Verslag Algemene Ledenvergadering Tennisvereniging Woubrugge 26.11.2015 Aanwezig: 30 leden /Afwezig met kennisgeving: 1 lid. 1. Opening De voorzitter opent Algemene Ledenvergadering van Tennisvereniging Woubrugge en heet alle aanwezigen hartelijk welkom, in het bijzonder de trainers van Match. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Marijke van Gent heeft zich afgemeld voor deze vergadering en heeft via de secretaris laten weten dat zij alle leden hartelijk wil bedanken voor de enorme belangstelling na haar ongeval op de tennisbaan tijdens de clubkampioenschappen. 3. Verslag van de Algemene Ledenvergadering van 20.11. 2014 Het verslag van de vergadering van 20.11.2014 wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaarverslag 2015 Naar aanleiding van het Jaarverslag 2015 zijn geen opmerkingen. 5. Financieel Verslag 2015 o Vaststelling Exploitatie 2015 Allereerst wordt het jaar 2015 besproken. De begroting 2016 komt na het agendapunt ‘Plannen voor 2016’ aan de orde. Ten aanzien van de navolgende posten wordt het volgende opgemerkt. - De ontvangsten van de contributie vallen tegen; uitgegaan was van een consolidatie van het aantal leden. Echter, in 2015 is per saldo het aantal leden met 25 teruggelopen. Nieuwe leden zijn geworven in het kader van ‘Maak Kennis met Tennis’, maar vanwege het introductielidmaatschap betalen deze nieuwe leden het eerste jaar niet de volledige contributie. - De daadwerkelijke inkomsten in 2015 van het wintertennis liggen lager dan begroot. Dit heeft te maken met het tijdstip van de aanmeldingen en vervolgens met de timing van het innen van de contributie. - De inkomsten van de sponsorgelden liggen fors lager dan was begroot. Op het ogenblik zijn er 14 sponsoren die winddoeken op het park hebben hangen. In het eerste sponsorjaar worden de sponsorinkomsten besteed aan de kosten van het fabriceren van de winddoeken. In de begroting voor 2016 zullen de sponsorinkomsten in lijn liggen met de verwachtte opbrengsten. In 2015 waren er ook geen bedrijfslidmaatschappen meer. De sponsoren betalen nu apart hun lidmaatschapsgeld en/of sponsorgeld. De huidige inkomsten (€ 325,00) betreffen inkomsten voor het gebruik van het sponsorbord en de website. - De barinkomsten liggen aanmerkelijk hoger dan aanvankelijk was begroot (bijna € 6000,00). De oorzaken zijn: een zeer succesvol Smash-it Toernooi, het Kaag en Braassem-toernooi en het feit dat de barcommissie scherper inkoopt, waardoor de lasten lager zijn. - De uitgaven die gedaan zijn onder ‘Gebouw- en groenonderhoud’ liggen € 1000,00 hoger dan was begroot. De oorzaken hiervan zijn o.a.: de nieuwe toplaag voor de clubhuisvloer, een aantal reparaties in de keuken en oude rekeningen van SENA/BUMA. Overigens is het 1
-
-
-
-
-
-
-
bestuur in overleg met de KNLTB om dubbel betaalde kosten terug te krijgen. Onze vereniging betaalt immers ook al via KNLTB aan SENA/BUMA. De kosten van het baanonderhoud liggen hoger dan was begroot. Hiervan zijn de oorzaken: er is een nieuwe container voor de ‘infill’ (t.b.v. van SmashCourt-banen) aangeschaft en er lag nog een nota onderhoud gravelbanen uit 2014 die in 2015 moest worden geboekt. Het verbruik van water en elektriciteit is in 2015 ongeveer gelijk aan eerdere jaren. Dat het exploitatieoverzicht desondanks een onderuitputting