SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTORI PADA PT. SINGA FOOD INTERNATIONAL Billy Adiwijaya, Christiando Hadiputra, Stephen, Sartika Kurniali, S.Kom.,MMSI Universitas Bina Nusantara, JL. K.H Syahdan No 9, Palmerah, Jakarta Barat, 11480, Telp (021) 5345830
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak Tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah untuk menganalisa , merancang serta menerapkan proses pengelolaan inventori pada PT. Singa Food International untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam proses pemesanan, pemeriksaan, serta pengeluaran barang dengan memanfaatkan sistem berbasis web. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan melakukan wawancara dan survey lapangan. Metode perancangan menggunakan OOAD untuk mentransformasi model analisis ke dalam suatu model desain sebagai cetak biru perangkat lunak. Hasil analisa terhadap PT. Singa Food International adalah sistem pengelolaan barang dan bahan baku yang dilakukan masih manual dan juga memiliki banyak kelemahan. Penelitian ini menyimpulkan berdasarkan hasil analisa maka pengelolaan inventori dapat mengatasi masalah dalam proses pengelolaan barang dan bahan baku pada PT. Singa Food International.
Kata
kunci
:
Analisa,
Perancangan,
Inventori,
Manajemen,
Pemesanan
PENDAHULUAN Pada era ini, perkembangan sistem dan teknologi informasi semakin pesat, persaingan global menjadikan sistem dan teknologi informasi harus diterapkan dalam suatu perusahaan atau organisasi sebagai sarana untuk membuat proses bisnis dalam perusahaan semakin efektif dan efisien. Dengan itu perusahaan mampu untuk meningkatkan daya saing dalam pasar global. Penerapan sistem pengelolaan invetori menjadi salah satu langkah penting dalam perusahaan yang mengacu pada penggunaan teknologi informasi untuk mengolah proses tahapan mulai dari persediaan, pemesanan, pengeluaran, dan pencatatan stock barang. Menurut Sulistiyo (2009) Sistem informasi inventori adalah sistem informasi yang mengelola data transaksi dan persediaan barang dalam gudang. Sistem inventori biasanya terdiri dari sistem penerimaan barang, sistem pembelian dan sistem gudang.Semuanya memberikan informasi bagi organisasi dalam bentuk laporan. Penghematan biaya, meningkatkan efisiensi, dan kontrol merupakan tujuan utama dalam pengelolaan inventori. Dengan adanya hal ini, dapat mencegah persediaan yang berlebihan dan tidak cukup persediaan akibat dari kekurangan bahan. Secara teknis, inventori atau persediaan adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kegiatan produksi dan jumlah pemesanan yang harus dilakukan oleh perusahaan. Tujuan dari pengelolaan persediaan yakni untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan konsumen dengan cepat dan tepat, mempertahankan laba yang dihasilkan perusahaan dan berkelanjutan, dan juga mencegah terjadinya proses substitute yang menyebabkan factor beban biaya meningkat. Selain itu keuntungan yang diberikan oleh sistem pengelolaan inventori ini pun salah satunya menghemat biaya dan waktu yang dikeluarkan. Ini yang menjadi latar belakang bahwa sistem pengelolaan inventori sangat berperan dalam sebuah perusahaan, salah satunya penelitian kami pada perusahaan PT. Singa Food International. Perusahaan ini berdiri pada Juni 2014 yang bergerak di bidang jasa makanan dan minuman. PT. Singa Food International merupakan bagian dari Gading Food Group yang membawahi beberapa restoran mulai dari Fish n Co, Marutama Ramen, dan juga Sticky. PT. Singa Food International sendiri mempunyai outlet restoran dengan nama Song Fa Bakut Teh dan saat ini sudah mempunyai dua outlet yang berada di Jakarta Utara dan Jakarta Barat. Dengan visi menjadi pioneer leading bakut teh di Indonesia, ini membutuhkan penggunaan sistem yang menunjang dalam proses bisnis perusahaan. Pengelolaan inventori secara manual menyebabkan proses pemesanan menjadi lambat dan menghambat proses bisnis pada restoran. Ini yang mendorong kami melakukan penelitian untuk mencegah kerugian berupa over stock atau low stock, efisiensi waktu yang digunakan, dan menekan beban biaya yang dikeluarkan.
