AKTIVITAS KOMUNIKASI FORMAL DI LINGKUNGAN BIRO PERSIDANGAN SEKRETARIAT JENDERAL DPR-RI
SKRIPSI Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana strata satu ilmu komunikasi
Disusun oleh :
Nama Nim Jurusan
: Aristio Yudhanto : 44207110038 : Ilmu Hubungan Masyarakat
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI BIDANG STUDI PUBLIC RELATIONS
ABSTRAK Nama Nim Jurusan Bidang Konsentrasi Judul Jumlah Halaman
: Aristio Yudhanto : 44207110038 : Ilmu Komunikasi : Public Relations : Aktivitas Komunikasi Formal di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI : xi + 100 Halaman
Komunikasi sangat dibutuhkan dalam segala segi kehidupan. Komunikasi merupakan salah satu faktor keberhasilan suatu tujuan yang hendak dicapai, termasuk peran komunikasi formal dalam suatu organisasi. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana aktivitas komunikasi formal yang terjadi pada objek penelitian. Bagaimana pelaksanaan komunikasi formal pada lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa komunikasi formal yang terjadi, baik dari proses dan tujuan komunikasi, arah komunikasi, isi pesan, media komunikasi sampai hambatan yang terjadi. Dalam penelitian ini penulis menggunakan teori dari komunikasi internal organisasi yang di dalamnya terdapat komunikasi formal. Pentingnya situasi komunikasi formal adalah karena prosesnya memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tertulis sesuai dengan prosedur fungsional yang berlaku. Juga memiliki arus komunikasi atasan kepada bawahan dan sebaliknya, ke samping, dan ke Adapun metode dalam penelitian ini adalah Metode study kasus dengan pendekatan kualitatif yang menggunakan data primer yaitu observasi non partisipan atau pengamatan tidak secara langsung, serta wawancara dengan key informan dan informan. Sedangkan data sekunder yang diperoleh dari studi kepustakaan. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa proses komunikasi formal yang dilaksanakan Biro Persidangan Sekretariat pada hakekatnya guna memperjelas proses komunikasi yang berlangsung. Pada dasarnya komunikasi formal yang berlangsung di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI sudah baik. Atasan, bawahan dan sesama rekan kerja saling memberikan informasi dan membangun hubungan demi kelancaran tujuan organisasi. Namun walaupun begitu hambatan komunikasi tetap ada, baik hambatan yang terjadi secara teknis maupun yang disebabkan oleh manusia itu sendiri.
viii
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG.................................................. i TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI………………………………… ii PENGESAHAN PEBAIKAN SKRIPSI............................................... iii KATA PENGANTAR ........................................................................... iv ABSTRAK............................................................................................... viii DAFTAR ISI........................................................................................... xii DAFTAR TABEL................................................................................... xv DAFTAR GAMBAR.............................................................................. xvi DAFTAR LAMPIRAN........................................................................... xvii
BAB I
PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Masalah...................................................... 1
1.2
Perumusan Masalah............................................................. 11
1.3
Tujuan dan Kegunaan Penelitian......................................... 12
1.3.1
Tujuan Penelitian.................................................................. 12
1.3.2
Kegunaan Penelitian............................................................. 12
1.3.2.1 Kegunaan Akademis............................................................. 12 1.3.2.2 Kegunaan Praktis.................................................................. 13 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi........................................................................... 14
2.1.1
Pengertian Komunikasi......................................................... 14
2.1.2
Aktivitas Komunikasi............................................................ 15
2.2
Tujuan Komunikasi.............................................................. 17
2.3
Komunikasi Organisasi..........................................................19
xii
2.4
Komunikasi Internal.............................................................. 23
2.5
Komunikasi Formal............................................................... 24
2.5.1
Arah Komunikasi................................................................... 26
2.5.1.1 Komunikasi Vertikal.............................................................. 27 2.5.1.1.1 Upward Communication………………………………… 27 2.5.1.1.2 Downard Communication.................................................. 29 2.5.1.2 Komunikasi Horisontal…………………………………….. 30 2.5.1.3 Komunikasi Diagonal……………………………………… 31 2.5.2 Isi Pesan Komunikasi Formal................................................ 32 2.5.3
Hambatan Komunikasi........................................................... 33
2.5.4
Media Komunikasi Formal.................................................... 35
2.6
Public Relations..................................................................... 36
2.6.1 Definisi Public Relation......................................................... 36 2.6.2 Humas Pemerintahan dan BUMN.......................................... 38 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Tipe/Sifat Penelitian............................................................... 45
3.2
Metode Penelitian................................................................... 46
3.3
Key Informan.......................................................................... 47
3.4
Definisi Konsep...................................................................... 48
3.5
Fokus Penelitian..................................................................... 49
3.6
Teknik Pengumpulan Data..................................................... 50
3.6.1
Data Primer............................................................................ 50
3.6.2
Data Sekunder ....................................................................... 53
xiii
3.7
Teknik Analisis Data............................................................. 54
3.8
Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ................................... 55
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN ANALISA DATA
4.1
Gambaran Umum Sekretariat Jenderal DPR-RI.................... 57
4.1.1
Tugas Pokok dan Fungsi........................................................ 57
4.1.2
Struktur Organisasi dan Tata Kerja........................................ 59
4.2
Gambaran Biro Persidangan................................................... 62
4.2.1
Bagian-bagian Pendukung Biro Persidangan......................... 63
4.2.2
Struktur Organisasi Biro Persidangan Sekjen DPR-RI....................................................................................65
4.2.3
Data Pegawai Unit Biro Persidangan Sekjen Berdasarkan Golongan........................................................... 66
4.3
Hasil Penelitian...................................................................... 67
4.4
Pembahasan……………………………………………….... 86
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan…………………………………………………. 96
5.2
Saran....................................................................................... 99
5.2.1
Akademis................................................................................ 99
5.2.2
Praktis..................................................................................... 99
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Media Saluran Informasi Formal Tabel 2 Fokus Penelitian Tabel 3 Data Pegawai Unit Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI Menurut Golongan/Ruang dan Status Tabel 4 Gambaran Pola Komunikasi Vertikal Tabel 5 Gambaran Pola Komunikasi Horisontal Tabel 6 Gambaran Pola Komunikasi Formal
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1
Struktur Organisasi Biro Persidangan
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Keterangan Riset
Lampiran 2
Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPR-RI
Lampiran 3
Daftar Pegawai Biro Persidangan Set-Jend DPR-RI
Lampiran 4
Format Surat Undangan Set-Jend DPR-RI
Lampiran 5
Format Memo Set-Jend DPR-RI
Lampiran 6
Lembar Disposisi
Lampiran 7
Format Nota Dinas
Lampiran 8
Surat Pemberitahuan Resmi
Lampiran 9
Pedoman Observasi
Lampiran 10
Transkrip Wawancara
Lampiran 11
Daftar Riwayat Hidup
xvii
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Masalah Komunikasi adalah aktivitas yang penting dan tidak dapat dipisahkan dari
kehidupan mahluk di dunia, terutama umat manusia dan akan terus ada sampai akhir zaman. Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan suatu tindakan yang memungkinkan kita mampu menerima dan memberikan informasi/pesan sesuai dengan apa yang kita butuhkan. Bahkan komunikasi penting artinya bagi manusia sebab tanpa komunikasi tidak akan terjadi interaksi dan tidak ada terjadi saling tukar pengetahuan dan pengalaman. Demikian pula di dalam suatu organisasi, komunikasi merupakan perangkat penting karena saat ini komunikasi dapat bermanfaat untuk mewujudkan tujuan suatu organisasi. Jenis komunikasi yang biasa dilakukan atau pasti ada di setiap organisasi adalah komunikasi formal. Komunikasi yang mana memiliki jalur resmi dan melalui tahap-tahap yang sudah disepakati. Komunikasi formal sangat dibutuhkan di setiap organisasi karena komunikasi ini biasanya tertulis sehingga dapat di pertanggung jawabkan apa yang tertulis di dalamnya.
Organisasi merupakan system yang kompleks dengan sejumlah khalayaknya baik internal maupun eksternal yang saling berinteraksi dengan dan tergantung satu sama lain. Interaksi yang berlangsung akan menciptakan pertukaran gagasan, pandangan dan sikap dari masing-masing pihak. Melalui interaksi diharapkan akan dicapai persamaan makna atau pengertian bersama. Komunikasi merupakan sarana yang memungkinkan terjadinya suatu interaksi. Komunikasi juga merupakan proses untuk mendukung dan memelihara kualitas organisasi secara keseluruhan. Berlangsungnya semua aktivitas, interaksi dan saling ketergantungan antar anggota organisasi merupakan peran dari komunikasi, karena dengan berkomunikasi, pengarahuh atas perilaku individu dapat terjadi. Jadi semua kegiatan termasuk proses manajemen sangat tergantung dari komunikasi efektif, sebagaimana yang ditulis oleh Daniel Katz dan Robert Khan” komunikasi memang merupakan inti dari system social atau organisasi itu sendiri, dengan demikian penyelenggaraan system komunikasi yang efektif merupakan keharusan bagi setiap organisasi.”1 Untuk memelihara kualitas organisasi secara keseluruhan hal pertama yang harus menjadi perhatian pihak manajemen adalah komunikasi internal organisasi khususnya komunikasi formal yang ada. Komunikasi formal merupakan komunikasi yang mana memiliki jalur resmi dan melalui tahap-tahap yang sudah disepakati. Komunikasi formal sangat dibutuhkan di setiap organisasi karena komunikasi ini 1
Andre Hardjana,Audit Komunikasi Teori dan Praktek(Jakarta,Grasindo 2000)hal: 10
merupakan salah satu jenis komunikasi yang penting di dalam suatu organisasi yang berperan dalam proses kinerja organisasi tersebut. Arus komunikasi formal yang umum berlangsung dalam organisasi adalah arus komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas kebawah (downward communication) dan arus komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) serta arus komunikasi yang berlangsung antara dan diantara bagian ataupun karyawan dalam jenjang atau tingkatan yang sama atau dikenal dalam komunikasi horisontal. Misalnya dalam sebuah organisasi, untuk memutuskan suatu program kegiatan harus mendapatkan persetujuan dari seorang atasan atau pimpinan di organisasi tersebut dan dalam proses pesertujuan tersebut, harus dilakukan berbagai komunikasi formal, seperti pelaporan dan pengajuan-pengajuan baik yang bersifat tertulis maupun lisan dari bagian-bagian yang bersangkutan hingga sampai di meja seorang pimpinan yang memiliki wewenang dalam memutuskannya. Dalam penyampaian sesuatu yang diputuskan pun, seorang pimpinan juga harus melalui komunikasi formal seperti rapat khusus atau surat edaran resmi kepada seluruh staf. Hal ini dilakukan supaya seluruh staf yang terlibat bisa menerima dan menjalankan keputusan yang diambil tersebut. Pada setiap organisasi pun memiliki aktivitas yang berbeda-beda dalam menjalankan komunikasi formalnya, namun komunikasi formal yang umum dilakukan oleh setiap organisasi adalah melalui suatu surat resmi, memo ataupun
rapat/briefing. Selain itu Komunikasi ini biasanya memiliki arah dan tujuan yang jelas dan terkesan kaku karena bersifat resmi. Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR-RI) adalah lembaga tinggi negara yang merupakan suatu organisasi haluan yang dalam pelaksanaan kerjanya didukung oleh sekretariat, yang membantu secara teknis dan administratif kelancaran kegiatan Dewan, yaitu Sekretariat Jenderal (Setjen) DPR-RI. Dalam Peraturan Tata Tertib DPR-RI (pasal 198) tertulis bahwa “ Sekretariat Jenderal DPRRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3), merupakan unsur pelayanan DPR yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Tinggi Negara” dan sebagai aparatur pemerintah dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan DPR-RI2 Sekretariat Jenderal DPR dan kelembagaan DPR merupakan dua institusi yang saling tergantung, sehingga bagaimanapun citra DPR yang ada di masyarakat, setidaknya juga tergantung pada kinerja Sekretariat Jenderal DPR. Kinerja DPR dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di bidang legislasi, pengawasan dan anggaran selalu akan bermuara kepada citra DPR di mata publik, sehingga komunikasi kelembagaan sangat penting dilakukan. Komunikasi formal yang dilakukan oleh unit kerja dilingkungan Sekertariat Jenderal dalam mendukung tugas pokok dan fungsi DPR akan berpengaruh terhadap kinerja DPR.
2
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2004 tentang Organisasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
Komunikasi mempunyai peran penting di dalam mendukung jalannya tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal DPR-RI. Seperti organisasi pada umumnya Setjen DPR-RI
juga menjalankan komunikasi yang bersifat formal dan memiliki arah
komunikasi yang resmi. Komunikasi formal merupakan komunikasi internal organisasi yang berguna dalam menjaga dan memelihara kualitas dari organisasi karena komunikasi formal adalah komunikasi yang mempunyai jalur atau saluran organisasi dan berkenaan dengan urusan-urusan organisasi resmi. Seperti urusan kenaikan pangkat, gaji, perbaikan pelaksanaan kerja dan semacamnya adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan komunikasi formal.3 Salah satunya pada lingkungan Biro Persidangan yang memiliki fungsi menyelenggarakan pelayanan persidangan. Tentu komunikasi internal organisasi khususnya komunikasi formal sangat diperlukan di dalam menjalankan tugasnya karena Biro tersebut akan berhubungan dengan bagian-bagian lain yang terkait dalam penyelenggaraan sidang. Rapat dan sidang merupakan agenda sehari-hari dari para Anggota legislatif untuk memecahkan suatu masalah atau untuk membahas tuntutan rakyat. Komunikasi ini dilakukan agar tidak terdapat salah paham karena komunikasi formal yang biasa dilakukan bersifat tertulis. Sejak
terjadinya reformasi pada tahun 1997, Sekretariat Jendral Dewan
Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) telah melakukan berbagai perubahan peraturan organisasi,salah satu perubahan yang dilakukan contohnya
3
Umar Nimran,Perilaku Organisasi,(Surabaya:CV.Citra Media,2004),hal.33
perubahan dalam bagan struktur organisasi yang dibuat lebih sistematis agar aktivitas komunikasi yang berlangsung dapat berjalan dengan sebaik-baiknya dalam menjalankan tugas dan fungsi, tentunya aktivitas komunikasi formal. Komunikasi tentu mempunyai peran yang penting di Sekretariat Jenderal DPR-RI khususnya Biro Persidangan karena dalam menjalankan tugas dan fungsinya akan berhubungan dengan unit kerja lainnya. Seperti dalam menyelenggarakan suatu persidangan Biro Persidangan yang dalam struktur organisasi berada dibawah dari Deputi Bidang Persidangan dan Kerja Sama Antar Parlemen akan berkoordinasi dengan bagianbagian yang terkait didalamnya,seperti Biro Umum, Bagian Kesekretariatan Komisi, Bagian Persidangan Paripurna,Bagian Risalah, Bagian Sekretariat Panitia Khusus dll. Dengan adanya perubahan yang dilakukan tersebut, sistem komunikasi antar unit kerja yang terkait pun juga diperbaiki Biro Persidangan merupakan salah satu unit kerja yang penting didalam mendukung fungsi dan tugas dari Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, hal tersebut dikarenakan DPR sebagai lembaga legislatif dalam menjalan tugasnya sering melakukan rapat-rapat dan sidang terkait masalah tertentu, disinilah peran dari Biro persidangan dalam mendukung DPR-RI secara administratif. Biro persidangan mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan persidangan paripurna,
komisi,
menyelenggarakan
panitia tugasnya
khusus Biro
dan
pelaksanaan
Persidangan
transkripsi,
mempunyai
fungsi
untuk sebagai
penyelenggara administratif dan kegiatan pelayanan persidangan paripurna, komisi
dan panitia khusus, selain itu juga sebagai penyelenggara transkripsi.4 Dalam menjalankan tugas dan fungsinya biro persidangan tentu akan melakukan suatu aktivitas
komunikasi
yang
bersifat
formal
dengan
memberikan
berbagai
arahan,instruksi atau pun informasi dengan menggunakan media komunikasi formal yang berlaku. Aktivitas komunikasi formal yang saat ini berjalan di lingkungan Biro Persidangan DPR RI adalah kepala Biro Persidangan akan berkoordinasi dengan menggunakan surat resmi atau disposisi atau bahkan mengadakan rapat koordinasi terkait pelayanan sidang. Misalnya Kepala Biro Persidangan akan berkoordinasi dengan memberikan surat resmi kepada Biro Pemeliharaan Bangunan dan Instalasi berhubungan dengan penggunaan ruang sidang, setelah menerima permohonan dengan menggunakan surat resmi untuk penggunaan ruang sidang oleh suatu unit kerja atau Anggota komisi yang akan memerlukan ruangan. Kepala Biro Persidangan akan menerima izin dari Biro terkait ruangan mana yang akan digunakan min 3 hari sebelum persidangan atau rapat diselenggarakan. Hal ini dilakukan untuk memberikan kesempatan kepada unit kerja lain seperti Bagian Pamdal, Biro Umum, Biro Kesekretariatan Pimpinan DPR, dll untuk bersama-sama melakukan persiapan berbagai hal sebelum persidangan atau rapat dimulai. Semua unit kerja akan berkoordinasi dengan menggunakan memo khusus, disposisi atau pun surat resmi yang bersifat formal untuk memastikan pelaksanaan sidang berjalan sesuai dengan
4
Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat,Organisasi dan Tata Kerja Setjen DPRRI,Jakarta,2005.Hal.16
rencana. Berbagai materi-materi persidangan atau rapat yang diperlukan dalam persidangan atau rapat nantinya harus dipersiapkan secara matang agar rapat atau sidang tersebut mendapatkan hasil yang memuaskan. Selain itu Biro persidangan juga harus memberikan surat edaran resmi kepada para Anggota legislatif untuk memberikan informasi bahwa terdapat agenda rapat atau sidang pada waktu yang telah ditetapkan. Namun meskipun sedemikian baiknya kegiatan komunikasi yang sudah dijalankan selama ini dalam melakukan persiapan berbagai persidangan atau rapat oleh Biro Persidangan, ada kalanya persidangan dan rapat yang berjalan tidak baik dan berdampak pada mundurnya waktu atau tertundanya persidangan dari yang seharusnya diharapkan bahkan ada kalanya peserta rapat atau sidang banyak yang tidak hadir. Disamping itu hal lain seperti belum selesainya notulen atau risalah rapat sebelumnya sehingga jadwal sidang terpaksa untuk dimundurkan, bahkan tidak jarang pula persidangan harus diperpanjang hingga keesokan harinya karena materi yang dibicarakan memerlukan pendalaman-pendalaman sehingga mengganggu jadwaljadwal persidangan yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Sehubungan dengan masalah yang timbul tentu akan berdampak pada kinerja dari para Anggota Legislatif dalam menyelesaikan permasalahan yang ada dan menanggapi tuntutan rakyat yang tidak pernah berhenti terhadap pemerintah dan pada akhirnya akan mengganggu citra dari lembaga DPR-RI itu sendiri di mata masyarakat.
