SISTEM INFORMASI PENYEWAAN KAPAL PADA PT PERTAMINA TRANS KONTINETAL Ratno Satrio Ramadhan Perumahan Citra Raya, Komp. Melia Residence Blok X 17 No. 5 15710 Jawa Barat Indonesia, 08999705931,
[email protected]
Cinthya Pradipta Komp. Mekarsari Permai Jl. Merpati Blok Z1 No. 15 16952 Jawa Barat Indonesia, 089636094407,
[email protected]
ABSTRAK
TUJUAN PENELITIAN untuk menganalisa sistem penyewaan kapal yang terjadi di PT Pertamina Trans Kontinental, mengidentifikasi masalah, kebutuhan serta membangun sistem informasi sesuai dengan kebutuhan. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah metode Studi pustaka dengan mencari dan mempelajari bahan-bahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, studi lapangan dengan menggunakan metode observasi dan wawancara, studi analisis dan metode perancangan dengan menggunakan OOAD(Object Oriented Activity Diagram). HASIL YANG DICAPAI yaitu adanya perancangan dan pengembangan sistem informasi penyewaan kapal yang dapat mempermudah kinerja perusahaan disertai dengan perancangan laporan yang dapat membantu manager operation dalam mengambil keputusan. SIMPULAN dari penelitian ini adalah PT Pertamina Trans Kontinental membutuhkan perancangan sistem informasi yang dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi sehingga dapat meningkatkan kualitas penyewaan serta data yang akurat sehingga bisa diolah menjadi laporan yang berguna untuk pengambilan keputusan.(RSR,CP)
Kata Kunci : Sistem, Informasi, Penyewaan, Kapal
1
ABSTRACT
THE PURPOSES OF RESEARCH to analyze leasing shipping system the to hel[ identify problems, to build needs – based information systemRESEARCH METHOD I am using literature study method by searching and studying materials and also supporting theories from many written resources. I am also doing field study by using observation method and interview, case study analysis and design method OOAD (Object Oriented Activity Diagram). THE OUTCOME there will be design and development of shipping leasing information system that will make a company perfomances easier. The design of report will be included and it will help the manager operation in decision making. CONCLUSION from this research we can conclude that PT Pertamina Trans Kontinental need design of Information Systems that can solve problems that occurs so the quality of the leasing service and the accuracy of datas will be improved. The datas will be use as a report for decision making.(RSC,CP)
Key Word : System, Information, Leasing, Shipping
2
PENDAHULUAN Pada era globalisasi saat ini, persaingan dalam dunia bisnis semakin ketat baik dalam industri barang ataupun jasa. Oleh karena itu tidak dapat dihindari bahwa teknologi informasi sangat penting dalam dunia bisnis dikarenakan sangat mendukung efisiensi kinerja perusahaan agar tepat dan efisien, guna untuk membantu manajemen dalam kegiatan pengambilan keputusan. Pada setiap perusahaan pelayaran yang menyewakan kapalnya untuk perusahaan lain akan selalu berusaha untuk dapat memenuhi semua ketentuan yang berlaku dan akan berusaha memenuhi order atau permintaan dari pihak penyewa kapalnyaPendapat ini didukung oleh Mardiana Purwaningsih,Journal of Computing and Information System, Peran Teknologi dan Komunikasi dalam perubahan bisnis proses, vol 8, no1 maret 2009 “Customer who became the main asset of that is known as the "fragile", it's easy to switch to other companies or products that are providing much better service and quicker delivery time. if this company makes product or offering rental service diversification as an effort to win the competition, but at this time the ease of communication between the company with customer into one asset that must be won by the company” yang terjemahannya adalah Nasabah yangmenjadiasetutamayang dikenalsebagai "rapuh", mudah