Verslag algemene ledenvergadering 31 januari 2016
Voorzitter: Jean Paul GEVAERT Sylvain vd Veldestraat, 36 9630 ZWALM 055/61.01.19 0473/22.01.13
[email protected] Secretaris: Marc MAES Verrendries 5 9620 ZOTTEGEM 09/329.09.08
[email protected] Penningmeester: Bernadette MACHTELINCKX Beislovenstraat 105 9620 ZOTTEGEM 09/360.57.15
[email protected] Public relations Rudy VERMEERSCH Pelikaanstraat 92 9700 OUDENAARDE 0494/30.33.96
[email protected] Webmaster: Luc VERWULGEN Machelgemstraat 20 9630 ZWALM 055/49.76.61
[email protected] website: www.jczwalm.be
Aanwezig:Rudy Tondeleir, Brigitte Scheldewaert, Marleen Moerman, Marie Rose Broodcoorens, Greta Vervondel, Inge Termonia, Franky Van De Steen, Patrick Van De Cauter, Kevin D’Hondt, Rudy Melkebeke, Francesca Potenza, Ann De Winne, Carine Buysse, Dirk Pede, Nadia Roeland, Nathalie Lauwyck, Hans Hove, Wim Van Nieuwenhuize, Kristy De Schepper, Kathy Petit, Kurt De Smet, Rudy Vermeersch, Jean Paul Gevaert, Bernadette Machtelinckx, Marc Maes. Verontschuldigd: Luc Verwulgen. Voorstellen en bespreken agenda: 1 Wijziging bestuur vzw Wij zijn nog steeds vragende partij voor een extra bestuurslid, tot op heden geen kandidaten. 2 Financiëel verslag onkosten 2015: We tonen en overlopen alle uitgaveposten van het voorbije jaar. Geen opmerkingen. 3 Financiëel verslag inkomsten 2015: We tonen en overlopen alle inkomsten van 2015. Geen opmerkingen. We sluiten het jaar af met een totaal van + 292,69 euro. We vragen aan de aanwezigen om 2 commissarissen aan te stellen om de boeken na te kijken. Er zijn geen kandidaten en er is vertrouwen in onze werking. 4 Overzicht return naar de leden: Aan de hand van een slide tonen we dat vorig jaar de leden in ruil voor het lidgeld van 20 euro ongeveer 77 euro terugkregen als ze aan alle activiteiten hadden deelgenomen. 5 Voorstellen begroting 2016: We stellen de geschatte inkomsten en uitgaveposten voor het nieuwe jaar voor. In totaal zouden we uitkomen op – 5120 euro. Grootste post bij de uitgaven is ong 5000 euro kledij: dit is voor de aankoop van nieuwe wedstrijdshirts (nieuwe sponsors en daardoor geen jaarlijkse kost) en nieuwe broeken. Dit is ook de reden waarom we de nieuwe broeken enkel aanbieden aan leden die hun lidmaatschap verlengen. Club is financiëel gezond en kan dit aan. 6 Bespreking activiteiten 2015: We tonen en overlopen de georganiseerde activiteiten van het voorbije jaar. Er zijn geen opmerkingen.