laat zien t.o.v. het begrote bedrag, heeft als oorzaak dat de vereniging van leverancier Greenchoice een forse teruggave heeft weten te realiseren. Geschil van mening bestond over het daadwerkelijke verbruik. De oorzaak van dit geschil waren de standen op onze elektriciteitsmeters, die klaarblijkelijk in de afrekening waren verwisseld. Om verdere discussie uit de weg te gaan heeft Greenchoice nieuwe eindafrekeningen 2013 en 2014 gemaakt m.b.t. de verbruikte elektriciteit, waarbij het verbruik voor beide jaren op nul is gesteld. Resulterend heeft de vereniging reeds betaalde voorschotten t.w. € 7.100,00 retour ontvangen. De afdracht aan de KNLTB bedraagt per lid € 15,51 per jaar. T.a.v. de post ´Competities en toernooien´ werken alle commissie (per saldo) kostenneutraal. Een uitzondering betrof de Voorjaarcompetitie. Het bestuur zal met competitieleidster Marjoke Geluk overleggen hoe het komende jaar de kosten (merendeels KNLTB-bijdragen) in lijn kunnen worden gebracht met de inkomsten (teambijdragen). De kosten m.b.t. de post ‘Administratie- en Bestuurskosten’ lagen hoger dan begroot. Niet in de begroting opgenomen waren de kosten van AllUnited. Immers, de ideeën voor een nieuw administratiesysteem dateren van ná de Algemene Ledenvergadering van 2014. De startkosten van de nieuwe website etc. waren eenmalig € 1.200 en gedurende een periode was sprake van dubbele kosten vanwege het ‘in de lucht houden’ van de oude website (Q-site). M.b.t. de post ‘Afschrijvingen’ wordt een aantal opmerkingen gemaakt. De vergadering zou een mandaat aan het bestuur kunnen geven om tot een bepaald bedrag uitgaven te doen en zij moet dan eventueel beoordelen of e.e.a. als afschrijving geactiveerd zou moeten worden (als voorbeeld wordt de aanschaf van het koffiezetapparaat genoemd). Dit geldt ook voor als er onverwachte uitgaven moeten worden gedaan. De vraag is dan: “Moet de Algemene Ledenvergadering dan wel kan het bestuur zelfstandig beslissen om dergelijke uitgaven te doen”. In het kader van het actualiseren van de statuten en het huishoudelijk reglement (planning 2016) wordt dit punt door het bestuur meegenomen. De in de balans opgenomen post ‘Crediteuren’ betreft de facturen van ‘Turenhout Tennisbaan Onderhoud’ en ‘Tennisbouw Nederland B.V.’ Op de ING Vermogenspaarrekening staat op het ogenblik een behoorlijk saldo. Geopperd wordt om wellicht extra aflossingen te doen om zo de rentelast te verlagen. Daartegenover staat dat wij als vereniging over voldoende financiële reserves willen beschikken, temeer omdat het in de huidige tijd lastiger is om nieuwe leningen aan te gaan. De post ‘Rekening-courant Commissies’ betreffen o.a. de kas van de bar (zakken met wisselgeld), een gereserveerd budget voor de leveranciers van de bar en de waarde van de voorraad.
o Verslag Kascommissie De Kascommissie bestond dit jaar uit Ton van de Poel en Karin Douma. Aangezien laatstgenoemde geen lid meer van de vereniging is, heeft Diederick Regenbogen de honneurs waargenomen. De Kascommissie doet in de persoon van Diederick Regenbogen in de vergadering verslag van haar bevindingen en deelt mee dat zij alle stukken die betrekking hebben op het financiële jaar van 01.11.2014 tot en met 31.10.2015 en de balans per 31.10.2015 van TV Woubrugge te hebben gecontroleerd en akkoord bevonden.
