Collegevoorstel
Openbaar (embargo tot 23 januari om 12.00 uur)
Onderwerp
Voorlopige gunning aanbesteding huishoudelijke hulp
Programma / Programmanummer
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Zorg & Welzijn / 1051 Collegevergadering
Portefeuillehouder
BW-nummer
no 47
B. Frings Samenvatting
Aanwezig:
Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.
Met het collegebesluit van 22 is de regionale Europese MO10, Marc Boscha, 0619446909 Th.juni de2012 Graaf Voorzitter aanbesteding hulp bij het huishouden opgestart. Met dit voorstel wordt P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, Wethouders Datum ambtelijk voorstel een besluit tot gunning aanP. drietal aanbieders genomen. 12 januari 2013 Lucassen, J. van der Meer
Gemeentesecretaris Communicatie Verslag
P. Eringa A. Kuil M. Sofovic
Registratienummer
13.0000578
Ter besluitvorming door het college
Paraaf
Besluit om 1) Het voornemen uit te spreken om de raamovereenkomsten inzake hulp bij het huishouden, ingaande 1 april 2013, te gunnen aan de aanbieders: a. TSN Leidinggevende De voorzitter, De secretaris, mevr. V. Stekelinck, b. Verian MO10 c. T-Zorg 2) De aanbieders resterende inschrijvers af te wijzen op grond Programmamanager E. van Aalzum van een hogere fictieve inschrijfwaarde; 3) Brief aan de raad vast te stellen.
akkoord
Aldus vastgesteld in de vergadering van:
Datum
Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel
Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad (uiterlijk 24-01-2013) Besluit B&W d.d. 22 januari 2013 nummer: 3.3 Conform advies
Aanhouden Anders, nl.
Paraaf
Datum
akkoord
1
Bestuursagenda
Gemeentesecretaris
Portefeuillehouder
HH CVS gunning def.docx
Collegevoorstel
1
Probleemstelling
De huidige raamovereenkomsten voor hulp bij het huishouden lopen af op 1 april 2013 en kunnen niet meer verlengd worden. Wederom is er gekozen voor een Europese aanbestedingsprocedure in regionaal verband. De uitgangspunten van de aanbestedingsprocedure zijn op 22 juni 2012 en 2 oktober 2012 vastgesteld. De aanbestedingsprocedure is doorlopen en de offertes zijn beoordeeld op prijs en kwaliteit. Daaruit volgt dat de onder beslispunt 1 genoemde aanbieders de winnaars van deze aanbesteding zijn. Conform de aanbestedingsprocedure, is de gunning voorlopig. De gunning wordt definitief als: - er binnen 15 na dagtekening van deze brief door belanghebbende(n) geen bezwaar wordt aangetekend tegen dit voornemen van gunning; - de vereiste bewijsstukken uit de Eigen Verklaring ontvangen zijn en; - er tot positieve beoordeling gekomen wordt inzake de financiële gegevens en definitieve overeenstemming inzake afronding van het definitieve contract.
2
Juridische aspecten
De regionale Europese aanbesteding Hulp bij het huishouden is uitgevoerd conform de Europese regelgeving. Nadat het besluit tot gunning is genomen, ontvangen de inschrijvers bericht over het voornemen tot gunning. Na minimaal 15 dagen waarin de dan afgewezen partijen een kortgeding aanhangig kunnen maken, wordt het voorlopige gunningsbesluit omgezet in een definitieve gunning. Een eventueel kort geding procedure heeft een opschortende werking op het definitief gunnen aan marktpartijen die voor gunning in aanmerking komen. Wij moeten de uitslag van de procedure afwachten eer definitief gegund kan worden.
