ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ESCM BERBASIS WEB PADA PT. GALA SARANATEX Carola Basuki, Robertus Tang Herman, Siswono Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen, Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya no 27, Kebon Jeruk, Jakarta 11530; Telp. (62-21) 535 0660;Fax. (62-21) 535 0644 Email :
[email protected]
ABSTRACT The purpose of writing this thesis is to analyze the company's needs, problems and processes in the company's business in PT. Gala Saranatex. PT. Gala Saranatex is a company engaged in the field of textiles, especially in producing batik clothing. Further research aims to design a web-based supply chain management business processes to support the internal of PT. Gala Saranatex. The website will be a means of communication in the exchange of information and goods among employees, especially in the division Head of Production, Head Shop, Head of Garments, warehouse staff, packaging and quality control staff, administration and finance. In the design of this website, start to use Object-Oriented Analysis and Design (OOA&D). While the basic analysis using Value Chain Analysis, 5 Forces Potter method, analysis of internal and external environment with methods IFE, EFE method, SWOT matrix method, IE methods, and analysis strategies using QSPM determination. Results obtained from the analysis is for the company's strategy is a strategy of backward integration with one of the methods QSPM in using information technology in particular E-SCM system to facilitate the flow of information between the company, the process of procurement of raw materials with suppliers are more practical and faster design and conduct web-based e-SCM. Conclusions that can be obtained is a system of E-SCM-based website can solve problems that exist in PT. Gala Saranatex by providing the information needed by the company internally, speeding the flow of goods and information processes, improve productivity, and increase the presence of PT. Gala Saranatex. Keywords: Supply Chain Management, internet, website, e-SCM, SWOT, QSPM
ABSTRAK Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah menganalisis kebutuhan perusahaan, permasalahan dan proses bisnis perusahaan dalam melakukan produksi pakaian batik PT. Gala Saranatex. PT. Gala Saranatex adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil khususnya dalam memproduksi pakaian batik. Penelitian ini bertujuan untuk merancang supply chain management berbasis website untuk mendukung proses bisnis internal PT. Gala Saranatex. Website tersebut akan menjadi sarana komunikasi dalam pertukaran informasi dan barang antar karyawan, khususnya di divisi Kepala Produksi, Kepala Toko, Kepala Garmen, staff bagian gudang, dan staff bagian packaging dan quality control serta bagian administrasi dan keuangan. Dalam perancangan website ini, digunakan metode pendekatan ObjectOriented Analysis and Design (OOA&D). Sedangkan dasar analisis menggunakan metode Value Chain Analysis, metode 5 Forces Potter, analisis lingkungan internal dan eksternal perusahaan dengan metode IFE, metode EFE, metode matriks SWOT, metode IE, dan analisis penentuan strategi menggunakan metode QSPM. Hasil yang diperoleh dari analisis yang dilakukan adalah penentuan strategi perusahaan yaitu strategi integrasi ke belakang dengan salah satu metode QSPM yaitu dalam memanfaatkan teknologi informasi khususnya sistem E-SCM untuk
mempermudah aliran informasi antar perusahaan, proses pengadaan bahan bahan baku dengan supplier yang lebih praktis dan cepat serta melakukan perancangan e-SCM berbasis website. Simpulan yang dapat di peroleh adalah sistem E-SCM berbasis website ini dapat menyelesaikan masalah yang ada di PT. Gala Saranatex dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh internal perusahaan, mempercepat proses aliran barang dan informasi, meningkatkan produktivitas, serta meningkatkan keberadaan PT. Gala Saranatex. Kata Kunci: Supply Chain Management, internet, website, e-SCM, SWOT, QSPM
