Algemene ledenvergadering Tennisvereniging ‘De Balledonk’ 25 januari 2016 Aanwezig: Wim Dortmans Hans Rolink Margo van Dijk Jan Habraken Ronald Verhallen Cyril Haeve Suzanne van Lankvelt Margreet Verboon Erik Koopman Henri Schouten Patrick van de Rijt Dennis vd Meijden Peter van Mierlo Willy van Lanen Han Goossens Susan van Empel
Theo van Hoof Willemien De Vreeze Marijke Langenhuijsen Ben van Eerd Riky Habraken Ria Verhallen Joke Steenbakkers Ad Steenbakkers Mari van de Sangen Henk Flier Manon Bax Tino van Gaal René Steenbakkers Marco Sep Ilze van Kessel Lisanne van Veghel
Diverse leden hebben zich afgemeld. Notulist:
Margo van Dijk
Agendapunten 01. Opening door de voorzitter. 02. Verslag van de algemene ledenvergadering van 4 februari 2015. 03. Mededelingen en ingekomen stukken. 04. Jaarverslag van de penningmeester. De jaarrekening wordt tijdens de vergadering aan de aanwezige leden gepresenteerd. 05. Verslag van de kascontrole commissie bestaande uit Juliëtte van de Ven en Dennis vd Meijden en dechargeverlening aan het bestuur. 06. Benoeming nieuwe kascontrole commissie. Pauze 07. Bestuursbeleid 2016; het beleidsplan wordt geplaatst op de site. 08. Verenigingsbegroting voor het jaar 2016. De begroting wordt tijdens de vergadering aan de aanwezige leden uitgereikt. 09. Bestuursverkiezing Cyril Haeve en Jan Habraken treden af en stellen zich herkiesbaar. 10. Rondvraag 11. Sluiting
1
1. Opening door de voorzitter De voorzitter Wim Dortmans opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. We staan een moment stil bij leden, die ons het afgelopen jaar zijn ontvallen: Frans van de Berg en Jan Langens. Ook denken we aan dierbaren van onze leden, die het afgelopen jaar zijn overleden. De voorzitter wenst iedereen een prettige vergadering toe.
2. Verslag van de algemene ledenvergadering van 4 februari 2015. Het verslag wordt per pagina doorgenomen. Enkele vragen en opmerkingen: Peter van Mierlo informeert of de colofon van de EES up to date is. We kunnen bevestigen dat de inhoud is gecontroleerd en waar nodig aangepast. Verder informeert Peter naar de stand van zaken wat betreft een eigen plek in de kantine voor de jeugd. We kunnen bevestigen, dat hieraan is gewerkt. Het onderdeel zal later in de vergadering nader toegelicht worden. Peter maakt de opmerking dat het de intentie is zoveel mogelijk af te lossen aan de Stichting. Er is recent overleg geweest over nieuwe investeringen. We gaan de middelen zoveel mogelijk intern betrekken, maar er zitten bepaalde investeringen aan te komen. We hebben nog kort gesproken over het pannaveldje, maar ook dit komt later aan de orde. Het verslag wordt door de algemene ledenvergadering goedgekeurd. Met dank aan de notulist. 3. Mededelingen en ingekomen stukken De voorzitter geeft een korte toelichting op de volgende mededelingen: - Het bestuur kijkt terug op een goed en sportief jaar. - Er is sprake van iets dalende belangstelling voor deelname aan sommige activiteiten. - De zonnepanelen zijn op het dak van de kantine geplaatst. - We hebben een lustrumfeest georganiseerd ter ere van het 45 jarige bestaan van de club. - De EES is 2 x uitgebracht. - Er heeft groot onderhoud plaatsgevonden aan de banen, maar dit heeft nog niet geleid tot het gewenste resultaat; - De nieuwe website is bijna klaar. - We zijn over gegaan tot pinbetaling in kantine. Er volgen enkele mededelingen n.a.v. de acties die voortvloeien uit de ALV van 2015: Acties van de werkgroep financiën en kantine betreffende kasregistratie; we hebben een nieuwe vorm van kasregistratie en pinbetaling. We kunnen hier gedetailleerde informatie betreffende de omzet uit halen. Het proces rondom het organiseren van de mogelijkheid tot pinbetalingen loopt. Het kasgeld voor de medewerkers is afgeschaft en de geldbedragen zijn terug gekomen naar de T.V. De afspraken en contracten rondom de schoonmaak zijn opnieuw uitgebreid bekeken. We hebben hier niets aan