METODE PENELITIAN Dalam penyusunan skripsi ini, diperlukan suatu metode penelitian dimana metode penelitian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Metode analisis dilakukan melalui : a) Wawancara yang dilakukan terhadap Manager Store. b) Observasi kegiatan di outlet. c) Analisa terhadap hasil wawancara dan observasi akan kebutuhan informasi. 2. Metode perancangan : Analisa perancangan menggunakan OOAD. Perancangan sistem dengan menggunakan UML dibagi menjadi 3 tahapan: a. Inception phase • Menentukan tujuan dari sistem usulan • Mendefinisi ruang lingkup b. elaboration phase
2
• Identifikasi dan mendefinisi kebutuhan dari sistem baru • Desain sistem baru, membuat rancangan prototype. c. construction phase • Pembuatan aplikasi & database
Gambar Activity yang berjalan di PT. Singa Food International Masalah yang dihadapi
3
1.
2.
3.
Tanggung jawab: Kejelasan tanggung jawab terhadap pemesanan barang dan bahan baku, dengan proses bisnis yang manual sulit untuk menemukan pihak yang bertanggung jawab terhadap pemesanan jika bagian gudang tidak dapat melakukan pemesanan atau yang bertugas menggantikan tugas pekerjaannya. Ini dapat menyebabkan berkurangnya kualitas kepercayaan kerja bagi karyawan outlet. Rekap data: Penyimpanan data secara manual mempunyai resiko terhadap hilangnya rekap bila terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, seperti ketidaksengajaan merusak rekap data hingga hilangnya rekap data. Waktu: Waktu yang dihasilkan melalui proses manual masih menonjol dan menimbulkan masalah seperti keterlambatan dalam pengiriman pemesanan bahan baku ke pusat dikarenakan pengecekan secara manual dan kondisi gudang yang sempit. Seharusnya memberikan suatu sistem yang mengupdate secara berkala kepada bagian gudang terhadap job description nya yang seharusnya.
Usulan pemecahan masalah 1.
2.
3.
Sistem pengelolaan inventori yang mampu memberikan keterangan jelas bagi mereka yang melakukan pemesanan, pengelolaan, hingga pengeluaran barang dan bahan. Dengan ID yang diberikan atau Access yang diberikan oleh atasan, memberikan kejelasan tanggung jawab yang diberikan. Sistem yang mampu mengelola inventori dan mencatat persediaan. Dengan cara ini, diharapkan mampu mengurangi penggunaan kertas dan tinta serta mencegah manipulasi data secara mudah. Sistem yang dihasilkan mampu memberikan data yang sudah diolah sebelumnya untuk memudahkan proses penghitungan barang. Serta penyimpanan data yang tidak membutuhkan fisik dengan berbagai resiko.
