Notulen 51e Algemene Ledenvergadering d.d. 6 februari 2015 Tennisvereniging Bergenshuizen
Notulen ALV 2015 Inhoud 1. Opening ...................................................................................................................................................................................... 3 2. Mededelingen.......................................................................................................................................................................... 3 3. Ingekomen stukken............................................................................................................................................................... 3 4. Notulen 50e Algemene Ledenvergadering d.d. 14 februari 2014 ................................................................ 4 5. Rekening en verantwoording van het in 2014 gevoerde financieel beleid............................................... 4 6. Verslag kascommissie .......................................................................................................................................................... 4 7. Decharge van de penningmeester voor het in 2014 gevoerde beleid ........................................................ 4 8. Decharge van het bestuur voor het in 2014 gevoerde beleid ........................................................................ 4 9. Aftreden van bestuurs- en commissieleden ............................................................................................................. 5 10. Benoeming leden kascommissie.................................................................................................................................. 7 11. Verkiezing/benoeming bestuur ................................................................................................................................... 7 12. Bestuurswisseling .............................................................................................................................................................. 8 13. Goedkeuring plannen en begroting 2015, vaststellen contributie en afkoop bardienst. ............... 8 14. Benoeming leden diverse commissies...................................................................................................................... 9 15. Activiteitenplan 2015 ....................................................................................................................................................... 9 16. Rondvraag .............................................................................................................................................................................. 9 17. Sluiting................................................................................................................................................................................... 10
Tennisvereniging Bergenshuizen Kraaiengatweg 6 - 5262 LK VUGHT Postbus 2038 - 5260 CA VUGHT Telefoon 073 – 656 66 44 www.tvb.nl
Pagina 2
Notulen 51e Algemene Ledenvergadering d.d. 6 februari 2015 Tennisvereniging Bergenshuizen 1. Opening De voorzitter opent om 20.07 uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Allereerst wordt een minuut stilte in acht genomen voor een aantal leden en oudleden die het afgelopen jaar zijn overleden. Dit zijn onze leden Marina Pen, Gerrie de Goey en Bernadet van Wijk en oud-leden Jaap Schaap en Tineke Bos. De voorzitter blikt kort terug op het afgelopen jaar, een enerverend jaar. Eenieder heeft het jaarverslag kunnen lezen. Naast de diverse sportieve activiteiten, die overigens weer perfect georganiseerd waren, hebben we afgelopen jaar ook weer behoorlijk geïnvesteerd in de toekomst van onze vereniging. De banen liggen er nu weer perfect bij, met dank aan de inzet van Stas Hornix in deze, en ook beschikken we nu over een mooie overkapping die haar nut het afgelopen jaar al meer dan bewezen heeft. In het bijzonder wordt stil gestaan bij het opknappen van de TC-ruimte. Mede door de actieve inbreng van een tweetal leden tijdens de vorige ALV, is toen besloten om deze verbouwing te laten doen door eigen leden, waardoor met een veel minder groot budget toch hetgeen kon worden gerealiseerd wat we graag wilden. Door de tomeloze inzet van vrijwilligers en dan met name de twee heren die deze kar getrokken hebben, is er een prachtig resultaat behaald. Deze twee heren zijn Frans van Helmond en Mart Damen. We hebben deze heren, en ook de andere vrijwilligers die hier meer dan gemiddelde hulp hebben geboden, al bedankt vanuit het bestuur. Laten we afspreken dat we dit voorbeeld zullen doen volgen als er in de toekomst wederom investeringsplannen zijn. Onze vereniging telde een jaar geleden 650 seniorleden en 138 juniorleden. Na de opzeggingen en voorlopige instroom starten we, voor zover we nu weten, het komende seizoen met 631 seniorleden en 131 juniorleden. De wachtlijst telt 39 senioren. De algemene trend in de tennissport laat een terugloop zien. Daarom is binnen TVB een belangrijke rol weggelegd voor de werkgroep Ledenwerving en – behoud.
2. Mededelingen Er zijn geen mededelingen.
3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.
