ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN ARSIP BERBASIS WEB PADA PT. XYZ

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN ARSIP BERBASIS WEB PADA PT. XYZ Rian Permana Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia, Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]

Bagus Yoga Prasetyo Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia, Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]

Muhamad Irsyad Habibi Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia, Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]

Gintoro Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Binus University Indonesia, Jln. K.H. Syahdan No.9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]

ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan aplikasi sistem manajemen arsip berbasis web pada PT. XYZ yang membantu penyimpanan arsip, mempermudah pemantauan versi dari suatu arsip serta mempercepat proses permintaan arsip dokumen dan formulir. Memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mendapatkan arsip yang dibutuhkan. Fitur reminder yang membantu person in charge dalam mengingat tenggat waktu pengisian laporan pemantauan sasaran mutu. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis (wawancara, kuesioner, observasi, studi pustaka) dan perancangan (perancangan database, layar, state transition diagram dan pseudocode). Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah dengan implementasi sistem manajemen arsip berbasis web dapat mempermudah staff document control mengelola dokumen dan mempermudah karyawan untuk mengakses arsip yang dibutuhkan. Simpulan dari penelitian ini adalah aplikasi sistem manajemen arsip berbasis web dapat memecahkan permasalahan pengelolaan arsip pada PT XYZ serta memiliki performa yang baik.

KATA KUNCI : Arsip, Manajemen, Aplikasi.

ABSTRACT The purpose of this research is to produce an applications of web -based records management system at PT . XYZ which helps retention , facilitate monitoring of an archival version as well as speed up the process of requests documents and forms . Makes it easy for employees to obtain the necessary records . Reminder feature that helps the person in charge to remember the deadline of filling the report of monitoring quality objectives . The method used in this study is the analysis ( interviews , questionnaires , observation , literarture ) and design ( designing a database , storyboard , state transition diagram and pseudocode ) . The results achieved in this research is the implementation of a web -based file management system to facilitate document control staff to manage documents and easier for employees to access the files needed . Conclusions from this research is the application of web-based records management system can solve the problems of records management at XYZ and has a good performance. KEYWORDS: Records, Management, Applications.

PENDAHULUAN Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, menyimpan data, memanipulasi data dengan berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, cepat, akurat dan real time. Seiring berkembangnya teknologi informasi, kegiatan penyimpanan data dan informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara penyimpanan data dan informasi dengan menggunakan Internet yang biasa disebut dengan cloud computing.

Cloud computing menawarkan berbagai sumber data dan informasi yang dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Cara lain untuk melakukan penyimpanan data juga dapat menggunakan flash disk, compact disk dan hard disk. Namun, jika datanya terlalu banyak menggunakan flash disk, compact disk, hard disk selain tidak efisien pada penempatan folder didalamnya, perlu membawa-bawa alatnya, tidak praktis dan tidak dapat terhubung ke rekan kerja yang dituju. Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memelihara informasi adalah dengan Sistem Manajemen Arsip yang mana data akan tersusun dengan rapi, tidak perlu membawa alat dan rekan kerja kita bisa langsung terhubung satu sama lain. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penelitian pemasaran. Dimana dalam studi kasus memiliki permasalahan dalam pengelolaan arsip. Dalam hal ini, staff document control melakukan penyimpanan arsip dengan menempatkan dalam folder. Sedangkan para karyawan adakalanya harus bertanya kepada staff document control untuk memastikan bahwa arsip berupa dokumen dan formulir yang mereka akses merupakan yang tebaru atau telah direvisi. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pencarian dokumen dan formulir serta berlarutnya proses untuk mendapatkan kepastian dari dokumen dan formulir. Untuk itu diperlukan strategi dalam pengelolaan dokumen secara elektronik yang terpadu. Hal tersebut dapat dicapai dengan cara memperbaiki sistem dan alur kerja agar menjadi lebih efektif dan efisien. Workflow dapat berupa proses pembaharuan, review maupun distribusi suatu arsip kepada karyawan dalam suatu Sistem Manajemen Arsip. Cara ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis dalam mencari dan mengakses arsip yang dibutuhkan.

Sistem Manajemen Arsip merupakan sistem yang digunakan untuk memantau dan menyimpan arsip secara elektronik, juga meliputi pengaksesan dan proses mendapatkan kembali arsip dengan efisien.