PENDAHULUAN Pada era globalisasi seperti saat ini, teknologi merupakan kebutuhan pokok bagi perusahaan yang ingin berkembang. Saat ini teknologi telah berkembang sangat pesat sehingga dapat mempengaruhi seluruh aspek kehidupan, terutama di dalam dunia bisnis. Dalam menghadapi tuntutan proses bisnis pada masa kini, peran teknologi salah satunya adalah teknologi informasi yang tepat akan menjadi salah satu kunci penting dalam mencapai keberhasilan dan kesuksesan proses bisnis perusahaan. Salah satu proses bisnis yang dapat dikembangkan melalui teknologi informasi adalah proses supply chain management perusahaan. Supply chain management merupakan salah satu arus yang krusial dimana arus pertukaran bahan baku, informasi, serta keuangan antar perusahaan terjadi (Rudy, Agustinus, Chandra, dan Tanring, 2008: 63). Menurut Pujawan (2005: 7) istilah supply chain management pertama kali dikemukakan oleh Oliver & Weber pada tahun 1982 (Oliver & Weber, 1982; Lambert et all. 1998). Bila supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam memasok bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke pemakai akhir, maka SCM adalah metode, alat, atau pendekatan pengelolaannya. Namun perlu ditekankan bahwa SCM menghendaki pendekatan atau metode yang terintegrasi dengan semangat kolaborasi. Dengan adanya kolaborasi supply chain management dan yang dinamakan dengan elektronik supply chain management atau yang dapat disingkat dengan e-SCM ini, aliran informasi antar perusahaan dengan pemasok dan distributor maupun aliran informasi di dalam perusahaan menjadi lebih cepat karena dapat menyediakan akses informasi kapan saja ketika informasi tersebut dibutuhkan. Saat ini perusahaan perlu mempertimbangkan penerapan e-SCM mengingat proses bisnis yang komplek serta banyak pihak yang terlibat di dalam perusahaan tersebut. Dengan menerapkan e-SCM ini diharapkan perusahaan dapat terus berkembang untuk menghadapi persaingan bisnis. (Rudy, 2008) PT. Gala Saranatex, sebagai salah satu perusahaan manufaktur yang berlokasi di Solo merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil. PT. Gala Saranatex memproduksi kain bermotif batik dari bahan baku dasar yaitu kain grey yang nantinya akan diolah menjadi berbagai macam hasil garmen, salah satunya adalah pakaian jadi. PT. Gala Saranatex masih memiliki kendala dalam proses produksinya. Sejak tahun 2005 sampai saat ini PT. Gala Saranatex belum memiliki sistem yang terintegrasi dalam mengelola aliran barang dan pertukaran informasi mulai dari pembelian bahan baku dari supplier, persediaan barang, proses produksi, distribusi sampai dengan penjualan ke tangan pelanggan. Perusahaan awalnya terbiasa dengan keadaan seperti ini, namun bila keadaan ini terjadi secara terus menerus dan tidak dapat ditanggulangi maka akan menghambat aktivitas dalam perusahaan dan akan menurunkan nilai pada produktivitas perusahaan dalam menciptakan produk yang akan dihasilkan. Hal ini akan berdampak pada penilaian kepuasan pelanggan terhadap perusahaan. Dengan adanya kendala yang sampai sekarang masih dialami oleh PT. Gala Saranatex, maka perusahaan membutuhkan strategi yang tepat dalam meningkatkan kembali nilai produktivitas perusahaan di dalam kegiatan proses bisnis perusahaan. Selain itu dibutuhkan suatu teknologi sistem yang dapat membantu meminimalisir masalah yang terjadi pada PT. Gala Saranatex dan diharapkan mampu mendukung kegiatan proses bisnis menjadi lebih efisien dan efektif. PT. Gala Saranatex mengharapkan dengan adanya solusi yang diusulkan dapat membantu aktivitas dalam perusahaan lebih terintegrasi, akurat dan informasi yang tersedia lebih update serta menambah nilai bagi PT. Gala Saranatex dan pelanggan.