Pagina 3
Notulen ALV 2015 4. Notulen 50e Algemene Ledenvergadering d.d. 14 februari 2014 De notulen worden definitief vastgesteld. Met dank aan de secretaris voor het maken van de notulen.
5. Rekening en verantwoording van het in 2014 gevoerde financieel beleid De penningmeester geeft een toelichting op de investeringen en de balans over 2014. De werkelijke investeringen zijn lager dan begroot. Als onvoorzien is geïnvesteerd in de renovatie van de paden. De vaste activa zijn toegenomen en de liquide middelen zijn afgenomen, met name door de renovatie van de banen. De begrote en werkelijke kosten en opbrengsten voor 2014 worden getotaliseerd per commissie gepresenteerd, waarbij grote afwijkingen worden toegelicht. De opbrengsten van het bestuur zijn lager dan begroot door minder inkomsten van contributie. De opbrengsten en kosten training zijn lager door minder jeugdtraining. De kosten van de PC zijn hoger door met name de schoonmaak. Er is meer schoonmaak ingekocht om het paviljoen tijdens toernooien netjes te houden.
6. Verslag kascommissie De kascommissie, bestaande uit Peter van Kampen en Mart Damen, heeft op 22 januari jl. de boeken van onze penningmeester Joop van Doremalen gecontroleerd. Complimenten voor Joop, die dit al tien jaar lang prima heeft verzorgd. De commissie heeft geconstateerd dat er geen opmerkingen over de financiële stukken zijn. De kascommissie adviseert de ALV de jaarstukken goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid van het jaar 2014.
7. Decharge van de penningmeester voor het in 2014 gevoerde beleid Aan de penningmeester wordt onder applaus decharge verleend.
8. Decharge van het bestuur voor het in 2014 gevoerde beleid Ook aan het bestuur wordt onder applaus decharge verleend.
Pagina 4
9. Aftreden van bestuurs- en commissieleden CC: Jan van Dulmen en Michiel Jonker PBC: Jo van de Sande PC: Alice van Leeuwen TC: Stef van Ham, Gertjan de Beer en William Vugts Bestuur: Ad Saris, Joop van Doremalen, Freddy Heiderich en Stas Hornix In tegenstelling tot vorige Jaren hebben we dit jaar een grotere bestuurswisseling. Eenieder om zijn eigen reden maar het valt dit jaar toevallig samen. Zo waren Freddy en Ad vorig jaar al voornemens om te stoppen. Echter i.v.m. het opstellen van het nieuwe verenigingsbeleidsplan besloten zij om nog een jaar door te gaan om dit mee af te ronden. Joop op zijn beurt had al eerder aangegeven na 10 jaar te willen gaan stoppen en Stas heeft pas onlangs besloten om het nu echt rustiger aan te gaan doen en definitief te stoppen. Omdat we al in een vroeg stadium wisten dat drie bestuursleden zouden gaan stoppen, zijn we al snel gaan zoeken naar vervangers. Deze hebben we ook gevonden. Wij zijn er als bestuur van overtuigd dat de nieuwe bestuursleden zeker zullen zorgen voor continuïteit binnen het bestuur. Daar komt nog bij dat alle vetrekkende bestuursleden hebben aangegeven om back up te willen verlenen daar waar het nodig is. Joop heeft de functie van penningmeester vanaf 2005 bekleed. Zijn financiële verslaglegging is altijd zeer correct en gedetailleerd geweest. Als iemand binnen het bestuur iets vroeg over een bepaalde post dan had Joop het antwoord zo gereed. Hij was helemaal ingevoerd in de financiële huishouding van onze vereniging. Als penningmeester was Joop ook lid van ons Dagelijks Bestuur. Hierin bracht Joop regelmatig punten in die er toe deden. Dit bewees eens temeer dat Joop zeer betrokken was, en nog steeds is, binnen onze vereniging. Niet alleen maar bezig zijn met de cijfers maar hardop meedenken over alle bestuurlijke zaken binnen onze vereniging. Je kan Joop altijd om een mening vragen en deze krijg je dan ook snel en is altijd goed onderbouwd. Presenteren in de ALV was altijd een heel verhaal met al die cijfers. Joop wilde graag in detail aan alle leden uitleggen hoe e.e.a. gegaan en verwerkt was. Hierdoor waren de presentaties in het begin nogal lang en ontstond er veel discussie over kleine zaken, wat onnodig