METODOLOGI PENELITIAN Metode yang digunakan dalam skripsi ini meliputi dua bagian pokok, yaitu : 1. Analisis Tahapan dalam analisis terdiri dari i. Studi Pustaka Dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari buku dan jurnal yang bisa dijadikan pedoman untuk melakukan penelitian. ii. Wawancara Metode wawancara dilakukan kepada manager departemen dan karyawan yang berhubungan dengan ruang lingkup penelitian, karena dinilai cukup memahami sistem secara keseluruhan serta proses bisnis perusahaan. iii. Kueseioner Metode kuesioner dilakukan terhadap sample populasi karyawan PT XYZ yang dipilih secara acak. iv. Observasi Observasi dilakukan dengan datang langsung ke PT XYZ dan mengamati sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan informasi yang bisa dijadikan data penelitian.

2. Perancangan Perancangan terbagi dalam enam bagian, yaitu: a.

Perancangan menu Perancangan menu dibuat berdasarkan solusi dari permasalahan yang berhasil diidentifikasi.

b.

Perancangan layar Perancangan layar dibuat se-user friendly mungkin, namun tetap memenuhi fungsinya dalam menjawab kebutuhan perusahaan dengan baik.

c.

Perancangan database

Perancangan database didasarkan oleh ruang lingkup dan batasan dari fungsi software yang akan dibuat. d.

Perancangan State Transition Diagram Berdasarkan perancangan menu dan layar kemudian dilakukan perancangan alur navigasi aplikasi melalui State Transition Diagram.

e.

Perancangan pseudocode perancangan pseducode digunakan untuk mempermudah implementasi ke dalam coding software.

f.

Coding Coding software dibuat dengan menggunakan PHP serta dibantu dengan framework Codeigniter.

HASIL DAN BAHASAN Rangkuman solusi pada studi kasus berdasarkan evaluasi dan verifikasi menggunakan pengamatan lapangan (observasi), wawancara dan kuesioner dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini. Tabel 1 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus

No.

Permasalahan Yang

Solusi Untuk Permasalahan

Diidentifikasi 1.

Permintaan dokumen harus

Solusi berupa sistem penyimpanan

menunggu konfirmasi yang

dokumen berbasis web, dimana

memakan waktu lama

penyimpanan dokumen dan formulir dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

2.

Belum adanya aplikasi tempat

Solusi berupa sistem manajemen

penyimpanan data yang

dokumen yang memiliki kemudahan

terintegrasi dan masih

dan keamanan dalam penyimpanan.

menggunakan sistema manual. 3.

Registrasi dokumen masih

Sistem manajemen arsip dengan

manual dan sulit memantau

penerapan version control merekam

No.

Permasalahan Yang

Solusi Untuk Permasalahan

Diidentifikasi

4.

histori revisinya

perubahan yang dibuat sebuah file.

Dalam mengisi laporan

Memberikan reminder apabila ada

Sasaran Mutu, sering kali

suatu jadwal yang akan jatuh tempo

melewati batas waktu yang ditentukan. Reminder atau pengingat hanya sebatas kesepakatan waktu antara Person in Charge dan Quality Asurance. 5.

Setiap bulan harus mencetak,

Pengisian formulir pengisian laporan

mengisi, menandatangani

pemantauan sasaran mutu secara

laporan sasaran mutu.

elektronik melalui aplikasi sistem manajemen arsip

Didalam Proses bisnis yang diusulkan digambarkan dalam notasi Diagram Alir Data (DAD)

yang dilakukan dalam mendefinisikan proses bisnis yang

diusulkan adalah berdasarkan dari tujuan yang ingin dicapai oleh solusi. Tujuan dari solusi yang akan dibangun, dirincikan satu persatu proses bisnis yang akan didefinisikan untuk mewujudkan tujuan tersebut. Masing-masing tujuan dapat diimplementasikan pada proses bisnis yang sama. Sedangkan pada proses bisnis tersebut harus dirincikan kebutuhan dari fungsi/menu pada saat proses bisnis tersebut menggunakan sistem informasi/aplikasi, fungsi/menu tersebut akan membutuhkan, mengolah dan menampilkan informasi apa saja. Untuk mewujudkan tujuan dari solusi, maka perlu didefinisikan proses-proses bisnis dengan kebutuhan fungsi/data/informasi sebagai berikut :