7 Bespreking geselecteerde joggings 2015: We tonen en overlopen de joggings uit het regelmatigheidscriterium van 2015. Er zijn geen opmerkingen. 8 Voorstellen activiteiten 2016: We tonen en overlopen alle reeds geplande activiteiten voor 2016. Bij sluitingsfeest is er nog geen datum voorzien omdat dit jaar ons weekend naar Luxemburg zal doorgaan op de normale datum van het sluitingsfeest. De nieuwe datum zal vrij kort voor of na het weekend komen. Dit leggen we binnenkort vast. 9 Mededelingen: Start running: zal doorgaan vanaf 1 maart. We willen zelfde stramien volgen als vorig jaar, begeleiding door iemand van het bestuur en een clublid. We doen warme oproep om zoveel mogelijk leden hierin te betrekken. De lijst waarop je datum kan aanduiden zal eerstdaags uitgehangen worden. De vraag komt naar voor hoeveel leden we uiteindelijk overhouden aan start running. Vorig jaar hebben zich ongeveer 30 leden ingeschreven en er zijn er nu ongeveer een 10 tal opnieuw lid. Start running is toch belangrijk: zorgt voor naambekendheid van de club, er zijn nieuwe leden die afhaken door blessures, lopen is hun ding niet, er zijn er die enkel in de zomer lopen en zich telkens weer inschrijven, het is ook een hele aanpassing na start running om hen te integreren in de groep wat betreft afstand, tempo, nieuwe mensen… In de rand wordt ook vermeld dat er een nieuwe joggingclub komt in Ename. Nieuwelingen krijgen een flyer bij aanvang met programma, info club en bestuur; vraag om ook de link naar website te vermelden. Regelmatigheidscriterium 2016: Dit jaar zijn er 22 joggings geselecteerd. Naast een aantal klassiekers en vaste waarden zijn nieuw dit jaar: Kluisbergen (Amougies) Wachtebeke 7de Wolvenjogging Timougies (Wallonie) Scott Offroad Run Onze Lieve Vrouw Lombeek 24 uren loop Oudenaarde De trail run in Kluisbergen is er niet bij omdat korte en lange afstanden gespreid zijn over zaterdag en zondag en dit nogal moeilijk ligt. Voorstel is ook om in tussenseizoen ( einde dit jaar en begin 2017) al een paar joggings te selecteren nl Kerstcorrida Deerlijk Bostrail Aalter De volledige kalender met datum komt heel binnenkort op website en op flyer. Eetfestijn: zal doorgaan op 24/4. We kiezen voor traiteur van vorig jaar met formule geen bediening aan tafel. Daardoor hebben we ook meer medewerkers nodig.
Eetfestijn is voor onze club belangrijkste bron van inkomsten, we stellen jaar na jaar vast dat kaartenverkoop verminderd en dus inkomsten dalen. Nu we met deze traiteur wat meer nettowinst overhouden op maaltijden kunnen we dit probleem nog wat maskeren. Daarom stellen we een stimulatie van de kaartenverkoop voor: hier is bij de aanwezige leden blijkbaar geen respons voor. We zouden ook steunkaarten aanmaken zodat mensen die niet naar eetfestijn kunnen komen onze club toch nog zouden kunnen steunen. Hier al dan niet een tombola aan verbinden. Wat wel uit de groep komt is de vaststelling dat ons sponsorinkomsten aan de lage kant zijn. Er is heel wat meer mogelijk als we een soort dossier opmaken met de mogelijke respons, variatie in bedrag dat klanten kunnen/willen sponseren. Momenteel is het zoeken naar sponsors uitsluitend een zaak van bestuursleden, in het andere geval kunnen leden ook meewerken aan het vinden van sponsors. De opmerking komt ook om ons eetfestijn te laten sponsoren, door bedrukking placemats, op kaarten … Duurlopen: In het verleden werden duurlopen vaak mee georganiseerd door leden door het voorstellen van nieuwe parcours, organiseren tussenstop… Kosten voor drank werden gedragen door de club. De laatste jaren werd dit hoofdzakelijk overgenomen door bestuur en vorig jaar waren er nog heel weinig duurlopen. Om duurlopen terug wat hipper te maken is er een voorstel gemaakt om iedere duurloop te koppelen aan een thema. Voorstel: Valentijnsduurloop: vrouwen krijgen een roos en mannen een Ename cadeau. Ronde van Vlaanderen duurloop met vertrek aan centrum ronde van Vlaanderen: flesje Kwaremont voor alle deelnemers. Moederkensdag duurloop: fles cava voor alle deelnemende dames. Kbo-run: promotie maken om alle start to runners deel te laten nemen. Vaderdag duurloop: fles chimay 75 cl voor alle deelnemende heren. Vakantieduurloop: BBQ voor deelnemende lopers. Spaghettiduurloop: nadien spaghetti-bijeenkomst. Herfstduurloop: pannenkoeken voor alle deelnemers. Halloween duurloop: pompoensoep en stokbrood voor deelnemers. Voorstel wordt positief onthaald: Belangrijk: 3 afstanden zodat iedereen kan deelnemen. Geen gewone training indien duurloop: extra motivatie. Samen lopen aan rustig tempo. Tijdig aankondigen van datum, parcours en stopplaatsen. Inschrijven noodzakelijk? Datums komen ook op kalender website. Op training week op voorhand aankondigen. Medewerking leden organisatie: uitstippelen parcours. Vinden stopplaatsen.