Khususnya untuk suatu rapat atau sidang di lingkungan DPR-RI pada periode 2009 yang merupakan akhir masa bhakti dari para anggota legislatif, Biro Persidangan harus begitu banyak melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait pelayanan penyelenggaraan sidang dari mulai mempersiapkan materi hingga persiapan jalannya suatu rapat atau sidang. Tentu peran komunikasi formal sangat dibutuhkan baik yang tertulis maupun tidak tertulis. Hal tersebut harus dilakukan Biro Persidangan karena dengan adanya komunikasi yang bersifat formal sehingga apabila terdapat hal-hal yang merupakan suatu kesalah pahaman dapat dipertanggung jawabkan. Apalagi agenda rapat dan sidang pada periode ini sangat padat akibat dari bagitu banyak masalah yang harus terselesaikan sebelum masa jabatan para Anggota legislatif berakhir. Tentu dalam menjalankan tugasnya Biro persidangan harus melakukan rapat koordinasi dengan unit kerja lain terkait dengan pelayanan sidang dan rapat yang tidak sedikit. Aktivitas komunikasi, khususnya komunikasi formal yang berlangsung tentu akan dituntut cepat dan tepat, hal ini tentu tidaklah mudah karena Biro Persidangan selain melakukan komunikasi antara atasan kepada bawahan atau sebaliknya juga harus melakukan komunikasi horizontal dan diagonal, dengan tuntutan kerja yang cepat ini mungkin saja akan terjadi “Bypassing” yang terkadang menimbulkan masalah seperti kesalah pahaman yang disebabkan karena tidak berjalan dengan baik distribusi pesan antara atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan atau dengan bagian terkait lainnya dalam menjalankan tugasnya.
Oleh sebab itu pegawai yang bekerja di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI menjadi lebih dituntut profesionalitasnya baik secara individu maupun kelompok agar dapat bekerja dengan disiplin,semangat serta menyelesaikan tugas-tugasnya dengan cepat dan tepat. Kesemuanya membutuhkan komunikasi internal organisasi yang baik dengan meningkatkan internal employee relation dalam organisasi. Employee relation merupakan kegiatan Public Relations dalam memelihara hubungan,khususnya antara karyawan dengan pihak manajemen.5 Dalam meningkatkan employee relation, seorang PR juga akan menggunakan komunikasi formal di dalam organisasi. Oleh sebab itu keterampilan berkomunikasi meliputi kemampuan dasar untuk mengirim dan menguraikan pesan secara akurat dan efektif untuk memperlancar pertemuan, untuk memahami cara terbaik dalam penyebaran informasi dalam sebuah organisasi, serta untuk memahami makna simbolis tindakan-tindakan seseorang sebagai manajer. Keterampilan berkomunikasi, penting dimiliki oleh setiap pegawai untuk mengeleminasi kegagalan. Komunikasi akan menemukan kegagalan apabila terjadi ketidaksesuaian antara pesan verbal yang disampaikan dengan pesan nonverbal yang tampak. Meskipun pembicara kadangkadang telah berusaha mengubah perilakunya untuk menciptakan suatu ekspresi tertentu pada pendengarnya, akan tetapi perilaku nonverbal secara umum ternyata sulit untuk diatur. Demikian pula dengan komunikasi tertulis mempunyai makna yang formal dalam penyampaian informasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Pesan
5
Neni Yulianita,Dasar-dasar Public Relations(Bandung,P2U LPPM Unisba 2005) hal:59
tertulis merupakan sesuatu yang nyata (tangible). Ia memberikan suatu dokumen tentang tindakan organisasi dan dapat ditinjau kembali serta dipelajari. Dari gambaran yang sudah diuraikan di atas, penulis berpendapat bahwa aktivitas komunikasi formal yang ada di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR RI dalam mendukung suatu persidangan, merupakan hal yang menarik untuk diteliti. Khususnya yang berkaitan dengan proses dan tujuan , isi pesan, media penyampaian pesan, arah komunikasi serta hambatannya. Oleh karena hal yang telah penulis kemukakan diatas maka penulis melakukan penelitian yang dilaksanakan pada tanggal 31 agustus 2009 sampai dengan 1 oktober 2009 mengenai komunikasi formal yang terjadi di Biro Persidangan sekretariat jenderal DPR RI dan memilih judul “Aktivitas Komunikasi Formal di
Lingkungan Biro Persidangan
Sekretariat Jenderal DPR RI”
1.2
Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut di atas maka rumusan masalah penelitian
adalah Bagaimana gambaran aktivitas komunikasi formal di lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI yang berkaitan dengan proses dan tujuan, isi pesan, media penyampaian pesan, arah komunikasi, dan hambatan dalam melaksanakan komunikasi formal.
1.3
Tujuan dan Kegunaan Penelitian
1.3.1
Tujuan Penelitian Untuk menganalisa dan menggambarkan komunikasi formal yang terjadi di
lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI berkaitan dengan proses dan tujuan, isi pesan, media penyampaian pesan, arah komunikasi, dan hambatan dalam melaksanakan komunikasi formal.
1.3.2
Kegunaan Penelitian Penelitian diharapkan dapat memberikan masukan bagi pimpinan Biro
Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI khususnya dan bagi organisasi lain umumnya di dalam menciptakan sebuah komunikasi formal yang baik di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
1.3.2.1 Kegunaan Akademis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan suatu kontribusi bagi kajiankajian organisasi terutama komunikasi formal dan dapat digunakan sebagai bahan acuan atau sumber data bagi mahasiswa PR dalam perkuliahan yang khususnya berkaitan dengan komunikasi formal dalam komunikai organisasi.
1.3.2.2 Kegunaan Praktis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi pimpinan Biro Persidangan Sekertariat Jenderal DPR-RI di dalam pelaksanaan fungsi komunikasi organisasi khususnya komunikasi formal yang digunakan dalam menjalankan tugas dan fungsinya dan bagi organisasi lain umumnya, di dalam menjalankan perannya memberikan dan menciptakan komunikasi yang efektif dan efisien bagi para pegawainya.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 2.1.1
Komunikasi Pengertian Komunikasi Kata atau istilah komunikasi berasal dari bahasa latin ” communicatus” yang
berarti ”berbagi” atau ”menjadi milik bersama”. Istilah komunikasi dari bahasa inggris berarti commnication, diartikan proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut. Dengan demikian, berkomunikasi adalah berusaha mengadakan kebersamaan dengan seseorang atau lebih.1 Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan masalah hubungan dengan cara saling tukar menukar pendapat antara komunikator dengan komunikannya. Komunikasi juga dapat diartikan sebagai hubungan kontak antar manusia baik secara individu maupun kelompok. Berikut ini definisi komunikasi yang dikemukakan oleh Everette M. Rogers, Rogers mengemukakan bahwa komunikasi adalah proses dimana suatu ide di alihkan
1
Stephen P robins, Management Concept and Practice,( Prentice-Hall,Inc,Englewood Cliftt,New Jersey,184)hal359
dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud mengubah tingkah laku mereka.2 2.1.2 Aktivitas Komunikasi Dalam membina hubungan antara atasan dengan bawahan dan bawahan dengan atasannya cara yang dilakukan untuk membina hubungan tersebut adalah dengan berkomunikasi. Komunikasi bukan hanya komunikasi secara lisan atau verbal tetapi dengan simbol-simbol pun merupakan berkomunikasi, sebab komunikasi ada karena agar pesan yang diinginkan komunikator dapat diterima dengan mudah dan tujuan yang diinginkan tercapai, hal tersebut akan menimbulkan pengertian antara si komunikator dengan komunikan. Bermacam-macam definisi komunikasi yang dikemukakan orang untuk memberikan batasan terhadap apa yang dimaksud dengan komunikasi, menurut Hovland, Janis dan Kelley mengatakan bahwa ” communication is the process by which an individual transmits stimuli (usually verbal) to modify the behaviour of other individuals”. Dengan kata lain komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pada definisi ini mereka menganggap komunikasi sebagai suatu proses,bukan suatu hal.3
2 3
Deddy Mulyana,Teori Komunikasi:Suatu Pengantar,Remaja Rosdakarya,Bandung:2001 hal 62 Arni Muhammad,komunikasi Organisasi,ed:1cet:3(bumi aksara2000),hal.2
Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tetapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekspresi wajah, intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur sebagau kegiatan untuk seseorang mengerti, sebagai sarana pengendalian informasi dan sistem bagi terjalinnya komunikasi antara individu-individu.4 Seperti yang dikatakan oleh Everett M. Rogers dalam bukunya Communication of Innovations, bahwa kegiatan komunikasi akan berjalan efektif apabila memenuhi kelima unsur komunikasi S-M-C-R-E yang dijabarkan sebagai berikut : a. Sumber (source), sering disebut juga pengirim (sender), penyandi (encoder), komunikator (communicator),pembicara (speaker)atau originator. Dapat merupakan
individu
atau
kelompok
masyarakat
yang
berupa
organisasi,lembaga, atau badan usaha. Sumber adalah pihak yang pertama kali meluncurkan pesan. b. Pesan (message) adalah stimulus yang disampaikan oleh sumber kepada penerima melalui saluran.
4
Muhamad Abdul Mukhyi dan imam hadi saputro,Pengantar Manajemen Umum(Gunadarma,1995)hal 156
c. Saluran atau media merupakan tempat berlakunya atau mengalirnya pesan dari sumber kepada penerima. Saluran ini yang memungkinkan bagi sumber untuk menjangkau khalayak lebih banyak. d. Penerima (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dan dapat juga yang memberikan respon. e. Akibat ( effect) komunikasi merupakan akibat dari hasil penyampaian pesan.5\ Menurut Rogers, kelima unsur dalam aktivitas komunikasi di atas mutlak adanya untuk menghasilkan komunikasi yang efektif. Sama halnya dengan Rogers, Schramm juga mengungkapkan bahwa tujuan komunikasi adalam mencapai persamaan antar sumber dengan sasaran. Antar keduanya ada persamaan kepentingan. 2.2
Tujuan Komunikasi Dalam Kehidupan kita sehari-hari apalagi kalau kita sebagai seorang pejabat
atau pimpinan maka kita sering berhubungan dengan bawahan, begitu juga sebaliknya. Dalam hal ini kita bertujuan untuk menyampaikan informasi dan mencari informasi kepada mereka, agar apa yang ingin kita sampaikan atau kita minta dapat dimengerti sehingga komunikasi yang kita laksanakan dapat tercapai. Pada umumnya komunikasi dapat mempunyai beberapa tujuan antara lain :
5
Everett M. Rogers & Floid, Communications of innovation,2nd edition (the free press,Collier, Mac Millan,New York 1971) hal 8
a. Supaya yang kita sampaikan itu dapat dimengerti. Sebagai pimpinan atau komunikator kita harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) atau bawahan dengan sebaik-baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengikuti apa yang kita maksudkan. b. Memahami orang lain Kita sebagai pimpinan harus mengetahui benar aspirasi bawahan tentang apa yang diinginkannya. c. Supaya gagasan kita dapat diterima oleh orang lain. Kita harus berusaha agar gagasan kita dapat diterima oleh orang lain dengan pendekatan yang persuasif bukan yang memaksakan kehendak. d. Menggerakan orang lain untuk melakukan sesuatu. Menggerakan sesuatu itu dapat bermacam-macam, mungkin bisa berupa kegiatan. Kegiatan yang dimaksudkan disini adalah kegiatan yang mendorong. Namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara yang baik untuk melakukannya. Jadi secara singkat dapat kita rasakan bahwa komunikasi itu bertujuan mengharapkan pengertian, dukungan,gagasan dan tindakan.
2.3
Komunikasi Organisasi Komunikasi dalam organisasi merupakan inti dari proses berlangsungnya
pertunjukan pesan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi untuk menjalankan kegiatan perusahaan. Menurut seorang pakar komunikasi organisasi bersama Rogers, mengatakan organisasi adalah sebagai suatu sistem individu yang stabil, yang bekerja bersamasama untuk mecapai tujuan bersama lewat struktur hirarki dan pembagian kerja.6 Artinya di dalam organisasi terdapat sesuatu tata cara aturan yang dibuat bersamasama oleh individu yang telah disepakati bersama dimana di dalam organisasi itu individu-individu saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dan dimana terdapat struktur hirarki serta adanya pembagian kerja yang jelas. Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi para karyawan tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi. Koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi. Kerjasama juga menjadi sesuatu yang mustahil, karena orang-orang tidak dapat mengkomunikasikan kebutuhan dan perasaan mereka kepada yang lain. Jadi, peran
6
Don F Faules & R. Wayne Pace,Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan (Bandung: Rosda,2001),hal.164
komunikasi dalam organisasi merupakan hal yang penting untuk mencapai tujuan organisasi. Setiap interaksi dalam suatu organisasi senantiasa melibatkan komunikasi. Komunikasi merupakan proses terpenting yang dilakukan individu-individu untuk saling berhubungan satu sama lain dalam setiap aktivitas organisasi. Pikiran, pendapat , perasaan dan suasana hati seseorang individu hanya dapat dipahami individu lainnya jika dikomunikasikan, baik secara verbal maupun non verbal. Menurut seorang ahli di bidang komunikasi organisasi bernama Charles Redding & George A. Sanborn, bahwa komunikasi organisasi adalah ”suatu kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi dalam konteks organisasi yang kompleks”7 jadi dapat diartikan komunikasi disini berperan dalam pembentukan dan penerjemahan informasi-informasi dalam organisasi yang kompleks. Tujuan komunikasi organisasional adalah untuk mengubah pikiran, sikap dan tingkah laku dari individu atau kelompok yang diberi pesan komunikasi agar terciptanya peningkatan kualitas dan kualitas pekerjaan. Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu kegiatan manajemen organisasi, seperti yang diungkapakan oleh Harold Koontz, Cyriil O’Donell dan Heinz Weihrich bahwa : ”komunikasi meliputi keseluruhan proses manajerial,
7
Ibid,hal.164
komunikasi mengintegrasikan fungsi-fungsi manajerial dan menghubungkan usaha dengan lingkungannya. Selanjutnya Effendy uchana menyatakan bahwa : korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi, terletak pada peninjauan yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang digunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menghambat dan lain sebagainya. Schein mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan bergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Karakteristik umum dari sebuah organisasi ada empat poin antara lain adalah : 1.