HASIL DAN BAHASAN 1. Teori pendukung pembahasan • • •
•
• •
•
Menurut Farzin, Nezhad, E-Procurement adalah hubungan B2B dalam proses Stock bahan baku atau persediaan jasa melalui internet dan menggunakan sarana website untuk supplier melakukan penawaran. Menurut Maidoni, Ruskan, Putra B2B adalah sebuah kerja sama bisnis antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya untuk menjual produk dalam jumlah yang besar, sesuai kesepakatan dua perusahaan tersebut. Menurut Junior, Sistem informasi inventori adalah sistem informasi yang mengelola data transaksi dan persediaan barang dalam gudang. Sistem inventori biasanya terdiri dari sistem penerimaan barang, sistem pembelian dan sistem gudang.Semuanya memberikan informasi bagi organisasi dalam bentuk laporan. Menurut Ristono, Stock Opname adalah kegiatan menghitung stok (persediaan barang untuk dijual) yang kita miliki digudang. Mengukur efektivitas pelaksanaan kerja administrasi dan operasional digudang dilakukan melalui stock opname. Menurut Syakur, Persediaan adalah Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk di olah dalam proses produksi atau di jual. Menurut Bodnar, pembelian yaitu proses bisnis memilih sumber, pesanan dan memperoleh barang dan jasa dan dapat juga diartikan serangkaian kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan aktiva, barang, perlengkapan dan jasa oleh perusahaan. Menurut Untung, “Definisi dan Fungsi Persediaan”, proses persediaan berfungsi sebagai sumber daya yang mendukung kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran, pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga. Kesimpulan dari fungsi proses sebagai sumber daya yang dapaat mendukung kekgiatan
4
•
•
•
produksi yang dapat menghilangkan resiko dalam kegiatan persediaan dan untuk mendukung melakukan penyimpanan barang dan memberikan pelayanan kepada pelanggan. Menurut Turban, King, Lee, Liang, E-procurement management yaitu Perencanaan, Organisasi dan koordinasi semua aktivitas yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa yang di perlukan untuk mencapai misi suatu organisasi. Menurut Soegito, Laporan adalah informasi yang didukung oleh data yang lengkap sesuai dengan fakta yang ada. Data tersebut disusun sedemikian rupa sehingga informasinya akurat dan dapat dipercaya dan mudah dipahami. Menurut Basir Surat adalah alat komunikasi yang tertulis dan berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
2. Analisa & Perancangan Sistem
-
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan Manager Store, lalu ada saran pengembangan aplikasi pada analysis phase adalah sebagai berikut : Activity Diagram Event Table Usecase Diagram Usecase Description Class Diagram System Sequence Diagram Three Layer Diagram UI Network Diagram
5
Bag.Gudang
Bag.Pembelian pusat
Manager store
Supplier
System
Melakukan login
Mengecek persediaan stok bahan baku
[stok menipis]
[stok lengkap]
Memberikan notification bahwa stok menipis
Membuat surat permintaan bahan baku surat permintaan bahan baku
Membuat purchase order
mengirim bahan baku
[]
Barang dikirim sesuai PO Membuat surat penerimaan bahan baku
[sesuai PO]
[]
[]
Mengisi form barang pengganti
[Tidak sesuai PO] []
Stok inventory terupdate(nambah) []
Mengupdate form pengeluaran barang
Stok inventory terupdate(kurang)
Gambar Activity Diagram yang diusulkan
6
Gambar Use Case Diagram
7
form_bahan_pengganti -ID_form_bahan_pengganti :
= (key) -Nama_bahan_baku -Quantity -No_surat -User -Tanggal
History_barang_pengganti
User -ID_user : = (key) -Nama_user -Divisi -E-mail
-No_surat : = (key) -User -Tanggal
1..1
1..1
1..1 1..*
1..1 1..1 1..1
1..* History_penerimaan_bahan_baku -No_surat : = (key) -Tanggal -User
Form_penerimaan_bahan_baku -ID_penerimaan_bahan_baku : = (key) -No_surat_permintaan_bahan_baku -Tanggal -Nama_bahan_baku -Quantity_yang_diiterima
1..1
1..1 1..* 1..* Inventory Form_permintaan_bahan_baku -ID_permintaan_bahan_baku : = (key) -nama_bahan_baku -Quantity -Stock_bahan_baku -Kategori_bahan_baku
1..1
1..1
-ID_bahan_baku : = (key) -Nama_bahan_baku -Quantity -minimum_stok -Stok_opname -notifikasi
1..1 1..* Detail_penerimaan_bahan_baku
1..1
1..1
1..*
-ID_penerimaan_bahan_baku : = (key) -ID_bahan_baku -Quantity
1..* Detail_permintaan_bahan_baku
1..*
-ID_permintaan_bahan_baku : = (key) -ID_bahan_baku -Quantity
1..1
1..1
Form_pengeluaran_barang -ID_pengeluaran_barang : = (key) -ID_user -nama_bahan_baku -Quantity -Tanggal
History_permintaan_bahan_baku -No_surat : = (key) -User -Tanggal
1..*
History_pengeluaran_bahan_baku -No_surat : = (key) -User -Tanggal
1..1
1..1
Detail_pengeluaran_barang
1..*
-ID_pengeluaran_barang : = (key) -ID_bahan_baku -Quantity
1..*
Gambar Domain Class Diagram
8
Gambar UI Notifikasi Notifikasi sistem digunakan untuk melihat daftar bahan baku yang sudah mencapai minimum stok. Notifikasi ini dapat kita lihat dengan mengklik bagian home.