veranderd, omdat we tevreden waren over de huidige werkwijze. Er is ook gekeken naar de eigen medewerkers die schoonmaken en hiervoor is een contract opgesteld. Vraag Peter v. Mierlo: is het mogelijk een fooi te geven wanneer we alleen met pin kunnen betalen. Dat zijn we nog aan het uitzoeken. Mogelijk wordt daar een oplossing voor gevonden. Bovendien wordt er een potje neergezet, waar leden contant een fooi achter kunnen laten. Tevredenheidsonderzoek: Het bestuur is aan de slag gegaan met de actiepunten. De jeugd krijgt een aparte ruimte binnen de club. Dit wordt meegenomen in het beleidsplan dat de Jeugdcommissie heeft opgesteld. Er was voorgesteld dat alle commissies een eigen contactpersoon binnen het bestuur zouden krijgen. Dit is echter niet uitvoerbaar, omdat het bestuur dan te groot zou worden. Website, ICT, PR: de nieuwe website is bijna klaar voor lancering. Communicatie binnen de vereniging heeft de aandacht.
2
Leden enquête; er is voldoende ruimte om te spelen voor recreanten. Het beleid is niet veranderd. De terrasverwarming is afgelopen jaar op een aantal momenten uitgeprobeerd. De ervaringen zijn positief. De commissies mogen komend jaar bij het bestuur een verzoek indienen om heaters in te huren. Ze worden bij de sponsoren afgenomen. Pannaveldje: op verzoek van VV Heeswijk komt er een pannaveldje achter het speeltuintje, waarbij een klein gedeelte van de grond van de TV in bruikleen genomen zal worden. De exacte plannen worden nog bekend gemaakt. We hebben als voorwaarde gesteld, dat het op bepaalde momenten ook beschikbaar moet zijn voor onze jeugdspelers. Waarschijnlijk komen er twee ingangen. Er zijn verder geen ingekomen stukken.
Vragen en opmerkingen: Peter van Mierlo: Kunnen we inzage krijgen in de opbrengsten van de zonnepanelen? Het bestuur heeft de gegevens niet paraat. In mei komt de afrekening en dan weten we meer. Volgend jaar zullen we de resultaten presenteren. Ad Steenbakkers: Verzoek aan de leden om zoveel mogelijk met het KNLTB pasje te betalen, omdat dit voordeliger is voor de vereniging. Riky Habraken: Misschien kunnen we in de EES zetten, dat dit pasje in de kantine opgewaardeerd kan worden. Dit is namelijk nog niet bekend bij veel leden. Mari vd Sangen: Kunnen we ook met de clubpas bij andere verenigingen pinnen? Nee, dat is niet mogelijk. De pasjes zijn verbonden aan onze club. Voor de jeugdleden moet er een andere oplossing gezocht worden. Bij interne activiteiten zoveel mogelijk via de pas betalen. Bij externe activiteiten contant betalen. Dennis vd Meijden: Is het bij betalen via pin mogelijk bij competitie om een bon aan te laten maken? Dit is inderdaad mogelijk, zodat de kosten gedeeld worden door het aantal deelnemers. Dennis vd Meijden: hoe kun je zien hoeveel er nog op je pas staat? Dit kan in de kassa bekeken worden. Marijke Langenhuisen: Is het mogelijk een bonnetje te krijgen? Dat kan bij het opwaarderen of bij het pinnen, als leden dat willen. Manon Bax: Is het mogelijk hierover e.e.a. op de website te communiceren. We gaan het naar de leden breed communiceren. Ledenadministratie, toelichting door Margo van Dijk. Actueel ledenbestand: Aantal junioren per 1 december 2015: 119 (2014: 143, minus 24) Aantal senioren per 1 december 2015: 559 (2014: 583, minus 24) 726 vorig jaar tegen 678 nu: een verschil van 48 leden. Het bestuur gaat bekijken, welke activiteiten ze kan ontplooien om meer leden aan de club te binden. Aantal leden dat niet tennist, maar als vrijwilliger lid is: 5. Aantal slapende leden i.v.m. een blessure: 2. Mededeling: vanaf 2017 eindigt het contributiejaar op 31 januari en begint het nieuwe jaar op 1 februari. Op deze manier lopen we gelijk met de KNLTB, wat veel verwarring en administratieve rompslomp scheelt. Leden die willen stoppen, moeten dit voor 1 januari aangeven. Omdat het om een overgangsjaar gaat, mogen zij in 2017 doortennissen tot 1 april. Vanaf 2018 houden we 1 februari aan.