3
Doelstelling
Het afsluiten van contracten met ondernemers die vanaf 1 april 2013 huishoudelijke hulp binnen het Rijk van Nijmegen kunnen leveren. 4
Argumenten
1.1 De offertes zijn beoordeeld op prijs en kwaliteit De aanbestedende dienst (de gemeenten) hebben gegund op het criterium economisch meest voordelige inschrijving. Bij de beoordeling van de inschrijvingen is de methodiek ‘gunnen op waarde’ gehanteerd. Dit houdt in dat de kwaliteit fictief wordt verdisconteerd in de inschrijfsom. De opdracht wordt gegund aan de ondernemer met de fictief laagste inschrijfwaarde. De aanbestedende dienst heeft kwaliteitswensen gesteld op gebied van implementatieplan, social return, samenwerking en afstemming, kwaliteit en continuïteit, innovatie en duurzaamheid en vervolgens beoordeeld inhoeverre de inschrijvers hieraan voldoen. Alle binnengekomen inschrijvingen zijn integraal beoordeeld en onderling vergeleken op basis van de gunningcriteria. 1.2 Er zijn 11 offertes beoordeeld
Collegevoorstel
Vervolgvel
2
We hebben 12 inschrijvingen ontvangen. Eén partij heeft zich teruggetrokken. 1.3 De aanbieders met de laagste fictieve inschrijfwaarde krijgen de opdracht gegund. Op basis van de laagst fictieve inschrijfwaarde krijgen TSN Thuiszorg B.V., Stichting Vérian en Tzorg B.V. de opdracht gegund. Op basis van de fictieve inschrijfwaarde is hun plaats op de ranglijst als volgt bepaald: a. TSN Thuiszorg B.V.; b. Stichting Vérian; c. Tzorg B.V. Huidige aanbieders die opnieuw een contract krijgen, behouden hun huidige klanten. De bestaande klanten van huidige aanbieders die niet gegund krijgen en nieuwe klanten vanaf 1 april 2013 worden met een vaste verdeelsleutel van 40-35-25% verdeeld over de gegunde aanbieders. De TSN krijgt 40% van de klanten, Vérian krijgt 35% en Tzorg/VDA krijgt 25%. 1.4 De gegunde aanbieders kunnen samen de benodigde capaciteit leveren De gemeenten in het Rijk van Nijmegen hebben samen per jaar 616.000 uur HH1 en 264.000 uur HH2 nodig. De gegunde aanbieders kunnen samen 985.800 uur HH1 en 423.200 uur HH2 per jaar leveren. 2.1. De niet-gegunde aanbieders hebben een hogere fictieve inschrijfwaarde dan de in punt 1.3 genoemde aanbieders.De aanbieders met een hogere fictieve inschrijfwaarde zijn (in alfabetische volgorde): Axxicom Thuishulp B.V., Buurtzorg Nederland, Hart voor Thuiszorg B.V., Royal Topzorg B.V., Stichting Zorggroep Maas en Waal, Thuiszorg Inis B.V., Vitaal Thuiszorg en Zorgkompas B.V. De opdracht wordt gegund aan de ondernemer met de fictief laagste inschrijfwaarde en dus krijgen deze aanbieders de opdracht niet gegund 2.2 De capaciteit van de onder 2.1 genoemde aanbieders is niet nodig voor het behalen van de minimaal benodigde capaciteit. De aanbieders komen derhalve niet in aanmerking voor gunning van de opdracht. 3.1 De klanten en het personeel van Axxicom en Thuiszorg Inis worden verdeeld over de winnaars van deze aanbesteding Met Axxicom en Thuiszorg Inis heeft de gemeente momenteel een raamovereenkomst voor het leveren van HH. Deze aanbieders krijgen vanaf 1 april 2013 geen nieuwe raamovereenkomst. Hun klanten en personeel worden overgenomen door de gegunde aanbieders. Het uitgangspunt hierbij is dat de klant-hulp-relatie zoveel mogelijk intact blijft. De klant kiest een nieuwe aanbieder en de bestaande hulp zal de klant, indien de klant dat wil, dan (zoveel mogelijk) volgen door in dienst te treden bij de nieuwe aanbieder. Het personeel dat onder de CAO-VVT valt, gaat conform deze CAO over naar de nieuwe aanbieders. Huidige aanbieders die opnieuw een contract krijgen behouden hun huidige klanten. Voor de gemeente Nijmegen zijn dit TSN Thuiszorg B.V., Stichting Verian en Tzorg B.V/VDA. Voor de herverdeling van klanten en hulpen is een uitgebreid implementatieplan opgesteld. Meteen na de voorlopige gunning gaan we in gesprek met alle betrokken partijen.
Collegevoorstel
Vervolgvel
3
4.1 De geoffreerde tarieven liggen lager dan de huidige tarieven In de financiële paragraaf vindt u meer informatie.
5
Financiën
De geoffreerde tarieven zijn lager dan de huidige tarieven.
HH1 HH2
Huidige gewogen gemiddeld tarief 21,92 25,75
Nieuwe tarieven
Verschil
19,28 22,13
2,64 3,62
In 2012 heeft de gemeente Nijmegen 368.464 uur HH1 en144.324 uur HH2 afgenomen. Op basis van die uren betekenen de nieuwe tarieven een besparing van € 1,0 mln tot € 1,5 mln per jaar. Aangezien de nieuwe contracten ingaan op 1 april 2013 verwachten we voor dit jaar een voordeel van € 0,75 mln tot € 1,1 mln. De besparing hangt uiteraard ook af van de vraag naar en toekenning van HH. Bij de Najaarsnota 2013 maken we een voorlopige inschatting van de besparing. De definitieve besparing laten we vrijvallen bij de Jaarrekening 2013. In verband met de door het Rijk aangekondigde bezuinigingen op HH verwachten we dat we vanaf 2014 geen structurele besparingen kunnen realiseren. Daarnaast zullen enkele zaken voortaan regionaal opgepakt en gecoördineerd gaan worden zoals de verdeling van de klanten en het contractbeheer. De hieraan verbonden kosten worden bij de regiogemeenten in rekening gebracht.