Gambar UI Form Permintaan Bahan Baku Surat permintaan bahan baku dibuat oleh bag. Gudang. Pertama, user memilih bahan baku yang sudah mencapai minimum stok(biasanya berwarna merah tulisan bahan baku ditampilannya), kemudian user menginput quantity yang dibutuhkan, setelah itu user menandai dengan check list untuk menandai bahan baku yang ingin dibeli dan kemudian klik tombol send.
9
Gambar UI Form Penerimaan Bahan Baku Surat penerimaan baku dibuat oleh bag. Gudang. Pertama user melihat berdasarkan no surat permintaan bahan baku. Kemudian user memasukkan quantity yang diterima. Dan kemudian klik terima.
Gambar UI Form Pengeluaran Bahan Baku Form pengeluaran bahan baku dibuat oleh bag. gudang. Pertama usesr memilih bahan yang ingin dipakai outlet, setelah itu user memasukkan quantity yang dikeluarkan, kemudian user check list barang yang ingin dikeluarkan dan setelah itu menenkan tombol send.
10
Gambar Deplyoment Environment Song Fa Bakut Teh menggunakan two tier, karena servernya hanya terhubung dengan internal outlet. Kemudian server ini bisa terkoneksi ke bagian pusat. Deplyoment architecture yang digunakan bersifat distributed karena Song Fa Bakut Teh memiliki beberapa cabang di jakarta.
SIMPULAN DAN SARAN
11
Berdasarkan tujuan dan manfaat dari penelitian yang telah dilakukan mengenai pengelolaan inventori untuk meningkatkan kinerja bisnis pada PT. Singa Food International maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.
2.
3.
mencegah adanya perubahan yang dilakukan secara sengaja oleh orang yang tidak bertanggung jawab, ini mencegah adanya miss judge terhadap mereka yang seharusnya bertanggung jawab. adanya rekap data terhadap data pemesanan barang, dimana sebelumnya dilakukan hanya dalam bentuk e-mail dan tidak adanya rekap data pemesanan. Sehingga menyebabkan pengiriman belum memiliki rekap data secara berkala. pemesanan barang dan perhitungan sistematis penggunaan barang dapat diinput dan dilihat tanpa harus memeriksa pemakaian secara manual dengan kondisi gudang yang kecil. Ini memberikan dampak waktu bekerja dan kondisi fisik bagian gudang menjadi lebih baik dan terukur. Berbagai saran yang diusulkan agar proses bisnis yang terdapat di PT. Dwi Sukses Kreasindo berjalan dengan baik, yaitu: i. Penerapan sistem informasi pengelolaan inventori pada PT. Singa Food International. ii. Dengan adanya penerapan sistem, diharapkan mampu mengelola dan melakukan pembaharuan terhadap sistem seiring berkembangnya kebutuhan perusahaan. iii. Adanya pengelolaan rutin data yang masuk, diperlukan sistem backup bila sewaktuwaktu terjadi masalah yang berdampak kepada sistem. iv. Melakukan pelatihan atau training terhadap karyawan untuk dapat menggunakan sistem dengan baik dan tepat sesuai dengan fungsinya.
REFERENSI Brenda, Amenda and Frenda(2009)the enzyme information system Journal,Vol37, P588 Darma, Jarot S., Shenia A. (2009). Buku Pintar Menguasai Internet. Media Kita, Indonesia. Dennis Alan, Wixom Barbara H, Roth. (2009). Systems Analysis and Design.John Wiley & Sons; 4th Edition, USA. Efraim Turban, David King. (2012). Electronic Commerce. Pearson Education; 7 edition, USA. F Maidoni, EL Ruskan, A Putra (2014, JURNAL SISTEM INFORMASI, PENERAPAN MODEL B2B PADA SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB, Vol2,P206) J O’Brien,G. Marakas. (2010). Management Information System. McGraw-Hill/Irwin; 10 edition, USA.