3
4. Jaarverslag van de penningmeester De jaarrekening 2014-2015: is tijdens de vergadering gepresenteerd. Cyril Haeve presenteert aan de hand van een aantal dia’s het financieel jaarverslag. De werkgroep financiën heeft het advies gegeven over te gaan op kassaregistratie. We zijn als volgt te werk gegaan: we hebben advies gevraagd aan de KNLTB, vervolgens hebben we referenties bij gebruikers opgevraagd en zijn op werkbezoek geweest bij omliggende verenigingen. Uiteindelijk is onze keuze op Le Credit Sportif gevallen, omdat het veel financiële informatie bevat, gemakkelijk is in gebruik , veel mogelijkheden biedt om te koppelen met de boekhouding en de mogelijkheid geeft tot registratie op productniveau. Bovendien is dit het enige systeem, dat gebruik maakt van de eigen pasjes. Enkele opmerkingen n.a.v. de presentatie: We komen ongeveer €6000,- uit boven de begroting. Er zijn diverse extra uitgaven gemaakt; kosten voor reparatie en onderhoud (met name problemen m.b.t. het onderhoud van de banen), er kwam een naheffing van HAK w.b.t. de verlichting. Ook hebben we een jubileumfeest georganiseerd, dat niet begroot was. Wat betreft de inkomstenkant: de omzet van de kantine is gedaald. Dit zou kunnen komen door de terugloop van deelname aan activiteiten. Misschien zou een andere oorzaak kunnen zijn, dat de banen minder beschikbaar waren. Verder is er een terugloop in de inkomsten uit de contributie. De sponsorinkomsten zijn een structurele inkomstenpost waar we zuinig op moeten zijn. Bijzondere opbrengsten: Ecotax en een subsidie van de gemeente voor het aantal jeugdleden. We moeten beleid maken om ervoor te zorgen, dat de vereniging op diverse manieren meer inkomsten kan genereren. Vragen en opmerkingen: Peter van Mierlo: Het onderhoud van de banen heeft extra kosten met zich meegebracht, maar dit wordt door de Stichting betaald en dit wordt verwerkt in de huur. Waar komen deze extra kosten dan vandaan? Er zijn rekeningen van Ubbink door de vereniging betaald. Cyril kan dit nader toelichten en geeft uitleg over de kosten. Peter merkt op, dat die kosten voor rekening zouden moeten komen van de Stichting. Margreet Verboon: Er is dit jaar minder uitgegeven aan training voor de jeugd. Wat is hiervan de reden? Fittersfit is overgegaan naar tennisschool Gijs. De taakuren die begroot waren zijn niet allemaal ingevuld. Waarschijnlijk volgt er nog een factuur van tennisschool Gijs. Mari van de Sangen heeft nog een vraag over de huur, die aan de Stichting is betaald. Er is minder betaald aan de kantine en meer aan het onderhoud van de banen. Balans: Cyril Haeve geeft een toelichting op de balans. Investeringen die op de agenda staan: Aanschaf van een nieuwe veegmachine plus borstel, het kassasysteem, het vervangen baan 1 en 2 (dan komt er een lening van de vereniging aan de Stichting). Patrick vd Rijt: Het terras zou vervangen worden. Wat zijn de plannen? Nu heeft het vervangen van de banen prioriteit en wordt de bestrating naar een ander moment verschoven. Is het kassasysteem een eenmalige investering? Wat betreft de aanschaf wel, daarna hoeft er alleen contributie betaald te worden. Hoe zit het met de muziekinstallatie? Dat zijn we nog aan het bekijken en we proberen de kosten zo laag mogelijk te houden.
