ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA PT IMPRESSARIO DIGITAL Adri Rosyidi, Mas Ayu Adiska Meidina, Zsa Zsa Lauditta Computer Science Department, School of Computer Science, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
ABSTRAK Tujuan dalam pelaksanaan magang adalah untuk menganalisis, merancang, dan membangun sistem manajemen dokumen berbasis web untuk kebutuhan proses bisnis PT Impressario Digital. Metodologi yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini dibagi menjadi dua tahap yaitu metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis yang digunakan yaitu melakukan pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dan melakukan pembagian kuesioner kepada karyawan PT Impressario Digital. Dilakukan juga studi kepustakaan sebagai referensi untuk mengetahui landasan teori dalam proses analisis dan perancangan. Metode perancangan yang digunakan berdasarkan waterfall model. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu komunikasi untuk memperoleh kebutuhan, perencanaan untuk menentukan produk software dan merencanakan jadwal kerja, pemodelan untuk merancang arsitektur aplikasi system manajemen dokumen, melakukan konstruksi aplikasi, dan melakukan instalasi dan evaluasi. Hasil yang dicapai dalam pembuatan sistem manajemen dokumen ini adalah karyawan PT Imressario Digital akan lebih mudah dalam melakukan penyimpanan, pengaturan, pencarian, distribusi, dan pengaksesan dokumen perusahaan dan dengan adanya user interface yang friendly, penggunaan aplikasi menjadi lebih mudah. Simpulan dari analisis dan perancangan aplikasi ini adalah dengan adanya sistem manajemen dokumen pada PT Impressario Digital, maka penyimpanan, pengaturan, pencarian, distribusi, dan pengaksesan dokumen perusahaan menjadi lebih mudah dan aman. Kata kunci: document, management, system, web 1
ABSTRACT
The goal of doing the internship is to analyze, design, and construct a web based document management system for PT Impressario Digital. Methodology that is used for developing document management system is devided into analysis method and design method. The analysis method is observing the current system of the company, distribute questionnaire to all employees of PT Impresario Digital, and also looking for some references by studying litereatures to know basic theories in analayzing and designing process. Design method that is used is based on waterfall model. The steps are communication to get requirements, planning to determine software product and planning work schedule, designing application architecture of document management system, constructing the application, and doing installation and evaluation. The result of developing system management document is employees of PT Impressario Digital will save, control, search, distribute, and access company documents easily and the use of application become more easy because of a friendly user interface. The conclusion from analyzing, designing, and constructing this application is saving, controlling, searching, distributing, and accessing documents become more simple and secure because of document management system.
Keywords: dodument, management, system, web
PENDAHULUAN Informasi merupakan hasil pengolahan data yang hasilnya dapat berguna bagi penerimanya untuk membuat keputusan baik untuk saat ini ataupun untuk masa mendatang. Informasi yang akurat dapat mengurangi ketidakpastian yang ada dan mendukung seseorang atau organisasi untuk dapat melakukan tindakan yang sesuai. Informasi dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan. Suatu perusahaan tentunya memiliki dan memproduksi dokumen dengan jumlah yang banyak setiap harinya. Penyimpanan dokumen merupakan hal yang perlu diperhatikan agar akses menuju informasi dapat lebih mudah dan cepat. Untuk mendukung proses bisnis yang tentunya lebih, cepat, akurat, dan efisien dibutuhkan suatu sistem manajemen dokumen, dimana dokumen-dokumen yang ada akan disimpan dalam bentuk yang lebih profesional, sehingga memudahkan sesorang 2
untuk mendapatkan informasi atau mengelola data lebih lanjut sesuai dengan yang dibutuhkan. Sistem dokumentasi ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pencarian, pendistribusian, dan penyimpanan data. Manfaat dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah karyawan perusahaan dalam mencari dokumen yang di inginkan, mempermudah pengambilan dokumentasi tertentu secara cepat dan mudah, mengorganisasi surat-surat atau dokumen perusahaan yang ada agar dokumen tersimpan dan tersusun secara rapi dalam bentuk digital, sistem penyimpanan dokumen menjadi lebih efisien dan lebih aman, dan juga mempermudah distribusi dokumen di dalam perusahaan.
METODE PENELITIAN Metode penelitian dibagi menjadi dua yaitu metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis yang digunakan yaitu melakukan survei pada sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, menganalisis dan mengidentifikasi kebutuhan, dan melakukan studi kepustakaan. Metode perancangan menggunakan waterfall model. Langkah-langkah yang dilakukan saat metode perancangan yaitu komunikasi untuk memperoleh kebutuhan, perencanaan untuk menentukan produk software dan merencanakan jadwal kerja, pemodelan untuk merancang arsitektur aplikasi system manajemen dokumen, melakukan konstruksi aplikasi, dan melakukan instalasi dan evaluasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN Halaman Home Jika login berhasil, user akan masuk ke halaman Home seperti gambar di bawah ini. Dari halaman Home, user dapat melakukan beberapa aksi tergantung hak akses user, seperti search, open, delete, download, dan share dokumen.