Dinamis Organisasi sebagai suatu sistem terbuka terus menerus mengalami perubahan,
karena selalu
menghadapi
tantangan
baru
dari
lingkungannya
menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah tersebut.
dan
perlu
2.
Memerlukan Informasi Semua organisasi memerlukan informasi untuk hidup. Tanpa informasi
organisasi tidak dapat jalan. Untuk mendapatkan informasi adalah dengan melalui proses komunikasi. Informasi yang dibutuhkan ini baik dari dalam organisasi sendiri maupun dari luar organiasasi. 3.
Mempunyai Tujuan Organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja sama utuk
mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu setiap organisasi harus mempunyai tujuan sendiri. Tujuan organisasi ini hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui partisipasi mereka secara individual. 4.
Terstruktur Organisasi dalam usaha mencapai tujuannya biasanya membuat aturan-aturan
atau undang-undang dan hirarki hubungan dalam organisasi. Hal ini dinamakan struktur organisasi. Struktur menjadikan organisasi membakukan prosedur kerja dan mengkhususkan tugas yang berhubungan dengan proses produksi. Dalam suatu organisasi, komunikasi seing dilakukan secara tatap muka (face to face Communication). Selain itu juga komunikasi melalui media seperti.
2.4
Komunikasi Internal Dalam suatu organisasi, komunikasi merupakan alat penting guna
menciptakan kerjasama. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu, saling mengadakan interaksi dan saling mempengaruhi sehingga organisasi itu tetap tegak. Di dalam organisasi ada dua macam komunikasi yang terjadi yaitu komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal menunjukan pertukaran informasi antara manajemen organisasi dengan publik internalnya. Publik internal adalah orang-orang yang berada di dalam atau tercakup dalam satu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staf sampai dengan karyawan terbawah. Komunikasi eksternal adalah pertukaran informasi antara manajemen dengan publik eksternal.8 Yang dimaksud dengan publik internal adalah orang-orang yang berada di dalam atau tercakup dalam suatu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staf sampai dengan karyawan terbawah. Sedangkan yang dimaksud dengan publik eksternal adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya dengan organisasi tersebut.9Kedua komunikasi ini sama pentingnya dalam menunjang kelangsungan hidup organisasi. Menurut Lawrence D Brennan komunikasi internal adalah : ”pertukaran gagasan di antara administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan
8
H. Frazier Moore, Humas Membangun Citra dengan Komunikasi, (Bandung, Remaja Rosdakarya 2004) 9 Maria Assumpta Rumanti,Dasar dasar Public Relations:Teori dan Praktek, (Jakarta,Grasindo 2002),hal 89
yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)10.telepon,surat edaran, memo atau papan pengumuman. Dalam hal penyelesaian masalah organisasi, komunikasi yaang berlangsung berupa komunikasi kelompok, meeting, diskusi pertemuan-pertemuan lainnya. Pengelolaan komunikasi dalam organisasi merupakan suatu kegiatan berencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.5
Komunikasi Formal Ada baiknya membahas mengenai jaringan komunikasi organisasi terlebih
dahulu, sebelum masuk ke dalam pengertian komunikasi formal. Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Diantara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran pesan atau komunikasi itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi.11 Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan interaksi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi.
10
Onong Uchjana Effendy,Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung,Remaja Rosdakarya 2004) hal 122 Arni muhamad, Komunikasi Organisasi,Bumi Aksara,2000,Jakarta, hal 102
Secara umum, jaringan komunikasi ini dapat dibedakan atas jaringan komunikasi formal dan jaringan komunikasi informal. Jaringan komunikasi formal salurannya ditentukan oleh struktur yang telah direncanakan yang tidak dapat dipungkiri oleh organisasi. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku organisasi, pembagian departemen maupun tanggung jawab tertentu, posisi jabatan dan distribusi pekerjaan yang ditetapkan bagi anggota organisasi yang berbeda. Sedangkan jaringan komunikasi informal salurannya tidak ditentukan atau direncanakan dan biasanya tidaklah mengikuti struktur formal organisasi. Akan tetapi timbul dari interaksi sosial yang wajar diantara anggota organisasi. Yang termasuk komunikasi informal adalah berita-berita dari mulut kemulut mengenai diri seseorang,pimpinan maupun mengenai organisasi yang biasanya bersifat rahasia. Komunikasi formal, biasanya adalah bentuk komunikasi dalam jalur organisasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksiinstruksi bentuk lisan dan tertulis sesuai dengan prosedur fungsional yang berlaku. Juga memiliki arus komunikasi atasan ke bawahan atau sebaliknya12. Komunikasi formal adalah salah satu dari penggolongan komunikasi dalam organisasi. Dasar penggolongan ini adalah gaya, tatakrama dan pola aliran informasi di dalam perusahaan. Bila pesan-pesan atau informasi dikirimkan, ditransfer dan diterima melalui pola hirarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam
12
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, konsep dan Aplikasi (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada,2005),hal.11
struktur organisasi yang biasanya disebut rantai komando, maka terjadilah komunikasi formal13. Komuniksi formal menurut Miftah adalah apa yang terjadi menurut jalur serta aturan yang sudah ditentukan.14 Dalam menggunakan komunikasi formal ini, sangat penting bagi manajemen menciptakan kondisi yang menyenangkan, termasuk didalamnya iklim sosial, yang memungkinkan terjadinya komunikasi ke atas maupun ke samping. Komunikasi kesamping yang terjadi diantara karyawan pada tingkatan yang relatif sama dalam organisasi, mempunyai peranan penting dalam mengkoordinasikan kegiatan mereka dan membantu interaksi diantara mereka dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Aliran informasi yang bebas, baik dalam komunikasi ke bawah maupun ke samping, tidak hanya tergantung pada struktur dan iklim organisasi yang memungkinkan meningkatnya efektifitas komunikasi formal, tetapi juga tergantung pada penggunaan media /saluran yang paling tepat pada tingkatan yang berbeda-beda didalam struktur organisasi. 2.5.1
Arah Aliran Informasi Di dalam komunikasi organisasi, pola organisasi harus memberikan
kemungkinan komunikasi dalam arah yang berbeda yaitu komunikasi vertikal
13
Gunawan Jiwano,Komunikasi Dalam Organisasi (Yogyakarta: Andi Offset,1985) hal.36 Miftah Thoha,Fisipol UGM, Perilaku Organisasi Konsep Dasar & Aplikasi, (Jakarta : CV Rajawali,1983)hal.70 14
(Vertical Communication), komunikasi horisontal (Horizontal Communication), komunikasi diagonal (Diagonal Communication). 2.5.1.1 Komunikasi Vertikal (Vertical Communication) Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward Communication) Dan dari bawah ke atas (upward Communication) adalah komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication)15 Jadi komunikasi vertikal adalah komunikasi yang berbentuk : 2.5.1.1.1
Upward Communication atau komunikasi kepada atasan
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah memberikan umpan balik, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembauran.16
15
Onong Uchjana Effendy,Human Relations dan Public Relations( Bandung,CV.Mandar Maju,1993)hal.18 16 Arni Muhamad,Komunikasi Organisasi (Bumi Aksara:ed.1;cet.3,2000)hal.116
Pentingnya komunikasi ke atas karena beberapa alasan : 1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. 2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka. 3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul di permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenernya. 4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. 5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah. 6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.17
17
R.Wayne Pace,op.cit.,hal.190
7. Komunikasi ke atas meliputi prestasi kerja,kemajuan pekerjaan rencanarencana
mendatang,
pemecahan
persoalan
kerja,
media
penyalur
aspirasi,saran/gagasan perbaikan,frekuensi komunikasi.18 2.5.1.1.2
Downward Communication atau komunikasi kepada bawahan
Komunikasi ke bawah menunjukan arus komunikasi mengalir dari para atasan atau para pemimpin kepada bawahannya. Menurut Lewis (1987) yang di kutip oleh Arni Muhamad (1995), komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk mengubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.19 Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Kahn,1966/): a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi d. Informasi mengenai kinerja pegawai
18 19
Ibid.hal 187 Ibid,hal.108
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas20 Komunikasi ke bawah memerlukan informasi bagaimana melakukan pekerjaan, instruksi/ perintah melakukan pekerjaan, informasi kebijakan/ aturan organisasi, kinerja pegawai, pengembangan rasa memiliki tugas, frekuensi komunikasi.21 2.5.1.2
Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication) Komunikasi horisontal adalah pertukaran pesan di antara orang dalam
kedudukan atau bagian yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah. Penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi22 sedangkan menurut Onong, komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya.23 Komunikasi horisontal berlangsung antara dua pihak yang berada dalam jenjang yang sama pada hierarki kekuasaan. Fungsi utama komunikasi horisontal dalam jaringan komunikasi formal adalah sebagai koordinasi dan integrasi beraneka ragam fungsi keorganisasian.
20
Ibid,hal.185 Ibid,hal.187 22 Ibid,hal.121 23 Onong Uchjana Effendy,op.cit.,hal124 21
Komunikasi horisontal dapat dikatakan berlangsung dalam situasi yang lebih ”aman” karena masing-masing peserta komunikasi mempunyai posisi dan kedudukan yang sama hingga secara psikologis tidak ada pemisah yang akan menimbulkan jarak. Komunikasi antar rekan sejawat ini tidak ada dalam desain organisasi, maka pengaturannya diserahkan kepada pimpinannya masing-masing. Hasil lebih jauh dari komunikasi horisontal ini adalah dapat memberikan kepuasan terhadap kebutuhan sosial. 2.5.1.3 Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication) Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antar anggota organisasi, yang satu sama lain berbeda kedudukan dan jabatan serta tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya.24 Walaupun jalur komunikasi ini jalur yang paling cepat digunakan, namun komunikasi silang ini menjadi penting pada situasi ketika para anggota organisasi tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur lain. Tidak jarang terjadinya komunikasi antara kepala bagian dengan seseorang bawahan di bagian dan seksi lain disebabkan kurang memuaskannya informasi yang diperoleh langsung dari atasan.
24
Onong Uchjana Effendy,op.cit.,hal.125
2.5.2
Isi Pesan Komunikasi Formal Dalam berkomunikasi salah satu hal yang penting adalah menyangkut isi
pesan yang disampaikan dari komunikator kepada komunikan. Isi pesan biasanya berupa informasi. Biasanya informasi merujuk kepada kata-kata dalam pesan tertulis dan bunyi dalam pesan terucap. Informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang sebut petunjuk pesan dan sering digunakan merujuk kepada nilai keuntungan dan kerugian,evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat resmi dan memo, laporan teknis dan data.25 Menurut Katz dan Kahn (1966) ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, yaitu: a) Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan; b) Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan; c) Informasi mengenai kebijakan dan praktek-praktek organisasi; d) Informasi mengenai kinerja pegawai; e) Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.26 Menurut S. Djuarsa Sendjaja, Ph.D beberapa hal yang perlu dikomunikasikan dari bawahan kepada atasan mencakup hal-hal berikut : 25
R. Wayne Pace & Don F. Faules editor Dedy Mulyana, Komunikasi Organisasi:Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan (Bandung, Remaja Rosdakarya2005),hal :184. 26 Ibid.hal 29
1. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan 2. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 3. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan 4. Penyampaian keluhan dari bawaham tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.27 Dalam komunikasi lintas posisional dan sektoral informasi atau pesan yang disampaikan dari komunikator kepada komunikan mencakup informasi atau isi pesan yang disampaikan dari atasan kepada bawahan maupun sebaliknya. 2.5.3
Hambatan Komunikasi Formal Orang yang pertama kali menganalisa komunikasi agak mendetail dengan
melengkapi cara pemecahan persoalan komunikasi adalah Henri Fayol. Konsepsi Jembatan Fayol terkenal untuk mengatasi hambatan komunikasi formal dalam suatu organisasi. Jika pejabat H akan berkomunikasi dengan pejabat I, menurut aturan formal organisasi maka H harus melewati pejabat D,C,B,A,E,F & G. Demikian pula kalau I akan memberikan balasan komunikasi diapun harus naik melalui G,F,E,A kemudian 27
S.Djuarsa Sendjaja,Teori Komunikasi,(Jakarta,Pusat Penerbitan Universitas Terbuka,2003),hal 45.
turun ke B,C,D. Ini berarti banyak meja yang harus dilewati oleh seorang yang akan berkomunikasi denga lainnya secara formal. Cara semacam ini akan menghambat dan kurang efisien. Itulah sebabnya Fayol menyarankan mendirikan jembatan penyebrangan untuk jalan pintas berkomunikasi antara pejabat H dengan pejabat I tersebut.28 Hambatan dalam proses komunikasi terjadi dalam proses pengiriman pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. Hambatan-hambatan lain yang mungkin timbul adalah sebagai berikut : a. Hambatan dalam penyandian/simbol Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit. b. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. c. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima d. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada
saat
menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
28
Miftah Thoha,Fisipol UGM,Perilaku Orgnisasi Komunikasi Dasar & Aplikasinya ed. I cet. 14 (Jakarta: CV. Rajawali,2003) hal.168
e. Hambatan dalam memberikan
balikan. Balikan yang diberikan tidak
menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.29 2.5.4
Media Komunikasi Formal Tabel 1 Media Saluran Informasi Formal
Arah Komunikasi
Saluran Media Formal
Komunikasi ke Bawah
Tertulis Buku Pedoman Terdiri dari: a. BK. Pedoman Organisasi b. BK. Pedoman Tatakerja c. BK. Pedoman Peraturan d. BK. Pedoman Riwayat Orang e. BK. Pedoman Lengkap(uraian tugas/job description,Buletin, memo/nota adm, surat dari pimpinan) Surat dari Pimpinan: Dimasukan ke dalam amplop gaji/upah Dikirim kerumah karyawan Surat penghargaan(lap tahunan dipublikasikan mekanisme penyusunan anggaran)
29
Lisan -
-
Telepon Intercom Tatap Muka seperti : a. Wawancara b. Rapat c. Ceramah d. Temu wicara Exit Intervieuw
Roger. B. Ellis Robert,J Gates and Neil kenwarthy, Interpersonal communication in Nursing Theory and Practice, Churcill Livingstone, 1995
Komunikasi ke Atas
-
-
Komunikasi Horisontal
Kotak saran Suggestion Plan Grievance Procedure (untuk mengetahui keinginan Pegawai) Mekanisme Penyusunan Anggran
-
-
Telepon Intercom Tatap Muka seperti a. Wawancara b. Rapat c. Ceramah d. Temu wicara Exit Intervieuw Kebijakan pintu terbuka
-
Memo/nota dalam
-
Telepon
-
Edaran
-
Intercom
-
Poster
-
Rapat
-
Tembusan surat
-
konfrensi
Sumber : Ig. Wursanto, Dasar-dasar Ilmu Organisasi ( Yogyakarta:Andi,2003)
2.6
Public Relations.
