan untuk sistem dan prosedur pegeluaran kas pada PT Katim Nusa Etika (KNE) belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern, karena masih terdapat unsurunsur pengendalian intern di dalam perusahaan yang belum sepenuhnya dilakukan antara lain penempatan kasir yang berada satu ruangan dengan karyawan lainnya, kas yang ada di tangan dan kasir tidak diasuransikan, rekonsiliasi bank tidak dilakukan oleh bagian pemeriksaan intern, stempel cek dipegang oleh pembuat cek tersebut, dan juga PT Kaltim Nusa Etika (KNE) tidak melakukan perputaran jabatan (job rotation) secara rutin sehingga kemungkinan terjadinya penyelewengan masih sangat besar. B. Saran Berdasarkan analisa dan kesimpulan yang dikemukakan diatas, maka dapat disampaikan saran sebagai berikut: 1. Bendahara yang bertugas menyimpan kas seharusnya ditempatkan di ruangan yang berbeda dengan karyawan lainnya dan hanya pihak yang berkepentingan yang boleh masuk. 2. Kas yang ada di tangan dan bagian kasir yang dilakukan bendahara perusahaan seharusnya diasuransikan mengingat jumlahnya cukup besar. 3. Rekonsiliasi bank dilakukan oleh controlling untuk memastikan keandalan dan ketelitian catatan akuntansi perusahaan. 4. Stempel yang diguanakan untuk cek harus disimpan oleh orang yang berhak menandatangani cek. 5. Perputaran jabatan perlu dilakukan oleh perusahaan. Hal ini sangat penting dilakukan karena apabila ada karyawan pada salah satu fungsi melakukan penyelewengan maka akan diketahui oleh karyawan yang menggantikan fungsinya tersebut. 6. Keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan perlu ditingkatkan untuk meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan, sehingga penyelewengan penggunaan dana dapat diminimalisir.
19
Daftar Pustaka Mulyadi. 2010. Auditing. Jilid I, Cetakan ke Tujuh. Salemba Empat. Jakarta. . 2010, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta. Narko. 2007. Sistem Akuntansi, Cetakan Keempat. Yayasan Pustaka Nusatama. Yogyakarta. Soemarso S.R. 2010. Akuntansi: Suatu Pengantar, Edisi Kelima. Salemba Empat. Jakarta. Sukrisno, Agoes. 2004. Auditing ( Pemeriksaan Akuntan ) Oleh Kantor Akuntan Publik, jilid I. Edisi Ketiga. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta. Sunarto. 2003. Auditing, Edisi Pertama. Pena Persada. Yogyakarta. Zaki, Baridwan. 2006, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi 5, BPFE, Yogyakarta. . 2008. Intermediate Accounting, Edisi ke Delapan. BPFE. Yogyakarta.
20