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah tahapan analisis dengan menggunakan preliminary step dan tahapan perancangan sistem E-SCM berbasis web menggunakan Objek Oriented Analysis and Design terhadap keseluruhan proses bisnis perusahaan yang berhubungan dengan Supply Chain Management. Pada tahapan analisis, dilakukan analisis usulan strategi yang tepat dalam membangun proses bisnis perusahaan khususnya dalam proses Supply Chain Management perusahaan. Preliminary Step Dalam mencapai penentuan keputusan strategi e-supply chain management pada PT. Gala Saranatex, ada 5 langkah yang dapat dilakukan: Energize The Organization E-SCM yang akan dibangun oleh PT. Gala Saranatex mencakup hubungan mulai dari supplier, perusahaan, hingga ke pelanggan. PT Gala Saranatex memiliki struktur organisasi yang terdiri dari beberapa bagian, dimana tiap bagian memegang peranan penting dalam pelaksanaan sistem e-SCM. Berikut bagian-bagian penting dari PT Gala Saranatex yang berhubungan dengan proses Supply Chain Management: Bagian Administrasi dan Keuangan, Kepala Toko, Staff Bagian Gudang, Kepala Produksi. Selain memiliki organisasi yang mendukung, perusahaan juga memerlukan peranan manajemen puncak dalam mengawasi dan memimpin penggunaan e-SCM dan perlu adanya integrasi sumber daya manusia di perusahaan dalam penggunaan teknologi e-SCM tersebut. Enterprise Vision Dalam mencapai visinya, PT. Gala Saranatex memproduksi bahan kain yang berkualitas serta motif kain batik yang memiliki nilai bagi pelanggannya. PT Gala Saranatex mendistribusikan produknya baik melalui pasar lokal maupun pasar luar negeri. Target pasar dari PT Gala Saranatex yaitu lapisan masyarakat yang menyukai batik dan lebih cenderung kepada orang dewasa dimana harga produk disesuaikan untuk lapisan masyarakat sesuai dengan kebutuhannya berdasarkan kualitas dari produk tersebut. Selain itu, PT. Gala Saranatex juga memiliki kemampuan dalam menjaga hubungan dengan pelanggan-pelanggan yang telah menjadi bagian dari PT Gala Saranatex sehingga tetap menjaga loyalitas dari pelanggan tersebut. Supply Chain Value Assesment Dalam usaha pertimbangan pengembangan sistem e-supply chain management, maka dilakukan penilaian terhadap proses bisnis yang ada di sepanjang supply chain PT Gala Saranatex. Support Activities Infrastructure Human Resource Management Product and Technology Development Procurement
Inbound Logistics Memastikan agar bahan baku untuk produksi selalu tersedia Memastikan bahan baku yang didapat sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan
Operations
Outbond Logistics
Memilih supplier yang tepat untuk proses produksi Mengubah bahan baku menjadi bahan jadi
Memastikan produk yang dikirim ke pelanggan tepat waktu dan dalam keadaan baik
Primary Activities
Sales and Marketing Menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan Menerima pemesanan dari pelanggan
Servicing
Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan Mengganti produk pelanggan yang tidak sesuai dengan pesanan
Value addedCost= Profit
Menghasilkan Value Added – Cost= Profit 1.
2.
3.