12
Michael Trusov, Randolph E. Bucklin, Koen Pauwels (2009) Findings from an Internet Social Networking Site.Journal,Vol73,P90 Rainer R Kelly, Casey G. Cegielski. (2012). Introduction to Information Systems. John Rahardja, Untung. (2011). Artikel Journal “Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Methode DMQ Base Level”. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 4, No. 3. Sulistiyo. 2009. “Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Persediaan untuk Perusahaan Dagang”, Jurnal Orbith, Vol.5 No.1 : 24 –29 Wiley & Sons; 4th Edition International Student Version edition, USA. R Intan, OY Yuliana, A Handojo (2009) JurnalInformatika Mining Multidimensional Fuzzy Association Rules From A Database Of Medical Record Patients,Vol19,P17 Satzinger, John W., Roberrt B Jackson, Stephen D Burd. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing World, Fifth Edition. Course Technology, Cengage Learning. Satzinger, W, J., Jackson, B, R., Burd, D, S. (2010). Systems Analysis and Design in a Changing World. Cengage Learning, Inc., USA. Somayeh Farzin, Hossein Teimoori Nezhad (2010) E-Procurement, the Golden Key to Optimizing the Supply Chains System Journal ,Vol14,P426 Traver Carol G, Laudon Kenneth C. (2010).E-commerce Business Technology Society. Pearson / Prentis Hall; 6th edition, USA. Traver Carol G, Laudon Kenneth C. (2009). E-commerce. Pearson Education, USA
RIWAYAT PENULIS Billy Adiwijaya lahir di Sukabumi pada 13 Januari 1994, Christiando Hadiputra lahir di Jakarta pada 26 Agustus 1993, dan Stephen lahir di Jakarta pada 05 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan Strata 1 (S1) di Universitas Bina Nusantara, jurusan Sistem Informasi pada tahun 2015
13
DESIGNING INFORMATION SYSTEM AND MANAGEMENT INVENTORY FOR PT. SINGA FOOD INTERNATIONAL Billy Adiwijaya, Christiando Hadiputra, Stephen, Sartika Kurniali, S.Kom.,MMSI Universitas Bina Nusantara, JL. K.H Syahdan No 9, Palmerah, Jakarta Barat, 11480, Telp (021) 5345830 [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]
Abstract The objective of this paper is to analyze, design and implement inventory management process at PT. Singa Food International to improve the effectiveness and efficiency in the process of ordering, proofing, as well as expenditures by utilizing a web-based system. Data collection method used is to conduct interviews and field surveys. OOAD design method used to transform the analysis model into a design model as a blueprint for the software. Results of analysis of PT. Singa Food International is a management system of goods and raw materials that do still manually and also has many disadvantages. This study concluded based on the results of the analysis of inventory management can address the problem in the management of goods and raw materials at PT. Singa Food International.