3
Gambar 1 Tampilan halaman Home
Search Documen User dapat search dan open dokumen langsung dari hierarchical tree seperti bagian no.3 pada Gambar 1. User dapat menemukan dokumen berdasarkan tipe dokumen. User juga dapat mencari dokumen dari search bar yang berada di atas hierarchical tree. User dapat memasukan nama dokumen atau tag dokumen untuk menampilkan dokumen yang memiliki keyword sesuai yang dimasukkan user. Jika user ingin mencari dokumen dengan rincian yang lebih spesifik, user bisa masuk ke halaman Advanced Search dengan menekan tombol Advanced Search. User dapat memilih antara beberapa kategori dan spesifikasi yang dapat dilihat pada Gambar 2 Tekan tombol Search setelah user memilih kategori yang diinginkan.
Gambar 2 Tampilan Halaman Advanced Search 4
Open, Download, Edit Tag, Share, dan Delete Dokumen User dapat melakukan open, download, edit tag/keyword, share, dan delete dokumen yang diinginkan dengan menekan tombol yang ditandai dengan nomor 4 pada Gambar 3.
Gambar 3 Open, Download, Edit Tag, Share, Delete dokumen
Upload Dokumen Pada halaman Upload, user dapat menambahkan dan menyebarkan dokumen ke sistem. User hanya dapat melakukan upload dokumen dengan extension yang telah ditentukan
Gambar 4 Halaman Upload Dokumen Langkah-langkah untuk melakukan upload yaitu pertama-tama lihat persyaratan untuk melakukan upload pada bagian no.2 pada Gambar 4. Pilih tipe dokumen untuk mengategorikan dokumen yang ingin di-upload, lalu pilih dokumen yang ingin diupload. Masukkan keyword (opsional) agar dapat mempermudah pencarian dokumen tersebut. Jika user ingin upload beberapa dokumen dengan tipe atau keyword dokumen yang berbeda, tekan tombol
untuk menambahkan form untuk upload.
5
Share Dokumen
Gambar 5 Halaman Share Dokumen Tekan menu Share untuk masuk ke halaman Share. User dapat melihat jumlah dokumen yang di-share oleh user lain di samping kata Share. Pada halaman Share, terdapat submenu yang dapat dipilih yaitu Share Docs, Received Docs, dan Sent Docs. Pilih Share Docs jika user ingin share dokumen ke user lain. Received Docs jika user ingin melihat dokumen yang di-share oleh user lain. Pilih Sent Docs jika user ingin melihat dokumen yang telah di-share oleh user tersebut ke user lain.
Gambar 6 Help Halaman Share Docs
Langkah untuk melakukan share dokumen adalah masukan recipient (username user lain) pada kolom To. User hanya bisa share dokumen ke user tertentu saja yang hanya bisa ditentukan oleh admin. Lalu pilih dokumen yang ingin di-share ke user lain. 6
Gambar 7 Help Halaman Received Docs
Jika user memilih menu Received Docs akan muncul halaman seperti Gambar 7 di atas. Halaman ini menampilkan dokumen-dokumen yang di-share oleh user lain pada tabel. Daftar pada tabel dapat dirurutkan dengan menekan header berdasarkan Name, Type, Sender, Size, atau Date. Di bagian no.4 pada Gambar 7 user dapat membuka dokumen dengan menekan ikon
, ikon
menyimpannya ke dalam komputer user, ikon
untuk download dokumen dan untuk menghapus dokumen.
Gambar 8 Help Halaman Sent Docs Jika user memilih menu Sent Docs akan muncul halaman seperti Gambar 8 di atas. Halaman ini menampilkan dokumen-dokumen yang di-share oleh user kepada user lain. Daftar pada tabel dapat dirurutkan dengan menekan header (no.3 Gambar 8) berdasarkan Name, Type, Sender, Size, atau Date. Di bagian no.4 pada Gambar 8 user dapat membuka dokumen dengan menekan ikon
, ikon
untuk download dokumen
dan menyimpannya ke dalam komputer user, ikon
untuk menghapus dokumen.
Halaman Document Status Reports Halaman Dokumen Status Reports berisi report tentang status semua dokumen yang ada pada aplikasi Doc Manager. Pada Document Status Reports dapat dilihat status dokumen yaitu exist atau deleted. Pada halaman ini admin dapat me-restore dokumen 7
yang telah dihapus oleh user dan menghapus dokumen secara permanen dari sistem. Halaman Document Status Reports hanya dapat diakses oleh admin.
Gambar 9 Halaman Documents Status Reports
Halaman User Control Untuk masuk ke halaman User Control, tekan menu Control Panel pada menu utama. Pada halaman Control Panel pilih menu User Control. Halaman User Control hanya dapat diakses oleh admin. Pada halaman ini, admin dapat menambah user baru, megubah hak akses user, dan juga menonaktifkan user.