2.6.1
Definisi Public Relations Menurut almarhum Dr. Rex F. Harlow, ilmuwan dan tokoh Humas
pengumpul definisi yang ditulis sejak awal 1900an dan 1976, mengidentifikasi gagasan utamanya. Ia berkata bahwa ia akan berupaya untuk mengatakan apa Humas, dan bukan apa yang dilakukan Humas. Setelah menganalisa berbagai macam definisi, Ia membuat satu definisi yang mencakup aspek konseptual dan operasionalnya, yaitu Hubungan Masyarakat (Humas) merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerja sama antar organisasi dan masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem dan masalah. Membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespon pendapat umum, mendefinisi dan menekankan tanggung
jawab manajemen mengikuti dalam melayani dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awak untuk membantu mengantisipasi kecenderungan dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya. Selanjutnya, menurut asosiasi humas dunia pada tahun 1978, humas di definisikan sebagai berikut 30 : ”Public Relations practice is
the art of social science in analysisng trends,
predicting their consequences, counseling organisation leaders and implementing palnned programs of action which will serve both the organisation and public interest” Pernyataan Mexico (The Mexican Statement) pada bulan agustus 1978 bahwa: Praktek kehumasan adalah suatu seni sekaligus suatu disiplin ilmu sosial yang menganalisis
berbagai
kecenderungan,
memperkirakan
setiap
kemungkinan
konsekuensi darinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi atau kepentingan khalayaknya31. Sedangkan definisi International Public Relations Association (IPRA) menyatakan bahwa hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen (management function). Ini menunjukkan bahwa hubungan masyarakat bukan alat manajemen yang dipindahkan, ditiadakan, diadakan, melainkan fungsi yang melekat menjadi satu
30 31
Jim Macnamara : Public Relations Handbook, Australia, Information Australia, 2000. Hlm 10 Ibid
dengan manajemen. Dimana ada manajemen, disitu ada hubungan masyarakat dan ini adalah komunikasi. Menurut definisi kamus terbitan Institute of Public Relations, yakni sebuah lembaga Humas terkemuka di Inggris dan Eropa, terbitan bulan November 1987 bahwa : ” Humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. 2.6.2
Humas Pemerintahan dan BUMN Perbedaan pokok antara fungsi dan tugas Hubungan Masyarakat (Humas)
yang terdapat di instansi pemerintahan dengan non pemerintah (lembaga komersial) adalah tidak adanya unsur komersial walaupun Humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. Humas pemerintah lebih menekankan pada public services atau demi meningkatkan pelayanan umum.32 Melalui unit atau program kerja Humas tersebut, pemerintah dapat menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijaksanaan dan tindakan-tindakan tertentu serta aktivitas dalam melaksanakan tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban kepemerintahannya. Menurut John D. Millet dalam bukunya, Management in Public Service the Quest for Effective Performance, artinya Humas /PR dalam dinas instansi/lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya yaitu :
32
Rosady Rusla, SH,MM Manajemen Public Relations & Media Komunikasi(PT.Raja Grafindo Persada,2003,Jakarta),hal.323
1. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi ang terdapat dalam masyarakat (learning abaout public desires and aspiration). 2. Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menangapi apa sebaiknya dilakukan oleh instansi/lembaga pemerintah seperti yang dikehendaki oleh pihak publiknya (advising the public about what is should desire) 3. Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antara hubungan publik dengan para aparat pemerintahan (ensuring satisfactory contact between public and government official). 4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan
oleh
suatu
lembaga/instansi
pemerintahan
yang
bersangkutan (informing and about what an agency is doing).33 Menurut Dimock dan koenig (1987), pada umumnya tugas-tugas dari pihak Humas instansi atau lembaga pemerintahan, yaitu antara lain : a. Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijaksanaan serta tujuan yang akan dicapai oleh pemerintah dalam melaksanakan program kerja tersebut. b. Mampu untuk menanamkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak masyarakat dalam partisipasinya atau ikut serta pelaksanaan 33
Ibid,hal.324
program pembangunan di berbagai bidang, sosial, budaya, ekonomi, politik serta menjaga stabilitas dan keaman nasional. c. Kejujuran dalam pelayanan dan pengabdian dari aparatur pemerintah yang bersangkutan perlu dipelihara atau di pertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajiban masing-masing.34
Keberadaan unit kehumasan (Hubungan Masyarakat) di sebuah Lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang sesuatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk hubungan masyarakat ke dalam, maupun kepada masyarakat luar pada umumnya. Humas dapat merupakan suatu alat atau saluran (The PR as tools or chanels of government publication) untuk memperlancar jalannya interaksi dan penyebaran informasi mengenai publikasi pembangunan nasional melalui kerja sama dengan pihak pers, media cetak dan elektronik dan hingga menggunakan media tradisional lainnya (wayang kulit atau wayang golek dan lain sebagainya). Sebagaimana telah di jelaskan tugas pokok Humas adalah bertindak sebagai komunikator,
membantu
(back
up)
mencapai
tujuan
dan
sasaran
bagi
instansi/lembaga kepemerintahan bersangkutan,membangun hubungan baik dengan berbagai public dan hingga menciptakan citra serta opini masyarakat yang
34
Ibid,hal 325
menguntungkan. Secara garis besarnya Humas mempunyai peran ganda: yaitu fungsi keluar berupa memberikan informasi atau pesan-pesan sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan instansi/lembaga kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran, sedangkan ke dalam wajib menyerap reaksi, aspirasi atau opini khlayak tersebut diserasikan demi kepentingan instansinya atau tujuan bersama. Fungsi pokok Humas Pemerintahan Indonesia pada dasarnya, antara lain : a. Mengamankan kebijaksanaan pemerintah b. Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijaksanaan dan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat. c. Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintaah di satu pihak, dan menampung aspirasi, serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak. d. Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Jadi peran taktis dan strategi kehumasan pemerintah/BUMN tersebut, menyangkut beberapa hal:
1. Tugas secara taktis dalam jangka pendek, humas berupaya memberikan pesan-pesan dan informasi kepada masyarakat umum, dan khalayak tertentu sebagai target sasarannya. Kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, dan kemudian memotivasi,atau mempengaruhi opini masyarakat dengan usaha untuk”menyamakan persepsi”dengan
tujuan dan sasaran
instansi/lembaga yang diwakilinya. 2. Tugas strategis (jangka panjang) Humas, yakni berperan serta secara aktif dalam proses pengambil keputusan (decision making prosess),memberikan sumbang saran, gagasan dan hingga ide-ide cemerlang serta kreatif dalam menyukseskan program kerja lembaga instansi/lembaga yang bersangkutan dan hingga pelaksanaan pembangunan nasional. Terakhir bagaimana upaya untuk menciptakan citra atau opini masyarakat yang positif. Jadi pengertian peran ganda Humas instansi Pemerintahan dan lembaga BUMN (Badan Usaha Milik Pemerintah) tersebut di atas dalam upaya menunjang (supporting of PR govenment activities) pelaksanaan tugas dan fungsi aparat kehumasan lembaga bersangkutan. Dan oleh karena itu maka pejabat Humas tersebut harus memiliki kemampuan
untuk menguasai permasalahan yang
dihadapi oleh instansinya,sebagai berikut : 1. Kemampuan untuk mengamati dan menganalisis persoalan yang menyangkut kepentingan instansinya atau khalayak yang menjadi target sasaran.
2. Kemampuan melakukan hubungan komunikasi timbal balik yang kreatif, dinamis, efektif, saling mendukung bagi kedua belah pihak dan menarik perhatian terhadap audiensinya 3. Kemampuan untuk mempengaruhi dan menciptakan pendapat umum (opini publik) yang menguntungkan instansi/lembaganya. 4. Kemampuan untuk menjalin hubungan baik dan kerja sama,dan saling mempercayai dengan berbagai pihak yang terkait. Dalam rangka untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi kehumasan,ada beberapa kegiatan yang dihadapinya,secara rutin, yaitu antara lain: a. Kemampuan membangun dan membina saling pengertian antara kebijaksanaan pimpinan lembaga/instansi dengan khalayak eksternal dan internal. b. Sebagai pusat pelayanan dan pemberian informasi, baik bersumber dari instansi/lembaga maupun berasal dari pihak publiknya. c. Menyelenggarakan pendokumentasian setiap ada publikasi dan peristiwa dari suatu kegiatan atau acara penting di lingkungan instansi/lembaga. d. Mengumpulkan berbagai data dan informasi yang berasal dari berbagai sumber, khususnya yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/instansi atau mengenai pembentukan opini publiknya.
e. Kemampuan membuat produk publikasi Humas, misalnya kliping, press release, new letter, majalah PR internal, bulletin, brosur, poster dan lain sebagainya.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Tipe/Sifat Penelitian Penelitian ini bersifat deskriptif yaitu memaparkan situasi atau peristiwa,
penelitian ini tidak mencari atau menjelaskan hubungan, tidak menguji hipotesis atau membuat prediksi.1 Menurut M. Nazir metode deskriptif adalah sebagai suatu metode dalam peneliti status kelompok manusia, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuannya adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, factual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat hubungan antara fenomena yang diselidiki sebagai suatu penelitian yang berkaitan dengan pengumpulan data.2 Penelitian deskriptif ini menggunakan kualitatif. Menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh Lexy . Moleong mendefinisikan bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial, yang secara fundamental tergantung kepada pengamatan manusia dalam kawasannya sendiri dan
1
Jalalludin Rakhmat,Metode Penelitian Komunikasi,cetakan kedua belas (Bandung:Remaja Rosdakarya,2005)hal.24 2 Muhamad Nazir,Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia,1998), hal.63
berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasanya dan dalam peristilahannya.3 Penelitian deskriptif kualitatif ini ditujukan untuk : 1. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada. 2. Mengidentifikasi atau memeriksa kondisi dan praktek-praktek yang ada. 3. Membuat perbandingan atau evaluasi 4. Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang.4 Penelitian ini ditekankan untuk memberikan gambaran atau penjelasan secara objektif tentang atau kondisi sebenarnya dari subjek yang diamati dengan cara menganalisa dari data-data yang telah dikumpulkan kemudian ditarik kesimpulan. 3.2
Metode Penelitian Metode penelitian ini menggunakan metode studi kasus (Case Study).
Teknik ini merupakan salah satu metode penelitian yang lazim dipakai dalam ilmu-ilmu sosial, berguna untuk menyelidiki gejala aktual dalam konteks kehidupan nyata, dimana batas-batas antar gejala dan konteksnya tidak tergambar jelas dan menggunakan sumber fakta ganda. Menurut Robert K. Yin, studi kasus merupakan strategi dari pertanyaan penelitian yang berkenaan dengan “How” atau “Why” (Bagaimana dan 3
Kirk and Miller dalam Lexy J. Moloeng, Metodologi Penelitian Kualitatif. (Bandung: PT Remaja Rosdakarya,1990),hal.3 4 Jalalludin Rakhmad,op.cit.,hal.25
Mengapa”). Hal ini dikarenakan peneliti hanya mempunyai sedikit peluang untuk mengontrol peristiwa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bilamana fokus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata.5 Untuk penelitian ini penulis melakukan analisa terhadap pelaksanaan komunikasi formal yang menggambarkan objek yang diteliti dan melihat kesesuaian dengan teori-teori yang selama ini dipelajari oleh penulis. 3.3
Key Informan Wawancara mendalam secara langsung dengan dua orang key informan,
yaitu dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara langsung kepada Kepala Biro Persidangan sebagai key person dari penelitian. Dimana yang dipilih adalah Kepala Biro persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI yaitu Bapak Drs. Bambang Sesutio Nugroho MAP, Dra.Damayanti M.Si. Selaku Kepala Bagian Sekertariat Komisi I, karena dinilai mampu menjelaskan aktivitas-aktivitas komunikasi formal yang dilakukan dalam rangka menjalankan fungsi dan kinerja Biro Persidangan. Selain itu wawancara juga dilakukan terhadap dua informan yaitu dua Anggota Legislatif yaitu Bapak Drs.Achmad Muqowam dari FPPP dan Ir. Hafis Zamawi, MSc dari FPG karena merupakan user dari aktivitas komunikasi formal yang dilakukan oleh Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI.
5
Robert K. Yin.,Studi Kasus Desain dan Metode,(Jakarta: Raja Grafindo Persada,1997),hal.1
3.4
Definisi Konsep A. Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar
pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu dengan yang lainnya untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi bisa bersifat formal dan informal. Yang termasuk dalam komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi pada organisasi. Yang dimaksud komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasinya sendiri,tetapi lebih pada para anggotanya secara individual. B. Aktivitas Komunikasi Formal Kegiatan komunikasi yang rutin dilakukan dalam jalur organisasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tertulis sesuai dengan prosedur secara fungsional yang berlaku, juga memiliki arus komunikasi atasan ke bawahan atau sebaliknya dan ke samping.
3.5
Fokus Penelitian Tabel 2 KONSEP
Komunikasi Formal
KATEGORISASI
KETERANGAN
1. Proses dan Tujuan - Dari atasan kepada bawahan
- Dari bawahan kepada atasan
- Kepada rekan sejawat
2. Isi Pesan Komunikasi Formal
o Memberikan Informasi dan dasar pemikiran o Memberikan informasi kerja, saran dan keluhan karyawan o Koordinasi kerja, penyelesaian konflik dan informasi kerja
o Infomatif o Persuasif o Instruktif o Edukatif
3. Arus Komunikasi Formal
4. Media Komunikasi
o Komunikasi vertikal o Komunikasi Horisontal o Komunikasi diagonal o Tertulis o Tatap muka o Lisan
5. Hambatan-hambatan
o Pengiriman pesan o Media o Peraturan formal organisasi
3.6
Teknik Pengumpulan Data Penulis menggunakan pendekatan penelitian kualitatif yang umum
dilakukan, yaitu melaksanakan wawancara mendalam (indepth Interview), melakukan pengamatan dan studi literature. Ketiga teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data-data baik primer maupun sekunder. Penulis dalam penelitian ini menggunakan pengamatan tidak berperan serta (Observasi non Partisipan). Ini merupakan ciri khas dari penelitian kualitatif, biasanya peneliti melakukan penelitian tanpa menjadi pekerja pada perusahaan tersebut.6 3.6.1
Data Primer Data primer merupakan sumber data utama yang digunakan sebagai acuan
dalam sebuah penelitian. Dalam penelitian ini, data primer bersumber dari hasil wawancara antara penulis dengan orang yang diwawancara. Selain itu, data primer juga didapatkan dari hasil pengamatan langsung di dalam latar penelitian. Secara tertulis. 6
S. Nasution,Metode Research (penelitian ilmiah),bumi aksara,2007.hal: 108
Pengumpulan data dengan wawancara mendalam merupakan salah satu teknik untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cara pewawancara bertanya secara langsung kepada responden. Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.7 Lincoln and Guba menyatakan bahwa maksud mengadakan wawancara adalah untuk mengkonstruksi mengenai orang, kejadian kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi, tuntutan, kepedulian, dll. Kebulatan memproyeksi kebulatan-kebulatan sebagai yang telah diharapkan untuk dialami pada masa yang akan dating, mem-verifikasikan, mengubah dan memperluas info yang diperoleh dari orang lain, baik manusia maupun bukan manusia dan memverifikasi, mengubah dan memperluas konstruksi yang dikembangkan oleh peneliti sebagai pengecekan anggota.8 Definisi lain menjelaskan bahwa wawancara merupakan proses Tanya jawab dimana 2 orang atau lebih berhadapan secara fisik.9 Dalam penilitian ini jika berdasarkan jenis wawancara pada pembagian wawancara menurut Patton, maka penulis menggunakan jenis wawancara terbuka karena menggunakan seperangkat pertanyaan baku untuk meminimalkan variasi dan bias yang bisa saja terjadi antara responden satu dengan yang lain10 sedangkan menurut Guna dan Lincoln, jenis wawancara yang digunakan penulis adalah wawancara terbuka, karena subjek penelitian mengetahui bahwa mereka sedang diwawancarai dan apa tujuan wawancara tersebut.11
7
Ibid.,hal.186 Ibid.,hal.137 9 Kartini Kartono,Pengantar Metodologi Research Sosial (Bandung:Alumni,1980) hal.139 10 Lexy J.Moleong,op.cit.,hal.188 11 Ibid.,hal189 8
Wawancara dilakukan secara tatap muka dalam suasana formal ataupun informal, namun tetap memasukan pembicaraan yang bersifat informasi agar bisa menangkap situasi dan suasana yang berlangsung saat wawancara dilakukan. Pengamatan dilakukan untuk memperoleh informasi tentang kelakuan manusia seperti terjadi dalam kenyataan. Dengan pengamatan dapat diperoleh gambaran yang lebih jelas tentang kehidupan social, yang sukar diperoleh dengan metode lain.12 Tujuan melakukan pengamatan dalam penelitian ini karena mengacu pada pernyataan yang dikemukakan oleh Guba dan Lincoln, yaitu: 1. Teknik pengamatan didasarkan atas pengalaman secara langsung karena pengamatan langsung merupakan alat yang ampuh untuk mengetes suatu kebenaran. 2. Teknik pengamatan juga memungkinkan melihat dan mengamati sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang terjadi pada keadaan yang sebenarnya. 3. Pengamatan memungkinkan peneliti mencatat peristiwa dalam situasi yang berkaitan dengan pengetahuan proposional maupun pengetahuan yang langsung diperoleh dari data. 4. Sering terjadi ada keraguan pada peneliti oleh karena data yang didapat kemungkinan bias dikarenakan kurang dapat mengingat peristiwa/hasil wawancara, adanya jarak antara peneliti dengan yang diwawancarai, ataupun karena reaksi peneliti yang emosional pada suatu saat. Maka
12
S. Nasution, Metode Research (penelitian ilmiah),bumi aksara,2007.hal :106
teknik pengamatan merupakan jalan yang terbaik untuk mengecek kepercayaan data tersebut. 5. Teknik pengamatan memungkinkan peneliti mampu memahami situasisituasi yang rumit dan peilaku yang kompleks,dalam kasus-kasus tertentu dimana teknik komunikasi lainnya tidak mungkin dilakukan,pengamatan dapat menjadi alat yang bermanfaat.13 Dalam penelitian ini, penulis berperan dalam pengamatan sebagai “pemeran serta” karena peranan penulis sebagai pengamat diketahui oleh umum. 3.6.2
Data Sekunder Pengumpulan data sekunder ditujukan pada subjek penelitian yaitu dengan
studi dokumen yang biasa dikenal dengan studi pustaka disini penulis menggunakan istilah tinjauan literature. Tinjauan literature atau arsip yaitu bahan tertulis.14 Penulis menggunakan tinjauan literature atau dokumen seperti makalah, dokumentasi organisasi, company profile karena dalam banyak hal dokumen merupakan sumber data yang dapat dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan. Data sekunder adalah data yang didapat oleh penulis secara tidak langsung, artinya data tersebut tidak didapat langsung dari riset penulis. Data sekunder biasanya didapat lebih cepat dan lebih mudah dengan biaya relatif lebih rendah.