Keywords : Analysis , Design , Inventory , Management , Ordering
INTRODUCTION 14
In this era, the development of systems and information technology is rapidly increasing, global competition make the systems and information technology should be applied within a company or organization as a means to make the business processes within the company more effective and efficient. With the company was able to increase competitiveness in the global market. The implementation of the management system Invetori be one important step in the company which refers to the use of information technology to process the stages ranging from inventory, ordering, dispensing, and recording the stock of goods. According to Junior (2011) inventory information system is an information system that manages the data transaction and inventory in the warehouse. Inventory system usually consists of a system of receipt of goods, purchase systems and warehouse systems. All provide information to the organization in the form of a report. Cost savings, improve efficiency, and control is the primary goal in the management of inventory. Given this, it can prevent excessive inventory and insufficient supply as a result of a shortage of materials. Technically, inventory or supplies is a technique related to the determination of the amount of supplies that must be established to ensure the production activities and the number of bookings to be made by the company. The purpose of the inventory management to meet the needs and demands of consumers to quickly and precisely, maintaining the profit generated and sustainable enterprise, and also prevent substitute process that causes the load factor increased costs. Besides the advantage provided by the inventory management system is also one of them save costs and time incurred. This is the background that the inventory management system plays an important role in a company, one of our research at PT. Lion Food International. The company was established in June 2014 which is engaged in the service of food and beverages. PT. Lion Food International is part of the Ivory Food Group which oversees several restaurants ranging from Fish n Co, Marutama Ramen, and also Sticky. PT. Lion Food International itself has a restaurant outlets under the name Song Fa Bakut Tea and now has two outlets located in North Jakarta and West Jakarta. With a vision to become a leading pioneer Bakut tea in Indonesia, this requires the use of systems that support the company's business processes. Inventory management manually cause the booking process becomes slow and hinder the business processes at the restaurant. This is what prompted us to conduct research to prevent such losses over stock or low stock, the efficiency of time spent, and pressing costs incurred.
RESEARCH METHODOLOGY In preparing this thesis, we need a method of research where research methods are as follows: 1.
a. • • b. • • c. •
Analyst method : a. Interview with Manager Store. b. Observation in outlet. c. Analyst of interview & observation will need information. 2. Design Metod : Design analyst with OOAD. System design using UML is divided into 3 phase: Inception phase Determine the purpose of proposed system Define of scope elaboration phase Identification and define need a new system New system design, make prototype. construction phase Make application & database
15
Figure 1 Procurement process running on PT Singa Food International.
Problems 1.
Responsibilities: Clarity of responsibility for ordering goods and raw materials, with manual business processes difficult to find those responsible
16
2.
3.
for the booking if the warehouse can not charge a booking or replace job duties. This can lead to reduced quality of trust for employees outlet. Recap of data: Data storage manually having to risk the loss of a recap in case something undesirable, such as accidental damage to data recap untill loss of document. Time: Time generated through manual processes are still prominent and cause problems such as delays in the delivery of raw materials to the central reservations due to manually check and narrow warehouse conditions. Should provide a system that updates regularly to the warehouse to his job description should be.
Solutions 1.
2.
3.
The inventory management system that can provide the information to those who do the ordering, management, until the release of goods and materials. With a given ID or Access provided by the employer, provide clarity of responsibility given. The system is capable of managing inventory and record inventory. In this way, is expected to reduce the use of paper and ink and prevent manipulation of data easily. The resulting system is able to provide the data that has been processed previously to facilitate the process of counting the goods. As well as data storage that does not require physical with various risks.
THE RESULT AND REVIEW 1.
Supporting theory of discussion • According to Farzin, Nezhad, E-Procurement is in the process of B2B relationships Stock raw material supplies or services over the Internet and by means of a website for suppliers to bid. • According Maidoni, continued, Son B2B is a business cooperation between companies of the other companies to sell products in large quantities, according to the agreement the two companies. • According to Junior, inventory information system is an information system that manages the data transaction and inventory in the warehouse. Inventory system usually consists of a system of receipt of goods, purchase systems and systems gudang.Semuanya provide information to the organization in the form of a report. • According Ristono, Inventory Taking an activity count stock (inventory for sale) that we have in warehouse. Measuring the effectiveness of the implementation and administration work in warehouse operations conducted through stock taking. • According Syakur, Inventories Inventories are covering all kinds of goods which become the main object of the company's activities are available for if in the process of production or sale. • According to Bodnar, namely the purchase of business processes to select the source, order and obtain goods and services and can also mean a series of activities related to the procurement of assets, goods, equipment and services by the company. • According to Lucky, "Definition and Function Inventory", the inventory serves as a resource to support production activities in the manufacturing system, marketing activities, the distribution system or the activities of food consumption in the household
17
system. The conclusion of the process functions as a support resource dapaat kekgiatan production can eliminate the risk in activities to support the conduct of inventory and storage of goods and providing services to customers. • According to Turban, King, Lee, Liang, E-procurement management are planning, organization and coordination of all activities related to the purchase of goods and services that need to accomplish the mission of an organization. • According Soegito, Reports is supported by the data information that is complete in accordance with the facts. The data is structured so that the information is accurate and reliable and easy to understand. • According to Basir letter is written and communication tools derived from one party to the other party and intended to convey the message. 2.
