Verslag van de Algemene Ledenvergadering Tennis Vereniging Rijswijk 25 januari 2013

Verslag van de Algemene Ledenvergadering Tennis Vereniging Rijswijk 25 januari 2013

1.

Opening Voorzitter Hans Hoogenes opent de vergadering om 20.10 uur met een hartelijk welkom aan de 41 aanwezigen.

2.

Mededelingen en ingekomen stukken  Een speciaal welkom aan Willem Rotteveel die inmiddels redelijk hersteld is van zijn ziekenhuisopname.  De bestuursleden Gerard Pellikaan en (aftredend bestuurslid) Eric van Leeuwen zijn afwezig i.v.m. ziekte.  Leo de Neve is voor het eerst sinds jaren ook afwezig; hij wordt binnenkort 90 jaar!  41 leden hebben zich afgemeld voor deze ALV.  Aan de ALV wordt vooruitlopend op de benoeming van John vd Sande als tweede secretaris gevraagd akkoord te gaan met het feit dat hij het verslag van de ALV zal maken. Na het akkoord van de vergadering kan deze direct beginnen met notuleren.  Dit jaar zullen Pia en Hans de Kater het derde sleuteladres zijn.  Het huidige ledenaantal van TVR: 177 seniorleden en 14 jeugdleden.  Uit de zaal komen geen mededelingen.

3.

Notulen Algemene Ledenvergadering van 9 december 2011  Martin vd Rijt vraagt naar het bestaansrecht van een aparte seniorencommissie. Het bestuur antwoordt dat er geen prioriteit aan is gegeven dit op te pakken. Hans de Kater doet de suggestie aan Martin om dit idee uit te werken in een notitie en deze vervolgens aan het bestuur te geven. Martin zegt toe dit te zullen doen.  Lennie Schwirtz vraagt naar de houdbaarheid van de regel dat tennisspelende 67 plussers geen baandiensten meer hoeven te draaien. Na een korte discussie met de zaal zegt de VZ (= voorzitter Hans Hoogenes) toe een werkgroep in te stellen die zich gaat buigen over de baandiensten. Het verslag van de ALV 2011 wordt verder zonder wijzigingen goedgekeurd.

4.

Jaarverslagen 2012

4.1

Jaarverslag Algemeen  Simon Zaat verwijst naar de tekst waarin staat dat leden jaarlijks 6 á 7 baandiensten moeten vervullen en dat dat hoge aantal een reden zou kunnen zijn van de opzeggingen. Simon vraagt naar de onderbouwing van dit hoge aantal, omdat volgens zijn berekening bij een eerlijke deelsom een lid hooguit 4 á 5 keer per jaar aan de beurt is. De VZ verklaart het aantal van 6 á 7

Algemene Ledenvergadering van Tennisvereniging Rijswijk

25 januari 2013

baandiensten uit het feit dat bestuurs- en commissieleden vrijgesteld zijn en dat in de praktijk het aantal diensten ergens rond de 4 á 6 zal liggen.  Anneke Overvoorde licht toe dat ze haar taak als 2e secretaris niet om persoonlijke redenen heeft neergelegd, maar om inhoudelijke redenen. Haar ambitie om zo transparant mogelijk te werken als 2e secretaris kwam niet overeen met de ambitie van het bestuur. Jaarverslag Algemeen wordt akkoord bevonden. 4.2.1 Jaarverslag Commissie Aanname Nieuwe Leden  Ron Suwandi vindt dat nieuwe leden zonder tenniservaring moeten worden begeleid en officiële tennistraining moeten kunnen krijgen. Hij vindt dat alleen praktijktraining geven onvoldoende is. Hij pleit er voor dat er tennislessen gegeven worden door gecertificeerde tennisleraren. Ron zegt dat de CANL hierin een verantwoordelijkheid heeft. VZ reageert door te melden dat het bestuur bezig is met het werven van een nieuwe tennisleraar. Jaarverslag CANL wordt akkoord bevonden. 4.3

Jaarverslag Exploitatiecommissie Jaarverslag EC wordt akkoord bevonden.

4.4

Jaarverslag Jeugdcommissie De vergadering vindt het heel jammer dat de jeugdcommissie is opgeheven. Ralph Julsing vraagt wat er dan gedaan wordt voor de nog resterende jeugdleden. De VZ antwoordt dat er het afgelopen jaar diverse activiteiten voor de jeugd zijn georganiseerd en dat er echt geen belangstelling was van de jeugdleden. En dan houdt het op.