Tabel 3.14 Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi

No. Tujuan Solusi

Proses-Proses

Fungsi/Menu dan Informasi

Bisnis Yang

Yang Akan Terdapat Dalam

Akan

Proses Bisnis Tersebut

Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan Memberikan

- Input:

Pada halaman ini user

hak akses

Dokumen dalam

melakukan pencarian pada

pada user

ekstensi pdf dan

kolom yang telah disediakan,

untuk

formulir dalam

kemudian aplikasi akan

mengunduh dokumen/

ekstensi .doc dan .docx

formulir terbaru.

menampilkan hasil pencarian disertai dengan tombol “download” apabila user ingin

- proses: User

mengunduh dokumen tersebut.

mencari dokumen dan

User

formulir yang

Sistem

Start

dibutuhkan untuk kemudian mengunduhnya Input Data pencarian dokumen dan formulir

- output: dokumen dan

Mengunduh dokumen atau formulir

formulir yang telah diunduh

Dokumen atau formulir yang telah diunduh

Phase

1.

End

Menampilkan hasil pencarian

No. Tujuan Solusi

Proses-Proses

Fungsi/Menu dan Informasi

Bisnis Yang

Yang Akan Terdapat Dalam

Akan

Proses Bisnis Tersebut

Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan Memberikan

Input :

Admin menginput data-data

penyimpanan

Dokumen dalam

pada dokumen yaitu:

dokumen/

ekstensi pdf dan

- nama

formulir yang formulir dalam terintegrasi.

- no formulir (untuk formulir)

ekstensi .doc

- department

dan .docx, serta

- versi

data-data

kemudian tipe file yang

dokumen yang

diperbolehkan adalah .pdf

lainnya

untuk dokumen, .doc dan .docx untuk formulir

Proses : admin membuka

Admin

Sistem

halaman “create Start

document” atau “create formulir” kemudian

Input data dokumen dan formulir

mengisi data-

Menyimpan dokumen dan formulir ke server

data dokumen atau formulir serta memilih

Dokumen atau formulir yang telah diupload

file yang akan di unggah.

Output : dokumen yang

End Phase

2.

No. Tujuan Solusi

Proses-Proses

Fungsi/Menu dan Informasi

Bisnis Yang

Yang Akan Terdapat Dalam

Akan

Proses Bisnis Tersebut

Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan telah tersimpan di server. 3.

Rekap Dokumen/ formulir

Input : nama

Admin mencari dokumen

dokumen yang

maupun formulir yang ingin

ingin dilihat

dilihat historynya pada kolom

historynya.

yang telah disediakan, kemudian aplikasi akan

Proses : admin

menampilkan hasil pencarian

mencari

disertakan button “history”

dokumen

untuk melihat history dari

kemudian

dokumen atau formulir

mengklik button

tersebut.

“history untuk melihat historynya”

Output : history dari dokumen

No. Tujuan Solusi

Proses-Proses

Fungsi/Menu dan Informasi

Bisnis Yang

Yang Akan Terdapat Dalam

Akan

Proses Bisnis Tersebut

Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan

User

Sistem

Start

Input Data pencarian dokumen dan formulir

Mengunduh dokumen atau formulir

Phase

Dokumen atau formulir yang telah diunduh

4.

Reminder via email dan aplikasi pada

Input : tanggal pengisiaan Sasaran Mutu

saat pengisian

Proses : Ketika

Sasaran Mutu mendekati hari

End

Menampilkan hasil pencarian

No. Tujuan Solusi

Proses-Proses

Fungsi/Menu dan Informasi

Bisnis Yang

Yang Akan Terdapat Dalam

Akan

Proses Bisnis Tersebut

Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan pengisian Sasaran Mutu,

User

Sistem

sistem aplikasi mengirimkan

Start

notifikasi ke email para Mengirimkan email ke PIC

Person in Charge. Email pemberitahuan pengisian formulir sasaran mutu

Output : email

Phrase

notifikasi

5.

Memberikan akses

Input : data

user menginput data-data pada

Sasaran Mutu.

formulir Sasaran Mutu. Yaitu : - target

pengisian laporan

Proses : Person

pemantauan

in Charge

sasaran mutu

mengisi data

secara

pada halaman

elektronik

Sasaran Mutu.

melalui

Kemudian

aplikasi

aplikasi

sistem

menyimpan data

manajemen

End

tersebut.