2
o Decharge bestuur De Kascommissie stelt de Algemene Ledenvergadering voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode van 01.11.2014 tot en met 31.10.2015. Dit voorstel wordt door de Algemene Ledenvergadering unaniem aangenomen. o Benoeming nieuwe Kascommissie De Kascommissie zal het komende jaar wederom bestaan uit Ton van de Poel en Diederick Regenbogen. Cor van der Laan zal zitting nemen als reservelid. 6. Stip op de Horizon Een overzicht wordt gepresenteerd van alle activiteiten die dit jaar zijn opgepakt dan wel zijn verwezenlijkt. - Het IT en Communicatie project - Het BOT-overleg van het bestuur - Het Sponsorplan - Samenwerking met andere verenigingen in Woubrugge en binnen de gemeente Kaag en Braassem - Ledenwerving: ‘Maak Kennis met Tennis’ en diverse jeugdacties (o.a. schooltennis en ‘Woutje Brugge’) - Ledenbehoud: het 1e en 2e Jaarsleden Evenement, Rackettrekken - Toernooien (Smash-it, Wimbledon White Sensation en het Kaag en Braassem Toernooi) Aandacht werd besteed aan de sterke en zwakke punten van onze vereniging. Een positief punt is de redelijk gezonde financiële basis van de vereniging. Daar staat echter tegenover een nog steeds teruglopend aantal leden, het relatief grote aantal oudere leden en vertrekkende jeugd (om reden van tijdsgebrek, dan wel de studie). Opgemerkt wordt dat steeds meer gebruik wordt gemaakt van het clubgebouw, naast het gebruik in relatie tot het tennissen. Uitgangspunt daar bij is wel dat dergelijke activiteiten voorbehouden moeten blijven aan tennisleden. Van verhuur aan derden kan en mag geen sprake zijn. In 2015 zijn initiatieven opgestart om de oudere leden tennislessen aan te bieden. Dit krijgt gezien het succes in 2015 - een vervolg in 2016. De openstelling van de ‘zomerbar’, een initiatief van een aantal leden, juicht het bestuur toe. Baanvernieuwing 3 t/m 6 2009: Renovatieplan voor alle banen n.a.v. slechte bespeelbaarheid. 2011: Alle 7 banen renoveren losgelaten i.v.m. financiële situatie TVW - Renovatie banen 1, 2, 7 en oefenkooi gerealiseerd - Renovatie banen 3 t/m 6 uitgesteld tot 2016 2015: Stand van zaken: Financieel: - Door teruglopend ledenaantal geen financiële ruimte vóór 2022 - Investeringen in restyling clubhuis en zonnepanelen hierop niet van invloed Speltechnisch: - Door verbeterd baanonderhoud (onderhoud en speelklaar maken in één hand, ‘Turenhout Tennisbaan Onderhoud’) prima speeleigenschappen Wateroverlast: - Nog steeds aanwezig. Door inzet van betere sponzen, waterzuigwals en verticale buizen (proef) nu wel beter beheersbaar.
3
Externe factoren: - De ijsvereniging heeft nog steeds geen alternatieve plek gevonden De plannen voor 2016 zijn: - Restyling van het clubhuis - Uitbreiding gebruik clubhuis (in 2015: vrijdagavondborrel / Hongaarse avond) - De installatie van zonnepanelen - Ledenwerving is een blijvende focus, o.a. door het flyeren in de nieuwbouw - Ledenbehoud: geslaagde initiatieven continueren / uitbouwen - Sponsorbijeenkomst tijdens het Open Toernooi Smash-it Het Smash-it Toernooi wordt altijd georganiseerd op Hemelvaartsdag. Deze valt in 2016 echter op 5 mei. De commissie verwacht op die dag veel concurrentie van allerlei festiviteiten. De commissie zal met een voorstel komen om eventueel uit te wijken naar een andere datum. Clubhuis Geopperd wordt om initiatieven te ontplooien om ons clubhuis ook aan derden ter beschikking te stellen (bijv. start-/eindpunt van wandeltochten, klaverjasavonden etc.) 7. Plannen voor 2016 o Restyling clubhuis Na de presentatie van de restyling plannen, ontstaat discussie over een aantal