13 14
Lexy J. Moloeng,op.cit.,hal.174-175 Lexy J.Moloeng,op.cit.,hal217
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan tinjauan literature untuk menafsirkan hal-hal yang berkaitan dengan objek yang diteliti, yaitu Aktivitas komunikasi formal di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR-RI. 3.7
Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dimana
dalam analisa tidak perlu pembuktian hipotesa tetapi membuat gambaran dari data-data yang telah dikumpulkan dan diamati prosesnya, maka data-data yang diperoleh ini berupa kata-kata, gambaran dan bukan angka-angka. Menurut Bogdan dan Biklen seperti dikutip oleh Lexy J. Moleong data kualitatif adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain. Proses berjalannya analisis data kualitatif menurut seiddel seperti yang dikutip oleh Lexy J.Moleong adalah sebagai berikut : 1. Mencatat yang menghasilkan catatan lapangan, dengan hal itu diberi kode agar sumber datanya tetap dapat ditelusuri 2. Mengumpulkan,
memilah-milah,
mengklarifikasi,mensistesiskan,
membuat ikhtisar dan membuat indeksnya 3. Berpikir, dengan jalan membuat agar kategori data itu mempunyai makna, mencari dan menemukan pola dan hubungan-hubungan, dan membuat temuan-temuan umum.
Metode kualitatif ini memiliki keunggulan dan kelemahan. Keunggulan metode ini antara lain penulis dapat melihat individu secara pribadi maupun kedudukannya di dalam suatu organisasi. Kelemahan yang didapat penulis berupa adanya hal-hal yang tidak konsisten dalam memberikan keterangan dan juga tingkah laku, hal ini pula yang menjadi keterbatasan bagi penulis dalam melaksanakan tugasnya. Data yang diperoleh pada tahap wawancara diuraikan oleh penulis sesuai dengan metode yang dipakai pada penelitian ini. Data yang diperoleh dianalisa kembali sesuai dengan teori yang menunjang penelitian ini. Pertanyaan dan jawaban-jawaban dari setiap responden yang berbeda-beda dibandingkan satu sama lainnya, hal ini dilakukan untuk menentukan variasi jawaban yang ada. 3.8
Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data Triangulasi
adalah
teknik
pemeriksaan
keabsahan
data
yang
memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik triangulasi yang paling banyak digunakan
ialah
pemeriksaan
melalui
sumber
lainnya.
Denzin
(1978)
membedakan empat macam triangulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik dan teori. Triangulasi dengan sumber berarti membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam metode kualitatif (Patton 1987:331). Triangualasi dengan metode, menurut Patton (1987:329), terdapat dua strategi, yaitu : 1. pengecekan derajat kepercayaan penemuan hasil penelitian
beberapa teknik pengumpulan data dan 2. pengecekan derajat kepercayaan beberapa sumber data dengan metode yang sama. Triangulasi penyidik adalah dengan jalan memanfaatkan peneliti atau pengamat lainnya untuk keperluan pengecekan kembali derajat kepercayaan data. Triangulasi teori, menurut Lincoln dan Guba (1981:307), berdasarkan anggapan bahwa fakta tertentu tidak dapat diperiksa derajat berpendapat lain, yaitu bahwa hal itu dapat dilaksanakan dan hal itu dinamakan penjelasan banding (rival explanations). 15
15
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif,1996. Hal.178
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN ANALISA DATA
4.1
Gambaran Umum Sekertariat Jenderal DPR-RI
4.1.1
Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat Jenderal DPR adalah Aparatur Pemerintah yang berbentuk Badan
Kesekretariatan Lembaga Negara yang dalam melaksanakn tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan DPR. Tugas Sekretariat Jenderal adalah menyelenggarakan dukungan teknis, administrative dan keahlian kepada DPR dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya, serta menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan teknis dan administrative terhadap seluruh unsur di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR, demikian bunyi Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2005 Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Ketentuan mengenai Sekretariat Jenderal DPR juga diatur oleh Peraturan Tata Tertib DPR Nomor 08/DPR RI/I/2005-2006, dalam pasal 216 dinyatakan bahwa Sekretariat Jenderal DPR ditetapkan dengan Peraturan Presiden, sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pasal 219 Peraturan Tata Tertib DPR-RI No 08/DPR-RI/I/2005-2006, menyebutkan bahwa tugas Sekretariat Jenderal DPR antara lain adalah :
a. Memberikan bantuan teknis dan administrative dan keahlian kepada DPR b. Melaksanakan kebijaksanaan kerumahtanggaan DPR, termasuk kesejahteraan Anggota dan pegawai Sekretariat Jenderal. c. Membantu Badan Urusan Rumah Tangga (BURT) dalam mensinkronisasikan penyusunan Rancangan Anggaran DPR yang bersumber dari pengajuan masing-masing alat kelengkapan DPR, dengan ketentuan : 1. Hasil sinkronisasi penyusunan Rancangan Anggaran DPR, sebelum disampaikan kepada Pimpinan DPR terlebih dahulu disampaikan kepada BURT untuk diadakan penelitian dan penyempurnaan. 2. Dalam proses penyelesaian rancangan anggaran DPR selanjutnya, Sekretariat
Jenderal
membantu
BURT
dan
Panitia
Anggaran
memusyawarahkan penetapan plafon anggaran DPR d. Membantu Anggota, Komisi, Gabungan Komisi, Badan Legislasi menyiapkan naskah akademis dan naskah awal Rancangan Undang-Undang. e. Memberikan penjelasan dan data yang diperlukan oleh BURT. f. Melaksanakan hal lain yang ditugaskan oleh Pimpinan DPR dan g. Melaporkan secara tertulis pelaksanaan tugasnya selama tahun sidang yang lalu kepada Pimpinan DPR pada setiap permulaan tahun sidang dengan memberikan tembusan kepada Badan Musyawarah dan BURT. Sesuai dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia (Perpres) nomor 23/2005 tentang Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia, menyebutkan bahwa dalam menjalankan tugasnya, Sekretariat Jenderal DPR menyelenggarakan fungsi : a) Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di penetapan kebihaksanaan teknis pelaksanaan kegiatan Sekretariat Jeneral DPR. b) Pemberian dukungan teknis, administrative dan keahlian di bidang perundang-undangan, anggaran, dan pengawasan kepada DPR c) Pembinaan
dan
pelaksanaan
perencanaan
pengendalian,kepegawaian,keuangan,perlengkapan
dan dan
kerumahtanggaan di lingkungan DPR. 4.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Susunan/bentuk struktur organisasi sangat mempengaruhi kinerja pegawai dan merupakan factor yang penting bagi efektifitas organisasi dalam mencapai sasaran, misi, dan visi organisasi. Oleh karena itu bentuk struktur organisasi ini seringkali harus mengalami perubahan mengiringi tantangan dan tujuan organisasi yang dinamis dan cenderung menghadapi masalah ketidakpastian, terlebih dengan dimulainya era reformasi yang ditandai dengan turunnya Presiden Soeharto sebagai “Presiden era Orde Baru”. Tuntutan terhadap peran DPR terus meningkat. Hal ini terkait dengan kesiapan Sumber Daya Manusia (SDM). Struktur organisasi Sekretariat Jenderal DPR diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan sebagai berikut :
a. Peratutan Presiden Repblik Indonesia Nomor 23 Tahun 2005 tentang Sekretariat Jenderal DPR b. Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 4005/Sekjen?2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Berdasarkan peraturan-peraturan tersebut, perubahan yang terjadi dalam organisasi cukup luas, menyangkut perubahan paradigm yang semula didasarkan atas pembedaan tugas di bidang pelayanan yang mencakup teknis, administratif dan keahlian, menjadi pelayanan yang didasarkan atas tugas pokok dan fungsi DPR yang mencakup perundang-undangan, anggaran dan pengawasan. Atas dasar ini, maka Sekretariat Jenderal dan Wakil Sekretaris Jenderal memiliki tugas pokok memimpin Sekretariat Jenderal. Sekretaris Jenderal mempunyai tugas memimpin Sekretariat Jenderal DPR RI sesuai dengan tugas pokoknya, membina seluruh satuan organisasi dilingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI agar berdaya guna dan berhasil guna, menentukan kebijaksanaan kegiatan Sekretariat Jenderal DPR RI serta membina dan melaksanakan hubungan kerjasama dengan instansi/lembaga lain di luar Sekretariat Jenderal DPR. Dalam melaksankan tugasnya Sekretaris Jenderal dibantu oleh Wakil Sekretaris Jenderal dalam mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sekretariat Jenderal serta kegiatan lain yang ditugaskan Sekretaris Jenderal.
Sekretariat Jenderal DPR terdiri dari Deputi Bidang Perundang-undangan, Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan, Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen, dan Deputi Bidang Administrasi. Deputi-deputi tersebut dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dibantu oleh beberapa Biro dan Bagian, 1. Deputi Bidang Perundang-undangan dibantu oleh Biro Perancangan Undang-undang Bidang Politik,Hukum,Hak Asasi Manusia dan Kesejehteraan Rakyat; Biro Perancang Undang-undang Bidang Ekonomi,Keuangan, Industri dan Perdagangan;Biro hokum dan Pemantauan Pelaksanaan Undang-undang, 2. Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan terdiri dari Biro Analisa Anggaran dan Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; Biro Pengawasan Legislatif; Pusat Pengkajian, Pengolahan Data dan Informasi,3. Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Biro Persidangan;Biro Kesekretariatan Pimpinan; Biro Kerjasama Antar Parlemen; Biro Hubungan Masyarakat dan Pemberitaan, dan 4. Deputi Bidang Administratif terdiri dari Biro perencanaan dan Pengawasan; Biro Keanggotaan dan Kepegawaian; Biro Keuangan, Biro Pemeriksaan Bangunan dan Instalasi;Biro Umum.
4.2
Gambaran Umum Biro Persidangan Biro Persidangan di dalam struktur organisasi Sekrtariat Jenderal berada di
bawah Deputi Bidang Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen, Biro Persidangan dipimpin oleh kepala Biro Persidanngan. Jumlah pegawai yang berada dalam lingkungan Biro Persidangan terdapat 230 orang dan merupakan salah satu Biro yang memiliki jumlah pegawai terbesar. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Biro Persidangan dibantu oleh Bagian Persidangan Peripurna; Bagian Sekretariat Komisi-Komisi;Bagian Set.Panitia Khusus dan Bagian Risalah. Dalam memimpin organisasi yang memiliki tugas dan fungsi yang penting, maka di
dalam pelaksanaannya Kepala Biro Persidangan dibantu oleh Kepala
Bagian-Kepala Bagian dan oleh Kasubag, adapun subbag-subbag tersebut sebagai berikut Subbag Rapat,Subbag Transkrip, Subbag Tata Usaha dan Subbag Distribusi. Biro Persidangan menurut pasal 90 peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI, memiliki fungsi sebagai penyelenggara administrasi dan kegiatan pelayanan persidangan paripurna, komisi dan panitia khusus, sebagai penyelengara kegiatan transkripsi. Yang dimaksud dengan penyelenggaraan persidangan DPR-RI dalam prosedur kerja adalah rangkaian kegiatan yang dimulai dari ditetapkannya acara sidang-sidang DPR-RI oleh Badan Musyawarah (Bamus) sampai dengan disusunnya laporan singkat/catatan rapat/risalah.
4.2.1
Bagian-bagian Pendukung di lingkungan Biro Persidangan Berikut ini penjelasan mengenai fungsi dan tanggung jawab dari masing-
masing bagian yang berada di lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI. 1.
Bagian Persidangan Paripurna Fungsi dan tugas pokok dari Bagian Persidangan paripurna adalah: a. Bertugas melakukan pelayanan persidangan paripurna b. Melakukan pelayanan administrasi persidangan paripurna
2.
Bagian Kesekretariatan Komisi Bagian Kesekretariatan komisi terdiri dari komisi I sampai dengan XI yang memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut : a. Melakukan Pelayanan rapat komisi. b. Melakukan pelayanan administrasi komisi.
3.
Bagian Sekretariat Panitia Khusus Tugas Bagian Sekretariat Panitia Khusus adalah: a. Melakukan pelayanan rapat Panitia Khusus b. Melakukan pelayanan administrasi Panitia Khusus
4.
Bagian Risalah Tugas dan fungsi Bagian Risalah adalah : a. Melakukan transkripsi rapat-rapat DPR-RI b. Melakukan pendistribusian hasil transkrip kepada seluruh anggota dan pihak-pihak terkait.
4.2.2
Struktur Organisasi Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI Gambar 1 STRUKTUR ORGANISASI BIRO PERSIDANGAN DPR RI
BIRO PERSIDANGAN
BAGIAN
BAGIAN
BAGIAN RISALAH
PERSIDANGAN
BAGIAN
SET.PANITIA
PARIPURNA
SEKRETARIAT
KHUSUS
KOMISI SUBBAG
SUBBAG SUBBAG
RAPAT
RAPAT
SUBBAG TRANSKRIP
RAPAT
SUBBAG SUBBAG
SUBBAG
SUBBAG
TATA USAHA
TATA USAHA
DISTRIBUSI
TATA USAHA
Sumber: Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPR-RI
4.2.3
Data Pegawai Unit Biro Persidangan Sekrtariat Jenderal Berdasar Golongan Untuk Mengisi struktur tersebut sekaligus melaksanakan tugas dan fungsinya,
Biro Persidangan memiliki sejumlah pegawai dengan kualifikasi yang bisa digambarkan dalam table dibawah ini : Tabel 3 DATA PEGAWAI UNIT BIRO PERSIDANGAN SEKRETARIAT JENDERAL DPR-RI MENURUT GOLONGAN/RUANG dan STATUS, JUNI 2009
Sumber: Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI setelah diolah
Dilihat dari golongan dan ruangnya, Pegawai di lingkungan Biro Persidangan paling banyak yang memiliki golongan III dan merupakan kasubag dari masingmasing bagiannya. Golongan II adalah staff dari masing-masing bagian dan paling banyak berada di Bagian Risalah. Untuk golongan IV merupakan kepala Biro dan
Kepala Bagian-Kepala Bagian yang terdapat di lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI. 4.3
Hasil Penelitian
Keberhasilan komunikasi dalam suatu unit kerja harus didukung dengan partisipasi aktif dari pegawainya, sehingga sistim komunikasi yang effektif dapat direncanakan dengan baik oleh unit kerja tersebut. Jumlah pegawai yang cukup besar dalam suatu unit kerja harus dapat diantisipasi oleh unit kerja itu sendiri demi terciptanya komunikasi yang efektif. Dalam melakukan penelitian mengenai komunikasi formal ini penulis melakukan penelitian pada Lingkungan Biro Persidangan Sekertariat Jenderal DPRRI. Dan untuk mendukung teori mengenai teori komunikasi formal, penulis melakukan wawancara mengenai aktivitas komunikasi formal pada organisasi atau unit kerja yang menjadi objek penelitian. Bentuk pelaksanaan komunikasi yang telah dan sedang berlangsung di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI adalah 1.
