Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
ISSN: 2089-9815
ANALISA PIECES PENERAPAN DIGITAL MONITORING INFORMASI PENYEWAAN RUKO PASAR 8 PADA PT. ALAM SUTERA REALTY, TBK Ranta Sintya Dewi1, Rangga Rizky Marchada2 , Ahmad Rifai3, 1), 2), 3) Sistem Informasi STMIK Raharja Tangerang Jl Jend Sudirman No. 40 Modernland Cikokol - Tangerang, 15117Tlp 552969 Email :
[email protected]),
[email protected])
[email protected]),
ABSTRAKS Dalam era digital ini semua perusahaan berpacu dengan teknologi baik untuk pengembangan perusahaan itu sendiri maupun untuk area pemasaran produk dari perusahaan itu sendiri. Digital sangat identik dengan teknologi yang dipergunakan. Begitu juga Alam Sutera menjadi sebuah kawasan terpadu (mixed-use development) yang berdiri di atas lahan seluas lebih dari 700 hektar di wilayah Serpong – Tangerang. Sebagai kawasan yang memiliki komitmen tinggi terhadap lingkungan, seluruh proses perencanaan maupun pelaksanaan dalam pengembangan kawasan merupakan implementasi dari ecological planning method, di mana dalam setiap pengembangannya Alam Sutera selalu mengedepankan kondisi alam sekitar, meliputi faktor topografi, hidrologi, akses, hingga demografi. Melalui seluruh proses ini, Alam Sutera telah berhasil dalam menciptakan lingkungan yang berkelanjutan dan memberikan banyak manfaat bagi seluruh warganya. Terhitung hingga hari ini terdapat sekitar 32 (tiga puluh dua) cluster perumahan di Alam Sutera, masing-masing terdiri rumah, apartment, dan ruko. Salah satunya ruko yang dibangun adalah dalam komplek pasar 8. Perusahaan berhasil memasarkan kawasan pasar modern yang lebih dikenal dengan nama Pasar 8. Adanya fasilitas tersebut diyakini dapat semakin menjadi daya tarik bagi pengunjung untuk meramaikan kawasan Alam Sutera. Area pasar yang dilengkapi dengan 149 unit ruko, 238 unit kios dan 304 unit lapak ini telah 100% sukses dipasarkan dan secara resmi dibuka pada kuartal pertama tahun 2010. Namun dalam proses pengelolaan penyewaan ruko saat ini untuk mendapatkan informasi masih kurang cepat dan sistem pengolahan data masih ada yang dikerjakan secara manual serta dalam hal laporan maupun penyajian data masih sangat sulit. Dengan adanya analisa PIECES ini maka penulis mencoba menganalisa layak atau tidak dari penerapan digital monitoring pada proses pengelolaan penyewaan ruko pasar 8. Kata Kunci: PIECES, digital, monitoring, sewa, informasi berhasil dalam menciptakan lingkungan yang berkelanjutan dan memberikan banyak manfaat bagi seluruh warganya. Terhitung hingga hari ini terdapat sekitar 32 (tiga puluh dua) cluster perumahan di Alam Sutera, masing-masing terdiri dari 150 hingga 300 unit rumah. Jumlah populasi pun tercatat sekitar 4.500 keluarga dan akan terus bertambah sesuai dengan perkembangan kawasan yang pesat. Perusahaan berhasil memasarkan kawasan pasar modern yang lebih dikenal dengan nama Pasar 8. Adanya fasilitas tersebut diyakini dapat semakin menjadi daya tarik bagi pengunjung untuk meramaikan kawasan Alam Sutera. Area pasar yang dilengkapi dengan 149 unit ruko, 238 unit kios dan 304 unit lapak ini telah 100% sukses dipasarkan dan secara resmi dibuka pada kuartal pertama tahun 2010. Sementara itu untuk mendukung kegiatan Pasar 8, Perusahaan juga mengembangkan gudang multiguna yang dikenal sebagai T8, dimana terdiri dari 26 unit gudang dan 16 kavling di dekat kompleks Pasar 8.