ANALISIS APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INVENTORI PADA PT. TRANS COFFEE Wahyu Dwiyantoro : : Jurusan Sistem Informasi, Universitas Gunadarma (
[email protected]) : : ABSTRAK Peranan sistem informasi manajemen suatu perusahaan sangat vital, baik untuk skala besar maupun kecil. Salah satu contohnya adalah Sistem informasi manajemen inventori. Dengan adanya sistem inventori diharapkan dapat memudahkan perusahaan tersebut dalam melaksanakan prose inventori secara terencana, terkontrol, sistematis dan saling terhubung. Selain itu dengan adanya sistem inventori yang baik, diharapkan suatu perusahaan dapat mengkontrol proses kegiatan yang dilakukan perusahaan, mengurangi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan memudahkan dalam pengambilan keputusan untuk suatu masalah. Selain itu pekerjaan dapat terselesaikan tepat pada waktunya karena adanya sistem yang tersusun dengan rapih. Untuk itu dibutuhkan suatu aplikasi yang baik guna mendukung proses tersebut. Namun untuk menentukan apakah suatu apliakasi itu layak digunakan atau tidak, dibutuhkan suatu analisa. Dengan analisa tersebut dapat didapatkan suatu keputusan mengenai aplikasi tersebut, apakah akan digunakan, dimodifikasi atau bahkan tidak digunakan sama sekali. Kata Kunci : Analisis, Sistem Informasi Manajemen , Inventori
PENDAHULUAN Semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi, mengakibatkan banyak perusahaan mencoba mengadopsi teknologi informasi berbasiskan komputer untuk membantu kelancaran bisnisnya. Teknologi tidak lagi dipandang hanya sebagai pelengkap, tetapi sudah menjadi salah satu penentu atas terlaksananya sasaran atau strategi bisnis perusahaan. Hal ini menimbulkan tantangan baru bagi perusahaan untuk menyediakan suatu sistem yang mampu mengintegrasikan kebutuhan informasi-informasi yang ada sehingga dapat memudahkan pihak perusahaan untuk mengambil keputusan. Peranan sistem informasi manajemen suatu perusahaan sangat vital, baik untuk skala besar maupun kecil. Salah satu contohnya adalah Sistem inventori manajemen inventori suatu perusahaan. Dengan adanya sistem inventori diharapkan dapat memudahkan perusahaan tersebut dalam melaksanakan prose inventori secara terencana, terkontrol, sistematis dan saling terhubung. Selain itu dengan adanya sistem inventori yang baik, diharapkan suatu perusahaan dapat mengkontrol proses kegiatan yang dilakukan perusahaan, mengurangi penyimpanganpenyimpangan yang terjadi dan memudahkan dalam pengambilan keputusan untuk suatu masalah. Selain itu pekerjaan dapat terselesaikan tepat pada waktunya karena adanya sistem yang tersusun dengan rapih. Sistem inventori sendiri merupakan kegiatan dalam proses mengelola data transaksi dan persediaan dalam gudang. Sistem Inventory biasanya terdiri dari Sistem Penerimaan Barang,
Sistem Pembelian Barang dan Sistem Gudang. Informasi yang dapat ditampilkan adalah informasi permintaan pembelian barang (Purchase Request), pembelian barang (Purchase Order), penerimaan barang (Receiving) dan informasi inventory lainnya. Di pertengahan tahun 2009, PT. Transstudio Kalla Makasar akan segera melakukan Launching perdananya. Poyek ini merupakan proyek pembangunan terpadu bertaraf internasional dunia yang mencakup pusat hiburan keluarga, pusat perbelanjaan, hotel dan pemukiman. Saham terbesar dari Transstudio sendiri merupakan gabungan dari dua pemilik saham, yaitu keluarga Kalla dan PT. Para Group yang dimiliki oleh bapak Chairul Tanjung. Untuk permasalahan administrasi, sistem dan kegiatan perkantoran akan dipegang oleh PT. Para Group dengan menunjuk PT. Transstudio sebagai pengelola kegiatannya perkantoran, yang didalamnya terdapat sistem inforamsi manajemen yang salah satunya merupakan sistem inventori. Sedangkan keluarga Kalla hanya sebagai investor lahan dan dana saja. PT. Para Group sendiri merupakan Group yang membawahi perusahaan-perusahaan dibawahnya, seperti Trans TV, Trans 7 , Trans Coffe, Trans Ice, Transstudio, Trans Living, Trans Mahagaya, Bandung SuperMall, Bank Mega dan perusahaan lainnya. Untuk menerapkan sistem-sistem informasi yang salah satunya sistem inventory, Transstudio Kalla Makasar menggunakan aplikasi yang telah digunakan oleh perusahaanperusahaan yang berada di bawah PT. Para Group. Efisensi biaya dan waktu merupakan faktor utama kenapa aplikasi inventori pada PT. Trans Coffee menjadi salah satu pilihan apliaksi yang akan digunakan. Dengan alasan tersebut penulis tertarik untuk memaparkan dan menganalisa langkahlangkah proses sistem informasi Inventori salah satu perusahaan yang berada dibawah PT. Para Group dalam hal ini adalah PT. Trans Coffee yang nantinya akan dicoba diterapkan di Sistem Inventori PT. Transstudio Kalla Makasar, apakah berjalan dengan baik sehingga layak dan bermanfaat jika digunakan dalam sistem inventori PT. Trans Kalla Makasar.