Proses dan Tujuan dilakukannya Komunikasi Formal Pada setiap organisasi, sistem komunikasi terbagi dalam dua bagian yaitu
komunikasi formal dan komunikasi informal. Dilakukannya komunikasi formal tentu memiliki ada proses atau ketentuan yang harus dilakukan. Hal serupa juga dilakukan
di Lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI, berdasarkan wawancara sebagai berikut : ”Komunikasi formal yang berlangsung di sini sesuai prosedur yang ada, maksudnya dalam pelaksanaan kerja akan berjalan sesuai hirarki yang ada. Jadi segala keputusan atau proses komunikasi yang ada dimulai dari pimpinan tertinggi (Sekjen) kemudian kepada Deputi, Biro,baru kepada kepala bagian yang ada dan begitu pun sebaliknya. 1 Proses komunikasi formal yang terjadi di Lingkungan Biro Persidangan berjalan sesuai dengan jaringan struktur organisasi yang ada, yaitu jaringan rantai yang merupakan suatu pola komunikasi yang ada pada birokrasi yang terdapat suatu rantai formal komando, sehingga segala keputusan dan pengendalian dipegang oleh pimpinan tertinggi sesuai dengan struktur organisasi yang ada. ”komunikasi formal yang di laksanakan dari atasan langsung biasanya mengenai Kegiatan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang harus di laksanakan biro persidangan”2 Komunikasi yang dilaksanakan langsung dari atasan biasanya berhubungan dengan tugas-tugas yang terkait dengan fungsi Biro Persidangan seperti Deputi Persidangan menugaskan kepada Kepala Biro persidangan untuk melakukan pemantauan kerja yang dilakukan oleh bagian Sekretariat Komisi.3
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti, tanggal 14 september 2009 2
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N,tanggal 14 september 2009
3
Hasil observasi tanggal 4 september 2009
“Intensitas menjelang akhir masa bhakti biasanya menjadi semakin padat”4 Dari pernyataan dari Kepala Biro Persidangan Proses komunikasi formal yang dilakukan Biro Persidangan pada tahun 2008-2009 menjadi semakin padat karena berkaitan dengan masa bhakti anggota legislatif yang akan segera berakhir sehingga banyak rapat-rapat dan sidang yang dilakukan guna membahas issue tertentu atau mempersiapkan acara perpisahan untuk anggota lama dan pelantikan anggota baru.5 Tujuannya dilaksanakan komunikasi formal adalah agar setiap unit kerja terkait menjadi jelas bagaimana prosedur kerja yang akan dan harus dilakukan, atau dapat dibaca secara tertulis pengarahan-pengaran kerja dan dapat dijadikan suatu bukti otentik bila suatu saat muncul suatu masalah.6 Dari wawancara yang dilakukan oleh Kepala bagian Sekretariat Komisi I Sekjen DPR-RI diketahui
bahwa
tujuan
dilakukannya
komunikasi
formal
adalah
memperjelas suatu prosedur kerja karena bersifat informatif dan instruktif yang kemudian dapat dipertanggung jawabkan. “ Ya, bertujuan agar tertib administrasi kemudian sistem filingnya bagus karena akan tercatat dan agar mudah terlacak jika terjadi kesalahan prosedur”7 Dari wawancara oleh Kepala Biro Persidangan Sekjen DPR-RI diketahui bahwa tujuan dilakukannya komunikasi formal disamping komunikasi informal yang ada adalah karena komunikasi lebih bersifat tertulis sehingga secara administratif menjadi
4
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N,tanggal 14 September 2009
5
Hasil observasi, tanggal 4 september 2009
6
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti,tanggal 14 september 2009
7
Hasil Wawancara dengan Bapak Bambang Suseio N,tanggal 14 september 2009
tertib, tercatat sehingga mudah terlacak apabila terjadi kesalahan prosedur, biasanya ada satu buku catatan yang berfungsi untuk mencatat surat yang masuk dan keluar.8 2.
Isi Pesan Komunikasi Formal Di dalam setiap komunikasi tentu terdapat suatu isi pesan, begitu pun dalam
komunikasi formal tentu terdapat isi pesan dan biasanya akan bersifat formal, berisi mengenai tugas-tugas dan informasi mengenai suatu pekerjaan dan terbagi atas komunikasi vertikal, horisontal dan diagonal. Hal tersebut dapat dilihat dari petikan dengan sumber berikut ini mengenai isi pesan dari komunikasi vertikal sebagai berikut ; “Pesan yang disampaikan biasanya yang terkait dengan tugas dan kinerja saja. Seperti penetapan pelaksanaan rapat atau sidang, segala sesuatu yang dibutuhkan dalam rapat atau sidang”9 Dari pernyataan Kepala Bagian Sekretariat Komisi I bahwa isi pesan yang dikomunikasikan hanya berkaitan dengan tugas dan kinerja dan isinya berkaitan dengan pemberitahuan jadwal sidang atau rapat dan apa-apa saja yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya.10
8
Hasil Observasi, tanggal 4 september 2009
9
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti,tanggal 14 september 2009
10
Hasil observasi,tanggal 8september 2009
Meminta Pertanggung jawabandalam pekerjaan, membahas masalah karyawan yang bermasalah, Memerintahkan Setiap kepala bagian untuk saling berkoordinasi, Memberi petunjuk mengatasi suatu masalah, Memberikan Informasi mengenai peraturan yang berlaku dan Sangsinya,Memberi Penjelasan kepada staf mengenai rencana kerja dan kegiatan, Memberi peringatan kepada staf yang mempunyai hasil kurang baik.11 Dari pernyataaan Kepala Biro Persidangan diatas, dapat diketahui bahwa isi pesan dari komunikasi formal yang berlangsung di Biro Persidangan Sekjen DPR-RI bersifat informatif, adukatif dan instruktif. Seperti ketika di dalam suatu rapat koordinasi seluruh pimpinan unit kerja di lingkungan Biro Persidangan, Deputi Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen menginformasikan bahwa akan ada Pansus untuk membahas masalah tertentu pada hari dan tanggal dan waktu yang telah ditentukan, diharapkan bagian yang bertanggung jawab terhadap jalannya pansus melakukan koordinasi.12 Adapun dapat digambarkan pola komunikasi vertikal yang dilakukan di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI adalah sebagai berikut : Tabel 4 Gambaran Pola Komunikasi vertikal Pada Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI Komunikator
Komunikan
Ka. Biro
Ka.Bagian
Isi Pesan
a.Meminta Pertanggung jawabandalam
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N, Tanggal 14 September 2009 Hasil Observasi tanggal 8 september 2009
Media
Telpon, surat,
Persidangan
Sekretariat Komisi
pekerjaan b. membahas masalah karyawan yang bermasalah
memo, disposisi
c. Memerintahkan Setiap kepala bagian untuk saling berkoordinasi d. Memberi petunjuk mengatasi suatu masalah
a. Memberikan Informasi mengenai peraturan yang berlaku dan Sangsinya Staff
b. Memberi Penjelasan kepada staf mengenai rencana kerja dan kegiatan
Tatap muka, telpon, surat, memo
c. Memberi peringatan kepada staf yang mempunyai hasil kurang baik
Ka.Bagian
Ka Biro Persidangan
a. Memberi laporan mengenai hasil kerja masing-masing bagian baik keberhasilan,kegagalan maupun kinerja yang sedang dilaksanakan ataupun belum
Ka. Biro Persidangan
a. Memberikan laporan hasil kerja
Staff
b. Meminta izin untuk tidak masuk kerja c. Memberi laporan mengenai hambatan dalam melaksanakan pekerjaan
Sumber: Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI setelah diolah
Telpon, tatap muka, surat,memo
Seperti isi pesan pada komunikasi vertikal, isi pesan pada komunikasi horisontal juga terkait pada pekerjaan namun lebih berisi mengenai koordinasi kerja dan saling memberikan informasi terkait issu yang berkembang. Seperti pada petikan wawancara berikut ini : ”pada dasarnya isi pesannya sama saja mengenai pekerjaan, namun dalam komunikasi ini biasanya berisi mengenai koordinasi kerja dan saling menginformasikan issue pekerjaan yang berkembang” Adapun dapat digambarkan pola komunikasi horisontal yang dilakukan di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI : Tabel 5 Gambaran Pola Komunikasi Horisontal Pada Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI Komunikator
Komunikan
Isi Pesan
Ka. Biro Persidangan
Ka. Biro Hubungan Masyarakat dan Pemberitaan
a. Melakukan Koordinasi Pekerjaan, rencana kerja atau evaluasi kerja b. Memberikan mengenai masalah yang timbul dalam pekerjaan
Media
Telpon, surat,rapat koordinasi
Sumber: Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI setelah diolah
” Isi Pesan dalam komunikasi formal terkesan kaku karena sudah di terformat demikian”13 Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa isi pesan dari komunikasi formal yang menggunakan media surat atau disposisi terkesan kaku karena sudah sesuai dengan format yang ada seperti dalam disposisi sudah tertuliskan ”dari-kepada dan permasalahan”.14 3.
Arah Komunikasi Formal a. Komunikasi Kebawah ( Downard Communication) : Di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI, saluran ini
digunakan oleh atasan kepada bawahannya yang bertujuan untuk memberikan dan petunjuk ataupun pengarahan, kebijakan dan motivasi untuk mencegah kemungkinan munculnya pertentangan. Hal tersebut disampaikan oleh nara sumber sebagai berikut : “ Sebagai atasan, di dalam menyampaikan instruksi sudah berusaha sejelas mungkin agar mudah dipahami, selain itu juga memberikan kesempatan kepada staf yang kurang memahami instruksi tersebut untuk bertanya”15 Penyampaian instruksi dengan baik merupakan suatu hal yang penting dalam suatu komunikasi. Karena akan berpengaruh terhadap hasil dari pekerjaan yang 13
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti,tanggal 14 september 2009
14
Hasil Observasi,tanggal 8 september 2009
15
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N,tanggal 14 september 2009
dilakukan. Biasanya setiap tugas dan pekerjaan akan dianalisa terlebih dahulu sebelum di serahkan kepada bawahan.16 Dapat dilihat bahwa di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI, instruksi telah dilakukan dengan baik, karena atasan memberikan kesempatan bagi bawahannya untuk menanyakan langsung kepada atasan jika ada hal yang tidak dimengerti atau jelas.17 Sesuai dengan wawancara yang dilakukan sebagai berikut : “ya, saya sering menanyakan maksud dari instruksi atasan apabila memang saya kurang paham atau jelas karena dalam melakukan pekerjaan kita harus memiliki satu pemahaman agar tujuan yang dimaksud dapat tercapai. 18 Untuk menjaga agar pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan instruksi yang telah dijelaskan, maka tidak segan-segan pula atasan memberikan teguran kepada bawahan. Baik itu terhadap setiap pekerjaan yang menyimpang dari yang sudah ditentukan maupun peraturan yang sudah ditetapkan. Seperti yang dinyatakan oleh nara sumber berikut: “Ya, saya akan menegur jika memang ada salah satu bawahan saya yang tidak menjalankan pekerjaan sesuai yang saya instruksikan, mereka sudah saya beri kesempatan untuk bertanya namun kenapa jika tidak paham tidak ditanyakan kepada saya.”19
16
Hasil observasi,tanggal 11 september 2009
17
Hasil observasi,tanggal 11 september 2009
18
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti,tanggal 14 september 2009
19
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N, tanggal 14 september 2009
Biasanya atasan tidak langsung memberikan teguran, namun menunggu atau mengamati selama 1-2 hari baru akan dilakukan pemanggilan kepada bawahan yang bersangkutan, teguran juga dengan diajak berbicara secara personal dan baik-baik.20 b. Komunikasi Ke atas Pada Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI, saluran ini digunakan oleh bawahan yang ditujukan kepada atasannya, dengan maksud untuk menyalurkan aspirasi, mengajukan pertanyaan, saran gagasan agar dapat dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Seperti yang dinyatakan nara sumber berikut : “Seluruh bawahan dapat menyampaikan saran,kritik dan masukan yang disampaikan saya selalu menerima apapun resikonya sehingga itu menjadi masukan dan pertimbangan sebelum memutuskan sesuatu”21 “Atasan selalu menanggapi dengan baik apabila bawahan memberikan saran atau usulan dan apabila usulan atau saran tersebut kiranya masuk akal dan dapat diterima maka usulan tersebut dapat diterapkan”22 Dari kutipan wawancara tersebut ,dapat dilihat bahwa dengan adanya komunikasi yang berjalan dengan baik di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI, maka informasi ataupun segala pertanyaan yang ingin disampaikan oleh bawahan dapat disampaikan langsung kepada atasan mereka, dan mereka juga dapat memberikan gagasan,saran dan ide kepada atasan mereka. Bawahan dapat memberikan usulan mengenai program perencanaan pelaksanaan sidang agar berjalan sesuai dengan yang diharapkan.23
20
Hasil observasi tanggal 11 september 2009
21
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N,tanggal 14 september 2009
22
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti, tanggal 14 september 2009
23
Hasil observasi,tanggal 15 september 2009
“saya dapat berkomunikasi dengan atasan saya pada dasarnya tidak ada rasa segan, karena sering kali komunikasi dilakukan secara dua arah dan bersifat terbuka”24 Dari kutipan wawancara dengan nara sumber tersebut, agar terciptanya komunikasi yang baik antara atasan kepada bawahan dan sebaliknya di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI. Maka atasan dalam hal ini berusaha menciptakan pengawasan yang tidak kaku, ramah dan bersahabat sehingga tidak menimbulkan rasa takut dan tertekan pada diri bawahan. Biasanya atasan mendatangi bawahan dan mengajaknya berbincang atau melalui telpon dan topik yang dibicarakan masih terkait dengan pekerjaan.25 c. Komunikasi Horisontal Komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan diantara pegawai atau dengan rekan kerja yang tingkat otoritasnya sama. Biasanya komunikasi ini bertujuan untuk mengadakan koordinasi pekerjaan. Hal tersebut berguna dalam membahas pekerjaan atau tugas yang sedang dikerjakan atau saling bertukar informasi diantara mereka. Hal tersebut dapat dilihat dari petikan wawancara dengan nara sumber berikut ini : ” ya kalau komunikasi dengan rekan yang berada dalam line yang sama biasanya untuk melakukan koordinasi pekerjaan, seperti membahas rencana kerja atau evaluasi pekerjaan selain itu juga dapat saling bertukar informasi mengenai masalah yang timbul”26 24
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti,tanggal 14 september 2009
25
Hasil Observasi tanggal 15 september 2009
26
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N,tanggal 14 september 2009
Hal yang sama juga dikemukakan oleh nara sumber lainnya berikut ini : ”Biasanya saya melakukan koordinasi jika dengan rekan sejawat, waktunya bisa ketika rapat koordinasi atau melalui telpon atau bahkan ketika sedang makan siang jika memungkinkan dan membahas pekerjaan yang dalam lingkup yang sama”27 Dari kutipan wawancara dengan nara sumber yang lainnya dapat diketahui bahwa komunikasi yang dilaksanakan hanya untuk melakukan koordinasi, hal tersebut dapat dilakukan di jam kerja atau pun ketika istrahat makan siang jika memang waktunya memungkinkan.28 d. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal atau silang adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian. Biasanya komunikasi ini dilakukan guna mendapatkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh pihak lain. Hal tersebut dapat dilihat dari kutipan wawancara dengan nara sumber berikut : ” Biasanya anggota menanyakan mengenai jadwal rapat dan informasi terkait dengan masalah atau rancangan UU”29 Biro Persidangan biasanya akan berkoordinasi dengan Biro Pemeliharaan Bangunan dan Instalasi untuk meminta mempersiapkan ruangan untuk sidang atau rapat, hal tersebut dapat dilihat dari kutipan wawancara dibawah ini:
27
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti, tanggal 14 september 2009
28
Hasil observasi tanggal 16 september 2009
29
Hasil Wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N,tanggal 14 september 2009
Ya pastilah saya harus melakukan komunikasi lintas sektoral, karena dalam mempersiapkan jalannya rapat saya harus berkoordinasi dengan unit kerja lainnya, seperti untuk mempersiapkan ruangan untuk sidang atau rapat, saya akan berkomunikasi dengan bagian terkait.30 Dari kutipan wawancara dengan key informan di bawah dapat diketahui bahwa komunikasi dengan bagian berbeda berlangsung tergantung dari kebutuhan informasi dan acara apa yang akan dihadapi dalam suatu sidang atau rapat. Komunikasi dengan bagian lain sektor dibutuhkan tergantung acara dan kebutuhan data yg diperlukan dalam suatu sidang,misalnya Biro Persidangan akan berkomunikasi dengan Biro Perancangan UU jika memang membutuhkan informasi data mengenai perundang-undangan yang dibutuhkan dalam suatu sidang yang dilakukan oleh anggota legislatif Komunikasi yang dilakukan Kepala Biro Persidangan dengan Anggota legislatif biasanya hanya seputar menanyakan jadwal sidang atau rapat, masalah yang berkembang mengenai rancangan UU, biasanya dikomunikasikan melalui telpon.31 ”karena jika menggunakan komunikasi tertulis akan panjang prosesnya karena terbentur dengan masalah prosedur birokrasi tadi, jadi cukup menggunakan telpon saja”32 Dari kutipan diatas dapat dilihat karena adanya prosedur penyampaian pesan yang harus melalui hirarki pesan yang panjang membuat komunikasi cukup dengan
Hasil Wawancara dengan Bapak Susetio N, tanggal 14 september 2009 31
Hasil observasi tanggal 17 september 2009
32
Hasil wawancara dengan Bapak achmad muqowam,tanggal 25 september 2009
menggunakan media telpon, karena dinilai lebih cepat dan informasi yang dibutuhkan dapat dengan cepat didapatkan.33 4.