punten. Rekken voor de tennistassen Geopperd wordt om een tassenrek buiten (onder het afdak) te realiseren; het idee voor een tassenrek wordt nog later uitgewerkt (alle voor- en nadelen van een rek binnen of buiten zullen dan aan de orde komen). Kleurstelling Opmerkingen worden gemaakt t.a.v. de kleurstelling; de meningen zijn verdeeld. Een aantal vindt de kleuren te somber door het gebruik van diverse grijs- en antracietkleuren. Dit aandachtspunt zal nog in de Brainstormgroep worden meegenomen. Muren De vraag wordt gesteld of het niet beter is om - voordat de muren worden geschilderd - deze eerst te stuken; dit punt zal nader worden besproken. De Algemene Ledenvergadering stemt in met de hoofdlijnen van het plan en geeft vervolgens goedkeuring aan de uitvoering en de aanschaf van de inventaris. De planning is dat vóór de start van het zomerseizoen 2016 de restyling is uitgevoerd. o Zonnepanelen (op het dak van het clubhuis) Reeds in 2014 bestonden er plannen voor het installeren van zonnepanelen. Echter, door allerlei perikelen rond diverse subsidieregelingen zijn die plannen aangehouden. Er bestaat nu een nieuwe subsidieregeling (30% van de aanschafwaarde) van de overheid. Daarnaast bestaat er ook een subsidieregeling van de Rabobank. Onderzoek is al uitgevoerd naar de draagconstructie van het dak waarop de panelen geplaatst moeten gaan worden. Gezien het stroomverbruik van de vereniging en de capaciteit van de zonnepanelen zou de investering in ongeveer 6 jaar terugverdiend zijn. Tegenover een jaarverbruik van 17.000 kilowattuur staat een opbrengst van de panelen van 10.000 kilowattuur. Om kosten te besparen wordt de installatie door de vereniging zelf geplaatst. Uitgangspunt is dat de panelen een levensduur hebben van 20 jaar; daarbij wordt echter wel opgemerkt dat het rendement in de loop van de jaren terugloopt. Zonder een subsidie wordt niet overgegaan tot aanschaf van de zonnepanelen. 4
De Algemene Ledenvergadering gaat akkoord met het voorstel om tot aankoop van de zonnepanelen over te gaan d.m.v. een lening van het maximale bedrag van € 17.000,00 (er waren drie leden die zich onthielden van een stem en er was een lid dat tegen dit voorstel stemde). o Vaststellen contributie 2016 Allereerst wordt vastgesteld dat 2015 wordt afgesloten met een (klein) negatief saldo. Zonder de teruggave van energieleverancier Greenchoice, zou dit negatieve saldo in werkelijkheid veel groter zijn geweest. Daarnaast heeft de vereniging nog onvoldoende financiële buffer voor een eventuele renovatie van de banen 3 t/m 6. Door allerlei maatregelen behoeven deze banen nu nog niet op korte termijn vervangen te worden. Het bestuur stelt voor: het tarief van de senioren met € 5,00 te verhogen tot € 155,00 en de twee tarieven voor de jeugd met resp. € 2,50 en € 2,00 te verhogen tot € 77,50 resp. € 52,00. Naar aanleiding van dit voorstel wordt opgemerkt dat mede door het verdwijnen van diverse afschrijvingen, de financiële situatie op termijn positiever wordt. Om die reden zou kunnen worden afgezien van een verhoging. Gesteld wordt dat deze verhoging ook een drempel zou kunnen opwerpen voor de aanwas van in het bijzonder nieuwe jeugdleden. In dat kader wordt opgemerkt waarom jeugdleden bij diverse activiteiten steeds een financiële bijdrage moeten betalen. Daartegenover staat dat de vereniging met het niveau van de contributie gemiddeld scoort ten opzichte van andere verenigingen. Opgemerkt wordt dat deze verhoging in totaal maar weinig oplevert voor de vereniging; om die reden stelt een aantal leden vraagtekens bij de verhoging. (NB: na de Algemene Ledenvergadering is deze verhoging alsnog exact berekend en komt uit op € 1.970,00 p/j). De vergadering verzoekt om eerst de begroting 2016 te behandelen, alvorens over deze verhoging te stemmen. 