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Alam Sutera menjadi sebuah kawasan terpadu (mixed-use development) yang berdiri di atas lahan seluas lebih dari 700 hektar di wilayah Serpong – Tangerang. Kawasan yang mulai dikembangkan sejak tahun 1994 lalu ini telah menjelma menjadi sebuah kota mandiri yang mapan, dinamis dan menjadi primadona di wilayah barat Jakarta. Terdiri dari kawasan residensial serta area komersial yang terintegrasi dengan fasilitas pendukung lainnya, kawasan Alam Sutera menghadirkan sebuah kenyamanan, sekaligus kemudahan hidup yang sulit ditemui di kawasan lain. Berbagai fasilitas berkualitas premium mulai dari pendidikan, hiburan, kesehatan, hingga pusat perbelanjaan telah hadir dan kian melengkapi kawasan ini. Sebagai kawasan yang memiliki komitmen tinggi terhadap lingkungan, seluruh proses perencanaan maupun pelaksanaan dalam pengembangan kawasan merupakan implementasi dari ecological planning method, di mana dalam setiap pengembangannya Alam Sutera selalu mengedepankan kondisi alam sekitar, meliputi faktor topografi, hidrologi, akses, hingga demografi. Melalui seluruh proses ini, Alam Sutera telah
1.2
Masalah Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem
644
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
pengolaan data yang sedang berjalan saat ini pada Pasar 8 PT.Alam Sutera Realty,Tbk adalah: a) Sistem penginputan sewa ruko yang masih terbilang manual menggunakan Microsoft Excel sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam prosesnya sehingga adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan. b) Lemahnya sistem monitoring membuat penginputan data menjadi tidak sesuai. c) Proses pengolaan data untuk menyajikan laporan bulanan membutuhkan waktu yang lama sehingga Bagian keuangan membutuhkan sistem yang dapat mempermudah dalam penginputan data, karena seringkali penyajian laporan tidak tepat waktu dan tidak rutin.
Tata Sutabri (2012:47) mengemukakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Menurut Jogiyanto dalam Yakub (2012:9), kualitas dari informasi (quality of information) sangat tergantung dari tiga hal yaitu sebagai berikut: Relevan (Relevance), Tepat pada waktunya (Timeliness), dan Akurat (Accuracy) Menurut Al fatta (2007:51) metode yang menggunakan enam variable yaitu Performance, Information/Data, Economic, Control/Security, Efficiency, dan Service. Monitoring (bahasa Indonesia: pemantauan) adalah pemantauan yang dapat dijelaskan sebagai kesadaran (awareness) tentang apa yang ingin diketahui, pemantauan berkadar tingkat tinggi dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu yang menunjukkan pergerakan ke arah tujuan atau menjauh dari itu. Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek (Calyton dan Petry 1983). Monitoring "Monitoring adalah penilaian yang terus Menerus terhadap fungsi kegiatan ‐ kegiatan proyek Di dalam konteks jadwal ‐ jadwal pelaksanaan dan terhadap penggunaan input ‐ input proyek oleh kelompok sasaran di dalam konteks harapan ‐ harapan rancangan. Monitoring adalah kegiatan proyek yang integral, bagian penting dari praktek manajemen yang baik dan karena itu merupakan bagian yang integral dari manajemen sehari‐hari" (Casely & Kumar 1987). Monitoring dan evaluasi yang dimaksud adalah suatu proses yang sistematis yang dilaksanakan untuk mengetahui tingkat keberhasilan dan efisiensi kegiatan atau program yang bersangkutan. Monitoring dan evaluasi terhadap tingkat efisiensi program terutama ditujukan kepada program yang sifatnya akan dilaksanakan berulang.
1.3
Metode Penelitian Untuk mendukung berjalannya penelitian maka dipergunakan observasi lapangan serta melakukan interview terhadap stakeholder yang ditemui di lapangan yang salah satunya adalah manajemen ruko. Selain itu dengan menggunakan literature dari berbagai media baik internet maupun perpustakaan yang berada dilingkungan peneliti. Untuk menganalis data dari hasil observasi dipergunakan metode PIECES dimana dalam metode ini dapat dengan mudah menganalisa dari berbagai macam area mulai dari performance, informasi, economic, control, efficiency dan service. 2.