veel tijd en energie kostte. Hierop heeft Joop zijn presentatie de jaren erna aangepast en steeds iets ingekort zonder af te doen aan de kwaliteit. Bij het maken van de begrotingen was Joop ook de drijvende kracht. Al na de zomervakanties begon hij met het opvragen van de begrotingen van alle commissies zodat hij tijdig de begroting binnen het bestuur kon inbrengen. Joop is altijd een goed huisvader van de financiën van de vereniging geweest. Ook tijdens de bankencrisis was hij de eerste die kwam met het verhaal om onze tegoeden over een aantal banken te verspreiden, wat vervolgens ook werd gedaan. Joop, van harte bedankt voor je enorme inzet binnen het bestuur en de vereniging. We zullen je nuchterheid en meningen gaan missen maar daarnaast zijn we ervan Pagina 5
Notulen ALV 2015 overtuigd dat je een goede opvolger hebt gevonden waar deze karaktereigenschappen gewaarborgd zijn. Freddy heeft de afgelopen 7 jaar in de Paviljoencommissie gezeten, waarvan 6 jaar in het bestuur. Freddy had vanaf het begin een brede scope en dacht graag mee over allerlei zaken binnen het bestuur. Freddy had een eigen manier van communiceren. Over het algemeen kort en duidelijk. Maar wel altijd met een coöperatieve houding. Hij luisterde altijd goed naar de zaken die ingebracht werden en gaf daarop zijn duidelijke eigen mening. Indien echter de meerderheid binnen het bestuur een andere mening was toegedaan was hij ook altijd bereid om zich hier in te schikken en het bestuursbesluit ook extern goed uit te dragen. Freddy heeft de nodige zaken ter hand genomen, zoals veranderingen/verbouwing paviljoen en bar, onderhandelingen met Bavaria en opzetten van het puntensysteem voor de bardiensten. Over de veranderingen rondom de bar en het paviljoen en ook de onderhandelingen met Bavaria kunnen we kort zijn. Freddy toonde zich in deze altijd als een zeer professionele partij die de belangen voor de vereniging prima heeft vertegenwoordigd. Het opzetten van het puntensysteem had meer voeten in de aarde. Freddy is erin geslaagd om hiervoor een viertal zeer enthousiaste dames te vinden die dit samen met hem wilden gaan trekken. Zeker in het begin heeft dit de nodige strubbelingen met zich meegebracht maar door de vasthoudendheid van Freddy en zeker ook van de dames in dit team, is dit uiteindelijk een succes geworden. Daarnaast was Freddy een voorvechter om het verantwoord alcoholgebruik binnen te vereniging te brengen. Zo zijn we een keer met zeker 10 leden van onze vereniging naar een informatieavond bij de gemeente Vught geweest. Met onze opkomst vielen we op, wat zeer gewaardeerd werd bij de gemeente. Hierna heeft Freddy meerdere bijeenkomsten bezocht en werd onze vereniging regelmatig als voorbeeld gesteld. Freddy, bedankt voor je inzet al deze jaren binnen het bestuur. Je blijft gelukkig actief binnen de vereniging en neemt zitting in het bardienstteam. In 2011 hebben we al een keer afscheid van Stas genomen binnen het bestuur en de ALV. Echter, al kort na de ALV gaf Stas aan dat hij zijn besluit aan het heroverwegen was. Kort hierop maakte hij bekend toch nog even door te willen gaan binnen het bestuur. Nu heeft Stas wederom het besluit genomen om te stoppen maar dit keer weloverwogen en definitief, wat we respecteren. Het zal net als in 2011 moeilijk worden om een vervanger voor Stas te vinden. Maar betrokken als hij is, heeft Stas aangegeven tot die tijd de honneurs waar te blijven nemen voor wat betreft de activiteiten binnen zijn commissie. We zijn ook van mening dat, indien we een opvolger hebben gevonden, Stas nog altijd bereid zal zijn om hand-en-spandiensten te verlenen waar nodig. Het is en blijft namelijk een echt verenigingsdier. We zullen hem gaan missen binnen het bestuur maar zeker niet op de vereniging. Stas, nogmaals bedankt voor je vele jaren als bestuurslid en je bijdrage aan de professionele en mooie uitstraling van onze accommodatie. We gaan je nuchtere opmerkingen binnen de vergaderingen missen.