4
5. Verslag van de kascontrole commissie De kascontrole is uitgevoerd door Juliëtte van de Ven en Dennis vd Meijden. Dennis vd Meijden is aanwezig. De kascontrolecommissie heeft de jaarrekening gecontroleerd en is van oordeel dat de balans- en resultatenrekening juist en volledig zijn. Zij hebben een korte opmerking gemaakt over of het nog zinvol is om aparte bankrekeningen te hanteren voor alle commissies, omdat het hier onoverzichtelijk van wordt. Bovendien brengt het extra kosten met zich mee. Cyril gaat bekijken welke bankrekeningen opgeheven kunnen worden. Zij stelt de vergadering voor het bestuur te dechargeren. Dennis geeft een kort verslag. De administratie is zorgvuldig bijgehouden en de penningmeester heeft alle vragen kunnen beantwoorden. De algemene ledenvergadering gaat akkoord en verleent decharge aan het bestuur. De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie. 6. Benoeming nieuwe kascontrole commissie Juliëtte van de Ven verlaat de kascontrolecommissie. Dennis vd Meijden zal deze taak volgend jaar op zich nemen. Marco Sep wordt voorgesteld als tweede lid van de commissie. De vergadering gaat akkoord. 7. Bestuursbeleid 2016 Het concept-beleidsplan staat op internet. De voorzitter licht het concept-beleidsplan toe door de belangrijkste aanvullingen en wijzigingen kort toe te lichten: Over het algemeen wordt het beleid, zoals eerder vastgesteld, voortgezet. We willen onszelf gaan richten op het tegengaan van de terugloop van het ledenaantal. Hierbij laten we ons ondersteunen door de KNLTB. Een belangrijk aspect is zichtbaar zijn voor de gemeenschap, laten zien wat je doet. Toekomstbestendig maken van de vereniging door bij voorbeeld andere soorten abonnementen aan te bieden. We gaan het komende jaar nieuw beleid maken en hopen hier volgend jaar een plan voor te kunnen presenteren. Suzanne van Lankvelt licht namens de Jeugdcommissie haar speerpunten toe. We gaan ons allereerst richten op behoud en daarna op werving van leden. Bij de kinderen die competitie spelen is nauwelijks een terugloop. We gaan het daarom meer promoten dat kinderen competitie spelen. Er is een terugloop zichtbaar in het ledenbestand bij kinderen van middelbare school leeftijd. Om hen meer bij de club te betrekken, sluit de jeugd tijdens de zomeravondcompetitie aan in eigen poules. We gaan de lidmaatschappen en het proces van lidmaatschap en trainingen opnieuw bekijken en vervolgens nieuwe wervingsactiviteiten ontplooien. We gaan het Fair play project van de KNLTB uitrollen. Wat betreft de jeugdselectie; we gaan extra aandacht besteden aan deze jeugdleden, zodat ze bij de club betrokken blijven. Er wordt een apart jeugdbeleidsplan opgesteld. De senioren vormen het grootste onderdeel van onze club. We zijn bezig met in kaart brengen van de activiteiten. We zullen goed overleggen met de commissies om tot een passend aanbod te komen. Ronald Verhallen geeft een toelichting op het onderhoud van de banen: Er is een tijdelijke oplossing gevonden voor het onderhouden van banen 1 en 2 door middel van het gebruik van waterstofperoxide. Dit was de enige mogelijkheid in deze weeromstandigheden. Baan 1 en 2 worden vervangen zodra het weer het toelaat. Banen 3 t/m 6 worden waarschijnlijk ook op deze manier behandeld. Patrick vd Rijt: heeft dit het gewenste resultaat? René Steenbakkers geeft aan, dat dit inderdaad goed gewerkt heeft. Peter van Mierlo licht toe dat de ondergrond van banen 1 en 2 zijn goed zijn, dat is nu bewezen. Dit is een belangrijk gegeven, wanneer de bovenlaag vervangen wordt. Ben van Eerd: Wanneer worden de andere banen behandeld? We willen eerst advies inwinnen bij het bedrijf, dat uiteindelijk baan 1 en 2 gaat vervangen. Waarschijnlijk worden aanleg en onderhoud aan één partij toegewezen. De exacte termijn is nog niet bekend, eerst moeten we een akkoord hebben. René Steenbakkers : de andere banen worden de komende tijd intensiever behandelen. We maken gebruik van nieuwe borstels, die het zand beter omhoog halen. Er wordt gekeken naar preventief onderhoud.