4.5

Jaarverslag Onderhoudscommissie Jaarverslag OC wordt akkoord bevonden.

4.6

Jaarverslag Sponsorcommissie Jaarverslag SC wordt akkoord bevonden.

4.7

Jaarverslag Redactiecommissie Jaarverslag RC wordt akkoord bevonden.

4.8

Jaarverslag Technische commissie  Ron Suwandi stelt het erg op prijs dat het aanvankelijk afgeblazen wintertoernooi toch doorgang gaat vinden. Hij uit de wens dat het onverhoopt niet doorgaan van een toernooi in het vervolg eerder gecommuniceerd wordt naar de leden, zodat bijtijds actie ondernomen kan worden. Ron wenst ons een goed toernooi; hij en Monique zijn er niet bij, vanwege de verhuizing naar Spanje. Jaarverslag TC wordt akkoord bevonden.

5.

Financieel jaarverslag 2012  Martin van der Rijt spreekt zijn complimenten uit voor de cijfers en heeft twee vragen. Martin vraagt naar het positieve verschil tussen de begrote en de werkelijke sponsoropbrengsten. Hoe kunnen de opbrengsten hoger uitvallen midden in een economische recessie? Penningmeester Willem Rotteveel antwoordt: “Er waren dit jaar enkele meevallers, zoals een schenking van Shell (met dank aan Ron de Vos) en de betaling van een oude rekening door een sponsor.”

2

Algemene Ledenvergadering van Tennisvereniging Rijswijk

25 januari 2013

Martin heeft zijn bedenkingen bij de lage opbrengst van de boetes voor het niet uitvoeren van de baandiensten, terwijl hij stelt dat er juist relatief veel baandiensten niet zijn uitgevoerd. Martin vraagt of het bestuur het boetebeleid stringenter wil handhaven. Het antwoord van het bestuur is dat boetes geheven worden, zodra dit door de EC wordt voorgesteld. Desalniettemin zal het bestuur het boetebeleid in de gaten houden. 6.

Verslag kascontrolecommissie en decharge bestuur 2012 Eric Frank leest de bevindingen van de kascontrolecommissie voor: Zie de ondertekende bijlage in PDF-bestand.

Met een instemmend applaus voor de penningmeester gaat de ALV hiermee akkoord. 7.

Benoeming leden kascontrolecommissie Ron de Vos vormt samen met Ruud Smakman de kascontrolecommissie voor 2013. Simon Zaat meldt zich aan als plaatsvervangend lid en wordt als zodanig benoemd.

8.

Verkiezing commissieleden

Feestcommissie (FC) Ook in 2013 blijft de huidige situatie bestaan: een ad hoc groep per activiteit.

Jeugdcommissie (JC)

Onderhoudscommissie (OC) Daniël Vroomans (voorzitter) René Rosenberg Jelle Schipper Jan de Vries Hans Bloemendaal

Technische Commissie (TC) Gerard Pellikaan (voorzitter) Berend Bakker Erik de Borst Bernd de Wit Guido Paap

Commissie Aanname Nieuwe Leden (CANL) Yvonne Mulder (voorzitter) Eric Frank Dick Visser Guido Paap

Exploitatiecommissie (EC) Marcel Huizer (voorzitter) Eric van Leeuwen Gerard van der Vooren Dorry Nowee Marjan Koeman Aad van der Loos

Redactiecommissie (RC) Sylvia Verwijk (eindredactie website) Bernadette Luyendijk (eindredactie nieuwsbrief) Anita van der Roest (lay-out nieuwsbrief) Martin van der Rijt (redactie nieuwsbrief) Vacature*

Sponsorcommissie (SC) André Batenburg (coördinator) Hans de Kater Frank Krijger Hans Pronk

* De VZ doet een oproep aan een ieder zich aan te melden voor de taak van website-redacteur

Ruud Smakman vraagt onder wiens verantwoordelijkheid het rackettrekken plaatsvindt: onder de TC of onder de CANL. VZ antwoordt dat dit in een volgende bestuursvergadering besproken zal worden, waarna antwoord volgt.