6
Communicatie
1) Dinsdag 22 januari 2013 zullen de colleges van Beuningen, Druten, Heumen, Groesbeek, Mook, Millingen aan de Rijn, Nijmegen, Ubbergen en Wijchen besluiten over de gunning. 2) Afdeling inkoop van de gemeente Nijmegen informeert op woensdag 23 januari 2013 de zorgaanbieders via e-mail. Vervolgens worden de brieven verzonden. 3) In het persgesprek van woensdag zal de wethouder van Nijmegen een toelichting geven op de uitslag van de aanbesteding. 4) Onder voorbehoud van een procedure, worden na 15 dagen de definitieve gunnings- brieven verzonden. Wegens bovenvermelde redenen blijft het voorstel onder embargo tot woensdag 23 januari a.s. 12.00 uur.
7
Uitvoering en evaluatie
Na vaststelling door het college zullen mantelovereenkomsten met de drie genoemde aanbieders gesloten worden waarna een implementatietraject zal starten.
Collegevoorstel
Vervolgvel
4
8
Risico
Wanneer er thans niet wordt besloten tot voorlopige gunning dienen we de huidige contracten te verlengen. Hierdoor worden we met kosten geconfronteerd die niet in overeenstemming zijn met de gemeentelijke begroting voor dit onderdeel.
Bijlage: Brief aan de raad
Afdeling Zorg www.nijmegen.nl Openingstijden:
maandag t/m vrijdag 08.30 - 17.00 uur
Mariënburg 30 6511 PS Nijmegen
Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Aan de gemeenteraad van Nijmegen Collegevergadering no 47
Telefoon
14024
Telefax
(024) 329 25 11
E-mail
[email protected]
Postadres
Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum 22 januari 2013 Verslag
Postbus 1065 6501 BB Nijmegen Th. de Graaf P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, Rekeningnr 874880 P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon ZO00/12.0022779 Marc Boscha M. Sofovic
Onderwerp
Datum uw brief
Informatie regionale aanbesteding huishoudelijke hulp.
Doorkiesnummer
061944 6909
Geachte leden van de Raad,
Aldus vastgesteld in de vergadering van:
In deze brief informeren wij u over de voorlopige gunning van de regionale aanbesteding huishoudelijke hulp en het vervolgtraject hiervan. Na opening van de ingediende offertes op 30 november 2012, zijn de offertes inhoudelijk beoordeeld door de regiogemeenten. Bedrijven die na een eerste inhoudelijke beoordeling nog voorzitter, voor gunning in aanmerking De komen zijn uitgenodigd voor het houdenDe vansecretaris, een presentatie. Deze presentatie vond plaats op 10 januari 2013 was onderdeel van het beoordelen van de offertes en bedoeld om aanvullende vragen te stellen aan de marktpartijen die een offerte hebben uitgebracht. Partijen waarvan op 3 januari jl. duidelijk was dat zij geen kans meer maken om geselecteerd te worden voor de opdracht, zijn niet uitgenodigd voor de presentatie. Dit is aan betreffende partijen bekend gemaakt. Op deze wijze worden deze partijen die geen kans maken, niet tot extra kosten gedwongen. Na de presentaties is de definitieve beoordeling vastgesteld en hebben de colleges van B&W van de deelnemende regiogemeenten het voorstel voor de gunning vastgesteld. Vervolgens wordt dit voornemen na minimaal 15 dagen waarin de dan afgewezen partijen een kortgeding aanhangig kunnen maken, omgezet in een definitieve gunning. De definitieve gunning zal dan op zijn vroegst 5 februari 2013 plaatsvinden. Een eventueel kort geding heeft een opschortende werking op het definitief gunnen aan marktpartijen die voor gunning in aanmerking komen. Een kortgedingprocedure kan binnen twee maanden worden afgerond. Er is een kleine kans dat door een eventueel kort geding de ingangsdatum van de contracten met de nieuwe aanbieders wordt opgeschort. In de aanbestedingsstukken staat vermeld dat partijen gedurende deze kortgedingperiode hun gestanddoeningstermijn verplicht moeten verlengen.
www.nijmegen.nl
1
Gemeente Nijmegen Afdeling Zorg
Vervolgvel
1
De gemeenten kunnen daarna aan de slag met de implementatie van de nieuwe contracten. Ingangsdatum van de nieuwe contracten is 1 april 2013.