Analyst & system design Based on interviews conducted with the Store Manager, there is always a suggestion on the application development phase analysis are as follows: - Activity Diagram - Event Table - Usecase Diagram - Usecase Description - Class Diagram - System Sequence Diagram - Three Layer Diagram - UI - Network Diagram
18
Bag.Gudang
Bag.Pembelian pusat
Manager store
Supplier
System
Melakukan login
Mengecek persediaan stok bahan baku
[stok menipis]
[stok lengkap]
Memberikan notification bahwa stok menipis
Membuat surat permintaan bahan baku surat permintaan bahan baku
Membuat purchase order
mengirim bahan baku
[]
Barang dikirim sesuai PO Membuat surat penerimaan bahan baku
[sesuai PO]
[]
[]
Mengisi form barang pengganti
[Tidak sesuai PO] []
Stok inventory terupdate(nambah) []
Mengupdate form pengeluaran barang
Stok inventory terupdate(kurang)
Figure 2 Activity Diagram Proposed For PT. Singa Food International
19
Figure 3 Use Case Diagram
20
form_bahan_pengganti -ID_form_bahan_pengganti : = (key) -Nama_bahan_baku -Quantity -No_surat -User -Tanggal
History_barang_pengganti
User -ID_user : = (key) -Nama_user -Divisi -E-mail
-No_surat : = (key) -User -Tanggal
1..1
1..1
1..1 1..*
1..1 1..1 1..1
1..* History_penerimaan_bahan_baku -No_surat : = (key) -Tanggal -User
Form_penerimaan_bahan_baku -ID_penerimaan_bahan_baku : = (key) -No_surat_permintaan_bahan_baku -Tanggal -Nama_bahan_baku -Quantity_yang_diiterima
1..1
1..1 1..* 1..* Inventory Form_permintaan_bahan_baku -ID_permintaan_bahan_baku : = (key) -nama_bahan_baku -Quantity -Stock_bahan_baku -Kategori_bahan_baku
1..1
1..1
-ID_bahan_baku : = (key) -Nama_bahan_baku -Quantity -minimum_stok -Stok_opname -notifikasi
1..1 1..* Detail_penerimaan_bahan_baku
1..1
1..1
1..*
-ID_penerimaan_bahan_baku : = (key) -ID_bahan_baku -Quantity
1..* Detail_permintaan_bahan_baku
1..*
-ID_permintaan_bahan_baku : = (key) -ID_bahan_baku -Quantity
1..1
1..1
Form_pengeluaran_barang -ID_pengeluaran_barang : = (key) -ID_user -nama_bahan_baku -Quantity -Tanggal
History_permintaan_bahan_baku -No_surat : = (key) -User -Tanggal
1..*
History_pengeluaran_bahan_baku -No_surat : = (key) -User -Tanggal
1..1
1..1
Detail_pengeluaran_barang
1..*
-ID_pengeluaran_barang : = (key) -ID_bahan_baku -Quantity
1..*
Figure 4 First Cut Class Diagram
21
Figure UI Notification Notification system is used to view the list of raw materials that have reached the minimum stock. This notification can be seen by clicking on the home section..
Figure UI Form Permintaan Bahan Baku Letter of demand for raw materials made by bag. Warehouse. First, the user selects the raw material that has reached the minimum stock (usually red writing ditampilannya raw material), then the user input the quantity needed, after the user marked with a check list to mark the raw material to be purchased and then click the send button.
22
Figure UI Form Penerimaan Bahan Baku Raw acceptance letter made by the bag. Warehouse. First user view by no letter demand for raw materials. Then the user to enter the quantity received. And then click accept.