3

Algemene Ledenvergadering van Tennisvereniging Rijswijk

9.

Verkiezing bestuursleden Hans Hoogenes Willem Rotteveel Paul Beijersbergen John van der Sande Gerard Pellikaan Marcel Huizer Daniël Vroomans

25 januari 2013

Voorzitter Penningmeester 1e secretaris 2e secretaris Voorzitter TC Voorzitter EC Voorzitter OC

Lennie Schwirtz stelt een vraag over de samenstelling van het bestuur, dat volledig uit mannen bestaat: “Heeft het bestuur actief gezocht naar vrouwelijke bestuursleden?” Paul Beijersbergen antwoordt dat er door het bestuur een gemengd kandidatenlijstje was samengesteld en dat er actief gezocht is naar kandidaten. Het berust op toeval (geen telefonisch contact kunnen krijgen met mogelijke kandidates) dat er geen vrouw in het bestuur zit. VZ zal zich beraden over de vraag hoe de vrouwelijke leden zich toch goed vertegenwoordigd weten in het bestuur. Op de vraag van Inge van der Waals welke vrouwen op het kandidatenlijstje stonden, wil het bestuur niet antwoorden, om deze kandidaatleden niet in verlegenheid te brengen. Vlak voordat de pauze begint spreekt de VZ waarderende woorden uit tot de aftredende bestuursleden. Met een mooie bos bloemen en een envelop met inhoud worden Anneke Overvoorde, Eric van Leeuwen en Jelle Schipper bedankt voor hun inzet. Pauze (20.45 – 21.15) 10.

Beleidsnota’s en begroting 2013

10.1

Beleidsnota Algemeen Anita vd Roest vraagt naar de proef om de schoonmaak van het clubhuis in de maanden maart, april, mei en juni uit te besteden aan schoonmaakbedrijf “De Residentie”. Dit bedrijf is eigendom van TVR-lid Ronald van den Bemt. Door dit bedrijf in te schakelen wordt er, volgens Anita, gebroken met het beleid dat tennisleden niet mogen verdienen aan TVR. Meerdere leden, waaronder Ruud Smakman, Geert ten Hertog, Jan van der Waals en Jan de Vries betogen dat er haken en ogen zitten aan deze proef en dat goed nagedacht moet worden over de gevolgen van een mogelijke beleidsverandering. Uit de discussie die volgt blijkt dat veel meer leden vinden dat een schoonmaakbedrijf inschakelen tot gevolg kan hebben dat straks meer werkzaamheden (betaald) uitbesteed kunnen gaan worden en dat dit een herbezinning vraagt op de visie en missie van TVR in bredere zin. De VZ antwoordt dat deze proef vooral bedoeld is om te onderzoeken of daarmee in de toekomst het aantal schoonmaak- en baandiensten kan worden teruggebracht. Dit wordt langzamerhand noodzaak gezien de jaarlijkse opzeggingen die de aanwas van leden als gevolg van de ledenwerfacties praktisch teniet doen. Het bestuur zegt –na de discussie met de zaal- het volgende toe:  De schoonmaakproef duurt ongeveer drie maanden en zal dan door het bestuur geëvalueerd worden.  Op geen enkele wijze zullen er tijdens de duur van de proef financiële of morele verplichtingen aan “De Residentie” ontstaan. “De Residentie” verleent de schoonmaakdiensten gratis, zonder wederdienst van TVR.  Bij wijze van uitzondering zullen de baandiensten van Ronald van den Bemt in deze periode worden omgezet in schoonmaakdiensten.

4

Algemene Ledenvergadering van Tennisvereniging Rijswijk



25 januari 2013

Daarnaast wordt een werkgroep ingesteld die onderzoek gaat doen naar de mogelijkheden om het aantal baandiensten verder te beperken. Dit voorstel wordt met instemming van de vergadering ontvangen. Ter plekke geven de volgende leden zich op voor deze werkgroep: Irene Dongelmans (voorzitter), Geert ten Hertog, Eric van Leeuwen, Marian van der Loos, Hans Pronk, Martin van der Rijt, Pia de Kater. De bevindingen van de werkgroep zullen t.z.t. aan het bestuur worden voorgelegd.