ISSN: 2089-9815
PEMBAHASAN
2.1
Referensi Taufiq (2013:2) mengemukakan bahwa “sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Menurut Nasaruddin, Dkk, “sistem merupakan suatu kumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, sistem dapat berjalan jika komponenkomponen yang ada di dalamnya bisa bekerja sama membentuk suatu lingkaran yang tidak dapat dipisahkan”. Menurut Sutarman (2012:13), "Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)". Menurut Sutabri (2012:46), Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.2
Analisa Sistem berjalan Adapun prosedur sistem yang berjalan pada Pasar 8 PT.Alam Sutera Realty,Tbk ini adalah : 1. Bagian Tenant Relation memasukkan data customer seperti nama , nomor telefon , alamat , jenis usaha, dan jumlah ruko yang akan disewa menggunakan data manual dengan menulis di sebuah buku . 2. Jika customer setuju dengan harga dan Tenant Relation menyetujui jenis usaha yang akan dijalankan maka customer dapat membayar biaya keseluruhan melalui kasir .
645
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
3. Kasir memasukkan data customer menggunakan Microsoft Excel dan membuat bukti pembayaran secara manual dengan kwitansi.
a.
b.
c.
d.
ISSN: 2089-9815
Belum adanya sistem informasi yang mudah diakses untuk memonitoring dan menganalisa data penyewaan ruko. Pengelolaan data yang masih manual dengan Microsoft Excel sehingga menyulitkan bagian keuangan dalam prosesnya. Tidak terjaminnya keakuratan data dalam laporan karena sistem update data yang cukup lama. Memerlukan alat tulis yang banyak untuk proses pengelolaan data
2.4
Analisa Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem yang dibutuhkan untuk penyewaan ruko Pasar 8 pada PT.Alam Sutera Realty,Tbk adalah sebagai berikut : 1. Sistem yang mudah diakses oleh bagian keuangan agar memperlancar proses penginputan. 2. Dapat menampilkan data customer maupun data ruko. 3. Dapat menampilkan laporan pembayaran sewa ruko dalam tiap tanggalnya.
Gambar 1 Use Case diagram sistem berjalan
Berdasarkan gambar 1 Use Case diagram yang berjalan saat ini dapat dijelaskan: a. 1 system yang mencakup seluruh kegiatan penyewaan. b. 5 actor yang melakukan kegiatan diantaranya: customer, marketing, accounting,cashier dan finance. c. 6 Use Case yang biasa dilakukan actor-actor tersebut diantaranya: mendatangi corporate, survey ruko, memberikan surat penawaran, melakukan pembayaran,membuat purchase order dan membuat laporan.
2.5
Hasil Elisitasi Berikut adalah final elisitasi yang telah kami lakukan berdasarkan observasim wawancara dan daftar pustaka, yang ditunagkan dalam table 1 : Tabel 1 Final Draft Elisitasi
Funtional Analisa Kebutuhan
Gambar 2 Activity Penyewaan Ruko
Berdasarkan gambar 3.3 Activity Diagram sistem yang berjalan saat ini terdapat keterangan: a. Initial Node sebagai yang mengawali objek. b. 5 Swim line yaitu Marketing, Customer, Accounting , Finance dan Cashier. c. 7 Action yang diantaranya adalah mendatangi corporate, survey ruko, melakukan pembayaran, menginput data masuk, membuat surat penawaran, memproses sales order, dan membuat laporan. d. 1 final state sebagai yang mengakhiri objek.
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Saya ingin sistem dapat : Menampilkan Menu home Menampilkan foto ruko Pasar 8 Menampilkan profile Pasar 8 Menampilkan logo Pasar 8 Menampilkan logo PT.Alam Sutera Realty, Tbk Menampilkan fasilitas edit user menampilkan fasilitas delete user Menampilkan fasilitas cancel add/edit user Menampilkan fasilitas save user
10
Menampilkan menu karyawan Menampilkan fasilitas add karyawan Menampilkan fasilitas delete karyawan
11 12 13 14 15 16 17 18 19
2.3
Analisa Kelemahan Sistem Terdapat beberapa kekurangan sistem yang berjalan diantaranya sebagai berikut:
20 21
646
Menampilkan fasilitas edit karyawan Menampilkan fasilitas cancel add / edit karyawan Menampilkan fasilitas save karyawan Menampilkan menu jenis pemasukan Menampilkan fasilitas input jenis pemasukan Menampilkan fasilitas edit jenis pemasukan Menampilkan fasilitas delete jenis pemasukan Menampilkan fasilitas cancel input/edit jenis pemasukan Menampilkan fasilitas save jenis pemasukan
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
22
Menampilkan fasilitas input transaksi pemasukan
24
Menampilkan fasilitas edit transaksi pemasukan
25
Menampilkan fasilitas delete transaksi pemasukan Menampilkan fasilitas cancel input/edit transaksi pemasukan
26 27 28
Menampilkan fasilitas save transaksi pemasukan Menampilkan fasilitas input transaksi pengeluaran
30
Menampilkan fasilitas edit transaksi pengeluaran Menampilkan fasilitas delete transaksi pengeluaran Menampilkan fasilitas cancel input/edit transaksi pengeluaran
32 33 34
Tabel 3. Hasil Analisa Informasi
Menampilkan menu transaksi pengeluaran
29
31
merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat serta dapat mendukung dalam menanggapi masalah dan peluang yang ada.