Value Added yang dimiliki perusahaan adalah mencakup: o Inbound Logistic Memastikan agar bahan baku untuk produksi selalu tersedia serta memastikan bahan baku yang didapat sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan. Dalam proses inbound logistik, perusahaan telah memperoleh bahan baku yang dinginkan, yaitu kain grey sesuai dengan standar kualitas perusahaan Dalam proses penyediaan bahan baku, bahan baku selalu tersedia dalam waktu yang tepat sesuai yang diinginkan oleh perusahaan. o Operations Dalam memilih supplier yang tepat untuk proses produksi, perusahaan memilih supplier yang menyediakan bahan baku kain terbaik di kotanya, yaitu dari PT. SRITEX dan PT. KUSUMA SANDANG. Dalam proses mengubah bahan baku menjadi bahan jadi, perusahaan melakukan proses pembelian bahan baku kain dari supplier, memberikan bahan baku kain untuk dihaluskan terlebih dahulu ke jasa pemutihan dan penghalusan, setelah itu kain yang sudah dihaluskan atau diputihkan dapat dicetak dan setelah itu kain dijahit menjadi pakaian sesuai dengan kebutuhan pelanggan. o Outbond Logistics Memastikan produk yang dikirim ke pelanggan tepat waktu dan dalam keadaan baik. Dalam hal ini perusahaan menggunakan jasa pengiriman terbaik untuk dapat mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dan memastikan barang yang dikirim tepat ke pelanggan dan dalam kondisi yang utuh o Sales and Marketing Menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan, dan menerima pemesanan dari pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan telah melakukan penjualan dan penerimaan pemesanan terhadap produk yang dimiliki perusahaan mulai dari toko-toko seperti Pusat Grosir Solo maupun penjual retal di kota-kota besar di Indonesia seperti Jakarta, Medan, Yogyakarta sampai ke luar negeri seperti Malaysia dan Timur Tengah. Sejauh ini Penjualan dan Marketing sudah cukup baik karena dilihat dari tingkat penjualan yang selalu mengalami peningkatan setiap tahunnya o Servicing Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan serta mengganti produk pelanggan yang tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal ini, perusahaan melakukan quality control dengan profesional sebelum barang-barang tersebut dikirim ke luar negeri. Apabila terdapat produk yang mengalami ketidaksesuaian dari pihak pelanggan seperti adanya barang yang cacat , maka pihak perusahaan segera melakukan retur terhadap barang tersebut Cost yang dikeluarkan selama proses produksi berlangsung: o Biaya pembelian obat pewarna untuk pencetakan o Gaji Karyawan o Biaya Operasional tempat produksi (garmen dan gudang produksi) o Biaya pembelian perlengkapan garmen o Biaya pembelian bahan baku kain grey o Biaya jasa pemutihan dan penghalusan kain o Biaya sewa toko (sebagai tempat display dan penjualan produk perusahaan) o Biaya transportasi Profit Dengan adanya value yang dihasilkan lebih besar, terutama dalam hal menghasilkan produk yang dihasilkan sesuai dengan kualitas yang ada dibandingkan dengan adanya biaya yang dikeluarkan, maka perusahaan selalu mengalami keuntungan setiap tahunnya dan selalu mengalami peningkatan. Dalam hal ini perusahaan mengandalkan hasil penjualan dan proses marketing yang dilakukan oleh bagian toko serta pemiliknya yang sampai saat ini masih terjun langsung dalam proses menawarkan produk kepada pelanggan, khususnya pelanggan yang berasal dari luar negeri. Perusahaan menggunakan strategi mouth to mouth dan hubungan relasi khususnya untuk penjualan ke luar negeri dalam menghasilkan keuntungan. Pada penjualan dalam negeri, perusahaan telah memiliki
pelanggan tetap dalam melakukan pemesanan produk yang dimiliki oleh perusahaan. Strategi penjualan dan marketing yang baik adalah dengan mengandalkan produk yang berkualitas yang telah dihasilkan oleh perusahaan dengan kualitas kain yang halus dan motif yang berbeda dari pasaran. Opportunity Identification PT. Gala Saranatex memiliki peluang untuk mengembangkan sistem e-SCM. Perkembangan jaringan internet saat ini mempermudah perusahaan memperoleh akses internet yang mendukung penerapan sistem e-SCM. Selain itu, perkembangan electronic business di Indonesia cukup pesat sehingga penerapan e-SCM dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Sistem e-SCM yang akan diterapkan juga memungkinkan PT. Gala Saranatex untuk dapat meningkatkan hubungan dengan pemasok maupun dengan distributor, serta meningkatkan integrasi antar bagian dalam perusahaan. Strategy Decision PT. Gala Saranatex dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan menerapkan sistem aplikasi e-SCM. Diharapkan sistem aplikasi e-SCM ini dapat memberikan perusahaan dalam beberapa keuntungan, yaitu: menghemat waktu yang dibutuhkan karena mempercepat aliran informasi antara supplier, perusahaan, dan pelanggan dan dilakukan secara real-time, mengurangi biaya operasional, sistem yang terintegrasi antara PT. Gala Saranatex, pelanggan, dan supplier, mampu menyediakan informasi tentang jumlah persediaan yang real-time, serta pembuatan database yang terintegrasi dalam perancangan sistem e-SCM.
