ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INVENTORI PADA PT. PECTECH SERVICES INDONESIA RIAU SEBAGAI MEDIA PENINGKATAN KINERJA PERUSAHAAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ardy Darwis 08.12.3458 kepada JURUSAN SISTEM INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
Analysis And Design Of Inventory System In PEC-Tech Services Indonesia Riau As The Media Companys Performance Improvement Analisis Dan Perancangan Sistem Inventori Pada PEC-Tech Services Indonesia Riau Sebagai Media Peningkatan Kinerja Perusahaan Ardy Darwis Bambang Sudaryatno STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT PT. PEC-Tech Service Indonesia is a company located in Pangkalan Kerinci, Riau, engaged in heavy equipment.The purpose of writing this paper is to analyze and design the old system to the new system, where the system is used to provide up-to-date information on the category, materials, lending, return and existing inventory in order to become more effective and efficient.
Designing an application program inventory at PT. PEC-Tech Service Indonesia is designed by using the programming language Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 as the database software, and supported Crystal Report for reporting in Visual Basic 0.6.With the inventory application program is expected to help companies in the processing and storage of goods in order to run inventory system is relatively more effective and efficient so that it can help improve the performance of the company.
The results of the analysis in doing the processing, storage, checking the amount of material and information in the form of reports.
Keywords: PT. Pec-Tech Service Indonesia,Inventory, Program Application.
1.
Pendahuluan
Kebutuhan manusia akan teknologi dan sistem informasi berkembang semakin pesat. Kebutuhan perusahaan akan informasi yang up-to-date dan akurat menuntut akan adanya sebuah sistem yang mampu menyajikan informasi yang berkualitas.
Dalam sistem informasi inventori pada PT. PEC-Tech Services Indonesia proses peminjaman dan pengembalian barang merupakan proses yang sangat penting. Dengan jumlah barang yang mencapai ratusan dan jenisnya yang bermacam–macam, maka tidak mudah untuk melaksanakan dan mengawasi kedua proses tersebut dengan baik. Hal ini semakin sulit mengingat proses pencatatan barang masih bersifat manual.
Pembuatan sistem informasi inventori dapat mempermudah dan mempercepat tugas staff dalam melakukan pengolahan data dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi, sehingga tidak lagi menggunakan sistem lama, melakukan pencatatan dan pengolahan data secara semi manual. Hasil pengolahan data merupakan informasi yang dijadikan sebagai acuan oleh pengambil keputusan dalam mengambil keputusan.
Selain itu informasi tersebut yang dikemas secara bagus serta penggunaannya yang mudah maka akan menjadi sarana informasi yang sangat efektif, yang sangat berguna bagi perusahaan. Sehingga kebutuhan akan informasi yang berkualitas akan terpenuhi. Dengan uraian masalah diatas, maka penulis mengambil judul skripsi: “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INVENTORI PADA PT. PEC-TECH SERVICES
INDONESIA
PERUSAHAAN”.
RIAU
SEBAGAI
MEDIA
PENINGKATAN
KINERJA
2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi Sistem informasi (information systems) atau juga disebut processing systems.
Sistem informasi didefinikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai barikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung informasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Data sebagai bahan baku informasi adalah kejadian yang berwujud karakter, angka atau simbol-simbol yang mempunyai arti.”
Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Nilai dari sistem informasi dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu sistem informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.2
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) merupakan
penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen dalam mengambil keputusan.
Gordon B. Davis mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut “Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.” Sedangkan dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Gordom B. Davis mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian (Gordon B. Davis, 1985 :23) Komponen Sistem Informasi Manajemen: Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen non funsional.
2.3
Pengertian Inventori
Inventori mengacu pada segala persediaan barang sumber daya yang digunakan dalam sebuah organisasi. Sumber daya tersebut dapat berupa bahan mentah, bahan jadi, dan dapat berupa suku cadang atau komponen. Pada dasarnya semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventaris, tergantung dari sifat dan jenis perusahaan. Pengertian sistem inventaris adalah sebuah sistem yang membantu dalam menjalankan proses inventarisasi (pencatatan) dalam suatu organisasi mulai dari pencatatan barang masuk, penyimpanan sampai dengan barang keluar. Menurut Koher,Eric L.A. inventori adalah : "Bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode". Secara umum pengertian Inventori adalah suatu aset yang ada dalam bentuk barang jadi atau setengah jadi yang dimiliki dan disimpan oleh perusahaan/organisasi untuk tujuan tertentu.
2.4
Konsep Perancangan Proses
2.4.1 Flowchart Sistem
Flowchart sistem merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.
Sterneckert (2003) menyarankan untuk membuat model diagram alir yang berbeda sesuai dengan perspektif pemakai (managers, system analysts and clerks) sehingga dikenal ada 4 jenis diagram alir secara umum:
Diagram Alir Dokumen Menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran dokumen.
Diagram Alir Data Menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran data.
Diagram Alir Sistem
Menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran secara fisik.
Diagram Alir Program, Menunjukkan kontrol dari sebuah program dalam sebuah sistem.
2.4.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.
Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. Didalam data flow diagram terdiri dari proses penyimpanan data, aliran data dan entity luar. Berikut komponen dari data flow diagram:
a. Terminator b. Proses c.