8. Vaststelling begroting 2016 In de voorliggende begroting is de aangekondigde contributieverhoging al verwerkt. Tevens is rekening gehouden met een teruggang van het aantal leden met ongeveer 15. Ook is rekening gehouden met de inkomsten van de huidige 14 sponsorcontracten. Uitgegaan wordt dat er in 2016 nog nieuwe sponsoren worden geworven, maar dat heeft voor de begroting geen consequenties. Immers, het eerste sponsorjaar moeten de winddoeken worden betaald. Pas in de begroting voor 2017 wordt de opbrengsten voor de vereniging zichtbaar. Tevens is nog € 1000,00 subsidie toegevoegd aan de begroting 2016. In de afschrijvingen is rekening gehouden met de restyling van het clubhuis en de installatie van de zonnepanelen (afschrijvingstermijn is 10 resp. 15 jaar). De vraag wordt gesteld hoeveel cashflow de vereniging volgend jaar wil hebben. Een afweging zou gemaakt moeten worden of nieuwe investeringen cash betaald worden of dat je gaat lenen. Een overweging van het bestuur is om bijvoorbeeld het bruto bedrag voor de zonnepanelen (dus excl. de subsidie) te lenen en met het te veel geleende geld de oude, dure leningen versneld af te lossen. Alvorens de vergadering de goedkeuring aan de begroting 2016 wenst te verlenen, zal eerst overeenstemming moeten komen over de in de begroting opgenomen contributieverhoging. Nogmaals benadrukt het bestuur dat de afgelopen jaren telkens is afgesloten met een (klein) verlies. Ook volgend jaar zal dit wederom het geval zijn. Tevens merkt zij op dat zowel stabilisatie als een reductie (in het verleden) van de contributie van de jeugdlidmaatschappen, niet tot een gewenst ledenaanwas heeft geleid. Ten overvloede wordt gemeld dat een kleine verhoging nu beter is dan het uitstellen van een verhoging, om vervolgens over een aantal jaar met een forsere verhoging te moeten komen. 5
Een aantal leden heeft reeds de vergadering verlaten. De overgebleven leden stemmen uiteindelijk voor het voorstel. Er stemden 12 leden voor het voorstel en 7 leden stemden tegen het voorstel en er was 1 onthouding). Het voorstel om te komen tot een verhoging van de contributie is daardoor aangenomen. (NB: discussie was ontstaan of er met dit aantal leden geldig gestemd kon worden. In het Huishoudelijke Reglement is opgenomen dat een meerderheid volstaat; er is dus geen minimaal aantal leden voor deze stemming noodzakelijk). 9. Mededeling commissies - Marc Veen zal de Jeugdcommissie verlaten en wordt opgevolgd door Deirdre Wesseling. Het bestuur dankt Marc voor zijn inzet. - Ten behoeve van de jeugdcompetitie zijn Aline Admiraal en Ronald de Bode bereid gevonden om de Competitiecommissie te versterken. 10. Rondvraag - N.a.v. een vraag hoeveel inschrijvingen voor de competitie inmiddels zijn binnengekomen, moet het bestuur het antwoord schuldig blijven. Opgemerkt wordt dat niet alle jeugdleden de mail over de competitie hebben ontvangen. - Een verzoek wordt gedaan om inzage te krijgen in de door het bestuur opgestelde langjarige financiële prognose van de vereniging. Dit verzoek wordt op dit moment niet gehonoreerd vanwege het feit dat er te veel onzekerheden en te veel aannames in deze prognose zijn opgenomen. Het is dus nu niet zinvol om inzage te geven. 11. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering. Tevens wordt iedereen uitgenodigd voor de Nieuwjaarsreceptie op zondag 3 januari 2016.
6