- achievement

No. Tujuan Solusi

Proses-Proses

Fungsi/Menu dan Informasi

Bisnis Yang

Yang Akan Terdapat Dalam

Akan

Proses Bisnis Tersebut

Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan arsip. Output : data User

Sistem

Sasaran Mutu departement. Start

Input data pengisian formulir sasaran mutu

Menyimpan data

Phrase

Hasil pengisian sasaran mutu

End

Berikut adalah tampilan layar dari aplikasi yang sudah dibuat sesuai dengan proses analisis permasalahan dan perancangan solusi yang telah dibuat untuk membantu proses bisnis pada PT. XYZ.

Gambar 1 emberikan hak akses pada user untuk mengunduh dokumen/ formulir terbaru.

Gambar 2 memberikan penyimpanan dokumen/ formulir yang terintegrasi.

Gambar 3 pemantauan versi dokumen dan formulir

Gambar 4 Reminder via email dan aplikasi pada saat pengisian Sasaran Mutu

Gambar 5 pengisian laporan pemantauan sasaran mutu melalui aplikasi.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem manajemen arsip berbasis web pada PT. XYZ dapat disimpulkan bahwa. 1. Aplikasi ini membantu dalam proses penyimpanan serta pendistribusia arsip. 2. Aplikasi ini membantu dalam pemantauan versi arsip 3. Aplikasi sistem manajamen arsip ini mempermudah karyawan dalam memperoleh arsip dokumen dan formulir yang dibutuhkan.. 4. Fitur reminder yang diberikan, membantu person in charge untuk mengingat waktu pengisian laporan pemantauan sasaran mutu. 5. Aplikasi yang telah diimplemantasikan, telah memenuhi kriteria performa yang baik.

6. Terjadi peningkatan sebesar 33,3% pada pengisian laporan sasaran mutu. Saran Untuk pengembangan aplikasi sistem manajemen arsip yang lebih lanjut, maka saran-saran yang dapat diberikan adalah 1. Mengintegrasikan aplikasi pada database karyawan yang dimiliki departemen Human Resource & General Affair agar admin tidak perlu lagi melakukan perubahan apabila ada perubahan jabatan atau penambahan karywan. 2. Menambahkan fitur pengajuan dokumen dan formulir untuk masing-masing departemen. 3. Memperluas ruang lingkup pengelolaan arsip dengan memberikan hak akses kepada setiap user untuk mengelola arsip pada masing-masing departemen.

REFERENSI Connolly, Thomas.,& Begg, Carolyn. (2005). Database System : Apractical Approach to Design, Implementation, and Management, 4th Edition. England: Addison Wesley. Enterprice, Jubilee (2006). 101 Tip & Trik Windows Vista. Jakarta: Elex Media Komputindo. Griffiths, Adam. (2010). CodeIgniter 1.7 Professional Development. Birmingham: Packt Publishing. Haryadi, Hendi (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff. Jakarta: Visimedia. Huda, Miftakhul,.& Komputer, Bunafit. (2010). Membuat Aplikasi Database dengan Java, MySQL, dan NetBeans. Jakarta: Elex Media Komputindo. Komputer, Wahana. (2010). SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: ANDI. Laserfiche. (2007). Document Management Overview, 10th Edition. Long Beach: Compulink Management Center, Inc., USA. R.S.Pressman, inc.(2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach,7/e. McGraw Hill.

Sommerville, I. (2011). Software Engineering, 9th Edition. Pearson, Inc., USA. Schneiderman, Ben (2009). Designing the User Interface : Strategies for Effective HumanComputer Interaction, 5th Edition. Addison Wesley Longman, Inc., USA. Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga. Somasundaram, Ravishankar. (2013). Git: Version Conntrol for Everyone. Birmingham: Packt Publishing Ltd. Woodford, Chris. (2006). Digital Technology. London: Evans Brother. Whitten, J.L., & Bentley, L.D. (2006). System Analysis and Design Method. New York: McGraw-Hill/irwin.

RIWAYAT PENULIS Rian Permana lahir di Palangka Raya pada tanggal 10 Juni 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Bagus Yoga Prasetyo lahir di Jakarta pada tanggal 16 Mei 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Muhamad Irsyad Habibi lahir di Jakarta pada tanggal 11 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014.