Media Komunikasi Formal Dalam melaksanakan koordinasi dan kerja sama baik antar atasan dengan
bawahan, antar
bagian yang satu dengan yang lainnya, digunakan metode
komunikasi lisan dan tertulis. Baik metode lisan maupun tertulis menggunakan berbagai macam media. Media tersebut berfungsi sebagai perantara dan penyampai pesan yang memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi tersebut. Dari hasil wawancara dari nara sumber, di dapat pernyataan mengenai media komunikasi sebagai berikut : ”Di Lingkungan Biro Persidangan media komunikasi formal yang digunakan seperti : a. Surat Biasanya digunakan untuk menginformasikan suatu pesan yang bersifat formal Biasanya dalam komunikasi formal di Lingkungan Biro Persidangan media surat digunakan untuk memberikan informasi mengenai suatu undangan kepada Anggota legislatif atau bagian lain dalam kaitannya dengan jadwal sidang. Surat
33
Hasil observasi tanggal 17 september 2009
juga dapat digunakan sebagai permohonan-permohonan, seperti permohonan penggunaan ruang sidang kepada bagian terkait.34 b. Rapat Rapat di Lingkungan Biro persidangan biasanya hanya rapat koordinasi kerja saja, yaitu rapat yang berisikan pembahasan suatu topik. Rapat ini bisa dilakukan oleh biro persidangan dengan bagian-bagian terkait dengan pelaksanaan dan pelayanan sidang atau dapat dilakukan sekjen dengan lingkungan sekretariat sendiri atau instansi lain. Pelaksanaan rapat biasanya untuk mengkoordianasikan seuatu kerja seperti untuk acara pelantikan anggota legislatif ,presiden atau sidang paripurna. Ketika melakukan rapat biasanya dibuat risalah yang tujuannya untuk arsip jika suatu saat ada hal-hal yang telah dibahas dalam rapat namun belum terselesaikan.Risalah disimpan di bagian Risalah.35 c. Memo Biasanya digunakan hanya untuk memberi informasi pendek Memo sering digunakan pimpinan untuk memberikan informasi singkat seperti apabila terdapat informasi pelaksanaan atau tawaran diklat, maka pimpinan dapat menggunakan memo saja yang di berikan kepada bagian lainnya.36 d.
Disposisi Merupakan semacam surat resmi, atau istilahnya surat prosedur kerja karena prosedur kerjanya tercatat dari posisi tertinggi sampai terendah.
34
Hasil observasi tanggal 23 september 2009
35
Hasil observasi tanggal 23 september 2009
36
Hasil observasi tanggal 23 september 2009
Di dalam disposisi tertera segala perintah yang disampaikan dari otoritas tertinggi yang dilanjutkan keotoritas terendah. Misalnya jika presiden ingin melakukan kunjungan ke DPR-RI maka Presiden akan mendisposisi Ketua DPR yang kemudian akan dilanjutkan Ke Sekjen DPR-RI dan akan dilanjutkan ke Biro Persidangan atau Biro-biro terkait lainnya hingga ke kepala bagian.37 e. Telefon Untuk melakukan komunikasi jarak jauh dalam dan luar perusahaan.38 Telepon sering digunakan oleh pimpinan untuk memberikan instruksi-instruksi yang harus digunakan oleh bawahannya, misalnya instruksi dari kepala Biro Persidangan kepada kepala Bagian Risalah untuk menyiapkan risalah rapat yang telah dilakukan namun akan kembali dibahas atau mencatat risalah dari rapat yang akan dilaksanakan. Telepon juga dapat dilakukan untuk menanyakan informasi-informasi yang harus segera diketahui, misalnya jika kepala Biro Persidangan ingin memberikan informasi mengenai jadwal sidang atau rapat kepada Anggota Legislatif atau sebaliknya. Selain itu telefon juga dapat digunakan untuk melakukan persuasi jarak jauh ( tanpa tatap muka ). Jadi kepala Biro
persidangan
menggunakan
media
telepon
untuk
mempengaruhi
bawahannya untuk melakukan sesuatu. Sebagai contoh ketika kepala Biro Persidangan berada diluar negeri dan kepala Biro Persidangan menelepon untuk
37
Hasil Observasi 23 september 2009
38
Hasil Wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N,tanggal 14 september 2009
meminta staf atau kepala bagian terkait untuk menyerahkan bahan rapat atau rancangan UU ke bagian yang bersangkutan.39 5.
Hambatan Komunikasi Formal Meskipun proses komunikasi sudah dirancang secara matang dan sudah
diterapkan dengan sebaik-baiknya, Namun di dalam pelaksanaannya masih terdapat hambatan atau kekurangan-kekurangan yang dapat timbal akibat persoalan teknis atau pun kesalahan manusia. Seperti yang disampaikan oleh nara sumber berikut ini : ”ya pasti kendala itu pasti ada dalam setiap pekerjaan, apalagi masalah komunikasi, tidak mungkin proses komunikasi selamanya akan berjalan seperti yang seharusnya”40 Manusia merupakan salah satu bagian dalam melakukan suatu komunikasi, namun selain secara teknis, hambatan dapat juga datang dari manusia tersebut yang biasa disebut Human Error. Hal tersebut dikemukakan oleh nara sumber berikut : “Biasanya pada setiap unit kerja atau bagian terdapat orang yang bertugas mengantarkan surat,disposisi dan sebagainya. Namun terkadang karena suatu kesibukan yang lain surat atau disposisi tersebut terlambat disampaikan, atau tidak ada tanda terima penyerahan surat atau disposisi sehingga belum tercatat dan mungkin terselip.41 Komunikasi formal yang dilakukan di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI biasanya atau paling banyak dilakukan secara tertulis, oleh sebab itu untuk
39
Hasil Observasi 23 september 2009
40
Hasil wawancara dengan Bapak BambangSusetio N,tanggal 14 september 2009
41
Hasil wawancara dengan Bapak Bambang Susetio N, Tanggal 14 september 2009
memperkecil miss communication yang terjadi biasanya disetiap bagian terdapat semacam sebuah buku, yaitu buku yang isinya menjelaskan surat masuk dan keluar.42 Seperti yang dikemukakan oleh nara sumber sebagai berikut : “Kami akan mencatat surat yang masuk dan keluar, selain itu juga biasanya bisa melalui telpon, kita akan menelpon pimpinan bagian yang akan dituju menginformasikan bahwa Biro Persidangan akan memberikan surat kepada bagian yang dituju”43 Dari kutipan wawancara diatas dapat diketahui juga bahwa selain mencatat surat yang masuk dan keluar, biasanya dilakukan pengecekan juga melalui media telepon. Masalah dalam berkomunikasi dapat timbul dari beberapa aspek salah satunya teknis, seperti dalam pelaksanaannya terbentur pada masalah peraturan organisasi atau harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Seperti kutipan wawancara dengan nara sumber berikut ini : ” Ya masalah birokrasi saja, kita sabagai Anggota dewan dalam pelaksanaan Komunikasi formal khusunya harus melalui jenjang yang resmi dan terstruktur dalam pelaksanaan komunikasinya”44 Dari kutipan wawancara di atas bahwa masalah birokrasi atau komunikasi formal harus berjalan sesuai dengan hirarki yang resmi menyebabkan terkadang penyampaian pesan menjadi memakan waktu. Untuk mengatasi itu biasanya
42
Hasil observasi tanggal 28 september 2009
43
Hasil wawancara dengan Ibu Damayanti,tanggal 14 september 2009
44
Hasil wawancara dengan Bapak Hafiz Zamawi,Tanggal 25 september 2009
penyampaian pesan yang membutuhkan waktu yang singkat menggunakan media telepon. Adapun dapat digambarkan pola komunikasi formal beserta hambatannya di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI Tabel 6 Gambaran Pola Komunikasi Formal Pada Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI
Arah Komunikasi
Komunikator
Komunikan Isi Pesan
Ka.Biro Komunikasi Persidangan Vertikal
Ka. Bagian
a.Meminta Pertanggung jawaban dalam pekerjaan b. membahas masalah karyawan yang bermasalah
Media Komunik asi
Telpon, surat, memo, disposisi
Hambatan
Distribusi Pengiriman Pesan
c.Memerintahkan Setiap kepala bagian untuk saling berkoordinasi d. Memberi petunjuk mengatasi suatu masalah
Ka.Bagian Ka. Biro Persidangan
aMemberi laporan mengenai hasil kerja masingmasing bagian baik keberhasilan,kegaga lan maupun kinerja
Telpon, tatap muka,
Distribusi Pengiriman
yang sedang dilaksanakan ataupun belum
Komunikasi Horisontal
Ka.Biro Persidangan Ka.Biro Humas dan Pemberitaan
Komunikasi Diagonal
Ka. Biro Persidangan Anggota Legislatif
surat,memo
a.Melakukan Koordinasi Pekerjaan, rencana kerja atau evaluasi kerja Telpon, b.Memberikan surat,rapat mengenai masalah koordinasi yang timbul dalam pekerjaan a.Memberikan Informasi terkait tugas, jadwal dan pelaksanaan sidang. b.Memberikan informasi mengenai RUU
Telepon, disposisi, surat resmi
Pesan
Distribusi Pengiriman Pesan
Peraturan Formal Organisasi
Sumber: Data Biro Persidangan Sekretariat Jenderal setelah diolah 4.4
Pembahasan Pada bagian ini penulis akan membahas mengenai aktivitas komunikasi
formal pada suat u instansi. Obyek penelitian yang dipilih adalah Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI. Menyadari pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi dimana seluruh kegiatan di dalamnya menggunakan komunikasi. Lingkungan Biro Persidangan
Sekretariat Jenderal DPR-RI berusaha menata dan mengkondisikan komunikasi organisasinya agar dapat berjalan seefektif mungkin dalam mempermudah pencapaian tujuan-tujuannya. Walaupun komunikasi yang terjadi bisa saja diluar kendali, Namun setidaknya terdapat usaha pengkondisian yang kondusif secara fisik maupun non fisik untuk menjadikan komunikasi organisasi sesuai dengan tujuan organisasi. Proses pelaksanaan serta tujuan dilakukan suatu kegiatan komunikasi formal merupakan hal yang tidak dapat di pisah-pisah karena proses pelaksanaan yang baik demi menghasilkan suatu tujuan yang baik pula. Pada lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI, pelaksanaan komunikasi formal yang ada telah berjalan sebagaimana pada umumnya. Dimana pada lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR, segala informasi akan melewatinya dari individu satu ke individu lainnya, jaringan tersebut mengandung alur informasi, dan mencerminkan interaksi formal antar pegawai dan atasannya. Jaringan dalam Biro Persidangan ini merupakan jaringan rantai yang merupakan suatu pola komunikasi yang ada pada birokrasi yang terdapat suatu rantai formal komando. Informasi melintasi hirarki organisasi baik ke atas maupun ke bawah dengan pertukaran antara satu orang dan dua orang lainnya— satu diatas dan satu dibawah posisi seseorang itu sendiri. Sebagai informasi yang dikirim kebawah dari pimpinan kepada anggota organisasi melalui suatu jaringan yang terbatas, seperti jaringan rantai, ia diubah melalui proses Filtering. Pimpinan tingkat menengah menyaring informasi yang mereka terima dan teruskan.
Tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan komunikasi formal ini adalah agar dapat tertib administrasi, karena komunikasi formal yang berjalan di Lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI umumnya tertulis. Sehingga segala informasi dan ide dasar Kepala Biro Persidangan yang dituliskan di dalam surat resmi yg ditujukan kepada bawahannya dapat dipertanggung jawabkan apabila terdapat suatu erosi pesan atau miscommunication. Para bawahan pun memiliki kebebasan memberikan saran, kritik dan informasi kepada atasan mereka di Lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI, karena pimpinan mereka selalu terbuka untuk segala hal yang bertujuan membangun kinerja yang lebih baik. Sedangkan tujuan pelaksanaan komunikasi formal terhadap rekan sejawat umumnya terkait dengan koordinasi pekerjaan, selain itu apabila terdapat masalah pekerjaan yang berada dalam lingkungan Biro Persidangan, mereka melakukan diskusi untuk memecahkan atau mencari pemecahan masalah yang dilakukan secara bersama-sama. Dari hasil penelitian, diketahui bahwa aktivitas komunikasi formal yang terjadi di Lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI sudah menjalankan kegiatan komunikasi formal dengan baik secara struktur organisasi maupun hubungan dengan para individu-individu yang menempati bagian-bagian di dalam struktur organisasi yang berlaku. Disamping itu komunikasi formal merupakan suatu sarana berinteraksi antar staff dengan pimpinan, antar atasan dengan bawahan baik dalam satu bagian atau bagian lain terkait dengan masalah pekerjaan.
Komunikasi formal dalam suatu organisasi memang bukan satusatunya sarana untuk meningkatkan fungsi komunikasi dan produktifitas kerja, tetapi komunikasi formal sangat penting dalam memperjelas prosedur kerja baik secara vertical,horizontal maupun diagonal. Dengan komunikasi yang efektif akan terjalin hubungan yang harmonis dan tercipta sikap saling mengerti satu sama lain, sehingga terdapat suatu sistem komunikasi yang baik. Pesan merupakan hal yang penting di dalam pelaksanaan suatu komunikasi, karena dengan pesan yang jelas maka apa yang di maksud oleh komunikator dapat pula dimengerti oleh komunikan. Apalagi di dalam suatu organisasi, pesan harus jelas maksud dan tujuannya agar tujuan yang dimaksud dapat tercapai. Pada lingkungan Biro Persidangan pesan bersifat informatif, instruktif bahkan edukatif. Karena di dalam pelaksanaan komunikasi formal sangat berkaitan dengan suatu tugas dan berhubungan dengan kinerja. Kepala Biro Persidangan akan menuliskan suatu informasi mengenai jadwal kegiatan yang akan berlangsung kepada bawahannya dan tentu akan terdapat suatu perintah untuk melaksanakan tugas tersebut. Sedangkan untuk isi pesan yang bersifat edukatif biasanya dilakukan ketika ada suatu pemberian saran atau masukan baik dari Kepala Biro Persidangan kepada bawahannya atau staf, ataupun sebaliknya. Pada metode penyampaian pesan dan media, yang umum dilakukan di lingkungan Biro Persidangan
Sekretariat Jenderal DPR-RI
yaitu penyampaian pesan secara lisan dan
tertulis. Dalam pelaksanaannya penyampaian pesan secara lisan dan tertulis membutuhkan media yang bentuknya disesuaikan dengan penyampaian pesan yang bersangkutan. Baik komunikasi ke bawah (downward communication) maupun komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi dapat dilakukan dengan mudah, karena pimpinan di lingkungan tersebut memberlakukan hubungan kekeluargaan sehingga proses komunikasi terbuka. Di dalam pelaksanaan arah komunikasi ke bawah (downward communication) di dalam komunikasi formal yang berlangsung di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI bahwa atasan selalu melakukan penjelasan akan suatu pekerjaan dan kegiatan yang akan dilakukan sehingga sebagai bawahan akan lebih mudah untuk melakukan kegiatan atau pekerjaan tersebut. Dalam melakukan pekerjaan bawahan akan dijelaskan atau diberikanh petunjuk kerja secara rinci. Hal tersebut dilakukan semata-mata untuk menghindari kesalahan dalam pekerjaan, selain itu atasan juga memberikan kesempatan kepada bawahannya yang kurang mengerti. Apabila terjadi kesalahan atasan tidak segan untuk memberikan teguran, atau berbicara secara personal. Informasi dapat dilakukan dengan : mengadakan rapat, telepon, mengirim dan menerima sms, memberikan memo dan disposisi.
Dalam rangka membina komunikasi ke atas(upward communication), hampir keseluruhan komunikasi dilakukan secara terbuka antara pimpinan dengan bawahan. Komunikasi ini dilakukan untuk mempermudah pekerjaan dan juga mempererat kerja sama antara karyawan. Berdasarkan wawancara dengan key informan , komunikasi yang diterapkan di Lingkungan Biro Persidangan sangat flexibel dan terbuka antara atasan dan bawahan meskipun terkadang komunikasi secara formal dengan memperhatikan hierarki dan jenjang jabatan pun dipergunakan. Pola ini juga dipergunakan oleh bawahan untuk melaporkan hasil tugas, penyampaian ide, saran dan kritik pada atasan. Atasan pun akan merespon kritik dan saran selama hal itu membangun dan demi kemajuan bersama. Untuk mengetahui opini atau laporan kerja bawahan dapat dilakukan dengan mengadakan rapat, memo, disposisi bahkan tatap muka langsung secara personal Pada pelaksanaan arus komunikasi yang terjadi antara rekan sejawat (horisontal communication). Pegawai berinteraksi untuk berkoordinasi dalam rangka penyelesaian tugas-tugasnya. Tidak hanya berkaitan dengan pekerjaan, pemahaman bersama lebih cepat tercipta dengan adanya komunikasi antar rekan sekerja karena tidak adanya jarak yang memisahkan antara rekan sekerja. Media yang digunakan dapat berupa rapat koordinasi, diskusi dan perbincangan secara informal.