METODE PENULISAN Pada Tugas Akhir ini digunakan berbagai macam metode yang digunakan untuk pengumpulan data dan informasi-informasi pelengkap untuk mempermudah analisa dan perencanaan sistem aplikasi manajemen informasi ini, antara lain : Metode Studi Pustaka : Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan informasi melalui buku – buku dan sumber bacaan lainnya sebagai referensi serta beberapa situs internet yang berkaitan dengan penyusunan penulisan ini. Metode Wawancara : Metode ini dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan dan melakukan wawancaradengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam penyusunan penulisan ini agar dapat membantu penyelesaian permasalahan tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian Sistem Setelah penulis melakukan testing dan penelitian terhadap Aplikasi Sistem Informasi manajemen Inventori PT. Trans Coffe yang akan diterapkan pada PT. Transstudio Kalla Makasar, penulis dapat menjabarkannya dengan penjelasan di bawah ini : Penjelasan flow inventori PT. Trans Coffe menggunakan Flowchart (FC) Inventory adalah kegiatan dalam proses mengelola data transaksi dan persediaan dalam gudang. Sistem Inventory biasanya terdiri dari Sistem Penerimaan Barang, Sistem Pembelian Barang dan Sistem Gudang. Informasi yang dapat ditampilkan adalah informasi permintaan
pembelian barang (Purchase Request), pembelian barang (Purchase Order), penerimaan barang (Receiving) dan informasi inventory lainnya. Pada aplikasi Inventori ini, secara garis besar terdapat dua proses, yaitu : 1. Purchasing Dalam proses purchasing, terdapat dua proses yaitu Purchase Request (PR) atau permintaan pembelian barang dan Purchase Order (PO) atau permintaan barang. 2. Inventory Moving Dalam proses Inventori moving, terdapat dua proses juga yaitu Receiving Voucher dan Transfer (TR) yang di dalamnya terdapata Transfer in dan Transfer out.