Gambar 10 Halaman User Control
8
Tekan ikon
(no.3 pada Gambar 10) untuk menambah user baru. Setelah
admin menekan ikon tersebut, sebuah pop up window yang berisikan form untuk menambah user baru. Admin dapat memilih departemen tempat user baru akan ditempatkan. User baru kemudian memasukkan username dan juga password-nya. User harus memasukkan password yang sesuai pada field Confirm Password kemudian klik Register. Pada no.6 Gambar 10, admin dapat mengubah hak akses user. Sebelum mengubah hak akses user, admin harus membaca catatan pada no. 4 Gambar 10 terlebih dahulu. Catatan ini memberikan informasi mengenai hak Read, Write, Delete, and Share.
Halaman Admin Control Pengubahan terhadap admin pada aplikasi Doc Manager dapat dilakukan melalui halaman Admin Control. Admin dapat mengubah password untuk kepentingan keamanan ataupun apabila terjadi penggantian admin.
Gambar 11 Help Halaman Admin Control
Halaman Department Control Halaman Department Control memungkinkan admin untuk menambahkan departemen baru (no. 3 Gambar 13), mengaktifkan atau menonaktifkan departemen (no 5 Gambar 13), mengubah nama departemen (no. 6 Gambar 13), dan mengatur hak sharing antar departemen (no. 7 Gambar 13). Mengatur hak sharing departemen digunakan agar admin dapat menentukan user dari departemen mana yang dapat melakukan sharing dokumen satu sama lain. 9
Gambar 12 Help Halaman Dept Control Halaman Type Control
Gambar 13 Halaman Type Control Halaman Type Control digunakan oleh admin untuk dapat menambah tipe dokumen (no. 3 Gambar 15), menonaktifkan atau mengaktifkan tipe dokumen (no. 5 Gambar 15), dan mengubah nama tipe dokumen (no. 6 Gambar 15).
Back Up & Restore Dokumen Dengan Doc Manager, admin dapat melakukan back up dan restore data yang terdapat pada sistem.
10
Gambar 14 Back Up Admin dapat melihat size total dari keseluruhan data yang terdapat dalam sistem (no. 3 Gambar 14). Klik tombol Back Up untuk memulai proses back up. File back up akan ter-download dalam bentuk .zip.
Gambar 15 Restore Admin dapat melakukan restore berdasarkan user atau departemen yang ditentukan oleh admin. File yang digunakan untuk melakukan restore hanyalah file backup sebelumnya. Admin memilih user yang datanya ingin di-restore (no. 1 Gambar 15), lalu admin memilih file backup (no. 2 Gambar 15), lalu klik Restore.
SIMPULAN DAN SARAN Dengan dibuatnya sistem aplikasi dokumen manajemen berbasis web bernama Doc Manager yang telah dirancang untuk perusahaan PT Impressario Digital, simpulan yang didapat adalah karyawan lebih mudah dalam melakukan penyimpanan, pengaturan, pencarian, distribusi, dan pengaksesan dokumen perusahaan. Dengan adanya user interface yang friendly, penggunaan aplikasi menjadi lebih mudah. Terdapat seorang user yang bertindak sebagai administrator atau admin yang dapat melakukan berbagai konfigurasi terhadap sistem seperti pengaturan terhadap akun user, tipe dokumen, dan juga departemen. Keamanan dokumen menjadi lebih terjaga dengan adanya pengaturan hak akses dokumen dari setiap user yang diatur oleh admin. Untuk menghindari adanya kerusakan atau kehilangan dokumen, terdapat juga fungsi untuk melakukan backup dan restore. Aplikasi dijalankan oleh user melalui web browser karena pengaksesan aplikasi 11
dilakukan melalui LAN (Local Area Network) dengan
komputer perusahaan yang
digunakan sebagai server. Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi sejenis di masa depan antara lain adanya fitur search pada halaman Document Status Reports agar admin dapat mencari dokumen yang ingin di-restore atau di-delete permanen dengan mudah dan cepat, adanya fitur drag and drop untuk melakukan upload dokumen agar aktivitas upload lebih mudah, adanya fitur progress bar disaat upload untuk mengetahui proses upload dokumen yang sedang berjalan, dan juga memungkinkan pemberian aksi ke banyak dokumen sekaligus (multiple) untuk aksi download, delete, dan edit tag.
REFERENSI AIIM. (2013). What is Document Management (DMS)? Diambil kembali dari AIIM: http://www.aiim.org/What-is-Document-Management Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach. (jilid-7). New York: McGraw-Hill. Shneiderman, B. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective HumanComputer Interaction. (jilid-5). Pearson Education. Upton, D. (2007). CodeIgniter for Rapid PHP Application Development. Birmingham: Packt Publishing. w3schools. (2013). PHP fclose() Function. Diambil kembali dari w3schools: http://www.w3schools.com/php/func_filesystem_fclose.asp w3schools. (2013). PHP fopen() Function. Diambil kembali dari w3schools: http://www.w3schools.com/php/func_filesystem_fopen.asp w3schools. (2013). PHP fwrite() Function. Diambil kembali dari w3schools: http://www.w3schools.com/php/func_filesystem_fwrite.asp
12