5
Patrick van de Rijt: Is er nagedacht over een andere ondergrond? Deze vraag is niet vanuit de vereniging gekomen. Er ligt een belangrijke rol bij het bestuur om steeds duidelijk en tijdig over het onderhoud te communiceren. De kasregistratie wordt het komende jaar verder aangepast. Veranderingen in het beleid ten opzichte van vorig jaar: duurzaamheid was vorig jaar een belangrijk punt. Dit blijft onder de aandacht maar niet zo prominent. De vrijwilligers zijn een belangrijk element voor het functioneren van de vereniging. Een aantal commissies heeft nog een vacature. Er zal komend jaar waarschijnlijk geen vakantie-thuisblijvers-toernooi georganiseerd worden, omdat er een grote terugloop in het aantal deelnemers was. Op korte termijn zal er geen alternatief zijn. We staan open voor ideeën. Fittersfit is Tennisschool Gijs geworden. De Clubkampioenschappen zullen dit jaar voor de zomervakantie plaatsvinden. Dit naar aanleiding van een enquête onder de deelnemers. Wat betreft de Technische Dienst: René Steenbakkers gaat veel verantwoordelijkheden overnemen van Ben Beeftink. De Sponsorcommissie: het komende jaar gaan we kijken hoe we de sponsoren beter kunnen betrekken bij de club en hoe we nieuwe sponsoren kunnen aantrekken. Website: Wim geeft een korte rondleiding op de nieuwe website. De beheerder voor de nieuwe website zal Marco Sep zijn. We zijn op zoek naar andere leden die hem hierin kunnen ondersteunen.
8. Verenigingsbegroting De begroting 2016: de penningmeester licht de begroting toe en de daarin opgenomen bedragen aan de hand van een korte presentatie. We verwachten de begroting sluitend te krijgen. Het advies aan het bestuur is om volgend jaar geen contributieverhoging toe te passen. We willen de komende jaren gaan kijken naar ons aanbod en misschien past daar een andere contributiestructuur bij. Daarom kiezen we ervoor om het dit jaar niet te wijzigen. De algemene ledenvergadering stemt in met het beleidsplan en de begroting. De voorzitter bedankt de leden voor het vertrouwen. 9. Bestuursverkiezing Cyril Haeve en Jan Habraken treden af en zijn herkiesbaar. De vergadering gaat akkoord met de nieuwe bestuurssamenstelling. 10. Rondvraag Riky Habraken: Is het mogelijk in de EES een stukje uitleg te geven over de rol van de Stichting? Dit wordt opgepakt. Joke Steenbakkers: Ook andere clubs bellen naar onze vereniging omdat ze problemen hebben met de banen, dit speelt niet alleen bij de Balledonk. Tino van Gaal: Gaat de jeugd op de vrijdagavond tennissen? Ja, dit wordt geïntegreerd in de interne zomercompetitie. We willen een pilot draaien in de zomer en gaan dan kijken naar de mogelijkheden in de winter. Tino is bang, dat er te weinig banen beschikbaar zullen zijn. We gaan het bekijken. Peter van Mierlo haakt aan op de opmerking van Riky. Hij vangt in de wandelgangen op, dat de leden niet weten wat de rol van de Stichting is en vraagt aan het bestuur om hier duidelijkheid in te geven. De voorzitter bedankt een ieder voor zijn of haar aanwezigheid en sluit de vergadering.
6