untuk beralih keperusahaan lain atau produk yang menyediakan layanan yang lebih baik dan waktu pengiriman lebih cepat. jika perusahaan ini membuat produk atau menawarkan diversifikasi layanan sewa sebagai upaya untuk memenangkan persaingan, tetapi saat ini kemudahan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan menjadi salah satu aset yang harus dimenangkan oleh perusahaan. PT. PERTAMINA TRANS KONTINENTAL merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelayaran, perusahaan ini mimiliki Core Bussines dalam pengoprasian kapal, beberapa kapal yang dimiliki seperti : Oil Tanker, Tug Boat & Oil Barge, SPOB ( Self Proplled Oil Barge) dan Anchor Handling & Tug Supply. Kapal-kapal tersebut digunakan untuk memenuhi kebutuhan pencharter ( PT. Pertamina ( Persero ), KPS, dll) untuk mendukung kegiatan offshore dan onshore. Ruang Lingkup a. Menganalisis sistem penyewaan kapal yang sedang berjalan. b. Merancang aplikasi untuk penyewaan kapal sesuai dengan kebutuhan perusahaan. c. Aplikasi penyewaan kapal yang dirancang bahasa pemograman PHP d. Aplikasi akan menghasilkan Laporan Penyewaan, Laporan Surat Jalan Kapal, Laporan Tanda Terima Kapal, Laporan Laba Rugi, Laporan Tanda Terim Pembayaran, Jurnal Penerimaan Kas, dan Jurnal Pengeluaran Kas.
3
Tujuan dan Manfaat Tujuan 1. Untuk mengetahui sistem dan bisnis proses yang dijalankan oleh PT. PERTAMINA TRANS KONTINENTAL. 2. Untuk mengetahui cara penyewaan kapal oleh PT. PERTAMINA TRANS KONTINENTAL. 3. Memberi solusi atas masalah yang timbul mengenai sistem yang berjalan. Manfaat 1. Dapat membuat aplikasi/program yang belum ada di PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL 2. Dengan aplikasi yang telah dibuat mempermudah penyewa dan perusahaan untuk mengakses penyewaan kapal melalui website. 3. Dengan Laporan yang dihasilkan dari transaksi penyewaan kapal memudahkan perusahaan untuk mengambilan keputusan.
4
LANDASAN TEORI Pengertian Sistem MenurutO.Brien dan Marakas (2008,p24)sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. MenurutGemilas dan Dull(2001,p11)sistem adalah sekumpulan elemen yang saling memiliki ketergantungan yang secara bersama-sama untuk menyelesaikan tujuan tertentu. Pengertian Informasi Menurut McLeod didalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh, SE.Ak (2001, p4) informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Menurut Hall ( 2001 , p14) informasi bukan sekedar fakta yang diproses dalam suatu laporan formal. Informasi memungkinkan para pemakainya melakukan tindakan yang menyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian dan melakukan keputusan. Pengertian Perusahaan Jasa Perusahaan jasa, yaitu perusahaan yang menjual jasa pada konsumen. Misalnya perusahaan asuransi, perusahaan angkutan, biro iklan, kantor akuntan, kantor notaris, bank, perusahaan pengiriman, dan lain – lain.
Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall ( 2001 , p7 ) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi yang didistribusikan kepada para pemakai. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan komponen – komponen ( hardware, software, user, jaringan , dan sumber daya data ) yang memproses data menjadi informasi yang diperlukan oleh pengguna dalam sebuah organisasi.
Teori Khusus Penyewaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002,p1057) Penyewaan adalah : a. Pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa. b. Uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjam sesuatu c. Yang boleh dipakai dengan membayar dengan uang. 5
METODELOGI PENELITIAN 1. StudiLapangan Untuk studi lapangan metode yang digunakanada 2 (dua )cara, yaitu : a. Observasi Melakukan penelitian secara langsung tentang proses yang terkait dengan kegiatan kerja dalam perusahaan gunamen dapatkan gambaran dari proses yang terjadi.
2.