MR y
T
Cek barang
TRout
User
Y T
PR
PO
App
RV
Gambar Flow Pembelian barang pada sistem Inventori perusahaan. Keterangan : User MR TR out PR PR Approve PO PO Approve RV
: Pihak yang meminta barang : Material Request : Transfer out : Purchase Request : Purchase Request Approve : Purchase Order : Purchase Approve : Receiving Voucher
Penjelasan flow inventori PT. Trans Coffe menggunakan UML Dengan Bantuan UML penulis akan menceritakan alur dari proses Aplikasi Inventory PT. Trans Coffe. Activity Diagram Menggambarkan aktivitas yang dilakukan pada saat proses inventori berlangsung mulai dari pemesanan barang oleh staff sampai dengan penerimaan barang. Proses ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar Activity Diagram Proses Inventory PT. Trans Coffee
Proses Permintaan Hingga Penerimaan Barang Proses ini terjadi ketika barang yang diminta tidak ada digudang, sehingga kita harus melakukan proses permintaan terlebih dahulu dan melakukan pembelian setelah itu barulah proses penerimaan barang. Prosesnya yaitu : PR è è
PR Approve è è
PO è è PO Approveè è RVè RV
Posting Keterangan : PR PR Approve PO PO Approve RV RV Posting
: Purchase Request : Purchase Request Approve : Purchase Order : Purchase Approve : Receiving Voucher : Receiving Voucher Posting
Proses Transfer hingga Penerimaan Setelah proses permintaan barang hingga proses penerimaan barang yang diminta telah selesai. Maka proses selanjutnya adalah Proses Transfer barang yang telah diterima oleh struktur unit yang meminta menuju bagian yang membutuhkan (contoh : outlet) hingga proses penerimaan barang tersebut kebagian yang membutuhkan. Prosesnya yaitu : MR è MR Posting è TR out è TR in Keterangan: MR MR Posting TR out TR in
: Material Request : Material Request Posting : Transfer out : Transfer in
Setelah melihat penjelasan proses inventori PT. Trans Coffee diatas, maka proses selanjutnya adalah : Identifikasi Masalah Untuk mengidentifikasi masalah, dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan aplikasi. Dari analisis PIECES ini didapatkan beberapa masalah yang menjadi kekurangan dari PT. Trans Coffe Analisis Kinerja Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas yang dijalankan oleh sistem mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah transaksi dan waktu tanggap. Jumlah transaksi adalah jumlah pekerjaan yang dilakukan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Hasil analisa : Aplikasi Inventori PT. Trans Coffee memiliki kinerja yang masih kurang karena masih sering terjadi proses yang lambat ketika pemanggilan data, hal ini dikarenakan Query yang terlalu panjang. Analisis Informasi Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan dalam berjalannya proses sistem dan pengambilan keputusan. Laporan yang dihasilkan sudah cukup baik, sehingga tidak perlu penambahan lagi. Analisis Ekonomi Penilaian atas kinerja dari sistem yang dilakukan berdampak terhadap besar atau kecilnya biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan. Hasil analisa : sistem ini dibuat oleh programer internal, sehingga biaya yang dikeluarkan relatif murah. Selain itu apabila terjadi masalah pada Aplikasi, dapat diselesaiakan sesegera mungkin. Analisis Keamanan Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Hasil analisa : Sistem keamanan yang digunakan pada Aplikasi Inventori PT. Trans Coffe sudah baik, hal ini ditunjukan dengan diberikannya user id dan password. Keamanan ini
cukup baik karena password yang tersimpan di database telah dienksripsi sehingga admin tidak dapat mengetahui password tersebut. Dan pembagian hak akses menu-menu kepada setiap user yang masuk juga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan dalam penginputan data. Layanan Pelayanan dari sistem yang dapat meningkatkan kemampuan menangani masalah. · Kurang bersifat user friendly, Masih terdapat inputan yang membingungkan. · Ada beberapa kesalahan penggunaan icon dan istilah sehingga menimbulkan penafsiran lain oleh user yang belum tersbiasa. · Ukuran Icon ataupun Tombol penting sangat tidak ideal Pengujian Sistem Setelah melalui tahap analisis sistem, penulis juga mencoba mengetahui kualitas dari sistem yang berjalan. Apakah sistem ini layak untuk diterapkan dengan kondisi yang sudah ada ataukah diperlukan pengembangan sistem. Salah satu cara yang digunakan penulis menguji sistem ini adalah melakukan suatu perhitungan untuk mengetahui efisiensi dari sistem. Dengan metode penjumlahan dari kriteria dalam suatu faktor sesuai dengan bobot (weight) yang telah ditetapkan. Rumus pengukuran yang digunakan adalah: Fa = w1c1 + w2c2 + ..