Data Store
d. Alur Data
2.5
Konsep Basis data Data adalah bahan yang akan diolah, dapat berupa angka, huruf, simbol, kata-kata
yang menunjukan suatu sistuasi. Sedangkan basis data merupakan kumpulan file yang saling terkait dan membentuk hubungan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lainnya
sehingga
membentuk
suatu
bangunan
data
yang
digunakan
untuk
menginformasikan suatu perusahan, instalasi, dan organisasi dalam batasan tertentu, yaitu : 1.
Attribut :
Setiap entity mempunyai attribut atau sebutan untuk mewakili suatu
entity. Attribut biasa disebut sebagai data field atau data item. Contoh : nama barang, berat barang, ukuran barang dan lain-lainnya. 2.
File : Kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen, atribut yang sama, namun dapat berbeda data valuenya.
3.
Record : Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap.
4.
Data Value : Data value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau attribut.
3.
Teori Analisis Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi ke dalam
bagian-bagian komponenya dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, terjadi
dan
kesempatan-kesempatan,
kebutuhan-kebutuhan
yang
diharapkan
hambatan-hambatan sehingga
dapat
yang
diusulkan
perbaikannya, yaitu : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja system yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisa sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
3.1 Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja Adalah analisis terhadap kinerja sistem yang baru. Kinerja dapat diukur dari throughput dan respon time. Throughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu. Sedangkan respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda untuk menaggapi pekerjaan tersebut. 2. Analisis Informasi Analisis informasi adalah analisis terhadap peningkatan kualitas informasi yang disajikan.
3. Analisis Ekonomi Analisis ekonomi dilakukan dengan menganalisa biaya- biaya yang digunakan dalam pengembangan sistem, kemudian dibandingkan dengan manfaat atau keuntungan yang diperoleh dari pengembangan sistem tersebut.
4. Analisis Kendali Analisis kendali dilakukan untuk menigkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan dana dan informasi. 5. Analisis Efisiensi Yaitu analisis terhadap peningkatan efisiensi operasi. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan secara minimum tetapi mempunyai keuntungan yang lebih besar. 6. Analisis Pelayanan Yaitu analisa terhadap peningkatan pelayanan yang diberikan oleh sistem.
3.2
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem diperlukan guna menunjang penerapan sistem baru.
Tujuan dari analisis ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dari sistem baru dan untuk mengetahui apakah sistem baru yang akan di kembangkan sudah sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu perusahaan dalam mengelola data guna memperoleh informasi lebih cepat, tepat dan akurat dan meningkatkan kinerja perusahaan. 3.3
Analisis Kelayakan Sistem Hasil laporan analisis kelayakan sistem ini harus disampaikan kepada pimpinan
atau manajer yang kemudian akan memutuskan untuk segera melaksanakan sistem baru. Dalam analisis ini akan dipertimbangkan beberapa kebutuhan aspek sistem sehingga sistem tersebut dapat dikatakan layak atau tidak untuk dikembangkan. 4.
Pembahasan
4.1
Flowchart Sistem Yang diusulkan :
Data User
Data Employee
Data Category
Input Data User
Input Data Employee
Input Data Category
Process User
Process Employee
Process Category
Process Materials
Process Lending
Process Return
User
Employee
Category
Materials
Lending
Return
Data Materials
Input Data Materials
Data Lending
Input Data Lending
Proces Reporting
Reports
Gambar 4.1 Flowchart Sistem
Data Return
Input data Return
4.2
Implementasi Tabel
4.2.1 Interface Login Interface login dirancang guna membatasi pengguna sistem sehingga tidak semua orang dapat mengakses sistem ini.
4.2.2 Menu Utama Rancangan form Menu Utama digunakan untuk melakukan proses pengolahan data siswa ,pencarian dan pencetakan laporan. pilih Exit untuk keluar dari menu utama.
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab
sebelumnya dapat diambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Lama a. Proses pencarian data materials, peminjaman dan pengembalian membutuhkan waktu yang lama karena masih bersifat manual. b. Informasi yang dihasilkan menjadi tidak maksimal, kurang akurat, dan tidak tepat waktu. c.
Sistem informasi inventori saat ini kurang efektif karena pengolahan data peminjaman dan pengembalian masih bersifat semi manual.
2. Sistem Baru a. Sistem informasi inventori yang baru dimaksudkan untuk membantu staff menyajikan informasi yang berkualitas dalam proses pengolahan data inventori. b. Sistem informasi inventori yang baru dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan menghemat waktu dalam pengolahan dan pencarian data. c.
Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan dapat dengan mudah diperoleh dengan cepat dan tepat.
5.2
Saran Berdasarkan penelitian dan hasil kesimpulan, maka penulis akan memberikan
beberapa saran yang mungkin berguna atau bisa sebagai bahan pertimbangan untuk mengembangkan lagi sistem informasi inventori pada PEC-Tech Services Indonesia antara lain: 1. Pemakaian sistem
baru disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan
kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan sistem segera diperbaiki.
2. Seiring berkembangnya teknologi kebutuhan sistem akan semakin komplek yang menyebabkan sistem tidak dapat berjalan sesuai kebutuhan untuk suatu saat nanti sistem dapat dikembangkan lagi sesuai kebutuhan. 3. Sistem baru yang sudah ada dijaga dan dirawat dengan baik-baik hardware maupun softwarenya.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset; Yogyakarta. Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset; Yogyakarta. Jogiyanto H. M. 1997. Analisis dan Desain Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset; Yogyakarta. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset; Yogyakarta. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset; Yogyakarta. Sudaryatno, Bambang, dkk. 2009. Pedoman Penyusunan Penulisan Proposal Penelitian dan Skripsi. Yogyakarta : Jurusan Tehnik Informatika dan Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.