Menampilkan menu transaksi pemasukan
23
Parameter
Akurat
Menampilkan fasilitas save transaksi pengeluaran Menampilkan menu laporan kas kecil
35
Menampilkan fasilitas view laporan kas kecil
36
Menampilkan fasilitas search laporan kas kecil
37
Menampilkan fasilitas print laporan kas kecil
Relevan
Non Funtional No. 1 2 3 4 5 6 7 8
ISSN: 2089-9815
Tepat Waktu
Saya ingin sistem dapat : Mengunakan jaringan Local Host Area Menggunakan bahasa pemrograman PHP
c.
Menampilkan menu log in Menampilkan menu log out Menampilkan pesan kesalahan jika ada kesalahan saat menggunakan system Menampilkan peringatan jika mengklik tombol/fasilitas delete Hak akses dibatasi pada user tertentu Menggunakan MySQL untuk mengelola database program
Hasil Analisa Penyajian informasi masih sering terjadi kesalahan karena masih dilakukan dengan sistem konvensional sehingga rincian penggunakan dana kas kecil tidak ditampilkan secara detail. Kurangnya relevansi yang dibutuhkan dan dihasilkan, maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat memberikan informasi yang jelas kepada setiap yang membutuhkan. Lamanya waktu pencarian data memperlambat proses pengambilan keputusan, sehingga keputusan yang diambil tidak sesuai dengan informasi yang sebenarnya.
Economy (Ekonomi) Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat, akan tetapi dilihat dari sistem yang berjalan saat ini masih membutuhkan biaya yang tidak sedikit untuk melakukan pencatatan aktifitas dana kas kecil, sehingga sistem pengelolaan dana kas kecil saat ini masih kurang ekonomis. Hasil analisa tertuang dalam tabel 4 di bawah ini.
Analisa PIECES Hasil analisa PIECES terhadap sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: a. Performance (Kinerja) Tabel 2 di bawah ini merupakan hasil analisa kinerja pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut:
Tabel 4. Hasil Analisa Ekonomi
Tabel 2 Hasil Analisa Kinerja
d.
2.6
Parameter Troughout
Respond Time
b.
Hasil Analisa Penyajian informasi yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama karena banyaknya kegiatan kas kecil yang ditulis di buku kas. Waktu pencarian yang dibutuhkan cukup lambat saat mencari data yang diinginkan di buku kas.
Parameter
Hasil Analisa
Biaya
Membutuhkan biaya banyak untuk perlengkapan buku, alat tulis, dan lemari arsip karena dalam pencatatannya dilakukan pada buku dan disimpan di lemari arsip.
Control (Kontrol) Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja sistem. Hasil analisa tertuang dalam tabel 5 di bawah ini.
Tabel 5. Hasil Analisa Kontrol
Parameter Kontrol Sistem
Information (Informasi) Tabel 3 di bawah ini merupakan hasil analisa PIECIES terkait dengan Informasi. Informasi
647
Hasil Analisa Dalam setiap inputan pemasukan dan pengeluaran dana kas kecil kurang pengontrolan terhadap setiap laporan, sehingga informasi yang didapat tidak akurat.
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
e.
Effisiency (Efisiensi) Hasil analisa terkait Efisiensi tertuang dalam tabel 6 di bawah ini.
Tabel 6. Hasil Analisa Efisiensi
Parameter Sumber Biaya
Sumber Tenaga
f.