Pagina 6
Ad is in 2008 begonnen als voorzitter van onze vereniging. In het begin kon hij nog redelijk anoniem rondlopen op de club maar al gauw wisten onze leden dat Ad onze voorzitter was en wisten ze hem te vinden. Buiten dat Ad zelf actief deelneemt aan de diverse toernooien en de externe competitie, was hij vaak op ons park en in het paviljoen te vinden bij al deze activiteiten. Je kunt beter vragen op welke dagen Ad er bijvoorbeeld niet was tijdens het Bavariatoernooi en op de feestavond deed hij, nadat alles weer aan kant was voor de volgende dag, als laatste de deur dicht. Als voorzitter wist Ad de club goed te besturen. Bij problemen konden we snel schakelen. We hebben als bestuur goed kunnen functioneren en de diverse commissies konden hun activiteiten organiseren. Er is veel gebeurd de afgelopen jaren: er is een nieuw beleidsplan, de banen zijn gerenoveerd en het paviljoen heeft een eigentijdse uitstraling gekregen. We kunnen er weer tegen de komende jaren. Ad is iemand die ruimte geeft en op beslissingen kan terugkomen als hier goede argumenten voor zijn en hij kan goed delegeren. Ad is sociaal en gezellig, iets wat helemaal bij onze vereniging past. Ad, bedankt voor je inzet en betrokkenheid bij Bergenshuizen. We weten dat je, als het nodig is, altijd tot raad en daad bereid bent voor onze club. De aftredende bestuursleden spreken ieder nog een dankwoord uit. Joop bedankt de leden voor het vertrouwen in hem en hij weet zeker dat hij goede opvolging heeft. Hij wenst het bestuur veel succes in de toekomst. Freddy bedankt zijn commissieleden, zonder wie hij het geen 7 jaar had volgehouden. De weekleidsters, Wil Koks, Anneke Slijkhuis die alles weet, Erwin Kloppenburg, Hans Broekhof en Jos van Ham, die ook altijd heel veel heeft gedaan en er altijd is. Stas bedankt zijn commissie voor al het werk en al die leden die ook meehelpen als er iets gedaan moet worden. Ad heeft het voorzitterschap met veel plezier gedaan. Hij heeft vertrouwen in het nieuwe bestuur en bedankt iedereen voor het vertrouwen in hem.
10. Benoeming leden kascommissie De kascommissie bestaat uit Peter van Kampen en Mart Damen. Peter van Kampen treedt af. Zijn plaats wordt overgenomen door Frans Verhoeven. Robbert van den Akker wordt benoemd als plaatsvervangend lid.
11. Verkiezing/benoeming bestuur Het bestuur draagt Martain Spierings voor als kandidaat voor het voorzitterschap en Michael de Krijger en Martijn Schellekens als nieuwe bestuursleden. Michael als penningmeester en Martijn als voorzitter van de Paviljoencommissie. De vergadering stemt in met de benoeming van Martain, Michael en Martijn. Om 20.50 uur wordt een korte pauze ingelast.