3.
b. Wawancara Proses dari metode penulisan membuat jadwal wawancara dengan pihak yang terkait dimana dalam proses wawancara tersebut melakukan pembicaraan dua arah secara langsung dengan bagian yang terkait terhadap masalah yang ada di perusahaan tersebut. StudiAnalisis a. Melakukan survey pada sistem yang sedangdijalankan. b. Melakukanan alisis pada sistem yang sedang dijalankan serta mengidentifikasi kelemahan - kelemahan dari masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan. c. Melakukan identifikasi kebutuhan informasi, dengan cara menetapkan informasi yang masih belum berjalan dengan baik pada sistem yang Metode Perancangan Dalam metode ini kami sebagai penulis membuat beberapa perancangan yang berkaitan dengan sistem yang akan diterapkan : a. Narasi b. Event Table c. OAD d. Workflow table e. DAD f. UML Class Diagram g. Use Case Diagram h. Rancangan Database i. Rancangan Formulir j. Rancangan Laporan k. Rancangan Layar l. Navigation Diagram m. Matriks Level Akses
6
HASIL DARI BAHASAN Analisis Temuan Hasil Survey Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada PT Pertamina Trans Kontinental, maka ditemukan beberapa permasalahan pada sistem yang berjalan, antara lain sebagai berikut: Temuan 1
PT. Pertamina masih menggunakan sistem informasi pendafataran dengan cara manual.
Kriteria
Menurut Jones Rama (2006, p5), “Accounting information system is a subsystem of a management information system (MIS) that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions.” Masih kurangnya pengambilan keputusan dalam pengelolaan pendaftaran penyewaan kapal.
Sebab
Akibat
Kurang cepatnya Perusahaan maupun pengolahan data.
Rekomendasi
Membuat sistem informasi pendaftaran penyewaan kapal dengan terkomputerisasi.
Temuan 2
Belum adanya pendaftaran kapal
Kriteria
Menurut Mulyadi (2001,p80), formulir berfungi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.
Sebab
PT. Pertamina Trans Kontinental belum menyadari pentingnya bukti yang mendukung proses bisnis
Akibat
Terjadinya kesalahan penginuptan pencatatan dan kemungkinan besar hilang dokumen
Rekomendasi
Membuat dokumen pendukung seperti merancang formulir Tanda Terima dan Tanda Bukti Sewa.
dokumen
mengambil
pendukung
keputusan
tentang
formulir
7
Identifikasi Kebutuhan Informasi 1. Laporan Penerimaan Kas Suatu laporan yang sangat penting dalam operasional suatu penyewaan kapal, salah satunya adalah kas yaitu sebagai modal kerja yang menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu penyewaan kapal untuk mengetahui pada setiap penerimaan kas. 2. Laporan Pengerluaran Kas Suatu laporan yang sangat penting dalam suatu pengelolaan keuangan dalam penyewaan kapal apa untuk mengetahui biaya – biaya yang di keluarkan oleh perushaan. 3. Laporan L/R Suatu laporan yang berisikan biaya – biaya yang dikurangi modal apa bila di laporan tersebut ada sisa anggaran maka anggaran tersebut disebut revenue untuk perusahaan penyewaan kapal tersebut. 4. Laporan Penyewaan Kapal Laporan ini berisikan tentang laporan Penyewaan Kapal yang sudah di setujui oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua
8
Overview Activity Diagram Tamu Perorangan Yang Diusulkan
9
UML Class Diagram
10