Regelen vervoer. Na duurlopen samenkomen, gebruik cafetaria. Voor BBQ en spaghetti maaltijd zou een kleine bijdrage gevraagd worden aan de leden. Voorstel start to runners laten deelnemen aan kbo-run: is relatief dichtbij, is niet echt een wedstrijd, kleine afstand mogelijk, samen lopen kan, tijd speelt hier geen rol… Kbo-run: dit jaar 10 editie, lopers krijgen een kwalitatief t-shirt. Kan aanzet zijn tot meer deelnemen aan meer joggings. Voorstel: club betaalt inschrijvingsgeld + rondje. Wandelen: mogelijkheid tot wandelen op 1 of meerdere trainingen. Spaghettiloop: editie vorig jaar werd zeer geslaagd bevonden. Nieuwsbrief: oproep aan de leden om ook een bijdrage te leveren. Bedankt Wim voor uitgebreide info over joggings. Singlets: we tonen voorontwerp van de nieuwe wedstrijdshirts. Voorkant vind men ok; op achterkant de kromming van de groene streep identiek maken als op voorkant. Tekst jc Zwalm op of onder die kromming. Broeken: op lange broeken komt geen logo, op driekwart broeken komt logo in wit? Jogging: zal doorgaan op 10/9. We kiezen voor nieuw concept, nieuwe locatie en nieuw parcours. Waarom? Er zat sleet op organisatie, al heel wat jaren hetzelfde… Minder deelnemers, lopers. Te kleine locatie bij slecht weer, afgeleefd. Zone aankomstlijn niet opportuun. Gebrek aan medewerkers, seingevers. Omloop van meer dan 10 km: heel veel seingevers nodig. Voorstel: We organiseren jogging volledig langs andere kant van de spoorweg; start en aankomst in Lijsterbesstraat. 16 km: 10 miles ipv halve marathon. 1,2 of 3 ronden van 5,4 km. Zeer mooi, afwisselend en landelijk parcours. Zwalmparel: centrum van het gebeuren, dichtbij douches, start, aankomst. Start en aankomst in wijk recht tegenover sporthal, meer mogelijkheden. Onderweg nog slechts één drankpost nodig. Helft seingevers nodig. Voorstel wordt als positief ervaren. Vraag om boog te plaatsen aan aankomst om meer duidelijkheid. Kinderjogging gaat door op dezelfde locatie. Medewerkers aan de jogging krijgen zelfde geschenk als lopers en drankbonnetjes. Vernieuwde parcours verschijnt in volgende nieuwsbrief. Blue Globe Sports info korting:
Duidelijkheid verschaffen waarop in Blue Globe Sports korting word verleend aan clubleden: 10% korting op alle schoenen. 10% korting op alle kledij; uitgezonderd solden. Speciale kledij: steunkousen, steunzolen… Op electro: hartslagmeters, horloges geen korting. Op voeding: sportrepen, dranken geen korting. Waardebons uitgegeven door onze club en korting 10 % is cumuleerbaar. Website: opmerking komt dat heel wat info op onze website beschermd is en enkel voor leden beschikbaar o.a. trainingen, foto’s, duurlopen… Indien meer van deze info beschikbaar is kan dit extra reclame zijn voor onze club; blijkbaar zijn we toch wel vrij uniek met programma dat wij aanbieden. Foto’s kan nogal gevoelig liggen maar kan opgelost worden met aanpassing tot toelating op inschrijvingsformulier. Verder te bekijken. Quiz: Kurt wil opnieuw een quiz inrichten maar liefst ergens op een zaterdagavond in oktober. Weekenduitstap jcZwalm: Rudy geeft info over het geplande sportieve weekend in Luxemburg. Wim en de aanwezigen bedanken bestuur voor het beleid en de organisatie van de club. Het bestuur dankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid, voor hun engagement en hun talrijke voorstellen.