Selain itu dalam komunikasi diagonal, arus dan hubungan komunikasi tidak terjadi secara vertical ataupun horisontal, tetapi berlangsung lintas posisi. Dengan adanya tuntutan kebutuhan suatu informasi dalam pekerjaan, hal tersebut membuat hubungan baik para pimpinan kepada pimpinan lain unit kerja, staff dengan staff lain unit kerja dan bahkan antara Anggota legislatif dengan pimpinan terkait dapat saling berhubungan. Biro Persidangan Sekjen DPR-RI selain melakukan komunikasi dengan anggota organisasi yang berada di dalam struktur organisasi juga melakukan komunikasi dengan para anggota legislatif, komunikasi harus terjalin secara rapih dan sebaik mungkin, dengan hubungan yang baik maka akan berdampak dengan citra DPR-RI di tengah masyarakat. Namun kenyataan yang ada bahwa terkadang komunikasi berjalan kurang baik antara pihak sekretariat dengan anggota karena biasanya para anggota legislatif merasa diri mereka secara personal lebih tinggi dari orang-orang yang berada di sekretariat. Sehingga terkadang mereka merasa segan sehingga komunikasi kurang terjalin. Dalam upaya melaksanakan proses komunikasi yang terbuka dan flexibel Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI mencoba melakukan penataan ruangan yang dimana atasan dan bawahan bekerja di dalam sebuah ruangan yang besar, yang kemudian di bagi-bagi kedalam bagian yang lebih kecil, namun tetap atasan mendapat ruangan yang lebih besar, hal tersebut
dilakukan untuk membedakan antara atasan, bawahan dan staf. Setiap ruangan satu dengan yang lainnya dipisahkan oleh pintu, namun pintu-pintu tersebut dibiarkan terbuka agar baik atasan atau pun bawahan dapat dengan mudah berkomunikasi tanpa ada rasa sungkan. Tata ruang ini sangat penting karena merupakan suatu awal dari terjadinya kegiatan komunikasi internal organisasi, khusunya mempermudah arus komunikasi formal. Dengan adanya tata ruang yang baik diharapkan : 1. Proses penyampaian dan penerimaan pesan dapat dilakukan secara tepat dan cepat, karena setiap ruangan selalu terbuka dan berhubungan. 2. Penerimaan pesan dapat lebih terjamin karena sedikit menggunakan perantara. 3. Hubungan atasan dan bawahan menjadi jelas dan dapat menimbulkan terjalinnya suatu hubungan yang harmonis dan terbuka karena seringnya terjadi interaksi di antara mereka. 4. Hubungan
komunikasi
semakin
lancar
sehingga
meminimalisasi kesalah pahaman dalam bekerja. Komunikasi formal dalam suatu organisasi sangat penting artinya karena komunikasi jenis ini termasuk ke dalam komunikasi internal organisasi. Setiap kegiatan atau aktivitas organisasi akan menggunakan
komunikasi secara formal agar setiap anggota organisasi memiliki pemahaman yang sama akan suatu tugas demi mencapai suatu tujuan organisasi. Namun komunikasi yang berlangsung tidak akan selalu berjalan sesuai dengan apa yang diinginkan, seperti apa yang terjadi pada Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI, gangguan komunikasi yang terjadi adalah akibat kelalaian pegawai. Pada setiap bagian memiliki seseorang yang bertugas menyampaikan pesan atau informasi yang harus segera disampaikan akan tetapi terkadang akibat kesibukan yang teramat padat pesan tersebut terlambat disampaikan dan tentu berakibat dengan terhambatnya koordinasi kinerja setiap bagian terkait. Ini tentu akan mengganggu komunikasi antar atasan kepada bawahan atau sebaliknya, horisontal bahkan diagonal yang akan menimbulkan kesalah pahaman dan mungkin mengakibatkan timbulnya konflik organisasi. Sedang kan untuk komunikasi antara Biro Persidangan Setjen DPR-RI dengan para anggota legislatif hambatan terjadi pada jalur komunikasi yang dilalui untuk mengirim suatu informasi atau persetujuan masih membutuhkan proses yang lama yang seharusnya langsung dan sependek mungkin, misalnya apabila biro persidangan memberikan surat resmi kepada pihak anggota legislatif harus melalui sekretaris pribadinya terlebih dahulu. Kadang kala akibat kelalaian individu menyebabkan surat tadi tidak sampai kepada yang dimaksud atau
tercecer yang berdampak ketidak tahuan pihak yang dituju akan informasi yang disampaikan Biro Persidangan. Untuk mengurangi hambatan yang ada seharusnya setiap pimpinan unit kerja melakukan internal employee relation, agar terjalin hubungan yang baik antara bawahan dengan atasan atau sebaliknya sehingga alur komunikasi menjadi lancar. Diharapkan dengan melakukan internal employee relation, pegawai mempunyai loyalitas tinggi dan rasa tanggung jawab tinggi terhadap pekerjaan karena biasanya pemimpin yang melakukan hal tersebut akan memperlakukan pegawai atau bawahan secara manusiawi. Karena pegawai merupakan asset organisasi yang sangat berharga yang harus dilindungi dan dipertahankan, sehingga sangat lah penting untuk selalu memperhatikan kesejahteraannya. Jadi para pegawai akan merasa dihargai dan dibutuhkan di dalam organisasi tersebut. karena Sedikit saja terjadi kesalah pahamanan antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dapat mengakibatkan hal yang berdampak serius pada organisasi. Tentu saja hal tersebut dapat dihindari jika tercipta hubungan yang harmonis dan dapat memicu gairah kepuasan kerja.
96
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan analisis mengenai “Aktivitas Komunikasi Formal di Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI”, yang dikemukakan pada bab IV, selanjutnya penulis mencoba memberikan saran-saran yang mungkin berguna bagi organisasi di masa yang akan datang.
5.1
Kesimpulan Dari hasil penelitian, dan analisa pada Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI, penulis mengambil kesimpulan bahwa : 1. Secara umum suatu sistem komunikasi atau proses komunikasi yang berlangsung di lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI telah berjalan sesuai dengan arah serta arus komunikasi formal yang berlaku dimana informasi melewatinya dari individu satu ke individu lainnya. Tujuan dari pelaksanaan komunikasi formal yang berlangsung adalah agar komunikasi yang berlangsung dapat dipertanggung jawabkan karena komunikasi formal yang umum berlangsung disana tertulis. Atasan telah memberikan informasi dan dasar pemikiran secara jelas kepada bawahan dan sebaliknya bawahan
97
dapat memberikan saran, informasi dan bahkan keluhan kepada atasan dengan leluasa. 2. Isi pesan yang terdapat dalam pelaksanaan komunikasi formal di lingkungan Biro Persidangan pada hakikatnya telah memenuhi unsur informatif, instrutif dan edukatif. Dimana ketika kepala Biro Persidangan memerintahkan bawahannya untuk mengamati jalannya suatu persidangan disitu telah terdapat pesan yang berunsur instruktif, ketika Biro persidangan memberikan jadwal atau waktu adanya sidang kepada anggota legislatif atau bagian terkait maka disana terdapat unsur informatif dan pemberian saran tentu di dalamnya terkandung pesan yang berunsur edukatif. 3. Arah komunikasi formal di Lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI, pada komunikasi ke atas sering dilakukan oleh bawahan untuk melaporkan segala sesuatu tentang permasalahan pekerjaan maupun saran dan atasan akan memberikan pengarahan dan masukan, komunikasi yang dibangun antara atasan dan bawahan bersifat terbuka sehingga batas dari hierarki kewenangan tidak terlalu menonjol. Komunikasi kebawah atasan memberikan petunjuk kerja secara jelas untuk mencapai komunikasi yang efektif sehingga tujuan organisasi tercapai. Pada komunikasi horisontal dalam berkoordinasi antara rekan
98
sekerja dalam satu tingkatan. Komunikasi ini sering dilakukan untuk lebih mengkoordinasi pekerjaan dan mempererat hubungan. 4. Efektifitas dan efisiensi operasional organisasi sangat tergantung dan dukungan penyampaian pengertian komunikasi secara cepat dan jelas dengan menggunakan media komunikasi. Media komunikasi formal yang umum digunakan di lingkungan Biro Persidangan Setjen DPR-RI adalah rapat koordinasi kerja, memo, surat resmi, nota dinas, telefon dan disposisi. Lingkungan Biro Persidangan menggunakan sarana tersebut agar informasi yang dibutuhkan terpenuhi. 5. Walaupun perencanaan kerja telah dilakukan dan dijalankan sebaik mungkin namun Hambatan tetap muncul. Pada lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI penyebab terbesar terjadinya hambatan pada pelaksanaan komunikasi formal adalah diakibatkan dari kelalaian individu.
Dimana
hal
tersebut
dapat
dilihat
dari
distribusi
penyampaian pesan yang kadang kala tersendat karena kurang cepat dan tepatnya pegawai yang memiliki tugas mengantar pesan atau informasi tersebut. Selain itu peraturan formal organisasi yang mana terlalu banyak jalur komunikasi yang dilalui membuat informasi yang disalurkan Biro Persidangan kepada bagian lain atau bahkan anggota legislatif menjadi lama atau terlambat.
99
5.2
Saran Dari hasil penelitian dan analisa yang sudah dilakukan penulis pada Lingkungan Biro Persidangan Sekretariat Jenderal DPR-RI mengenai komunikasi yang efektif dalam meningkatkan kinerja karyawan, maka dengan segala keterbatasan ilmu yang telah didapat maka penulis ingin memberikan beberapa saran yang kiranya dapat bermanfaat bagi akademis dan praktis, yaitu sebagai berikut :
5.2.1
Saran Akademis 1. Bagi mahasiswa yang akan meneliti mengenai Komunikasi Formal khususnya, maka hasil penelitian ini dapat dikembangkan dengan penelitian yang berbeda secara ilmu komunikasi. 2. Penelitian yang akan datang hendaknya agar lebih dalam lagi membahas masalah komunikasi formal, sesuai dengan perkembangan jaman. 3. Menambahkan lagi fokus penelitian yang akan dibahas dan tidak hanya terpaku pada penelitian ini.
5.2.2
Saran Praktis 1. Salah satu adanya suatu hambatan atau permasalahan biasanya timbul pada jaringan formal adalah karena apabila timbul kondisi atau keadaan dimana individu melakukan kelalaian di dalam pelaksanaan kerja, maka
100
alangkah lebih baik apabila pimpinan Biro Persidangan melakukan brefing pagi sebelum memulai pekerjaan agar dapat memberikan motivasi kepada para bawahannya, sehingga terjadi profesionalisme yang tentunya akan meningkatkan produktifitas dalam bekerja. 2. Agar pihak organisasi mampu mengambil inisiatif agar dapat dilakukan program-program kegiatan komunikasi formal seperti mensosialisasikan kebijakan atau peraturan yang ada di lingkungan Biro Persidangan Sekjen DPR-RI baik dilakukan secara lisan ataupun tertulis dan melakukan kegiatan yang bersifat kekeluargaan diluar jam kerja agar dapat saling mengenal dan membina keakraban sesama pegawai. 3. Selalu melakukan pengembangan (update) pada system komunikasi formal organisasi, karena dengan system komunikasi yang baik maka tujuan-tujuan organisasi pun akan tercapai dengan baik. Seperti memulai untuk menggunakan teknologi komunikasi formal berbasis web internal organisasi, dimana agar pesan yang akan disampaikan dapat langsung diterima oleh pihak-pihak yang bersangkutan sehingga hambatanhambatan yang biasa terjadi dapat diminimalisir.
DAFTAR PUSTAKA
BUKU ILMIAH Abdul Mukhyi, Muhamad dan imam hadi saputro,Pengantar Manajemen Umum(Gunadarma),1995 Effendy, Onong Uchjana,Human Relations dan Public Relations (Bandung,CV.Mandar Maju),1993 ----------------------,Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung,Remaja Rosdakarya) 2004 F Faules, Don & R. Wayne Pace,Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan (Bandung: Rosda),2001 Frazier, Moore H., Humas Membangun Citra dengan Komunikasi, (Bandung, Remaja Rosdakarya), 2004 Jiwano Gunawan,Komunikasi Dalam Organisasi (Yogyakarta: Andi Offset),1985 Kartono, Kartini,Pengantar Metodologi Research Sosial (Bandung:Alumni),1980 Kirk and Miller dalam Lexy J. Moloeng, Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya),1990 Macnamara, Jim, Public Relations Handbook, (Australia, Information Australia), 2000. Moleong, Lexy J., Metodologi Penelitian Kualitatif,PT Remaja Rosdakarya,1996. Muhammad, Arni,komunikasi Organisasi,ed:1cet:3(bumi aksara),2000 Mukhyi, Muhamad, Abdul dan imam hadi saputro,Pengantar Manajemen Umum(Gunadarma,1995) Mulyana, Deddy,Teori Komunikasi Suatu Pengantar,Remaja Rosdakarya,Bandung:2001 Nasution, S.,Metode Research (penelitian ilmiah),bumi aksara,2007 Nazir, Muhamad,Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia),1998 Nimran Umar,Perilaku Organisasi,(Surabaya:CV.Citra Media),2004
Rakhmat, Jalalludin, Metode Penelitian Komunikasi,cetakan kedua belas (Bandung:Remaja Rosdakarya),2005 Robins Stephen P, Management Concept and Practice,( PrenticeHall,Inc,Englewood Cliftt,New Jersey)1984 Rumanti, Assumpta, Maria,Dasar dasar Public Relations:Teori dan Praktek, (Jakarta,Grasindo), 2002 Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, konsep dan Aplikasi (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada),2005 Sendjaja, S.Djuarsa,Teori Komunikasi,(Jakarta,Pusat Penerbitan Universitas Terbuka),2003 Thoha, Miftah,Fisipol UGM,Perilaku Orgnisasi Komunikasi Dasar & Aplikasinya ed. I cet. 14 (Jakarta: CV. Rajawali),2003 Wayne Pace, R. & Don F. Faules editor Dedy Mulyana, Komunikasi Organisasi:Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan (Bandung, Remaja Rosdakarya),2005 Wursanto, Ig., Dasar-dasar Ilmu Organisasi ( Yogyakarta:Andi)2003 Yin, K, Robert.,Studi Kasus Desain dan Metode,(Jakarta: Raja Grafindo Persada)1997 DOKUMEN LAIN Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2004 tentang Organisasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat,Organisasi dan Tata Kerja Setjen DPR-RI,Jakarta,2006 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPR-RI
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI Tempat/Tanggal Lahir
: Jakarta, 13 Juni 1985
Agama
: Islam
Usia
: 23 tahun
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Status
: Belum Menikah
Kewarganegaraan
: Indonesia
Tinggi/Berat Badan
: 175 cm/ 58 kg
No. Telp/ HP
: 021-91474147/ 021-5857056/ 0856-7023471
PENDIDIKAN Fakultas Komunikasi, Jurusan PR Universitas
2007-Sekarang
MercuBuana (Program Karyawan Sabtu-Minggu) Diploma III Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya
2003-2007
Jurusan Sastra Belanda Universitas Indonesia SMUN 101 Jakarta Jurusan IPA
2000-2003
SMPN 206 Jakarta
1997-2000
SDN 01 Meruya Selatan
1991-1997
PELATIHAN DAN KURSUS Lulus kursus Bahasa Inggris General English Basic Levels di Lembaga bahasa LIA Lulus Zomer kursus Bahasa Belanda di Erasmus Taal Centrum Lulus kursus komputer Aplikasi Perkantoran di LPIA PENGALAMAN KERJA Di Musium Nasional sebagai Penerjemah dokumen Di PT. Laras Media International sebagai Staff Marketing Di PT. Permata Bank Tbk, Sebagai Funding Officer KEAHLIAN YANG DIKUASAI Aplikasi Ms. Office ( Woord, Excel, Power Point, Access ), dan Internet Photoshop Berbahasa Belanda dan Inggris sedikit aktif dan pasif Bermain Futsal dan Bola Basket