Wat is er tot nu toe gebeurd? Na op 5 oktober de offerteaanvraag te hebben gepubliceerd, zijn er een zevental nota’s van inlichtingen verstrekt. Deze nota’s geven antwoord op nadere vragen van de marktpartijen. In de nota van 16 november 2012 is ingegaan op het regeerakkoord en de mogelijke gevolgen voor de huishoudelijke hulp. Partijen waren op moment van indiening van de offertes dus bekend met de mogelijke gevolgen van het regeerakkoord, voor zover die op dit moment helder zijn. Op 30 november 2012 zijn de ingediende offertes geopend. In totaal hebben 12 marktpartijen offertes ingediend. In de periode tot de kerst zijn de offertes in regionaal verband beoordeeld om zo te kunnen komen tot een voorlopige gunning. De beoordeling betreft niet alleen de prijs maar ook andere aspecten zoals kwaliteit en diversiteit. Hierover bent u in juni 2012 geïnformeerd. Gunning zal worden gedaan aan opvolgende partijen in de ranking tot dat het totaal aan te verdelen uren is bereikt. Daarmee geven we ook gevolg aan uw verzoek kleinere partijen een kans te geven mee te dingen in deze aanbesteding. Er is nu voorlopig gegund aan: 1. T-zorg/VDA 2. Verian 3. TSN Alle drie genoemde aanbieders hebben thans al een contract met de gemeente Nijmegen. Gevolgen voor de cliënt na gunning. Als gevolg van de gunning blijkt dat twee huidige aanbieders niet meer in aanmerking komen voor het verstrekken van huishoudelijke hulp in de regio. Dit zijn Inis Thuiszorg en Axxicom. Cliënten zullen door de gemeenten worden geïnformeerd over de uitslag van de aanbesteding en de mogelijke gevolgen voor hen. Daar waar de huidige aanbieder ook na de aanbesteding als marktpartij mag blijven leveren, verandert er voor de cliënt niets. Dit zal dan ook duidelijk worden aangegeven. Ingeval de huidige aanbieder niet meer mag leveren, zal aan de cliënt gevraagd worden te kiezen uit de nieuwe aanbieders. Dit kan cliënt doen in overleg met de huidige hulp (zie hieronder verder bij gevolgen voor de hulp). Indien cliënt geen keuze maakt, delen we de cliënten in op basis van de verdeling voortvloeiend uit de gunning. De partij die als beste uit de aanbesteding is gekomen, krijgt als eerste de cliënten toebedeeld totdat zijn aandeel vol is, dan volgt de één na beste enzovoort. Alle clienten met een indicatie voor huishoudelijke hulp krijgen een brief waarin de consequenties staan aangegeven voor hun persoonlijke situatie. In sommige gevallen verandert er niets voor client en de hulp, in andere gevallen wel. De brief aan de groep clienten is vooraf beoordeeld door ondermeer de WIG en de SWON. Voor clienten die vragen hebben over de nieuwe situatie is een helpdesk ingericht. Het telefoonnummer staat in de brief.
Gemeente Nijmegen Afdeling Zorg
Vervolgvel
2
Gevolgen voor de werknemer bij de aanbieders huishoudelijke hulp. Medewerkers die ten gevolge van het verliezen van de aanbesteding door hun huidge werkgever hun werkzaamheden verliezen, moeten door de winnende partij(en) een nieuwe arbeidsovereenkomst aangeboden krijgen onder dezelfde cao-arbeidsvoorwaarden zoals die laatstelijk op de werknemer van toepassing waren. Om dit te faciliteren zal de gemeente in het nieuwe jaar een markt organiseren waar werknemers en werkgevers met elkaar in contact worden gebracht. Dit betekent dat alle werknemers overgenomen worden door de nieuwe aanbieders. Dat hangt er natuurlijk vanaf of zij dat zelf willen. Omdat een werknemer meerdere klanten heeft kan het niet zo zijn dat de cliënt die hulp ontvangt, bepaald bij welke nieuwe werkgever de werknemer zich moet aansluiten. Goed overleg tussen hulp en cliënt is daarin wel wenselijk en daar zullen we als gemeente zowel de cliënt als de hulp/werknemer op attenderen. Gevolgen voor de gemeenten. Bij deze aanbesteding hebben we ervoor gekozen om intensiever samen te werken. Ook bij het beheer van de contracten. De verdelingssystematiek tussen aanbieders zal in de toekomst centraal beheerd worden. Tevens is de kwaliteitsmetingen die plaats zullen vinden een gezamenlijke missie van de deelnemende regiogemeenten. Op deze manier werken we efficiënter en besparen we geld. Na de definitieve gunning zullen we u meer informatie geven over het implementatietraject.
Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,
De Gemeentesecretaris,
drs. H.M.F. Bruls
drs. B. van der Ploeg