Pagina 7
Notulen ALV 2015 12. Bestuurswisseling Om 21.10 uur nemen de bestuursleden hun plaats achter de bestuurstafel in. Het nieuwe bestuur bestaat uit: Martain Spierings (voorzitter) Anne-Marie Scheffers (secretaris) Michael de Krijger (penningmeester) Jan Bloo (TC) Jan Schouten (SC) Vacature (PBC) Martijn Schellekens (PC)
13. Goedkeuring plannen en begroting 2015, vaststellen contributie en afkoop bardienst. De penningmeester geeft een toelichting op de geplande investeringen voor 2015. Deze investeringen zijn een nieuwe afzuigkap/afvoerkanaal in de keuken om de hinder van de luchtjes bij baan 10 te verminderen, een kassasysteem, waarbij je met de ledenpas kunt betalen. Hierdoor hebben we veel minder contant geld in huis, wat veiliger is, en de ervaring leert dat de opbrengst hoger wordt, omdat de kans op fouten afneemt. En we willen een scheidingswand aanbrengen op het terras, dat bij wind kan worden opgezet. Vervolgens licht de penningmeester de begroting voor 2015 toe. De opbrengst van de TC is lager begroot dan 2014 omdat het Parkentoernooi in 2015 niet bij TVB is. In het vervolg wordt het Parkentoernooi om het jaar bij ons en bij Wolfsbosch gehouden. De opbrengst en kosten voor training zijn hoger begroot omdat we verwachten met de wervingsacties voor de jeugd zo’n 25 nieuwe jeugdleden te kunnen binnenhalen. De kosten afschrijvingen zijn lager begroot omdat we vanaf dit jaar een afschrijvingstermijn van 13 jaar aanhouden voor de banen en omdat er voorheen, door de methodiek van jaarlijks een gelijk bedrag af te schrijven voor de banen, al een deel van de nieuwe banen is afgeschreven. De plannen en begroting worden goedgekeurd. Voorgesteld wordt de contributies te handhaven op het niveau van 2014.
Pagina 8
Contributie:
Entreegelden: Ondersteunende leden: Borg: Afkoop bardienst: Bardienstverplichting:
Senioren Junioren Minioren Inimini's Studenten Senioren Junioren Senioren Junioren
2015 120 80 70 40 50 25 15 10 6 23 100
10 punten
Leden die via automatische incasso hun contributie betalen krijgen € 2 korting. De borg, afkoop bardienst en de boete bij verzuim van een bardienst (zie reglement bar- en keukendienst) worden ook gehandhaafd De bardienstverplichting blijft 10 punten. De vergadering gaat hiermee akkoord.
14. Benoeming leden diverse commissies Binnen de diverse commissies zijn vele vrijwilligers actief. We hebben alle commissieleden op een aantal verzamelsheets gepresenteerd. Op deze sheets hebben we een nieuw beeldmerk gebruikt met daarin onze slogan: “TVB zijn we samen.” Bij TVB heerst een sfeer waarin sportiviteit, gezelligheid en respect voor elkaar en voor onze leefomgeving centraal staan. Dit doen we samen. Dit is waar de slogan voor staat. TVB zijn we ook samen dankzij de inzet van een groot aantal vrijwilligers. Het beeldmerk en slogan gaan we vanaf nu gebruiken in onze uitingen.
15. Activiteitenplan 2015 De voorzitter presenteert een aantal van de acties die de diverse commissies naar aanleiding van het beleidsplan hebben benoemd en gaan oppakken. Jan Bloo presenteert de belangrijkste activiteiten uit de kalender voor dit jaar.
16. Rondvraag Michel Reinders: bij de acties wordt genoemd dat er gekeken wordt naar het organiseren van andere dan tennisactiviteiten. De kaartavonden worden volgend jaar al 30 jaar georganiseerd. Ik hoop dat hier ruimte voor gemaakt wordt in de kalender.
Pagina 9
Notulen ALV 2015 Simone de Krijger: er moet wel rekening gehouden met de invaldagen van de competitie bij het inplannen van de kaartavonden. Stefan de Goey: onze nieuwe voorzitter doet mee met het Enkeltoernooi, de oude voorzitter moet ook meedoen. Ronald Schuurmans: voor de komende voorjaarscompetitie mogen alle vrijdagavondteams meedoen. De vorige competitieronde kon dit niet, waarom nu wel? Jan Bloo antwoordt dat we iedere vrijdagavond 2 banen aanhouden voor vrij tennis en, indien nodig, 2 banen voor de trainingen vrijhouden. De competitieteams hebben nu verschillende begintijden en er is nog geen training gepland op de vrijdagavond. Mocht het nodig zijn, dan zoeken we voor de competitieteams een uitwijkmogelijkheid.
17. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor de aanwezigheid en sluit om 21.40 uur de vergadering.
Pagina 10