Martin van der Rijt vraagt of er ook jeugdleden worden geworven op de Open Dag? VZ antwoordt dat er een Open Dag wordt verzorgd door de CANL, maar dat er geen ‘losse jeugdleden’ worden geworven. Anita van der Roest vraagt of de fietsenstalling heringericht kan worden. Ook Jan de Vries stelt op prijs dat dit gaat gebeuren. VZ zegt dat de OC dit zal doen. Yvon Mulder vertelt dat de CANL een andere opzet van de Open Dag voor ogen heeft. Dit voorstel wordt t.z.t. bekend gemaakt. 10.2

Beleidsnota Exploitatiecommissie Geen opmerkingen.

10.3

Jeugdcommissie De Jeugdcommissie is opgeheven.

10.4

Beleidsnota Commissie Aanname Nieuwe Leden: Yvonne Mulder vertelt dat tot heden 3 nieuwe leden zich hebben aangemeld bij TVR. Martin van der Rijt vertelt het artikel “Elk nieuw lid heeft een eigen begeleider” in bezit te hebben en dit aan de CANL te zullen overhandigen.

10.5

Beleidsnota Onderhoudscommissie: Geen opmerkingen.

10.6

Beleidsnota Sponsorcommissie: Twee extra leden melden zich aan voor de SC: André Batenburg en Hans de Kater. De SC bestaat nu uit 4 leden.

10.7

Beleidsnota Redactiecommissie: Geen bijzonderheden.

10.8

Beleidsnota Technische commissie:  Marian van der Loos merkt op dat er geen Invitatie-Toernooi staat gepland. VZ antwoordt dat dit klopt, omdat het IT een aangelegenheid is van de ITcommissie. Dit jaar komt er weer een IT en Gerard van de Vooren zal het IT coördineren.  Martin van der Rijt zou graag zien dat de seniorencompetitie onder de verantwoordelijkheid van de TC valt en niet –zoals nu- als een apart gebeuren functioneert. Hij ziet als huidig bezwaar dat het voor seniorenleden moeilijk kan zijn om zich aan te sluiten bij een ‘gesloten team’. VZ verwijst naar de notulen van 2011 en zegt dat de TC een antwoord op het verzoek van Martin zal geven.

5

Algemene Ledenvergadering van Tennisvereniging Rijswijk

25 januari 2013

10.9

Begroting 2013: Geen opmerkingen.

11.

Rondvraag  Inge van der Waals vraagt naar de inhoudelijke reden van het vertrek van tweede secretaris Anneke Overvoorde. Anneke antwoordt dat zij tevergeefs streefde naar meer transparantie bij besluitvorming binnen het bestuur.  Ron Suwandi zou graag een commissie opgericht zien worden die zich bezig houdt met het ‘lief en leed’ binnen de club. Rob Grell ondersteunt dit voorstel. VZ vertelt dat het bestuur deze taak uitvoert. Het bestuur is echter afhankelijk van de ‘lief en leed-informatie’ van anderen. De VZ doet het verzoek aan de leden om bij bestuursleden te melden als er ‘lief en leedzaken’ spelen.  Jan van der Waals vraagt naar de defibrillator die in het clubhuis hangt en wie deze mag gebruiken. Dorry Nowee zegt dat dit apparaat simpel werkt, omdat het zelf instructie geeft. Joyce Beijersbergen zegt dat er juist speciale training en instructie voor nodig is, omdat het een complex apparaat is. VZ zegt toe dat een commissie zorgt voor de bedieningsinstructie aan het begin van het seizoen, zodat iedereen kan weten hoe dit apparaat werkt.  Geert ten Hertog vertelt een fanatiek deelnemer te zijn van de rackettrekavonden. Het is volgens hem een populaire activiteit en trekt veel leden. Geert vraagt of er een tweede rackettrek-avond georganiseerd kan worden. Yvonne Mulder sluit aan bij deze vraag en vraagt tevens of het rackettrekken tijdens de toernooien kan blijven doorgaan. VZ antwoordt dat de vragen zullen worden onderzocht.  Pia de Kater vraagt of het voormalige jeugdhok gebruikt mag worden als rokersruimte. VZ antwoordt dat dat niet kan, omdat er geen afzuigapparatuur geïnstalleerd is.

12.

Sluiting De penningmeester biedt namens het bestuur een drankje aan voor de gehele vereniging en sluit om 22.04 de ALV.

6