HASIL DAN BAHASAN
Proses bisnis berjalan PT. Gala Saranatex
Berdasarkan proses supply chain yang berjalan pada PT Gala Saranatex ditemui beberapa kendala yang dihadapi, yakni: 1. Adanya kesulitan dalam menyampaikan surat-surat yang mendukung dalam proses produksi berlangsung 2. Kesulitan dalam pencarian informasi ketersediaan produk yang dibutuhkan. 3. Kurangnya integrasi antar bagian dalam perusahaan yang mengakibatkan informasi yang mengalir menjadi lambat, sehingga menghambat kelancaran proses pemenuhan pesanan pelanggan.
Berikut ditampilkan beberapa layar dari perancangan sistem e-SCM berbasis web yang dibangun Tampilan Layar Pembuatan Invoice Pada halaman web ini, bagian toko dari PT Gala Saranatex dapat membuat invoice yang nantinya akan dikirimkan ke pelanggan secara online, pelanggan dapat menerima invoice ini setelah melakukan pemesanan
Tampilan Layar Pemesanan Kain Grey Pada tampilan ini bagian keuangan dari PT Gala Saranatex dapat melakukan pemesanan bahan baku ke supplier. Hasil dari pemesanan bahan baku ini nantinya akan dikirimkan ke supplier untuk diproses.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan pada PT. Gala Saranatex, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut: 1.
PT. Gala Saranatex adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil untuk memproduksi dan menjual bahan kain batik serta pakaian batik. 2. Dari hasil analisis faktor eksternal dengan metode Five Forces Potter, posisi perusahaan memiliki ancaman pada perusahaan sejenis, ancaman dari pendatang baru, serta ancaman pada produk subtitusi sehingga masih berada pada kondisi yang lemah. 3. Hasil penelitian melalui analisis Value Chain, perusahaan harus memiliki teknologi sistem yang dapat mempermudah proses aliran informasi yang ada di perusahaan 4. Hasil analisis dengan menggunakan metode SWOT dan QSPM menghasilkan keputusan perusahaan untuk berkembang dan bersaing dengan menambah jumlah variasi produk sesuai dengan strategi riset dan pengembangan produk serta penggunaan strategi integrasi ke belakang dengan melakukan penambahan jumlah supplier dan memanfaatkan teknologi mesin untuk meningkatkan kapasitas produk, serta pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung aliran informasi perusahaan dalam pengelolaan produksi sehingga proses aliran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. 5. Sistem E-SCM berbasis web yang akan dibangun mendukung proses bisnis yang berkaitan dengan strategi supply chain perusahaan (strategi pengembangan produk, dan strategi integrasi kebelakang) dalam hubungannya dengan arus barang dan informasi perusahaan dengan supplier dan pelanggan Saran Saran yang diusulkan untuk mendukung perancangan sistem E-SCM berbasis website pada PT. Gala Saranatex adalah: 1. Dapat menggabungkan sistem aplikasi e-SCM dengan sistem pembayaran secara online sehingga pembayaran dapat dilakukan secara lebih efisien tanpa harus menunggu waktu lebih lama. 2. Adanya pemanfaatan teknologi mesin untuk membantu proses pencetakan kain yang nantinya terintegrasi dengan sistem e-SCM perusahaan.