Figure UI Form Pengeluaran Bahan Baku
23
Form raw material expenditures made by the bag. warehouses. First the user selects the material you want to use the outlet, after the user has entered quantity issued, then the user check list of items to be removed and then menenkan send button.
Figure Deplyoment Environment Song Fa Tea Bakut using a two tier, because the server only internally connected to the outlet. Then the server can be connected to the center. Deplyoment used is a distributed architecture for Song Fa Bakut Tea has several branches in Jakarta.
24
SIMPULAN DAN SARAN Based on the purpose and benefits of the research that has been conducted regarding inventory management to improve business performance in PT. Singa Food International, it can be concluded as follows: 1. prevent any changes made deliberately by people who are not responsible, this prevents miss judge against those who should be responsible. 2. The existence of the data to the data recap ordering goods, which previously carried out only in the form of e-mail and the absence of data recap booking. Thus resulting in the delivery does not yet have a recap data regularly. 3. The ordering of goods and systematic calculations use goods can be inputted and be seen without the use of manually checking the condition of a small warehouse. It gives the effect of time working and physical condition for the better part of the warehouse and measurable. Various suggestions were proposed for the business processes contained in the PT. Singa Food International goes well, namely: a. Application of inventory management information system at PT. Lion Food International. b. With the implementation of the system, are expected to manage and update the system with a growing company needs. c. The existence of routine management of incoming data, the necessary backup system if at any time there are problems that affect the system. d. Training or training for employees to be able to use the system properly and appropriately in accordance with its function.
REFERENCES Brenda, Amenda and Frenda(2009)the enzyme information system Journal,Vol37, P588 Darma, Jarot S., Shenia A. (2009). Buku Pintar Menguasai Internet. Media Kita, Indonesia. Dennis Alan, Wixom Barbara H, Roth. (2009). Systems Analysis and Design.John Wiley & Sons; 4th Edition, USA. Efraim Turban, David King. (2012). Electronic Commerce. Pearson Education; 7 edition, USA. F Maidoni, EL Ruskan, A Putra (2014, JURNAL SISTEM INFORMASI, PENERAPAN MODEL B2B PADA SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB, Vol2,P206) J O’Brien,G. Marakas. (2010). Management Information System. McGraw-Hill/Irwin; 10 edition, USA.
25
Michael Trusov, Randolph E. Bucklin, Koen Pauwels (2009) Findings from an Internet Social Networking Site.Journal,Vol73,P90 Rainer R Kelly, Casey G. Cegielski. (2012). Introduction to Information Systems. John Rahardja, Untung. (2011). Artikel Journal “Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Methode DMQ Base Level”. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 4, No. 3. Sulistiyo. 2009. “Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Persediaan untuk Perusahaan Dagang”, Jurnal Orbith, Vol.5 No.1 : 24 –29 Wiley & Sons; 4th Edition International Student Version edition, USA. R Intan, OY Yuliana, A Handojo (2009) JurnalInformatika Mining Multidimensional Fuzzy Association Rules From A Database Of Medical Record Patients,Vol19,P17 Satzinger, John W., Roberrt B Jackson, Stephen D Burd. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing World, Fifth Edition. Course Technology, Cengage Learning. Satzinger, W, J., Jackson, B, R., Burd, D, S. (2010). Systems Analysis and Design in a Changing World. Cengage Learning, Inc., USA. Somayeh Farzin, Hossein Teimoori Nezhad (2010) E-Procurement, the Golden Key to Optimizing the Supply Chains System Journal ,Vol14,P426 Traver Carol G, Laudon Kenneth C. (2010).E-commerce Business Technology Society. Pearson / Prentis Hall; 6th edition, USA. Traver Carol G, Laudon Kenneth C. (2009). E-commerce. Pearson Education, USA
AUTHORS Billy Adiwijaya born in Sukabumi on January 13, 1994, Christian Hadiputra born in Jakarta on August 26, 1993, and Stephen was born in Jakarta on January 05, 1993. The author graduated from Strata 1 (S1) at Bina Nusantara University, majoring in Information Systems in 2015.
26