Hasil Analisa Material yang digunakan antara lain buku kas, kertas, dan tinta pulpen yang digunakan untuk pencatatan data dana kas terlalu berlebihan ketika terjadi kesalahan. Pencatatan kegiatan dana kas kecil yang dilakukan oleh hanya satu karyawan, sehingga memperlambat pekerjaan.
2.
Service (Pelayanan) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen, user, dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi. Hasil analisa terkait Efisiensi tertuang dalam tabel 7 di bawah ini.
3.
Tabel 7. Hasil Analisa Pelayanan
Parameter
Proses Layanan
Hasil Analisa Proses pelayanan sistem yang berjalan saat ini belum mempermudah pengguna khususnya bagian keuangan yang mengakibatkan sering terjadi kesalahan dan kurang efektif dalam pengelolaan dana kas kecil.
pendataan yang kurang efektif dan efisien, sehingga kebutuhan sistem seperti apa yang memang benar-benar dibutuhkan untuk Pasar 8 PT.Alam Sutera Realty,Tbk. Pasar 8 PT.Alam Sutera Realty,Tbk membutuhkan suatu sistem informasi penjualan terkomputerisasi yang dapat menghasilkan dan menyalurkan informasi yang akurat, relevan juga tepat waktu pada setiap bagian staff yang berhubungan dengan sistem penjualan demi mendukung keefisienan kerja perusahaan. Perancangan sistem sewa ruko yang dibuat, penulis menggunakan metode berorientasi objek dengan tools Unified modeling Language (UML). Dalam merancang sistem antar muka program untuk user, penulis menggunakan software Adobe Dreamweaver CS6, dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, dan database menggunakan MySQL. Keuntungan yang terdapat pada rancangan sistem baru ini diantaranya adalah: a. Tersedianya sistem yang dapat memenuhi kegiatan dalam pengelolaan sewa ruko. b. Dapat mengurangi pemakaian alat tulis sehingga lebih efisien. c. Terpusatnya data yang ada dalam sistem mempermudah bagian keuangan dalam mengontrol data customer. d. Proses pembuatan laporan yang tersistem lebih efektif sehingga memudahkan bagi bagian keuangan untuk menyajikan laporan keuangan kepada pimpinan menjadi tepat waktu.
PUSTAKA Sutarman. 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta : Bumi Aksara. Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi. Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”. Yogyakarta : Graha Ilmu. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Bambang Subali dkk. 2006. Prinsip-Prinsip Monitoring dan Evaluasi Program Lesson Stady,Makalah Pelatihan Lesson Stady Bagi Guru-Guru Berprestasi dan Pengurus MGMP Se-Indonesia Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu. Nasaruddin, dkk. 2013. Perancangan Sistem Informasi Supply Chain Management (SCM) Pada CV Rajawali Multi Niaga Makassar. Jurnal CCIT Vol.6 No.2,226-227. Perguruan Tinggi Raharja. Tangerang. Clayton, Eric, Petry, Francoise. 1983. Monitoring Systems for Agricultural and Rural Development Projects, Volume 2 : Food & Agriculture Org.
Dari hasil analisa PIECES ini didapat bahwa penerapan Digital Monitoring terhadap system informasi penyewaan dianggap perlu diterapkan karena akan berdampak pada berbagai pihak dan berbagai kepentingan mulai dari kinerja sampai dengan pelayanan terhadap customer yang menggunakan fasilitas ruko. 3. 1.
ISSN: 2089-9815
KESIMPULAN Pemasukan data yang berjalan pada Pasar 8 PT.Alam Sutera Realty,Tbk saat ini khususnya yang berjalan pada bagian laporan penyewaan ruko yang ditangani oleh Kasir saat ini didapatkan bahwa proses dalam pengolahan datanya masih kurang maksimal karena menggunakan program aplikasi Microsoft Excel serta belum adanya sistem informasi yang dapat menghasilkan laporan lebih cepat, akurat dan terbaru secara efisien, karena tidak adanya sistem atau program aplikasi komputer yang mendukung untuk penyimpanan data tersebut, sehingga dikhawatirkan terdapat beberapa kesalahan, terkadang dapat menyebabkan data hilang, dan posisi data yang tidak diketahui letaknya dengan berurut, menyebabkan
648