REFERENSI Amin, Miftakul. M. (2012). Pengembangan Sistem Informasi Penilaian Indeks Kinerja Dosen (IKD) dan Karyawan (IKK) Peguruan Tinggi Darmajaya Berbasis Intranet. Jurnal Techonology dan Informatika (Teknomatika). vol 2 (2), 180-188. Chopra, Sunil and Peter Meindl. (2013). Supply Chain Management Strategy, Planning, and Operation. (5 edition). United States: Pearson. David, F. R. (2011). Strategic Management Concepts and Cases (13 edition). New Jearsey: Pearson Education- Prentice Hill. Kalakota, R. and Robinson, M. (2001), e-Business 2.0 : Roadmap for Successs, Addison- Weley, New Jersey. Mcleod, Raymond and Jr. G. P.Schell. (2007). Management Information System (10 edition). India: Pearson. Nabil dan Muwasiq Mochamad Noor. (2010). Perancangan Integrasi Sistem Supply Chain Management Produksi di PT. Pustaka Imam Syafii. Jurnal CommIT, vol 4, 103-108. O'Brien, J. A. and G.M. Marakas. (2011). Management Information System. (10 edition.). New York: McGraw-Hill. O'Brien, J. A. and G.M. Marakas. (2010). Introduction to Information System (15th ed.). New York: McGraw-Hill. Pujawan, I. N. (2005). Supply Chain Management (1 edition.). Jakarta: Guna Widya. Purnama, Jimmy. (2012). Analisis Strategi Bisnis dan Perancangan Sistem E-SCM Pada PD. Bintang Cemerlang. Skripsi S1. Sistem Informasi dan Manajemen, Binus University, Jakarta. Roestam, R. dan E. Miranda. (2007). Pengembangan Sistem E-Procurement Pemerintah di Lingkungan Departemen PU. Seminar Nasional Informasi, Teknologi dan Komunikasi, 35-40 Rohaya, Siti. (2008). Internet: Pengertian, Sejarah, Fasilitas dan Koneksinya. Jurnal Perpustakaan Digital UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, 1-16. Ross, D.F. (2003), Introduction to e-Supply Chain Management : Engaging Technology to Build MarketWinning Business Partnership, St. Lucie Press, Florida. Rudy, Agustinus, Adi Chandra, Zara Elisabeth Tanring. (2008). Analisis dan Perancangan e-Supply Chain Management (Studi Kasus: PT. Prima Rezeki Pertiwi). Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. 63-70. Rudy, N. O. (2008). Analisis dan Perancangan E-SCM. (Studi Kasus: PT. Multi Megah Mandiri). Jurnal Seminar Nasional Informatika, 27-33. Satzinger, J. W. (2005). Object-Oriented Analysis and Design With The Unified Process. USA: Thomson Course Technology. Satzinger, J.W., R.B. Jackson, and S.D Burd. (2010). System Analysis and Design in a Changing Wolrd. (5th edition). Boston : Course Technology. Simchi-Levi, D., P. Kaminsky, and E. Simchi-Levi, (2004), Managing the Supply Chain : The Definitive Guide for The Business Professional, McGraw-Hill, New York. Soedjianto, F., Oktavia, T., Anggawinata, J.A. (2006). Perancangan dan Pembuatan Sistem Perencanaan Produksi (Studi Kasus pada. PT. Vonita Garment). Jurnal Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. 117-122 Stevenson, W. J. (2009). Operations Management (10 ed.). New York: McGraw-Hill. Turban E., David King, Jae Lee, Ting-Peng Liang, and Deborrah C. Turban. (2010). Electronic Commerce 2010 A Managerial Perspective Global Edition (6 edition). New Jersey: Pearson. Ward, J. and Peppard, J. (2002), Strategic Planning for Information System, Wiley: England.
RIWAYAT PENULIS Carola Basuki lahir di Jakarta pada tanggal 12 Juni 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Manajemen pada tahun 2013.