+ wncn. Dimana : Fn adalah nilai total dari faktor a, wi adalah bobot untuk kriteria i, ci adalah nilai untuk kriteria i. Kemudian tahapan yang ditempuh dalam pengukuran adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kriteria yang digunakan untuk mengukur suatu faktor Penulis mengambil faktor efisiensi, dengan kriteria eksekusi yaitu pada waktu yang diperlukan sistem untuk penginputan data dari oleh user dan kriteria efisiensi storage yaitu waktu yang diperlukan sistem untuk penyimpanan dan penarikan data dari server. 2. Menentukan bobot (w) dari setiap kriteria (biasanya 0 <= w <= 1) Dikarenakan tidak adanya standarisasi bobot untuk kecepatan waktu yang dibutuhkan selama pemrosesan, maka penulis menetapkan bobot berdasarkan tingkat kepentingan dari proses yang berlangsung yaitu saat proses penyimpanan dan penarikan data dari server diberikan bobot nilai 0,7 dikarenakan proses ini lebih prioritas sebagai proses yang dibutuhkan untuk kecepatan proses yang dilakukan saat menarik suatu data untuk menghasilkan laporan. Dan untuk proses penginputan data diberikan nilai bobot 0,3 dikarenakan proses ini berpengaruh oleh user yang menggunakan. Mungkin faktor-faktor yang menghambat karena belum terbiasanya user menggunakan komputer atau tampilan dari aplikasi. 3. Menentukan skala dari nilai kriteria (misalnya, 0 <= nilai kriteria <= 1) Skala yang tercantum ini merupakan rentang waktu selama pemrosesan berlangsung, data waktu diperoleh dengan bantuan stopwatch, dan besaran yang digunakan adalah detik. Diketahui bahwa rentang waktu untuk proses penyimpanan dan penarikan data berlangsung antara 2-10 detik. Sedangkan rentang waktu untuk proses penginputan data berlangsung antara 10-60 detik. Sehingga ditetapkan besaran skala adalah 0-60. 4. Memberikan nilai pada tiap kriteria Nilai yang diperoleh merupakan waktu yang didapat selama pemrosesan berlangsung dalam hitungan detik, terdapat nilai 0 yang berarti kondisi server pada saat itu sedang down atau terputus.
KESIMPULAN Dari hasil evalusai dan analisis menggunakan analisis metode pieces, Pendekatan driven ( UML dan Flowchart) , metode TELOS serta penggunaan langsung Apliksai Sistem Informasi Manajemen Inventori terhadap prose Inventori dan penggunaan Aplikasi, maka dapat diambil kesimpulan yaitu ;
Kelebihan : 1. Karena software ini dibuat oleh pogramer internal, harga yang dikeluarkan relatif murah 2. Aplikasi ini sudah berbasis Server –Client 3. Sudah dibentukya file .msi, sehingga pada client tidak membutuhkan kapasitas hardisk yang banyak Kekurangan : 1. Instalasi Aplikasi yang relatif sulit baik Server maupun Client 2. Dikarenakan Aplikasi ini merupakan aplikasi dekstop, sehingga hanya dapat digunakan dikomputer yang telah diinstall yang menyebabkan aplikasi tidak dapat digunakan diselain komputer yang diberi akses (bersifat dinamis) 3. Loading data terkadang sangat lambat, hal ini disebabkan oleh Query yang terlalu panjang 4. Proses Inventory yang masih kurang benar Contoh : · Memasukan kondisi tidak ada barang pada proses Inventori ketika proses produksi 5. Belum memiliki modul help, padahal modul ini sangatlah dibutuhkan user ketika mengalami kesulitan 6. Inputan yang membingungkan (Kurang User friendly) 7. Proses Birokratis yang membuat memperlambat sistem 8. Faktor kelayakan : · Operational: Prosedure dan keterampilan personalia masih menjadi kendala utama. SARAN 1. Memperbaiki query dengan mempersingkat alur query agar proses pemanggilan data lebih cepat 2. Membuat Modul Help atau membuat manual book agar dapat dijadikan referensi ketika mengalami masalah 3. Menyediakan persentase batas minimum jumlah barang digudang 4. Memberikan Notifikasi / peringatan dini kedalam sistem yang salah satunya peringatan batas minimum jumlah barang di gudang 5. Nama inputan harus lebih jelas 6. Mengganti beberapa Icon Contoh : Icon Save pada beberapa proses diganti dengan icon / tombol Send 7. Cobalah beralih dari Aplikasi dektop ke aplikasi web base 8. Melakukan training khusus ke setiap user yang menggunakan.
DAFTAR PUSTAKA [1] UML, http://lecturer.eepis-its.edu/~tessy , tanggal 11 Januari 2009 [2] Baridwan, Zaki. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, BPFE, Yogyakarta, 1991. [3] Ahyari, Agus. 1992. Manajemen Produksi dan perencanaan sistem Produksi Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE – YOGYAKARTA [4] Eka Juniantara I Gede, 2007. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Inventory