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan : Berdasarkan penelitian terhadap sistem informasi penyewaan kapal pada PT Pertamina Trans Kontinental, dapat disimpulkan bahwa : 1. PT. Pertamina masih menggunakan sistem manual, akibat dari ini maka dokumen tidak dapat di update 2. PT. Pertamina Trans Kontinental telah menggunakan sistem komputer tetapi sebagaian besar bisnisnya masih menggunakan Microsoft Excel yang belum terinegrasi. 3. Formulir-formulir yang digunakan tidak semuanya dibubuhkan nomornya, Sehingga jika formulir dibutuhkan sewaktu-waktu akan susah dicari dan ditemukannya 4. Tidak adanya nomor urut pada formulir/dokumen serta laporan yang digunakan Bagian Operation, admin mengalami kesulitan mengidentifikasikan dan mengontrol transaksi yang telah dilakukan. 5. PT. Pertamina Trans Kontinental telah menggunakan laporan pada transaksinya, namun tidak lengkap dan tidak teranalisa dengan baik sehingga memperlambat pembuatan keputusan dalam manajemen dan belum akurat. 6. PT. Pertamina Trans Kontinental ini menyewakan berbagai macam kapal yang diperuntukkan penyewa(perusahaan minyak), tetapi tidak menggunakan kode nomor persediaan pada setiap kapal yang disediakan. Tidak adanya kode pada kapal mengakibatkan tidak efisiennya pengecekan persediaan kapal yang nantinya disewa oleh pelanggan. Saran : Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang dikemukakan penulis mengajukan saran dengan bahan masukan untuk menyempurnakan aplikasi sistem informasi penyewaan pada PT. Pertamina Trans Kontinental : 1. Karena Keterbatasan sistem manual yang dilakukan secara manual, sehingga disarankan membuat aplikasi/ website sistem informasi komputer pada bisnis penyewaan kapal PT.Pertamina Trans Kontinental. 2. Dokumen yang telah dibuat dimasukkan datanya ke dalam sistem komputer, sehingga dapat memudahkan pencarian jika diperlukan. 3. Pada setiap kapal diberikan kode nomor persediaan yang akan memudahkan pengecekan persediaan kapal 4. Formulir yang digunakan pada PT. Pertamina Trans Kontinental diberikan nomor urut tercetak yang akan memudahkan dalam mengidentifikasikan formulir/dokumen 5. Menambah jenis laporan analisis pada setiap transaksi agar mempermudah dalam mengambil keputusan manajemen 6. Perancangan dan pembuatan formulir secara lengkap dan baru. Di antaranya Formulir Surat Jalan Kapal, Formulir Tanda Terima Kapal, dan Formulir Invoice. Sehingga tidak adanya keterbatasan pada informasi pada penyewaan kapal PT. Pertamina Trans Kontinental. 7. Merekrut tenaga kerja sesuai dengan bidangnya, sehingga tidak adanya perangkapan. 11
DAFTAR PUSTAKA Britton, Carol and Doake, Jill. (2003). Object-Oriented System Development : A Gentle Introduction. McGraw-Hill. Bennet, Simon, Farmer, Ray, McRobb, Steve. (2006). Object Oriented System Analysis and Design, 3rd edition. McGraw Hill. New York. Booch, et al.(2007). Object Oriented Analysis and Design. (3rd edition). New York:Addison Wesley Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Fifth Edition. Pearson Education, Boston Deliana,, Hartini,Cahya, Lisye Mareta &Kaisariza,Kikis Sabrina. (2009). “Database dengan SQL Server2005”. Jakarta : Mitra Wacana Media. Hall, James A. (2006). Accounting Information Systems. 5th Edition. South Western Publishing, USA Laudon, Kenneth C. And Laudon, Jane P. (2004). Management Information System : Managing The Digital firm 8th edition. Pearson Eduction,Inc McLeod, Jr.Raymond; George, Schell. (2001). Managament Information System 2001. 8Th Edition. Prentice Hall, New Jersey. Merlyana & Abbas, Bachtiar Saleh. (2008). Sistem Informasi untuk Optimalisasi Produksi dan Maksimasi Keuntungan Menggunakan Metode Linear Programming. Jurnal Piranti Warta, 11(3), P374.
RIWAYAT PENULIS Ratno Satrio Ramadhan lahir di Medan pada 05 April 1992 . Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Komputerisasi Akuntansi Tahun 2014. Cinthya Pradipta lahir di Jakarta pada 28 Desember 1992 . Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Komputerisasi Akuntansi Tahun 2014.
12
